KHÓA LUẬN: HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI CAM ĐOAN 2 BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT 5 A. PHẦN MỞ ĐẦU 6 1. Lý do chọn đề tài 6 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8 3. Mục tiêu nghiên cứu 11 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 11 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 11 6. Giả thuyết nghiên cứu 11 7. Phương pháp nghiên cứu 12 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 14 1.1.Một số khái niệm liên quan 14 1.1.1. Khái niệm văn phòng 14 1.1.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng 16 1.2. Nội dung đổi mới, hiện đại hóa văn phòng. 19 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NNPTNT 25 2.1. Khái quát chung về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 25 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ NNPTNT 25 2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ NNPTNT 27 2.2. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ NNPTNT 27 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 27 2.2.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NNPTNT 29 (Xem Phụ lục 3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ NNPTNT) 29 2.3.Tình hình áp dụng hiện đại hóa trong công tác văn phòng 29 2.3.1. Chủ trương thực hiện hiện đại hóa văn phòng 29 2.3.2. Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 31 2.3.3. Quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng 33 2.4. Đánh giá chung 50 2.4.1. Ưu điểm 50 2.4.2. Nhược điểm 52 2.4.3. Nguyên nhân 55 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU “VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI – THÂN THIỆN – HIỆU QUẢ” 58 3.1. Nhóm giải pháp về thể chế 58 3.2. Nhóm giải pháp về kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự làm việc tại văn phòng 59 3.3. Nhóm giải pháp về công nghệ 59 3.4. Nhóm giải pháp về xây dựng văn phòng “Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả” 61 C. PHẦN KẾT LUẬN 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67 PHẦN PHỤ LỤC 70

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP

VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN

Trong chương trình đào tạo cử nhân Quản trị văn phòng của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội, việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp là một nội dung quan trọngnhằm giúp cho sinh viên tổng hợp kiến thức, rèn luyện kỹ năng nghiên cứu khoahọc trên cơ sở kết hợp lí luận và thực tiễn

Đề tài“Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn” được hoàn thành dưới sự hướng dẫn trực tiếp của giảng

viên Nguyễn Mạnh Cường – Q.Trưởng Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy, cô trong Trường Đại học Nội vụ HàNội, đặc biệt là quý thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy tôi trongsuốt thời gian qua

Hà Nội, tháng 07 năm 2017

Sinh viên

Phan Thúy Quỳnh

LỜI CAM ĐOAN

Đề tài này được hoàn thành dưới sự hướng dẫn của ThS Nguyễn Mạnh

Cường, tôi xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, nếu sai tôi xin

hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, tháng 07 năm 2017

Sinh viên

Phan Thúy Quỳnh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT 5

A PHẦN MỞ ĐẦU 6

1 Lý do chọn đề tài 6

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 8

3 Mục tiêu nghiên cứu 11

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 11

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 11

6 Giả thuyết nghiên cứu 11

7 Phương pháp nghiên cứu 12

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 14

1.1.Một số khái niệm liên quan 14

1.1.1 Khái niệm văn phòng 14

1.1.2 Hiện đại hóa công tác văn phòng 16

1.2 Nội dung đổi mới, hiện đại hóa văn phòng 19

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NN&PTNT 25

2.1 Khái quát chung về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 25

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ NN&PTNT 25

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ NN&PTNT 27

2.2 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ NN&PTNT 27

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 27

2.2.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NN&PTNT 29

(Xem Phụ lục 3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ NN&PTNT) 29

2.3.Tình hình áp dụng hiện đại hóa trong công tác văn phòng 29

2.3.1 Chủ trương thực hiện hiện đại hóa văn phòng 29

2.3.2 Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 31

2.3.3 Quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng 33

2.4 Đánh giá chung 50

2.4.1 Ưu điểm 50

2.4.2 Nhược điểm 52

2.4.3 Nguyên nhân 55

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU “VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI – THÂN THIỆN – HIỆU QUẢ” 58

3.1 Nhóm giải pháp về thể chế 58

3.2 Nhóm giải pháp về kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự làm việc tại văn phòng 59

3.3 Nhóm giải pháp về công nghệ 59

3.4 Nhóm giải pháp về xây dựng văn phòng “Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả” .61 C PHẦN KẾT LUẬN 65

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

PHẦN PHỤ LỤC 70

BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT

BNN&PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

CNH – HĐH Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa

Thành phố HCM Thành phố Hồ Chí Minh

UBTVQH Ủy ban Thường vụ Quốc hộiVBQPPL Văn bản Quy phạm pháp luật

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Một trong những Chương trình trọng điểm của Việt Nam hiện nay được dưluận và quốc tế quan tâm là việc đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa (CNH-HĐH) đất nướcnhằm đưa nước ta trở thành nước công nghiệp hiện đại và cải cách

toàn diện nền hành chính quốc gia hướng tới mục tiêu: “Xây dựng một nền hành chính hiện đại, trong sạch, vững mạnh, tiết kiệm, chuyên nghiệp, phục vụ nhân dân ngày một tốt hơn Có thể nói hiện đại hóa nền hành chính có tác động tích cực trong cải cách thủ tục hành chính Vấn đề đặt ra là chúng ta phải nhận thức đúng

về hiện đại hóa nên hành chính như thế nào, cũng như vai trò của nó trong công cuộc cải cách hành chính”. (1) Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI

Công cuộc cải cách hành chính của nước ta đang đề ra những nhu cầu bứcthiết cần giải quyết, đó là nhu cầu đảm bảo thông tin cho lãnh đạo và quản lý, nhucầu giải quyết nhanh gọn các thủ tục hành chính, bảo đảm người dân được hàilòng, tránh gây phiền hà, sách nhiễu, lạm quyền của cán bộ, công chức (CBCC).Tuy nhiên, việc chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chínhphủ của một số cơ quan chưa nghiêm Nhiều công việc nêu trong các Chương trìnhhành động, Nghị quyết của Chính phủ, các Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướngChính phủ, các văn bản chỉ đạo, điều hành khác chưa được triển khai đúng tiến độ,chưa bảo đảm chất lượng theo yêu cầu

“Để tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, tạo sự chuyển biến rõ nét,

nâng cao chất lượng phục vụ và uy tín của Chính phủ, chính quyền các cấp đối vớiNhân dân, tổ chức và doanh nghiệp, bảo đảm sự nghiêm minh trong thực thi phápluật và củng cố niềm tin của Nhân dân, Thủ tướng Chính phủ chỉ thị các Bộ, cơquan ngang Bộ,cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương thường xuyên phổ biến, quán triệt đường lối, chủ trương củaĐảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước” Trong đó chú trọng đến các yêu cầu,

nội dung, giải pháp về công tác cán bộ trong Nghị quyết Trung ương 4 khoá XI

"Một số vấn đề cấp bách về xây dựng Đảng hiện nay”.

Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn (Bộ NN&PTNT) là cơ quan thuộcChính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nông nghiệp, thủy sản, chănnuôi, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả

vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộtheo quy định của pháp luật.

Bộ NN&PTNT đã ban hành Chỉ thị số 8362/CT-BNN-TCCB ngày 04 tháng

10 năm 2016 về tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính và đổi mới công tác dânvận trong các cơ quan hành chính thuộc ngành NN&PTNT

Để triển khai thực hiện các Chỉ thị sổ 26/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủngày 05 tháng 9 năm 2016 về tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong các cơ quan hànhchính nhà nước các cấp và Chỉ thị số 16/CT-TTg của Bộ trưởng Bộ NN&PTNTngày 16 tháng 5 năm 2016 về việc yêu cầu thủ trưởng các cơ quan hành chính của

Bộ và Giám đốc các Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tập trung làm tốt các

nhiệm vụ trong đó cần “Thực hiện công khai, minh bạch và dân chủ trong hoạt động quản lý, điều hành tại đơn vị; tập trung giải quyết kịp thời bức xúc, kiến nghị của công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, đơn vị và của nhân dân liên quan đên lĩnh vực được giao quản lý Tăng cường giáo dục đạo đức công

vụ, nâng cao tinh thân trách nhiệm, ý thức phục vụ nhân dân, nhằm tạo sự chuyển biến mạnh mẽ tác phong làm việc của đội ngũ công chức, viên chức và người lao động tại cơ quan, đơn vị.”

Theo Báo cáo kết quả xác định chỉ số hành chính – Parinder năm 2015 của

Bộ Nội vụ, Bộ NN&PTNT đứng thứ 13 trong tổng số 19 cơ quan Bộ, ngang Bộchiếm tỷ lệ 83,73% Đến năm 2016 Bộ NN&PTNT vẫn giữ vị trí thứ 13 nhưng chỉ

số giảm xuống còn 79,12 %, thấp hơn 4,61% so với năm 2015.(2)Báo cáo kết quả chỉ số cải cách hành chính năm 2014-2015 Từ số liệu trên, chúng ta có thể thấy, trong năm 2014-2015 BộNN&PTNT đã bám sát và triển khai hướng dẫn về cải cách thủ tục hành chính,đảm bảo yêu cầu tiến độ theo kế hoạch, nhưng cần phải chú trọng hơn nữa vàocông tác này trong những năm tới hoàn thành vượt chỉ tiêu

Ngày 20 tháng 5 năm 2017, Văn phòng Bộ đã tổ chức Hội nghị “Bàn giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng” Thành phần tham dự gồm có:Lãnh đạo Văn phòng; Ban chấp hành Đảng uỷ, Ban chấp hành Công đoàn, Banchấp hành Chi đoàn TNCS Hồ Chí Minh Văn phòng; Trưởng ban Thanh tra nhândân; cấp trưởng, phó; cấp uỷ chi bộ, Chủ tịch Công đoàn bộ phận các đơn vị trựcthuộc Văn phòng; Cán bộ lãnh đạo cấp phòng Hội nghị bàn giải pháp nâng caochất lượng công tác văn phòng, công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Bộ và cáchoạt động chung của cơ quan Bộ trong giai đoạn năm 2016 – 2017, Văn phòng Bộ

đã đề ra kế hoạch nghiên cứu, xây dựng các giải pháp nâng cao chất lượng công

tác văn phòng theo hướng Văn phòng “Hiện đại - Thân thiện – Hiệu quả”

Trong những năm gần đây công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Lãnhđạo Văn phòng Bộ được tăng cường thông qua vai trò của cấp ủy và tập thể Lãnhđạo Văn phòng; Lãnh đạo các đơn vị đã chủ động tổ chức triển khai nhiệm vụđược giao theo kế hoạch hàng năm Từ yêu cầu thực tiễn, Văn phòng BộNN&PTNT đang từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng phục vụ với tái cơcấu ngành nông nghiệp

Từ những lí do trên, tôi đã chọn đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” để làm khóa luận tốt

nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Cuộc cách mạng CNH-HĐH đất nước diễn ra mạnh mẽ được Đảng và Nhànước ta đặc biệt chú trọng Những công trình nghiên cứu về Quản trị văn phòng đãđáp ứng nhu cầu tất yếu để các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp

áp dụng vào chính cơ quan, đơn vị mình Cho đến nay, có rất nhiều sách, bài giảng,tạp chí, kỷ yếu liên quan đến vấn đề Hiện đại hóa văn phòng Nghiên cứu về côngtác văn phòng, quản trị văn phòng nói chung đã có nhiều sách, giáo trình nghiêncứu lý luận sau:

2.1 Sách

Nguyễn Hữu Thân (2007) “Quản trị hành chánh văn phòng”, NXB Thống

kê, Hà Nội, cuốn sách khái quát các nội dung về quản trị hành chính văn phòng từnhững khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng đến các thức quản trị hànhchính khoa học, thực hiện các nghiệp vụ văn phòng

Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh Tác giả đã cung cấp

cho người đọc kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đổi mới vàhiện đại hóa công tác văn phòng; hiện đại hóa công tác lưu trữ, sử dụng tài liệunhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, thành tựu và những đóng góp của côngtác lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội

Lưu Kiếm Thanh (chủ biên), Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc (2002), Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, NXB Đại học Quốc gia Với kết cấu nội

dung gồm 3 chương, giáo trình "Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước"

văn thư, công tác lưu trữ Nội dung của cuốn sách phục vụ hữu ích nhu cầu học tập

và làm việc hiệu quả

2.2 Giáo trình

Lý luận về hiện đại hóa văn phòng đã được đề cập đến trong một số giáotrình sau:

Tác giả Nguyễn Thành Độ (2012) Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại

học Kinh tế Quốc dân: Giáo trình đã khái quát nội dung chính gồm hai phần (phần

1 bao gồm những vấn đề chung về văn phòng, phần 2 là những nghiệp vụ cơ bảncủa văn phòng) Cuốn giáo trình này chủ yếu đề cập đến cách quản lý văn phòngcủa các cơ quan, tổ chức

Học viện Hành chính quốc gia (2009), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, NXB Khoa học & Kỹ thuật, Hà Nội Cuốn giáo trình này

đề cập đến các nghiệp vụ của quản trị văn phòng, chức năng nhiệm vụ của vănphòng cơ quan nhà nước nói chung Trong đó có công tác hiện đại hóa văn phòng

Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Thắng (2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học quốc gia Hồ Chí Minh Cuốn giáo trình đã trình bày

những vấn đề cơ bản về văn phòng, đổi mới và hiện đại hóa văn phòng trong cơquan tổ chức

2.3 Các bài viết trên các tạp chí

Để làm phong phú hơn về lý luận hiện đại hóa văn phòng, trên các tạp chíchuyên ngành có một số bài viết tiêu biểu:

PGS.TS Triệu Văn Cường, Tài liệu điện tử trong việc hiện đại hóa hành chính nhà nước, Tạp chí nghiên cứu khoa học Nội vụ, số 9.

ThS Nguyễn Mạnh Cường (2013), Chương trình Văn phòng Xanh – Xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam, Tạp chí Tổ chức nhà nước.

TS Nguyễn Văn Hậu (2016), Sứ mệnh của Quản trị văn phòng trong bối cảnh hội nhập và phát triển công nghệ, Tạp chí Quản lý nhà nước, Học viện Hành

chính Quốc gia

2.4 Đề tài nghiên cứu khoa học

Chủ đề về hiện đại hóa văn phòng đã được trao đổi tại một số hội thảo, tọađàm khoa học và một số đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp như:

Kỷ yếu Hội nghị Khoa học (2005), “Quản trị văn phòng - Lý luận và Thực tiễn” của trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, NXB Đại học Quốc gia Hà

Nội Đây là cuốn kỷ yếu tập hợp rất nhiều bài viết bởi các nhà nghiên cứu, PGS.TSđầu ngành nghiên cứu về “Quản trị văn phòng” Các bài viết của những tác giả tiêubiểu đã có nhiều năm nghiên cứu, giảng dạy hoặc tham gia công tác văn phòng tạinhiều cơ quan nhà nước đã trang bị cho người đọc những vấn đề liên quan đếnngành “Quản trị văn phòng nhằm đào tạo nguồn nhân lực giỏi về lý thuyết và nắmchắc về nghiệp vụ văn phòng.

Kỷ yếu “Hội nghị nghiên cứu khoa học sinh viên quản trị văn phòng, Khoa

quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, từ 202 ý tưởng đăng ký tham

dự, hội đồng đánh giá khoa học đã chọn ra 21 ý tưởng khoa học có tính mới, cókhả năng triển khai và mang lại ý nghĩa thực tiễn cao 21 đề tài đã áp dụng nhữngkiến thức được học ở trường để giải quyết những vấn đề thực tiễn trong học tậpcũng như những kỹ năng cần có của Nhà quản trị văn phòng Đặc biệt là đề tài của

các tác giả Tạ Thị Nhật Lệ, Phạm Thị Thạch Thào, Bùi Trâm Anh…, Tổng quan các công trình nghiên cứu tại Việt Nam về hiện đại hóa văn phòng, giúp tôi có hiểu

thêm về hiện đại hóa văn phòng

Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng

Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” của Ngô Thị Diên (2016) Đề tài đã phân

tích rất rõ thực trạng áp dụng hiện đại hóa tại văn phòng cấp Bộ đó là Bộ Lao động– Thương binh và Xã hội Đây được xem là đề tài gần với mô hình tổ chức bộ máyquản lý nhà nướccủa Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Ngoài ra còn một số

đề tài tốt nghiệp khác như: Đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng Hiện đại hóa văn phòng tại Công ty cổ phần Sông Đà 10” của Nguyễn Thị Hoa, Khoa Quản trị văn phòng và Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan” của tác giả Trung Thị Ngân, Khoa Quản trị văn phòng (2017), đều là những

đề tài tiêu biểu được lưu trữ tại Trung tâm Thư viện của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội rất đáng để tham khảo và học hỏi

Như vậy, các công trình nghiên cứu trên đã tập trung nghiên cứu, trao đổi vềnhững vấn đề lý luận, thực tiễn về công tác văn phòng, quản trị văn phòng nóichung và những vấn đề thực tiễn tại một số cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, đến naychưa có công trình nào nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Vănphòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Do đó, đề tài này không trùng lặpvới các công trình trước đó

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Một là, tổng hợp và phân tích cơ sở lý luận về công tác văn phòng và hiệnđại hóa công tác văn phòng;

- Hai là, nghiên cứu thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Vănphòng Bộ NN&PTNT;

- Ba là, đề xuất một số giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện hiện đại hóa côngtác văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu, tổng hợp các văn bản quy định của nhà nước về đề tài vănphòng và hiện đại hóa văn phòng cơ quan nhà nước

- Nghiên cứu các khái niệm chung về văn phòng, công tác văn phòng, hiệnđại hóa công tác văn phòng

- Khảo sát thực tế, đánh giá, phân tích việc áp dụng các biện pháp hiện đạihóa văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT nhằm đưa ra những nhận xét cụ thể,xác thực

- Đưa ra những kiến nghị mang tính chất cá nhân, góp phần nâng cao hiệuquả hoạt động của văn phòng

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về nội dung: Tác giả tập trung nghiên cứu 05 vấn đề chủ yếu của vănphòng: Công tác văn thư - lưu trữ; công tác tham mưu – tổng hợp, công tác quản trịnhân lực; công tác quản trị thiết bị; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác vănphòng

+ Về không gian: Khảo sát thực tế tại 05 phòng: Phòng Văn thư – Lưu trữ,Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp, Phòng Quản trị - Y tế, Phòng Tin học

+ Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu tài liệu liên quan của Văn phòng BộNN&PTNT từ năm 2014 đến năm 2016

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT đã được cáccấp lãnh đạo quan tâm nhưng kết quả đạt được còn khiêm tốn do chưa có một

nghiên cứu nào đầy đủ, toàn diện về lý luận, thực tiễn để đưa ra các giải pháp hiệnđại hóa công tác này

7 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành khóa luận này, trên cơ sở nghiên cứu lý luận của Chủ nghĩaMác - Lênin và Tư tưởng Hồ Chí Minh, tôi còn áp dụng một số phương pháp như:

- Phương pháp thu thập tài liệu, thông tin liên quan

- Phương pháp điều tra, khảo sát (Phụ lục 10 Mẫu phiếu khảo sát đánh giá chất lượng phục vụ của Văn phòng Bộ).

- Phương pháp tổng hợp, phân tích biểu đồ, so sánh số liệu

- Phương pháp quan sát thực tế: các thao tác công việc, các quy trình côngviệc diễn ra hàng ngày, đánh giá điểm mạnh, yếu, tìm ra những điểm chưa hợp lý,chưa đúng từ đó đổi mới, cải tiến hơn công tác văn phòng

Chương 1

Lý luận chung về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng.

Nội dung chương là khái quát những lý luận chung về văn phòng, công tácvăn phòng, hiện đại hóa công tác văn phòng Đây là tiền đề để khảo sát thực trạng

về hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT

Chương 2.

Thực trạng áp dụng hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ NN&PTNT

Từ cơ sở lý luận ở chương 1, tôi tiếp tục nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ

và cơ cấu tổ chức của Bộ NN&PTNT cũng như Văn phòng Bộ NN&PTNT, việc

áp dụng hiện đại hóa vào công tác văn phòng tại cơ quan và đánh giá ưu điểm, hạnchế và những nguyên nhân thực trạng đó

NN&PTNT, hướng tới mục tiêu văn phòng “Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả”

Để hoàn thành khóa luận này có sự giúp đỡ nhiệt tình của Thầy cô KhoaQuảng trị Văn phòng và Lãnh đạo văn phòng Bộ NN&PTNT Một lần nữa tôi xin

khoa Quản trị văn phòng Do lần đầu làm khóa luận nên không tránh khỏi một sốsai sót, tôi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của thầy cô và các nhà khoa học

để khóa luận được hoàn thiện

SINH VIÊN

Phan Thúy Quỳnh

B PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG

VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1.Một số khái niệm liên quan

1.1.1 Khái niệm văn phòng

1.1.1.1 Khái niệm

Văn phòng, hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan,

tổ chức, giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất lớn và sâu rộng đến hiệu quả

và chất lượng hoạt động của cơ quan, tổ chức Nói cách khác văn phòng vừa là bộphận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, tổ chức Văn phòng là nơi thu nhận vàphát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo xử lý,song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chứcđược trôi chảy và đạt hiệu quả cao Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được nâng caohơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong các giai đoạn pháttriển của đất nước

Văn phòng còn được hiểu theo góc độ như sau:

- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúpcho việc điều hành của Ban Lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệm này thì

ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập vănphòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng côngty ) còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, văn phòng là phòng hành chínhtổng hợp

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểmgiao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó [16;5]

Còn quan niệm khác lại cho rằng: Văn phòng được hiểu là bộ máy trợ giúpnhà quản trị những việc trong những chức năng được giao; là bộ phận cấu thànhtrong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao [33;8]

Tổng hợp chung những khái niệm trên, tác giả xin đưa ra khái niệm về văn

phòng: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan đơn vị, là nơi diễn ra mọi hoạt động nhằm trợ giúp cho sự điều hành và quản lý của nhà lãnh đạo Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn chỉnh.”

1.1.1.2 Chức năng của văn phòng

- Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lýphải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họmột cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy, đòi hỏi người quản lý phải tinh thôngnhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thờimọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòihỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu,tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết địnhtối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác thammưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đốivới chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thường đặt bộ phận thammưu tại văn phòng để giúp công tác này được thuận lợi Để có ý kiến tham mưu,văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý

sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định Ngoài bộ phậntham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cholãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tài chính, kế toán…

Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo

cơ quan, đơn vị.[14;7]

- Chức năng giúp việc điều hành

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của Lãnh đạo

cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kếhoạch công tác quý, tháng tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch

đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, cácchuyến đi công tác, tư vấn cho Lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

- Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhưnhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,quản lý các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy môhoạt động của các cơ quan, đơn vị Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất làphương châm hoạt động của công tác văn phòng Tóm lại, Văn phòng là đầu mốigiúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây, các chức năng

này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết kháchquan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.

1.1.1.3 Tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan nhà nước

“Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng ”(3) Hồ Chí Minh, trong Công tác văn phòng cấp ủy Đảng, NXB Chính trị Quốc gia (2001)

Văn phòng có tầm quan trọng đặt biệt vì:

- Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ Lãnh đạo cơ quan nhànước

- Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác

và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo

- Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn

ra trong phạm vi toàn cơ quan nhà nước nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đếnchất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ cơ quan Tác giả Marc MC Cormacktrong cuối “Những gì người ta không dạy bạn tại Trường Kinh doanh Harvard đã

rất có lý khi cho rằng: “…bề ngoài của một văn phòng – gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức công việc nhanh chóng…” và “Mức độ hiệu quả của một văn phòng

tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó trông có vẻ hiệu quả như thế nào”

[23;24]

1.1.2 Hiện đại hóa công tác văn phòng

1.1.2.1.Khái niệm công tác văn phòng

Ngày 28-8-1945 là ngày Chính phủ Cách mạng lâm thời Việt Nam Dân chủCộng hòa chính thức đi vào vận hành; có trụ sở làm việc tại Bắc Bộ phủ (12 NgôQuyền, Hà Nội) hoạt động Văn phòng Chính phủ cũng được bắt đầu từ đó nhằmgiúp việc cho Chính phủ và Bác Hồ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đất nước Ghinhận những đóng góp của các thế hệ cán bộ, công chức, viên chức làm công tácVăn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước và phát huy vai trò, truyền thốngcủa Văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước Ngày 22 tháng 7 năm

2004, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 828/QĐ-TTg, lấy ngày 28 tháng 8hàng năm là ngày truyền thống Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước, hàngnăm các văn phòng nói chung và văn phòng cơ quan hành chính nhà nước nói

riêng tổ chức các cuộc hội thảo, các buổi gặp mặt chúc mừng, kỷ niệm nhằm nêucao vị thế và vai trò của công tác văn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước.Hiện nay, khái niệm về công tác văn phòng chưa thực sự thống nhất, rấtnhiều tác giả đã đưa ra những khái niệm khác nhau.

Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng đưa ra quan đểm về công tác văn phòng như sau:

“Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng (văn phòng/hành chính) của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên trách

có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với chức danh công chức, viên chức văn phòng (Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính, Thư ký văn phòng, Nhân viên văn thư, Cán bộ văn thư, Chuyên viên văn thư, Cán

sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy ”[17;5]

Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn “Giáo trình quản trị văn phòng” đưa ra khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý

và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn”.[22;10]

Tác giả Trung Thị Ngân (2017) trong Đề tài nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp

“Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan”, Khoa Quản trị văn phòng – K13 đã nói lên khái niệm của chính tác giả về công tác văn phòng:

“Công tác văn phòng được hiểu là các công việc, các hoạt động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì chức năng của văn phòng hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.”[34;14]

Theo quan điểm lịch sử logic trong nghiên cứu khoa học, tôi nhận thấy

“Công tác văn phòng là các hoạt động giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin theo các phương án khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan đơn vị Từ đó truyền tải ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, những thông tin phản hồi từ nội bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị.

Đó là toàn bộ hoạt động giúp Lãnh đạo ra những quyết định chính xác và hiệu quả nhất, thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, đơn vị.”

Văn phòng không phải là cỗ máy giúp việc đơn thuần như một số ngườithường nghĩ Văn phòng là nơi tập trung và cần phải có những con người hiểu biết,

luôn phấn đấu vươn lên, luôn tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy,

biết hy sinh thời gian của cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công tác “ tham mưu tổng hợp - phục vụ” Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cũng như cần phải

-quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác văn phòng để hoạt động của cơ -quan, đơn vịthông suốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng

tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị cần phải được quantâm

1.1.2.2 Công tác văn phòng bao gồm một số nghiệp vụ sau:

- Tổ chức các cuộc họp

- Tổ chức chuyến đi công tác

- Tổ chức công tác văn thư

- Tổ chức công tác lưu trữ

- Sắp xếp và quản lý nhân sự thuộc văn phòng

- Thực hiện kiểm tra giám sát theo sự phân công của lãnh đạo

- Công tác thi đua khen thưởng

- Tổ chức công tác lễ tân

- Hoạt động đón tiếp khách tại cơ quan

- Tiếp khách qua điện thoại

- Công tác đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ

1.1.2.3.Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng

Hiện đại là thuật ngữ xuất hiện khá muộn ở các nước phương Tây, khoảng

300 năm trước, trong sự biến chuyển lớn lao của xã hội phong trào Phục Hưng, cải

cách tôn giáo Hiện đại trong nguyên nghĩa của nó nghiêng về sắc thái tinh thần,

nhận thức, tư duy với các giá trị tự do, giải phóng cá nhân, phẩn tính và tự khẳngđịnh mình, đoạn tuyệt với sự thúc ép, gò bó cá nhân của trật tự tinh thần Kitogiáo

Ở Việt Nam thời gian qua, quá trình “hiện đại hóa” nền hành chính quốc gia

bằng Chiến lược cải cách hành chính bắt đầu từ Nghị quyết Trung ương 8 khóa VII

(1995) Tuy nhiên, với cách hiểu “hiện đại hóa” mang nhiều sắc thái vật chất,(ứng

dụng Công nghệ thông tin (CNTT), quy hoạch và xây dựng cơ sở tập trung, tăngcường phương tiện làm việc ) nên dường như, công cuộc cải cách hành chính của

ta không đặt đúng trọng tâm

Vấn đề cấp bách hiện nay ở Việt Nam là cần xây dựng một luận thuyết vềhiện đại hóa nền hành chính quốc gia Theo nguyên lý của Chủ nghĩa Mác – Lênin,

“hoạt động thực tiễn cần một lý luận soi đường, nếu không, nó sẽ là một thực tiễn

mù quáng” Do vậy, công tác lý luận phải được đi trước, có nhiệm vụ tạo dựng nên

luận thuyết để định hướng, khơi dậy động lực cho sự phát triển trong từng giaiđoạn cụ thể

Như vậy, có thể thấy hiện đại hóa, nhìn từ góc độ cấu trúc quốc gia – nền

hành chính nhà nước, là quá trình chuyển biến từ cấu trúc hiện tại sang cấu trúc hiện đại hơn, để khiến nó thay đổi cách thức vận hành và sự ứng xử với xã hội theo

chiều hướng tốt hơn

1.1.2.4 Văn phòng cơ quan nhà nước cần phải hiện đại hóa bởi vì:

- Đó là xu thế phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa, xây dựng nềnkinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạtđộng trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa Trong bối cảnh

đó, văn phòng cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòngkiểu mới

- Do sự xuất hiện bùng nổ thông tin, là hiện tượng phản ánh dưới dạng thôngtin đã làm cho các nhà quản lý hiểu ra rằng: thông tin là nguồn lực quan trọng nhất,

vượt lên mọi nguồn lực khác, đúng như Mike Harvey, tác giả cuốn Quản trị hành chính văn phòng đã khẳng định: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có”[24;13]

- Thông tin vô cùng quan trọng vì vậy cần nắm rõ thông tin, xử lý tốt nhấtthông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, sản xuất và kinh doanh trở thành mục tiêuhàng đầu của mọi cấp quản lý Văn phòng ngày nay cần hướng toàn bộ hoạt độngcủa mình vào xử lý thông tin và phải thực sự trở thành một trung tâm xử lý thôngtin Do vậy, các cơ quan nhà nước đã giành sự quan tâm đến văn phòng, đến côngviệc quản trị văn phòng Từ đó, họ đã cùng các nhà Quản trị học đầu tư thích đáng

về tiền của, công sức, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành văn phòng hiện đại

(modern office)

1.2 Nội dung đổi mới, hiện đại hóa văn phòng.

- Nhận thức đúng về vị trí, vai trò của văn phòng

- Quan niệm đầy chủ hơn về chức năng của văn phòng: Văn phòng vẫnthường thực hiện 2 chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần

Tuy vậy, trong văn phòng hiện đại, xử lý thông tin và cao hơn nữa là chủ động xử

lý thông tin được coi là hoạt động chủ yếu, bao trùm toàn bộ công việc văn phòng

và cho đó là “Chức năng chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính của văn phòng hiện đại” [19;14]

- Ngày nay, người ta thường đưa ra phân biệt giữa 2 khái niệm công tác vănphòng và công việc văn phòng trên những khía cạnh sau đây:

Công tác văn phòng: Chỉ những hoạt động có tính chuyên trách về văn phòng

trong bộ phận văn phòng/phòng hành chính, trong một không gian cụ thể về vănphòng/phòng hành chính và bằng những nhân viên văn phòng chuyên nghiệp

Công việc văn phòng: diễn ra trong toàn bộ cơ quan, nhiều người trong cơ

quan từ thủ trưởng, chuyên viên, nhân viên, kỹ thuật viên … đều làm các công việcvăn phòng Vì vậy, cần trang bị để họ có được những kỹ năng hành chính vănphòng cần thiết và chỉ như vậy mới có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của vănphòng nói riêng và của toàn cơ quan nhà nước nói chung

- Nội dung đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng:

Có nhiều quan điểm về hiện đại hóa văn phòng, trong đó có quan điểm chorằng cấu trúc ba mặt gồm yếu tố con người; cơ sở vật chất trang thiết bị; yếu tố conngười Ngoài ra, cũng có quan điểm cần thêm một yếu tố nữa: Đồng chí Đỗ Mười

(Nguyên Tổng Bí thư) cho rằng: “Hiện đại hóa văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để tăng cường cơ sở vật chất cũng không khó lắm; cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại”(4) Đồng chí Đỗ Mười, Bài phát biểu tại Đại hội Đảng bộ Văn phòng TW, ngày 30/11/1994.Theo

tôi, hiện đại hóa chính là hiện đại cấu trúc 4 mặt cơ bản của Văn phòng:

Hình 1 Sơ đồ tư duy về Hiện đại hóa công tác văn phòng.

+ Chủ trương chính sách hiện đại hóa văn phòng. Để hiện đại hoá côngtác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hoá các quá trình thựchiện nhiệm vụ của văn phòng gồm: Thể chế hoá (ban hành các quy chế về tổ chức

bộ máy, nhân sự, quy trình hoạt động, điều hành, công tác tổng hợp, văn thư - lưutrữ, quản trị ); Quy trình công tác: Xây dựng một bộ tiêu chuẩn đầy đủ về quytrình công tác Quá trình xây dựng tiêu chuẩn đồng thời là quá trình hợp lý hoá,thống nhất hoá công việc; cắt bỏ những công đoạn, những thao tác không cần thiết

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động của vănphòng, chuẩn hoá và công khai hoá trong giải quyết công việc phục vụ lãnh đạo vàtoàn cơ quan, tổ chức nói chung

+ Về trang thiết bị văn phòng:

Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” trongcông cuộc hiện đại hóa văn phòng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến,sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ

Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy tính đã tạo ra những khảnăng, những thuận lợi to lớn trong các khâu soạn thảo, lưu trữ, hệ thống hóa và tratìm các dữ liệu

Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa làinternet cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạngthông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dang hơn Các vật dụng thông

thường trong văn phòng từ bút viết, cặp bìa, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ ngàycàng tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp.

Trang thiết bị và môi trường làm việc trong văn phòng ngày càng được cảithiện phần lớn là do con người đưa vào ứng dụng như: Mô hình Chính phủ điện tử(e-Government), văn phòng điện tử, hệ thống quản lý chất lượng ISO

Ứng dụng ngày càng rộng rãi các lĩnh vực khoa học, công nghệ mới vào côngviệc văn phòng như: Công nghệ thông tin, hay ứng dụng Nguyên tắc 5S của NhậtBản Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩ là: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắpxếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng)

Thứ tự đó cũng chính là quy trình để áp dụng 5S trong cơ quan, doanh nghiệptại Nhật Bản, đây được xem là mô hình tiên tiến và đã được áp dụng tại nhiều quốcgia trên thế giới

- Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại.

Ở đây, tổ chức cần xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng theo tầnsuất sử dụng trong quá trình sản xuất, làm việc theo mức độ thường xuyên sửdụng, thỉnh thoảng sử dụng, sắp xếp những đồ dùng không cần nữa và hiện tạikhông còn dùng nữa

Việc sàng lọc nên được thực hiện theo những bước sau:

+Xác định mức độ hư hỏng, bụi bẩn / rò rỉ

+ Tổng vệ sinh

+ Tìm hiểu nguyên nhân của các hiện tượng tại hiện trường

+ Xác định khu vực xấu trong nhà máy hay phạm vi đang xét

+ Liệt kê thật chi tiết các nguyên nhân gây nên khu vực xấu

+ Quyết định phương án hành động hiệu quả

+ Lên kế hoạch cho việc triển khai

- Sắp xếp (Seiton): Bố trí lại các khu vực làm việc.

Sau khi sàng lọc và phân loại, thì đến giai đoạn này, mọi thứ cần được xếpđặt vào đúng chỗ của nó

Dựa trên nguyên tắc tần suất sử dụng, tổ chức sẽ đưa ra phương án về vị trísắp xếp hợp lý nhất:

+ Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với vị trí làmviệc

+ Những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc

Bên cạnh đó, các vật dụng trong lúc khẩn cấp như bình chữa cháy, ,thiết bị antoàn, lối thoát hiểm cũng cần được làm nổi bật lên.

- Sạch sẽ (Seiso): Giữ vệ sinh và kiểm tra thường xuyên.

Lên kế hoạch cho việc kiểm vệ sinh thường xuyên để duy trì một môi trườnglàm việc gọn gàng và sạch sẽ

Trong bước này, tổ chức cần thiết lập được các chu trình thường xuyên choduy trì môi trường làm việc sạch sẽ hàng ngày, hàng tuần

- Săn sóc (Seiketsu): Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp

Việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được tiêu chuẩn, làm cho chúng trở nêntrực quan, dễ nhận biết đối với nhân viên Chẳng hạn như:

+ Thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định

+ Hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết khi các tiêu chuẩn bị vượt+ Thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vịtrí,…

- Sẵn sàng (Shitsuke) – Hình thành thói quen và thực hành

Đây là bước khá khó khăn bởi tổ chức cần làm cho nhân viên tuân thủ cácquy định

Để làm được chữ S thứ 5 này, tổ chức cần hình thành và củng cố các thóiquen thông qua hoạt động đào tạo và các quy định về khen thưởng, kỷ luật Hãyđảm bảo mọi người đều hiểu và thống nhất thực hiện bởi nếu không có đào tạo và

kỷ luật, các bước khác của 5S sẽ không thể thành công

+ Về nghiệp vụ hành chính văn phòng.

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng cần thiết hiện đại hóa như:

- Đổi mới công tác tham mưu – tổng hợp

- Thực hiện kiểm tra giám sát theo sự phân công của lãnh đạo

- Tổ chức công tác văn thư

- Tổ chức công tác lưu trữ

- Công tác quản trị thiết bị

- Công tác đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ

Việc đổi mới công tác hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối vớicông cuộc cải cách hành chính

Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hànhchính Các nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc

tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác vănphòng Các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chếchống lại bệnh đắt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợplý.

Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổimới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ côngchức

Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính, nghiệp vụ hành chínhvăn phòng được đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chínhnhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết.Kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ CBCC trong văn phòng, từng bước hiệnđại hoá công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của cơquan, đơn vị

Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết đểhoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạtđộng đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng, các bộphận trong cơ quan, đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan tuân thủ pháp luật, giữvững kỷ luật, kỷ cương Đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơquan trong hệ thống hành chính nhà nước

+ Về nhân sự làm việc tại văn phòng.

Nhân sự làm việc tại văn phòng hiện đại cần đào tạo theo yêu cầu của laođộng có tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao, có hoài bão với nghềnghiệp, quan tâm đến lợi ích của cơ quan, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹnăng làm việc nhất là kỹ năng xử lý thông tin, kỹ năng tổ chức công việc, kỹ năngquản lý thời gian, kỹ năng hành chính, kỹ năng xử lý thông tin chủ yếu là thông tinvăn bản và kỹ năng giao tiếp - ứng xử

Người lao động cần hiểu đúng kỹ năng làm việc/kỹ năng tổ chức côngviệc/kỹ năng hành chính là gì để theo học các trường lớp phù hợp và tự học tập,

rèn luyện đúng hướng và có hiệu quả Đó là: “Là khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế; là sự kết hợp giữa kiến thức chuyên môn và kỹ năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc”.

[29;151]

TIỂU KẾT

Chương 1 đã làm rõ được lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng vàhiện đại hóa văn phòng Những nội dung lí luận này là cơ sở để tìm hiểu thực trạng

áp dụng hiện đại hóa văn phòng trong Văn phòng Bộ NN&PTNT ở Chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TẠI VĂN PHÒNG BỘ NN&PTNT

2.1 Khái quát chung về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ NN&PTNT

Hình 2 Cổng ra vào Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Tên cơ quan: Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Địa chỉ: Số 2 Ngọc Hà, Ba Đình, Hà Nội.

Số điện thoại: 024.38439901 – Fax: 024.38454319

Ngày 17 tháng 02 năm 2017 Chính phủ đã ban hành Nghị định số15/2017/NĐ-CP của Chính phủ quy định chức năng nhiệp vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Bộ NN&PTNT

Bộ NN&PTNT là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhànước về các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản,thủy lợi, phòng chống thiên tai, phát triển nông thôn, quản lý nhà nước đối với cácdịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quyđịnh của pháp luật

Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ NN&PTNT.

Bộ NN&PTNT thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghịđịnh 123/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01 tháng 9 năm 2016 quy định chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và nhữngnhiệm vụ quyền hạn cụ thể như sau:

a Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo Nghị định của Quốc hội; dự ánpháp lệnh; dự thảo nghị quyết của UBTVQH; dự thảo nghị định của Chính phủtheo Chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã được phêduyệt và các nghị quyết cơ chế, chính sách, dự án, đề án, VBQPPL khác thuộcphạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân công của Chính phủ, TTgCP

b Trình Chính phủ, TTgCP chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, pháp triển dàihạn, trung hạn, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia thuộcngành, lĩnh vực do bộ quản lý

c Trình TTgCP các dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộcthẩm quyền ban hành TTgCP

d Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển ngành, lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý của Bộ theo phân cấp và ủy quyền của Chính phủ, TTgCP

e Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quytrình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia

về quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy địnhcủa pháp luật, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó

cáo và chịu trách nhiệm thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch,

kế hoạch đã phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ tuyên truyền, phổbiến, giáo dục, pháp luật về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước củaBộ

g Kiểm tra các Văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) do Bộ, Hội đồngnhân dân (HĐND), Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh, thành phố trực thuộc Trungương ban hành có liên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Bộ, nếu phát hiện những quy định do các cơ quan đó ban hành có dấu hiệu tráivới các VBQPPL thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý thì xử lý theo quy định củapháp luật

o Về phát triển nông thôn

p Về an toàn thực phẩm nông, lâm, thủy sản và muối

q Về quản lý chất lượng đối với giống vật tư, sản phẩm nông lâm, diêmnghiệp, thủy sản và công trình thủy lợi đê điều

r Về bảo quản, chế biến, vận chuyển nông, lâm, thủy sản và muối

s Về thương mại nông sản

t Về quản lý đầu tư, đầu tư xây dựng

u Về doanh nghiệp, Hợp tác xã (HTX) và các loại hình kinh tế tập thể, tưnhân khác

v Về quản lý dự trữ quốc gia về giống cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật,thuốc thú y và hàng hóa khác theo phân công của Chính phủ

w Về khoa học và công nghệ

x Về khuyến nông

y Về bảo vệ môi trường, biến đổi khí hậu và đa dạng sinh học…

(Xem chi tiết Phụ lục 1 Nghị định 15/2017/NĐ-CP của Chính phủ ngày 17tháng 02 năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Bộ NN&PTNT.)

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ NN&PTNT

(Xem Phụ lục 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Bộ NN&PTNT )

2.2 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ NN&PTNT

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn

Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ngày 20tháng 3 năm 2017 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Văn phòng Bộ như sau:

- Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ NN&PTNT, có chức năng tham mưutổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ; giúp

Bộ trưởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thuộc Bộ thựchiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ

- Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý cơ sở vậtchất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làmviệc phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ

- Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản theo quy định của phápluật

Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công

tác của Bộ, của Lãnh đạo Bộ và nhiệm vụ Lãnh đạo Bộ giao cho các cơ quan, đơn

vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác chỉ đạo, điều hành của Bộ; theodõi việc thực hiện Quy chế phối hợp giữa Bộ với các cơ quan, tổ chức, địa phương

- Chủ trì hoặc phối hợp chuẩn bị, tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp khách,các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ; thông báo ý kiến kết luận, giao nhiệm vụcủa Lãnh đạo Bộ

- Chủ trì hoặc phối hợp xây dựng bộ Quy chế công vụ của Bộ; hướng dẫn,đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện sau khi ban hành

- Xây dựng các quy định và văn bản hướng dẫn; đôn đốc, kiểm tra việc thựchiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; thực hiện cácnhiệm vụ về hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin của cơ quan Bộ theo quy định

- Tham mưu, theo dõi, tổng hợp, báo cáo Bộ về hoạt động báo chí, xuất bản;đầu mối tổ chức thực hiện việc phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí theo

tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch thông tin, truyền thông vềNN&PTNT của Bộ, các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.

- Đầu mối tổ chức thực hiện công tác triển lãm của Bộ và tham gia thực hiệncác hoạt động về tổ chức hội chợ theo phân công của Bộ trưởng

- Chủ trì xây dựng lịch sử truyền thống của Bộ, ngành

- Quản lý, tổ chức thực hiện ứng dụng CNTT phục vụ công tác chỉ đạo điềuhành của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ; đầu mối phối hợp, vận hành hệ thống họptrực tuyến của Bộ

- Quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản; bảo đảm phương tiện và điều kiệnlàm việc phục vụ chung cho hoạt động của Bộ

- Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế của Bộ

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn phòng cháy chữacháy, quân sự, tự vệ, y tế, vệ sinh môi trường và đảm bảo cảnh quan trong cơ quanBộ

- Tổng hợp trình Bộ dự án kinh phí hành chính hàng năm phục vụ hoạt độngcủa cơ quan Bộ; quản lý và tổ chức thực hiện nguồn kinh phí hành chính, sựnghiệp phục vụ hoạt động của cơ quan Bộ; quản lý và chịu trách nhiệm về tài sản

và các nguồn kinh phí khác được giao theo phân cấp quản lý của Bộ trưởng và quyđịnh của pháp luật

- Phối hợp với các đơn vị có liên quan để đối chiếu, hoàn chỉnh hồ sơ, giảiquyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đối với cán bộ,công chức, viên chức, người lao động hưởng lương từ Văn phòng Bộ

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại Thànhphố HCM

- Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ thuộc nhiệm vụ được giao theoquy định

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, công chức, viên chức và người lao độngcủa Văn phòng Bộ; thực hiện chế độ tiền lương và chế độ chính sách đào tạo, khenthưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng Bộphân cấp của Bộ

- Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chốnglãng phí và cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch của Bộ

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng phân công

2.2.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NN&PTNT

(Xem Phụ lục 3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng Bộ NN&PTNT)

2.3.Tình hình áp dụng hiện đại hóa trong công tác văn phòng

2.3.1 Chủ trương thực hiện hiện đại hóa văn phòng

Ngày 14 tháng 8 năm 2015 tại Đà Nẵng, Bộ NN&PTNT đã tổ chức Hội nghị công tác văn phòng năm 2015 với chủ đề: “Nâng cao chất lượng công tác Văn phòng phục vụ Chương trình Tái cơ cấu ngành nông nghiệp gắn với XD NTM.”

Báo cáo tại Hội nghị, Ông Trần Quốc Tuấn, Chánh văn phòng Bộ cho biết, từnăm 2008 đến hay, hệ thống tổ chức về công tác Văn phòng từ Bộ đến cơ quan đơn

vị thuộc Bộ và các Sở NN&PTNT các tỉnh, thành phố đã được kiện toàn và đồng

bộ, từng bước chính quy, hiện đại và chuyên nghiệp; nhất là việc từng bước hoànthành hệ thống quy chế, quy định và chế độ công vụ, nghiệp vụ công tác vănphòng

Việc xây dựng quy trình ISO được thực hiện tại Văn phòng Bộ cũng dầnđược hoàn thiện Theo danh mục các quy trình ISO thực hiện tại Văn phòng Bộ, hệthống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 áp dụngtại Khối cơ quan Bộ NN&PTNT, bao gồm:

quy trình soạn thảo Đơn vị trình số Quy Ghi chú

1 Quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản

đến của bộ

2 Quy trình trình ký, phát hành văn

3 Quy trình lắp đặt, sửa chữa, dịch

chuyển điện thoại, fax của Bộ QT-LĐĐT BNN-VP 03

4 Quy trình xây dựng chương trình

công tác năm, tháng của Bộ

5 Quy trình xây dựng báo cáo công

tác tháng, năm của Bộ QT-THBC BNN-VP 05

6 Quy trình tổ chức hội nghị QT-TCHN BNN-VP 06

7 Quy trình tổ chức cuộc họp, làm

việc của lãnh đạo Bộ QT-TCLV BNN-VP 07

8 Quy trình thanh toán tiền mặt,

chuyển khoản

9 Quy trình cung cấp và quản lý tài

10 Quy trình khai thác, sử dụng hồ sơ

tài liệu lưu trữ của Bộ

11 Quy trình sửa chữa, thay thế thiết

bị công nghệ thông tin

12 Quy trình phục vụ xe đi công tác QT-PVX BNN-VP 12

13 Quy trình tổ chức công tác bảo vệ QT-TTBV BNN-VP 13

Trên đây là 13 tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đang áp dụng tại Khối cơquan Bộ NN&PTNT Những quy trình này tương đối hoàn chỉnh, nó đề ra tiêu chícho hệ thống quản lý hành chính nhà nước tại Văn phòng Bộ NN&PTNT Hoạchđịnh những khuôn khổ hành động cho các cá nhân trong cơ quan, tạo nên một môitrường làm việc hiệu quả Đây cũng là cơ sở giúp Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo vănphòng kiểm tra, giám sát công việc của từng đơn vị, từng bộ phận Tuy nhiên, việc

áp dụng Tiêu chuẩn này còn mang tính máy móc, không linh hoạt khi có nhữngtình huống bất ngờ xảy ra như: văn bản gấp, văn bản đến hạn trả lời cần trình kýnên đã không thể tuân theo đúng quy trình, gây nên tình trạng trình tắt, văn bảnthiếu chữ ký của người soạn thảo hoặc Lãnh đạo văn phòng duyệt thể thức Cần

bổ sung thêm Quy trình tuyển dụng nhân sự để công tác quản lý và tuyển dụng

nhân sự được chuẩn hóa theo quy định của nhà nước

2.3.2 Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

Văn phòng Bộ NN&PTNT nằm ở tòa nhà A2, địa chỉ số 2 Ngọc Hà, BaĐình, Hà Nội Tòa nhà là trung tâm nhìn thẳng từ cổng chính của Bộ, rất thuận tiệncho cho việc đón tiếp khách nước ngoài, các đơn vị trong và ngoài Bộ đến liên hệlàm việc với Lãnh đạo văn phòng Tòa nhà gồm 3 tầng với 14 phòng làm việc, Khuvực tầng 1 là phòng làm việc của các Phòng chuyên trách thuộc Khối văn phòng

Khu vực tầng 2 là phòng làm việc của Bộ trưởng và các Thứ trưởng Tầng 3 làphòng làm việc của Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng và Đảng ủy Bộ Quầy lễ tân nằm ngay vị trí phòng tiếp khách của Văn phòng Ở đây có nhânviên lễ tân trực 24/24 giúp cho việc đón tiếp khách (bao gồm cả khách nước ngoài)đến liên hệ làm việc sẽ được chỉ dẫn chu đáo, lịch sự, thân thiện Trong phòngkhách trang bị ghế sofa trang nhã, bàn tiếp khách với đầy đủ nước uống, trà, càphê, bánh ngọt sẵn sàng phục vụ khách.

Phòng làm việc thuộc Khối Văn phòng được bố trí riêng, tránh tiếng ồn từphía bên ngoài để công việc hàng ngày diễn ra hiệu quả Phòng Kế toán được trang

bị 03 Két sắt với độ bảo mật cao, nhằm đảm bảo tài sản của cơ quan không bị mấtcắp Phòng Văn thư – Lưu trữ được bố trí ngay tại cầu thang lên xuống, giúp choviệc chuyển giao văn bản từ nhân viên chuyển phát và văn thư các đơn vị được dễdàng, thuận lợi hơn Trang thiết bị như máy tính kết nối internet, máy photocopy,máy nước tự động, điều hòa…đều được lắp đặt tại mỗi phòng làm việc

Tại sảnh chờ 2A2 có máy tính bàn và Wifi miễn phí giúp cho việc tra tìmthông tin của khách được nhanh chóng hơn Vì vậy, trang thiết bị văn phòng khôngnhững được đầu tư cho cán bộ, công chức mà còn sử dụng cho các tổ chức, đơn vị,

cá nhân đến liên hệ làm việc tại Văn phòng Bộ Tại khuôn viên của Bộ có rất nhiềucây xanh, thân thiện với môi trường, tạo cảnh quan mát mẻ và thoáng đãng hơncho cán bộ và công chức làm việc ở nơi đây

Hình 3 Sảnh chính của Bộ NN&PTNT

Hình 4 Hội trường lớn của Bộ NN&PTNT

Hình 5 Phòng tiếp khách của Văn phòng Bộ.

2.3.3 Quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng

Với mục tiêu phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệthống hành chính nhà nước, nhiệm vụ đặt ra cho chúng ta trong giai đoạn hiện nay

là phải từng bước hiện đại hóa nền hành chính, chuyển bộ máy nhà nước với chứcnăng cai trị thuần túy sang bộ máy phục vụ nhân dân Muốn làm được như vậy,việc tiến hành các công tác như: công tác tham mưu tổng hợp, công tác văn thư -

lưu trữ, công tác quản trị nhân sự, công tác quản trị thiết bị và việc ứng dụngCNTT vào công tác văn phòng là những nhiệm vụ quan trọng không thể bỏ sót

2.3.3.1.Công tác Tham mưu – Tổng hợp

Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sángtạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sáchlược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và

tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn

vị đạt kết quả cao nhất Trong hoạt động quản lí, tham mưu là hoạt động trợ giúpnhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạthiệu quả nhất định

Công tác tham mưu tổng hợp trong Văn phòng là hoạt động của cá nhân hoặcđơn vị đề xuất các ý tưởng, sáng kiến, phương án độc đáo, sáng tạo, tối ưu, nhữngchiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho lãnh đạo Bộ trên cơ sở tổnghợp những thông tin hữu ích có liên quan Do đó hoạt động “Tham mưu” là thànhquả của “Tổng hợp” và chất lượng của “tổng hợp” quyết định chất lượng “thammưu”

Tham mưu của Văn phòng bộ là tham mưu về việc tổ chức, điều hành côngviệc chung của cơ quan, cụ thể là tham mưu trong xây dựng chương trình công táctháng, quý, năm của cơ quan và của ngành Nông nghiệp Hiệu quả lãnh đạo, chỉđạo thực hiện nhiệm vụ của Bộ, của ngành phụ thuộc vào việc tham mưu, xây

dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đó Chức năng tham mưu của Văn phòng Bộ gắn liền với chức năng thông tin tổng hợp,

chức năng cơ bản có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định và tổ chức thựchiện các quyết định quản lý

Trong năm 2016,Văn phòng bộ đã phối hợp với các đơn vị tổng hợp, xâydựng gần 50 báo cáo định kỳ và đột xuất phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành củaLãnh đạo Bộ, rà soát tổng hợp các nhiệm vụ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủgiao, xây dựng và ban hành kịp thời gần 90 thông báo kết luận, ý kiến chỉ đạo củaLãnh đạo tại cuộc họp, đôn đốc các đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo

Bộ tại các thông báo kết luận.(5)Số liệu cung cấp từ phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ.

Văn phòng Bộ đã đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổnghợp, tích cực chỉ đạo, chấn chỉnh công tác thông tin, bảo đảm tại các đơn vị, Đốivới báo cáo chuyên đề và báo cáo đột xuất yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, gần như

Văn phòng Bộ đã chủ động xây dựng kế hoạch, thực hiện tốt các nhiệm vụđược giao; đẩy mạnh công tác quản lý hành chính, nâng cao công tác tham mưu,

xử lý văn bản cho Lãnh đạo Văn phòng Đồng thời, tăng cường ứng dụng CNTTtrong triển khai công tác Văn phòng nhằm rút ngắn thời gian, đảm bảo tiến độ vàchất lượng công việc

Đặc biệt, Văn phòng Bộ đã nghiên cứu, xây dựng phiên bản đầu tiên củaCổng Tiếp nhận, phản hồi thông tin cộng đồng trên Cổng thông tin điện tử của Vănphòng Bộ, phục vụ tiếp nhận thông tin về các điểm nóng về phòng chống thiên tai,tìm kiếm cứu nạn, sự cố môi trường biển, đảo, quản lý rừng, các thông tin trao đổi,hỏi đáp giữa cộng đồng và Văn phòng Bộ Dự kiến đầu năm 2017, Văn phòng Bộ

sẽ đưa vào vận hành thử nghiệm và sớm đưa Cổng Tiếp nhận, phản hồi thông tin

cộng đồng vào vận hành chính thức ngay sau đó

Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ thường xuyên theo dõi, tổng hợp các tin tứcnhạy cảm về nông nghiệp và phát triển nông thôn trên các phương tiện thông tinđại chúng; phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ triển khai các biện pháp xử lý thôngtin Trong năm 2016, Văn phòng đã tham mưu lãnh đạo Tổng cục xử lý 54 tin

“nóng”, tin tức “nhạy cảm” trong lĩnh vực nông nghiệp và phát triển nông thôn.Văn phòng Bộ đã tích cực triển khai duy trì, nâng cấp, vận hành, bảo đảm anninh dữ liệu, hoạt động ổn định và an toàn, kịp thời khắc phục các sự cố phát sinhcho toàn bộ Hệ thống CNTT của Văn phòng và của các đơn vị thuộc Bộ; cập nhậttrên 10.000 tin, bài, video clip, banner, flash, ảnh minh họa về công tác chỉ đạo,điều hành của Lãnh đạo Bộ, công tác điều hành, quản lý ngành trên Cổng thông tinđiện tử của Bộ và Văn phòng Bộ bằng tiếng Việt và tiếng Anh, Các tin, bài cóchất lượng cao, kịp thời cung cấp thông tin liên quan tới quyền lợi, trách nhiệm củacộng đồng, các thông tin được dư luận đặc biệt quan tâm; đồng thời, hỗ trợ đắc lựccho công tác định hướng quản lý nhà nước trong lĩnh vực nông nghiệp và pháttriển nông thôn cho các Bộ, ngành và địa phương Tính đến tháng 6 năm 2017cổng thông tin điện tử của Văn phòng đã thu hút được hơn 3.070.116 triệu lượttruy cập khai thác và sử dụng thông tin