MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5 6. Phương pháp nghiên cứu của đề tài 6 7. Kết cấu của khóa luận 6 PHẦN NỘI DUNG 9 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 9 1.1. Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 9 1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ 9 1.1.2. Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 11 1.2. Mục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 12 1.3. Ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 12 1.4. Quy định của pháp luật hiện nay về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 14 1.4.1. Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 14 1.4.2. Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 14 1.4.3. Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ 15 1.4.4. Quy định về hình thức tổ chức sử dụng tài liệu 15 1.4.5. Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ 16 1.5. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 18 1.5.1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử 19 1.5.2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ 19 1.5.3. Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin truyền thông 19 1.5.4. Công bố tài liệu lưu trữ (xuất bản phẩm) 20 1.5.5. Biên soạn, xuất bản sách chuyên đề 20 1.5.6. Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ 20 Chương 2. THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO LỤT 22 2.1. Khái quát về BNNPTNT và bộ phận lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 22 2.1.1. Lịch sử hình thành của BNNPTNT 22 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 23 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 23 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức 26 2.1.3. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 27 2.1.3.1. Vị trí và chức năng 28 2.1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 28 2.2 Khái quát công tác phòng chống thiên tai, bão lụt 30 2.2.1. Một số khái niệm 30 2.2.2. Mục đích quản lý nhà nước về phòng chống thiên tai, bão lụt 32 2.2.3. Nội dung chủ yếu của CTPCTTBL 32 2.2.3.1. Hoạt động phòng ngừa thiên tai 33 2.2.3.2. Hoạt động ứng phó thiên tai 33 2.2.3.3. Hoạt động khắc phục hậu quả thiên tai 34 2.3. Thành phần, khối lượng, đặc điểm, nội dung tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ công tác phòng chống thiên tai, bão lụt đang bảo quản tại kho lưu trữ BNNPTNT 35 2.3.1. Thành phần, khối lượng của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL 35 2.3.2. Đặc điểm, nội dung của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL 38 2.3.2.1. Đặc điểm của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL 38 2.3.2.2. Nội dung của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL 39 2.4. Thực trạng việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác phòng chống thiên tai, bão lụt tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 40 2.4.1. Tình hình tổ chức khoa học và tổ chức bảo quản khối tài liệu lưu trữ phục vụ CTPCTTBL tại BNNPTNT 40 2.4.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu 41 2.4.1.2. Tổ chức bảo quản TLLT 47 2.4.2. Những quy định của BNNPTNT về TCKTSDTLLT 49 2.4.2.1. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT 50 2.4.2.2. Trách nghiệm của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 51 2.4.2.3. Trách nhiệm của các người khai thác, sử dụng TLLT 51 2.4.2.4. Thủ tục khai thác, sử dụng TLLT 52 2.4.2.5. Thủ tục khai thác, sử dụng TLLT chuyên ngành 52 2.4.3. Các hình thức khai thác, sử dụng TLLT hiện nay tại BNNPTNT 53 2.4.4. Thành phần độc giả, số lượng người và số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng phục vụ CTPCTTBL 54 2.4.4.1. Thành phần độc giả khai thác, sử dụng TLLT phục vụ CTPCTTBL 54 2.4.4.2. Số lượng người và số lượng hồ sơ được khai thác phục vụ CTPCTTBL 55 2.4.5. Hiệu quả của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với công tác phòng chống thiên tai, bão lụt 56 2.4.5.1. Hiệu quả từ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu hành chính có giá trị phục vụ CTPCTTBL 58 2.4.5.2. Hiệu quả từ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu khoa học kỹ thuật của các công trình thủy lợi 60 Chương 3. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO LỤT 63 3.1. Nhận xét, đánh giá 63 3.1.1. Ưu điểm 63 3.1.2. Hạn chế 65 3.1.3. Nguyên nhân 68 3.2. Một số đề xuất 69 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về TCKTSDTLLT 69 3.2.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ cơ quan về giá trị của tài liệu lưu trữ đối với công tác phòng chống thiên tai, bão lụt 70 3.2.3. Bổ sung nhân sự và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ 72 3.2.4. Đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất, kinh phí cho hoạt động lưu trữ 72 3.2.5. Nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khoa học tài liệu 73 3.2.6. Đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 74 3.2.7. Đẩy mạnh công tác tổng kết về TCKTSDTLLT 75 PHẦN KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 PHỤ LỤC
Trang 1BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG
THIÊN TAI, BÃO LỤT
Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HẰNG
HÀ NỘI - 2017
Trang 2MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Lí do chọn đề tài 1
2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2
3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 4
4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5
5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5
6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 6
7 Kết cấu của khóa luận 6
PHẦN NỘI DUNG 9
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 9
1.1 Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 9
1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 9
1.1.2 Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 11
1.2 Mục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 12
1.3 Ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 12
1.4 Quy định của pháp luật hiện nay về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 14
1.4.1 Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 14
1.4.2 Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 14
1.4.3 Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ 15
1.4.4 Quy định về hình thức tổ chức sử dụng tài liệu 15
1.4.5 Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ 16
1.5 Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 18
1.5.1 Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử 19
Trang 31.5.2 Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ 19
1.5.3 Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin truyền thông 19
1.5.4 Công bố tài liệu lưu trữ (xuất bản phẩm) 20
1.5.5 Biên soạn, xuất bản sách chuyên đề 20
1.5.6 Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ 20
Chương 2 THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO LỤT 22
2.1 Khái quát về BNN&PTNT và bộ phận lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 22
2.1.1 Lịch sử hình thành của BNN&PTNT 22
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 23
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 23
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức 26
2.1.3 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 27
2.1.3.1 Vị trí và chức năng 28
2.1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 28
2.2 Khái quát công tác phòng chống thiên tai, bão lụt 30
2.2.1 Một số khái niệm 30
2.2.2 Mục đích quản lý nhà nước về phòng chống thiên tai, bão lụt 32
2.2.3 Nội dung chủ yếu của CTPCTTBL 32
2.2.3.1 Hoạt động phòng ngừa thiên tai 33
2.2.3.2 Hoạt động ứng phó thiên tai 33
2.2.3.3 Hoạt động khắc phục hậu quả thiên tai 34
2.3 Thành phần, khối lượng, đặc điểm, nội dung tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ công tác phòng chống thiên tai, bão lụt đang bảo quản tại kho lưu trữ BNN&PTNT 35
Trang 42.3.1 Thành phần, khối lượng của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL 35
2.3.2 Đặc điểm, nội dung của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL 38
2.3.2.1 Đặc điểm của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL 38
2.3.2.2 Nội dung của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL 39
2.4 Thực trạng việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác phòng chống thiên tai, bão lụt tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 40
2.4.1 Tình hình tổ chức khoa học và tổ chức bảo quản khối tài liệu lưu trữ phục vụ CTPCTTBL tại BNN&PTNT 40
2.4.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu 41
2.4.1.2 Tổ chức bảo quản TLLT 47
2.4.2 Những quy định của BNN&PTNT về TCKTSDTLLT 49
2.4.2.1 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT 50
2.4.2.2 Trách nghiệm của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 51
2.4.2.3 Trách nhiệm của các người khai thác, sử dụng TLLT 51
2.4.2.4 Thủ tục khai thác, sử dụng TLLT 52
2.4.2.5 Thủ tục khai thác, sử dụng TLLT chuyên ngành 52
2.4.3 Các hình thức khai thác, sử dụng TLLT hiện nay tại BNN&PTNT 53
2.4.4 Thành phần độc giả, số lượng người và số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng phục vụ CTPCTTBL 54
2.4.4.1 Thành phần độc giả khai thác, sử dụng TLLT phục vụ CTPCTTBL 54
2.4.4.2 Số lượng người và số lượng hồ sơ được khai thác phục vụ CTPCTTBL 55
2.4.5 Hiệu quả của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với công tác phòng chống thiên tai, bão lụt 56
2.4.5.1 Hiệu quả từ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu hành chính có giá trị phục vụ CTPCTTBL 58
2.4.5.2 Hiệu quả từ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu khoa học - kỹ thuật của các công trình thủy lợi 60
Trang 5Chương 3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO
LỤT 63
3.1 Nhận xét, đánh giá 63
3.1.1 Ưu điểm 63
3.1.2 Hạn chế 65
3.1.3 Nguyên nhân 68
3.2 Một số đề xuất 69
3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về TCKTSDTLLT 69
3.2.2 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ cơ quan về giá trị của tài liệu lưu trữ đối với công tác phòng chống thiên tai, bão lụt 70
3.2.3 Bổ sung nhân sự và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ 72
3.2.4 Đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất, kinh phí cho hoạt động lưu trữ 72
3.2.5 Nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khoa học tài liệu 73
3.2.6 Đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 74
3.2.7 Đẩy mạnh công tác tổng kết về TCKTSDTLLT 75
PHẦN KẾT LUẬN 76
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 PHỤ LỤC
Trang 6DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
BNN&PTNT Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn
CTPCTTBL Công tác phòng chống thiên tai, bão
lụt
TCKTSDTLLT Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
Trang 7PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lí do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ (TLLT) đóng vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vựccủa đời sống xã hội Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 đã khẳng định: "Tàiliệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xâydựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa" Tuy nhiên, chúng chỉ thực
sự phát huy giá trị khi được khai thác, sử dụng triệt để, có hiệu quả Chính vì vậy,mọi cơ quan cần phải đặc biệt chú trọng tổ chức hoạt động này
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (TCKTSDTLLT) là mộtnghiệp vụ cơ bản của các cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quanĐảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cánhân những thông tin cần thiết từ TLLT, phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân Thực tiễnnhững năm gần đây cho thấy, đối với công tác này Đảng và Nhà nước đã chỉđạo ban hành các chủ trương, thể chế hóa thành hệ thống pháp lý Đồng thời,chú trọng đầu tư nguồn nhân lực, vật lực, tài chính nhằm thực hiện hiệu quảcông tác lưu trữ nói chung và hoạt động TCKTSDTLLT nói riêng Qua đó,một mặt phát huy được giá trị TLLT mặt khác giúp cho độc giả tiếp cận, sửdụng tài liệu được nhanh chóng, thuận tiện, chính xác
Hiện nay, biến đổi khí hậu (BĐKH) toàn cầu ngày càng phức tạp vàkhốc liệt, hàng năm thế giới phải gánh chịu hàng nghìn trận thiên tai tàn phá:bão biển, động đất, núi lửa, cháy rừng, lũ lụt, băng tan cùng rất nhiều loạithiên tai khác Tại nước ta, BĐKH đã và đang có những ảnh hưởng sâu rộngđối với đời sống kinh tế, chính trị, xã hội…Tần suất và độ mạnh của các cơnbão đổ bộ tăng lên rõ rệt Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn(BNN&PTNT) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhànước các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản,thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các
Trang 8dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Mộttrong những nhiệm vụ cơ yếu mà BNN&PTNT phải triển khai thực hiện làcông tác phòng chống thiên tai, bão lụt (CTPCTTBL) Tài liệu về công tácnày tại Bộ nếu được thu thập thường xuyên, đầy đủ, hồ sơ đạt chất lượng sẽđóng góp rất lớn trong việc tổng hợp, phân tích, đối chiếu thông tin…phục vụtốt nhất, ứng phó kịp thời với thiên tai, giảm thiệt hại về người và của Vì vậy,việc đẩy mạnh khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích phục vụ hiệuquả CTPCTTBL là một nhu cầu thiết yếu.
Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn tìm hiểu sâu hơn về thựctrạng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về CTPCTTBL Từ đó, đưa ra một số
đề xuất góp phần nâng cao hiệu quả việc TCKTSDTLLT phục vụ
CTPCTTBL tại kho lưu trữ BNN&PTNT Tôi chọn đề tài: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
phục vụ công tác phòng chống thiên tai, bão lụt” làm đề tài nghiên cứu
khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học của mình
2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong nhiều năm qua, công tác lưu trữ nói chung và TCKTSDTLLTnói riêng đã được quan tâm nghiên cứu Hiện nay, tại Việt Nam có rất nhiềucông trình nghiên cứu về lĩnh vực này như các giáo trình về công tác lưu trữ,rất nhiều bài viết được đăng trên các báo, tạp chí chuyên ngành, các luận án
tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp Cuốn giáo trình: "Lý luận và
thực tiễn công tác lưu trữ" do tập thể các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn
Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn do Nhà xuất bản
Đại học và giáo dục chuyên nghiệp ấn hành năm 1990 Giáo trình: “Nghiệp
vụ lưu trữ cơ bản” do PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên, nhà xuất bản Hà Nội,
năm 2006, cuốn: “Giáo trình lưu trữ” do Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội
(nay là Đại học Nội vụ Hà Nội) biên soạn và cuốn “Giáo trình lý luận vàphương pháp công tác lưu trữ” do GVC.TS Chu Thị Hậu chủ biên, nhà xuất
Trang 9bản Lao Động Hà Nội, năm 2016 Trong các giáo trình trên đều có một phầnhoặc một chương nói về TCKTSDTLLT.
Ngoài ra, trên tạp chí chuyên ngành cũng có một số bài viết nghiêncứu, trao đổi có liên quan đến vấn đề này Một số bài viết đăng trên tạp chí
Văn thư - Lưu trữ Việt Nam đề cập đến TCKTSDTLLT bao gồm: “Phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” của tác
giả Lưu Văn Phòng, tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 1/2010; “Quản lý
và khai thác, sử dụng tài liệu nghe nhìn phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại trong thời kỳ đổi mới và hội nhập” của tác giả Nguyễn Anh Thư, tạp chí Văn
thư - Lưu trữ Việt Nam số 6/2010; “Tài liệu lưu trữ của Việt Nam – vấn đề
tiếp cận và khai thác sử dụng để nghiên cứu khoa học” của PGS Nguyễn Văn
Hàm, tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 4/2014; “ Hoàn thiện chính sách
công về sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam”, tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt
Nam số 2/2016; “Vài suy nghĩ nhỏ về tư duy trong công bố, tổ chức khai thác
và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Văn Kết, tạp chí Văn thư –
Lưu trữ Việt Nam số 3/2016; “Nghiên cứu về công bố, giới thiệu tài liệu lưu
trữ ở Việt Nam trong những năm qua” của PGS Nguyễn Văn Hàm (Đại học
Khoa học xã hội và nhân văn), tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 4/2016
và các bài viết khác Tuy nhiên, hầu hết các bài viết chỉ tập trung nghiên cứu
về mặt lý luận chung của TCKTSDTLLT, chỉ có một số bài viết đề cập đến
cơ quan cụ thể như:“Vài nét về hoạt động khai thác sử dụng tài liệu khoa học
kỹ thuật tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của tác giả Lê Thị Lý, tạp chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 6/2010
Một số các luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp về TCKTSDTLLT
như khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các
công trình thủy lợi tại lưu trữ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của
Nguyễn Thị Phương Huyền, Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, năm 2007
đã giúp tôi giảm thiểu thời gian tìm kiếm những tài liệu tham khảo liên quan
Trang 10đến khóa luận của mình Hay luận văn với đề tài: “Tổ chức quản lý và phục
vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai tại Thái Bình” của Bùi Thị
Liễu, Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, năm 2014 Luận văn này đã trìnhbày thực tế việc tổ chức quản lý và khai thác sử dụng TLLT đất đai ở TháiBình Nội dung luận văn rất sát với đề tài của tôi Ngoài ra, tôi còn tham khảomột số luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của học viên, sinh viên khoa họcngành Lưu trữ của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoahọc xã hội và nhân văn đề cập đến vấn đề này như:
Đề tài: “Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Bộ Công thươngphục vụ hoạt động quản lý nhà nước về năng lượng” Khóa luận Trần Thị Nụ,năm 2008
Đề tài: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Văn phòngChính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ” Luận vănthạc sĩ của Nguyễn Thị Lan Hương, năm 2013
Đề tài: “Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việcquản lý nhà nước về nông nghiệp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn” Khóa luận tốt nghiệp đại học của Đinh Thị Vân Anh, năm 2013
Đề tài: “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tácquản lý đất đai tại Tổng cục quản lý đất đai Bộ Tài nguyên và Môi trường”Luận văn thạc sĩ khoa học của Nguyễn Thị Thùy Dương, năm 2014
Nhìn chung, các khóa luận, luận văn thạc sĩ, các bài viết trên tạp chíchuyên ngành….đã đề cập khá cụ thể và chi tiết về TCKTSDTLLT ở nhiều
cơ quan, nhiều lĩnh vực nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu vềTCKTSDTLLT phục vụ CTPCTTBL Trong quá trình triển khai đề tài, tôi đãtham khảo và kế thừa nội dung về mặt lý luận chung của công tác này nhưngkhông trùng lặp với bất kỳ công trình nghiên cứu nào trước đây
3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Khóa luận của tôi đặt ra và giải quyết hai mục tiêu chính sau:
Trang 11Thứ nhất: Hệ thống một số vấn đề lý luận cơ bản về TCKTSDTLLT Thứ hai: Khảo sát, đánh giá tình hình TCKTSDTLLT tại BNN&PTNTphục vụ CTPCTTBL.
Thứ ba: Nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất góp phần nâng cao hiệuquả TCKTSDTLLT phục vụ PCTTBL tại BNN&PTNT
4 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện các mục tiêu nêu trên, khóa luận của tôi tập trung đặt ra
và giải quyết những nhiệm vụ sau:
Một là, hệ thống và phân tích một số vấn đề lý luận về TCKTSDTLLT; Hai là, nghiên cứu nội dung CTPCTTBL;
Ba là, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
BNN&PTNT;
Bốn là, khảo sát, phân tích giá trị TLLT hình thành trong CTPCTTBL Năm là, tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức khoa học tài liệu, bảo
quản và TCKTSDTLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL tại BNN&PTNT
Sáu là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tiễn, tôi xin đưa ra
một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả việc TCKTSDTLLT phục vụCTPCTTBL tại BNN&PTNT
5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài
+ Hệ thống lý thuyết về TCKTSDTLLT;
+ Khối lượng, thành phần, đặc điểm, nội dung và ý nghĩa của TLLT cógiá trị phục vụ CTPCTTBL đang bảo quản tại kho lưu trữ BNN&PTNT;
+ Tình hình TCKTSDTLLT để phục vụ PCTTBL tại BNN&PTNT
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài tìm hiểu về công tác lưu trữ của BNN&PTNT Bên cạnh đó, đềtài còn đi sâu vào nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ để phục vụ CTPCTTBL Phạm vi khảo sát là
Trang 12tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn giai đoạn năm 2014 đến nay.
6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của phép duy vậtbiện chứng, duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác - Lênin, tư tưởng Hồ ChíMinh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở cho nhận thức khoa học, giúpngười nghiên cứu có sự so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cáchbiện chứng Từ đó sẽ có cách nhìn vấn đề một cách đa chiều, toàn diện hơn, là
cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra
Phương pháp khảo sát thực tế: vận dụng phương pháp này khi tiến hànhkhảo sát, đánh giá thành phần, nội dung khối tài liệu có giá trị phục vụCTPCTTBL tại BNN&PTNT; khảo sát tình hình TCKTSDTLLT phục vụCTPCTTBL tại Bộ
Phương pháp mô tả, thống kê: vận dụng khi tiến hành thống kê các vănbản liên quan đến TCKTSDTLLT của BNN&PTNT từ trước đến nay
Phương pháp hệ thống: vận dụng khi tiến hành tổng hợp những vấn đề
lý luận và thực tiễn của TCKTSDTLLT, đánh giá giá trị của các TLLT phục
vụ CTPCTTBL tại BNN&PTNT
Phương pháp phân tích – tổng hợp: vận dụng khi tiến hành tổng kết,đánh giá về tình hình khai thác, sử dụng khối tài liệu lưu trữ phục vụCTPCTTBL tại BNN&PTNT; đưa ra một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quảviệc TCKTSDTLLT ở BNN&PTNT phục vụ CTPCTTBL
Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kếthợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài
7 Kết cấu của khóa luận
Khóa luận được trình bày theo 3 phần chính:
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẦN NỘI DUNG
Trang 13PHẦN KẾT LUẬN
Phần nội dung gồm 3 chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong chương này, tôi trình bày về lý luận tổ chức khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ trên cơ sở làm rõ khái niệm về tài liệu lưu trữ nhằm giới thiệukiến thức nền tảng và để có thể hiểu các thuật ngữ trên một cách thống nhấttrong phạm vi khóa luận này
Chương 2 Thực trạng việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phục vụ công tác phòng chống thiên tai, bão lụt
Nội dung chương này, tôi giới thiệu khái quát về cơ quan Bộ, tổ chức
bộ phận phụ trách công tác lưu trữ của BNN&PTNT; nghiên cứu và đưa rakhái niệm, nội dung, ý nghĩa của CTPCTTBL; tình hình tổ chức khoa học vàbảo quản TLLT của BNN&PTNT Trên cơ sở đó, tìm hiểu, làm rõ thực trạngTCKTSDTLLT của BNN&PTNT phục vụ CTPCTTBL
Chương 3 Nhận xét, đánh giá và một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phục vụ công tác phòng chống thiên tai, bão lụt
Từ kết quả nghiên cứu của chương 2, chương 3 chỉ ra những ưu điểm,hạn chế và nguyên nhân của việc TCKTSDTLLT phục vụ CTPCTTBL tạiBNN&PTNT và đưa ra một số đề xuất phù hợp để nâng cao hiệu quả công tácnày tại cơ quan Bộ
Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn Th.S Phạm Thị Hồng Quyên, người
đã trực tiếp hướng dẫn tôi, cho tôi những góp ý đúng đắn, kịp thời cùng vớitập thể giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đãluôn giúp đỡ, động viên tôi trong suốt quá trình làm khóa luận Đồng thời, tôixin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Bộ, Văn phòng, Phòng Văn thư – Lưu trữBNN&PTNT đã tạo điều kiện tốt cho tôi khi đi tiếp cận thực tế nhằm thu thập
Trang 14tư liệu, tài liệu phục vụ nghiên cứu đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn những
sự giúp đỡ quý báu trên
Do điều kiện thời gian có hạn cũng như hạn chế về kiến thức, kinhnghiệm nghiên cứu của bản thân nên khóa luận này không tránh khỏi nhữngthiếu sót Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cô, bạn bè
để khóa luận được hoàn thiện hơn Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017
Sinh viên
Nguyễn Thị Hằng
Trang 15PHẦN NỘI DUNG Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
1 Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trước tiên, để tạo cơ sở nhận thức một cách đúng đắn và toàn diện cácvấn đề lý luận về TCKTSDTLLT, khóa luận nghiên cứu thống nhất về kháiniệm của TLLT như sau:
2 Khái niệm tài liệu lưu trữ
Quá trình trao đổi thông tin diễn ra như một nhu cầu tất yếu và cùngvới sự phát triển của xã hội loài người, các phương tiện ghi tin và truyền đạtthông tin ngày càng trở nên đa dạng và tiện lợi hơn Một trong số đó là tài liệubằng giấy (hay còn gọi là văn bản) và đây cũng được coi là phương tiện quantrọng nhất
Văn bản, tài liệu được dùng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyềnđạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm khi cầnthiết… Chúng trở thành công cụ để quản lý, điều hành cũng như duy trì hoạtđộng của tất cả các cơ quan, tổ chức Vai trò đó không thể chối bỏ Vì vậy,con người ngày càng ý thức hơn trong việc lưu giữ tài liệu để phục vụ chonhu cầu sử dụng, coi đó như một loại tài sản quý giá và cần được bảo vệ
Cũng từ đó các thuật ngữ như: “tài liệu”, “tài liệu lưu trữ” xuất hiện.Mỗi góc độ khác nhau có các cách hiểu khác nhau về các thuật ngữ này.Chính vì vậy, để có cách hiểu đúng và khoa học, chúng cần được nghiên cứu,trao đổi và thống nhất
Khoản 2 Điều 1 - Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra định nghĩa: “Tàiliệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổchức, cá nhân” Và để cụ thể hơn Luật Lưu trữ cũng liệt kê: “Tài liệu bao gồmvăn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu
Trang 16thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tàiliệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký,bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”
Có thể nói, định nghĩa về “tài liệu” quy định trong Luật Lưu trữ năm
2011 nhìn chung đã khái quát được các đặc điểm cơ bản của tài liệu Qua đó,tạo cơ sở pháp lý cho các văn bản quy phạm liên quan đến công tác lưu trữcủa các ngành, lĩnh vực Đồng thời, giúp chúng ta hiểu thuật ngữ “tài liệu lưutrữ” một cách chính xác
Trước khi Luật Lưu trữ năm 2011 được thông qua có rất nhiều địnhnghĩa về TLLT được đưa ra, điển hình như:
- “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, vănhóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng,kho lưu trữ” [7]
- “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trongtoàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ đểkhai thác, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịchsử….của toàn xã hội” [8]
- “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộkhối tài liệu hình thành qua quá trình của các cơ quan, tổ chức và được bảoquản trong kho lưu trữ” [21]
Sau khi Luật Lưu trữ được ban hành, tại khoản 3 Điều 2 được địnhnghĩa: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ baogồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thìđược thay thế bằng bản sao hợp pháp”
Qua việc phân tích và nhận định các định nghĩa nêu trên trong các văn
Trang 17bản quy định, giáo trình giảng dạy, các công trình của các tác giả nêu trênnhận thấy: các cách giải thích dù không giống nhau nhưng đều thống nhất ởchỗ TLLT có nguồn gốc xuất xứ và phải là những tài liệu có giá trị Hơn thế,hầu hết các định nghĩa đều thể hiện khá đầy đủ và phù hợp với các đặc điểm
cơ bản như: nguồn gốc xuất hiện, vật mang tin, giá trị tài liệu và nơi bảo quản.Tuy nhiên, so với các cách giải thích khác thì cách hiểu tại khoản 3 Điều 2 –Luật Lưu trữ năm 2011 bao quát toàn diện nhất và đây là định nghĩa được sửdụng trong khóa luận này Nó được phát biểu như sau: “Tài liệu lưu trữ là tàiliệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đượclựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trườnghợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”
3 Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
TCKTSDTLLT là một trong những hoạt động nghiệp vụ cơ bản của cơquan lưu trữ nhằm cung cấp cho cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chứcchính trị xã hội, các tổ chức kinh tế hay các cá nhân có nhu cầu trong việc sửdụng thông tin trong TLLT phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa,khoa học và các lợi ích chính đáng khác của công dân Tổ chức được hiểu làlàm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chứcnăng chung nhất định; làm cho thành có trật tự, có nền nếp; làm những gì cầnthiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất [38]
Ngoài ra, một số tài liệu đề cập về tổ chức sử dụng và sử dụng tài liệulưu trữ cụ thể như:
- “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tintài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giảiquyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân” [33]
- “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thôngtin tài liệu lưu trữ để đáp ứng yêu cầu nghiên cứu của độc giả” [8]
Cả hai cách định nghĩa trên chỉ mới đề cập đến việc tổ chức sử dụng
Trang 18hay sử dụng tài liệu lưu trữ Mới đây nhất, tập thể giảng viên tổ bộ môn Lưutrữ thuộc Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội biên soạncuốn: “Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” đã giải thích kháiniệm trên một cách đầy đủ nhất Do đó, trong phạm vi khóa luận này, địnhnghĩa trong giáo trình này sẽ là định nghĩa tôi sử dụng Nó được phát biểunhư sau: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khaithác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầunghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và
cá nhân” Đây là hoạt động của người làm lưu trữ ngay cả khi độc giả chưa cónhu cầu tìm tin, cán bộ lưu trữ sẽ căn cứ vào giá trị của TLLT để tăng nhu cầutìm tin của độc giả Với sự chủ động, cởi mở kết hợp hiện đại hóa trong việcTCKTSDTLLT đã giúp cho độc giả tiếp cận gần hơn, chân thực hơn vớinguồn tài liệu vô cùng giá trị này
4 Mục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
TCKTSDTLLT biến các thông tin quá khứ trong TLLT thành nhữngthông tin tư liệu bổ ích, phục vụ yêu cầu nghiên cứu, phát triển kinh tế, vănhóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử của các cơ quan Đảng, Nhànước, các tổ chức xã hội, các nhà nghiên cứu và mọi công dân có nhu cầukhai thác
Hoạt động này đưa ra cách tiếp cận tốt nhất, thuận lợi nhất và hiện đạinhất để bạn đọc có thể khai thác, sử dụng một cách hiệu quả nhất tài liệu lưutrữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
5 Ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác lưu trữ được định nghĩa là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhànước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tớiviệc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cánhân [20]
Trang 19Có thể nói, TCKTSDTLLT là một trong những công tác quan trọng củacông tác lưu trữ Bởi xét đến cùng, mục đích, nhiệm vụ của công tác lưu trữ làđưa những thông tin giá trị trong TLLT đến được với độc giả và được các độcgiả đón nhận và sử dụng Để thực hiện tốt công tác này đòi hỏi cán bộ, ngườilàm lưu trữ phải nắm được nội dung và thành phần TLLT, phải biết phân tích,tổng hợp và so sánh xử lý các nguồn thông tin để giải quyết những vấn đềkhoa học đặt ra nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhất TLLT
TCKTSDTLLT là một động lực mạnh mẽ thúc đẩy các nghiệp vụ lưutrữ phát triển Nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả càng nhiều, càng phongphú, đa dạng thì buộc hiệu quả thực hiện các công tác như thu thập, phân loại,chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu cho TLLT phải tốt hơn, nângcao và hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu phục vụ Ngoài ra, công tác nàycòn trở thành cơ sở để đánh giá các khâu nghiệp vụ trước đó Khi nhu cầukhai thác của độc giả được đưa đến cán bộ lưu trữ mà việc tra tìm tài liệu, hồ
sơ đó khó khăn Điều đó có nghĩa, khâu tổ chức tài liệu chưa khoa học, côngtác xây dựng công cụ tra cứu làm chưa tốt Hay thậm chí, độc giả mất rấtnhiều thời gian tra tìm mà không tìm được tài liệu nào có giá trị, hồ sơ nàoliên quan đến vấn đề mình nghiên cứu Nguyên nhân là do công tác thu thập,
bổ sung chưa được thực hiện triệt để cũng như việc xác định giá trị tài liệucòn nhiều hạn chế Từ thực trạng như vậy, các cán bộ lưu trữ nghiên cứu, đưa
ra các biện pháp khắc phục, thúc đẩy thực hiện các khâu nghiệp vụ trước đó
TCKTSDTLLT sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian,công sức và kinh phí cho Nhà nước và nhân dân Nói cách khác, thực hiện tốtcông tác này các thông tin có giá trị trong TLLT sẽ biến thành của cải vậtchất, nâng cao đời sống tinh thần và văn hóa cho nhân dân
TCKTSDTLLT là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân,tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ, mang lại lợi ích thiết thực cho xãhội, cho các kho lưu trữ Thông qua các hình thức phong phú về sử dụng tài
Trang 20liệu lưu trữ, mọi cơ quan, tổ chức, công dân thấy được vị trí và tầm quantrọng của các kho lưu trữ; qua đó, mọi người sẽ ý thức được trách nhiệm vànghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
6 Quy định của pháp luật hiện nay về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
TCKTSDTLLT là một trong những khâu nghiệp vụ nhận được nhiều sựquan tâm từ phía các cơ quan quản lý nhà nước và độc giả trong thời gian gầnđây Ở nước ta, vấn đề này cũng đã được quy định: “Bảo vệ và phát huy giátrị của tài liệu lưu trữ” [15] trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Có thểkhái quát các quy định đó ở các khía cạnh sau đây:
7 Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Vấn đề này đã được quy định về mặt nguyên tắc trong một số văn bản.Đầu tiên phải kể đến Luật lưu trữ năm 2011, tại điểm a, khoản 3 Điều 29 quyđịnh cơ quan, tổ chức lưu trữ có trách nhiệm: “Chủ động giới thiệu tài liệu lưutrữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếpquản lý” và điều 31: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định củaLuật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sửdụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình.”
8 Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ
Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức và công dân đối với việc sửdụng TLLT là một trong những vấn đề cơ bản nhất cần phải được điều chỉnhbằng luật pháp Tại khoản 1 Điều 29 – Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy địnhrõ: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụcông tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác” Vềnghĩa vụ đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ, khoản 2 Điều 29 đã quy định:
“Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài
Trang 21liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, tríchdẫn tài liệu lưu trữ; Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi íchhợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theoquy định của pháp luật; Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quychế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác củapháp luật có liên quan” Ngoài ra, quyền và nghĩa vụ trong sử dụng TLLT củanước ta còn quy định về việc người nước ngoài được phép sử dụng tài liệu lưutrữ trong các cơ quan lưu trữ lịch sử của Việt Nam và họ phải thực hiện đúng
và đầy đủ những quy định của Việt Nam về công bố, sử dụng TLLT
9 Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng TLLT là một trong những vấn
đề chủ yếu nhất của quản lý trong lĩnh vực tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ.Vấn đề này liên quan đến hầu hết các cơ quan, tổ chức ở các ngành, các cấp,liên quan đến việc bảo vệ các bí mật quốc gia Tuy vậy, nó lại chỉ được quyđịnh chung chung tại điều 31, Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “Người đứngđầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác củapháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơquan của cơ quan, tổ chức mình.”
10 Quy định về hình thức tổ chức sử dụng tài liệu
Việc tổ chức và áp dụng các hình thức phục vụ sử dụng TLLT khôngchỉ đơn thuần là vấn đề chuyên môn nghiệp vụ mà đó còn là vấn đề của hoạtđộng quản lý Hiện nay, tại điều 32, Luật Lưu trữ năm 2011 đã cụ thể hóa cáchình thức sử dụng TLLT bao gồm: “Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưutrữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Giới thiệu tài liệu lưutrữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm,trưng bày tài liệu lưu trữ; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiêncứu; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.” Như vậy, với các
Trang 22hình thức này các cơ quan lưu trữ sẽ căn cứ vào điều kiện thực tế của cơ quan
mà áp dụng những hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho phù hợp
11 Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ
Có một thực tế, trong một kho lưu trữ, đặc biệt là các lưu trữ lịch sửbảo quản khá nhiều phông hay khối phông của các cơ quan, tổ chức trong cácgiai đoạn lịch sử khác nhau Xét về phạm vi sử dụng, trong đó, có nhóm tàiliệu thuộc diện sử dụng rộng rãi nhưng có nhóm tài liệu thuộc diện hạn chếtiếp cận gồm có: tài liệu bí mật nhà nước, tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài liệu bị
hư hỏng hay có nguy cơ hư hỏng Trong pháp luật lưu trữ nước ta cũng đãquy định về một số nguyên tắc và chế độ sử dụng TLLT thuộc diện như đãnêu trên Cụ thể tại điều 30, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:
1) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệuthuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấuchỉ các mức độ mật
2) Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ cácmức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnhhưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơquan, tổ chức, cá nhân;
b) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưađược tu bổ, phục chế;
c) Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ
Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp vớiđiều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ
Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữthuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng
3) Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấuchỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí
Trang 235) Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể
từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định củaChính phủ
6) Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi quy định tại điểm ckhoản 4 và khoản 5 Điều này có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyếtđịnh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
7) Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấychứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tácthì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi côngtác
Ngoài những quy định đã nêu trên, trong các văn bản quy phạm phápluật về lưu trữ còn quy định một số nội dung khác về khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ như vấn đề mang tài liệu ra nước ngoài hay lệ phí khai thác sửdụng tài liệu
Với những quy định như vậy đã góp phần quan trọng cho các cơ quanlưu trữ tài liệu trong việc thực thi nhiệm vụ của mình, đặc biệt là nhiệm vụcông bố và phục vụ khai thác sử dụng TLLT, tránh được tình trạng tài liệu bịđóng kín trong kho lưu trữ không được đưa ra khai thác; hoặc tình trạng chokhai thác quá sớm các tài liệu lưu trữ mật, tài liệu cá nhân, hoặc sử dụng ồ ạt
Trang 24các tài liệu lưu trữ quý hiếm,… Tất cả những tình trạng trên được khắc phụcđáng kể trong quá trình khai thác và sử dụng TLLT, góp phần đưa nhiệm vụTCKTSDTLLT của các cơ quan lưu trữ đạt kết quả cao Đồng thời, điều đócòn góp phần quan trọng vào việc khẳng định vị trí đặc biệt quan trọng củaTLLT đối với mọi mặt đời sống kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội,… của đấtnước.
12 Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Có thể khẳng định, TLLT là một trong những nguồn di sản văn hóa cógiá trị đặc biệt của mỗi dân tộc TLLT chỉ thật sự phát huy giá trị khi đượckhai thác, sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xãhội Xác định được tầm quan trọng của TLLT, ngày 02 tháng 3 năm 2007,Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăngcường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, theo đó yêu cầu TLLT phảiđược bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu khaithác, sử dụng của xã hội
Để đáp ứng nhu cầu dùng tin hiện nay của độc giả, hiện nay áp dụngcác hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu bao gồm: Tổ chức sử dụngtài liệu tại phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ, cấp chứng thực lưutrữ, triển lãm tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo, công bốtài liệu lưu trữ, cho mượn tài liệu lưu trữ, biên soạn sách chuyên khảo, xâydựng các bộ phim, tập ảnh chuyên đề, tổ chức tham quan các cơ quan lưu trữ.Ngoài ra, ở một số lưu trữ còn áp dụng các hình thức như: cung cấp thông timlưu trữ qua mạng nội bộ và mạng toàn cầu, cung cấp thông tin lưu trữ qua hợpđồng
Hình thức để khai thác và sử dụng tài liệu thực sự rất phong phú và đadạng Tuy vậy, mỗi hình thức đều có những ưu điểm, hạn chế và phương pháp
tổ chức riêng Vì vậy, các Lưu trữ cần căn cứ vào những điều kiện cụ thể của
cơ quan mà lựa chọn những hình thức phù hợp nhằm đem lại hiệu quả cao
Trang 25Dưới đây là một số hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữphổ biến:
13 Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
TCKTSDTLLT tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếuđược áp dụng phổ biến trong các Lưu trữ lịch sử Hình thức này mang lạinhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ Tại đây, độc giả có thể nghiêncứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm vớinhiều độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu thamkhảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết Cơ quan lưu trữ có điều kiện
để phục vụ được đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều TLLT liênquan đến các chủ để nghiên cứu của họ; dễ theo dõi, nắm bắt, thu nhận đượcnhiều ý kiến của độc giả để cải tiến công tác phục vụ độc giả; có điều kiệnbảo vệ an toàn TLLT, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu… Các Lưu trữlịch sử đang ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệucủa các phông tài liệu lưu trữ để có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng,đưa ra phục vụ độc giả tại phòng đọc
14 Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ
Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là một việc làm thườngxuyên của Lưu trữ lịch sử Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp
lý do Lưu trữ lịch sử cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xácnhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo kýhiệu tra tìm tài liệu đó Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xácminh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phảidựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng
15 Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin truyền thông
Thông báo TLLT là một hình thức sử dụng tài liệu mang tính chủ động
Trang 26và được áp dụng chủ yếu trong các lưu trữ lịch sử Mục đích của công việcnày là giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, cá nhân các tài liệu hiện đang bảoquản trong kho lưu trữ Thông qua hình thức này người nghiên cứu nắm đượcthành phần và nội dung tài liệu đang bảo quản tại cơ quan lưu trữ, từ đó chủđộng sử dụng, nghiên cứu để phục vụ công tác.
16 Công bố tài liệu lưu trữ (xuất bản phẩm)
Mục đích xuất bản ấn phẩm TLLT là làm sáng tỏ những sự kiện, hiệntượng, lịch sử và những nhân vật tiêu biểu của dân tộc qua các thời kỳ khácnhau Đặc biệt là sự công bố các tài liệu của Đảng, Nhà nước, các tài liệu củachủ tịch Hồ Chí Minh có thể làm rõ đường lối chính sách của cách mạng nước
ta qua từng thời kỳ, góp phần làm phong phú thêm hệ thống lý luận cáchmạng thế giới
17 Biên soạn, xuất bản sách chuyên đề
Biên soạn, xuất bản sách chuyên đề để giới thiệu TLLT Những cuốnsách này giúp cho độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh nhất theochuyên đề mà mình cần khai thác
18 Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
Đây là một hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ đa dạng, có ảnh hưởngsâu rộng đến xã hội Với hình thức này có thể giới thiệu cùng một lúc nhiềuloại hình TLLT khác nhau đến nhiều đối tượng công chúng
Ngoài ra, còn có thêm một số các hình thức khác như: Cho mượn tàiliệu lưu trữ; xây dựng phim, ảnh, băng, đĩa, sưu tập ảnh theo chuyên đề; tổchức hội thảo, tham quan các cơ quan lưu trữ; cung cấp thông tin lưu trữ quahợp đồng; cung cấp các dịch vụ lưu trữ…
Tuy nhiên, các hình thức đã và đang ứng dụng chưa tương xứng vớitiềm năng của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, chưa đáp ứng được nhu cầuthông tin của nhiều loại đối tượng khác nhau trong xu thế toàn cầu hóa
Trang 27TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Trong chương này, tôi trình bày về lý luận tổ chức khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ trên cơ sở làm rõ khái niệm về tài liệu lưu trữ nhằm giới thiệukiến thức nền tảng và để có thể hiểu các thuật ngữ trên một cách thống nhấttrong phạm vi khóa luận này
Trang 28Chương 2 THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO LỤT
2 Khái quát về BNN&PTNT và bộ phận lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
2.1.1 Lịch sử hình thành của BNN&PTNT
BNN&PTNT là cơ quan của Chính phủ Việt Nam, thực hiện chức năngquản lý nhà nước về nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy lợi và pháttriển nông thôn trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công vàthực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp cóvốn nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật
Tiền thân của BNN&PTNT là Bộ Canh nông, thành lập ngày 14 tháng
11 năm 1945, trên cơ sở Nha Nông-Mục-Thủy lâm thuộc Bộ Kinh tế quốcgia Bộ trưởng đầu tiên là ông Cù Huy Cận
Sau khi kiểm soát hoàn toàn miền Bắc, tháng 2 năm 1955, chính phủViệt Nam Dân chủ Cộng hòa thành lập Bộ Nông lâm, thay cho Bộ Canh nông
cũ Đến cuối năm 1960 tách Bộ Nông lâm thành 4 tổ chức: Bộ Nôngnghiệp, Bộ Nông trường, Tổng cục Thủy sản và Tổng cục Lâm nghiệp Đếntháng 12 năm 1969, Bộ Lương thực và Thực phẩm được thành lập trên cơ sởhợp nhất Tổng cục Lương thực với ngành Công nghiệp chế biến thực phẩmtách từ Bộ Công nghiệp nhẹ ra Bộ trưởng đầu tiên là ông Ngô Minh Loan
Ngày 1 tháng 4 năm 1971, Ủy ban Thường vụ Quốc hội Việt Nam Dânchủ Cộng hòa phê chuẩn việc thành lập Ủy ban Nông nghiệp Trung ương trên
cơ sở hợp nhất Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường và Ban quản lý hợp tác xãsản xuất nông nghiệp
Năm 1976, Ủy ban Nông nghiệp Trung ương được đổi tên lại thành BộNông nghiệp với Bộ trưởng là ông Võ Thúc Đồng Đồng thời, Bộ Hải
Trang 29sản cũng được thành lập trên cơ sở của Tổng cục Thủy sản, do Phó thủtướng Võ Chí Công kiêm Bộ trưởng; và Bộ Lâm nghiệp được thành lập trên
cơ sở của Tổng cục Lâm nghiệp, do ông Hoàng Văn Kiểu làm Bộ trưởng
Tháng 1 năm 1981, Bộ Lương thực và Thực phẩm giải thể, thành lập 2
Bộ mới là Bộ Lương thực và Bộ Công nghiệp Thực phẩm Đến tháng 7 cùngnăm, Bộ Thủy sản được thành lập trên cơ sở Bộ Hải sản
Ngày 16 tháng 2 năm 1987, Hội đồng Nhà nước ra Nghị quyết số: 782NQ/ HĐNN 7 về việc thành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thựcphẩm trên cơ sở sáp nhập 3 Bộ: Nông nghiệp, Lương thực và Công nghiệpthực phẩm
Từ ngày 3 tháng 10 đến ngày 28 tháng 10 năm 1995, tại kỳ họp thứ 8của Quốc hội khoá 9 thông qua Nghị định về việc thành lập BNN&PTNT trên
cơ sở hợp nhất 3 Bộ: Bộ Lâm nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thựcphẩm và Bộ Thủy lợi
Ngày 31 tháng 7 năm 2007, Quốc hội Việt Nam ra Nghị quyết nhập BộThủy sản vào BNN&PTNT
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Mới đây nhất, ngày 17 tháng 02 năm 2017 Chính phủ ban hành Nghịđịnh số: 15/2017/NĐ-CP Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn như sau:
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1 Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự
án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảonghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luậthàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các nghị quyết, cơ chế, chính sách, dự
án, đề án, văn bản quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Bộ theo phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ
Trang 302 Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kếhoạch phát triển dài hạn, trung hạn, hàng năm và các dự án, công trình quantrọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý.
3 Trình Thủ tướng Chính phủ các dự thảo quyết định, chỉ thị và cácvăn bản khác thuộc thẩm quyền ban hành của Thủ tướng Chính phủ
4 Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển ngành, lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo phân cấp và ủy quyền của Chính phủ,Thủ tướng Chính phủ
5 Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia,quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩnquốc gia về quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộtheo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bảnđó
6 Công bố, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá, tổng hợpbáo cáo và chịu trách nhiệm thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quyhoạch, kế hoạch đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các ngành, lĩnh vực thuộc phạm
vi quản lý nhà nước của Bộ
7 Kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do các Bộ, Hội đồng nhândân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành có liênquan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; nếu pháthuy những quy định do các cơ quan đó ban hành có dấu hiệu trái với các vănbản quy phạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý thì xử lý theoquy định của pháp luật
8 Thực hiện các nhiệm vụ thuộc các ngành và lĩnh vực bao gồm:Trồng trọt và bảo vệ thực vật; chăn nuôi và thú y; thủy sản; diêm nghiệp; lâmnghiệp; thủy lợi; phòng chống thiên tai; phát triển nông thôn; an toàn thựcphẩm nông, lâm thủy sản và muối; quản lý chất lượng đối với giống, vật tư,
Trang 31sản phẩm nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản và công trình thủy lợi, đê điều;bảo quản, chế biến, vận chuyển nông, lâm, thủy sản và muối; thương mạinông sản; quản lý đầu tư, đầu tư xây dựng; doanh nghiệp, hợp tác xã và cácloại hình kinh tế tập thể, tư nhân khác; quản lý dự trữ quốc gia về giống câytrồng, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y và hàng hóa khác theo phân côngcủa Chính phủ; khuyến nông; bảo vệ môi trường, biến đổi khí hậu và đa dạngsinh học.
9 Chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động xúc tiến đầu
tư các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ
10 Kiểm định kỹ thuật an toàn các máy, thiết bị, vật tư, các chất đòihỏi nghiêm ngặt về an toàn lao động trong các hoạt động thuộc các ngành,lĩnh vực quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật
11 Thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập kinh tế quốc tế trong cácngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định củapháp luật
12 Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chínhcủa Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước
đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; đề xuất hoặc quyết định theo thẩmquyền việc thực hiện phân cấp quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực cho chínhquyền địa phương
13 Quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công
14 Thực hiện nhiệm vụ quản lý đối với hội, tổ chức phi Chính phủhoạt động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theoquy định của pháp luật
15 Thực hiện nhiệm vụ quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế côngchức, vị trí việc làm, số lượng viên chức, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng,quản lý, sử dụng, chế độ tiền lương, thi đua, khen thưởng, kỷ luật và các chế
độ, chính sách khác đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động
Trang 32thuộc diện Bộ quản lý và thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quyđịnh của pháp luật.
16 Thanh tra, kiểm tra; tiếp công dân; giải quyết khiếu nại, tố cáo;phòng chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý các hành vi vi phạm pháp luậtliên quan đến ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật
17 Thực hiện nhiệm vụ quản lý về phát triển và ứng dụng công nghệthông tin, viễn thám, thống kê thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ quyđịnh tại Luật công nghệ thông tin, Luật thống kê và theo quy định của phápluật
18 Quản lý tài chính, tài sản và nguồn lực khác được giao và tổ chứcthực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật
19 Thường trực quốc gia về công tác phòng chống thiên tai; kế hoạchbảo vệ và phát triển rừng; xây dựng nông thôn mới; chống sa mạc hóa; quản
lý buôn bán quốc tế các loài động, thực vật hoang dã nguy cấp quý hiếm;phòng chống dịch bệnh gia súc, gia cầm theo quy định của pháp luật
20 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủtướng Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật
Trang 3311 Cục Bảo vệ thực vật
12 Cục Chăn nuôi
13 Cục Thú y
14 Cục Quản lý xây dựng công trình
15 Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn
16 Cục quản lý Chất lượng nông lâm sản và thủy sản
17 Cục Chế biến và Phát triển thị trường Nông sản
18 Tổng cục Lâm nghiệp
19 Tổng cục Thủy sản
20 Tổng cục Thủy lợi
21 Tổng cục Phòng chống thiên tai
22 Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn
23 Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn I
24 Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn II
25 Trung tâm Tin học và thống kê
26 Báo Nông nghiệp Việt Nam
27 Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn xem tại Phụ lục 1)
2.1.3 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Mới đây nhất, ngày 29/4, Văn phòng Bộ đã tổ chức lễ công bố Quyết
định số: 1368/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/4/2016 của Bộ trưởng Bộ Nôngnghiệp và Phát triển nông thôn về việc thành lập Phòng Văn thư – Lưu trữtrên cơ sở tổ chức lại Phòng Lưu trữ và Bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hànhchính, Văn phòng Bộ Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ đã ban hành Quyết định:468/QĐ-VP ngày 28 tháng 04 năm 2016 quyết định quy định chức năngnhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Phòng Văn Thư- Lưu trữ cụ thể như sau:
Trang 342.1.3.1 Vị trí và chức năng
Phòng Văn thư – Lưu trữ là đơn vị thuộc Văn Phòng Bộ, có chức nănggiúp Chánh Văn Phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác lưu trữcủa các vụ, văn phòng, thanh tra, cục tổng cục và các tổ chức tương đương,các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Bộ, các Văn Phòng Bộ
2.1.3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
1 Giúp Chánh văn Phòng Bộ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
a Xây dựng, trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ;
b Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của phápluật và của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ;
c Xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, quyhoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ;
d Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, sáng kiến vào côngtác văn thư, lưu trữ;
đ Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho côngchức viên chức Bộ;
e Thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ và báo cáo thống
kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định;
g Quản lý máy photocopy thuộc nhiệm vụ của Văn phòng Bộ;
h Xây dựng kế hoạch và thực hiện mua báo, tạp chí theo quy định;
i Thực hiện sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng về công tác văn thư,lưu trữ
2 Thực hiện công tác văn thư
a Quản lý văn bản đi, văn bản đến;
b Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản;
c Quản lý, sử dụng con dấu của Bộ, Văn Phòng Bộ và các loại con dấu
Trang 353 Thực hiện công tác lưu trữ
a Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
b Quản lý tài liệu điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử;
c Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực hiện các thủ tục tiêuhủy tài liệu hết giá trị;
d Bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu;
đ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
e Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữquốc gia;
g Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác vănthư, lưu trữ;
4 Công tác khác
a Thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệmtrong thực thi công vụ theo quy định của pháp luật; thực hiện ứng dụng côngnghệ thông tin, cải cách hành chính trong lĩnh vực công tác thuộc nhiệm vụcủa phòng
b Quản lý, sử dụng các nguồn lực được trang bị để thực hiện nhiệm vụcủa phòng theo quy định
c Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện dự toán kinh phí hằng năm theo quyđịnh
d Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng giao
Trang 363 Khái quát công tác phòng chống thiên tai, bão lụt
2 Một số khái niệm
BĐKH toàn cầu ngày càng phức tạp và khốc liệt Việt Nam, với khíhậu nhiệt đới gió mùa và nằm ở 01 trong 05 ổ bão lớn của thế giới đó là ổ bãoTây Thái Bình Dương, hàng năm phải đối mặt với nhiều loại hình thiên taithường xuyên xảy ra như áp thấp nhiệt đới, bão, lũ, lũ quét, lũ bùn đá, ngậplụt, sạt lở đất, hạn hán, cháy rừng, xâm nhập mặn, nước dâng do bão…ViệtNam còn chịu tác động của các yếu tố thiên tai khác như động đất, rét đậm,rét hại, sương muối, sa mạc hóa các vùng cát ven biển, các vùng cát xâm lấndiện tích canh tác và khu dân cư … Trong báo cáo công bố năm 2012 tạiNew York (Hoa Kỳ) Chương trình Sáng kiến về tính dễ tổn thương do khíhậu do tổ chức quốc tế DARA International và Diễn đàn các nước dễ bị tổnthương vì Biến đổi khí hậu CVF (Climate Vulnerable Forum) tại Việt Nam,biến đổi khí hậu ước tính đã làm thiệt hại 5% GDP, tương đương với 15 tỉUSD mỗi năm Nếu không có những biện pháp giải quyết hiệu quả, những tácđộng của biến đổi khí hậu sẽ khiến Việt Nam tổn thất nhiều hơn (11% GDPvào năm 2030) Nước biển dâng làm Việt Nam thiệt hại ước tính 4 tỉ USD.Hàng năm, biến đổi khí hậu làm chi phí năng suất lao động thiệt hại 8 tỉ USD,ngành ngư nghiệp 1.5 tỉ USD, ngành nông nghiệp 0.5 tỉ USD, lũ lụt và lở đất
200 triệu USD và 150 triệu USD chi phí hạ nhiệt phát sinh khi nhiệt độ tănglên Trong khi đó chỉ riêng năm 2012, thiệt hại do thiên tai gây ra ước tínhhơn 7.000 tỷ đồng trong khi số người chết, mất tích, và bị thương là hơn 700người; hơn 100.000 ngôi nhà bị hư hỏng, cuốn trôi; hơn 80.000 ha lúa và hoamàu bị mất trắng; gần 300.000 ha lúa và hoa màu bị ngập, hư hỏng – theo báocáo của Tổng cục Thống kê đưa ra cuối năm 2012 Trong hơn 30 năm qua tạiViệt Nam, bình quân mỗi năm, thiên tai đã làm chết và mất tích khoảng 500người, bị thương hàng nghìn người, thiệt hại về kinh tế từ 1,0 - 1,5% GDP
Chỉ năm năm gần đây, mỗi năm thiên tai làm chết khoảng 500 người,
Trang 37gây thiệt hại 14.500 tỷ đồng, tương đương 1,2% GDP cả nước.
Hàng năm Chính Phủ đã tập trung nguồn lực lớn cho công tác phòngchống lụt bão, phòng tránh thiên tai và tìm kiếm cứu nạn
Theo khoản 1 Điều 3 - Luật Phòng chống thiên tai 2013 giải thích:
“Thiên tai là hiện tượng tự nhiên bất thường có thể gây thiệt hại vềngười, tài sản, môi trường, điều kiện sống và các hoạt động kinh tế - xã hội,bao gồm: bão, áp thấp nhiệt đới, lốc, sét, mưa lớn, lũ, lũ quét, ngập lụt, sạt lởđất do mưa lũ hoặc dòng chảy, sụt lún đất do mưa lũ hoặc dòng chảy, nướcdâng, xâm nhập mặn, nắng nóng, hạn hán, rét hại, mưa đá, sương muối, độngđất, sóng thần và các loại thiên tai khác”
“Bão là xoáy thuận quy mô synop (500−1000 km) không có front, pháttriển trên miền biển nhiệt đới hay cận nhiệt đới ở mực bất kỳ và có hoàn lưuxác định Trong không gian ba chiều, bão là một cột xoáy khổng lồ, ở tầngthấp (khoảng 0−3 km) không khí nóng ẩm chuyển động xoắn trôn ốc ngượcchiều kim đồng hồ (ở Bắc Bán Cầu) hội tụ vào tâm, chuyển động thẳng đứnglên trên trong thành mắt bão và tỏa ra ngoài ở trên đỉnh theo chiều ngược lại
Ở chính giữa trung tâm của cơn bão không khí chuyển động giáng xuống, tạonên vùng quang mây ở mắt bão”[24]
“Lụt là hiện tượng ngập nước của một vùng lãnh thổ do lũ gây ra Lụt
có thể do lũ lớn, nước lũ tràn qua bờ sông, đê hoặc làm vỡ các công trìnhngăn lũ vào các vùng trũng; có thể do nước biển dâng khi gió bão làm trànngập nước vùng ven biển” [39]
Thiên tai, bão lụt đang trở thành một gánh nặng, một thách thức đối với
sự phát triển không chỉ nước ta mà tất cả các quốc gia trên thế giới Chính vìvậy, cần phải tăng cường phòng chống để giảm thiểu thiệt hại xuống thấp nhất
có thể
Khoản 3 Điều 2 – Luật phòng chống thiên tai 2013 giải thích: “Phòngchống thiên tai là quá trình mang tính hệ thống, bao gồm hoạt động phòng
Trang 38ngừa, ứng phó và khắc phục hậu quả thiên tai”.
Như vậy, việc nghiên cứu, tìm hiểu và tiếp tục nhận biết về các hiệntượng thiên tai là vô cùng cần thiết để chủ động hơn trong công tác phòngtránh và giảm nhẹ những thiệt hại do thiên tai gây ra
3 Mục đích quản lý nhà nước về phòng chống thiên tai, bão lụt
Công tác phòng chống, giảm nhẹ và khắc phục hậu quả thiên tai từ lâu
đã được Đảng và Nhà nước ta coi là một trong những nhiệm vụ trọng tâm củachính sách phát triển kinh tế - xã hội, đặc biệt trong bối cảnh biến đổi khí hậuđang đưa đến những tác động nặng nề cho toàn cầu nói chung và cho ViệtNam nói riêng Nghị quyết số 26 NQ/TƯ ngày 5 tháng 8 năm 2008 của Hộinghị lần thứ VII Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam khoá
X về Nông nghiệp, nông dân, nông thôn đã nhấn mạnh mục tiêu "nâng caonăng lực PTGNTT, tìm kiếm cứu nạn; chủ động triển khai một bước các côngtrình giảm thiểu tác hại của biến đổi khí hậu và nước biển dâng " Thủ tướngchính phủ cũng đã chỉ đạo tại quyết định số 172/2007/QĐ-TTg ngày 16 tháng
11 năm 2007 phê duyệt Chiến lược về PTGNTT đến năm 2020
Mục đích của quản lý nhà nước về phòng chống thiên tai, bão lụt vớiviệc huy động mọi nguồn lực để thực hiện có hiệu quả công tác phòng chống
và giảm nhẹ thiên tai nhằm giảm đến mức thấp nhất thiệt hại về người và tàisản, hạn chế sự phá hoại tài nguyên thiên nhiên, môi trường và di sản văn hóa,góp phần quan trọng bảo đảm phát triển bền vững của đất nước, bảo đảmquốc phòng, an ninh
4 Nội dung chủ yếu của CTPCTTBL
Phòng chống thiên tai, bão lụt là một trong những nhiệm vụ trọng yếu
và cấp bách của quốc gia Nhà nước đã luôn chú trọng triển khai công tác đóthông qua các nội dung về phòng ngừa thiên tai, ứng phó với thiên tai và khắcphục hậu quả sau thiên tai như sau:
Trang 394.2.1.1 Hoạt động phòng ngừa thiên tai
Điều 13, mục 1 – Luật phòng chống thiên tai năm 2013 có đề cập nhưsau:
1) Xây dựng, phê duyệt và thực hiện chiến lược, kế hoạch phòngchống thiên tai
2) Lồng ghép nội dung phòng chống thiên tai vào quy hoạch, kế hoạchphát triển kinh tế - xã hội của cả nước, của địa phương và quy hoạch, kếhoạch phát triển ngành
3) Xây dựng chính sách trong lĩnh vực phòng chống thiên tai
4) Xác định, đánh giá, phân vùng rủi ro thiên tai và theo dõi, giám sátthiên tai
5) Quy hoạch vùng dân cư và tổ chức sản xuất thích ứng với thiên tai;
rà soát, có kế hoạch di dời dân cư vùng có rủi ro thiên tai rất cao
6) Xác định cấp độ rủi ro thiên tai
7) Xây dựng và quản lý công trình phòng chống thiên tai
8) Tổ chức, tham gia thông tin, truyền thông và giáo dục về phòngchống thiên tai đối với các cấp, các ngành và cộng đồng
9) Chuẩn bị ứng phó thiên tai, bao gồm:
a) Xây dựng phương án ứng phó với các cấp độ rủi ro thiên tai và loạithiên tai cụ thể;
b) Chuẩn bị về nhân lực, vật tư, phương tiện, trang thiết bị và nhu yếuphẩm phục vụ ứng phó thiên tai;
c) Tổ chức thường trực, cập nhật thông tin diễn biến thiên tai; tổ chức
dự báo, cảnh báo thiên tai;
d) Tổ chức và tham gia tập huấn, huấn luyện, diễn tập kỹ năng phòngchống thiên tai
4.2.1.2 Hoạt động ứng phó thiên tai
Bao gồm các nội dung sau:
Trang 401 Dự báo, cảnh báo, truyền tin về thiên tai;
2 Các cơ quan liên quan chỉ đạo, chỉ huy ứng phó thiên tai theo quyđịnh của Chính phủ;
3 Nghiên cứu, đề ra các biện pháp cơ bản ứng phó phù hợp với từngloại hình thiên tai;
4 Huy động nguồn lực phục vụ hoạt động ứng phó thiên tai
5 Triển khai hoạt động tìm kiếm, cứu nạn trong ứng phó thiên tai
4.2.1.3 Hoạt động khắc phục hậu quả thiên tai
Khoản 1 Điều 30, mục 3 – Luật phòng chống thiên tai năm 2013 quyđịnh:
Hoạt động khắc phục hậu quả thiên tai bao gồm:
a) Tiếp tục triển khai công tác tìm kiếm cứu nạn, cứu trợ, hỗ trợ lươngthực, thực phẩm, thuốc chữa bệnh, nhu yếu phẩm thiết yếu khác và hỗ trợ tâm
lý để ổn định đời sống của người dân;
b) Thống kê, đánh giá thiệt hại do thiên tai gây ra, nhu cầu cứu trợ, hỗtrợ và đề xuất phương án khắc phục hậu quả;
c) Hỗ trợ giống cây trồng, vật nuôi, vật tư, trang thiết bị, nhiên liệuthiết yếu khác để phục hồi sản xuất;
d) Cung ứng vật tư, hàng hóa thiết yếu và thực hiện biện pháp quản lýgiá, bình ổn thị trường;
đ) Thực hiện vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh ở khu vực bịtác động của thiên tai;
e) Sửa chữa, khôi phục, nâng cấp công trình phòng chống thiên tai,giao thông, thông tin, thủy lợi, điện lực, trường học, cơ sở y tế và công trình
hạ tầng công cộng; tổ chức tuyên truyền nâng cao nhận thức và năng lực củacộng đồng về phòng chống thiên tai