THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

MỤC LỤC A. PHÂN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Nông nhiệp và Phát triển nông thôn. 6 1.2.1. Vị trí và chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 17 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tỏ chức của bộ phận lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 18 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng 18 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của phòng Văn thư – Lưu trữ 20 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 23 2.1. Hoạt động quản lý. 23 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 25 2.2.1. Công tác thu thập tài liệu. 25 2.2.2. Công tác phân loại tài liệu. 26 2.2.3. Công tác xác định tài liệu. 26 2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu. 28 2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu. 29 2.2.6. Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. 30 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ. 31 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 31 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu thư của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 31 3.3. Một số khuyến nghị 33 3.3.1. Đối với Bộ Nông nghiệp và Phát triền nông thôn 33 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường. 33 C. PHẦN KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC A PHÂN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN .3 1.1 Lịch sử hình thành .3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Nông nhiệp Phát triển nông thôn .6 1.2.1 Vị trí chức 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 17 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tỏ chức phận lưu trữ Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn 18 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng 18 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức phòng Văn thư – Lưu trữ .20 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 23 2.1 Hoạt động quản lý 23 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 25 2.2.1 Công tác thu thập tài liệu 25 2.2.2 Công tác phân loại tài liệu 26 2.2.3 Công tác xác định tài liệu .26 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 28 2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu 29 2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu .30 CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 31 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 31 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu thư Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn 31 3.3 Một số khuyến nghị 33 3.3.1 Đối với Bộ Nông nghiệp Phát triền nông thôn 33 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường .33 C PHẦN KẾT LUẬN .34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 D PHỤ LỤC A PHÂN MỞ ĐẦU Như biết, công tác lưu trữ lĩnh vực quan trọng nhà nước, bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học yêu cầu cấp bách công dân Công tác lưu trữ có ý nghĩa quan trọng, thiết thực hoạt động trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính thế, việc thực tốt nội dung công tác lưu trữ góp phần vào việc bảo vệ si sản dân tộc, quốc gia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng bảo vệ đất nước Mấy năm gần đây, tình hình cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Trung ương địa phương ngày quan, đoàn thể, tổ chức trọng phát triển Đảng nhà nước ta ban hành hàng loạt văn pháp quy, công văn nhằm hướng dẫn, đạo, tổ chức cách có hệ thống, quan quản lý cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Bên cạnh đó, quan có nhiều đầu tư sở vật chất, trình độ chun mơn cán làm cơng tác lưu trữ…góp phần làm cho cơng tác lưu trữ bước đầu vào nề nếp Công tác lưu trữ giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Đề tài tiểu luận nghiên cứu nhằm đạt mục đích : Khảo sát, đánh giá cơng tác lưu trữ quan cụ thể, Bộ Nơng Nghiệp Phát Triển Nông Thôn Từ kết đạt trình khảo sát đưa đánh giá kiến nghị Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Quá trình nghiên cứu, thực tập phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, cơng tác Lưu trữ làm em thấy quan tâm Cùng với Văn thư, Lưu trữ công tác thiếu đơn vị quản lý nhà nước Trong công việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thành thục hay quan liêu cơng văn giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng? Tài liệu có ý nghĩ lịch sử thực tiễn quan trọng, cung cấp thong tin làm để giải công việc hàng ngày ccas quan đơn vị Công tác lưu trữ quan nhà nước có nhiều bất cập.Q trình xây dựng, quản lý, lưu trữ văn chưa khoa học dẫn đến tình trạng khó khăn khai thác sử dụng tài liệu Với phương châm: “Học đôi với hành”, “Lý luận đôi với thực tiễn” để trang bị kiến thức thực tế cho sinh viên trước trường thực tập chun mơn số quan hành chính, Doanh nghiệp quy định bắt buộc giúp sinh viên áp dụng kiến thức học ngồi ghế nhà trường áp dụng vào thực tiễn Thực tập Phòng Lưu Trữ Bộ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn Trên sở áp dụng lý thuyết học nhà trường hướng dẫn tận tình cán Phòng Lưu Trữ Bộ, em rút nhiều kinh nghiệp quý báu cho thân mối quan hệ đồng nghiệp quan nhiều học quý báu phục vụ cho công việc người làm cơng tác văn phòng tương lai Ngoài nỗ lực thân em có quan tâm giúp đỡ từ phía nhà trường, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt quan tâm giúp đỡ cấp lãnh đạo, cán hướng dẫn chuyên viên phòng tạo điều kiện , truyền đạt cho em kiến thức hội làm việc, tiếp xúc với thực tế để em hoàn thành tốt đợt thực tập theo chương trình nội dung quy định nhà trường Khoa đề Qua báo cáo em muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư - Lưu trữ Bên cạnh em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo Phòng Lưu Trữ Bộ tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức, cán hướng dẫn nghiệp vụ quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đợt kiến tập Trong thời gian thực tập quan, em nhiều bỡ ngỡ nên khơng tránh khỏi thiếu sót sai sót báo cáo Kính mong thầy (cơ) giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy (cô) giáo Khoa Văn Thư – Lưu Trữ lãnh đạo, cán Phòng Lưu Trữ đóng góp bổ sung ý kiến để báo cáo em hoàn thiện đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn ! B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THƠN 1.1 Lịch sử hình thành Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn thành lập từ năm 1995 sở hợp Bộ: Nông nghiệp - Công nghiệp thực phẩm; Lâm nghiệp Thuỷ lợi A.THỜI KỲ TỪ NĂM 1987 ĐẾN NĂM 1995: Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm trước thành lập sở sáp nhập Bộ: Nông nghiệp, Lương thực Công nghiệp thực phẩm Năm 1987, thực chủ trương phát triển nông nghiệp Việt Nam gắn với chế biến, tiêu thụ theo quy trình khép kín từ sản xuất-chế biến-tiêu thụ, Hội đồng Nhà nước có Nghị số 782 NQ HĐNN 7, ngày 16/2/1987 việc thành lập Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm sở sáp nhập Bộ: Nông nghiệp, Lương thực, Công nghiệp thực phẩm Ngày 5/3/1987 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 46-HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm “Bộ Nông Nghiệp Công Nghiệp Thực phẩm Cơ quan Hội đồng trưởng, có trách nhiệm thống quản lý Nhà Nước nông nghiệp, lương thực công nghiệp thực phẩm phạm vi nước, theo đường lối, sách Đảng pháp luật Nhà Nước, bảo đảm nhu cầu lương thực, thực phẩm cho nhân dân, cho quốc phòng, ngun liệu cho cơng nghiệp nông sản xuất khẩu” Bộ Nông nghiệp hình thành phát triển Bộ Canh nông (thành lập ngày 14/11/1945); tháng 2/1955 thành lập Bộ Nông lâm; cuối năm 1960 tách Bộ Nông lâm thành tổ chức: Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường; Tổng cục thuỷ sản Tổng Cục Lâm nghiệp Ngày 1/4/1971, thành lập Uỷ ban Nông nghiệp Trung ương sở sáp nhập Bộ Nông Nghiệp, Bộ Nông trường Ban quản lý hợp tác xã sản xuất nông nghiệp Năm 1976, Uỷ ban đổi tên thành Bộ Nông Nghiệp Bộ Lương thực thành lập theo Nghị ngày 22/1/1981 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Bộ Công nghiệp thực phẩm thành lập theo Nghị 22/1/1981 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Sau thành lập xếp, tổ chức máy Bộ Nơng nghiệp Cơng nghiệp thực phẩm gồm có: - 46 Cục, Vụ, Ban, Văn phòng quản lý nhà nước - 26 viện, Trung tâm nghiên cứu khoa học trực thuộc Bộ - 13 trường quản lý, kỹ thuật công nhân - 53 đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bộ cấp Công ty, Tổng công ty, Liên hiệp xí nghiệp, Xí nghiệp liên hợp (quản lý 400 đơn vị kinh tế sở) - nhà máy, xí nghiệp trực thuộc Bộ Ngày tháng năm 1990, Hội đồng Nhà nước định kiện toàn bước quan Hội đồng Bộ trưởng, giao chức quản lý Nhà nước ngành cao su cho Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm Phê chuẩn giải thể Tổng cục cao su II Bộ Thuỷ lợi: - Ngày 1/7/1994, Chính phủ ban hành Nghị định số 63-CP nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy của.Bộ Thuỷ lợi thay Nghị định số 88-CP ngày 6/3/1979 Nghị định 63-CP xác định: “Bộ Thuỷ lợi quan Chính phủ thực chức quản lý Nhà nước tài nguyên nước (trừ nước nguyên liệu khoáng nước địa nhiệt); quản lý khai thác công trình thuỷ lợi cơng tác phòng chống lụt bão, bảo vệ đê điều nước" Bộ máy tổ chức Bộ thuỷ lợi theo Nghị đinh 63-CP gồm: Tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý Nhà nước, gồm: Vụ Kế hoạch; Vụ Khoa học - kỹ thuật; Vụ Tài - kế tốn Thống kê; Vụ Tổ chức cán bộ; Thanh tra; Vụ hợp tác Quốc tế; Vụ Quản lý xây dựng cơng trình thuỷ lợi; Văn phòng Bộ; Cục Quản lý nước khai thác cơng trình thuỷ lợi; Cục Phòng, chống lụt bão quản lý đê điều Các tổ chức nghiệp: viện Quy hoạch thuỷ lợi; Viện Nghiên cứu khoa học kinh tế thuỷ lợi; Viện Nghiên cứu khoa học thuỷ lợi Nam Bộ (thành lập sở Phân viện Khoa học thuỷ lợi Nam Bộ); Trường Đại học Thuỷ lợi; Trường Bồi dưỡng cán quản lý; Trung tâm Thông tin thuỷ lợi (kể tạp chí thuỷ lợi) Các đơn vị nghiệp khác Bộ trưởng Bộ Thuỷ lợi Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán Chính phủ Bộ có liên quan nghiên cứu, xếp định III Bộ Lâm nghiệp: - Tổng quan từ năm 1976 đến trước năm 1994, Bộ Lâm nghiệp quản lý toàn ngành theo quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn Chính phủ quy định cho Tổng cục Lâm nghiệp - Năm 1976 Quốc hội thống nghị phủ thống thành phần có Bộ Lâm nghiệp thành lập sở Tổng cục Lâm nghiệp - Năm 1991, Quốc hội ban hành luật Bảo vệ Phát triển rừng - Ngày 1/2/1994, Chính phủ ban hành Nghị định số 08CP nhiệm vụ, quyền hạn máy Bộ Lâm nghiệp Vị trí chức Bộ Lâm nghiệp xác định: "Bộ Lâm nghiệp quan Chính phủ, thực chức quản lý Nhà nước quản lý, bảo vệ, xây dựng, phát triển rừng, sử dụng rừng, có trách nhiệm tổ chức thực việc quản lý Nhà nước bảo vệ phát triển rừng theo quy định Luật Bảo vệ phát triển rừng" Tổ chức máy Bộ Lâm nghiệp gồm: - Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý Nhà nước: Vụ Lâm sinh; Vụ Công nghiệp rừng; Cục Kiểm lâm; Vụ Khoa học Công nghệ; Vụ hợp tác quốc tế; Thanh tra Bộ; Vụ Kế hoạch - Thống kê; Vụ Tài - Kế tốn; Vụ Tổ chức - Lao động; Văn phòng Bộ; Thanh tra Bộ - Các tổ chức nghiệp: Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam; Viện Điều tra quy hoạch rừng; Vườn Quốc gia; Trường Đại học Lâm nghiệp; Trường Cán quản lý Lâm nghiệp; Trường Trung học Công nhân có Bộ Lâm nghiệp Ban Tổ chức-cán Chính phủ nghiên cứu xếp trình Thủ tướng Chính phủ định; Tạp chí Lâm nghiệp; Trung tâm kỹ thuật bảo vệ rừng số I, II, III Bộ Lâm nghiệp hình thành phát triển từ Nha Lâm thuộc Bộ Canh nơng (tháng 11/1945); Tổng cục Lâm nghiệp (năm 1960); Bộ Lâm nghiệp thành lập năm 1976 Thời điểm trực thuộc Bộ lâm nghiệp có Trường Công nhân kỹ thuật (dạy nghề lâm nghiệp): Trường CNKT chế biến gỗ (Hà Nam Ninh); Trường CNKT lâm nghiệp TW (Lạng Sơn); Trường CNKT lâm nghiệp TW II (Bình Định); Trường CNXT lâm nghiệp TW III (Bình Dương); Trường CNKT lâm nghiệp TW IV (Phú Thọ); Trường CN khí lâm nghiệp (Hà Nội); Trường Trung học lâm nghiệp I (Quảng Ninh), II (Đồng Nai)và Tây Nguyên (Gia Lai) Về sau hệ thống trường nằm cấu Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn B.THỜI KỲ TỪ NĂM 1995 ĐẾN NAY: Kế thừa phát huy thành tựu 10 năm đổi tổ chức quan hành nhà nước, Chính phủ có định hướng chuyển từ Bộ quản lý đơn ngành sang mơ hình Bộ quản lý nhà nước nhiều ngành, nhiều lĩnh vực có chức gần giống nhau, giảm bớt chồng chéo, chia cắt Bộ để nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước lĩnh vực Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi phát triển nông thôn Từ ngày 3/10-28/10/1995, kỳ họp thứ Quốc hội khoá thông qua Nghị định việc thành lập Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn sở hợp Bộ: Lâm nghiệp, Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm Thuỷ lợi Ngày 01/11/1995, Chính phủ ban hành Nghị định số 73-CP chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Ngày 31 tháng năm 2007, Quốc hội khố XII thơng qua Nghị cấu Chính phủ nhiệm kỳ khố XII, Quốc hội thơng qua việc hợp Bộ Thuỷ sản vào Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thành Bộ Nông nghiệp Phát triển nơng thơn Ngày 03 tháng 01 năm 2008 Chính phủ ban hành Nghị định số: 01/2008/NĐ-CP việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Nghị định số: 199/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 11 năm 2013 quy định vị trí, chức Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Nông nhiệp Phát triển nơng thơn 1.2.1 Vị trí chức Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn quan Chính phủ thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi, phòng, chống thiên tai, phát triển nông thôn; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý theo quy định pháp luật 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức bộ, quan ngang nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm phê duyệt nghị quyết, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn, hàng năm dự án, cơng trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực quản lý Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị văn khác thuộc thẩm quyền ban hành Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý theo phân cấp ủy quyền Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Ban hành thơng tư, định, thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo quy định pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn Cơng bố, đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra, đánh giá, tổng hợp báo cáo chịu trách nhiệm thực chế, sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước bộ; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Kiểm tra văn quy phạm pháp luật bộ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành có liên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước bộ; phát quy định quan ban hành có dấu hiệu trái với văn quy phạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực quản lý xử lý theo quy định pháp luật Về trồng trọt bảo vệ thực vật: a) Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra thực quy hoạch phát triển vùng trồng, sản xuất nơng sản thực phẩm an tồn; kế hoạch sử dụng, bảo vệ cải tạo nâng cao độ phì đất nơng nghiệp; chống xói mòn, sa mạc hóa sạt lở đất; b) Chỉ đạo, hướng dẫn việc sử dụng ngân sách cho chương trình phòng, chống, khắc phục hậu dịch bệnh thực vật; c) Chỉ đạo thực cấu trồng; kỹ thuật trồng trọt, thu hoạch, bảo quản; tổng kết, đánh giá thực kế hoạch sản xuất trồng trọt hàng năm; d) Chỉ đạo kiểm tra việc bảo tồn, lưu trữ, khai thác nguồn gen trồng theo quy định pháp luật; đ) Quản lý nhà nước phân bón theo quy định pháp luật; e) Quản lý nhà nước giống trồng nông nghiệp, kiểm dịch thực vật, bảo vệ thực vật, thuốc bảo vệ thực vật theo quy định pháp luật Về chăn nuôi thú y: a) Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra thực quy hoạch vùng chăn nuôi tập trung, sản phẩm chăn ni an tồn; b) Chỉ đạo, hướng dẫn việc sử dụng ngân sách cho chương trình phòng, chống, khắc phục hậu dịch bệnh động vật; c) Chỉ đạo thực cấu vật nuôi; kỹ thuật chăn nuôi; tổng kết, đánh giá thực kế hoạch sản xuất chăn nuôi hàng năm; d) Chỉ đạo, kiểm tra việc bảo tồn, lưu trữ, khai thác nguồn gen vật nuôi theo quy định pháp luật; đ) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực nhiệm vụ quản lý nhà nước giống vật nuôi nông nghiệp, thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y hoạt động thú y theo quy định pháp luật 10 Về thủy sản: a) Chỉ đạo, hướng dẫn thực chế, sách phát triển thủy sản sau cấp có thẩm quyền định; b) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực quy định quản lý khu bảo tồn biển, khu bảo tồn vùng nước nội địa có liên quan tới nguồn lợi thủy sản theo quy định pháp luật; c) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy hoạch khai thác, bảo vệ phát triển nguồn lợi thủy sản tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; quy định quản lý an toàn tàu cá, thơng tin phòng tránh thiên tai cho ngư dân tàu cá biển; khai thác, bảo vệ phát triển nguồn lợi thủy sản theo quy định pháp luật; d) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực quy hoạch vùng nuôi trồng thủy sản tập trung; quan trắc cảnh báo môi trường nuôi trồng thủy sản; quy trình, kỹ thuật, mùa vụ ni trồng thủy sản; kiểm dịch, phòng, chống dịch bệnh thủy sản; CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 2.1 Hoạt động quản lý Công tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành q trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Tài liệu lưu trữ vật mang tin dạng giấy, văn bản, vỏ cây, da thú dạng hình ảnh, âm thanh… hình thành trình hoạt độngcủa quan, cá nhân tiêu biểu có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử ý nghĩa khác, bảo quản kho lưu trữ nhằm phục vụ cho mục đích định Chức năng: cơng tác lưu trữ thực chức chủ yếu sau: - Tổ chức bảo hồn chỉnh an tồn tài liệu phơng lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ quan; - Tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực tốt đường lối, chủ trương, sách nhiệm vự trị Đảng pháp luật Nhà nước đề giai đoạn Nội dung: - Công tác lưu trữ gồm khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học sử dụng tài liệu lưu trữ: phân loại, xác định giá trị tài liệu; bổ sung tài liệu vào phông, kho lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu khoa học; kiểm tra, bảo quản tài liệu, giá trị; giới thiệu công bố tài liệu lưu trữ - Xây dựng hệ thống lý luận khoa học công tác lưu trữ áp dụng vào thực tiễn để đáp ứng yêu caaud quản lý công tác lưu trữ nước Do vậy, công tác nội dung quan trọng công tác lưu trữ - Xây dựng hệ thống tổ chức, thích hợp từ TW đến địa phương, có đạo chặt chẽ nghiệp vụ lưu trữ Tính chất quản lý cơng tác lưu trữ - Tính mật: Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật Nhà nước, đảm bảo an tồn tuyệt đối khơng để lọt vào tay kẻ thù nhiệm vụ quan trọng nặng nề, đồng thời yêu cầu với nghiêm khắc công tác quan trọng nặng nề, đồng thời yêu cầu với nghiêm khắc công tác lưu trữ quan từ TW đến địa phương - Tính khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng khối lượng thông tin lớn 23 nhiều mặt đời sống xã hội, sử dụng có hiệu cần tổ chức khâu nghiệp vụ theo phương pháp khoa học - Tính chất nghiệp vụ: Tài liệu lưu trữ gắn liền với ngành, lĩnh vực cụ thể hoạt động kinh tế, xã hội đất nước Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ - Phân loại tài liệu lưu trữ; - Đánh giá tài liệu lưu trữ; - Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ - Thống kê tài liệu vào kho lưu trữ - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Phòng lưu trữ Bộ phận thuộc Bộ, thực nhiệm vụ quan Văn phòng giúp Chánh Văn phòng thực quản lý công tác lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ quản lý công tác lưu trữ Bộ theo quy định pháp luật Lãnh đạo phòng có trưởng phòng, 01 phó phòng Chánh văn phòng bổ nhiệm Biên chế cơng chức lao động phòng Chánh Văn phòng giao theo yêu cầu nhiệm vụ phòng  Cơng tác lưu trữ Văn phòng Bộ nơng nghiệp Phát triển nơng thơn - Tình hình soạn thảo – ban hành văn Với quy mô lớn, gồm nhiều lĩnh vực quản lý, hàng năm phải soạn thảo ban hành nhiều văn Tính bình quân tháng, Cục, Vụ, Thanh tra, Văn phòng phải soạn khoảng 70 văn loại, khơng kể loại giấy tờ khác Mỗi năm Bộ ban hành khoảng 15.000 văn - Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ Khối lượng công việc lớn phức tạp biên chế phòng lưu trữ có cán Mỗi người đảm nhận nhiệm vụ khác + 01 Trưởng phòng chịu trách nhiệm chung, chịu trách nhiệm trước Văn phòng quản lý nhân lực hoạt động phòng, xây dựng kế hoạch soạn thảo văn hướng dẫn đạo nghiệp vụ công tác lưu trữ… + 01 Phó trưởng phòng: giúp Trưởng phòng vắng mặt, triển khai thực kế hoạch, thu thập chỉnh lý, lập mục lục xây dựng thời hạn bảo 24 quản… triển khai kế khoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ… + 01 Chuyên viên thực kế hoạch thu thập, chỉnh lý ứng dụng công nghệ thông tin khối tài liệu khoa học kỹ thuật Bộ, đề xuất xác định giá trị tài liệu, tham gia đơn vị liên quan, kiểm tra đơn vị… + 01 Thủ thư phục vụ độc giả khai thác tài liệu theo quy định, thực chế độ báo cáo định kỳ, đề xuất quản lý, bảo quản an toàn tài liệu, kho tàng trang thiết bị…  Thực trạng cơng tác Lưu trữ Văn phòng Bộ Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn quản lý đa ngành, đa lĩnh vực, sáp nhập từ nhiều Bộ, tài liệu lưu trữ Bộ hình thành từ nhiều nguồn nhiều lĩnh vực cơng việc phân loại theo khối có tính chất chung Việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ cần tiến hành cách khoa học, an tồn, phục vụ tra tìm nhanh chóng xác yêu cầu thiết Muốn đạt yêu cầu đó, phải tiến hành thu thập, xếp, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu cách toàn diện đồng 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Công tác thu thập tài liệu Hàng năm, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Nhà nước giao quản lý điều hành hoạt động sản xuất Nông nghiệp Do vậy, việc đầu tư phát triển sản xuất lớn đồng thời văn giấy tờ ban hành để phục vụ điều hành, đạo nhiều Các cơng trình nhóm A, B, C tăng cường, sản xuất ngông nghiệp theo phương thức chuyển dịch cấu giống vật nuôi trồng, phát triển lâm nghiệp… nguồn bổ sung tài liệu phong phú cho phông lưu trữ Bộ Nông nhiệp Phát triển nơng thơn Phòng Lưu trữ Bộ, hàng năm nơi tiếp nhận khối lượng loại văn bản, tài liệu Bộ phát hành, đơn vị, Vụ, Cục, Thanh tra, Văn phòng, tài liệu từ hội nghị, hội thảo… Đây giai đoạn đầu cho qn trình lưu trữ tài liệu đòi hỏi quan, tổ chức cần tìm hiểu, nắm vứng công đoạn Bởi lẽ, nguồn chủ yếu cho việc lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ Nhận thức điều Lãnh đạo Văn phòng Bộ ban hành Cơng văn 1141 CV/BNN-VP ngày 19 tháng năm 2004 xếp, chỉnh lý, hàn chỉnh hồ sơ, lên mục lục xếp… tài liệu thu thập từ nguồn khác Công tác thu thập gặp nhiều khó khăn trì trệ, thiếu chuyên 25 nghiệp đơn vị thuộc diện nộp lưu chưa giạo nộp thời hạn, công tác chỉnh lý tài liệu vô khó khăn Qua thực tế, thấy hạn chế lớn công tác thu thập tài liệu dối với Lưu trữ Bộ là: chưa chủ động thực cách có hiệu việc thu tài liệu đơn vị thuộc nguồn nộp lưu Nguyên nhân dẫn đến tình trạng chưa có hướng dẫn đạo sát Bộ, đơn vị tinh thần trách nhiệm cán lưu trữ đơn vị chưa cáo 2.2.2 Công tác phân loại tài liệu Phân loại tài liệu khâu công tác quan trọng giúp cho việc kiểm sốt thư mục, góp phần thúc đẩy việc khai thác, trao đổi thông tin phạm vi quốc gia quốc tế Để cho tài liệu thực có giá trị, phân loại rõ ràng tài liệu kho, phơng lưu trữ quốc gia nói riêng cần phải tiến hành phân loại tài liệu khoa học, phản ánh đắn trình lịch sử hình thành hoạt động lưu trữ quan nhằm thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ quan tổ chức Hiện Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn công tác phân loại tài liệu tương đối tốt, theo quy định Nhà nước quan sử dụng phương án phân loại chủ yếu phương án cấu tổ chức – thời gian Để quản lý tốt văn hình thành trình hoạt động quan, đơn vị công chức quan Bộ, ngày 19 tháng năm 2009, Văn phòng Bộ ban hành văn số 321/VP việc hướng dẫn lập hồ sơ hành nọp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Tại văn trên, Văn phòng Bộ xác định hướng dẫ phân loại văn hình thành trình giải công việc cán bộ, công chức đơn vị thành 02 loại hồ sơ là: “Hồ sơ nguyên tắc” “Hồ sơ cơng việc”: khái niệm “ Hồ sơ nguyên tắc”, “Hồ sơ công việc” đầy đủ kèm theo hướng dẫn cụ thể cách lập loại hủy văn bản, tài liệu hết khơng có giá trị khỏi hồ sơ 2.2.3 Công tác xác định tài liệu Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn phương pháp lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị chúng mặt trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học lịch sử giá trị khác Từ dó lựa chọn tài liệu có giá trị bảo đồng thời loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ 26 Việc thực tốt cơng tác xác định giá trị tài liệu góp phần lựa chọn tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản lưu trữ quan nguồn bổ sung có chất lượng vào phơng lưu trữ quốc gia, đồng thời lược bớt tài liệu khơng có giá trị để loại bỏ khỏi lưu trữ quan Để định thời hạn bảo quản tài liệu cách xác cần xem xét đánh giá giá trị đích thực tài liệu Giá trị thực tiễn tài liệu giá trị nội dung thông tin chứa đựng tài liệu Những thơng tin phục vụ hoạt động quản lý quan, tổ chức, cá nhân Cụ thể như: cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, hoạt động tra, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công việc… Những tài liệu văn quản lý nhà nước cung cấp cho hiểu biết hành lang pháp lý lĩnh vực hoạt động Từ giúp quan, tổ chức cá nhân xác định cách xác cơng việc làm để đạt hiệu tối ưu Nhiệm vụ việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan cán lưu trữ cần kiểm tra lại toàn hồ sơ từ văn thư quan phòng ban chức nộp vào lưu trữ quan Toàn hồ sơ tài liệu khơng phải có giá trị phải nộp lưu vào lưu trữ Sau kiểm tra toàn hồ sơ tài liệu thu được, cần xem xét, đánh giá giá trị hồ sơ lần để lựa chọn hồ sơ có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử Nếu việc định thời hạn bảo quản tài liệu văn thư quan đánh giá cấp độ tài liệu cụ thể lưu trữ quan việc định thời hạn bảo quản lại áp dụng cho hồ sơ tài liệu Vì vậy, tiến hành cách độc lập kết hợp với công tác thống kê, phân loại chỉnh lý tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ quan làm tốt góp phần nâng cao chất lượng thành phần tài liệu phông lưu trữ quan nói riêng phơng lưu trữ quốc gia nói chung Đây giai đoạn quan trọng bổ sung tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: - Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm - Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy Văn phòng Bộ xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Bộ Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải 27 thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Thủ tướng đơn vị xem xét, định Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; Danh mục tài liệu hết giá trị * Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định có lien quan Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Chánh Văn phòng Bộ định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ Bộ - Thủ tướng đơn vị định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ đơn vị Thủ tục hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị: - Lưu trữ Bộ trìn Chánh Văn phòng Bộ xem xét, định - Lưu trữ đơn vị trình Thủ trưởng đơn vị xem xé, định - Hồ sơ đề nghị tiêu hủy tài liệu - Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải lưu trữ, bảo quản đơn vị thời hạn hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu tiêu hủy Nghiêm cấm phòng chun mơn, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hình thức 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu Tất hồ sơ, tài liệu sau thu thật lưu trữ Bộ chỉnh lý theo phương án phân loại + Đối với tài liệu quản lý Hành nhà nước Với cấu tổ chức ổn định, biến đổi nên việc phân loại tài liệu Bộ thường áp dụng theo phương pháp cấu tổ chức – thời gian Tài liệu chia thành khối, sau tài liệu khối lại chia theo thời gian Khi xây dựng hoàn chỉnh phương án theo nguyên tắc từ chung đến cụ thể, từ nhóm lớn đến nhóm nhỏ Từ nhóm nhỏ cán lưu trữ tiến hành lập hồ sơ Tài liệu sau lập hồ sơ tiến hành đánh số thứ tự bên hồ sơ theo thứ tự chữ Arập Tiếp đến tiến hành biên mục ghi bìa hồ sơ Cơng tác lưu trữ Bộ ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý, khai thác tài liệu Hầu hết mục lục tài liệu quản lý nhà nước đưa vào máy theo file thuận lợi cho việc tìm kiếm, khai thác + Đối với tài liệu khoa học kĩ thuật 28 Toàn tài liệu lưu trũ kỹ thuật cơng trình thủy lợi cảu Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thônđược phân loại theoddawcj trưng thiết kế Trong loại loại hình tài liệu cán lưu trữ phân chia thành nhóm theo đặc trưng giai đoạn thiết kế Hiện nay, lưu trữ Bộ nông nghiệp bảo quản 1000 mét giá tài liệu, tiến hành phân loaị chỉnh lý, lập công cụ tra cứu khoảng 80% số lượng tài liệu hành Khối tài liệu khoa học kỹ thuật bảo quản kho A1 nhà A10 Bộ phân loại sơ với 4430 cặp 4456 đơn vị bảo quản tương ứng với 512 mét giá tài liệu thông qua hoạt động chỉnh lý phần giải tình trạng tài liệu tồn đọng, bó gói, góp phần, tổ chức khoa học tài liệu quan, đồng thời phục vụ khai thác có hiệu 2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu Sau hi tài liệu thu thập, chỉnh lý tiếp tiến hành lập danh mục xây dựng phiếu tin Bảo quản tài liệu lưu trữ cơng việc có ý nghĩa quan trọng Do tạo điều kiện tối ưu cho việc bảo quản, xếp tài liệu kho cách khoa học, hơp lý điều quan tâm Đặc biệt việc tổ chức đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, thường xuyên kiểm tra tình trạng tài liệu để phát hư hỏng u cầu khơng thể coi nhẹ Quan đảm bảo hồ sơ, tài liệu Bộ an tồn, khơng bị hư hỏng, mát Thực công tác bảo quản tài liệu, trước hết phòng Lưu trữ thực việc tổ chức xếp hệ thống giá tủ kho Hiện nay, Bộ có 03 kho lưu trữ, kho có 15 giá đánh số thức tự từ ngoài, giá xếp thành hai hàng thẳng nhau, khoảng cách giá 0,8m thông với cửa sổ Khoảng cách hai giá đến trần nhà 0,3m, hệ thống giá trước chủ yếu giá giỗ trang bị thêm giá sơn tĩnh điện Công việc xếp hộp tài liệu lên giá dựa nguyên tác chung việc xếp quản lý tài liệu lưu trữ, Bộ tiến hành xếp hộp tài liệu theo phương án thứ tự thời gian tiếp nhận tài liệu Nhận thức vai trò tài liệu lưu trữ theo tinh than Luật Lưu trữ Quốc gia văn có giá trị pháp lý cao ban hành gần cơng tác lưu trứ, Văn phòng Bộ đặc biệt quan tâm, trọng đến công tác đầu tư sở vật chất phục vụ cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ Cụ thể: Xây dựng hệ thống đèn điện chiếu sáng, máy hút bụi, quạt thông gió, máy điều hòa đặc biệt hệ thống bình cháy chũa cháy, văn phòng Bộ trang 29 bị gồm: + Máy điều hòa nhiệt độ: 03 máy + Máy hút ẩm: 08 máy + Máy vi tính: 04 máy + Bình cứu hỏa: 10 bình + Giá sơn tĩnh điện: 120 giá kẹp + Gíá gỗ đựng hồ sơ tài liệu: giá 2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu khâu quan trọng nghiệp vụ lưu trữ thực chức tổ chức sử dụng tài liệu Do khối lượng tài liệu lien quan đến nhiều vấn đề đời sống, xã hội công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Bộ trọng thực có hiệu Mỗi năm phòng lưu trữ có khoảng 300 lượt khách đến khai thác, ¾ tổng số có nhu cầu khai thác tài liệu khoa học kĩ thuật, trung bình ngày phục vụ từ đến lượt khách Do chưa bố trí phòng đọc nên việc khai thác, sử dụng tài liệu sử dụng chung với phòng làm việc Hình thức có ưu điểm đảm bảo an tồn, tránh tình trạng mát tài liệu Tuy nhiên gặp khó khăn cho cán phòng làm việc tập trung, diện tích phòng bị hạn chế, chất lượng nghiên cứu độc giả Để phục vụ đáp ứng nhanh yêu cầu khai thác tài liệu, cán phục vụ khai thác tra tìm tài liệu máy Phơng tài liệu số hóa Các công cụ tra cứu Bộ chủ yếu “ mục lục hồ sơ”, tra cứu sổ số tra cứu phương tiện máy tính 30 CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập Bộ em thực việc theo quy trình hoc: - Vệ sinh kho - Thay bìa, cặp hộp cho khối tài liệu Chính Phủ - Tiếp tục chỉnh lý khối tài liệu cơng trình Dầu Tiếng - Biên mục thay cặp hộp cho cơng trình: AYun Hạ, hồ chứa nước Đăk lah, hồ chứa nước Từ Hiếm, Thủy Nơng Đan Hồi, Thủy nơng Hồng Đại, Trạm bơm tưới Đại Định… - Sắp xếp tài liệu lên giá Thời gian thực tập không nhiều em rút nhiều kinh nghiệm lần thực tập Đợt thực tập cho em biết thêm nhiều kiến thức thực tế bổ sung cho phần lý luận Còn giúp em học hỏi phong cách làm việc cán quan, tự hồn thiện cơng tác chun môn để trở thành cán văn thư lưu trữ thực thụ tương lai 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu thư Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Bộ lớn, đa ngành nghề, quản lý nhiều lĩnh vực nên công tác Văn thư – Lưu trữ, Văn phòng coi trọng Với khối lượng lớn công việc, hàng ngàn văn đến năm, hàng trăm họp lớn, nhỏ, công tác Văn thư – Lưu trữ cần tổ chức khoa học, hiệu - Sau khảo sát công tác lưu trữ Văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thơn, nhận thấy có ưu điểm sau: Cơng tác lưu trữ nghiệp vụ chuyên môn quan trọng lĩnh vực hoạt động quan Qua công tác văn thư , giải nhứng công việc hàng ngày, tạo nguồn tài liệu lớn, sở để hình thành nên vai trò cho cơng tác lưu trữ khâu nghiệp vụ như: thu thập, chỉnh lý, bổ sung tài liệu…là nguồn cung chủ yếu cho hoạt động khai thác sử dụng tài liệu quan, tổ chức 31 Đầu tư mua sắm trang thiết bị, nâng cấp xử lý thiết bị lỗi thời, lạc hậu.đầu tư công cụ, phương tiện kỹ thuật để phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu hiệu như: thiết bị chữa cháy, hệ thống báo cháy, dụng cụ khử trùng nấm mốc, mối mọt.Đặc biệt đầu tư giá, cawpk, hộp đựng tài liệu để tránh nguy xâm hại mối mọt, nấm mốc tác động xấu xâm hại đến môi trường bảo quản tài liệu Trong năm gần đây, lãnh đạo Bộ, lãnh đạo quan, đơn vị thuộc Bộ quan tâm đạo, tạo điều kiện thực hiện, với cố gắng, nỗ lực cán bộ, công chức, viên chức làm lưu trữ theo quy định Nhà nước đạt thành tựu định Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, số tồn tại, thiếu sót công tác lưu trữ Một phận cán lãnh đạo chưa thực quan tâm, sâu sát, đầu tư thoả đáng nhân lực, kinh phí, sở vật chất cho cơng tác lưu trữ - Có số ngun nhân dẫn đến tình trạng là: Thứ nhất, cán bộ, cơng chức, viên chức có lúc làm việc chưa thật chuyên tâm, sơ sót, thiếu ý dẫn đến sai sót lưu trữ tài liệu Thứ hai,bản quy định nộp lưu hồ sơ ban hành cán lưu trữ thực chưa thật nghiêm túc số vấn đề bảo quản tài liệu thông thường Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Thứ ba, công tác kiểm tra công tác lưu trữ chưa thật chặt chẽ, kẽ hở cho luồn lách việc thực quy định chuyên môn, nghiệp vụ -Để khắc phục hạn chế, phát huy điểm tích cực văn phòng Bộ, cơng tác lưu trữ, xin đề số giải pháp sau: Thường xuyên mở lớp tập huấn, bồ dường nghiệp vụ cho làm công tác văn thư lưu trữ lãnh đạo cán chuyên môn đơn vị trực thuộc Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác lưu trữ chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức Duy trì công tác kiểm tra, hướng dẫn triển khai thực quy định Nhà nước, cuat Bộ công tác lưu trữ quan, đơn vị trức thuộc Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định Nhà nước Tiến hành phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu để phục vụ cho việc quản lý, bảo vệ, khai thác sử dụng giao nộp hồ sơ, tài liệu Lưu trữ lịch sử theo quy định hành 32 Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác lưu trữ quan, tổ chức Tiếp tục thực Công văn số 2864/UBND-NC việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng cơng tác văn thư, lưu trữ (2011 – 2013) Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thơng báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm cơng tác lưu trữ ngành, cấp phải phù hợp với nội dung công Tăng cường sở vật chất cho công tác lưu trữ, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Quan tâm đầu tư kinh phí hàng năm cơng tác lưu trữ, trước mắt cần ưu tiên đầu tư, bố trí kinh phí cho việc thực giải tài liệu tích đống kho lưu trữ Bộ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng ừng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc nâng cao khả hội nhập với Khu vực Duyên hải miền trung nước 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Bộ Nông nghiệp Phát triền nông thôn Bộ cần nâng cao nhận thức, trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán Bộ cần bố trí kế hoạch, kinh phí để cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động theo yêu cầu, nhiệm vụ Triển khai nhanh tróng việc thu thập hồ sơ, tài liệu đơn vị nộp vào Lưu trữ Bộ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Bộ cần thường xuyên đôn đốc, kiểm tra định kỳ đột xuất việc thực Quy chế làm việc Bộ, Quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, công báo sở để kịp thời phát mặt yếu biểu dương, khen thưởng tập thể, cá nhân làm tốt Tăng cương công tác quản lý nhà nước lĩnh vực 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ, khoa, trường Cần tìm hiểu, nghiên cứu áp dụng thực tiễn vào giảng dạy Trường cần đào tạo có chất lượng chuyên sâu môn Giảng viên cần thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn để giảng dạy cho sinh viên áp dụng linh hoạt lý thuyết vào thực hành 33 C PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Bộ, làm thực tập sinh, hướng dẫn giúp đỡ tận tình Trưởng phòng, chun viên phòng Văn thư lưu trữ Văn phòng Bộ, em tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế Thời gian thực tập khoảng thời gian quan trọng bổ ích với thân em, giúp em củng cố lại kiến thức mình, đồng thời vận dụng kiến thức học vào thực tế Qua em học hỏi kinh nghiệm có thực tế, em nhìn nhận cơng tác văn phòng bao qt, tồn diện hơn, học hỏi kinh nghiệm việc giao tiếp, ứng xử công sở Thời gian thực tập giúp thân em mạnh dạn cách ứng xử, giao tiếp với người quan Để hiểu thêm phong cách làm việc thành thạo cán phòng lưu trữ Bộ Nơng nghiệp phát triển nông thôn phải cần thời dài để áp dụng lý thuyết nhà trường vào thực tế cơng việc quan tâm dìu dắt thầy ban giám hiệu, phòng Đào tạo, khoa Quản trị văn phòng thầy cô môn trường giúp đỡ lãnh đạo Uỷ ban, hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng cán ban ngành Uỷ ban tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợi kiến tập báo cáo Thực tập Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn em cô, chú, anh chị Trưởng phòng, chuyên viên giúp đỡ, hướng dẫn tận tình Đặc biệt hướng dẫn trực tiếp Lê Thị Thu Hồi – Chun viên, em hiểu rõ công tác lập hồ sơ, chỉnh lí tài liệu, giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm hoạt động làm việc sau công tác lưu trứ Đây coi học quý báu, hội cho em rèn luyện thêm kĩ làm việc, chuẩn bị hành trang trường 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghi định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2001 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghi định số 58/20011/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN-BNN ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNN-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011/TT-BNN ngày 19/01/2001 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 25/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Thông tư Số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập lưu hồ sơ lưu trữ tài liệu vào lưu trữ quan Quyết định 190/QĐ-VP-HC ngày 02 tháng 04 năm 2013 Văn phòng-Hành Về việc ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 112 tháng 03 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn 10.Quy trình “ Trình ký, phát hành văn Bộ” 11 Quy trình “ Tiếp nhận, xử lý văn đến Bộ” 12.Quyết định Số: 370/QĐ-BNN-VP ngày 28 tháng 01 năm 2008 Ban hành quy chế văn hóa cơng sở Bộ Nơng nghiệp phát triển nông thôn 35 D PHỤ LỤC ... trữ - Phân loại tài liệu lưu trữ; - Đánh giá tài liệu lưu trữ; - Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ - Thống kê tài liệu vào kho lưu trữ - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ - Tổ... su II Bộ Thuỷ lợi: - Ngày 1/7/1994, Chính phủ ban hành Nghị định số 63-CP nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy của.Bộ Thuỷ lợi thay Nghị định số 88-CP ngày 6/3/1979 Nghị định 63-CP xác định: “Bộ Thuỷ... Bộ máy tổ chức Bộ thuỷ lợi theo Nghị đinh 63-CP gồm: Tổ chức giúp Bộ trưởng thực chức quản lý Nhà nước, gồm: Vụ Kế hoạch; Vụ Khoa học - kỹ thuật; Vụ Tài - kế toán Thống kê; Vụ Tổ chức cán bộ;