Thực tập nghiệp vụ Văn Thư – Lưu Trữ tại Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn

MỤC LỤC Lời mở đầu 1 Chương 1 : Khảo sát công tác Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 3 I. Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 3 1. Lịch sử hình thành của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam. 3 2. Chức năng nhiệm vụ của Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn 6 II. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn. 17 1. Vị trí và chức năng 17 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 18 3 Cơ cấu tổ chức. 20 4. Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơ qua. 20 III. Khảo sát hoạt động công tác Thư ký Văn phòng của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn 21 1. Khảo sát công tác thư ký văn phòng Bộ 21 1.1. Vị trí và Nhiệm vụ của Thư ký trong Văn phòng bộ 21 1.1.1 Vị trí của Thư Ký trong văn Phòng Bộ 21 1.1.2 Nhiệm vụ của người Thư ký 22 1.1.2.1 Nghiệp vụ thu thập , xử lý , cung cấp thông tin và kỹ năng tham mưu 22 1.1.2.2 Nghiệp vụ tổ chức công việc 25 1.1.2.3 Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân 29 1.1.2.4 Giao tiếp hành chính . 32 IV. Nhận xét và đề xuất ý kiến công tác Thư ký văn phòng 32 1. Nhận xét về công tác Thư ký Văn phòng 32 2. Kiến nghị về một số tồn tại : 33 Chương II Thực tập nghiệp vụ Văn Thư – Lưu Trữ tại Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn 34 1. Khảo sát và công tác Văn thư . 34 1.1. Tổ chức biên chế văn thư Chuyên trách 34 1.2. Sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan đối với Công tác Văn Thư 34 1.2.1 Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan về công tác văn thư 34 1.2.2 Tìm hiểu vá đánh giá trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo công tác Văn thư của Bộ NNPTNT. 35 1.2.2.1 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng. 35 1.2.2.2 Tham mưu về các nội dung và tình hình ban hành văn bản quy định liên quan đến công tác văn thư . 35 1.3. Tổ chức lớp tập huấn nâng cao trình độ và hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn. 37 1.4. Trang thiệt bị cho công tác văn thư và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin. 37 1.5. Tình hình Soạn thảo và ban hành văn bản 38 1.6. Khảo sát, thực hành việc quản lý văn bản đi đến của Văn phòng Bộ. 41 1.6.1 Kháo sát công tác quản lý văn bản đi đến tại văn phòng Bộ. 41 1.7. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 48 1.8. Tình hình triển khai và thực hiện Văn hóa Công sở của cơ quan Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ( phụ lục ,,,) 49 CHƯƠNG III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 59 I. Nhận xét đánh giá chung về công tác văn thư Văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 59 1. Ưu điểm 59 1.1 Về công tác Văn phòng 59 1.2 Về công tác Văn thư 60 2. Nhược điểm 60 2.1 . Về công tác Văn phòng 61 2.2 Về công tác Văn thư 61 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu nhược điểm 61 1. Về mặt tổ chức: 62 2. Về cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. 62 3. Về tổ chức văn phòng hiện đại 62 KẾT LUẬN 63

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội TRANG THƠNG TIN I Thơng tin cá nhân 1, Thông tin sinh viên Sinh viên : Dương Thùy Linh - 23/02/1996 Lớp : Cao đẳng Thư ký văn phòng 14A - Khoa Quản trị Văn phòng Mã sinh viên : 1411TKVA015 Khóa học : 2014 - 2017 Địa liên hệ : số 17 ngõ 113 , Hoàng Cầu Q Đống Đa , Tp Hà Nội Điện thoại : 0964793297 Email: linhha2304@gmail.com 2, Thông tin giảng viên Giảng viên : Nguyễn Thị Kim Chi - Chức danh, học hàm, học vị : Phó trưởng khoa , Giảng viên , Thạc sĩ - Đơn vị công tác : Khoa Quản trị văn phòng - Các hướng nghiên cứu chính: Nghiên cứu lĩnh vực văn phịng, nghiệp vụ hành văn phịng; Nghiên cứu lĩnh vực văn thư , lưu trữ; Nghiên cứu giao tiếp kỹ giao tiếp - Địa liên hệ : Văn phòng khoa quản trị văn phòng, Phòng 406 , nhà A, 36 Xuân La , Tây Hồ , Hà Nội - Điện thoại: 0983247704 Email: trucquynhtri@gmail.com 3, Thông tin giảng viên hướng dẫn Giảng viên : Trương Mai Anh 3, Thông tin cán hướng dẫn  Cán hướng dẫn : Nguyễn Hồng Tiến  Chức danh : TRưởng phòng – Văn thư ,Lưu trữ  Đơn vị : Bộ nông nghiệp phát triển nông thôn  Địa quan : Số – Ngọc Hà – Ba đình – Hà Nội  Điện thoại : 0438431897 SV: Dương Thùy Linh Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Bộ NN&PTNT CVP VT CBCC QĐ VP SV: Dương Thùy Linh Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Chánh văn phịng Văn thư Cán cơng chức Quyết định Văn phòng Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC Lời mở đầu Chương : Khảo sát cơng tác Văn phịng Bộ Nơng nghiệp phát triển nông thôn I Lịch sử hình thành , chức , nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn .3 Lịch sử hình thành Bộ nơng nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam .3 Chức nhiệm vụ Bộ nông nghiệp Phát triển nông thôn II Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thôn 17 Vị trí chức 17 Nhiệm vụ quyền hạn 18 Cơ cấu tổ chức 20 Hệ thống văn hình thành hoạt động qua 20 III Khảo sát hoạt động công tác Thư ký Văn phịng Bộ nơng nghiệp phát triển nông thôn 21 Khảo sát công tác thư ký văn phòng Bộ .21 1.1 Vị trí Nhiệm vụ Thư ký Văn phòng 21 1.1.1 Vị trí Thư Ký văn Phịng Bộ 21 1.1.2 Nhiệm vụ người Thư ký 22 1.1.2.1 Nghiệp vụ thu thập , xử lý , cung cấp thông tin kỹ tham mưu 22 1.1.2.2 Nghiệp vụ tổ chức công việc 25 1.1.2.3 Nhiệm vụ thuộc quan hệ cá nhân .29 1.1.2.4 Giao tiếp hành 32 IV Nhận xét đề xuất ý kiến cơng tác Thư ký văn phịng 32 Nhận xét cơng tác Thư ký Văn phịng 32 Kiến nghị số tồn : 33 Chương II Thực tập nghiệp vụ Văn Thư – Lưu Trữ Bộ Nông nghiệp phát triển Nông thôn .34 Khảo sát công tác Văn thư 34 1.1 Tổ chức biên chế văn thư Chuyên trách 34 1.2 Sự đạo lãnh đạo quan Công tác Văn Thư .34 SV: Dương Thùy Linh Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 1.2.1 Nhận thức lãnh đạo cán quan công tác văn thư 34 1.2.2 Tìm hiểu vá đánh giá trách nhiệm Lãnh đạo văn phòng việc đạo công tác Văn thư Bộ NN&PTNT .35 1.2.2.1 Trách nhiệm Chánh Văn phòng .35 1.2.2.2 Tham mưu nội dung tình hình ban hành văn quy định liên quan đến công tác văn thư .35 1.3 Tổ chức lớp tập huấn nâng cao trình độ hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn 37 1.4 Trang thiệt bị cho cơng tác văn thư tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 37 1.5 Tình hình Soạn thảo ban hành văn 38 1.6 Khảo sát, thực hành việc quản lý văn đến Văn phòng Bộ 41 1.6.1 Kháo sát công tác quản lý văn đến văn phịng Bộ 41 1.7 Cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 48 1.8 Tình hình triển khai thực Văn hóa Cơng sở quan Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn ( phụ lục ,,,) .49 CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 59 I Nhận xét đánh giá chung công tác văn thư Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn 59 Ưu điểm 59 1.1 Về cơng tác Văn phịng 59 1.2 Về công tác Văn thư 60 Nhược điểm 60 2.1 Về công tác Văn phòng 61 2.2 Về công tác Văn thư 61 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu nhược điểm .61 Về mặt tổ chức: 62 Về cán đào tạo, bồi dưỡng cán .62 Về tổ chức văn phòng đại .62 KẾT LUẬN 63 SV: Dương Thùy Linh Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Lời mở đầu Trong giai đoạn cơng nghiệp hóa đại hóa , kinh tế nước ta tăng trưởng với tốc độc cao Để phát triển mạnh mẽ vững cần phải có quản lý , điều hành tốt Điều đòi hỏi nỗ lực thành viên tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước Như biết , thời đại ngày phịng hành – Văn thư giữ chức vị trí quan trọng doanh nghiệp, tổ chức dù lớn hay nhỏ , đuộc quan tâm cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua Văn – tài liệu quản lý khoa học hiệu giúp cho đơn vị triển khai , giải cơng việc nhanh chóng , xác , đem lại nhiều lợi ích kinh tế xã hội chất lượng cơng việc ngược lại Phịng hành – văn thư tham gia tổ chức lưu trữ hồ sơ, chứng từ, công tác soạn thảo văn , vào sổ công văn – đến , duyệt văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ hành , trả thủ tục hành in ấn đánh máy vi tính thấy vai trị quan trọng phịng hành – văn thư vấn đề cấp thiết người Cùng với xu thé hội nhập, đại hóa đất nước, nhu cầu giao dịch , làm việc tổ chức, quan với với bên ngồi ngày tăng cao địi hỏi u cầu cao hơn, đồng nghĩa với việc công tác văn thư, lưu trữ có đội ngũ cán có chun mơn để đáp ứng yêu cầu công việc Với phương châm gắn liền lý luận với thực tiền công tác trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung khoa Quản trị văn phịng có ngành Thư ký văn phịng nói riêng : lấy lý luận làm điểm tựa làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ xung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Để đáp ứng phương châm đó, Khoa Quản trị Văn phịng đề kế hoạch thực tập cho sinh ngành Thư ký Văn phịng khóa 14 quan, đơn vị , tổ chức chuyến thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan vận dụng kiến thức lý thuyết ngồi ghế nhà trường áp dụng vào thực tiễn dịp để sinh viên củng cố , tập hớp lại kiến SV: Dương Thùy Linh Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội thức, tập dượt , rèn luyện phẩm chất đạo đức nhân viên văn phòng, Quản trị viên , hội để đúc rút lại kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Có thể hồn thành tốt chuyến thực tập này, Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo cán Văn phòng Bộ NN & PTNT giúp đỡ việc thu thập nhiều kiến thức , kỹ ý kiến đóng góp quý báu cho thân Tôi xin chân thành cảm ơn giúp đỡ thầy, cô giáo giúp đỡ chúng tơi có chuyến thực tế thành cơng hơm Với thời gian thực tập không dài , hạn chế kiến thức kinhg nghiệm, đặc biệt khảo sát thực tế vấn đề mẻ nên báo cáo tơi chắn cịn nhiều điều cần bổ sung hồn thiện vậy, mong nhận ý kiến nhân xét thầy cô giáo Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Dương Thùy Linh SV: Dương Thùy Linh Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Chương : Khảo sát cơng tác Văn phịng Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Lịch sử hình thành , chức , nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nơng thơn Lịch sử hình thành Bộ nông nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn quan Chính phủ Việt Nam, thực chức quản lý nhà nước nông nghiệp, thủy sản, chăn nuôi, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy lợi phát triển nông thôn phạm vi nước; quản lý nhà nước dịch vụ công thực đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thành lập từ năm 1995 sở hợp Bộ: Nông nghiệp-Công nghiệp thực phẩm; Lâm nghiệp Thuỷ lợi a) Thời kỳ 1945-1954 , khánh chiến kiến quốc Ngày 14/11/1945 , Hội đồng phủ ban hành Quyết định việc thành lập Bộ Canh nông Bộ trưởng ơng Cù Huy Cận Bộ giao thơng cơng thành lập theo Tuyên cáo ngày 28/8/1945 phủ lâm thời nước Việt nam Dân chủ Cộng hòa b)Thời kỳ 1955-1975 , xây dựng chủ nghĩa xã hội đấu tranh thống nhật đất nước Tại phiên họp ngày 1,2 tháng 02 năm 1955 Hội đồng Chính phủ Nghị đổi tên Bộ Canh nông thành Bộ Nông lâm Từ ngày 15 đến ngày 20 tháng năm 1955 , tyaij kỳ họp thứ Quốc hội khóa I thơng qua đề nghị chủ tịch Hồ Chí Minh Quyết định tascg Bộ giao thơng Cơng thành Bộ: Bộ Giao thông Bưu điện ; Bộ Thủy lợi Kiến trúc Ngày 29/4/1958, kỳ họp thứ 8, Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa I nghị tách Bộ Thủy lợi Kiến trúc thành hai Bộ : Bộ Thủy lợi Kiến SV: Dương Thùy Linh Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trusuc, Cuối năm 1960, sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ III , với xu phát triển mạnh thủy điện, Nhà nước chuyển Tổng cục Điện lực thuộc Bộ công nghiệp nặng sáp nhập Bộ Thủy lợi, đổi tên Bộ Thủy lợi thành Bộ Thủy lợi Điện lực Cuối tháng /1960, Hội đồng Bộ trưởng họp, thảo luận nghị trình Quốc hội , đề nghị tách Bộ Nông lâm thành tổ chức : Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường, Tổng cục Thủy sản Tổng cục Lâm nghiệp Ngày 28 tháng 12 năm 1962 , Hội đồng phủ định số 216CP tách Tổng cục điện lực khỏi Bộ Thủy lợi điện lực để chuyển sang trực thuộc Bộ công nghiệp nặng , đổi tên thành Bộ Thủy lợi Năm 1969 thực chủ trương phân cấp quản lý Nông – Lâm trường cho địa phương quản lý, Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường Tổng cục lâm nghiệp giao quản lý trực tiếp số nông lâm trường , trạm trại chủ yếu làm giống thí nghiệm ; đơng thời phủ mong muốn có tổ chức đủ mạnh để điều hành sản xuất nông nghiệp lên sản xuất lớn xã hội chủ nghĩa Trên sỏ Tờ trình Hội đồng phủ gửi Ủy ban Thường vụ Quốc hội việc thành lập Ủy ban Nông nghiệp, ngày 01/4/1971, Ủy ban Thường vụ Quốc hội họp ra Nghị định số 1066-NQ/TVQH phê chuẩn việc thành lập Ủy ban Nông nghiệp Trung ương [2] sở sáp nhập Bộ Nông nghiệp, Bộ nông trường ban quản lý hợp tác xã xuất nông nghiệp c) Thời kỳ 1976-1985, đất nước thống , xây dựng bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa Trước đòi hỏi khách quan thiết phát triển nghề cá biển, Quốc hội Việt Nam thống kỳ họp năm 1976 thành lập Bộ Hải sản Cũng kỳ họp này, theo Nghị quốc hội, cấu Hội đồng phủ có Bộ Lâm nghiệp Như vậy, từ tháng 7/1976, quan quản lý Lâm nghiệp, thủy sản toàn quốc chuyển vị trí từ trực thuộc Hội đồng phủ ( tổng cục Lâm nghiệp, Tổng cục Thủy sản ) thành quan Hội đồng phủ ( Bộ Hải sản, Bộ SV: Dương Thùy Linh Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Lâm nghiệp), có chức quyền hạn Bộ, quan ngang Bộ khác Hội đồng chín h phủ Nền nơng nghiệp nước ta đặt trước nhiệm vụ địa bàn nước, ngày 11 tháng năm 1977, Hội đồng phủ Quyết định số 52-CP sửa đổi số tổ chức Bộ Nông nghiệp: Ngày 22/01/1981, Ủy ban Thường vujv Quốc hội ohee chuẩn việc thành lập hai Bộ: Bô công nghiệp thực phẩm Bộ Lương thực sở tách Bộ Lương thực Thực phẩm Quốc hội khóa VII ( tháng 7/1981) định thành lập Bộ Thủy sản d) Giai đoạn 1986 đến * Thời kỳ 1986 đến 1995 Bộ Nông nghiệp công nghiệp Thực phẩm ( 1987) Thực chủ chương phát triển nông nghiệp Việt Nam gắn với chế biến, tiêu thụ theo quy trình khép kín từ sản xuất – chế biến- tiêu thụ, ngày 16/2/1987, Hội địng Nhà nước có Nghị số 782 NQ HĐNN việc thành lập Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm sở sáp nhập Bộ: Nông nghiệp, Lương thực , công nghiệp thực phẩm *Thời kỳ 1995 đến 7/2007 Kế thừa phát huy thành tựu 10 năm đổi tổ chức quan hành nhà nước, phủ có định hướng thu gọn Bộ quản lý ngành có theo chiều hướng chuyển từ Bộ quản lý đơn ngành sang mơ hình Bộ quản lý nhà nước nhiều ngành , nhiều lĩnh vực có chức gần giống nhau, giảm bớt chồng chéo, chia cắt Bộ; để nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước trongg cac lĩnh vực Nông nghiệp, lâm nghiệp, Thủy lợi phát triển nông thôn Từ ngày 03/10 – 28/10/1995, kỳ họp thứ Quốc hội khóa IX thông qua Nghị việc thành lập Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn sở hợp Bộ: Bộ Lâm nghiệp, Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm Bộ Thủy lợi *Thời kỳ 8/2007 đến Tại kỳ họp thứ nhát, Quốc hội khóa XII ( tháng 8/2007) quết định hợp SV: Dương Thùy Linh Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Bộ Thủy sản vào Bộ Nông nghiệp phát triển nơng thơn Ngày 03/01/2008, phủ ban hành nghị định số 01/2008/NĐ-CP quy định chức , nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Chức nhiệm vụ Bộ nông nghiệp Phát triển nông thôn Theo nghị định số : 15/2017/NĐ-CP quy định chức , nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Căn luật tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng năm 2015; Căn Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chức , nhiệm vụ , quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ; Theo đề nghị Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp phát triển nơng thơn; Chính phủ ban hành Nghị định quy định chức , nhiệm vụ , quyền hạ cấu tổ chức Bộ NN& PTNT 2.1 Vị trí chức Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi, phịng, chống thiên tai, phát triển nơng thơn; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Bộ theo quy định pháp luật 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt nghị quyết, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo SV: Dương Thùy Linh Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội hành động! +) Các cán nhận thức đầy đủ văn hóa cơng sở , người phục vụ dân , công bộc cho dân phải thấm nhuần văn hóa đó, ln có tác phong chuẩn mực biết nói: xin chào , cảm ơn , xin lỗi , xin lắng nghe tiếp xúc với dân +) Xây dựng giữ gìn bầu khơng khí làm việc quan Bộ tong điều quan trọng +) Xây dựng tác phong chuyên nghiệp, hiểu theo nghĩ chung người chun tâm vào việc mình, tồn tâm Tồn ý để hồn thành cơng việc cách tốt +) chuyên nghiệp có tầm hiểu biết sâu rộng giỏi lịch vực cụ thể Tác phong chuyên nghiệp nhà quản lý nhân viên phải thực tốt qua nội dung sau: 2) Từng bước thiết lập tác phong làm việc khoa học theo kế hoạch, tiết kiệm thời gian chi phí 3) Phát huy tính sáng tạo , khả độc lập tác chiến để hồn thành nhiệm vụ đồng thời không ngoại trừ khả năn phối hợp hoạt động cán bộ, công – viên chức cần trang bị kiến thức , phù hợp với thời 4) Xây dựng ý thức làm việc có trách nhiệm chuyên nghiệp giao tiếp , ứng xử hạn chế rủi ro hiểu lầm, khiếu kiện,,, 5) Nhận thức đắn tích cực xây dựng văn hóa cơng sở sé góp phần quan trọng việc xây dựng hành công vụ đại , thân thiên với nhân dân 6) Xây dựng mói quan hệ tốt đẹp, dĩ hịa vi quý, lấy công làm việc trọng 7) Biết giúp đỡ chia sẻ, lắng nghe , đóng góp tiếp nhận ý kiến xây dựng đồng nghiệp để hồn thiện Tơn trọng đối tượng giao tiếp, có thiện cảm từ lần đầu 8) Cần đưa chế tài sử phạt cố ý khơng thực tốt Ngồi trang phục phong thái yếu tố đáng quan tâm : gọn gàng , SV: Dương Thùy Linh 58 Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội phù hợp , nhẹ nói khẽ tránh làm ảnh hưởng đến mơi trường chung Mơ hình tổ chức Bộ máy Văn phòng Bộ 2.1 Ưu điểm Về tổ chức nhân văn phòng: Về văn phòng bố trí chức , nhiệm vụ , quyền hạn , cấu tổ chức Bộ nhóm nhân gồm : Chánh văn phịng, phó chánh văn phịng,cán cơng- viên chức Lãnh đạo văn phịng người có tầm nhìn xa , rộng , có khả nắm bắt tình hình cơng việc để từ phân công nhiệm vụ cho cá nhân theo chức nhiệm vụ Vị trí cơng việc cán bộ, nhân viên văn phòng đáp ứng với nhu cầu cong việc thực tế phịng - việc bố trí trang thiết bị văn phòng bộ: bố trị trung tâm , thuận tiện cho việc lại, giao dịch đơn vị quan để giải công việc nhanh chóng, dễ dàng * trang thiết bị văn phịng bố trí khoa học , phù hợp với việc xử lý công việc để giúp giải cơng việc nhanh chóng hiệu , ngồi cịn đại hóa, kết cấu nhỏ gọn, đảm bảo tính tiện dụng thuận lợi cho việc xử lý công việc làm cho không gian bớt trật trội hơn, giảm thiểu thiếu gọn gàng văn phòng 2.2 Nhược điểm - Do việc thiết kế văn phòng theo phong cách truyền thống nên tính đồn kết theo tập thể chưa phát huy - Một số trang thiết ị cần sửa chữa tuổi thọ cao - Cấn xếp lại tài liệu, trang thiết bị phịng làm việc: máy in , photo, máy tính , fax……… cho hợp lý hơn, thuận tiện sử dụng , giải công việc CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét đánh giá chung cơng tác văn thư Văn phịng Bộ Nơng SV: Dương Thùy Linh 59 Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội nghiệp Phát triển nông thôn Bộ NN&PTNN ln xem quan hệ thống Chính phủ có hoạt động hành vào nề nếp khoa học sớm Có kết phần Bộ có đội ngũ lãnh đạo anh minh, thông suốt phải kể đến góp sức lớn lao tồn cán bộ, công chức, viên chức dù đặc biệt quan tâm gặt hái nhiều kết song cịn mộ chức Bộ Trong q trình hoạt động Bộ, cơng tác Hành Văn phịng cịn số hạn chế cần phải khắc phục để kiện toàn hoạt động Văn phòng chung Bộ Ưu điểm 1.1 Về cơng tác Văn phịng Cơng tác hành Văn phịng Bộ NN & PTNN hồn thành chức tham mưu, tổng hợp phục vụ hậu cần cho hoạt động quan Văn phòng thực tốt cơng tác lập kế hoạch Trong q trình lập kế hoạch có phối hợp cán văn phịng Lãnh đạo Văn phịng, có xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên Lãnh đạo văn phòng, giúp cho việc xây dựng kế hoạch xác, đảm bảo đường lối chủ chương cảu quan Nhà nước cấp Các chương trình kế hoach thông báo rộng rãi giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời chủ động điều chỉnh cơng việc Công tác thông tin quan tâm mực Văn phịng có hoạt động tiếp nhận, xử lý thông tin văn bản, soạn thỏa văn theo quy định Nhà nước Việc đại hóa cơng tác Văn phịng ngày quan tâm Điều thể thiết bị văn phịng khơng ngừng tăng cường đổi để tạo thuận lợi cho cơng việc Văn phịng Chính việc đổi tăng cường phương tiện thiết bị đại phù hợp với cơng việc góp phần quan trọng nâng cao xuất chất lượng công tác Văn phòng Bộ năm qua SV: Dương Thùy Linh 60 Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Công tác hành Văn phịng hướng vào mục tiêu nhằm cung cấp dịch vụ tốt để phục vụ người dân Cán Văn phòng ngày nâng cao chuyên môn nghiệp vụ 1.2 Về công tác Văn thư Trong việc tổ chức công tác Văn thư Lãnh đạo Văn phịng Bộ quan tâm tổ chức chặt chẽ tất đơn vị Các công tác công văn, giấy tờ lãnh đạo Bộ ý coi trọng giúp hoạt động công việc giải kịp thời, hiệu +Các công tác tổ chức, quản lý giải văn đi, đến, lập hồ sơ Bộ nâng cao hơn, đảm bảo chất lượng theo quy định Nhà nước; +Các khâu nghiệp vụ quy trình soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo có kỹ thể được tính chuyên nghiệp quan Bộ; +Cán văn thư tạo thành thạo việc sử dụng phần mềm quản lý văn phục vụ cho đạo điều hành Lãnh đạo Tại đây, văn thư đăng ký theo dõi văn cách thuận tiện cho việc tìm tài liệu, tốn thời gian mà đảm bảo tính bí mật; +Cơng tác quản lý dấu sử dụng dấu cán làm công tác văn thư thực chặt chẽ Đóng đấu phát hành văn nhanh chóng, xác, khơng để xảy tình trạng tồn đọng văn chưa đóng dấu; +Việc lập hồ sơ Bộ thực theo quy định chuẩn Nhà nước đề ra; +Việc xếp công việc cách khoa học ln cán bộ, cơng chức Văn phịng lưu tâm nên hiệu công việc đạt cao Nhược điểm Từ kết thấy hoạt động Hành Văn phịng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn có kỷ cương chặt chẽ, môi trường làm việc khoa học, chuyên nghiệp có tổ chức Cơng tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo nhiều SV: Dương Thùy Linh 61 Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội chậm chạp Thay đổi chuyến thông báo gây ảnh hưởng đến việc xếp công việc ưu điểm hoạt động Văn phịng gặp phải số hạn chế sau: 2.1 Về cơng tác Văn phịng Việc bố trí cán làm cơng tác Văn phịng cịn gặp số hạn chế, chưa theo chức danh tiêu chuẩn Nhà nước quy đinh; số cán thiếu kiến thức hành chính; Trang thiết bị chưa đáp ứng hết nhu cầu công việc quan Bộ phận văn thư dùng chung máy Fax với phòng Hành nên ảnh hưởng phần khơng nhỏ đến hiệu công việc Máy fax xảy cố nên việc nhận chuyển fax lúc tương đối gặp khó khăn, phần mềm quản lý hay bị lỗi mạng tải vào mạng Internet nhiều cán 2.2 Về công tác Văn thư Việc đăng ký văn đến gặp nhiều khó khăn bị lỗi mạng khơng kiểm soát hết văn bản, nhiều đơn vị gọi điện tìm hiểu văn khơng thể tìm thấy phần mềm chưa xử lý kịp Có văn gửi đến mà khơng qua Văn thư Bộ xử lý để ghi số vào sổ mà lại chuyển trực tiếp lên phòng ban dẫn đến việc văn ban khơng kiểm sốt Như nói Bộ chưa có đủ cán chuyên môn thực công tác Văn thư nên không năm đầy đủ quy trình quản lý văn bản, tạo nên tình trạng Một số văn ban hành cịn sai sót thể thức kỹ thuật trình bày; Một số văn gửi xuống văn thư sai sót phậm văn thư mà văn bị thất lạc tới phận, phịng, ban khơng có tránh nhiệm làm cho cơng việc đơn vị có liên quan bị trì hỗn I Đề xuất giải pháp để phát huy ưu nhược điểm Để xuất tồn yếu sau xin đưa đề xuất sau: Về mặt tổ chức: Để hoạt động văn phịng diễn cách thơng suốt , linh hoạt đáp ứng SV: Dương Thùy Linh 62 Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội nhu cầu chung tồn việc đại hóa hệ thống văn phòng làm việc việc cần thiết cụ thể - Xây dựng cấu tổ chức hợp lý nội văn phịng để hồn thành nhiệm vụ giao - Khẳng định chức văn phịng: chức xử lý thơng tin, tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo đảm bảo sở vật chất cho hoạt động quan Bộ Về cán đào tạo, bồi dưỡng cán - Thực phân công công việc cho cán bộ, cơng chức văn phịng phải người, chun mơn, lực thực tế - Từng bước nâng cao lực cán bộ, thường cuyên cử cán tập huấn, học hỏi kinh nghiệm từ bên vừa nâng cao trình độ thân vừa mang kiến thực giúp đỡ cán khác quan.đây chiến lược vừa lâu dài vừa tiết kiệm công đào tạo mang lại hiệu cao - Coi trọng việc giáo dục ý thức trách nhiệm cao cho cán cơng chức vp vè vị trí, vai trò chức nhiệm vụ Về tổ chức văn phòng đại - Cần phải xây dựng mơ hình văn phịng đại đổi mưới thơng tin người tác phong Trong thơng tin đặt lên vị trí đầu báo trước bước phục vụ cho hoạt động cảu văn phòng người cần nâng cao nghiệp vụ lẫn chuyên mơn để giải cơng việc nhanh chóng, hiệu - Các trang thiết bị cần đổi nâng cao tiện ích, nhỏ gọn, nhiều tính để đươn giản hóa cơng việc - Con người làm coogn tác văn phòng cần coi trung tâm với thơng minh , sáng tạo, trí tuệ ngày tăng người cán cần trang bị nâng cao trình độ theo hướng đa năng… để hồn thành cơng việc giao để thích nghi với hồn cảnh chuển giao coogn tác trình độ cao KẾT LUẬN Quá trình thực tập tuần tạp Văn phịng Bộ Nơng nghiệp phat triển SV: Dương Thùy Linh 63 Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội nơng thơn Tơi đực tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ cùn với nghiệp vụ lĩnh vực hành chính, văn thư văn phịng Đây hộ tốt để tiếp xúc với thực tế tích lũy kiến thức, kinh nghiệm nghề nghiệp tương lai Ngồi ra, tơi trao đổi , tiếp xúc trực tiếp với nhwuxng cán nhân viên có trình độ chun mơn cao với bề dày kinh nghiệm lòng say mê với công việc giúp học hỏi nhiều kiến thức thực tế để hoàn thiện thân Là sinh viên năm cuối quãng thòi gian quý báu để thân làm quen nhìn nhận với mơi trường thực tế tạo điều kiện để xác định hướng sau này, với hướng dẫn nhiệt tình tâm huyết cán văn phịng tơi hồn thành nhiệm vụ giao đạt số kết định  Về nhận thức hiểu biết thực tiễn:sự cần thiết lý luận vào thực tiễn chặt chẽ, sau đợt thực tập tìm hiểu cơng việc giúp thân tơi có nhìn khác, lý luận sở để vận dụng cách sáng tạo linh hoạt áp đặt , dập khn máy móc khong suy xét  Về tác phong làm việc: sống đời thường cơng sở, , cá nhân có cách tiếp cận, giải khác nhau, nhờ quan sát học hỏi người bảo kinh nghiệm ứng xử giải cơng việc, tình gặp phải cơng việc lãnh đạo phịng cán phịng tơi rèn luyện trau dồi cho thân cách làm việc môi trường cơng sở khơng u cầu địi hỏi riêng nơi coogn sở mà cần thiết cho hoạt động giao tiếp nơi đâu, biểu người có văn hóa thực  Khả giao tiếp quan hệ ứng xử đặc biệt, có vai trị quan trọng công việc, quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp, coogn dân, khách mới…quyết định phần thành cơng trang bị cho hiểu biết ứng xử công việc mối quan hệ đan xen Trên thực tế khơng có thành cơng mà trừ giúp đỡ , hỗ trợ hay nhiều , dù trực tiếp hay gián tiếp người khác quãng thời gian thực tập khơng dài tạo điều kiện cho nhận thức đắn SV: Dương Thùy Linh 64 Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội phương hướng mà theo đuổi quãng thời gian bát kỳ sinh viên trải qua , giúp tơi học hỏi kinh nghiệm thực tế, quý báu bậc tiền bối trước, tạo tiền bước phát triển sau trường.với kiến thức thầy cô truyền đạt trường khả nắm bắt , học hỏi qua thân Qua thực tế công việc đồng thời giúp đỡ hướng dẫn tận tình cán cơng chức phịng văn Thư – Bộ NN&PTNT thầy cô Khoa Quản trị Văn phịng giúp tơi hồn thành báo cáo Với góc độ nhận thức sinh viên thực tập vấn đề mang tính chất gợi mở chưa bao quát vấn đề kinh nghiệm cịn hạn chế khơng tránh khỏi thiếu sót định Vì vậy, tơi mong bảo, đóng góp ý kiến thầy tồn thể bạn để tơi có điều kiện bổ sung nâng caao kiến thức mình, phục vụ tốt công tác thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Dương Thùy Linh SV: Dương Thùy Linh 65 Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC Một số hình ảnh phịng Văn Thư Bộ Nông nghiệp SV: Dương Thùy Linh Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Dương Thùy Linh Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Dương Thùy Linh Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Dương Thùy Linh Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Dương Thùy Linh Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Dương Thùy Linh Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Lớp: CĐ TKVP 14A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Dương Thùy Linh Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Lớp: CĐ TKVP 14A ... thực tập tốt nghiệp Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Chương II Thực tập nghiệp vụ Văn Thư – Lưu Trữ Bộ Nông nghiệp phát triển Nông thơn THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN Khảo sát công tác Văn. .. chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Chức nhiệm vụ Bộ nông nghiệp Phát triển nông thôn Theo nghị định số : 15/2017/NĐ-CP quy định chức , nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp phát triển. .. nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn .3 Lịch sử hình thành Bộ nơng nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam .3 Chức nhiệm vụ Bộ nông nghiệp Phát triển