Thực tập nghiệp vụ Văn Thư – Lưu Trữ tại Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn

MỤC LỤC Lời mở đầu 1 Chương 1 : Khảo sát công tác Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 3 I. Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 3 1. Lịch sử hình thành của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam. 3 2. Chức năng nhiệm vụ của Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn 6 II. Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn. 17 1. Vị trí và chức năng 17 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 18 3 Cơ cấu tổ chức. 20 4. Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơ qua. 20 III. Khảo sát hoạt động công tác Thư ký Văn phòng của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn 21 1. Khảo sát công tác thư ký văn phòng Bộ 21 1.1. Vị trí và Nhiệm vụ của Thư ký trong Văn phòng bộ 21 1.1.1 Vị trí của Thư Ký trong văn Phòng Bộ 21 1.1.2 Nhiệm vụ của người Thư ký 22 1.1.2.1 Nghiệp vụ thu thập , xử lý , cung cấp thông tin và kỹ năng tham mưu 22 1.1.2.2 Nghiệp vụ tổ chức công việc 25 1.1.2.3 Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân 29 1.1.2.4 Giao tiếp hành chính . 32 IV. Nhận xét và đề xuất ý kiến công tác Thư ký văn phòng 32 1. Nhận xét về công tác Thư ký Văn phòng 32 2. Kiến nghị về một số tồn tại : 33 Chương II Thực tập nghiệp vụ Văn Thư – Lưu Trữ tại Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn 34 1. Khảo sát và công tác Văn thư . 34 1.1. Tổ chức biên chế văn thư Chuyên trách 34 1.2. Sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan đối với Công tác Văn Thư 34 1.2.1 Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan về công tác văn thư 34 1.2.2 Tìm hiểu vá đánh giá trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo công tác Văn thư của Bộ NNPTNT. 35 1.2.2.1 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng. 35 1.2.2.2 Tham mưu về các nội dung và tình hình ban hành văn bản quy định liên quan đến công tác văn thư . 35 1.3. Tổ chức lớp tập huấn nâng cao trình độ và hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn. 37 1.4. Trang thiệt bị cho công tác văn thư và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin. 37 1.5. Tình hình Soạn thảo và ban hành văn bản 38 1.6. Khảo sát, thực hành việc quản lý văn bản đi đến của Văn phòng Bộ. 41 1.6.1 Kháo sát công tác quản lý văn bản đi đến tại văn phòng Bộ. 41 1.7. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 48 1.8. Tình hình triển khai và thực hiện Văn hóa Công sở của cơ quan Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ( phụ lục ,,,) 49 CHƯƠNG III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 59 I. Nhận xét đánh giá chung về công tác văn thư Văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 59 1. Ưu điểm 59 1.1 Về công tác Văn phòng 59 1.2 Về công tác Văn thư 60 2. Nhược điểm 60 2.1 . Về công tác Văn phòng 61 2.2 Về công tác Văn thư 61 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu nhược điểm 61 1. Về mặt tổ chức: 62 2. Về cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. 62 3. Về tổ chức văn phòng hiện đại 62 KẾT LUẬN 63

TRANG THÔNG TIN

I Thông tin cá nhân

1, Thông tin sinh viên.

Sinh viên : Dương Thùy Linh - 23/02/1996

Lớp : Cao đẳng Thư ký văn phòng 14A - Khoa Quản trị Văn phòng

Mã sinh viên : 1411TKVA015

Khóa học : 2014 - 2017

Địa chỉ liên hệ : số 17 ngõ 113 , Hoàng Cầu Q Đống Đa , Tp Hà Nội

Điện thoại : 0964793297 Email: linhha2304@gmail.com

2, Thông tin giảng viên

Giảng viên : Nguyễn Thị Kim Chi

- Chức danh, học hàm, học vị : Phó trưởng khoa , Giảng viên , Thạc sĩ

- Đơn vị công tác : Khoa Quản trị văn phòng

- Các hướng nghiên cứu chính:

Nghiên cứu về lĩnh vực văn phòng, các nghiệp vụ hành chính văn phòng;Nghiên cứu về lĩnh vực văn thư , lưu trữ;

Nghiên cứu về giao tiếp kỹ năng giao tiếp

- Địa chỉ liên hệ : Văn phòng khoa quản trị văn phòng, Phòng 406 , nhà A,

36 Xuân La , Tây Hồ , Hà Nội

- Điện thoại: 0983247704 Email: trucquynhtri@gmail.com

3, Thông tin về giảng viên hướng dẫn

Giảng viên : Trương Mai Anh

3, Thông tin về cán bộ hướng dẫn

 Cán bộ hướng dẫn : Nguyễn Hồng Tiến

 Chức danh : TRưởng phòng – Văn thư ,Lưu trữ

 Đơn vị : Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

 Địa chỉ cơ quan : Số 2 – Ngọc Hà – Ba đình – Hà Nội

 Điện thoại : 0438431897

MỤC LỤC

Lời mở đầu 1

Chương 1 : Khảo sát công tác Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 3

I Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 3

1 Lịch sử hình thành của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam 3

2 Chức năng nhiệm vụ của Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn 6

II Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn 17

1 Vị trí và chức năng 17

2 Nhiệm vụ và quyền hạn 18

3 Cơ cấu tổ chức 20

4 Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơ qua 20

III Khảo sát hoạt động công tác Thư ký Văn phòng của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn 21

1 Khảo sát công tác thư ký văn phòng Bộ 21

1.1 Vị trí và Nhiệm vụ của Thư ký trong Văn phòng bộ 21

1.1.1 Vị trí của Thư Ký trong văn Phòng Bộ 21

1.1.2 Nhiệm vụ của người Thư ký 22

1.1.2.1 Nghiệp vụ thu thập , xử lý , cung cấp thông tin và kỹ năng tham mưu 22

1.1.2.2 Nghiệp vụ tổ chức công việc 25

1.1.2.3 Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân 29

1.1.2.4 Giao tiếp hành chính 32

IV Nhận xét và đề xuất ý kiến công tác Thư ký văn phòng 32

1 Nhận xét về công tác Thư ký Văn phòng 32

2 Kiến nghị về một số tồn tại : 33

Chương II Thực tập nghiệp vụ Văn Thư – Lưu Trữ tại Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn 34

1 Khảo sát và công tác Văn thư 34

1.1 Tổ chức biên chế văn thư Chuyên trách 34

1.2 Sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan đối với Công tác Văn Thư 34

1.2.1 Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan về công tác văn thư 34

1.2.2 Tìm hiểu vá đánh giá trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo công tác Văn thư của Bộ NN&PTNT 35

1.2.2.1 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng 35

1.2.2.2 Tham mưu về các nội dung và tình hình ban hành văn bản quy định liên quan đến công tác văn thư 35

1.3 Tổ chức lớp tập huấn nâng cao trình độ và hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn 37

1.4 Trang thiệt bị cho công tác văn thư và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 37

1.5 Tình hình Soạn thảo và ban hành văn bản 38

1.6 Khảo sát, thực hành việc quản lý văn bản đi đến của Văn phòng Bộ 41 1.6.1 Kháo sát công tác quản lý văn bản đi đến tại văn phòng Bộ 41

1.7 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 48

1.8 Tình hình triển khai và thực hiện Văn hóa Công sở của cơ quan Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn ( phụ lục ,,,) 49

CHƯƠNG III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 59

I Nhận xét đánh giá chung về công tác văn thư Văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 59

1 Ưu điểm 59

1.1 Về công tác Văn phòng 59

1.2 Về công tác Văn thư 60

2 Nhược điểm 60

2.1 Về công tác Văn phòng 61

2.2 Về công tác Văn thư 61

II Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu nhược điểm 61

1 Về mặt tổ chức: 62

2 Về cán bộ và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ 62

3 Về tổ chức văn phòng hiện đại 62

KẾT LUẬN 63

Lời mở đầu

Trong giai đoạn công nghiệp hóa hiện đại hóa , nền kinh tế nước ta đangtăng trưởng với tốc độc cao Để phát triển mạnh mẽ vững chắc cần phải có sựquản lý , điều hành tốt Điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên tham giavào việc phát triển kinh tế đất nước

Như chúng ta đã biết , thời đại ngày nay phòng hành chính – Văn thư giữmột chức năng và vị trí hết sức quan trọng các doanh nghiệp, tổ chức dù lớn haynhỏ , luôn đuộc quan tâm bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hànhchính thông qua Văn bản – tài liệu quản lý khoa học và hiệu quả sẽ giúp chođơn vị triển khai , giải quyết công việc nhanh chóng , chính xác , đem lại nhiềulợi ích kinh tế xã hội cũng như chất lượng công việc và ngược lại

Phòng hành chính – văn thư tham gia tổ chức lưu trữ các hồ sơ, chứng từ,công tác soạn thảo văn bản , vào sổ công văn đi – đến , duyệt văn bản, chuyểngiao văn bản, lập hồ sơ hiện hành , trả các thủ tục hành chính và in ấn đánh máy

vi tính thấy được vai trò quan trọng đó của phòng hành chính – văn thư là mộtvấn đề cấp thiết đối với mỗi người Cùng với xu thé hội nhập, hiện đại hóa đấtnước, nhu cầu giao dịch , làm việc của các tổ chức, cơ quan với nhau và với bênngoài ngày càng tăng cao đòi hỏi yêu cầu cao hơn, đồng nghĩa với việc công tácvăn thư, lưu trữ có đội ngũ cán bộ có chuyên môn để đáp ứng yêu cầu của côngviệc

Với phương châm gắn liền giữa lý luận với thực tiền trong công tác củatrường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và khoa Quản trị văn phòng trong đó

có ngành Thư ký văn phòng nói riêng : lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ sở chohoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ xung những kiến thức mới, cậpnhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận

Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Quản trị Văn phòng đã đề ra kếhoạch thực tập cho các sinh ngành Thư ký Văn phòng khóa 14 tại các cơ quan,đơn vị , tổ chức chuyến thực tập này giúp cho sinh viên làm quen với công việctại cơ quan và có thể vận dụng các kiến thức lý thuyết khi còn ngồi trên ghế nhàtrường áp dụng vào thực tiễn đó là dịp để sinh viên củng cố , tập hớp lại kiến

thức, tập dượt , rèn luyện phẩm chất đạo đức của 1 nhân viên văn phòng, Quảntrị viên , là cơ hội để chúng tôi đúc rút lại những kinh nghiệm làm việc, giao tiếpphục vụ cho công tác sau này

Có thể hoàn thành tốt chuyến đi thực tập này, Tôi xin chân thành cảm ơnLãnh đạo và cán bộ Văn phòng Bộ NN & PTNT đã giúp đỡ trong việc thu thậpđược rất nhiều kiến thức , kỹ năng và những ý kiến đóng góp quý báu cho bảnthân Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy, cô giáo đã giúp đỡ chúngtôi có được chuyến đi thực tế thành công hôm nay

Với thời gian thực tập không dài , hạn chế về kiến thức và kinhg nghiệm,đặc biệt là khảo sát thực tế là một vấn đề khá mới mẻ nên bài báo cáo của tôichắc chắn còn nhiều điều cần bổ sung và hoàn thiện vì vậy, chúng tôi rất mongnhận được ý kiến nhân xét của các thầy cô giáo

Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2017

Sinh viên

Dương Thùy Linh

Chương 1 : Khảo sát công tác Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển

nông thôn Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

1 Lịch sử hình thành của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam.

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ Việt

Nam, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nông nghiệp, thủy sản, chănnuôi, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cảnước; quản lý nhà nước các dịch vụ công và thực hiện đại diện chủ sở hữu phầnvốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc phạm vi quản lý của

Bộ theo quy định của pháp luật

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn được thành lập từ năm 1995 trên

cơ sở hợp nhất 3 Bộ: Nông nghiệp-Công nghiệp thực phẩm; Lâmnghiệp và Thuỷ lợi

a) Thời kỳ 1945-1954 , khánh chiến kiến quốc

Ngày 14/11/1945 , Hội đồng chính phủ đã ban hành Quyết định về việcthành lập Bộ Canh nông Bộ trưởng đầu tiên là ông Cù Huy Cận

Bộ giao thông công chính được thành lập theo Tuyên cáo ngày 28/8/1945của chính phủ lâm thời nước Việt nam Dân chủ Cộng hòa

b)Thời kỳ 1955-1975 , xây dựng chủ nghĩa xã hội và đấu tranh thống nhậtđất nước

Tại phiên họp các ngày 1,2 và 4 tháng 02 năm 1955 của Hội đồng Chínhphủ đã ra Nghị quyết đổi tên Bộ Canh nông thành Bộ Nông lâm

Từ ngày 15 đến ngày 20 tháng 9 năm 1955 , tyaij kỳ họp thứ 5 Quốc hộikhóa I đã thông qua đề nghị của chủ tịch Hồ Chí Minh và Quyết định tascg Bộgiao thông Công chính thành 2 Bộ: Bộ Giao thông và Bưu điện ; Bộ Thủy lợi vàKiến trúc

Ngày 29/4/1958, tại kỳ họp thứ 8, Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa I ranghị quyết tách Bộ Thủy lợi và Kiến trúc thành hai Bộ : Bộ Thủy lợi và Kiến

Cuối năm 1960, sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ III , với xu thế pháttriển mạnh thủy điện, Nhà nước chuyển Tổng cục Điện lực thuộc Bộ côngnghiệp nặng sáp nhập và Bộ Thủy lợi, đổi tên Bộ Thủy lợi thành Bộ Thủy lợi vàĐiện lực

Cuối tháng 4 /1960, Hội đồng Bộ trưởng đã họp, thảo luận và ra nghịquyết trình Quốc hội , đề nghị tách Bộ Nông lâm thành 4 tổ chức : Bộ Nôngnghiệp, Bộ Nông trường, Tổng cục Thủy sản và Tổng cục Lâm nghiệp

Ngày 28 tháng 12 năm 1962 , Hội đồng chính phủ ra quyết định số

216-CP tách Tổng cục điện lực ra khỏi Bộ Thủy lợi và điện lực để chuyển sang trựcthuộc Bộ công nghiệp nặng , đổi tên thành Bộ Thủy lợi

Năm 1969 thực hiện chủ trương phân cấp quản lý Nông – Lâm trường chođịa phương quản lý, Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường và Tổng cục lâm nghiệpchỉ được giao quản lý trực tiếp một số nông lâm trường , trạm trại chủ yếu làmgiống và thí nghiệm ; đông thời chính phủ mong muốn có một tổ chức đủ mạnh

để điều hành sản xuất nông nghiệp đi lên sản xuất lớn xã hội chủ nghĩa Trên cơ

sỏ Tờ trình Hội đồng chính phủ gửi Ủy ban Thường vụ Quốc hội về việc thànhlập Ủy ban Nông nghiệp, ngày 01/4/1971, Ủy ban Thường vụ Quốc hội đã họp

ra ra Nghị định số 1066-NQ/TVQH phê chuẩn việc thành lập Ủy ban Nôngnghiệp Trung ương [2] trên cơ sở sáp nhập Bộ Nông nghiệp, Bộ nông trường vàban quản lý hợp tác xã xuất nông nghiệp

c) Thời kỳ 1976-1985, đất nước thống nhất , xây dựng và bảo vệ tổ quốc

Lâm nghiệp), có chức năng và quyền hạn như các Bộ, cơ quan ngang Bộ kháccủa Hội đồng chín h phủ.

Nền nông nghiệp nước ta được đặt ra trước nhiệm vụ mới trên địa bàn cảnước, ngày 11 tháng 3 năm 1977, Hội đồng chính phủ ra Quyết định số 52-CPsửa đổi một số tổ chức của Bộ Nông nghiệp:

Ngày 22/01/1981, Ủy ban Thường vujv Quốc hội ohee chuẩn việc thànhlập hai Bộ: Bô công nghiệp thực phẩm và Bộ Lương thực cơ sở tách Bộ Lươngthực và Thực phẩm

Quốc hội khóa VII ( tháng 7/1981) đã quyết định thành lập Bộ Thủy sản.d)Giai đoạn 1986 đến nay

* Thời kỳ 1986 đến 1995

Bộ Nông nghiệp và công nghiệp Thực phẩm ( 1987)

Thực hiện chủ chương phát triển nông nghiệp Việt Nam gắn với chế biến,tiêu thụ theo một quy trình khép kín từ sản xuất – chế biến- tiêu thụ, ngày16/2/1987, Hội đòng Nhà nước đã có Nghị quyết số 782 NQ HĐNN 7 về việcthành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trên cơ sở sáp nhập 3 Bộ:Nông nghiệp, Lương thực , công nghiệp thực phẩm

*Thời kỳ 8/2007 đến nay

Tại kỳ họp thứ nhát, Quốc hội khóa XII ( tháng 8/2007) đã quết định hợp

nhất Bộ Thủy sản vào Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Ngày 03/01/2008, chính phủ ban hành nghị định số 01/2008/NĐ-CP quyđịnh chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp vàPhát triển nông thôn

2 Chức năng nhiệm vụ của Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn Theo nghị định số : 15/2017/NĐ-CP quy định chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn

Căn cứ luật tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 củaChính phủ quy định chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,

cơ quan ngang Bộ;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn;

Chính phủ ban hành Nghị định quy định chức năng , nhiệm vụ , quyền hạ

và cơ cấu tổ chức của Bộ NN& PTNT

2.1 Vị trí và chức năng

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ, thựchiện chức năng quản lý nhà nước các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp,diêm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi, phòng, chống thiên tai, phát triển nông thôn;quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm

vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật

2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thực hiện các nhiệm vụ, quyềnhạn theo quy định tại Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:

1 Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự

án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghịđịnh của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng nămcủa Bộ đã được phê duyệt và các nghị quyết, cơ chế, chính sách, dự án, đề án,văn bản quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo

phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

2 Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia thuộc ngành,lĩnh vực do Bộ quản lý

3 Trình Thủ tướng Chính phủ các dự thảo quyết định, chỉ thị và các vănbản khác thuộc thẩm quyền ban hành của Thủ tướng Chính phủ

4 Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển các ngành,lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo phân cấp và ủy quyền của Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ

5 Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia,quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩnquốc gia về quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộtheo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó

6 Công bố, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá, tổng hợpbáo cáo và chịu trách nhiệm thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quyhoạch, kế hoạch đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các ngành, lĩnh vực thuộc phạm viquản lý nhà nước của Bộ

7 Kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do các Bộ, Hội đồng nhândân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có liênquan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; nếu phát hiệnnhững quy định do các cơ quan đó ban hành có dấu hiệu trái với các văn bảnquy phạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý thì xử lý theo quy địnhcủa pháp luật

8 Về quản lý đầu tư, xây dựng:

a) Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về đầu tư, xây dựng chuyênngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của phápluật; thẩm định về nội dung các báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và báo cáonghiên cứu khả thi các chương trình, dự án thuộc ngành, lĩnh vực; phê duyệt vàquyết định đầu tư các dự án thuộc thẩm quyền của Bộ theo quy định của pháp

b) Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, giám sát, đánh giá các chương trình, dự

án đầu tư, xây dựng thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ theo quy định củapháp luật;

c) Tổ chức thực hiện giám sát, đánh giá tổng thể đầu tư thuộc phạm viquản lý ngành, lĩnh vực của Bộ theo quy định của pháp luật

9 Về nông nghiệp (trồng trọt, chăn nuôi):

a) Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra thực hiện quy hoạch phát triển vùng câytrồng, vùng chăn nuôi tập trung, sản xuất nông sản thực phẩm an toàn; kế hoạch

sử dụng, bảo vệ và cải tạo nâng cao độ phì đất nông nghiệp; chống xói mòn, samạc hoá và sạt lở đất;

b) Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện sử dụng ngân sách cho các chương trìnhphòng, chống, khắc phục hậu quả dịch bệnh trên động vật, thực vật;

c) Chỉ đạo thực hiện về cơ cấu cây trồng, vật nuôi; kỹ thuật gieo trồng,chăn nuôi, thu hoạch, bảo quản và tổng kết, đánh giá thực hiện kế hoạch sảnxuất trồng trọt, chăn nuôi hàng năm;

d) Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về giống cây trồngnông nghiệp, giống vật nuôi nông nghiệp, phân bón, thức ăn chăn nuôi, bảo vệ

và kiểm dịch thực vật, thú y theo quy định của pháp luật

10 Về lâm nghiệp:

a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện quy định của Chính phủ, Thủtướng Chính phủ về cơ chế, chính sách phát triển lâm nghiệp; quy chế quản lýrừng; chế độ quản lý, bảo vệ những loài thực vật rừng, động vật rừng nguy cấp,quý hiếm và danh mục những loài thực vật, động vật rừng nguy cấp, quý hiếmtheo quy định của pháp luật;

Chủ trì, phối hợp với Bộ, ngành liên quan quản lý hệ thống rừng đặcdụng, bảo vệ hệ sinh thái rừng, các loài sinh vật rừng theo quy định của phápluật;

Trình Thủ tướng Chính phủ xác lập quy hoạch hệ thống và chuyển mụcđích sử dụng khu rừng phòng hộ, khu rừng đặc dụng có tầm quan trọng quốc gia

c) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch khai thác, bảo vệ và pháttriển nguồn lợi thuỷ sản của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quy chếquản lý về khai thác, bảo vệ phát triển nguồn lợi thủy sản sau khi được cấp cóthẩm quyền phê duyệt;

d) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện quy hoạch vùng nuôi trồngthuỷ sản tập trung; phòng, chống dịch bệnh thủy sản;

đ) Quy định danh mục các loài thuỷ sản cần được bảo tồn, bảo vệ, cầnđược tái tạo; các biện pháp bảo vệ môi trường các hệ sinh thái thuỷ sản, bảo tồnquỹ gen, đa dạng sinh học thuỷ sản theo quy định của pháp luật;

e) Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với kiểm ngư theo quy định

của pháp luật;

g) Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về hoạt động thủysản theo quy định của pháp luật về thủy sản

13 Về thủy lợi:

a) Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về quy hoạch phòng, chống

lũ của tuyến sông có đê, quy hoạch đê điều, đầu tư xây dựng, tu bổ, nâng cấp vàkiên cố hóa đê điều; quản lý, bảo vệ đê, hộ đê và sử dụng đê điều quy định tạiLuật đê điều và theo quy định của pháp luật;

b) Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về phòng, chống thiên taiquy định tại Luật đê điều, Luật phòng, chống thiên tai và quy định khác củapháp luật;

c) Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về khai thác và bảo vệ côngtrình thủy lợi theo quy định của pháp luật;

d) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chiến lược, quy hoạch thủy lợi;chiến lược phòng, chống và giảm nhẹ thiên tai sau khi được Chính phủ phêduyệt;

đ) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập, phê duyệt và tổ chức thực hiện

về quy hoạch thủy lợi phục vụ nông nghiệp, phục vụ đa mục tiêu gắn với cácngành kinh tế - xã hội theo quy định của pháp luật;

e) Phê duyệt quy hoạch thuỷ lợi, cấp nước sạch nông thôn liên quan từ haitỉnh trở lên, hệ thống công trình thủy lợi và các công trình thủy lợi có tính chất

kỹ thuật phức tạp hoặc quy mô lớn trong một tỉnh phục vụ phòng, chống lũ, lụt,tiêu úng, cấp nước; phòng, chống hạn hán, xâm nhập mặn; cải tạo đất; phòng,chống sạt lở ven sông, ven biển, cấp thoát nước nông thôn theo quy định củapháp luật;

g) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc phê duyệt quy hoạch thuỷ lợi, hệthống công trình thủy lợi, nước sạch và vệ sinh môi trường nông thôn trongphạm vi cấp tỉnh theo quy định của pháp luật;

h) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập kế hoạch xây dựng, quản lý khaithác, sử dụng và bảo vệ các công trình cấp, thoát nước nông thôn;

i) Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về an toàn đập, các hồ chứanước thuỷ lợi theo quy định của pháp luật; thực hiện nhiệm vụ thuộc phạm viquản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luật tài nguyên nước và quy định kháccủa pháp luật.

14 Về phát triển nông thôn:

a) Chỉ đạo, triển khai thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia xây dựngnông thôn mới; chương trình, dự án xóa đói giảm nghèo theo phân công củaChính phủ;

b) Tổng hợp, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt kế hoạch chuyển dịch

cơ cấu kinh tế và chương trình tổng thể phát triển nông thôn; chiến lược pháttriển ngành nghề, làng nghề nông thôn gắn với hộ gia đình và hợp tác xã trên địabàn cấp xã;

c) Chủ trì, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện bố trí dân cư, di dân táiđịnh cư các công trình thủy lợi, thủy điện; bố trí ổn định dân cư các vùng thiêntai, đặc biệt khó khăn, biên giới hải đảo, vùng nước biển dâng do tác động củabiến đổi khí hậu, di cư tự do, vùng xung yếu, rất xung yếu của rừng phòng hộ,rừng đặc dụng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện công tác định canh, bố trídân cư trong nông thôn, vùng dân tộc thiểu số và miền núi theo quy hoạch pháttriển kinh tế - xã hội của đất nước;

d) Thực hiện các chương trình, dự án xây dựng công trình kỹ thuật hạtầng nông thôn theo phân công của Chính phủ

15 Về doanh nghiệp, hợp tác xã và các loại hình kinh tế tập thể, tư    nhânkhác:

a) Trình Chính phủ ban hành cơ chế, chính sách khuyến khích, hỗ trợ kinh

tế hộ, trang trại, kinh tế hợp tác trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lýnhà nước của Bộ;

Phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư, các Bộ, ngành có liên quan xâydựng cơ chế, chính sách khuyến khích, hỗ trợ và định hướng phát triển doanhnghiệp đầu tư vào nông nghiệp, nông thôn

b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định đối với ngành, nghề

kinh doanh, dịch vụ có điều kiện theo danh mục do Chính phủ quy định và xử lýhành vi vi phạm thuộc thẩm quyền;

c) Thực hiện quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nướctheo phân công, phân cấp của Chính phủ đối với các công ty trách nhiệm hữuhạn một thành viên do nhà nước làm chủ sở hữu và phần vốn nhà nước đầu tưvào các doanh nghiệp khác được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp

và theo quy định của pháp luật

16 Về chế biến, bảo quản, vận chuyển, kinh doanh nông sản, lâm sản,thủy sản và muối:

a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện quy hoạch, chương trình, cơchế, chính sách phát triển lĩnh vực chế biến gắn với sản xuất và thị trường cácngành hàng thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; chính sách phát triển cơđiện nông nghiệp, ngành nghề, làng nghề gắn với hộ gia đình và hợp tác xã saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

b) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá tình hình phát triển chế biến đốivới các ngành hàng và lĩnh vực cơ điện, ngành nghề, làng nghề nông thôn, bảoquản sau thu hoạch thuộc phạm vi quản lý của Bộ;

c) Hướng dẫn việc vận chuyển, xuất khẩu, nhập khẩu các loại hàng hóathuộc diện quản lý chuyên ngành nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, muối

17 Quản lý dự trữ quốc gia về giống cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật,thuốc thú y và hàng hoá khác theo phân công của Chính phủ

18 Về khoa học và công nghệ:

a) Chỉ đạo hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ trong cácngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; cơ chế, chính sách vềnông nghiệp, nông dân và nông thôn;

b) Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về công nghệ caotrong nông nghiệp theo quy định của pháp luật công nghệ cao

19 Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về khuyến nôngtheo quy định của pháp luật về khuyến nông

20 Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về chất lượng, an

toàn thực phẩm đối với nông sản, lâm sản, thuỷ sản và muối quy định tại Luật antoàn thực phẩm, Luật chất lượng sản phẩm hàng hóa, Luật tiêu chuẩn và quychuẩn kỹ thuật và theo quy định của pháp luật.

21 Về bảo vệ môi trường, biến đổi khí hậu và đa dạng sinh học:

a) Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về bảo vệ môi trườngđối với các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ thuộc ngành, lĩnh vực do Bộquản lý theo quy định của pháp luật;

b) Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về đa dạng sinh học,

an toàn sinh học thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý theo quy định của phápluật;

c) Chỉ đạo, triển khai thực hiện nhiệm vụ ứng phó với biến đổi khí hậu,nước biển dâng thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân công củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ

22 Chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động xúc tiếnthương mại, xúc tiến đầu tư các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nướccủa Bộ

23 Kiểm định kỹ thuật an toàn các máy, thiết bị, vật tư, các chất đòi hỏinghiêm ngặt về an toàn lao động trong các hoạt động thuộc các ngành, lĩnh vựcquản lý của Bộ theo quy định của pháp luật

24 Thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập kinh tế quốc tế trong cácngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của phápluật

25 Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của

Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đãđược Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; đề xuất hoặc quyết định theo thẩm quyềnviệc thực hiện phân cấp quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực

26 Về quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công:

a) Trình Chính phủ ban hành cơ chế, chính sách về cung ứng dịch vụcông; thực hiện xã hội hoá các hoạt động cung ứng dịch vụ công thuộc ngành,lĩnh vực quản lý của Bộ;

b) Trình Thủ tướng Chính phủ về quy hoạch mạng lưới tổ chức sự nghiệp,dịch vụ công;

c) Hướng dẫn việc thực hiện chính sách, pháp luật và hỗ trợ cho các tổchức thực hiện các hoạt động sự nghiệp dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vựcquản lý của Bộ theo quy định của pháp luật

27 về phòng chống thiên tai:

a) Chỉ đạo , hướng dẫn

27 Thực hiện nhiệm vụ quản lý đối với hội, tổ chức phi Chính phủ hoạtđộng trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quyđịnh của pháp luật

28 Thực hiện nhiệm vụ quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế công chức,

vị trí việc làm, số lượng viên chức; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ,chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức thuộcdiện Bộ quản lý và thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luậtcán bộ, công chức, Luật viên chức và theo quy định của pháp luật

29 Thực hiện nhiệm vụ quản lý về thi đua, khen thưởng theo quy địnhcủa pháp luật

30 Thanh tra, kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống thamnhũng, tiêu cực và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến ngành, lĩnhvực theo quy định của pháp luật

31 Thực hiện nhiệm vụ quản lý về công nghệ thông tin, thống kê thuộcphạm vi quản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luật công nghệ thông tin, Luậtthống kê và theo quy định của pháp luật

32 Quản lý tài chính, tài sản và nguồn lực khác được giao và tổ chức thựchiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật

33 Thường trực quốc gia về công tác phòng, chống lụt, bão; kế hoạch bảo

vệ và phát triển rừng; xây dựng nông thôn mới; nước sạch và vệ sinh môi trườngnông thôn; chống sa mạc hoá; quản lý buôn bán quốc tế các loài động, thực vậthoang dã nguy cấp quý hiếm; phòng chống dịch bệnh gia súc, gia cầm theo quyđịnh của pháp luật

34 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướngChính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật.

2.3 Cơ cấu tổ chức.

Bộ trưởng:

Nguyễn Xuân Cường - UVBCH Trung ương Đảng

Các thứ trưởng:

Vũ Văn Tám kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục Thủy sản

Hoàng Văn Thắng kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục Thủy lợi

Hà Công Tuấn kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp (Thứ trưởngthường trực)

Lê Quốc Doanh

13 Cục Chế biến, Thương mại nông lâm thủy sản và nghề muối;

14 Cục Quản lý Xây dựng công trình;

15 Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn;

16 Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản và thủy sản;

17 Trung tâm Tin học và Thống kê;

18 Trung tâm Quốc gia Nước sạch và Vệ sinh môi trường nông thôn;

19 Trung tâm Khuyến nông - Khuyến ngư Quốc gia;

20 Báo Nông nghiệp Việt Nam;

21 Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

22 Tổng cục Lâm nghiệp bao gồm các đơn vị sau:

Vụ Quản lý sản xuất lâm nghiệp

Vườn Quốc gia Ba Vì;

Vườn Quốc gia Bạch Mã;

Vườn Quốc gia Cát Tiên;

Vườn Quốc gia Cúc Phương;

Vườn Quốc gia Tam Đảo;

Vườn Quốc gia Yok Đôn

23 Tổng cục Thủy lợi bao gồm các cơ quan sau:

 Văn phòng Tổng cục;

 Vụ Kế hoạch - Tài chính;

 Vụ Khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế;

 Vụ Quản lý Công trình Thủy lợi;

 Vụ Quản lý Xây dựng cơ bản;

 Vụ Quản lý Nguồn nước và Nước sạch Nông thôn;

 Vụ Pháp chế - Thanh tra;

 Cục Quản lý Đê điều và Phòng, chống lụt bão

 Trung tâm Tư vấn và Chuyển giao công nghệ Thủy lợi;

 Trung tâm Phòng tránh và giảm nhẹ thiên tai.

24 Tổng cục Thủy sản bao gồm các cơ quan sau:

Trung tâm Đăng kiểm tàu cá;

Trung tâm Khảo nghiệm, Kiểm nghiệm, Kiểm định nuôi trồng hải sản;

Trung tâm Thông tin Thủy sản

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn

( xem phụ lục số 01).

Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Theo quyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB ngàu 01/04/2014 của Bộ Nôngnghiệp và PTNT quy định chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa văn phòng Bộ

1 Vị trí và chức năng

Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ( gọi chung

là phòng Văn thư – Lưu trữ) là tổ chức thuộc Bộ NN&PTNT có chức năngtham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác phục vụ các hoạt độngvủa Bộ; giúp Bộ trưởng tổng hợp , theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc

Bộ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác thuộc Bộ

Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vậtchất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiệnphục vụ chung cho haojt động của Bộ và công tác quản trị nội Bộ;

Văn phòng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, mở tài khỏa theo quy định

của pháp luật.

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Giúp Chánh văn phòng thực hiện nhiệm vụ , quyền hạn sau;

1 Xây dựng theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác của Bộ, của lãnh đạo Bộ và các nhiệm vụ được lãnh đạo Bộ giao chocác cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; tham mưu, tổng hợp báo cáo công tác chỉ đọađiều hành Bộ; đầu mối theo dõi việc thực hiện các nghị quyết liên tịch, quy chếphối hợp giữa Bộ và các cơ quan địa phương

2 Xây dựng các văn bản hướng dẫn;; kiển tra, đôn đốc việc thực hiệncông tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; thực hiện cácnhiệm vụ về hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin của cơ quan Bộ theo quyđịnh

3 Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư, lưu trữ trình độ Bộphe duyệt và tổ chức thực hiện;

4 Quản lý , tổ chức thực hiện ứng dujgn công nghệ thông tin phục vụcông tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Bộ ( quản lý hệ thống Văn phòng điện

tử của Bộ; trang tin điện tử của văn phòng bộ); đầu mối quản lý , vận hành hệthống phòng họp truyền hình, quản lý trang thiết bị thông tin- truyền thông của

cơ quan, đơn vị sử dụng kinh phí hành chính do văn phòng Bộ quản lý

5 Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưutrữ;

6 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng Dan nghiệp vụ văn thư , lưu trữcho cán bộ công chức, viên chức của Bộ;

7 Phối hợp với thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại , tố cáo và xử lý vi phạmpháp luật về văn thư; lưu trữ

8 Thực hiện báo cáo , thống kê về văn thư lưu trữ;

9 Sơ kết, tổng kết về VT –LT

10 Thực hiện công tác thi đua , khen thưởng;

Giúp chánh VP Bộ thực hiện nhiệm vụ của VT cơ quan

a) Tiếp nhận , đăng ký văn bản đến;

b)Trình, chuyển giao văn đến cho các đơn vị cá nhân

c) Theo dõi đôn đốc , kiểm tra việc giải quyết văn bản đến;

d)Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quền xem xét, duyệt, ký ban hành;

e) Kiểm tra thể thức ,hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vàngày tháng ban hành ; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn , mật( nếu có );

f) Đăng ký làm thủ tục phát hành , chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi;

g)Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu , sử dujgn bản lưu;

h)Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký , quản lý văn bản ; làm thủ tụccaÁP giấy giới thiệu, giấy đi đườngcho cán bọ, công chức , viên chức;

i) Bảo quản , sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức các loại con giấu khácđược giao

Giúp Chánh văn phòng bộ thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ cơ quan

a) Thu tập hồ sơ, tài liệu vào LT cơ quan;

b)Quản lý tài liệu LT điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử;

c) Phân loại , chỉnh lý ,xác định giá trị tài liệu ; thự hiện các thủ tục tiêuhủy tài liệu hết giá trị;

d)Bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu ;

e) Tổ chức sử dụng tào liệu LT;

f) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu và Trung tâm lưu trữ quốcgia;

g)Thực hiện chế độ báo cáo, báo cao thống kê cơ sở vè công tác lưu trữ

và tài liệu lưu trữ

Công tác khác

11 Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệmtrong thực thi công vụ theo quy định của pháp luật; thực hiện ứng dujgn côngnghệ thông tin, cải cách hành chính trong lịch vực công tác thuộc nhiệm vụ củaphòng

12 Quản lý, sử dụng các nguồn lực được trang bị để thực hiện nhiệm

vụ của phòng theo quy định;

13 Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện dự toán kinh phí hằng năm theoquy định

14 Thực hiện các nhiệm vụ khác do chánh văn phòng giao

vụ được quy địhn tại Điều 3 của Thông tư này

- Căn cứ vào qu định của pháp luật, giúp Chánh văn phòng xây duwjgncác văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện coogn tác Văn thư- lưu trữ;

- Giúp Chánh văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch ứng dujngkhoa học côngnghệ vào Văn thư –LT; phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác thuộc Bộ thựchiện việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ VT, LT;

- Giúp Chánh văn phòng Bộ phối hợp với thanh tra Boojtrong việc giảiquyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về VT, LT;

- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo quyđịnh của pháp luật

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ

( xem phụ lục số 02)

4 Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của cơ qua.

Trong quá trinh tham gia thực tập và làm việc thực tế tại phòng văn thưcủa Bộ Nông nghiệp & PTNT, tôi đã tiến hành khảo sát về hệ thống văn bảnhình thành trong hoạt đông thường ngày của cơ quan như sau:

Về hệ thống văn bản đi :

Mọi văn bản đi đều phải được trình qua bộ phận Văn thư cơ quan, xin dấu( mật , hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn, hẹn giờ … ) và đăng ký số văn bản đi, việc

quản lý và sử dụng con dấu rát quan trọng vì con dấu khẳng định giá trị văn bản,thủ tục trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan , tổ chức nắm được tầm quantrọng của con giấu nên lãnh đạo văn phòng giao nhiệm vụ bảo quản cho nhân viênvăn thư Hàng ngày nhân viên văn thư sử dụng con dấu để đóng lên các văn bản đãđược kiểm tra thể thức , nội dung , có đầy đủ chữ ký của các cấp thẩm quyền khihết giờ làm việc nhân viên gữ dấu phải cho và két sắt và khóa lại.

Hàng năm số lượng văn bản đi của Bộ Nông nghiệp &PTNT rất nhiều ,lên đến hàng trăm nghìn văn bản, trung bình trên ngày số lượng văn bản nhậpmáy 70 – 80 văn bản ( Công văn, báo cáo, quyết định , giấy xác nhận, thư mời,thông báo…) phong phú về cả thể loại và nội dung Do số luowjgn văn bản đinhiều như vậy , cán bộ văn thư chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc quản lý condấu và văn bản đi , vào sổ văn bản

Về hệ thống văn bản đến

Cũng giống như văn bản đi , văn bản đến và chuyển giao văn bản cholãnh đạo và các phòng ban khác thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ , kịptiến độ công việc

Về văn bản chuyên môn

Bộ nông nghiệp &PTNT hoạt động với quy mô lớn và có cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý chặt chẽ gồm nhiều phòng ban và các đơn vị chuyên môn Dovậy văn bản chuyên môn hình thành tại các phòng rất nhiều và phong phú phùhợp với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi phòng , mỗi đơn vị Nhữngvăn bản này được nảy sinh chủ yếu trong quá trình giải quyết công việc do vậy

nó mang đậm tính chuyên môn, là loại văn bản quan trọng trong hoạt động của

Bộ văn bản này cũng được quản lý tương tự văn bản đi- đến

Khảo sát hoạt động công tác Thư ký Văn phòng của Bộ nông nghiệp

và phát triển nông thôn

Khảo sát công tác thư ký văn phòng Bộ

1.1 Vị trí và Nhiệm vụ của Thư ký trong Văn phòng bộ

I.1.1 Vị trí của Thư Ký trong văn Phòng Bộ

Thư ký văn phòng là người yển trợ, hỗ trợ cho hoạt động của lãnh đjap và

các bộ phận có liên quan khác trong cơ quan Họ đảm bảo cung cấp thông tin 1cách kịp thời , đầy đủ chính xác và ngắn gọn cho cơ quan và Lãnh đạo, các hoạtđộng trong cơ quan được thông xuốt, đều đặn ( như người điều khiển phân luồnggiao thông) Mắt xích nối liền và duy trì các mối quan hệ , tham mưu, tư vấn cholãnh đạo để có những quyết định đúng đắn chính sác và sáng tạo

I.1.2 Nhiệm vụ của người Thư ký

- Tổ chức tiếp khách, chuyến đi công tác cho lãnh đạo và tổ chức Hộinghị, hội họp

- Soạn thảo văn bản, tổ chức giải quyết văn bản đi – đến, đăng ký vănbản đi – đến

- Lập chương, kế hoạch công tác cho lãnh đạo, tổ chức phòng làm việc,đảm bảo như cầu về cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, thu thập, tông hợptông tin và xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời

- Kiểm tra thể thức và tính hợp pháp đối với những văn bản trước khitrình Thủ trưởng ký

- Phân chia các bưu phẩm nhận được cho các cán bộ thuộc quyền Thủtrưởng, và vào sổ bưu phẩm đi – đến

- Giải quyết việc trao đổi văn bản đơn giản theo chỉ thị của Thủ trường,đánh máy công văn trao đổi của Thủ trưởng

- Thực hiện các nhiệm vụ được giao khác của lãnh đạo

- Với chức năng và nhiệm vụ phức tạp và bộ phận Thư ký Văn phòng phảiđảm nhận yêu cầu rất lớn về khả năng, tính tình và tư cách của từng người Thư

ký Đối với người Thư ký muốn đạt kết quả tốt trong công tác không chỉ cầnnắm vững nghề của mình mà còn phải nắm được rõ chức năng nhiệm vụ quyềnhạn của lãnh đạo mình Vì thế ngoài những nhiệm vụ chung và bất cứ người cán

bộ nào cũng phải thực hiện, người Thư ký Văn phòng phải hoàn thành nhữngnhiệm vụ sau

I.1.2.1 Nghiệp vụ thu thập , xử lý , cung cấp thông tin và kỹ năng tham mưu

a) Tổ chức thu thập thông tin

Văn phòng có chức năng cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lýcủa cơ quan nói chung và lãnh đạo nói riêng Vì vậy Thư ký cũng đóng một vaitrò rất quan trọng trong việc thu thập thông tin, sắp xếp văn bản, gấy tờ, tư liệu,tài liệu tham khảo cho Lãnh đạo, Thư ký cần phải xác định đúng nhu cầu cầncung cấp cho Lãnh đạo, để rồi có thể thu thập thông tin bằng nhiều phương phápkịp thời cung cấp cho lãnh đạo Thông tin có thể cung cấp qua các hình thứcsau:

- Chánh văn phòng thông báo tình hình hoạt động chung của Bộ trongcuộc họp giao ban đầu tuần, đầu tháng

- Chánh văn phòng báo cáo trực tiếp với lãnh đạo vê các thông tin mà họyêu cầu

- Chánh văn phòng tổng hợp cung cấp thông tin bằng văn bản qua các báocáo tháng, quý, năm

Các thông tin được lựa chọn để cung cấp cho lãnh đạo là một nhu cầuthường xuyên, có thể định kỳ hoặc đột xuất Xong VP Bộ Nông nghiệp vàPTNT luôn là người tham mưu kịp thời đảm bảo thông tin được đầy đủ, chínhxác

Ngoài ra, Thư ký phải thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân côngnhư: Sắp xếp, bảo quản hồ sơ theo đúng nguyên tắc, lễ tân, phiên dịch Ở BộNông nghiệp và Phát triển nông thôn, ngoài kiến tập những công việc thuộc lĩnhvực chuyên môn của thư ký, chúng em còn được làm công tác văn thư, lưu trữ

Do đặc thù là một Bộ lớn, nên khối lượng công việc tương đối nặng nề nên lãnhđạo Bộ rất quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ Bộ luôn coi trọng công tác vănthư, lưu trữ, vì các công việc này đảm bảo cho hoạt động điều hành công việcthường xuyên cũng như đột xuất của Bộ Bên cạnh đó, cán bộ, nhân viên trựctiếp đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ đều có ý thức cao trong nghề nghiệp.Nhờ đó mà công tác Hành chính Văn thư, lưu trữ trong toàn bộ đạt được nhữngkết quả đáng kể

b)Xử lý Thông tin

 Người thư ký Văn phòng cần nắm vững hai hình thức xử lý thông tin:

Xử lý tức thời và xử lý theo quy trình:

i Xử lý tức thời

- Trong giao tiếp với Lãnh đạo , Các văn phòng Bộ thì người Thư ký Vănphòng cần phải xử lý tức thời nhiều nguồn thông tin thu nhận được Khi phátngôn, đối thoại, cần phân biệt các đối tượng giao tiếp : Cấp trên , cấp dưới,ngang cấp tuy nhiên sự phân biệt này không được thái quá theo kiểu đối với cấptrên thì tỏ ra cún nún sợ sệt, đối với cấp dưới lại tỏ ra hống hánh chuyên quyền.Trong đối thoại trực tiếp cần chú ý đến phát âm ngữ điệu, cách dùng từ ngữ.Ngoài ra cần biết sử dụng các yếu tố bổ trợ trong giao tiếp như ăn mặc, dáng vẻ,nét mặt, cử chỉ, phong thái giao tiếp v…v…

Xử lý thông tin theo quy trình

Có 4 nội dung cơ bản của xử lý thông tin theo quy trình :

- Lưu trữ thông tin: Các thông tin cần thiệt phải được ghi nhận đánh giá,nhận xét bước đầu và Lưu trữ Có hai hình thức Lưu trữ chính cần sử dụng làLưu trữ bằng văn bản vào các cặp hồ sư Lưu trữ thông tin và Lưu trữ ở máytính

- Phân loại thông tin : Khi Lưu trữ thông tin phải định kỳ phân loại, sắpxếp lại thông tin để loại bỏ những thông tin không cần thiết, không còn giá trị vàđồng thời bổ xung các thông tin mới có giá trị hơn

- Tìm kiếm và điều chỉnh thông tin: Khi cần sử dụng thông tin người Thư

ký văn phòng cần phải biết tìm kiếm thông tin trong cơ sở dữ liệu của bản thân

và cơ quan tổ chức

- Truyền đạt thông tin : Các thông tin ban đầu cần truyền đạt và các thôngtin đã xử lý cần phổ biến, cần phải được kịp thời truyền đạt cho các đối tượngcần tiếp nhận thông tin

c) Cung cấp thông tin

Thông tin vốn có thuộc tính giao lưu, thông tin chỉ có giá trị khi được phổbiến và đưa vào sử dụng Thông tin đã qua xử lý mà không được cung cấp đúnglúc, kịp thời sẽ trở nên vô nghĩa, không phát huy được giá trị trong hoạt độngquản lý Mục đích cuối cùng của công tác thu thập và xử lý thông tin chính là

cung cấp cho lãnh đạo Bộ những thông tin chính xác, kịp thời làm cơ sở chohoạt động quản lý.

Việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo Bộ được Văn phòng thực hiện liêntục theo quy định của cơ quan hoặc bất cứ lúc nào khi được yêu cầu Cung cấpthông tin không chỉ dừng lại ở chỗ cung cấp những thông tin mới, cần thiết phảibáo cáo theo quy định, mà các cán bộ còn phải thường xuyên theo dõi nhu cầuthông tin của lãnh đạo Bộ để bổ sung những thông tin còn thiếu nhằm hoàn thiệnnhiệm vụ của cán bộ Văn phòng trong công tác cung cấp thông tin Sự phản hồicủa lãnh đạo Bộ chính là cơ sở để cung cấp những thông tin tiếp theo

Để làm tốt công tác cung cấp thông tin, các cán bộ văn phòng Bộ Nôngnghiệp phải xác định được thời gian, hình thức cung cấp thông tin và lựa chọnđược kênh truyền tải thông tin, cung cấp hợp lý

I.1.2.2 Nghiệp vụ tổ chức công việc

1) Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn

i Chương trình công tác tuần

Công việc giải quyết trong tuần của Bộ trưởng, Thứ trưởng dựa trên côngtác tháng và ý kiến chỉ đạo của cơ quan, Văn phòng Bộ phối hợp với các cơquan , đơn vị xây dựng chương trình công tác tuần, trình lãnh đạo giải quyết vàgửi các đơn vị vào 15h thứ 6 hàng tuần để các đơn vị chủ động bố trí công việccho tuần sau

- Khi có sự thay đổi chương trình công tác : thư ký và chuyên viên giúpviệc cho Bộ trưởng kịp thời thông báo cho Văn phòng Bộ để cập nhật tin tức lêncổng thông tin điện tử và các tổ chức cá nhân có liên quan

- Những công việc trong tháng, quý chưa giải quyết xong sẽ được chuyểnsang tháng, quý sau

ii Chương trình công tác tháng

Dựa vào chương trình công tác quý và những việc bổ sung công tac thángsau chuyển Văn phòng Văn phòng tổng hợp và phân chia theo từng lĩnh vực do

Bộ trưởng và các Thứ trưởng phụ trách, trình Bộ trưởng quyết định

iii Chương trình công tác quý

Tháng cuối của mỗi quý , các đơn vị chủ động đánh giá tình hình thựchiện kế hoạch công tác 6 tháng và các vấn đề phát sinh để đề nghị điều chỉnhquý sau

iv Chương trình công tác năm

Chánh văn phòng chủ trì việc xây dựng cương trình kế hoạch công tác của

Bộ, theo dỗi đôn đốc , đánh giá quá trình thực hiện sau khi được Bộ trưởngquyết định; kiến nghị bộ trưởng các giải pháp và cân đối nhiệm vụ được giao

Trường hợp có sự điều chỉnh Chánh văn phòng phải thông báo đến cácđươn vị cá nhân có liên quan

- Phòng tổng hợp có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng cùng phối hợpxây dựng chương trình công tác năm của Bộ

- Thời giam chậm nhất là 31/10 hàng năm các đon vị trực thuộc Bộ gửivăn phòng danh mục các đề án Văn phòng tổng hợp dự kiến và gửi các đơn vị

a) Công tác chuẩn bị hội nghị ( Trước Hội nghị )

Lập kế hoạch Hội nghị: Bản kế hoạch Hội nghỉ có những nội dung sau:

 Tên Hội nghị

 Thời gian, địa điểm Hội nghị

 Kinh phí, phân công nhiệm vujv cho đơn vị có liên quan

 Thành phần tham dự / ( đại biểu)

 Nội dung hội nghị

 Xây dựng chương trình nghị sự trình lãnh đạo trước hội nghị ít nhất 03ngày

 Chuẩn bị bài phát biểu khai mạc , đôn đốc kiểm tra ,tiếp nhận báo cáotrình lãnh đạo phê duyệt

 Lập danh sách đại biểu và soạn thảo giấy mời gửi tới các đại biểu thamdự

 Xác định nội dung hội nghị

 Xác định thời gian hội nghị : khi quy định thời gian thư ký luôn quantâm đến tính chất, phạm vi và thời gian trước khi khai mạc hội nghị.nội dunghướng tới và khả năng của bộ phận điều hành nhằm duy trì thời gian hội nghịđúng với kế hoạch

 Xác định thành phần tham dự : Chánh Văn phòng xác định tổng sốngười tham dự hội nghị, đồng thời lập danh sách đại biểu để gửi giấy mời Tùytheo thành phần tham dự có thể gửi các loại giấy mời đại biểu cấp trên, giấy mờiđại biểu ngang cấp, giấy triệu tập

 Lựa chọn trang trí hội nghị: phòng tổ chức tiến hành chuẩn bị trướckhi gửi giấy mời, phải đủ số lượng bàn ghế với khách tham dự, trang nghiêm,đầy đủ âm thanh, ánh sáng,…

b)Khi tiến hành hội nghị :

Văn phòng tổ chức công việc sau:

- Lễ tân : phụ trách đón đại biểu ở cửa ra vào phát tài liệu và giải đáp câuhỏi của đại biểu

- Điểm danh : văn phòng điểm danh theo phương pháp điểm danh trựctiếp do Chánh Văn phòng đảm nhiệm

- Duy trì trật tự, thời gian :do chủ tọa điều hành Đây là bước cuyển tiếpgiữa nội dung, chương trình hội nghị đồng thời giảm bớt căng thẳng trong hộinghị

- Biên bản hội nghị: do Thư ký Văn phòng lựa chọn và ghi chép

c) Kết thúc Hội nghị:

Văn phòng tổ chức các công việc:

 Thu dọn địa điểm sau khi kết thúc

 Tiến hành lập hồ sơ Hội nghị

 Thông báo kết quả Hội nghị

Có thể nói, với các hội nghị, Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT đóngvai trò quan trọng trong việc trực tiếp đảm nhận các công việc tổ chức Từ việclên kế hoạch, chuẩn bị giấy mời, báo cáo nhanh, làm thư ký cho đến việc bố trí

hệ thống trang thiết bị phục vụ hội nghị, thu dọn , thu thập hồ sơ… Các côngviệc đó hầu như đã được chuyên môn hóa cao trong Văn phòng Bộ mà ChánhVăn phòng là người trực tiếp chỉ đạo và giữ vị trí quan trọng Mỗi khi tổ chứchội nghị đều do sự năng động, thông thạo về tổ chức của Chánh Văn phòng, sựchuẩn bị kỹ lưỡng về chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ, nhân viên vănphòng nên các hội nghị đều được chuẩn bị chu đáo và tiến hành thành công

3 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo đều nhắm giải quyết một công việc

cụ thể hoặc thiết lập mối quan hệ cụ thể, tìm kiếm cơ hội hợp tác, nắm bắt tìnhhình thực tế, phục vụ cho chức năng và nhiệm vụ cơ quan

Phạm vi chuyến đi công tác ngoài cơ quan của lãnh đạo phụ thuộc vàochức năng quản lý Nhà nước, quản lý sản xuất của cơ quan hoặc phụ thuộc vàomối quan hệ công tác của cơ quan đối với cơ quan khác

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan quản lý cao nhất củangành nông nghiệp vì thế phạm vi chuyến đi công tác của lãnh đạo là rộngkhông những đi công tác ở trong nước mà con đi công tác ở nước ngoài Bởivậy trách nhiệm của Thư ký với chuyến đi công tác của Thủ trưởng cơ quan làrất quan trọng, Các công việc phải thực hiện cho một chuyến đi công tác là:

*Giúp Thủ trưởng giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục chuyến đicông tác;

*Tổ chức cuộc họp bàn giao công việc giữa Thủ trưởng và các nhân viên

có liên quan:

Đối với chuyến đi công tác trong nước: Thư ký phải dựa vào địa điểm

thời gian để giúp Thủ trưởng lập kế hoạch cho chuyến đi Tùy từng mục đíchcủa chuyến cong tác khác nhau mà Thư ký phải chuẩn bị tài liệu liên quanvaf đicùng lãnh đạo nếu có thể Đồng thời đảm bảo phương tiện đi lại, tránh sự chồng

chéo các chuyên đi.

Với các chuyến đi công tác trong nước, Thư ký phải lưu ý các giấy tờ sau:+ Công văn liên hệ

+ Giấy tờ tùy thân ( chứng minh thư, thẻ công chức )

+ Giất giới thiệu

+ Danh thiếp

Trong một số trường hợp có thể cần đến thư tay hay giấy ủy nhiệm bêncạnh đó phải chuyển bị kinh phí dự phọng cho lãnh đạo

Đối với chuyến đi công tác nước ngoài : trước khi đi công tác Thư ký

trực tiếp lập kế hoạch cho chuyến đi trình lãnh đạo xem xét và phê duyệt Đồngthời chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như: Visa, hộ chiếu, giấy giới thiệu, giấy điđường, chứng minh thư, danh thiếp ( song ngữ)

I.1.2.3 Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân

1/ Tiếp khách đến liên hệ công tác với Lãnh đạo:

Tiếp khách là một trong những hoạt động hết sức quan trọng , cơ bản củangười Thư ký nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp trực tiếp của khách trên cơ sởthông tin thu được nhằm góp phần vào việc thực hiện chức năng và nhiệm vụcủa cơ quan Bản chất của hoạt động tiếp khách là việc Thư ký thiết lập mộtgiao tiếp có tính mục đích với khách Hiệu quả của quá trình này phụ thuộc vàokhả năng, trình độ của người Thư ký khi tham gia giao tiếp Thực tế cho thấyviệc tiếp khách của người Thư ký sẽ góp phần vào việc thu thập thông tin cungcấp cho lãnh đạo Vì vậy, tiếp khách là một công việc có ý nghĩa rất quan trọng

ở bất kỳ một cơ quan, đơn vị hay một tổ chức, các phòng ban, đây là một nghệthuật được tạo nên bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó sự hiểu biết của ngườiThư ký không chỉ giới hạn bởi sự giao tiếp trực tiếp – giao tiếp ở tình huống mặtđối mặt mà còn được hiểu biết theo nghĩa rộng ở các hình thức: giao tiếp điệnthoại, văn bản, tổ chức hội nghị, hội thảo

Tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT đây là cơ quan cấp cao nhất củamột ngành, là trung tâm và đầu mối giao tiếp của cơ quan, nên hàng ngày Vănphòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn luôn là nơi đón tiếp khách

không những khách trong nước mà còn phải tiếp khách quốc tế đến giao dịch,trao đổi công việc hoặc đề bạt các yêu cẩu, nguyện vọng cần giải quyết Để thựchiện hoạt động tiếp khách có hiệu quả, người Thư ký cũng phải xây dựng chomình nội quy phù hợp để tiếp khách Người Thư ký, phải xác định chính xácmục đích quan trọng nhất trong giao tiếp công sở và thu thập được thông tin saukhi giao tiếp, chuẩn bị các thông tin liên quan đến quá trình tiếp khách như:thông tin về nội dung công việc, đặc điểm phong cách của chủ thể tham gia giaotiếp, hệ thông văn bản quy phạm có liên quan Như vậy, hoạt động tiếp kháchcủa người Thư ký không đơn thuẩn chỉ là việc đối xử với từng con người cụ thể

mà hơn hết là nghệ thuật ứng xử nơi công sở

* Đối với khách nội bộ cơ quan bao gồm: Các cán bộ, nhân viên ở các

Cục, Vụ, các Phòng, Ban của Bộ, ngoài ra còn các đơn vị trực thuộc do Bộ quản

lý như các Sở nông nghiệp đóng tại các tỉnh hay các Tổng công ty nếu như trongcùng một đơn vị các cán bộ, nhân viên có thể gặp nhau trực tiếp để trao đổi côngviệc Bên cạnh đó nếu các cán bộ, nhân viên của các Phòng, Cục, Vụ, phòng bankhác nhau mà muốn liên hệ công tác thì phải đăng ký hoặc báo trước cho phòngthường trực để phòng thường trực sắp xếp lịch gặp Trong cùng một đơn vị nếucấp dưới có muốn kiến nghị, ý kiến thì phải đăng ý trước cho thư ký văn phòngcủa Thủ trưởng trước khi gặp Thủ trưởng, có thể liên hệ bằng điện thoại hayđăng ký vào sổ Mẫu sổ này gồm các nội dung thông tin sau :

1.Ngày giờ tiếp khách của Thư ký

2.Mục đích, yêu cầu của khách

3.Những thông tin cơ bản liên quan đến khách (họ tên, chức vụ, địa chỉliên hệ )

4.Đối tượng giao tiếp mà khách mong muốn gặp

5.Thời gian bố trí cuộc hẹn tiếp theo

* Đối với khách ngoài cơ quan: Với chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, quyên

hạn của Bộ Nông nghiệp và PTNT thì khách ngoài cơ quan chia ra thành kháchtrong nước và khách quốc tế;

*Đối với khách đến liên hệ công tác với lãnh đạo, đều phải đăng ký qua

Phòng Hành chính tổ chức Tuy vậy trong thực tế vì tính chất công việc của lãnhđạo có thể đi vắng đột xuất, ngay cả khi có lịch hẹn trước trong trường hợp nàyngười Thư ký của lãnh đạo là người đón tiếp và giải quyết ban đầu các yêu cầutrrong phạm vi thẩm quyền.

Ở đây, hiệu quả của công việc tiếp khách phụ thuộc rất lớn vào ứng sửcủa Thư ký văn phòng và ấn tượng của người Thư ký tạo nên Văn phòng Bộnông nghiệp và Phát triển nông thôn đặc biệt chú ý và quan tâm tới khách Đã cónhiều tình huống trong quá trình tiếp khách người Thư ký ở Văn phòng Bộ xử lýrất bình tĩnh và khéo léo

Trong thực tế, công việc tiếp khách hết sức đa dạng và phức tạp, có thểxảy ra rất nhiều huống khác nhau nên yêu cầu người Thư ký phải linh hoạt màkhông thể áp dụng một khuôn mẫu cho sự ứng xử ở mọi tình huống Các quytrình trong hoạt động tiếp khách cụ thể sẽ thay đổi tùy theo hình thức giao tiếp,

vị trí của đối tượng giao tiếp, tính chất của mối quan hệ và vùng văn hóa giaotiếp Dẫu vậy người Thư ký có thể rút ra một số nguyên tắc cơ bản để hạn chếtối đa hậu quả xấu xảy ra trong quá trình tiếp khách, đó là : Bình tĩnh, kiên trì,

có thái độ lịch sự, mềm dẻo, chân thành kết hợp với khả năng phân tích và phánđoán tình hình sự việc cũng như tâm lý của khách để nhanh chóng tìm ra cáchứng phó kịp thời, phù hợp Và trên cơ sở đó phải là sự đồng cảm, sẻ chia vớinhững yêu cầu của khách đồng thời là tinh thần trách niệm với cơ quan kết thúcquá trình giao tiếp với khách người Thư ký phải sử dụng hệ thống các câu hỏivới mục đích kiểm tra lại thông tin và thông báo một cách lịch sự cho khách biếtquá trình giao tiếp đã kết thúc

Để khẳng định vai trò của người Thư ký khi làm nhiệm vụ tiếp khách,một điều luôn được ghi nhớ: làm tất cả để tạo lập, duy trì và phát triển mối quan

hệ của cơ quan Nếu người Thư ký hiểu rằng, việc ứng xử với khách của mình làmột trong những yếu tố quan trọng góp phần thúc đẩy hoạt động của cơ quan,góp phần khẳng định và nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan và bản thân ngườiThư ký thì chính các Thư ký sẽ biết điều chỉnh các hành vi giao tiếp của mìnhsao cho phù hợp và hiệu quả nhất

I.1.2.4 Giao tiếp hành chính

Thư ký cũng như người “Làm dâu trăm họ” trong phong thái , ứng xửhành động khi giao tiêp phải để hài hòa lợi ích của các bên tham gia Tất cả mọingười khi tham giai giao tiếp đều mong muốn 1 lợi ích nào đó , lợi ích của conngười mang đến có 2 loại: Vật chất và tinh thần , chính vì điều đó trong trườnghợp giao tiếp người thư ký không mang đến vật chất thì họ phải tạo ra cho đốitượng tinh thần vững chắc , tin tưởng vào cơ quan , và những nội dung liênquan, từ mức thấp đến cao

Luôn coi trọng ảnh hưởng của các mối quan hệ , thận trọng vì xã hội này

có những mối quan hệ chằng chịt, phức tạp “ Lời nói chẳng mất Tiền mua” phảituân thủ theoo khẩu hiểu: tất cả mọi người đến cơ quan đều được quan trọng ,tôn trọng lợi ích của doanh nghiệp là ưu tiên hơn

Vận dung tốt kỹ năng nghe nói đọc viết Nghe đúng chỗ nói đúng nới ,không viết bừa bãi Khi giao tiếp luôn biết lắng nghe chia sẻ và cảm thông đốitượng giao tiếp tùy vào trường hợp và hoàn cảnh

Biết kết hợp các cử chỉ phi ngôn ngữ như: Ánh mắt, nụ cười, chỗ ngồi vàkhoảng cách ,,, luôn tạo cảm giac thoải mái khi nói

Trong chừng mực nhất định phải biết sử dụng thuật khôi hài ( không nênlạm dụng quá thô kệch)

I Nhận xét và đề xuất ý kiến công tác Thư ký văn phòng

1 Nhận xét về công tác Thư ký Văn phòng

Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là một Bộ lớn nênThư ký vwn phòng đóng một vai trò rất quan trọng trong việc tham mưu, giúpviệc, là trợ lý đắc lực cho lãnh đạo Công việc của người lãnh đạo rất phức tạp:Công việc về văn bản, phân công công việc, tiếp khách, hội họp, kiểm tra Vìthế, người Thư ký đã góp phần thu thập cung cấp thông tin và tiết kiệm thời gianlao động sáng tạo cho lãnh đạo văn phòng Bộ

Như vậy Thư ký văn phòng là một công tác thân cận và tin cậy của lãnhđạo Bộ; giúp các công việc của lãnh đạo “ chọn lọc và có đánh giá sơ bộ”; đóngvai trò trong công việc cung cấp thông tin nhàng ngày cho lãnh đạo Đồng thời

còn mắt xích nối liền lãnh đạo Bộ với cộng sự và các thành viên khác trong cơquan.

2 Kiến nghị về một số tồn tại :

Công tác Thư ký Văn phòng của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn nhìn chung đã được văn phòng đảm nhận và làn tốt Tuy nhiên

Bộ cần bổ sung, hoàn thiện quy chế của Bộ, các Quy định về thu nhận và sử lýthông tin văn bản, soạn thảo, trình ký, phát hành và quản lý văn bản cho phùhợp với các Nghị định của Chính phủ; chỉ đạo triển khai xây dựng văn bản thuộcthẩm quyền của Bộ như quy định về kí thừa lệnh, thừa ủy quyền, các văn bảnchuyên ngành; rà soát lại 1 số điểm quan trọng trong dự thảo quy chế làm việccủa bộ liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ

Bộ thường xuyên đôn đốc kiểm tra định kỳ quy chế làm việc của bộ đồngthời phát hiện mặt yếu kém và biểu dương khen thưởng các nhân hoàn thànhxuất sắc nhiệm vụ, kịp thời phổ biến quy định của Nhà nước; của Bộ và banhành các văn bản hướng dẫn, tổ chức thực hiện Ngoài ra, Bộ nên giao cho cácđơn vị chức năng mở thêm nhiều lớp đào tạo tập huấn nghiệp vụ, tổ chức giaolưu học hỏi trao đổi kinh nghiệm trong và ngoài nước