BC thực tập công tác văn thư lưu trữ tại trường THPT Long Khánh

Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu Lý chọn đề tài Trong công phát triển đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hồ nhập vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư, lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Công tác Văn thư, lưu trữ hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước doanh nghiệp Nhằm cụ thể hóa quy định nhà nước công tác Văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế quan, đơn vị; Giúp quan, đơn vị thực thống hoạt động công tác Văn thư, lưu trữ; Làm sở kiểm tra thực pháp luật việc ban hành, quản lý xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng thời gian lâu dài Đồng thời công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo điều hành Việc sưu tầm, tuyển chọn hệ thống hóa văn đạo hướng dẫn Đảng Nhà nước công tác Văn thư lưu trữ công việc làm cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin lãnh đạo, cán viên chức quan đơn vị, tổ chức nói chung cán viên chức làm cơng tác văn phòng, cơng tác chun mơn ngành Văn thư, lưu trữ nói riêng Văn thư, lưu trữ đề tài liên quan đến ngành Quản Trị Văn Phòng mà tơi theo học kết hợp q trình cơng tác nhà trường tơi nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ công việc tổ chức quản lý giải loại văn phương pháp khoa học sở quy định chung nhà nước sau trường tiếp tục làm công tác văn thư, lưu trữ nên định chọn đề tài “ tìm hiểu tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ trường THPT Long Khánh” để nghiên cứu tạo điều kiện cho trình làm việc sau Mục tiêu đề tài Bản thân người làm công tác văn thư, lưu trữ trường THPT nơi mà sở vật chất, công nghệ thông tin để phục vụ cho công việc chưa đầy đủ thực tế cơng việc đòi hỏi người làm cơng tác văn thư, lưu trữ phải thấu đáo có trách nhiệm Hiện nay, hầu hết trường học bố trí nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp công việc thờ ơ, khơng nắm hết kỹ để giải cơng việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu Để có văn mang tính xác cao, đòi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng mắc nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường Xuất phát từ lý trăn trở làm để quản lý bảo quản tốt loại công văn, văn theo qui định, lưu trữ thơng tin kịp thời có tính khoa học nhớ, lộc nhà trường Từ đúc kết kinh nghiệm, khó khăn mà tơi khắc phục trình thực tế qua chuyên ngành theo học qua đề tài nhằm nắm thực trạng công tác văn thư, lưu trữ nhà trường, giúp đưa số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn thư, lưu trữ trường THPT Long Khánh Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Long Khánh Về thời gian nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Long Khánh từ năm 2015 đến năm 2018 Nội dung nghiên cứu: Do điều kiện thời gian số điều kiện khác, đề tài nghiên cứu tập trung giải vấn đề liên quan đến tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Long Khánh Việc sâu nghiên cứu vấn đề mang tính nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ không thuộc phạm vi nghiên cứu đề tài Đề tài chủ yếu sâu nghiên cứu số vấn đề công tác Văn thư, lưu trữ nhà trường , lý luận công tác Văn thư, lưu trữ, cơng tác hành văn phòng thực trạng số biện pháp khắc phục trường THPT Long Khánh Nguồn tài liệu tham khảo Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 trường THPT Long Khánh thực Nghi định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Cơng văn - đến trường Trung Học Phổ Thông Long Khánh làm theo mẫu Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Ngồi tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác như: Các sách lý luận công tác văn thư – lưu trữ, văn Chính Phủ, văn phòng Chính Phủ, Bộ nội vụ hoạt động này, Đại cương lịch sử Việt Nam, Lịch sử Nhà nước Việt Nam Tuy nhiên để hoàn thành báo cáo qua trình làm việc thực tế trường THPT Long Khánh tham khảo thêm từ nguồn tài liệu internet Lịch sử vấn đề nghiên cứu Công tác văn thư (công tác công văn, giấy tờ ) triều đại phong kiến Việt Nam đề tài nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu Trước hết phải kể đến PGS Vương Đình Quyền có “Văn quản lý Nhà nước công tác công văn, giấy tờ thời phong kiến Việt Nam” nhà xuất Chính trị Quốc gia Hà Nội ấn hành năm 2002 Cơng trình tập trung nghiên cứu vấn đề như: chủ trương, quy định biện pháp vấn đề liên quan đến văn quản lý nhà nước nói riêng, cơng tác cơng văn, giấy tờ nói chung triều đại phong kiến Việt Nam từ đầu kỷ X đến cuối kỷ XIX, chức đặc điểm loại văn quản lý nhà nước, sổ sách, giấy tờ hành vương triều sử dụng, quy định công tác công văn, giấy tờ triều đại phong kiến, từ việc nghiên cứu vấn đề tác giả rút số nhận xét học kinh nghiệm nhằm tổ chức tốt công tác công văn , giấy tờ phục vụ cho hoạt động quản lý quan cải cách hành nhà nước Đây khẳng định cơng trình lớn nhất, tồn điện nghiên cứu cơng tác văn thư thời phong kiến Các tác giả khác có số cơng trình nghiên cứu đề cập đến số mặt cụ thể công tác Chẳng hạn luận văn Tiến sĩ Vũ Thị Phụng nghiên cứu “Văn Quản lý Nhà nước thời Nguyễn (1802-1884)”, năm 1992 Hay sách “Lưu trữ Việt Nam chặng đường phát triển” PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm TS Ngiêm Kỳ Hồng có phần đề cập tới cơng tác lưu trữ, bảo quản văn triều đại phong kiến Ngồi tạp chí Văn thư Lưu trữ có số viết tác giả, nghiên cứu số mặt công tác công văn, giấy tờ triều đại phong kiến Việt Nam Có thể kể như: Thử tìm hiểu vài nét công tác công văn, SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu giấy tờ vài triều đại phong kiến Việt Nam Nguyễn Xuân Nung tạp chí Lưu trữ hồ sơ số 4/1972; Một số loại văn quan nhà nước phong kiến Việt Nam (Nguyễn Xuân Nung, tạp chí Văn thư Lưu trữ số 1/1973; Mộc Hoàng Việt luật lệ - luật Gia Long (Phạm Thị Huệ - Nguyễn Huy Khuyến, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 8/2007, Vài nét kho lưu trư thư viện lịch sử phong kiến Việt Nam, Nguyễn Thu Hồi, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 11/2008 Riêng tác giả Vương Đình Quyền có loạt viết tạp chí nghiên cứu mặt cơng tác công văn, giấy tờ: Thể chế văn bản, giấy tờ hành triều Lê Thánh Tơng, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1993; Thể chế soạn thảo ban hành văn Nhà nước phong kiến triều Nguyễn, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/1994; Minh Mệnh – vị hoàng đế khai sáng lưu trữ triều Nguyễn; tạp chí Xưa Nay số 7/1995, Thơng tin liên lạc hành triều vua Minh Mạng, tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 4/1994; Phiếu nghĩ – Một phương thức giải văn hoàng đế triều Nguyễn, tạp chí lưu trữ Việt Nam số 4/1996 Có nhiều lịch sử cơng trình nghiên cơng tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên chưa có đề tài thực nghiên cứu đầy đủ công tác văn thư, lưu trữ trường Trung học phổ thông Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp sau: Phương pháp nghiên cứu lí luận: Phương pháp phân tích tổng hợp, phân loại hệ thống hóa tài liệu văn lí luận Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Tình hình thực tế cơng tác Văn thư, lưu trữ Trường THPT Long Khánh Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, kiến nghị phụ lục kèm theo báo cáo chia làm chương: Chương I: Khảo sát cơng tác văn phòng trường trung học phổ thông Long Khánh Chương II: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ trường trung học phổ thông Long Khánh CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRƯỜNG THPT LONG KHÁNH SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Báo cáo thực tập Hằng 1.1 GVHD: ThS Lâm Thu Tổng quan trường THPT Long Khánh 1.1.1 Giới thiệu tổng quát trường THPT long Khánh Tên trường: Trung Học Phổ Thông Long Khánh Tên trước đây: Trung học ( cấp II , cấp III) Long khánh Thành lập: năm 1976 theo định UBND Tỉnh Đồng Nai Địa chỉ: Số 10, Cách Mạng Tháng 8, Phường Xuân Hòa, Thị Xã Long Khánh, Tỉnh Đồng Nai Điện thoại: 0251.3877245 – 3782946 Website: http://longkhanh.vnptdongnai.vn Email: c3.longkhanh@dongnai.edu.vn 1.1.2 Lịch sử hình thành, phát triển trường THPT Long Khánh Long khánh trước giải phóng thị xã tĩnh lỵ tỉnh Long khánh Sau giải phóng 30/4/1975 vẩn trì thị xã Long khánh có phường nội số xã vùng ven Đến tháng 12/1976 thực chủ trương nhập tĩnh nhập huyện theo đạo Trung Ương, thị xã Long Khánh nhập với huyện Xuân Lộc thống thành huyện Xuân Lộc năm 1995 thường vụ huyện Long Khánh thành lập theo nghị định số 107/HĐBT ngày 15 tháng năm 1991 hội đồng Bộ trưởng sở diện tích dân số huyện Xuân Lộc năm 1995 thường vụ huyện Long Khánh có tờ trình số 434/TT xin thường vụ Tĩnh ủy, UBND tĩnh đồng ý Trong chương trình cơng tác tháng cuối năm 1996 tĩnh ủy có đặt vấn đề: Gắn việc điều chỉnh địa giới hành huyện Long Khánh tiếp tục nghiên cứu trình phủ khơi phục thành lập thị xã Long Khánh Nghị định số 97/2003/NĐ-CP ngày 21/8/2003 phủ việc thành lập thị xã Long Khánh Địa giới hành thị xã Long Khánh Địa giới hành thị xã Long khánh có 15 đơn vị hành trực thuộc gồm phường, xã có diện tích tự nhiên 19.408 Dân số 130.593 người Tiền thân Trường Trung Học Phổ Thông Long Khánh Trường Trung học ( Cấp II, Cấp III ) Long Khánh trước năm 1976 Năm 1976, khối Cấp III chia tách để thành lập trường cấp III Xuân Lộc chuyển số 01 – Bùi Thị Xuân – Thị trấn Xuân Lộc; ( định số 750/ QĐUB ngày 07 tháng năm 1976 UBND Tỉnh Đồng Nai ) Đây trường THPT khu vực phía Bắc Tỉnh Đồng Nai thành lập sau ngày giải phóng Miền Nam, thống Tổ Quốc Buổi đầu với 19 phòng học nhà cấp 4, để đáp ứng nhu cầu học em nhân dân, tháng năm 1984, Sở Giáo dục cho mở thêm phân hiệu Ngã Gia Ray ( Ông Đồn ) Tháng 12 năm 1985, phân hiệu tách để thành SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu lập trường THPT Xuân Lộc II Vì trường THPT Xuân Lộc gọi Xuân Lộc I Tháng năm 1999, huyện Xuân Lộc tách thành hai huyện Long Khánh, Xuân Lộc trường THPT Xuân Lộc I đổi tên trường THPT Long Khánh tên trường Năm 2002 trường đầu tư xây dựng toàn sở vật chất số 10, đường Cách Mạng Tháng Tám nằm vị trí trung tâm thị xã Long Khánh Năm 2002 – 2003 bước ngoặt lịch sử trường Trường xây dựng sở vật chất tinh thần dạy học cao Năm 2008 chi Đảng trường phát triển thành Đảng sở với vai trò tiên phong năm ln đạt danh hiệu “trong – vững mạnh” cơng đồn trường với 92 đoàn viên thực đội ngũ giáo viên yêu nghề Chất lượng đào tạo trường nằm tốp đầu nghành Giáo dục – Đào tạo THPT tỉnh Đồng Nai, chất lượng thi Đại Học nằm tốp đầu 200 trường THPT có điểm thi Đại Học cao toàn quốc Năm 2010, Trường THPT Long Khánh HĐND, UBND Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai lựa chọn thực Đề án xây dựng “Trường THPT trọng điểm chất lượng cao” giai đoạn 2010 – 2015 địa bàn tỉnh Đồng Nai Và dự định trường THPT Long Khánh trở thành trường chuyên thứ hai tỉnh Đồng Nai thành phố Long Khánh tương lai Tuy nhiều khó khăn vất vả thầy trò tiến bước dài đường vinh quang nghiệp giáo dục Nhiều hệ học sinh trường tỏa khắp miền đất nước, bồi đắp thêm niềm tự hào cho mảnh đất Long Khánh anh hùng Hình ảnh trường THPT Long Khánh phát triển ( đính kèm theo phụ lục 01) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức trường THPT Long Khánh 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Thực thành công đề án “Trường THPT trọng điểm chất lượng cao” HĐND, UBND tỉnh Đồng Nai; trường tiếp tục UBND tỉnh Đồng Nai Sở GD – ĐT đưa vào kế hoạch xây dựng mơ hình “Trường học tiên tiến” Trong tương lai gần, trường THPT Long Khánh trở thành trường chuyên thứ hai tỉnh Đồng Nai thành phố Long Khánh theo Nghị 03-NQ/TU ngày 29/02/2016 Ban thường vụ Tỉnh ủy Đồng Nai Về phát triển đô thị Long Khánh đến năm 2020 giai đoạn đến 2025 Với chức trường học đứng tốp đầu đào tạo bậc THPT tỉnh Đồng Nai nhà trường trọng công tác giảng dạy, thực phương SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu châm dạy tốt học tốt đạt chất lượng theo mục tiêu, chương trình giáo dục cấp THPT theo đạo Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai Trường THPT Long Khánh có nhiệm vụ sau: - Tổ chức giảng dạy, học tập hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thơng dành cho cấp THPT Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Công khai mục tiêu, nội dung hoạt động giáo dục, nguồn lực tài chính, kết đánh giá chất lượng giáo dục - Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định pháp luật - Tuyển sinh tiếp nhận học sinh, quản lý học sinh theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo - Thực kế hoạch phổ cập giáo dục phạm vi phân công - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực cho hoạt động giáo dục Phối hợp với gia đình học sinh, tổ chức cá nhân hoạt động giáo dục - Quản lý, sử dụng bảo quản sở vật chất, trang thiết bị theo quy định Nhà nước - Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội - Thực hoạt động kiểm định chất lượng giáo dục - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động năm - Thực tốt công tác chuyên môn giáo viên trường Giảng dạy tận tâm với tư cách nhà giáo, giảng dạy theo chương trình Bộ Giáo dục đề - Liên tục đào tạo, bồi dưỡng cán nhân viên trường để có trình độ lực ngày cao - Từng tổ phận cần phân rõ ràng để có hiệu tốt - Tổ chức dạy học, kiểm tra, cấp giấy khen cho học sinh có thành tích học tập cao cơng nhận hồn thành chương trình THPT học sinh nhà trường - Thực nhiệm vụkhác theo quy định pháp luật Trường THPT Long Khánh đơn vị có thu-chi có tư cách pháp nhân có tài khoản riêng Nhà trường có quyền hạn quản lý lĩnh vực sau: Về đào tạo, giảng dạy kỹ sống kiến thức bậc trung học phổ thông Tuyển dụng quản lý công chức, viên chức xây dựng đội ngũ giáo viên đủ số lượng cấu trình độ đạt chuẩn trình độ đào tạo tham gia vào SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên Tuyển sinh đầu vào lớp 10 bậc THPT Xây dựng sở vật chất trường học theo yêu cầu chuẩn hóa, đại hóa Tổ chức cho Cán bộ, Giáo viên, Công nhân viên tham gia phong trào hoạt động địa bàn thị xã Long Khánh nói riêng hoạt động cộng đồng xã hội nói chung Quản lý sử dụng đất đai, sở vật chất trường học nhà trường theo qui pháp luật Phối hợp với gia đình, cá nhân, tổ chức cộng đồng thực hoạt động giáo dục Thực quyền hạn khác theo qui định pháp luật 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ máy quản lý hoạt động trường THPT Long Khánh (đính kèm theo phụ lục 2) * Ban giám hiệu gồm 01 Hiệu trưởng, 02 Phó Hiệu trưởng: - Hiệu trưởng: Ồng Nguyễn Đình Thiện - Phó Hiệu trưởng : Ơng Lê Văn Phê - Phó Hiệu trưởng: Ơng Nguyễn Duy Bằng * Đảng sở trường THPT Long Khánh : - Bí thư: Nguyễn Đình Thiện - Phó Bí thư: Nguyễn Xn Giác * BCH Cơng Đồn gồm 05 đồng chí: - Chủ tịch : Nguyễn Lê Thu Hồi - Phó Chủ tịch : Nguyễn Tuấn Vũ - UV: Huỳnh Lê Minh Thúy, Đồn Thị Ánh Nguyệt, Nguyễn Thị Thơng * Đồn niên : 25 đ/c - Bí thư đồn: Lê Ngọc Đề - Phó bí thư : Hồng Đức Thọ SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu * Ban Đại diện Hội Cha Mẹ học sinh: - Trưởng ban: Ông Huỳnh Văn Dũng * Các tổ chuyên môn: Gồm tổ chun mơn + tổ văn phòng - Tổ Tốn: Tổ trưởng Thầy Hà Lê Anh - Tổ Lý – Tin – KTCN: Tổ trưởng Thầy Nguyễn Xuân Khôi - Tổ Hóa – Sinh: Tổ trưởng Thầy Nguyễn Xuân Vĩnh - Tổ Ngữ văn: Tổ trưởng Cô Trần Thị Minh Thu - Tổ Sử - Địa – Giáo Dục Công Dân: Tổ trưởng Cô Hồ Phan Thị Bạch Vân - Tổ Tiếng Anh: Tổ trưởng Thầy Phạm Văn Đông - Tổ văn Phòng: Tổ Trưởng Cơ Nguyễn Thị Bảo Trang Nhiệm vụ chức cụ thể phận quản lý - Đảng sở trường THPT Long Khánh: Gồm 02 Chi khối Tự nhiên hành khối xã hội + Là hạt nhân trị, lãnh đạo thực đường lối, chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước + Thực nhiệm vụ trị, an ninh, quốc phòng tư tưởng, xây dựng tổ chức Đảng - Công đồn trường: Góp phần xây dựng nâng cao hiệu hệ thống trị - xã hội xã hội chủ nghĩa Tăng cường mối liên hệ mật thiết Đảng nhân dân, bảo đảm phát huy quyền làm chủ nhân dân lao động, bước hoàn thiện dân chủ xã hội chủ nghĩa, đảm bảo ổn định trị - Đồn TNCS HCM: Giáo dục lý tưởng XHCN cho đoàn niên, niên thông qua phong trào hành động cách mạng, coi nhiệm vụ xây dựng Đảng tất yếu SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu xây dựng tổ chức Đoàn, cung cấp bổ sung cho Đảng lực lượng trẻ, có tri thức, đạo đức… - Hiệu trưởng: + Là người chịu trách nhiệm tất hoạt động trường, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch năm học, triển khai tổ chức thực có hiệu cơng tác sở phân công cho lĩnh vực, bổ nhiệm thành lập tổ chức, tổ hành Hội đồng nhà trường + Phân công, quản lý, theo dõi, đôn đốc, cán bộ, công nhân viên chức nhà trường + Quản lý, thực hành quy chế dân chủ nhà trường, quản lý giáo viên, học sinh hoạt động nhà trường, thuyên chuyển học sinh, nhận học sinh trường khác chuyển đến Xét duyệt kết lên lớp, đánh giá xếp loại học sinh - Phó hiệu trưởng: + Là người giúp cho hiệu trưởng thực có trách nhiệm trước hiệu trưởng cấp việc mà phân công phụ trách + Điều hành hoạt động nhà trường đươc hiệu trưởng ủy quyền - Tổ trưởng chuyên môn: + Tổ trưởng tổ chuyên mơn có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hoạt động chung tổ, hướng dẫn xây dựng quản lý kế hoạch cá nhân tổ giáo viên theo kế hoạch dạy học phân phối chương trình quy định giáo dục, đánh giá hiệu giảng dạy giáo viên nhằm khen thưởng kỷ luật giáo viên + Giúp hiệu trưởng điều hành hoạt động nghiệp vụ chuyên môn - Tổ văn phòng: + Tổ Văn phòng nhà trường thực chức nhiệm vụ theo quy định Chính phủ cơng tác văn phòng Điều lệ trường THCS, THPT trường phổ thơng có nhiều cấp học ban hành theo Thông tư số 12/2011 ngày 28 tháng năm 2011 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo + Nhân viên tổ Văn phòng đồn kết, cộng sự, nghiêm túc thực kỉ luật, kỉ cương hành chính, đảm bảo điều kiện tốt phục vụ cơng tác giảng dạy, học tập hoạt động giáo dục nhà trường 1.3 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phòng trường THPT Long Khánh 1.3.1 Tổ chức hoạt động văn phòng trường THPT Long Khánh SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 10 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu nhà trường Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan * Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành người giao trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải văn đến Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định 2.2.2.2 Quản lý văn Theo Điều 17 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan “Tất văn quan, tổ chức phát hành gọi văn đi” Trong giải công việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trường THPT Long Khánh giao xử lý vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ mà quan gửi (văn đi) giải tốt vấn đề có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động quản lý, điều hành trường học Đồng thời qua góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học cán bộ, cơng chức việc thực công việc giao Việc tổ chức quản lý văn thực tương đối chặt chẽ nghiêm ngặt Như biết, tất loại văn bao gồm văn quy phạm SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 31 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyền nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn Có thể thấy văn đa dạng thể loại phong phú nội dung Văn chuyển giao quan tới quan, tổ chức cá nhân quan; chuyển giao trực tiếp qua bưu điện, máy fax, mạng… Các văn quan nói chung trường THPT Long Khánh nói riêng thực chất cơng cụ điều hành, quản lý trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Bởi vậy, việc tổ chức quản lý văn phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, xác, nhanh chóng, bí mật theo quy trình mà Nhà nước quy định Chỉ có văn quan làm có tác dụng thiết thực quan Để tổ chức quản lý thống văn theo nguyên tắc trên, văn quy đầu mối - phận văn thư quan thuộc phòng hành Việc quản lý văn theo quy định nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý băn nhà trường xác, kịp thời tiết kiệm Văn thư trường học thực việc quản lý văn sát với quy định chung gồm có phần: - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian văn bản; - Đăng ký văn đi; - Nhân bản, đóng dấu văn đi; - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Lưu Văn + Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn bản; + Đăng ký văn đi; + Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; + Lưu văn đi; a Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian văn * Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 32 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu Tại Trường THPT Long Khánh, tùy theo chức năng, nhiệm vụ phận mà văn đánh máy in phận văn thư, số phận khác không thuộc phận văn thư Cho nên văn dễ sai qua trình ký, khơng theo quy trình soạn thảo định khơng có thảo, sạch, mà có gốc nên văn dễ sai quy định Việc đánh máy in văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Đánh máy xác với thảo duyệt; - In số lượng; - Trình bày thể thức kỹ thuật trình bày; - Đánh máy (in) văn mật thực quy định bảo vệ bí mật Ví dụ: Sai lỗi tả, sai cách dùng từ khơng hợp lý, phổ biến sai thể thức kỹ thuật trình bày văn * Ghi số ngày, tháng, năm văn Tất văn hành trường THPT Long Khánh ghi số theo hệ thống số chung Văn thư thống quản lý Còn văn quy phạm pháp luật trường THPT Long Khánh ban hành văn Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành * Trình ký văn bản: Văn trường THPT Long Khánh trước trình ký phải kiểm tra nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn (người kiểm tra phải ký xác nhận) Tất văn tập trung phận văn thư để làm thủ tục trình ký, người ký văn người có thẩm quyền như: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng b Đăng ký văn Trường THPT Long Khánh đăng ký văn sổ, mẫu sổ đăng ký văn thực Phụ lục số VII sổ văn theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan c Nhân bản, đóng dấu văn trường THPT Long Khánh * Nhân bản: Văn trường THPT Long Khánh nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn thời gian quy định SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 33 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu * Đóng dấu quan: Việc đóng dấu trường THPT Long Khánh đóng dấu lên chữ ký đóng văn rõ ràng xác, chiều mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký trùm lên khoảng 1/3 chữ ký bên trái Mẫu sổ đăng ký văn trường THPT Long Khánh (đính kèm theo phụ lục 10) d Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Trường THPT Long Khánh Văn Trường THPT Long Khánh sau hoàn thành thủ tục văn thư chuyển ngày văn ký (Chậm ngày làm việc kế tiếp) Việc gửi văn phận Văn thư gửi phải tổ chức cách khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu sót đảm bảo cho văn gửi nhanh chóng xác Cần lựa chọn phong bì cho phù hợp với số lượng văn Văn Trường THPT Long Khánh chuyển giao trực tiếp cho quan cấp trên: Uỷ ban nhân dân thị xã Long Khánh, Phòng Tài – Kế hoạch, Sở Giáo dục Đào tỉnh Đồng Nai… Việc chuyển phát văn trường THPT Long Khánh thực sau: Văn sau trình ký, ghi số, đóng dấu đăng ký vào sổ, chuyển giao theo mục nơi nhận văn Văn nội chuyển giao sổ có ký nhận văn Văn chuyển thường gửi trực tiếp đến nơi tiếp nhận văn bản, có gửi qua đường bưu điện qua mạng internet Sau văn gửi đi, nhân viên Văn thư thường gọi điện thoại cho phận tiếp nhận, tổ chức để kiểm tra xem văn đến tay người nhận chưa Một số văn nội chuyển giao cho phận cá nhân có sổ chuyển giao văn Mẫu sổ chuyển giao theo quy định thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 trường THPT Long Khánh thực đầy đủ (đính kèm theo phụ lục 11) e Lưu văn Trường THPT Long Khánh Theo quy định Nhà nước văn phải lưu Văn thư (Bản gốc) lưu hồ sơ công việc Bản lưu xếp theo thứ tự đăng ký xếp cách khoa học để phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng Hết thời gian sử dụng tài liệu Văn thư theo quy định, tập lưu văn phải chuyển vào lưu trữ quan theo chế độ nộp lưu SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 34 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu Còn văn trường THPT Long Khánh sau xử lý, xếp theo thứ tự, ngắn hộp hồ sơ Sau xếp lên kệ theo thứ tự năm, kèm theo sổ lưu văn trường Nhìn chung việc quản lý tổ chức văn trường THPT Long Khánh với quy định Nhà nước, thực đầy đủ nguyên tắc thể tầm quan trọng công tác Văn thư hoạt động quản lý quan nhà nước Vì cần phải có quy trình cụ thể ngun tắc để điều hành công tác theo hướng mà Nhà nước quy định, mà điển hình Thơng tư 01/TT-BNV Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 2.2.3 Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 2.2.3.1 Lập danh mục hồ sơ * Khái niệm danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ thống kê hồ sơ dự kiến lập quan, đơn vị tổ chức ngành, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ, xác định theo chế độ quy định * Tác dụng danh mục hồ sơ - Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ; - Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học; - Là để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ đơn vị, cá nhân góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức việc lập hồ sơ chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; - Là cức để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ phục vụ sử dụng a Căn lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức đơn vị quan tổ chức; Quy chế làm việc quan; Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ quan, tổ chức; Kế hoạch nhiệm vụ công tác hàng năm quan, tổ chức, đơn vị cá nhân Trường THPT Long Khánh lập danh mục hồ sơ theo qui định hành nhà nước b Nội dung lập danh mục hồ sơ Xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 35 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ Đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ c Tổ chức lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ trường THPT Long Khánh lập theo 02 cách - Cách thứ nhất: + Cuối năm văn thư, lãnh đạo văn phòng (Phòng hành chính) giao cho cán văn thư, lưu trữ quan dự kiến danh mục hồ sơ cho toàn quan tách danh mục hồ sơ đơn vị chuyển cho Bộ phận; + Trưởng đơn vị đạo cho phận, nhân viên góp ý bổ sung hoàn chỉnh phần danh mục đơn vị gửi lại cho văn phòng (Chánh văn phòng) quan; + Văn phòng/ Chánh văn phòng hồn chỉnh lần cuối danh mục hồ sơ tồn quan trình cho cho người có thẩm quyền ký duyệt, ban hành - Cách thứ hai: + Cuối năm văn thư, phận, nhân viên tự dự kiến hồ sơ thuộc phần công việc cần phải lập năm + Căn vào nhiệm vụ chủ yếu giao đảm nhận, CB, GVCNV cần xác định nhóm hồ sơ hồ sơ cần lập năm + Thông thường nhiệm vụ lớn nhóm hồ sơ Trong cơng việc, nhiệm vụ cụ thể hồ sơ (nếu q trình giải cơng việc hình thành nhiều tài liệu) Ví dụ: Cán bộ, nhân viên giao nhiệm vụ phụ trách công tác tuyển dụng cán bộ, nhân viên xác định nhóm hồ sơ cần lập hồ sơ tuyển dụng Sau chia việc tuyển dụng chức danh hồ sơ như: Hồ sơ tuyển dụng nhân viên kế toán, hồ sơ tuyển dụng nhân viên thư viện, hồ sơ tuyển dụng nhân viên y tế,… + Sau nộp cho trưởng đơn vị để kiểm tra, xem xét, sửa đổi, bổ sung hoàn chỉnh danh mục hồ sơ đơn vị (bộ phận) chuyển cho Văn phòng nhân viên văn thư + Cán văn thư, lưu trữ quan giúp văn phòng/ Chánh văn phòng tổng hợp, hồn chỉnh danh mục hồ sơ tồn quan trình lãnh đạo ký duyệt, ban hành Tùy theo năm tùy theo số lượng hồ sơ công việc mà nhà trường đưa cách lập hồ sơ phù hợp SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 36 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu Văn thư chụp danh mục hồ sơ ban hành gửi đơn vị, cá nhân có liên quan để thực lập hồ sơ theo danh mục Trong q trình thực có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có công việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ đơn vị cá nhân đơn vị cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức Tuy nhiên nhà trường thực lập danh mục hồ sơ theo qui định hành việc giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan vẩn chưa thực mà chủ yếu hồ sơ phận phận tự lưu Hệ thống văn chưa có lưu trữ tập trung khoa học 2.2.3.2 Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ Mỗi cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) 2.2.3.3 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng mở kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại hội hội nghị, hội thảo,… đảm bảo toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc 2.2.3.4 Kết thúc hồ sơ Kiểm tra lại mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ Loại bỏ văn trùng, nháp tư liệu tham khảo xét thấy không cần đưa vào hồ sơ (nếu có) Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ trường THPT Long Khánh Sau thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu hồ sơ đưa vào hồ sơ, xếp thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định thứ tự cho văn bản, tài liệu hồ sơ chặt chẽ, tra tìm văn bản, tài liệu dễ dàng, nhanh chóng theo cách sau: - Theo thời gian: Là xếp văn bản, tài liệu có hồ sơ theo thời gian ban hành văn bản, văn ban hành trước xếp trước, văn ban hành sau xếp sau SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 37 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu - Theo tầm quan trọng tác giả: Là xếp văn tác giả cấp trước, đến văn cấp áp dụng xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhiều tài liệu nhiều tác giả đề cập đến vấn đề (sự việc) - Theo q trình giải cơng việc: Là xếp văn đề xuất, đặt vấn đề lên trước đến vấn đề giải cuối văn kết thúc vấn đề áp dụng cho hồ sơ việc cụ thể; - Theo thứ tự văn bản: Là xếp văn có số nhỏ trước, văn số lớn sau áp dụng để xếp văn bản, tài liệu tập lưu văn văn thư quan trường THPT Long Khánh Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh phải bỏ vào bì * Đánh theo số tờ văn bản, tài liệu - Là ghi số thứ tự cho tờ văn có hồ sơ xếp, đánh số tờ cho học sinh bảo quản 20 năm trở lên - Số thứ tự tờ văn ghi góc bên phải, chữ số Ả rập (1, 2, 3, ) - Nếu hồ sơ bảo quản nhiều đơn vị bảo quản số tờ ghi riêng cho đơn vị bảo quản (đơn vị thống kê tra tìm tài liệu kho lưu trữ) - Nếu văn đóng thành ghi số thứ tự cho - Nếu hồ sơ có hình ảnh ảnh ghi số thứ tự Nếu tờ giấy dán nhiều hình ghi số thứ tự * Lập mục lục văn (Tài liệu, công văn, văn kiện) - Mục lục văn thống kê văn có hồ sơ xếp đánh số tờ, nhằm cố định thứ tự văn hồ sơ; - Mục lục văn để quản lý chặt chẽ văn hồ sơ; - Nhà trường lập mục lục văn cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Mục lục văn nhóm hồ sơ tài liệu trường THPT Long Khánh (đính kèm biểu mẫu phụ lục 12) * Trình bày bìa hồ sơ - Bìa hồ sơ in theo mẫu TCN 1-2002 cục văn thư lưu trữ Nhà nước; - Ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Công nghệ ban hành TCVN 9521-2012 (bìa hồ sơ lưu trữ) theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 38 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu 2.2.3.5 Kiểm tra, điều chỉnh việc lập hồ sơ Thực tế trình nghiên cứu trường THPT Long Khánh nhà trường chưa thực việc kiểm tra, điều chỉnh lập hồ sơ năm 2.2.4 Một số thực tế tồn gây bất cập cơng tác lưu trữ trường THPT Long Khánh Khảo sát thực tế cho thấy, tùy thuộc vào quy mô, điều kiện thực tiễn yêu cầu công việc, trường THPT Long Khánh có hình thức tổ chức phận lưu trữ khác khơng có phòng, kho lưu trữ riêng mà chủ yếu hồ sơ phận lưu phận đó, chưa thực cơng việc nộp lưu vào kho lưu trữ quan So với quy mơ u cầu cơng việc, có cán biên chế làm công tác văn thư hành văn phòng dễ dẫn đến khơng đáp ứng tính tối ưu cơng việc giao Người làm văn thư phụ trách công việc lưu trữ nhiều cơng việc văn phòng khác khơng chun trách Thực chức năng, nhiệm vụ giao, quan quản lý ngành triển khai nhiều hoạt động quản lý công tác lưu trữ trường học Cụ thể ban hành văn quản lý hướng dẫn công tác lưu trữ; tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ; đạo, hướng dẫn triển khai thực công tác lưu trữ; kiểm tra, đánh giá việc thực công tác lưu trữ Sau hết năm cơng tác, tồn hồ sơ văn bản, tài liệu có liên quan lưu trữ tủ sắt, có khố, phân theo ngăn để tiện lợi cho việc tra cứu Trên sở quy định nhà nước, trường THPT Long Khánh chưa tiến hành triển khai hoạt động công tác lưu trữ nhà trường 2.2.4.1 Những kết đạt Hiện nhà trường chủ động tổ chức phận cơng tác văn thư, lưu trữ có phòng làm việc riêng Tuy trường học trường THPT Long Khánh thực công tác Văn thư, lưu trữ có nhiều điểm sáng theo sát qui định nhà nước lập vạch rõ qui định phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ nhà trường có tính khoa học Cơng tác văn thư, lưu trữ việc quản lý hồ sơ tài liệu như: hồ sơ học sinh, hồ sơ Cán - Giáo viên – Công nhân viên xếp ngăn nắp có khoa học Nhân viên làm cơng tác văn phòng phụ trách Văn thư, lưu trữ đào tạo chuyên ngành SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 39 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu Công tác Văn thư thực theo sát đạo Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai theo qui định hành Nhà nước ( loại hồ sơ, sổ sách đầy đủ) 2.2.4.2 Những hạn chế công tác lưu trữ Kết nghiên cứu cho thấy tổ chức quản lý công tác Văn thư, lưu trữ nhà trường nhiều vấn đề bất cập, cần phải nghiên cứu để có giải pháp hồn thiện Cụ thể: - Tổ chức phận lưu trữ nhân viên văn phòng thực cơng tác lưu trữ chưa đầu tư tương xứng với quy mô yêu cầu thực tiễn Nhà trường tổ chức phận lưu trữ không tương xứng với quy mô cần có, làm giảm vai trò cơng tác lưu trữ tổng thể hoạt động chung nhà trường Việc bố trí cán khơng đủ số lượng chưa thỏa mãn u cầu trình độ chun mơn làm cho công tác lưu trữ nhà trường gặp nhiều khó khăn - Quản lý quan nhà nước có thẩm quyền nhiều thụ động mang tính hình thức Nhà trường chưa nhận tư vấn, hỗ trợ chuyên môn từ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Cơ quan có thẩm quyền Cơng ty mẹ chưa quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp thành viên - Tài liệu lưu trữ nhà trường chưa khai thác sử dụng hiệu Công tác Văn thư, lưu trữ cơng việc có tính khoa học nhờ giúp cho quan tiến hành công việc xử lý hồ sơ cách trôi chảy, nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng nhằm mục đích đảm bảo thơng tin chủ trương đường lối Đảng, quản lý điều hành nhà nước Các văn hình thành công tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành đơn vị ngành đơn vị thiết yếu giúp cho hoạt động nhà trường đạt hiệu cao Qua chi tiết nội dung trình bày tơi nhận thức tầm quan trọng công việc văn thư, lưu trữ đặc biệt nhân viên văn phòng cơng tác trường học phải kiêm nhiệm thêm công tác thủ quỹ làm việc phòng hành khơng riêng cơng tác văn thư, lưu trữ mà thân ngày phải hoàn thành tốt nhiều cơng việc văn phòng khác khối lượng cơng việc liên tục đòi hỏi người làm cơng tác văn phòng trường học phải có kỹ năng, lực trình độ để đảm bảo cơng việc cách nhanh chống xác có hiệu CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 40 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu Nhìn chung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Long Khánh tổ chức thống vào hoạt động có nề nếp, đạo thường xuyên đạo tương đối tốt, sở vật chất trang bị ban đầu thiếu thốn nhà trường quan quản lý quan tâm đạo thực tốt công tác văn thư, lưu trữ thời gian qua Công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tương đối hiệu Việc ứng dụng phần mềm tin học công tác tra tìm cập nhật tài liệu làm cho cơng tác trở nên thuận tiện, nhanh chóng, xác hiệu cao Trình độ chun mơn nghiệp vụ lưu trữ cán nhân viên văn thư tương đối cao nên khâu nghiệp vụ thực đầy đủ tương đối hoàn thiện, công tác phổ biến tuyên truyền văn hướng dẫn đạo triển khai kịp thời, nhiều hình thức, cụ thể hóa thành chương trình kế hoạch, hướng dẫn thực thống sở góp phần nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức nhà trường Tổ chức giá trị tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, hệ thống tổ chức lưu trữ thống ngày kiện toàn, hoàn thiện hơn; biên chế cán làm công tác lưu trữ tăng cường số lượng chất lượng; công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ trọng trình độ cán ngày nâng cao đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ cơng tác văn phòng góp phần tạo điều kiện tốt thông tin kịp thời giúp giáo viên yên tâm q trình giảng dạy Tuy nhiên phòng lưu trữ trường THPT Long Khánh chật hẹp, chưa đủ tiêu chuẩn khoa học nên công việc chưa đạt kết cao Việc trang bị máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu chưa đầy đủ, nguồn kinh phí dành cho hoạt động cơng tác văn thư lưu trữ hạn hẹp nên cơng tác lưu trữ chưa thực cách tốt Tóm lại cơng tác văn thư, ưu trữ nghiệp vụ đòi hỏi xác, tỉ mỉ thực bước công việc khâu nghiệp vụ Qua đợt thực tập trường THPT Long Khánh rút học bổ ích, củng cố thêm lý thuyết, nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác này, thân hiểu để thực tốt khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ phải có kết hợp chặt chẽ cán chuyên môn nhân viên văn thư, đồng thời quan tâm đạo, tạo điều kiện Ban giám hiệu yếu tố thiếu Trong đợt thực tập áp dụng nhuần nhuyễn kiến thức học vào thực tế, trực tiếp thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ, từ có định hướng xếp mặt cơng tác chun mơn mà đảm trách, góp phần phục vụ cho cơng tác lưu trữ quan vào nề nếp, đáp ứng nhu cầu trường THPT Long Khánh Trên sở nghiên cứu, khảo sát thực hành công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Long Khánh, thân đúc kết nhận thức lý luận thực tiễn So với kiến thức mà tiếp thu từ Thầy, Cô SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 41 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu giáo trường Đại Học Nội Vụ thực tế mặt công tác mà tiếp cận có ưu điểm, hạn chế định Để góp phần công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Long Khánh nói riêng, ngành Giáo dục Đào tạo nói chung ngày phát triển, đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành nâng cao hiệu hoạt động quan xin đưa số nhận xét kiến nghị số giải pháp cụ thể sau: 3.1.1 Ưu điểm Công tác văn thư trường THPT Long Khánh có tổ chức cách khoa học, có phân cơng cơng việc rõ ràng, tránh nhầm lẫn trình làm việc, có phân cơng rõ ràng cơng việc phận, có điều hành người có chun mơn cao Hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ ngày kiện toàn, hoàn thiện hơn; biên chế cán làm công tác văn thư lưu trữ có trình độ chun mơn cao; cơng tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trọng trình độ nhân viên ngày nâng cao đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ quan q trình hoạt động Cơng tác văn thư, lưu trữ trường THPT Long Khánh vào nề nếp, có bước chuyển biến đáng kể hoạt động ngày hiệu Nhà trường thực quy định, hướng dẫn văn thư, lưu trữ, kịp thời triển khai quán triệt, phổ biến hệ thống văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ quan cấp công tác văn thư, lưu trữ, thường xuyên cử nhân viên văn thư tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo đạo sở Giáo dục Đào tạo - Nhân viên văn thư, lưu trữ ý thức chức năng, vị trí cơng tác mình, hàng năm lập kế hoạch sát với tình hình thực tế nhà trường 3.1.2 Hạn chế Chỉ có cán biên chế làm công tác văn thư hành văn phòng dẫn đến khơng đáp ứng tính tối ưu công việc giao Người làm văn thư phụ trách công việc lưu trữ nhiều công việc văn phòng khác khơng chun trách Một vấn đề cốt lõi chưa quan chưa quan tâm tổ chức như: công cụ tra cứu khoa học Cơ sở vật chất bảo quản tài liệu thiếu chưa quan tâm đầu tư mức trang thiết bị thiếu lạc hậu nơi bảo quản tài liệu chưa có phòng ốc tiêu chuẩn SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 42 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu Bên cạnh mơi trường Giáo dục lãnh đạo Sở, ban ngành thờ nội dung quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành quan tâm, đầu tư yêu cầu công tác Gặp khó khăn kinh phí chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 3.1.3 Nguyên nhân: Khối lượng công việc nhiều biên chế cán phụ trách cơng tác văn phòng, văn thư, lưu trữ có 01 biên chế quan trường học Việc nhận thức tầm quan trọng giá trị công tác văn thư, lưu trữ đa số cán chun mơn hạn chế Cơ quan chủ quản đề biện pháp đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn thiếu tính cụ thể, chi tiết Cơng tác kiểm tra đôn đốc, huy cấp chưa thường xuyên kiên Đặc biệt chưa xây dựng chế tài cứng rắn nhằm quản lý chặt chẽ công tác văn thư trường học 3.2 Đề xuất, kiến nghị Công tác văn thư – lưu trữ công tác quan trọng quan, đơn vị có ý nghĩa lịch sử bảo mật đơn vị, quốc gia Để thực tốt cơng tác vị trí cần phải có quy chế chung từ cấp Bộ, đến cấp Sở Có đạt tính thống cao Có khắc phục tình trạng phân tán làm theo qn tính Để đưa công tác công văn, giấy tờ vào nề nếp thực đại hóa , tin học hóa công tác văn thư – lưu trữ Để thực tốt công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Long Khánh xin đưa số giải pháp sau: Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư – lưu trữ, đẩy mạnh giáo dục, tuyên truyền giá trị công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quản lý phòng Văn phòng trường THPT Long Khánh cần phải mua sắm thêm trang thiết bị để phục vụ cho hoạt động văn phòng Đẩy mạnh cơng tác kiểm tra, đánh giá việc thực công tác Văn thư trường THPT Long Khánh, thường xuyên có biện pháp động viên, khuyến khích kịp thời để tạo động lực tinh thần thi đua làm việc có hiệu nâng cao chất lượng công việc Hàng năm cử cán văn thư học thêm để bổ sung kiến thức mới, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Cần trẻ hóa đội ngũ cán Văn thư hay văn phòng để phù hợp với bước thay đổi xã hội Về khâu nghiệp vụ Văn thư, cần tiến hành rà soát lại khâu nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 43 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu vụ thực tốt cần phát huy Nếu thực chưa tốt cần khắc phục để sửa đổi hoàn thiện Cuối phải quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực văn phòng để tạo nên phát triển chung cho toàn trường THPT Long Khánh Đầu tư xây dựng cải tạo kho lưu trữ nhà trường đủ tiêu chuẩn kho chuyên dụng theo qui định Nhà nước, cải thiện điều kiện làm việc, tập trung đầu tư đầy đủ trang thiết bị vật chất phục vụ công tác lưu trữ nhà trường SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương 44 Báo cáo thực tập Hằng SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương GVHD: ThS Lâm Thu 45 ... Mai Hương 27 Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu Việc bóc bì văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP... Chương II: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ trường trung học phổ thơng Long Khánh CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG THPT LONG KHÁNH SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Báo cáo thực tập Hằng... đầu đào tạo bậc THPT tỉnh Đồng Nai nhà trường trọng công tác giảng dạy, thực phương SVTH: Nguyễn Thị Mai Hương Báo cáo thực tập Hằng GVHD: ThS Lâm Thu châm dạy tốt học tốt đạt chất lượng theo mục