Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại Ngữ

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 3 1.1.2. Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 3 1.1.2.1. Vị trí, chức năng 3 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 4 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4 1.2.1. Vị trí, chức năng 4 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 6 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 7 2.1. Thực trạng hoạt động quản lí công tác văn thư-lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 7 2.1.1. Hoạt động quản lí công tác văn thư 7 2.1.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lí về công tác văn thư 7 2.1.1.2. Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí 8 2.1.2. Hoạt động quản lí công tác lưu trữ 8 2.1.2.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lí về công tác lưu trữ 8 2.1.2.2. Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí 9 2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 9 2.2.1. Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 9 2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 9 2.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 12 2.2.1.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16 2.2.1.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 21 2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 22 2.2.2.1. Hoạt động xác định giá trị tài liệu 22 2.2.2.2. Hoạt động thu thập tài liệu vào kho lưu trữ 22 2.2.2.3. Hoạt động chỉnh lí tài liệu 23 2.2.2.4. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 25 2.2.2.5. Về tình hình bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 26 2.3. Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ của Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 2.3.1. Công tác văn thư của Trung tâm Ngoại ngữ 28 2.3.1.1. Hoạt động quản lí 28 2.3.1.2. Hoạt động nghiệp vụ 28 2.3.2. Công tác lưu trữ của Trung tâm Ngoại ngữ 30 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ VÀ ĐỀ XUẤT ĐÓNG GÓP KHUYẾN NGHỊ 32 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 32 3.1.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập 32 3.1.2. Kết quả đạt được 32 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại Ngữ 33 3.2.1. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33 3.2.1.1. Trong công tác văn thư 33 3.2.1.2. Trong công tác lưu trữ 33 3.2.2. Đối với Trung tâm Ngoại ngữ 34 3.2.2.1. Trong công tác văn thư 34 3.2.2.2. Trong công tác lưu trữ 35 3.3. Một số đề xuất và khuyến nghị trong công tác văn thư - lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại ngữ 35 3.3.1. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 35 3.3.2. Đối với khoa văn thư-lưu trữ 36 3.3.2. Đối với Trung tâm Ngoại Ngữ 37 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lịch sử hình thành phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .3 Vị trí, chức Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vị trí, chức Nhiệm vụ, quyền hạn Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 2.1 Thực trạng hoạt động quản lí cơng tác văn thư-lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.1 Hoạt động quản lí cơng tác văn thư 2.1.1.1 Xây dựng, ban hành văn quản lí công tác văn thư 2.1.1.2 Tổ chức triển khai thực văn quản lí 2.1.2 Hoạt động quản lí cơng tác lưu trữ 2.1.2.1 Xây dựng, ban hành văn quản lí cơng tác lưu trữ 2.1.2.2 Tổ chức triển khai thực văn quản lí 2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .9 2.2.1 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 2.2.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 2.2.1.2 Tổ chức quản lý giải văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 12 2.2.1.3 Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan .16 2.2.1.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 21 2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 22 2.2.2.1 Hoạt động xác định giá trị tài liệu 22 2.2.2.2 Hoạt động thu thập tài liệu vào kho lưu trữ 22 2.2.2.3 Hoạt động chỉnh lí tài liệu 23 2.2.2.4 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 25 2.2.2.5 Về tình hình bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 26 2.3 Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 2.3.1 Công tác văn thư Trung tâm Ngoại ngữ 28 2.3.1.1 Hoạt động quản lí 28 2.3.1.2 Hoạt động nghiệp vụ 28 2.3.2 Công tác lưu trữ Trung tâm Ngoại ngữ 30 CHƯƠNG 32 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ VÀ ĐỀ XUẤT ĐÓNG GÓP KHUYẾN NGHỊ 32 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 32 3.1.1 Những công việc làm thời gian thực tập 32 3.1.2 Kết đạt 32 Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Ngoại Ngữ 33 3.2.1 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33 3.2.1.1 Trong công tác văn thư 33 3.2.1.2 Trong công tác lưu trữ 33 3.2.2 Đối với Trung tâm Ngoại ngữ 34 3.2.2.1 Trong công tác văn thư 34 3.2.2.2 Trong công tác lưu trữ 35 3.3 Một số đề xuất khuyến nghị công tác văn thư - lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Ngoại ngữ 35 3.3.1 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 35 3.3.2 Đối với khoa văn thư-lưu trữ 36 3.3.2 Đối với Trung tâm Ngoại Ngữ 37 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC .32 Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A LỜI NÓI ĐẦU Mỗi quan, tổ chức dù có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết công tác văn thư-lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng trình hoạt động quan, tổ chức Sau trình liên hệ địa điểm thực tập đồng ý Nhà trường Giám đốc Trung tâm Ngoại Ngữ em vinh dự nhận thực tập Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 10/1/2017 đến ngày 10/3/2017 Tại em thực tập môi trường làm việc chuyên nghiệp, đại, quy củ đòi hỏi sáng tạo, động Trên sở đề cương hướng dẫn thực tập thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ, em có điều kiện va chạm, tiếp xúc với thực tế, tham gia số nghiệp vụ chuyên môn tham gia xử lí tình huống, hoạt động Trung tâm Qua em muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất, sâu sắc tới tất thầy cô Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bảo em tận tình nghiệp vụ văn phịng, em suốt thời gian thực tập Trung tâm Bài báo cáo thực tập tất mà em học, tìm hiểu, làm việc thầy cô bảo suốt thời gian thực tập, cố gắng không tránh khỏi sai xót, em mong thầy xem xét, góp ý để em rút học cho thân hồn thiện Cuối em xin chúc thầy cô Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mạnh khỏe, hạnh phúc, thành cơng đường nghiệp ln có niềm vui hạnh phúc sống Qua nghiên cứu khảo sát thực tế Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngồi phần mở đầu, kết thúc danh mục tài liệu tham khảo em xin trình bày báo cáo thực tập gồm bố cục phần: Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Chương 1: Khái quát chung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Ngoại Ngữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Ngoại Ngữ Chương 3: Báo cáo kết thực tập Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đề xuất đóng góp kiến nghị Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lịch sử hình thành phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng Qua nhiều lần đổi tên ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 2016/QĐ-TTg việc thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Ngày 19/4/2012, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 347/QĐBNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Theo Quyết định 347/QĐ-BNV, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học sau Đại học lĩnh vực cơng tác nội vụ nghành nghề khác có lien quan, hợp tác quốc tế nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng, tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vị trí, chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục Đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ , có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học sau Đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiêp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức (Nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội- Xem phụ lục I) Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vị trí, chức Trung tâm Ngoại ngữ thành lập từ năm 2008 với tên Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ theo Quyết định số 209/QĐ-CĐNV Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đến ngày 24 tháng năm 2012, Trung tâm Ngoại ngữ thành lập theo Quyết định số 219/QĐ-ĐHNV Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở phân tách từ Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ trực thuộc Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Quyết dịnh quy định rõ chức năng, nhiệm vụ tổ chức thực trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ cho bậc, hệ toàn Trường Trung tâm Ngoại ngữ đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chức tổ chức thực trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ cho bậc, hệ Trường; liên kết, hợp tác đào tạo ngoại ngữ với sở nước; nghiên cứu khoa học triển khai tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Nhiệm vụ, quyền hạn - Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí điều hành tiến trình giảng dạy, học tập mơn ngoại ngữ thuộc Trung tâm quản lý Tổ chức thi kết thúc học phần môn ngoại ngữ cho lớp; - Đề xuất thay đổi cấu tổ chức, nhân Trung tâm; - Tổ chức thi, quản lý thi kết thi kết thúc học phần Trung tâm quản lý Chuyển giao kết học tập cho đơn vị liên quan; - Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình mơn học theo kế hoạch Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì thiết bị dạy - học thực hành, thực tập thực nghiệm khoa học; - Chủ trì, tìm kiếm đối tác xây dựng chương trình liên kết đào tạo ngoại ngữ; - Chủ động chiêu sinh, tổ chức trình đào tạo lớp bồi dưỡng ngoại ngữ; - Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn ngắn hạn, phát triển chương trình đào tạo sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế; - Quản lý viên chức người học thuộc Trung tâm theo phân cấp Hiệu trưởng; - Tổ chức hoạt động khoa học công nghệ, chủ động khai thác dự án hợp tác nước quốc tế; phối hợp với tổ chức khoa học công nghệ, sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh doanh đời sống xã hội; - Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng hoạt động khoa học công nghệ viên chức người học thuộc Trung tâm; - Xây dựng kế hoạch tổ chức thực cơng tác giáo dục trị, tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Trung tâm; - Tổ chức đánh giá viên chức người học Trung tâm; tham gia đánh giá cán quản lý cấp trên, cán quản lý ngang cấp theo quy định Nhà trường; - Các trách nhiệm quyền hạn khác thực theo Quyết định số 31/2007/QĐ-BGDĐT ngày 04/06/2007của Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trung tâm Ngoại Ngữ-Tin Học; - Thực nhiệm vụ khác Hiệu trưởng giao Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Trung tâm: - Quyền Giám đốc: Ths Vũ Thị Xuân Oanh - Phó Giám đốc: Ths Vũ Thị Yến Nga Trung tâm có 14 viên chức, có 01 Q Giám đốc, 01 Phó Giám đốc 09 viên chức giảng viên, 03 chun viên hành chính-giáo vụ Các mơn trực thuộc Trung tâm: - Tổ môn Tiếng Anh bản: + Chức năng, nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm nội dung, chất lượng, tiến độ, đào tạo học phần giao trước lãnh đạo Trung tâm + Tổ chức, xây dựng hồn thiện nội dung chương trình, biên soạn giáo trình tài liệu liên quan theo phân công lãnh đạo Trung tâm - Tổ môn Tiếng Anh Chuyên ngành: + Chức năng, nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm nội dung, chất lượng, tiến độ, đào tạo học phần giao trước lãnh đạo Trung tâm + Tổ chức, xây dựng hoàn thiện nội dung chương trình, biên soạn giáo trình tài liệu liên quan theo phân công lãnh đạo Trung tâm Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 2.1 Thực trạng hoạt động quản lí công tác văn thư-lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.1 Hoạt động quản lí cơng tác văn thư 2.1.1.1 Xây dựng, ban hành văn quản lí cơng tác văn thư Hiện có nhiều văn quy định cho hoạt động quản lí Trường, để xem xét đối chiếu vào hoạt động công tác văn thư-lưu trữ để Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày hoàn thiện phát triển Một số văn quản lí nhà nước hướng dẫn cho cơng tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ quy định công tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư; - Văn hợp 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ “Nghị định công tác văn thư”; - Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; - Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 Chính phủ quản lí sử dụng dấu; - Thông tư 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 Bộ Công An quy định chi tiết thi hành số điều nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 28/4/2001 Chính phủ việc quản lí sử dụng dấu sửa đổi bổ sung số điều nghị định số 31/2009/NĐ0-CP ngày 01/4/2009; - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan; Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A - Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức; Bên cạnh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành Quy chế Văn thư-Lưu trữ để hướng dẫn chi tiết việc thực công tác văn thư lưu trữ (Quy chế công tác Văn thư-Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà NộiXem phụ lục II) 2.1.1.2 Tổ chức triển khai thực văn quản lí Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc tổ chức triển khai thực văn quản lí cơng tác văn thư tương đối tốt Mỗi có văn chuyển chun viên gửi văn trực tiếp đến lãnh đạo cá nhân đơn vị nắm bắt thơng tin cách nhanh chóng xác Là trường tiền thân công tác văn thư-lưu trữ, làm việc liên quan trực tiếp đến văn giấy tờ nên việc thực theo văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư coi trọng thực xác theo trình tự giải cơng việc nhà Trường 2.1.2 Hoạt động quản lí cơng tác lưu trữ 2.1.2.1 Xây dựng, ban hành văn quản lí cơng tác lưu trữ Một số văn quản lí cơng tác lưu trữ là: - Luật lưu trữ 2011; - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Cơng văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24/1/2014 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; - Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ; Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Phụ lục III: Sổ đăng kí văn - đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sổ Đăng Kí Văn Bản Đi Sổ Đăng Kí Văn Bản Đến Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Phụ lục IV: Đăng kí sở liệu máy tính SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM 2016 Ngày tháng đến 4/01 Số Nơi gửi Số, ký hiệu Ngày tháng đến công văn công văn công văn Trường 01/TB-ĐHNV 04/01/2016 ĐHNVHN Nơi người nhận Tên loại trích yếu Ký Ghi nội dung nhận công văn Thông báo kết họp Hội đồng tư vấn đánh giá, phân loại đơn vị, công chức, viên chức người lao động 5/01 Trường 05/TB-ĐHNV 05/01/2016 ĐHNVHN năm 2015 Thông báo kết họp hội đồng thi đua, khen thưởng năm 6/01 Trường 1678/KH- ĐHNVHN ĐHNV 05/1/2016 2015 Kế hoạch tổ chức thực tập tốt nghiệp cho sinh viên bậc cao đẳng hệ quy khóa học Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Ngày tháng đến 6/01 Số Nơi gửi Số, ký hiệu Ngày tháng đến công văn công văn công văn Trường 15/TB-ĐHNV 06/1/2016 ĐHNVHN Nơi người nhận Tên loại trích yếu Ký Ghi nội dung nhận cơng văn 2013-2016 Thông báo việc thay đổi lịch thi kết thúc học phần học kỳ III bậc đại học, hệ quy khóa 2014-2018 bậc cao đẳng hệ quy, khóa 2014- 7/01 Trường 11/ĐHNV- ĐHNVHN HCTH 07/1/2016 2017 V/v thông báo lịch họp giao ban công tác năm 8/01 Đảng ủy 02-CV/ĐU 2016 V/v ứng cử trường vào Ban ĐHNVHN chấp hành Trung ương khóa XII thời gian giải đơn tố cáo, Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Ngày tháng đến 6/01 Số Nơi gửi Số, ký hiệu Ngày tháng đến cơng văn cơng văn cơng văn Phịng 04/TCCB 06/1/2016 TCCB Nơi người nhận Tên loại trích yếu Ký Ghi nội dung nhận công văn khiếu nại V/v cung cấp Lý lịch khoa học phục vụ xây dựng đề án mở 7/01 Trường 23/KH-ĐHNV 07/1/2016 ĐHNVHN ngành Kế hoạch thi, chấm thi học kì I lớp đại học hệ quy, khóa học 2015-2019 cao đẳng hệ quy, khóa học 2015- 7/01 Trường 15/QĐ-ĐHNV ĐHNVHN 07/1/2016 2018 Quyết định ban hành quy định đơn giá thu nhập tăng thêm phụ cấp trách nhiệm cán quản Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Ngày tháng đến 8/01 Số Nơi gửi Số, ký hiệu Ngày tháng đến công văn công văn công văn Trường 28/TB-ĐHNV 08/1/2016 ĐHNVHN Nơi người nhận Tên loại trích yếu Ký Ghi nội dung nhận cơng văn lý quý I năm 2016 Thông báo kết luận giao ban cơng tác tuần Trường 8/01 Cơng đồn 113/CVĐHNV 08/1/2016 ĐHNVHN V/v lập Trường danh sách ĐHNVHN viên chức, đồn viên khó khăn nhận q từ Quỹ “Vì người nghèo” Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Phụ lục V: Sổ chuyển giao văn BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI –––––––––––––––––––––––––––––– SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm : 2017 Từ ngày ……đến ngày …… Từ số đến số Quyển số: Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Phụ lục VI: Sổ theo dõi sổ lượng Photocopy Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Phụ lục VII: Sơ đồ quy trình tổ chức quản lí giải văn đến Trường Các Trách nhiệm Trình tự cơng việc Thời gia n thực bước Bước Cán văn thư Tiếp nhận đăng kí ½ ngày Lãnh đạo phịng Cán văn thư văn đến Chỉ đạo giải ngày Lưu ý kiến đạo Ngay sau tiếp Bước Phịng Hành Lãnh đạo Nhà trường Xử lí văn bản, trình Bước chính-Tổ chức Lãnh đạo nhà lãnh đạo Trường Chỉ đạo giải ½ ngày Bước trường phòng văn thư- Chuyển văn đến Theo ý kiến đạo Bước Bước lưu trữ Các đơn vị Cán chuyên đơn vị Phân công xử lí Xử lí cơng văn đến ½ ngày Theo ý kiến đạo Bước môn Văn thư cán Lập hồ sơ cơng việc quy trình cụ thể Theo quy chế công Bước Bước phân nhận tác văn thư-lưu trữ công Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Phụ lục VIII: Danh mục hồ sơ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2017 BỘ NỘI VỤ Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Độc lập – Tự – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NĂM 2017 (Ban hành kèm theo Quyết định số… ngày…tháng…năm ) STT (1) Số kí Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời Đơn vị Ghi hiệu hồ hạn sơ bảo người quản lập (4) (5) (2) (3) (6) I P TỔ CHỨC CÁN BỘ 01 01-TCCB Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều Vĩnh lệ tổ chức, Quy chế làm việc viễn Hoàng Anh Tuấn 02 02-TCCB Kế hoạch, báo cáo công tác tổ Vĩnh chức cán 03 viễn 03-TCCB Hồ sơ việc thành lập, đổi tên, Vĩnh Phạm Thị Nga Trịnh thay đổi chức năng, nhiệm vụ, viễn Gia quyền hạn Trường Hiểu đơn vị trực thuộc 04 04-TCCB Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng 10 năm Phạm nghiệp vụ cho cán Thị Nga Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A 05 05-TCCB Công văn trao đổi công tác tổ 10 năm Phạm chức cán Thị Nga … … … … … Hồ sơ xây dựng, ban hành quy Vĩnh Hoàng chế, quy định, hướng dẫn thi viễn Văn … II P.HÀNH CHÍNH-TỔNG HỢP Tài liệu thi đua, khen thưởng 01 01-HC-TH đua, khen thưởng 02 Thanh 02- HC-TH Hồ sơ hội nghị thi đua nhà Trường chủ trì tổ chức Vĩnh Hồng viễn Văn Thanh 03 Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua khen thưởng 03-HC-TH 04- HC-TH 05-HC-TH 04 06-HC-TH - Dài hạn, năm Vv - tháng, tháng 20 năm - Qúy, tháng năm Hồ sơ tổ chức thực phong 10 năm Hoàng trào thi đua kỉ niệm Văn Thanh … … … Sinh viên: Đinh Thu Anh … … … Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Phụ lục IX: Một số văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Ngoại ngữ Sinh viên: Đinh Thu Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A ... chung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Ngoại Ngữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Ngoại Ngữ Chương 3: Báo cáo kết thực tập Trung tâm Ngoại. .. Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3.1 Công tác văn thư Trung tâm Ngoại ngữ 2.3.1.1 Hoạt động quản lí Tại Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc triển khai thực văn quản lí cơng tác văn thư. .. với văn quy định nhà nước soạn thảo ban hành văn quy chế văn thư- lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành chủ yếu loại văn như: Công văn,