Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại Ngữ

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 3 1.1.2. Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 3 1.1.2.1. Vị trí, chức năng 3 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 4 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4 1.2.1. Vị trí, chức năng 4 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 6 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 7 2.1. Thực trạng hoạt động quản lí công tác văn thư-lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 7 2.1.1. Hoạt động quản lí công tác văn thư 7 2.1.1.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lí về công tác văn thư 7 2.1.1.2. Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí 8 2.1.2. Hoạt động quản lí công tác lưu trữ 8 2.1.2.1. Xây dựng, ban hành các văn bản quản lí về công tác lưu trữ 8 2.1.2.2. Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí 9 2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 9 2.2.1. Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 9 2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 9 2.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 12 2.2.1.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16 2.2.1.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 21 2.2.2. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 22 2.2.2.1. Hoạt động xác định giá trị tài liệu 22 2.2.2.2. Hoạt động thu thập tài liệu vào kho lưu trữ 22 2.2.2.3. Hoạt động chỉnh lí tài liệu 23 2.2.2.4. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 25 2.2.2.5. Về tình hình bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 26 2.3. Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ của Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28 2.3.1. Công tác văn thư của Trung tâm Ngoại ngữ 28 2.3.1.1. Hoạt động quản lí 28 2.3.1.2. Hoạt động nghiệp vụ 28 2.3.2. Công tác lưu trữ của Trung tâm Ngoại ngữ 30 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ VÀ ĐỀ XUẤT ĐÓNG GÓP KHUYẾN NGHỊ 32 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 32 3.1.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập 32 3.1.2. Kết quả đạt được 32 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại Ngữ 33 3.2.1. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33 3.2.1.1. Trong công tác văn thư 33 3.2.1.2. Trong công tác lưu trữ 33 3.2.2. Đối với Trung tâm Ngoại ngữ 34 3.2.2.1. Trong công tác văn thư 34 3.2.2.2. Trong công tác lưu trữ 35 3.3. Một số đề xuất và khuyến nghị trong công tác văn thư - lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại ngữ 35 3.3.1. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 35 3.3.2. Đối với khoa văn thư-lưu trữ 36 3.3.2. Đối với Trung tâm Ngoại Ngữ 37 KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3

1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3

1.1.2.1 Vị trí, chức năng 3

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 4

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4

1.2.1 Vị trí, chức năng 4

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 6

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ 7 2.1 Thực trạng hoạt động quản lí công tác văn thư-lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 7

2.1.1 Hoạt động quản lí công tác văn thư 7

2.1.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quản lí về công tác văn thư 7

2.1.1.2 Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí 8

2.1.2 Hoạt động quản lí công tác lưu trữ 8

2.1.2.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quản lí về công tác lưu trữ 8

2.1.2.2 Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí 9

2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 9

2.2.1 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư 9

2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 9

2.2.1.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội 12

2.2.1.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 16

2.2.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 21

2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 22

2.2.2.1 Hoạt động xác định giá trị tài liệu 22

2.2.2.2 Hoạt động thu thập tài liệu vào kho lưu trữ 22

2.2.2.3 Hoạt động chỉnh lí tài liệu 23

2.2.2.4 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 25

2.2.2.5 Về tình hình bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 26

2.3 Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ của Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 28

2.3.1 Công tác văn thư của Trung tâm Ngoại ngữ 28

2.3.1.1 Hoạt động quản lí 28

2.3.1.2 Hoạt động nghiệp vụ 28

2.3.2 Công tác lưu trữ của Trung tâm Ngoại ngữ 30

CHƯƠNG 3 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ VÀ ĐỀ XUẤT ĐÓNG GÓP KHUYẾN NGHỊ 32

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 32

3.1.1 Những công việc đã làm trong thời gian thực tập 32

3.1.2 Kết quả đạt được 32

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại Ngữ 33

3.2.1 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 33

3.2.1.1 Trong công tác văn thư 33

3.2.1.2 Trong công tác lưu trữ 33

3.2.2 Đối với Trung tâm Ngoại ngữ 34

3.2.2.1 Trong công tác văn thư 34

3.2.2.2 Trong công tác lưu trữ 35

3.3 Một số đề xuất và khuyến nghị trong công tác văn thư - lưu trữ của

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại ngữ 35

3.3.1 Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 35

3.3.2 Đối với khoa văn thư-lưu trữ 36

3.3.2 Đối với Trung tâm Ngoại Ngữ 37

KẾT LUẬN 38 PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Mỗi cơ quan, tổ chức dù có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều cómột đặc điểm chung là trong hoạt động đều sản sinh ra những giấy tờ liên quan

và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụngkhi cần thiết cho nên công tác văn thư-lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọngtrong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Sau quá trình liên hệ địa điểm thực tập được sự đồng ý của Nhà trường

và Giám đốc Trung tâm Ngoại Ngữ em rất vinh dự được nhận về thực tập tạiTrung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 10/1/2017 đếnngày 10/3/2017 Tại đây em đã được thực tập tại một môi trường làm việcchuyên nghiệp, hiện đại, quy củ đòi hỏi sự sáng tạo, năng động Trên cơ sở đềcương hướng dẫn thực tập của các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư - Lưu trữ,

em đã có điều kiện được va chạm, tiếp xúc với thực tế, được tham gia một sốnghiệp vụ chuyên môn cũng như được tham gia xử lí các tình huống, các hoạtđộng của Trung tâm

Qua đây em muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất, sâu sắc nhất tới tất cảcác thầy cô trong Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉbảo em hết sức tận tình về nghiệp vụ văn phòng, đi cùng em trong suốt thờigian thực tập tại Trung tâm

Bài báo cáo thực tập này là tất cả những gì mà em đã được học, được tìmhiểu, được làm việc và được các thầy cô chỉ bảo trong suốt thời gian thực tập,mặc dù đã rất cố gắng nhưng sẽ không tránh khỏi những sai xót, em rất mongcác thầy cô xem xét, góp ý để em rút ra bài học cho bản thân và hoàn thiệnmình hơn nữa

Cuối cùng em xin chúc các thầy cô trong Trung tâm Ngoại Ngữ TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội luôn mạnh khỏe, hạnh phúc, thành công trên con đường

sự nghiệp của mình và luôn có được niềm vui và hạnh phúc trong cuộc sống

Qua nghiên cứu và khảo sát thực tế tại Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội thì ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu thamkhảo em xin trình bày bài báo cáo thực tập của mình gồm bố cục 3 phần:

Chương 1: Khái quát chung về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại Ngữ

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trung tâm Ngoại Ngữ

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Ngoại Ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và đề xuất đóng góp kiến nghị

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ

TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ

1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2 Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân là Trường Trung học Văn thưLưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộtrưởng Phủ Thủ tướng

Qua nhiều lần đổi tên ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ đã kýQuyết định số 2016/QĐ-TTg về việc thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên

cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Ngày 19/4/2012, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội Theo Quyết định 347/QĐ-BNV, Trường Đại học Nội

347/QĐ-vụ Hà Nội có chức năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độĐại học và sau Đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và các nghành nghềkhác có lien quan, hợp tác quốc tế nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng,tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

3 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

4 Vị trí, chức năng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lập thuộc

hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ , có chức năng: Tổ chức đàotạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại học trong lĩnhvực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế;nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụphát triển kinh tế - xã hội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiêp có thu, có tư cách

pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

5 Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

(Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội- Xem phụ lục I)

6 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Ngoại ngữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

7 Vị trí, chức năng

Trung tâm Ngoại ngữ được thành lập từ năm 2008 với tên Trung tâm Tinhọc - Ngoại ngữ theo Quyết định số 209/QĐ-CĐNV của Hiệu trưởng TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội

Đến ngày 24 tháng 4 năm 2012, Trung tâm Ngoại ngữ được thành lập theo Quyết định số 219/QĐ-ĐHNV của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội trên cơ sở phân tách từ Trung tâm Tin học - Ngoại ngữ trực thuộc Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.Quyết dịnh đã quy định rõ chức năng, nhiệm vụ tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ cho

các bậc, các hệ trong toàn Trường

Trung tâm Ngoại ngữ là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cóchức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ cho cácbậc, các hệ của Trường; liên kết, hợp tác đào tạo ngoại ngữ với các cơ sở trong

và ngoài nước; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệphục vụ phát triển kinh tế - xã hội

8 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí vàđiều hành tiến trình giảng dạy, học tập môn ngoại ngữ thuộc Trung tâm quản

lý Tổ chức thi kết thúc học phần môn ngoại ngữ cho các lớp;

- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Trung tâm;

- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần do Trungtâm quản lý Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan;

- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch do

Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiếnphương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trìthiết bị dạy - học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;

- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đàotạo ngoại ngữ;

- Chủ động chiêu sinh, tổ chức quá trình đào tạo các lớp bồi dưỡngngoại ngữ;

- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn,phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăngcường điều kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốctế;

- Quản lý viên chức và người học thuộc Trung tâm theo sự phân cấp củaHiệu trưởng;

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự

án hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và côngnghệ, cơ sở sản xuất, kinh doanh, gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sảnxuất kinh doanh và đời sống xã hội;

- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chấtlượng hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộcTrung tâm;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tưtưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡngnâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Trung tâm;

- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Trung tâm; tham gia đánhgiá cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhàtrường;

- Các trách nhiệm và quyền hạn khác thực hiện theo Quyết định số31/2007/QĐ-BGDĐT ngày 04/06/2007của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo

về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Ngoại Ngữ-TinHọc;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao.

9 Cơ cấu tổ chức

Lãnh đạo Trung tâm:

- Quyền Giám đốc: Ths Vũ Thị Xuân Oanh

- Phó Giám đốc: Ths Vũ Thị Yến Nga

Trung tâm có 14 viên chức, trong đó có 01 Q Giám đốc, 01 Phó Giám đốc và 09 viên chức là giảng viên, 03 chuyên viên hành chính-giáo vụ

Các bộ môn trực thuộc Trung tâm:

- Tổ bộ môn Tiếng Anh cơ bản:

+ Chức năng, nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm về nội dung, chất lượng, tiến

độ, đào tạo học phần được giao trước lãnh đạo Trung tâm

+ Tổ chức, xây dựng hoàn thiện nội dung chương trình, biên soạn giáotrình và tài liệu liên quan theo sự phân công của lãnh đạo Trung tâm

- Tổ bộ môn Tiếng Anh Chuyên ngành:

+ Chức năng, nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm về nội dung, chất lượng, tiến

độ, đào tạo học phần được giao trước lãnh đạo Trung tâm

+ Tổ chức, xây dựng hoàn thiện nội dung chương trình, biên soạn giáo

trình và tài liệu liên quan theo sự phân công của lãnh đạo Trung tâm

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI

HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ

2.1 Thực trạng hoạt động quản lí công tác văn thư-lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1 Hoạt động quản lí công tác văn thư

2.1.1.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quản lí về công tác văn thư

Hiện nay có rất nhiều văn bản quy định cho hoạt động quản lí củaTrường, đây chính là căn cứ để xem xét và đối chiếu vào hoạt động công tácvăn thư-lưu trữ để Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày càng hoàn thiện vàphát triển hơn

Một số văn bản quản lí nhà nước hướng dẫn cho công tác văn thư củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quyđịnh về công tác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 sửa đổi bổ sung một sốđiều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

- Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ

“Nghị định về công tác văn thư”;

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 của Chính phủ về quản lí

và sử dụng con dấu;

- Thông tư 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công An quy

định chi tiết thi hành một số điều của nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày28/4/2001 của Chính phủ về việc quản lí và sử dụng con dấu đã được sửa đổi

bổ sung một số điều của nghị định số 31/2009/NĐ0-CP ngày 01/4/2009;

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lí văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về việchướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức;

Bên cạnh đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng ban hành Quy chếVăn thư-Lưu trữ để hướng dẫn chi tiết việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ

(Quy chế công tác Văn thư-Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Xem phụ lục II)

2.1.1.2 Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí

Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc tổ chức triển khai thực hiện cácvăn bản quản lí về công tác văn thư tương đối tốt Mỗi khi có văn bản mớiđược chuyển về thì chuyên viên sẽ gửi văn bản trực tiếp đến lãnh đạo và các cánhân trong đơn vị sẽ nắm bắt được thông tin một cách nhanh chóng và chínhxác

Là một trong những trường tiền thân về công tác văn thư-lưu trữ, làmviệc đều liên quan trực tiếp đến các văn bản giấy tờ nên việc thực hiện theo cácvăn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư rất được coi trọng và thực hiện rất bàibản và chính xác theo trình tự giải quyết công việc của nhà Trường

2.1.2 Hoạt động quản lí công tác lưu trữ

2.1.2.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quản lí về công tác lưu trữ

Một số văn bản về quản lí công tác lưu trữ là:

- Luật lưu trữ 2011;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP ngày 24/1/2014 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác vănthư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

- Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội ban hành quy chế công tác văn thưlưu trữ;

2.1.2.2 Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quản lí

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức triển khai thực hiện các văn bảnquản lí về công tác lưu trữ tương đối tốt Công tác thu xác định và thu thập tàiliệu lưu trữ, chỉnh lí tài liệu lưu trữ được thực hiện đúng, chính xác theo cácvăn bản hướng dẫn quản lí về công tác lưu trữ

2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1 Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư

*Hình thức tổ chức công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội

Công tác văn thư lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được tổchức theo hình thức tổ chức công tác văn thư tập trung, khép kín nghĩa là tất cảcác loại văn bản, giấy tờ đi, đến đều phải qua văn thư tiếp nhận, đăng ký vàchuyển giao Trong các phòng, khoa và trung tâm của Trường không tổ chứcvăn thư riêng mà chỉ có cán bộ chuyên viên hành chính làm nhiệm vụ tiếp nhậnvăn bản, đánh máy và chuyển giao văn bản Nhìn chung trình độ cán bộ đều đãđược bồi dưỡng về nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ từ trình độ trung cấp trở lên vàđáp ứng được yêu cầu công việc

Phòng Văn thư của Trường được bố trí ngay sát phòng Hành chính Tổnghợp tại tầng 1 khu nhà 7 tầng, gần cửa phụ ra vào Việc bố trí này rất thuận lợicho việc giao dịch và giải quyết công việc

2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất đượcchú trọng Toàn bộ công tác soạn thảo văn bản đều do các cán bộ chuyên môntrong các đơn vị soạn thảo và kiểm tra chặt chẽ theo một quy trình khoa học,trình tự các bước có mối quan hệ logic

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành chủ yếu là các loại văn bảnhành chính như: Công văn, Quyết định, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Kếhoạch, Giấy mời, Phiếu gửi, Biên bản, Giấy giới thiệu.v.v

*Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khi soạn thảo văn bản thực hiện chủ yếutheo:

- Văn bản hợp nhất 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ

“Nghị định về công tác văn thư”;

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Quy chế Văn thư-Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Ban hànhkèm theo Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 6/11/2013 của HiệuTrưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)

*Quy trình soạn thảo văn bản

Bước 1 Chuẩn bị soạn thảo

Cán bộ chuyên viên sẽ xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ban hành

và trình lãnh đạo sau đó thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề, sự việcgồm các thông tin pháp lý, thông tin thực tế

Bước 2 Xây dựng bản thảo

- Xây dựng đề cương

- Viết bản dự thảo: cán bộ chuyên viên căn cứ vào đề cương đã có viếtbản dự thảo Sau khi dự thảo xong sẽ xin ý kiến của các đơn vị liên quan

Bước 3 Duyệt bản thảo

Sau khi cán bộ chuyên viên soạn thảo xong, trước khi trình văn bản phảiđược duyệt:

- Trình lãnh đạo Trường xem xét và chịu trách nhiệm nội dung của vănbản, nếu duyệt thì ký tắt vào phần sau của chữ cuối cùng nội dung bản thảo

- Trình Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp xem xét về thể thức và nộidung sau đó ký nháy vào phần lưu: Văn thư Nếu bản thảo được đồng ý, Hiệutrưởng ký nháy vào góc bên trái của bản thảo, nếu không đồng ý thì cán bộchuyên viên phải thảo lại

Bước 4 Đánh máy, in văn bản

Sau khi có chữ ký nháy của người ban hành văn bản vào bản dự thảo thì

cán bộ chuyên viên mới được đánh máy Khi cán bộ chuyên viên đánh máyxong xem xét lại lần cuối về thể thức, lỗi chính tả và chuyển lại sang bên soạnthảo để chỉnh sửa.

Bước 5 Hoàn thiện và ban hành văn bản

Trước khi trình thủ trưởng thì cán bộ soạn thảo xem xét lại văn bản, nếusai sót thì cần sửa chữa ngay, nếu không có gì sai sót thì lãnh đạo phòng ký tắtvào nội dung văn bản sau đó chuyển lên Trưởng phòng kiểm tra và ký nháyban hành

Đánh giá về các nội dung trong việc soạn thảo và ban hành văn bản củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội:

*Về thẩm quyền ban hành văn bản

- Ưu điểm:

Nhìn chung các văn bản của Trường được ban hành đúng thẩm quyềnquy định, theo đúng quy định của pháp luật hiện hành Tất cả các văn bản banhành được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo và phản ánh rõ chứcnăng, nhiệm vụ của Trường, văn bản được soạn thảo theo quy trình khép kín, ítxảy ra sai sót trong khâu soạn thảo và ban hành văn bản

Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩmquyền và hiệu lực pháp lý

- Nhược điểm:

Một số văn bản của Trường còn bị còn sai xót về thể thức và kỹ thuật

trình bày Nội dung văn bản đôi khi còn khó hiểu, khiến người thực hiện chưahiểu rõ.

*Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

- Ưu điểm:

+ Các cán bộ chuyên viên trong Trường nắm rất chắc kỹ thuật soạn thảo

và quy trình soạn thảo văn bản, về bố cục văn bản, từ ngữ và cách diễn đạt

+ Xây dựng đề cương, viết bản thảo để trình lãnh đạo nhanh chóng,chính xác

+ Lãnh đạo Trường tích cực theo dõi, đôn đốc, giải quyết công việc

- Nhược điểm:

+ Việc xây dựng đề cương cần sửa chữa, hoàn thiện nhiều lần trước khitrở thành bản chính nên mất nhiều thời gian

+ Đôi khi đánh máy văn bản còn bị lỗi

2.2.1.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

* Quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đi

Bước 1 Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

Việc kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày được tiến hành theo Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kĩ thuậttrình bày văn bản đối với văn bản hành chính và theo quy định của ngành đốivới các văn bản chuyên ngành

Việc ghi số và ngày, tháng, năm: chuyên viên đánh số văn bản tổng hợp

Bước 2 Đăng kí văn bản đi

Đăng kí văn bản đi theo 2 cách là đăng kí vào Sổ Đăng Kí Văn Bản Đi

và Đăng kí bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính

(Sổ Đăng Kí Văn Bản Đi-Xem phụ lục III)

(Đăng kí bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính-Xem phụ lục IV)

Bước 3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Bước 4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển

phát văn bản đi

Đối với việc chuyển phát văn bản thì chuyển phát văn bản ngay trongngày văn bản được kí, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, chuyên viênvăn thư kiêm nhiệm sẽ lập sổ chuyển giao văn bản, khi đi chuyển giao văn bảnthì người nhận văn bản sẽ ghi ngày nhận được văn bản và kí nhận văn bản vàocột kí nhận; Trường hợp gửi qua fax, email… thì phải gửi bản chính ngay sauđó

Bước 5 Lưu văn bản đi

Đối với việc lưu văn bản đi thì bản gốc sẽ lưu tại văn thư của Trường vàđóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đã đăng kí, 1 bản chính sẽ lưu trong hồ sơ theodõi và giải quyết công việc của Trung tâm, lập sổ theo dõi việc sử dụng bảnlưu

- Ưu điểm:

Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được Trường Đại họcNội vụ Hà Nội quản lý rất chặt chẽ trong từng khâu, từng bước Các khâu xử lývăn bản không chồng chéo, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng trong từngkhâu soạn thảo văn bản cho đến khâu chuyển giao văn bản đi, lưu hồ sơ

Việc áp dụng đăng ký văn bản đi bằng hệ thống: “Sổ Đăng ký văn bảnđi” và đăng ký phần mềm, khi tra tìm có độ chính xác cao và nhanh chóng

Khi sao văn bản, chuyên viên trình bày thể thức sao văn bản đúng quyđịnh Việc chuyển giao văn bản rất thuận tiện, gọn nhẹ, đảm bảo an toàn vànhanh chóng

*Quy trình tổ chức, quản lí và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến cơ quan có thể qua nhiều đường khác nhau nhưng đều phảiqua bộ phận văn thư Khi đó văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân

loại, bóc bì, đóng dấu đến và vào sổ quản lý văn bản đến Sau đó văn bản đượcchuyển tới người có thẩm quyển giải quyết, văn thư tiến hành sao, nhân bảnvăn bản đến, chuyển đến các đơn vị, cá nhân.

Các bước trong quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đến củaTrường:

Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản

- Phân loại sơ bộ văn bản, bóc bì

- Đối với các công văn khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, ghi lại số văn bản tên

cơ quan và báo cáo ngay lãnh đạo để biết có ý kiến xử lí

- Đóng dấu đến vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc trên đầu vănbản, ghi số và ngày đến

Bước 2 Đăng kí văn bản đến

Cán bộ văn thư chuyên trách của Trường đã lập Sổ Đăng Kí Văn BảnĐến, tất cả văn bản sau khi được văn thư tiếp nhận sẽ được đăng kí vào sổ đểtiện theo dõi Có hai loại Sổ Đăng kí văn bản đến là Sổ đăng kí văn bản đến từ

cơ quan Trung ương và Sổ Đăng kí văn bản đến từ cơ quan khác Đối với vănthư kiêm nhiệm ở các đơn vị lập 1 Sổ Đăng kí văn bản đến

Trường hợp văn bản đến là đơn thư khiếu nại, tố cáo thì văn thư sẽ đăng

kí vào Sổ đăng kí Đơn, Thư

Khi đăng kí văn bản đến cần ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác, không viếtbằng bút chì bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

Đối với việc đăng kí văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính thìvăn thư sẽ in ra giấy, kí nhận bản chính và đóng thành sổ

(Sổ Đăng Kí Văn Bản Đến- Xem phụ lục III)

Bước 3 Trình, chuyển giao văn bản đến

Đối với việc trình văn bản đến: Văn thư sẽ trình người có thẩm quyền sẽphân phối, cho ý kiến giải quyết và thời hạn xử lí Nếu văn bản liên quan đếnnhiều đơn vị thì ghi rõ đơn vị chủ trì trực tiếp giải quyết văn bản, đơn vị phốihợp giải quyết và thời hạn xử lí

- Lưu ý kiến chỉ đạo để theo dõi, đôn đốc xử lí văn bản.

Đối với việc chuyển giao văn bản đến: Văn thư sẽ chuyển đến các đơn

vị, cá nhân xử lí Tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì các băn bản đến liênquan đến đơn vị nào thì sẽ được cho vào ô của đơn vị đó Thời gian để các đơn

vị đến lấy văn bản đến là 9 giờ sáng và 4 giờ chiều hàng ngày, khi lấy văn bảnthì chuyên viên văn thư các đơn vị ghi các thông tin vào sổ chuyển giao vănbản đến

(Sổ chuyển giao văn bản đến- Xem Phụ lục V)

Khi photo văn bản để chuyển tới các cá nhân liên quan trực tiếp đến vănbản thì văn thư đơn vị photo bao nhiêu bản thì ghi rõ và kí vào Sổ theo dõi sổlượng bản Photocopy

(Sổ theo dõi sổ lượng bản Photocopy- Xem phụ lục VI)

Bước 4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản đến theo quy định

và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp sẽ theo dõi, đôn đốc việc giảiquyết văn bản đến Văn thư chuyên trách sẽ lập Sổ Giải Quyết Văn Bản Đến,tổng hợp số liệu báo cáo

Các văn bản có dấu”Tài liệu thu hồi” thì văn thư sẽ quản lí hoặc chuyểntrả nơi gửi

(Sơ đồ các bước trong quy trình tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đến của Trường-Phụ lục VII)

- Ưu điểm:

Các văn bản đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đều được tổ chức giải quyết nhanh chóng khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền Việc kiểm tra theo dõi công tác giải quyết văn bản đến của các đơn vị thuộc thẩm quyền của Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức hoặc Ban giám hiệu nhà trường, tùy thuộc vào tính chất của công việc

Quy trình xử lý văn bản đến khá chặt chẽ thuận lợi cho áp dụng ISO vàoquy trình quản lý văn bản đến

Sau khi tiếp nhận văn bản đến văn thư kẹp phiếu xử lý vào văn bản, cáchlàm này rất khoa học và mang tính thẩm mỹ.

Văn thư nhập văn bản đến lấy số giống như nhập số văn bản đi nên khitra tìm sẽ nhanh hơn và chính xác hơn

- Nhược điểm:

Tuy nhiên Trường chưa có sổ theo dõi giải quyết văn bản đến mà chỉ nhắc nhở cho nên công tác quản lý văn bản, tổ chức giải quyết văn bản còn chưa sát

Trình tự giải quyết văn bản đến phải qua nhiều khâu

Lãnh đạo ghi ý kiến xử lý văn bản vào phiếu nên sẽ có thể bị thất lạc nênkhi xin lại sẽ bị mất thời gian

Khi đăng ký văn bản bằng phần mềm có khả năng bị mất văn bản, không

an toàn cho bảo mật thông tin

2.2.1.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng, có vị trí quan trọng trong quá trìnhgiải quyết công việc, nó là mắt xích gắn liền công tác văn thư vào công tác lưutrữ Việc lập hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập theo sát công việc trong mộtnăm Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đượcghi rõ ở Điều 9 Luật lưu trữ 2011

Trách nhiệm của lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong việc lập

hồ sơ:

- Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp sẽ tổ chức thực hiện việc lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tham mưu cho Hiệu trưởngtrong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

- Trưởng đơn vị sẽ phân công người lập hồ sơ, tổ chức tiếp nhận hồ sơ

đã giải quyết, tổ chức lựa chọn hồ sơ để nộp lưu

- Cán bộ chuyên môn: trong quá trình giải quyết công việc sẽ tự lập hồ

sơ về công việc mình được giao giải quyết và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan.

*Tổ chức lập hồ sơ

Cuối năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ xây dựng danh mục hồ sơ

để kê khai hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong hoạt động của Trườngtrong 1 năm tới (có kèm theo kí hiệu, đơn vị và thời hạn bảo quản của mỗi hồsơ)

(Danh mục hồ sơ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2017- Xem phụ lục VIII)

Hồ sơ được phân làm 3 loại là hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc và hồ

sơ nhân sự Hồ sơ công việc là loại hồ sơ chủ yếu hình thành trong quá trìnhhoạt động của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Quy trình lập hồ sơ công việc

Bước 1 Mở hồ sơ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có danh mục hồ sơ dự kiến nên dựa vàodanh mục hồ sơ để mở hồ sơ

Bước 2 Thu thập văn bản, tài liệu để đưa vào hồ sơ

Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm thu thập các văn bản, tài liệu đưavào hồ sơ Nguồn tài liệu đưa vào hồ sơ là các văn bản đi-đến liên quan đếnquá trình giải quyết công việc Việc thu thập các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơcần nhanh chóng, chính xác, đầy đủ

Bước 3 Lựa chọn văn bản, phân chia các đơn vị bảo quản, sắp xếp văn bản trong hồ sơ

Phân chia các đơn vị bảo quản: nếu hồ sơ dày quá 2cm hoặc quá 200 tờthì phân chia thành nhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị bảo quản Việc phân chia dựatheo nội dung, thời gian văn bản, tác giả văn bản, tên loại văn bản

Sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo trình tự: ngày tháng, số văn bản, trình

tự công việc, giá trị pháp lí, vị trí cơ quan…

Bước 4 Biên mục hồ sơ

Gồm các công việc: Đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kếtthúc, viết bìa hồ sơ

Đánh số tờ: đánh số tờ vào góc phải phía trên cùng, đánh từ trên xuốngdưới.

Mục lục văn bản: là bản thống kê tất cả các tài liệu trong một hồ sơ

Tác giả văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tờ số Ghi

chú

Chứng từ kết thúc:

Tiêu đề hồ sơ :

- Tập lưu (quyết định, công văn) + thời gian + tác giả Ví dụ: Tập lưu

Quyết định quý I năm 2017 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tên loại+tác giả+thời gian Ví dụ: Tập kế hoạch của Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội năm 2016

- Tên loại+nội dung+tác giả+thời gian Ví dụ: Tập quyết định về việc

khen thưởng cán bộ công chức viên chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nộinăm 2016

- Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo)+nội dung+thời gian+tác giả (cơ quan tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết năm 2016 của

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Hồ sơ+nội dung+thời gian+tác giả Ví dụ: Hồ sơ về việc thành lập

khoa Tổ chức và xây dựng chính quyền năm 2015 của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội

Viết bìa hồ sơ: mẫu bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012.

*Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

Việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan để bảo vệ an toàn tài liệu, tạo điềukiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và để bảo quản và khaithác sử dụng tài liệu tốt hơn

Thời hạn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Điều 11 Luật lưu trữ2011)

Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan (Điều 12 Luậtlưu trữ 2011)

*Quy trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:

+ Biên mục hồ sơ phục vụ cho tra cứu tài liệu kịp thời

+ Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và lâudài của cơ quan

+ Văn thư các đơn vị, chuyên viên quản lý tài lieu chặt chẽ, giữ bí mật

cơ quan

- Nhược điểm:

+ Đa phần các phòng, khoa, trung tâm của Trường chưa thực hiện việclập hồ sơ hiện hành, tài liệu vẫn để ở dạng rời lẻ khi công việc đã giải quyếtxong Các hồ sơ được lập vẫn còn sơ sài, chưa phản ánh hết được nội dung của

Lập MLHS, tài liệu nộp lưu và giaonộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quanKiểm tra, đôn đốc, tổng kết,

đánh giá

công việc hoặc các văn bản trong hồ sơ có giá trị không đồng đều.

+ Trường không có danh mục hồ sơ, đây là một khó khăn cho việc tratìm khai thác sử dụng tài liệu Một số đơn vị còn để tài liệu lộn xộn, rời lẻ

+ Do số lượng công văn, giấy tờ sản sinh it, số lượng hồ sơ nộp lưu hàngnăm không nhiều và sự eo hẹp của biên chế nên Trường không tổ chức thànhphòng riêng

2.2.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là thể hiện tính pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan tổchức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan tổchức và các chức danh nhà nước Dấu là một thành phần thể thức của văn bản,thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, biểu hiện quyền lực nhà nước và của cơquan trong văn bản, là thành phần giúp chống giả mạo văn bản Khi một vănbản đã được đóng dấu pháp nhân của cơ quan ban hành văn bản thì tất cả cácđối tượng có liên quan phải chịu trách nhiệm thi hành

Qua khảo sát tại bộ phận văn thư của Trường có các loại dấu:

- Dấu của Trường

- Dấu chức danh Bí thư Đoàn trường

- Dấu họ tên Bí thư, các Phó Bí thư Đoàn trường

Dấu của Đoàn được Phó Bí thư thường trực Văn phòng Đảng uỷ, Côngđoàn, Đoàn Thanh niên bảo quản

- Ưu điểm:

Qua khảo sát, tình hình tổ chức và sử dụng con dấu của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội được thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước vềquản lý và sử dụng con dấu là Điều 25, 26 Mục 4 của Nghị định số

110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghịđịnh số 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 của Chính phủ về quản lí và sử dụngcon dấu và theo Quy chế văn thư-lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nộinên rất khoa học và chính xác.

- Nhược điểm:

Việc bảo quản con dấu và giữ gìn dấu còn gặp nhiều khó khăn

2.2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

Hiện nay, tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã có kho lưu trữ riêngđược bố trí tại tầng 7 nhà C Các hồ sơ tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, và nhàTrường vẫn đang trong quá trình tiến hành công tác chỉnh lí hồ sơ tài liệu

2.2.2.1 Hoạt động xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là việc vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn,phương pháp của lưu trữ để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệuhình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức theo các mặt giá trịcủa chúng Lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ, loại những tài liệuhết giá trị để tiêu hủy

Các tài liệu chủ yếu đưa vào lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nộichủ yếu là các tài liệu hành chính liên quan đến quá trình hoạt động của trường.Nhìn chung tài liệu kể cả thành phần và nội dung tương đối đầy đủ cả về sốlượng và chất lượng Tuy nhiên một số lượng nhỏ tài liệu bị mất trong quátrình giải quyết công việc

Hiện nay có rất nhiều tài liệu quan trọng đang được cất giữ tại kho lưutrữ của Trường

2.2.2.2 Hoạt động thu thập tài liệu vào kho lưu trữ

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ của Trường đượcthực hiện khá tốt Ngay từ đầu năm các đơn vị thuộc Trường đã đăng kí Kếhoạch công tác năm gửi về phòng Hành chính – Tổ chức để từ đó có thể lập hồ

sơ công việc Trường cũng có các văn bản chỉ đạo công tác thu thập bổ sung tàiliệu vào kho lưu trữ như: Công văn số 428/CĐNV-HCTC ngày 15 tháng 6 năm

2011 của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội về việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào

lưu trữ cơ quan; Công văn số 715/CĐNV-HCTC ngày 10 tháng 10 năm 2011của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội về việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ

cơ quan (lần 2)

Việc xác định và thu thập tài liệu của Trường chủ yếu theo cơ cấu tổchức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Vì kho lưu trữ của Trường diệntích nhỏ và chưa chỉnh lí, loại hủy xong được những tài liệu hết giá trị nên tàiliệu của các phòng ban trong trường sau khi giải quyết công việc và lập hồ sơxong đã tự cất giữ, bảo quản tài liệu của mình

2.2.2.3 Hoạt động chỉnh lí tài liệu

Chỉnh lí tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ

cơ bản của công tác lưu trữ, là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loạikhoa học trong đó tiến hành sửa chữa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ,xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ và làm công cụ tra cứu đối với phông hoặcvới khối tài liệu đưa ra chỉnh lí

Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh

lí một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lí, bảo quản,khai thác và sử dụng tài liệu

Nhà trường áp dụng Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tàiliệu hành chính để chính lí tài liệu của Trường

Ví dụ như đối với Phông lưu trữ Trường Trung học Văn thư Lưu trữTrung ương I giai đoạn 1994-2005 thì dựa trên bản Lịch sử đơn vị hình thànhphông và Lịch sử phông Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã lựa chọn phương

án phân loại “Thời gian – Mặt hoạt động” cho phông này, Đầu tiên tài liệuđược chia theo thời gian từ năm 1994 đến năm 2005; sau đó chia tài liệu về cáclĩnh vực công tác; cuối cùng chia tài liệu về các hồ sơ, đơn vị bảo quản phùhợp

Tài liệu sau khi được phân loại, lập hồ sơ được đưa vào kho bảo quảntrên tầng 7 nhà C Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công cụ tra tìm của phông làmục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ được đánh số từ quyển số 01 đến hết, tương ứng

với từng phông Trong mục lục hồ sơ liệt kê các tiêu đề hồ sơ cùng cặp (hộpsố), hồ sơ số, thời gian bắt đầu và kết thúc, số tờ trong hồ sơ.

*Thành phần nội dung tài liệu đưa vào lưu trữ:

Hiện nay Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đang lưu trữ các tài liệu phânchia thành 03 phông chính:

- Phông lưu trữ Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ (từ 1975-2005):phông đóng

- Phông lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (từ 2005 đến 2011):phông đóng

- Phông lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (từ tháng 11/2011 đếnnay): phông mở

Tài liệu chủ yếu là các tài liệu hành chính gồm quyết định, công văn, báocáo, đơn đề nghị,… trong phông còn kèm theo một số băng đĩa ghi âm, ghi hình, ảnh…

Nội dung tài liệu lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chủ yếu là

về công tác đào tạo Tài liệu về công tác đào tạo gồm có: tài liệu của các cơ quan cấp trên hướng dẫn, chỉ đạo về công tác đào tạo của Trường; tài liệu về tuyển sinh; tài liệu về tốt nghiệp và công nhận tốt nghiệp; tài liệu về bảng điểm; tài liệu về giáo trình, đề thi các môn học; tài liệu về bảng điểm…

Ngoài ra còn có tài liệu về Hành chính – Tổ chức: báo cáo công tác năm của Trường; tài liệu về Văn thư – Lưu trữ; tài liệu về thi đua khen thưởng; tài liệu về tổ chức bộ máy; tài liệu khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, chuyển ngạch cho cán bộ, viên chức…

Tài liệu về Kế toàn – Tài vụ: tài liệu về thu chi ngân sách; tài liệu về thanh tra, kiểm tra, quyết toán…

Tài liệu về công tác Xây dựng cơ bản: tài liệu về thiết kế, thi công các hạng mục công trình của Trường; tài liệu về sửa chữa, nâng cấp các công trình của Trường…

Tài liệu về Quản lý học sinh, sinh viên: tài liệu về khen thưởng, kỷ luật học sinh, sinh viên; tài liệu về xét học bổng, trợ cấp xã hội cho sinh viên…

Tài liệu về Quản trị đời sống và tài liệu về Đảng, Đoàn.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trường chuyên đào tạo ra cán bộchuyên môn về ngành lưu trữ nên việc chỉnh lí tài liệu diễn ra khá thuận lợi vànhanh chóng Hiện tại Trường đã tiến hành chỉnh lí xong 2 phông Trung cấp vàCao đẳng, dù vẫn còn thiếu một số văn bản do mất mát tài liệu nhưng cơ bảnvẫn phản ánh được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức củaTrường trong từng giai đoạn phát triển Còn phông lưu trữ Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội vẫn còn đang hoạt động nên các văn bản tài liệu vẫn còn ở cácphòng khoa, trung tâm nên vẫn chưa hoàn thiện được

2.2.2.4 Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ

Tài liệu sẽ rất nhanh bị hỏng, mối mọt, ẩm, mất mát tài liệu nếu không

có kho lưu trữ cũng như các trang thiết bị bảo quản phù hợp, thế nên công tácbảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng

*Về kho tàng

- Diện tích kho lưu trữ là 24m2

- Vị trí kho lưu trữ đặt tại phòng 703 nhà C

- Hướng nhà kho: Đông Nam

*Về trang thiết bị bảo quản

- Quạt trần: 02 cái

- Quạt thông gió: 01 cái

- Bình chữa cháy: 02 cái

- Số lượng giá tài liệu hiện đang bảo quản tại Trường Đại Học Nội vụ

Hà Nội là 21 giá (21 x 5=105 mét giá tài liệu)

*Về thành phần tài liệu hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ

Kho lưu trữ Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội hiện đang bảo quản 01phông duy nhất là Phông lưu trữ Trường Trung Học Văn thư Lưu trữ Trungương I (do diện tích kho lưu trữ của trường không đủ để bảo quản tài liệu nênkhổi tài liệu từ năm 2005 đến nay đang được bảo quản ở các phòng, khoa thuộctrường) và 346 hộp tài liệu cùng với 2484 hồ sơ

Tài liệu lưu trữ của Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội chủ yếu là tài liệu

hành chính phản ánh chức năng chính của Trường là đào tạo và nghiên cứukhoa học.

*Về tình trạng vật lí của tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại

Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội

Qua thực tế khảo sát cho thấy tình trạng vật lý của tài liệu Trường ĐạiHọc Nội vụ Hà Nội cơ bản tương đối tốt Tuy nhiên một số tài liệu đã có hiệntượng hư hỏng như: tài liệu bị mục, mủn; Tài liệu bị giòn, dễ gẫy nát, mờ chữ;Tài liệu bị nấm mốc, mối mọt hoặc côn trùng làm hỏng; Tài liệu bị thiếu ánhsáng hoặc thừa ánh sáng; Tài liệu bị ố vàng; Tài liệu bị rách, nát

2.2.2.5 Về tình hình bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

*Về tình hình bảo quản tài liệu

Tình hình bảo quản đối với tài liệu lưu trữ tại Trường Đại Học Nội vụ

Hà Nội về cơ bản đã thực hiện tốt Hằng năm, việc phòng chống mối mọt, côntrùng, nấm mốc ở kho được cán bộ văn thư lưu trữ của trường thực hiện tốt

- Tài liệu trong kho lưu trữ được sắp xếp, kiểm kê đầy đủ giúp cho việctra cứu và lấy tài liệu trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn

- Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự đã đánh trong công tácchỉnh lý

- Sắp xếp từ trên xuống dưới, từ trái qua phải đúng theo nghiệp vụ lưutrữ

- Vệ sinh kho thường xuyên, định kì: Lau chùi, quét dọn kệ giá

*Về tổ chức nghiên cứu và khai thác sử dụng tài liệu

Theo ước tính số lượt người có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưutrữ của Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội là khoảng 30 lượt người và đáp ứngkhoảng 90% nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

*Đánh giá ưu-nhược điểm của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

 Hướng nhà kho là hướng Đông Nam (hướng gió chính ở Việt Nam)nên thuận lợi cho việc thông gió tự nhiên vào kho lưu trữ.

 Trang thiết bị: các hộp, giá đựng tài liệu áp dụng theo đúng tiêu chuẩncục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; kho lưu trữ được trang bị 02 bình khí CO2đảm bảo an toàn cho tài liệu

 Việc vệ sinh kho lưu trữ tại Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội được diễn

ra định kì và phân công rõ ràng

 Các cán bộ văn thư lưu trữ đã ý thức được nghĩa vụ, trách nhiệm củamình, chấp hành nghiêm chỉnh nội quy của trường

- Nhược điểm:

 Vị trí kho lưu trữ ở tầng 7 nhà C, là tầng áp mái nên nhiệt độ của kho

sẽ tăng nhanh khi trời nắng nóng và có nguy cơ dột, ẩm mốc khi trời mưa tạođiều kiện cho nấm mốc phát triển gây hư hại tài liệu Bên cạnh đó vị trí nàycòn gây khó khăn cho việc vận chuyển tài liệu và công tác chữa cháy

 Công tác khắc phục những tài liệu bị hư hỏng, xuống cấp còn nhiềukhó khăn do 2 cán bộ văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ nên nghiệp vụ cònhạn chế

 Diện tích kho lưu trữ chỉ có 24 m2 chỉ đủ để tiếp nhận Phông Trườngtrung cấp, không đủ để tiếp nhận Phông Cao đẳng và Phông Đại học vì thế tạmthời ta chưa thể bố trí được nhà kho hợp lí và chưa loại hủy được tài liệu hếtgiá trị, tài liệu trùng thừa nên chưa thể tiếp nhận tài liệu

 Kho lưu trữ của trường nhỏ, chưa có kinh phí dành riêng cho lưu trữnên Trường chưa có kho lưu trữ đạt chuẩn; quá trình khai thác sử dụng tài liệucòn hạn chế

 Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ vẫn còn thiếu thốn không đượcđầy đủ như các kho lưu trữ chuyên dụng

 Chưa có bảng chỉ dẫn tài liệu được bảo quản trong kho và nội quy ravào kho