Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của trường Tiểu học Mỹ Đình 2

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1: Giới thiệu vài nét về trường Tiểu học Mỹ Đình 2 6 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Tiểu học Mỹ Đình 2. 6 1.1.1. Lịch sử hình thành 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của trường Tiểu học Mỹ Đình 2. 9 1.2.1. Chức năng 9 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 10 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan,tổ chức 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị. 16 3.1. Nhận xét, đánh giá. 16 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan,tổ chức. 18 3.3. Một số khuyến nghị. 18 3.3.1. Đối với cơ quan tổ chức 19 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư,lưu trữ,khoa,trường. 21 C. PHẦN KẾT LUẬN 23 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 6

Chương 1: Giới thiệu vài nét về trường Tiểu học Mỹ Đình 2 6

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 6

1.1.1 Lịch sử hình thành 6

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 9

1.2.1 Chức năng 9

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 9

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan,tổ chức 11

2.1 Hoạt động quản lý 11

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 16

3.1 Nhận xét, đánh giá 16

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan,tổ chức 18

3.3 Một số khuyến nghị 18

3.3.1 Đối với cơ quan tổ chức 19

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư,lưu trữ,khoa,trường 21

C PHẦN KẾT LUẬN 23

D PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với các hoạt động chỉ đạo, điềuhành công việc của các cơ quan, tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơquan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt.Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, tổ chức, công tác văn thưngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách hànhchính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trungđổi mới

Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịpthời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhànước nói chung và của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng Công tác quản lý Nhànước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồnkhác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tinbằng văn bản

Công tác văn thư nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần giải quyết công việccủa cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chínhsách, đúng chế độ, giữ gìn tốt bí mật của Đảng, của Nhà nước, hạn chế đượcquan liêu giấy tờ và những việc làm trái pháp luật

Công tác văn thư giúp đảm bảo giữ gìn đầy đủ mọi chứng cứ về hoạt độngcủa cơ quan cũng như của từng cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơquan

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ

Theo kế hoạch của Nhà trường nói chung và của Khoa Văn thư – Lưu trữnói riêng, em đã có thời gian hơn bốn tuần kiến tập (từ ngày 01/06 đến17/06/2016) tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2

Nội dung kiến tập gồm có: quan sát tình hình tổ chức và cán bộ làm côngtác văn thư, tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư, tình hình thực hiệnnội dung công tác văn thư tại cơ quan Trong đó, về công tác văn thư bao gồm:xây dựng và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý và giải quyết văn bản

đến, công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, công tác quản lý và sửdụng con dấu.

Từ những kiến thức đã được học cùng với thời gian kiến tập như trên đãkhông chỉ giúp em hoàn thiện hơn kiến thức có sẵn mà còn mang lại cho emnhững kiến thức thực tế mới lạ

Với bài báo cáo của mình, em xin được trình bày tất cả những gì đã thấy,được chính tay mình làm so với lý thuyết đã được học ở trường trong suốt thờigian kiến tập tại cơ quan

Là cán bộ Văn thư – Lưu trữ trong tương lai, đợt kiến tập này đã trang bịcho em một số kiến thức cơ bản

Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác văn thư cũng như nhận thứcđược tầm quan trọng của công tác văn thư đối với sự phát triển của đất nước.Văn thư là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, làtrụ sở của cơ quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, là địa điểm giaotiếp và các hoạt động khác của cơ quan Văn thư là một công việc không thểthiếu trong các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung và trong các trường họcnói riêng Vai trò của công tác văn thư đối với công tác quản lý hành chính Nhànước là rất quan trọng Từ việc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến việc thi hànhđều gắn liền với văn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành,

sử dụng và lưu trữ văn bản Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức bất

kỳ đều cần đến công cụ rất quan trọng là văn bản Đây là công cụ không thểthiếu giúp cho cơ quan hoạt động có hiệu quả Với tính chất đặc thù của ngànhgiáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị, thông tư, nghịđịnh… là rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm công tác văn thư trong trường họcphải thận trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp; phải biết sắp xếp, phân loại và xử lý các vănbản nhận được một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác giúp hiệu trưởngnắm bắt kịp thời các thông tin để có hướng giải quyết; thực hiện một cách chínhxác và kịp thời nhằm giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ

Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụhọat động quản lý, điều hành của nhà trường Nội dung công tác này bao gồm

các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu kháchình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành, giaonộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư Trong quátrình thực hiện công tác văn thư ở trường cần đảm bảo tính nhanh chóng, chínhxác, hiện đại và bí mật.

Việc lưu trữ và soạn thảo văn bản là một việc làm không thể thiếu trongcác trường học nói riêng và các cơ quan hành chính Nhà nước nói chung Các hồ

sơ, tài liệu văn bản được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giátrị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Công việccủa nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay không đều doviệc tiếp nhận soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ có được cẩnthận ngăn nắp, khoa học hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác văn thưcũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản, phục vụtốt cho hoạt động của cơ quan, tổ chức

Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trườnghọc nói chung Hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt các hoạt động của nhàtrường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chính xác phải đảm bảo tínhthực tiễn một cách toàn diện Do đó, công tác văn thư phải được coi trọng

Công tác văn thư hành chính đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạonhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm,đường lối, chính sách của Đảng, Pháp luật của Nhà nước, nâng cao chất lượnggiáo giục theo mục tiêu ngành đề ra

Từ những điều vừa nêu trên và qua thời gian kiến tập, em nhận thấy đểlàm tốt nhiệm vụ công tác văn thư đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểucông tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết

và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị mộtcách nhanh chóng, chính xác và bí mật Người làm công tác này phải luôn năngđộng, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúpcho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúngđường lối, đúng chế độ; đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra

công việc trong cơ quan được chặt chẽ.

Ngoài nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, bản thân emcòn nhận thấy được công tác văn thư tại Văn phòng Trường Tiểu học Mỹ Đìnhcòn tồn tại những điểm bất cập Những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan,vừa do điều kiện khách quan Nghiên cứu về công tác văn thư của Trường Tiểuhọc Mỹ Đình nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại trường và đưa ra một sốkiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư tạitrường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung Từ đó thấyđược trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn

Trong thời gian kiến tập vừa qua em đã gặp được nhiều thuận lợi nhờ sựgiúp đỡ của Nhà trường, của các thầy cô đã giảng dạy chúng em, đặc biệt có sựhướng dẫn chỉ bảo trực tiếp, nhiệt tình của các cô chú cán bộ của bộ phận Vănthư trường học Bên cạnh đó em vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn như việc vậndụng kiến thức đã học vào thực tế còn chưa thành thạo, chưa nắm bắt tốt tiếntrình công việc nói chung và nghiệp vụ văn thư tại cơ quan nói riêng

Việc Nhà trường cùng Khoa em đang theo học lên kế hoạch kiến tập chotoàn thể sinh viên năm hai nói chung cũng như em nói riêng là vô cùng ý nghĩa,bởi đây sẽ là cơ sở, là nền móng tạo điều kiện cho chúng em tiếp thu kiến thứcmới, rút kinh nghiệm cho đợt thực tập sau này và phục vụ cho công việc củachúng em trong tương lai

Qua đây, em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình tới cô Vũ ThịThu Hà – cán bộ văn thư trường Tiểu học Mỹ Đình 2 đã nhiệt tình giúp đỡ, đônđốc, động viên em hoàn thành tốt báo cáo kiến tập này Em xin trân trọng cảm

ơn ban lãnh đạo nhà trường và toàn thể các cô chú trong phòng văn thư củatrường Tiểu học Mỹ Đình 2 đã nhiệt tình chỉ dẫn, tạo điều kiện thuận lời cho emtrong suốt thời gian kiến tập tại trường Và em cũng xin được gửi lời cảm ơn tới

cô Trịnh Thị Kim Oanh cùng các giảng viên của Khoa Văn thư – Lưu trữ,trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã cung cấp cho em những kiến thức nền tảngkiến thức cơ bản và đào tạo điều kiện tổ chức đợt kiến tập này cho chúng em

Em xin hứa sẽ cố gắng học tập tốt hơn nữa, đem những kiến thức đã được

trang bị ở trường và thực tế để đóng góp hết mình cho ngành nghề, công việcsau này của em.

Em xin trân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2016

Sinh viên

Phạm Thị Hạ

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về trường Tiểu học Mỹ Đình 2

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Tiểu học Mỹ Đình 2.

1.1.1 Lịch sử hình thành

Mỹ đình trước kia là một xã ven đô đang trong quá trình đô thị hóa nhanh.Diện tích đất tự nhiên của xã gần 500 ha gồm 4 thôn, 4 khu chung cư và 34 cơquan, đơn vị, trường học đóng trên địa bàn Dân số trên địa bàn xã trên 50 nghìnngười

Cùng với việc thành lập Quận Nam Từ Liêm ngày 1 tháng 4 năm 2013theo Nghị quyết 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ về việcđiều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 2 quận và 23phường, xã Mỹ Đình được chia thành hai phường: Phường Mỹ Đình 1 có diệntích 228.2 ha với 24.987 nhân khẩu và phường Mỹ Đình 2 có diện tích 197 havới 26.991 nhân khẩu

Phường Mỹ Đình 2 gồm 15 tổ dân phố

Phường nằm trong khu vực có tốc độ phát triển đô thị nhanh, lực lượnglao động dồi dào, có lợi thế về vị trí địa lý, nằm ở trung tâm của quận Nam TừLiêm Với lợi thế ấy, địa bàn phường rất thuận lợi trong việc giao thông, pháttriển kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật, nâng cao đời sống vật chất và tinh thầncủa nhân dân Các điều kiện đó là nguồn lực mạnh mẽ để phát triển các loại hìnhkinh doanh, dịch vụ, kết hợp với phát triển làng nghề truyền thống Song, đi kèmvới sự phát triển hạ tầng, kinh tế, chính trị là sự gia tăng về dân số cơ học

Trường Tiểu học công lập Mỹ Đình được thành lập năm 1956 với diệntích ban đầu chỉ 4800m2 Năm 2011-2012, trường được xây mới theo QĐ số2180/QĐ–UBND của UBND huyện Từ Liêm Trường có diện tích 13 480m2

nằm tại Thôn Phú Mỹ xã Mỹ Đình - Huyện Từ Liêm - Hà Nội

Nhà trường có một cơ sở vật chất khang trang, sạch đẹp Toàn trường cóbốn khu nhà cao tầng

 33 phòng học văn hóa với các thiết bị dạy học hiện đại: máy chiếu, tivi,

đầu video, máy projector, máy tính nối mạng…

 9 phòng học chức năng: phòng máy tính, phòng thư viện, phòng LABhọc Tiếng Anh, phòng học nhạc, phòng học mĩ thuật, phòng học đa năng

 Nhà thể chất và khu bếp với đầy đủ trang thiết bị hiện đại đảm bảo điềukiện tốt nhất cho học sinh học tập và rèn luyện

 Sân chơi rộng rãi, thoáng mát, sạch sẽ, an toàn

 Phòng kho sách – Phòng văn thư

Từ khi thành lập, trường đã vượt qua nhiều khó khăn, không ngừng pháttriển cả về số lượng và chất lượng, cơ sở vật chất ngày càng khang trang, độingũ giáo viên đều có trình độ trên chuẩn, năng lực chuyên môn vững vàng, luônyêu nghề, tâm huyết với công việc…Chính vì vậy, nhiều năm liền, nhà trườngluôn được công nhận Tập thể lao động Tiên tiến cấp Huyện

Để tạo điều kiện cho học sinh Nhà trường phát triển toàn diện, nhằm pháthuy hơn nữa những thành tích đã đạt được, đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục,cấp ủy Đảng, chính quyền nhân dân xã Mỹ Đình, tập thể cán bộ giáo viên, nhânviên nhà trường quyết tâm xây dựng trường đạt danh hiệu: TRƯỜNG CHUẨNQUỐC GIA MỨC ĐỘ 1 năm 2013

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Trường Tiểu học Mỹ Đình 2 có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

 Tổ chức giảng dạy, học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng theomục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông cấp Tiểu học do Bộ trưởng Bộ Giáodục và Đào tạo ban hành

 Huy động trẻ em đi học đúng độ tuổi, vận động trẻ em khuyết tật, trẻ

em đã bỏ học đến trường, thực hiện phổ cập giáo dục và chống mù chữ cho cộngđồng Nhận bảo trợ và giúp các cơ quan có thẩm quyền quản lý các hoạt độnggiáo dục tiểu học theo sự phân công của cấp có thẩm quyền Tổ chức kiểm tra vàcông nhận hoàn thành chương trình tiểu học cho học sinh trong nhà trường vàtrẻ em trong địa bàn trường được phân công phụ trách

 Xây dựng, phát triển nhà trường theo các quy định của Bộ Giáo dục vàĐào tạo và nhiệm vụ phát triển giáo dục của địa phương

 Thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục.

 Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh

 Phối hợp với gia đình, các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thựchiện hoạt động giáo dục

 Tổ chức cho cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên và học sinh tham giacác hoạt động xã hội trong cộng đồng

 Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của Phápluật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức gồm có:

 Hội đồng trường (gồm 13 thành viên)

 Ban Giám hiệu: 01 Hiệu trưởng và 02 Phó hiệu trưởng

 Tổ chuyên môn (gồm 7 tổ): tổ khối 1, 2, 3, 4, 5; tổ Văn - Thể - Mỹ; tổVăn phòng

 Đội ngũ giáo viên gồm 44 người

 Đội ngũ Tổng phụ trách Đội TNTP có 01 người

 Đội ngũ công nhân viên gồm 14 người

 Tổ chức Đảng (chi bộ); đoàn thể (công đoàn, Đoàn thanh niên)

 Hội đồng thi đua – khen thưởng – kỷ luật

 Hội đồng tư vấn

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRƯỜNG TIỂU HỌC MỸ ĐÌNH 2

Côngđoàn

Chi bộ

ĐoànTNCS

ĐoànTNTP

Hội cha

mẹ họcsinh

Tổ Vănphòng

Tổ Văn Thể - Mỹ

-Tổ chuyênmônBan Giám

hiệu

Công tác văn thư ở trường bao gồm các nhiệm vụ sau:

 Tiếp nhận,đăng kí văn bản đến

 Trình,chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị,cá nhân sau khi có ý kiếncủa lãnh đạo đơn vị phụ trách văn thư

 Giúp lãnh đạo đơn vị phụ trách văn thư theo dõi đôn đóc việc giảiquyết văn bản đến

 Tiếp nhận các văn bản trình người có thẩm quyền xem xét duyệt,ký banhành

 Kiểm tra thể thức,hình thức và kĩ thuật trình bày; ghi số,ngày,tháng;đóng dấu mức độ khẩn,mật

 Đăng kí,làm thủ tục phát hành,chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi

 Sao văn bản theo chức năng,nhiệm vụ,ủy quyền của Ban giám hiệu

 Sắp xếp,bảo quản và phục vụ cho việc tra cứu,sử dụng bản lưu

 Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng kí,quản lý văn bản

 Bảo quản,sử dụng con dấu của trường và các loại con dấu khác

 Áp dụng các thành tựu khoa học,thông tin vào công tác văn thư

 Cung cấp thông tin cần thiết cho Hiệu trưởng để phục vụ cho hoạt độngquản lý của nhà trường

 Là cầu nối giữa Hiệu trưởng với các cán bộ nhân viên

Để thực hiện những nhiệm vụ này rất cần sự đồng thuận, chia sẻ kịpthời của các cán bộ nhân viên trong trường, sự chung tay, góp sức và sự đánhgiá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, không xem nhẹ công tác này và phủnhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ để công tácvăn thư của trường ngày càng có vị trí xứng đáng và phát huy được tầm quantrọng vốn có: Bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đángtin cậy, phục vụ mục đích,nhu cầu của các cán bộ nhân viên

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Trường Tiểu học Mỹ Đình 2 chỉ có một cán bộ vănthư kiêm nhiệm

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan,tổ chức 2.1 Hoạt động quản lý

Trong hoạt động quản lý của trường Tiểu học Mỹ Đình 2,hiện nay hầu hếtcác công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vựcđều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và

tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do

đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý là rất quan trọng đượcthể hiện ở 4 điểm sau:

Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chínhtrị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ,những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơquan

Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất côngviệc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,

cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc mộtcách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệmgóp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả vàđây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ởnước ta hiện nay

Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,

tổ chức Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan,

độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bảnnhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu tráchnhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giảiquyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.

b Chính xác

- Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết côngviệc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, dẫn chứngphải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Văn bản ban hànhphải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành

- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và cáckhâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lývăn bản

c Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tậptrung mang tính chính trị của công tác văn thư

d Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng cácphương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư làmột trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngàycàng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan Tuy nhiên, quá trình hiệnđại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức,trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đại hóacông tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácvăn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại

Vì vậy, mỗi cán bộ nhân viên trong Nhà trường đều phải có một nhậnthức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư để có thể đưa ra nhữngbiện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư tại cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp

và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị Tuy nhiên, thời gian quacông tác văn thư còn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vịchưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực vănthư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu về số lượng

và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế…

Công tác văn thư tại trường TH Mỹ Đình 2 được quản lý theo hình thứctập trung Phòng văn thư là đầu mối tiếp nhận mọi văn bản đến cơ quan, cũngnhư làm thủ tục phát hành văn bản ra bên ngoài

Công tác văn thư tại trường được đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Hiệutrưởng

Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương,chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác,ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt,đối với Hiệu trưởng và Phó hiệu trưởng tổ chức điều hành bộ máy, có chức năngthông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quantrọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

Đối với trường Tiểu học Mỹ Đình 2 công tác văn thư là khâu nghiệp vụđưa cán bộ chuyên môn đến gần hơn với việc quản lý và tra tìm văn bản Mặc

dù ở trường chỉ có một cán bộ văn thư kiêm nhiệm nhưng vẫn đảm bảo đúngquy trình quy định của Nhà nước về việc giao nộp và lưu giữ văn bản

Công tác văn thư trường học gồm các công việc sau:

+ Trình văn bản đến cho Hiệu trưởng;

+ Đăng ký văn bản đến vào sổ quản lý văn bản đến;

+ Chuyển giao văn bản đến cho các tổ chuyên môn;

+ Theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc giải quyết văn bản đến

- Quản lý văn bản đi:

Đối với trường Tiểu học Mỹ Đình 2, văn bản đi chủ yếu là văn bản hànhchính thông thường Việc quản lý văn bản đi được thực hiện như sau:

+ Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng vănbản;

+ Đóng dấu văn bản đi;

+ Đăng ký văn bản đi vào sổ quản lý văn bản đi;

+ Chuyển giao văn bản đi;

+ Lưu văn bản đi

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:Việc lập hồ sơ được thực hiện như sau:

+ Mở hồ sơ;

+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,giải quyết công việc vào hô sơ;

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ

Trong trường học hình thành 3 loại hồ sơ:

- Hồ sơ công việc: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với nhau vềmột vấn đề một sự việc hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộcchức năng, nhiệm vụ của đơn vị

- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập bản sao các văn bản QPPL về từng mặt côngtác nghiệp vụ nhất định dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết côngviệc hàng ngày

- Hồ sơ nhân sự: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụthể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh…)

- Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Xây dựng và ban hành văn bản là bước đầu tiên trong toàn bộ công tác

văn thư Nội dung của xây dựng và ban hành văn bản của cơ quan gồm có:

+Thảo văn bản: Để làm tốt bước này, cán bộ soạn thảo văn bản phải

chuẩn bị, tìm các thông tin có liên quan tới nội dung ban hành văn bản Sau đóchọn lọc ra những thông tin chính, quan trọng để tiến hành thảo văn bản

+ Lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan;

+ Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt;

+ Bản thảo sau khi lấy ý kiến bổ sung từ các ban, đơn vị có liên quan sẽ

trình lên lãnh đạo, xem xét, sửa chữa, và bổ sung nếu cần thiết;

+ Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

+ Ký và ban hành văn bản.

Văn bản được bản được ban hành nếu thuộc thẩm quyền của ai thì người

đó trực tiếp kí Nếu người kí vắng mặt thì cấp dưới có quyền kí thay trong phạm

vi quyền hạn của mình Văn bản sau khi đã được ký thì đưa về bộ phận Văn thư

để đóng dấu, sao chép và ban hành văn bản

Các loại văn bản do trường ban hành phong phú về thể loại, thông thườnglà: quyết định, kế hoạch, thông báo, báo cáo, văn bản hướng dẫn của cơ quan,công văn của cơ quan, công văn của văn phòng

- Quản lý và sử dụng con dấu:

Con dấu của trường Tiểu học Mỹ Đình 2 được giao cho cán bộ văn thưgiữ và việc đóng dấu được thực hiện tại cơ quan Con dấu dùng xong được cấtvào tủ và khóa cẩn thận

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị.

3.1 Nhận xét, đánh giá.

Trong những ngày đi kiến tập tại trường Tiểu học Mỹ Đình 2 vừa qua,bản thân em cảm thấy kiến thức mà mình đã tiếp nhận được qua bài giảng củathầy cô có nhiều sự khác biệt Bên cạnh đó em cũng học hỏi được những kinhnghiệm và các thao tác thực hiện của cán bộ văn thư,đồng thời mỗi cơ quan,tổchức đều có một cách thức làm việc và hoạt động phù hợp với chức năng,nhiệm

vụ của cơ quan đơn vị mình

Sau hơn hai tuần kiến tập em đã nhận được sự giúp đỡ hết sức tận tình từcác cán bộ nhân viên trong cơ quan nói chung và cán bộ văn thư nói riêng đãtrực tiếp hướng dẫn cho em Chính vì vậy,bản thân em đã học hỏi được rất nhiềuđiều qua lần khảo sát thực tế này,không chỉ riêng bản thân em mà tất cả các bạnsinh viên đang theo học ngành Văn thư - Lưu trữ cũng đã ghi nhận cho mìnhnhững kiến thức thực tế cũng như kiến thức xã hội khác

Hiện tại ở mỗi trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác văn thư,nhưng hiện nay còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này Cònngười phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng

để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệuquả tối ưu nhất

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách côngtác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được cácphương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗiloại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu,quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cầnphải nhanh chóng, chính xác

Tuy nhiên, em nhận ra rằng ngoài kiến thức ghi nhận trong sách vở thì tại

cơ quan em kiến tập thì công tác văn thư nơi đây có hiều ưu điểm và nhượcđiểm như sau:

a Về ưu điểm:

 Các văn bản được ban hành theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày