MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1: Giới thiệu vài nét về trường Tiểu học Mỹ Đình 2 6 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của trường Tiểu học Mỹ Đình 2. 6 1.1.1. Lịch sử hình thành 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 8 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của trường Tiểu học Mỹ Đình 2. 9 1.2.1. Chức năng 9 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 10 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan,tổ chức 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị. 16 3.1. Nhận xét, đánh giá. 16 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan,tổ chức. 18 3.3. Một số khuyến nghị. 18 3.3.1. Đối với cơ quan tổ chức 19 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư,lưu trữ,khoa,trường. 21 C. PHẦN KẾT LUẬN 23 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét trường Tiểu học Mỹ Đình .6 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức trường Tiểu học Mỹ Đình 1.1.1 Lịch sử hình thành .6 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ trường Tiểu học Mỹ Đình 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư,lưu trữ quan,tổ chức .11 2.1 Hoạt động quản lý .11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 Chương 3: Nhận xét, đánh giá đưa khuyến nghị 15 3.1 Nhận xét, đánh giá 16 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan,tổ chức 18 3.3 Một số khuyến nghị 18 3.3.1 Đối với quan tổ chức 19 3.3.2 Đối với môn văn thư,lưu trữ,khoa,trường 21 C PHẦN KẾT LUẬN .23 D PHỤ LỤC 28 A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay khơng tốt Cũng điều mà quan, tổ chức, công tác văn thư ngày quan tâm nhiều Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước, cơng tác văn thư trọng tâm tập trung đổi Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đầy đủ thơng tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Công tác văn thư thực tốt góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, nâng cao chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước, hạn chế quan liêu giấy tờ việc làm trái pháp luật Công tác văn thư giúp đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng hoạt động quan cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Theo kế hoạch Nhà trường nói chung Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng, em có thời gian bốn tuần kiến tập (từ ngày 01/06 đến 17/06/2016) trường Tiểu học Mỹ Đình Nội dung kiến tập gồm có: quan sát tình hình tổ chức cán làm công tác văn thư, tình hình quản lý đạo cơng tác văn thư, tình hình thực nội dung cơng tác văn thư quan Trong đó, cơng tác văn thư bao gồm: xây dựng ban hành văn bản, quản lý văn đi, quản lý giải văn đến, công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, công tác quản lý sử dụng dấu Từ kiến thức học với thời gian kiến tập khơng giúp em hồn thiện kiến thức có sẵn mà cịn mang lại cho em kiến thức thực tế lạ Với báo cáo mình, em xin trình bày tất thấy, tay làm so với lý thuyết học trường suốt thời gian kiến tập quan Là cán Văn thư – Lưu trữ tương lai, đợt kiến tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư phát triển đất nước Văn thư phận thực chức giúp việc, phục vụ cho quan, trụ sở quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc, địa điểm giao tiếp hoạt động khác quan Văn thư công việc thiếu quan hành Nhà nước nói chung trường học nói riêng Vai trị công tác văn thư công tác quản lý hành Nhà nước quan trọng Từ việc đạo, điều hành, định đến việc thi hành gắn liền với văn có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng lưu trữ văn Trong trình hoạt động quan, tổ chức cần đến công cụ quan trọng văn Đây công cụ thiếu giúp cho quan hoạt động có hiệu Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị, thông tư, nghị định… nhiều nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư trường học phải thận trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp; phải biết xếp, phân loại xử lý văn nhận cách khoa học, nhanh chóng xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời thơng tin để có hướng giải quyết; thực cách xác kịp thời nhằm giúp nhà trường hồn thành tốt nhiệm vụ Cơng tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ họat động quản lý, điều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động nhà trường; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý sử dụng dấu văn thư Trong q trình thực cơng tác văn thư trường cần đảm bảo tính nhanh chóng, xác, đại bí mật Việc lưu trữ soạn thảo văn việc làm thiếu trường học nói riêng quan hành Nhà nước nói chung Các hồ sơ, tài liệu văn lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, xác hay khơng việc tiếp nhận soạn thảo văn có làm tốt hay khơng, việc lưu trữ có cẩn thận ngăn nắp, khoa học hay không Như vậy, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản, phục vụ tốt cho hoạt động quan, tổ chức Thu thập xử lý thông tin việc làm thường xuyên trường học nói chung Hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt hoạt động nhà trường cách kịp thời đòi hỏi phải có thơng tin xác phải đảm bảo tính thực tiễn cách tồn diện Do đó, cơng tác văn thư phải coi trọng Công tác văn thư hành đảm bảo thực tốt giúp cho lãnh đạo nhà trường thực nhiệm vụ quản lý nhà trường theo quan điểm, đường lối, sách Đảng, Pháp luật Nhà nước, nâng cao chất lượng giáo giục theo mục tiêu ngành đề Từ điều vừa nêu qua thời gian kiến tập, em nhận thấy để làm tốt nhiệm vụ cơng tác văn thư địi hỏi người làm cơng tác cần phải hiểu cơng tác văn thư tồn công việc soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quản lý văn theo phạm vi, nhiệm vụ chức đơn vị cách nhanh chóng, xác bí mật Người làm công tác phải động, sáng tạo tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành nhằm giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, đường lối, chế độ; đồng thời giúp cho việc quản lý, đạo kiểm tra công việc quan chặt chẽ Ngoài nhận thức tầm quan trọng cơng tác văn thư, thân em cịn nhận thấy cơng tác văn thư Văn phịng Trường Tiểu học Mỹ Đình cịn tồn điểm bất cập Những bất cập vừa ý muốn chủ quan, vừa điều kiện khách quan Nghiên cứu công tác văn thư Trường Tiểu học Mỹ Đình nhằm đánh giá thực trạng hoạt động trường đưa số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư trường cho phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động chung Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em lớn Trong thời gian kiến tập vừa qua em gặp nhiều thuận lợi nhờ giúp đỡ Nhà trường, thầy cô giảng dạy chúng em, đặc biệt có hướng dẫn bảo trực tiếp, nhiệt tình cán phận Văn thư trường học Bên cạnh em cịn gặp nhiều khó khăn việc vận dụng kiến thức học vào thực tế chưa thành thạo, chưa nắm bắt tốt tiến trình cơng việc nói chung nghiệp vụ văn thư quan nói riêng Việc Nhà trường Khoa em theo học lên kế hoạch kiến tập cho tồn thể sinh viên năm hai nói chung em nói riêng vơ ý nghĩa, sở, móng tạo điều kiện cho chúng em tiếp thu kiến thức mới, rút kinh nghiệm cho đợt thực tập sau phục vụ cho công việc chúng em tương lai Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Vũ Thị Thu Hà – cán văn thư trường Tiểu học Mỹ Đình nhiệt tình giúp đỡ, đơn đốc, động viên em hoàn thành tốt báo cáo kiến tập Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo nhà trường tồn thể phịng văn thư trường Tiểu học Mỹ Đình nhiệt tình dẫn, tạo điều kiện thuận lời cho em suốt thời gian kiến tập trường Và em xin gửi lời cảm ơn tới cô Trịnh Thị Kim Oanh giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cung cấp cho em kiến thức tảng kiến thức đào tạo điều kiện tổ chức đợt kiến tập cho chúng em Em xin hứa cố gắng học tập tốt nữa, đem kiến thức trang bị trường thực tế để đóng góp cho ngành nghề, công việc sau em Em xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 06 năm 2016 Sinh viên Phạm Thị Hạ B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét trường Tiểu học Mỹ Đình 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức trường Tiểu học Mỹ Đình 1.1.1 Lịch sử hình thành Mỹ đình trước xã ven q trình thị hóa nhanh Diện tích đất tự nhiên xã gần 500 gồm thôn, khu chung cư 34 quan, đơn vị, trường học đóng địa bàn Dân số địa bàn xã 50 nghìn người Cùng với việc thành lập Quận Nam Từ Liêm ngày tháng năm 2013 theo Nghị 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 Chính phủ việc điều chỉnh địa giới hành huyện Từ Liêm để thành lập quận 23 phường, xã Mỹ Đình chia thành hai phường: Phường Mỹ Đình có diện tích 228.2 với 24.987 nhân phường Mỹ Đình có diện tích 197 với 26.991 nhân Phường Mỹ Đình gồm 15 tổ dân phố Phường nằm khu vực có tốc độ phát triển thị nhanh, lực lượng lao động dồi dào, có lợi vị trí địa lý, nằm trung tâm quận Nam Từ Liêm Với lợi ấy, địa bàn phường thuận lợi việc giao thông, phát triển kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật, nâng cao đời sống vật chất tinh thần nhân dân Các điều kiện nguồn lực mạnh mẽ để phát triển loại hình kinh doanh, dịch vụ, kết hợp với phát triển làng nghề truyền thống Song, kèm với phát triển hạ tầng, kinh tế, trị gia tăng dân số học Trường Tiểu học cơng lập Mỹ Đình thành lập năm 1956 với diện tích ban đầu 4800m2 Năm 2011-2012, trường xây theo QĐ số 2180/QĐ–UBND UBND huyện Từ Liêm Trường có diện tích 13 480m nằm Thơn Phú Mỹ xã Mỹ Đình - Huyện Từ Liêm - Hà Nội Nhà trường có sở vật chất khang trang, đẹp Toàn trường có bốn khu nhà cao tầng • 33 phịng học văn hóa với thiết bị dạy học đại: máy chiếu, tivi, đầu video, máy projector, máy tính nối mạng… • phịng học chức năng: phịng máy tính, phịng thư viện, phịng LAB học Tiếng Anh, phịng học nhạc, phòng học mĩ thuật, phòng học đa • Nhà thể chất khu bếp với đầy đủ trang thiết bị đại đảm bảo điều kiện tốt cho học sinh học tập rèn luyện • Sân chơi rộng rãi, thống mát, sẽ, an tồn • Phòng kho sách – Phòng văn thư Từ thành lập, trường vượt qua nhiều khó khăn, khơng ngừng phát triển số lượng chất lượng, sở vật chất ngày khang trang, đội ngũ giáo viên có trình độ chuẩn, lực chuyên môn vững vàng, yêu nghề, tâm huyết với cơng việc…Chính vậy, nhiều năm liền, nhà trường ln công nhận Tập thể lao động Tiên tiến cấp Huyện Để tạo điều kiện cho học sinh Nhà trường phát triển toàn diện, nhằm phát huy thành tích đạt được, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục, cấp ủy Đảng, quyền nhân dân xã Mỹ Đình, tập thể cán giáo viên, nhân viên nhà trường tâm xây dựng trường đạt danh hiệu: TRƯỜNG CHUẨN QUỐC GIA MỨC ĐỘ năm 2013 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trường Tiểu học Mỹ Đình có nhiệm vụ quyền hạn sau đây: • Tổ chức giảng dạy, học tập hoạt động giáo dục đạt chất lượng theo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thơng cấp Tiểu học Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành • Huy động trẻ em học độ tuổi, vận động trẻ em khuyết tật, trẻ em bỏ học đến trường, thực phổ cập giáo dục chống mù chữ cho cộng đồng Nhận bảo trợ giúp quan có thẩm quyền quản lý hoạt động giáo dục tiểu học theo phân công cấp có thẩm quyền Tổ chức kiểm tra cơng nhận hồn thành chương trình tiểu học cho học sinh nhà trường trẻ em địa bàn trường phân cơng phụ trách • Xây dựng, phát triển nhà trường theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo nhiệm vụ phát triển giáo dục địa phương • Thực kiểm định chất lượng giáo dục • Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên học sinh • Phối hợp với gia đình, tổ chức cá nhân cộng đồng thực hoạt động giáo dục • Tổ chức cho cán quản lý, giáo viên, nhân viên học sinh tham gia hoạt động xã hội cộng đồng • Thực nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định Pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức gồm có: • Hội đồng trường (gồm 13 thành viên) • Ban Giám hiệu: 01 Hiệu trưởng 02 Phó hiệu trưởng • Tổ chuyên môn (gồm tổ): tổ khối 1, 2, 3, 4, 5; tổ Văn - Thể - Mỹ; tổ Văn phịng • Đội ngũ giáo viên gồm 44 người • Đội ngũ Tổng phụ trách Đội TNTP có 01 người • Đội ngũ công nhân viên gồm 14 người • Tổ chức Đảng (chi bộ); đồn thể (cơng đồn, Đồn niên) • Hội đồng thi đua – khen thưởng – kỷ luật • Hội đồng tư vấn thiếu nhân lực nhiều lý khác 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan,tổ chức Nhằm thực số giải pháp để nâng cao chất lượng khắc phục khó khăn bất cập cơng tác văn thư,lưu trữ Từng bước hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ để phục vụ tốt việc đạo,điều hành cải cách hành giai đoạn Với vấn đề cịn tồn cơng tác văn thư lưu trữ trường Tiểu học Mỹ Đình em xin đề số biện pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư quan sau: Một là: Tăng cường ý thức pháp luật công tác văn thư bán công chức quan Thực nghiêm túc quy trình,trình tự quản lý văn đến theo quy định Nhà nước Hai là: Xây dựng văn quản lý văn thư,lưu trữ thống đồng có hiệu lực thực Ba là: Đầu tư kinh phí sở vật chất đẻ xây dựng công tác văn thư Bốn là: Ap dụng biện pháp lưu trữ tài liệu điện tử nhằm nâng quá trình hiệu công việc Năm là: Tăng cường việc kiểm tra q trình thực cơng tác văn thư phịng lưu trữ Sáu là: Đảm bảo giữ gìn đầy đủ tài đủ tài liệu quan , nội dung văn phải xác để cần thiết tài liệu chứng pháp lý quan Có thể thấy tài liệu lưu trữ khai thác phát huy tầm quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thơng tin, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời có hiệu cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử tất lĩnh vực đời sống trị, kinh tế, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng việc hồn thành tiêu kế hoạch công tác quan, tổ chức 3.3 Một số khuyến nghị Qua công tác kiểm tra thực tế công tác văn thư, lưu trữ 18 quan, tổ chức cho thấy: Công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ số quan, tổ chức chưa quan tâm mức; công tác soạn thảo ban hành văn cịn sai sót hình thức kỹ thuật trình bày, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn bản, quản lý văn đến chưa chặt chẽ , việc xây dựng danh mục hồ sơ lập hồ sơ công việc chưa tốt Tài liệu lưu trữ phân tán chưa thu thập đầy đủ, cịn nhiều hờ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong… chưa chỉnh lý, sắp xếp; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức cịn thiếu nhiều; việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư, lưu trữ cịn hạn chế Nguyên nhân Hiệu trưởng quan, đơn vị chưa thực quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư; đội ngũ cán làm công tác văn thư số lượng chưa đáp ứng yêu cầu trình độ chuyên môn; nhiều hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ chế độ thông tin báo cáo chậm thực hiện; nội dung báo cáo sơ sài, chưa phản ánh tình hình quan, tổ chức Về hiểu, cơng tác văn thư cơng tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Do em xin đề số khuyến nghị sau: 3.3.1 Đối với quan tổ chức Trong thời điểm nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư dừng việc đánh máy, in văn đăng ký văn đi, đến (thay cách đăng ký sổ) Việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính chưa triển khai triệt để Các khâu nghiệp vụ cụ thể 19 văn thư soạn thảo xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, theo dõi giải văn coi quy trình cần chấn chỉnh Trong đó, khâu quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư nhờ trợ giúp cơng nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt hạn chế tệ quan liêu giấy tờ Giúp cho cán bộ, công chức nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý Qua em xin kiến nghị số ý kiến góp phần phát triển công tác văn thư quan sau: • Có kế hoạch tổ chức đào tạo,bồi dưỡng nâng cao trình độ cán cho cán văn thư Các hình thức đào tạo quy,tại chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức • Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành Vì vậy, làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hoá Giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau • Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng • Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ 20 3.3.2 Đối với mơn văn thư,lưu trữ,khoa,trường • Đổi quản lý cơng tác văn thư • Mỗi cán văn thư phải có trách nhiệm thúc đẩy phát triển cho ngành lưu trữ quan • Đẩy mạnh công tác tuyên truyền,phổ biến pháp luật văn thư,lưu trữ • Nắm vững quy định Nhà nước công tác văn thư,lưu trữ để áp dụng vào cơng việc • Nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cho công chức Văn thư quan; rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức Văn thư • Cơng chức Văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn quy phạm pháp luật công tác Văn thư; rèn luyện cho kỹ cần thiết để đảm bảo thực tốt yêu cầu cơng tác Văn thư, kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại; kỹ giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, phẩm chất đạo đức trị, tinh thần trách nhiệm công việc Một yêu cầu công tác Văn thư phải bảo đảm bí mật văn Do ngồi việc nắm vững danh mục tuyệt mật, tối mật, mật ngành Kiểm sát nhân dân để xử lý quy trình, Văn thư quan cịn phải cẩn thận phát ngơn Nhận thức chiếm vai trị quan trọng người, nhận thức hành động đúng, ngược lại nhận thức sai hành động sai Do đó, điều phải làm để người, Văn thư quan phải nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư, hiểu rõ vị trí, vai trị cơng tác Văn thư hoạt động quan Muốn người có nhận thức phải tuyên truyền, thể tin viết ý nghĩa, vai trị, tầm quan trọng cơng tác Văn thư; thể niềm tin cán nhân viên công tác Văn thư; quán triệt thực nghiêm túc công tác Văn thư để nâng cao chất lượng công tác Văn thư Công chức Văn thư phải tự đánh giá hoạt động công tác Văn thư, yên tâm công tác, xem cơng tác đảm nhiệm sợi đỏ xuyên suốt 21 trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động quan bị đình trệ Văn thư nơi quản lý đầu vào, đầu sản phẩm làm việc quan, tổ chức Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt u cầu Văn thư phải góp phần nhiều Mỗi người có phân cơng lao động riêng, nhiệm vụ có vị trí khác Những vị trí liên kết với thành tổ chức có sức mạnh Khi nhận thức đầy đủ cơng tác Văn thư Văn thư quan tồn thể cán bộ, cơng chức nổ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ 22 C PHẦN KẾT LUẬN Trong suốt tuần kiến tập Trường Tiểu học Mỹ Đình cá nhân em - trình xây dựng lại kiến thức năm Đại học Bởi tất em biết qua sách vở,chỉ nghe mà không chứng kiến Tuy nhiên,đây lần học hỏi tìm tịi sâu sắc để em cảm thấy yêu ngành nghề mà lựa chọn tâm theo đuổi Đối với Trường Tiểu học Mỹ Đình cơng tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động trường Mặc dù công tác văn thư có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ khơng người, cơng tác có từ vài năm trở lại cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại Qua lần kiến tập em nhìn thấy cơng tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập 23 hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ hiệu trưởng đến nhân viên trường tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công tác văn thư riêng người làm văn thư Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ công việc vụ, giấy tờ, không quan trọng nên khơng người đánh giá khơng người làm công tác văn thư, lưu trữ mà họ người hy sinh thầm lặng Chúng ta nhìn vào kết A, kết B nhiều người mà quên để đạt kết đó, có phần đóng góp khơng nhỏ người làm văn thư, lưu trữ Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thơng tin… người làm cơng tác ln nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài khơng áp lực, khổ cực Thế nhưng, đóng góp họ lại chưa ghi nhận xứng đáng Hơn nữa, khơng người, cơng việc giao giải xong hết trách nhiệm mà chưa ý thức phải lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu hình thành khơng nghĩ tài liệu hơm có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu tài liệu Hiện nay, khơng tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong… Nếu khơng có cần cù, khơng có đóng góp người làm lưu trữ kiếm tìm thơng tin từ đống tài liệu liệu tài liệu có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi chứa đựng tiềm 24 thông tin khứ thơng tin dự báo, có độ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trước, mà hệ sau hiểu lịch sử hào hùng dân tộc, khó khăn, hy sinh, mát mà dân dân ta trải qua Ngày nay, không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung Có thể, theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành… công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trị, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Công tác văn thư làm không tốt gây nhiều ảnh hưởng hoạt động quan Tùy tính chất, mức độ mà gây nên trì trệ, hiệu quả, thiếu thông tin kịp thời, xử lý công việc chậm trễ khác Có dẫn đến khơng đủ tư cách pháp lý hiệu lực thi hành văn … làm ảnh hưởng trực tiếp, nghiêm trọng hoạt động thường ngày quan Muốn làm tốt công tác văn thư để quan hoạt động tốt thỉ phải bảo đảm yêu cầu sau : Trong q trình giải cơng việc phải nhanh chóng Q trình phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn quan Xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng cơng việc quan Giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc chung quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa việc nêu văn Phải xác nội dung lẫn hình thức văn Nội dung phải tuyệt đối 25 xác mặt pháp lý; dẫn chứng trích dẫn văn phải hồn tồn xác; số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng Thể thức văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định; mẫu trình bày tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.Các khâu kỹ thuật nghiệp vụ phải thực đầy đủ từ khâu đánh máy văn bản, tiếp nhận, đăng ký văn bản, chuyển giao văn …; Yêu cầu xác cịn phải thể việc thực chế độ quy định Nhà nước cơng tác văn thư Phải giữ gìn tốt bí mật quan Bởi nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phịng làm việc cán văn thư quan phải quy định bảo vệ bí mật quốc gia Phải đại hóa công tác văn thư Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phịng đại Vì vậy, u cầu đại hóa công tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, hiệu chất lượng cao Hiện đại hóa cơng tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học cơng nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan Việc áp dụng tin học vào quản lý công tác văn thư cần thiết, giúp ích nhiều quản lý, sử dụng, lưu giữ tài liệu, tra cứu văn bản… Qua để thấy rằng, văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức công việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ cơng tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công 26 tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nhà trường thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Trên em tìm tịi học hỏi đơn vị kiến tập,những kiến thức,những lần khảo sát trực tiếp giúp em vượt qua rào cản công tác văn thư khơ khan Có thể văn thư giấy tờ,là lưu lại văn bản,quyết định quân trọng quan công việc quan trọng thúc đẩy cho phát triển quan Khơng phải hiểu chia sẻ công việc cho lại ngành mà nhiều người cho không cần thiết Bài báo cáo em muốn chứng minh cho không hiểu văn thư - lưu trữ có cách nhìn nhận khác Bởi lưu trữ khơng có giấy tờ mà lưu trữ xuất thiết bị điện tử khác Để hoàn thành đợt kiến tập báo cáo ,đơi em cịn nhiều lúng túng việc kết hợp kiến thức với thực tế Nhưng nhờ có quan tâm bảo toàn thể cán nhân viên trường,đặc biệt cán văn thư trực tiếp hướng dẫn,em nhận cịn nhiều thiếu sót hiểu sai quy trình làm việc Đây khơng phải làm thực tế em học đắt giá để làm hành trang cho em tiếp tục tiến sang năm thứ Đại học - vận dụng hết kiến thức mang theo thứ vũ khí trang bị Cuối cùng, em xin cảm ơn thầy cô Trường giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập Xin gửi tới người lời chúc sức khỏe để gắn bó với cơng việc hồn thành tốt nhiệm vụ cán văn thư 27 D PHỤ LỤC Một số hình ảnh văn minh họa phịng lưu trữ Trường tiểu học Mỹ Đình Tài liệu bó gói, xếp thiếu ngăn nắp Giá, tủ khơng theo tiêu chuẩn, bày trí chưa khoa học Phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị kỹ thuật Mẫu sổ đăng ký công văn đi, công văn đến