MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1.GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀTRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM NAM ĐỊNH 4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyển hạn, cơ cấu tổ chức của trường CĐSP Nam Định 4 1.1.1 Khái quát chung về trường CĐSP Nam Định 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định gồm: 6 1.2 Tình hình tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Hành Chính – Tổng hợp. 7 1.3. Tình hình tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ 9 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 9 1.3.2. Cơ cấu tổ chức. 9 Chương II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG CĐSP NAM ĐỊNH 11 2.1 Hoạt động quản lí 11 2.1.1 Các văn bản chỉ đạo về văn thư lưu trữ của trường CĐSP Nam Định 11 2.1.2 Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động văn thư – lưu trữ. 12 2.1.3 Hoạt động NCKH và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của trườngCĐSP Nam Định 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1. Công tác văn thư 13 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi 15 2.2.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến 16 2.2.1.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 18 2.2.1.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 18 2.2.2.Công tác lưu trữ 21 2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 21 2.2.2.2 Xác dịnh giá trị tài liệu 21 2.2.2.3 Chỉnh lí tài liệu 23 2.2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. 23 2.2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan 24 2.2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. 24 CHƯƠNG III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRƯỜNG CĐSP NAM ĐỊNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 26 3.1. Báo cáo tóm tắt kết quả thực tập tại trường CĐSP Nam Định trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu của chất lượng công tác văn thư lưu trữ 27 3.3 Một số khuyến nghị 28 KẾT LUẬN 29 PHỤ LỤC
MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT CĐSP CBVC KHCN TÊN ĐẦY ĐỦ Cao đẳng sư phạm Cán viên chức Khoa học công nghệ A LỜI MỞ ĐẦU Văn thư - Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Vì cơng tác văn thư, lưu trữ quan trọng, đảm bảo cung cấp cách kịp thời đầy đủ, xác thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị nói chung, giúp cơng việc giải công việc quan nhanh chóng, xác có suất, chất lượng, đường lối chế độ Để đưa công tác vào nếp, có hiệu quan, tổ chức nhà nước, góp phần đáng kể vào nghiệp chung đất nước với việc ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cần phải có đội ngũ cán có lực trình độ chun mơn tốt Để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội để nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên, nay, Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nơi đào tạo sinh viên với chuyên ngành văn thư, lưu trữ Nhà trường thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết dôi với thực tế ” truyền đạt cho sinh viên lý luận công tác nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có dịp gắn lý thuyết vào thực tế, đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt ra, hàng năm nhà trường tiến hành tổ chức cho học sinh, sinh viên thực tập, thực tế quan Đây khoảng thời gian cần thiết để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ, giúp cho sinh viên tìm hiểu, nhận thức sở nắm vững trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trang bị cho sinh viên kiến thức từ thực tế, nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kĩ nghề nghiệp, giúp cho sinh viên làm quen với công việc phải làm sau trường, cho họ có nhìn đầy đủ nghề nghiệp nâng cao nhận thức nghề nghiệp Sau nhận phân công Khoa Văn thư - Lưu trữ đồng ý tiếp nhận trường CĐSP Nam Định, có điều kiện thực tập từ ngày 10/1/2017 đến 10/3/2017 phòng Hành –Tổng hợp Tơi khảo sát, nghiên cứu, thực hành nghiệp 0vụ công tác văn thư - lưu trữ Trường Công việc thực tế phức tạp đa dạng so với lý thuyết từ tơi hiểu cơng tác văn thư lưu trữ trường học Khi tìm hiểu cơng tác văn thư lưu trữ trường CĐSP Nam Định tiếp xúc với loại văn quan, đăng ký văn máy tính, thực hành đóng dấu công việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ … Với thời gian thực tập dài đtôi lại cho học kinh nghiệm thực tế quý giá để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn Dưới hướng dẫn bảo nhiệt tình cán Văn phòng đợt thực tập, quan tâm giúp đỡ lãnh đạo Văn phòng, tơi hiểu rõ cơng việc thân, mở rộng tầm hiểu biết khía cạnh ngành nghề lựa chọn Bên cạnh ban giám hiệu trường tạo điều kiện cho thu thập khai thác sử dụng tài liệu cần thiết để hoàn thành báo cáo thực tập Trong thời gian đầu thực tập trường kiến thức hạn hẹp nên nhiều thiếu sót lúng túng việc xử lý khâu nghiệp vụ thời gian sau thích nghi với cơng việc thân có tiến trước Đợt thực tập giúp làm việc tốt hơn, hồn thành nhiệm vụ giao Song trường học đơn vị nhỏ thời gian có hạn nên nhiều thiếu sót Trong đợt thực tập khơng thể thiếu động viên, giúp đỡ, thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ tơi hồn thành tốt đợt thực tập Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà rút quan thực tập Báo cáo gồm chương: Chương I Giới thiệu vài nét trường CĐSP Nam Định Chương II Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trường CĐSP Nam Định Chương III Báo cáo kết thực tập trường CĐSP Nam Định, tổ chức đề xuất, khuyến nghị Tôi xin chân thành cảm ơn khoa Văn thư- lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội tất thầy giáo, cô giáo tận tình giảng dạy giúp đỡ tơi suốt trình học tập, hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ thực đề tài Tôi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, anh (chị) phòng Hành chính- Tổng hợp trường CĐSP Nam Định dành thời gian quý báu để trả lời câu hỏi cung cấp tư liệu, tư vấn, giúp đỡ tơi hồn thành tiểu luận Tuy có nhiều cố gắng, chắn báo cáo thực tập tơi có nhiều thiếu sót Rất mong nhận góp ý thầy giáo, cô giáo Xin chân thành cám ơn! Sinh viên thực tập B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM NAM ĐỊNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, hạn, cấu tổ chức trường CĐSP Nam Định 1.1.1 Khái quát chung trường CĐSP Nam Định - Năm 1965 tỉnh Nam Hà thành lập sở hợp hai tỉnh Nam Định Hà Nam -Năm 1969 trường sư phạm cấp II Nam Hà thành lập - Năm 1976 tỉnh Hà Nam Ninh thành lập sở hợp hai tỉnh Nam Hà Ninh Bình - Năm 1978 trường Sư phạm 10+3 Hà Nam Ninh nâng cấp thành Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nam Ninh (đóng xã Liên Bảo, huyện Vụ Bản) - Năm 1990 trường chuyển địa 813 - Trường Chinh - Thành phố Nam Định - Năm 1992 tỉnh Ninh Bình tách ra, trường đổi tên trường Cao đẳng Sư phạm Nam Hà - Năm 1994 trường Cán quản lý giáo dục Nam Hà sát nhập vào trường Cao đẳng Sư phạm Nam Hà - Năm 1997 tỉnh Hà Nam tách ra, trường đổi tên trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn - Quyền hạn trách nhiệm: Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật điều lệ trường cao đẳng quy hoạch, kế hoạch phát triển nhà trường, tổ chức hoạt động đào tạo, khoa học cơng nghệ, tài chính, quan hệ quốc tế, tổ chức nhân sự, cụ thể là: + Xây dựng tổ chức thực quy hoạch, kế hoạch phát triển nhà trường phù hợp với phát triển kinh tế - xã hội địa phương nước + Xây dựng nội dung, chương trình kế hoạch giảng dạy, học tập theo chương trình khung Bộ Giáo dục Đào tạo Tổ chức tuyển sinh theo tiêu Nhà nước, đào tạo, công nhận tốt nghiệp cấp văn tốt nghiệp cho sinh viên theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo + Quyết định thành lập tổ chức trực thuộc Trường theo cấu tổ chức phê duyệt, việc thành lập pháp nhân thuộc Trường phải thực quy định pháp luật; bổ nhiệm chức vụ từ Chủ nhiệm khoa, Trưởng phòng, ban tương đương trở xuống; định điều động cán Trường vấn đề liên quan đến công tác cán cấp phòng, khoa trở xuống + Tổ chức nghiên cứu khoa học phù hợp với yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng trường sư phạm Được phép in ấn cơng trình, đề tài khoa học, tài liệu, giáo trình phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng Hợp tác liên doanh, nhận tài trợ tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật để tiến hành hoạt động khoa học công nghệ + Thực chế độ báo cáo định kỳ đột xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh Bộ Giáo dục Đào tạo theo quy định - Nhiệm vụ trường + Về đào tạo, bồi dưỡng: a) Đào tạo, bồi dưỡng giáo viên, cán quản lý, nhân viên nghiệp vụ cho trường trung học sở, tiểu học, mầm non có trình độ cao đẳng sư phạm trở xuống, địa bàn tỉnh Nam Định tỉnh, Uỷ ban nhân dân tỉnh cho phép b) Liên kết với trường đại học, cao đẳng khác mở lớp đào tạo giáo viên có trình độ đại học sư phạm lớp đào tạo giáo viên có trình độ cao đẳng sư phạm thuộc ngành mà nhà trường chưa có khả điều kiện đào tạo c) Đào tạo số loại nhân viên nghiệp vụ trường trung học sở, tiểu học mầm non nhân viên thiết bị, thí nghiệm, thư viện d) Đào tạo số ngành sư phạm tin học, ngoại ngữ ngành khác địa phương có nhu cầu cấp có thẩm quyền cho phép + Tổ chức nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ; liên kết đào tạo nghiên cứu khoa học - công nghệ theo quy định Luật Khoa học Công nghệ, Luật Giáo dục quy định khác pháp luật + Tổ chức tuyển sinh quản lý người học theo quy định pháp luật quy định Bộ Giáo dục Đào tạo + Tổ chức cho giảng viên, cán bộ, công nhân viên học viên tham gia hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo nhu cầu xã hội + Phối hợp với gia đình người học, tổ chức, cá nhân hoạt động giáo dục + Quản lý cán bộ, viên chức, đất đai, tài sản, trang thiết bị tài nhà trường theo quy định pháp luật + Thực nhiệm vụ khác, theo quy định pháp luật Uỷ ban nhân dân tỉnh giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định gồm: Ban Giám hiệu (Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng) Hội đồng Khoa học Đào tạo, hội đồng tư vấn khác Các phòng chức năng: + Phòng Đào tạo + Phòng Hành – Tổng hợp + Phòng Khảo thí – Kiểm định chất lượng giáo dục + Phòng Tổ chức - Quản lý sinh viên + Phòng Khoa học - Cơng nghệ + Phòng Kế hoạch - Tài Các khoa tổ trực thuộc: + Khoa Tự nhiên + Khoa Xã hội + Khoa Giáo dục Tiểu học – Mầm non + Khoa Ngoại ngữ + Khoa Bồi dưỡng nhà giáo cán quản lý giáo dục + Tổ Tâm lý - Giáo dục + Tổ Lí luận trị + Tổ Âm nhạc - Mĩ thuật + Tổ Giáo dục Thể chất – Quốc phòng Các sở phục vụ đào tạo nghiên cứu khoa học: + Trạm y tế + Tổ Bảo vệ + Ban Quản lý kí túc xá + Tổ Thư viện + Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học Tổ chức Đảng, Đồn thể: Đảng bộ, Cơng đồn, Đồn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội sinh viên, Hội Cựu chiến binh tổ chức xã hội khác Sơ đồ cấu tổ chức trường CĐSP Nam Định phụ lục I 1.2 Tình hình tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phòng Hành Chính – Tổng hợp a Chức vị trí Phòng Hành – Tổng hợp đơn vị thuộc trường CĐSP Nam Định, có chức tham mưu giúp Hiệu trưởng công tác tổng hợp, thi đua đảm bảo điều kiện phục vụ hành đạo điều hành Ban giám hiệu nhà Trường b Nhiệm vụ quyền hạn + Phòng Hành – Tổng hợp đầu mối gắn kết điều phối chung hoạt động đơn vị Trường để triển khai thực chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt định, thông báo Ban Giám Hiệu đến đơn vị cá nhân toàn trường; + Thường trực Hội đồng thi đua- khen thưởng nhà trường + Xây dựng quy chế thi đua, khen thưởng theo luật thi đua khen thưởng nhà nước + Phối hợp với đơn vị chức để quản lý, theo dõi, đơn đốc việc thực chương trình, kế hoạch công tác kết thực nhiệm vụ đơn vị Trường; + Phối hợp với đơn vị chức xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức Hội nghị cán viên chức Tổng kết năm học 10 - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác văn để chọn cách xếp cho thích hợp Bước 3: Kết thúc biên mục hồ sơ: cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Đối với hồ sơ lập: a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hình thành hồ sơ b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc c) Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng - Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức: Trách nhiệm cán bộ, viên chức a) Cán bộ, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ quan, tổ chức biết phải đồng ý Ban giám hiệu trường thời hạn giữ lại không 02 năm b) Cán bộ, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho quan cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan làm riêng mang sang quan khác - Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: Trách nhiệm Ban giám hiệu: Hàng năm Ban giám hiệu có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ quan; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan đơn vị thuộc phạm vi quản lý nhà trường 22 Trách nhiệm Trưởng phòng Hành quản trị: a) Tham mưu cho Ban giám hiệu việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, viên chức trường a) Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm phận văn thư, lưu trữ Bộ phận văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn cho đơn vị cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc - Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu: a) Tài liệu hành sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ sau 01 năm kể từ công trình nghiệm thu c) Tài liệu xây dựng sau 03 tháng kể từ cơng trình toán d) Tài liệu ảnh, phim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc - Thủ tục giao nộp: Đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập hai Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu biên giao nhận tài liệu Lưu trữ quan bên giao tài liệu bên giữ loại Tuy Trường CĐSP Nam Định có quy định việc lập hồ sơ hành công tác chưa thực tốt số tài liệu nộp lưu tình trạng bó gói, chưa xếp Vẫn xuất tình trạng tài liệu hoạt động trường chưa lập hồ sơ ảnh hưởng đến việc thu thập, bảo quản tài liệu tình trạng lộn xộn, khó tìm gây khó khăn cho cơng tác chỉnh lý Cơng việc lập hồ sơ trường CĐSP Nam Định thực quy định tương đối hồn thiện 23 2.2.2.Cơng tác lưu trữ 2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Hàng năm, phận lưu trữ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan Nguồn thu: Phòng Đào tạo, Phòng Khảo thí – Kiểm định chất lượng giáo dục, Phòng Tổ chức - Quản lý sinh viên, Phòng Khoa học - Cơng nghệ , Phòng Kế hoạch - Tài Thành phần tài liệu: Tài liệu lưu trữ trường CĐSP Nam Định phản ánh tất hoạt động trường gồm có loại hình chủ yếu là: Tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử Trong tài liệu hành chiếm số liệu nhiều nhất, có nội dung phản ánh cơng tác đào tạo, sách với học sinh, sinh viên nhân viên nhà trường Tài liệu khoa học cơng nghệ có nội dung chủ yếu xây dựng với cơng trình như: Dãy nhà học, nhà công vụ, nhà đa năng, nhà ăn, ký túc xá … Thành phần nội dung tài liệu trường CĐSP Nam Định tương đối đầy đủ số lượng chất lượng chưa đảm bảo tài liệu thất lạc trình di chuyển thiếu sót cán nhân viên q trình giải cơng việc Hàng năm trường CĐSP Nam Định thường xuyên tiến hành thu thập tài liệu theo quy định nhằm đảm bảo an toàn, tránh tình trạng mát đồng thời thuận lợi cho cơng tác quản lí thống nhất, tập trung tài liệu, nhờ việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu thuận tiện Tuy nhiên đội ngũ cán nhân viên đào tạo qua nghành nghề khác thường xuyên thay đổi công tác dẫn đến gián đoạn công tác lập hồ sơ Hàng năm cán phòng Hành – Tổng hợp làm cơng tác Văn thư – Lưu trữ có nhiệm vụ hướng dẫn phận, cá nhân chuẩn bị nộp hồ sơ, tài liệu cần giao nộp; Tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan ,và có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân sau kết thúc công việc phải lập hồ sơ nộp lưu trữ 24 2.2.2.2 Xác dịnh giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá trá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Xác định giá trị để định thời hạn bảo quản cho tài liệu nghiệp vụ khó cơng tác lưu trữ Để thực nghiệp vụ này, cán làm công tác lưu trữ phải phải nắm vững nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bao gồm tiêu chuẩn đặc thù tài liệu xây dựng Đây thao tác phức tạp, kết hợp linh hoạt nhiều phương pháp, nguyên tắc tiêu chuẩn khác nhằm định thời hạn bảo quản cơng trình loại tài liệu cơng trình cụ thể Để lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản lâu dài vĩnh viễn Đây công việc quan trọng phức tạp, xác định giá trị tài liệu cần phải tiến hành thận trọng Sau công việc kết thúc, tài liệu việc lập thành hồ sơ Cơng việc cán Văn phòng tiến hành xác định giá trị tài liệu Lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản, tài liệu trùng thừa hay tài liệu hết giá trị loại ra, tài liệu thống kê vào tờ mục loại Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan việc: + Xác định thời hạn bảo quản; + Lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan + Loại tài liệu hết giá trị - Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hiệu trưởng trường định thành lập Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: Chủ tịch Hội đồng, người làm lưu trữ quan Thư ký Hội đồng, đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu ủy viên, người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên - Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình người đứng đầu 25 quan - Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ quan, hủy tài liệu hết giá trị 2.2.2.3 Chỉnh lí tài liệu Chỉnh lý tài liệu nghiệp vụ quan trọng, công việc tổng hợp nhiều quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ Tài liêu trước đưa vào bảo quản lưu trữ quan phải chỉnh lý Phòng Hành tổng hợp lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu bảo quản lưu trữ quan.Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: - Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; - Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; - Lập cơng cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; - Lập danh mục tài liệu hết giá trị Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực theo văn hướng dẫn số 283/VTLTNN-NVTW, ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Các đơn vị có dấu tài khoản riêng tự tổ chức chỉnh lý tài liệu kinh phí đơn vị 2.2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Trường CĐSP Nam Định sử dụng mục lục hồ sơ để làm phương tiện thống kê, Mục lục hồ sơ dùng để thống kê hồ sơ, có định trật tự hồ sơ Hàng năm , cán văn thư trường phải thực thống kê định kỳ công tác lưu trữ Và có đối tượng cần thống kê sau: Thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê kho lưu trữ Thống kê phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ 26 Thống kê công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Số lượng thống kê văn thư lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng đến 24 ngày 31 tháng 12 (theo mẫu biểu định số 13/ 2005/QĐ-BNV ngày 05/01/2005 Bộ Nội vụ) Trên thưc tế công tác thống kê lưu trữ Trường CĐSP Nam Định thực hiên, chưa triệt để 2.2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ quan Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng, khơng có điều kiện bảo quản tốt trang thiết bị cần thiết dẫn đến nguy tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, mát gây khó khăn cho cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trường CĐSP Nam Định tập trung bảo quản phòng Hành – Tổng hợp Do chưa có điều kiện nên trường CĐSP Nam Địnhvẫn chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng trường khắc phục cách kê tủ tài liệu phòng Hành - Tổng hợp Hiện đảm bảo số trang thiết bị bản: Các bìa hồ sơ, cặp ba dây đựng hồ sơ, tủ tài liệu Ngoài trang thiết bị bảo quản hỗ trợ máy hút ẩm, máy hút bụi, biện pháp phòng chống trùng nấm mốc chưa có dẫn đến tình trạng ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu Hình ảnh tủ đựng tài liệu phụ lục IV 2.2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ q trình tổ chức khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu giải nhiệm hành quan, tổ chức cá nhân Tại quy chế công tác văn thư, lưu trữ trường quy định đối tượng phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan: Công chức, viên chức quan đến nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích công vụ, cá nhân đến sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu 27 Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan: - Cá nhân, tổ chức đến khai thác, sử dụng tài liệu mục đích cơng vụ phải có văn đề nghị giấy giới thiệu quan nơi công tác - Cá nhân, tổ chức đến khai thác, sử dụng tài liệu mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu có xác nhận quan nơi cơng tác quyền địa phương nơi cư trú; giấy chứng minh nhân dân hộ chiếu (nếu người nước ngoài) Trường hợp nghiên cứu chun đề phải có đề cương Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mà trường CĐSP Nam định áp dụng là: - Mượn tài liệu nghiên cứu chỗ: sau nghiên cứu văn xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mượn tài liệu Cán phụ trách công tác lưu trữ phải giám sát trình mượn kiểm tra tài liệu sau hoàn trả - Mượn tài liệu nơi làm việc: trường hợp đặc biệt nhu cầu công tác công chức, viên chức thuộc quan cần sử dụng hồ sơ, tài liệu ngồi kho phải Trưởng Phòng Hành quản trị người phân công phụ trách đồng ý Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu trả hạn - Sao, chụp tài liệu lưu trữ: người đến khai thác cần chụp tài liệu phải thực đầy đủ thủ tục khai thác có giấy xin chụp tài liệu, đồng thời phải đồng ý người có thẩm quyền phép chụp Việc chụp tài liệu lưu trữ phải cán lưu trữ thực Đối với tài liệu mật thực theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước 28 29 CHƯƠNG III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRƯỜNG CĐSP NAM ĐỊNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt kết thực tập trường CĐSP Nam Định thời gian thực tập kết đạt Những ngày ban đầu, tơi bỡ ngỡ với cơng việc văn phòng sau thời gian quen với công việc nơi đây, tự tin, thoải mái cơng việc, giao tiếp với người Qua công việc giao, dù nhỏ nhặt cảm nhận làm cơng việc có ích Tôi phân với công việc cụ thể theo chuyên ngành theo dẫn người văn phòng, có việc thắc mắc hỏi nhận lời dẫn thỏa đáng Công tác văn thư lưu trữ môn chuyên ngành nên hồ sơ người bạn đồng hành suốt trình thực tập Tôi làm việc dần quen với tác phong người làm việc thực thụ: Đúng giấc, trang phục; nghiêm túc công việc Qua hai tháng thực tập trường CĐSP Nam Định khảo sát tìm hiểu cơng tác Văn thư – Lưu trữ quan Tôi vận dụng kiến thức học vào hoạt động thực tiễn trường Trong trình thực tập trường CĐSP Nam Định thực hành số công việc cán lưu trữ thực thụ cụ thể như: - Giúp cán văn thư thu tài liệu từ phòng chức quan theo danh mục hồ sơ lập đầu năm - Vệ sinh hàng ngày tủ đựng tài liệu tài liệu tủ đựng tài liệu để tránh bụi, bẩn bám lên tài liệu gây nguy hại cho tài liệu - Sắp xếp tài liệu tủ theo số hồ sơ Số nhỏ lên số lớn xuống để thuận tiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu có hiệu tránh mát, thất lạc tài liệu quan - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu cho cán công nhân viên chức thuộc quan theo giám sát cán lưu trữ có nhu cầu khai thác tài liệu 30 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu chất lượng công tác văn thư lưu trữ Để phát huy ưu điểm khắc phục tồn van phòng tơi xin đưa số giải pháp cụ thể sau: Đối với phận văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải bố trí phòng làm việc riêng biệt Phòng làm việc phải bố trí nơi thuận lợi cho giao tiếp trang bị đủ trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư- lưu trữ.Có vậy, tài liệu lựa chọn lưu giữ kho bảo quản khơng bị lão hóa thời gian bảo quản lâu dài cho muôn đời sau Số lượng chất lượng đội ngũ cán văn thư, lưu trữ chuyên trách không trọng.Các cán bộ, nhân viên văn phòng phải đào tạo, trau dồi kiến thức đặc biệt tin học ngoại ngữ để nâng cao trình độ lực làm việc Để cán văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề phải có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ, cụ thể chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm ngành lưu trữ Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ trường CĐSP Nam Định Hiện nay, trường CĐSP Nam Định ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn Trong đó, khả ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ công tác văn thư lập hồ sơ môi trường mạng chưa khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn ngày gia tăng; việc ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng trường để bảo quản tài liệu tốt tránh trường hợp tài liệu chất chứa ko bảo quản cẩn thận Trưởng phòng Hành thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm viêc cán , đưa hình thức khen thưởng, kỷ luật phù hợp để nhắc nhở, động viên tinh thần làm việc cán 31 Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm việc để cán phát huy hết khả Tuyên truyền, phổ biến tầm trọng quan tọng công tác Văn thư – Lưu trữ để nâng cao ý thức trách nhiệm viên chức trường CĐSP Nam Định 3.3 Một số khuyến nghị Để thực giải pháp nêu xin đưa số khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ sau: Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ thực thi cơng vụ Bố trí trang thiết bị bàn, ghế làm việc; máy vi tính; máy photocoppy; máy fax; điện thoại, tủ, giá kệ, hộp, cặp bìa hồ sơ, máy điều hòa; đồng hồ treo tường vật phẩm văn phòng cần thiết; danh bạ điện thoại danh sách quan thường xuyên liên hệ; kho tàng bảo quản tài liệu văn phòng làm việc cán văn thư- lưu trữ Cung cấp trang thiết bị bảo quản hỗ trợ máy hút ẩm, máy hút bụi,điều hòa biện pháp phòng chống trùng, nấm mốc Tiến hành công tác tra, kiểm tra đánh giá công tác liên quan đến ban hành, soạn thảo văn bản, văn thư lưu trữ, để dễ quy trách nhiệm có sai sót khen thưởng cá nhân tập thể làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị đầu tư trang thiết bị hỗ trợ để bảo quản tài liệu Cán văn thư lưu trữ phải thường xuyên tự học tự bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành Trường CĐSP Nam Định cử cán tập huấn khóa đào tạo chuyên ngành, khóa đào tạo thêm ngoại ngữ chuyên ngành dành cho cán văn thư lưu trữ Bồi dưỡng kiến thức thực tế cách cử cán đến quan khác tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ để khắc phục cách làm việc thiếu sót 32 KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập ( 10/01/2017 – 10/03/2017) trường CĐSP Nam Định học hỏi nhiều kiến thức làm quen với công tác văn thư lưu trữ thực tế Qua việc học tập trường thực tập quan nhận thấy nhiều điểm hác giữ lý thuyết thực hành , nhờ tổi hiểu câu “ học đôi với hành” Khi thầy, cô giảng dạy lớp tơi có hiểu biết công tác văn thư – Lưu trữ Khi thực tập quan giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình người hướng dẫn anh chị văn phòng tơi bắt tay vào thực hành, khảo sát công việc, nâng cao kiến thức cho thân, nắm bắt công việc Bên cạnh đó, tơi cố gắng rèn luyện ý thức có tinh thần trách nhiệm cao làm việc Qua đợt thực tập giúp thân mở rộng hiểu biết ngành nghề lựa chọn cố gắng trang bị đầy đủ kiến thức để trường đối mặt với công việc tthực tế Ban đầu tơi nhiều thiếu sót hạn chế nhờ đóng góp ý kiến trưởng phòng Hành – tổng hợp đồng thời người hướng dẫn tơi để tơi cải thiện trình độ hoàn thiện thân Một lần xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến Ban giám hiệu nhà trường, trưởng phòng Hành – Tổng hợp trường CĐSP Nam Định , thầy cô khoa văn thư – Lưu trữ trường đại học Nội Vụ Hà Nội cung cấp cho kiến thức bổ ích lý thuyết thực tế Tôi xin chân thành cảm ơn! Nam Định , ngày 11 tháng 03 năm 2017 Sinh viên thực tập Lê Thanh Xuân 33 PHỤ LỤC II Quyết định trường CĐSP Nam Định quy chế Văn thư- Lưu trữ PHỤ LỤC III Hình ảnh dấu quan PHỤ LỤC IV: Hình ảnh tủ đựng tài liệu ... Liên Bảo, huyện Vụ Bản) - Năm 1990 trường chuyển địa 813 - Trường Chinh - Thành phố Nam Định - Năm 1992 tỉnh Ninh Bình tách ra, trường đổi tên trường Cao đẳng Sư phạm Nam Hà - Năm 1994 trường Cán... Đóng dấu quan: - Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản 3, Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ, cơng tác văn thư; - Dấu đóng vào khoảng... Định - Năm 1965 tỉnh Nam Hà thành lập sở hợp hai tỉnh Nam Định Hà Nam -Năm 1969 trường sư phạm cấp II Nam Hà thành lập - Năm 1976 tỉnh Hà Nam Ninh thành lập sở hợp hai tỉnh Nam Hà Ninh Bình - Năm