skkn một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT cẩm mỹ

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀITôi vào làm ngành công tác văn thư hành chính đã được trên 27 năm, nhận thấy trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI

TRƯỜNG THPT CẨM MỸ

Mã số:

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ Người thực hiện: Nguyễn Thị Đông Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục : 

- Phương pháp dạy học bộ môn: 

- Lĩnh vực khác: Văn thư lưu trữ 

Có đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN

(các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm)

Năm học: 2016 - 2017

SƠ YẾU LÝ LỊCH KHOA HỌC

 THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN.

Họ và tên: NGUYỄN THỊ ĐÔNG

Sinh ngày 03 tháng 12 năm 1963

Nam /nữ: Nữ

Địa chỉ: Ấp Láng Lớn -Xã Xuân Mỹ -Huyện Cẩm Mỹ- Tỉnh Đồng Nai

Điện thoại: 0915228081

Email: nguyendong031263@gmail.com

Chức vụ: Tổ trưởng tổ Hành chính

Đơn vị công tác: Trường THPT Cẩm Mỹ

 TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO:

- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn,nghiệp vụ) cao nhất: Trung cấp

- Chuyên ngành: Văn thư, lưu trữ

 KINH NGHIỆM KHOA HỌC:

- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư, lưu trữ

- Số năm có kinh nghiệm: 27 năm

- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong năm năm gần đây:

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

THPT: Trung học phổ thông

MỤC LỤC

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI……….1

II CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN………3

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP……… 7

IV HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI……… 16

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU

TRỮ TẠI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Tôi vào làm ngành công tác văn thư hành chính đã được trên 27 năm, nhận thấy trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo văn bản ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, và với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng qua các hệ thống văn bản quy định công tác văn thư, lưu trữ Cần phải được triển khai áp dụng và lưu trữ đầy đủ tại các cơ sở giáo dục, các cá nhân có liên quan phải được cung cấp và lưu trữ văn bản các tài liệu này để thực hiện bao gồm:

1 Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước

2 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu

3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước

4 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

5 Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành , phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

6 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

7 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 14/6/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

8 Quyết định số 244/QĐ-SGDĐT ngày 18/3/2016 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng nai ban hành Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành, phổ biến trong hoạt động của Sở Giáo dục và Đào tạo và các cơ sở giáo dục và đào tạo trực thuộc Sở Giáo dục

và Đào tạo tỉnh Đồng Nai

Người làm công tác văn thư lưu trữ phải bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý cung cấp các tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan

Cần nhận thức đúng đắn về vị trí vai trò của công tác văn thư lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp, nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp trong các trường

THPT nói chung và trường THPT Cẩm Mỹ nói riêng Trên thực tế, nhà trường không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu

của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc nhà trường đ ư ợ c tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ

Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:

+Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường

Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

+Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát

+ Góp phần quan trọng trong hoạt động đối nội, đối ngoại của Đảng, nhà nước Sự phát triển ổn định của nhà nước chế độ xã hội chủ nghĩa phòng ngừa ngăn chặn làm thất bại mọi

âm mưu, hoạt động tình báo của cơ quan, đặc biệt của nước ngoài Bảo vệ tiềm lực nâng cao sức mạnh tổng hợp của quốc gia, thúc đẩy quan hệ đối ngoại của nước ta với các đối tác nước ngoài

+Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Từ những yếu tố trên có thể thấy được nếu quan tâm và làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt

và được vận hành một cách trơn tru hoàn thiện Nhờ vậy nên góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng đúng chế độ giữ bí mật của Đảng và nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và lợi dụng văn bản nhà nước để làm những việc trái pháp luật, góp phần thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế và bảo vệ đất nước mỗi quốc gia Đảng và nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó công tác văn thư lưu trữ được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn

II CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN

Để làm tốt công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp không ngừng học hỏi tập huấn nghiệp vụ chuyên môn để nắm vững hoàn thiện việc soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt hữu hiệu nhất

Trường THPT Cẩm Mỹ là một trường thuộc vùng sâu vùng xa của tỉnh nên việc đi lại của cán bộ, giáo viên, công nhân viên cũng như học sinh tương đối khó khăn đoạn đường nhiều đèo dốc nguy hiểm nên số lượng học sinh cũng hạn chế Tuy nhiên được sự quan tâm của Sở Giáo dục và Đào tạo cũng như Ban giám hiệu nhà trường, chính quyền địa phương và Hội cha mẹ học sinh nên bản thân tôi trong thời gian làm chức vụ văn thư lưu trữ của nhà trường có nhiều tiến bộ đáng kể Thiết nghĩ mỗi cơ quan trường học cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường Đó là lý

do mà tôi thực hiện đề tài này

III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP

1 Một số khái niệm liên quan đến biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Biện pháp: Cách giải quyết một vấn đề cụ thể

Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật

2 Nội dung

Thu thập bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hiện hành trong quá trình hoạt động của

cơ quan đơn vị Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp

soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định

Theo điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư gồm:

a) Soạn thảo và ban hành văn bản

- Thảo văn bản

- Duyệt bản thảo

- Đánh máy, sao, in văn bản

- Ký văn bản

b) Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Tổ chức quản lý văn bản đến

- Tổ chức quản lý văn bản đi

- Tổ chức quản lý văn bản, giấy tờ, sổ sách nội bộ

- Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

c) Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

- Các loại con dấu

- Phương pháp bảo quản

- Quản lý và sử dụng con dấu

Xây dụng kế hoạch văn bản theo thời gian

Khi vào sổ đăng bộ học sinh hàng năm cần phải ghi đầy đủ thông tin các cột, mục theo quy định, cập nhật kịp thời cuối năm phải trình hiệu trưởng ký duyệt

Về học bạ học sinh, phải xếp theo từng khối lớp và phải theo vần abc, theo định kỳ giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết quả học tập của học sinh và lưu giữ cẩn thận Cuối năm cần kiểm tra kỹ trước khi trình hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng ký duyệt đúng thời gian quy định

Sổ điểm lớn phải lưu giữ hàng năm cẩn thận khi giao cho gíao viên ký cần phải ký sổ mượn, trả tránh tình trạng thất lạc sắp xếp ngăn nắp theo từng ngăn tủ có ghi tên dán rõ ràng khi cần tìm sẽ dễ dàng và nhanh chóng

Văn bằng chứng chỉ của học sinh đã tốt nghiệp từng khóa học phải được lưu giữ cẩn thận, bảo quản tốt tránh thất lạc hoặc bị mối mọt xâm nhập Học sinh hoặc phụ huynh khi đi nhận bằng phải mang theo hộ khẩu và chứng minh nhân dân để nhân viên văn thư dễ biết được và xác nhận đó là bố hoặc mẹ của học sinh mới được ký nhận và ghi họ tên rõ ràng Nhờ vậy đã giúp cho nhân viên văn thư và lãnh đạo quản lý kiểm tra dễ dàng

Việc quản lý hồ sơ giáo viên: Mỗi hồ sơ của giáo viên được lưu giữ trong một bì giấy gồm có các loại giấy tờ như: Lý lịch công chức, quyết định, bằng cấp, phiếu đánh giá cán bộ công chức hàng năm, quyết định nâng lương, các chứng nhận thi đua khen thưởng…Trong quá trình lưu trữ tôi sắp xếp theo tổ chuyên môn tại một vị trí nhất định để khi cần thiết tìm

bổ sung rất dễ dàng và thuận lợi

1.Yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ cần phải:

a) Nhanh chóng

- Đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời

- Giúp công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng

Vì công tác văn thư là cung cấp thông tin bằng văn bản phải được thực hiện một cách nhanh chóng thì mới đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức và hoạt động của cơ quan, tổ chức nhanh chóng được thể hiện như sau: nhanh chóng từ khâu soạn thảo văn bản đến người ký văn bản cũng phải nhanh chuyển cho văn thư cũng phải nhanh chóng

b) Chính xác

- Chính xác trong từng công việc cụ thể

- Chính xác về nội dung, thể thức văn bản

- Chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng, số liệu, trích dẫn, từ ngữ, dấu, câu

- Chính xác thành phần và đúng mẫu trình bày văn bản do nhà nước quy định

- Chính xác so với bản thảo

Vì để đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý và hoạt động của cơ quan, tổ chức tốt thì công tác văn thư phải được thực hiện một cách chính xác thì mới ung cấp được những thông tin chính xác cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức và hoạt động của cơ quan, tổ chức

c) Bí mật

- Giữ gìn bí mật trong từng khâu công việc

- Bố trí phòng làm việc của văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư đảm bảo các yêu cầu về công tác bảo mật do nhà nước quy định

Vì công tác văn thư là hoạt động đản bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý và hoạt động của cơ quan, tổ chức nên trong từng khâu công việc của công tác văn thư phải giữ bí mật nhằm đảm bảo giữ gìn bí mật của cơ quan, tổ chức

d) Hiện đại:

- Phương tiện, thiết bị văn phòng

- Từng bước, phù hợp

- Ứng dụng công nghệ thông tin

- Phương pháp làm việc mới

Vì việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với sử dụng các phương tiện, thiết bị văn phòng.vì vậy phải hiện đại hóa công tác văn thư là yêu cấu cần thiết của mọi cơ quan tổ chức nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Trong công tác văn thư lưu trữ ngoài công việc trên còn một số giấy tờ biểu mẫu khác như:

- Giấy đi đường

- Giấy giới thiệu (dành cho CB-GV- CNV)

- Giấy giới thiệu chuyển trường đi và đến

- Giấy xác nhận học sinh đang học trong trường THPT,…điều phải quản lý chặt chẽ đồng thời phải vào sổ để tiện việc theo dõi

Khi nhận được công văn đến phải đóng dấu công văn đến, vào sổ công văn đến để lưu kịp thời và chuyển cho các bộ phận có liên quan nhận để thực hiện và ký nhận vào sổ đầy đủ khi nhận công văn

- Nếu làm tốt công tác văn thư lưu trữ là góp phần thức đẩy công tác văn thư hành chính văn phòng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện cải cách hành chính Góp phần quan trọng bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi của công dân Cần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức doanh nghiệp và các bí mật quốc gia Với 27 năm làm công tác văn thư lưu trữ, tôi mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệp về

“Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường THPT Cẩm Mỹ” nhằm trao đổi kinh nghiệm học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn của mình mà đã tích lũy được qua thực tiễn nhiều năm công tác

2 Thực trạng vấn đề:

- Theo tôi nhận thấy trong công tác văn thư lưu trữ ở nhiều cơ quan đơn vị chưa được quan tâm đúng mức và không coi trọng mà chỉ coi đây là một công việc đơn thuần Người

ta chưa tìm thấy vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan đơn vị trường học Cán bộ văn thư lưu trữ chưa được đào tạo kỹ càng do đó đôi khi kiến thức còn hạn hẹp chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới trong công tác văn thư lưu trữ

- Nguời làm công tác văn thư lưu trữ cần có trí nhớ tốt để khi cần tìm kiếm các văn bản đã lưu trữ được một cách nhanh chóng kịp thời và khi soạn thảo văn bản phải đúng yêu cầu, chính xác nội dung để trình ký

- Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian nghiên cứu tìm tòi sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ Đặc biệt là khâu soạn thảo văn bản

- Theo tôi nhận thấy trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong trường học

đã được các cấp lãnh đạo quan tâm và được triển khai tập huấn tại sở giáo dục và đào tạo được thực hiện theo đúng các văn bản hướng dẫn cụ thể Việc thực hiện văn bản cần phải dựa vào đặc điểm tình hình của đơn vị về công tác văn thư lưu trữ để xây dựng kế hoạch phù hợp thực tế đảm bảo cụ thể hơn các mục tiêu, nhiệm vụ giải pháp chung của ngành tập trung khắc phục những hạn chế yếu kém của đơn vị trong công tác văn thư lưu trữ

- Xây dựng kế hoạch văn thư lưu trữ hàng năm của sở giáo dục và đào tạo phải đảm bảo đầy đủ cụ thể hóa nội dung kế hoạch của sở giáo dục và đào tạo phù hợp với thực tế của đơn vị mình

- Cải cách hành chính: về niêm yết công khai thủ tục hành chính trong trường phổ thông, kiểm soát thủ tục hành chính nâng cao chất lượng thực hiện qui chế tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của tổ chức cá nhân qui định hành chính do sở giáo dục ban hành