skkn một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường THPT cẩm mỹ

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ Mã số: SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ Người thực hiện: Nguyễn Thị Đông Lĩnh vực nghiên cứu: - Quản lý giáo dục :  - Phương pháp dạy học môn:  - Lĩnh vực khác: Văn thư lưu trữ  Có đính kèm: Các sản phẩm in SKKN  Mô hình  Đĩa CD (DVD)  Phim ảnh Hiện vật khác (các phim, ảnh, sản phẩm phần mềm) Năm học: 2016 - 2017 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ SƠ YẾU LÝ LỊCH KHOA HỌC  THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN Họ tên: NGUYỄN THỊ ĐÔNG Sinh ngày 03 tháng 12 năm 1963 Nam /nữ: Nữ Địa chỉ: Ấp Láng Lớn -Xã Xuân Mỹ -Huyện Cẩm Mỹ- Tỉnh Đồng Nai Điện thoại: 0915228081 Email: nguyendong031263@gmail.com Chức vụ: Tổ trưởng tổ Hành Đơn vị công tác: Trường THPT Cẩm Mỹ  TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: - Học vị (hoặc trình độ chuyên môn,nghiệp vụ) cao nhất: Trung cấp - Chuyên ngành: Văn thư, lưu trữ  KINH NGHIỆM KHOA HỌC: - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư, lưu trữ - Số năm có kinh nghiệm: 27 năm - Các sáng kiến kinh nghiệm có năm năm gần đây: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT THPT: Trung học phổ thông MỤC LỤC I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI…………………………………………………………….1 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ II CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN………………………………………………3 III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP……………………………………… IV HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI………………………………………………………… 16 V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG………………………………17 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Tôi vào làm ngành công tác văn thư hành 27 năm, nhận thấy hoạt động quản lý hành nhà nước lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo văn ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng qua hệ thống văn quy định công tác văn thư, lưu trữ Cần phải triển khai áp dụng lưu trữ đầy đủ sở giáo dục, cá nhân có liên quan phải cung cấp lưu trữ văn tài liệu để thực bao gồm: Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 Chính phủ việc quản lý sử dụng dấu Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 Bộ công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành , phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 14/6/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Quyết định số 244/QĐ-SGDĐT ngày 18/3/2016 Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng nai ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành, phổ biến hoạt động Sở Giáo dục Đào tạo sở giáo dục đào tạo trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai Người làm công tác văn thư lưu trữ phải bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội đồng thời cung cấp thông tin khứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Cần nhận thức đắn vị trí vai trò công tác văn thư lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp, nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp trường Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ THPT nói chung trường THPT Cẩm Mỹ nói riêng Trên thực tế, nhà trường rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu cấp cán giáo viên đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc nhà trường đ ợ c tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, thể điểm sau: +Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ nhiệm vụ trị nhà trường Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường Giúp cho cán bộ, công chức nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta +Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát + Góp phần quan trọng hoạt động đối nội, đối ngoại Đảng, nhà nước Sự phát triển ổn định nhà nước chế độ xã hội chủ nghĩa phòng ngừa ngăn chặn làm thất bại âm mưu, hoạt động tình báo quan, đặc biệt nước Bảo vệ tiềm lực nâng cao sức mạnh tổng hợp quốc gia, thúc đẩy quan hệ đối ngoại nước ta với đối tác nước +Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức doanh nghiệp bí mật quốc gia Từ yếu tố thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần đảm bảo cho hoạt động hành nhà nước thông suốt vận hành cách trơn tru hoàn thiện Nhờ nên góp phần nâng cao hiệu Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng chế độ giữ bí mật Đảng nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ lợi dụng văn nhà nước để làm việc trái pháp luật, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước quốc gia Đảng nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách hành quốc gia công tác văn thư lưu trữ tập trung đổi sáng tạo II CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Để làm tốt công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp không ngừng học hỏi tập huấn nghiệp vụ chuyên môn để nắm vững hoàn thiện việc soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt hữu hiệu Trường THPT Cẩm Mỹ trường thuộc vùng sâu vùng xa tỉnh nên việc lại cán bộ, giáo viên, công nhân viên học sinh tương đối khó khăn đoạn đường nhiều đèo dốc nguy hiểm nên số lượng học sinh hạn chế Tuy nhiên quan tâm Sở Giáo dục Đào tạo Ban giám hiệu nhà trường, quyền địa phương Hội cha mẹ học sinh nên thân thời gian làm chức vụ văn thư lưu trữ nhà trường có nhiều tiến đáng kể Thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò công tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Đó lý mà thực đề tài III TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP Một số khái niệm liên quan đến biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Biện pháp: Cách giải vấn đề cụ thể Công tác văn thư: hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Nội dung Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ Thu thập bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hành trình hoạt động quan đơn vị Để có văn mang tính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có kỷ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Theo điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư gồm: a) Soạn thảo ban hành văn - Thảo văn - Duyệt thảo - Đánh máy, sao, in văn - Ký văn b) Quản lý văn tài liệu khác hình thành hoạt động quan, tổ chức - Tổ chức quản lý văn đến - Tổ chức quản lý văn - Tổ chức quản lý văn bản, giấy tờ, sổ sách nội - Tổ chức lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan c) Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư - Các loại dấu - Phương pháp bảo quản - Quản lý sử dụng dấu Xây dụng kế hoạch văn theo thời gian Khi vào sổ đăng học sinh hàng năm cần phải ghi đầy đủ thông tin cột, mục theo quy định, cập nhật kịp thời cuối năm phải trình hiệu trưởng ký duyệt Về học bạ học sinh, phải xếp theo khối lớp phải theo vần abc, theo định kỳ giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết học tập học sinh lưu giữ cẩn thận Cuối năm cần kiểm tra kỹ trước trình hiệu trưởng phó hiệu trưởng ký duyệt thời gian quy định Sổ điểm lớn phải lưu giữ hàng năm cẩn thận giao cho gíao viên ký cần phải ký sổ mượn, trả tránh tình trạng thất lạc xếp ngăn nắp theo ngăn tủ có ghi tên dán rõ ràng cần tìm dễ dàng nhanh chóng Văn chứng học sinh tốt nghiệp khóa học phải lưu giữ cẩn thận, bảo quản tốt tránh thất lạc bị mối mọt xâm nhập Học sinh phụ huynh nhận phải mang theo hộ chứng minh nhân dân để nhân viên văn thư dễ biết xác nhận bố mẹ học sinh ký nhận ghi họ tên rõ ràng Nhờ giúp cho nhân viên văn thư lãnh đạo quản lý kiểm tra dễ dàng Việc quản lý hồ sơ giáo viên: Mỗi hồ sơ giáo viên lưu giữ bì giấy gồm có loại giấy tờ như: Lý lịch công chức, định, cấp, phiếu đánh giá cán công chức hàng năm, định nâng lương, chứng nhận thi đua khen thưởng…Trong Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ trình lưu trữ xếp theo tổ chuyên môn vị trí định để cần thiết tìm bổ sung dễ dàng thuận lợi 1.Yêu cầu công tác văn thư lưu trữ cần phải: a) Nhanh chóng - Đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời - Giúp công việc quan giải nhanh chóng Vì công tác văn thư cung cấp thông tin văn phải thực cách nhanh chóng đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo quan, tổ chức hoạt động quan, tổ chức nhanh chóng thể sau: nhanh chóng từ khâu soạn thảo văn đến người ký văn phải nhanh chuyển cho văn thư phải nhanh chóng b) Chính xác - Chính xác công việc cụ thể - Chính xác nội dung, thể thức văn - Chính xác mặt pháp lý, dẫn chứng, số liệu, trích dẫn, từ ngữ, dấu, câu - Chính xác thành phần mẫu trình bày văn nhà nước quy định - Chính xác so với thảo Vì để đảm bảo cung cấp thông tin văn phục vụ công tác quản lý hoạt động quan, tổ chức tốt công tác văn thư phải thực cách xác ung cấp thông tin xác cho lãnh đạo quan, tổ chức hoạt động quan, tổ chức c) Bí mật - Giữ gìn bí mật khâu công việc - Bố trí phòng làm việc văn thư, lựa chọn cán văn thư đảm bảo yêu cầu công tác bảo mật nhà nước quy định Vì công tác văn thư hoạt động đản bảo cung cấp thông tin văn phục vụ công tác quản lý hoạt động quan, tổ chức nên khâu công việc công tác văn thư phải giữ bí mật nhằm đảm bảo giữ gìn bí mật quan, tổ chức d) Hiện đại: - Phương tiện, thiết bị văn phòng - Từng bước, phù hợp - Ứng dụng công nghệ thông tin - Phương pháp làm việc Vì việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với sử dụng phương tiện, thiết bị văn phòng.vì phải đại hóa công tác văn thư yêu cấu cần thiết quan tổ chức nhằm nâng cao suất, chất lượng hoạt động quan, tổ chức Trong công tác văn thư lưu trữ công việc số giấy tờ biểu mẫu khác như: - Giấy đường Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ - Giấy giới thiệu (dành cho CB-GV- CNV) - Giấy giới thiệu chuyển trường đến - Giấy xác nhận học sinh học trường THPT,…điều phải quản lý chặt chẽ đồng thời phải vào sổ để tiện việc theo dõi Khi nhận công văn đến phải đóng dấu công văn đến, vào sổ công văn đến để lưu kịp thời chuyển cho phận có liên quan nhận để thực ký nhận vào sổ đầy đủ nhận công văn - Nếu làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần thức đẩy công tác văn thư hành văn phòng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh trình thực cải cách hành Góp phần quan trọng bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi công dân Cần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức doanh nghiệp bí mật quốc gia Với 27 năm làm công tác văn thư lưu trữ, mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệp “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư trường THPT Cẩm Mỹ” nhằm trao đổi kinh nghiệm học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn mà tích lũy qua thực tiễn nhiều năm công tác Thực trạng vấn đề: - Theo nhận thấy công tác văn thư lưu trữ nhiều quan đơn vị chưa quan tâm mức không coi trọng mà coi công việc đơn Người ta chưa tìm thấy vị trí tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ quan đơn vị trường học Cán văn thư lưu trữ chưa đào tạo kỹ kiến thức hạn hẹp chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư lưu trữ - Nguời làm công tác văn thư lưu trữ cần có trí nhớ tốt để cần tìm kiếm văn lưu trữ cách nhanh chóng kịp thời soạn thảo văn phải yêu cầu, xác nội dung để trình ký - Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian nghiên cứu tìm tòi hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ Đặc biệt khâu soạn thảo văn - Theo nhận thấy năm gần công tác văn thư lưu trữ trường học cấp lãnh đạo quan tâm triển khai tập huấn sở giáo dục đào tạo thực theo văn hướng dẫn cụ thể Việc thực văn cần phải dựa vào đặc điểm tình hình đơn vị công tác văn thư lưu trữ để xây dựng kế hoạch phù hợp thực tế đảm bảo cụ thể mục tiêu, nhiệm vụ giải pháp chung ngành tập trung khắc phục hạn chế yếu đơn vị công tác văn thư lưu trữ - Xây dựng kế hoạch văn thư lưu trữ hàng năm sở giáo dục đào tạo phải đảm bảo đầy đủ cụ thể hóa nội dung kế hoạch sở giáo dục đào tạo phù hợp với thực tế đơn vị 10 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ - Cải cách hành chính: niêm yết công khai thủ tục hành trường phổ thông, kiểm soát thủ tục hành nâng cao chất lượng thực qui chế tiếp nhận phản ánh, kiến nghị tổ chức cá nhân qui định hành sở giáo dục ban hành - Cải cách thủ tục hành cần phải niêm yết công khai thủ tục hành công tác kiểm soát thủ tục hành nâng cao chất lượng chế cửa thực quy chế tiếp nhận phản ánh kiến nghị tổ chức cá nhân quy định hành sở giáo dục đào tạo ban hành - Rà soát chức nhiệm vụ, quyền hạn cán quản lý giáo viên, nhân viên so với quy định hành, đảm bảo theo quy định cải cách máy hành - Hiện đại hóa hành chính, xây dựng kế hoạch hàng năm để trao đổi văn nội đơn vị trường học phổ thông có liên quan đến việc lưu trữ quản lý hồ sơ công việc - Niêm yết công khai thủ tục hành chính, thông báo công khai hoạt động nhà trường trang thông tin điện tử trường THPT - Trong trình đánh giá thủ tục hành đơn vị sở để đề nghị thực đơn giản hóa thủ tục hành - Người làm công tác văn thư lưu trữ cần nâng cao trách nhiệm nhận thức đắn, hợp lý Tham gia đầy đủ lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ hang năm (nếu có) - Cập nhật bổng sung thủ tục hành chính, văn quy phạm pháp luật có quy định thủ tục hành ban hành sửa đổi bổ sung bị thay bãi bỏ thuộc quan có thẩm quyền giải - Báo cáo tình hình kết thực kiểm soát thủ tục hành tiếp nhận xử lý phản ánh kiến nghị quy định hành Nhân viên văn thư lưu trữ đầu mối liên hệ với cá nhân tổ chức có phản ánh kiến nghị, đầu mối trao đổi thực qua nhiều hình thức khác như: + Bằng văn + Bằng điện thoại + Bằng thư điện tử Trường hợp cần thiết mời cá nhân tổ chức đến tao đổi trực tiếp phản ánh kiến nghị (nếu có) Nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ lúc nên thường xuyên vui vẻ, hòa nhã với bạn bè đồng nghiệp xã hội Nhiệt tình công tác, ăn nói phải nhẹ nhàng tiếp đón phụ huynh đến liên hệ cần thiết Tận tình phục vụ CB-GV- CNV học sinh cần liên hệ công việc Tiếp tục thực số biện pháp nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư lưu trữ Tiếp tục thực đồng việc đổi nâng cao chất lượng hoạt động giáo dục đào tạo Đẩy mạnh học tập làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh theo thị số 05/CT-TW ngày 15/5/2016 Bộ Chính trị khóa XII 11 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ Đẩy mạnh cải cách hành chính, thực tốt chế cửa phát huy hiệu thủ tục hành Tăng cường kiểm tra nội trường học Đảm bảo quy định pháp luật trình tự thủ tục soạn thảo văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân tỉnh Từng bước nâng cao chất lượng hiệu công tác xây dựng văn bản, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước địa phương Các biện pháp tiến hành để giải vấn đề: * Biện pháp 1: a Các biện pháp soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký: - Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo công việc, mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với Ban Giám Hiệu nhà Trường - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực công tác - Điều đặc biệt phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo b Báo cáo: Là văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, công việc cụ thể xin ý kiến đạo - Phần mở đầu: + Những có tính pháp lý + Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác đơn vị Đồng thời điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu - Phần nội dung: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành + Những ưu, khuyết điểm trình thực + Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan + Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm - Phần kết thúc: + Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới + Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm + Những kiến nghị với cấp + Nhận định triển vọng * Mẫu loại báo cáo: Sở GD&ĐT Đồng Nai CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ TRƯỜNG THPT Cẩm Mỹ Số: Độc lập – Tự – Hạnh phúc /BC-THPT Cẩm Mỹ ngày …… Tháng …… năm 20… BÁO CÁO …………………………………… Căn cứ: ………………………………………………………………………… Căn cứ: …………………………………………………………………………… I Đặc điểm tình hình: Nhận xét khái quát tình hình quan, đơn vị về: - Tổ chức máy, nhân - Trình độ văn hóa, kỹ thuật đội ngũ cán công nhân viên chức - Tình hình nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác Khó khăn thuận lợi: - Thuận lợi - Khó khăn * Lưu ý: Chỉ nêu khó khăn, thuận lợi đời sống kinh tế xã hội … trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động quan, đơn vị II Kết đạt được: Có thể trình bày nội dung báo cáo theo mặt hoạt động hay theo kết đạt quan, đơn vị (Có thể đối chiếu, so sánh số liệu kỳ) Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm III Kết luận: Đánh giá khái quát toàn mặt hoạt động quan, đơn vị báo cáo phần trên, từ tự xếp loại kết đạt Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới Những kiến nghị với cấp Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ - Tên đơn vị nhận văn bản; - ………………………… - Lưu VT Họ tên * Phương pháp soạn thảo văn thường dùng: b Tờ trình: Là loại văn dùng để đề xuất với cấp (hoặc quan chức năng) 13 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ vấn đề có kế hoạch xin phê duyệt - Phần mở đầu: + Những có tính pháp lý + Nhận định tình hình, nêu lý đưa nội dung trình duyệt, phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt - Phần nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, phương án khả thi cách cụ thể, rõ ràng, với luận kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao + Dự kiến vấn đề nảy sinh quanh đề nghị áp dụng + Những thuận lợi khó khăn triển khai thực Những biện pháp cần khắc phục phải trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị + Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị hoạt động đơn vị - Phần kết thúc: + Những kiến nghị để cấp xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực đề xuất Có thể nêu phương án dự phòng cần thiết * Mẫu loại Tờ trình Sở GD ĐT Đồng Nai TRƯỜNG THPT Cẩm Mỹ Số: /TTR-THPT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Cẩm Mỹ, ngày …… Tháng …… năm 20… TỜ TRÌNH Căn …………………………………………………………………… Căn cứ……………………………………………………………………… Nêu lý do, thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt Nêu tóm tắt nội dung đề nghị với luận kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị hoạt động đơn vị Những kiến nghị để cấp xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực đề xuất Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Tên đơn vị nhận văn bản; ( Kí, ghi rõ họ tên) - Lưu VT Sau tủ đựng hồ sơ học bạ Trường THPT Cẩm Mỹ xếp theo khối 14 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ lớp: 15 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ IV HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI Qua thời gian thực công tác văn thư lưu trữ, biện pháp đề tài góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống hợp tác cộng đồng trách nhiệm tất thành viên tổ văn 16 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ phòng, phối hợp hỗ trợ tốt cho tổ chức đoàn thể, công tác soạn thảo văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ kiểm tra, tra, giám sát Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, đơn vị Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện, đối tượng, nơi không đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao Khai thác tốt lực nhân viên văn phòng quản lý, khai thác sử dụng văn đạt hiệu cao Nâng cao nhận thức trách nhiệm nhân viên văn phòng công tác văn thư lưu trữ Chúng ta thấy tầm quan trọng việc làm công tác văn thư lưu trữ góp phần cho hoạt động hành nhà nước thông suốt, góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước, đẩy nhanh cải cách hành Cần đưa biện pháp phù hợp để công tác văn thư lưu trữ quan đơn vị vào nề nếp nâng cao hiệu lực, hiệu nhà trường THPT Thuận lợi: Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ Trường THPT Cẩm Mỹ, nhận thấy người làm công tác văn thư lưu trữ phải kỹ càng, tỷ mỉ Vì đòi hỏi mức độ xác cao nguồn cung cấp thông tin xác có giá trị pháp lý Trong việc nghiên cứu thực cần làm văn bản, thủ tục để có thực ban hành Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử Trường Nhờ quan tâm đạo trực tiếp Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Đồng Nai, Đảng Ban Giám Hiệu nhà trường quyền địa phương ban ngành đoàn thể nhân dân thời gian gần quan tâm đến nghiệp giáo dục nói chung ngành văn thư lưu trữ nói riêng Đội ngũ quý thầy cô giáo đa số giáo viên trẻ nhiệt tình, có lực chuyên môn không ngừng học hỏi kinh nghiêm từ thầy cô lâu năm để đúc kết lắng nghe ý kiến để khắc phục mặt hạn chế công việc Về phần sở vật chất : Do trường vừa xây xong nên trang thiết bị vật chất máy móc đồ dùng học tập đầy đủ Phòng học phòng chức rộng rãi thoáng mát, tạo cho người làm công tác văn thư thuận lợi yên tâm công tác Nên nhận 17 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ thấy tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ thật tự hào đầy nghị lực để phấn đấu vươn lên V ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG Theo thân cảm thấy cần Sở Giáo Dục Đào tạo tổ chức đợt tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ nhiều để nâng cao hiệu công tác Nên có chế độ ưu đãi hợp lý để người làm công tác văn thư nói chung văn thư đơn vị khác nói riêng an ủi phần kinh tế Tuy thân người nghỉ hưu đường từ nhà đến trường đèo dóc tích cực đến không bê trễ công việc, người lớn tuổi nên phấn đấu để làm gương cho thành viên tổ noi theo BM01b-CĐCN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ ––––––––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Cẩm Mỹ, ngày 22 tháng năm 2017 PHIẾU ĐÁNH GIÁ, CHẤM ĐIỂM, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2016 - 2017 18 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ Phiếu đánh giá giám khảo thứ ––––––––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ” Họ tên tác giả: Nguyễn Thị Đông Chức vụ: Tổ trưởng Hành Đơn vị: Họ tên giám khảo 1: Chức vụ: Đơn vị: Số điện thoại giám khảo: * Nhận xét, đánh giá, cho điểm xếp loại sáng kiến kinh nghiệm: Tính Điểm: …………./6,0 Hiệu Điểm: …………./8,0 Khả áp dụng Điểm: …………./6,0 Nhận xét khác (nếu có): Tổng số điểm: /20 Xếp loại: GIÁM KHẢO (Ký tên, ghi rõ họ tên) BM01b-CĐCN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ ––––––––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Cẩm Mỹ, ngày 22 tháng5 năm 2017 PHIẾU ĐÁNH GIÁ, CHẤM ĐIỂM, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2016-2017 19 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ Phiếu đánh giá giám khảo thứ hai ––––––––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ” Họ tên tác giả: Nguyễn Thị Đông - Chức vụ: Tổ trưởng Hành Đơn vị: Họ tên giám khảo 2: Chức vụ: Đơn vị: Số điện thoại giám khảo: * Nhận xét, đánh giá, cho điểm xếp loại sáng kiến kinh nghiệm: Tính Điểm: …………./6,0 Hiệu Điểm: …………./8,0 Khả áp dụng Điểm: …………./6,0 Nhận xét khác (nếu có): Tổng số điểm: /20 Xếp loại: GIÁM KHẢO (Ký tên, ghi rõ họ tên) BM04-NXĐGSKKN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ ––––––––––– CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Cẩm Mỹ, ngày 22 tháng năm 2017 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 20 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ Năm học: 2016-2017 ––––––––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: “ Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ” Họ tên tác giả: Nguyễn Thị Đông - Chức vụ: Tổ trưởng Hành Đơn vị: Trường THPT Cẩm Mỹ Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào ô tương ứng, ghi rõ tên môn lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học môn:  - Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác:  Sáng kiến kinh nghiệm triển khai áp dụng: Tại đơn vị x Trong Ngành  Tính (Đánh dấu X vào ô đây) Đề giải pháp thay hoàn toàn mới, bảo đảm tính khoa học, đắn  Đề giải pháp thay phần giải pháp có, bảo đảm tính khoa học, đắn x Giải pháp gần áp dụng đơn vị khác chưa áp dụng đơn vị mình, tác giả tổ chức thực có hiệu cho đơn vị  Hiệu (Đánh dấu X vào ô đây) Giải pháp thay hoàn toàn mới, thực toàn ngành có hiệu cao  Giải pháp thay phần giải pháp có, thực toàn ngành có hiệu cao  Giải pháp thay hoàn toàn mới, thực đơn vị có hiệu cao  Giải pháp thay phần giải pháp có, thực đơn vị có hiệu x Giải pháp gần áp dụng đơn vị khác chưa áp dụng đơn vị mình, tác giả tổ chức thực có hiệu cho đơn vị  Khả áp dụng (Đánh dấu X vào ô dòng đây) - Cung cấp luận khoa học cho việc hoạch định đường lối, sách: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT x Trong ngành  - Đưa giải pháp khuyến nghị có khả ứng dụng thực tiễn, dễ thực dễ vào sống: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT x Trong ngành  - Đã áp dụng thực tế đạt hiệu có khả áp dụng đạt hiệu phạm vi rộng: Trong Tổ/Phòng/Ban  Trong quan, đơn vị, sở GD&ĐT x Trong ngành  Xếp loại chung: Xuất sắc  Khá x Đạt  Không xếp loại  Cá nhân viết sáng kiến kinh nghiệm cam kết không chép tài liệu người khác chép lại nội dung sáng kiến kinh nghiệm cũ Tổ trưởng Thủ trưởng đơn vị xác nhận sáng kiến kinh nghiệm tổ chức thực đơn vị, Hội đồng khoa học, sáng kiến đơn vị xem xét, đánh giá, cho điểm, xếp loại theo quy định Phiếu đánh dấu X đầy đủ ô tương ứng, có ký tên xác nhận tác giả người có thẩm quyền, đóng dấu đơn vị đóng kèm vào cuối sáng kiến kinh nghiệm NGƯỜI THỰC HIỆN SKKN Nguyễn Thị Đông XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN Hoàng Nguyễn Quỳnh Quyên 21 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Đỗ Huy Khánh ... DỤNG………………………………17 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ,LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THPT CẨM MỸ I LÝ DO CHỌN... - Lưu VT Sau tủ đựng hồ sơ học bạ Trường THPT Cẩm Mỹ xếp theo khối 14 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ lớp: 15 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu. .. văn thư thuận lợi yên tâm công tác Nên nhận 17 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THPT Cẩm Mỹ thấy tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ thật tự hào đầy nghị