skkn một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường tiểu học (2022)

1 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ I Tên đề tài: “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thưLưu trữ trường học” II Lý chọn đề tài Công việc người làm công tác Văn thư- lưu trữ trơng bên ngồi tưởng chừng đơn giản “Đánh máy” bảo quản hồ sơ, có yêu cầu thật quan trọng mà có làm cơng tác Văn thư- lưu trữ cảm nhận hết Điều đó, khiến cho tơi làm công tác Văn thư- lưu trữ tự hào vai trị, vị trí cơng việc làm đảm nhiệm; Trong hoạt động quan cơng tác Văn thư- lưu trữ khơng thể thiếu được, công tác quan trọng tất quan, tổ chức, trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày; Làm tốt công tác Văn thư- lưu trữ bảo đảm thao tác soạn thảo văn bản, cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác Trong nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý; Nếu tài liệu, văn gửi tới quan, đơn vị đưa đến phận giải cơng việc kịp thời nhanh chóng hoạt động nhà trường đạt hiệu cao, tiến độ hồn thành cơng việc khơng bị chậm trễ Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư- lưu trữ nên chọn nội dung “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư- Lưu trữ trường học” làm đề tài Trong đề tài tập trung sâu vào lĩnh vực văn thư- lưu trữ nhà trường Mong số kinh nghiệm phát huy bổ sung thêm công tác văn thư Nhà nước quan quan tâm trọng III Phạm vi đối tượng nghiên cứu: Ở đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư-lưu trữ văn phòng quan đơn vị Cán viên chức văn phòng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu địi hỏi nghiệp đổi cơng tác văn thư - lưu trữ Thơng qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên văn thư tất trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ Với tính chất đặc thù ngành giáo dục đào tạo, việc tiếp nhận loại văn bản, cơng văn…là nhiều nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phịng nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học để có hướng giải công việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hồn thành nhiệm vụ IV Mục đích nghiên cứu: Cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo Nhằm cụ thể hóa quy định nhà nước cơng tác văn thư lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế sở giáo dục; Giúp sở giáo dục thực thống hoạt động công tác văn thư lưu trữ; Làm sở kiểm tra thực pháp luật việc ban hành, quản lý xử lý văn bản; Giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài, góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động; Cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường Hiện nay, hầu hết trường học bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư lưu trữ, số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp cơng việc cịn thờ ơ, không nắm hết kỹ để giải cơng việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo Nhằm cụ thể hóa quy định nhà nước cơng tác văn thư lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế sở giáo dục; Giúp sở giáo dục thực thống hoạt động công tác văn thư lưu trữ; Làm sở kiểm tra thực pháp luật việc ban hành, quản lý xử lý văn bản; Giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài, góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động; Cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường PHẦN II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN Cơ sở lý luận Công tác văn thư: hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo u cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ: Là q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỷ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng mắc nêut rên Qua nhiều năm làm công tác văn thư- lưu trữ mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư- lưu trữ trường học” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác Văn thư- lưu trữ trường học kinh nghiệm mà tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- lưu trữ Cơ sở thực tiễn: Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác Văn thư- lưu trữ nói chung Do đó, vai trị công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước hoạt động quản lý nhà trường quan trọng 5 Công tác Văn thư- lưu trữ hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước lĩnh vực Giáo dục Đào tạo Nhằm cụ thể hóa quy định nhà nước công tác văn thư- lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế sở giáo dục; giúp sở giáo dục thực thống hoạt động công tác văn thư- lưu trữ; làm sở kiểm tra thực pháp luật việc ban hành, quản lý xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội II TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP A Giải pháp Là nhân viên làm công tác văn thư dù kiêm nhiệm nhà trường, làm việc theo phân công đạo hiệu trưởng tự ý thức công việc Tơi ln tự học hỏi, tìm tịi tài liệu tham khảo để khơng ngừng nâng cao trình độ chun môn nghiệp vụ thân lúc ban đầu tơi gặp phải khó khăn cơng tác Từ tơi nghiên cứu qua sách báo, tài liệu, qua bạn đồng nghiệp học tập rút kinh nghiệm đơn vị trường bạn làm tốt áp dụng cơng việc Qua thời gian tìm hiểu, tơi lên kế hoạch phân tích vấn đề cịn tồn đọng để từ có hướng giải cụ thể sau: Công văn đến 1.1 Trình tự theo dõi a Khi tiếp nhận văn bưu điện cán đơn vị trực tiếp chuyển đến, cán văn thư người giao nhiệm vụ làm thay (kể trường hợp chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ) phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) trước ký nhận; đó, đặc biệt lưu ý văn có độ Hoả tốc, Khẩn, Mật b Nếu văn đến bị thiếu, bị rách, bị bóc, bị phong bì, văn bên khơng với ngồi bì số, nơi nhận văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với văn đóng dấu Hỏa tốc hẹn giờ), văn thư phải báo cáo với người phụ trách trực tiếp xử lý; trường hợp cần thiết phải lập biên có chữ ký người đưa văn đến c Đối với văn đến gửi qua fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng, số trang, nơi gửi, nơi nhận Nếu phát sai sót phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm giải 1.2 Phân loại văn đến a Loại khơng bóc bì: Văn thư khơng bóc loại phong bì sau: - Bì văn đến có đóng dấu ký hiệu độ Mật, văn thư không giao nhiệm vụ bóc bì văn Mật - Bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đồn thể gửi đích danh cho đơn vị, cá nhân có đóng dấu "Chỉ người có tên bóc bì", văn thư đăng ký vào Sổ giao nhận số ký hiệu ngồi bì, sau chuyển ngun bì đến đơn vị cá nhân có tên Đối với văn gửi cho cá nhân liên quan đến cơng việc chung cá nhân nhận văn phải có trách nhiệm chuyển đến văn thư để đăng ký b Loại bóc bì: Văn thư bóc bì đăng ký loại văn đến ngồi bì gửi chung tên đơn vị ghi chức danh người đứng đầu (kể bì có ký hiệu Mật Tối mật), thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ 1.3 Bóc bì văn a Những bì có đóng dấu độ Hoả tốc, Khẩn cần bóc để giải kịp thời b Tránh làm hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, tên quan gửi; kiểm tra lại bì để tránh sót văn c Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Nếu phát sai sót cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải d Trường hợp văn đến có kèm phiếu gửi, văn thư phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận gửi trả lại cho nơi gửi e Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, văn cần kiểm tra, xác minh văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng ghi văn giữ lại phong bì đính kèm với văn để làm chứng 1.4 Đóng dấu "Đến", ghi số ngày đến, ghi đối tượng liên quan chuyển đến a Văn đến đơn vị phải đóng dấu "Đến", ghi ngày đến văn thư, trừ số loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định khác như: hóa đơn, chứng từ kế tốn văn khơng bóc bì theo quy định b Những văn đến khơng thuộc diện đóng dấu "Đến" văn thư chuyển đến đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải c Dấu "Đến" phải đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trắng phía phần lề trái số ký hiệu văn (đối với văn có tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) 1.5 Đăng ký văn đến a Đăng ký văn đến việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn như: số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung; nơi gửi, nơi nhận; số lượng vào Sổ công văn đến sở liệu văn đến máy vi tính để quản lý tra tìm văn thuận lợi, khoa học b Căn vào số lượng văn đến hàng năm cấu tổ chức đơn vị để lập chung lập riêng Sổ cơng văn đến, lập chương trình phần mềm quản lý văn đến máy vi tính cho phù hợp c Đăng ký văn phải bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút đỏ (nếu đăng ký sổ); không viết tắt cụm từ không thông dụng Mẫu đăng ký theo dõi văn đến: Ngày, Số Tác tháng đến đến giả Số ký hiệu Ngày, tháng văn Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị Ký Ghi người nhận nhận 1.6 Trình, chuyển giao văn đến 1.6.1 Trình văn đến: a Bộ phận văn thư sau nhận văn đến phải kịp thời làm thủ tục đăng ký, trình Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng Hiệu trưởng uỷ quyền) phê duyệt b Lãnh đạo quan sau nhận văn văn thư chuyển đến cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân giải cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân 1.6.2 Chuyển giao văn đến: a Sau có ý kiến đạo Hiệu trưởng, phận văn thư có trách nhiệm theo dõi chuyển văn cho chuyên môn, cá nhân đơn vị trực thuộc giải b.Việc chuyển giao văn đến cho chuyên môn, cá nhân có trách nhiệm giải phải thực ngày, chậm vào đầu ngày làm việc c Khi chuyển giao văn phải chuyển người nhận; phải kiểm tra ký nhận đầy đủ Đối với văn đến có đóng dấu "Thượng khẩn","Hỏa tốc" phải ghi rõ thời gian giao nhận Đối với văn đến có đóng dấu độ Mật, văn thư phải chuyển giao trực tiếp cho người có tên có thẩm quyền xử lý phải đảm bảo bí mật nội dung văn 1.6.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: a Người có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách phối hợp với cá nhân khác giải kịp thời văn có liên quan Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải lãnh đạo quan) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Đối với văn có đóng dấu độ khẩn phải giải khẩn trương, không chậm trễ Các phịng chun mơn cá nhân sau nhận văn đến, có trách nhiệm nghiên cứu, giải kịp thời theo ý kiến đạo lãnh đạo Nếu nhận văn không thuộc chức phải trả lại phận Văn thư quan để chuyển tới đơn vị khác thời gian sớm b Sau nhận văn đến, Hiệu trưởng vào tính chất cơng việc, quy định thời hạn phải hoàn thành, giao cho cán thuộc quyền giải Nếu thời hạn mà chưa giải xong cán phụ trách cơng việc phải báo cáo Hiệu trưởng biết Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng theo dõi, đơn đốc phịng chun mơn cá nhân việc giải văn đến d Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc giải văn đến Định kỳ báo cáo tổng hợp số liệu văn đến theo quy định Công văn 2.1 Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực phát hành văn bản, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát sai sót phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Mẫu trình bày loại văn thực theo Nghị định số 30/2020/NĐCP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư 2.2 Ghi số ngày, tháng văn a Tất văn nhà trường, sau người có thẩm quyền ký ban hành phải chuyển đến văn thư để đánh số theo hệ thống số chung trường văn thư thống quản lý (trừ số loại văn chun ngành hóa đơn, chứng từ kế tốn …) b Việc đánh số ghi ký hiệu văn hành Trường Tiểu học 10 Chu Minh thực theo quy định hành Nhà nước quy định Quy chế Ký hiệu Quyết định (cá biệt), hình thức văn có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn Ví dụ: Quyết định số:01/QĐ-THCM Báo cáo số:02/BC- THCM Thông báo số:03/TB- THCM Kế hoạch số:04/KH- THCM Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt chữ viết tắt tên quan chữ viết tắt tên phịng chun mơn soạn thảo chủ trì soạn thảo văn Số văn hành số thứ tự đăng ký đơn vị ban hành năm; ghi chữ số Ả rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; đánh riêng cho loại đánh chung cho số loại văn bản, tùy thuộc vào số lượng văn ban hành nhiều hay c Văn có độ Mật đánh số vào sổ riêng, bảo quản theo chế độ quy định d Ghi ngày, tháng, năm văn bản: Ngày, tháng, năm văn cá biệt văn hành ngày, tháng, năm văn ký ban hành lấy số vào Sổ chương trình phần mềm quản lý văn Ngày, tháng, năm văn ghi chữ Ả rập, ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước 2.3 Đóng dấu quan dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có) a Đóng dấu quan Văn đi, sau nhân theo số lượng định phải đóng dấu quan để xác nhận thủ tục pháp lý trước phát hành Dấu đóng phải chiều, ngắn, rõ ràng; đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dùng mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định Việc đóng 11 dấu treo lên văn bản, Đối với phụ lục kèm theo dấu đóng trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục Nếu phụ lục có nhiều trang ngồi việc đóng dấu treo trang đầu phải đóng dấu giáp lai cho phụ lục Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu Văn thư định; dấu đóng bên mép phải trùm lên phần chữ trang đầu văn Đối với tài liệu sổ sách, dấu giáp lai đóng quyển, trùm lên hai mép trang sổ Khi đóng dấu văn khơng có lưu văn thư (như hợp đồng, kiểm tra, nghiệm thu, loại giấy chứng nhận …) cán văn thư phải lập sổ theo dõi riêng b Đóng dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có) Dấu mức độ Khẩn: Đối với văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ Khẩn theo mức: "Hỏa tốc", "Thượng khẩn" "Khẩn" Văn thư chịu trách nhiệm quản lý đóng loại dấu theo đạo thủ trưởng đơn vị (trừ đề thi, có quy định riêng) 2.4 Đăng ký văn gửi a Toàn văn gửi đơn vị phải đăng ký tập trung thống văn thư b Văn gửi theo dõi Sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính c Đối với văn có độ Mật phải lập sổ riêng theo quy định 2.5 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a Văn sau hoàn thành thủ tục, phận văn thư phải chuyển phát ngày, chậm vào đầu ngày làm việc kể từ ngày văn ký, ban hành Đối với văn có độ Khẩn phải chuyển phát sau ký ban hành b Chuyển phát văn nội bộ: Được thực văn thư văn thư chuyển trực tiếp đến đơn vị, cá nhân Khi chuyển giao văn nội đơn vị, văn thư yêu cầu người nhận ký vào sổ theo quy định 12 c Chuyển phát trực tiếp giao liên thực hiện: Văn có độ Khẩn giao liên chuyển trực tiếp phải đăng ký vào Sổ chuyển phát văn hỏa tốc, có ký nhận, ghi rõ họ tên người nhận thời gian giao nhận d Chuyển phát văn qua mạng: Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn truyền qua mạng để kịp thời giải cơng việc Đối với văn có giá trị lưu trữ, văn thư phải gửi cho nơi nhận e Chuyển phát văn qua bưu điện: Tất văn gửi qua bưu điện phải hoàn thành thủ tục phát hành, đăng ký vào Sổ gửi văn tính cước phí theo quy định g Chuyển phát văn có độ Mật: Được thực theo quy định pháp luật Mọi trường hợp giao nhận văn có độ Mật phải ghi vào sổ, có ký nhận bên giao bên nhận Sổ chuyển phát văn có độ Mật phải ghi đầy đủ mục: Số thứ tự (đồng thời số văn gửi đi); ngày, tháng, năm ban hành văn bản; trích yếu nội dung; người ký văn bản; nơi nhận; độ Mật; độ Khẩn (nếu có); ký nhận; ghi Trường hợp văn có độ "Tuyệt mật" cột trích yếu nội dung ghi người có thẩm quyền đồng ý h Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn Trường hợp văn bị thất lạc chậm trễ, văn thư có trách nhiệm làm việc với nơi nhận Bưu điện để xác định nguyên nhân, sau báo cáo người có thẩm quyền xem xét giải 2.6 Lưu văn a Lưu văn thư: Tất văn phải lưu văn thư - nơi lấy số văn Văn lưu văn thư gốc có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Văn lưu xếp theo thứ tự đăng ký số hàng năm theo loại văn Cán văn thư có trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng lưu theo quy định Các tập văn lưu, Sổ lấy số văn bản, Sổ văn đi, Sổ chuyển giao văn 13 đi, Sổ gửi văn lưu giữ văn thư vịng năm; sau giao nộp cho lưu trữ hành theo quy định b Lưu đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản: Văn lưu hồ sơ việc đơn vị cá nhân trực tiếp soạn thảo với gốc (nếu có) Đến thời hạn quy định, đơn vị làm thủ tục nộp vào lưu trữ hành c Lưu văn có độ Mật: Văn có độ Mật lưu văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước; xếp theo thứ tự số văn bản; bảo quản tủ, hịm két sắt, khơng mang khỏi quan Trường hợp cần khai thác, sử dụng, chụp lưu tài liệu có độ Mật phải đồng ý văn Thủ trưởng quan Văn thư giao nhiệm vụ lưu giữ tài liệu Mật phải mở sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng theo quy định Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn (theo mẫu quy định) Mẫu theo dõi công văn đi: ST T Số ký hiệu văn Ngày, Tên loại Đơn tháng trích vị văn yếu nội soạn dung thảo Người ký văn Nơi nhận Lưu hồ sơ Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu Văn thư quan chịu trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quan 14 Thủ trưởng đơn vị, cán văn thư giao nhiệm vụ quản lý dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu đơn vị Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở đơn vị Trong trường hợp bị dấu, đơn vị phải báo cho quan Công an nơi gần quan Công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; đồng thời phải thông báo hủy bỏ dấu bị Con dấu sử dụng bị mịn, hỏng có chuyển đổi tổ chức hay đổi tên tổ chức đơn vị phải làm thủ tục khắc lại dấu nộp dấu cũ cho quan Công an Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký Khi chuyển giao công văn cho cá nhân đơn vị phải có sổ theo dõi ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn quan nhận công văn phải ký vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc khơng cần thiết xảy Quản lý học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển đến (Hồ sơ học sinh) 4.1 Học bạ Trình tự quản lý theo dõi: Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn thư phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại Học bạ cần bọc nhựa để bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 1, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi 15 rơi rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 1, văn thư phải ghi số đăng vào trang Đối với học bạ học sinh nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm có học sinh nghỉ học, học sinh trường chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi Các học bạ nên xếp thứ tự A, B, C, … để cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh ký nhận 4.2 Sổ đăng Minh hoạ số cột sổ đăng STT Họ Nam tên HS nữ Ngày Nơi sinh tháng năm (theo sinh khai sinh) Vào trường Dân tộc, (hạng) (ghi rõ tổ, khu phố, xã (Phường)) Năng lực đặc Ra trường cha, mẹ liệt sĩ, thương binh Họ tên Chỗ nghề nghiệp (hay người giám hộ) Được cấp biệt Năm học Lớp Lý 10 11 Năm học 12 HS giỏi môn, Lớp Lý cấp huyện (quận), tỉnh 13 14 (hay quốc gia) 15 Loại Số hiệu 16 17 Ngày cấp 18 16 Trình tự quản lý theo dõi: Sau hồ sơ tuyển sinh lớp xong đuợc phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 1, mua học bạ theo tiêu tuyển sinh năm học phát cho giáo viên chủ nhiệm viết trình Hiệu trưởng ký trang đầu sau theo thứ tự vần A, B, C, … ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học phải có xác nhận hiệu trưởng 4.3 Hồ sơ chuyển trường (chuyển - chuyển đến) Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có đồng ý nơi tiếp nhận Nếu chuyển trường Tỉnh thuộc thẩm quyền nhà trường Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu xác nhận Văn thư mở sổ theo dõi điền đầy đủ thông tin cần thiết sau cho phụ huynh ký vào sổ chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, giấy tờ khác có liên quan Ngồi ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết học tập, chữ ký GVCN xác nhận Hiệu trưởng trường cũ Nếu học bạ không đầy đủ thơng tin phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ hẹn thời gian để nộp B Giải pháp Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực công nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ u cầu tất yếu Chính nhà trường xác định rõ: Nâng cao nhận thức Cán - Giáo viên - Nhân viên công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu công tác văn thư giá trị tài liệu lưu trữ; 17 Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý nhà nước giai đoạn Để góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn thư, lưu trữ nhằm thực mục tiêu chung nhà trường theo xu hướng công cải cách hành chính, cần tập trung thực tốt số giải pháp sau: *Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực công tác văn thư, lưu trữ Trong trình quản lý, kế hoạch khâu trình Mọi hoạt động quản lý khâu xây dựng kế hoạch Kế hoạch xác định mục tiêu mà nhà trường cần phải đạt hay nhiều năm tới phương thức để đạt mục tiêu ấy… Có thể thấy, việc xây dựng kế hoạch nhà trường giống việc tạo nên cầu nối mục tiêu mà trường đạt với phương thức để thực mục tiêu Quản lý công tác văn thư- lưu trữ trách nhiệm không thủ trưởng quan mà trách nhiệm cá nhân quan, đơn vị Xác định tầm quan trọng việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế hoạch cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường tiến hành xây dựng kế hoạch theo đạo cấp trên, phù hợp với điều kiện thực tế nhà trường, cụ thể tới phận, thành viên nhà trường Để xây dựng kế hoạch nhà trường dựa văn đạo cấp, ngành Quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ bao gồm văn pháp lý có yêu cầu cán bộ, nhân viên văn thư đối tượng liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm túc nhằm đảm bảo tính thống hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Về quy định công tác văn thư lưu trữ bao gồm:  Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 cơng tác văn thư Chính phủ.Thơng tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hànhchính; 18  Cơng văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;  Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổchức; - Luật lưu trữ Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng năm 2012; Trên sở văn nhà nước, hàng năm nhà trường xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư- lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế nhà trường C Giải pháp Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức hoạt động công tác Văn thư- lưu trữ; Đổi nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên công tác Văn thưlưu trữ nhiều hình như: Phổ biến, trao đổi họp, hội nghị Qua giúp CBGVNV hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ từ có ý thức thực tốt quy định văn thư lưutrữ Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự buổi tập huấn huyện, Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư- lưu trữ Hiện nay, cách mạng công nghệ thông tin diễn sôi động tác động sâu sắc trực tiếp đến mặt hoạt động: kinh tế, xã hội đất nước Phương hướng tin học hố cơng tác Văn thư- lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế khả phát triển tương lai Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao suất lao động nhân viên văn thư lên nhiều lần, đồng thời giảm nhẹ sức lao động nhân viên văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư- lưu trữ đảm bảo cung cấp thơng tin cách nhanh chóng cho cán bộ, 19 lãnh đạo giúp lãnh đạo định kịp thời, xác, đắn, góp phần phục vụ cơng cải cách hành III KẾT QUẢ Trong trình hoạt động quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, việc cải cách đại hóa cơng tác văn thư- lưu trữ có vai trò quan trọng việc thực nhiệm vụ Bảo đảm sở vật chất, trang thiết bị đại công tác soạn thảo văn bản, quản lý hồ sơ tình hình thực tế sở trường lớp nhằm phục vụ công tác dạy học Qua thực tế công tác văn thư- lưu trữ phải thực sát với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung hồ sơ cịn thiếu cho hồn tất, cán kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư học vụ cách thức ghi chép vào sổ biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho quy định Khi chưa áp dụng sáng kiến kinh nghiệm phận văn thư- lưu trữ gặp nhiều khó khăn việc soạn thảo, chỉnh sửa, cân đối văn xếp, lưu trữ tài liệu, văn bản, hồ sơ, sổ sách (giáo viên, học sinh) Xong đến việc áp dụng sáng kiến kinh nghiệm “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư- lưu trữ trường học” tất trường học phương pháp khoa học cho thấy: - Thực tất báo cáo kịp thời, thể thức văn bản, nhanh, sạch, đẹp, đáp ứng yêu cầu báo cáo chuyên môn cấp đề - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học - Công việc giải hàng ngày, chủ động - Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo đợt kiểm tra - Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cập nhật thông tin kịp thời theo năm lưu trữ cẩn thận - Định kỳ hàng tháng đột xuất, tiến hành kiểm tra vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ khơng để xảy tình trạng bị mối mọt Nên để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học cơng việc địi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa 20 học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản cịn có nhiều loại khác PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ I Hiệu sáng kiến kinh nghiệm Hiện công tác văn thư trường vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt Công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường Ý thức đầy đủ vai trị tầm quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường nên trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao cơng tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường để chia sẻ đồng nghiệp Sau triển khai áp dụng cho tất thành viên nhà trường đến hầu hết phận chuyên trách: Giáo viên, Kế toán, Tổng phụ trách đội, Thư viện, Thiết bị, Phổ cập giáo dục, Y tế, Thũ quỹ… áp dụng soạn thảo văn theo lĩnh vực chun mơn phụ trách, biết xếp hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn - đến cách ngăn nắp, khoa học quy định Biết ứng dụng công nghệ thông tin công việc, cập nhật thông tin, văn điều hành, đạo chuyên môn nghiệp vụ kịp thời, đảm bảo bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học theo sách pháp luật Nhà nước II Những học kinh nghiệm: Là người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi Qua thực tế công tác Văn thư- lưu trữ Ban giám hiệu thường xuyên quan tâm kiểm tra hướng dẫn thêm cách thức ghi chép vào sổ biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho quy định Tạo môi trường làm việc thoải 21 mái, biến khó thành dễ để cơng việc nhẹ nhàng, trôi chảy Phối hợp hoạt động tốt với tổ chức đoàn thể nhà trường Áp lực công việc người làm công tác văn thư lưu trữ lớn, đòi hỏi người làm cơng tác phải thật bình tĩnh, tỉ mỉ, phương pháp làm việc khoa học, thao tác nhanh chóng xác, ghi chép cụ thể, rõ ràng Tăng cường công tác giao lưu, học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm với đồng nghiệp đơn vị bạn đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Không ngừng nghiên cứu, tìm tịi giải pháp mới, vận dụng thực để công tác văn thư lưu trữ nhà trường ngày nhanh chóng, khoa học, đạt hiệu cao III Ý nghĩa sáng kiến kinh nghiệm Thực tốt cơng tác Văn thư- lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo việc soạn thảo văn bản, thông tin thông suốt cho hoạt động quản lý, điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao Giúp cho cán bộ, công nhân viên nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết, xử lý cơng việc nhanh chóng, đảm bảo chất lượng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi phát triển ngành giáo dục đào tạo Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ kiểm tra, tra, giám sát Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, đơn vị IV Khả ứng dụng triển khai Đề tài tổ chức triển khai thực Trường Tiểu học Chu Minh thành viên nhà trường ứng dụng thực soạn thảo, lưu trữ văn bản, tài liệu chuyên môn chuẩn chỉ, thể thức văn bản, sẽ, ngăn nắp khoa học 22 Kết sáng kiến kinh nghiệm tất cán bộ, giáo viên nhà trường công nhận tiếp tục hợp tác, chia sẻ, góp ý tổ chức thực thời gian tới minh chứng cho khả vận dụng vào thực tiễn đề tài Đây giải pháp bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn giới thiệu cho tất nhân viên làm công tác Văn thư- lưu trữ quan hành nghiệp, đặc biệt nhân viên Văn thư- lưu trữ trường học tham khảo thực linh hoạt, sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể đơn vị để đạt hiệu cao V NHỮNG KHUYẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT Đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Trên “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư- lưu trữ trường học” đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn Rất mong góp ý Hội đồng khoa học ngành để sáng kiến kinh nghiệm hoàn thiện nhận nhiều chia sẻ đồng nghiệp Ba Vi, ngày 15 tháng năm 2022 Tác giả Đinh Thị Thu Ngân 23 MỤC LỤC Trang Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ I Tên đề tài II Lý chọn đề tài .1 III Phạm vi đối tượng nghiên cứu IV Mục đích nghiên cứu .2 PHẦN II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ .3 I Cơ sở lý luận thực tiễn II Tổ chức thực giải pháp .4 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 14 I Hiệu sáng kiến kinh nghiệm .14 II Những học kinh nghiệm 15 III Ý nghĩa sáng kiến kinh nghiệm 15 IV Khả ứng dụng triển khai 15 V Những khuyến nghị đề xuất 16 ... viết sáng kiến kinh nghiệm ? ?Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư- lưu trữ trường học? ?? Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác Văn thư- lưu trữ trường học kinh nghiệm mà tơi tích... vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Trên ? ?Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư- lưu trữ. .. thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu công tác văn thư giá trị tài liệu lưu trữ; 17 Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ;