Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trự tại trường tiểu học thanh xuân trung

2 PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ: I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ.Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Như vậy, thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt cơng tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quantrong Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Mỗi quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Để góp phần thúc đẩy thực việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia Trong thời đại ngày dù công nghệ thông tin phát triển mạnh khơng thể thiếu hồ sơ minh chứng Nó địi hỏi người văn thư phải biết xếp, phân bố thời gian công việc, giai đoạn mà thiết lập hồ sơ Chính vậy, tơi mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường Tiểu học Thanh Xuân Trung” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ trường tiểu học kinh nghiệm mà tơi tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ II PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU: Ở đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ văn phòng quan đơn vị Cán viên chức văn phòng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư - lưu trữ Thơng qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung, nhân viên văn thư tất trường học hồn thành tốt nhiệm vụ BI MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU: Hiện nay, hầu hết trường học bố trí nhân viên làm cơng tác văn thư lưu trữ, cịn số nơi chưa thật quan tâm đến vấn đề Người phụ trách trực tiếp cơng việc cịn thờ ơ, không nắm hết kỹ để giải cơng việc nên dẫn đến tính xác khơng cao khơng có hiệu tối ưu Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường PHẦN II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: I CƠ SỞ LÝ LUẬN: Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thơng tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Cơng tác văn thư - lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thông tin quản lý mà cịn liên quan đến nhiều cán cơng chức, nhiều phịng ban quan, đơn vị Làm tốt cơng tác văn thư - lưu trữ bảo đảm cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý, sở ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu đảm bảo cho quan đơn vị thực công việc quản lý điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác văn thư - lưu trữ công tác thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Công tác văn thư: Là hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong q trình thực nội dung cơng việc công tác văn thư quan phải đảm bảo u cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Công tác lưu trữ: Là trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỷ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ địi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng mắc nêu 6 II CỞ SỞ THỰC TIỄN: Đặc điểm tình hình chung: Cơng tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian qua, công tác văn thư đạt kết định thể phương diện quản lý tổ chức thực sau: Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng công tác văn thư hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, quan tổ chức nói riêng, Nhà nước quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo công tác Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ cấp ngành; Quy định quản lý văn đến, quản lý văn đi; lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu quan… Cùng với việc ban hành văn quản lý, đạo cơng tác văn thư tổ chức văn thư quan tâm kiện toàn ngành, cấp Năm học 2020-2021 trường Tiểu học Thanh Xuân Trung có gần 2000 học sinh/tổng số 37 lớp, số lượng cán giáo viên, nhân viên nhà trường 58 người Trong đó: + CBQL: 03 người + Giáo viên: 51 người + Nhân viên: 04 người Thuận lợi: Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Đi với quan tâm đạo trực tiếp UBND quận, Phòng Giáo dục Đào tạo quận Thanh Xuân Ban Giám hiệu nhà trường Hiện văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử nhà trường c1thanhxuantrung-tx@hanoiedu.vn qua trang website quản lý văn đến địa http://qlvb.thanhxuan.hanoi.gov.vn Đảng, Chính quyền, ban ngành, đồn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết hợp tác với nhà trường Đội ngũ CBGVNV trẻ động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, ln cố gắng hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt động khác Khó khăn: Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục, là: Số lượng cán làm cơng tác văn thư cịn "mỏng", tình trạng - cán làm cơng tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ nhiều Mặt khác, trình độ chun mơn, nghiệp vụ phận cán làm công tác văn thư, lưu trữ chưa theo kịp yêu cầu công việc đề - Việc giao, nhận văn bản, công văn lưu trữ chủ yếu hình thức thủ cơng, xếp không khoa học - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác văn thư Việc lập hồ sơ cơng việc lưu trữ hành; ban hành bảng thời hạn - bảo quản tài liệu, nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực khoa học - Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhiều hạn chế sở hạ tầng công nghệ thông tin nhiều trường chưa đồng III BIỆN PHÁP THỰC HIỆN: Công tác vận động tuyên truyền: Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán viên chức để nhận thức đắn vai trò, ý thức trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ dựa văn quy định như: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ công tác văn thư Công văn số 879/SGDĐT-VP ngày 23/03/2020 Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội triển khai thực Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Kế hoạch số 56/KH-UBND ngày 03/02/2021 Ủy ban nhân dân quận Thanh Xuân công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 Kế hoạch số 06/PGD&ĐT ngày 19/02/2021 Phòng Giáo dục Đào tạo quận Thanh Xuân thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 ngành GD&ĐT quận Thanh Xuân Căn Kế hoạch UBND quận phòng GD&ĐT quận Thanh Xuân nhà trường xây dựng Kế hoạch 04/KH-THTXT ngày 05/02/2021 Kế hoạch thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ lưu trữ văn đến qua phần mềm, phương tiện phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ điện tử để đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa loại hình sử dụng tài liệu cách hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tổ chức giải quyết: Các biện pháp đánh máy soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký người làm cơng tác văn thư muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, soạn thảo văn u cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thơng tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác - Thực nghiêm túc quy trình soạn thảo ban hành văn bản, đảm bảo thẩm quyền, hình thức thể thức kỹ thuật trình bàu văn theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính Phủ 9 - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thơng tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn - Phải động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp - Phối hợp tốt với tổ chức đồn thể, tổ chun mơn, phận chun trách hoạt động nhà trường - Đảm bảo đúng, xác, trình bày thể thức 2.1 Tổ chức quản lý công văn đến: Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua hộp thư điện tử, phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì vậy, hàng ngày tơi vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình Hiệu trưởng phiếu xử lý văn để phê duyệt chuyển cho phận, đồng thời thư mục chia sẻ rộng để chuyển văn cho phận vào thư mục lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm giấy cho đơn vị + Văn đến giấy - Khi có cơng văn chuyển đến tơi người trực tiếp tiếp nhận đăng ký có theo dõi công văn đến từ nguồn (người nhận…) Kiểm tra sơ có phải cơng văn gửi cho đơn vị khơng phân loại hồ sơ (ghi vào sổ, scan để lưu trữ vào máy) Công văn đến phân thành tháng theo ngày tháng công văn, theo số thứ tự Văn đến giấy sau scan văn thư quan giữ lại lưu thành file nằm thư mục (VD: Sở GD&ĐT, sở ban ngành, UBND quận Thanh Xn, phịng GD&ĐT quận) Sau ghi cơng văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày cơng văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) Tiếp tục vào sổ công văn đến theo mẫu Tra cứu công văn cần đến: 10 - Từ trang nhập theo mẫu công văn đến ta dùng Hyperlink liên kết với trang văn Đã scan lưu thư mục với tên quan chủ quản Ví dụ: ta muốn tìm cơng văn số Sở Nội vụ, nhắp chuột vào mục lên mẫu cơng văn cần tìm + Văn đến qua mạng - Khi nhận văn đến qua mạng kiểm tra tính xác thực nguồn gốc nơi gửi toàn vẹn văn chờ ý kiến phân phối, văn thư quan chuyển văn giấy cho quản lý chuyên môn giao chủ trì giải Loại văn phải scan thực theo quy định quan Và lưu lại với thư mục riêng - Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn đến (lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan, tổ chức) 2.2 Tổ chức giải công văn - Công văn văn bản, báo cáo, thông báo… quan đơn vị phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân quan - Thủ trưởng người chịu trách nhiệm việc ban hành giải công văn quan - Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục - Những công văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn - Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ - Ngoài ra, quan số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận… phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi Do tính đặc thù lập sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ loại giấy tờ, tài liệu,… 11 - Công văn phải lưu hai nơi: Văn thư nơi thảo công văn, để việc tra cứu nhanh thuận tiện đã lưu thành mục theo tháng - Sổ công văn lập từ đầu năm đánh số từ 1, + Tra cứu công văn cần: - Từ trang nhập theo mẫu cơng văn đi, tìm đến cột chọn nơi lưu nhấp vào liên kết đó, có đường dẫn đến nơi lưu văn Những năm gần với phát triển công nghệ thông tin đơn vị trao đổi văn qua hộp thư điện tử, hệ thống phần mềm quản lý văn UBND quận phương tiện vừa nhanh dễ lưu trữ Vì vậy, hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn đưa vào thư mục văn đến tạo theo năm, tháng để lưu trữ sau in vào sổ theo dõi văn đến trình Hiệu trưởng phê chuyển cho phận, đồng thời thư mục chia sẻ rộng để chuyển văn cho phận vào thư mục lấy văn thực công việc Đây phương pháp lưu trữ văn đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm giấy cho đơn vị 2.3 Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học Công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học cơng tác quan trọng, địi hỏi người làm cơng tác phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp phải khoa học Làm tốt cơng tác lưu trữ văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại, làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy Nhà nước nói chung trường học nói riêng - Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 02/01 đến hết 31/12 năm tài Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02,… ngày 02/01, tương tự thực năm 12 - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định, … theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào thùng hồ sơ, phía có ghi tờ mục lục Cuối năm tất đóng lại thành tập, in bảng kê loại (danh mục - hồ sơ) đưa vào lưu trữ 2.4 Quản lý học bạ học sinh, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển - đến (hồ sơ học sinh): Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng để tra cứu thống kê Phổ cập giáo dục xác Để quản lý tốt học bạ thiết phải có: - Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) - Sổ theo dõi học bạ lớp năm học (sổ theo dõi diễn biến, tăng hay giảm lớp tháng năm học)  Trình tự quản lý theo dõi: Sổ đăng bộ: + Sau hồ sơ tuyển sinh vào đầu năm học xong phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) + Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến + Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến phải có xác nhận hiệu trưởng 2.5 Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức: - Các hồ sơ phải Hiệu trưởng nhà trường xác nhận chứng minh - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 Bộ Nội vụ việc Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; 13 - Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay khơng thất lạc hồ sơ 2.6 Quản lý sử dụng dấu - Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu - Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở đơn vị - Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký 2.7 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Vì vậy, ứng dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, lĩnh vực mang tính thời đại góp phần khơng nhỏ vào q trình hoạt động quan, đơn vị Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư lưu trữ yêu cầu tổ chức, quan, đơn vị phải có giải pháp như: - Quan tâm cán làm công tác văn thư hệ thổng cơng đồn, tăng cường tập huấn thơng qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT - Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang web quan đơn vị liên quan - Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng 14 đảm bảo trình tra cứu cổng thông tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thơng tin có u cầu, phương tiện máy Scan… kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu nhận - Thông qua phần mềm quản lý văn đi, đến cần tăng cường khâu kết nối đồng hệ thống thơng tin nhằm đảm bảo xác, kịp thời, an toàn điều hành tác nghiệp từ UBND quận, phòng GD&ĐT quận đến nhà trường - Theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT, văn điện tử lưu hành, công việc văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp hóa để tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt phải quản lý thống bới phận văn thư, lưu trữ Trên sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế hệ thống quản lý hành hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ quan nhà nước Đây thực chất hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý, phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo sở, pháp lý để người lãnh đạo kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, khắc phục tồn phổ biến lâu quan hành nhà nước làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện Đây hoạt động có ý nghĩa thiết thực trình hội nhập quốc tế Trong thời điểm nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư dừng việc đánh máy, in văn (thay máy chữ trước kia) đăng ký văn đi, đến (thay cách đăng ký sổ) Việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính cịn chưa triển khai triệt để Các khâu nghiệp vụ cụ thể văn thư soạn thảo xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, theo dõi giải văn coi quy trình cần chấn chỉnh 15 Trong đó, khâu quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư nhờ trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức PHẦN III NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM – KIẾN NGHỊ: Qua 10 năm làm công tác văn thư trường Tiểu học, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân đạt kết sau: - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đáp ứng yêu cầu Ban Giám hiệu đề - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học - Cơng việc giải hàng ngày, chủ động - Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo đợt kiểm tra - Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cập nhật thông tin kịp thời theo năm lưu trữ cẩn thận - Định kỳ hàng tháng đột xuất, kiểm tra vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ khơng để xảy tình trạng bị mối mọt Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học cơng việc địi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản cịn có nhiều loại khác Hiện cơng tác văn thư trường học vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt Cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao cơng tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường để chia sẻ đồng nghiệp 16 Bài học kinh nghiệm: Là người làm công tác văn thư cần phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi, biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trôi chảy đạt hiệu cao, ln có tính kiên trì học hỏi nâng cao trình độ chun mơn Cơng tác văn thư mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Áp lực công việc người làm công tác văn thư lớn nên đòi hỏi người làm cơng tác phải bình tỉnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì Người làm cơng tác văn thư ln ln trực tiếp xử lý công việc với thái độ phải hoà nhã, ân cần, siêng năng, khơng nóng nảy Phải thật u q cơng việc, xem việc làm tạo điều kiện cho lãnh đạo để quan hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học Đề xuất, kiến nghị: - Để nâng cao hiệu công tác văn thư đề nghị cấp tiếp tục bồi dưỡng chuyên môn, tăng cường tập huấn ứng dụng CNTT công tác quản lý văn để tạo điều kiện cho nhân viên văn thư trao đổi học hỏi - Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối quan sở ban ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan - Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng yêu cầu q trình hội nhập - Trang bị phịng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối 17 mạng đảm bảo q trình tra cứu cổng thơng tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thông tin có yêu cầu, phương tiện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu nhận - Phối hợp quan chức cài đặt phần mềm quản lý văn đi, đến Tăng cường khâu kết nối đồng hệ thống thông tin nhằm đảm bảo xác, kịp thời, an tồn điều hành tác nghiệp từ cấp đến nhà trường - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi trường mạng cho cán chun trách nói chung cán làm công tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng - Thường xuyên, tổ chức kiểm tra lực ứng dụng CNTT cán chuyên trách theo phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành, cơng việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải để tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt ln phải quản lý thống phận văn thư, lưu trữ Trên số kinh nghiệm kiến nghị tơi, mong đóng góp ý kiến cấp Lãnh đạo, Ban Giám hiệu nhà trường để tơi hồn thành tốt nhiệm vụ Tơi xin cam đoan sáng kiến kinh nghiệm không chép! Xin trân trọng cảm ơn! Thanh Xuân, ngày 22 tháng năm 2021 Người viết sáng kiến Nguyễn Thị Hồng Minh 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Nghị định số 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ; - Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng năm 2002 Bộ Công an Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) việc hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ; - Thơng tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 Bộ Công an quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ; - Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ (trong đó, Chương II quy định quản lý tài liệu lưu trữ điện tử); - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ công tác văn thư 19 MỤC LỤC PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ: I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI II PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU: III MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU: PHẦN II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ: I CƠ SỞ LÝ LUẬN: II CỞ SỞ THỰC TIỄN: Đặc điểm tình hình chung: Thuận lợi: Khó khăn: III BIỆN PHÁP THỰC HIỆN: Công tác vận động tuyên truyền: Tổ chức giải quyết: PHẦN III NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM – KIẾN NGHỊ: Bài học kinh nghiệm: TÀI LIỆU THAM KHẢO Phụ lục II: Hình ảnh minh họa số I Phụ lục II: Hình ảnh minh họa số II Phụ lục II: Hình ảnh minh họa số III  ... kinh nghiệm ? ?Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường Tiểu học Thanh Xuân Trung? ?? Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ trường tiểu học kinh nghiệm... quận Thanh Xuân công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 Kế hoạch số 06/PGD&ĐT ngày 19/02/2021 Phòng Giáo dục Đào tạo quận Thanh Xuân thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 ngành GD&ĐT quận Thanh Xuân. .. thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm