MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1: giới thiệu vài nét về Bộ Kế hoạch và Đầu tư Cục Đầu tư nước ngoài. 4 I. LỊCH SỰ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ 4 1. Sự ra đời và phát triển của Bộ Kế hoạch và Đầu tư 4 2. Vị trí và chức năng 5 3. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 4. Cơ cấu tổ chức 10 II. SỰ RA ĐỜI, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI – BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ 12 1. Vị trí và chức năng 12 2. Nhiệm vụ quyền hạn 12 3. Cơ cấu tổ chức 15 III. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 18 1. Vị trí, chức năng 18 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 18 3. Cơ cấu tổ chức 19 4. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cục Đầu tư nước ngoài 19 Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ kế hoạch và đầu tư. 20 2.1. Hoạt động quản lý 20 2.2. Hoạt dộng nghiệp vụ 20 2.2.1.Phân loại tài liệu lưu trữ trong phông lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài 20 2.2.2. Xác định giá trị tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu. 23 2.2.3. Chỉnh lý tài liệu 24 2.2.4. Bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 25 Chương 3: báo cáo kết quả thực tập tại Cục Đầu tư nước ngoài và đê xuất, khuyến nghị. 27 3.1. Báo cáo tóm tắt về những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 27 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài. 28 3.3. Một số khuyến nghị 29 C. PHẦN KẾT LUẬN 31 D. PHỤ LỤC
Trang 1MỤC LỤC
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 4
Chương 1: giới thiệu vài nét về Bộ Kế hoạch và Đầu tư & Cục Đầu tư nước ngoài 4
I LỊCH SỰ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ 4
1 Sự ra đời và phát triển của Bộ Kế hoạch và Đầu tư 4
2 Vị trí và chức năng 5
3 Nhiệm vụ và quyền hạn 5
4 Cơ cấu tổ chức 10
II SỰ RA ĐỜI, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI – BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ 12
1 Vị trí và chức năng 12
2 Nhiệm vụ quyền hạn 12
3 Cơ cấu tổ chức 15
III CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI 18
1 Vị trí, chức năng 18
2 Nhiệm vụ, quyền hạn 18
3 Cơ cấu tổ chức 19
4 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cục Đầu tư nước ngoài 19
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ kế hoạch và đầu tư 20
2.1 Hoạt động quản lý 20
2.2 Hoạt dộng nghiệp vụ 20 2.2.1.Phân loại tài liệu lưu trữ trong phông lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài20
Trang 22.2.2 Xác định giá trị tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu 232.2.3 Chỉnh lý tài liệu 242.2.4 Bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 25
Chương 3: báo cáo kết quả thực tập tại Cục Đầu tư nước ngoài và đê xuất, khuyến nghị 27
3.1 Báo cáo tóm tắt về những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 273.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Cục Đầu tưnước ngoài 283.3 Một số khuyến nghị 29
C PHẦN KẾT LUẬN 31
D PHỤ LỤC
Trang 3A PHẦN MỞ ĐẦU
Với sự phát triển của khoa học ngày nay thì có rất nhiều phương tiện vàcách thức để chúng ta trao đổi thông tin với nhau trong công việc cũng như cuộcsống hằng ngày Để thuận lợi cho công việc thì hiện nay các phương tiện nhưhộpthư điện tử, điện thoại, fax… và đặc biệt là văn bản được sử dụng phổ biếntrên thế giới cũng như Việt Nam Văn bản được xem như là một phương tiệnchủ yếu và không thê thiếu trong quá trình trao đổi công việc giữa các cơ quanvới nhau
Bất kể một cơ quan tổchức nào khi hoạt động cũng đều sản sinh ra vănbản, tài liệu Và khối lượng tài liệu được sản sinh ra nhiều hay ít đều phụ thuộcvào thời gian tồn tại và phát triển của cơ quan đó Mỗi tài liệu được sản sinh rađều nhằm phục vụ cho mục đích hoạt động của cơ quan đó, đồng thời nó cũngmang một giá trị nhất định.Vì vậy mà các cơ quan cần phải lưu giữ các tài liệu
đó để khai thác triệt để giá trị của những văn bản, tài liệu đó.Và làm thế nào đểlưu giữ những tài liệu đó được lâu dài nhất? Câu hỏi được đặt ra và càng ngàynhu cầu lưu trữ tài liệu càng tăng cao, do vậy mà điều kiện thiết yếu là công táclưu trữ ra đời để thỏa mãn nhu cầu của xã hội
Nắm bắt được nhu cầu của xã hội và tình hình thực tế về công tác lưu trữtại các cơ quan, tổ chức nhà nước đã cho phép thành lập những trường trungcấp, cao đẳng, đại học đào tạo về ngành văn thư – lưu trữ, trong đó có trườngĐại học Nội vụ Hà Nội Với hơn 40 năm thành lập từ một trường trung cấptrường đã phấn đấu lên thành trường đại học năm 2011 Và ngành văn thư- lưutrữ là ngành xuyên suốt quá trình hình thành và phát triển của trường Do vậy
mà đội ngũ giáo viên trong trường đã có kinh nghiệm cao trong lĩnh vực ngànhnghề văn thư -lưu trữ Do đó em luôn tự tin rằng mình luôn được đào tạo dướimột ngôi trường chuyên nghiệp.Do vậy khi được đi thực tập tại cơ quan em cảmthấy tự tin vì mình đã được trang bị đầy đủ kiến thức và nghiệp vụ
Để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho sinh viên trước khi ra trường, trường
đã tổ chức lịch trình thực tập nằm trong chương trình đào tạo của từng khoa,
Trang 4từng ngành Do vậy mà em đã có cơ hội để được làm và thực hành những gìmình đã được học để em biết được năng lực của mình đến đâu và mình có đượcnhững gì và thiếu sót những gì để từ đó lên kế hoạch để bổ sung những thiếu sótcủa mình Bên cạnh đó, khoảng thời gian thực tập giúp em hiểu rõ hơn về côngtác lưu trữ, hình dung được rõ nét và cụ thể hơn những công việc mà em sẽ làmtrong tương lai Đồng thời, thời gian thực tập giúp em nâng cao ý thức tráchnhiệm đối với công việc và tạo dựng cho mình một phong cách làm việc chuyênnghiệp như một cán bộ văn thư – lưu trữ, giúp e không còn bỡ ngỡ khi ra đi làmtại cơ quan.
Vì trong quá trình học, em cũng đã được đi kiến tập (một tháng) tạiUBND xã Châu Tiến về công tác văn thư và e nghĩ mình đã nắm vững đượcnghiệp vụ về văn thư, do vậy trong đợt thực tập lần này em muôn được thực tâp
về lưu trữ vì em cảm thấy công tác lưu trữ phức tạp và khó hơn công tác vănthư Vậy nên em muốn thử sức mình, để em biết được kiến thức và năng lực củamình đến đâu để từ đó tích lũy và bổ sung thêm kiến thức từ đợt thực tập lầnnày Vì vậy mà ngay sau khi nhận được lịch thực tập của nhà trường, em đãđược cô giáo chủ nhiệm giới thiệu đến thực tập tại cục Đầu tư nước ngoài thuộc
bộ Kế hoạch và Đầu tư Và em đã được giao nhiêm vụ phụ trách bên ngành lưutrữ
Trong quá trình thực tập em cũng gặp một vài khó khăn nhất định Như e
đã nói là công tác lưu trữ phức tạp hơn công tác văn thư do vậy, khi tiến hànhcông việc em vẫn còn bỡ ngỡ vì chưa có kinh nghiệm, đồng thời em là một sinhviên được đào tạo về ngành văn thư - lưu trữ nên không hiểu hết được nội dungcủa một hồ sơ hoàn chỉnh những anh chị chuyên viên rong cơ quan vậy nên việclập mới hồ sơ gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên, các cô chú, anh chị trong cơ quanluôn giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em.Bêncạnh đó, nhóm thực tập chúng em luôn đoàn kết, bảo ban, giúp đỡ lẫn nhautrong thời gian thực tập Nhờ vậy mà chúngem đã hoàn thành tốt nhiệm vụđược giao trong thời gian thực tập tại cơ quan
Trang 5Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến những người thầy, người cô đã cho
em nguồn kiến thức để em hoàn thành nhiệm vụ được giao và đặc biệt đó là côgiáo chủ nhiệm đã giới thiệu cơ quan thực tập cho em, giúp e hoàn thành nộidung thực tập như em mong muốn xin cảm ơn quý Cục đã đồng ý tiếp nhận emvào thực tập và các cô các chú, các anh chị trong Cục đã luôn giúp đỡ, hướngdẫn tận tình và tạo mọi điều kiện để em có thể hoàn thành tốt công việc
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 02 tháng 5 năm 2015.
Sinh viên
Phùng Thị Bích Thuận
Trang 6B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: giới thiệu vài nét về Bộ Kế hoạch và Đầu tư & Cục Đầu tư
nước ngoài.
I LỊCH SỰ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
Trụ sở Bộ Kế hoạch và Đầu tư (số 6B Hoàng Diệu, quận Ba Đình, Hà Nội)
1 Sự ra đời và phát triển của Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Quá trình xây dựng và trưởng thành củaBộ Kế hoạch và Đầu tư gắn liềnvới các mốc lịch sử sau:
Ngày 31 tháng 12 năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh thay mặt Chính phủlâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ra Sắc lệnh số 78-SL thành lập
ủy ban Nghiên cứu kế hoạch kiến thiết nhằm nghiên cứu, soạn thảo và trìnhChính phủ một kế hoạch kiến thiết quốc gia về các ngành kinh tế, tài chính, xãhội và văn hóa Ủy ban gồm các ủy viên là tất cả các Bộ trưởng, Thứ trưởng, cócác tiểu ban chuyên môn, được đặt dưới sự lãnh đạo của Chủ tịch Chính phủ
Sau đó 5 năm, ngày 14 tháng 5 năm 1950, Chủ tịch nước Việt Nam dânchủ cộng hòa ra Sắc lệnh số 68-SL thành lập Ban Kinh tế Chính phủ (thay cho
ủy ban Nghiên cứu kế hoạch kiến thiết)
Trang 7Đến ngày 8 tháng 10 năm 1955, ngày Hội đồng Chính phủ họp quyết địnhthành lập ủy ban Kế hoạch Quốc gia được xác định là ngày thành lập Ủy ban Kếhoạch Nhà nước, nay là Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Các đồng chí Chủ nhiệm ủy ban Kế hoạch Nhà nước và Bộ trưởng Bộ Kếhoạch và Đầu tư từ năm 1955 đến năm 2002:
1 Đồng chí Phạm Văn Đồng
2 Đồng chí Nguyễn Văn Trân
3 Đồng chí Nguyễn Duy Trinh
cơ chế, chính sách quản lý kinh tế chung và một số lĩnh vực cụ thể, về đầu tưtrong nước, ngoài nước, khu công nghiệp, khu chế xuất, về quản lý nguồn hỗ trợphát triển chính thức (sau đây gọi tắt ODA), đấu thầu, doanh nghiệp, đăng kýkinh doanh trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong cácngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật
3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Kế hoạch và Đầu tư thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định
Trang 8tại Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủquy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quanngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
- Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự ánpháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghịquyết, nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luậthàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công củaChính phủ, Thủ tướng Chính phủ
- Trình Chính phủ chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội nămnăm và hàng năm của cả nước cùng với các cân đối vĩ mô của nền kinh tế quốcdân; lộ trình, kế hoạch xây dựng, sửa đổi các cơ chế, chính sách quản lý kinh tế
vĩ mô; quy hoạch, kế hoạch đầu tư phát triển; tổng mức và cơ cấu vốn đầu tưphát triển toàn xã hội và vốn đầu tư thuộc ngân sách nhà nước theo ngành, lĩnhvực; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thu hút và sử dụng các nguồn vốn đầu tưnước ngoài, ODA và việc đàm phán, ký kết, gia nhập các điều ước quốc tế thuộcphạm vi quản lý của Bộ
- Trình Thủ tướng Chính phủ:
+ Quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội các vùng, lãnh thổ; quyhoạch tổng thể phát triển các khu kinh tế;
+ Các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực thống kê và các
dự thảo văn bản khác trong các ngành, lĩnh vực quản lý của Bộ thuộc thẩmquyền của Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật
- Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư trong các ngành, lĩnh vựcthuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quyphạm pháp luật về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, đầu tư phát triển, thống kê
đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành và các văn bản quy phạm phápluật khác thuộc phạm vi quản lý của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáodục pháp luật về các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ
Trang 9- Về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch:
+ Xây dựng chương trình hành động của Chính phủ thực hiện kế hoạchphát triển kinh tế - xã hội sau khi được Quốc hội thông qua; điều hành thực hiện
kế hoạch về một số ngành, lĩnh vực được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao;
+ Tổng hợp chung các cân đối chủ yếu của nền kinh tế quốc dân: cân đốitích lũy và tiêu dùng; cân đối về tài chính, tiền tệ; vay và trả nợ nước ngoài; ngânsách nhà nước; vốn đầu tư phát triển toàn xã hội và giám sát các cân đối này;
- Về đầu tư phát triển và phân bổ ngân sách nhà nước:
+ Tổng hợp chung về đầu tư phát triển Xây dựng quy hoạch, kế hoạch vềđầu tư toàn xã hội năm năm, hàng năm; danh mục các chương trình, dự án ưutiên thu hút vốn đầu tư nước ngoài, vốn ODA;
+ Xây dựng tổng mức và cơ cấu vốn đầu tư phát triển toàn xã hội theongành, lĩnh vực; tổng mức và cân đối vốn đầu tư phát triển thuộc ngân sách nhànước theo ngành, lĩnh vực;
+ Tổng hợp phân bổ chi tiết vốn của từng chương trình mục tiêu quốc gia(bao gồm cả vốn đầu tư và vốn sự nghiệp), các chương trình mục tiêu và cáckhoản bổ sung có mục tiêu khác
- Về đầu tư trong nước, đầu tư của nước ngoài và đầu tư của Việt Nam ranước ngoài:
+ Làm đầu mối giúp Chính phủ quản lý đối với hoạt động đầu tư trongnước và đầu tư trực tiếp của nước ngoài vào Việt Nam, đầu tư của Việt Nam ranước ngoài; tổ chức hoạt động xúc tiến đầu tư, hướng dẫn thủ tục đầu tư;
+ Thực hiện việc đăng ký hoặc thẩm tra, cấp giấy chứng nhận đầu tư ranước ngoài và chủ trì thẩm tra, cấp giấy chứng nhận đầu tư các dự án đầu tưtheo hình thức BOT, BTO, BT;
- Về quản lý ODA:
+ Là cơ quan đầu mối trong việc thu hút, điều phối và quản lý nhà nước
về ODA; chủ trì soạn thảo chiến lược, chính sách, định hướng thu hút và sửdụng ODA;
Trang 10+ Hướng dẫn các đơn vị, tổ chức có liên quan chuẩn bị chương trình, dự ánODA; chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính xác định cơ chế tài chính trong nước sửdụng vốn ODA thuộc diện ngân sách nhà nước cấp phát hoặc cho vay lại;
+ Theo dõi, kiểm tra và đánh giá các chương trình, dự án ODA theo quyđịnh của pháp luật; làm đầu mối xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị Thủtướng Chính phủ xử lý các vấn đề có liên quan đến nhiều Bộ, ngành;
- Về quản lý đấu thầu:
+ Thẩm định kế hoạch đấu thầu và kết quả lựa chọn nhà thầu các dự ánthuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ theo quy định của phápluật về đấu thầu;
+ Hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra, giám sát, tổng hợp việc thực hiện cácquy định của pháp luật về đấu thầu;
- Về quản lý các khu kinh tế:
+ Xây dựng, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển cáckhu kinh tế trong phạm vi cả nước;
+ Tổ chức thẩm định quy hoạch tổng thể các khu kinh tế, việc thành lậpcác khu kinh tế;
+ Làm đầu mối hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp, báo cáo tình hình đầu tưphát triển và hoạt động của các khu kinh tế;
- Về thành lập và phát triển doanh nghiệp:
+ Xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch sắp xếp, đổi mới, pháttriển doanh nghiệp nhà nước; cơ chế quản lý và chính sách hỗ trợ đối với sắpxếp doanh nghiệp nhà nước và phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc cácthành phần kinh tế
+ Tham gia cùng các Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương thẩm định đề án thành lập, sắp xếp, tổ chức lại doanh nghiệpnhà nước
- Về kinh tế tập thể, hợp tác xã:
+ Xây dựng chiến lược, chương trình và kế hoạch phát triển khu vực kinh
Trang 11tế tập thể, hợp tác xã; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc và tổng kết việcthực hiện các chương trình và kế hoạch phát triển kinh tế tập thể, hợp tác xã;
+Tổ chức xây dựng các cơ chế quản lý và chính sách hỗ trợ phát triểnkinh tế tập thể, hợp tác xã
- Về lĩnh vực thống kê:
+ Giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lĩnh vực thống kê;thống nhất quản lý việc công bố và cung cấp thông tin thống kê, niên giámthống kê theo quy định của pháp luật;
+ Quy định thẩm quyền ban hành các bảng phân loại thống kê (trừ bảngphân loại thống kê của ngành tòa án, kiểm sát) theo quy định của pháp luật;
+ Xây dựng hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia, chế độ báo cáo thống kê
cơ sở, chế độ báo cáo thống kê tổng hợp, chương trình điều tra thống kê quốcgia dài hạn, hàng năm và các cuộc điều tra thống kê theo quy định của pháp luật
- Thực hiện quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanhnghiệp có vốn nhà nước trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của
Bộ, bao gồm:
- Xây dựng đề án sắp xếp, tổ chức lại, chuyển đổi sở hữu để trình Thủtướng Chính phủ phê duyệt và chỉ đạo tổ chức thực hiện đề án sau khi được phêduyệt;
- Quản lý nhà nước các hoạt động của hội, tổ chức phi chính phủ trongcác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật
- Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của
Bộ theo mục tiêu và nội dung, chương trình cải cách hành chính nhà nước saukhi được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt
- Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và cácchế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viênchức nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật; đào tạo, bồi dưỡng
về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong các lĩnhvực thuộc phạm vi quản lý của Bộ
Trang 12- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách đượcphân bổ theo quy định của pháp luật
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướngChính phủ giao và theo quy định của pháp luật
Trang 134 Cơ cấu tổ chức
Lãnh đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Bộ trưởngBùi Quang Vinh
Thứ trưởngĐặng Huy Đông
Thứ trưởngNguyễn Thế Phương
Thứ trưởngĐào Quang Thu
Thứ trưởngNguyễn Văn Trung
Trang 14+ Vụ Tổng hợp kinh tế quốc dân
+ Vụ Kinh tế địa phương và lãnh thổ
+ Vụ Tài chính, tiền tệ
+ Vụ Kinh tế công nghiệp
+ Vụ Kinh tế nông nghiệp
+ Vụ Kinh tế dịch vụ
+ Vụ Kết cấu hạ tầng và đô thị
+ Vụ Quản lý các khu kinh tế
+ Vụ Giám sát và Thẩm định đầu tư
+ Vụ Kinh tế đối ngoại
+ Vụ Lao động, văn hóa, xã hội
+ Vụ Khoa học, giáo dục, tài nguyên và môi trường
+ Vụ Quản lý quy hoạch
+ Cục Quản lý đấu thầu
+ Cục Phát triển doanh nghiệp
+ Cục Đầu tư nước ngoài
+ Tổng cục Thống kê
+ Viện Chiến lược phát triển
+ Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương
+ Trung tâm Thông tin và Dự báo kinh tế - xã hội quốc gia
+ Trung tâm Tin học
+ Báo Đầu tư
Trang 15Theo Quyết định số 521/QĐ-BKH ngày 16/4/2009 của Bộ trưởng Bộ
Kế hoạch và Đầu tư:
1 Vị trí và chức năng
Cục Đầu tư nước ngoài thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, giúp Bộ trưởngthực hiện chức năng quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoàivào Việt Nam và đầu tư trực tiếp của Việt Nam ra nước ngoài (sau đây gọichung là đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài)
Cục Đầu tư nước ngoài có tư cách pháp nhân; có con dấu riêng và tàikhoản cấp 2; kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp, được tổng hợptrong dự toán hàng năm của Bộ Kế hoạch và Đầu tư
2 Nhiệm vụ quyền hạn
Cục Đầu tư nước ngoài có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
1 Làm đầu mối giúp Bộ trưởng quản lý hoạt động đầu tư nước ngoài vàđầu tư ra nước ngoài; chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong Bộ và các Bộ,ngành, địa phương soạn thảo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, danh mục các dự
án kêu gọi vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài trong từng thời kỳ phù hợp với quyhoạch, kế hoạch đầu tư phát triển chung của cả nước để trình cấp có thẩm quyềnquyết định; kiến nghị việc điều chỉnh trong trường hợp cần thiết
2 Về tổng hợp, đánh giá tình hình đầu tư:
a) Làm đầu mối tổng hợp kết quả về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nướcngoài phục vụ công tác tổng hợp kế hoạch kinh tế quốc dân;
b) Tổng hợp, kiến nghị xử lý các vấn đề liên quan đến chủ trương chung
về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;
c) Theo dõi, tổng kết, đánh giá kết quả và hiệu quả kinh tế - xã hội của
Trang 16hoạt động đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài gắn với đánh giá hiệu quảđầu tư chung;
d) Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về đầu tư nước ngoài và đầu tư ranước ngoài; cung cấp thông tin về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoàitheo quy chế của Bộ
đ) Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thống kê, tổng hợp, đánh giá
về tình hình đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài
3 Về công tác xây dựng và tổ chức thực hiện pháp luật, chính sách:
a) Chủ trì xây dựng, sửa đổi, bổ sung cơ chế, chính sách về đầu tư nướcngoài và đầu tư ra nước ngoài; tổng hợp các khó khăn, vướng mắc và đề xuất,kiến nghị trong quá trình thực hiện pháp luật, cơ chế, chính sách về đầu tư nướcngoài và đầu tư ra nước ngoài;
b) Phối hợp với Vụ Pháp chế và các đơn vị liên quan xây dựng, sửa đổi,
bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nướcngoài theo sự phân công của Bộ;
c) Chủ trì hoặc tham gia đàm phán các điều ước quốc tế liên quan đến đầu
tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công của Bộ;
d) Tham gia các chương trình hợp tác liên Chính phủ, các nhóm công tácvới các nước, các tổ chức quốc tế trong lĩnh vực xây dựng và hoàn thiện cơ chế,chính sách liên quan đến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sựphân công của Bộ;
đ) Làm đầu mối theo dõi, hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luậtliên quan đến đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công củaBộ;
4 Về quản lý nhà nước đối với đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nướcngoài:
a) Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan theo dõi, kiểm tra, thanhtra việc thực hiện các quy định về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoàitheo sự phân công của Bộ;
Trang 17b) Tổng hợp, kiến nghị xử lý các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực đầu tưnước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;
c) Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan hướng dẫn thực hiệnthủ tục về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự phân công của Bộ;
d) Phối hợp với các đơn vị, cơ quan liên quan quy định thống nhất chế độbáo cáo thống kê về đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài;
đ) Đối với dự án BOT, BTO, BT:
- Thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ và tham gia thẩm tra các dự án BOT,BTO, BT; chủ trì thực hiện thủ tục điều chỉnh các dự án BOT, BTO, BT
- Trình Bộ trưởng cấp Giấy chứng nhận đầu tư đối với các dự án BOT,BTO, BT sau khi dự án được chấp thuận Thông báo với chủ đầu tư về việc chưahoặc không cấp Giấy chứng nhận đầu tư trong trường hợp dự án chưa hoặckhông được chấp thuận
e) Đối với dự án đầu tư ra nước ngoài (bao gồm cả các dự án trong lĩnhvực dầu khí):
- Thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ các dự án đầu tư ra nước ngoài; tham giathẩm tra các dự án đầu tư ra nước ngoài; chủ trì thực hiện thủ tục đăng ký vàđiều chỉnh đối với các dự án đầu tư ra nước ngoài;
- Trình Bộ trưởng cấp Giấy chứng nhận đầu tư đối với các dự án đầu tư ranước ngoài sau khi dự án được chấp thuận Thông báo với chủ đầu tư về việcchưa hoặc không cấp Giấy chứng nhận đầu tư trong trường hợp dự án chưa hoặckhông được chấp thuận
5 Về xúc tiến đầu tư:
a) Làm đầu mối thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động xúctiến đầu tư ; phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng chiến lược, kế hoạch,chính sách, định hướng đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài Tổng hợp,đánh giá và phối hợp hoạt động xúc tiến đầu tư
b) Làm đầu mối tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch xúc tiến đầu
tư của Bộ; theo dõi tình hình thực hiện, kiến nghị xử lý các vấn đề phát sinh và
Trang 18trình Bộ trưởng điều chỉnh chương trình, kế hoạch xúc tiến đầu tư của Bộ;
c) Làm đầu mối tổng hợp, tổ chức thẩm tra, xây dựng Chương trình xúctiến đầu tư quốc gia theo quy định của Chính phủ và phân công của Bộ, baogồm:
- Tham gia Hội đồng thẩm tra và Ban Thư ký Chương trình xúc tiến đầu
tư quốc gia;
- Hướng dẫn việc xây dựng và làm đầu mối tiếp nhận, tổng hợp các đề ánthuộc Chương trình xúc tiến đầu tư quốc gia và các yêu cầu điều chỉnh, sửa đổi,
bổ sung, chấm dứt các đề án thuộc Chương trình xúc tiến đầu tư quốc gia;
- Làm đầu mối dự thảo Chương trình xúc tiến đầu tư quốc gia hàng nămtheo quy định của Chính phủ và của Bộ; dự thảo phương án điều chỉnh, cân đốicác nội dung trong Chương trình xúc tiến đầu tư quốc gia sau khí có thông báo
về tổng mức kinh phí của Bộ Tài chính;
- Làm đầu mối theo dõi, kiểm tra, giám sát và tổng hợp tình hình thựchiện Chương trình xúc tiến đầu tư quốc gia hàng năm
d) Tổ chức thực hiện các hoạt động xúc tiến đầu tư; chủ trì chuẩn bị và tổchức các cuộc gặp gỡ, tiếp xúc với các nhà đầu tư theo sự phân công của Bộ;thiết lập mối quan hệ đối tác thực hiện hợp tác quốc tế liên quan đến xúc tiếnđầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài theo sự chỉ đạo của Bộ;
đ) Làm đầu mối hỗ trợ các nhà đầu tư tìm kiếm cơ hội và hình thành dự
án đầu tư, vận động xúc tiến đầu tư theo các chương trình, dự án trọng điểm;
e) Làm đầu mối quản lý, phối hợp với Vụ Kinh tế đối ngoại, hướng dẫn,theo dõi và phối hợp hoạt động của bộ phận xúc tiến đầu tư ở nước ngoài;
6 Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị liên quan tổ chức đàotạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác đầu tư nước ngoài; phối hợp thực hiện côngtác thi đua khen thưởng đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoàithuộc thẩm quyền
7 Quản lý tổ chức, biên chế, tài sản được giao theo quy định của phápluật và phân cấp của Bộ;
Trang 198 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tưgiao.
3 Cơ cấu tổ chức
Theo điều 3 Quyết định 521/QĐ-BKH ngày 16/4/2009 của Bộ trưởng Bộ
kế hoạch và Đầu tư
Cơ cấu tổ chức của Cục Đầu tư nước ngoài, gồm có:
1 Lãnh đạo Cục Đầu tư nước ngoài gồm Cục trưởng và một số Phó Cụctrưởng
Cục trưởng Cục Đầu tư nước ngoài chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về
tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động của Cục Các Phó Cục trưởng chịu tráchnhiệm trước Cục trưởng về lĩnh vực công tác được phân công Cục trưởng, cácPhó Cục trưởng do Bộ trưởng bổ nhiệm và miễn nhiệm
2 Các đơn vị trực thuộc Cục Đầu tư nước ngoài bao gồm:
- Phòng Tổng hợp và Thông tin;
- Phòng Chính sách;
- Phòng Đầu tư nước ngoài;
- Phòng Đầu tư ra nước ngoài;
- Phòng Xúc tiến đầu tư;
- Văn phòng;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư miền Trung;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Nam
* sơ đồ cơ cấu tổ chức
Trang 20CỤC TRƯỞNG
Đỗ Nhất Hoàng
PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Nội
PHÓ CỤC TRƯỞNG Đặng Xuân Quang
1 Lê Minh Hiền (PTP)
2 Thái Thu Phương (PTP)
3 Nguyễn Quang Vinh
4 Lê Quang Tuấn
Trang 21III CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI
1 Vị trí, chức năng
Văn phòng Cục là đơn vị thuộc Cục Đầu tư nước ngoài, có chức nănggiúp Cục trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các phòng và đơn vị thuộc Cụctheo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện các công việc liên quan đếnhành chính, quản trị, kế toán, tài vụ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, văn thư lưutrữ và tổ chức cán bộ của Cục Đầu tư nước ngoài
2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ;
- Làm đầu mối theo dõi, đôn đốc và tổng hợp tình hình thực hiện chươngtrình, kế hoạch công tác của Cục Đầu tư nước ngoài, báo cáo tuần; lập lịch côngtác tuần của Lãnh đạo Cục
- Tiếp nhận và chuyển hồ sơ các dự án BOT, BTO, BT; các dự án đầu tư
ra nước ngoài đến phòng chức năng để xử lý theo đúng quy trình;
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư; tiếp nhậncông văn đến; phân phối công văn và hồ sơ dự án đến các phòng chức năng;phát hành công văn sau khi đã được phê duyệt;
- Lập dự toán ngân sách hàng năm của Cục; hỗ trợ các đơn vị thuộc Cụcthực hiện giải ngân nguồn vốn ngân sách được cấp;
- Thực hiện công tác kế toán, tài vụ, phối hợp với đơn vị dự toán cấp trênkiểm tra báo cáo quyết toán các Trung tâm trực thuộc Cục; lập báo cáo định kỳ
và báo cáo quyết toán hàng năm của Cục;
- Hướng dẫn quy trình, thủ tục liên quan đến việc lập dự toán, thanh quyếttoán các hoạt động do Cục Đầu tư nước ngoài chủ trì thuộc Chương tình Xúctiến đầu tư sử dụng ngân sách nhà nước của Bộ Kế hoạch và Đầu tư
- Thực hiện công tác quản trị, quản lý cơ sở vật chất và tài chính của Cục,bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Cục, cán bộ, côngchức, viên chức trong Cục; giám sát việc thực hiện kỷ luật lao động; phối hợpgiải quyết các vấn đề liên quan của các Trung tâm trực thuộc Cục;
- Tổ chức quản lý và thực hiện công tác lưu trữ;
- Thường trực bộ phận “Một cửa” đối với đầu tư ra nước ngoài: tiếp nhận
hồ sơ; hướng dẫn thủ tục đầu tư; tiếp nhận các kiến nghị của tổ chức, cá nhânliên quan đế đầu tư ra nước ngoài để chuyển cho các bộ phận chức năng để xửlý; đôn đốc việc thực hiện quy trình cấp Giấy chúng nhận đầu tư ra nước ngoài;
- Làm đầu mối bố trí các cuộc tiếp khách của Lãnh đạo Cục và các đoàncông tác của Cục Đầu tư nước ngoài;
Trang 22- Thực hiện các công tác khác theo phân công của Cục Trưởng.
Cán bộ văn thư– lưu trữ kiêm nhiệm của Cục có trách nhiệm giúp:
- Giúp lãnh đạo Cục quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan
- Giúp lãnh đạo hệ thống, sắp xếp, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trongkho
- Giúp lãnh đạo cơ quan lập kế hoạch thuthập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vàokho lưu trữ của Cục hàng năm
- Giúp lãnh đạo cơ quan hướng dẫn việc lập hồ sơ và cách thức giao nộp
hồ sơ, tài liệu tại các đơn vị
- Chuẩn bị kho tàng và phương tiện để tiếp nhận tài liệu nộp lưu
- Giúp lãnh đạo Cục quản lý các kho lưu trữ của cơ quan
- Lập kế hoạch và xác định giá trị tài liệu lưu trữ trong kho, đồng thời lậpdanh mục hồ sơ tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp vào lưu trữ của Bộ đúng thờihạn mà nhà nước quy định
- Thống kê và báo cáo lãnh đạo về toàn bộ khối lượng, số lượng tài liệulưu trữ, phương tiện, trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu có trong kho
- Tổ chức chỉnh lý những hồ sơ tài liệu chưa được lập thành hồ sơ hoặc là
hồ sơ chưa hoàn chỉnh
- Lập kế hoạch và trình lãnh đạo cơ quan về việc mua sắm các phươngtiện, trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho
- Giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức khai thác, sử dụng hiểu quả tài liệu lưutrữ của cơ quan
Trang 23Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ kế
hoạch và đầu tư.
2.1 Hoạt động quản lý
- Cục Đầu tư nước ngoài đã ban hành Quyết định số 436/QĐ-ĐTNN ngày20/12/2013 về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục tạikhoản 9 điều 2 của Quyết định có nêu rõ: Văn phòng Cục có nhiệm vụ tổ chứcquản lý và thực hiện công tác lưu trữ (phụ lục 01)
- Cục Đầu tư nước ngoài đã xây dựng quy chế về công tác văn thư- lưutrữ
- Cán bộ làm công tác lưu trữ tại Cục đã được đào tạo về nghiệp vụ lưutrữ
- Việc thực hiện chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ đã được Cục Đầu tư nướcngoài thực hiện đúng theo quy định của nhà nước
2.2 Hoạt dộng nghiệp vụ
Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện tại Cục Đầu tư nước ngoàibao gồm các nội dung:
- Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cơ quan
- Xác định giá trị tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu
- Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
- Bảo quản và Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
2.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ trong phông lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài
Phân loại tài liệu lưu trữ là việc căn cứ vào những đặc trưng phổ biến củaviệc hình thành tài liệu để phân chia chúng theo từng khối, các đỡn vị chi tiếtlớn, nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử sụng có hiểu quả những tài liệuđó
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
a Điều kiện thành lập phông lưu trữ
Cục đầu tư nước ngoài có đủ điều kiện để thành lập một phông lưu trữriêng, cụ thể:
- Cục Đầu tư nước ngoài có tư cách pháp nhân; có cớ cấu tổ chức và biên
Trang 24được tổng hợp trong dự toán hàng năm của Bộ Kế hoạch và Đầu tư; có văn thư
và con dấu riêng
- Tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài có giá trị về cả giá trị thực tến vàgiá trị lịch sử, là nguồn bổ sung quan trong vào phông lưu trữ của Bộ Kế hoạch
b Thành phần tài liệu có trong phôn g lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài.Tài liệu lưu trữ trong phông lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài đượcphân loại theo phương án phân loại: Thời gian- mặt hoạt động
Cũng như các cơ quan hành chính khác, Cục Đầu tư nước ngoài cũng córất nhiều tiêu chí để phân loại tài liệu trong một phông lưu trữ, cụ thể:
- Phân loại theo tác giả:
+ Tài liệu của cơ quan cấp trên: Bộ Kế hoạch và Đầu tư
+ Tài liệu của cơ quan hữu quan như:+ Vụ Kết cấu hạ tầng và đô thị; VụQuản lý các khu kinh tế; Vụ Giám sát và Thẩm định đầu tư; Vụ Kinh tế đốingoại; Vụ Tổ chức cán bộ…
+ Tài liệu của chính Cục sản sinh ra: tài liệu của những đơn vị, phòng bantrựu thuộc Cục:
Phòng Tổng hợp và Thông tin;Phòng Chính sách; Phòng Đầu tư nướcngoài; Phòng Đầu tư ra nước ngoài; Phòng Xúc tiến đầu tư; Văn phòng;Trungtâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc;Trung tâm Xúc tiến đầu tư miền Trung; Trung tâmXúc tiến đầu tư phía Nam
Phân loại theo loại hình: tài liệu lưu trữ có trong phông lưu trữ của CụcĐầu tư nước ngoài bao gồm các loại hình tài liệu sau:
+ Tài liệu hành chính: là loại hình tài liệu phổ biến nhất
+ Tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ: chủ yếu là tài liệu về các bản
vẽ, bản thiết kế các công trình xây dựng của Cục
+ Tài liệu nghe nhìn: chiếm số lượng k đáng kể, bao gồm những hìnhảnh, ghi hình về các Hội nghị của Cục
Trang 25+ tài liệu điện tử: hiện nay Cục Đầu tư nước ngoài đã có phần mềm quản
lý văn bản trên máy tính
- Phân loại theo tên loại của văn bản gồm có 2 nhóm:
+ NHóm văn bản Quy phạm pháp luật: Quyết đinh, chỉ thị…
+ Nhóm văn bản hành chính thông thường: Quyết định, công văn, thôngbáo, báo cáo, tờ trình…
c Nội dung của tài liệu lưu trữ trong phông lưu trữ của Cục Đầu tư nướcngoài
Tài liệu lưu trữ của phông lưu trữ Cục Đầu tư nước ngoài là những tài liệu
có nội dung phản ánh về hoạt động quản lý và điều hành hằng ngày của Cục.Phản ánh chức năng quản lý nhà nước về hoạt động đầu tư trực tiếp nước ngoàivào Việt Nam và đầu tư trực tiếp của Việt Nam ra nước ngoài (gọi chung là đầu
tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài) Qua đó giúp ta thấy được nhiệm vụ,quyền han, cơ cấu tổ chức của từng đơn vị hình thành nên tài liệu
Hầu hết hồ sơ, tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài đều có nội dung liênquan đến các dự án đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam và từ Việt Nam đầu tư ranước ngoài Đó là những hồ sơ, tài liệu về việc xin ý kiến, góp ý về dự án đầu tư
và xin câp giấy chứng nhận đầu từ hoặc giấy phép đầu tư dự án cho các dự ánđầu tư vào và đầu tư ra
d.Ý nghĩa của tài liệu có trong phông lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài
* Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với Cục Đầu tư nước ngoài:
- Phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành hàng ngày của Cục:
+ Là căn cứ để lãnh đạo Cục điều hành và quản lý hoạt động của cơquan
+ Là căn cứ để quản lý và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức của cơquan
+ Là căn cứ để các cán bộ, công chức, chuyên viên trong Cục giải quyếtcông việc
+ Là bằng chứng chứng minh hoạt động của Cục đúng theo quy định màpháp luật cho phép và đúng theo thẩm quyền của Cục
- Phục vụ công tác thanh tra: giúp cho Thanh tra Cục Văn thư lưu trữNhà nước nắm được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về công tácvăn thư- lưu trữ tại Cục Đầu tư nước ngoài Đồng thời các cơ quan quản lý nhànước về một ngành, môt lĩnh vực nhất định cũng có thể dựa vào tài liệu lưu trữ
Trang 26để nắm được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về ngành, lĩnh vực
đó có đúng hay không
- Công tác kiểm tra: là căn cứ, chứng cứ để cơ quan cấp trên tiến hànhkiểm tra hoạt động của Cục có hiểu quả và đúng theo thẩm quyền mà pháp luậtcho phép hay không? Từ đó đưa ra giải pháp khắc phục những khuyết điểm,thiếu sót cho Cục, đồng thời khuyến khích phát huy những thế mạnh mà Cục cóđược
- Phục vụ nghiên cứu lịch sử: là căn cứ để nghiên cứa về lịch sử hìnhhành và phát triển của Cục Đầu tư nước ngoài Đồng thời góp phần vào tư liệu
để ngiên cứa về quá trình hình thành và phát triển của ngành, của đất nước
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu và thu thập, bổ sung tài liệu.
a Xác định giá trị tài liệu
Theo Luật Lưu trữ năm 2011:
“ Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo nhữngnguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ qua có thẩm quyền
để xác định những tài liệu có gia trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giátrị.”
Vậy giá trị tài liệu chính là giá trị của những thông tin được chứa đựngtrong tài liệu
Giá trị của tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài được chia thành 2 hoại:
b Thu thập, bổ sung tài liệu
Nguồn tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài là từ các đơn vị, phòng bancủa Cục, đó chình là nguồn tài liệu chính để nộp vào lưu trữ của cơ quan Bao
Trang 27gồm tài liệu của: - Phòng Tổng hợp và Thông tin;
- Phòng Chính sách;
- Phòng Đầu tư nước ngoài;
- Phòng Đầu tư ra nước ngoài;
- Phòng Xúc tiến đầu tư;
- Văn phòng;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Bắc;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư miền Trung;
- Trung tâm Xúc tiến đầu tư phía Nam
Ngoài ra còn có tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử còn tồn đọngqua các giai đoạn ở các đơn vị và các cá nhân trong cơ quan Đây chính là nguồn
bổ sung tài liệu cho lưu trữ của Cục
Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ của Cục Đầu tưnước ngoài: là toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị và đã được giải quyết xong ở cácđơn vị tổ chức Những tài liệu này là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp
và được thể hiện trên mọi vật liêu như giấy, phim, ảnh, tài liệu điện tử, số hóa…
Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ Cục được thực hiện đúng theoquy định của Luật Lưu trữ năm 2011, cụ thể:
- Đối với tài liệu hành chính: trong 01 năm kể từ ngày công việc kết thúcthì các đợn vị, phòng ban phải nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ theo kế hoạchcủa Cục
- Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật và công nghệ: trong 03 tháng kể từngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản
Trường hợp các đơn vị, cá nhân có nhu cầu cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đãđến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thi phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữlại gửi cho lưu trữ cơ quan, thời hạn không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộplưu
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu
Cục Đầu tư nước ngoài đã tổ chức chỉnh lý tài liệu với khối lượng lớn,chủ yếu là hồ sơ, tài liệu từ trước năm 2000.Hầu hết là hồ sơ tài liệu không hoànchỉnh và phức tạp.Thời gian chỉnh lý kéo dài trog hai tháng Với đội ngũ chỉnh
lý là những sinh viên được đào tạo đúng chuyên ngành lưu trữ thực hiện
Hiện tại Cục Đầu tư nước ngoài có 03 phòng kho lưu trữ và hầu hết hồ sơ,tài liệu đã được lập và chỉnh sủa hoàn thiện và lên giá, phục vụ công tac tra tìm
Trang 28nghiên cứ hàng ngày của cơ quan.
Những tài liệu hết gái trị cũng đã được tiêu huy theo quy định của nhànước.Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Hàng năm cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm của Cục Đầu tư nước ngoài đều tiếnhành công tác thống kê tài liệu lưu trữ Đối tưởng thống kê ở đây chính là tàiliệu lưu trữ, phương tiện bảo quản, công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ và thống kêcán bộ làm công tác lưu trữ
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ được sử dụng phổ biến tại Cục Đầu tưnước ngoài là mục lục hồ sơ Không chỉ in ra đóng thành quyển mà công cụ nàycòn được thực hiện trên phần mềm máy vi tính
Mẫu mục lục hồ sơ của Cục Đầu tư nước ngoài gồm: 5 cột
ST
T
Số kí hiệu văn vản
Ngày phát hành
Trích yếu nội dung Ghi
chú
2.2.4 Bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có ý nghĩa vô cùngquan trọng.Nhận thấy được điều đó, vậy nên Cục Đầu tư nước ngoài đã luôn ưutiên cho công tác này
- Hiện tại, Cục đã có 03 phòng kho lưu trữkho lưu trữ cải tạo, hầu hết cácphòng kho đều hạn chế của sổ, được đặt ở tầng 2 và tầng 3 của Cục và đượctrang bị tương đối đầy đủ các trang thiết bị để bảo quản tài liệu, cụ thể:
- Bìa hồ sơ lưu trữ: bìa hồ sơ được đặt làm theo TCVN 9251: 2012 Bìa
hồ sơ có màu trắng, dày (có ảnh minh họa ở phụ lục 02)
- Hộp bảo quản hồ sơ lưu trữ: tại kho lưu trữ của Cục Đầu tư nước ngoài
sử sụng 3 loại hộp bảo quản tài liệu Hiện tại Cục đã đổi mới hộp bảo quản theotiêu chuẩn TCVN 9252: 2012 (phụ lục 03)
- Giá bảo quản tài liệu lưu trữ: giá bảo quản tài liệu lưu trữ tại Cục Đầu
tư nước ngoài là giá được làm bằng kim loại- thép không rỉ, tránh được ẩm mốc.Giá bảo quản tài liệu ở Cục Đầu tư nước ngoài có nhiểu loại khác nhau và kíchthước cũng khác nhau Giá cao nhất có kích thước: cao 3,5m, dài 4m và rộng1m; có 02 giá cao 2,5m, dài 6m và rộng 0,5m Còn lại hầu hết là giá có chiều
Trang 29- Ngoài ra, tại các phòng kho lưu trữ của Cục đều có trang bị bóng đèn,chổi quét bụi và máy điều hòa nhiệt độ và ngoài hành lang của kho lưu trữ đều
có bình phòng chóng chữa cháy
Công tác tổ chức khai thác, sự dụng tài liệu lưu trữ tại Cục Đầu tư nướcngoài được thực hiện rất tốt.tuy hình thức tổ chức khái thác sử dụng chưa phongphú, đa dạng nhưng lại đạt được hiểu quả cao khi tiến hành khai thác, sử dụng
Tại Cục Đầu tư nước ngoài, công tác khai thác, sử dụng tài liệu được thựchiện như sau: các cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có nhu cầu cần sử dụng tàiliệu lưu trữu trong kho thì cần phải được sự đồng ý của Chánh văn phòng, sau
đó sẽ chuyển giấy xin ý kiến đến cho cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm và cán bộ lưutrữ của Cục sẽ căn cư vào văn bản đó để tìm tài liệu, đáp ứng nhu cầu của cáccán bộ, chuyên viên trong cơ quan
Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chủ yếu tại CụcĐầu tư nước ngoài như sau:
- Hình thức cấp chứng thực lưu trữ: khi các cán bộ, công chức cũ cơ quanđến xin xác nhận thông tin của cá nhân đó trong thời gian đã hoạt đọng và làmviệc tại Cục, khi đó Cục Đầu tư nước ngoài có trách nhiệm đáp ứng nhu cầu của
họ nếu như cá nhân đó đã từng hoạt động và làm việc tại cơ quan
- Hình thức mượn tài liệu lưu trữ thông quá phiếu yêu cầu của các cán
bộ, chuyên viên trong cơ quan
Như vậy ta có thể thấy, Cục Đầu tư nước ngoài đã thực hiện tương đối tốtcông tác lưu trữ Góp phần vào việc giảm bớt khối lượng hồ sơ tài liệu rời lẻ, tiếtkiệm được diện tích kho tàng , giảm bớt ngân sách cho cơ quan cũng như nhânsách của quốc gia vào công tac chỉnh lý hồ sơ tài liệu Đồng thời, giúp tăng caohiểu quả của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan Vàgóp phần vào việc làm cho phông lưu trữ Quốc gia được hoàn chỉnh hơn