Báo cáo kiến tập Công tác văn thư lưu trữ của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An

Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO KIẾN TẬP CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN Họ tên sinh viên: Phạm Thị Diệu Huyền Lớp: KH17QLNN3 Niên khóa: 2016 – 2020 Thời gian kiến tập: 17/06/2019 – 28/06/2019 Địa điểm kiến tập: Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Nghệ An Giảng viên hướng dẫn : Ths Nguyễn Thị Hồng Hà Nội, 2019 MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG PHẦN KHÁI QUÁT CHUNG Vài nét tỉnh Nghệ An Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Nghệ An Qúa trình kiến tập PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN Chương 1: Những vấn đề chung công tác văn thư lưu trữ Khái niệm Ý nghĩa Nội dung công tác văn thư, công tác lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Nghệ An Kết đạt Hạn chế khó khăn Nguyên nhân Chương 3: Mục tiêu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Nghệ An KẾT LUẬN D TÀI LIỆU THAM KHẢO NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 2 6 6 7 10 10 11 14 LỜI CẢM ƠN Sau tuần kiến tập từ ngày 17/6/2019 đến ngày 28/6/2019 Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Nghệ An, em nhận thức kiến tập nội dung quan trọng chương trình đào tạo chuyên ngành học, có ý nghĩa quan trọng việc tổ chức vận dụng lý thuyết vào thực tế cơng việc quan Hành Nhà nước Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường, thầy, cô khoa tạo điều kiện cho chúng em có hội kiến tập, tiếp xúc, tìm hiểu quan sát làm việc trực tiếp quan Hành Nhà nước Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn trực tiếp Cô nhiệt tình hướng dẫn, bảo cho em để em hoàn thành tốt báo cáo kiến tập Trong trình kiến tập quan, em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên Văn phòng cô Sở, đặc biệt em gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành đợt kiến tập Tuy vậy, thời gian có hạn, kiến thức, kinh nghiệm hạn chế sinh viên kiến tập nên báo cáo kiến tập không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Vì vậy, em mong nhận bảo, đóng góp ý kiến thầy để em bổ sung, nâng cao kiến thức mình, phục vụ tốt công tác thực tập sau Em xin chân thành cảm ơn ! LỜI MỞ ĐẦU Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong Văn phòng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Như vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Cơng tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Về mặt nội dung công việc xếp cơng tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật Để hiểu tầm quan trọng công tác này,sau viết nói đề tài “Tìm hiểu công tác lưu trữ văn thư Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Nghệ An” Thực trạng kết hoạt động công tác lưu trữ văn thư, từ có giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện nâng cao hiệu công tác lưu trữ văn thư PHẦN 1: KHÁI QUÁT CHUNG Vài nét tỉnh Nghệ An Nghệ An tỉnh có diện tích lớn ( theo thống kê năm2019 16.493,7km2 )Việt Nam thuộc vùng Bắc Trung Bộ Trung tâm hành tỉnh thành phố Vinh, nằm cách thủ Hà Nội 291 km phía Nam a Vị trí địa lý Tỉnh Nghệ An thuộc vùng Bắc Trung Bộ, có vị trí địa lý: - Phía Bắc giáp Thanh Hóa - Phía Nam giáp Hà Tĩnh - Phía Tây giáp Lào - Phía Đơng giáp biển Đông b Điều kiện tự nhiên Nghệ An nằm vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, có mùa rõ rệt hè, đông Nghệ An tỉnh có đầy đủ địa hình núi cao, trung du, đồng ven biển Phía Tây dãy núi Bắc Trường Sơn Tỉnh có 10 huyện miền núi, số huyện miền núi cao Các huyện miền núi tạo thành miền Tây Nghệ An Các huyện, thị lại trung du ven biển, Quỳnh Lưu, Diễn Châu, Nghi Lộc, Cửa Lò giáp biển c Hành Nghệ An có 21 đơn vị cấp huyện bao gồm thành phố trực thuộc, thị xã 17 huyện chia 480 đơn vị hành cấp xã gồm 431 xã, 32 phường 17 thị trấn 30% dân số sống đô thị 70% dân số sống nông thôn d Dân cư Dân số Nghệ An (theo điều tra dân số năm 2019) có 3.104.270 người Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Nghệ An a Vị trí chức Cơ sở pháp lý : Quyết định số 68/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Nghệ An Sở Kế hoạch Đầu tư quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh thực chức tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước quy hoạch, kế hoạch đầu tư Sở Kế hoạch Đầu tư có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND tỉnh; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, tra, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Kế hoạch Đầu tư b Nhiệm vụ, quyền hạn - Quản lý nhà nước quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội - Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực kế hoạch đầu tư thuộc phạm vi quản lý ngành kế hoạch đầu tư Phòng Tài - Kế hoạch thuộc UBND cấp huyện - Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà - Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo theo quy định pháp luật; xử lý theo thẩm quyền kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở; phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí - Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mối quan hệ cơng tác văn phòng, phòng chun môn, nghiệp vụ đơn vị nghiệp công lập thuộc Sở phù hợp quy định pháp luật - Quản lý tổ chức máy, biên chế công chức, cấu ngạch cơng chức, vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập - Quản lý chịu trách nhiệm tài chính, tài sản giao theo quy định pháp luật theo phân công UBND tỉnh - Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ tình hình thực nhiệm vụ lĩnh vực công tác giao với UBND tỉnh Bộ Kế hoạch Đầu tư c Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức máy: Giám đốc Sở Nguyễn Văn Độ PGĐ Sở PGĐ Sở PGĐ Sở Nguyễn Hữu Mão Phạm Văn Vinh Nguyễn Xuân Đức Văn phòng Sở Phòng Đấu thầu, Thẩm định Giám sát đầu Phòng Tổng hợp, Quy hoạch Phòng Kinh tế Ngành Phòng Kinh tế Đối ngoại Thanh tra Sở Phòng Doanh nghiệp, kinh tế tập thể tư nhân Trung tâm Hỗ trợ Phát triển Doanh Phòng Đăng ký Kinh doanh Phòng Khoa Giáo, Văn xã Qúa trình kiến tập a Thời gian kiến tập Từ ngày 17/06/2019 đến ngày 28/06/2019 b Địa điểm kiến tập Văn phòng Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Nghệ An c Nhật ký kiến tập Ngày, tháng, năm Nội dung công việc 17/6/2019 - Làm quen với công việc, cán bộ, nhân viên văn phòng 18/6/201919/6/2019 - Tìm hiểu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Sở - Nghiên cứu tài liệu văn phòng Sở 20/6/201921/6/2019 - Thực hành soạn thảo văn hành thơng thường 24/6/201925/6/2019 - Tiếp tục học hỏi công việc mà người hướng dẫn giao, in ấn, photo tài liệu - Nghiên cứu tài liệu phục vụ cho báo cáo 26/6/201928/6/2019 - Bắt đầu tiến hành làm báo cáo - Tổng hợp tài liệu liên quan đến báo cáo -Tiếp tục hoàn thành báo cáo - Hoàn thành nhận xét, đánh giá nơi tiến hành kiến tập PHẦN 2: NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Khái niệm Công tác văn thư công tác công văn giấy tờ, hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị xã hội, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động xã hội bao gồm vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới trình hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Ý nghĩa Cơng tác văn thư có ý nghĩa việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ cần thiết để thực nhiệm vụ quan tổ chức, có chức truyền đạt, phổ biến thông tin văn Làm tốt công tác văn thư giúp giải cơng việc nhanh chóng, xác, kịp thời, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Đặc biệt giữ lại đầy đủ chứng quốc gia Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn lớn sử dụng để quản lý nhà nước mặt đời sống xã hội làm sở cho công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội Tài liệu lưu trữ phản ánh thật khách quan mang tính khoa học cao sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá tự nhiên, xã hội Cơng tác lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao đọc biệt có ý nghĩa bảo vệ chứng quốc gia, di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp dựng nước bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Nội dung công tác văn thư, công tác lưu trữ Công tác văn thư bước đầu tạo nên sở giải nhanh chóng Nếu cơng tác văn thư thực tốt góp phần chống lãng phí thời gian, tạo tiền đề cho công tác lưu trữ dễ dàng Nội dung công tác lưu trữ gồm: Soạn thảo ban hành văn bản; Quản lý giải văn đến; Quản lý giải văn đi; Quản lý sử dụng dấu; Lập hồ sơ hành nộp tài liệu vào lưu trữ quan Cơng tác văn thư xác góp phần lưu trữ văn nhà nước cách rõ ràng, cụ thể, dễ tìm kiếm, trích lục, tra cứu cần thiết Nội dung công tác lưu trữ gồm hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ CHƯƠNG THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN Kết đạt Trong năm 2018, Văn phòng Sở thực cơng tác văn thư lưu trữ đạt kết to lớn việc xây dựng hồ sơ lưu trữ sau: * Việc soạn thảo văn đảm bảo theo quy định Thông tư 01/BNV * Quản lý văn đến: Số lượng văn đến tính từ 01/01/2018 đến 31/12/2018: 14.798 văn Việc tiếp nhận, trình chuyển giao văn đến: Văn đến tiếp nhận nhiều hình thức: văn giấy gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện; văn điện tử gửi qua mail công vụ hệ thống liên thông tỉnh Đối với văn điện tử tiếp nhận trình lên Lãnh đạo Sở; văn giấy: văn thư thực scan văn trình qua hệ thống phần mềm quản lý văn 100% văn đến xử lý môi trường mạng Về việc chuyển giao đỏ văn đến (bản chính) lưu trữ tài liệu điện tử: Trong q trình xử lý văn bản, phòng ban chun mơn tiếp nhận có giá trị điện tử (bản scan màu); đồng thời thực lập hồ sơ môi trường mạng, gốc lưu văn thư định kỳ hàng năm chỉnh lý đưa vào hồ sơ công việc, đảm bảo việc lưu trữ theo quy định Thông tư 07/2012/TT-BNV Việc quản lý sử dụng tài liệu hồ sơ điện tử đảm bảo quy định Quy chế Công nghệ thông tin Quy chế văn thư lưu trữ 10 Việc theo dõi, đôn đốc giải văn đến: Định kỳ hàng tháng Ban Thanh tra nhân dân phối hợp Văn phòng kiểm tra, rà sốt lại việc xử lý văn phòng, cá nhân Do vậy, việc xử lý văn Sở vào nề nếp, khơng có tình trạng để xẩy việc chậm trễ xử lý nhiệm vụ công vụ * Nhân sự: Bộ phận văn thư gồm 02 người chuyên trách, trình độ: chuyên ngành khác, với thâm niên 11 năm công tác Bộ phận lưu trữ gồm 01 người (trình độ đại học) * Quản lý văn đi: Việc phát hành văn điện tử: thực theo quy định chung tỉnh quy chế quan Sở thực phát hành 100% văn điện tử (áp dụng chữ kỹ số) qua hệ thống phần mềm liên thông tỉnh, văn trả kết qua phận cửa, thực theo quy định riêng (trả kết văn giấy) Số lượng văn từ 01/01/2018 -31/12/2018: 5.259 văn Việc lưu văn giấy, văn điện tử quan: toàn văn phát hành lưu trữ văn giấy (bản gốc) văn điện tử (bản ký số) Đối với hồ sơ lưu trữ phòng: Thực lưu trữ hình thức: lưu trữ điện tử lưu trữ hồ sơ giấy Ngoài ra, toàn liệu hồ sơ điện tử phát sinh q trình thực nhiệm vụ chun mơn Sở chuyển qua phần mềm thực lưu chéo hàng tháng vào máy chủ lưu trữ nhớ ngồi Đối với văn mang tính chất xử lý vụ, việc: đa số thực lưu trữ điện tử Đối với văn mật: Thực lưu trữ riêng theo quy định bảo mật * Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Sở ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Định kỳ hàng năm thực việc thu thập, chỉnh lý, xếp tài liệu vào kho lưu trữ, nên khơng tình trạng tài liệu tích đống, bó gói 11 Về tài liệu lưu trữ điện tử: Sở thực lưu trữ liệu văn đi, đến ổ cứng, hồ sơ điện tử lập trình xử lý nhiệm vụ cá nhân lưu trữ * Quản lý, sử dụng dấu thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số công tác văn thư Dấu cán văn phòng đóng quy định sau văn hồn chỉnh, có chữ kỹ cấp trên, sử dụng loại dấu cho loại văn Việc quản lý, sử dụng dấu thực theo quy định, bảo quản két sắt quan Chứng thư số cán văn thư quản lý theo chế độ bảo mật *Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ Theo kế hoạch đào tạo chung Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch Đầu tư cử cán tham gia tập huấn công tác văn thư lưu trữ hàng năm * Việc đầu tư kinh phí cho hoạt động văn thư thời gian qua Trong thời gian qua, hoạt động văn thư Sở quan tâm đầu tư cải tiến Bộ phận văn thư bố trí phòng riêng, diện tích rộng, vị trí thuận tiện cho việc giao dịch với cá nhân, quan, tổ chức Hàng năm Sở bố trí kinh phí để mua sắm tài sản phục vụ công tác văn thư Cho đến nay, phận văn thư trang bị đầy đủ trang thiết bị đại máy tính, máy scan, tủ, két sắt Kinh phí cho hoạt động lưu trữ: +Khoản thu (ngân sách cấp): 250 triệu đồng +Khoản chi: 250 triệu đồng *Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Số tài liệu chỉnh lý sơ bộ: 570HS/ĐVBQ Số tài liệu chưa chỉnh lý: 20 mét giá *Số tài liệu lưu trữ đưa sử dụng: Số lượt người khai thác sử dụng tài liệu: 52 lượt người Số hồ sơ phục vụ độc giả: 52 HS/ĐVBQ 12 *Số tài liệu lưu trữ thu thập - Tài liệu giấy: + Số tài liệu lưu trữ thu thập năm qua: 38HS/ĐVBQ Quy mét giá tài liệu: mét giá + Số tài liệu lưu trữ đến hạn thu thập chưa thu thập: 15 mét giá - Tài liệu điện tử: Số liệu lưu trữ thu thập năm 20057 HS/ĐVBQ Quy dung lượng: 50GB Hạn chế khó khăn - Việc thực gửi nhận văn điện tử chưa có đồng bộ, triệt để đơn vị liên thông nên q trình thực khó khăn - Cơng tác lập hồ sơ lưu trữ hành số phòng ban hạn chế, tài liệu thu nộp hàng năm chưa đảm bảo đầy đủ theo danh mục - Cơng tác lập hồ sơ điện tử hạn chế, chưa thực nộp lưu tài liệu điện tử vào lưu trữ quan - Việc mượn văn đến, văn đồng chí không quản lý tốt, mượn không trả lại làm - Khi cán văn thư lưu trữ vắng bàn giao lại cơng việc cho người khác Ngun nhân - Trình độ chun mơn cán văn thư chưa cao, chưa có nhiều kinh nghiệm chưa đáp ứng nhanh nhu cầu xử lý tình - Cơng tác kiểm tra, giám sát có quan tâm, nhiên mang tính hình thức, thiếu tính kỷ luật - Một số cán xem nhẹ cơng tác giấy tờ, khơng cẩn thận việc sử dụng bảo quản - Văn qua năm không bảo quản kỹ lưỡng cẩn thận, muốn lấy lấy - Chế độ sách cán phụ trách cơng tác lưu trữ nhiều hạn chế, chưa tương xứng với yêu cầu, nhiệm vụ giao 13 - Đa số cán phụ trách cơng tác văn phòng – thống kê, văn thư – lưu trữ trẻ, kinh nghiệm thực tế Vì vậy, đơi lúng túng, bị động, có phần chờ vào đạo cấp Qua mặt hạn chế Sở, thân xin kết nên kinh nghiệm công tác văn thư lưu trữ kiện tốt thời gian sau này, cụ thể như: + Nơi có quan tâm, nhận thức lãnh đạo, cán văn thư lưu trữ đạt hiệu cao cơng tác văn thư công tác lưu trữ tài liệu, hồ sơ + Cán văn thư lưu trữ bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ, có đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao, có hướng phục vụ lâu dài đáp ứng yêu cầu đặt Đồng thời linh hoạt sáng tạo tình phức tạp nhanh nhẹn để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình Để thực tốt nghị Đảng để thực tốt công xây dựng bảo vệ tổ quốc phải thực tốt cơng tác văn thư lưu trữ cơng tác văn thư lưu trữ công tác có ý nghĩa thực tiễn phục vụ cho hoạt động thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử to lớn CHƯƠNG MỤC TIÊU VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH NGHỆ AN Mục tiêu nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Nghệ An Để thực có chất lượng đạt kết cao công tác văn thư lưu trữ sở kế hoạch đầu tư tỉnh Nghệ an cho giai đoạn sau cần phải thực tốt mục tiêu sau: - Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư lưu trữ 14 - Xây dựng đội ngũ cán làm cơng tác văn thư lưu trữ có trình độ chun mơn có lực, có tâm trách nhiệm công việc, nổ học tập tạo nên tảng cho năm - Xây dựng quy chế, lề lối làm việc quan nội quy công tác văn thư lưu trữ để việc quản lý công văn, tài liệu quan cách chu đáo cẩn thận, tránh tình trạng thất thoát, mát - Đảm bảo yêu cầu công tác văn thư lưu trữ nơi tiếp nhận có vị trí hợp lý, có kho lưu trữ riêng, đồng thời sửa chữa sắm trang thiết bị cần thiết như: máy vi tính, tủ đựng hồ sơ… - Lập kế hoạch cán thư ký cho công tác văn thư lưu trữ cần thiết - Người làm công tác văn thư lưu trữ phải giữ gìn bí mật nhà nước phải có phẩm chất đạo đức tốt có trình độ chun mơn nghiệp vụ, có lực hoàn thành nhiệm vụ giao phải cam kết bảo vệ bí mật Đảng, Nhà nước - Nâng cao tinh thần trách nhiệm, tinh thần cán đảng viên công tác quản lý hồ sơ, tài liệu Nâng cao tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động quan, tổ chức - Tổ chức bồi dưỡng cho cán văn thư lưu trữ nghiệp vụ, chuyên môn - Xây dựng kế hoạch đầu năm báo cáo kết thực nhiệm vụ vào cuối năm, phải có sơ, tổng kết - Lập kế hoạch dự trù kinh phí cho cơng tác văn thư lưu trữ - Thực sách Lưu đãi cán làm công tác văn thư lưu trữ Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Nghệ An Qua mặt làm hạn chế cần có giải pháp cụ thể để phát huy ưu điểm khắc phục khuyết điểm sau : - Tập trung tuyên truyền nghị Đảng ủy đồng thời lồng ghép tuyên truyền công tác văn thư lưu trữ để cán bộ, đảng viên nâng cao nhận thức việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, tăng cường giáo dục quản lý công tác - Tăng cường xây dựng đoàn kết, thống cao nội bộ, xác định rõ kỷ luật đơn vị, tiến hành sơ, tổng kết công tác văn thư lưu trữ năm, thực tốt chương trình kiểm tra, giám sát với quan điểm phòng ngừa giáo 15 dục chính, tăng cường kiểm tra giám sát việc thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ - Các phận văn thư lưu trữ cần đọc biệt quan tâm công tác thu thập thông tin lưu trữ như: xác định rõ giá trị tài liệu quan trọng, Chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần thiết, bảo quản tài liệu cách cẩn thận - Cần có quan tâm lãnh đạo giám đốc sở việc thực công tác văn thư lưu trữ - Thường xuyên kiểm tra đơn đốc cho việc lưu trữ tài liệu, tìm kiếm, tra cứu, xếp kịp thời nhanh chóng, xác - Đào tạo chuyên môn sâu cho cán văn thư có đủ kinh nghiệm để vững vàng xử lý công giao Đặc biệt việc phân công, bố trí cán làm cơng tác văn thư phải lâu dài nằm quy hoạch - Có chế độ khen thưởng cho cán làm công tác văn thư có lực nghiêm túc xử phạt vi phạm nghiêm trọng công văn, giấy tờ KẾT LUẬN Trong đợt kiến tập tuần (từ 06/6/2016 đến 17/6/2016), thời gian khơng dài có ý nghĩa bổ ích với em Qua nghiên cứu em hiểu rõ 16 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, hiểu rõ cấu tổ chức tình hình hoạt động Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Nghệ An nói chung Văn phòng Sở nói riêng Em làm cơng việc hành cơng chức, từ hiểu rõ hơn, sâu nhiều vấn đề học nhà trường, tăng khả ứng dụng tin học quản lý hành nhà nước tăng khả giao tiếp Do thời gian có hạn nên báo cáo đề cập cách khái quát kết thực công tác lưu thư văn trữ Sở đạt năm qua Và xin phép đưa số kiến nghị sau thời gian kiến tập quan Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Sở Kế hoạch Đầu tư đặc biệt Văn phòng Sở, cán bộ, cơng chức cơng tác quan tạo điều kiện, giúp đỡ em thời gian kiến tập Tôi xin chân thành cảm ơn Học viện, ban Đào tạo, Ths Nguyễn Thị Hồng hướng dẫn em hoàn thành đợt kiến tập 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 68/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh Nghệ An Báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2018 Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Nghệ An Biểu mẫu báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư công tác lưu trữ Sở KH&ĐT tỉnh Nghệ An năm 2018 http://giaoductuyensinh.vn/y-nghia-cua-cong-tac-van-thu-luu-tru/ 18