Căn cứ vào kế hoạch của nhà trường ngay sau khi liên hệ thực tập tại Chi Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnh Nghệ An .Tại đây tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các Lãnh đạo Chi Cục cùng các cán bộ trong cơ quan. Thời gian tôi thực tập tại đây cũng là lúc cơ quan thực hiện chỉnh lý khối tài liệu của cơ quan giai đoạn 20062013 chính vì thế Tôi đã mạnh rạn chọn cho mình một chuyên đề cụ thể: “ Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnh Nghệ An”. Mục đích của chỉnh lý tài liệu chính là lựa chọn, sắp xếp, phân loại tài liệu theo quy trình chỉnh lý nhằm thuận tiện cho việc quản lý và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiê hủy. Tuy nhiên để phát huy giá trị sử dụng của tài liệu như thế nào, mang lại lợi ích cho xã hội và được xã hội nhận biết ra sao, còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố của công tác lưu trữ, trong đó yếu tố có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng đó là chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ. Bố cục của báo cáo gồm có 3 chương: Chương I: Giới thiệu vài nét về Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnh Nghệ An. Chương II: Thực trạng công tác Lưu trữ của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnh Nghệ An. Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên và đề xuất, khuyến nghị
Trang 1A PHẦN MỞ ĐẦU
Lưu trữ tài liệu văn bản là một hoạt động từ xưa đã được Nhà nước phongkiến Việt Nam quan tâm và phát triển qua nhiều thời kỳ khác nhau Ngày nay lưutrữ là một trong những ngành quan trọng, được sự quan tâm lãnh đạo của Đảng và
sự quản lý thống nhất của Nhà nước
Cùng với sự phát triển chung của các ngành, các lĩnh vực trong cả nướcngành lưu trữ Việt Nam đã có sự thay đổi đáng kể Công tác lưu trữ ngày nay đã vàđang tác động mạnh mẽ đến tất cả các ngành, các tổ chức, các thành phần kinh tế
và có ý nghĩa quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc
Do đã nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ mà hơn
60 năm qua kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt số 01C/VPngày 03 tháng 01 năm 1946 đến nay, Nhà nước đã ban hành rất nhiều văn bản quyđịnh về công tác lưu trữ, trong đó phải kể đến văn bản có tính pháp lý cao nhất làPháp lệnh bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ Quốc gia được hội đồng nhà nước ban hànhngày 11 tháng 12 năm 1982 và hoàn thiện hơn ở pháp lệnh lưu trữ Quốc gia do Ủyban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 4 tháng 4 năm 2001 Đặc biệt là từ khiLuật lưu trữ ra đời đây là văn bản pháp lý cáo nhất đưa ngành lưu trữ lên một tầmcao mới ngang tầm với các ngành khác thành một ngành độc lập và có hiệu lực vàongày 01 tháng 7 năm 2012
Là một sinh viên của khoa Văn Thư- Lưu Trữ( Lớp Đại học liên thông LưuTrữ học 13A)Trường Đại học Nội vụ Hà nội, ngay sau khi nhận được kế hoạchthực tập cuối khóa của nhà trường, với mục đích giúp sinh viên củng cố thêm lýluận về công tác lưu trữ nói chung và các khâu nghiệp vụ lưu trữ nói riêng, để vậndụng kiến thức đã học vào giải quyết các vấn đề thực tiễn, tôi đã đến liên hệ vàđược nhận vào thực tập tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnh Nghệ An Tại
Trang 2đây đã và đang lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu chính vì thế sẽ giúp cho việcthực hành nghiệp vụ lưu trữ cũng như việc hoàn thành báo cáo thực tập của tôiđược tốt hơn.
Căn cứ vào kế hoạch của nhà trường ngay sau khi liên hệ thực tập tại ChiThuế huyện Hưng Nguyên tỉnh Nghệ An Tại đây tôi đã nhận được sự giúp đỡ tậntình của các Lãnh đạo Chi Cục cùng các cán bộ trong cơ quan Thời gian tôi thựctập tại đây cũng là lúc cơ quan thực hiện chỉnh lý khối tài liệu của cơ quan giaiđoạn 2006-2013 chính vì thế Tôi đã mạnh rạn chọn cho mình một chuyên đề cụthể: “ Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnhNghệ An”
Mục đích của chỉnh lý tài liệu chính là lựa chọn, sắp xếp, phân loại tài liệutheo quy trình chỉnh lý nhằm thuận tiện cho việc quản lý và phục vụ nhu cầu khaithác, sử dụng của độc giả đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiê hủy Tuynhiên để phát huy giá trị sử dụng của tài liệu như thế nào, mang lại lợi ích cho xãhội và được xã hội nhận biết ra sao, còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố của công táclưu trữ, trong đó yếu tố có vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng đó là chỉnh lý khoahọc tài liệu lưu trữ
Bố cục của báo cáo gồm có 3 chương:
Chương I: Giới thiệu vài nét về Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnhNghệ An
Chương II: Thực trạng công tác Lưu trữ của Chi Cục Thuế huyện HưngNguyên tỉnh Nghệ An
Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
và đề xuất, khuyến nghị
Trang 3Mặc dù đã nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo Trường Đại học Nội
vụ Hà nội cùng với Lãnh Đạo Chi Cục và các cán bộ trong cơ quan song do thờigian có hạn nên trong quá trình thực tập và viết báo cáo tôi không thể tránh khỏinhững thiếu sót, chính vì vậy tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cácthầy cô trong Trường cùng toàn thể các Lãnh đạo chi cục và các cán bộ trong cơquan để báo cáo thực tập của tôi được hoàn thiện hơn
Có được kết quả này trước hết tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáotrong Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các thầy cô giáo Khoa Văn thư -Lưu trữ trường đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo cơ hội cho sinh viên chúng tôi được
đi thực tập, qua đây tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và tập thể công chức, viênchức Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tỉnh Nghệ An đã giúp đỡ tôi hoàn thànhđợt thực tập này
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hưng Nguyên, ngày 25 tháng 7 năm 2015
Sinh viên thực tập
Nguyễn Thị Thu
B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC THUẾ HUYỆN
HƯNG NGUYÊN TỈNH NGHỆ AN
Trang 41.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên.
1.1.1 Lịch sử hình thành của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
Sau ngày tái lập tỉnh, ngành thuế Hưng Nguyên đã đi vào hoạt động trongmột tổ chức thống nhất trên cơ sở hợp nhất giữa Phòng thuế CTN, bộ phận thuquốc doanh và bộ phận Thu thuế nông nghiệp theo Quyết định số 315/TC/QĐ-TCCB ngày 21/8/1990 của Bộ trưởng Bộ Tài chính với 4 tổ, 3 trạm( Đội) quản lýthu các sắc thuế trên 18 xã phường, tổng số cán bộ 45 đồng chí, số thu 1.104 triệuđồng
Kể từ khi thành lập đến nay, ngành thuế Hưng Nguyên không ngừng phấnđấu trưởng thành về mọi mặt, ghóp phần xây dựng huyện Hưng Nguyên xứng đáng
là trung tâm chính trị- Kinh tế- xã hội của tỉnh Nghệ An Bên cạnh đó Chi cụcThuế huyện Hưng Nguyên luôn thực hiện tốt chức năng quản lý thu thuế phí – lệphí, liên tục hoàn thành và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ thu NSNN, thu đạt vàvượt mức dự toán được giao
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
Căn cứ Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởng Tổngcục Thuế quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các Chi cục Thuếtrực thuộc Cục thuế;
Căn cứ Quyết định số 504/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởngTổng cục Thuế quy định chức năng, nhiệm vụ, của các đội Thuế thuộc Chi cụcThuế;
Trang 5Căn cứ vào Quyết định số 635/QĐ-CT ngày 28/5/2010 của Cục Trưởng CụcThuế Nghệ An về việc kiện toàn tổ chức bộ máy Chi cục Thuế;
Căn cứ Quyết định số 1674/QĐ-CT; ngày 28/9/2012 của Cục trưởng Cục thuếNghệ An về việc kiện toàn tổ chức bộ máy Chi Cục Thuế Hưng Nguyên;
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Thuế huyện Hưng Nguyênđược quy định như sau:
1.1.2.1 Vị trí và chức năng
Chi Cục thuế huyện Hưng Nguyên là tổ chức trực thuộc Cục thuế Tỉnh Nghệ
An, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoảnthu khác của ngân sách nhà nước thuộc phạm vi nhiệm vụ của ngành thuế trên địabàn huyện Hưng Nguyên theo quy định của pháp luật
Chi Cục thuế huyện Hưng Nguyên có tư cách pháp nhân, con dấu riêng,được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật
1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Chi Cục thuế huyện Hưng Nguyên thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, tráchnhiệm theo quy định của Luật quản lý thuế, các quy định pháp luật khác có liênquan và các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
- Tổ chức triển khai thực hiện thống nhất các văn bản qui phạm pháp luật vềthuế; quy trình, biện pháp nghiệp vụ quản lý thuế trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện thu thuế hàng năm được giao; tổng hợp phân tích, đánhgiá công tác quản lý thuế; tham mưu với cấp ủy, chính quyền địa phương về côngtác lập và chấp hành dự toán thu ngân sách nhà nước, về công tác quản lý thuế trênđịa bàn; phối hợp chặt chẽ với các ngành, cơ quan, đơn vị liên quan để thực hiệnnhiệm vụ được giao;
Trang 6- Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích chính sáchthuế của Nhà nước, hỗ trợ người nộp thuế trên địa bàn thực hiện nghĩa vụ nộp thuếtheo đúng quy định của pháp luật;
- Kiến nghị với Cục trưởng Cục thuế những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi,
bổ sung các văn bản quy phạm phát luật về thuế, các quy trình chuyên môn nghiệp
vụ, cac quy định quản lý nội bộ và những vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyếtcủa Chi Cục thuế;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế đối với người nộp thuế thuộcphạm vi quản lý của Chi cục thuế: đăng ký thuế, cấp mã số thuế, xử lkys hồ sơ khaithuế, tính thuế, nộp thuế, miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, xóa nợ thuế, tiền phạt,lập bộ thuế, thông báo thuế, phát hành các lệnh thu thuế và thu khác theo ngành;đôn đốc người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ, kịp thời vào ngân sáchnhà nước;
- Quản lý thông tin về người nộp thuế, xây dựng hệ thoongd dữ liệu thôngtin về người nộp thuế trên địa bàn;
- Thanh tra, kiểm tra, giám sát việc kê khai, hoàn thuế, miễn thuế, giảmthuế, nộp thuế, quyết toán thuế và chấp hành chinh sách, pháp luật thuế đối vớingười nộp thuế và các tổ chức, cá nhân được ủy nhiệm thu thuế theo phân cấp vàthẩm quyền quản lý của Chi cục trưởng Chi cục thuế;
- Quyết định hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định miễn, giảm, hoànthuế, gia hạn thời hạn khai thuế, gia hạn thời hạn nộp tiền thuế, truy thu tiền thuế,xóa nợ tiền thuế, miễn xử phạt tiền thuế theo quy định của pháp luật;
- Được quyền yêu cầu người nộp thuế, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức,
cá nhân có liên quan cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết phục vụ cho công tácquản lý thu thuế; đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các tổ chức, cá nhân không
Trang 7thực hiện trách nhiệm trong việc phối hợp với cơ quan thuế để thực hiện nhiệm vụthu ngân sách nhà nước;
- Được quyền ấn định thuế, thực hiện các biện pháp cưỡng chế thi hànhquyết định hành chính thuế theo quy định của pháp luật; thông báo trên các phươngtiện thông tin đại chúng về hành vị phạm pháp luật thuế của người nộp thuế;
- Bồi thường thiệt hại cho người nộp thuế do lỗi của cơ quan thuế, theo quyđịnh của pháp luật; giữ bí mật thông tin của người nộp thuế; xác nhận việc thựchiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện thống kê, kế toán thuế, quản lý biên lai, ấn chỉ thuế; lậpbáo cáo về tình hình kết quả thu thuế và báo cáo khác phục vụ cho việc chỉ đạo,điều hành của cơ quan cấp trên, của Ủy ban nhân dân đồng cấp và các cơ quan cóliên quan; tổng kết, đánh giá tình hình và kết quả công tác của Chi cục thuế TPĐồng Hới
- Tổ chức thực hiện kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về thuế và khiếunại , tố cáo liên quan đến việc thi hành công vụ của công chức, viên chức thuộcthẩm quyền quản lý của Chi cục Trưởng Chi cục thuế theo quy định của pháp luật;
- Xử lý vi phạm về thuế, lập hồ sơ đề nghị cơ quan có thẩm quyền khởi tốcác tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật thuế theo quy định của Luật quản lý vàpháp luật khác có liên quan;
- Giám định để xác địnhT số thuế phải nộp của người nộp thuế theo yêu cầucủa cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Thực hiện nhiệm vụ cải cách hệ thống theo mục tiêu nâng cao chất lượnghoạt động, công khai hóa thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ quản lý thuế và cung
Trang 8cấp thông tin để tạp thuận lợi phục vụ cho người nộp thuế thực hiện chính sách,pháp luật về thuế;
- Tổ chức tiếp nhận và triển khai ứng dụng tiến độ khoa học, công nghệthông tin và phương pháp quản lý hiện đại vào các hoạt động của Chi cục thuế
- Quản lý bộ máy, biên chế, lao động; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũcông chức, viên chức của Chi cục thuế theo quy định của Nhà nước và của nghànhthuế;
- Quản lý kinh phí, tài sản được giao, lưu giữ hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuế theoquy định của pháp luật và của ngành;
- Thực hiện cac nhiệm vụ khác do Cục trưởng Cục thuế giao
1.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
Chi cục trưởng Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên là người đứng đầu điềuhành toàn bộ hoạt động của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên chịu trách nhiệmtrước Cục trưởng Cục Thuế tỉnh Nghệ An và trước pháp luật về toàn bộ hoạt độngcủa Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
Các đơn vị thuộc Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên gồm có:
+ Đội Hành chính- Quản trị- Tài vụ- Ấn Chỉ
+ Đội Trước bạ- Thu Khác- Thu nhập cá nhân
+ Đội Kiểm tra- Quản lý nợ- Cưỡng chế nợ thuế
+ Đội Kê khai- Tổng hợp nghiệp vụ- Kế toán thuế- Tin học
+ Đội thuế liên xã- thị trấn
Hiện nay, Lãnh đạo Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên gồm có 01 Chi Cụctrưởng và 03 Phó Chi Cục Trưởng
Trang 91.1.3.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;công tác quản lý nhân sự; quản lý tài chính, quản trị; quản lý ấn chỉ trong nội bộChi cục Thuế quản lý
- Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụcho hội nghị, cuộc họp của Lãnh đạo Chi cục Thuế;
- Tổ chức triển khai thực hiện các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn, cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi cục Thuế, chế độ quản lý, sử dụng công chứcthuế, lao động, tiền lương, đào tạo, bồi dưỡng công chức thuế, công tác bảo vệchính trị nội bộ của Chi cục Thuế theo phân cấp quản lý;
- Đề xuất, kiến nghị cấp có thẩm quyền xem xét xử lý đối với cán bộ, côngchức thuế vi phạm pháp luật, vi phạm các quy định, quy trình quản lý thuế theophân cấp quản lý cán bộ;
- Tổ chức các phong trào thi đua của ngành, của địa phương; theo dõi và tổnghợp công tác thi đua khen thưởng trong nội bộ Chi cục Thuế theo quy định;
- Thực hiện công tác phục vụ cho các hoạt động của nội bộ Chi cục Thuế; tổchức công tác bảo vệ cơ quan, kho tàng ấn chỉ, tài sản, phòng cháy chữa cháy đảm
Trang 10bảo an toàn, vệ sinh cơ quan; quản lý cơ sở vật chất, phương tiện đi lại và tài sảncông; phối hợp với các phòng đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế và kỷ luậtlao động;
- Tổng hợp, báo cáo công tác nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ, công tácquản lý tài chính, quản trị, quản lý ấn chỉ trong phạm vi Chi cục Thuế quản lý;
- Tổ chức công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ và các văn bản phápquy của Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý của Đội và của Chi cục Thuế theo quyđịnh hiện hành về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng Chi cục Thuế giao
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC THUẾ HUYỆN HƯNG NGUYÊN TỈNH NGHỆ AN
2.1 Hoạt động quản lý về công tác lưu trữ của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên.
Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,hầu hết các công việc từ chỉ đạo điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền vớivăn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo ban hành và tổ chức sử dụngvăn bản nói riêng, với công tác văn thư, lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của côngtác quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng
Hiện nay Chi Cục thuế huyện Hưng Nguyên đã và đang tiến hành xây dựng
và ban hành hệ thống các văn bản về lưu trữ như: Quy chế về công tác văn thư, lưutrữ; xây dựng bảng thời hạn bảo quản riêng cho cơ quan
Trang 11Việc quản lý phông lưu trữ của Cơ quan tổ chức cũng được thực hiện hết sứcnghiêm ngặt, hiện nay Chi Cục đang bảo quản khối tài liệu của Phông lưu trữ ChiCục Thuế huyện Hưng Nguyên từ năm 1990-2013 với hai lần thực hiện chỉnh lý.
Cùng với việc xây dựng và hoàn thiện tổ chức bộ máy của Chi cục cần tăngcường đội ngũ cán bộ chuyên môn, cán bộ quản lý đủ về số lượng và có phẩm chất,năng lực làm việc
Rà soát lại toàn bộ hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ để thammưu cho Cục Thuế tỉnh ban hành các văn bản quản lý phù hợp theo thẩm quyền;
Phối hợp với các cơ sở đào tạo để tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ vănthư, lưu trữ với các hình thức phù hợp cho cán bộ làm công tác lưu trữ
Triển khai nghiên cứu khoa học công nghệ trong công tác bảo quản; thốngkê; xây dựng công cụ tra cứu; số hóa tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu v.v
Tăng cường giao lưu và hợp tác quốc tế, tham quan học tập các mô hình,
thiết bị của các nước tiên tiến
Tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ tại Chi cục và lập báo cáo thống kê gửi vềCục Thuế tỉnh Nghệ An để có kế hoạch phù hợp cho năm sau
Có thể khẳng định, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động củaChi Cục có số lượng lớn và phong phú về nội dung, đa dạng về các loại hình tàiliệu nên cần thiết phải được quản lý, tổ chức, bảo quản một cách khoa học Nhiệm
vụ quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ ở các Sở ban, ngành trên địa bàn tỉnhNghệ An nói chung và Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên nói riêng đang là vấn đềcần được quan tâm thích đáng nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn và phục vụ đắc lựccho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Trang 12Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cảcác vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tàiliệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu khoahọc và các nhu cầu cá nhân Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi sự khách quan của việcquản lý và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Nó là mắt xích không thểthiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy Nhà nước.
Được sự quan tâm của các đồng chí lãnh đạo cùng với đội ngũ cán bộ có kinhnghiệm, trình độ chuyên môn vững vàng, công tác lưu trữ tại Chi Cục Thuế huyệnHưng Nguyên đã được triển khai một cách triệt để và thống nhất
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Hiện nay, công tác thu thập tài liệu ở các kho lưu trữ vẫn được coi là mộtmặt yếu của công tác lưu trữ Một khối lượng lớn tài liệu đã đến hạn nộp lưu nhưngchưa được thu về kho lưu trữ Tài liệu sau khi đã giải quyết xong công việc vẫnđược bảo quản tại các đội Công tác thu thập tài liệu ở thế bị động, chưa chủ độnglập kế hoạch thu thập tài liệu cho từng năm, từng giai đoạn Công tác chuẩn bị cơ
sở vật chất như: kho tàng, giá, hộp… để tiếp nhận tài liệu vào kho lưu trữ cũngchưa được chuẩn bị chu đáo Do chưa nhận thức được tầm quan trọng của tài liệulưu trữ nên Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên vẫn còn để tài liệu trong các baotải, hộp…
Xong việc thu thập tài liệu vào lưu trữ tại Chi Cục Thuế huyện HưngNguyên đã và đang được thực hiện rất tốt và tuân thủ theo chế độ của Nhà nước:
Căn cứ vào các văn bản quy định của Nhà nước thì các đơn vị thuộc nguồnnộp lưu tiến hành giao nộp theo đúng trình tự và thủ tục quy định
Trang 13Việc thu thập tài liệu của Chi Cục Thuế được tiến hành định kỳ hàng năm,thường xuyên tham mưu và đề xuất với Cục Thuế tỉnh lập kế hoạch thu thập hồ sơtài liệu về kho lưu trữ
Như vậy có thể thấy công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ của ChiCục Thuế được tiến hành thường xuyên và liên tục đảm bảo cho việc bảo quản vàquản lý tài liệu được thống nhất Tuy nhiên do khối lượng tài liệu còn tồn đọngnhiều ở các đội nên việc thu thập còn gặp nhiều bất cập khiến cho công tác thu thậpcòn gặp nhiều khó khăn một số đội còn chưa coi trọng giá trị của tài liệu lưu trữthậm trí tài liệu còn được để trong bao tải và chất đống.( Phụ lục )
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp
và tiêu chuẩn của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tàliệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức Trước khi giaonộp tài liệu vào lưu trữ các cơ quan phải tiến hành xác định giá trị tài liệu
Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên là một đơn vị sự nghiệp trự thuộc CụcThuế tỉnh Nghệ An có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế , phí, lệphí, các khoản thu khác của ngân sách nhà nước Do vậy hàng năm khối lượng tàiliệu của cơ quan sản sinh ra tương đối lớn, phản ánh chức năng nhiệm vụ chínhcủa cơ quan Đồng thời Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên là đơn vị được Cụcthuế tỉnh Nghệ An hướng dẫn sát sao trong việc tiến hành xác định giá trị tài liệulưu trữ của cơ quan Mới đây do nhận thức được tầm quan trọng của Công tác lưutrữ Cục Thuế tỉnh Nghệ An đã xin kinh phí chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng tại cácChi Cục Thuế trên địa bàn tỉnh, đưa vào khai thác sử dụng gần 200 mét giá tài liệu.Sau khi cơ quan tiến hành thống kê tài liệu loại, khối tài liệu này cần được tiêu huỷtheo đúng quy trình của công văn 879/VTLTNN-NVĐP về tiêu hủy tài liệu hết giátrị và do các cán bộ trong Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tiến hành:
Trang 14+ Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
+ Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh
+ Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu
+ Quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu
+ Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị
+ Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
+ Biên bản bà n giao tài liệu hết giá trị
+ Và các tài liệu khác có liên quan
Và có danh mục tài liệu loại kèm theo
Vừa qua tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên đã tiến hành xác định giá trị
và lập Bảng thời hạn bảo quản cho Phông Lưu trữ Chi Cục Thuế huyện HưngNguyên (Xem Phụ lục)
Nhìn chung công tác xác định giá trị đã được Chi cục thực hiện tốt ngay từkhâu phân loại, trong quá trình phân loại đối với những văn bản không có giá trị sẽđược cán bộ lưu trữ loại ngay ra khỏi khối tài liệu
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là phân loại tài liệu trong phông lưu trữđược chính xác, phát hiện tài liệu thiếu để bổ sung, đảm bảo sự hoàn chỉnh củatừng hồ sơ và từng phông lưu trữ Đồng thời tạo điều kiện cho việc chọn lựa nhữngtài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra khỏi phông những tài liệu hết giá trị, không
có giá trị hoặc tài liệu khác phông lưu trữ, nhằm phục vụ cho công tác tra cứu, khaithác, sử dụng hồ sơ tài liệu thuận lợi và bảo quản tài liệu an toàn
Chỉnh lý tài liệu là một nhiệm vụ không thể thiếu của Chi Cục Thuế huyệnHưng Nguyên, nhằm bảo quản và sử dụng toàn diện và có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Trang 15Không những thế Chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn là khâu nghiệp vụ có ý nghĩa vôcùng quan trọng giúp cho tài liệu lưu trữ từ rời lẻ, bó gói, chưa được lập hồ sơthành hồ sơ hoàn chỉnh và được sắp xếp theo thứ tự nhằm phát huy giá trị của tàiliệu lưu trữ được tối ưu nhất.
Tính đến nay Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên đã chỉnh lý hoàn chỉnhkhối tài liệu lớn của Cơ quan từ trước đến nay với số lượng tài liệu lên đến trên 200mét giá tài liệu
2.2.4 Thống kê tài liệu lưu trữ tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên.
Nhằm mục đích thống kê những số liệu giúp các cơ quan quản lý kho lưu trữxây dựng kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệulưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế Việc thống kê tài liệu tại Chi CụcThuế huyện Hưng Nguyên được thực hiện thường xuyên nhằm giúp cho các cơquan quản lý lưu trữ , kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ xung, chỉnh lý xác định giátrị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế tại Chicục Thuế huyện Hưng Nguyên
Thời gian thực tập tại đây tôi thấy, đối tượng thống kê chủ yếu là thống kêtài liệu lưu trữ, thống kê phương tiện bảo quản, thống kê công cụ tra cứu Sổ sáchthống kê đều thực hiện theo mẫu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bao gồmcó:
+ Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Sổ này dùng để thống kê tình hình nhập tài liệuvào kho lưu trữ Đơn vị thống kê tài liệu vào sổ nhập là mét giá, hồ sơ, cặp hộp
+ Sổ thống kê phông lưu trữ: Sổ này dùng để thống kê toàn bộ các phôngđược bảo quản trong kho, cố định trật tự sắp xếp các phông trong kho
+ Mục lục hồ sơ: Đây là loại sổ vừa là công cụ thống kê vừa là công cụ tracứu trong kho lưu trữ Được dùng để thống kê toàn bộ hồ sơ, cố định trật tự sắp xếp
Trang 16các hồ sơ theo phương án hệ thống hóa Mẫu mục lục hồ sơ trình bày theo Quyếtđịnh số 72/QĐ-KHKH ngày 02/8/1997.
Ngoài sổ thống kê, Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên còn sử dụng báo cáothống kê để thông kê tài liệu lưu trữ
Công cụ tra cứu của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên chủ yếu là mục lục
hồ sơ để phục vụ cho việc khai thác và sử dụng tài liệu tại Chi cục Qua mục lục hồ
sơ có thể giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu hiện đang được bảoquản tại kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng hồ sơ; thống kê số lượng hồ sơ hiện cókho lưu trữ và cố định trật tự hồ sơ đã hệ thống hóa Ngoài ra Chi Cục Thuế huyệnHưng Nguyêncòn tra tìm tài liệu trên mạng đối với những văn bản mới ban hànhcủa Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương Các loại sổ sách quản lý nhằm phục vụcho việc sử dụng tài liệu gồm có sổ đăng ký độc giả, sổ giao nhận tài liệu đối vớiđộc giả Chi cục cũng đã sử dụng chương trình quản lý tài liệu lưu trữ trên mạng
Nhìn chung công tác Thống kê và Công cụ tra tìm đã được Chi Cục Thuếhuyện Hưng Nguyên vận dụng một cách hài hòa và linh hoạt giữa truyền thống vàhiện đại, để có thể thỏa mãn nhu cầu một cách tối đa nhất đối với độc giả đến khaithác tài liệu lưu trữ
2.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
Nhằm kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ, nhận được sựđược sự quan tâm của Bộ Tài Chính, Tổng Cục thuế, Cục Thuế Nghệ An Chi CụcThuế huyện Hưng Nguyên đã xây dựng được một kho bảo quản tài liệu lưu trữ lênđến 300m2 với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu lưu trữ như:
Quạt thông gió: 6 chiếc
Máy điều hòa âm trần: 6 chiếc
Trang 17Máy hút ẩm: 6 chiếc
Bình chữa cháy: 10 chiếc
Máy hút bụi: 01 chiếc
Xe vận chuyển tài liệu: 02 chiếc
Với vai trò là một trong những nơi lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu của cơquan, chứa đựng nhiều tài liệu quý báu của các cơ quan, Chi Cục Thuế huyện HưngNguyênthường xuyên tiến hành kiểm tra định kỳ tài liệu lưu trữ bảo quản trongkho, sử dụng nhiều biện pháp bảo quản an toàn cho tài liệu nhằm tối ứu hóa nhấtcông tác bảo quản tài liệu tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên:
- Công tác phòng cháy chữa cháy được Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyênthực hiện rất tốt, trong kho lưu trữ đã được trang bị hệ thống báo cháy, ngoài ra ChiCục Thuế huyện Hưng Nguyên còn thường xuyên tập huấn cho các cán bộ nhânviên trong cơ quan nhằm tuyên truyền giáo dục cho cán bộ nâng cao ý thức tráchnhiệm đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho
- Bên cạnh đó Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên còn thường xuyên thựchiện chế độ vệ sinh kho tài liệu, thông gió, duy trì nhiệt độ thích hợp, độ ẩm phùhợp với loại hình tài liệu lưu trữ
Chi cục Thuế huyện Hưng Nguyên luôn thực hiện nghiêm túc, nhất quánchế độ kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo các văn bản chỉ đạo củaTổng Cục Thuế Hàng năm Tổng Cục Thuế thành lập các cụm gồm 04 tỉnh và cử ramột tỉnh làm cụm trưởng để kiểm tra và chấm điểm thi đua về công tác lưu trữ giữacác tỉnh trong cụm VD Cụm Nghệ An- Hà Tĩnh- Quảng Bình- Quảng Trị lấy HàTĩnh làm cụm trưởng Cuối mỗi năm cụm trưởng gửi kết quả Tổng Cục Thuế vàcác Trung tâm lưu trữ thuộc cụm trước ngày 31/11 của năm đó Công tác nàynhằm đánh giá thực trạng công tác lưu trữ của các tỉnh trong một năm từ đó cùng
Trang 18nhau tìm ra giải pháp hữu hiệu cho công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quảntài liệu lưu trữ nói riêng.
Tóm lại: Chi cục đã thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình trong côngtác bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm hạn chế tối đa sự hư hại của tài liệu lưu trữ vàphát huy cao độ giá trị của tài liệu đang được bảo quản trong kho
2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Thuế huyện Hưng Nguyên.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất
và là khâu cuối cùng của công tác lưu trữ
Hàng năm Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên đã phục vụ hàng trăm lượtngười đến khai thác sử dụng tài liệu Độc giả đến khai thác và sử dụng tài liệu vớinhiều mục đích khác nhau, song chủ yếu là các cán bộ trong cơ quan, các doanhnghiệp hay các cơ sở kinh doanh
VD: trong năm 2014 Chi cục đã phục vụ trên 100 lượt người đến khai thác
và sử dụng tài liệu, trong đó số hồ sơ đưa ra khai thác là hơn 500, số văn bản phục
vụ nhu cầu nghiên cứu sử dụng là 300 văn bản
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Thuế huyện Hưng Nguyênchủ yếu áp dụng hình thức: Phục vụ độc giả tại phòng đọc là một trong nhữnghình thưc phổ biền và quan trọng của công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC THUẾ HUYỆN HƯNG NGUYÊN
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.
Được sự phân công của Chú Nguyễn Hữu Rực Đội Trưởng Đội Hành Nhân Sự- Tài Vụ- Ấn Chỉ Tôi đã tiến hành chỉnh lý khối tài liệu của Chi Cục giai
Trang 19chính-đoạn từ năm 2006-2013 cùng với các cán bộ khác của Cơ quan Công việc cụ thểđược thực hiện theo quy trình sau:
QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
1 Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý:
Đây là giai đoạn có ý nghĩa quyết định cho đợt chỉnh lý, thực hiện tốt haykhông tốt, mức độ hoàn thành của đợt chỉnh lý được thực hiện đến đâu phụ thuộckhông nhỏ vào giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý
Nhận thức được tầm quan trọng và vai trò của giai đoạn chuẩn bị chỉnh lýđối với công tác lưu trữ, cán bộ của Chi cục đã đầu tư thời gian cũng như cơ sở vậtchất để cho các công việc của giai đoạn chuẩn bị được thực hiện một cách tối ưunhất Trên thực tế khi tiến hành chỉnh lý tài liệu Chi cục Thuế huyện Hưng Nguyên
đã thực hiện các bước theo trình tự sau:
1.1 Giao nhận tài liệu:
Để sau khi chỉnh lý đỡ mất thời gian bổ sung và đảm bảo hồ sơ lập được cóchất lượng phục vụ tốt công tác nghiên cứu, khi chuẩn bị chỉnh lý cán bộ lưu trữ đãtập trung triệt để các loại tài liệu, nhất là những tài liệu có nội dung phản ánhnhững hoạt động của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên giai đoạn 2006-2013 nhưtài liệu quản lý thu phí, lệ phí trên địa bàn huyện Hưng Nguyên…
Quá trình giao nhận tài liệu giữa Chi cán bộ lưu trữ của Chi Cục Thuế và đạidiện lãnh đạo các Đội được tiến hành một cách nhanh chóng và thuận tiện theođúng thủ tục và biên bản giao nhận tài liệu đã được lập, đại diện cán bộ của các độivận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý để tiến hành bàn giao tài liệu cho cán bộlưu trữ tại đây tiến hành công việc chỉnh lý Tuy nhiên do tài liệu để lâu ngày trongkho nên vẫn phải vệ sinh trước khi đưa tài liệu đến địa điểm chỉnh lý ( Phụ Lục số)
1.2 Khảo sát tài liệu:
Trang 20Để tiến hành chỉnh lý được nhanh chóng và chính xác, cán bộ lưu trữ của ChiCục Thuế đã tiến hành khảo sát khối tài liệu trước khi thực hiện chỉnh lý nhằm thuthập những thông tin cần thiết về tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa rachỉnh lý, làm cơ sở biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch chỉnh
lý và tiến hành sưu tầm thu thập những tài liệu chủ yếu còn thiếu để bổ sung chophông và thực hiện chỉnh lý đạt được yêu cầu đặt ra
Khi tiến hành khảo sát tài liệu nói chung và khảo sát tài liệu của Chi CụcThuế nói riêng Tôi và các cán bộ lưu trữ tại đây đã xác định được:
Tên phông: Phông lưu trữ Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên Giai đoạn2006-2013
Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: 200 mét giá tài liệu
Thành phần và nội dung của tài liệu: Gồm tài liệu của Chính phủ, các Bộ,Ban, Ngành, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, các đơn vị trực thuộc vàUBND huyện, thị xã liên quan đến lĩnh vực quản lý Thuế
Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý: Tài liệu trong tìnhtrạng rời lẻ, bó gói, khối lượng tài liệu chưa phản ánh đầy đủ quá hoạt động củađơn vị hình thành phông
Tình trạng vật lý: Tài liệu được in chủ yếu trên giấy A4, tài liệu còn mới.Như vậy qua khảo sát đã xác định được tên phông Phông lưu trữ Chi CụcThuế huyện Hưng Nguyên và viết báo cáo kết quả khảo sát kèm theo.(Phụ Lục)
1.3 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý
Để thống nhất về mặt nghiệp vụ, Tôi cùng các cán bộ chỉnh lý của Chi Cục
đã tiến hành biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ làm căn cứ tiến hànhnhững công việc có tính khoa học và phức tạp Qua khảo sát thực tế và nghiên cứu
Trang 21chức năng, nhiệm vụ cuả Chi cục tôi đã biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp
Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm của phông tài liệu, trongnội dung bản lịch sử phông, Chi cục đã nêu được:
Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: 200 mét giá tài liệu
Thành phần và nội dung của tài liệu: Gồm tài liệu của Chính phủ, các Bộ,Ban, Ngành, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh, các sở, ban, ngành, các đơn vị trực thuộc vàUBND các huyện, thị xã liên quan đến lĩnh vực quản lý Thuế
Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý: Tài liệu trong tìnhtrạng rời lẻ, bó gói, khối lượng tài liệu chưa phản ánh đầy đủ quá hoạt động củađơn vị hình thành phông
Tình trạng vật lý: Tài liệu được in chủ yếu trên giấy A4, tài liệu còn mới.Tóm lại: Việc biên soạn hai bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sửphông Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh đã biên soạn theo công văn 283/VTLTNNngày 19 tháng 5 năm năm 2004 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.( xem phụ lục)
1.3.2 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ Phông Lưu trữ Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên Giai đoạn 2006-2013.
Trang 22Đây là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của Phông Lưu trữ Chi Cục Thuếhuyện Hưng Nguyên thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương
án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ
Bản này được dùng làm căn cứ để cán bộ lưu trữ tham gia chỉnh lý thực hiệnviệc phân loại, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ của khối tài liệu Chi Cục Thuếhuyện Hưng Nguyên được thống nhất
Nội dung bản hướng dẫn phân loại gồm hai phần chính: hướng dẫn phânloại tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ cụ thể như sau:
- Phần 1 Bản hướng dẫn loại tài liệu
Đã được biên soạn một cách chi tiết, rõ ràng từ mục đích, ý nghĩa, cơ sởchọn phương án cũng như các bước phân chia tài liệu
Căn cứ bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, tình hình thực tế
tài liệu của phông thì khối tài liệu Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên được phân
loại theo phương án Thời Gian- Cơ cấu tổ chức Vì Chi Cục Thuế huyện HưngNguyên có cơ cấu tổ chức rõ ràng,ổn định và cơ quan đang hoạt động theo phương
án Thời gian- Cơ cấu tổ chức tài liệu trong Phông Lưu trữ Chi Cục Thuế huyệnHưng Nguyên trước hết được chia theo thời gian sau đó trong từng năm( thời gian)tài liệu được chia về theo cơ cấu tổ chức Hướng dẫn chi tiết như sau:
HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ TÀI LIỆU Phông Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
Trang 233 Cơ sở chọn phương án
Căn cứ vào Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Vănthư Lưu trữ Nhà nuớc về việc Ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theoTCVN ISO 9001:2000;
Căn cứ Quyết định số 374/QĐ-TCT ngày 5 tháng 4 năm 2012 của Tổng Cụcthuế Về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Thuế;
Căn cứ Thông tư 155/2013/ TT- BTC quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ,tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính;
Căn cứ bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Chi Cục Thuếhuyện Hưng Nguyên;
Căn cứ thực tế tài liệu của phông;
Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu, tài liệu phôngChi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên được phân loại theo phương án “Thời gian - Cơcấu tổ chức”, cụ thể như sau;
Bước 1 Chia tài liệu về theo năm
Bước 2 Chia tài liệu theo từng cơ cấu tổ chức
- Đội Kê khai- Tổng hợp nghiệp vụ- Kế toán thuế- Tin học
- Đội Hành Chính- Nhân Sự- Tài Vụ- Ấn Chỉ
- Đội Kiểm Tra Thuế
- Đội Trước bạ-Thu khác- Thu nhập cá nhân
- Đội thuế liên xã, thị trấn
Bước 3 Phân chia tài liệu trong từng năm về từng mặt hoạt động
Bước 4 Phân chia tài liệu trong từng mặt hoạt động về theo các vấn đề
Trang 241.2 Tài liệu tổng hợp nghiệp vụ
- Hồ sơ giao dự toán của cấp trên;
-Hồ sơ giao dự toán thu ngân sách Nhà nước của Chi Cục;
- Báo cáo tháng, quý, năm của Chi cục thuế về công tác điều hành thu ngân sách
1.3 Tài liệu kê khai- kế toán thuế
- Hồ sơ lập bộ môn bài hàng năm, hàng tháng ( hộ cá thể, Doanh nghiệp)
- Hồ sơ lập bộ thuế hàng tháng( hộ cá thể, doanh nghiệp)
- Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
- Hồ sơ báo cáo kế toán thống kê
- Hồ sơ theo dõi thu nộp thuế
- Hồ sơ miễn giảm hộ kinh doanh
- Hồ sơ chứng từ thu nộp ngân sách Nhà nước
- Hồ sơ cấp mã số thuế
Trang 25- Hồ sơ đăng ký thuế của doanh nghiệp
- Hồ sơ đăng ký thuế của cá nhân
- Hồ sơ xin miễn, giảm thuế
- Hồ sơ khai thuế của doanh nghiệp
1.4 Tài liệu tin học
- Văn bản chỉ đạo về công nghệ thông tin
- Các văn bản về hỗ trợ các chương trình ứng dụng
- Công văn trao đổi
2 Đội Hành chính- Nhân sự- Tài vụ- Ấn chỉ.
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng tháng của chi cục
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm của các tổ đội gửi Chi Cục thuế
- Công văn trao đổi
2.2 Nhóm tài liệu văn thư.
- Tập lưu công văn
- Tập lưu Quyết định
- Tập lưu thông báo
Trang 26- Tập lưu báo cáo
- Hồ sơ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của Chi cục gửi cấp trên
- Các tài liệu khác
2.3 Nhóm tài liệu Quản trị- XDCB.
- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên gửi Chi cục Thuế
- Hồ sơ thanh lý tài sản cố định
- Báo cáo kiểm kê tài sản cố định năm của Chi Cục Thuế
- Hồ sơ xây dựng và sửa chữa các công trình của Chi Cục
- Công văn trao đổi
2.4 Nhóm tài liệu về tài vụ
- Báo cáo quyết toán tài chính năm của Chi Cục Thuế
- Hồ sơ giao dự toán kinh phí Chi ngân sách của Chi Cục Thuế
- Báo cáo quyết toán tài chính quý của Chi Cục Thuế
Chứng từ Thu- Chi
2.5 Nhóm tài liệu về Tổ chức cán bộ- Lao động tiền lương
- Hồ sơ quy hoạch cán bộ
- Hồ sơ bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức vụ lãnh đạo
-Hồ sơ điều động, luân chuyển Cán bộ
- Hồ sơ kỷ luật cán bộ
- Hồ sơ chuyển ngạch, nâng ngạch
- Báo cáo kết quả nâng lương hàng năm
2.6 Nhóm tài liệu về thi đua, khen thưởng.
Trang 27- Hồ sơ khen thưởng của Chính phủ cho Chi cục, cán bộ Chi Cục
- Hồ sơ khen thưởng của Bộ Tài chính cho Chi cục, cán bộ Chi Cục
- Hồ sơ khen thưởng của UBDN tỉnh Sơn La cho Chi Cục
2.7 Nhóm tài liệu ấn chỉ
- Hồ sơ kế hoạch sử dụng ấn chỉ
- Hồ sơ báo cáo sử dụng ấn chỉ
- Hồ sơ xin đặt in, tự in ấn chỉ, mua ấn chỉ của Doanh nghiệp, hộ
- Hồ sơ kiểm kê ấn chỉ hàng năm
3 Đội Thu nợ- Trước bạ- Thu khác.
3.1 Vấn đề chung.
- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo năm, nhiều năm của Cục thuế Sơn La và các đơn vị trực thuộc
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo hàng tháng của Cục Thuế Sơn La và các đơn vị trực thuộc
3.2 Nhóm tài liệu trước bạ- Thu khác
- Hồ sơ thu thuế trước bạ phương tiện ô tô, xe máy
- Sổ theo dõi thu lệ phí trước bạ ô tô, xe máy
- Hồ sơ mua bán, chuyển nhượng cấp mới quyền sử dụng đất của các phườngxã
- Sổ thu lệ phí trước bạ nhà đất
- Hồ sơ thu lệ phí trước bạ đối với các sở ban ngành
Trang 28- Công văn trao đổi.
4 Đội Kiểm tra- Quản lý nợ& Cưỡng chế nợ thuế.
4.2 Tài liệu kiểm tra
- Hồ sơ hoàn thuế giá trị gia tăng của các doanh nghiệp
- Hồ sơ kiểm tra trước hoàn thuế giá trị gia tăng của các doanh nghiệp
- Hồ sơ kiểm tra sau hoàn thuế GTGT của các doanh nghiệp
- Hồ sơ kiểm tra thuế của các doanh nghiệp
- Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn
- Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính của các cá nhân tổ chức
- Hồ sơ tiếp nhận đơn thư của các cơ quan tổ chức và cá nhân
4.3 Nhóm tài liệu thu nợ
- Hồ sơ thông báo nợ thuế
- Hồ sơ cưỡng chế nợ thuế
- Hồ sơ đề nghị xóa nợ thuế
5 Đội thuế liên xã, thị trấn
- Hồ sơ khai thuế hộ kinh doanh cố định
- Hồ sơ báo cáo hóa đơn lẻ
Trang 29- Hồ sơ cấp hóa đơn lẻ
- Sổ bộ các loại
- Hồ sơ xin nghỉ kinh doanh của các hộ
- Hồ sơ khai thuế nhà đất phi nông nghiệp
6 Tài liệu Đảng- Đoàn- Công Đoàn.
6.1 Nhóm tài liệu Đảng
6.1 1Vấn đề chung
- Văn bản chỉ đạo
- Báo cáo của huyện Ủy
- Báo cáo của Chi bộ và các đơn vị trực thuộc
- Chứng từ thu nộp Đảng phí
- Sổ ghi Đảng phí
- Công văn trao đổi
6.1.2 Nhóm hồ sơ Đại hội
- Hồ sơ nhiệm kỳ
6.2 Nhóm tài liệu Đoàn.
6.2.1 Vấn đề chung
- Văn bản chỉ đạo
- Báo cáo của Đoàn thanh niên Chi đoàn Chi cục Thuế
- Chương trình kế hoạch công tác Đoàn
- Công văn trao đổi
6.2.2 Nhóm hồ sơ Đại hội
Trang 30- Hồ sơ đại hội Chi Đoàn
6.3 Nhóm tài liệu Công Đoàn.
6.3.1 Vấn đề chung
- Văn bản chỉ đạo
- Báo cáo công tác công đoàn của Công đoàn CSTV Chi Cục
- Quyết định về tổ chức công đoàn
- Công văn trao đổi
6.3.2 Nhóm hồ sơ Đại hội
- Hồ sơ đại hội Công Đoàn
Các năm tiếp theo tài liệu các đội chia tương tự như năm 2006.
* Việc phân loại tài liệu thành nhiều hay ít bước tuỳ thuộc vào khối lượng tài liệu thực tế của mỗi nhóm.
B HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ
1.Yêu cầu chung khi lập hồ sơ.
- Tài liệu của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên đối với tài liệu đã được
lập hồ sơ sơ bộ, trong quá trình lập hồ sơ cần tôn trọng sự hình thành tự nhiên củatài liệu Không được tự ý xé lẻ tài liệu trong một hồ sơ về một vấn đề, sự việc
- Không tự ý xé lẻ tài liệu đã được đóng thành quyển, thành tập
2 Viết tiêu đề hồ sơ.
- Tiêu đề hồ sơ bao gồm các thông tin cơ bản, phản ánh khái quát nội dungtài liệu trong hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần viết ngắn gọn, rõ ràng tóm tắt nội dungchính của văn bản và được thể hiện bằng ngôn ngữ phù hợp
- Các yếu tố trong tiêu đề hồ sơ gồm: Tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địađiểm, thời gian Trật tự sắp xếp các yếu tố có thể thay đổi tùy theo từng loại hồ sơ
Ví dụ:
+ Tập lưu văn bản đi của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên năm 2010+ Đối với tài liệu doanh nghiệp tiêu đề gồm: Hồ sơ…, tháng, năm Công ty
A, mã số thuế
3 Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ.
Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ phải cụ thể, theo trình tự logic nhất định nhằmbảo đảm phản ánh chính xác trung thực quá trình theo dõi, giải quyết công việc
Trang 31Đối với tài liệu chuyên tài liệu trong hồ sơ chủ yếu sắp xếp theo trình tự thời gian.
(Nhưng hạn chế tối đa) theo thứ tự a, b,c ở sau:
Ví dụ: 10, 10a, 10b,
+ Viết mục lục văn bản: Yêu cầu viết đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thôngtin trong tờ Mục lục văn bản
+ Viết chứng từ kết thúc: Yêu cầu viết đầy đủ theo các thông tin của Chứng
từ kết thúc in trên bìa hồ sơ
1.3.3 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Để trong quá trình chỉnh lý không mất nhiều thời gian Tôi và các cán bộ lưutrữ của cơ quan đã tiến hành biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu đểxây dựng bảng thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ tài liệu trong quá trình chỉnh lý
Trong quá trình biên soạn các cán bộ của Chi cục đã áp dụng 3 nguyên tắc và
8 tiêu chuẩn của lưu trữ học để tiến hành công tác xác định giá trị và dựa trên thông
Trang 32Các bước tiến hành chỉnh lý
Nhân lực tham gia chỉnh lý
Dự toán kinh phí và vật tư cần thiết cho quá trình chỉnh lý
Như vậy: Trong giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý Tôi và các cán bộ lưu trữ đãthực hiện tốt các công việc cần thiết cho quá trinh thực hiện chỉnh lý được nhanhchóng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức khi tham gia chỉnh lý Cụ thể như đã biênsoạn đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý từ bản lịch sử phông cho đến kế hoạchchỉnh lý chi tiết và cụ thể các công việc cần làm…
2 Giai đoạn thực hiện chỉnh lý
2.1 Phân loại tài liệu
Căn cứ đặc điểm của phông và tình hình thực tế của khối tài liệu, để giúp choviệc sắp xếp phân loại tài liệu phục vụ cho việc bảo quản, khai thác, nghiên cứu tàiliệu vào mục đích phát triển kinh tế xã hội, an ninh- quốc phòng chúng tôi chọnphương án Thời gian-Cơ cấu tổ chức cụ thể như sau:
Bước 1 Chia tài liệu về theo năm
- Năm 2006
- Năm 2006
- Năm 2007 …
o - Năm 2013
Bước 2 Chia tài liệu theo từng cơ cấu tổ chức
- Đội Kê khai- Tổng hợp nghiệp vụ- Kế toán thuế- Tin học
- Đội Hành Chính- Nhân Sự- Tài Vụ- Ấn Chỉ
- Đội Kiểm Tra Thuế
- Đội Trước bạ-Thu khác- Thu nhập cá nhân
- Đội thuế liên xã, thị trấn
Trang 33Bước 3 Phân chia tài liệu trong từng năm về từng mặt hoạt động
Bước 4 Phân chia tài liệu trong từng mặt hoạt động về theo các vấn đề
2.2 Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ
Sau khi thực hiện phân loại tài liệu đến nhóm nhỏ cuối cùng chúng tôi tiếnhành kiểm tra tài liệu và thấy được tất cả tài liệu trong hồ sơ đã phản ánh được rõchức năng nhiệm vụ của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
VD: hồ sơ số 37 là Tập lưu công văn đi của Chi cục thuế Huyện HưngNguyên tháng 0-12 năm 2005
Sau đó chúng tôi tiến hành sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo một trật tự tùythuộc vào tình hình thực tế của tài liệu trong hồ sơ sao cho khoa học, phán ánhđược diễn biến của sự việc và quá trình theo dõi giải quyết công việc
Sau khi săp xếp tài liệu trong hồ sơ chúng tôi tiến hành loại bỏ trực tiếpnhững tài liệu hết giá trị và loại ra tài liệu trùng thừa để cho vào cặp, giúp cho việckiểm tra và lập hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị được tốt hơn
2.3 Biên mục hồ sơ
Biên mục bên ngoài: sau khi sắp xếp xong tài liệu chúng tôi viết dự kiến tiêu
đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ là một đoạn văn ngắn gọn bao gồm các yếu tố thông tin cơbản phản ánh khái quát nội dung của văn bản, tài liệu trong hồ sơ gồm các thông tinnhư: Tên loại, tác giả, nội dung, thời gian…
Trang 34VD: Tập Thông báo miễn giảm thuế của Chi cục thuế Huyện Hưng Nguyêntháng 9-10/2006.
Biên mục bên trong:
Đánh số tờ: chúng tôi dùng bút chì đen đánh số vào góc phải, phía trên củatài liệu theo thứ tự từ số 01 đến hết
Viết mục lục tài liệu: bao gồm các thông tin trong hồ sơ như: số thứ tự, số và
ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tác giả văn bản,
số tờ, ghi chú.( Phụ lục)
Viết chứng từ kết thúc: là những thông tin về đặc điểm trạng thái bên trong
hồ sơ
2.4 Hệ thống hóa hồ sơ
Sau khi xây dựng phương án phân loại một cách chi tiết chúng tôi tiến hành
hệ thống hóa hồ sơ tài liệu Hệ thống hóa là việc sắp xếp tài liệu theo trật tự cácnhóm và các đơn vị bảo quản trong mỗi nhóm nhỏ theo phương án phân loại Quathực tế chúng tôi hệ thống hóa tài liệu bằng phương pháp trực tiếp, chia các đơn vịbảo quản trong phông thành các khối lớn, từ các khối đó tiếp tục phân thành cácnhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ sau đó sắp xếp trật tự các đơn vị bảo quản trongnhóm nhỏ nhất đó, để thuận tiện trong việc phục vụ tra tìm, nghiên cứu chúng tôitham gia chỉnh lý tiếp tục hệ thống hóa tài liệu theo các khối và các mặt hoạt động
Như vậy hệ thống hóa hồ sơ là việc sắp xếp các hồ sơ trong phông theophương án đã trọn, nhằm quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu đượcthuận tiện Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửađối với những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùng toàn bộ hồ sơ hoặcmột số văn bản trong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu
Trang 35chưa chính xác hoặc không thống nhất sau đó tiến hành đánh số lưu trữ cho từngđơn vị bảo quản (hồ sơ), đánh từ số 01 cho đến hết.
- Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
- Đánh và dán nhãn hộp (cặp)
2.5 Đánh số hồ sơ trong phông
Sau khi đã hệ thống hóa hồ sơ cho toàn phông chúng tôi tiến hành đánh sốliên tục từ số 01 của năm tài liệu bắt đầu đến số hồ sơ cuối cùng của năm kết thúc
Viết mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ bao gồm các nội dung thông tin về từngvăn bản có trong hồ sơ vào tờ văn bản được in riêng
Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, tờ mục lục văn bản và đặcđiểm tài liêụ trong hồ sơ
Viết bìa hồ sơ: Căn cứ vào thẻ tạm ghi các thông tin: Tên phông, tên đơn vị
tổ chức, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, số phông, số mụclục, số hồ sơ và thời hạn bảo quản
2.6 Vệ sinh tài liệu tháo bỏ ghim kẹp.
Sau khi đã sắp xếp xong hồ sơ, chúng tôi tiến hành vệ sinh tài liệu, dùng mócchuyên dùng để tháo bỏ ghim kẹp, rồi để tài liệu vào bìa hồ sơ
2.7 Thống kê kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Thực tế trong quá trình chỉnh lý đối với khối tếi liệu hết giá trị thì được cán
bộ lưu trữ chúng tôi loại ra và để riêng theo từng năm sau đó bó lại từng bó, tài liệutrùng thừa thì đánh số từ 1 đến hết.( Phụ Lục)
Trang 36Theo chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình Chi Cục Thuế đã có văn bản
đề nghị Cục Thuế tỉnh Nghệ An thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu đồngthời Cục Thuế tỉnh Nghệ An gửi danh mục hồ sơ trình Tổng Cục Thuế thẩm định.thực hiện theo công văn 879/VTLTNN-NVDP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của CụcVăn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ đã kiểm tra khối tài liệu đưa ra chỉnh
lý, xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn những hồ sơ cógiá trị lâu dài và vĩnh viễn để bảo quản phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng.Những tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý đã được Chi Cục Thuếthống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh, sau đó xin ýkiến và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.( Phụ Lục)
Như vậy việc thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị tạiChi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên làm theo đúng trình tự, quy định của Nhà nướccũng như của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định
2.8 Xây dựng công cụ Quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu.
Công cụ quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu có Hệ thống tra tìm tự động( Phần mềmquản lý tài liệu lưu trữ) và mục lục hồ sơ trong đó bao gồm lịch sử đơn vị hình thànhphông, lịch sử phông, phương án phân loại tài liệu và mục lục hồ sơ
3 Kết thúc Chỉnh lý.
Sau khi đã Chỉnh lý Khối tài liệu Phông Lưu trữ Chi Cục Thuế huyện HưngNguyên cán bộ Lưu trữ phụ trách Chỉnh lý viết Báo cáo tổng kết để đánh giá côngtác Chỉnh lý:
3.1 Kiểm tra kết quả Chỉnh lý
Theo đánh giá của Lãnh đạo Cục Thuế tỉnh Nghệ An và Chi Cục Thuế huyệnHưng Nguyên, quá trình chỉnh lý đã đạt được mục đích và yêu cầu của công tác
Trang 37chỉnh lý Qua đợt chỉnh lý đã lựa chọn được những tài liệu có giá trị để bảo quảnphục vụ khai thác, sử dụng lâu dài; đồng thời loại ra những tài liệu không thuộcphông; hết giá trị; thống kê làm thủ tục tiêu hủy theo đúng quy định của Nhà nước.
Hồ sơ được lập phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành ra tàiliệu( Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên) Trong quá trình chỉnh lý các cán bộtham gia chỉnh lý đã tuân thủ sự hướng dẫn( các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đãđược ban hành của Trung ương, địa phương và cơ quan có tài liệu), hồ sơ đã lậpđảm bảo thống nhất theo phương án phân loại được lựa chọn Quá trình chỉnh lýthực hiện theo đúng quy trình, tiến độ đã đề ra Số lượng tài liệu đưa ra trước và saukhi chỉnh lý đúng với thực tế khảo sát tài liệu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu, công
cụ thống kê tra cứu và danh mục tài liệu loại đã làm theo đúng quy định
3.2 Bàn giao tài liệu và vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá
Khi đợt chỉnh lý kết thúc, đoàn chỉnh lý chúng tôi đã bàn giao hồ sơ, tài liệucho Chi Cục Thuế, những hồ sơ tài liệu có giá trị được giữ lại bảo quản đều có mụclục hồ sơ, thống kê danh mục những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, bổ sung các tàiliệu không thuộc phông cho các phông đã chỉnh lý ở giai đoạn trước
Khi tiến hành bàn giao tài liệu cán bộ lưu trữ đã lập biên bản giao nhận tàiliệu theo mẫu quy định của Nhà nước, sau đó vận chuyển tài liệu vào kho và sắpxếp lên giá tại kho của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên
3.3 Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
Sau khi chỉnh lý xong khối tài liệu Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên đạidiện cán bộ lưu trữ tại Chi Thuế đã tiến hành viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Quabáo cáo tổng kết chỉnh lý tài liệu tại Chi Cục Thuế cho thấy kết quả mà các cán bộlưu trữ đã đạt được:
Trang 38Những kết quả đạt được sau khi tiến hành Chỉnh lý Khối tài liệu Phông Lưutrữ Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên Giai đoạn 2006-2013.
Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý là 200 mét giá tình trạng tài liệu đưa ra chỉnh
lý vẫn còn trong tình trạng rời lẻ, bó gói, rời chưa được lập hồ sơ
- Số lượng tài liệu giữ lại bảo quản: 180 mét giá
- Số lượng tài liệu loại ra để tiêu hủy: 20 mét giá
- Tổng số hồ sơ lập được là 3646 hồ sơ trong đó:
- Số hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn là 517
- Số hồ sơ có thời hạn bảo quản theo thời gian là 3129
- Số lượng tài liệu chuyển Phông lẻ hoặc để bổ sung cho phông không có
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan
tổ chức.
Qua thời gian thực tập tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tôi thấy côngtác lưu trữ ở đây đã và đang được thực hiện tương đối tốt Chi cục đã nhận thứcđược tầm quan trọng cũng như vai trò và vị trí của công tác lưu trữ vì vậy chấtlượng của hồ sơ tài liệu ngày càng được nâng cao.Chi cục đã ban hành được một sốvăn bản quy định, hướng dẫn việc thực hiện các khâu nghiệp vụ là cơ sở đưa côngtác lưu trữ đi vào nề nếp Đặc biệt từ năm 2009 khi Chi cục bắt đầu áp dụng tiêuchuẩn ISO 9001-2008 vào hoạt động của cơ quan thì mọi tài liệu khi hình thànhđều được sắp xếp theo đúng hướng dẫn của từng loại hồ sơ, từ đó tạo điều kiệnthuận lợi cho việc khai thác tài liệu để giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan,góp phần mang lại hiệu quả cao Bên cạnh đó hàng năm tài liệu của các Đội đượcthu thập, bổ sung đầy đủ vào kho lưu trữ của Chi Cục theo quy định của Nhà nước.Công tác chỉnh lý tài liệu cũng ngày càng được các cơ quan cấp trên quan tâm chú
Trang 39trọng hơn, Lãnh đạo Cục Thuế tỉnh Nghệ An đã quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi
về cơ sở vật chất cũng như đầu tư kinh phí để mua sắm các trang thiết bị bảo quảntài liệu như giá, cặp, hộp đựng tài liệu Mới đây Cục Thuế tỉnh Nghệ An đã cấp choChi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên 40 Chiếc giá và 1500 hộp để đựng hồ sơ tàiliệu Hàng năm được sự quan tâm của Tổng Cục Thuế, Cục Thuế tỉnh Nghệ An đã
tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ như lập hồ sơ, thu thập,xác định giá trị tài liệu…
Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đã đạt được thì công tác lưu trữ củaChi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên vẫn còn một số hạn chế như: Việc thu thập bổsung tài liệu thực hiện chưa triệt để, giao nộp tài liệu giữa cán bộ lưu trữ và các Độichưa chặt chẽ, một số tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ hoặc đã lập hồ sơnhưng chưa đạt yêu cầu về chất lượng, một số lượng lớn tài liệu đã đến hạn giaonộp nhưng chưa thu thập được nguyên nhân là do các cán bộ phụ trách khối tài liệu
đó đã nghỉ hưu, chuyển công tác nhưng không bàn giao lại cho cán bộ khác hoặcmột phần các cán bộ giữ lại để giải quyết công việc…
Để khắc phục một số hạn chế trên, trong phạm vi báo cáo thực tập của mìnhtôi mạnh dạn đưa ra một số nội dung đề xuất nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lýkhoa học tài liệu tại Chi cục Thuế huyện Hưng Nguyên trong thời gian gần đây nhưsau:
Nâng cao chất lượng công tác thu thập bổ sung tài liệu
Lý do mà tôi đề xuất vấn đề này là do trong quá trình thực tập tại đây tôi thấycông tác thu thập, bổ sung là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng của côngtác lưu trữ Nếu không có công tác thu thập thì không có tài liệu để thực hiện khâunghiệp vụ tiếp theo của công tác lưu trữ như chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảoquản và đặc biệt là không có tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng, mục đích cuốicùng của công tác lưu trữ
Trang 40Để công tác thu thập được thực hiện tốt cần phải có phương pháp và cáchthức thực hiện sao cho hiệu quả thì Chi cục phải tiến hành xây dựng kế hoạch thuthập, bổ sung tài liệu lưu trữ cụ thể để các cơ quan đơn vị cùng thực hiện, cũng nhưtăng cường đầu tư kinh phí cho việc thu thập chỉnh lý Khi thu thập phải thu theo
hồ sơ, kiên quyết không thu những tài liệu tích đống, rời lẻ bó gói để giảm bớt thờigian của cán bộ lưu trữ…
Nâng cao trình độ chuyên môn và ý thức nghề nghiệp của cán bộ lưu trữ:
Lý do mà tôi đề xuất vấn đề này là muốn công tác lưu trữ được thực hiện tốtthì cần phải có một đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn và
có kinh nghiệm trong việc chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Để thực hiện đượcđiều đó chúng ta cần có phương pháp và cách thức thực hiện sao cho phù hợp cụthể như sau:
Thực tế hiện nay cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách rất ít Cán bộ cótrình độ đại học còn hạn chế, đa phần cán bộ được bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụvăn thư lưu trữ, chính vì vậy mà công tác lưu trữ không đáp ứng được yêu cầu đểthực hiện các nghiệp vụ lưu trữ dẫn đến việc nhận thức không đúng về tài liệu lưutrữ cũng như công tác lưu trữ Vì vậy cần quan tâm đến chất lượng đào tạo của cán
bộ làm công tác lưu trữ
Để đưa công tác lưu trữ lên một tầm cao mới, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêucầu của sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa, việc chỉ đạo, hướng dẫn cácnghiệp vụ về công tác lưu trữ của tỉnh Nghệ An nói chung và Chi cục Thuế huyệnHưng Nguyên nói riêng cần tiếp tục mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho nhữngngười làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm, có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ cótrình độ trung cấp Đặc biệt cần quan tâm đến việc đào tạo cán bộ có trình độ cửnhân ngành lưu trữ học