CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC THUẾ HUYỆN HƯNG NGUYÊN
B. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ 1.Yêu cầu chung khi lập hồ sơ
4. Biên mục hồ sơ
Việc biên mục được thực hiện đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, 20 năm trở lên.
+ Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm để đánh số thứ tự của từng tờ tài liệu trong hồ sơ/ đơn vị bảo quản từ tờ đầu tiên cho đến tờ cuối cùng, bắt đầu từ 01 cho đến hết. Số tờ được đánh bằng chữ Ả rập ở góc trên, bên phải tờ tài liệu. Với những tờ tài liệu bị bỏ sót, đánh số trùng với số trước đó và thêm chữ cái La tinh (Nhưng hạn chế tối đa) theo thứ tự a, b,c ở sau:
Ví dụ: 10, 10a, 10b,...
+ Viết mục lục văn bản: Yờu cầu viết đầy đủ, rừ ràng, chớnh xỏc cỏc thụng tin trong tờ Mục lục văn bản.
+ Viết chứng từ kết thúc: Yêu cầu viết đầy đủ theo các thông tin của Chứng từ kết thúc in trên bìa hồ sơ.
1.3.3 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Để trong quá trình chỉnh lý không mất nhiều thời gian Tôi và các cán bộ lưu trữ của cơ quan đã tiến hành biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu để xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ tài liệu trong quá trình chỉnh lý.
Trong quá trình biên soạn các cán bộ của Chi cục đã áp dụng 3 nguyên tắc và 8 tiêu chuẩn của lưu trữ học để tiến hành công tác xác định giá trị và dựa trên thông tư 09/2011-TT-BNV.( Phục lục)
1.3.4 Lập kế hoạch chỉnh lý Phông lưu trữ Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên.
Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.
Trên thực tế khi lập kế hoạch chỉnh lý cho Phông lưu trữ Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên đã thể hiện được những nội dung như:
Mục đích của đợt chỉnh lý
Các bước tiến hành chỉnh lý Nhân lực tham gia chỉnh lý
Dự toán kinh phí và vật tư cần thiết cho quá trình chỉnh lý
Như vậy: Trong giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý Tôi và các cán bộ lưu trữ đã thực hiện tốt các công việc cần thiết cho quá trinh thực hiện chỉnh lý được nhanh chóng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức khi tham gia chỉnh lý. Cụ thể như đã biên soạn đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý từ bản lịch sử phông cho đến kế hoạch chỉnh lý chi tiết và cụ thể các công việc cần làm….
2. Giai đoạn thực hiện chỉnh lý 2.1 Phân loại tài liệu
Căn cứ đặc điểm của phông và tình hình thực tế của khối tài liệu, để giúp cho việc sắp xếp phân loại tài liệu phục vụ cho việc bảo quản, khai thác, nghiên cứu tài liệu vào mục đích phát triển kinh tế xã hội, an ninh- quốc phòng chúng tôi chọn phương án Thời gian-Cơ cấu tổ chức cụ thể như sau:
Bước 1. Chia tài liệu về theo năm - Năm 2006
- Năm 2006 - Năm 2007 …
o - Năm 2013.
Bước 2. Chia tài liệu theo từng cơ cấu tổ chức
- Đội Kê khai- Tổng hợp nghiệp vụ- Kế toán thuế- Tin học.
- Đội Hành Chính- Nhân Sự- Tài Vụ- Ấn Chỉ - Đội Kiểm Tra Thuế
- Đội Trước bạ-Thu khác- Thu nhập cá nhân - Đội thuế liên xã, thị trấn.
Bước 3. Phân chia tài liệu trong từng năm về từng mặt hoạt động
Bước 4. Phân chia tài liệu trong từng mặt hoạt động về theo các vấn đề sự việc cụ thể (hồ sơ/đvbq)
Căn cứ vào số lượng tài liệu của mỗi nhóm, ta chia một hồ sơ có thể là một năm hoặc nhiều năm.
Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, nếu thấy có bản chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu thuộc phông khác thì tiến hành để riêng và tiến hành bổ sung cho phông đó.
2.2 Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ
Sau khi thực hiện phân loại tài liệu đến nhóm nhỏ cuối cùng chúng tôi tiến hành kiểm tra tài liệu và thấy được tất cả tài liệu trong hồ sơ đó phản ỏnh được rừ chức năng nhiệm vụ của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên.
VD: hồ sơ số 37 là Tập lưu công văn đi của Chi cục thuế Huyện Hưng Nguyên tháng 0-12 năm 2005
Sau đó chúng tôi tiến hành sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo một trật tự tùy thuộc vào tình hình thực tế của tài liệu trong hồ sơ sao cho khoa học, phán ánh được diễn biến của sự việc và quỏ trỡnh theo dừi giải quyết cụng việc.
Sau khi săp xếp tài liệu trong hồ sơ chúng tôi tiến hành loại bỏ trực tiếp những tài liệu hết giá trị và loại ra tài liệu trùng thừa để cho vào cặp, giúp cho việc kiểm tra và lập hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị được tốt hơn.
2.3 Biên mục hồ sơ
Biên mục bên ngoài: sau khi sắp xếp xong tài liệu chúng tôi viết dự kiến tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ là một đoạn văn ngắn gọn bao gồm các yếu tố thông tin cơ bản phản ánh khái quát nội dung của văn bản, tài liệu trong hồ sơ gồm các thông tin như: Tên loại, tác giả, nội dung, thời gian…
VD: Tập Thông báo miễn giảm thuế của Chi cục thuế Huyện Hưng Nguyên tháng 9-10/2006.
Biên mục bên trong:
Đánh số tờ: chúng tôi dùng bút chì đen đánh số vào góc phải, phía trên của tài liệu theo thứ tự từ số 01 đến hết.
Viết mục lục tài liệu: bao gồm các thông tin trong hồ sơ như: số thứ tự, số và ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tác giả văn bản, số tờ, ghi chú.( Phụ lục).
Viết chứng từ kết thúc: là những thông tin về đặc điểm trạng thái bên trong hồ sơ.
2.4 Hệ thống hóa hồ sơ
Sau khi xây dựng phương án phân loại một cách chi tiết chúng tôi tiến hành hệ thống hóa hồ sơ tài liệu. Hệ thống hóa là việc sắp xếp tài liệu theo trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong mỗi nhóm nhỏ theo phương án phân loại. Qua thực tế chúng tôi hệ thống hóa tài liệu bằng phương pháp trực tiếp, chia các đơn vị bảo quản trong phông thành các khối lớn, từ các khối đó tiếp tục phân thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ sau đó sắp xếp trật tự các đơn vị bảo quản trong nhóm nhỏ nhất đó, để thuận tiện trong việc phục vụ tra tìm, nghiên cứu chúng tôi tham gia chỉnh lý tiếp tục hệ thống hóa tài liệu theo các khối và các mặt hoạt động.
Như vậy hệ thống hóa hồ sơ là việc sắp xếp các hồ sơ trong phông theo phương án đã trọn, nhằm quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu được thuận tiện. Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối với những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùng toàn bộ hồ sơ hoặc một số văn bản trong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu
chưa chính xác hoặc không thống nhất sau đó tiến hành đánh số lưu trữ cho từng đơn vị bảo quản (hồ sơ), đánh từ số 01 cho đến hết.
- Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
- Đánh và dán nhãn hộp (cặp).
2.5 Đánh số hồ sơ trong phông
Sau khi đã hệ thống hóa hồ sơ cho toàn phông chúng tôi tiến hành đánh số liên tục từ số 01 của năm tài liệu bắt đầu đến số hồ sơ cuối cùng của năm kết thúc.
Viết mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ bao gồm các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ văn bản được in riêng.
Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, tờ mục lục văn bản và đặc điểm tài liêụ trong hồ sơ
Viết bìa hồ sơ: Căn cứ vào thẻ tạm ghi các thông tin: Tên phông, tên đơn vị tổ chức, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, số phông, số mục lục, số hồ sơ và thời hạn bảo quản.
2.6 Vệ sinh tài liệu tháo bỏ ghim kẹp.
Sau khi đã sắp xếp xong hồ sơ, chúng tôi tiến hành vệ sinh tài liệu, dùng móc chuyên dùng để tháo bỏ ghim kẹp, rồi để tài liệu vào bìa hồ sơ.
2.7 Thống kê kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Thực tế trong quá trình chỉnh lý đối với khối tếi liệu hết giá trị thì được cán bộ lưu trữ chúng tôi loại ra và để riêng theo từng năm sau đó bó lại từng bó, tài liệu trùng thừa thì đánh số từ 1 đến hết.( Phụ Lục)
Theo chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình Chi Cục Thuế đã có văn bản đề nghị Cục Thuế tỉnh Nghệ An thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu đồng thời Cục Thuế tỉnh Nghệ An gửi danh mục hồ sơ trình Tổng Cục Thuế thẩm định.
thực hiện theo công văn 879/VTLTNN-NVDP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ đã kiểm tra khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn những hồ sơ có giá trị lâu dài và vĩnh viễn để bảo quản phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng.
Những tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý đã được Chi Cục Thuế thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh, sau đó xin ý kiến và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.( Phụ Lục)
Như vậy việc thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên làm theo đúng trình tự, quy định của Nhà nước cũng như của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định.
2.8 Xây dựng công cụ Quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu.
Công cụ quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu có Hệ thống tra tìm tự động( Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ) và mục lục hồ sơ trong đó bao gồm lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, phương án phân loại tài liệu và mục lục hồ sơ.