Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức

Một phần của tài liệu Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Chi cục thuế huyện hưng nguyên tỉnh nghệ an (Trang 38 - 41)

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CHI CỤC THUẾ HUYỆN HƯNG NGUYÊN

B. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ 1.Yêu cầu chung khi lập hồ sơ

3. Kết thúc Chỉnh lý

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức

Qua thời gian thực tập tại Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên tôi thấy công tác lưu trữ ở đây đã và đang được thực hiện tương đối tốt. Chi cục đã nhận thức được tầm quan trọng cũng như vai trò và vị trí của công tác lưu trữ vì vậy chất lượng của hồ sơ tài liệu ngày càng được nâng cao.Chi cục đã ban hành được một số văn bản quy định, hướng dẫn việc thực hiện các khâu nghiệp vụ là cơ sở đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp. Đặc biệt từ năm 2009 khi Chi cục bắt đầu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào hoạt động của cơ quan thì mọi tài liệu khi hình thành đều được sắp xếp theo đúng hướng dẫn của từng loại hồ sơ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác tài liệu để giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan, góp phần mang lại hiệu quả cao. Bên cạnh đó hàng năm tài liệu của các Đội được thu thập, bổ sung đầy đủ vào kho lưu trữ của Chi Cục theo quy định của Nhà nước.

Công tác chỉnh lý tài liệu cũng ngày càng được các cơ quan cấp trên quan tâm chú

trọng hơn, Lãnh đạo Cục Thuế tỉnh Nghệ An đã quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi về cơ sở vật chất cũng như đầu tư kinh phí để mua sắm các trang thiết bị bảo quản tài liệu như giá, cặp, hộp đựng tài liệu. Mới đây Cục Thuế tỉnh Nghệ An đã cấp cho Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên 40 Chiếc giá và 1500 hộp để đựng hồ sơ tài liệu. Hàng năm được sự quan tâm của Tổng Cục Thuế, Cục Thuế tỉnh Nghệ An đã tổ chức các lớp tập huấn, hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ như lập hồ sơ, thu thập, xác định giá trị tài liệu…

Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đã đạt được thì công tác lưu trữ của Chi Cục Thuế huyện Hưng Nguyên vẫn còn một số hạn chế như: Việc thu thập bổ sung tài liệu thực hiện chưa triệt để, giao nộp tài liệu giữa cán bộ lưu trữ và các Đội chưa chặt chẽ, một số tài liệu giao nộp chưa được lập hồ sơ hoặc đã lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về chất lượng, một số lượng lớn tài liệu đã đến hạn giao nộp nhưng chưa thu thập được nguyên nhân là do các cán bộ phụ trách khối tài liệu đó đã nghỉ hưu, chuyển công tác nhưng không bàn giao lại cho cán bộ khác hoặc một phần các cán bộ giữ lại để giải quyết công việc…

Để khắc phục một số hạn chế trên, trong phạm vi báo cáo thực tập của mình tôi mạnh dạn đưa ra một số nội dung đề xuất nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý khoa học tài liệu tại Chi cục Thuế huyện Hưng Nguyên trong thời gian gần đây như sau:

Nâng cao chất lượng công tác thu thập bổ sung tài liệu

Lý do mà tôi đề xuất vấn đề này là do trong quá trình thực tập tại đây tôi thấy công tác thu thập, bổ sung là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Nếu không có công tác thu thập thì không có tài liệu để thực hiện khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác lưu trữ như chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và đặc biệt là không có tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng, mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ.

Để công tác thu thập được thực hiện tốt cần phải có phương pháp và cách thức thực hiện sao cho hiệu quả thì Chi cục phải tiến hành xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cụ thể để các cơ quan đơn vị cùng thực hiện, cũng như tăng cường đầu tư kinh phí cho việc thu thập chỉnh lý. Khi thu thập phải thu theo hồ sơ, kiên quyết không thu những tài liệu tích đống, rời lẻ bó gói để giảm bớt thời gian của cán bộ lưu trữ…

Nâng cao trình độ chuyên môn và ý thức nghề nghiệp của cán bộ lưu trữ:

Lý do mà tôi đề xuất vấn đề này là muốn công tác lưu trữ được thực hiện tốt thì cần phải có một đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn và có kinh nghiệm trong việc chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ. Để thực hiện được điều đó chúng ta cần có phương pháp và cách thức thực hiện sao cho phù hợp cụ thể như sau:

Thực tế hiện nay cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách rất ít. Cán bộ có trình độ đại học còn hạn chế, đa phần cán bộ được bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, chính vì vậy mà công tác lưu trữ không đáp ứng được yêu cầu để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ dẫn đến việc nhận thức không đúng về tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưu trữ. Vì vậy cần quan tâm đến chất lượng đào tạo của cán bộ làm công tác lưu trữ.

Để đưa công tác lưu trữ lên một tầm cao mới, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa, việc chỉ đạo, hướng dẫn các nghiệp vụ về công tác lưu trữ của tỉnh Nghệ An nói chung và Chi cục Thuế huyện Hưng Nguyên nói riêng cần tiếp tục mở các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho những người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm, có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ có trình độ trung cấp. Đặc biệt cần quan tâm đến việc đào tạo cán bộ có trình độ cử nhân ngành lưu trữ học.

Chi cục cần tiến hành rà soát lại số lượng chất lượng đội cán bộ được bố trí làm công tác lưu trữ để từ đó xác định chính xác số lượng cán làm công tác lưu trữ hoặc cán bộ văn thư lưu trữ kiêm nhiệm.

Ban hành bảng thời hạn bảo quản của Chi Cục dựa trên bảng thời hạn bảo quản mẫu, chuyên ngành của Bộ Tài chính và Tổng Cục thuế nhằm giúp cho việc định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu được thống nhất, tránh trường hợp hồ sơ tài liệu bị định thời hạn bảo quản sai, không chính xác.

Một phần của tài liệu Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Chi cục thuế huyện hưng nguyên tỉnh nghệ an (Trang 38 - 41)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(84 trang)
w