Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đã đúc rút được tại thời gian kiến tập. Báo cáo gồm 3 phần: Phần 1: Giới thiệu vài nét khái quát về UBND xã Đồng Phong, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình Phần 2: Thực trạng công tác văn thư ở cơ quan UBND xã Đồng Phong Phần 3: Báo cáo kết quả kiến tập tại UBND xã Đồng Phong và đề xuất, kiến nghị. Vì thời gian kiến tập có hạn nên trong thời gian kiến tập và viết báo cáo em không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được được sự chỉ dẫn tận tình cùng với ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo để em được hoàn thiện hơn trong lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ. Mong rằng những kinh nghiệm thực tế em đúc rút trong thời gian thực tập vừa qua sẽ giúp em có thêm niềm tin vào bản thân cũng như vào ngành học mà em đã lựa chọn. Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo HĐND – UBND xã Đồng Phong, cán bộ nhân viên HĐND – UBND xã Đồng Phong đã giúp đỡ em trong thời gian kiến tập tại cơ quan trong thời gian quavà các thầy cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường đại học Nội Vụ Hà Nội đã giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ trong thời gian thực tập tại cơ quan.
DANH MỤC VIẾT TẮT Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Cơng nghiệp hóa – đại hóa Văn thư – lưu trữ Đại học HĐND UBND CNH-HĐH VT-LT ĐH LỜI NĨI ĐẦU Trong tình hình phát triển xã hội với bước phát triển nhảy vọt khoa học công nghệ - thông tin, công việc trao đổi thông tin quan doanh nghiệp ngày cao, thông tin trao đổi ngày địi hỏi tính xác, nhanh chóng, kịp thời hiệu Để làm điều đó, cá nhân làm cơng tác trao đổi thơng tin cần có chuyên môn nghiệp vụ, phải đào tạo cách khoa học hệ thống Cơng tác Văn phịng nói chung cơng tác Văn thư nói riêng ln giữ vai trị then chốt, mắt xích quan trọng nghiệp quản lý quan tổ chức Nhà nước, tổ chức trị - xã hội nói chung đơn vị doanh nghiệp doanh nghiệp nước ngồi Đồng thời song hành với cơng đổi mới, tồn dân, tồn diện q trình CNH – HĐH đất nước công tác văn thư làm tốt hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho q trình giải cơng việc đơn vị cách nhanh chóng, xác, mang lại hiệu cao Tránh tình trạng quan liêu giấy tờ, mát tài liệu quan trọng quan, đảm bảo q trình cung cấp thơng tin cho lãnh đạo Trong cơng tác hành Nhà nước Văn thư trung tâm điều hành, phối hợp hoạt động quan Hoạt động văn thư yếu tố chủ quan định tồn phát triển vững mạnh quan, văn thư hoạt động hiệu giúp quan hoạt động có chất lượng hiệu quả, tăng khả chạnh tranh chủ động trình hội nhập nâng cao vị quan Văn thư ví phin pha café, văn thư trung tâm nhận thông tin xử lý thông tin, tất thông tin văn phương tiện khác văn thư kiểm tra sàng lọc tìm thơng tin xác, tin cậy để đưa kết tốt phục vụ cho q trình hoạt động quan Văn thư khơng đơn vị quản lý giấy tờ , hồ sơ, sổ sách tài liệu mà trở thành máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng quan trình điều hành, lãnh đạo để thực chức nhiệm vụ quan Thực phương châm “ Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn” nhằm giúp cán Văn thư – Lưu trữ tương lai nắm vững kiến thức lý thuyết học ghế nhà trường vào thực tế cơng việc, từ hồn thiện kỹ làm việc mình, để với phương châm nhà trường “ học thật, thi thật để đời làm thật” Với phương châm vậy, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội dành khoảng thời gian để tổ chức cho học viên kiến tập quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm nâng cao nghiệp vụ sau trường Được phân công Khoa Văn thư – Lưu trữ đồng ý tiếp nhận lãnh đạo quan, em có hội kiến tập Văn phịng HĐND - UBND xã Đồng Phong, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình Qua thời gian kiến tập địa phương với quan tâm, giúp đỡ lãnh đạo, cán công chức UBND xã Đồng Phong em có hội tiếp xúc làm quen với nghiệp vụ công tác Văn thư Giúp cho em củng cố thêm kiến thức học tiếp cận thực tế, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, hiểu rõ mơ hình quản lý cơng tác Văn phịng tình hình tổ chức cơng việc cán Văn thư quan hành Nhà nước nói chung UBND xã Đồng Phong nói riêng, tạo cho thân có thêm niềm say mê, nhiệt huyết ngành nghề Khi tìm hiểu công tác Văn thư UBND xã Đồng Phong, em cán hướng dẫn cụ thể thao tác nghiệp vụ, tiếp xúc với loại văn quan,… Ban đầu cịn bỡ ngỡ nên em gặp nhiều khó khăn trình kiến tập, song với giúp đỡ nhiệt tình cán quan đến thời điểm em nắm vững nghiệp vụ có kinh nghiệm quý báu để giải kịp thời cố xẩy q trình giải cơng việc Với thời gian kiến tập dài đem lại cho em học kinh nghiệm thực tế quý giá để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn mình, hướng dẫn giúp đỡ cán Văn phòng đợt thực tập, quan tâm giúp đỡ lãnh đạo quan em hoàn thành tốt đợt kiến tập Có thể nói đợt kiến tập giúp em cụ thể hóa nắm kiến thức mình, trưởng thành sau đợt kiến tập quan, hướng dẫn giúp đỡ cán quan vốn kiến thức trang bị trường, em định chọn đề tài “Công tác Văn thư văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã Đồng Phong – Thực trạng giải pháp” Chỉ thực tốt công tác văn thư thực hồn thành tốt công tác văn thư lưu trữ, công tác văn thư phần thiếu trình hoạt động phát triển tất quan hành nhà nước nên em chọn đề tài để tìm hiểu thực tế Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc rút thời gian kiến tập Báo cáo gồm phần: Phần 1: Giới thiệu vài nét khái quát UBND xã Đồng Phong, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình Phần 2: Thực trạng công tác văn thư quan UBND xã Đồng Phong Phần 3: Báo cáo kết kiến tập UBND xã Đồng Phong đề xuất, kiến nghị Vì thời gian kiến tập có hạn nên thời gian kiến tập viết báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, mong nhận được dẫn tận tình với ý kiến đóng góp thầy giáo để em hồn thiện lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ Mong kinh nghiệm thực tế em đúc rút thời gian thực tập vừa qua giúp em có thêm niềm tin vào thân vào ngành học mà em lựa chọn Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo HĐND – UBND xã Đồng Phong, cán nhân viên HĐND – UBND xã Đồng Phong giúp đỡ em thời gian kiến tập quan thời gian quavà thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường đại học Nội Vụ Hà Nội giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ thời gian thực tập quan Em xin chân thành cảm ơn! Đồng Phong, ngày 23 tháng năm 2015 Học viên Hoàng Thanh Trang Phần I : Khái quát Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong Lịch sử hình thành, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Đồng Phong 1.1 Khái quát chung xã Đồng Phong Đồng phong xã trung du, nằm huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình Được thành lập theo Quyết định số 199/QĐ ngày 22/7/1964 sở tách từ xã Gia Lâm, xã nằm quốc lộ 12B nối thành phố Tam Điệp với thị trấn Nho Quan tỉnh Hịa Bình, Sơn La Trụ sở cách trung tâm thành phố Ninh Bình 28km, tổng diện tích 5,95 km2 , dân số 4679 người • Về địa giới: - Phía đơng giáp xã Lạng Phong, Nho quan Và thị trấn Nho Quan - Phía nam giáp xã Văn Phong, Nho Quan - Phía tây giáp xã Yên Quang, Nho Quan - Phía bắc giáp xã Phú Sơn, Nho Quan tỉnh Hịa Bình • Về địa hình: Xã Đồng Phong chủ yếu địa hình núi đá vơi, địa hình bị chia cắt, loại đất địa bàn có độ phì nhiêu từ trung bình đến thuận lợi cho việc phát triển nông lâm nghiệp trồng dài ngày 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Đồng Phong Ủy ban nhân dân xã quan hành Nhà Nước địa phương hoạt động theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 A) Chức năng, nhiệm vụ UBND xã Đồng Phong Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong quan HĐND cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan Nhà Nước cấp Ủy ban nhân dân xã Đồng Phong thực chức quản lý nhà nước địa phương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương sách địa bàn, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở (Ban hành kèm theo mục III – Điều 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117 Luật số 11/2013/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2013 tổ chức Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân) B) Cơ cấu tổ chức UBND xã Đồng Phong (xem phụ lục 1) Căn vào tình hình đặc điểm địa phương tổ chức cấp trên, UBND xã Đồng Phong có cấu tổ chức sau: Chủ tịch UBND phụ trách chung, khối kinh tế - tài chính, xây dựng sở hạ tầng, khoa học - công nghệ, nhà đất tài nguyên - môi trường Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa - xã hội lĩnh vực xã hội khác PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ ĐỒNG PHONG Công tác Văn thư UBND xã Đồng Phong Công tác Văn thư UBND xã Đồng Phong tổ chức theo mơ hình tập trung, văn giấy tờ hình thành trình hoạt động quan tập trung vào đầu mối Văn phòng quan Là quan nhà nước cấp địa phương, UBND xã Đồng Phong ngày giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ phân cơng Bộ phận Văn thư có vai trị khơng nhỏ hoạt chung quan Vì vậy, cơng tác văn thư UBND xã dần hồn thiện hóa, bước đầu có thay đổi định Công tác Văn thư UBND xã Đồng Phong thực nghiêm túc, góp phần giải cơng việc văn phịng ban chuyên môn trực thuộc UBND xã làm tốt, nhanh chóng, sách, chế độ đảm bảo giữ gìn bí mật Nhà nước, quan Giảm bớt giấy tờ không cần thiết tránh việc lợi dụng văn quan để làm việc trái với pháp luật quy định Nhà nước Trong trình hoạt động quan, văn ban hành giữ lại gốc phận văn thư làm lưu, phục vụ việc tra tìm, nghiên cứu cần thiết cá nhân đơn vị Nhìn chung đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư công việc diễn UBND xã Đồng Phong cho thấy công tác văn thư ngày trọng đại hóa hơn, khẳng định vài trị, vị trí khơng thể thiếu cơng tác văn thư UBND xã Đồng Phong nói riêng hầu hết quan hành Nhà nước nói chung Tình hình cán làm cơng tác văn thư Bởi tính chất đặc thù cơng việc UBND tiếp nhận ban hành văn hành có đội ngũ cán co trình độ chun mơn vững vàng, có hiểu biết quan, chức nhiệm vụ quyền hạn quan Nhà nước cấp địa phương Văn phòng HĐND - UBND xã Đồng Phong chịu trách nhiệm chung công tác văn thư Ủy ban xã, xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc tuần, tháng, quý; tổ chức kỳ họp HĐND UBND, khâu nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ Tại UBND xã Đồng phong có cơng chức làm cơng tác văn phịng, 01 cơng chức làm cơng tác Văn phịng – Thống kê, 01 cơng chức làm cơng tác Văn thư – Lưu trữ Đều có trình độ Trung cấp hành Văn phịng, có đủ lực kiến thức nghiệp vụ để đảm bảo hoạt động độc lập, hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Hoạt động quản lý UBND xã Đồng Phong Lãnh đạo UBND xã Đồng Phong quan tâm đạo kịp thời để công tác văn thư thực hoàn thiện, phù hợp với yêu cầu thực tế công việc, phục vụ kịp thời yêu cầu lãnh đạo ủy ban ban chuyên môn trực thuộc xã Việc tổ chức quản lý, đạo công tác văn thư UBND xã Đồng Phong thể biệc áp dụng văn Đảng Nhà nước công tác văn thư việc xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư quan UBND Hiện Nhà Nước ban hành nhiều văn đạo văn hướng dẫn nghiệp vụ tạo hành lang sở pháp lý cho việc tổ chức công tác văn thư quan Nhà nước tổ chức như: • Luật lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội • Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư ( đăng công báo số 09 ngày 17 tháng năm 2004) • Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23 tháng năm 2002 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà Nước (đăng công báo sô 22 ngày 20 tháng năm 2005) • Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu (đăng công báo số 36 năm 2001) • Cơng văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến • Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Đây sở pháp lý quan trọng để UBND xã Đồng Phong nói riêng quan tổ chức văn thư nói chung vào nề nếp có hiệu Trên sở văn quy phạm pháp luật Nhà Nước Chính phủ văn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà Nước, UBND xã Đồng Phong ban hành số văn nhằm hồn thiện nâng cao cơng tác văn thư UBND xã Cụ thể: UBND xã Đồng Phong xây dựng ban hành Quy định ban hành quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ ngày 18 tháng năm 2010 theo hướng dẫn thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Đây quy chế quy định cụ thể chi tiết hướng dẫn công tác văn thư quan Cùng với quy định chế tài xử phạt hành vi vi phạm hoạt động công tác văn thư lưu trữ Đây minh chứng sinh động cho quan tâm sâu sắc đạo lãnh đạo UBND xã Đồng Phong công tác văn thư UBND tạo thành hành lang sở pháp lý thực tổ chức công tác văn thư UBND xã Đồng Phong Thể nhận thức lãnh đạo xã công tác văn thư, sở tiền đề tốt cho việc thực tôt tổ chức công tác văn thư xã tương lai Tuy nhiên, số hạn chế UBND xã Đồng Phong, số lượng văn ban hành hướng dẫn đạo hướng dẫn chung công tác văn thư cịn Hiện chưa có quy định lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, chưa có danh mục hồ sơ thức Hoạt động nghiệp vụ văn thư UBND xã Đồng Phong Thực tốt công tác văn thư đảm bảo hoạt động quan, công văn giấy tờ những phương tiện quan trọng chủ yếu để tiến hành tổ chức hoạt động quan Nhà nước Hoạt động nghiệp vụ văn thư bao gồm quy trình: - Xây dựng ban hành văn - Quản lý giải văn - Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Quản lý sử dụng dấu Tuy nhiên, em sâu tìm hiểu quy trình quản lý giải văn UBND xã Đồng Phong để hiểu rõ nghiệp vụ quan UBND xã cấp địa phương nói chung UBND xã Đồng Phong nói riêng Nghiệp vụ quản lý văn đi, văn đến nhiệm vụ cơng tác văn thư, phản ánh đầy đủ chân thực trình độ nghiệp vụ chun mơn cán làm cơng tác văn thư Thơng qua văn quản lý chặt chẽ hơn, đảm bảo an ninh cho tài liệu tránh tình trạng thất thơng tin Quy trình quản lý giải văn bao gồm quản lý giải văn , quản lý giải văn đến A) Quy trình quản lý giải văn (phụ lục 2) Căn vào quy định Chính phủ, tỉnh , huyện quy chế UBND xã hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ quản lý văn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Cục Văn Thư Lưu trữ Nhà nước ngày 18/7/2005 Văn phòng UBND xã Đồng Phong tổ chức giải văn cách chặt chẽ, khoa học, nghiêm túc Văn quan UBND cấp xã chủ yếu văn hành chính, sau kiểm tra kỹ lưỡng mặt thể thức,hình thức trình bày văn bản, nội dung văn trình cho lãnh đạo ký chuyển văn thư ghi số, ngày tháng văn bản, đóng dấu văn phù hợp sau tiến hành ban hành chuyển phát văn bản, theo dõi trình giải văn bản, xếp bảo quản văn phát hành Quy trình tổ chức giải quản lý văn Văn phòng UBND xã Đồng Phong phận Văn thư tiến hành theo bước sau: Bước 1: Cán soạn thảo đồng thời người đánh máy kiểm tra văn lại lần cuối trước tiến hành in ấn văn Bước 2: Trình ký Sau in văn giấy cán soạn thảo trình văn cho Phó chủ tịch xem xét, kiểm tra sau ký nháy lên bên phải dấu kết thúc văn (./.) Bước 3: Ghi số ngày tháng văn Sau văn ký, cán soạn thảo đưa văn qua phận văn thư để lấy số cho văn Tất văn HĐND – UBND đánh số theo hệ thống chung quan văn thư thống quản lý Bước 4: Nhân Sau văn lấy số ghi ngày, tháng, năm văn thư tiến hành nhân cách photo văn theo số lượng cán soạn thảo định Bước 5: Đóng dấu văn Sau nhân số lượng cán văn thư tiến hành đóng dấu Bước 6: Đăng ký văn Tất văn cán văn thư đăng ký vào sổ văn Bước 7: Chuyển giao văn Sau đăng ký công văn cán văn thư tiến hành chuyển giao văn theo nơi nhận ghi văn Việc chuyển giao văn tiến hành qua hình thức sau: - Chuyển giao văn cho ban đảng, cá nhân nội quan gửi trực tiếp khơng bỏ vào phong bì - Đối với văn chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức văn gấp bỏ vào phong bì cán văn thư chuyển giao trực tiếp - Đối với văn chuyển phát qua bưu điện văn cán văn thư bỏ vào phong bì dán tem gửi bưu điện Bước 8: Lưu văn Các văn ban hành lưu lại cán văn thư quản lý, lưu xếp theo thứ tự đăng ký, số nhỏ số lớn Nhìn trình quản lý giải văn văn thư quan tổ chức chặt chẽ, nghiêm túc quy định Tuy nhiên, bên cạnh cịn số hạn chế thiếu sót nhỏ thể thức văn tơi tin thiếu sót nhanh chóng khắc phục để công tác quản lý văn tốt hơn, hiệu Một số nhược điểm quy trình quản lý giải văn UBND xã Đồng Phong: - Có nhiều văn ban hành muộn, cán văn thư gặp khó khăn việc đảm bảo chuyển giao văn kịp thời xác - Tất văn chuyển không ký nhận - Không lập sổ đăng ký văn nội - Cán văn thư không lập sổ đăng ký riêng cho văn mật mà đăng ký chung vào sổ đăng ký văn đến - Việc theo dõi chuyển phát văn chưa chặt chẽ Cán văn thư gọi điện tới thành phần nhận văn không theo dõi - Đối với văn chuyển phát qua bưu điện: Cán văn thư năm số lượng đăng ký chung vào sổ đăng ký công văn không lập sổ “sổ gửi văn bưu điện” • Mẫu số đăng ký văn UBND xã Đồng Phong 0ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỒNG PHONG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày đến ngày Từ số đến số Quyển số: • Phần đăng ký văn đi: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại Người trích yếu nội ký dung văn Nơi Đơn vị Số lượng Ghi nhận người văn văn nhận lưu (1) (2) (3) (5) (4) (6) (7) b) Quản lý giải văn đến (phụ lục 3) Văn đến quan tất văn quan tổ chức, đơn vị cá nhân bên gửi đến quan qua nhiều đường khác trực tiếp cán họp mang về, qua đường bưu điện, Fax, qua mạng, Quy trình quản lý giải văn đến UBND xã Đồng Phong tuân theo trình tự quy định rõ ràng cụ thể Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Tại phận văn thư UBND xã Đồng Phong văn đến tổ chức giải theo bước sau: - Bước 1: Tiếp nhận đăng ký văn đến Văn thư tiếp nhận văn từ nguồn từ bưu điện; quan, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp Khi tiếp nhận văn cán văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì thư nơi nhận sau tiến hành phân loại sơ văn đến Sau văn phân loại sơ cán văn thư xử lý sau: - Đối với văn ghi đích danh người nhận, ghi rõ tên ban đảng quan, văn mức độ mật khơng bóc bì đăng ký vào sổ văn đến ghi rõ “phong bì khơng bóc” VD: (8) Kính gửi: Đ/c Lê Trọng Bính Chủ tịch xã Đồng Phong, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình VD: Kính gửi: Ban Tư pháp hộ tịch UBND xã Đồng Phong, huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình - Đối với văn gửi đến toàn thể quan cán văn thư tiến hành bóc bì đăng ký vào sổ cơng văn đến, đăng ký chung cho tất loại văn đến VD: Kính gửi: HĐND – UBND xã Đồng Phong Huyện Nho Quan, Tỉnh Ninh Bình Bước 2: Trình chuyển giao văn đến Đối với văn không dược bóc bì cán văn thư chuyển trực tiếp cho người nhận Đối với văn phép bóc bì sau đăng ký cán văn thư kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem xét cho ý kiến phân phối, giải Bước 3: Sao chuyển giao văn đến Sau có đạo người có thẩm quyền cán văn thư tiến hành văn đến (nếu cần), hầu hết văn đến y Việc chuyển giao văn đến cá nhân, ban đảng quan cán văn thư trực tiếp chuyển + Mẫu dấu đến văn phòng UBND xã Đồng Phong UBND XÃ ĐỒNG PHONG ĐẾN Số: Ngày: Chuyển: + Mẫu sổ đăng ký văn đến UBND xã Đồng Phong ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ ĐỒNG PHONG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày đến ngày Từ số đến số Quyển số: + Phần đăng ký văn đến: Ngày Số đến đến Tác giả Số, ký Ngày hiệu tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị Ký nhận người nhận Ghi (1) (3) (6) (7) (9) (2) (4) (5) (8) Trên thực tế, công tác quản lý giải văn đến văn phòng UBND xã Đồng Phong thực quy định, nhiên có số hạn chế khơng có sổ theo dõi giải văn nên không nắm bắt tiến độ giải công việc Việc chuyển giao văn cán văn thư – lưu trữ gửi ban ngành, đoàn thể khơng có sổ ký nhận chuyển giao văn trường hợp mát thất lạc cán văn thư phải chịu trách nhiệm Phần Báo cáo kết kiến tập UBND xã Đồng Phong đề xuất, kiến nghị 3.1 Kết kiến tập UBND xã Đồng Phong Trong trình kiến tập phận văn thư – lưu trữ UBND xã Đồng Phong, nhận quan tâm hướng dẫn tận tình cán văn thư quan dựa, vào tình hình thực tế lực thân phân công cho em trực tiếp thực số khâu nghiệp vụ quản lý giải văn quản lý, sử dụng dấu * Nghiệp vụ quản lý giải văn Trong nghiệp vụ quản lý giải văn em tham gia vào trình tiếp nhận giải văn đến Tất văn đến tập trung thống văn thư UBND xã Đồng Phong, sau tiếp nhận văn đến từ nhiều nguồn khác tiến hành phân loại văn Nếu thư cho cá nhân đơn vị, quan sách báo tiến hành chuyển giao cho cá nhân, đơn vị nhận Còn văn gửi chung cho quan tiến hành bóc bì văn đến Sau bóc bì văn văn thư quan giao cho em tiến hành đăng ký văn đến, đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến Vì văn đến từ nhiều nguồn khác qua đường bưu điện, chuyển tay, qua máy fax… Với nhiều dạng văn khác chính, y nên văn thư quan hướng dẫn em cách đóng dấu đến cho xác Tại UBND xã Đồng Phong có 02 sổ đăng ký văn đến, 01 sổ đăng ký công văn đến UBND, 01 sổ đăng ký văn đến HĐND * Nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu Mặc dù dấu quan văn thư giữ gìn bảo quản sử dụng số trường hợp có nhiều cơng việc quan trọng nên em giao nhiệm vụ đóng dấu văn bản, đóng dấu văn đến số loại văn Một số cơng việc khác: Trong q trình thực tập UBND xã Đồng Phong đọa hướng dẫn tận tình cán Văn thư, em làm quen với cơng việc hành văn phịng tác phong nhân viên văn phịng, có them tự tin, linh hoạt giao tiếp: - Tổ chức chuẩn bị cho hội nghị, hội thảo UBND xã Đồng Phong - Soạn thảo văn - Cung cấp thông tin - Xây dựng kế hoạch cơng tác Ngồi ra, phân loại xếp văn lưu lại quan theo số thứ tự ngày tháng năm văn sau để vào tủ tài liệu Đóng ghim cho tài liệu, văn Trực điện thoại quan Và số công việc liên quan khác công tác hậu cần, pha chè… 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND xã Đồng Phong Công tác văn thư công việc thiếu hoạt động quan Nội dung công tác văn thư gồm nhiều công việc liên quan đến nhiều người, nhiều phận Nhìn chung cơng tác văn thư UBND xã Đồng Phong vào nề nếp có thành tích tốt Do cán văn thư – lưu trữ phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên việc tập trung cho cơng tác Văn thư cịn gặp nhiều hạn chế Công tác văn thư công việc thường xuyên liên tục, công việc đào tạo theo chuyên ngành nên thân em cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, đồng thời dựa tìm hiểu thực tế cơng tác văn thư UBND xã Đồng Phong em xin đưa số đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư UBND xã Đồng Phong thời gian tới, tạo điều kiện phát huy vai trò to lớn công tác văn thư phục vụ cho trình quản lý, điều hành giải cơng việc lãnh đạo UBND đồng thời góp phần ổn định trị, phát triển kinh tế xã hoi, đảm bảo an ninh quốc phòng địa bàn xã ngày tốt Trong giải pháp em xin sâu vào hoàn thiện văn đạo thực công tác văn thư xây dựng đội ngũ cán làm công tác văn thư mà không sâu vào khâu nghiệp vụ cho người trung tâm vũ trụ, vạn vật Vì có quan tâm đạo tốt cấp lãnh đạo nghiệp vụ văn thư thực khoa học đảm bảo cho công tác văn thư thực tốt • Hồn thiện đội ngũ cán làm cơng tác văn thư Như nói trên, người trung tâm yếu tố quan trọng, định tới thành bại cơng việc phát triển bền vững lĩnh vực đó, cơng tác văn thư ngoại lệ Để công tác văn thư hồn thiện vấn đề chuẩn hóa đội ngũ cán làm cơng tác văn thư vấn đề cần thiết, quan trọng mang tính chất định Nếu cán văn thư có cách tổ chức thực khoa học, tối ưu cơng việc hồn thành nhanh chóng Để cơng tác văn thư nói chung khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư nói riêng thực tốt cần hồn thiện đội ngũ làm cơng tác văn thư • UBND xã cần có chế tài khen thưởng xử phạt rõ ràng cán làm công tác văn thư quan để họ thấy quyền lợi trách nhiệm hoạt động xây dựng hồn thiện làm cơng tác văn thư quan • Hằng nằm cán văn thư quan nên cử đào tạo nghiệp vụ theo chương trình đào tạo Nhà nước • Tự thân cán văn thư phải không ngừng học hỏi để trau dồi thân, nâng cao trình độ chun mơn làm tốt g tác văn tư Đây yếu tố quan trọng việc xây dựng hoàn thiện đội ngũ cán làm cơng tác văn thư thời gian tới lãnh đạo UBND xã Đồng Phong cần quan tâm thực Chỉ yếu tố người quan tâm, trọng đào tạo cơng tác văn thư UBND xã Đồng Phong nói riêng cơng tác văn thư quan hành nhà nước Viêt Nam nói chung phát huy sức mạnh, giá trị tầm quan trọng xã hội • UBND xã Đồng Phong cần tăng cường đạo hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật cơng tác văn thư • Nâng cao nhận thức lãnh đạo công tác văn thư Hiện cán lãnh đạo có ý thức hiểu biết đầy đủ cơng tac văn thư mục đích biện pháp nhằm nâng cao nhận thức cấp lãnh đạo công tác văn thư lưu trữ UBND cấp xã Giúp cho việc đạo công tác văn thư ngày tốt việc trọng xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo công tác văn thư UBND cấp xã Vì quan tâm cấp lãnh đạo yếu tố vô quan trọng định trực tiếp tới cách tổ chức hoạt động công tác văn thư UBND xã Đồng Phong • Hồn thành văn đạo công tác văn thư UBND cấp xã UBND cấp xã cần ban hành danh mục hồ sơ quy định lập hồ sơ cơng việc mà cán chịu trách nhiệm giải Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn thực công tác văn thư; việc thực cần vào tình hình thực tế quan, kế hoạch trước Trong kế hoạch cần đề mục tiêu cụ thể bước cần thực Cần ban hành định tổ chức tra, kiểm tra định kỳ việc thực công tác văn thư UBND xã Trên toàn giải pháp đề xuất chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác văn thư UBND xã Đồng Phong, hy vọng tương lai sở cho việc xây dựng hồn thiện cơng tác văn thư UBND xã thời gian tới Và nguồn tư liệu tham khảo việc tổ chức cơng tác văn thư UBND cấp xã nói chung, với quan tổ chức mà công tác văn thư chưa hồn thiện xem nguồn tư liệu tham khảo thiết thực 3.3 Một số kiến nghị quan UBND xã Đồng Phong khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội * Đối với quan UBND xã Đồng Phong Để góp phần chung vào nghiệp đổi đất nước, công tác văn thư UBND xã Đồng Phong thực tốt nữa, phát huy sức mạnh sở ưu điểm phục hạn chế, tồn Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND- UBND xã Đồng Phong sâu vào thực tế nghiên cứu, em xin đưa số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư thời gian tới: • Lãnh đạo UBND xã cần quan tâm bố trí phịng văn thư khơng gian rộng để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.Tăng cường đầu tư sở vật chất để phục vụ cho cơng tác văn thư • Cần đánh giá mức tầm quan trọng công tác văn thư UBND xã tránh tình trạng cán làm công tác văn thư, kiêm nhiệm công việc khác • Tăng cường đẩy mạnh cơng tác tin học, ứng dụng công nghệ thông tin dựa tảng ứng dụng cơng nghệ thơng tin đại • Trong khâu nghiệp vụ công tác văn thư cần có hệ thống văn quản lý chặt chẽ đặc biệt công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan • Hằng năm cần cử cán văn thư đào tạo nâng cao trình độ, nghiệp vụ chun mơn công tác Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý • Cần tiến hành lập hồ sơ nguyên tắc công tác văn thư hướng dẫn ban chuyên môn lập hồ sơ công việc mà phân cơng giải * Đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Trong trình học tập nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ nên tạo nhiều điều kiện cho sinh viên thực tế thực hành nhiều để sinh viên nắm vững khâu nghiệp vụ Khơng cịn lúng túng tiếp xúc với thực tế Hiện trang thiết bị nhà trường phục vụ thực hành nghiệp vụ văn thư thiếu thốn máy tính, hệ thống máy chiếu cũ mờ, máy photo, phầm mềm hỗ trợ cho công tác văn thư chưa cập nhật Nhà trường nên mua sắm thêm trang thiết bị để phục vụ công tác dạy học tốt Trên số kiến nghị thân em đợt kiến tập thực tế văn phòng UBND xã Đồng Phong vừa qua Em kính mong Ban lãnh đạo quan quan tâm, xem xét đến đề xuất em để công tác văn thư quan UBND xã Đồng Phong ngày phát triển để góp phần cơng sức vào phát triển tiến công tác văn thư quan UBND xã Đồng Phong nói riêng công xây dựng đất nươc thời kỳ đổi nói chung KẾT LUẬN Trên tồn thực trạng công tác văn thư UBND xã Đồng Phong mà em có dịp tìm hiểu khảo sát thời gian kiến tập Thực trạng giúp em có nhìn đầy đủ tồn diện cách thức tổ chức, thực công tác Văn thư quan UBND cấp xã nói chung thực trạng công tác Văn thư UBND xã Đồng Phong nói riêng Qua đó, em có nhìn đầy đủ sâu sắc kỹ nghiệp vụ học; có điều kiện so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý thuyết thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức lý luận Đồng thời thấy đa dạng, phong phú thấy khó khăn, hạn chế công việc thân; thấy đan xen nhiều yếu tố để hồn thành cơng việc Ngồi ra, em tích luỹ nhiều học kinh nghiệm trình làm việc xây dựng tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ quan, giúp ích cho trình làm việc thực tế quan, tổ chức sau tốt nghiệp Những kết báo cáo trình tìm hiểu làm việc nghiêm túc suốt trình kiến tập UBND xã Đồng Phong Tuy nhiên thời gian thực kiến tập chưa đủ để em áp dụng kiến thức học vào thực tiễn Do chưa có điều kiện sâu vào nghiên cứu, tìm hiểu nên em trình bày báo cáo không tránh khỏi hạn chế Rất mong nhận góp ý chân thành thầy, cô bạn để báo cáo hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ thầy, cô khoa Văn thư – Lưu trữ, lãnh đạo UBND xã Đồng Phong, cán văn phòng, cán công tác UBND xã Đồng Phong tạo điều kiện cho em hoàn thành báo cáo Kính chúc đồng chí lãnh đạo UBND xã tồn thể cán nhân viên Ủy ban ln có sức khoẻ dồi thành cơng cơng việc Em xin chân thành cảm ơn./ Học viên Hoàng Thanh Trang TÀI LIỆU THAM KHẢO * Văn cấp Luật lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư ( đăng công báo số 09 ngày 17 tháng năm 2004); Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23 tháng năm 2002 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà Nước (đăng cơng báo sơ 22 ngày 20 tháng năm 2005); Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu (đăng công báo số 36 năm 2001); Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2004 công tác văn thư; Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Về việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến; • Sách, tạp chí Giáo trình nghiệp vụ cơng tác Văn thư trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội; Tạp chí Văn thư – Lưu trữ; Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp công tác Văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; Dương Văn Khảm; tin học đổi công tác văn thư NXB tuổi trẻ, TP Hồ Chí Minh,1996; PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY UBND XÃ ĐỒNG PHONG CHỦ TỊCH UBND PHĨ CHỦ TỊCH Ban văn hóa – xã hội Ban huy quân Ban công an Văn phịng thống kê Tài – kế tốn Địa – xây dựng Tư pháp hộ tịch PHỤ LỤC II SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TỔ CHỨC VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI CỦA UBND XÃ ĐỒNG PHONG STT Trách nhiệm Cán Văn phịng Phân cơng soạn thảo Nhân viên soạn thảo Soạn thảo văn Văn phòng Lãnh đạo Văn thư Văn thư Trình tự thực Kiểm tra nội dung,tính pháp lý, ký nháy Kiểm tra, phê duyệt Kiểm tra thể thức, chữ ký, dấu, đăng ký văn Gửi văn lưu vào hồ sơ Ghi PHỤ LỤC III SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND XÃ ĐỒNG PHONG STT Trách nhiệm Trình tự cơng việc Văn thư Tiếp nhận, phân loại văn đến văn thư Đăng ký văn đến Văn thư Đề xuất chuyển thủ trưởng xử lý theo lĩnh vực quản lý Lãnh đạo Cho ý kiến đạo giải Văn thư Cán văn phòng Văn thư Cập nhật ý kiến đạo, sao, chuyển đơn vị có liên quan Theo dõi giải cơng việc Lưu vào hồ sơ Ghi