Công tác văn thư- lưu trữ ở uỷ ban nhân dân phường hòa khê, thực trạng và giải pháp

Công tác văn thư- lưu trữ ở uỷ ban nhân dân phường hòa khê, thực trạng và giải pháp

LỜI CẢM ƠN Sau gần hai tháng thực tập Uỷ ban nhân dân phường, thời gian khơng lâu lắm,nhưng nhờ giúp đỡ tận tình dẫn anh chị quan, học hỏi biết thêm kiến thức quản lý Nhà nước vấn đề công tác văn thư- lưu trữ Một lĩnh vực quan trọng cơng tác văn phịng mà sau muốn trường làm việc theo chức vụ Vì vậy, tơi muốn gửi lời tri ân đến người hướng dẫn, giúp đỡ thời gian qua tới cô lãnh đạo Phường Hòa Khê Đặc biệt chị Nguyễn Thị Tơ Hiền anh Nguyễn Lương Hồng truyền đạt lại cho tơi nhiều điều bổ ích, kỷ năng, kinh nghiệm cần thiết nghiệp vụ văn thư Cùng với đó, tơi xin cảm ơn sâu sắc đến thầy Trần Văn Sáng góp ý, hướng dẫn tận tình để tơi hồn thành tốt đề tài báo cáo Trong thời gian thực tập, trình độ tơi cịn thời gian hạn hẹp nên báo cáo cịn nhiều thiếu sót, mong góp ý thầy bạn LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, thực trạng trình thực tập mà thu thập Nếu có sai sót, tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm Đà Nẵng, ngày 24 tháng 03 năm 2017 Người viết báo cáo MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết vấn đề: 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 3.Mục đích nghiên cứu: .1 4.Phương pháp nghiên cứu: 5.Cấu trúc khóa luận: .2 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 Công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư: 1.1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư 1.1.3 Tổ chức công tác văn thư: 1.1.4 Yêu cầu ý nghĩa công tác văn thư: 1.2 Công tác lưu trữ: 10 1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ: .10 1.2.2 Nội dung nhiệm vụ công tác lưu trữ: 11 1.3 Mối quan hệ tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ: 14 1.3.1 Tính chất cơng tác văn thư cơng tác lưu trữ 14 1.3.2 Mối quan hệ công tác văn thư- lưu trữ: 14 1.3.3 Tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ: .15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ Ở PHƯỜNG HÒA KHÊ .16 2.1 Khái quát chung phường Hòa Khê: .16 2.2 Khái quát chung Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê 16 2.2.1 Vị trí, chức Ủy ban nhân dân phường .16 2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân phường 16 2.2.3 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Hịa Khê 17 2.3 Thực trạng cơng tác văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê: 18 2.3.1 Văn băn đến .19 2.3.2 Văn .24 2.3.3 Lập hồ sơ 29 2.3.4 Công tác quản lý sử dụng dấu .31 2.4 Ưu điểm hạn chế công tác văn thư- lưu trữ UBND phường Hòa Khê 32 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ .34 3.1 Một số kiến nghị: 34 3.2 Một số giải pháp: 34 PHẦN KẾT LUẬN 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 CÁC TỪ VIẾT TẮT UBND: Uỷ ban nhân dân CBCC: Cán công chức HĐND: Hội đồng nhân dân CV: Công văn VB: Văn HCNN: Hành nhà nước PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết vấn đề: Trongxu hội nhập kinh tế quốc tế, đời sống kinh tế xã hội đất nước có nhiều bước phát triển đặc biệt Cùng với phát triển giao dịch kinh tế, thương mại, dân ngày phổ biến mang tính tất yếu Nó diễn hàng ngày không ngừng phát triển nhu cầu sống bất tận người Sự phát triển vũ bão khoa học, kĩ thuật làm nên bước tiến xã hội lồi người, với địi hỏi cần có quan, tổ chức để lãnh đạo, quản lý cách hợp lý Và quan, tổ chức văn giấy tờ cầu nối quan trọng để liên kết máy quyền, doanh nghiệp, nhà nước với nhân dân Vì vậy, cơng tác văn thư lưu trữ có vai trị quan trọng hoạt động quản lý, giải công việc tổ chức, quan, doanh nghiệp nhờ mà giúp đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin chuẩn xác, giúp giải cơng việc nhanh chóng, quyền lợi Chính tầm quan trọng công tác văn thư- lưu trữ thúc đẩy chọn đề tài “ Công tác văn thư-lưu trữ Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê, thực trạng giải pháp” Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Trong đề tài này, muốn đề cập đến lĩnh vực công tác văn thư- lưu trữ văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê, Quận Thanh Khê, Thành Phố Đà Nẵng Với việc đưa sở lý luận văn thư- lưu trữ, với việc tìm hiểu cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức nơi thực tập, tham gia công tác để nắm thực trạng quản lý văn thư- lưu trữ, sau đánh giá hiệu với ưu, khuyết điểm nêu giải pháp khắc phục Mục đích nghiên cứu: - Tìm hiểu thêm cơng tác văn thư- lưu trữ - Nắm kỷ năng, thao tác thực tế công tác văn thư- lưu trữ - Thấy thực trạng đưa giải pháp thiết thực nhằm hồn thiện cơng tác văn thư- lưu trữ Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh - Phương pháp hệ thống Cấu trúc khóa luận: Bài khóa luận nghiên cứu đề tài “Công tác văn thư- lưu trữ Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê- Thực trạng giải pháp” phần mở đầu kết luận thìgồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư- lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê Chương 3: Một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu trữ CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 1.1 1.1.1 Công tác văn thư Khái niệm công tác văn thư: Công tác văn thư tất công việc liên quan đến công văn giấy tờ, thảo văn (đối với tài liệu đi) từ tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan Đây hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đợn vị vũ trang.Là tồn cơng việc xây dựng văn ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành công tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu 1.1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư 1.1.2.1 Vị trí cơng tác văn thư: Nói đến cơng tác văn thu nói đến cơng việc liên quan đến văn giấy tờ, có soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải văn bản; lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quan, tổ chức Nếu thiếu nội dung cơng tác văn thư chưa thể nói hồn thiện điều làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác quan Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung hoạt động văn phòng Trong văn phịng, cơng tác văn thư khơng thể thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng mắt xích hoạt động quản lý quan, đơn vị Như công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem phận quản lý Nhà nước 1.1.2.2 Nội dung công tác văn thư: Công tác văn thư gồm 03 nội dung sau: - Xây dựng ban hành văn như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy văn bản, ký ban hành văn - Tổ chức quản lý giải văn bao gồm: quản lý, tổ chức giải văn đến quản lý, tổ chức giải văn đi, văn mật, văn nội bộ, quản lý hồ sơ - Quản lý sử dụng dấu Trong quan, tổ chức nhà nước, văn sử dụng phương tiện để ghi lại truyền đạt định quản lí thơng tin cần thiết hình thành quan, tổ chức, đảm bảo điều hành, phản ánh đầy đủ tình hình, kết hoạt động, quản lí quan, tổ chức Để đảm bảo cơng tác văn thư đem lại hiệu cao, nhân viên văn thư phải thực nhiệm vụ sau: + Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ cơng văn đi, đến + Sơ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi việc giải văn đến + Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu + Quản lí giấy mời họp, giấy giới thiệu + Sử dụng quản lí dấu 1.1.2.2.1 Xây dựng ban hành văn bản: Văn nói chung phương tiện ghi truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay kí hiệu định Văn cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động quản lí quan, tổ chức phản ánh đầy đủ tình hình, kết hoạt động quản lí quan Để làm tốt công tác văn xây dựng soạn thảo văn nhân viên văn thư phải đảm bảo thực theo thể thức văn quy định, sử dụng ngôn ngữ, câu tư văn , nắm vững chức , nhiệm vụ quyền hạn quan ban hành văn Tùy trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn theo phương pháp soạn đề cương soạn trực tiếp máy vi tính Trong quan thường ngày, tiếp nhận xử lí ban hành nhiều văn để việc quản lí văn quan thống nhất, tuân theo quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu chung kịp thời, chuẩn xác an toàn.Các quan doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lí văn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực điều kiện thực tế cấu tổ chức quan, tổ chức.Quy chế phổ biến rộng rãi tới phận, đơn vị, nhân viên quan có liên quan đến cơng văn giấy tờ biết để thực Quy trình soạn thảo văn bản: Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng hình thức văn Bước 2: Thu thập thơng tin xử lí thơng tin Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết thảo Bước 4: Duyệt ký văn Bước 5: Ban hành triển khai văn Qúa trình xử lý văn phải đảm bảo nguyên tắc chung là: - Quản lí chặt chẽ: nguyên tắc đảm bảo phát hành sử dụng làm công cụ đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh quan, tổ chức Văn 23 hành phải vào để soạn thảo văn trả lời, tuyệt đối khơng đóng dấu lên văn đến lên phiếu cho ý kiến lãnh đạo để gửi lên quan xin ý kiến Hiện tại, quan Chủ tịch Phó Chủ tịch có thẩm quyền cho ý kiến đạo, giải nội dung văn đến để có sở nhắc nhở cán thuộc phận giải văn đến thời hạn qui định Đây xem khâu quan trọng cán cơng chức làm cơng tác văn thư nói riêng văn phịng quan nói chung Bảng thống kê số lượng văn đến hai năm 2015 2016 quan: Năm 2015 2016 Còn định đến lưu riêng như: Năm 2015 2016 Số lượng 1190 1642 Số lượng 603 432 2.3.2 Văn * Quy trình tổ chức quản lý văn Quy trình quản lý giải văn trình thực tiến trình khâu nghiệp vụ, nên cần thiết cho hoạt động quản lý điều hành quan Qua góp phần rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học cán công chức việc thực công việc giao Văn toàn văn quan ban hành gửi cho quan, đơn vị, tổ chức nội quan Quy trình quản lý văn UBND phường Hòa Khê tiến hành theo bước sau: Bước 1: Kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày Đánh máy văn bản: văn UBND ban hành tập trung văn thư quan để đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi Để ban hành văn người soạn thảo có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối thành phần thể thức nội dung văn sau chuyển giao cho phận phụ trách đánh máy (in ấn) Cơng tác đánh máy địi hỏi phải mang tính khách quan, thực thao tác thành thạo, nhanh 24 nhẹn, xác đặc biệt phải đảm bảo tính thống văn phát hành theo tiêu chuẩn Nhà nước qui định Cán đánh máy phải đảm bảo nội dung gốc, trình đánh máy văn cán phải tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn (chođến văn gửi đi) + Kiểm tra hoàn thiện văn Sau văn đánh máy xong chuyển giao cho nhân viên văn thư kiểm tra lại hình thức thể thức trình bày như: trích yếu nội dung văn bản, cách thức trình bày văn bản, kiểm tra khái quát nội dung thẩm quyền ký Nếu phát sai sót nội dung, tả văn thư có quyền đề nghị người ký soạn thảo văn xem xét lại Sau nhân viên văn thư tiến hành lấy sô văn dựa theo đặc thù quan mà lấy số cho xác phù hợp Ở UBND phường với số lượng văn ban hành hàng năm tương đối nhiều nên lấy hệ thống số riêng cho loại văn Ngày tháng năm văn : nhân viên văn thư phải vào ngày văn ký đóng dấu Đồng thời ngày tháng năm văn phải trùng với ngày tháng năm sổ đăng ký văn Với cách ghi số ngày tháng năm văn ghi tay, đánh máy Cách ghi số, ngày tháng thống theo qui định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-VPCP (số lấy liên tục năm từ 01/01-31/12 ngày nhỏ 10 thêm phía trước, tháng nhỏ thêm số phía trước.) Bước 2: Đóng dấu văn * Chuẩn bị trình ký Văn sau đánh máy kiểm tra hồn thiện thể thức xong nhân viên văn thư trình lên lãnh đạo quan xem xét, đánh giá cho ý kiến trước đóng dấu ban hành văn để đảm bảo tính pháp lý chân thực văn Tùy thuộc vào loại văn mức độ quan trọng văn mà nhân viên văn thư xác định đối tượng cần trình ký quan theo phân công trách nhiệm quan 25 + Đối với văn có nội dung thơng thường sau cán văn thư kiểm tra xong thành phần thể thức nội dung văn trình văn cần trình ký ban hành + Đối với văn có nội dung quan trọng nhân viên văn thư trước trình ký phải chuyển cho chánh văn phòng thủ trưởng quan (chủ tịch Phó chủ tịch) kiểm tra, xem xét thực ký nháy bên phải dấu kết thúc (./.) Phải lập hồ sơ trình ký văn có nội dung quan trọng, văn mật * Đóng dấu văn Theo Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ việc bảo quản sử dụng dấu Qua trình khảo sát em nhận thấy cán văn thư thực tốt theo qui định nhà nước bảo quản sử dụng dấu Cụ thể : + Dấu quan (dấu trịn có hình quốc huy) đóng văn có chữ ký người có thẩm quyền khơng đóng dấu khống + Dấu trịn quan đóng trùm lên 1/3 chữ ký gọi đóng dấu pháp lý - Dấu trịn (dấu pháp lý) đóng văn có kèm theo văn khác để xác định tính hợp pháp văn kèm theo gọi đóng dấu treo - Đối với văn quan trọng dùng dấu pháp lý đóng vào lề trái trang có văn gọi đóng dấu giáp lai (hộ khẩu, hợp đồng, ) Bước 3: Đăng ký văn Sau tiến hành bước nhân viên văn thư tiến hành đăng ký văn đi, yêu cầu quan trọng việc ban hành văn bản, đăng ký văn theo năm, theo loại văn Do văn ban hành với số lượng khác nên UBND phường tiến hành đăng riêng cho loại văn để tiện giải công việc, nhằm phục vụ cho việc tra tìm nhanh chóng, xác cần thiết đảm bảo tính khoa học Hiện nay, UBND phường thời gian thực tập cán văn thư giao nhiệm vụ đăng ký văn em thấy ủy ban không đăng ký riêng biệt sổ cho loại văn mà sử dụng chung sổ đăng ký văn cho loại văn lại chia nhiều phần để đăng ký cho loại văn 26 Tất loại văn trước phát hành phải nhân viên văn thư đăng ký vào sổ lưu lại văn thư quan * Mẫu sổ đăng ký văn UBND phường Hòa Khê trình bày sau: ỦY BAN NHÂN DÂN + Trang bìa PHƯỜNG HỊA KHÊ SỔ ĐĂNG KÝ CƠNG VĂN ĐI Năm : * Phần nội dung đăng ký bên văn Mẫu sổ quan Ng ày tháng S ố CV CV 23/ 02/09 11 Tên loại trích yếu nội dung CV V/v cơng tác Nơi nhận CV Người ký L ưu CV - UBND /BC- quản lý đánh số nhà QTK UBND địa bàn phường PQLĐTQTK Mẫu đăng ký nội dung văn UBND so với lý thuyết quan giống nhau, nhiên có điểm khơng tương đồng cách xếp vị trí cột đăng ký qua hai mẫu sổ đăng ký ta dễ dàng nhận thấy mẫu sổ đăng ký nội dung bên lý thuyết đầy đủ đảm bảo nội dung đăng ký Phương pháp đăng ký văn số phương pháp đăng ký truyền thống Phương pháp có ưu điểm cao mức độ thực liên tục khó sửa chữa giúp cho việc quản lý chặt chẽ an toàn Tuy nhiên với công nghệ KHCN thông tin phát triển việc áp dụng công cụ tin học vào thực tiễn phổ biến, nhằm giúp việc quản lý văn giấy tờ nhanh chóng, xác, không tốn nhiều thời gian 27 Hiện phường Hòa Khê sử dụng phương pháp đăng ký văn máy tính.Vì việc tra tìm văn mau chóng, thuận tiện tốn thời gian Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát Sau cán văn thư đăng ký CV vào sổ, tiến hành chuyển giao văn đi, số lượng văn với số lượng nơi nhận, khơng ban hành văn có chữ ký photo Khi gửi văn cần lựa chọn bì thích hợp, kích thước theo qui định nhà nước, trình bày phong bì khơng viết tắt, trừ từ thông dụng Việc lập phiếu gửi cán soạn thảo đề nghị Chủ tịch định - Đối với văn mật trình bày 02 phong bì, bì ngồi (2) sử dụng dấu mức độ mật, đóng dấu khẩn * Chuyển phát văn - Chuyển phát nội như: Quyết định nhân sự, thơng báo, loại văn nội phải có sổ đăng ký riêng * Theo mẫu sổ lý thuyết Ngày tháng chuyển VB Số K/h phiếu chuyển Số Đơn vị lượng VB cá nhân nhận văn số Ký nhận lượng bì - Chuyển giao trực tiếp Phải đăng ký vào sổ đăng ký văn (nếu văn mật đăng ký vào sổ đăng ký văn mật.UBND phường lấy số riêng cho loại văn đăng ký vào sổ đăng ký văn UBND - Chuyển giao văn qua bưu điện Mẫu sổ đăng ký theo lý thuyết Ngày tháng chuyển giao Số ký hiệu phiếu chuyển Số Ký nhận lượng VB Ghi số (1) (2) lượng bì (3) (4) (5) 28 + Chuyển giao qua fax, mạng truyền thông tin máy sáng máy khác, tiết kiệm thời gian, kinh phí lại nhanh chóng Tuy nhiên với điều kiện trang thiết bị phường cịn hạn chế nên khơng thể thực chuyển giao văn qua fax, mạng + Chuyển giao văn mật sử dụng phiếu gởi Ngoài phong bì phải ghi số KH thay cho số KH VB, Vận chuyển phải đảm bảo bí mật an toàn Bước 5: Lưu văn Theo qui định Nghị định số : 110/2004/NĐ-CP văn lưu 02 bản: đơn vị soạn thảo (để lưu vào hồ sơ công việc), lưu phận văn thư thực tế UBND phường Hòa Khê thực theo qui định nhà nước Văn lấy theo hệ thống số lượng cho loại văn Vì vậy, văn lưu phận văn thư xếp theo tên gọi, kết hợp với số ký hiệu văn Trong văn ban hành trước xếp trước, văn xếp sau xếp sau việc xếp giúp cho quan tra tìm cách nhanh chóng thuận lợi UBND phường Hịa Khê quan cấp địa phương văn ban hành năm tương đối vừa Ta có bảng thống kê số liệu văn UBND phường từ năm 2015 2016 sau: Năm 2015 2016 Số lượng 587 1063 2.3.3 Lập hồ sơ Lập hồ sơ hành: cán lưu trữ phải thực khâu: phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thu thập bổ sung, thống kê, Qua trình khảo sát tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác lập danh mục hồ sơ thực tế UBND phường Hòa Khê chưa lập danh mục hồ sơ Bởi việc lập hồ sơ cán văn thư trực tiếp đòi hỏi người cán văn thư phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị, cá nhân quan, UBND phường Hòa Khê cán văn thư có 01 người vừa làm kiêm nhiệm nhiều cơng việc nên gây khó khăn cho việc giải quyết, nghiên cứu, tra tìm tài liệu Căn theo điều 21 điều lệ công tác công văn giấy tờ Hội đồng Chính phủ Nghị định số: 142/1963/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 1963 công tác công văn giấy 29 tờ công tác lưu trữ quy định "Cán nhân viên làm công tác công văn giấy tờ cán nhân viên làm chuyên môn khác làm việc có liên quan đến cơng tác cơng văn giấy tờ phải lập hồ sơ công việc làm" Hiện UBND có thực lập hồ sơ công việc (hồ sơ hành) cán nhân viên tiến hành việc lập hồ sơ ban cá nhân quản lý lĩnh vực tiến hành lập hồ sơ cơng việc lĩnh vực Thơng thường hồ sơ phường Hịa Khê chia làm loại: - Về kinh tế - Về văn hóa – giáo dục - Về xây dựng * Quá trình lập hồ sơ UBND phường tiến hành sau: - Sắp xếp hồ sơ theo trình tự phát sinh kết thúc cơng việc - Nhân viên chủ động tìm cách xếp tài liệu hồ sơ công việc cụ thể cho logic, xác - Sau lập hồ sơ cơng việc xong cá nhân phải trình lên thủ trưởng quan phê duyệt sau tiến hành lấy số văn phịng văn thư nhân viên phải tự chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ cơng việc lập Trên thực tế, UBND phường tiến hành lập hồ sơ sơ bộ, chưa sâu vào chi tiết Chính lập danh mục hồ sơ, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ chưa tiến hành rõ ràng cho hồ sơ công việc hồ sơ nguyên tắc Qua khảo sát thấy phương pháp mà UBND phường Hòa Khê áp dụng cho cơng tác lập hồ sơ tồn văn bản, tài liệu xếp theo năm, năm tài liệu xếp theo số văn văn đến Tóm lại: Việc tiến hành lập hồ sơ UBND phường Hòa Khê thực sâu sắc, lập hồ sơ sơ chi tiết nên trình giải cơng việc dễ dàng, khoa học Vì lập hồ sơ nội dung khâu nghiệp vụ quan trọng công tắc văn thư nhằm ghi lại kết hoạt động văn thư quan Tạo nguồn thông tin để nghiên cứu giải công việc trước mắt lâu dài tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau Đồng thời giúp quan đơn vị quản lý văn bản, giấy tờ chặt chẽ * Công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan Công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan yêu cầu cấp thiết quan, đơn vị tổ chức Tại điều 19 pháp lệnh lưu trữ quốc gia qui định: "Sau 01 năm kể 30 từ năm cơng việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc tài liệu có giá trị giao nộp vào lưu trữ quan hành" Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nộp lưu tài liệu Hiện nay, UBND phường Hòa Khê tiến hành nộp lưu tài liệu theo qui định nhà nước từ khâu chuẩn bị hồ sơ để nộp lưu vào lưu trữ quan đến việc lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài để nộp lưu, không nộp lẻ tẻ, phải nộp lưu tài liệu theo quy định, loại văn bản, tài liệu xếp theo số ký hiệu loại văn từ thấp đến cao Theo qui định nhà nước cuối năm cán văn thư đề phải tiến hành lưu tài liệu năm trước vào phòng lưu trữ Tại UBND phường Hòa Khê quan HCNN cấp phường nên khơng có phịng lưu trữ riêng, có phịng kho nhỏ để chứa tài liệu, với trang thiết bị giá tủ, cặp, hộp chế độ bảo quản tài liệu chưa đảm bảo, trang thiết bị cịn hạn chế, gây khó khăn cho việc bảo quản, xếp tài liệu cách hợp lý, tài liệu, hồ sơ giao nộp phải theo qui định Nhà nước đưa - Hồ sơ phải phản ánh cách đắn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, đơn vị, tổ chức - Văn đưa vào hồ sơ phải vấn đề có mối liên hệ mật thiết với nhau, văn hồ sơ phải có giá trị tương đương - Văn đưa vào hồ sơ phải với thể thức văn theo qui định nhà nước - Văn hồ sơ phải có giá trị - Hồ sơ phải biên mục đầy đủ 2.3.4 Công tác quản lý sử dụng dấu * Sử dụng dấu Hiện nay, UBND phường Hòa Khê sử dụng loại dấu như: + Dấu cuả ủy ban: dấu pháp lý có hình quốc huy (dấu tròn) + Dấu tên gồm: - Lê Trung Minh Tân – Chủ tịch - Nguyễn Thị Huệ– Phó Chủ tịch văn – xã - Nguyễn Thị Nga – Phó chủ tịch Tài – kinh tế - Hồ Thị Mộng Linh – Cán hộ tịch 31 + Dấu chức danh - Chủ tịch - Phó chủ tịch Ngồi loại dấu nêu trên, UBND phường Hòa Khê sử dụng loại dấu như: dấu đến, dấu mức độ khẩn, mật, Hiện nay, UBND việc quản lý sử dụng dấu theo nghị định số 58/2001/NĐ-CP Chỉnh phủ việc bảo quản sử dụng dấu." Dấu" thành phần biểu tính hợp pháp tính chân thực văn UBND phường thực công tác bảo quản sử dụng dấu cách nghiêm túc, có cán văn thư quyền đóng dấu, ngồi không cho phép ủy quyền cho người đóng dấu Nguyên tắc đóng dấu, UBND phường chấp hành nghiêm chỉnh qui định pháp luật, dấu đóng vào văn có chữ ký người có thẩm quyền Văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản, khơng đóng dấu khống chỉ, khơng đóng dấu ngược, mực bị nhòe, giấy trắng, giấy in sẵn tiêu đề, giấy giới thiệu, công lệnh chưa điền đầy đủ nội dung Vị trí đóng dấu + Vị trí dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái theo qui định nhà nước + Đối với phụ lục, văn đóng dấu treo, đóng lên hàng đầu trùm lên phần tên quan, doanh nghiệp tên phụ lục * Quản lý dấu Con dấu phải để quan, dấu bảo quản văn phòng hộp bàn có khóa Tất dấu dấu tên, dấu chức danh cất vào tủ khóa cẩn thận Khi dùng đem sử dụng Dấu phải giao cho cán văn thư có đủ tin cậy để giữ đóng dấu Khi vắng mặt cán văn thư phải làm giao dấu cho người khác theo yêu cầu người lãnh đạo quan 2.4 Ưu điểm hạn chế cơng tác văn thư- lưu trữ UBND phường Hịa Khê Qua thời gian thực tập gần tháng UBND Phường Hịa Khê, q trình thực hành khảo sát khâu nghiệp vụ em trực tiếp tiếp cận việc 32 cán ngành hành văn thư Trong thời gian thực tập em ln nhiệt tình với nhiệm vụ với giúp đỡ bảo cô chú, anh chị văn phịng UBND Phường Qua q trình thực tập UBND Phường em tự rút số ưu điểm hạn chế quan thực công tác soạn thảo ban hành văn công tác văn thư sau : Ưu điểm : - Trong trình khảo sát thực hành nghiệp vụ em nhận thấy UBND Phường Hòa Khê, thực công tác văn thư theo quy định Nhà nước - Mọi hoạt động công tác văn thư thực cách nghiêm túc khoa học với quản lý thực cán văn thư đầy kinh nghiệm lâu năm có chun mơn nghiệp vụ - Cấp lãnh đạo có quan tâm đến cơng tác mua sắm trang thiết bị cần thiết để đáp ứng cho nhu cầu giải công việc - Luôn tạo điều kiện CBVT dự lớp tập huấn, bồi dưỡng thêm chuyên môn nghiệp vụ, cán văn thư ln có ý thức cảnh giác cao cơng việc Mặc dù, kiêm nhiệm nhiều công việc hồn thành tốt cơng việc - Nhân viên văn thư chấp hành nghiêm chỉnh quy định Nhà nước việc bảo quản sử dụng dấu - Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư- lưu trữ làm cho nội dung hành cơng khai hóa đến công dân, tổ chức, giảm phiền hà công chức với nhân dân Thủ tục hành đơn giản hóa, thời gian giải công việc rút ngắn, tạo nên phong cách làm việc mới, có hiệu cao, tạo điều kiện để tra cứu thơng tin nhanh chóng, dễ dàng Hạn chế : Bên cạnh ưu điểm quan cịn mặt hạn chế cịn tồn cơng tác văn thư: - Cán văn thư kiêm nhiệm nhiều công việc, cán văn thư chuyên trách; - Trang thiết bị phục vụ hoạt động quan thiếu : máy photo tài liệu, văn bản, máy fax … Cơng tác giải cơng việc cịn chậm, cịn mang tính thụ động cơng việc ; 33 - Việc đăng kí cơng văn - đến khơng giống công việc học Do công tác văn thư vốn trọng nên chưa đáp ứng đầy đủ tất khâu lý thuyết : lập hồ sơ hành, lập danh mục hồ sơ nộp lưu hồ sơ theo quy định Nhà nước - Số lượng văn chưa tuân thủ quy định nội dung, thể thức - Việc lấy số văn cịn nhầm lẫn, sai xót - Chuyển giao văn chậm - Chưa có phịng lưu trữ, mà lấy phịng nhỏ làm kho, nên dọn dẹp, giấy tờ bừa bộn Nguyên nhân hạn chế trên: - Chưa nhận thức vai trị, vị trí cơng tác văn thư, lưu trữ - Khối lượng công việc nhiều phịng văn thư có 02 nhân viên làm công tác văn thư - Việc sử dụng máy vi tính, internet, trang quản lý nhân viên văn thư chưa cao 34 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 3.1 Một số kiến nghị: Để góp phần nâng cao hiệu công tác văn thư soạn thảo, ban hành văn em xin có vài ý kiến cá nhân sau : Về phía lãnh đạo :  - Cần quan tâm công tác văn thư, soạn thảo ban hành văn nhằm nâng cao hiệu công tác công văn giấy tờ - Thường xuyên đạo, đôn đốc ban hành văn đạo công tác văn thư soạn thảo ban hành văn - Bố trí thiết bị đầy đủ phục vụ cho hai công tác - Hằng năm cử cán học lớp nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chun mơn tiếp thu cập nhật cách nhanh chóng, nhằm đạt hiệu cao công việc - Cần quan tâm công tác soạn thảo ban hành văn nên nghiên cứu, xây dựng danh mục hồ sơ quan, đôn đốc kiển tra công tác lập hồ sơ hành phận - Trong quan cần cử người cán đánh máy chuyên trách để văn ban hành xác, nhanh chóng với quy định Nhà nước  Về phía cán văn thư, soạn thảo ban hành văn + Cần định việc làm việc cụ thể khoa học + Phải thực quy trình bảo mật cơng văn, tài liệu đơng thời giữ gìn dấu cẩn thận + Trong công việc phải tỉ mỉ, tập trung để tránh nhầm lẫn, sai xót 3.2 Một số giải pháp: - Cần nâng cao trình độ cán hoạt động cơng tác văn thư- lưu trữ: 35 + Lãnh đạo UBND phải thường xuyên đốc thúc, mở lớp tập huấn cho cán + Cần bổ sung thêm nhân viên văn thư để lượng văn tài liệu văn phịng giải nhanh chóng, xác, kịp thời + Mỗi nhân viên văn thư- lưu trữ cần thường xuyên bổ sung kiến thức xử lý phần mềm, máy vi tính, thao tác máy tính - Cần đầu tư, mua sắm trang thiết bị cần thiết, đại phục vụ cho công tác dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện như: máy in, máy tính, máy fax, máy hủy tài liệu… - Cần có sách khen thưởng, phụ cấp cho nhân viên văn thư- lưu trữ để động viên cán 36 PHẦN KẾT LUẬN Qua đợt thực tập UBND Phường Hịa Khê giúp tơi nhìn nhận sâu sắc vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ nói chung mối quan hệ qua lại lý luận thực tiễn Đợt thực tập giúp phát huy khả năngthực tế đồng thời giúp tơi khắc phục khó khăn cịn vướng mắc, giúp tơi có hội học hỏi, tu dưỡng rèn luyện đạo đức, phong cách làm việc người cán công chức, trình thực tập nhờ giúp đỡ cán hướng dẫn tận tình giúp đỡ tơi tự tin trình thực khâu nghiệp vụ Qua đợt thực tập tốt nghiệp xác định khả thực tế Từ đó, phát huy mặt tích cực đồng thời có điều kiện để bổ sung kiến thức hạn chế 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO ... Phường Hòa Khê- Thực trạng giải pháp? ?? phần mở đầu kết luận thìgồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư- lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa. .. giúp giải cơng việc nhanh chóng, quyền lợi Chính tầm quan trọng công tác văn thư- lưu trữ thúc đẩy chọn đề tài “ Công tác văn thư -lưu trữ Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê, thực trạng giải pháp? ??... nhiệm tập thể hoạt động Uỷ ban nhân dân phường trước Hội đồng nhân dân phường Uỷ ban nhân dân quận + Công chức phường giúp Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường thực chức quản lý nhà