Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại ủy ban nhân dân quận thủ đức thực trạng và giải pháp công trình dự thi giải thưởng sinh viên nghiên cứu khoa học cấp thành thuộc nhóm ngành lưu trữ học

ĐỒN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH BAN CHẤP HÀNH TP HỒ CHÍ MINH CƠNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG "KHOA HỌC SINH VIÊN - EURÉKA" LẦN THỨ NĂM 2007 Tên cơng trình THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THỦ ĐỨC - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Thuộc nhóm ngành : Lưu trữ học Quản trị văn phòng Mã số cơng trình:………………… ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN CƠNG TRÌNH DỰ THI GIẢI THƯỞNG " KHOA HỌC SINH VIÊN- EURÉKA" LẦN THỨ NĂM 2007 TÊN CƠNG TRÌNH THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THỦ ĐỨC - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP THUỘC NHÓM NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tác giả: Nguyễn Thị Ly Lớp : Lưu trữ 04 Nữ Năm thứ/ số năm đào tạo: 3/4 Khoa : Lịch sử Người hướng dẫn: TS Nghiêm Kỳ Hồng Thành phố Hồ Chí Minh năm 2007 MỤC LỤC ĐỀ TÀI ĐỀ MỤC Trang A PHẦN MỞ ĐẦU Tóm tắt cơng trình .6 Lý chọn đề tài .7 Những thuận lợi khó khăn nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ đề tài Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa đề tài Kết cấu đề tài B PHẦN NỘI DUNG 10 Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỂ THỨC VÀ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 1.1 Một số khái niệm 10 1.1.1 Văn .10 1.1.2 Văn quản lý nhà nước 10 1.1.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 10 1.2 Các thành phần thể thức kỹ thuật trình bày văn 11 1.2.1 Các thành phần thể thức 11 1.2.2 Các thành phần kỹ thuật trình bày văn 18 1.3 Tác dụng, ý nghĩa TT KTTBVB .18 1.3.1 Tác dụng, ý nghĩa thể thức văn .18 1.3.2 Tác dụng, ý nghĩa kỹ thuật trình bày văn 19 Chương THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THỦ ĐỨC 2.1 Đôi nét UBND quận Thủ Đức 20 2.1.1 Chức 20 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 20 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 21 2.2 Thực trạng TT KTTBVB UBND quận Thủ Đức 24 2.2.1 Hoạt động xây dựng ban hành VB QLNN UBND quận Thủ Đức 24 2.2.1.1 Thẩm quyền ban hành văn UBND quận Thủ Đức 24 2.2.1.2 Tên loại, cấu số lượng văn UBND quận Thủ Đức thời gian 2005 - 2006 24 2.2.2 TT KTTBVB UBND quận Thủ Đức từ 2005 - 2006 25 2.2.2.1 Khái quát chung TT KTTBVB trước sau ban hành Thông tư 55 25 2.2.2.2 Giai đoạn trước ban hành Thông tư 55 26 2.2.2.3 Giai đoạn từ Thơng tư 55 có hiệu lực đến hết 31/12/2006 27 2.2.3 Nhận xét thực trạng TT KTTBVB UBND quận Thủ Đức thời gian 2005 -2006 29 2.2.3.1 Những ưu điểm, tích cực 31 2.2.3.2 Những tồn tại, sai sót 33 2.2.3.3 Nguyên nhân thực trạng 35 2.3.4 Kinh nghiệm rút nghiên cứu thực trạng 36 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THỦ ĐỨC 3.1 Phương hướng chủ yếu 38 3.1.1 Tăng cường giáo dục, tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức VB, VBQLNN, TT KTTBVB 38 3.1.2 Tăng cường kiểm tra, sơ kết, tổng kết nhằm thay đổi nhận thức cán văn thư công tác soạn thảo ban hành văn 38 3.1.3 Đẩy mạnh QLNN công tác soạn thảo ban hành văn 39 3.2 Một số giải pháp cụ thể 40 3.2.1 Tiêu chuẩn hoá VB, thống TT KTTBVB theo quy định hành 40 3.2.2.Ứng dụng Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001: 2000 vào công tác soạn thảo ban hành văn 41 3.2.3 Tăng cường bồi dưỡng chuẩn hóa cán cơng chức làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ 42 C KẾT LUẬN .43 D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .44 E PHỤ LỤC 46 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG ĐỀ TÀI 01 Hội đồng Nhân dân: HĐND 02 Ủy ban Nhân dân: UBND 03 Thể thức văn bản: TTVB 04 Kỹ thuật trình bày: KTTB 05 Quản lý nh nước: QLNN 06 Văn quản lý nhà nước: VBQLNN 07 Văn quy phạm pháp luật: VBQPPL A PHẦN MỞ ĐẦU Tóm tắt cơng trình Kết nghiên cứu đề tài gồm phần đây: Ngoài phần mở đầu, kết luận nội dung đề tài kết cấu gồm ba chương : Chương 1: Lý luận chung thể thức kỹ thuật trình bày văn Trong chương tác giả tập trung nghiên cứu làm rõ khái niệm văn bản, văn quản lý nhà nước, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; yếu tố cấu thành thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; tác dụng thể thức kỹ thuật trình bày văn Chương 2: Thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND quận Thủ Đức Trong chương 2, thông qua khảo sát hai mẫu văn đại diện Quyết định công văn, tác giả tập trung làm rõ thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND quận Thủ Đức với ưu điểm hạn chế thời gian 2005-2006; tìm hiểu nguyên nhân thực trạng kinh nghiệm rút từ trình nghiên cứu thực trạng Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND quận Thủ Đức Trên sở lý luận thực tiễn thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND quận Thủ Đức, tác giả mạnh dạn đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND quận Thủ Đức nói riêng quan QLNN địa bàn Thành Phồ Hồ Chí Minh nói chung Trong có phương hướng chủ yếu như: Tăng cường giáo dục, tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức khái niệm văn bản, văn QLNN, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; tăng cường kiểm tra sơ kết, tổng kết nhằm thay đổi nhận thức cán văn thư công tác soạn thảo ban hành văn bản; đẩy mạnh QLNN công tác soạn thảo ban hành văn Trên sở phương hướng chủ yếu tác giả đưa số giải pháp cụ thể như: Tiêu chuẩn hóa văn bản, thống thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định hành; ứng dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác soạn thảo ban hành văn bản; tăng cường bồi dưỡng chuẩn hóa cơng chức làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ Trong q trình thực đề tài, tác giả giúp đỡ Vưn phòng HĐND - UBND quận Thủ Đức; hướng dẫn tận tình TS Nghiêm Kỳ Hồng, động viên, giúp đỡ gia đình, Bộ mơn người bạn Tuy nhiên, non nớt trình độ chuyên môn sinh viên tiếp cận chuyên ngành người bắt đầu tập nghiên cứu khoa học khiến đề tài không tránh khỏi khiếm khuyết Do đó, tác giả mong đóng góp thầy giáo bạn quan tâm để đề tài hoàn thiện Lý chọn đề tài Thể thức (TT) kỹ thuật trình bày văn (KTTBVB) yếu tố quan trọng cần thiết công tác soạn thảo văn bản, góp phần hồn chỉnh, đảm bảo giá trị pháp lý nâng cao chất lượng văn quản lý nhà nước (VBQLNN) Sự đời Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư (Nghị định 110) Thông tư liên tịch số 55/ 2005/ TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, tạo hành lang pháp lý giúp quan nhà nước thống TT KTTBVB Theo đó, hầu hết quan nghiên cứu nghiêm túc triển khai Nghị định 110 Thông tư 55 nhiều biện pháp khác Tuy nhiên áp dụng hai văn quy phạm pháp luật (VBQPPL) nêu vào thực tế nảy sinh vấn đề cần nghiên cứu, nhằm đánh giá tình hình thực đề xuất số giải pháp thiết thực, tạo tính thống TT KTTBVB quan, tổ chức Ngày nay, trình cải cách hành theo hướng “một cửa, dấu” phấn đấu đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 quản lý trở lên phổ biến quan, doanh nghiệp Vì thống TT KTTBVB yêu cầu thiếu soạn thảo văn giai đoạn Đó vấn đề cần thiết thúc đẩy tác giả chọn đề tài “Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn Ủy ban nhân dân quận Thủ Đức” Thuận lợi khó khăn nghiên cứu đề tài Khi nghiên cứu đề tài tác giả gặp số thuận lợi khó khăn sau đây: 3.1 Về mặt thuận lợi Một là, tham gia thực đề tài “Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn Ủy ban Nhân dân quận Thủ Đức” tác giả cung cấp đủ tài liệu nghiệp vụ, văn pháp lý liên quan đến vấn đề nghiên cứu Hai là, tác giả giúp đỡ tận tình TS.Nghim Kỳ Hồng, hỗ trợ thầy cô môn Lưu trữ – Quản trị văn phòng, đặc biệt bảo cô chú, anh chị làm việc Văn phòng HĐND – UBND quận Thủ Đức bảy tháng thực tế vừa qua Ba là, thời gian nghiên cứu tác giả tiếp cận số viết xung quanh Nghị định 110 Thông tư 55, tiêu biểu viết tác giả Lê Văn In, Kiều Mai Nguyễn Thiên An Bài viết “Lại bàn vấn đề ký văn bản” (Quy định Nghị định số 110/ 2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư) tác giả Lê Văn In trình bày Nội san trao đổi số 01-2006 trường Cán Thành phố Hồ Chí Minh Bài viết đưa suy nghĩ tác giả thiếu sót, hạn chế số Điều, Khoản ký văn Nghị định 110 Bài viết “Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP quan trung ương” tác giả Nguyễn Thiên Ân, trình bày Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 02- 2006 Bài viết đề cập đến sai sót q trình thực Thông tư 55 quan trung ương, đồng thời đề xuất số giải pháp cho thực trạng Bài viết “Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ sau năm thực hiện” tác giả Kiều Mai trình bày Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 04-2006 Nội dung viết tình hình thực Thông tư 55 số quan, tổ chức phạm vi tồn quốc với mặt tích cực, hạn chế đồng thời đề xuất số giải pháp cho thực trạng Như vây, nội dung viết nêu đánh giá thực trạng áp dụng Nghị định 110 Thông tư 55 phạm vi tồn quốc, song cịn dừng mức độ khái qt Vì thế, tìm hiểu khía cạnh TT KTTBVB địa phương cụ thể UBND quận Thủ Đức đề tài 3.2 Về mặt khó khăn Một là, chưa thống nhất, chưa khoa học quy định pháp luật hành soạn thảo văn nói chung TT KTTBVB nói riêng Sự thiếu thống lý luận pháp lý thực tế thi hành TT KTTBVB Hai là, non nớt, hạn chế kiến thức chuyên môn sinh viên tiếp cận với chuyên ngành người bắt đầu tập nghiên cứu khoa học nên khơng trnh khỏi có nhận xét chưa thật xác Tuy nhiên, sản phẩm đề tài kết bảy tháng nghiên cứu, khảo sát nghiêm túc tác giả thực tập Văn phòng HĐND - UBND quận Thủ Đức Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 4.1 Mục đích nghiên cứu đề tài Việc thực đề tài “Thực trạng thể thức kỹ thuật trình bày văn Ủy ban nhân dân quận Thủ Đức” giúp tác giả có điều kiện thực tế, so sánh, đối chiếu TT KTTBVB theo quy định Nghị định 110 Thông tư 55 với thực tiễn áp dụng UBND quận Thủ Đức, ưu điểm, hạn chế nguyên nhân Thơng qua nghiên cứu thực trạng nêu ủy ban, tác giả đề xuất số giải pháp có tính thực tế, áp dụng cho UBND quận Thủ Đức quan, tổ chức khác Thành phố nhằm chuẩn hóa TT KTTBVB theo quy định pháp luật hành 4.2 Nhiệm vụ đề tài Để thực mục đích nghiên cứu nêu trên, đề tài tập trung giải nhiệm vụ sau: Một là, trình bày khái quát số khái niệm văn bản, văn QLNN, TT KTTBVB quy định Nghị định 110 Thông tư 55 Hai là, làm rõ thực trạng TT KTTBVB UBND quận Thủ Đức, ưu điểm, tồn tại, hạn chế; nguyên nhân kinh nghiệm từ việc nghiên cứu thực trạng Ba là, đề xuất số giải pháp góp phần chuẩn hoá TT KTTBVB Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu Để thực việc nghiên cứu đề tài, sở phương pháp lý luận chủ nghĩa Mác- Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh, đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học : phương pháp khảo sát, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh, phương pháp hệ thống… Ý nghĩa đề tài Về mặt lý luận: Đề tài trình bày cách hệ thống vấn đề lý luận TT KTTBVB, có so sánh với quy định Nghị định 110 Thông tư 55, tác dụng củaTT KTTBVB Về mặt thực tiễn: Đề tài đánh giá thực trạng, nhìn nhận ưu điểm, hạn chế sai sót TT KTTBVB UBND quận Thủ Đức thời gian 2005-2006; đề xuất số giải pháp khắc phục sai sót, khuyết điểm, khơng ngừng cải thiện thực tốt TT KTTBVB quản lý nhà nước; phát điểm chưa thống nhất, chưa khoa học quy định hành, lý luận thực tiễn TT KTTBVB; ra, kết nghiên cứu khóa luận làm tư liệu tham khảo cho giảng viên, sinh viên thuộc chuyên ngành Lưu trữ - Quản trị văn phòng nghiên cứu thực chuyên đề Kết cấu đề tài Kết nghiên cứu đề tài gồm phần duới đây: phần mở đầu, kết luận, mục lục, số phụ lục danh mục tài liệu tham khảo phần nội dung đề tài kết cấu gồm ba chương: Chương 1: Lý luận chung thể thức kỹ thuật trình bày văn Chương 2: Thể thức kỹ thuật trình bày văn ủy ban nhân dân quận Thủ Đức Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng thể thức kỹ thuật trình bày văn 10 B NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Văn Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Tuỳ theo góc độ nghiên cứu mà ngành khoa học có khái niệm khác văn Dưới góc độ ngơn ngữ, Nguyễn Quang Ninh, Hồng Dân định nghĩa: “ Văn thể hồn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung nhằm đạt tới giao tiếp đó”; góc độ văn học Nguyễn Đăng Dung, Hoàng Trọng Phiến định nghĩa: “Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin từ chủ thể sang chủ thể khác ngôn ngữ định” Tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu đề tài, tác giả thống hiểu văn theo Từ điển bách khoa Việt Nam: “Văn phương tiện thơng tin viết, thức xác mà quan, tổ chức dùng để lãnh đạo đạo hoạt động quản lí quan, đồng thời phương tiện ghi lại tri thức, kinh nghiệm giúp cho việc giải công việc truớc mắt lưu lại cho việc nghiên cứu sau này” (Từ điển bách khoa Việt Nam,T4, Tr 862) 1.1.2 Văn quản lý nhà nước Như tất yếu khách quan, xưa nhà nước giai cấp thống trị giới nói chung, Việt Nam nói riêng sử dụng văn làm phương tiện ghi chép truyền đạt thông tin, phục vụ cho công tác quản lý, loại văn gọi VBQLNN Theo cách hiểu nay, VBQLNN văn quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt định quản lý thông tin quản lý theo thể thức, thẩm quyền theo thủ tục luật pháp quy định 1.1.3 Khái niệm thể thức kỹ thuật trình bày văn Mục 2, phần I Thơng tư 55 định nghĩa: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng với văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số văn định theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Cùng với TT, trước ban hành, văn cần thống KTTB Mục 3, phần I Thông tư 55 ghi rõ: Kỹ thuật trình bày văn hiểu tồn bộ: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác 39 TT KTTBVB, thực yếu tố theo quy định hành Muốn đạt yêu cầu trên, trước hết cần thay đổi nhận thức cán văn thư phòng, ban, đơn vị trực thuộc Ủy ban, giúp họ nhận thức rõ chất lượng văn ban hành mặt nội dung mà cịn hồn thiện chuẩn mực TT KTTB 3.1.3 Đẩy mạnh QLNN công tác soạn thảo ban hành văn Trách nhiệm thuộc Ủy ban thực cán văn thưlưu trữ phòng ban đơn vị Mặc dù Ủy ban có hình thức triển khai Nghị định110 thơng tư 55 đến phịng, ban, đơn vị trực thuộc, thơng báo hình thức chế tài cần thiết song chưa thực triệt để chế tài trên, dẫn đến tượng sai TT KTTBVB hầu hết phòng ban Đặc biệt quận Thủ Đức nói riêng quận khác Thành phố Hồ Chí Minh nói chung chưa thực triệt để quy định Thông tư 55 Tất quận Thành phố sai phần tác giả văn bản; Giấy phép xây dựng Quyết định xử phạt vi phạm hành khơng điều chỉnh theo Thông tư 55, mà theo văn đạo Thành phố Sai lệch Ủy ban mà đạo cấp trực tiếp Muốn nâng cao chất lượng soạn thảo ba yếu tố nêu phải thống theo quy định hành nhà nước, theo điều chỉnh Nghị định 110 Thông tư 55 Để đạt yêu cầu trên, Ủy ban cần ban hành văn với quy định cụ thể công tác soạn thảo ban hành văn nói chung, TT KTTBVB nói riêng Hơn nữa, cần phải khắc phục lúng túng phần thể thức đề ký phòng ban sai sót thành phần thể thức mà cán văn thư Ủy ban cho không quan trọng, không ảnh hưởng đến đạo hay giao dịch như: tên loại trích yếu nội dung, nơi nhận, số, dấu… Cần tăng cường việc phân công cán chịu trách nhiệm nội dung thể thức văn bản, có hình thức khen thưởng, kỷ luật nghiêm khắc không cán chịu trách nhiệm nội dung mà cán chịu trách nhiệm TT KTTB Truởng phòng, ban, đơn vị cán văn thư Văn phòng ý đến TT KTTBVB Khi chuyên viên soạn thảo văn bản, trưởng phòng, ban, đơn vị xem kỹ nội dung thể thức, Chánh văn phòng phòng tư pháp thực tốt chức “gác cổng”, văn thư xem lại lần cuối điều chỉnh có sai sót Ủy ban tạo hệ thống văn hoàn chỉnh đạt chất lượng ISO Một lý khiến văn Ủy ban sai sót TT KTTB quy trình soạn thảo ban hành văn Ủy ban chưa hợp lý, chưa thật khoa học Đối với VBQPPL: quy trình soạn thảo ban hành thực sau: Chuyên viên soạn thảo Bộ phận Phòng Tư pháp thẩm định nội dung thể thức Trưởng phòng, ban, đơn vị ký nháy Văn thư cho số, đăng ký, đóng dấu, lưu VB phát hành 40 Đối với văn hành quy trình thực sau: Cán chun mơn soạn thảo Trưởng phịng,ban,đợn vị duyệt nội dung TT KTTBVB ký nháy Văn thư duyệt lại lần cuồi TTKTTBVB, đăng ký, cho số, lưu VB phát hành Nghiên cứu quy trình tác giả nhận thấy cần thay đổi lại cho phù hợp văn hành nhằm khắc phục hạn chế sai sót TT KTTBVB sau: Cán chuyên môn soạn thảo Văn thư duyệt TTKTTBVB,đăng ký văn bản, cho số, lưu Trưởng phòng, ban, đơn vị duyệt nội dung vàTT KTTBVB, ký nháy phát hành Cần bổ sung thêm phần tình hình kiểm tra TT KTTBVB mục cải cách hành báo cáo tổng kết tuần, tháng, q năm phịng, ban, đơn vị trực thuộc UBND quận Thủ Đức Hàng tháng tổng kết, rút kinh nghiệm để chấn chỉnh sai sót TTKTTBVB đồng thời phát huy ưu điểm vấn đề Ủy ban Để thực được, cần biên chế cán phụ trách kiểm tra TT KTTBVB Ngoài ra, cần tiến hành đồng hoàn chỉnh chất lượng văn hai phương diện: nội dung TT KTTBVB 3.2 Một số giải pháp cụ thể Để khắc phục hạn chế trình bày Chương thực tốt phương hướng nêu trên, tạo thống TT KTTBVB, tác giả đề xuất số giải pháp cụ thể sau: 3.2.1 Tiêu chuẩn hoá văn bản, thống TT KTTB theo quy định Thơng tư 55 Mặc dù ủy ban có tổ chức tập huấn phòng, ban, đơn vị làm theo lối mịn, khơng áp dụng triệt để mẫu Thông tư 55 nên chưa tạo thống TT KTTBVB Ủy ban Thực tế đó, địi hỏi ủy ban cần ban hành tiêu chuẩn hố văn Tiêu chuẩn hoá văn khái niệm dùng để việc xây dựng áp dụng thể thức văn vào thực tế sọan thảo ban hành văn quan, tổ chức Tiêu chuẩn hố văn tạo thống hình thức mức độ định thống nội dung văn ban hành, góp phần tạo lập kỷ cương, nề nếp hoạt động ban hành văn quan Tiêu chuẩn hoá nhằm nâng cao hiệu suất soạn thảo chất lượng văn ban hành Ngồi ra, cịn có tác dụng thuận lợi cho việc quản lý giải văn Khi thực tiêu chuẩn hoá văn cần quan tâm đến hai nội dung bản, là: tiêu chuẩn hố thể thức văn tiêu chuẩn hoá nội dung văn Thể thức văn tiêu chuẩn hoá hai mức độ là: tiêu chuẩn hố mẫu trình bày chung cho tất VBQLNN tiêu chuẩn hoá thành phần nội dung văn Ở mức độ thứ nhất, UBND quận Thủ Đức cần ban hành mẫu thống chung loại văn thuộc thẩm quyền ban hành Ủy ban theo mẫu Thông tư 55 hướng dẫn TT KTTBVB, giúp cán 41 bộ, nhân viên đặc biệt cán văn thư lưu trữ phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND quận Thủ Đức nắm điều chỉnh Thông tư 55 thuận lợi trình soạn thảo văn Ơ mức độ thứ hai, cần tiêu chuẩn hoá kết cấu nội dung loại văn bản; hướng dẫn trật tự pháp lý cho hình thức văn để cán soan thảo văn phịng, ban, đơn vị; tiêu chuẩn hố từ, cụm từ, xưng hô, câu văn sử dụng phổ biến loại văn Mẫu hoá văn bản: việc cụ thể hoá thể thức văn tiêu chuẩn trình bày quy định Mẫu hố văn nhằm mục đích quy định thể thức văn tiêu chuẩn hoá văn UBND quận Thủ Đức cần chủ động thực mẫu hoá hệ thống văn Ủy ban, cần tập trung mẫu hoá thể thức số văn ban hành nhiều như: Quyết định, Cơng văn Như vậy, tiêu chuẩn hố văn không quy định mức độ thứ mẫu hố hình thức mà cịn quy định đến mức độ thứ hai tiêu chuẩn hoá nội dung Đồng thời có chế tài nghiêm khắc cụ thể xử lý trường hợp vi phạm Trách nhiệm thuộc Chánh văn phòng, Văn thư, Phòng Tư pháp Tăng cường phối hợp Văn phịng phịng Tư pháp thực cơng tác thẩm định văn Quận, nhằm đảm bảo tính pháp lý nâng cao hiệu lực văn quản lý tất lĩnh vực Để thực mục tiêu đòi hỏi UBND quận Thủ Đức cần văn quy định cụ thể công tác soạn thảo ban hành văn nói chung yếu tố TT KTTBVB nói riêng 3.2.2 Ứng dụng Hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác soạn thảo ban hành văn ISO 9001 (ISO: International Organizanitioni for Standardization) tiêu chuẩn quản lý chất lượng đưa yêu cầu cần hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng hệ thống để định hướng, kiểm soát tổ chức vấn đề chất lượng Tiêu chuẩn không thay cho tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm Tiêu chuẩn chứng minh lực quan việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu pháp luật địi hỏi thực tiễn Thơng qua để cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng thiết lập viết thành văn bản: thực hiện, trì liên tục cải tiến Nếu hệ thống xây dựng áp dụng hoạt động quản lý nói chung cơng tác soạn thảo ban hành văn nói riêng Bởi sở yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 quy trình xây dựng để tạo cách quản lý khoa học, đơn giản thực công việc Nó khơng giúp cho lãnh đạo quản lý, theo dõi q trình thực cơng việc mà giúp cho đơn vị, phận, chuyên viên nắm yêu cầu quy trình để thực 42 nghiêm túc thống Đồng thời xác định rõ trách nhiệm đơn vị, phận cá nhân để nâng cao hiệu công việc Để nâng cao chất lượng hiệu công tác soạn thảo ban hành VB cần triển khai áp dụng hệ thống tiêu chuẩn cách phù hợp Để làm điều đòi hỏi nhiều thời gian, cơng sức, kinh phí phải có thay đổi nhận thức 3.2.3 Tăng cường bồi dưỡng chuẩn hóa cán cơng chức làm công tác văn thư - lưu trữ Để công tác soạn thảo văn nói chung TT KTTB nói riêng đạt đến hồn chỉnh, cần nâng cao trình độ, lực cán công chức làm công tác văn thư- lưu trữ Khắc phục hạn chế công tác cán văn thư-lưu trữ, tác giả mạnh dạn đưa số giải pháp đây: Thứ nhất, nghiêm túc kiểm điểm lại trình soạn thảo văn phòng, ban trực thuộc ủy ban nhằm phát huy ưu điểm đồng thời nhìn nhận nghiêm khắc lỗi sai sơ đẳng thể thức để khắc phục ngay, đẩy công tác soạn thảo văn vào nề nếp, quy củ theo quy định Nghị định 110 Thông tư 55 Thứ hai, không ngừng bồi dưỡng chuẩn hoá cán văn thư - lưư trữ, đào tạo tiêu chuẩn, ổn đinh có kinh nghiệm kiểm tra văn nói chung, TT KTTBVB nói riêng Thứ ba, bồi dưỡng đào tạo cán bộ, giúp họ xác định rõ công tác văn phịng nói chung, soạn thảo văn nói riêng không nghề mà phải nghiệp để cán n tâm, gắn bó với cơng việc Thứ tư, tạo điều kiện cho cán cơng chức tiếp cận với hội nghị, hội thảo nhằm làm giàu thêm tri thức, nâng cao kỹ giao tiếp, viết, tổng hợp, đặc biệt kỹ soạn thảo văn Thứ năm, tạo điều kiện môi trường làm việc tốt cho cán công chức ủy ban, không phương tiện làm việc, tiền lương mà nhiều hoạt động xã hội khác 43 C KẾT LUẬN Thủ Đức tiến bước dài đường hội nhập phát triển Thành phố động nước ta Trong trình hoạt động từ 20052006 UBND quận Thủ Đức phát hành lượng văn lớn, phong phú nội dung TTKTTB TT KTTBVB yếu tố tạo nên hoàn chỉnh chất lượng soạn thảo văn Hệ thống văn UBND quận Thủ Đức ban hành điều chỉnh lĩnh vực đời sống xã hội diễn địa bàn Quận Qua phần trình bày đây, đề tài khái quát thực trạng TT KTTBVB UBND quận Thủ Đức thời gian 2005-2006 Kết nghiên cứu đánh giá ưu điểm, tồn tại, nguyên nhân giải pháp khắc phục UBND quận Thủ Đức có nhiều cố gắng việc triển khai TT KTTBVB theo quy định Nghi định 110 Thông tư 55 đến đơn vị trực thuộc nhiều biện pháp khác nhau: mở lớp tập huấn, Thơng báo đến phịng, ban, đơn vị có hình thức chế tài người chịu trách nhiệm mảng soạn thảo văn Hơn nữa, Ủy ban phân công trách nhiệm rõ ràng người có liên quan đến văn phát hành Đồng thời quan tâm đến sở vật chất phục vụ cho công tác soạn thảo văn như: trang bị hệ thống máy vi tính nối mạng Ủy ban với Thành phố đơn vị trực thuộc, lập trang Webisite Quận hệ thống phần mềm ba lĩnh vực phục vụ cho công tác văn thư đặc biệt có số văn Ủy ban TT va KTTB Bên cạnh thành tựu đạt được, TT KTTBVB ủy ban cịn tồn nhiều sai sót, lỗi sơ đẳng TT KTTBVB, hạn chế bắt nguồn từ thiếu sót đạo, soạn thảo văn bản, từ trình độ cán văn thư hệ thống sở vật chất văn phịng phẩm phục vụ cho cơng tác soạn thảo văn Hiện hoàn thành cải cách hành giai đoạn 20012005 tiếp tục giai đoạn từ 2006 - 2010, nên hạn chế, thiếu sót cần Ủy ban nhìn nhận thật nghiêm túc, tìm giải pháp kịp thời để dần khắc phục, tạo hoàn chỉnh TT KTTBVB theo quy định Nghị định 110 Thông tư 55, đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 Trên nội dung tìm hiểu bước đầu; bên cạnh cịn nhiều vấn đề cần tiếp tục tìm hiểu như: xây dựng mẫu hố kết cấu nội dung loại văn UBND cấp Quận; ngôn ngữ văn phong văn UBND cấp Quận; nghiên cứu việc ứng dụng ISO quản lý vào công tác soạn thảo ban hành văn UBND cấp Quận Đó nội dung cần tiếp tục nghiên cứu thời gian tới 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 01 Nguyễn Thiên An “Thông tư liên tịch số 55\2005\TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ sau năm thực hiện”, Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 04-2006 02 Nguyễn Thiên An “ Một số ý kiến xung quanh việc thực Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP quan trung ương”, Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 02- 2006 03 Báo cáo số : 12/BC-UBND ngày11/11/2005 Phòng Nội vụ cơng tác cải cách hành Nhà nước năm 2005 phương hướng trọng tâm năm 2006 04 Báo cáo số : 253/BC-UBND-NV ngày15/12/2006 Phòng Nội vụ cơng tác cải cách hành năm 2006 phương hướng trọng tâm năm 2007 05 Báo cáo số : 225/BC-VP ngày 29/12/2006 Văn phịng Ủy ban cơng tác Văn phòng Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân quận Thủ Đức năm 2005 06 Báo cáo số: 241/BC-VPUB ngày 26/12/2006 Văn phòng Ủy ban cơng tác Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Thủ Đức năm 2006 07 Báo cáo số : 01/BC-BCĐCCHC ngày 27/4/2006 tổng kết thực giai đoạn I (2001-2005) Chương trình tổng kết cải cách hành nhà nước giai đoạn 2001-2010 phương hướng nhiệm vụ cải cách hành giai đoạn II (2006-2010) 08 Báo cáo số: 50/UB-NV ngày 15/3/2005 kết kiểm tra, đánh giá việc thực chế hành “một cửa, dấu” UBND quận Thủ Đức 09 Nguyễn Trọng Biên,“Đề tài nghiên cứu khoa học lĩnh vực văn thư- lưu trữ”, Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 04-2006 10 Chương trình số: 32/CTr –UBND-NV ngày 5/4/2007 Về cơng tác cải cách hành năm 2006 11 Học viện Hành Quốc gia, Giáo trình xây dựng ban hành văn bản, Nxb Giáo dục, 2004 12 Kế hoạch triển khai thực hệ thống quản lý chất lượng ISO việc giải hồ sơ hành cho nhân dân 13 Lã Thị Hồng, “Cần phân loại quản lý văn đi, đến để hình thành hồ sơ việc”, Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 01-2006 14 Nghiên Kỳ Hồng - Hà Quang Thanh (tuyển chọn), Quy định pháp luật soạn thảo văn công văn thư lưu trữ, Nxb Chính trị Quốc Gia 15 Trần Việt Hà - Trần Việt Hoa, “Trách nhiệm pháp lý người ký tắt, đảm bảo độ xác nội dung văn bản”, Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 01-2006 45 16 Lê Văn In “Lại bàn vấn đề ký băn bản”, Nội san trao đổi số 012006 17 Dương Văn Khảm, “ Những điều chỉnh Thông tư liên tịch số 55/ 2005/ TTLT- BNV- VPCP hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản”, Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 03- 2006 18 Dương Văn Khảm, công tác văn thư lưu trữ, Nxb Chính tri Quốc gia (Hà Nội), 2004 19 Kiều Mai, “Thông tư liên tịch số 55\ 2005\ TTLT-BNV-VPCP quan trung ương”, Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 04-2006 20 Kiều Mai, “Một số ý kiến công tác phối hợp tiếp nhận xử lý văn quan nhà nước”, Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 06-2006 21 Luật tổ chức HĐND & UBND, Nxb Chính trị Quốc gia (Hà Nội), 2003 22 Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật HĐND & UBND, Nxb Chính trị Quốc Gia (Hà Nội), 2005 23 Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước, Nxb Chính trị Quốc Gia, Hà Nội, 2003 24 Nguyễn Văn Thâm,“Thủ tục hành “một cửa” vấn đề tổ chức lại công tác văn thư, lưu tữ đơn vị có liên quan, Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 01-2006 25 Trường cán Tp.HCM, Khoa quản lý hành chính, Tập đề cương giảng kỹ thuật hành chính, 2005 26 Trường Trung học Văn thư lưu trữ nghiệp vụ văn phòng I, Nghiệp vụ công tác văn thư, Nxb Lao Động -Xã hội, Hà Nội, 1998 27 Vương Đình Quyền, Văn quản lý nhà nước công tác công văn giấy tờ thời phong kiến Việt Nam, Nxb Chính trị Quốc Gia, 2001 28 Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Chính trị Quốc Gia, Hà Nội 29 TCVN (TCVN5700:2002) Văn quản lý nhà nước - mẫu trình bày kèm theo Quyết định số 20\2002\QĐ-BKHCN ngày 31/12/ 2002 Bộ Khoa Học Công Nghệ việc ban hành TCVN, Trung tâm lưu trữ UBND Tp.HCM 30 Kiều Mai, “Một số ý kiến việc ký tắt văn bản”, Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 01-2005 31 Vương Đình Quyền, “trở lại vấn đề chính, sao, thảo, gốc”, Tạp chí lưu trữ Việt Nam số 10- 2005 32 Quận Thủ Đức 10 năm tồn phát triển 1997-2007 33 www.hochiminhcity.gov.vn 34 http// dhtn.thuduc.tphcm.egov.vn 35 http// hscv.thuduc.egov.vn 46 PHỤ LỤC 47 Phụ lục số Thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định hành thực tế UBND quận Thủ Đức 48 Phụ lục số Hình ảnh văn thư số phòng, ban UBND quận Thủ Đức 49 2.1 HÌNH ẢNH VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI MỘT SỐ PHỊNG, BAN PHỊNG TÀI NGUN MƠI TRƯỜNG PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH 50 PHÒNG TƯ PHÁP THANH TRA QUẬN 51 2.2 CÁC BƯỚC XỬ LÝ HỒ SƠ Ở GIAI ĐOẠN VĂN THƯ B1 HỒ SƠ ĐƯỢC ĐƯA ĐẾN VĂN THƯ B2 VĂN THƯ KIỂM TRA LẦN CUỐI VỀ TT V KTTBVB 52 B3 CHO SỐ VÀ ĐĂNG KÝ VÀO SỔ B4 ĐÓNG DẤU 53 B5 TRẢ LẠI HỒ SƠ SAU KHI ĐÃ CHO SỐ, ĐĂNG KÝ VÀ ĐÓNG DẤU B6 HỒ SƠ SAU KHI GIẢI QUYẾT XONG Ở GIAI ĐOẠN VĂN THƯ ... chung thể thức kỹ thuật trình bày văn Chương 2: Thể thức kỹ thuật trình bày văn ủy ban nhân dân quận Thủ Đức Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng thể thức kỹ thuật trình bày văn 10... nghĩa thể thức văn .18 1.3.2 Tác dụng, ý nghĩa kỹ thuật trình bày văn 19 Chương THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THỦ ĐỨC 2.1 Đôi nét UBND quận Thủ Đức ... nghiên cứu thực trạng Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND quận Thủ Đức Trên sở lý luận thực tiễn thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND quận Thủ Đức,