MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về tổ chức và hoạt động của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn 4 1.1.2.1. Chức năng 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn 7 1.2.1 Vị trí và chức năng 7 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 9 Chương 2: Thực trạng về công tác lưu trưc của Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.1.1. Tổ chức bộ phận lưu trữ 10 2.1.2. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác lưu trữ 10 2.1.3. Tổ chức cán bộ lưu trữ 11 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng 11 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế của Bộ 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1. Công tác thu thập tài liệu 12 2.2.2. Công tác phân loại tài liệu 16 2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 18 2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu 22 2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 23 2.2.6. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 25 2.2.7. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 26 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn và đề xuất khuyến nghị 28 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn 29 3.3. Một số khuyến nghị 32 3.3.1. Đối với Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn 32 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư lưu trữ 33 C. PHẦN KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 D. PHẦN PHỤ LỤC
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác Lưu trữ công tác nghiệp vụ quan trọng thiếu hình thành phát triển đơn vị ghi nhận hoạt động quan Đảng Nhà nước Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thơng tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước ta nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa - xã hội … Nhận thức tầm quan trọng công tác Lưu trữ Đảng Nhà nước yêu cầu nay, kết hợp lý luận chương trình đào tạo ngành Lưu trữ với đợt thực tập thực tế.Vì đợt thực tế em có điều kiện liên hệ kiến thức thầy, cô trang bị trường đối chiếu thực tế tình hình cơng tác Lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn, với mục đích nhằm củng cố cho em kiến thức học, kết hợp với thực tiển công tác mà hệ trước đúc kết nhằm nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp Được chấp thuận lãnh đạoVăn phòng Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nông thôn, em tiếp nhận vào quan thực tập phận Lưu trữ thuộc phòng Văn thư lưu trữ từ ngày 10/1 – 10/3/2017 Trong thời gian thực tập, gặp khơng khó khăn q trình làm việc đơi lúc chưa vận dụng tốt kiến thức học áp dụng vào thực tế, đơi thụ động cơng việc… khó khăn đòn bẩy để em tâm phát triển thân trau dồi kiến thức chun mơn Ngồi số khó khăn nêu trên, em gặp nhiều thuận lợi việc thực tập, phải kể đến việc vận dụng kiến thức học vào thực tế, học hỏi thêm sáng tạo công việc cách giao tiếp,ứng xử quan Nhà nước Qua em xin cảm ơn quý cô, chú, anh chị Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn nhiều cơng việc hết lòng truyền đạt cho em kiến thức quý báu liên quan đến nghiệp vụ như: chỉnh lý, vệ sinh kho tàng, tra cứu tài liệu thực tiễn Trong trình thực tập Bộ, em học hỏi nhiều kinh nghiệm quý báo từ anh chị quan hội để em áp dụng kiến thức học đem áp dụng vào công việc thực tế em sau Nội dung báo cáo gồm có chương: - Chương 1: Giới thiệu vài nét Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông - thôn Chương 3: Báo cáo kết thực tập Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Trong thời gian thực tập, viết báo cáo, có nhiều cố gắng không tránh khỏi thiếu sót, mong đóng góp qúi báu Thầy, Cô giáo Khoa Văn thư- lưu trữ để báo cáo thực tập em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét tổ chức hoạt động Bộ Nông nghiệp Phát triển Nơng thơn 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển Nơng thơn 1.1.1 Lịch sử hình thành Tiền thân Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Bộ Canh nông, thành lập ngày 14 tháng 11 năm 1945, sở Nha Nông-Mục-Thủy lâm thuộc Bộ Kinh tế quốc gia Bộ trưởng ông Cù Huy Cận Đến cuối năm 1960 tách Bộ Nông lâm thành tổ chức: Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường, Tổng cục Thủy sản Tổng cục Lâm nghiệp Đến tháng 12 năm 1969, Bộ Lương thực Thực phẩm thành lập sở hợp Tổng cục Lương thực với ngành Công nghiệp chế biến thực phẩm tách từ Bộ Công nghiệp nhẹ Bộ trưởng ông Ngô Minh Loan Ngày tháng năm 1971, Ủy ban Thường vụ Quốc hội Việt Nam Dân chủ Cộng hòa phê chuẩn việc thành lập Ủy ban Nông nghiệp Trung ương sở hợp Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường Ban quản lý hợp tác xã sản xuất nông nghiệp Tháng năm 1981, Bộ Lương thực Thực phẩm giải thể, thành lập Bộ Bộ Lương thực Bộ Công nghiệp Thực phẩm Đến tháng năm, Bộ Thủy sản thành lập sở Bộ Hải sản Ngày 16 tháng năm 1987, Hội đồng Nhà nước Nghị số 782 NQ HĐNN việc thành lập Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm sở sáp nhập Bộ: Nông nghiệp, Lương thực Công nghiệp thực phẩm Từ ngày 3/10-28/10/1995, kỳ họp thứ Quốc hội khố thơng qua Nghị định việc thành lập Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn sở hợp Bộ: Bộ Lâm nghiệp, Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm Bộ Thủy lợi Ngày 31 tháng năm 2007, Quốc hội Việt Nam Nghị nhập Bộ Thủy sản vào Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Ngày 17/2/2017, Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Nghị định số 15/2017/NĐ-CP quy định chức , nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn sau: 1.1.2.1 Chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nơng thơn quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi, phòng, chống thiện tai, phát triển nơng thôn; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý theo quy định Pháp luật 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt nghị quyết, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, hàng năm dự án, cơng trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực quản lý Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị văn khác thuộc thẩm quyền ban hành Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý theo phân cấp ủy quyền Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Ban hành thơng tư, định, thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn Công bố, đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra, đánh giá, tổng hợp báo cáo chịu trách nhiệm thực chế, sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Kiểm tra văn quy phạm pháp luật bộ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành có liên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước bộ; phát quy định quan ban hành có dấu hiệu trái với văn quy phạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực quản lý xử lý theo quy định pháp luật Bộ có trách nhiệm quản lý, đạo thực lĩnh vực như: • • • • • • • • • • • • • • Về trồng trọt bảo vệ thực vật Về thủy sản Về diêm nghiệp Về lâm nghiệp Về thủy lợi Về phòng chống thiên tai Về phát triển nơng thơn Về an tồn thực phẩm nông, lâm, thủy sản muối Về quản lý đầu tư, đầu tư xây dựng Về doanh nghiệp, hợp tác xã loại hình kinh tế tập thể, tư nhân khác Quản lý dự trữ quốc gia giống trồng, thuốc bảo vệ thực vật, thuốc thú y hàng hóa khác theo phân cơng Chính phủ Về khoa học cơng nghệ Về khuyến nơng Về quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công Thực nhiệm vụ quản lý hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo quy định pháp luật 10 Thực nhiệm vụ quản lý tổ chức máy, biên chế cơng chức, vị trí việc làm, số lượng viên chức, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, quản lý, sử dụng, chế độ tiền lương, thi đua, khen thưởng, kỷ luật chế độ, sách khác cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc diện quản lý thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo quy định pháp luật 11 Thanh tra, kiểm tra; tiếp công dân; giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực xử lý hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến ngành, lĩnh vực theo quy định pháp luật 12 Thực nhiệm vụ quản lý phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, viễn thám, thống kê thuộc phạm vi quản lý nhà nước quy định Luật công nghệ thông tin, Luật thống kê theo quy định pháp luật 13 Quản lý tài chính, tài sản nguồn lực khác giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật 14 Thường trực quốc gia cơng tác phòng, chống thiên tai; kế hoạch bảo vệ phát triển rừng; xây dựng nơng thơn mới; chống sa mạc hóa; quản lý bn bán quốc tế lồi động, thực vật hoang dã nguy cấp quý hiếm; phòng chống dịch bệnh gia súc, gia cầm theo quy định pháp luật 15 Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao theo quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Vụ Kế hoạch Vụ Tài Vụ Khoa học, Công nghệ Môi trường Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Pháp chế Vụ Tổ chức cán Vụ Quản lý doanh nghiệp Văn phòng Bộ Thanh tra Bộ 10 Cục Trồng trọt 11 Cục Bảo vệ thực vật 12 Cục Chăn nuôi 13 Cục Thú y 14 Cục Chế biến Phát triển thị trường Nông sản 15 Cục Quản lý xây dựng cơng trình 16 Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn 17 Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản thủy sản 18 Tổng cục Lâm nghiệp 19 Tổng cục Thủy sản 20 Tổng cục Thủy lợi 21 Viện Chính sách Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn 22 Trường Cán Quản lý Nông nghiệp Phát triển nông thôn I 23 Trường Cán Quản lý Nông nghiệp Phát triển nông thôn II 24 Trung tâm Tin học Thống kê 25 Báo Nơng nghiệp Việt Nam 26 Tạp chí Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn 27 Tổng cục Phòng, chống thiên tai 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát triển Nơng thơn 1.2.1 Vị trí chức Phòng văn thư – lưu trữ đơn vị thuộc Văn Phòng Bộ, có chức giúp Chánh Văn Phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác lưu trữ vụ, văn phòng, tra, cục tổng cục tổ chức tương đương, đơn vị nghiệp công lập thuộc Bộ thực công tác văn thư, lưu trữ Bộ, Văn Phòng Bộ 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Giúp Chánh văn Phòng Bộ thức nhiệm vụ, quyền hạn sau: a, Xây dựng, trình Bộ ban hành chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; b, Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định pháp luật Bộ công tác văn thư, lưu trữ; c, Xây dựng, tổ chức thực đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm công tác văn thư, lưu trữ; d, Nghiên cứu, ưng dụng khoa học công nghệ, sáng kiến vào công tác văn thư, lưu trữ; đ, Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức viên chức Bộ; e, Thực chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ theo quy định; g, Quản lý máy photocopy thuộc nhiệm vụ Văn phòng Bộ; h, Xây dựng Kế hoạch thực mua báo, tạp chí theo quy định; i, thực sơ kết, tông kết, thi đua, khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ Thực công tác văn thư a, Quản lý văn đi, văn đến; b, Quản lý sổ sách, sở liệu văn bản; c, Quản lý, sử dụng dấu Bộ, Văn Phòng Bộ loại dấu khác giao; d, Hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan; đ, Thực chế độ báo cao, báo cáo thông kê sở công tác văn thư Thực công tác lưu trữ a, Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; b, Quản lý tài liệu điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử; c, Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; d, Bố trí kho bảo quản thực nghiệp vụ bảo quản tài liệu; đ, Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; e, Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia; g, Thực chế độ báo cáo, báo cáo thông kê sở công tác văn thư, lưu trữ; Công tác khác a, Thực cơng tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm thực thi công vụ theo quy định pháp luật; thực ứng dụng cơng nghệ thơng tin, cải cách hành lĩnh vực cơng tác thuộc nhiệm vụ phòng b, Quản lý, sử dụng nguồn lực trang bị để thực nhiệm vụ phòng theo quy định c, Lập kế hoạch, tổ chức thực dự toán kinh phí năm theo quy định d, Thực nhiệm vụ khác Chánh văn phòng giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Hiện nay, biên chế công chức Phòng Chánh Văn phòng Bộ giao Lãnh đạo Phòng gồm: Trưởng phòng Phó trưởng phòng Chánh Văn phòng Bộ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định 10 tâm hồn thành tốt cơng tác này, qua đảm bảo hồ sơ, tài liệu Bộ an tồn, khơng bị hư hỏng, mát Bộ phận lưu trữ năm qua thực công tác bảo quản tài liệu theo hệ thống từ việc tổ chức, xếp loại giá tủ kho Hiện nay, Bộ có 02 kho để lưu trữ tài liệu, riêng phòng kho 30 giá đơn đánh số thứ tự từ ngồi, giá xếp thành 02 hàng, có khoảng cách để tạo lối Khoảng cách giá tủ 0,8 mét dặt thông với cửa sổ, khoảng cách hai giá đến trần nhà 0,5 mét, hệ thống giá chủ yếu giá sơn tĩnh điện Lưu trữ Bộ bảo quản tài liệu 04 Phông, bao gồm 03 Phông quan ngừng hoạt động: Phông Lưu trữ Bộ Nông nghiệp Công Nghiệp thực phẩm; Bộ Lâm nghiệp; Bộ Thủy lợi Phông lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát triển Nơng thơn Nhận thức vai trò tài liệu lưu trữ theo tinh thần Luật Lưu trữ 2011 - văn có giá trị pháp lý cao cơng tác lưu trữ, Văn phòng Bộ dặc biệt quan tâm, trọng đến công tác đầu tư sở vật chất, phục vụ cho - việc bảo quản tài liệu lưu trữ Cụ thể như: Xây dựng hệ thống đèn điện chiếu sáng, máy hút ẩm, hút bụi, quạt thơng gió, máy điều hòa, đặc biệt hệ thống bình chữa cháy Văn phòng Bộ trang bị gồm: máy hút ẩm, máy điều hòa, quạt thơng gió, 10 bình cứu hỏa, 10 tủ - đựng hồ sơ Hệ thống giá tủ trang bị giá sơn tĩnh điện gồm 50 giá Ngồi mặt tích cực, nhiên khơng thể tránh số sai sót, tồn đọng nhà kho đặt tầng tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lại dễ ảnh hưởng thời tiết nồm, ẩm khí hậu Việt Nam, tạo điều kiện thuận lợi nấm mốc, mối mọt, côn trùng cắn phá tài liệu Một số tài liệu hình thành lâu thuộc Phơng tài liệu khoa học kĩ thuật ( từ năm 1960 đến nay) chất lượng giấy có phần mục nát, giòn, mờ chữ, côn trùng cắn phá, tài liệu bị rách, đổi màu, khó đọc; hệ thống giá tủ ít, nhiều giá tủ không đảm bảo tiêu chuẩn; số tài liệu hết thời hạn bảo quản chưa đem tiêu hủy …do công tác bảo quản tài liệu hạn chế, gây khó khăn cho việc giải phóng kho tàng Đó nguyên nhân gây nên hư hỏng 24 lài liệu Vì cơng tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa quan trọng nghiệp vụ lưu trữ nhiệm vụ trọng yếu có nhiều khâu phức tạp, đòi hỏi cán phòng lưu trữ phải có nhận thức đắn, hiểu nghĩa giá trị tài liệu, hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ, biết vận dụng tri thức ngành khoa học kỹ thuật có liên quan để bảo vệ tốt 2.2.6 Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm tài liệu Phòng, Kho lưu trữ nhằm giới thiệu thành phần, nội dung nơi bảo quản tài liệu Kho lưu trữ Phản ánh thông tin cần thiết hồ sơ, tài liệu, khối tài liệu, Phơng Lưu trữ tồn Kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, thống kê số lượng, thành phần tài liệu, tránh bị thất lạc tài liệu Trong lưu trữ có nhiều loại hình cơng cụ tra tìm tài liệu khác nhau, sử dụng phổ biến Mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ bảng thống kê tồn hồ sơ Phơng, Kho lưu trữ khối tài liệu, dùng để quản lý tra tìm tài liệu Cấu tạo Mục lục hồ sơ gồm phần: Tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng kê hồ sơ, bảng dẫn phần kết thúc Cơng cụ tra tìm tài liệu đóng vai trò quan trọng Phòng, Kho lưu trữ, đặc biệt phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu Nếu quan, tổ chức chưa tiếp cận với hồ sơ, tài liệu thông qua hệ thống công cụ tra cứu tài liệu, biết thơng tin cần thiết nội dung, thành phần tài liệu Qua giúp tiết kiệm thời gian người khai thác, sử dụng tài liệu Cơng cụ tra tìm Kho lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn chủ yếu “mục lục hồ sơ” Qua mục lục hồ sơ dễ dàng tra tìm xác thơng tin thành phần nội dung tài liệu bảo quản Kho lưu trữ Mục lục hồ sơ có chức như: Thống kê hồ sơ, cố định trật tự hệ thống hồ sơ theo phương án phân loại tài liệu Phông thành phần, nội dung bên hồ sơ Lưu trữ Bộ sử dụng công cụ tra cứu “mục lục hồ sơ” chưa đủ mà phải đa dạng thẻ chuyên đề, sách dẫn,… 25 Hiện nay, việc sử dụng “Sổ mục lục” để tra cứu, khai thác tài liệu, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn áp dụng chương trình “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác lưu trữ” để phục vụ cho việc tra tìm cách nhanh chóng thuận tiện nhất, mang lại hiệu cao Tuy nhiên trình áp dụng chương trình phát sinh số điểm chưa phù hợp như: trình nhập liệu chưa thực cho kết xác, thao tác phức tạp, đặc biệt người sử dụng chưa làm chủ chương trình này,các thao tác cơng nghệ thơng tin lúng túng dẫn đến ảnh hưởng tới kết cơng việc Vì mà việc xây dựng cơng cụ tra tìm cơng nghệ thơng tin ứng dụng 2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ thật phát huy giá trị khai thác sử dụng để phục vụ mặt hoạt động khác đời sống xã hội Chính vậy, cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất chiến lược quan lưu trữ; mục tiêu cao mục đích cuối cơng tác lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mặt hoạt động thông tin khoa học chức quan trọng tất yếu phòng, kho lưu trữ Hàng năm, việc tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ diễn rát nhiều, có nhiều đơn vị đến khai thác sử dụng tài liệu cho việc nghiên cứu phục vụ cho nhiều cơng việc khác có ý nghĩa Mặt khác, công tác khâu cuối nghiệp vụ lưu trữ, Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn việc tổi chức sử dụng tài liệu lưu trữ quy định sử dụng có hiệu quả, đảm bảo an tồn, bí mật theo quy định Trong quy trình việc khai thác sử dụng bảo quản tài liệu lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn (xem phần mục lục) nêu rõ: “các tổ chức cá nhân có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu kho lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ phải có giấy giới thiệu văn đề nghị đồng ý Lãnh đạo Văn phòng, việc khai thác phải theo quy định công tác lưu trữ Nhà nước quy định quản lý hồ sơ Bộ” Do khối lượng tài liệu liên 26 quan đến nhiều vấn đề đời sống, xã hội nên công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Bộ trọng thực có hiệu Mỗi năm Phòng lưu trữ có khoảng từ 100 đến 300 lượt khách đến khai thác, 4/4 tổng số có nhu cầu khai thác tài kiệu khoa học kỹ thuật, trung bình ngày phục vụ khoảng 2-4 lượt khách Do chưa bố trí phòng đọc nên việc khai thác, sử dụng tài liệu sử dụng chung với phòng làm việc Hình thức có ưu điể malf đảm bảo an tồn, tránh tình trạng mát tài liệu Tuy nhiên gây số điểm bất lợi gây tập trung phòng làm việc, diện tích phòng bị hạn chế, chất lượng nghiên cứu động giả chưa phát huy tối đa Để bắt kịp xu hướng nay, ngành lưu trữ phải tham gia vào công đổi mới, phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu cách hiệu Muốn làm điều đó, Bộ cần phải mở rộng hình thức khai thác, sử dụng tài liệu như: Nghiên cứu phòng đọc, cho mượn, trưng bày… Việc tiếp cận với kinh tế tri thức đòi hỏi ngành Lưu trữ Việt Nam mói chung Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn nói riêng cần nghiên cứu nắm bắt giải pháp để bước đại hóa Lưu trữ nước nhà quan, tổ chức 27 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thơn đề xuất khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Từ lý luận học, áp dụng vào thực tiễn trình thực hành nghiệp vụ Lưu trữ Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nông thôn, thời gian thực tập ba tháng dù khoảng thời gian dài để nắm vững nghiệp vụ thực tế, em học hỏi trau dồi kinh nghiệm nghiệp vụ lưu trữ Đối với nghiệp vụ lưu trữ mắt xích gắn liền với nhau, khơng có cơng tác thu thập, phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu khơng có cơng tác bảo quản, khơng có cơng cụ tra cứu tài liệu khơng thể phục vụ cho mục đích khai khác, sử dụng tài liệu độc giả Để làm tốt cơng tác lưu trữ, người cán phải có tác phong khoa học, có kiến thức tổng hợp, nghiệp vụ chun mơn vững để từ thực nghiệp vụ lưu trữ cách logic xác, nắm giá trị tài liệu để từ có trách nhiệm tài liệu bảo quản , xử lý kịp thời linh hoạt vấn đề xảy cơng tác lưu trữ Để có tác phong trên, đòi hỏi người làm cơng tác lưu trữ phải hiểu ngành khoa học bề rộng chiều sâu nhiều vấn đề lý luận thực tiễn kiểm nghiệm làm sáng tỏ, cần đúc kết, bổ sung hồn chỉnh Vì mà thực tiễn lý luận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, lý luận tổng hợp tri thức để đạo thực tiễn, với yêu cầu đặt ra, người cán văn phòng cần nắm rõ lý luận để giải công việc cách nhanh chóng xác Ví dụ Cục, Vụ thuộc Bộ ta sử dụng phương án phân loại nào? Hoặc cách xếp tài liệu cho đúng? … Đó kinh nghiệm em tiếp thu thực tế bên Khi bắt tay vào thực hành nghiệp vụ, nghe giảng ghế nhà trường, học qua sách vở, em có chút bỡ ngỡ, bối rối lo lắng làm học chưa? Và nghiệp vụ bắt 28 tay vào là chỉnh lý tiếp khối tài liệu cơng trình thủy lợi Dầu Tiếng ( từ năm 1984 đến năm 2000) bị bỏ ngỏ từ trước Bộ thiếu nhân lực Vì Bộ quan nhà nước, gồm nhiều đơn vị trực thuộc mà khối tài liệu xây dựng bản, kho Lưu trữ Bộ có khối tài liệu Chính Phủ, bao gồm văn đạo Chính Phủ văn Bộ ban hành…, có nhiều văn từ lâu có thời hạn bảo quản lâu dài, kho đặt tầng trệt, phần khí hậu Việt Nam nóng ẩm nên dẫn đến nhiều cặp, hộp tài liệu bị mốc, bung, tróc, chí bị trùng cắn phá 2/3 tài liệu Để ngăn chặn tình trạng trên, việc thay bìa, cặp, hộp, dán nhãn, viết nhãn làm công tác vệ sinh giá để tài liệu, kiểm tra lại loại máy móc quạt thơng gió, điều hòa… kho Ngồi có số khối tài liệu cơng trình như: cơng trình thủy lợi Ayun Hạ, cơng trình thủy lợi Từ Hiến, hồ chứa nước Đăk Loh, cơng trình thủy lợi Nậm Rốm khơng tránh khỏi tình trạng trên, việc thay cặp, hộp, biên mục cho cơng trình vơ cần thiết để cải thiện tình trạng hư hỏng tài liệu Dù không thực hành thực tế đầy đủ quy trình nghiệp vụ học suốt ba tháng vừa qua , qua quan sát thân, em năm rõ phần công tác lưu trữ Bộ, mặt hạn chế tích cực cơng tác lưu trữ thực tiễn chiêm nghiệm rõ công tác chỉnh lý, cách vệ sinh kho, cách bảo quản tài liệu cách triệt để với quy định 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Trước đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát triển Nơng thơn, em xin nói qua ưu điểm hạn chế công tác lưu trữ Bộ để từ đưa giải pháp sát với thực tiễn Bộ • - Ưu điểm Các văn quản lý thống Văn phòng Bộ, đến với đơn vị liên quan, sau giải xong tập trung mối phân Lưu trữ Tài liệu thu thập thống kê, bảo quản tình trạng tài 29 liệu bị ẩm mốc, thất xảy ra, phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác, sử dụng - tài liệu, bước đại hóa cơng tác lưu trữ Cơng tác lưu trữ Bộ trọng, Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ ban hành văn quy định công tác công văn, giấy tờ nhằm đưa công tác vào nề nếp, đặc biệt Quy chế công tác lưu trữ Quyết định 468/QĐ-VP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức phòng - Văn thư – Lưu trữ Song song với việc phát hành văn bản, Bộ thường xuyên tổ chức, đạo việc - đôn đốc, kiểm tra việc thực đơn vị Tổ chức công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán trọng nhằm nâng cao chuyên môn Hàng năm, Bộ thực việc cử người tham gia • - lớp tập huấn hai miền Nam, Bắc Hạn chế Công tác lưu trữ quan tâm, nhiên chưa quan tâm mức Dù nhà nước có thị tăng cường cơng tác lưu trữ thuộc Văn phòng với quan cấp Sở cần bố trí thêm cán lưu trữ chuyên trách, chưa thực hiện, gây nên ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu - công tác quan Công tác thu thập, chỉnh lý, tổ chức xếp lại tài liệu chưa cấp kinh phí ( tốn kinh phí cho việc vệ sinh kho, sửa chữa dụng cụ, máy - móc hư hỏng) Việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tiến hành quy định mang tính hình thức, chưa đạt yêu càu chất lượng Các hồ sơ lập sơ bộ, tài - liệu không lưu trữ đầy đủ, gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ Xác định giá trị tài liệu: Do đạo cán cấp việc phát huy giá trị tài liệu, đến phòng Lưu trữ đảm nhận tương đối tốt Tuy nhiên trình thu thập tài liệu có nhiều tài liệu trùng thừa, cơng tác loại hủy cưa - đợc nhanh chóng, gây tình trạng thiếu kho tàng bảo quản Tổ chức công cụ tra cứu: Do việc ứng dụng công nghệ thơng tin mới, cơng cụ tra cứu chủ yếu kiểu tra cứu truyền thống, mục lục hồ - sơ, tiến hành tra cứu nhiều thời gian Biên chế phòng lưu trữ hạn chế Khối lượng cơng việc nhiều phức tạp, song có 03 người đảm nhiệm Cán bộ, cơng chức ngồi nhiệm vụ 30 chun mơn đảm nhiệm vai trò khác quan Bộ tham gia khóa học nâng cao nghiệp vụ kéo dài vài tháng Do nhiều khó khăn - việc hồn thành nhiệm vụ giao Tuy có quan tâm Lãnh đạo văn phòng việc đầu tư, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, chưa đầy đủ tiêu chuẩn phòng kho chuyên dụng Hơn nữa, việc đầu tư cho thiết bị chụp tài liệu chưa đáp ứng, chẳng hạn tài liệu sau 15 năm, mà trước có tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tới thời điểm chúng bị hư hỏng cách nghiêm trọng yếu tố thời tiết phương thiện ghi tin gây nên, khơng có máy scan lại tài liệu đểh cuyển sang liệu điện tử khả - sử dụng chúng thấp Do đặc thù Bộ lớn, tài liệu nhiều lại hợp từ Bộ trước nên thành phần tài liệu phức tạp Nên số tài liệu sót lại rời lẻ, chưa • lập hồ sơ nên chưa chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử thời hạn Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát - triển Nông thôn Thường xuyên mở lớp tập huấn, bồi dưỡng lớp nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ cán lãnh đạo, cán chuyên môn đơn vị trực - thuộc Duy trì cơng tác kiểm tra, hướng dãn triển khai thực quy định Nhà nước, Bộ công tác lưu trữ quan, đơn vị trực thuộc Hàng năm, cần có đánh giá, tổng kết hoạt động lưu trữ máy quan,tổ chức - Bộ nông nghiệp Phát triển Nông thôn Thực giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định - Nhà nước Tiến hành phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu để phục vụ cho công việc quản lý bảo vệ, khai thác xử dụng giao nộp hồ sơ, - tài liệu Lưu trữ lịch sử theo quy định hành Bố trí đủ diện tích cho phòng làm việc, kho lưu trữ đủ phương tiện bảo quản - an toàn tài liệu lưu trữ Tiếp tục nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ - việc bảo quản tài liệu Tiếp tục thực chế độ thống kê, báo cáo định kỳ hàng năm công tác lưu 31 - trữ Quan tâm đầu tư kinh phí hàng năm công tác lưu trữ, trước mắt cần ưu tiên đầu tư, bố trí kinh phí cho việc thực giải tài liệu tích đống kho lưu trữ Bộ 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn - Cần xây dựng tham mưu giúp Bộ ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác phân loại, xác định giá trị, loại hồ sơ, tài liệu công tác văn thư để cán bộ, cơng chức có sở lựa chọn, quản lý văn phục vụ cho việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo quy định Nhà nước Trong việc tham mưu, trình Bộ ban hành Danh mục hồ sơ bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu - quan Bộ việc cần thiết Văn phòng Bộ cần làm tốt cơng tác hướng dẫn lập hồ sơ thu thập hồ sơ vào lưu trữ hàng năm để góp phần nâng cao trách nhiệm, ý thức cán công chức việc lập hồ sơ việc phân loại, xác định giá trị tiêu hủy - hồ sơ, tài liệu Trong thời gian tới lưu trữ có phương án nâng cấp đối vơi phông tài liệu bảo quản kho tổ chức dánh giá lại toàn tài liệu để xác định tài liệu đến hạn phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử tiến hành làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Có giảm tải khối lượng kho, giúp kho tàng thơng thống hơn, tránh - để tình trạng dẫn đến ẩm mốc, cháy nổ Hàng năm, Văn phòng Bộ bố trí khoản kinh phí định cho cơng tác lưu trữ để giải tình trạng tài liệu tồn đọng kho, việc diễn vài năm giải dứt điểm Có tạo tiền đề - cho Phòng Lưu trữ ngày phát huy tốt vai trò Tiến hành xác định giá trị tài liệu: Cần tiến hành thường xuyên với thống kê tài liệu theo quy định Nhà nước, đói với lượng văn bản, tài liệu năm cần xác định giá trị tài liệu lần Tổ chức tốt việc xác định giá trị tài liệu tổ - chức tốt việc sử dụng chúng hợp lý hiệu Áp dụng quy trình ISO kho lưu trữ để đảm bảo tính khoa học Tăng cường sơ vật chất, áp dụng phương pháp bảo quản tài liệu cách 32 hiệu điều kiện tài có hạn Việc xếp tài liệu ngăn nắp, gọn gàng, áp dụng nghiêm túc biện pháp bảo quản thông thường góp phần - kéo dài tuổi thọ tài liệu Bộ cần nâng cao nhận thức, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, cần coi Lưu trữ nội dung cơng tác quan trọng có ý nghĩa kết hoạt động - quan Thực cơng nghệ thơng tin đái hóa cơng tác lưu trữ cần có điều kiện thiết bị, kinh phí, cán (số lượng, chun mơn nghiệp vụ) để đáp ứng chung đại hóa cơng nghệ thơng tin Bộ Do đó, Bộ quan chức khác cần giải đề nghị Văn phòng tổ chức, nhân sự, kinh phí, nhằm đáp ứng nhu cầu Bộ 3.3.2 Đối với môn văn thư lưu trữ - Từ yêu cầu thực tiễn, khoa, trường cần nâng cao công tác giảng dạy hiệu giúp sinh viên trang bị cho trình độ tốt để trở thành cán lưu trữ tương lai - Kết hợp “ học đơi với hành”,trường Đại học Nội vụ nói chung khoa văn thư – lưu trữ nói riêng cần tổ chức nhiều buổi thực hành nghiệp vụ giúp sinh viên áp dụng lý thuyết học để tránh bỡ ngỡ bước chân vào công việc Tổ chức thi cấp khoa, cấp trường hoạt động nghiệp vụ để thu hút nhiều sinh viên tham gia C PHẦN KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Tuy thời gian không nhiều có ý nghĩa sâu sắc với thân em Đó hội để em có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hóa phần lý thuyết học Sau đợt thực tập bổ ích này, em tự tin kỹ học hỏi chun mơn mình, bớt phần rụt rè so với ngày đầu bước chân vào thực tiễn Tóm lại,bản báo cáo em học trường tìm hiểu qua gần tháng thực tập Bộ nơng nghiệp Phát triển nơng thơn Vì thời gian thực tập có hạn nên việc phân tích xây dựng báo cáo em nhiều thiếu sót, mong thầy giáo quan tâm góp ý cho em để hoàn thiện 33 tốt Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ nói chung Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng tạo điều kiện cho em tiếp xúc thực tế, trau dồi kiến thức Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến Văn phòng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nông thôn tiếp nhận em đến kiến tập Phòng Văn thư – Lưu trữ Bộ 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghi định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2001 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghi định số 58/20011/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Văn hợp số 01/VBHN-BNN ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNN-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thơng tư số 01/2011/TT-BNN ngày 19/01/2001 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 25/2011/TT-BTP ngày 25/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Thông tư Số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập lưu hồ sơ lưu trữ tài liệu vào lưu trữ quan Quyết định 190/QĐ-VP-HC ngày 02 tháng 04 năm 2013 Văn phòngHành Về việc ban hành Quy chế làm việc Văn phòng Bộ Nơng nghiệp phát triển nơng thôn Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 112 tháng 03 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp phát triển nơng thơn Quy trình “ Trình ký, phát hành văn Bộ” Quy trình “ Tiếp nhận, xử lý văn đến Bộ” Quyết định Số: 370/QĐ-BNN-VP ngày 28 tháng 01 năm 2008 Ban hành quy chế văn hóa cơng sở Bộ Nơng nghiệp phát triển nông thôn 35 D PHẦN PHỤ LỤC ... dụng vào công việc thực tế em sau Nội dung báo cáo gồm có chương: - Chương 1: Giới thiệu vài nét Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát triển. .. lượng công tác lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Trước đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát triển Nơng thơn, em xin nói qua ưu điểm hạn chế công tác. .. điện Lưu trữ Bộ bảo quản tài liệu 04 Phông, bao gồm 03 Phông quan ngừng hoạt động: Phông Lưu trữ Bộ Nông nghiệp Công Nghiệp thực phẩm; Bộ Lâm nghiệp; Bộ Thủy lợi Phông lưu trữ Bộ Nông nghiệp Phát