1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần 36.55 1.2 Tình hình tổ chức , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần 36.55 Chương II. Thực trạng công tác lưu trữ ( hoặc công tác văn thư lưu trữ ) của Công ty Cổ phần 36.55 2.1 Hoạt động quản lý 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Chương III. Báo cáo kết quả thực tập tại công ty cổ phần 36.55 và đề xuất, kiến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ công ty cổ phần 36.55 3.3 Một số khuyến nghị Chương IV: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Chương V: PHẦN PHỤ LỤC Bản báo cáo thực tập của em không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy, các cô để giúp đỡ em hoàn thiện bản báo cáo này. Qua đây em xin gửi lời cám ơn đến Ban giám hiệu nhà trường cùng các thầy cô trong khoa Văn thư lưu trữ, đồng thời em xin cảm ơn Ban lãnh đạo và các cán bộ nhân viên trong Công ty Cổ phần 36.55 đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn để em hoàn thành tốt quá trình thực tập. Em xin chân thành cảm ơn
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Lời nói đầu Trải qua q trình phát triển lâu dài lịch sử Với truyền thống đấu tranh kiên cường dân tộc, đất nước ta giành đựơc độc lập, khỏi ách nơ lệ thực dân Pháp đế quốc Mỹ, đem lại sống ấm no tự do, hạnh phúc cho dân tộc Cùng với trình đấu tranh, xây dựng trưởng thành tài liệu lưu trữ hình thành phát triển Xã hội ngày phát triển Nhu cầu trao đổi thông tin người ngày cần thiết hết Lưu giữ đựơc tài liệu quý giá điều cần thiết Đó nhu cầu địi hỏi người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động hầu hết ngành hoạt động xã hội, nên bao gồm nhiều loại hình phong phú đa dạng bảo quản từ hệ sang hệ khác, nguồn thông tin vô tận để người sử dụng Pháp lệnh lưu trữ quốc gia UBTWQH thông qua ngày 04/ 04/ 2001 rõ “ Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc , có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Để thống quản lý tài liệu lưu trữ , đào tạo cán văn thư lưu trữ ) có đủ kiến thức , lực , trình độ cơng tác văn thư lưu trữ kết hợp lý thuyết thực hành nhằm đạo thống công tác văn thư lưu trữ nước Thực tập tốt nghiệp khoảng thời gian vô quan trọng , giúp cho trình học tập học sinh từ lý thuyết đến thực hành vận dụng , cách có hiệu cơng việc, giao tiếp học hỏi đựơc nhiều kinh nghiệm quý cơng việc sau Q trình thực tập dài chúng em học hỏi đựơc nhiều điều bổ Ých công việc , giao tiếp , lịng say mê nghề nghiệp tính sáng tạo Có thể nói trước chọn nghành em ln cảm thấy chun ngành khó Nhưng q trình thực tập Cơng ty Cổ phần 36.55 nói lầ niềm vui khơng riêng em mà cịn tất thành viên Ngày nay, trình hội nhập với phát triển khoa học kỹ thuật, cơng nghệ thơng tin, địi hỏi người tồn xã hội phải nhanh chóng tiếp cận thơng tin cách xác để giải công việc hàng ngày, nhiều không cần tới linh hoạt, nhạy bén để giải mà nhiều cơng việc cịn mang tính khoa học kỹ thuật cao Công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước quan Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Chính vậy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học Với số lượng hàng nghìn sinh viên tốt nghiệp năm tất bậc đào tạo, nhà trường đã, đang, tâm đưa chuyên ngành với chuyên ngành khác phát triển mạnh mẽ ln định hướng cho sinh viên có phương pháp học tập tốt theo hiệu “Học thật, thi thật để đời làm thật” Nhằm đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ chun mơn, nghiệp vụ vững vàng cho xã hội góp phần tích cực phát triển lớn mạnh đất nước Xuất phát từ thực tiễn theo chương trình đào tạo nhà trường, sau thời gian học tập rèn luyện nhà trường, đồng thời nhằm nâng cao kiến thưc giúp sinh viên đạt thành tích cao kỳ thi tốt nghiệp tới, với mục đích “ Học đôi với hành, lý thuyết gắn với thực tiễn” thực tập tốt nghiệp giai đoạn quan trọng q trình đào tạo Chính vậy, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập thực tế cho sinh viên năm cuối sau hoàn thành phần lý thuyết Thơng qua đợt thực tập giúp sinh viên có điều kiện tìm hiểu tình hình thực tiễn cơng tác Văn thư- lưu trữ, nhờ sinh viên vận dụng kiến thức học trường vào thực tế công việc quan nơi thực tập Đồng thời dịp để sinh viên tập dượt rèn luyện ý thức đạo đức tác phong nghề nghiệp sau trường Trong trình thực tập trường , lớp Đại học liên thông Lưu trữ học K14A Thày, Cô quan tâm giúp đỡ truyền đạt kiến thức cơng tác Văn thu-lưu trữ, với rèn luyện tiếp thu kiến thức sinh viên hành trang để em thực tập cuối khóa Cơng ty Cổ phần 36.55 - BQP Trải qua đợt thực tập Công ty Cổ phần 36.55 - BQP, thời gian không dài thời điểm thuận lợi để em có điều kiện hội vận dụng kiến thức học trường để so sánh, đối chiếu với công việc thực tế quan công tác Do đó, bước đầu em hình thành kiến thức thực tế công tác quan nhà nước nói chung vai trị, vị trí quan trọng cơng tác văn phịng quan Qua nghiên cứu khảo sát cơng tác Văn thư - lưu trữ, xây dựng số văn Cơng ty Cổ phần 36.55 - BQP, tồn kết trình thực tập thực tế thể báo cáo thực tập tốt nghiệp, với bố cục sau: Báo cáo thực tập LỜI NÓI ĐẦU Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Chương I : Gioi thiệu vài nét Công ty Cổ phần 36.55 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty Cổ phần 36.55 1.2 Tình hình tổ chức , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Công ty Cổ phần 36.55 Chương II Thực trạng công tác lưu trữ ( công tác văn thư- lưu trữ ) Công ty Cổ phần 36.55 2.1 Hoạt động quản lý 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Chương III Báo cáo kết thực tập công ty cổ phần 36.55 đề xuất, kiến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ công ty cổ phần 36.55 3.3 Một số khuyến nghị Chương IV: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Chương V: PHẦN PHỤ LỤC Bản báo cáo thực tập em không tránh khỏi sai sót Vì vậy, em mong nhận đánh giá góp ý thầy, để giúp đỡ em hoàn thiện báo cáo Qua em xin gửi lời cám ơn đến Ban giám hiệu nhà trường thầy cô khoa Văn thư - lưu trữ, đồng thời em xin cảm ơn Ban lãnh đạo cán nhân viên Cơng ty Cổ phần 36.55 tận tình giúp đỡ, hướng dẫn để em hồn thành tốt q trình thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Giang Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội KHẢO SÁT CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT CƠNG TY CP 36.55 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty CP 36.55 A Lịch sử hình thành - Tên cơng ty: CƠNG TY CỔ PHẦN 36.55 - Tên viết tắt: Công ty 36.55 - Tên giao dịch đối ngoại: 36.55 JOINT STOCK COMPANY - Địa trụ sở chính: Số 38, ngách 25, ngõ 358, phố Bùi Xương Trạch, Phường Khương Đình, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội Việt Nam Tài khoản: 130 320 104 2880 Ngân hàng NN & PT NT Việt Nam - CN Hà Thành Tài khoản: 7266 00 88 Ngân hàng TMCP Việt Nam - HO - Điện thoại: 04.385.0529 Fax: 04.385.550529 - Mã số thuế: 01 05 851 505 - Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty cổ phần - Quy mô tại: Công ty lớn - Vốn điều lệ: 30.000.000.000 (Ba mươi tỷ đồng) - Ngành nghề kinh doanh công ty: STT Tên ngành Thi công xây dựng nhà loại Thi công xây dựng công trình dường sắt đường Thi cơng xây dựng cơng trình cơng ích Thi cơng xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng khác Hồn thiện cơng trình xây dựng Phá dỡ (Cụ thể: phá dỡ cơng trình cũ) Sửa chữa máy móc thiết bị Lắp đặt hệ thống xây dựng khác chi tiết: Trang trí nội Mã ngành 4100 ( chính) 4210 4220 4290 4330 4331 3312 4329 ngoại thất; Lắp đặt hệ thống phịng cháy chữa cháy ( Khơng bao gồm thiết kế kiến trúc cơng trình) Sản xuất cấu kiện kim loại chi tiết : Sản xuất khí 10 Sản xuất bê tông sản phẩm từ xi măng thạch cao chi 2511 2395 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tiết : sản xuất loại bê tông tương phẩm sản phẩm dịch vụ bê tông tươi 11 Lắp đặt hệ thống điện chi tiết: lắp đặt thiết bị cơ, điện 12 Lắp đặt hệ thống cấp nước , lị sưởi điều hịa khơng 4321 4322 khí chi tiết: lắp đặt thiết bị nước cơng trình 13 Bán bn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng chi tiết: 4663 Kinh doanh vật liệu xây dựng vật tư, thiết bị xây dựng phế liệu hành xử lý Bán buôn vật liệu, thiết bị phòng cháy chữa cháy ( Loại nhà nước cho phép) 14 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác chi tiết: Trùng tu tơn 4390 tạo di tích lịch sử văn hóa hoạt động (sau quan nhà nước có thẩm quyền cho phép) 15 Cho thuê máy móc thiết bị đồ dùng hữu hình khác chi tiết 7730 cho thuê máy móc thiết bị xây dựng kỹ thuật dân dụng không kèm người điều khiển Lắp đặt máy móc thiết bị cơng nghiệp Cho thuê xe có động Chuẩn bị mặt Kinh doanh bất động sản quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, 3320 7710 4312 6810 chủ sử dụng thuê 20 Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí sản phẩm liên quan 21 Hoạt động kiến trúc tư vấn kỹ thuật có liên quan Lập dự 4661 7110 án đầu tư xây dựng cơng trình 22 Bán lẻ nhiên liệu động cửa hàng chuyên doanh 23 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải 4730 5229 Chi tiết: Giao nhận hàng hóa 24 Bảo dưỡng, sửa chữa tơ xe có động khác 25 Bán phụ tùng phận phụ trợ ô tô xe có động 4520 4530 khác 26 Vận tải hàng hóa đường 4933 Chi tiết: Kinh doanh vận tải hàng hóa xe tô 27 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác lại chưa 8299 16 17 18 19 phân vào đâu Chi tiết: Xuất nhập mặt hàng công ty Báo cáo thực tập kinh doanh ( trừ loại nhà nước cấm ) Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội - Giám đốc công ty: Nguyễn Hồng Tuấn Giới tính: Nam - Sinh ngày: 7/11/1975 Dân tộc: Kinh Quốc tịnh: Việt Nam - Loại giấy chứng thực cá nhân: Giấy chứng minh thư nhân dân, - Số: 012067875 - Ngày cấp 17/06/2003 Nơi cấp: Công an TP Hà Nội - Nơi đăng ký hộ thường trú : P104 – C8 Phường Quỳnh Mai, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội Việt Nam ( Nguồn: Giấy phép đăng kí kinh doanh cơng ty) B Q trình hình thành phát triển: Cơng ty cổ phần 36.55 doanh nghiệp kinh tế Quốc Phòng thành lập sở chuyển đổi từ Xí nghiệp xây dựng 55, Công ty TNHH thành viên 36.55 Là doanh nghiệp kinh tế, quốc phịng, cơng ty thực thi công xây dựng loại nhà, xây dựng cơng trình đường sắt đường bộ, xây dựng cơng trình cơng ích, xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng khác, hồn thiện cơng trình xây dựng, phá dỡ cơng trình cũ Các cơng trình công ty thi công Chủ đầu tư đánh giá cao chất lượng, tiến độ, kỹ mỹ thuật, giá thành hợp lý Công ty CP 36.55 tổ chức kinh tế hạch tốn độc lập, có chức sản xuất kinh doanh tổng hợp, có lực cao tổ chức thi cơng móng cơng trình, thi cơng xây dựng cơng trình dân dụng cơng nghiệp, đường giao thơng, thủy lợi, thủy điện, có đủ tư cách pháp nhân có tài khoản gửi riêng ngân hàng Nông nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Hà Thành có dấu riêng Cơng ty hồn tồn chủ động vấn đề liên hệ ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng, thực trực tiếp khoản thu nộp cho ngân sách Nhà nước Xí nghiệp XD 55 doanh nghiệp Nhà nước thuộc Bộ Quốc Phòng, thành lập theo định số 462/QĐ - QP ngày 17/4/1996 Bộ trưởng Quốc phòng Trên sở từ cơng trường I cơng trình XD 56 - Xí nghiệp XD 55 thành lập lại sở sáp nhập cơng trình XD 56 - Xí nghiệp XD 55 Công ty TNHH Nhà nước thành viên Đầu tư xây lắp Thương mại 36 theo định số 109/2008 - QĐQP ngày 10 tháng Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 09 năm 2008 Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng Giấy phép đăng ký kinh doanh số 306125 ngày 22/11/ 1996 sở kế hoạch đầu tư Hà nội cấp Năm 2012 Công ty TNHH thành viên 36.55 thành lập theo định số 122/QĐ - BQP ngày 13 tháng 01 năm 2012 việc chuyển Xí Nghiệp Xây dựng 55 thành Cơng ty TNHH thành viên 36.55 Năm 2015 Công ty cổ phần 36.55 thành lập theo định số 5644/QĐ-BQP ngày 31 tháng 12 năm 2014 việc phê duyệt phương án cổ phần hóa Cơng ty TNHH thành viên 36.55 thành Công ty Cổ Phần 36.55 Những năm qua thực đổi chế sách quản lý mở cửa, đặc biệt năm gần kinh tế Việt nam hội nhập WTO thu hút nhiều nguồn vốn nước đầu tư vào, phát triển kinh tế xã hội Trong điều kiện kinh tế thị trường phát triển với nhiều cạnh tranh gay gắt, khốc liệt Công ty cổ phần 36.55 vào thực kế hoạch dài hạn từ năm 2001 - 2015 với thuận lợi hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty tương đối ổn định Trong năm qua Công ty cổ phần 36.55 tham gia vào trình xây dựng kiến thiết đất nước, để lại dấu ấn riêng cơng trình gắn với giai đoạn phát triển đất nước thi công nhiều cơng trình Qn đội cơng trình dân dụng Quân đội nghiệm thu đánh giá tốt chất lượng, tiến độ thi công Một số cơng trình Bộ xây dựng tặng huy chương vàng chất lượng cao ngành xây dựng Việt Nam Công trình Trường sĩ quan lục quân I, Viện 105, Nhà nghỉ Hải An - Quân chủng Hải quân.… Gần cơng ty thi cơng cơng trình như: Trường Cán Thanh Tra, Nhà Chiến sỹ Báo Công an Nhân Dân, Xây dựng trụ sở việc Chi cục Thuế huyện Thạch An Cao Bằng, Trung Tâm nghiên cứu khoa học ứng dụng cơng nghệ Phía Nam Xây dựng trụ sở làm việc Cơng trình Tổng cục Thuế Hà Nội 123Lò Đúc, Hà Nội Công ty thường xuyên giữ vững mở rộng địa bàn thi công, tạo niềm tin với Chủ đầu tư Các địa bàn hoạt động giữ vững củng cố, địa bàn mở Sơn la, Lai châu, Nam định, Hải phòng, Đà Nẵng …… lãnh đạo sát xao có hiệu huy Cơng ty giúp đỡ tận tình quan cấp ngồi Qn đội Cơng ty cổ phần 36.55 thường xuyên trì phát triển tốt mối quan hệ với Chủ đầu tư để tạo thêm việc làm cho cơng nhân, uy tín Cơng ty ngày củng cố phát triển Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Công ty phát huy tối đa lực, hiệu quản lý sản xuất kinh doanh Cụ thể năm: Biểu 1.1 : Tình hình sản xuất kinh doanh Công ty TNHH MTV 36.55 năm 2014, 2015 TT Chỉ tiêu 2014 Tổng giá trị So sánh năm Năm 2015 2014-2015 +- % 150.000.000.000 165.000.000.000 15.000.000.000 10% 136.363.636.363 150.000.000.000 13.636.363.637 10% 6.540.125 6.956.423 416.298 6,3% ngêi/th¸ng L·i thùc hiÖn 2.727.272.728 3.000.000.000 272.727.272 C Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty 10% SXKD Tæng doanh thu Thu nhËp bình quân * Chc nng: Cụng ty c phn 36.55 cấp giấy chứng nhận kinh doanh số 0105851505 sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày 11 tháng 04 năm 2012 đăng ký thay đổi lần thứ ngày 23 tháng 10 năm 2015 cấp giấy phép kinh doanh ngành nghề sau: - Thi cơng cơng trình dân dụng, cơng nghiệp - Thi cơng cơng trình giao thơng, cầu đường thuỷ lợi - Xây dựng cơng trình kỹ thuật sở hạ tầng, san lấp mặt - Thi cơng phá dỡ cải tạo cơng trình cũ - Điện nước hoàn thiện Với đặc thù kinh doanh mình, Cơng ty tham gia thi cơng xây dựng nhiều cơng trình trọng điểm đáp ứng nhu cầu ngồi tỉnh Cơng ty tổ chức thi cơng cơng trình từ nhỏ đến lớn khoa học tất hạng mục cơng trình, cơng trình cán kỹ thuật giám sát thi công thường xuyên ghi chép Nhật ký công trình Báo cáo với ban huy Cơng trường nắm để chuẩn bị điều kiện cho thi công vốn vật tư kịp thời cho hạng mục, nên không để xẩy chậm tiến độ cơng trình Đối với vật tư phục vụ cho việc xây dựng phần thô như: Cát, đá, gạch, xi măng, tổ chức thi công đến đâu mua vật tư đến đó, tất loại Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội vật tư đưa tới chân cơng trình, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn, thi công tốt dự án đảm bảo cho chủ đầu tư chất lượng cơng trình an tồn thi cơng để giữ vững uy tín * Nhiệm vụ, quyền hạn: - Làm đầy đủ thủ tục đăng ký kinh doanh hoạt động theo quy định nhà nước - Xây dựng thực kế hoạch kinh doanh sở tôn trọng pháp luật - Tạo lập quản lý sử dụng có hiệu nguồn vốn kinh doanh * Cơ cấu tổ chức: ? 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Công ty CP 36.55 * Chức , nhiệm vụ: Phòng Văn thư - Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ quản lý công tác văn thư, lưu trữ vụ, văn phòng, tra, cục, tổng cục tổ chức tương đương, đơn vị nghiệp công lập thuộc Bộ thực công tác văn thư, lưu trữ Bộ Phòng Văn thư - Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: Xây dựng, trình Bộ ban hành chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định pháp luật Bộ công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng, tổ chức thực đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm công tác văn thư, lưu trữ; nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, sáng kiến vào công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức Bộ… Phòng Văn thư-Lưu trữ thực công tác văn thư Bộ gồm: Quản lý văn đi, văn đến; quản lý sổ sách, sở liệu văn bản; quản lý, sử dụng dấu Bộ loại dấu khác giao; hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; thực chế độ báo cáo, báo cáo thống kê sở công tác văn thư Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Bên cạnh đó, phịng Văn thư-Lưu trữ thực cơng tác lưu trữ Bộ: Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; bố trí kho bảo quản thực nghiệp vụ bảo quản tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; giao nộp hồ sơ * Bộ phận văn thư- lưu trữ có nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Văn phịng Cơng ty CP 36.55 làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp bàn bạc tập thể Văn phịng có dấu riêng để giao dịch phạm vi thẩm quyền - Điều hành hoạt động văn phòng Trưởng phòng Hành chính, giúp việc cho Trưởng phịng Hành có hai phó phịng - Trưởng phịng Hành người định cuối tất mặt hoạt động văn phịng - Tổ chức cơng tác Văn thư - Lưu trữ hệ thống quan * Cơ cấu tổ chức phận văn thư- lưu trữ Về biên chế: Hiện biên chế Trưởng phịng Hành Cơng ty CP 36.55 làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp bàn bạc tập thể Văn phịng có dấu riêng để giao dịch phạm vi thẩm quyền Có 12 người có biên chế, hợp đồng , dự bị * Tổ chức máy Gồm có phận: Văn thư, lưu trữ , Tổng hợp, Văn thư- Lưu trữ Đánh máy photo Chương II Thực trạng công tác lưu trữ Công ty Cổ phần 36.55 2.1 Hoạt động quản lý Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động xã hội bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Hiện nước ta công tác Lưu trữ thực hiên hai chức sau: - Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh an toàn tài liệu lưu trữ 10 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đồng xác định giá trị tài liệu người hiểu biết giá trị thực tiễn lâu dài tài liệu, hiểu rõ tài liệu cần phải giữ lại tra cứu cho tương lai Tại công ty CP 36.55 có thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lần tài liệu chỉnh lí xong Thời hạn bảo quản khoảng thời gian cần lưu giữ tài liệu kể từ tài liệu kết thúc Văn thư Đây mét cơng cụ xác định giá trị tài liệu giúp cho việc xác định giá trị tài liệu xác thống nhất, tránh việc huỷ tài liệu cách tuỳ tiện Qua chương trình học lý thuyết vận dụng vàothực tế công ty CP 36.55 em có nhận xét sau: Cơ quan chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu mà dựa vào bảng thời hạn bảo quản mẫu để lập hồ sơ có thời hạn bảo quản đánh giá, hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Tài liệu cơng ty CP 36.55 chủ yếu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, Ban, nghành có thời hạn bảo quản để đánh giá VD : Báo cáo năm có thời hạn bảo quản cao Báo cáo tháng Nghị quyết, Báo cáo, Quyết định cơng ty CP 36.55 có thời bảo quản vĩnh viễn Việc chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho quan mà dựa vào bảng thời hạn bảo quản mẫu làm cho tính thống chặt chẽ hồ sơ không thuận lợi Việc chưa xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu gây khó khăn cho q trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu xác Nếu xác định đựơc thời hạn bảo quản tài liệu cho quan quan xẽ dùng bảng nàyđể xác định thời hạn bảo quản tài liệu riêng cho quan mình, nhằm tạo điều kiện cho việc xác định hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lâu dài * Sau tiến hành xác định giá trị tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử tài liệu hết giá trị loại cần phải tiêu huỷ Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị có ý nghĩa việc tiết kiệm ngân sách cho Nhà nước, giải phóng kho tàng, trang thiết bị bảo quản cung cấp vật liệu làm giấy cho nhà máy sở sản xuất Vì việc tiêu huỷ tài cơng việc vô cung quan trọng cần thiết công ty CP 36.55có thủ tục tiêu huỷ tài liệu bao gồm thông tin : Số thứ tự : Tên tài liệu : Số lượng văn : 16 Báo cáo thực tập Lý tiêu huỷ : Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Ghi : Bản tiêu huỷ tài liệu thành viên cuả Hội đồng xác định giá trị tài liêu quan xem xét, kiểm tra Những tài liệu cịn nghi ngờ giá trị cần phải giữ lại để xác minh lại c, Chỉnh lý tài liệu Trong trình hoạt động quan tài liệu ngày sản sinh nhiều Quá trình điều hành quản lý quan việc ban hành văn để lãnh quản tài liệu có giá trị việc chỉnh lý tài liệu, đưa tài liệu hồ sơ, vấn đề, việc việc quan trọng cần thiết công tác lưu trữ quan Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu phơng theo mét phương án phân loại thích hợp, khoa học, sữa chữa phục hồi, lập hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản phục vụ khai thác tài liệu Do công tác Lưu trữ công ty CP 36.55 bố trí cán làm cơng tác Lưu trữ, khâu nghiệp vụ mét cán Lưu trữ đảm nhận, trình độ cịn có nhiều hạn chế Kho lưu trữ công ty CP 36.55 thành lập 03/ 9/ 2002 nên việc tổ chức chỉnh lý tài liệu chưa đựoc tiến hành, chưa có phương án phân loại tài liệu, lập mục lục hồ sơ, thống kê tài liệu loại Việc tra tìm văn nhiều thời gian( tài liệu chưa chỉnh lý) d, Thống kê kiểm tra Trong công tác Văn thư - Lưu trữ công ty CP 36.55 có loại sổ sách sau: Trong cơng tác văn thư: - Sổ đăng ký công văn - Sổ đăng ký công văn đến - Sổ ghi số Báo cáo Huyện uỷ - Sổ ghi sốThụng báo công ty CP 36.55 - Sổ ghi số Thông tri, Chỉ thị, Kế hoạch - Sổ ghi Chương trình cơng tác cơng ty CP 36.55 - Sổ ghi Quy chế, Quy định, Hướng dẫn công ty CP 36.55 - Sổ ghi Nghị quyết, Quyết định công ty CP 36.55 17 Báo cáo thực tập Nhận xét loại sổ sách: Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Hàng ngày cán Văn thư nhận văn đăng ký vào cột mục có sổ sách Việc đăng ký phải xác, thận trọng nhằm giúp cho trình đối chiếu tra tìm tài liệu cần thiết Các loại sổ sách đóng ghim, đánh máy, chữ rõ ràng, đóng bìa, ngồi bìa ghi rõ nội dung sổ Đối với tài liệu cơng ty CP 36.55 tên loại văn xẽ đăng ký vào sổ riêng Đối với văn đăng ký vào sổ đăng ký văn Đối với văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn đến Nhìn chung loại sổ sách công ty CP 36.55 tương đối đầy đủ có hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ có tính chặt chẽ cẩn thận Hiện văn từ năm 2001 công ty CP 36.55 đăng ký vào máy vi tính theo tên loại văn Cán lưu trữ chịu trách nhiệm việc đăng ký văn tra tìm văn máy, giúp cho việc quản lý thống nhất, đảm bảo tính bí mật tài liệu Hiện công ty CP 36.55 thường xuyên kiểm tra công tác Lưu trữ việc tra tìm tài liệu, thu thập bổ xung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu tổ chức sử dụng tài liệu, đào tạo cán lưu trữ, tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ Việc thường xuyên kiểm tra công tác Lưu trữ nên giúp cho việc tiến hành thu thập tài liệu ( tổ chức thu tài liệu xã) tiến hành, trình độ cán Lưu trữ đươc nâng cao tiếp thu ( cho cán học thêm máy vi tính việc đăng ký văn bản), đồng thời có biện pháp để tu sửa, nâng cấp trang thiết bị bảo quản tài liệu phòng Lưu trữ, kho lưu trữ trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ e, Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ tài liệu bảo đảm an toàn tài liệu , nhằm phục vụ tốt yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu Tại công ty CP 36.55kho lưu trữ đặt tầng 3, tài liệu có từ 1967-4/2015, tài liệu từ năm trước tình trạng xấu, tài liệu từ 1991 trở lại tình trạng tốt Trong kho có dãy giá tài liệu, giá kim loại, cao 2m, dài 1m, rộng 0,4m, giá có khoang, chứa 18 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 6m giá tài liệu Ngồi cịn có loại tủ, hòm đựng tài liệu làm kim loại, sắt giúp cho việc bảo vệ tài liệu chống nấm mốc, mối chuột - Cặp đựng tài liệu sử dụng cặp theo quy định cục lưu trữ Nhà nước ban hành tiêu chuẩn nghành số TCN-03-1997(QĐ74-QĐ/ KHKT ngày 04/8/97) sau: 340+2mm, rộng 260+2mm, chiều dày 100 +2mm Vật liệu làm cặp bìa cắt tơng cứng loại tốt, dày 1,5-2mm - Hộp đựng tài liệu làm bìa cắt tơng dài 360mm, rộng 260mm, dày120mm, hộp chứa 0, 1m giá tài liệu Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cơng ty CP 36.55cịn trang bị phương tiện khác quạt thơng gió, rèm cửa, chổi qt bơi - Kho lưu trữ công ty CP 36.55được đặt tầng nên ln tình trạng khơ ráo, nhiên chưa có biện pháp chống nấm mốc nên tài liệu từ năm trước cịn bị nấm mốcvà trùng sâm nhập vào tài liệu, chưa có biện pháp chống cháy, chưa có nội quy vào kho Việc tra tìm tài liệu mét cán cán lưu trữ tiến hành f, Công tác tổ chức sử dụng Công tác tổ chức sử dụng tài liệu việc cần thiết thể tính chất, tầm quan trọng hiệu tài liệu lưu trữ, giúp cho q trình giải cơng việc nhanh chóng thuận lợi Đây công việc cuối công tác lưu trữ Nó địi hỏi người cán làm công tác lưu trữ phải nắm bắt thành phần nội dung tài liệu, phân tích, tổng hợp so sánh nguồn thông tin để giải cơng việc có hiệu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến thông tin khứ thành tư liệu quý, tiết kiệm thời gian, tiền bạc, biến giá trị tiềm thành giá trị cải vật chất cho xã hội, nâng cao vai trò ý thức việc lưu giữ bảo vệ tài liệu lưu trữ Tại công ty CP 36.55việc khai thác thông tin tài liệu chủ yếu cán bộ, công nhân viên quan Khi có yêu cầu cán lưu trữ người chịu trách nhiệm việc tra tìm văn theo yêu cầu Tuy nhiên tài liệu chưa chỉnh lý nên việc tra tìm cịn nhiều thời gian công sức Tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu tra tìm chủ yêu lầ tài liệu sản sinh trình hoạt động quan, Đảng Chưa ban hành sổ sách sử dụng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Việc chưa ban hành sổ sách công tác gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu , tài liệu hay bị thất lạc mát 19 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Việc tổ chức sử dụng tài liệu quan giúp cho việc nắm bắt thông tin, tra tìm nội dung tài liệu nhanh chóng góp phần thiết thực đem lại hiệu Chương III Báo cáo kết thực tập Công ty Cổ phần 36.55 3.1 Tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt • Chỉnh lý tài liệu Qua trình khảo sát tài liệu kho CƠNG TY CP 36.55em có nhận xét sau: - Tài liệu có sớm từ năm 1967, tài liệu có muộn vào 4/2015 Tình hình tài liệu chia làm hai giai đoạn: + Tài liệu từ năm 1967-1991: Tài liệu tình trạng bã gãi lộn xén , nấm mốc, chữ mờ khó đọc, nhoè mực + Từ năm 1991-4/2015: Tài liệu chữ rõ ràng , đẹp, dễ đọc Được giúp đỡ tạo điều kiện cán lưu trữ quan, bước đầu chúng em tiến hành tìm hiểu lịch sử đơn vị hình thành phơng, từ xác định phương án để phân loại tài liệu cho thích hợp Đối với CƠNG TY CP 36.55căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trình thành lập, đựơc sù tham khảo lãnh đạo quan chúng em trí chọn phương án phân loại “THỜI GIAN- MẶT HOẠT ĐỘNG” tức trước tiên chia tài liệu năm riêng, sau chia theo nhiệm kỳ, nhiệm kỳ chia tài lệu theo tác giả tác giả lại xếp theo tên loại Phương án phân loại tài liệu kế hoạch phân chia tài liệu nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ cuối tương đương với hồ sơ Đây việc quan trọng trình chỉnh lý tài liệu, phương án phân loại tài liệu phông coi kế hoạch để tiến hành phân loại tài liệu để cố định nhóm đơn vị bảo quản phạm vi tồn phơng Đối với phơng CƠNG TY CP 36.55phương án lựa chọn phương án: “Nhiệm kỳ Tác giả , tên loại” Theo phương án tài liệu phơng CƠNG TY CP 36.55 chia sau: Bước1: Chia tài liệu theo Nhiệm kỳ (Khoá) Khoá X: Tõ ngày 25/ 5/ 1967 đến 03/ 1969 20 Báo cáo thực tập Khoá XI: Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tõ ngày 01/ 4/ 1969 đến 30/ 4/ 1971 Khoá XII: Tõ ngày 01/ 5/ 1971 đến 30/ 3/ 1973 Khoá XIII: Tõ ngày01/ 4/ 1973 Khoá XIV: Tõ ngày 10/ 11/ 1974 đến 30/ 5/ 1977 Khoá XV: Tõ ngày 01/ 6/ 1977 Khóa XVI: Tõ ngày 08/ 10/ 1979 đến 27/ 2/ 1982 11 Khoá XX: Tõ ngày28/ 10/ 1991 đến 28/ 02/ 1996 12 Khoá XXI: Tõ ngày01/ 3/ 1996 đến 09/ 11/ 1974 đến 07/ 10/ 1979 đến 22/ 11/ 2000 13 Khoá XXII: Tõ ngày 23/ 11/ 2000 đến Bước2: Chia tài liệu theo tác giả * Tài liệu chia khối : Khối Tổng hợp Khối Nội Khối Cơng nghiệp - Xây dựng Bước3: Tài liệu chia nhóm nhỏ Tài liệu Đại hội a Tài liệu chuẩn bị Đại hội: VD- Tập Chỉ thị, Thông báo, Công văn - Tập Quyết định, Chỉ thị, Công văn b Tập tài liệu Đại hội VD- Hồ sơ Đại hội Đảng CÔNG TY CP 36.55lần thứ XVI - Hồ sơ Đại hội Đảng CÔNG TY CP 36.55lần thứ XVII c Tài liệu phục vụ Đại hội -Tập Báo cáo, Đề nghị dự toán, Quyết tốn kinh phí tổ chức Đại hội CƠNG TY CP 36.55 thứ XVII Tài liệu Hội nghị Việc áp dụng phưong án phân loại tài liệu theo nhiệm kỳ, tác giả, tên loại chúng em tiến hành việc phân chia tài liệu năm nhiệm kỳ, loại đựơc tài liệu trùng thừa, hết giá trị, tài liệu khơng có nội dung, với số lượng lớn Hầu hết tài liệu năm 21 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội trước hết giá trị để đánh giá Tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tài liệu để đánh giá có thời hạn bảo quản cao tài liệu CÔNG TY CP 36.55, chi CƠNG TY CP 36.55, ngồi tài liệu CÔNG TY CP 36.55và ban nghành CÔNG TY CP 36.55hầu để đánh giá, để biết Sau nhiệm kỳ tiến hành việc lập hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tài liệu đánh giá, thống kê tài liệu trùng thừa, hết giá trị Việc tiến hành xác định giá trị tài liệu quan chưa có bảng thời hạn xác định giá trị tài liệu riêng chúng em tiến hành việc xác định giá trị tài liệu dựa bảng thời hạn bảo quản mẫu cục Lưu trữ Trung ương Đảng ban hành Việc lập hồ sơ bước quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng hiệu hồ sơ việc tra tìm giải công việc Để tiến hành việc lập hồ sơ ta phải vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan để tiến hành việc lập hồ sơ, để xác định xem cần thu thập thêm loại tài liệu nào, loại bỏ tài liệu đạt đến nhóm nhỏ cuối Sau xác định mơt hồ sơ xếp bên theo đặc trưng cụ thể, phù hợp, đưa tài liệu vào bìa tạm Trên bìa tàm ghi rõ: Tên phông lưu trữ, Tên đơn vị tổ chức, Tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu kết thúc , Thời hạn bảo quản , Phông số, Hồ sơ số, Mục lục số Trên sở bìa tạm ta tiến hành việc biên mục hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn nhũng hồ sơ đánh giá giá trị từ năm 2004 trở lên - Biên mục bên ngồi bìa hồ sơ Tên phơng Tên đơn vị tổ chức Tiêu đề hồ sơ Thời gian bắt đầu kết thúc Số lượng tờ Phông số Mục lục sè Hồ sơ số Thời hạn bảo quản - Biên mục bên hồ sơ: Đánh số tờ 22 Báo cáo thực tập Đăng ký văn vào tờ mục lục văn Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Viết chứng từ kết thúc - Hệ thống hoá hồ sơ: việc xếp hồ sơ theo phương án phân loai chọn Áp dụng phương án “Nhiệm kỳ, tác giả, tên loại ta tiến hành việc hệ thống hoá hồ sơ sau: + Chia hồ sơ theo nhiệm kỳ + Trong nhiệm kỳ chia hồ sơ theo tác giả Đối với hồ sơ vấn đề hệ thống hố hồ sơ vấn đề với - Đánh số lưu trữ cho hồ sơ: Sau xếp hồ sơ xong theo phương án phân loại chọn cần đánh số lưu trữ cho hồ sơ Số lưu trữ địa hồ sơ bảo quản kho lưu trữ, dùng để tra tìm cần thiết - Lập mục lục hồ sơ : mét công cụ tra cứu chủ yếu kho lưu trữ nhằm giới thiệu cho độc giả thành phần nội dung tài liệu có kho lưu trữ, dẫn địa hồ sơ, thống kê hồ sơ có kho lưu trữ, hưỡng dẫn cán lưu trữ quan xếp hồ sơ lên giá theo mét trình tự khoa học , cố định phương án phân loại phơng Đối với CƠNG TY CP 36.55 khối lượng tài liệu chưa chỉnh lý lần toàn hồ sơ lập mục lục hồ sơ Cấu tạo : Sốthứ tự hồ sơ sè tra tìm hồ sơ, dẫn địa hồ sơ Tiêu đề hồ sơ ghi theo ngồi bìa hồ sơ Ngày tháng bắt đầu , kết thúc Số tờ Ghi Tổng kết mục lục Tờ nhan đề Lời nói đầu - Lập kê tài liệu tiêu huỷ : Trong q trình chỉnh lí tài liệu, người phân công chuyên phụ trách việc thống kê tài liệu trùng thừa, tài liệu loại, hết giá trị 23 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sau chỉnh lí, hệ thống hố, biên mục hồ sơ song tiến hành việc xếp tài liệu vào cặp, hộp đưa lên giá tủ xếp tài liệu lên giá từ trái qua phải từ xuống Sau tháng chỉnh lí tài liệu phịng CƠNG TY CP 36.55 kết chỉnh lí đạt : - Hồ sơ vĩnh viễn : 488 hồ sơ (50cặp ) - Hồ sơ đánh giá : 104 hồ sơ - Hồ sơ đánh giá hết thời hạn bảo quản 986 hồ sơ (7m ) - Trùng thừa : Đã thồng kê tài liệu trùng thừa nhiệm kì riêng 15m - Tài liệu đánh giá (Đã hết giá trị ) kê hồ sơ văn hồ sơ 7m Các trang thiết bị bảo quản : - Sử dụng đánh giá kim loại - Hộp đựng hồ sơ, tài liệu theo quy định Cục Lưu trữ Nhà nước, cặp đựng tài liệu - Tiến hành việc kê lại, xếp lại giá tài liệu, quét dọn kho, soạn thảo nội quy vào kho lưu trữ việc sử dụng thiết bị bảo quản giúp cho việc bảo quản tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, thuận tiện Việc tra tìm, phục vụ độc giả - Tài liệu tra tìm Huyện uỷ chủ yếu nhiệm kì 2000 - 2005 Đối với tài liệu nhiệm kì đương nhiệm chúng em tiến hành chia tài liệu theo năm , năm chia theo tác giả, tên loại sau xếp cặp tài liệu trùng thừa, xếp theo thời gian bá vào cặp dây có bảng dẫn tra tìm tài liệu Tham gia công việc khác - Công tác văn thư : cử xuống thực tập văn thư tuần - Tham gia phục vụ hội nghị - Đánh máy - Đi niên tình nguyện , làm vệ sinh 3.2 Đề xuất nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Công ty Cổ phần 36.55 24 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Bằng kiến thức học thực tế trường Đại học Nội vụ Hà Nội với trình nỗ lực thân em nhận thấy : cơng sở nào, cơng tác lưu trữ phận vô quan trọng thiếu trình hoạt động quan, nhằm lưu trữ bảo quản tài liệu có giá trị cho công việc đạt hiệu chất lượng Do có đạo, quan tâm tận tình Thủ trưởng quan phân cơng trách nhiệm phận chức thực tốt nhiệm vụ Nhằm đưa cơng tác lưu trữ bước hồn thiện có qui mơ ngày ổn định Song để đạt hiệu cao cơng việc, nâng cao vai trị công tác lưu trữ vô quan trọng Riêng thân em học sinh tới thực tập công ty cổ phần 36.55 xin mạnh dạn đưa mét sè nhận xét, kiến nghị sau : - Ưu điểm : việc lập hồ sơ năm, nhiệm kỳ nhìn chung tốt, văn chia theo tên loại khoa học, có đầy đủ mục lục văn kèm để thuận lợi cho việc tra tìm - Nhược điểm : đồn thực tập chưa có kinh nghiệm nhiều Bên cạnh khối lượng tài liệu khơng đầy đủ, khơng có danh mục hồ sơ, ảnh hưởng đến cơng việc chất lượng hồ sơ - Kiến nghị : * Đối với quan để góp phần nâng cao nghiệp phát triển đất nước, công ty cổ phần 36.55 cần quan tâm đến công tác lưu trữ lĩnh vực khoa học phục vụ thiết thực cho trình hoạt động quan Thường xuyên cho cán lưu trữ học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao hiệu công việc Cuối năm, nhiệm kỳ phải lập thành hồ sơ để nộp vào lưu trữ theo qui định, thường xuyên thu thập tài liệu sau công việc kết thúc Kho lưu trữ cần thường xuyên vệ sinh xếp gọn gàng, kho phải trang bị thiết bị bảo quản tài liệu : + Máy hút bụi , máy điều hồ, quạt thơng gió, rèm cửa, bình cứu hoả 3.2 Một số khuyến nghị Đối với Công ty Cổ phần 36.55: Để xây dựng công ty cổ phần 36.55 trở thành quan quan trọng, xứng đáng tổ chức , quan Thủ anh hùng, nghìn năm văn hiến, vấn đề quan trọng phải tổ chức, quản lý tốt vốn tài liệu lưu trữ, trang thiết bị, máy móc, nguồn tài liệu, khoa học cơng nghệ q giá công ty, đồng thời thực tốt chức năng, nhiệm vụ, phải xây dựng 25 Báo cáo thực tập cho chiến lược phát triển lâu dài Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Xây dựng sách phát triển nguồn lực thông tin tài liệu lưu trữ, trang thiết bị, khoa học công nghệ phù hợp với nhu cầu người dùng tin Ngoài tài liệu, trang thiết bị, máy móc, dụng cụ truyền thống cần bổ sung tài liệu, trang thiết bị, máy móc điện tử, tận dụng nguồn tài liệu khoa học công nghệ mạng internet, hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin với quan thông tin ngồi nước Tăng kinh phí bổ sung cho cơng ty nguồn kinh phí nhà nước cấp, cơng ty động việc xin tài trợ từ cá nhân, quan, tổ chức nước Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn nghiệp vụ, khai thác quản lý công ty, quản lý tài liệu Cần phải có kế hoạch nâng cao trình độ chun mơn, tin học ngoại ngữ cho đội ngũ cán công ty, thường xuyên tổ chức cho cán tập huấn để nâng cao trình độ Để thu người đến với công ty, cần đẩy mạnh hoạt động khác như: Tăng cường tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu công ty Đa dạng hóa nâng cao tài liệu, sản phẩm, dịch vụ thơng tin cơng ty Thường xun tìm hiểu nhu cầu người, đặc biệt giới trẻ đam mê nghiên cứu tài liệu lưu trữ để điều chỉnh sách bổ sung vốn tài liệu, sản phẩm từ tài liệu lưu trữ Trang bị thêm phương tiện kỹ thuật để bảo quản tốt vốn tài liệu, sản phẩm khoa học công nghệ, máy móc (điều hịa nhiệt độ, máy hút bụi, máy hút ẩm…), thường xuyên bảo dưỡng thiết bị kỹ thuật giữ gìn vệ sinh sẽ, khơ kho sản phẩm, trang thiết bị công ty Đồng thời trang bị thêm hệ thống máy tính kịp thời sửa chữa máy bị hư hỏng để phục vụ cách tốt cho người Tăng cường tuyên truyền, hướng dẫn để nâng cao ý thức bảo vệ sản phẩm khoa học, trang thiết bị, máy móc cơng ty nhân dân nói chung đối tượng nghiên cứu, sử dụng tài liệu nói riêng Siết chặt công tác quản lý cán công ty, thường xuyên tổ chức kiểm tra đôn đốc nhân viên làm việc Hợp tác giao lưu, mở rộng mối quan hệ với quan tổ chức nước Tạo điều kiện cho sinh viên thực tập tham gia vào tất khâu hệ 26 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thống nghiệp vụ, đặc biệt vấn đề thực tế tham gia vào chỉnh lý, thu thập, bảo quản kiểm định chất lượng tài liệu, phục vụ đời sống người… Đối với Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội: Tạo điều kiện cho sinh viên trường học chuyên sâu chuyên ngành, sử dụng quỹ thời gian học cách khoa học, học lý thuyết cần dành phần lớn thời gian cho việc thực hành Tổ chức chuyến thực tế Cơ quan, phòng văn thư lưu trữ để sinh viên nhận thức công việc tương lai ứng dụng thực tế, đồng thời mở rộng thực tập ngồi quan để tiếp xúc thực tế nhiều hơn, hay làm quen, khái quát công việc Nhà trường, Khoa Văn thư lưu trữ cần quan tâm đồn thực tập Cơ quan Ln nắm bắt thơng tin, tình hình để giúp đỡ học sinh - sinh viên q trình thực tập cịn gặp nhiều khó khăn KẾT LUẬN Sau tháng thực tập công ty cổ phần 36.55 để lại cho em nhiều học kinh nghiệm quý báu chun mơn nghiệp vụ, lịng nhiệt tình, sù say mê nghề nghiệp, khả học hỏi giao tiếp người xã hội chủ nghĩa Có thành cơng giúp đỡ tận tình trị cơng ty, đồng chí cán lưu trữ cộng với nhiệt tình thân đồn thực tập Hồn thành tốt cơng việc chúng em làm trịn nhiệm vụ mà nhà trường giao phó Đặc biệt nâng cao nghiệp vụ lưu trữ quan trọng bước Qua em thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ nghiệp xây dựng chỉnh đốn Đảng, nghiệp CNH - HĐH toàn Đảng toàn dân Hiện với trình phát triển lên đất nước với trình độ người cán lưu trữ tương lai em nhận thấy phải trau dồi cho kiến thức thật vững để làm tốt 27 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cơng việc giao phó Như tạo uy tín chỗ đứng xã hội nay, để đưa công tác lưu trữ ngày mở rộng có qui mơ Nâng cao nhận thức tồn dân cơng tác lưu trữ nhằm giữ gìn bảo vệ di sản q báu dân tộc Thời gian thực tập khép lại quãng thời gian lao động miệt mài say mê để hồn thành cơng việc Quan trọng trình trang bị cho chúng em nhiều kiến thức kinh nghiệm kỳ thi tốt nghiệp tới, hành trang tốt cho chúng em phát huy cơng việc thực tế sau Góp phần hồn thành nhiệm vụ người cán làm công tác lưu trữ quan nào, phục vụ nghiệp Đảng Nhà nước Những kết đạt báo cáo kết trình tìm hiểu làm việc với nhiều cố gắng em suốt thời gian thực tập Qua báo cáo cho em gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo cán nhân viên công ty cổ phần 36.55 tận tình giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình, tạo điều kiện tốt cho em suốt trình thực tập quan hồn thành báo cáo thực tập Để có kết trình thực tập nhờ vào phần lớn công lao nhà trường, Thày cô khoa Văn thư lưu trữ, Giảng viên hướng dẫn thực tập Cô Nguyễn Thị Ngọc Linh Cô giáo Chủ nhiệm lớp, tận tình truyền đạt kiến thức giúp đỡ để chúng em đạt kết ngày hôm Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng 02 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Giang 28 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội PHỤ LỤC Ngành nghề kinh doanh công ty: STT Tên ngành Thi công xây dựng nhà loại Thi cơng xây dựng cơng trình dường sắt đường Thi công xây dựng cơng trình cơng ích Thi cơng xây dựng cơng trình kỹ thuật dân dụng khác Hồn thiện cơng trình xây dựng Phá dỡ (Cụ thể: phá dỡ cơng trình cũ) Sửa chữa máy móc thiết bị Lắp đặt hệ thống xây dựng khác chi tiết: Trang trí nội ngoại thất; Lắp đặt hệ thống phịng cháy chữa cháy ( Không bao gồm thiết kế kiến trúc cơng trình) 29 Mã ngành 4100 ( chính) 4210 4220 4290 4330 4331 3312 4329 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Sản xuất cấu kiện kim loại chi tiết : Sản xuất khí 2511 10 Sản xuất bê tơng sản phẩm từ xi măng thạch cao chi 2395 tiết : sản xuất loại bê tông tương phẩm sản phẩm dịch vụ bê tông tươi 11 Lắp đặt hệ thống điện chi tiết: lắp đặt thiết bị cơ, điện 12 Lắp đặt hệ thống cấp thoát nước , lị sưởi điều hịa khơng 4321 4322 khí chi tiết: lắp đặt thiết bị nước cơng trình 13 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng chi tiết: 4663 Kinh doanh vật liệu xây dựng vật tư, thiết bị xây dựng phế liệu hành xử lý Bán buôn vật liệu, thiết bị phòng cháy chữa cháy ( Loại nhà nước cho phép) 14 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác chi tiết: Trùng tu tơn 4390 tạo di tích lịch sử văn hóa hoạt động (sau quan nhà nước có thẩm quyền cho phép) 15 Cho thuê máy móc thiết bị đồ dùng hữu hình khác chi tiết 7730 cho thuê máy móc thiết bị xây dựng kỹ thuật dân dụng không kèm người điều khiển Lắp đặt máy móc thiết bị cơng nghiệp Cho thuê xe có động Chuẩn bị mặt Kinh doanh bất động sản quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, 3320 7710 4312 6810 chủ sử dụng thuê 20 Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí sản phẩm liên quan 21 Hoạt động kiến trúc tư vấn kỹ thuật có liên quan Lập dự 4661 7110 án đầu tư xây dựng công trình 22 Bán lẻ nhiên liệu động cửa hàng chuyên doanh 23 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải 4730 5229 Chi tiết: Giao nhận hàng hóa 24 Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô xe có động khác 25 Bán phụ tùng phận phụ trợ ô tơ xe có động 4520 4530 khác 26 Vận tải hàng hóa đường 4933 16 17 18 19 Chi tiết: Kinh doanh vận tải hàng hóa xe ô tô 27 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác lại chưa 30 8299 ... Công ty Cổ phần 36.55 Công tác Lưu trữ Công ty Cổ phần 36.55 đặt đạo trực tiếp Trưởng phịng Hành Hình thức tổ chức công tác Lưu trữ quan thực tập Căn vào chức năng, nhiệm vụ Công ty Cổ phần 36.55. .. thư, lưu trữ Công ty Cổ phần 36.55 Chương II Thực trạng công tác lưu trữ ( công tác văn thư- lưu trữ ) Công ty Cổ phần 36.55 2.1 Hoạt động quản lý 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Chương III Báo cáo kết thực. .. Gồm có phận: Văn thư, lưu trữ , Tổng hợp, Văn thư- Lưu trữ Đánh máy photo Chương II Thực trạng công tác lưu trữ Công ty Cổ phần 36.55 2.1 Hoạt động quản lý Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động