MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 2 BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT 4 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 5 1.1. Lịch sử hình thành,chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 5 1.1.1. Lịch sử hình thành: 5 1.1.2 Vị trí,chức năng: 5 1.1.3 Nhiệm vụ,quyền hạn: 6 1.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi cục: 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,lưu trữ tại chi cục: 10 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 14 2.1. Công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 14 2.1.1. Công tác quản lý Nhà nước về lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 14 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 16 2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. 16 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN,TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT,KHUYẾN NGHỊ 23 3.1 Báo cáo những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được: 23 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại chi cục: 29 3.3. Các kiến nghị 31 3.3.1. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ 31 3.3.2. Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà nội 31 C. KẾT LUẬN 33 PHẦN PHỤ LỤC 34
SVTH: Trương Thị Hương Thảo Lớp: Lưu trữ học 1408A MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, với xu xã hội ngày phát triển, đời sống không ngừng nâng cao, thông tin ngày trở nên đa dạng thiết đòi hỏi phải đưa công tác văn thư, lưu trữ ngang tầm với ngành khoa học khác Bất kỳ quan Đảng, quan Nhà nước hay đoàn thể cơng tác văn thư, lưu trữ cơng tác quan trọng thiếu, muốn thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phải cần đến văn bản, giấy tờ Vì vậy, cơng tác lưu trữ tài liệu giữ gìn nguồn tài ngun q giá quan, chứng lịch sử nhằm phục vụ cho cơng trình nghiên cứu sau Với mong muốn sâu vào thực tế tìm hiểu tình hình thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ nên em chọn viết Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Khi ngồi ghế nhà trường, thầy cô truyền đạt kiến thức chuyên môn lý thuyết song để trở thành cán văn thư, lưu trữ có lực ngồi nắm vững lý thuyết phải đồng thời có kỹ thực hành thành thạo, đạt hiệu thời gian thực tập quan hội lớn cho em tiếp xúc với thực tế, để có điều kiện áp dụng lý thuyết học vào thực tế từ rút kinh nghiệm quý báu cho công việc sau Được giới thiệu nhà trường đồng ý tiếp nhận Lãnh đạo Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh TuyênQuang em đến khảo sát tình hình thực tế thực hành khâu nghiệp vụ công tác thu thập,bổ sung tài liệu vào lưu trữ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chi cục.Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang quan quản lý hồ sơ, tài liệu tỉnh với khối lượng lớn Để quản lý khối tài liệu nội dung thông tin khối tài liệu Chi cục trọng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Với phát triển chung toàn giới phát triển ngày cao xã hội đòi hỏi cơng việc phải đảm bảo theo nguyên tắc: nhanh chóng, kịp thời, gọn nhẹ với xác Vì người nói chung đội ngũ làm cơng tác văn thư, lưu trữ nói riêng phải khơng ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ rèn luyện đạo đức phẩm Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SVTH: Trương Thị Hương Thảo Lớp: Lưu trữ học 1408A chất tốt để đáp ứng cho công việc ngày cao Thực phương châm giáo dục Đảng “Học đôi với Hành”, lý luận đôi với thực tiễn, nhà trường gắn liền với xã hội.Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng tổ chức đợt thực tập cuối khoá cho sinh viên nghành Lưu trữ học K1 ( khóa học 2014-2016) nhằm giúp cho sinh viên vận dụng tốt kiến thức lý luận học trường áp dụng vào thực tế công việc, đúc rút kinh nghiệm từ thực tiễn giúp cho công việc sau Được thực tập Chi cục em có hội tiếp xúc nhiều với cơng việc thực tế, thực hành nghiệp vụ văn thư, lưu trữ giúp em học hỏi củng cố thêm nhiều kiến thức kĩ nghiệp vụ giúp em tự tin bước vào công tác sau này.Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Lãnh đạo chi cục đồng chí Phạm Thị Hải Ninh trưởng phòng nghiệp vụ Chi cục nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ em trình thực tập chi cục để em hồn thiện báo cáo cách tốt nhất.Tuy nhiên thực tập em nhiều sơ xuất thiếu sót mong quý thầy cô Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng Lãnh đạo Chi cục thông cảm góp thêm ý kiến để em hồn thành tốt thực tập tốt nghiệp đồng thời rút nhiều học quý báu hơn, thêm yêu nghề gắn bó với nghề tương lai Hà Nội, ngày tháng năm Sinh viên Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp: Lưu trữ học 1408A Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SVTH: Trương Thị Hương Thảo Lớp: Lưu trữ học 1408A BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT STT TỪ , CỤM TỪ VIẾT TẮT TỪ, CỤM TỪ VIẾT ĐẦY ĐỦ QĐ-UBND Quyết định, Ủy ban nhân dân NĐ-CP Nghị định, Chính phủ QĐ-SNV Quyết định, Sở Nội Vụ TT-BNV Thông tư,Bộ Nội vụ CT-TTg Chỉ thị, Thủ tướng LTNN Lưu trữ nhà nước Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SVTH: Trương Thị Hương Thảo Lớp: Lưu trữ học 1408A B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 1.1 Lịch sử hình thành,chức ,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 1.1.1 Lịch sử hình thành: Tên gọi trước Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Trung tâm lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Cùng với tiến trình phát triển tỉnh, theo thời gian, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang có thay đổi tên gọi, cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cụ thể sau: Ngày 25 tháng năm 1999 UBND tỉnh Tuyên Quang ban hành Quyết định số 331/QĐ-UB việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang, Quyết định UBND tỉnh quy định chức năng, nhiệm vụ Trung tâm lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Căn Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 4/02/2008 Chính phủ Quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Căn Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 4/6/2008 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ; Căn Quyết định số 656/QĐ-UBND ngày 24/11/2008 UBND tỉnh Tuyên Quang; Căn Quyết định số 93/QĐ-SNV ngày 10/10/2011 Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang Quy định chức nhiệm vụ, quyền hạn Phòng thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang; Căn Quyết định số 351/QĐ-UBND ngày 23/10/2010 UBND tỉnh Tuyên Quang việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Địa điểm trụ sở Chi cục: Đường Trần Hưng Đạo, Phường Minh Xuân, Thành phố Tuyên Quang, Tỉnh Tuyên Quang 1.1.2 Vị trí,chức năng: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SVTH: Trương Thị Hương Thảo Lớp: Lưu trữ học 1408A văn thư, lưu trữ tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ tỉnh thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật; Chi cục chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Sở Nội vụ; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ; Chi cục quan trực thuộc Sở Nội vụ, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, có trụ sở, phương tiện, biên chế, kinh phí hoạt động ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật 1.1.3 Nhiệm vụ,quyền hạn: + Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ sau đây: a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành hướng dẫn thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; b) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh công tác quản lý lưu trữ thông tin số quan, đơn vị nhà nước địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật; c) Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy Lưu trữ quan quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; định việc hủy tài liệu có thơng tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật; d) Thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; đ) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; + Thẩm định hồ sơ, trình Giám đốc Sở Nội vụ cấp, cấp lại, thu hồi chứng hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ điều kiện theo quy định pháp luật; Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SVTH: Trương Thị Hương Thảo Lớp: Lưu trữ học 1408A + Trình Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh, định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật; + Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; + Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; giải theo thẩm quyền báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; + Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; + Thực hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật; + Quản lý tổ chức máy, biên chế công chức, viên chức người lao động, tài chính, tài sản giao; thực chế độ, sách cơng chức, người lao động Chi cục theo phân cấp Giám đốc Sở Nội vụ theo quy định pháp luật; + Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở Nội vụ quan có thẩm quyền giao theo quy định pháp luật; + Thực công tác thông tin, chế độ thống kê, báo cáo định kỳ đột xuất, sơ kết, tổng kết, tổng hợp tình hình mặt cơng tác chun mơn nghiệp vụ nhiệm vụ chung quan; + Tổ chức thực việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hành nhà nước, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008; triển khai thực công tác cải cách hành theo quy định; + Tổ chức thực theo dõi phong trào thi đua quan, tổng kết rút kinh nghiệm kịp thời có biện pháp động viên thúc đẩy phong trào; + Tổ chức thực cơng tác bảo đảm trật tự an tồn quan, cơng tác phòng chống cháy nổ quan; + Quản lý công văn, giấy tờ đi, đến; quản lý dấu, tổ chức lưu trữ hồ sơ văn bản, giấy tờ quan theo nguyên tắc, chế độ, quy định nhà Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SVTH: Trương Thị Hương Thảo Lớp: Lưu trữ học 1408A nước (Theo Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ) 1.1.4 Cơ cấu tổ chức máy Chi cục: TỔ CHỨC BỘ MÁY CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ I Lãnh đạo Tôn Thị Phương : Chi cục Trưởng - Điện thoại : (027) 3.818.776 - Di động : 0912.204.985 - E-mail : ttphuong-vtlt@tuyenquang.gov.vn chicucvanthuluutru@tuyenquang.gov.vn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SVTH: Trương Thị Hương Thảo Lớp: Lưu trữ học 1408A Nguyễn Thúy Lợi : Phó Chi cục Trưởng - Điện thoại : (027) 3.818.449 - Di động : 0912.031.528 - E-mail : ntloi-vtlt@tuyenquang.gov.vn II Phòng Hành Tổng hợp Hứa Thị Tố Uyên : Kế toán viên - Điện thoại : (027) 3.818.449 - Di động Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SVTH: Trương Thị Hương Thảo Lớp: Lưu trữ học 1408A : 01693.108.288 Nguyễn Văn Tuyên : Kỹ thuật viên - Điện thoại : (027) 3.818.449 - Di động : 0986.378.123 Nguyễn Thị Nhi : Phục vụ - Điện thoại : (027) 3.818.449 - Di động : 0985.102.896 III Phòng Quản lý VTLT Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội 10 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 49 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 50 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 51 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 52 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 53 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 54 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 55 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 56 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 57 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 58 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 59 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 60 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 61 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Lớp: Lưu trữ học 1408A 62 Trường Đại học Nội vụ Hà SVTH: Trương Thị Hương Thảo Lớp: Lưu trữ học 1408A MỤC LỤC Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội 63 Trường Đại học Nội vụ Hà ... việc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang đa phần có trình độ đại học trình độ chun mơn nghiệp vụ lưu trữ nên công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang thực tốt 2.2 Thực trạng. .. LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG 2.1 Công tác lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang 2.1.1 Công tác quản lý Nhà nước lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Trong hoạt động quản... 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang Công tác thu thập, bổ sung tài liệu Hiện nay, công tác thu thập tài liệu kho lưu trữ mặt yếu công tác lưu trữ Một khối lượng