Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 3 1.1.1. Lịch sử hình thành và thành phần cơ bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm 6 1.2. Tình hình tổ chức, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tài liệu Nghe nhìn 8 1.2.1. Tình hình tổ chức 8 1.2.2. Vị trí, chức năng 9 1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 9 1.2.4. Cơ cấu tổ chức: 11 Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm 12 2.1 Hoạt động quản lý tài liệu nghe nhìn 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm 14 Chương 3. Kết quả thực tập tại Trung tâm và đề xuất, khuyến nghị 19 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập 19 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 19 3.3. Một số khuyến nghị 22 Kết Luận 24 Phụ Lục

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: 3

Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 3

1.1.1 Lịch sử hình thành và thành phần cơ bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm 6

1.2 Tình hình tổ chức, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tài liệu Nghe nhìn 8

1.2.1 Tình hình tổ chức 8

1.2.2 Vị trí, chức năng 9

1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 9

1.2.4 Cơ cấu tổ chức: 11

CHƯƠNG 2 12

Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm 12

2.1 Hoạt động quản lý tài liệu nghe nhìn 12

2.2 Hoạt động nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm 14

Chương 3 19

Kết quả thực tập tại Trung tâm và đề xuất, khuyến nghị 19

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập 19

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 19 3.3 Một số khuyến nghị 22

Kết Luận 24

Phụ Lục 27

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng caocủa khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò quan trọng trong việc lưugiữ lại lịch sử của đất nước và phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức.Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin đểxây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyếtđịnh quản lý Trong quá trình xây dựng một nền văn hóa mới thì tài liệu lưu trữ

có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiềuthông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên truyền, phát triển những thế hệ kế tiếp.Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngàycàng được chú trọng hơn Như vậy để công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằmphục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo thì cần phải xây dựng một hệ thống tổchức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng caocủa sự nghiệp công tác lưu trữ

Vì vậy thật tự hào khi được đào tạo trong Trường Nội Vụ Hà Nội, mộttrường đứng đầu trong công tác đào tạo nguồn nhân lực ngành lưu trữ học Gópphần hiện đại hóa công tác lưu trữ trong văn phòng và đáp ứng nhu cầu trongcông tác lưu trữ hiện nay

Để sinh viên hiểu rõ hơn về công tác lưu trữ học trong các cơ quan, Nhàtrường đã chỉ đạo cho sinh viên đi thực tập thực tế nhằm kết hợp với kiến thứcđược học trên giảng đường Thông qua việc nghiên cứu, khảo sát và thực hànhthực tiễn về công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức để củng cố kiến thức đãđược học và tích lũy kĩ năng về nghiệp vụ Qua đó giúp sinh viên có đượcnhững nhận thức đúng đắn hơn về ngành học của mình, nâng cao năng lực vậndụng lý thuyết vào thực tiễn, phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, tích lũyđược nhiều kỹ năng, kinh nghiệp hơn để làm cơ sở cho công tác sau này và xâydựng được phong cách làm việc của một cán bộ ngành lưu trữ học Có áp dụngđược lý thuyết vào công việc thực tế mới có thể tạo được hiệu quả công việctrong công tác lưu trữ

Sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết chuyên ngành tại trường vàđược sự chấp thuận của Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III cho emđược cơ hội đến thực tập tại cơ quan và được phân vào Phòng Tài liệu Nghenhìn từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Về cơ quan với những kiến thức

về chuyên môn Lưu trữ được các thầy, cô trong trường trang bị đầy đủ và tậntình chỉ bảo cho em đã giúp em nghiên cứu, tìm hiểu tình hình bộ máy chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan và thực hành các nghiệp vụ của công tác Lưu trữ

Để hoàn thành tốt thời gian thực tập và để có thể thực hiện tốt bài báo cáothực tập này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn thể các thầy cô giáotrong Khoa Văn thư – Lưu trữ, đặc biệt là Cô Trịnh Thị Kim Oanh đã tận tìnhchỉ bảo, hướng dẫn em trước khi đi thực tập và hoàn thành bài báo cáo này.Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tập thể Ban Giám đốcTrung tâm Lưu trữ Quốc Gia III Đặc biệt là anh Nguyễn Thế Anh ( Trưởngphòng Tài liệu Nghe nhìn) cùng các anh chị trong phòng đã tiếp nhận, bố trí, sắpxếp và hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo trong công việc và tạo mọiđiều kiện thuận lợi nhất để em có thể tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệp vàthực hành một số nghiệp vụ về công tác lưu trữ thuộc chuyên môn của mình

Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập, vì đây là lần đầu tiên emtiếp xúc với một khối tài liệu lớn và đặc thù riêng như tài liệu Nghe nhìn nên em

có nhiều bỡ ngỡ, mắc những sai lầm, thiếu sót Vì vậy em rất mong nhận được

sự góp ý chân thành của thầy cô, Ban Giám đốc Trung tâm và anh chị trongPhòng để em có thể rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thânnhằm bổ sung thêm vào lượng kiến thực còn hạn chế về chuyên môn nghiệp vụcủa mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Hoàng Tùng Lâm

CHƯƠNG 1:

Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III

1.1.1 Lịch sử hình thành và thành phần cơ bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III

Ngày 02 tháng 9 năm 1945, tại Quảng trường Ba Đình, Chủ tịch Hồ ChíMinh đã trịnh trọng đọc bản Tuyên ngôn Độc lập khai sinh nước Việt Nam Dânchủ Cộng hòa (nay là nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam) Một khốilượng lớn tài liệu đã được sản sinh, phản ánh quá trình ra đời, hoạt động của các

cơ quan, tổ chức nhà nước Nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của khốitài liệu này, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước đượcthành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổchức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốcgia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Thànhlập ngày 10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn

và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cáchmạng tháng Tám năm 1945 đến nay

Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia IIIđược hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nướcTrung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập

từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay.Những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan

và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Namđộc lập suốt mấy chục năm qua

Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III bao gồm 4 loại hìnhchủ yếu như sau:

- Tài liệu hành chính

- Tài liệu khoa học kỹ thuật

- Tài liệu phim ảnh, ghi âm

- Tài liệu xuất xứ cá nhân

* Tài liệu hành chính:

Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông, trong đó khối tài liệu hànhchính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốcgia III Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay

có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác

Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơquan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam Ở đây bao gồm những hồ sơ,tài liệu về cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ vềcác kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về

kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thươngChính trị thống nhất tổ chức tại TP Hồ Chí Minh năm 1975 Nói chung, tài liệuphông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp củaNhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến phápđầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hànhcác Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước

Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tàiliệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay.Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quátmọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầuthành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thốngnhất nước và xây dựng XHCN ngày nay

* Tài liệu Khoa học kỹ thuật

Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ qQuốc gia III đang bảo quản gần 1000mét giá tài liệu Khoa học kỹ thuật của 32 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia,

trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KVBắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao,Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu:Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh và nhiều công trình xâydựng cơ bản khác.

* Tài liệu nghe nhìn

Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn phim)thời sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân ViệtNam Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thờiđiểm chiến tranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của

Đế quốc Mỹ đã gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giớiđối với nhân dân Việt Nam

Tài liệu ảnh: gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âmbản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng,Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đấtnước

Tài liệu ghi âm bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng vàgần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệthuật

* Tài liệu xuất xứ cá nhân

Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn bảoquản một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ và một sốnhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác Đó là những tàiliệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhânnhư: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bảnthảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học Đây là nhữngnguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cánhân sau này

Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn lưu giữ hơn 7vạn hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiếntranh chống Mỹ Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng,không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độchính sách mà còn là những kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của cácthế hệ tiền bối.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại Hà Nội, có tư cách phápnhân, có con dấu và tài khoản riêng

- Phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia lập bản saobảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý củaTrung tâm Lưu trữ Quốc gia III;

- Phối hợp với Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ thuộc Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước để thực hiện việc tu bổ, phục chế và khử nấm mốc, khửtrùng, khử axít đối với tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc giaIII;

- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệulưu trữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước;

- Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tàiliệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;

- Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng những thành tựu khoa học vàcông nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác của Trung tâm Lưu trữQuốc gia III;

- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cụctrưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

3 Phòng Bảo quản tài liệu

4 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

5 Phòng Tin học và công cụ tra cứu

6 Phòng Đọc

7 Phòng Tài liệu nghe nhìn.

8 Phòng Hành chính - Tổ chức

9 Phòng kế toán

10 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

1.2 Tình hình tổ chức, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tài liệu Nghe nhìn

- Tài liệu ảnh: Gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âmbản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản án các hoạt động của Đảng,Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đấtnước Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh

và phái đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954),Hội nghị Paris và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự ; ảnh về việccác phái đoàn QUốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nướcngoài đến thăm Việt Nam Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch

sử cách mạng tháng Tám năm 1946, những ngày toàn quốc kháng chiến năm

1946, tinh thần “Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh” của các chiến sĩ Trung đoànThủ đô; ảnh về những trận đánh, những chiến dịch quân sự lớn trên các chiếntrường chống ngoại xâm của nhân dân ta Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh

thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khingười từ trần, ảnh về quá trình chuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác vàQuảng trường Ba Đình….

Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, vềcác đình chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục của các dân tộc

và rất nhiều tấm ảnh của những nghệ sĩ nổi tiếng như Nhiếp ảnh gia Nguyễn BáKhoản…

- Tài liệu ghi âm: Bao gồm gần 5.000 cuộn băng tương đương 3000 giờbăng và gần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi

âm nghệ thuật

Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quantrong trong lịch sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, Hội nghịChính trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các buổi míttinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, các buổi đón tiếp khách quốc tế… Đáng chú ý làhàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Ngườiđọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/09/1945, bài nói chuyện với Việt kiều tạiParis (Pháp) ngày 15/07/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946

và phát biểu khác của Người Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hộidiễn văn nghệ toàn quốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng…

1.2.2 Vị trí, chức năng

Phòng Tài liệu nghe nhìn là đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III,

có chức năng tham mưu giúp Giám đốc thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảoquản an toàn tài liệu nghe nhìn; sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; chỉnh lý, xử

lý kỹ thuật nghiệp vụ và số hóa khối tài liệu nghe nhìn theo quy định

1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

Phòng Tài liệu nghe nhìn tham mưu giúp Giám đốc:

1 Xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác bảo quản, chỉnh lý, xử lý

kỹ thuật nghiệp vụ và số hóa khối tài liệu nghe nhìn của Trung tâm theo quyđịnh

2 Phối hợp với Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu để thu thập tài liệunghe nhìn theo thẩm quyền được giao

3 Thực hiện việc chỉnh lý, xử lý kỹ thuật và số hóa tài liệu nghe nhìn theo

kế hoạch đã được duyệt

4 Xuất, nhập tài liệu nghe nhìn phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ

và các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu

5 Trực tiếp quản lý, bảo quản kho tài liệu nghe nhìn và thực hiện các biệnpháp duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, lưu thông không khí phù hợp cho từngloại hình tài liệu nghe nhìn;

6 Tiến hành vệ sinh tài liệu trong kho theo định kỳ và sắp xếp các khối tàiliệu nghe nhìn trong các kho theo phương án được duyệt

7 Thực hiện các biện pháp phòng, chống các tác nhân gây hư hỏng tàiliệu nghe nhìn

8 Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt độngthực tiễn của đơn vị

9 Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm vụcủa đơn vị

10 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản doTrung tâm giao cho đơn vị

11 Tham gia thực hiện các công việc về phòng cháy chữa cháy và phòng,chống thiên tai của Trung tâm

12 Tham gia thực hiện các hoạt động dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ củaTrung tâm (khi được giao)

13 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

1.2.4 Cơ cấu tổ chức:

Phòng Tài liệu nghe nhìn bao gồm 1 Trưởng phòng 1 Phó phòng và 5chuyên viên lưu trữ

CHƯƠNG 2 Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm

Bảo quản tài liệu là một trong những yếu tố cơ bản đảm bảo an toàn vàkéo dài tuổi thọ của các loại hình tài liệu trong đó có tài liệu nghe – nhìn Loạihình tài liệu này là tài liệu đặc biệt gồm có ảnh chụp, phim điện ảnh, băng đĩa,đĩa video và băng đĩa ghi âm Cho nên, nếu không có phương tiện và chế độ bảoquản thích hợp thì trong thời gian ngắn loại tài liệu này sẽ bị hư hỏng và khókhôi phục lại được

Việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu đãđược Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III rất quan tâm Dưới đây là một số văn bảnquy định về công tác bảo quản tài liệu nghe - nhìn và tình hình bảo quản tài liệunghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như sau:

2.1 Hoạt động quản lý tài liệu nghe nhìn

Để thực hiện bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo đúng tinh thần các vănbản quy định của Đảng và Nhà nước như đã nói ở trên, Cục Lưu trữ Nhà nước(nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) đã ban hành một số văn bản quy định

về công tác bảo quản tài liệu và một số văn bản liên quan đến việc chỉ đạo,hướng dẫn tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như:

- Quyết định số 68/QĐ-LTNN ngày 15/6/2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước

về ban hành Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ Quy định này chỉ áp dụng đối với tàiliệu giấy là chủ yếu;

- Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 29/01/2003 của Cục Lưu trữ Nhànước về việc ban hành hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện vàmẫu mục lục tài liệu ghi âm sự kiện;

- Văn bản số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước vềhướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ Văn bản này chủ yếu áp dụng cho các tài

liệu có vật mang tin bằng giấy còn tài liệu có vật mang tin khác thì chưa có quyđịnh;

- Đến văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000 của Cục Lưu trữ Nhànước về hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ.Đây là văn bản ngoài quy định về chế độ bảo quản đối với tài liệu giấy còn quyđịnh đối với tài liệu nghe – nhìn như: Tài liệu ảnh đen trắng: Nhiệt độ 160C (±20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); tài liệu ảnh màu: Nhiệt độ 50C (± 20C), Độ ẩm:35% (± 5%); tài liệu Microfim: Nhiệt độ 20C (± 20C), Độ ẩm: 35% (± 5%); Tàiliệu ghi âm: Nhiệt độ 180C (± 20C), Độ ẩm 45% (± 5%)…;

- Văn bản số 479/LTNN-NVTW ngày 05/10/2001 của Cục Lưu trữ Nhànước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm thuộc phạm vi Đề ánchống nguy cơ huỷ hoại tài liệu;

- Văn bản số 60/VTLTNN ngày 03/10/2003 của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước về việc thử nghiệm quy trình chỉnh lý tài liệu ảnh và xây dựng địnhmức

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng đã ban hành một số văn bản về bảoquản tài liệu và tài liệu nghe - nhìn như:

- Quyết định số 470/QĐ-TCSDTL ngày 25/11/1997 của Trung tâm Lưutrữ Quốc gia III về việc ban hành Nội quy sử dụng tài liệu tại Phòng đọc;

- Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999 của Trung tâm Lưu trữQuốc gia III về việc ban hành quy định về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trungtâm Lưu trữ Quốc gia III;

- Quyết định số 109/TTIII-QĐ-BQ ngày 02/8/2003 về ban hành phương

án tổ chức tài liệu tại nhà kho A1, quy định về phòng cháy, chữa cháy;

- Nội quy ra vào kho ngày 25/8/1996;

- Văn bản số 112/TTIII-NV ngày 26/7/2000 của Trung tâm Lưu trữ Quốcgia III về việc quy định cụ thể các yêu cầu nghiệp vụ khi gỡ băng ghi âm trênmáy vi tính…

2.2 Hoạt động nghiệp vụ tài liệu nghe nhìn tại Trung tâm

Qua thời gian thực tập thực tế em thấy tình hình bảo quản tài liệu nghe –nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III như sau:

* Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III:

Kho lưu trữ và các trang thiết bị được Nhà nước đầu tư tại Trung tâm Lưutrữ Quốc gia III rất phù hợp với điều kiện khí hậu nóng ẩm của nước ta Hiện tạiTrung tâm lưu trữ Quốc Gia III đang xây dựng một nhà kho mới với 03 tầnghầm để làm kho lưu trữ và khỏang 12 tầng làm khối văn phòng Kho Lưu trữ tạiTrung tâm được thiết kế đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật cho việc bảo quản tài liệulưu nói chung và tài liệu phim, ảnh, ghi âm nói riêng Kho được trang bị giácompak hiện đại, tủ đựng tài liệu nghe – nhìn cùng với hệ thống điều hoà trungtâm, bên trong kho có những phòng lạnh sâu thích hợp cho việc bảo quản tài liệunghe – nhìn Không khí đưa vào kho được qua hệ thống lọc, bảo đảm tinh khiếttrong lành Nhiệt độ trong kho luôn luôn dưới 200C Ngoài ra, kho có hệ thốnghút ẩm độc lập với hệ thống điều hoà và hệ thống báo cháy, chữa cháy tự độngbằng khí CO2, hệ thống báo đột nhập được lắp đặt để bảo vệ an toàn trong kho

và tài liệu

Hiện nay, trang thiết bị phục vụ cho việc xử lý nghiệp vụ tài liệu nghe –nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm các loại máy móc trang thiết bịnhư:

- Máy in sao băng cối các loại băng từ tính;

- Máy xử lý âm thanh tín hiệu;

- Hệ thống máy vi tính hiện đại để sao chuyển dữ liệu;

- Đầu câm Mixer:

- Máy ảnh, máy camera

Sắp tới Trung tâm sẽ đề nghị trang bị thêm các loại máy móc, trang thiết

bị hiện đại như: Máy lau đảo mốc phim điện ảnh, máy lau ẩm, hệ thống máy ảnhhiện đại…

* Về hoạt động nghiệp vụ đối với tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III:

Tài liệu ảnh ở Trung tâm đã được xác minh chú thích, lập mục lục, quétảnh để phục chế các loại ảnh bị hư hỏng và xuống cấp Tài liệu ảnh đều đượcbảo quản trong giấy hút ẩm Tuy nhiên, vẫn còn nhiều ảnh chưa được xác minh,chú thích Vì có một số cơ quan, cá nhân khi nộp vào đã không chú thích nêngây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi xác minh nội dung

Đối với hoạt động nghiệp vụ tài liệu phim điện ảnh chủ yếu được tiếnhành là tua, đảo băng và lập mục lục thống kê cho tài liệu phim điện ảnh Ngoài

ra một số băng đã bị mốc và cũ, lại không có loại máy lau mốc phim điện ảnhnên Trung tâm đã ký Hợp đồng lau mốc với Viện phim Việt Nam nhằm khôiphục lại những băng quá cũ

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang tiến hành đề án nâng cấp tài liệu bảoquản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong đó tài liệu ghi âm được coi là mộtphần trọng điểm Mục tiêu của đề án là ứng dụng công nghệ thông tin để chỉnh

lý, lập cơ sở dữ liệu nhằm bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả loạihình tài liệu này Nội dung của đề án gồm 2 bước sau:

- Bước 1: Xử lý tài liệu tiền máy bao gồm các công việc như phân loại và

hệ thống hoá toàn bộ khối lượng băng; nghe băng, gỡ băng và biên mục phiếutin; xử lý kỹ thuật, nâng cao chất lượng âm thanh, in sao băng sang băng bảohiểm

- Bước 2: Đưa tài liệu vào đĩa CD-ROM

Chính vì vậy, để thực hiện Đề án này Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước) đã ban hành văn bản hướng dẫn quy trình xử lýtài liệu ghi âm Kết quả, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được Hội đồng