THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương I.GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm: 3 1.1.1. Lịch sử hình thành: 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Chỉnh lý: 5 1.2.1. Chức năng: 5 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 5 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 6 2.1. Hoạt động quản lý: 6 2.1.1. Tài liệu hành chính: 6 2.1.2. Tài liệu Khoa học kỹ thuật: 8 2.1.3. Tài liệu nghe nhìn: 9 2.1.4. Tài liệu xuất xứ cá nhân: 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ: 11 2.2.1. Văn bản quy định về chỉnh lý tài liệu giấy: 11 2.2.2. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ: 12 2.2.2.1. Soạn thảo văn bản: 12 2.2.2.2. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 15 2.2.2.4. Thu thập tài liệu vào lưu trữ: 16 2.2.2.5. Xác định giá trị tài liệu: 17 2.2.2.6. Chỉnh lý tài liệu: 18 2.2.2.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ: 21 Chương 3.NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 24 3.1. Nhận xét, đánh giá: 24 3.2. Đề xuất giải pháp, khuyến nghị: 24 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm: 3

1.1.1 Lịch sử hình thành: 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Chỉnh lý: 5

1.2.1 Chức năng: 5

1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 5

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 6

2.1 Hoạt động quản lý: 6

2.1.1 Tài liệu hành chính: 6

2.1.2 Tài liệu Khoa học kỹ thuật: 8

2.1.3 Tài liệu nghe nhìn: 9

2.1.4 Tài liệu xuất xứ cá nhân: 10

2.2 Hoạt động nghiệp vụ: 11

2.2.1 Văn bản quy định về chỉnh lý tài liệu giấy: 11

2.2.2 Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ: 12

2.2.2.1 Soạn thảo văn bản: 12

2.2.2.2 Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 14

2.2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 15

2.2.2.4 Thu thập tài liệu vào lưu trữ: 16

2.2.2.5 Xác định giá trị tài liệu: 17

2.2.2.6 Chỉnh lý tài liệu: 18

2.2.2.7 Bảo quản tài liệu lưu trữ: 21

Chương 3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 24

3.1 Nhận xét, đánh giá: 24

3.2 Đề xuất giải pháp, khuyến nghị: 24

KẾT LUẬN 25

PHỤ LỤC 26

LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta đều biết, công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhànước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tớiviệc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tàiliệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử vàcác nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ

ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tàiliệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốcgia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm

Là một sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà nội với chuyên ngành Lưutrữ học, em đã được các thầy cô giảng dạy, đồng thời qua tìm hiểu phần nào đãbiết được những đặc điểm, hoạt động của công tác lưu trữ Nhằm trang bị chosinh viên thêm những kiến thức và kĩ năng ngành nghề, Trường đại học Nội Vụ

Hà Nội đã tổ chức một đợt kiến tập cho sinh viên tại các cơ quan, đơn vị nhằmnâng cao trình độ hiểu biết cũng như đi gần hơn với thực tế và rèn luyện thêm ýthức làm việc Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành”

Được sự đồng ý của Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em đượctiếp nhận về Phòng Chỉnh Lý của Trung tâm để giúp các cán bộ lưu trữ thựchiện các nghiệp vụ đã được đào tạo và một số công việc khác dưới sự hướng dẫncủa các cán bộ chuyên viên trong Trung tâm Đây thực sự là môi trường thuậnlợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về công tác Lưu trữ Vớinhững kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong thời gian học tập ở trường,đồng thời với quá trình tự học và trực tiếp được thực hiện các công việc thực tế

ở nơi kiến tập, em nhận thức được rõ vai trò, nhiệm vụ của công tác Lưu trữtrong cuộc sống cũng như trong các cơ quan, từ đó rèn luyện sự năng động,nhiệt tình, tỉ mỉ, lòng say mê với nghề nghiệp của một cán bộ lưu trữ

Trong thời gian kiến tập gần 3 tuần (từ ngày 1/6 đến ngày 17/6/2016) tạiTrung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em đã nhận được sự hướng dẫn của các nhânviên, cán bộ, chuyên viên trong Trung tâm cũng như sự chỉ bảo tận tình và được

ở trong môi trường làm việc thân thiện của các chuyên viên trực tiếp hướng dẫn

kiến tập đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt kiến tập này.

Do thời gian, trình độ vốn kiến thức và kinh nghiệm còn có những hạnchế nhất định, vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót, chưakhách quan trong nhận định, đánh giá cũng như đưa ra đề xuất, giải pháp Vìvậy, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báucủa các cán bộ trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; các giảng viên trong khoaVăn thư-Lưu trữ để bài cáo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm:

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

Trung tâm có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản an toàn và

tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành trongquá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương; các cá nhân, gia đình,dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa xã hộichủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra phía Bắc và các

cơ quan, tổ chức cấp kỳ, liên khu, khu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từnăm 1945 đến nay

c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;

d) Các tài liệu khác được giao quản lý

2 Thực hiện hoạt động lưu trữ:

a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tậpthuộc phạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;

b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắpxếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tàiliệu và các biện pháp khác;

d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứutài liệu lưu trữ;

đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;3.Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác củaTrung tâm

4 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng

5 Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật

và quy định của Cục trưởng

6 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

1.1.3 Cơ cấu tổ chức:

Hiện tại, Trung tâm có các phòng chức năng và nghiệp vụ:

1 Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu

2 Phòng Chỉnh lý tài liệu

3 Phòng Bảo quản tài liệu

4 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

5 Phòng Tin học và công cụ tra cứu

6 Phòng Đọc

7 Phòng Tài liệu nghe nhìn

8 Phòng Hành chính - Tổ chức

9 Phòng kế toán

10 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giámđốc Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu tráchnhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ

chức thuộc Trung tâm Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm,miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc vàtrước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách Trung tâm cóhơn 100 viên chức.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Chỉnh lý:

- Trực tiếp quản lý vật tư, tài sản, biên chế do Trung tâm giao cho đơn vị;

- Tham gia thực hiện các công việc về phòng, chống cháy nổ và phòngchống lụt bão của Trung tâm;

- Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm vụcủa đơn vị để Trung tâm ban hành;

- Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Trung tâm giao

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ

QUỐC GIA III

2.1 Hoạt động quản lý:

Trung tâm đang quản lý trên 15 km giá tài liệu gồm 4 loại hình cơ bản:Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn; tài liệu cónguồn gốc cá nhân Cụ thể như sau:

2.1.1 Tài liệu hành chính:

Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông, trong đó khối tài liệu hànhchính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốcgia III Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay

có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác

Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơquan quyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam Ở đây bao gồm những hồ sơ,tài liệu về cuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ vềcác kỳ họp của Quốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về

kỳ họp đầu tiên Khoá thứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thươngChính trị thống nhất tổ chức tại TP Hồ Chí Minh năm 1975 Nói chung, tài liệuphông Quốc hội là những chứng cứ lịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp củaNhà nước Việt Nam như quá trình xây dựng các đạo luật cơ bản từ Hiến phápđầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này; quá trình soạn thảo và ban hànhcác Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng của Nhà nước

Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tàiliệu hình thành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay

Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu nàybao quát mọi lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngàyđầu thành lập nước đến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tớithống nhất nước và xây dựng XHCN ngày nay

Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các

nhóm chính sau:

- Tài liệu chung: Ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ cáccuộc họp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại vănbản pháp quy, Sắc lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng Chínhphủ; các loại báo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của Hội đồngQuốc phòng tối cao, của các ngành, các địa phương, các liên khu, về các phongtrào thi đua ái quốc

- Tài liệu về nội chính: Phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng

cố chính quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanhtra; địa giới hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách ruộng đất;cải tạo công thương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy quyền, phảnđộng; về tôn giáo và ngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác

- Trong nhóm tài liệu về quân sự: Có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh,

kế hoạch, báo cáo về quân sự Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách lượcquân sự trong từng thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự;

về việc sản xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự điều hành chỉđạo, lãnh đạo của Hội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc chiến tranhchống Pháp, chống Mỹ; về những tổn thất trong chiến tranh, về chính sách tùbinh, hàng binh và dân vận

- Tài liệu về ngoại giao: có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà Lạt(1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô ở Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954)

và Hội nghị Pari về lập lại hòa bình ở Việt Nam; các Hội nghị Quốc tế ủng hộViệt Nam; các hồ sơ về việc thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ướcHiệp định hợp tác quốc tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc và các tổchức quốc tế khác

- Nhóm tài liệu về kinh tế tài chính: Thể hiện chủ trương, chính sách, biệnpháp xây dựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng Việt Nam.Trong đó có các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế Tài chính toàn quốc và của BanKinh tế Trung ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch và báo cáo

về tình hình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, công thương nghiệp, tài chính, giao

thông công chính của các ngành và các địa phương Trong đó có những tài liệuphản ánh những đóng góp của nhân dân cho kháng chiến như "Tuần lễ vàng choquỹ Độc lập"

- Tài liệu về văn xã: phản ánh chủ trương, chính sách và hoạt động pháttriển văn hóa, giáo dục, y tế và xã hội của Nhà nước Việt Nam Trong đó cónhiều tài liệu phản ánh quá trình thành lập và phát triển của nhiều cơ quan vănhóa nghệ thuật; về các phong trào bình dân học vụ, xoá nạn mù chữ; về cácchương trình cải cách giáo dục

- Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê: lưu giữ những số liệu cơ bản về chỉtiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội dài hạn và ngắn hạn của Nhà nướcTrung ương, của các ngành và các địa phương; các số liệu thống kê tổng hợp vềkinh tế, văn hóa xã hội và dân số qua từng thời kỳ lịch sử khác nhau

Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các

Bộ, ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều

cơ quan hiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thươngbinh - Xã hội, Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương,Giao thông, Y tế, Văn hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngânhàng, Thể thao, Dầu khí Bên cạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là khối tài liệucủa các cơ quan hành chính cấp khu, liên khu đã giải thể như: Khu Tự trị ViệtBắc, Tây Bắc, Liên khu III, Liên khu IV, V, Uỷ ban Kháng chiến Hành chínhNam bộ, Trung bộ và các tỉnh miền Nam Mảng tài liệu này phản ánh xác thực

và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ và thắng lợi vẻ vangcủa nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống Thực dân Pháp

2.1.2 Tài liệu Khoa học kỹ thuật:

Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản gần 1000mét giá tài liệu Khoa học kỹ thuật của 32 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia,trong đó có các công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KVBắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao,Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu:Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh và nhiều công trình xây

dựng cơ bản khác.

2.1.3 Tài liệu nghe nhìn:

- Tài liệu phim điện ảnh:

Bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn phim) thời sự phản ánh cuộcsống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam Trong đó có 20 bộphim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiến tranh ở ViệtNam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ đã gây ra ởViệt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với nhân dân ViệtNam

- Tài liệu ảnh:

Gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm bản), 258 cuộnphim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ vànhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước

Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh

và phái đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954),Hội nghị Pari và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh về việccác phái đoàn Quốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nướcngoài đến Việt Nam Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch sửcách mạng tháng Tám năm 1945, những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946,tinh thần "Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh" của các chiến sĩ Trung đoàn Thủđô; ảnh về những trận đánh, những chiến dịch quân sự lớn trên các chiến trườngchống ngoại xâm của nhân dân ta

Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cảnước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi người từ trần; ảnh về quá trìnhchuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về cácđình, chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt độngvăn hóa thể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình lớn

- Tài liệu ghi âm:

Bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng và gần 300 đĩa,

băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật Cáccuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan trọngtrong lịch sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, Hội nghịChính trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các buổi míttinh kỷ niệm ngày Quốc khánh, ngày lễ, các buổi đón tiếp khách quốc tế Đángchú ý là hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh khiNgười đọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/9/1945, bài nói chuyện với Việtkiều tại Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng12/1946 và các bài nói chuyện, phát biểu khác của Người

Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toànquốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng

2.1.4 Tài liệu xuất xứ cá nhân:

Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn bảoquản một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ và một sốnhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác Đó là những tàiliệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhânnhư: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bảnthảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoa học Đây là nhữngnguồn tài liệu quý hiếm giúp để nghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cánhân sau này

Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn lưu giữ hơn 7vạn hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiếntranh chống Mỹ Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng,không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độchính sách mà còn là những kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của cácthế hệ tiền bối

Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung nhưtrên, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánhtoàn diện, đầy đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranhbảo vệ đất nước

Theo thống kê sơ bộ, hàng năm, Trung tâm nhập kho khoảng 300 mét giátài liệu các Phông thuộc nguồn nộp lưu Ngoài ra, nhập hơn 5000 tờ tài liệu sauquá trình đưa đi tu bổ phục chế Xuất kho khoảng gần chục nghìn mét giá tàiliệu, hơn 4000 hồ sơ, trên 600 hộp và hơn 50.000 tờ tài liệu phục vụ cho cáccông việc như: chỉnh lý, khử axít, sao lưu bảo hiểm, tu bổ phục chế, phục vụ độcgiả khai thác, sao trả hồ sơ kỷ vật cán bộ đi B… Trung tâm đã thực hiện tu bổtrên 20.000 tờ tài liệu; khử a xít gần 200.000 tờ tài liệu thuộc các phông Đặcbiệt, Trung tâm luôn bảo vệ an toàn và vệ sinh thường xuyên kho tài liệu,thường xuyên kiểm tra thiết bị phòng cháy chữa cháy và vận hành các phươngtiện máy móc, kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm trong kho Luôn duy tu, bảo dưỡng Hệthống điều hòa trung tâm, hệ thống hút ẩm để đảm bảo được nhiệt độ và độ ẩmthích hợp trong kho.

- Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 Quy địnhdanh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử

- Bản hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu lưu trữ hành chính

2.2.2 Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ:

2.2.2.1 Soạn thảo văn bản:

Các bước soạn thảo văn bản: dựa theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư và theo Thông tư

số 01/2011/TT-BNV ngày 10 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để ban hành ra các văn bản đúngthẩm quyền

- Xác định vấn đề, nội dung cần văn bản hóa;

- Lựa chọn thông tin, tài liệu;

- Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;

- Xây dựng đề cương bản thảo;

- Viết dự thảo;

- Biên tập dự thảo;

- Trao đổi ý kiến và sửa chữa dự thảo;

- Hoàn thiện văn bản

Một số loại văn bản hành chính thông dụng:

1 Soạn thảo công văn

Công văn hành chính có bố cục nội dung gồm ba phần: phần mở đầu,phần nội dung chính và phần kết thúc

* Phần mở đầu

Cần trình bày mục đích, lý do hoặc cơ sở để ban hành văn bản Tuy nhiên,khi vận dụng vào thực tiễn thì phần mở đầu của mỗi công văn theo từng mụcđích ban hành lại được trình bày khác nhau

- Công văn trao đổi: Trình bày mục đích, lý do trao đổi (trình bày thựctrạng hoặc tình hình thực hiện các nhiệm vụ, thuận lợi, khó khăn để làm cơ sởtrao đổi)

- Công văn trả lời: Trình bày mục đích, lý do trả lời (cần nhắc lại sự việchoặc văn bản đã nhận được và những căn cứ hoặc cơ sở trả lời)

- Công văn đôn đốc, nhắc nhở: Trình bày mục đích, lý do đôn đốc, nhắcnhở (nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao hoặc chỉ đạo cấp dưới; những ưu tiên và

nhược điểm; đặc biệt nhấn mạnh những nhược điểm cần khắc phục).

- Công văn mời họp, mời dự hội nghị: Trình bày mục đích, lý do tổ chứchội nghị (lý do mời)

* Phần nội dung chính

Phần nội dung chính của công văn là phần quan trọng nhất để trình bàymục đích ban hành văn bản Tùy theo mục đích ban hành mà nội dung công văn

có sự khác nhau về nội dung, ngôn ngữ diễn đạt Khi soạn thảo phần này cần căn

cứ vào mục đích, tính chất của từng loại công văn; căn cứ vào đối tượng nhậnvăn bản và những yêu cầu, mức độ cụ thể để trình bày:

- Nếu là công văn trao đổi, đề nghị thì nội dung phải hợp lý có tính khảthi, xác đáng, lập luận chắt chẽ và logic Lời lẽ thể hiện tính khiêm tốn và cầuthị, không được mang tính áp đặt hoặc những yêu cầu khó thực hiện

- Công văn trả lời thì nội dung phải rõ ràng, mạch lạc; sử dụng các luận

cứ để nội dung trả lời có sức thuyết phục; trường hợp từ chối phải lịch sự, nhãnhặn

- Công văn đôn đốc nhắc nhở phải nêu rõ các nhiệm vụ giao cho cấpdưới, các biện pháp thực hiện; thời gian thực hiện; trách nhiệm của các cá nhân,

tổ chức

- Công văn mời họp, nội dung phải nêu được tóm tắt nội dung chính (nếucần thiết); thành phần tham dự; thời gian; địa điểm; yêu cầu, đề nghị về tài liệu,phương tiện, kinh phí… (nếu có)

- Công văn hướng dẫn thì nội dung phải cụ thể, dễ hiểu và mạch lạc đểđối tượng dễ thực hiện Khi trình bày nội dung công văn, nếu nội dung có nhiều

ý thì phân thành các tiểu mục để trình bày Những nội dung đơn giản thì mỗi ýtrình bày bằng một đoạn văn

* Phần kết thúc

Cần trình bày ngắn gọn để xác định trách nhiệm thực hiện hoặc yêu cầu,

đề nghị (chế độ thông tin báo cáo, yêu cầu quán triệt và thực hiện, đề nghị giúp

đỡ, cảm ơn đối với đối tượng nhận văn bản),

2 Soạn thảo tờ trình

Tờ trình có bố cục nội dung gồm 3 phần:

* Phần mở đầu

Trình bày ngắn gọn và rõ mục đích, lý do trình hoặc căn cứ pháp lý đốivới vấn đề cần trình, duyệt Trong đó, cần phân tích những căn cứ thực tế làmnổi bật nhu cầu cấp thiết của vấn đề đề nghị

* Phần nội dung chính

- Trình bày nội dung vấn đề trình duyệt (đề án, phương án, kế hoạch côngtác, dự thảo văn bản …) Đối với những nội dung đơn giản, có thể trình bày trựctiếp trong tờ trình; đối với những nội dung phức tạp, chỉ cần trình bày một cáchtóm tắt nội dung chính còn những nội dung cụ thể và chi tiết có thể được trìnhbày tại các văn bản kèm theo (đề án, kế hoạch, dự toán …)

- Nêu các phương án thực hiện: Phương án phải khả thi và cần được trìnhbày cụ thể, rõ ràng với các luận cứ kèm theo các tài liệu, thông tin có độ tin cậycao

- Phân tích những ý nghĩa, lợi ích và hiệu quả của các vấn đề trình duyệt

để có sức thuyết phục cho tờ trình được phê duyệt

- Có thể dự kiến trước những vấn đề có thể gặp (khó khăn, vướng mắc)

để đề xuất luôn các giải pháp khắc phục và tiến độ thực hiện

- Đề xuất các kiến nghị với cấp trên

* Phần kết

- Bày tỏ sự mong muốn tờ trình được phê duyệt: “Đề nghị cấp có thẩmquyền xem xét, phê duyệt”

- Thể hiện nghi thức giao tiếp: “Xin trân trọng cảm ơn.”

2.2.2.2 Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

* Quản lý văn bản đến:

- Tiếp nhận văn bản đến

+ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

+ Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến

- Đăng ký văn bản đến

- Trình, chuyển giao văn bản đến