MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2 I. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 2 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 2 2. Vị trí và chức năng 3 3. Nhiệm vụ và quyền hạn 3 4. Cơ cấu tổ chức 4 II. Khảo sát tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 5 PHẦN II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 7 I. Hoạt động quản lý 7 1. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý về lưu trữ 7 2. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học công nghệ trong công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm 8 3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ. 8 4. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm 9 5. Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ. 9 II. Hoạt động nghiệp vụ 9 1. Lưu trữ hiện hành 9 1.1 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu bảo quản tại lưu trữ hiện hành 9 1.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành của TTLTQG III 10 1.3. Thu thập tài liệu và kho lưu trữ cố định 10 1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 10 1.5. Tình hình bảo quản tài liệu 10 1.6. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 11 2. Lưu trữ lịch sử 11 2.1. Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ lịch sử bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 11 2.1.1. Khối tài liệu hành chính: 11 2.1.2. Khối tài liệu khoa học kỹ thuật. 12 2.1.3. Khối tài liệu nghe nhìn. 12 2.1.4. Khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ. 12 2.1.5. Khối tài liệu sưu tầm. 13 2.2. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 13 2.3. Thu thập và Sưu tầm tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử 14 2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 14 2.5. Tình hình bảo quản và tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15 2.5.1. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử 15 2.5.2. Công tác tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử 16 2.6. Ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 16 2.7. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 17 PHẦN III: NHỮNG NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 19 PHẦN IV: NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 21 I. Nhận xét về công tác lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 21 II. Một số kiến nghị về công tác lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 22 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26
Trang 1MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2
I Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 2
1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 2
2 Vị trí và chức năng 3
3 Nhiệm vụ và quyền hạn 3
4 Cơ cấu tổ chức 4
II Khảo sát tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 5
PHẦN II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 7
I Hoạt động quản lý 7
1 Xây dựng và ban hành văn bản quản lý về lưu trữ 7
2 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học công nghệ trong công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm 8
3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ 8
4 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm 9
5 Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ 9
II Hoạt động nghiệp vụ 9
1 Lưu trữ hiện hành 9
1.1 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu bảo quản tại lưu trữ hiện hành 9
1.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành của TTLTQG III 10
1.3 Thu thập tài liệu và kho lưu trữ cố định 10
1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 10
1.5 Tình hình bảo quản tài liệu 10
1.6 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 11
Trang 22 Lưu trữ lịch sử 11
2.1 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ lịch sử bảo quản ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 11
2.1.1 Khối tài liệu hành chính: 11
2.1.2 Khối tài liệu khoa học kỹ thuật 12
2.1.3 Khối tài liệu nghe nhìn 12
2.1.4 Khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ 12
2.1.5 Khối tài liệu sưu tầm 13
2.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.13 2.3 Thu thập và Sưu tầm tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử 14
2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 14 2.5 Tình hình bảo quản và tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15
2.5.1 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử 15
2.5.2 Công tác tu bổ tài liệu lưu trữ lịch sử 16
2.6 Ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 16
2.7 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 17
PHẦN III: NHỮNG NỘI DUNG THỰC HÀNH NGHIỆP VỤ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 19
PHẦN IV: NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 21
I Nhận xét về công tác lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 21
II Một số kiến nghị về công tác lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 22
KẾT LUẬN 25
PHỤ LỤC 26
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Qua việc gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôivới hành” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ đạo cho học viên đi thực tập thực
tế để kết hợp với các kiến thức được học trên lớp.Thông qua việc được nghiên cứukhảo sát và thực hành về công tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp nhằm giúphọc viên hiểu rõ hơn về công tác này tại các cơ quan, doanh nghiệp đó đồng thờigiúp học viên nâng cao ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộvăn thư – lưu trữ trong tương lai Hơn thế nữa, đây cũng là cơ hội cho học viên được
cọ xát với thực tiễn, được vận dụng những kiến thức lý luận đã học để giải quyếtmột số vấn đề cụ thể về công tác lưu trữ tại các cơ quan, doanh nghiệp Với mongmuốn được tìm hiểu nhiều hơn và rõ ràng hơn về công tác lưu trữ, tôi đã lựa chọnnội dung này để thực tập
Trong quá trình thực tập, tôi đã củng cố thêm được nhiều kiến thức và dễdàng áp dụng lý luận vào thực tiễn Đồng thời, tôi cũng tăng cường được kỹ năngngành nghề và làm quen được với môi trường làm việc tại Trung tâm Ngoài ratrong quá trình tiếp xúc trực tiếp với tài liệu tôi đã ngày càng củng cố được kiếnthức cơ bản chuyên môn của mình
Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này, tôi xin gửi lời cảm ơn trân thànhnhất tới tập thể ban lãnh đạo và các cán bộ, viên chức của Trung tâm Lưu trữ Quốcgia III đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáotrong công việc đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, tốt nhất để tôi có điềukiện tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm, thực hành một số nghiệp vụ về công táclưu trữ để tôi có thể rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân,nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình nhằm phục vụtốt công việc sau này
Trang 4PHẦN I: KHẢO SÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
I Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thành lập theo Quyết định số 118/TCCBngày 10/6/1995 của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội Vụ) và hoạt độngtheo Quyết định số 166/QĐ – VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaTrung tâm Lưu trữ quốc gia III
1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Khi mới thành lập, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III gồm BanGiám đốc và 6 phòng, ban với 32 cán bộ, công chức Nhưng để đáp ứng yêu cầuchuyên môn cũng như nhu cầu ngày càng tăng cao của xã hội đối với ngành Văn thư –Lưu trữ nên các phòng ban cũng như chức năng, nhiệm vụ của nó cũng thay đổi Trungtâm đã thành lập thêm Phòng Phim ảnh – ghi âm, kiện toàn Xưởng tu bổ phục chế, giaothêm chức năng về ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng các công cụ tra cứu,thống kê tài liệu lưu trữ cho Phòng Tin học Tính đến thời điểm hiện tại, Trung tâmgồm có Ban Giám đốc và 10 phòng chức năng và nghiệp vụ với hơn 100 cán bộ, viênchức Như vậy, so với thời kỳ đầu mới thành lập, cơ cấu tổ chức của Trung tâm đãđược hoàn thiện và dần đi vào ổn định, đảm bảo được tính hợp lý và khoa học
Trong 20 năm qua, Trung tâm đã thu thập được hơn 11.000 mét giá tài liệu hànhchính và khoa học kỹ thuật, hơn 2000 giờ băng và hàng nghìn tấm ảnh có giá trị Hơnnữa, Trung tâm còn quan tâm thu thập tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêubiểu Đến nay Trung tâm đã và đang thu thập và bảo quản hơn 100 phông tài liệu cánhân thuộc nhiều lĩnh vực như văn hóa, lịch sử, khoa học kỹ thuật Theo thống kê sơ
bộ, hàng năm, Trung tâm nhập kho khoảng 300 mét giá tài liệu các Phông thuộc nguồnnộp lưu Ngoài ra, nhập hơn 5000 tờ tài liệu sau quá trình đưa đi tu bổ phục chế Xuấtkho khoảng gần chục nghìn mét giá tài liệu, hơn 4000 hồ sơ, trên 600 hộp và hơn50.000 tờ tài liệu phục vụ cho các công việc như: chỉnh lý, khử a xít, sao lưu bảo hiểm,
tu bổ phục chế, phục vụ độc giả khai thác, sao trả hồ sơ kỷ vật cán bộ đi B… Trung tâm
Trang 5đã thực hiện tu bổ trên 20.000 tờ tài liệu; khử a xít gần 200.000 tờ tài liệu thuộc cácphông.
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đang tích cực từng bước cải tiến đểthực hiện tốt nhiệm vụ tăng cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trịtài liệu lưu trữ bằng cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho
xã hội theo hướng đa dạng hóa hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu và đảmbảo an toàn về tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổquốc
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng
và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội
c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý
3.2 Thực hiện hoạt động lưu trữ
a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộcphạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp xếp, vệ
Trang 6sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và các biệnpháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệulưu trữ;
e) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản ở Trung tâm;
3.3 Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác củaTrung tâm
3.4 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phícủa Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng
3.5 Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật
và quy định của Cục trưởng
3.6 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao
4 Cơ cấu tổ chức
4.1 Lãnh đạo Trung tâm
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có 01 Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc:
- Giám đốc: bà Trần Việt Hoa;
- Các Phó Giám đốc: ông Nguyễn Minh Sơn, bà Mai Thị Xuân, bà Vũ Thị KimHoa
4.2 Cơ cấu tổ chức
Ngày 28/10/2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số166/QĐ – VTLTNN về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Theo quyết định này hiện nay cơ cấu tổ chứccủa Trung tâm gồm:
1 Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu
2 Phòng Chỉnh lý tài liệu
3 Phòng Bảo quản tài liệu
4 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu
5 Phòng Tin học và Công cụ tra cứu
6 Phòng Đọc
Trang 77 Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8 Phòng Hành chính – Tổ chức
9 Phòng Kế toán
10 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy
Việc thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức thuộc Trung tâm do Cục trưởngquyết định
II Khảo sát tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức của bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Việc tổ chức, cũng như chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chứccủa các đơn vị do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quy định:
1 Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu: gồm 13 cán bộ, viên chức; có chứcnăng, nhiệm vụ và quyền hạn trong việc tổ chức hướng dẫn thực hiện việc sưu tầm,lựa chọn, thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổchức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định của pháp luật và thẩm quyền được giao
2 Phòng Chỉnh lý tài liệu: gồm 09 cán bộ, viên chức; có chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn trong việc tổ chức thực hiện việc phân loại, chỉnh lý, xác định giátrị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc giaIII
3 Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: gồm 07 cán bộ, viên chức; có chứcnăng, nhiệm vụ và quyền hạn trong việc tổ chức thực hiện việc xây dựng, quản lý
hệ thống cơ sở dữ liệu, công cụ tra cứu, thống kê về tài liệu, tư liệu lưu trữ; triểnkhai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, công tác văn thư, lưutrữ của Trung tâm
4 Phòng Bảo quản tài liệu: gồm 24 cán bộ, viên chức; có chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn trong việc tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản antoàn tài liệu lưu trữ; sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ,phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác đối với khối tài liệu giấy theo quyđịnh
5 Phòng Tài liệu nghe nhìn: gồm 08 cán bộ, viên chức; có chức năng, nhiệm
Trang 8vụ và quyền hạn trong việc tổ chức thực hiện việc quản lý, bảo quản, xử lý kỹthuật, nghiệp vụ khối tài liệu nghe nhìn theo quy định.
6 Phòng Đọc: gồm 07 cán bộ, viên chức; có chức năng, nhiệm vụ và quyềnhạn trong việc tổ chức, hướng dẫn và thực hiện các hình thức phục vụ khai thác, sửdụng tài liệu, tư liệu lưu trữ cho độc giả
7 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu: gồm 06 cán bộ, viên chức; có chứcnăng, nhiệm vụ và quyền hạn trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ tuyêntruyền, giới thiệu, công bố tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trungtâm Lưu trữ quốc gia III
Trang 9PHẦN II: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước có trụ sở tại số 34 Phan Kế Bính – phường Cống Vị – Ba Đình – Hà Nội,
có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tàiliệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương
và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nướcCộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra Do
đó, công tác lưu trữ của Trung tâm phải tìm hiểu trên hai phương diện là lưu trữ lịch sử
và lưu trữ hiện hành
I Hoạt động quản lý
1 Xây dựng và ban hành văn bản quản lý về lưu trữ
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là đơn vị sự nghiệp mới thành lập (tháng6/1995) nên khối lượng tài liệu, tư liệu sản sinh trong quá trình hoạt động củaTrung tâm không nhiều Hiện nay Trung tâm đã có kho lưu trữ cơ quan đặt tạiTầng 3 nhà A1 đồng thời Trung tâm đã ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưutrữ (ban hành kèm theo Quyết định số 428/QĐ – TTIII ngày 01/09/2015 của Trungtâm Lưu trữ quốc gia III), trong đó đã quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ cơquan
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp và thuộc sự quản lý, chỉđạo về nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Trong thời gian qua,ngoài việc tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các văn bản quy phạm pháp luật; cácvăn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ công tác lưu trữ của Chính phủ, Bộ Nội
vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, ngoài ra Trung tâm còn ban hành một sốvăn bản quy định hướng dẫn về công tác lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản tạiTrung tâm như sau:
- Quyết định số 117/QĐ – TTIII ngày 15/12/1999 về việc ban hành quy định
về xuất, nhập tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
Trang 10- Công văn số 215/TTIII ngày 02/10/2001 về việc hướng dẫn cụ thể xác định
hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Quyết định số 145/QĐ – TTIII ngày 21/9/2005 về việc ban hành Mẫuphiếu tin và Bản hướng dẫn biên mục phiếu tin để lập cơ sở dữ liệu quản lý khối
hồ sơ và kỷ vật cán bộ đi B thuộc phông Ủy ban Thống nhất Chính phủ hiện đangbảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III;
- Quyết định số 166/QĐ – TTIII ngày 7/10/2005 về việc ban hành Bản quyđịnh đánh số phông cho các phông tài liệu hành chính đang bảo quản tại Trung tâmLưu trữ quốc gia III;
- Quyết định số 83/QĐ – TTIII ngày 19/4/2006 về Nội quy ra vào kho lưutrữ, nội quy sử dụng tài liệu tại phòng Đọc
- Quyết định số 191a/QĐ – TTIII ngày 17/07/2013 về việc ban hành Quyđịnh khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan Trung tâm Lưu trữ quốcgia III
Việc Trung tâm ban hành được những văn bản trên đã tạo nên sự thống nhất,khoa học trong thực hiện các khâu nghiệp vụ và góp phần giúp các phòng chuyênmôn hoàn thành tốt mọi kế hoạch công tác đề ra…
2 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học công nghệ trong công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm
- Trung tâm hiện đang sử dụng một số phần mềm ứng dụng trong văn thư vàlưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ xây dựng như: phần mềm quản lý văn bản đi -đến chạy trên mạng LAN; phần mềm thống kê phông và sưu tập lưu trữ; phần mềmtra cứu hồ sơ, văn bản của phông lưu trữ
- Ngoài ra, Trung tâm còn ứng dụng công nghệ CD-ROM vào việc lậpphông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm
3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm văn thư, lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ.
- Chưa có nhiều lớp bồi dưỡng cho các cán bộ trong cơ quan
Trang 114 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm
- Việc thanh tra, kiểm tra do phòng Hành chính – Tổng hợp đảm nhiệm sau
đó báo lên ban lãnh đạo để đề ra các phương hướng giải quyết phù hợp
5 Hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ.
- Hiện nay Trung tâm chưa có nhiều đoàn tham quan của nước ngoài nênviệc hợp tác quốc tế của Trung tâm chưa được mở rộng
- Qua quan sát, trung tâm tiếp nhận số lượng độc giả nước ngoài đến đọc tàiliệu khá lớn do đó việc phục vụ các độc giả nước ngoài tại Trung tâm đang đượctiến hành khá chu đáo, bài bản
II Hoạt động nghiệp vụ
- Nội dung chủ yếu của tài liệu:
+ Các văn bản quy phạm pháp luật chung của Quốc hội, Chính phủ và các Bộ,ngành Trung ương gửi đến;
+ Tài liệu chung về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xâydựng cơ bản;
+ Tài liệu dự toán, quyết toán thu chỉ của Trung tâm;
+ Tài liệu về cơ cấu tổ chức, nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện các chế
độ chính sách;
+ Tài liệu về hoạt động đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên)…
- Qua khảo sát, khối tài liệu giai đoạn 1995 – 2005 thuộc phông Trung tâm Lưutrữ quốc gia III đã được chỉnh lý hoàn chỉnh với số lượng tài liệu 40m, trong đó:
+Khối tài liệu lâu dài – vĩnh viễn : từ hồ sơ số 01 đến hồ sơ số 195;
Trang 12+Khối tài liệu tạm thời: từ hồ sơ số 196 đến hồ sơ số 206.
1.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hiện hành của TTLTQG III
- Được thực hiện theo đúng quy định tại tại Quyết định số 428/QĐ – TTIIIngày 01/09/2015 của Trung tâm lưu trữ quốc gia III về việc ban hành Quy chếcông tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm
- Tính tới nay, Trung tâm đã chỉnh lý khoa học hoàn chỉnh khối tài liệu giaiđoạn 1995 – 2005 thuộc phông Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và đã có mục lục hồ sơ
để tra tìm tài liệu Ngoài ra, các tài liệu có thời kì sau 2005 vẫn đang được chỉnh lý
1.3 Thu thập tài liệu và kho lưu trữ cố định
Về cơ bản, các cán bộ chuyên môn đã có ý thức trong việc nộp lưu hồ sơ tài liệuvào kho hiện hành của Trung tâm nhưng một số hồ sơ xây dựng cơ bản chưa quyết toánkịp thời nên vẫn chưa được giao nộp theo đúng quy định
1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của Trung tâm III đã được tin học hóa, cán bộ văn thư – lưu trữ
đã được tham gia các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưutrữ Đồng thời, khối tài liệu giai đoạn 1995 – 2005 thuộc phông Trung tâm Lưu trữquốc gia III đã được xây dựng cơ sở dữ liệu để viên chức tra tìm thuận tiện, dễ dàng vànhanh chóng
1.5 Tình hình bảo quản tài liệu
- Kho hiện hành của Trung tâm được đặt tại Tầng 3 nhà A1 được bảo quản theođúng quy định gồm các phương tiện bảo quản: giá, hộp, bìa theo đúng tiêu chuẩn đượcban hành tại Quyết định số 1687/QĐ – BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học
và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia: bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảoquản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Được sắp xếp một cách khoa học, theo đúng quy định trong Công văn số111/NVĐP ngày 04/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn bảoquản tài liệu lưu trữ;
- Có một số tài liệu quý, hiếm đã được đưa đi số hóa và bảo quản tại Trungtâm Bảo hiểm tài liệu;
Trang 13- Ngoài ra còn có các thiết bị hỗ trợ: máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hútbụi, quạt thông gió, hệ thống báo cháy và chữa cháy…
1.6 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu
- Trung tâm hiện chưa có phòng đọc để phục vụ khai thác sử dụng tài liệulưu trữ hiện hành mà mới chỉ dùng phòng văn thư làm phòng đọc tạm thời do đómới chỉ áp dụng được hình thức cấp phát bản chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục
và trích lục tài liệu lưu trữ (chủ yếu cho viêm chức Trung tâm)
- Ngoài ra, tại bộ phận văn thư của Trung tâm có hai giá đựng những hộp hồsơ: tập lưu công văn; sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ chuyển giao văn bản; sổ độcgiả, hành chính; sổ, tập lưu công văn xây dựng cơ bản từ năm 2011 – 2014 để phục
vụ tra cứu sử dụng khi cần thiết
2 Lưu trữ lịch sử
2.1 Thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ lịch sử bảo quản
ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Trung tâm hiện đang quản lý trên 15 km giá tài liệu của các cơ quan Nhà nước
và đoàn thể Trung ương, các nhân vật tiêu biểu, gồm:
2.1.1 Khối tài liệu hành chính:
Khối này bao gồm tài liệu của gần 300 phông là các cơ quan Trung ương và địaphương Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội gồm những
hồ sơ, tài liệu về cuộc tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06.01.1946, hồ sơ vềcác kỳ họp của Quốc hội và Ủy ban Thường vụ Quốc hội… Chiếm một số lượng lớn
và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài liệu hình thành trong hoạt động của PhủThủ tướng từ năm 1945 - 1985 được phân thành các nhóm: tài liệu chung, tài liệu nộichính, quân sự, ngoại giao… Đặc biệt khối sắc lệnh có bút tích của Chủ tịch Hồ ChíMinh Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cònđang bảo quản nhiều phông tài liệu của các bộ, ngành cơ quan Trung ương, các cơ quanhành chính cấp khu, liên khu đã giải thể đã giải thể Mảng tài liệu này phản ánh xácthực và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ và thắng lợi vẻ vangcủa nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống thực dân Pháp
Trang 142.1.2 Khối tài liệu khoa học kỹ thuật
Khối này gồm tài liệu của hơn 50 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, như: LăngChủ tịch Hồ Chí Minh và Quảng trường Ba Đình, Thủy điện Hòa Bình, Đường dây
500 KV Bắc - Nam và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác Bên cạnh đó, Trungtâm còn đang bảo quản hồ sơ bản đồ, địa giới hành chính các cấp
2.1.3 Khối tài liệu nghe nhìn.
- Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 100 bộ phim phản ánh cuộc sống sinhhoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam
- Tài liệu ảnh: gần 155.000 tấm phim và ảnh phản ánh các hoạt động của Đảng,Chính phủ và nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước Bêncạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và bạn bè khắpnăm châu với Chủ tịch Hồ Chí Minhh khi Người từ trần; Ảnh về quá trình chuẩn bị vàxây dựng công trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình lịch sử Ngoài ra còn nhiềuảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về các đình chùa, lễ hội truyềnthống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt động văn hóa thể thao; ảnh về quá trìnhxây dựng một số công trình lớn - Tài liệu ghi âm: Bao gồm hơn 4.000 cuộn băng vớigần 3.000 giờ băng và gần 300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện vàghi âm nghệ thuật phản ánh những mốc lớn, những sự kiện quan trọng trong lịch sử dântộc Đáng chú ý là hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh.Một nhóm lớn băng đĩa ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toàn quốc, các bản nhạc, cáctác phẩm nổi tiếng do các ca sĩ trình bày Những tài liệu ghi âm nghệ thuật này đã phảnánh được một phần lịch sử của nền âm nhạc Việt Nam và đời sống tinh thần vô cùngphong phú của dân tộc ta
2.1.4 Khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
Trung tâm III còn bảo quản một khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của gần 70văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác
có thời gian từ 1919 - 1994 Đó là những tài liệu được hình thành trong quá trình sống
và hoạt động sáng tác của các cá nhân như: tài liệu tiểu sử, văn bằng chứng chỉ, thư từ,
Trang 15sổ sách, giấy tờ công vụ, bản thảo các tác phẩm, công trình sáng tác và nghiên cứu khoahọc Đây là những nguồn tài liệu quý hiếm giúp cho người đọc có thể nghiên cứu vềchân dung và cuộc đời của các cá nhân sau này Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ Quốcgia III còn lưu giữ hơn 7 vạn hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi Btrong thời kỳ chiến tranh chống Mỹ Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứngquan trọng, không những giúp cho các cán bộ đi B và thân nhân của họ giải 7 quyết cácchế độ chính sách mà còn là những kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của cácthế hệ tiền bối
2.1.5 Khối tài liệu sưu tầm.
Hiện nay trong kho của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III còn có một khối tài liệuđược sưu tầm, thu thập về từ nhiều nguồn cá nhân và các cơ quan khác nhau, trong đó
có nhiều tài liệu quý hiếm, có giá trị cao được phân thành các nhóm: tài liệu của cánhân: tài liệu (bản sao) phục vụ các đợt triển lãm, trưng bày; tài liệu phim ảnh về Chủtịch Hồ Chí Minh Trung tâm còn thực hiện việc thu thập tài liệu truyền khẩu của cácnhà văn, nhà thơ Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dungnhư trên, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánhtoàn diện, đầy đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh bảo vệ đấtnước của dân tộc ta trong suốt hơn 63 năm qua
2.2 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Do số lượng tài liệu quá nhiều vì vậy diện tích kho không đủ vì vậy Trung tâmhiện đang xây dựng mở rộng kho để có đủ diện tích bảo quản tài liệu Hiện nay, tài liệu
có giá trị lịch sử tại Trung tâm được sắp xếp và bảo quản tạm thời tại nhà kho A1 củaTrung tâm Tài liệu trong kho được tổ chức tạm thời như sau:
- Tầng 1: Nhóm phông các cơ quan quản lý tổng hợp và Tài liệu nghe nhìn;
- Tầng 2: Tài liệu hành chính gồm nhóm các phông về kinh tế;
- Tầng 4: Tài liệu khoa học kỹ thuật;
- Tầng 5: Tài liệu hành chính gồm nhóm phông văn hóa, giáo dục, y tế, xã hội;các khu, liên khu đã giải thể; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ