Thực trạng các công tác của phòng bảo quản tài liệu Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả bảo quản an toàn tài liệu Lưu trữ

MỤC LỤC A.LỜI MỞ ĐẦU B.NỘI DUNG 1 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1 1.1 Quá trình hình thành và phát triển 1 1.2 Vị trí và chức năng 1 1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 1 1.4 Cơ cấu tổ chức 2 CHƯƠNG II. CÔNG TÁC BẢO QUẢN KHO TÀNG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3 2.1Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 3 2.1.1Khái niệm về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 3 2.1.2 Vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bảo quản của Kho tàng 3 2.1.3 Nội dung bảo quản tài liệu 3 2.2Thực trạng công tác bảo quản tại trung tâm Lưu trữ quốc gia III 4 2.2.1Phòng bảo quản (Xem hình ảnh Phòng Bảo quản ở phụ lục 2) 4 2.2.1.1 Vị trí và chức năng của Phòng Bảo quản 4 2.2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Bảo quản 4 2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng bảo quản 5 2.2.1.4. Nội dung và thành phần tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 5 2.2.1.5. Các công tác chuyên môn thực hiện 19 2.2.2 Kho và các thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Xem hình ảnh ở phụ lục số 3) 19 2.2.3Các hình thức, biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 23 2.2.3.1. Thực trạng công tác tổ chức sắp xếp, thống kê tài liệu trong kho hiện nay 23 2.2.3.2. Chế độ bảo quản kho bảo quản tài liệu lưu trữ 24 2.2.3.3. Hệ thống quản lý, thống kê tài liệu 28 2.2.3.4. Công tác xuấtnhập tài liệu phục vụ nghiên cứu, sử dụng các yêu cầu chuyên môn 28 2.2.3.5. Tu bổ, phục chế tài liệu 29 CHƯƠNG III. NHẬN ĐỊNH VÀ GIẢI PHÁP 42 3.1 Nhận xét 42 3.2 Đề xuất và giải pháp 42 C. KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC A.LỜI MỞ ĐẦU

B.NỘI DUNG 1

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1

1.1 Quá trình hình thành và phát triển 1

1.2 Vị trí và chức năng 1

1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 1

1.4 Cơ cấu tổ chức 2

CHƯƠNG II CÔNG TÁC BẢO QUẢN KHO TÀNG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3

2.1Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 3

2.1.1Khái niệm về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 3

2.1.2 Vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bảo quản của Kho tàng 3

2.1.3 Nội dung bảo quản tài liệu 3

2.2Thực trạng công tác bảo quản tại trung tâm Lưu trữ quốc gia III 4

2.2.1Phòng bảo quản (Xem hình ảnh Phòng Bảo quản ở phụ lục 2) 4

2.2.1.1 Vị trí và chức năng của Phòng Bảo quản 4

2.2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Bảo quản 4

2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng bảo quản 5

2.2.1.4 Nội dung và thành phần tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 5

2.2.1.5 Các công tác chuyên môn thực hiện 19

2.2.2 Kho và các thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Xem hình ảnh ở phụ lục số 3) 19

2.2.3Các hình thức, biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 23

2.2.3.1 Thực trạng công tác tổ chức sắp xếp, thống kê tài liệu trong kho hiện nay 23

2.2.3.2 Chế độ bảo quản kho bảo quản tài liệu lưu trữ 24

2.2.3.3 Hệ thống quản lý, thống kê tài liệu 28

2.2.3.4 Công tác xuất-nhập tài liệu phục vụ nghiên cứu, sử dụng các yêu cầu chuyên môn 28

2.2.3.5 Tu bổ, phục chế tài liệu 29

CHƯƠNG III NHẬN ĐỊNH VÀ GIẢI PHÁP 42

3.1 Nhận xét 42

3.2 Đề xuất và giải pháp 42

C KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Để những giá trị của tài liệu Lưu trữ còn mãi lưu truyền đến nhiều thế hệ sau thìcông tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm củacác Trung tâm Lưu trữ quốc gia nói chung và của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nóiriêng.

Để hiểu hơn về các công tác bảo quản an toàn tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ quốcgia III được thực hiện như thế nào, đã tốt hay chưa, có đảm bảo theo các quy định của

Nhà nước không… Sau đây em xin được trình bày đề tài “Thực trạng các công tác của phòng bảo quản tài liệu Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả bảo quản an toàn tài liệu Lưu trữ”.

Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế cho nên bài báo cáonày còn nhiều thiếu sót khó tránh khỏi Vì vậy em rất mong nhận được nhiều ý kiếnđóng góp của các thầy cô giáo, bạn bè để em có cơ hội học tập thêm kinh nghiệm và

có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau này

Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cán

bộ, nhân viên Phòng Hạnh chính-Tổ chức, đặc biệt là Phòng Bảo quản tài liệu đã tạođiều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập và các thầy, cô giáo trường Đại họcNội vụ Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành bản báo cáo thực tập này

Xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 02 tháng 7 năm 2016

B NỘI DUNG CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại 34 Phan Kế Bính, phường Cống

Vị, Ba Đình, Hà Nội Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưutrữ quốc gia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.Thành lập ngày 10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản antoàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cáchmạng tháng Tám năm 1945 đến nay

Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đượchình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước Trung ương,các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập từ những ngày đầutiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay Những tài liệu này là nhữngchứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện cả một quá trình thànhlập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập suốt mấy chục năm qua

1.2 Vị trí và chức năng

1 Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước có chức năng trực tiếp quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ đốivới tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được giao

2 Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản vàtrụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội

1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

1 Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các

cơ quan, tổ chức và cá nhân:

a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan, tổ chức chấp liênkhu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;

b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủnghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;

c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;

d) Các tài liệu khác được giao quản lý

2 Thực hiện hoạt động lưu trữ:

a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập thuộcphạm vi trực tiếp quản lý của Trung tâm;

b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp xếp,

vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu và cácbiện pháp khác;

d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tàiliệu lưu trữ;

đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm;

3 Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm

4 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phícủa Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng

5 Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật và quyđịnh của Cục trưởng

6 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

1.4 Cơ cấu tổ chức

1 Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu

2 Phòng Chỉnh lý tài liệu

3 Phòng Bảo quản tài liệu

4 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

5 Phòng Tin học và công cụ tra cứu

6 Phòng Đọc

7 Phòng Tài liệu nghe nhìn

8 Phòng Hành chính - Tổ chức

9 Phòng kế toán

10 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Lãnh đạo Trung tâm

1 Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc

2 Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệmtrước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm Giám đốc Trungtâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức thuộc Trung tâm

3 Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đềnghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vựccông tác được phân công phụ trách

(Xem Sơ đồ tổ chức bộ máy của TTLTQG III ở Phụ lục 01)

CHƯƠNG II CÔNG TÁC BẢO QUẢN KHO TÀNG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

2.1Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

2.1.1Khái niệm về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹthuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tàiliệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

Trong đó các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệubao gồm: việc xây dựng, sửa chữa, thiết kế các kho lưu trữ; trang thiết bị bảo quản tàiliệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật

để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, vệ sinh, an ninh trong các tòanhà và các kho lưu trữ; và việc áp dụng các biện pháp đặc biệt để bảo quản và vậnchuyển tài liệu lưu trữ

2.1.2 Vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác bảo quản của Kho tàng

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng Muốn gìn giữ tàiliệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích phát triển xã hội thì cần có những biệnpháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc do con người gây ra.Đặc biệt, nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, cho nên các yếu tố nắng, mưa,

vi sinh vật, côn trùng… tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn Nếu không có biệnpháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng Vì vậy, bảo quản tàiliệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp

Công tác bảo quản làm tốt sẽ góp phần nâng cao nhận thức của người dân về ýnghĩa và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, một nguồn di sản văn hóa của dân tộc Từ

đó người dân sẽ có sự nhìn nhận và đánh giá xác đáng về những đóng góp của tài liệulưu trữ và công tác lưu trữ

2.1.3 Nội dung bảo quản tài liệu

Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ,

xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảohiểm đối với những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng

Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ trước hết cần đề ra và thực hiện đúng các chế độ

quy định, sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của cácnhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể cả việc phòng kẻ địch phá hoại, lấy cắp tài liệu.

Việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại cùng các kinh nghiệmtruyền thống để hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéodài tuổi thọ của chúng

Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng thì áp dụng các biệnpháp tu bổ, phục chế và làm phông bảo hiểm cho các tài liệu đó, đặc biệt là phải khửaxít đối với tài liệu lưu trữ bị nhiễm axít

Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ rất đa dạng, liên quan đến nhiềungành khoa học tự nhiên như vật lý, hoá học, sinh vật, khí tượng… các thành tựu khoahọc của các ngành trên đang ngày càng được áp dụng rộng rãi trong công tác bảo quảntài liệu lưu trữ

2.2Thực trạng công tác bảo quản tại trung tâm Lưu trữ quốc gia III

2.2.1Phòng bảo quản (Xem hình ảnh Phòng Bảo quản ở phụ lục 2)

2.2.1.1 Vị trí và chức năng của Phòng Bảo quản

Phòng Bảo quản tài liệu là đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, cóchức năng tham mưu giúp Giám đốc thực hiện các biện pháp bảo vệm bảo quản antoàn tài liệu lưu trữ; sắp xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ,phục chế, số hóa tài liệu và các biện pháp khác đối với khối tài liệu giấy theo quy định

2.2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Bảo quản

Phòng Bảo quản tài liệu tham mưu giúp Giám đốc:

1 Xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác bảo quản, khử trùng, khử axít, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu, tư liệu lưu trữ theo quy định

2 Trực tiếp quản lý các kho tài liệu lưu trữ và tổ chức sắp xếp khoa học cácPhông, công trình, sưu tầm tài liệu lưu trữ trong kho theo phương án được duyệt

3 Xuất, nhập tài liệu lưu trữ phục vụ mọi lĩnh vực công tác của Trung tâm

4 Tiến hành vệ sinh, thực hiện các biện pháp duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánhsáng, lưu thông không khí phù hợp cho các kho lưu trữ và từng loại hình tài liệu lưutrữ theo quy định

5 Tổ chức thực hiện việc tu bổ, phục chế, khử trùng, khử a xít và các biệnpháp phòng, chống các tác nhân gây hư hỏng tài liệu lưu trữ theo quy định

kế hoạch được duyệt.

7 Thống kê tài liệu chỉ các mức độ mật

8 Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động thựctiễn của đơn vị

9 Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng nhiệm vụ củađơn vị

10 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản do Trung tâmgiao cho đơn vị

11 Tham gia thực hiện các công việc về phòng cháy chữa cháy và phòng,chống thiên tai của Trung tâm

12 Tham gia thực hiện các hoạt động dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ của Trungtâm (khi được giao)

13 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao

2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng bảo quản

gồm có 1 Trưởng phòng, không quá 02 Phó trưởng phòng và các nhân viên làm

ở các vị trí như:

1 Bộ phận khử a xít

2 Bộ phận tu bổ, phục chế

3 Bộ phận kho

4 Bộ phận số hóa tài liệu

2.2.1.4 Nội dung và thành phần tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III

Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm 4 loại hình chủ yếu sau:

1 Tài liệu Hành chính

2 Tài liệu Khoa học kỹ thuật

3 Tài liệu phim ảnh ghi âm

4 Tài liệu xuất xứ cá nhân

I - Tài liệu Hành chính:

Với số lượng hơn 5000 mét giá của 246 phông, trong đó khối tài liệu hànhchính chiếm một vị trí lớn nhất trong kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.Đây là những tài liệu gốc, chính bản, trong đó có nhiều bản viết tay hay có bút tích của

Chủ tịch Hồ Chí Minh và nhiều lãnh đạo Nhà nước khác.

Một trong những khối tài liệu quan trọng nhất là phông Quốc hội - cơ quanquyền lực cao nhất của Nhà nước Việt Nam Ở đây bao gồm những hồ sơ, tài liệu vềcuộc Tổng tuyển cử bầu Quốc hội đầu tiên ngày 06/01/1946, hồ sơ về các kỳ họp củaQuốc hội và Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, trong đó có hồ sơ về kỳ họp đầu tiên Khoáthứ nhất của Quốc hội, và hồ sơ về Hội nghị Hiệp thương Chính trị thống nhất tổ chứctại TP Hồ Chí Minh năm 1975 Nói chung, tài liệu phông Quốc hội là những chứng cứlịch sử phản ánh các hoạt động lập pháp của Nhà nước Việt Nam như quá trình xâydựng các đạo luật cơ bản từ Hiến pháp đầu tiên năm 1946 đến các Hiến pháp sau này;quá trình soạn thảo và ban hành các Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quyết quan trọng củaNhà nước

Chiếm một số lượng lớn và có một vị trí đặc biệt quan trọng là khối tài liệu hìnhthành trong hoạt động của Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến nay.Với sự đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, khối tài liệu này bao quát mọilĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội Việt Nam, từ những ngày đầu thành lập nướcđến các cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nhất nước và xâydựng XHCN ngày nay

Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng đã được phân loại thành các nhómchính sau:

1 Tài liệu chung: ở đây bao gồm các nhóm tài liệu chính như hồ sơ các cuộchọp Hội đồng Chính phủ và Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các loại văn bản phápquy, Sắc lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước và của Thủ tướng Chính phủ; các loạibáo cáo định kỳ, báo cáo về tình hình kháng chiến của Hội đồng Quốc phòng tối cao,của các ngành, các địa phương, các liên khu, về các phong trào thi đua ái quốc

2 Tài liệu về nội chính phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng cốchính quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanh tra; địagiới hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách ruộng đất; cải tạo côngthương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy quyền, phản động; về tôn giáo vàngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác

3 Trong nhóm tài liệu về quân sự có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh, kếhoạch, báo cáo về quân sự Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách lược quân sự

xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự điều hành chỉ đạo, lãnh đạo củaHội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc chiến tranh chống Pháp, chống Mỹ; vềnhững tổn thất trong chiến tranh, về chính sách tù binh, hàng binh và dân vận

4 Tài liệu về ngoại giao có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà Lạt(1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô ở Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954) và Hộinghị Pari về lập lại hòa bình ở Việt Nam; các Hội nghị Quốc tế ủng hộ Việt Nam; các

hồ sơ về việc thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ước Hiệp định hợp tácquốc tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc và các tổ chức quốc tế khác

5 Nhóm tài liệu về kinh tế tài chính thể hiện chủ trương, chính sách, biện phápxây dựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng Việt Nam Trong đó

có các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế Tài chính toàn quốc và của Ban Kinh tế Trungương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch và báo cáo về tình hình sản xuấtnông, lâm, ngư nghiệp, công thương nghiệp, tài chính, giao thông công chính của cácngành và các địa phương Trong đó có những tài liệu phản ánh những đóng góp củanhân dân cho kháng chiến như "Tuần lễ vàng cho quỹ Độc lập"

6 Tài liệu về văn xã phản ánh chủ trương, chính sách và hoạt động phát triểnvăn hóa, giáo dục, y tế và xã hội của Nhà nước Việt Nam Trong đó có nhiều tài liệuphản ánh quá trình thành lập và phát triển của nhiều cơ quan văn hóa nghệ thuật; vềcác phong trào bình dân học vụ, xoá nạn mù chữ; về các chương trình cải cách giáodục

7 Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê lưu giữ những số liệu cơ bản về chỉ tiêuchiến lược phát triển kinh tế xã hội dài hạn và ngắn hạn của Nhà nước Trung ương,của các ngành và các địa phương; các số liệu thống kê tổng hợp về kinh tế, văn hóa xãhội và dân số qua từng thời kỳ lịch sử khác nhau

Ngoài hai nguồn tài liệu chính nêu trên, còn hàng loạt các phông của các Bộ,ngành cơ quan Trung ương, trong đó có nhiều cơ quan đã giải thể và nhiều cơ quanhiện đang hoạt động như các Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thương binh - Xã hội,Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương, Giao thông, Y tế, Vănhóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngân hàng, Thể thao, Dầu khí Bêncạnh đó, chiếm một vị trí đáng kể là khối tài liệu của các cơ quan hành chính cấp khu,liên khu đã giải thể như: Khu Tự trị Việt Bắc, Tây Bắc, Liên khu III, Liên khu IV, V,

Uỷ ban Kháng chiến Hành chính Nam bộ, Trung bộ và các tỉnh miền Nam Mảng tài

liệu này phản ánh xác thực và đầy đủ cuộc kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ

và thắng lợi vẻ vang của nhân dân cả nước ta trong 9 năm kháng chiến chống Thựcdân Pháp

II - Tài liệu Khoa học kỹ thuật:

Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang bảo quản gần 1000 mét giátài liệu Khoa học kỹ thuật của 32 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, trong đó có cáccông trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV Bắc - Nam, Nhà máyThủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển PhàRừng, mỏ Apatít Lào Cai và mỏ Prít Giáp Lai, các cầu: Thăng Long, Chương Dương,Bến Thủy, Sông Gianh các dự án: đường cao tốc Nội Bài - Lào Cai, đường tránhVinh và nhiều công trình xây dựng cơ bản khác

III - Tài liệu nghe nhìn:

1 Tài liệu phim điện ảnh: bao gồm gần 96 bộ phim (với gần 500 cuộn phim)thời sự phản ánh cuộc sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất của nhân dân Việt Nam.Trong đó có 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay trong thời điểm chiếntranh ở Việt Nam với những hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ đã gây

ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với nhân dân ViệtNam

2 Tài liệu ảnh: gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm bản),

258 cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ vànhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước.Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh và phái đoànViệt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954), Hội nghị Pari và cácHội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh về việc các phái đoàn Quốc hội,Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nước ngoài đến Việt Nam Một nhómlớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch sử cách mạng tháng Tám năm 1945, nhữngngày toàn quốc kháng chiến năm 1946, tinh thần "Quyết tử cho Tổ quốc quyết sinh"của các chiến sĩ Trung đoàn Thủ đô; ảnh về những trận đánh, những chiến dịch quân

sự lớn trên các chiến trường chống ngoại xâm của nhân dân ta Bên cạnh đó còn hàngngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và bạn bè khắp 5 Châu với Bác

Hồ khi người từ trần; ảnh về quá trình chuẩn bị và xây dựng công trình Lăng Bác và

Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về cácđình, chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt động văn hóathể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình lớn

3 Tài liệu ghi âm bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng và gần

300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật Cáccuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan trọng trong lịch

sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị Chính trị đặc biệt(1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các buổi mít tinh kỷ niệm ngày Quốckhánh, ngày lễ, các buổi đón tiếp khách quốc tế Đáng chú ý là hàng trăm băng ghi

âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Người đọc bản Tuyên ngôn Độclập ngày 02/9/1945, bài nói chuyện với Việt kiều tại Pari (Pháp) ngày 15/7/1946, lờikêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946 và các bài nói chuyện, phát biểu kháccủa Người Một nhóm lớn đĩa, băng video ghi lại các đợt hội diễn văn nghệ toànquốc, các bản nhạc, ca khúc dân ca nổi tiếng

IV - Tài liệu xuất xứ cá nhân:

Ngoài các loại hình tài liệu trên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn bảo quảnmột khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân của hơn 50 văn nghệ sĩ và một số nhà hoạtđộng tiêu biểu trong các lĩnh vực khoa học xã hội khác Đó là những tài liệu được hìnhthành trong quá trình sống và hoạt động sáng tác của các cá nhân như: tài liệu tiểu sử,văn bằng chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ công vụ, bản thảo các tác phẩm, công trìnhsáng tác và nghiên cứu khoa học Đây là những nguồn tài liệu quý hiếm giúp đểnghiên cứu về chân dung và cuộc đời của các cá nhân sau này

Bên cạnh đó, hiện nay ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn lưu giữ hơn 7 vạn

hồ sơ cá nhân cùng một số kỷ vật của các cán bộ đi B trong thời kỳ chiến tranh chống

Mỹ Những hồ sơ, kỷ vật này là những minh chứng quan trọng, không những giúp chocác cán bộ đi B và thân nhân của họ giải quyết các chế độ chính sách mà còn là những

kỷ vật về một thời chiến đấu vì cách mạng của các thế hệ tiền bối

Như vậy, với sự đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung như trên, tàiliệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn sử liệu phản ánh toàn diện, đầy

đủ và xác thực nhất cả quá trình lịch sử xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước

Thống kê các phông tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

21 Cục Nông trường Quân đội

22 Cục Quản lý Nông trường Quốc doanh

23 Bộ Giao thông công chính

24 Nha Công chính hỏa xa

25 Nha Công chính

26 Nha Bưu điện - VTĐ

27 Tổng cục Bưu điện

28 Kho Bưu điện Trung ương

29 Bộ Giao thông và Bưu điện

30 Bộ Thủy lợi Kiến trúc

31 Bộ Thủy lợi Điện lực

32 Nha Thủy lợi

48 Ngân hàng Kiến thiết - Bộ Tài chính

49 Đài Tiếng nói Việt Nam

50 UBLLVH với nước ngoài

51 UBLLVH với Lào và Campuchia

52 Vụ Trao đổi VH với nước ngoài

53 Khu học xá TW

54 Trường Thiếu nhi Việt Nam

55 Trường Đại học KTTC

56 Trường Đại học Sư phạm

57 Trường Bổ túc Công nông TW

64 Uỷ ban Điều tra tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ

65 Uỷ ban Tố cáo tội ác chiến tranh của Đế quốc Mỹ

66 Đảng Xã hội Việt Nam

67 Đảng Dân chủ Việt Nam

68 Đoàn Thanh niên xung phong

69 Uỷ ban Bảo vệ Bà mẹ Trẻ em Việt Nam

70 Uỷ ban Thanh niên Việt Nam

71 Tổng cục Dầu khí Việt Nam

83 Khu Lao động Việt Bắc

84 Khu Công thương Việt Bắc

85 Khu Công nghiệp Việt Bắc

86 Khu ủy Liên khu Việt Bắc và các tổ chức quần chúng

87 Sở Nông lâm Việt Bắc

88 Sở Nông nghiệp Việt Bắc

89 Sở Lâm nghiệp Việt Bắc

90 Sở Thủy lợi Việt Bắc

91 Sở Kiến trúc Việt Bắc

92 Sở Thủy lợi và Kiến trúc Việt Bắc

93 Sở Giao thông Việt Bắc

94 Sở Bưu điện Việt Bắc

95 Sở Tài chính Việt Bắc

96 Sở Ngoại thương Việt Bắc

97 Sở Thương nghiệp Việt Bắc

98 Sở Văn hóa Việt Bắc

99 Sở Giáo dục Việt Bắc

100 Sở Y tế Việt Bắc

101 Sở Thể dục Thể thao

102 Chi hội Văn nghệ Việt Bắc

103 Viện Điều dưỡng Việt Bắc

104 UBHC Khu tự trị Việt Bắc

105 UBHC Khu tự trị Tây Bắc

106 Uỷ ban Kế hoạch Tây Bắc

107 Sở Công nghiệp Tây Bắc

108 Sở Nông lâm Tây Bắc

109 Sở Lương thực Tây Bắc

110 Sở Kiến trúc Tây Bắc

111 Sở Bưu điện Tây Bắc

112 Sở Thương nghiệp Tây Bắc

118 Viện Kiểm sát Nhân dân Tây Bắc

119 UB KCHC Sơn La - Lai Châu

120 UB KCHC khu Tả Ngạn

121 Khu Lao động Tả Ngạn

122 Khu Giao thông Tả Ngạn

123 Khu Bưu điện Tả Ngạn

124 Khu Tài chính Tả Ngạn

125 Phân sở Thuế Tả Ngạn

126 Khu Y tế Tả Ngạn

127 UBHC Liên khu 3

128 UB Kế hoạch Thống kê Liên khu 3

129 Khu Lao động Liên khu 3

130 Khu Công thương Liên khu 3

131 Khu Nông lâm Liên khu 3

132 Khu Thủy lợi Liên khu 3

133 Khu Công chính Liên khu 3

134 Khu Giao thông Liên khu 3

135 Khu Bưu điện Liên khu 3

136 Khu Tài chính Liên khu 3

137 Phân sở Thuế Liên khu 3

138 Khu Y tế Liên khu 3

139 UBHC Liên khu 4

140 Khu Công thương Liên khu 4

141 Khu Giao thông Liên khu 4

142 Khu Tài chính Liên khu 4

143 Khu Lao động Liên khu 4

144 Khu Y tế Liên khu 4

145 UB KCHC Liên khu 5

146 Liên hiệp Cung ứng Vật tư khu vực 5

147 Công ty Thiết bị phụ tùng Đà Nẵng

148 Công ty Hóa chất Vật liệu điện Đà Nẵng

149 Công ty Kim phí phế liệu Đà Nẵng

150 Công ty Tiếp nhận Vật tư Đà Nẵng

151 Trạm Vật tư Tổng hợp Đà Nẵng

152 Tổng kho Vật tư Đà Nẵng

153 Ban Cán sự Lao Hà Tiên và các đơn vị trực thuộc

154 Ngân hàng các tỉnh Liên khu 5

155 Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường

177 Bộ Cơ khí luyện kim

185 Sở Quốc doanh Nông nghiệp

186 Học viện Nông lâm

187 Cục Lâm nghiệp

188 Cục Thuế nông nghiệp (thuộc Bộ Tài chính)

189 Cục Thu quốc doanh

190 Cục Thuế công thương nghiệp

197 Tổng Công ty Hóa chất Vật liệu điện

198 Liên hiệp Cung ứng Vật tư Khu vực I

199 Liên hiệp Cung ứng Vật tư Khu vực III

200 Liên hiệp Cung ứng Vật tư Khu vực IV

201 Liên hiệp XNK Vật tư

202 Ban Tiếp chuyển Vật tư B

II - Tài liệu Khoa học kỹ thuật:

7 Đê điều Liên khu III

8 Đê điều Liên khu IV

9 Mỏ A-pa-tít Lào Cai

10 Công trình cải tạo mỏ Py-rít Giáp Lai

11 Công trình Supe Lâm Thao mở rộng

12 Sân bay Thủ đô

13 Bệnh viện 500 giường Vinh

14 Sưu tập thiết kế các trường đại học y, dược

15 Khối các bệnh viện

16 Cầu Bến Thủy

17 Cầu Chương Dương

18 Cầu Thăng Long

19 Trụ sở HĐND và UBND TP Hà Nội

20 Công trình Thủy điện sông Đà

21 Công trình đường Bắc Thăng Long - Nội Bài

22 Cầu Việt Trì

23 Phà Rừng

24 Công ty Khoáng sản Lâm Đồng

25 Hồ sơ xây dựng đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ

26 Nhà máy Nhiệt điện Phả Lại

27 Đường dây 500KV Bắc - Nam

28 Cầu Đò Quan

29 Cầu Bình

30 Đường đầu cầu Việt Trì

31 Đường Nam Thăng Long

32 Cầu sông Gianh

33 Đường Cao tốc Láng - Hòa Lạc

34 Tài liệu địa giới hành chính của 60 tỉnh, thành phố

35 Đường cao tốc Nội Bài - Lào Cai

III - Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ:

48 Hội Nhà văn Việt Nam

49 Cục Biểu diễn nghệ thuật

50 Gia phả họ Đỗ

51 Gia phả họ Đường

2.2.1.5 Các công tác chuyên môn thực hiện

1 Công tác bảo quản tài liệu;

3 Công tác số hóa tài liệu;

4 Công tác tu bổ, bồi nền tài liệu;

5 Công tác khử a xít tài liệu;

6 Các công tác khác

2.2.2 Kho và các thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Xem hình ảnh ở phụ lục số 3)

Kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (kho A1) được xây dựng khá kiên

cố, có sức chứa 15km giá tài liệu và đưa vào sử dụng đã giải quyết được rất nhiều tàiliệu từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I chuyển giao và từ các nguồn thu của các cơquan, tổ chức, cá nhân Tài liệu được sắp xếp từ tầng 1-9 và chia thành 02 khối A, C.Kho được trang bị hệ thống báo cháy, điều hòa trung tâm, lắp đặt các thiết bị theo dõinhiệt độ, độ ẩm theo đúng quy định ( hoạt động 24/7 ); hệ thống giá com-pắc cố định

và di động tiết kiệm được rất nhiều diện tích kho; cặp ( hộp ) đựng hồ sơ được làm từgiấy phi acid Tuy nhiên, từ khi đưa vào sử dụng đến nay đã được gần 15 năm nên hệthống điều hòa trung tâm đã và đang xuống cấp nghiêm trọng cần phải thay thế và sửachữa, tường kho cũng bị bong tróc nhiều, có kho còn bị ngấm nước khi trời mưa to

->Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu

1 Nguyên nhân do môi trường

a) Nhiệt độ và độ ẩm

Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nắng nóng, mưa nhiềunên nhiệt độ trung bình hàng năm khoảng 25°c và độ ẩm tương đối trên 80%; tuynhiên trong 10 năm gần đây (2002 – 2011) nhiệt độ trung bình hằng năm đã tăng25,4°c, độ ẩm tương đối 80,9% ( theo kết quả của Trung tâm Dự báo Khí tượng Thuỷvăn Trung ương) Như vậy là trái đất ngày càng nóng lên và trở thành điều kiện bất lợicho công tác bảo quản an toàn tài liệu

Chúng ta biết mặc dù giấy và mực có độ bền tương đối, song những chất liệukhác (bột giấy nghiền, mực làm từ acid) sẽ hư hỏng nhanh chóng dưới môi trườngkhông đảm bảo Dù chúng ta không thể triệt tiêu mọi quá trình lão hoá của tài liệu,song chúng ta có thể làm chậm lại đáng kể quá trình hư hỏng của tài liệu, thông quaviệc tạo ra môi trường ôn hoà Việc kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm tương đối là mộtnhiệm vụ khó khăn Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm tương đối có ý nghĩa then chốt đểkiểm soát môi trường hiệu quả, từ đó có kế hoạch tổng thể về trang thiết bị và bảo vệ

chống ỉại những biến đổi khí hậu có thể xảy ra Việc kiểm soát môi trường rất quantrọng vì nhiệt độ, độ ẩm tương đối không thích hợp có thể hạn chế nghiêm trọng đếntuổi thọ của tài liệu hoặc kích thích sự phát triển của nấm mốc, côn trùng Chúng tabiết rằng nhiệt độ và độ ẩm tương đối có mối quan hệ tương tác, thay đổi trong yếu tốnày, có thể đưa tới thay đổi yếu tố kia Ví dụ: ở nhiệt độ 0°c mỗi m3 không khí có thểchứa 6g hơi nước và ở 20°c sức chứa tăng lên 17g/m3 không khí Qua đó ta thấy rằngkhông khí ấm giữ nhiều độ ẩm hơn không khí mát Ngoài ra quá trình hư hỏng của tàiliệu có thể xảy ra do phản ứng hoá học, mà chủ yếu là ảnh hưởng của môi trường vìnhiệt độ, độ ẩm làm gia tăng phản ứng hoá học, gây ra sự phá huỷ của acid, phản ứnghoá học có thể tăng gấp đôi nếu nhiệt độ tăng thêm 10°c Ảnh hưởng giao động vềnhiệt độ và độ ẩm tương đối là mối quan ngại đến tình trạng vật lý của tài liệụ Vì vậychúng ta phải luôn cần duy trì một chế độ nhiệt độ, độ ẩm tương đối ổn định.

b) Ảnh hưởng của bụi và khí hoá chất

Môi trường bên ngoài sản sinh ra bụi và khí hoá chất như khí thải của nhà máy,nhiên liệu cháy, từ các toà nhà đang xây dựng… Bụi cũng chứa chất hấp thu khác nhưdioxit sunfiir (SO2) trong khí quyển hoặc tài liệu thu về chưa được vệ sinh sạch sẽ.Bụi cũng được tạo ra từ tài liệu mục mủn hoặc những hạt nhỏ từ bêtông, xi măng củatoà nhà mới xây, những hạt bụi này có nhiều kiềm, dễ gây ra hư hỏng cho tài liệu Nếutrong kho tàng thiếu không khí thì acid acetic hay foormaldehyl cũng được tạo ra.Ngoài ra, trong công tác bảo quản chúng ta có thể đã dùng một số loại hoá chất nhưGastoxin, photoxin… để khử trùng hoặc foormaldehyl, thymol để xử lý nấm mốc hoặchoá chất để khử acid thì bao giờ cũng còn một dư lượng hoá chất nhất định, nếu dưlượng này quá tiêu chuẩn cho phép thì sẽ xảy ra tác dụng ngược lại đối với tài liệu vàngười sử dụng

Bụi và sự tác hại của chúng đối với tài liệu: Những bụi từ bêtông, sàn khothường gọi là hạt bụi, những hạt bụi này gây ra hư hại vật lý, đặc biệt có thể dẫn đến

sự ăn mòn và làm xước tài liệu nếu như chúng ta lau chùi không đúng cách Bụi sinhhọc có chứa các bào tử nấm mốc, các bào tử này sẽ phát triển nếu độ ẩm tương đốitrong kho > 70% Ngoài ra bụi còn thu hút và chứa các sinh vật gây hại, cho phép côntrùng ẩn nấp và làm tổ trong môi trường an toàn Bụi là nguồn dinh dưỡng quan trọngcho các sinh vật khác Vậy bụi cũng là nguyên nhân cho côn trùng và nấm mốc phát

Khí hoá chất có thể là khí thải từ các dư lượng hoá chất còn lại trong công tácbảo quản, ô nhiễm từ môi trường bên ngoài hoặc sản sinh ra từ tài liệu Khí hoá chấtgồm có: Dioxitsunflir (SO2), OxitNitơ (NO); Dioxitcacbon (CO2); khí ôzôn (O3) lànhững chất gây ra hư hại cho tài liệu Một số khí acid có thể tạo thành acid nếu độ ẩmtrong kho quá cao Khí ôzôn là ôxy hoá phản ứng mạnh và có thể gây ra tai họa đặcbiệt với giấy tráng nhũ gelatin Những nhân tố làm tăng ảnh hưởng của khí acid lànhiệt độ, độ ẩm cao trong môi trường kho, tất cả những điều này làm tăng tác động củakhí acid lên tài liệu.

c) Ánh sáng

Ánh sáng cũng góp phần làm hư hỏng tài liệu, tư liệu lưu trữ Ánh sáng có thểlàm suy yếu và làm giòn sợi giấy và có thể làm giấy ngả màu vàng hoặc sẫm lại Ánhsáng cũng gây ra lớp trung gian làm bạc màu hoặc đổi màu giấy Bất cứ sự tiếp xúcnào với ánh sáng cho dù chỉ trong thời gian ngắn đều gây hại cho tài liệu Ánh sángbình thường được đo bằng độ lux, mặc dù tất cả các bước sóng đều có hại, nhưng tiacực tím (UV) là có hại nhất đối với tài liệu lưu trữ, vì cường độ năng lượng của nó Tiacực tím và sóng ngắn mang đến rất nhiều thay đổi về tính chất lý, hoá Khi giấy bị ánhsáng có tia cực tím chiếu thì sẽ phá vỡ liên kết gluxit và làm yếu các liên kết khác làhiện quang hoá học

2 Nguyên nhân do sinh vật

a) Côn trùng

Côn trùng là sinh vật gây hại cho tài liệu và tư liệu với tốc độ rất nhanh (đặcbiệt là mối) Côn trùng không những cắn, phá tài liệu, tư liệu mà còn đào thải các chấtcặn bã lên bề mặt tài liệu và đó cũng là nguyên nhân để nấm mốc phát triển Các loàicôn trùng thường gặp trong kho tài liệu là ba đuôi, gián, bọ cánh cứng… Côn trùng cótrong kho từ 3 nguồn khác nhau: Tài liệu nhập vào kho đã có côn trùng, côn trùng cósẵn trong kho và từ bên ngoài xâm nhập vào Thức ăn chủ yếu của côn trùng là chấtliệu có chứa xenlulo như: giấy, vải Côn trùng đẻ ra trứng, sau đó phát triển thành ấutrùng và thành con trưởng thành Quá trình này hoàn toàn phụ thuộc vào nhiệt độ, độ

ẩm Nếu nhiệt độ, độ ẩm cao côn trùng sẽ phát triển một cách nhanh chóng

b) Nấm mốc

Nấm mốc là những thể nấm rất nhỏ bé, tự sinh sống bằng cách tự hấp thụ thức

ăn ở khắp nơi trên bề mặt của hiện vật Sự phát triển của nấm mốc phụ thuộc vào 2

nhân tố: dinh dưỡng và môi trường sống Các chất liệu có nguồn gốc hữu cơ như giấy,vải, hồ dán đều trở thành môi trường dinh dưỡng của nấm mốc Nhiệt độ, độ ẩm, ôxy

có vai trò quyết định đến sự xâm nhập và phát triển của nấm mốc Độ ẩm tương đốitrên bề mặt chất liệu lớn hơn độ ẩm tương đối trong phòng kho là nhân tố tác động đến

sự phát triển của nấm mốc mà độ ẩm tương đối lại phụ thuộc vào sự thông thoáng vànhiệt độ Khi độ ẩm tương đối >70% thì các bào tử nấm mốc phát triển Nhiệt độ trungbình phát triển của nấm mốc là trên 22°c, tuy nhiên cũng có ỉoài nấm mốc phát triển ởnhiệt độ, độ ẩm cao hơn hoặc thấp hom Ôxy cũng rất cần cho sự phát triển của nấmmốc Trong môi trường không có ôxy hoặc thiếu ôxy có thể tránh được sự xâm hại củanấm mốc Các bào tử nấm tản ra và phát tán trong môi trường nhờ sự lưu thông củakhông khí, sự di chuyển của côn trùng…

Nấm mốc và côn trùng có quan hệ tương tác lẫn nhau Nấm mốc phát triểnđược ngoài nhờ nhiệt độ, độ ẩm thích họp còn do sự di chuyển và chất đào thải củacôn trùng; côn trùng dùng bào tử nấm mốc để làm thức ăn và là nơi đẻ trứng

3 Tình trạng vật lý của tài liệu

Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm nhiều loại hình và các chấtliệu mang tin khác nhau Trải qua thời gian, tình trạng vật lý của tài liệu đã xuống cấpnghiêm trọng ở các mức độ khác nhau Hầu như toàn bộ tài liệu giấy giai đoạn 1945-

1985 đã bi nhiễm a xít mức cao

Tình trạng vật lý tài liệu trong kho thưởng ở những dạng sau:

+ Tài liệu bị ố, dòn, gãy mùn, chữ bay màu do giấy đã bị nhiễm a xít

+ Tài liệu bị ẩm, nấm mốc

+ Tài liệu bị rách do mối xông, do côn trùng gặm nhấm, ghim gỉ sắt ô xy hóa.+ Tài liệu bị rách, nhàu nát, quăn mép do tác động của ngoại cảnh (vậnchuyển)

Tình trạng vật lý của tài liệu nghe nhìn cũng đang ở mức báo động trước nguy

cơ hủy hoại như nhiều cuộn phim điện ảnh bị nấm mốc, chua, nhão (25 cuộn), nhiềutài liệu ghi âm bị quăn, xoắn bong bột từ, méo tiếng, rất nhiều tài liệu ảnh quý bị nấmmốc, ố, dính, bết, mờ, chua…

Nguyên nhân chính dẫn đến quá trình lão hóa và nguy cơ hủy hoại của tài liệu

là do điều kiện cơ sở vật chất trước đây còn nghèo nàn, không đủ tiêu chuẩn kỹ thuật

tiêu chuẩn để bảo quản lâu dài Hơn nữa, trong những năm chiến tranh chúng ta phảinhiều lần sơ tán tài liệu nên đã ảnh hưởng nhiều đến tình trạng vật lý của tài liệu.

2.2.3 Các hình thức, biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

2.2.3.1 Thực trạng công tác tổ chức sắp xếp, thống kê tài liệu trong kho hiện nay

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang quản lý một khối lượng tài liệurất lớn khoảng trên 13km tài liệu giấy (gồm 239 phông tài liệu hành chính và tài liệukhoa học kỹ thuật, 108 phông tài liệu cá nhân), hơn 10.000 giờ băng ghi âm, gần 400cuộn phim điện ảnh và hơn 100.000 ảnh với diện tích sàn kho là 348.836m2 Trong đótài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh khoảng gần 5km giá, việc sắp xếp tài liệu lên giá đã ổnđịnh theo từng phông, còn khoảng 7km giá tài liệu cần được chỉnh lý còn để rải rác ởcác kho Tài liệu được sắp xếp theo các kho bảo quản riêng: kho tài liệu hành chính,kho tài liệu khoa học kỹ thuật, kho tài liệu phim ảnh, ghi âm… và được sắp xếp theomột nguyên tắc nhấy định, những phông hoặc khối tài liệu có liên quan đến nhau thìđược xếp gần nhau Ngoài ra, hàng năm trung tâm đều có kế hoạch dự phòng cácphông tài liệu thu về nhưng không tránh khỏi tình trạng tào liệu thu về nhiều nhưngdiện tích kho dự phòng ít nên xảy ra trường hợp 01 phông nhưng lại để ở nhiều khohoặc một phông gồm tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật thì tài liệu hànhchính để một kho, còn tài liệu khoa học kỹ thuật (bản vẽ) để kho chuyên dụng Để sắpxếp khoa học những phông tài liệu này theo đúng trật tự của phông là vô cùng khókhăn, việc này đã ảnh hưởng không nhỏ cho công tác thống kê, khai thác sử dụng.Điều này đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức nhưng vẫn chưa đem lại hiệu quả nhưmong muốn

Để thực hiện tốt Đề án “Phát huy giá trị và chống nguy cơ hủy hoại tài liệu” hàngnăm, Trung tâm đã tiến hành công tác tu bổ tài liệu đối với những phông có tình trạngvật lý kém và có tần số khai thác sử dụng cao như: Phông Quốc hội, Phông Phủ Thủtướng, Phông Bộ Giáo dục và Đào tạo… Đến nay, khối tài liệu trong kho đã tu bổ được

số lượng tài liệu tương đối lớn (khoảng gần 800.000 tờ) những cũng mới giải quyếtđược một phần nhỏ tài liệu (khoảng 30%), còn rất nhiều tài liệu trong kho chưa được tu

bổ mà tình trạng cũng đang ở mức báo động Tài liệu sau khi tu bổ khi đưa vào các hộp,cặp thì xảy ra trường hợp dôi dư hộp, cặp không xếp được lên giá phải để dưới đất, đểsắp xếp lại đòi hỏi phải mất nhiều thời gian công sức nhất là khi các phông đã được sắp

xếp cố định trong kho, diện tích lại không dư thừa Bên cạnh đó, việc khử axít mới đượctiến hành từ năm 2012 đến nay, mức độ thực hiện công tác này còn quá ít so với thực tếtài liệu nhiễm axit (khử axit được hơn 600.000 tờ), chiếm một số lượng rất nhỏ tài liệutrong kho Việc khử nấm mốc cho tài liệu chưa được thực hiện.

2.2.3.2 Chế độ bảo quản kho bảo quản tài liệu lưu trữ

2 Phòng Tài liệu nghe nhìn trực tiếp quản lý khu vực kho tài liệu nghe nhìn vàcác thiết bị nghe nhìn có trong kho

3 Phòng Hành chính-Tổ chức quản lý hệ thống điện, điện chiếu sáng trong vàngoài kho

4 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy quản lý và vận hành hệ thống cảnhbáo cháy, chữa cháy và hệ thống an ninh, phòng chống đột nhập, hệ thống thang máytrong khu vực kho và bảo vệ an toàn khu vực kho trong và ngoài giờ hành chính

 Quy định cụ thể:

 Quản lý chìa khóa

1 Phân công quản lý chìa khóa

a) Chìa khóa các tầng (chìa khóa cửa) do viên chức trực kho vực kho trực tiếpquản lý theo phiên trực;

b) Chìa khóa khu vực điều hòa trung tâm do nhân viên kỹ thuật thuộc PhòngBảo quản tài liệu quản lý;

c) Chìa khóa kho chứa Khí Co2 do nhân viên phòng cháy, chữa cháy thuộcPhòng Bảo vệ PCCC quản lý;

d) Chìa khóa Kho Bảo quản tài liệu do các nhân viên thuộc Phòng Bảo quảnquản lý;

2 Trách nhiệm của người quản lý chìa khóa

a) Bảo quản an toàn, để đúng nơi quy định, không được tự ý mang chìa khóa ra

b) Không được tự ý nhân sao chìa khóa;

c) Chìa khóa bị hỏng, mất phải báo cáo kịp thời cho Trưởng phòng Bảo quảntài liệu để xử lý;

d) Không giao chìa khóa cho người khác quản lý và sử dụng

3 Quản lý và sử dụng chìa khóa dự phòng

a) Chìa khóa dự phòng được bảo quản trong hòm kính có khóa, niêm phong vàđược kiểm tra hàng ngày;

b) Chỉ được phép sử dụng chìa khóa dự phòng trong trường hợp cần khắc phục

sự cố ngoài giờ hành chính mà không đủ thời gian thông báo cho Phòng Bảo quản tàiliệu và chi được phá niêm phong, sử dụng chìa khóa dự phòng của khu vực xảy ra sự

cố, sau đó báo ngay cho Trưởng phòng Bảo quản tài liệu tổ chức lực lượng đến phốihợp giải quyết Việc phá niêm phong và sử dụng chìa khóa dự phòng phải được ghivào biên bản

 Đóng, mở cửa khu vực kho

1 Cửa Kho bảo quản tài liệu do thủ kho mở khi xuất, nhập, vệ sinh tài liệu,kiểm tra, bảo trì bảo dưỡng thiết bị… Sau khi sử dụng xong phải khóa và kiểm tra độ

an toàn

2 Cửa Khu Kỹ thuật và kho chứa khí Co2 do nhân viên kỹ thuật trực tiếp quản

lý, vận hành mở khi có nhu cầu sử dụng

3 Cửa thoát hiểm chỉ mở để sử dụng khi có sự cố cháy nổ

4 Cửa sổ hàng ngày phải được đóng kín, chỉ được mở ra để thông gió và vệsinh khi có yêu cầu của Phòng Bảo quản tài liệu

 Quản lý kho và thiết bị bảo quản

1 Quản lý kho

a) Từng kho và tài liệu bảo quản trong kho được giao thủ kho trực tiếp quản lý

và chịu trách nhiệm bảo quản an toàn;

b) Trường hợp thủ kho không có mặt tại cơ quan từ 02 ngày trở lên, Trưởngphòng Bảo quản tài liệu phân công người thay thế

2 Quản lý thiết bị bảo quản

a) Thiết bị bảo quản được lắp đặt tại các kho do thủ kho quản lý khi phát hiện

sự cố, hỏng phải thông báo kịp thời cho bộ phận kỹ thuật để khắc phục và không được

tự ý sửa chữa;

b) Thiết bị thuộc hệ thống điều hòa, hệ thống điện, hệ thống phòng chống cháy

nổ và an ninh do các nhân viên kỹ thuật được phân công quản lý, vận hành Khi pháthiện sự cố hư hỏng phải báo cáo kịp thời với Phòng bảo quản tài liệu và Phòng Hànhchính-Tổ chức để có biện pháp xử lý

 Chế độ kiểm tra khu vực kho

1 Kiểm tra thường xuyên

a) Thủ kho, nhân viên kỹ thuật thường xuyên kiểm tra kho và khu vực đượcphân công quản lý;

b) Việc theo dõi chế độ, nhiệt độ và độ ẩm giao cho nhân viên phụ trách kỹthuật đảm nhiệm và ghi chép các thông số kỹ thuật hàng ngày vào sổ theo dõi;

- Đối với tài liệu giấy: Nhiệt độ: 18-220C

Độ ẩm: 45-55%

- Đối với tài liệu PAGA: Nhiệt độ: 14-180C

c) Thủ kho thực hiện thủ tục đăng ký, hướng dẫn cho người vào kho, vào sổtheo dõi người ra, vào kho;

d) Nhân viên trực kho phải thực hiện kiểm tra khu vực kho và giám sát việcthực hiện các chế độ;

e) Phụ trách Phòng Bảo quản tài liệu và Phòng Tài liệu nghe nhìn thườngxuyên kiểm tra khu vực kho và đôn đốc việc thực hiện các chế độ kho

2 kiểm tra đột xuất

Khi có mưa bão; trước và sau các kỳ nghỉ Lễ, Tết; khi phát hiện có sự cố PhòngBảo quản tài liệu, Phòng Tài liệu nghe nhìn tổ chức cho các thủ kho phối hợp với nhânviên kỹ thuật, phòng, chống cháy nổ tiến hành kiểm tra khu vực kho để có biện pháp

xử lý kịp thời các sự cố

 Chế độ ra, vào kho

1 Đăng ký vào kho

a) Các đơn vị, cá nhân chỉ được phép vào khu vực kho sau khi đã hoàn thànhthủ tục đăng ký ra, vào khu vực kho

b) Các đơn vị, cá nhân khi có nhu cầu ra, vào kho đều phải đăng ký đủ cácthông tin vào mẫu giấy đề nghị vào kho và được cấp có thẩm quyền ký duyệt (các đơn

vị, cá nhân thuộc Trung tâm và nhân viên kỹ thuật không thuộc Trung tâm nhưng

Bảo quản tài liệu ký duyệt; Đối với các đơn vị cá nhân không thuộc Trung tâm có nhucầu vào khu vực kho tham quan, làm việc phải được lãnh đạo Trung tâm đồng ý và kýduyệt).

2 Yêu cầu đối với người ra, vào kho

a) Không được tự ý mang túi, thiết bị quay phim, chụp ảnh, thức ăn, nướcuống, vật dụng ướt, hóa chất, chất gây cháy nổ.v.v… vào khu vực kho;

b) Chỉ được vào các khu vực kho đã đăng ký và không được tự ý đi sang cáckhu vực khác;

c) Không được quay phim, chụp ảnh kho, thiết bị bảo quản và tài liệu trongkho (trừ trường hợp có đề nghị bằng văn bản và được Giám đốc Trung tâm phê duyệt);

d) Không được tự ý chạm tay hoặc di chuyển tài liệu và các thiết bị bảo quản;e) Tham quan kho: Số lượng người của một đoàn vào kho tối đa không quá20người/lượt và phải có nhân viên của đơn vị chuyên trách hướng dẫn đi cùng, phòngBảo quản tài liệu, Phòng Tài liệu nghe nhìn cử người mở cửa kho và tăng cường côngtác bảo vệ khi cần thiết;

f) Nhân viên kỹ thuật không thuộc Trung tâm được ký hợp đồng thường xuyênbảo trì, bảo dưỡng thiết bị trong khu vực kho khi ra, vào khu vực kho phải có viênchức của đơn vị quản lý thiết bị đi cùng hướng dẫn, giám sát;

g) Người ra, vào kho khi phát hiện sự cố phải báo kịp thời co Phòng Bảo quảntài liệu, Phòng Tài liệu nghe nhìn để có biện pháp xử lý kịp thời

 Chế độ trực khu vực kho

1 Phân công trực kho

Trưởng phòng Bảo quản tài liệu và Trưởng phòng Tài liệu nghe nhìn phân côngcác nhân viên kỹ thuật luân phiên làm nhiệm vụ “trực khu vực kho” Lịch trực khođược niêm yết tại các cửa kho

2 Nhiệm vụ của nhân viên trực kho

a) Quản lý khóa các tầng (như đã nêu trên)

b) Đóng, mở cửa các tầng (như đã nêu trên)

c) Ghi thông tin về nhiệt độ, độ ẩm của các kho vào “Sổ theo dõi nhiệt độ, độẩm”, khi phát hiện có sự cố phải thông báo ngay cho nhân viên kỹ thuật (hoặc an ninh,phòng cháy chữa cháy) và Trưởng phòng Bảo quản tài liệu, Trưởng phòng Tài liệunghe nhìn để khắc phục kịp thời;

d) Giám sát việc thực hiện chế độ kho, nhắc nhở và đề nghị báo cáo xử lý cáchành vi vi phạm quy định quản lý kho.

2.2.3.3 Hệ thống quản lý, thống kê tài liệu

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang sử dụng 2 hình thức quản lý,thống kê tài liệu là Mục lục hồ sơ và tra cứu điện tử Nhưng thông dụng nhất vẫn làMục lục hồ sơ

2.2.3.4 Công tác xuất-nhập tài liệu phục vụ nghiên cứu, sử dụng các yêu cầu chuyên môn

Khi xuất-nhập tài liệu thì người được giao trách nhiệm kiểm tra số lượng hồ sơ(đơn vị bảo quản), số tờ và đăng ký vào sổ trước khi xuất-nhập tài liệu ra vào kho

Các hình thức xuất tài liệu ra khỏi kho là theo yêu cầu của độc giả; hay để phục

vụ các nhu cầu nghiệp vụ của cơ quan như: khử a xít, tu bổ, phục chế, bồi nền…

(Xem mẫu sổ giao, nhận tài liệu giữa Phòng Đọc và Phòng Bảo quản tài liệu tạiphụ lục số 4)

2.2.3.5 Tu bổ, phục chế tài liệu

-> Việc tu bổ tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực hiện theoQuy trình tu bổ tài liệu lưu trữ được ban hành kèm theo Quyết định số 246/QĐ-LTNNngày 17/12/2002 của Cục Trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước cụ thể như sau:

Trình tự tiến hành

1 Lựa chọn tài liệu

- Kiểm tra từng tờ tài liệu trong hồ sơ để lựa chọn đưa ra tu bổ những tài liệu cógiá trị thông tin cao mà tình trạng vật lý đã bị hư hỏng

- Thống kê tài liệu được lựa chọn đưa ra tu bổ vào “Phiếu yêu cầu tu bổ tài liệu”theo mẫu đính kèm (Phụ lục 1) trình Giám đốc duyệt

- Ghi số hồ sơ bằng bút chì lên góc phải (phần không có chữ) của mỗi tài liệuhoặc ghi số hồ sơ vào nhãn riêng và đính kèm tài liệu đó

2 Giao nhận tài liệu

Lập biên bản giao nhận tài liệu và tiến hành giao nhận theo “Phiếu yêu cầu tu

bổ tài liệu” đã được duyệt

1 Xác định thực trạng ban đầu của tài liệu và quyết định biện pháp tu bổ

1.1 Xác định thực trạng ban đầu của tài liệu

a Xác định kích thước của tài liệu (đơn vị tính cm)

b Xác định vật mang tin: ghi vật mang tin là: giấy dó, giấy pơluya, giấy inronêô, giấy ngang, giấy can, giấy troky, giấy sao ánh sáng…

c Xác định chất liệu ghi tin: ghi một trong những chất liệu sau: mực tàu, mựcthông thường, mực ruy băng máy chữ, mực in máy tính, giấy than, mực bút bi, chì,mực in rônêô, mực photocopy, chất màu khác

d Xác định phương pháp ghi tin: ghi một trong các phương pháp sau: Viết tay,đánh máy chữ, in rônêô, sao ánh sáng, in laze, chụp photocopy…

đ Xác định độ pH của tài liệu: đặt tờ tài liệu lên tấm nilon, nhỏ 1 giọt nước cấtlên trên mặt tài liệu, dùng máy đo độ pH đo ở điểm đã nhỏ nước, sau khi đo xong dùnggiấy thấm khô chỗ nhỏ nước Để đảm bảo độ chính xác cao, có thể đo độ pH ở 5 điểm(4 điểm ở 4 góc và 1 điểm ở giữa) trên tài liệu rồi lấy kết quả pH trung bình của cácđiểm đo được

e Xác định độ hòa tan của mực và chất màu: đặt tờ tài liệu lên tấm nilon, nhỏ 1giọt nước cất có pha 10% cồn tuyệt đối lên trên vùng có chữ hoặc chất màu; sau 3 – 5phút dùng giấy thấm đặt lên chỗ vừa nhỏ nước Nếu giấy thấm có màu của mực hoặccủa chất màu khác thì mực hoặc chất màu đã bị hòa tan

g Xác định nấm mốc: đưa tài liệu vào phòng tối, đặt lên bàn, dùng đèn kiểm tranấm mốc soi vuông góc với tài liệu Nếu có những chấm sáng như lân tinh thì tài liệu

đã bị nấm mốc

h Xác định tình trạng hư hỏng của tài liệu: dùng tấm nilon có kẻ sẵn các ô (ôđược đánh số thứ tự liên tục từ trên xuống dưới, từ trái sang phải) áp lên trên tờ tài liệu

để xác định những ô bị giòn, mủn, rách, thủng, mờ chữ hoặc ố bẩn…

Kết quả cụ thể xác định thực trạng ban đầu của tài liệu được ghi vào Mục 2 của

“Phiếu theo dõi tu bổ tài liệu” theo mẫu đính kèm (Phụ lục 2 – chỉ áp dụng đối với tàiliệu đặc biệt quý, hiếm)