NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 2 1. Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2 2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2 3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 4 1. Chức năng của phòng Hành chính Tổ chức. 4 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – Tổ chức. 5 3. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức 5 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 6 1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng 6 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 6 1.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 7 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghịhội thảo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 8 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 9 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 11 2. Khảo sát về công tác văn thư 12 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 13 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 13 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 14 2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 16 2.2.3. Quản lý con dấu. 17 2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 18 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 18 3.1. Trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu 19 3.2. Trong công tác chỉnh lý tài liệu. 19 3.3. Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 19 3.4. Trong công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ. 20 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 21 Chủ đề: Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 21 1. Lịch công tác tuần của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 21 2. Kế hoạch công tác năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 22 Chủ đề: Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Quốc gia III 25 Chủ đề: Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 45 Chủ đề: Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 51 Chủ đề: Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 53 Chủ đề: Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính – Tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 55 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 56 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 56 1. Trong công tác hành chính văn phòng 56 2. Trong công tác văn thư – lưu trữ 57 3. Trong công tác quản trị thiết bị 57 II. Đề xuất giải pháp 58 KẾT LUẬN 59 PHỤ LỤC 60

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I 2

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM 2

LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2

1.Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2

2.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2

3.Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 3

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4

1 Chức năng của phòng Hành chính - Tổ chức 4

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – Tổ chức 5

3 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức 5

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 6

1 Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng 6

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 6

1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 7

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị/hội thảo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 8

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .9

1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11

2 Khảo sát về công tác văn thư 12

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 13

2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 13

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 14

2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 16

2.2.3 Quản lý con dấu 17

2.2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 18

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 18

3.1 Trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu 19

3.2 Trong công tác chỉnh lý tài liệu 19

3.3 Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19

3.4 Trong công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ 20

PHẦN II 21

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 21

Chủ đề: Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 21

1 Lịch công tác tuần của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 21

2 Kế hoạch công tác năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 21

Chủ đề: Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Quốc gia III 25

Chủ đề: Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 45

Chủ đề: Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 51

Chủ đề: Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 52

Chủ đề: Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính – Tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 55

PHẦN III 56

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 56

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 56

1 Trong công tác hành chính văn phòng 56

2 Trong công tác văn thư – lưu trữ 57

3 Trong công tác quản trị thiết bị 57

II Đề xuất giải pháp 58

KẾT LUẬN 59

PHỤ LỤC 60

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn phòng và đội ngũ nhân viên văn phòng Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong cơ quan tổ chức Tuy nhiên nguồn nhân lực có chuyên môn để thực hiện tốt các nhiệm vụ trong văn phòng còn thiếu

Để đáp ứng nhu cầu đó, khoa Quản trị văn phòng của trường Đại học Nội

vụ đã thực hiện một đợt thực tập cho sinh viên, giúp sinh viên áp dụng những kiến thức đã học trên ghế nhà trường vào thực tiễn Qua đó củng cố thêm kiến thức cho sinh viên và giúp sinh viên rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng tương lai

Được sự đồng ý của Lãnh đạo Vụ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III em được tiếp nhận về Phòng hành chính – tổ chức để giúp cán bộ văn thư của trung tâm những nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác mà mình được đào tạo và một số công việc khác dưới sự hướng dẫn của cán bộ chuyên viên trong trung tâm Đây là môi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ công tác Hành chính văn phòng, Văn thư - Lưu trữ Với kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học và trực tiếp thực hiện các công việc thực tế ở cơ quan nơi thực tập, nhận thức và nắm rõ về vai trò, nhiệm vụ của công tác văn phòng, nâng cao năng lực làm việc cũng như sự năng động, nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng

Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định,

vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan Chính vì vậy, để báo cáo được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự những ý kiến đóng góp quý báu của các cán bộ, công chức tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng để bài báo cáo của

em được hoàn thiện tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM

LƯU TRỮ QUỐC GIA III

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

1 Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước Thành lập ngày 10/6/1995 Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay

Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước Trung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập

từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay Đồng thời qua những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập suốt mấy chục năm qua

Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm 4 loại hình chủ yếu sau:

- Tài liệu Hành chính

- Tài liệu Khoa học – kỹ thuật

- Tài liệu Phim ảnh và Ghi âm

- Tài liệu xuất xứ cá nhân

2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ

chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họp tiêu biểu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội

Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân theo thẩm quyền được giao

Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm

Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ

Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hoá) theo quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ

Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm

Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm

Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

a Lãnh đạo Trung tâm

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và 03 Phó Giám đốc.

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm

Các Phó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách

b Cơ cấu tổ chức

- Phòng Sưu tầm tài liệu

- Phòng Thu thâp tài liệu

- Phòng Chỉnh lý tài liệu

- Phòng Bảo quản tài liệu

- Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu

- Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu

- Phòng Tài liệu nghe nhìn

- Phòng Đọc

- Phòng Hành chính – Tổ chức

- Phòng Kế toán

- Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Phụ lục 01)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

1 Chức năng của phòng Hành chính - Tổ chức.

Tham mưu và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc công tác hành chính,

tổ chức quản lý nhân sự, thông tin tổng hợp, quản lý công sản, công tác quản trị

và bảo đảm cơ sở vật chất, điều kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động của Trung tâm

2 Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – Tổ chức.

Xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc trung tâm thực hiện kế hoạch công tác

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của trung tâm

Xây dựng, cải tiến bộ máy làm việc của trung tâm đáp ứng yêu cầu của từng giai đoạn; xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của trung tâm và các đơn

vị thuộc trung tâm

Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và phục vụ độc giả

Quản lý biên chế, lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với công chức, viên chức của Trung tâm

Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp, thực hiện nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ

Xây dựng tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý trụ sở, cơ sở vật chất, đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động của cơ quan, chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của công chức, viên chức trong trung tâm

Tổng hợp và theo đõi công tác thi đua, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật của Trung tâm

Tham mưu và xây dựng phương án về các biện pháp bảo vệ, phòng, chống cháy nổ của cơ quan , phòng chống lụt bão của cơ quan

Tổ chức thực hiện về công việc về đối ngoại ( lễ tân, đón tiếp các đoàn tới thăm hội nghị )

Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động thực tiễn của cơ quan

Trực tiếp quản lý tài sản, vật tư, biên chế do Trung tâm giao cho

Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị để Trung tâm ban hành

Thực hiện các công việc khác do Giám đốc giao cho

3 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức

a Phòng Hành chính – Tổ chức gồm

- Trưởng phòng

Chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong việc tổ chức, thực hiện các nhiệm

vụ về tổng hợp, chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, công tác văn thư – lưu trữ, cơ sở vật chất, vệ sinh môi trường phục vụ hoạt động của Trung tâm

Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các công việc về tổ chức cán bộ, chế

độ chính sách, đào tạo… của Trung tâm

Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo cơ quan giao

- Phó trưởng phòng

Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng trong việc theo dõi, đôn đốc các công việc về quản trị: vệ sinh môi trường cơ quan; theo dõi, quản lý tài sản; tham gia tổng hợp, mua sắm một số vật tư thiết bị, VPP… theo quy định; kiêm nhiệm công tác thủ kho cơ quan (khi chưa có người thay thế)

Thực hiện nhiệm vụ khác khi Trưởng phòng phân công

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Tổ chức (Phụ lục 02)

Bảng phân công công việc (Phụ lục 03)

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

1 Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Phòng Hành chính – Tổ chức có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Trung tâm Là bộ máy tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo

cơ quan trong công tác điều hành phục vụ cho toàn hoạt động của Trung tâm

Phòng Hành chính – Tổ chức tham mưu cho lãnh đạo để đưa ra những phương hướng, kế hoạch mang lại hiệu quả tối ưu trong quản lý và điều hành Xây dựng, cải tiến bộ máy làm việc của trung tâm đáp ứng yêu cầu của từng giai đoạn; xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của trung tâm và các đơn vị thuộc trung tâm.

Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng các báo cáo định kỳ về công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện kế hoach công tác của Trung tâm

Xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc trung tâm thực hiện kế hoạch công tác Quản lý công tác văn thư, lưu trữ Chịu trách nhiệm về thể thức và nội dung các văn bản do Trung tâm ban hành

Đảm bảo tốt về công tác đối nội, đối ngoại như chăm lo cho đời sống của các cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan Mở rộng, tiếp đón các đoàn khách tới tham quan kho tài liệu; tổ chức các hội nghị, hội thảo về các chuyên đề liên quan đến công việc của Trung tâm

Ngoài ra phòng Hành chính - Tổ chức còn làm tốt về việc quản lý biên chế, lao động , tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với công chức, viên chức của Trung tâm Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chật, chăm lo cải thiện đời sống của công chức, viên chức trong Trung tâm

Ví dụ phòng Hành chính - Tổ chức phối hợp với các đơn vị trong Trung tâm đón tiếp trường đại học khoa học xã hội và nhân văn đến tham quan và tìm hiểu về lịch sử lưu trữ Tại đó phòng Hành chính - Tổ chức giới thiệu những tài liệu lưu trữ qua các thời kì

1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Chương trình công tác thường kì là những công việc phải thực hiện trong thời gian nhất định Chương trình công tác thường kì gồm những chương trình công tác năm/tháng/quý/tuần Xây dựng chương trình đóng vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của Trung tâm Nó giúp tăng tính hiệu quả của công việc, giúp lãnh đạo chủ động và có thể ứng phó với mọi tình huống xảy ra

Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra.

Công việc này do phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện theo trình tự sau

- Phòng Hành chính - Tổ chức yêu cầu các đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của ban giám đốc

- Dựa vào các thông tin được phản hồi, phòng Hành chính - Tổ chức xây dựng dự thảo chương trình làm việc sau đó lấy ý kiến góp ý từ các đơn vị (nếu có)

- Sau khi lấy ý kiến đóng góp, phòng Hành chính - Tổng hợp hoàn thành bản thảo sau đó trình giám đốc phê duyệt và ban hành, sao gửi các đơn vị để thực hiện công việc theo quy định

Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì (Phụ lục 04)

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị/hội thảo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Tổ chức hội nghị, hội thảo là một hình thức trao đổi công việc một cách tập trung, công khai nhằm giải quyết các vấn đề hoặc một nhiệm vụ liên quan đến công việc của một cơ quan, tổ chức Chính vì vậy, tổ chức hội nghị, hội thảo rất quan trọng trong cơ quan tổ chức Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc Tuy nhiên tổ chức hội nghị là công việc cần

có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi sự phối hợp của các đơn vị có liên quan cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị nên cần có kế hoạch cụ thể

• Trước hội nghị

- Phòng Hành chính - Tổ chức lập kế hoạch tổ chức hội nghị, đảm bảo phải có các thành phần như: Tên hội nghị; mục tiêu, yêu cầu, nội dung hội nghị; đối tượng, thành phần tham dự; thời gian, địa điểm; các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị; kinh phí; phân công trách nhiệm từng mảng trong hội nghị sau đó

trình lên lãnh đạo duyệt và gửi kế hoạch cho các đơn vị, cá nhân có liên quan.

- Sau khi kế hoạch được duyệt, phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện công tác chuẩn bị trước hội nghị Xây dựng chương trình, ấn định thời gian, địa điểm cụ thể Chuẩn bị các loại công văn, giấy tờ, giấy mời cần thiết và các công việc hậu cần khác như: kiểm tra hệ thống điện nước, ánh sáng, loa đài; chuẩn bị phù hiệu; nơi ăn chốn ở cho các khách mời, đại biểu ở xa

• Trong hội nghị

- Phòng Hành chính - Tổ chức đón tiếp khách, tùy vào quy mô, tính chất hội nghị mà sẽ có nhiều cách đón tiếp như: đón tiếp từ xa, đón trực tiếp tại hội trường

- Điểm danh để nắm bắt được đơn vị, cá nhân đi dự hội nghị

- Tuyên bố lý do, giới thiệu các thành phần tham dự

- Phòng Hành chính - Tổ chức ghi biên bản hội nghị: ghi rõ diễn biến như người điều hành, tên và nội dung ý kiến tranh luận, ý kiến đại biểu, ý kiến kết luận hội nghị

- Bộ phận lễ tân phục vụ hội nghị các khâu như chuẩn bị đồ ăn, nước uống, loa đài

• Sau hội nghị

- Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm biên tập lại các biên bản

có liên quan đến hội nghị, theo dõi đôn đốc các quyết định hội nghị, giải quyết các vấn đề hậu cần, lập hồ sơ hội nghị và thông báo kết quả hội nghị đến các đơn vị, cá nhân có liên quan

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Phụ lục 05)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng, như đi dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước

ngoài Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiều phương diện Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo.

Hoạt động của Văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan bao gồm các công việc sau đây:

• Lập kế hoạch công tác

- Để chủ động trong chuyến đi công tác, phòng Hành chính - Tổ chức phải lập kế hoạch chuyến đi Hoạch định, cân đối, cụ thể hóa chuyến đi công tác vào nội dung công tác thường kì năm/tháng/quý/tuần Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm theo dõi và chủ động tổ chức chuyến đi công tác

- Trước mỗi chuyến đi, phòng Hành chính - Tổ chức phải lập kế hoạch xác định rõ mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm của chuyến đi công tác Phối hợp với các đơn vị có liên quan để chuẩn bị về tài liệu cần thiết, phương tiện giao thông và kinh phí đi lại

- Phòng Hành chính - Tổ chức trình kế hoạch lên lãnh đạo, sau khi được duyệt, phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm gửi kế hoạch đến các đơn vị trong Trung tâm để phối hợp và thực hiện các nhiệm vụ được giao

• Chuẩn bị trước chuyến đi

- Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm liên hệ với nơi công tác,

đề xuất với lãnh đạo phân công cho các đơn vị của Trung tâm chuẩn bị những văn bản, tài liệu có liên quan đến chuyến đi công tác

- Chuẩn bị giấy tờ và các phương tiện vật chất như: giấy giới thiệu; giấy

đi đường; vé, hộ chiếu hoặc giấy xuất nhập cảnh trong trường hợp lãnh đạo đi công tác nước ngoài và các giấy tờ khác

- Phối hợp với phòng Kế toán - Tài chính để dự trù và xin kinh phí về các khoản như: phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường); ăn, nghỉ trên đường đi và ở nơi đến công tác theo chế độ; bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo đúng quy định của Nhà nước

- Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức lên kế hoạch đảm nhiệm trách

nhiệm ở nhà, thông báo thời gian lãnh đạo đi vắng, sắp xếp lại các công việc, có thể điều chỉnh hoặc hủy những công việc trong thời gian lãnh đạo đi công tác.

- Đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo trước ngày lãnh đạo đi công tác

- Kiểm tra lại toàn bộ các công việc trong thời gian phút chót để chủ động kịp thời giải quyết nếu xảy ra sai sót

• Sau chuyến đi công tác

- Báo cáo với lãnh đạo những công việc ở nhà (những công việc đã làm được, những công việc chưa làm được), bàn giao lại giấy tờ, văn bản có liên quan

- Phối hợp với phòng Kế toán - Tài chính lập hồ sơ, kiểm tra các hóa đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng

- Cử cán bộ soạn thảo những văn bản có liên quan đến chuyến đi công tác như báo cáo, hợp đồng, thư cảm ơn

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (Phụ lục 06)

1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thực hiện theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước Dựa vào quy chế làm việc, các cán bộ công chức, viên chức tại Trung tâm III phải tuyệt đối chấp hành tạo cho cán bộ có tinh thần nghiêm túc, nề nếp làm việc nơi công sở

Quy định về giờ làm việc tại Trung tâm III Sáng từ 8h00 đến 12h00, chiều từ 13h00 đến 17h00 Được nghỉ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ theo quy định của nhà nước

Khi tới cơ quan, các cán bộ phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự: Nữ ăn mặc gọn gàng, giản dị, không mặc hở hang hoặc trang điểm quá lòe loẹt Nam mặc quần

tây, sơ mi Cán bộ công chức, viên chức phải đeo thẻ và xuất trình thẻ khi ra vào

cơ quan

Về giao tiếp và ứng xử: Cán bộ công chức, viên chức phải có thái độ lịch

sự, nhã nhặn, biết lắng nghe và tôn trọng người khác Ngôn ngữ phải mạch lạc,

rõ ràng, không nói tục, chửi bậy nơi công sở Luôn có tái độ chân thân, thẳng thắn góp ý và hết lòng hỗ trợ lẫn nhau trong công việc Không được có thái độ hách dịch đối với khách hoặc cán bộ ra vào Trung tâm

Việc bài trí công sở được thực hiện nghiêm túc và đúng pháp luật treo Quốc huy tại phía trên cổng chính, kích cỡ Quốc huy phù hợp với không gian ; treo Quốc kỳ trên cột cờ trước tòa nhà chính ; phòng làm việc được bài trí đảm bảo tính trang nghiêm, hợp lý Biển tên phải ghi rõ tên đơn vị, họ và tên chức danh cán bộ, công chức, viên chức

Nhìn chung, các cán bộ công chức, viên chức các cán bộ, công chức viên chức tại Trung tâm thực hiện đúng với nội quy, quy định làm việc Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế nhỏ như tình trạng hút thuốc vẫn diễn ra đối với các cán

bộ, công chức, viên chức nam Vẫn còn tình trạng đi muộn về sớm

2 Khảo sát về công tác văn thư

Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; lập và lưu các hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan Tổ chức việc tiếp nhận tất cả các văn bản (kể

cả điện, fax) từ các nguồn đến; đăng ký chuyển giao và theo dõi quá trình vận hành các văn bản đến

Công tác văn thư tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III đóng vai trò hết sức quan trọng và được thể hiện ở những mặt sau:

- Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữ các cơ quan, tổ chức với nhau công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả công tác, đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản

- Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của văn Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III cho nên khi làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng chính xác, khoa học.

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư trực thuộc phòng Hành chính – Tổ chức, trưởng phòng Hành chính - Tổ chức tham mưu và có trách nhiệm giúp giám đốc thực hiện các nhiệm vụ của Trung tâm Phòng văn thư gồm 2 cán bộ và được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng nhằm phục vụ tốt công việc như: máy tính, điện thoại, máy photo, máy in, máy Fax, máy tiêu hủy tài liệu ngoài ra phòng văn thư còn được bố trí các tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu két đựng dấu

Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm đều có trình độ chuyên môn cao về công tác văn thư Làm việc dưới sự quản lý của phòng Hành chính –

Tổ chức, thay phiên nhau phụ trách toàn bộ công văn đi đến, chuyển giao văn bản, sử dụng máy fax của Trung tâm

Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được tổ chức theo hình thức tập trung Nghĩa là các văn bản giấy tờ đều được tập trung ở phòng văn thư, sau khi tiến hành các khâu nghiệp vụ, văn bản được chuyển tới các đơn

vị trong Trung tâm để thực hiện các nhiệm vụ được giao

Việc tổ chức văn thư theo mô hình tập trung giúp giải quyết công việc một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác đảm bảo cho việc giải quyết văn bản của cơ quan một cách nhanh gọn

2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cơ quan Công tác văn thư trực thuộc phòng Hành chính - Tổ chức Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp quản lý, giám sát việc thực hiện các công tác văn thư - lưu trữ tại Trung tâm, đồng thời tổ chức hương dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư - lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc

Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng một số văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ như Quy chế công tác văn thư lưu trữ áp dụng đối với toàn Trung tâm (ban hành kèm theo Quyết định số 250/QĐ-TTLTIII ngày 16 tháng 8 năm 2013 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III)

Hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, đồng thời quản lý chung về công tác văn thư - lưu trữ của Trung tâm như:

+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư (Sử dụng những phần mềm quản lý văn bản đi, đến)

+ Quản lý và sử dụng con dấu một cách thống nhất

+ Bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

+ Kiểm tra, giám sát những sai phạm về công tác văn thư, lưu trữ toàn Trung tâm

Nhìn chung, lãnh đạo văn phòng là người có tinh thần trách nhiệm cao, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư vững vàng nên công tác văn thư tại Trung tâm được thực hiện tốt theo trình tự nhất định

2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Trong công tác văn thư soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan trọng và là nội dung đầu tiên của công tác văn thư, do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan Mọi chuyên viên, cán bộ trong cơ quan từ nhân viên đến lãnh đạo đều tham gia vào khâu nghiệp vụ này

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đều được thực hiện theo thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản Văn bản trước khi được ban hành được tiến hành kiểm tra một cách chặt chẽ đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự và thủ tục Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo quy trình sau:

- Soạn thảo văn bản

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản

+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.

+ Chọn thể loại văn bản

+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo

- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo

- Đánh máy, nhân bản văn bản

- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Nhìn chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III được lãnh đạo hết sức quan tâm, chỉ đạo ngày càng đi vào nề nếp các văn bản do Trung tâm ban hành chất lượng ngày càng cao, ít sai sót, đảm bảo đúng thẩm quyền,trình tự và thủ tục chặt chẽ đúng quy định; bảo đảm các yêu cầu về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày Các văn bản được ban hành đều được quả lý chặt chẽ và đúng quy định Phòng hành chính – Tổ chức thực hiện khá tốt chức năng kiểm tra giám sát việc xây dựng và ban hành văn bản của trunh tâm; việc soát xét văn bản trước khi trình ký ban hành được thực hiện nghiêm túc

• Nhược điểm

- Vẫn còn mắc một số lỗi về thể thức văn bản như tên cơ quan ban hành, quốc hiệu, ngày tháng kí văn bản Tuy nhiên đây chỉ là những sai sót nhỏ

2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

a Trình tự giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản đến của Trung tâm đều được quản lý theo trình tự sau:

• Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

• Trình, chuyển giao văn bản đến

• Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Về việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:

- Khi tiếp nhận văn bản đến, bộ phận văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có)

- Sau khi kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận, cán

bộ văn thư đóng dấu Đến vào văn bản và là thủ tục đăng ký văn bản đến vào phần mềm quản lý văn bản của Trung tâm

Về việc trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn bản đến sau khi được đăng kí được bộ phận văn thư trình lãnh đạo

để xin ý kiến Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, phải chuyển giao và xin

ý kiến lãnh đạo ngay

- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo, cán bộ văn thư photo và chuyển giao văn bản đến các đơn vị có liên quan trong Trung tâm

- Việc chuyển giao văn bản phải được thực hiện chính xác Người nhận phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản đến Trường hợp văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng bộ phận giải quyết

Về việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

- Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo Trung tâm

- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đển để báo cáo Trưởng phòng Hành chính - Tổng hợp

- Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo Trung tâm về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản

đến để thông báo cho các đơn vị có liên quan.

Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tiếp nhận từ 400 văn bản đến trở lên

Ví dụ:

+ Năm 2010: Tiếp nhận 400 văn bản đến

+ Năm 2007: Tiếp nhận 526 văn bản đến

b Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi của Trung tâm được quản lý theo trình tự sau:

- Kiểm tra thể thức và ký thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Đăng ký văn bản đi

- Nhân bản, đóng dâu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Lưu văn bản đi

2.2.3 Quản lý con dấu.

Các con dấu của Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sử dụng Cán bộ văn thư được giao chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị

Con dấu được đựng trong két sắt tại phòng văn thư Con dấu phải được bảo đảm an toàn, không giao dấu cho người khác khi chưa được lãnh đạo cho phép bằng văn bản có thẩm quyền

Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản do Trung tâm ban hành.Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và

có chữ kí của người có thẩm quyền

- Ưu điểm:

Cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao đáp ứng được với yêu cầu công việc

Việc bảo quản và sử dụng con dấu tốt, chứng tỏ cán bộ văn thư là người

có tính tỉ mỉ, thận trọng và môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng

2.2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

- Lập hồ sơ gôm những công việc:

+ Mở hồ sơ

+ Thu thập văn bản vào hồ sơ

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Giao nhận hồ sơ tài liệu

+ Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, công chức, viên chức phải lập 02 bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản biên bản giao nhận tài liêu Lưu trữ cơ quan của Trung tâm và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản

+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc và sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản

- Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức đối với việc lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của Trung tâm

+ Tham mưu cho người đứng đầu Trung tâm trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc

+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

Công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được đề cao vì đây là nơi có chuyên môn nghiệp vụ cao về lĩnh vực lưu trữ vì thế lãnh đạo am hiểu về ngành nghề cũng như quan tâm, đôn đốc, triển khai các nhiệm vụ để đem lại hiểu qua cao

3.1 Trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

Thu thập, bổ sung tài liệu giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu đòi hỏi đang ngày càng phong phú,

đa dạng của xã hội

Hàng năm viên chức lưu trữ cơ quan của Trung tâm có trách nhiệm tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ

Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III lưu trữ 4 loại hình tài liệu chủ yếu như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kĩ thuật, tài liệu phim ảnh ghi âm, tài liệu xuất xứ cá nhân với gần 400 phông tài liệu lưu trữ

3.2 Trong công tác chỉnh lý tài liệu.

Sau khi tiến hành thu thập tài liệu, tài liệu được chuyển sang phòng Chỉnh

lý để bảo đảm về công tác nghiệp vụ Tài liệu được sắp xếp và phân loại một cách có khoa học phục vụ cho việc tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu một cách hiệu quả

Trưởng phòng Chỉnh lý là người trực tiếp hướng dẫn đôn đốc cán bộ lưu trữ và xây dựng các văn bản liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu Có thể thấy công tác chỉnh lý tài liệu được thực hiện một cách xuyên suốt, đảm bảo tính khoa học, thông nhất

Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chỉnh lý giúp hoàn thiện hơn về mặt chuyên môn nghiệp vụ cũng như giảm bớt thời gian, công sức cho cán bộ

3.3 Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học

kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

Sau khi chỉnh lý, tài liệu sẽ được chuyển sang phòng Bảo quản Công tác bảo quản tài liệu được thực hiện tốt Kho bảo quản được xây ở vị trí khô ráo, có môi trường không khí sạch và được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: tủ đựng tài liệu; dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; máy hút ẩm; quạt thông gió; điều hòa; thiết bị phòng chống cháy nổ; dụng cụ vệ sinh tài liệu

Trường phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các qui định về bảo quản tài liệu lưu trữ; bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn qui định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Ngoài ra phòng Bảo quản gồm đầy đủ những cán bộ có kĩ năng trình độ

về chuyên môn nghiệp vụ Trưởng phòng bảo quản đôn đốc, hướng dẫn quy định về chế độ bảo quản tài liệu đáp ứng được nhu cầu bảo quản và sử dụng tài liệu kho lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

3.4 Trong công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Các đơn vị, cá nhân trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III muốn khai thác, sử dụng tài liệu phải có văn bản đề nghị và được lãnh đạo cho phép

Cá nhân, tổ chức khác ngoài Trung tâm đến nghiên cứu phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo Trung tâm cho phép

Viên chức chuyên trách làm công tác lưu trữ cơ quan của Trung tâm III phải hoàn thiện công cụ tra tìm tài lieeuk, phục vụ nghiện cứu tài liệu, phải lập các số nhập, xuất tài liệu, số đăng ký mục lục hồ sơ và số đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu

Việc sử dụng tài liệu phải theo Nội quy phòng Đọc, quy định sử dụng tài liệu do Trung tâm III ban hành

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA IIIChủ đề: Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và

năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1 Lịch công tác tuần của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

LỊCH CÔNG TÁC TỪ NGÀY 29/02/2016 ĐẾN NGÀY 4/03/2016 CỦA

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Thứ hai

(29/02/2016)

10h00: Họp Ban biên soạn sách "Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III 20 năm xây dựng và phát triển"

14h00: Họp hội đồng thẩm định các

Quyết định quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của P.NVTW và P.NVĐP

- Ban biên soạn sách theo Quyết định

- Bà Trần Việt Hoa đi dự

- Phòng họp tầng 9 nhà A1

- P207 trụ sở Cục

Thứ ba

(01/03/2016)

Thứ tư

(02/06/2015)

14h30: Họp hội đồng nâng lương thường

xuyên Quý I năm 2015

Hội đồng nâng lương TT

Phòng họp tầng

9 nhà A1

Thứ năm

(03/03/2016)

8h30: Họp chi bộ Trung tâm Lưu trữ

Quốc gia III

- Theo Quyết định số 86/QĐ-TTLTIII ngày 30/3/2015

- Theo Quyết định số 64/QĐ-TTLTIII ngày 19/3/2015

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

3 Tạo cơ sở để nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành, cũng như đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị năm 2015

4 Tiếp tục nâng cao nhận thức về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và tăng cường trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong việc tham mưu, giúp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ; tăng cường mối quan hệ phối hợp giữa các cơ quan hữu quan trong việc triển khai thực hiện Luật Lưu trữ

II Yêu cầu

1 Nội dung của Kế hoạch phải bám sát các nhiệm vụ trọng tâm và phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu công tác văn thư – lưu trữ

2 Xác định rõ các nhiệm vụ trọng tâm công tác, các nhiệm vụ công tác cụ thể, đồng thời, xác định rõ trách nhiệm của Trung tâm và các cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác;

3 Các nhiệm vụ công tác phải bảo đảm phù hợp với nguồn lực của đơn vị và bảo đảm tính khả thi; tinh thần chủ động, tự giác, khắc phục khó khăn của đội ngũ

công chức, viên chức trong việc tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ của đơn vị.

B NỘI DUNG

I NHIỆM VỤ CÔNG TÁC THƯỜNG XUYÊN

1 Về quản lý công tác văn thư, lưu trữ:

Tuyên truyền, phổ biến về công tác văn thư, lưu trữ; tuyển dụng, sắp xếp,

bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm báo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức theo đúng quy định

Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn Trung tâm

Thực hiện tốt các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành

Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; tăng cường kiểm tra, hướng dẫn về công tác văn thư, các hoạt động lưu trữ đối với các đơn vị trong Trung tâm

2 Về quản lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Tổ chức thu thập tài liệu của các đơn vị đến hạn nộp lưu; tiếp tục chỉnh lý tài liệu tồn đọng; thực hiện tốt công tác bảo vệ, bảo quan an toàn tài liệu lưu trữ;

tổ chức sử dụng khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ

3 Về hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ; triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ

Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ theo Điều

39 cuả Luật Lưu trữ

II NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2015

Thực hiện việc giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đang bảo quản.Triển khai thực hiện các nội dung về quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ

Tổ chức Hội nghị sơ kết 03 năm thực hiện Luật lưu trữ và 10 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư Tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức Tiếp tục xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng.

Đồng thời, đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng phòng, kho, bố trí đủ diện tích và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu, phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Chủ đề: Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Quốc

gia III

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ

của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Căn cứ Quyết định 120/QĐ-VTLTNN ngày 20 tháng 5 năm 2010 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;

Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu

trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký Các Quyết định ban

hành trước đây có nội dung trái với Quyết định này đều bị hủy bỏ

Điều 3 Trưởng, phó các đơn vị và công chức, viên chức thuộc Trung tâm

chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ

(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TTLTIII ngày tháng năm 2015

của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III)

Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Đối tượng điều chỉnh và phạm vi áp dụng

Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình hoạt động của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (sau đây gọi tắt là Trung tâm)

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;

quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Trung

tâm; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử

dụng con dâu trong công tác văn thư

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt

động của Trung tâm

Qui định này áp dụng đối với các đơn vị thuộc Trung tâm

Điều 2 Giải thích từ ngữ

1 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình thực hiện chức năng,

nhiệm vụ của Trung tâm

2 Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng,

văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Trung tâm.

3 Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Trung tâm phát hành

4 Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản

5 Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh vè nội dung, thể thức văn bản được Trung tâm ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

6 Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được Trung tâm ban hành

7 Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản

và được trình bày theo thể thức qui định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính

8 Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức qui định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính

9 Bản lục sao là bản sao đầu đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định

10 Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc pham vi chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, cá nhân

11 Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của Trung tâm, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

12 Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển giao vào lưu trữ cơ quan

13 Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm, cá nhân

14 Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những

nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo qui định của cơ quan có thẩm quyền

để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị

Điều 3 Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1 Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ

a/ Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành

b/ Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, qui định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc

2 Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức

Trưởng Phòng Tổ chức – Hành (sau đây gọi chung là Trưởng phòng Hành chính) giúp Giám đốc trực tiếp quản lý, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, đơn vị trực thuộc

3 Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị

Trưởng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Trung tâm về văn thư, lưu trữ

4 Trách nhiệm của mỗi cá nhân

Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Trung tâm về văn thư, lưu trữ

Điều 4 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm phải thực hiên theo các quy định của pháp luật hiện hành về bí mật nhà nước

Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Thưc hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BND ngày 19 tháng

01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2 Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoàiThực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế

Điều 7 Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản được thực hiện như sau:

a/ Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Trung tâm giao cho đơn vị hoặc viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

b/ Đơn vị hoặc viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, đồ khẩn, nơi nhận văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trưởng hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Trung tâm tham khảo ý kiến của các cơ quan hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

- Trình duyệt dự thảo văn bản

Điều 8 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1 Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản

2 Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt,

nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào sự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Điều 9 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu /.) trước khi trình Lãnh đạo Trung tâm ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu qui định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định

2 Trưởng phòng Hành chính giúp Giám đốc tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Trung tâm và phải ký nhát/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”

3 Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản

Điều 11 Bản sao văn bản

1 Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao

2 Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV

3 Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo Trung tâm, Trưởng phòng Hành chính quyết định

4 Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính

5 Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo qui định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có gia trị thông tin, tham

6 Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Trung tâm những ý kiến ghi bên lề văn bản Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Trung tâm ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính

Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Nguyên tắc chung

1 Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Trung tâm phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các cá nhân, đơn vị không

có trách nhiệm giải quyết

2 Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc hẹn giờ”),

“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản Khẩn) phải được đăng

ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bẩn được ký

3 Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mất nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư 04/2013/TT-BNV

Điều 13 Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

2 Trình, chuyển giao văn bản đến

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1 Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm

việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

2 Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển qua mạng)

3.Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo Trung tâm, Trưởng phòng Hành chính để xử lý

4 Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính

5 Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mang LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng internet

Điều 15 Trình, chuyển giao văn bản đến

1 Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản Văn bản đến phải có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

2 Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo

3 Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản

Điều 16 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

1 Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Trung tâm; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo qui định của pháp luật

2 Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời gian trả lời thì thời

hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Trung tâm.

3 Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Trưởng phòng Hành chính Đối với văn bản có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

4 Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Trung tâm về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan

Điều 17 Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản;

2 Đăng ký văn bản đi;

3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5 Lưu văn bản đi

Điều 18 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng của văn bản

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

2 Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

a/ Ghi số, ký hiệu văn bản

- Tất cả văn bản đi của Trung tâm được ghi số theo hệ thống số chung của

cơ quan do Văn thư thống nhất quản lý

- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư Trung tâm Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và

kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

- Công văn có tên loại việc ghi ký hiệu gồm: chữ viết tắt tên loại văn bản

và chữ viết tắt tên Trung tâm

- Công văn hành chính việc ghi ký hiệu gồm: chữ viết tắt Trung tâm và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn

b/ Ghi ngày, tháng của văn bản

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

3 Văn bản mật được đánh số và đăng ký riêng

Điều 19 Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính

1 Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hằng năm, Trung tâm qui định sổ đăng ký văn bản đi chung cho các loại văn bản và sử dụng chung cho toàn cơ quan (trừ công văn mật)

2 Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp truyền thống (đăng ký bằng số) hoặc đăng ký trên máy tính

Điều 20 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1 Nhân bản

a/ Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở

số lượng tại phần nơi nhận văn bản

b/ Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tác văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, phòng ban có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra