Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư-lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 11 2.1. Công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11 2.1.1. Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 11 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ 13 2.2. Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 14 2.2.1. Cơ sở khoa học 14 2.2.2. Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15 2.2.2.1. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ cơ quan 15 2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử 16 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III, ĐỀ XUẤT VÀ KHUYẾN NGHỊ 19 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 19 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 25 3.2.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu. 25 3.2.2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu. 26 3.2.2.1. Về tổ chức, cán bộ, kinh phí 26 3.2.2.2. Về tuyên truyền, vận động. 27 3.3. Một số khuyến nghị. 27 3.3.1. Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 27 3.3.2. Đối với khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 30 C. PHẦN KẾT LUẬN 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT BCHTW BNV TCCP VTLTNN LTNN NVTW NVĐP TT QĐ Ban chấp hành Trung ương Bộ Nội vụ Tổ chức Chính phủ Văn thư Lưu trữ nhà nước Lưu trữ Nhà nước Nghiệp vụ Trung ương Nghiệp vụ Địa phương Thông tư Quyết định MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổchức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.1.1 Lịch sử hình thành .3 1.1.2 Chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .4 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư-lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 11 2.1 Công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11 2.1.1 Tổ chức lãnh đạo, đạo, quản lý công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III .11 2.1.2 Tình hình cán làm công tác lưu trữ 13 2.2 Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 14 2.2.1 Cơ sở khoa học 14 2.2.2 Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15 2.2.2.1 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ quan 15 2.2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ lịch sử 16 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III, ĐỀ XUẤT VÀ KHUYẾN NGHỊ 19 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 19 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 25 3.2.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật văn nghiệp vụ công tác chỉnh lý tài liệu 25 3.2.2 Xây dựng thực kế hoạch chỉnh lý tài liệu .26 3.2.2.1 Về tổ chức, cán bộ, kinh phí 26 3.2.2.2 Về tuyên truyền, vận động .27 3.3 Một số khuyến nghị 27 3.3.1 Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 27 3.3.2 Đối với khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội .30 C PHẦN KẾT LUẬN .31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .32 PHỤ LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Thực tập tốt nghiệp phần thiếu chương trình đào tạo tất ngành học trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung với ngành văn thư-lưu trữ nói riêng Thơng qua đợt thực tập, sinh viên học viên củng cố kiến thức trang bị, có kiến thức thực tiễn; giúp cho sinh viên học viên tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn đào tạo; giúp cho việc hệ thống hóa củng cố kiến thức Kết thúc đợt thực tập, sinh viên học viên tổng hợp khảo sát, tìm hiểu làm thời gian thực tập; hoàn thiện vào báo cáo rút học kinh nghiệm cho thân Thực theo kế hoạch trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc thực tập cho học viên Lớp Đại học Liên thơng Lưu trữ học 1508 khóa học 20151017, Khoa Văn thư- lưu trữ khoa Đào tạo chức Bồi dưỡng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho học viên Lớp ĐHLT 1508 thực tập quan Được đồng ý lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em có hội đến thực tập Trung tâm lưu trữ Quốc gia III từ ngày 15/5/201730/6/2017 Qua trình tìm hiểu, khảo sát tình hình cơng tác lưu trữ TT Lưu trữ Quốc gia III, em cảm thấy u thích ln mong muốn tìm hiểu sâu công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có tác dụng lớn tồn cơng tác lưu trữ nói chung với phơng lưu trữ nói riêng Có thể nói rằng, cơng tác chỉnh lý tài liệu đóng vai trò quan trọng hoạt động quan, tồn xã hội Chính em chọn chuyên đề “Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” cho báo cáo thực tập tốt nghiệp Trong báo cáo này, ngồi PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN KẾT LUẬN, PHẦN NỘI DUNG báo cáo chia làm 03 chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Chương 2: Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Chương 3: Báo cáo kết thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III , đề xuất khuyến nghị Mặc dù thân em cố gắng học hỏi, chăm chỉ, cần mẫn biết vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc thời gian thực tập có hạn, hiểu biết nghiệp vụ hạn chế nên báo cáo thực tập tốt nghiệp em tránh khỏi hạn chế, thiếu sót định Vì vậy, em kính mong thầy, cô giáo cán Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bổ sung, đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện hơn; giúp cho em hiểu biết sâu, rộng xác nghiệp vụ Qua báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị cho em kiến thức lý luận kỹ nghiệp vụ để em hồn thành tốt cơng việc Đồng thời, qua em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới toàn thể ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cán phòng Chỉnh lý tài liệu; đăc biệt Vương Thị Thu- Phó Trưởng Phòng Chỉnh lý tài liệu người trực tiếp hướng dẫn em công việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn.! Hà Nội, ngày 30 tháng năm 2017 Học viên Vương Thị Thúy Nga B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổchức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.1.1 Lịch sử hình thành Ngày 08/9/1945 Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa sắc lệnh thành lập định người đứng đầu Nha Lưu trữ Cơng văn Thư viện tồn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Thông đạt 1C- VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt tài liệu lưu trữ phương diện kiến thiết quốc gia nghiêm cấm tiêu hủy hồ sơ, tài liệu chưa phép quan có thẩm quyền Đồng thời, nhằm tiếp tục tăng cường cho việc quản lý thống Nhà nước công tác lưu trữ ngày 04/09/1962, Chính phủ ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng Từ năm 1992, Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) giao cho Ban tổ chứccán Chính phủ (Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Theo đó, quan quản lý lưu trữ Trung ương có chức tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ việc thực quản lý nhà nước lưu trữ Bảo vệ, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia trách nhiệm Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước mà trực tiếp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Để tài liệu lưu trữ thật phát huy giá trị to lớn đó, ngày 10 tháng năm 1995 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) Quyết định số 118/TCCP-TC việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Đây Trung tâm lưu trữ mở với chức thu thập, chỉnh lý tài liệu, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiêụ tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ năm 1945 đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đời đánh dấu lớn mạnh ngành Lưu trữ tổ chức, trình độ cán sở vật chất Từ thành lập Trung tâm có nhiều cố gắng để hồn thành tốt nhiệm vụ giao, đạt nhiều thành tích bước đường xây dựng trưởng thành Khi thành lập Trung tâm tiếp nhận khoảng 4000 mét giá tài liệu từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Năm 2002, kho A1 xây dựng đưa vào sử dụng, hàng năm Trung tâm thu 450 mét giá tài liệu từ Bộ, ngành, tổ chức, doanh nghiệp Từ đến nay, sau 15 năm Trung tâm thu thập thêm khối tài liệu tương đối lớn, tài liệu hành lên tới 13.000m giá; tài liệu khoa học- kỹ thuật, 4000 cuộn băng hàng ngàn ảnh có giá trị tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tích cực bước cải tiến xây dựng thêm sở hạ tầng để bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo hướng đa dạng hình thức, nhanh thời gian, yêu cầu an toàn tài liệu, phán ánh tính chất ý nghĩa tài liệu lưu trữ 1.1.2 Chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở 34- Phan Kế Bính- phường CốngVị- Ba Đình- Hà Nội, thành lập theo định số 118/TCCP-TC ngày 10/6/1995 Bộ trưởng, Trưởng Ban tổ chức- Cán Chính phủ Quyết định 166/QĐ- VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước nêu rõ: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, có chức trực tiếp quản lý thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ quyền hạn giao Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản trụ sở làm việc Thành phố Hà Nội Một số hình ảnh Trung tâm Lưu trữ quốc gia III(theo phụ lục 01) 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Theo Quyết định 166/QĐ- VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có nhiệm vụ quyền hạn sau đây: Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân: a) Tài liệu quan, tổ chức trung ương quan tổ chức cấp liên khu, khu, đặc khu Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; b) Tài liệu quan, tổ chức trung ương Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ tỉnh Quảng Bình phía Bắc; c) Hồ sơ địa giới hành cấp; d) Các tài liệu khác giao quản lý Thực hoạt động lưu trữ a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ phông, sưu tập thuộc phạm vi quản lý trực tiếp Trung tâm; b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; c) Thực biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: xếp, vệ sinh tài liệu kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu biện pháp khác; d) Xây dựng quản lý sở liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ; đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm Quản lý người làm việc, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật phân cấp Cục trưởng Thực dịch vụ công dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật quy định Cục trưởng Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc Phó Giám đốc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm Cơ cấu tổ chức ban đầu Trung tâm gồm phòng: 1.Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu; 2.Phòng Chỉnh lý tài liệu; 3.Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu; 4.Phòng Thống kê Cơng cụ tra cứu; 5.Phòng Quản lý kho tài liệu; 6.Phòng Hành chính- Quản trị- Tổ chức Để đáp ứng yêu cầu thực tiễn chuyên môn, nghiệp vụ cấu tổ chức phòng ban thay đổi định Theo định số 22/QĐ- LTNN ngày 25/03/1999 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước tách tách phận lưu trữ phim ảnh- ghi âm từ phòng Chỉnh lýthành phòng riêng; Đổi tên phòng quản lý kho thành Phòng Bảo quản tài liệu, phòng Thống kê Cơng cụ tra cứu bị giải thể Ngày 01 tháng năm 2002 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước Quyết định số 42/QĐ-LTNN số 43/QĐ-LTNN thành lập thêm 02 phòng gồm: 1.Phòng Tin học Cơng cụ Tra cứu; 2.Xưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu Sau thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia Xưởng Tu bổ Phục chế sáp nhập Phòng Bảo quản tài liệu trực thuộc Trung tâm Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Quyết định số 77;78;79/QĐ-VTLTNN việc thành lập thêm phòng thuộc Trung tâm Lưu trữ Nhà nước 1.Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ; 2.Phòng Kế tốn; 3.Tổ lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Để phù hợp với nhu cầu thực tế công việc quan, ngày 20 tháng năm 2010 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Quyết định số:120/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm lưu trữ Quốc gia III Theo định cấu tổ chức Trung tâm lưu trữ Quốc gia III gồm có 12 phòng chức năng: Phòng Sưu tầm tài liệu; Phòng Thu thập tài liệu; Phòng Chỉnh lý tài liệu; Phòng Bảo quản tài liệu; Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu; Phòng Tin học; Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu ; Phòng Tài liệu nghe nhìn; Phòng Đọc; 10 Phòng Hành - Tổ chức; 11 Phòng Kế tốn; 12 Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy Gần nhất, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thay đổi theo Quyết định số 166/QĐ- VTLTNN ngày 28/10/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Theo đó, cấu tổ chức Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia III sau: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc khơng q 03 Phó Giám đốc Trung tâm bao gồm có 10 phòng: Phòng Thu thập Sưu tầm tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu Phòng Tin học Cơng cụ tra cứu Phòng Đọc Phòng Tài liệu nghe nhìn Phòng Hành chính- Tổ chức Phòng Kế tốn 10 Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy Việc thành lập, sát nhập, giải thể tổ chức thuộc Trung tâm Cục trưởng định 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư-lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Văn thư chuyên trách Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngồi việc đảm nhiệm cơng tác văn thư kiêm ln công tác lưu trữ quan Trung tâm) Công tác văn thư hoạt động tất yếu phải có quan, tổ chức quan Nhà nước Chất lượng công tác văn thư, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hoạt động quan Nhà nước, hiệu quản lý, chất lượng định hành Nhận thức điều Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III giành quan tâm đặc biệt việc tổ chức thực cơng tác văn thư, điều thể cụ thể qua phương diện sau: Đối với công tác văn thư, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quan tâm đến việc quản lý đạo công tác văn thư cho đạo diễn cách khoa học, nếp, rõ ràng Việc đạo thể phương diện sau: - Tổ chức thực văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác vào bảo quản bìa, hộp, giá tủ, kho tàng đạt tiêu chuẩn chất lượng Ngoài mục lục hồ sơ cơng cụ tra tìm thủ cơng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III xây dựng sở liệu thông tin cấp số phông chỉnh lý Việc thực tốt đề án góp phần làm tối ưu hóa thành phần nội dung tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tạo điều kiện bảo quản an toàn tổ chức sử dụng hiệu tài liệu phục vụ tốt nhu cầu xã hội, chỉnh lý sơ nên đưa chỉnh lý nâng cấp theo Đề án “Chống nguy hủy hoại tài liệu”, “Nhiệm vụ đặc thù” Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 18 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III, ĐỀ XUẤT VÀ KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em may mắn tham gia vào công việc chỉnh lý tài liệu với cơ, chị phòng Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Em trực tiếp tham gia vào khâu nghiệp vụ Quy trình chỉnh lý tài liệu phơng Sở Y tế Hà Nội( giai đoạn 1954-2008) như: vận chuyển tài liệu, vệ sinh sơ tài liệu, phân loại tài liệu, lập, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, biên mục phiếu tin, biên mục hồ sơ Trước tham gia chỉnh lý tài liệu, em giao cho đọc văn hướng dẫn chỉnh lý phông Sở Y tế Hà Nội; đọc có khơng hiểu cần giảng giải, hướng dẫn tận tình Vương Thị Thu – Phó phòng (Xem chi tiết lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông Sở Y tế Hà Nội giai đoạn 1954-2008 phụ lục số 03) (Xem chi tiết hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu phông Sở Y tế Hà Nội giai đoạn 1954-2008 Phụ lục số 04) ( Xem chi tiết Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Phông Sở Y tế Hà Nội giai đoạn 1954- 2008 Phụ lục 05) Sau tài liệu vận chuyển từ bên Sở Y tế về, em cán phòng Chỉnh lý tài liệu phải vận chuyển tài liệu phòng để tiến hành vệ sinh sơ tài liệu Công việc vận chuyển nhiều thời gian, nhân cơng chi phí vận chuyển Sau tài liệu vệ sinh sơ tài liệu phân loại theo phương án phân loại: Mặt hoạt động- thời gian - Căn vào lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông; - Căn vào tình hình thực tế tài liệu có phơng; - Căn vào yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu; Tài liệu phông Sở Y tế Hà Nội giai đoạn 1954-2008 phân loại theo phương án “Mặt hoạt động - Thời gian” cụ thể sau: 19 Bước 1: Phân loại tài liệu thành nhóm lớn - Tồn tài liệu phơng Sở Y tế Hà Nội giai đoạn 1954-2008 phân nhóm lớn (các mặt hoạt động) sau: I Tài liệu tổng hợp II Tài liệu tổ chức cán - lao động tiền lương III Tài liệu tra IV Tài liệu nghiên cứu khoa học V.Tài liệu cấp phép hành nghề y dược tư nhân VI.Tài liệu nghiệp vụ y VII.Tài liệu quản lý dược VIII.Tài liệu kế toán, tài vụ IX Tài liệu Đảng- cơng đồn- Đồn TNCSHCM Bước 2: Phân loại tài liệu từ nhóm lớn thành nhóm vừa, bước tài liệu nhóm phân năm Tuy nhiên cần lưu ý số tài liệu hồ sơ cơng trình XDCB, hồ sơ vụ tra kéo dài năm phân theo cơng trình vụ việc để năm cuối Bước 3: Sau tài liệu phân năm, năm ta tiến hành phân tài liệu thành nhóm nhỏ hơn, nhóm nhỏ cuối tương đương với hồ sơ hay đơn vị bảo quản Ví dụ cụ thể : VIII Tài liệu kế toán, tài vụ 1.Năm 1954 1.1 Văn đạo cơng tác kế tốn, tài vụ 1.2 Chương trình, kế hoạch, báo cáo cơng tác kế toán tài vụ Sở đơn vị trực thuộc 1.3 Hồ sơ dự, toán 1.4 Tài liệu quỹ 1.5 Tài liệu cấp phát vốn 1.6 Tài liệu phí lệ phí 1.7 Tài liệu giá 1.8 Tài liệu kiểm kê tài sản 2.Năm 1955 (như năm 1954) 54 Năm 2008 (như năm 1954) (Xem chi tiết hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu phông Sở Y tế Hà Nội Phụ lục số 04) 20 * Xây dựng phương án phân loại: Em phân cơng chỉnh lý tài liệu tổ chức cán bộ- lao động tiền lương Qua việc nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; vào đặc trưng chung phương án phân loại tài liệu phông Sở Y tế, đồng thời vào tình hình thực tế tài liệu khối Tổng hợp em tiến hành phân loại khối tài liệu theo phương án “mặt hoạt động-thời gian” Đây phương án phân loại thống tồn phơng Sau thu tài liệu chia theo mặt hoạt động mặt hoạt động chia theo năm Cụ thể việc phân loại tài liệu khối tổng hợp sau: II Tài liệu tổ chức cán bộ- lao động tiền lương Năm 1954 Năm 1955 ………… 54 Năm 2008 Trong năm chúng em lại chia vấn đề: Năm 1954 1.1 Văn đạo công tác TCCB 1.2 Kế hoạch, báo cáo công tác TCCB 1.3 Hồ sơ Hội nghị công tác TCCB 1.4 Văn đạo công tác tổ chức 1.5 Kế hoạch, báo cáo công tác TC 1.6 Tập định việc thành lập máy 1.7 Hồ sơ v/v thành lập, tách nhập, giải thể 1.8 Hồ sơ Hội nghị CBCCVC 1.9 Hồ sơ v/v thi tuyển, xếp ngạch, nâng ngạch, 1.10 Hồ sơ thi đua, khen thưởng, kỷ luật 1.11 Hồ sơ lao động tiền lương Tài liệu năm lại chia tương tự năm 1954 Lập hồ sơ cho tài liệu: Lập hồ sơ khâu quan trọng bước tiến hành nghiệp vụ chỉnh lý, cơng việc đòi hỏi phải tiến hành tỉ mỉ, nhằm xây dựng hệ thống hồ sơ có chất lượng, phục vụ tốt cho cơng tác bảo quản, thống kê, tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu 21 trữ Soạn thảo tiêu đề hồ sơ theo mẫu sau: - Tên loại - vấn đề - thời gian – tác giả ( Đối với chương trình, báo cáo, kế hoạch thường kỳ ) - Tên loại – tác giả - vấn đề - thời gian ( Đối với báo cáo, kế hoạch chuyên đề ) - Tập lưu công văn - thời gian – tác giả (Đối với tập cơng văn có sổ lưu thuỷ liên tục) - Tập công văn - thời gian – tác giả (Đối với tập cơng văn có sổ lưu thuỷ khơng liên tục) - Hồ sơ Hội nghị - vấn đề - địa điểm - thời gian (Hồ sơ Hội nghị …… …… từ ……… đến) - Hồ sơ vấn đề - thời gian – tác giả (Hồ sơ vụ án, hồ sơ vụ việc) - Hồ sơ - tác giả - nơi công tác – quê quán Xác định giá trị tài liệu: Khối tài liệu tổ chức cán bộ- lao động tiền lương khối quan trọng Sở Y tế Hà Nội giai đoạn 1954- 2008 Chính q trình hoạt động ban sản sinh khối tài lượng phong phú đa dạng Dựa quy định chung quan xác định giá trị tài liệu, trình chỉnh lý khối tài liệu lộn xộn, tài liệu có giá trị lâu dài để lẫn với tài liệu khơng có giá trị trình xác định giá trị tài liệu chúng em vận dụng tiêu chuẩn khác như: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung, tiêu chuẩn trùng lặp thông tin tài liệu…Vận dụng kiến thức học với thực tế tài liệu, chúng em tiến hành xác định giá trị tài liệu sau: - Với tài liệu mà thông tin lặp lại giống vấn đề giữ lại - Những tài liệu khơng có đầy đủ thành phần thể thức như: dấu, chữ ký, ngày tháng năm ban hành văn loại hủy Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Phông Sở Y tế Hà Nội giai đoạn 1954- 2008 (phụ lục 05) 22 Biên mục phiếu tin: Phiếu tin hồ sơ phiếu mô tả hồ sơ bảng ghi tổng hợp thông tin hồ sơ đơn vị bảo quản Mỗi thơng tin nhóm thơng tin ghi trường phiếu tin Phiếu tin sử dụng thay cho thẻ tạm để hệ thống hóa hồ sơ Sau tài liệu lập thành hồ sơ, em tiến hành biên mục phiếu tin hồ sơ Phiếu tin biên mục đầy đủ thông tin cần thiết như: tên (hoặc mã) kho lưu trữ; tên (hoặc số) phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin, tiêu đề hồ sơ; giải nội dung, số trang, thời gian bắt đầu kết thúc hồ sơ, ngơn ngữ, tình trạng vật lý… Hệ thống hóa hồ sơ Sau lập hồ sơ khối tài liệu khối tổng hợp chúng em tiến hành hệ thống hóa khối tài liệu tổng hợp sau: Bước 1:Sắp xếp phiếu tin phạm vi nhóm xếp nhóm nhỏ nhóm vừa, nhóm vừa nhóm lớn nhóm lớn theo phương án phân loại tài liệu tổng hợp lập đánh số tạm lên phiếu tin Bước Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản khối tổng hợp theo số thứ tự tạm thời phiếu tin Biên mục hồ sơ: Nội dung biên mục hồ sơ gồm hai phần: Biên mục bên biên mục bên Biên mục bên trong: Sau hồ sơ lập tiến hành đánh số tờ cho hồ sơ, tài liệu hồ sơ đánh số liên tục từ số 01 hết Sử dụng bút chì tiến hành đánh số tờ đánh góc bên phải tài liệu nhằm cố định trật tự văn Sau đánh xong số tờ tài liệu, viết mục lục văn hồ sơ giới thiệu cách có hệ thống thành phần, nội dung tài liệu thông tin cần thiết khác văn vị trí xếp chúng hồ sơ để tra cứu thuận lợi Biên mục bên ngoài: Sau biên mục bên hồ sơ tiến hành biên 23 mục bên hồ sơ ghi đầy đủ thơng tin lên bìa hồ sơ gồm: tên quan; tên đơn vị tổ chức; mã hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; thời hạn bảo quản;số lưu trữ Lập mục lục hồ sơ đưa hồ sơ vào hộp cặp, lên giá bảo quản: * Mục lục hồ sơ: - Mục lục hồ sơ lập sau tài liệu tiến hành chỉnh lý khoa học; - Mục lục hồ sơ công cụ tra cứu phòng, kho lưu trữ mang tính chất như: Giới thiệu thành phần, nội dung hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ hệ thống hóa theo phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ, thống kê hồ sơ phông * Đưa hồ sơ vào hộp (cặp); giá bảo quản: Sau thực cơng đoạn nói hồ sơ đưa vào hộp ( cặp ba dây) viết dán nhãn hộp, vận chuyển tài liệu vào kho xếp tài liệu lên giá *Ví dụ số hồ sơ em làm q trình chỉnh lý tài liệu phơng Sở Y tế Hà Nội giai đoạn 1954-2008 (phụ lục 06) 24 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trong thời gian công tác Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III em có hội trực tiếp thực khâu nghiệp vụ công tác chỉnh lý tài liệu Qua đó, em có hội điều kiện để hiểu rõ mối quan hệ lý luận học giảng đường thực tiễn công tác chỉnh lý tài liệu Trung tâm Để góp phần nâng cao hiệu công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, qua thực trạng chỉnh lý thời gian qua, em cho cần thiết phải thực số giải pháp sau đây: 3.2.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật văn nghiệp vụ công tác chỉnh lý tài liệu - Trước hết cần nghiên cứu ban hành văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ; cơng văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính; - Tuyên truyền áp dụng cách rộng rãi, nghiên cứu sửa đổi bổ sung môt số điều Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 01/06/ 2009 việc ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN 9001: 2000; - Nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư 09/2011/TTBNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ Qui định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Thông tư số 03/2010/ TT-BNV Bộ Nội vụ ngày 29/04/2010 việc quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy cần tiến hành áp dụng thực có hiệu cho quan mình; - Phải kết hợp thật tốt việc nghiên cứu khoa học với việc nghiên cứu xây dựng văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu Thông qua việc nghiên cứu khoa học, sử dụng kết nghiên cứu khoa học để chuyển đổi ứng dụng sang văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu nhằm giúp cho công tác chỉnh lý tài liệu ngày khoa học 3.2.2 Xây dựng thực kế hoạch chỉnh lý tài liệu 25 - Cần xây dựng, ban hành văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; - Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần rà sốt lịch sử phơng tài liệu để có kế hoạch phân phơng để lập nhóm phơng có mối quan hệ như: đơn vị tiền thân, đơn vị trực thuộc …Điều tiện lợi khoa học cho công tác bảo quản công tác bổ sung tài liệu trước chỉnh lý; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn thường xuyên, tổ chức hội thảo để trao đổi, bàn biện pháp tháo gỡ, giải vấn đề phát sinh trình chỉnh lý Những tài liệu quan, tổ chức nằm đề án nâng cấp tài liệu cần phải khẩn trương thực nhằm tối ưu hố cơng tác chỉnh lý tài liệu.Việc thực đề án chỉnh lý nâng cấp tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng hiệu sử dụng tài liệu Khắc phục tình trạng tài liệu bị chồng chéo, lẫn lộn, trùng lặp, hay tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung thông tin hồ sơ…do tài liệu phông thường trải qua nhiều đợt thu thập bổ sung khác 3.2.2.1 Về tổ chức, cán bộ, kinh phí * Về tổ chức cán bộ: Trong lĩnh vực nào, yếu tố người phận quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới suất, hiệu quả, phát triển bền vững lĩnh vực Trong cơng tác lưu trữ vậy, việc hoàn thiện đội ngũ người yếu tố quan trọng mang tính chất định Mọi khâu nghiệp vụ lưu trữ có thực tốt hay không phần lớn nhờ vào cách thức tổ chức, thực cán lưu trữ * Về kinh phí Nhà nước cần cấp đủ kinh phí cho Bộ, ban, ngành đặc biệt Trung tâm Lưu trữ lịch sử có Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để đầu tư thích đáng cho công tác chỉnh lý, nâng cấp tài liệu từ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm 26 3.2.2.2 Về tuyên truyền, vận động Tăng cường công tác tuyên truyền xã hội nhằm nâng cao nhận thức vai trò, ý nghĩa tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc, từ có ý thức tốt việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác chỉnh lý tài liệu; Thông qua việc nghiên cứu chuyên đề giúp phần hình dung thực trạng tình hình cơng tác chỉnh lý tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia III 3.3 Một số khuyến nghị Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Tài liệu lưu trữ có vị trí vai trò quan trọng việc quản lý, lưu trữ, khai thác sử dụng phục vụ cho nhiều lĩnh vực khác yêu cầu cần thiết xã hội Do để đẩy mạnh cơng tác lưu trữ phát triển mạnh nữa, em xin đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm sau: 3.3.1 Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Các quan có thẩm quyền cần nhanh chóng ban hành văn quy phạm pháp quy định thống việc quản lý tài liệu đặc biệt tài liệu khoa học kỹ thuật tài liệu nghe – nhìn, phim ảnh ghi âm, gia đình dòng họ - Nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung số điều Thông tư 09/2011/TTBNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ Qui định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 01/06/ 2009 việc ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN 9001: 2000 - Cần ban hành văn quy định hạn chế sử dụng, đối tượng hạn chế tiếp xúc với tài liệu(đặc biệt văn mật chưa thống kê giải mật)đối với tài liệu chỉnh lý trình chỉnh lý - Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần rà sốt lịch sử phơng tài liệu để có kế hoạch phân phơng để lập nhóm phơng có mối quan hệ như: đơn vị tiền than, đơn vị trực thuộc … 27 - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III cần tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn thường xuyên, tổ chức hội thảo để trao đổi, bàn biện pháp tháo gỡ, giải vấn đề phát sinh trình chỉnh lý - Những văn đạo hướng dẫn công tác lưu trữ dừng lại nội dung chuyên môn, nghiệp vụ; cần có quy định cụ thể trách nhiệm thái độ thực công việc cán chuyên môn - Để công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hoạt động có hiệu cao, lãnh đạo Trung tâm cần phải ý thức tác dụng việc ban hành văn đạo cơng tác lưu trữ Trên sở phối hợp với cán có chun mơn lưu trữ, cần xây dựng ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ, tập trung vào định nộp lưu tài liệu bảo quản tài liệu *Trong công tác tổ chức cán - Việc bố trí nhân lực lao động thực quy trình chỉnh lý theo bước nhiều bất cập quy định thực tiễn - Đội ngũ cán làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu cần nâng cao trình độ nghiệp vụ, cập nhật kiến thức lĩnh vực khác có liên quan đên nghiệp vụ chỉnh lý; cần tăng cường số lượng chất lượng Để công tác lưu trữ đạt kết tốt, hiệu cao xứng đáng Trung tâm lớn nước Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần phải quan tâm đề cao việc tuyển chọn cán bộ: - Cán lưu trữ phải có chun mơn nghiệp vụ lưu trữ, bên cạnh phải có kiến thức ngoại ngữ, tin học để đáp ứng nhu cầu tin học thời gian tới - Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần phải quan tâm bồi dưỡng, cử cán lưu trữ quan tham gia khóa học, lớp tập huấn nhằm nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ để thực công việc cách hiệu - Bên cạnh đó, Trung tâm cần có sách thỏa đáng để huy động tối đa lực sáng tạo lòng yêu nghề cán lưu trữ, nhằm phát 28 huy tối đa nhân tố người việc phát triển công tác lưu trữ quan - Nhà nước lên quan tâm đến chế độ sách lương bổng, chế độ độc hại viên chức thực nghiệp vụ chỉnh lý *Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin xử lý thông tin phương tiện điện tử bao gồm phương pháp khoa học, công cụ kỹ thuật đại chủ yếu kỹ thuật máy tính, nhằm tổ chức khai thác nguồn thơng tin lĩnh vực hoạt động xã hội Để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội với thơng tin tài liệu lưu trữ đại hóa hố tin học hố cơng tác văn thư lưu trữ vừa yêu cầu bách thực tiễn vừa biện pháp tích cực điều kiện để nâng cao suất, chất lượng hiệu lĩnh vực Do vậy, lãnh đạo Trung tâm cần phải quan tâm đầu tư mở rộng mạng thông tin nhằm cho công tác tin học hóa tài liệu lưu trữ đạt hiệu cao *Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cần bố trí phòng, kho lưu trữ riêng, với diện tích hợp lý, đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ tốt cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ kho; phù hợp với yêu cầu phòng, kho lưu trữ Trung tâm cần trang bị thêm giá tủ đựng tài liệu số vật tư khác; lắp đặt thêm trang thiết bị đại hệ thống chống đột nhập, máy hút ẩm… Hiện nay,với quan tâm Đảng Nhà nước, đạo hướng dẫn cụ thể sát Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; với tinh thần, trách nhiệm, lòng yêu nghề tâm Trung tâm thời gian tới Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III chắn thực tốt hai nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Đó tăng cường bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho xã hội theo hướng đa dạng hình thức, nhanh thời gian, yêu cầu an tồn tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho công xây dựng bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa 3.3.2 Đối với khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Em mong muốn Nhà trường Khoa Văn thư-Lưu trữ thường xuyên tổ chức chuyến thực tế Trung tâm Lưu trữ để chúng em thực tế 29 tìm hiểu, khảo sát tài liệu lưu trữ quy trình nghiệp vụ cơng tác lưu trữ; giúp chúng em có thêm nhiều kiến thức thực tế bổ ích, phục vụ tốt cho cơng việc đồng thời giúp tiếp thu giảng cô giáo đạt hiệu cao Trên lớp, chúng em học nhiều lý thuyết thực hành khâu nghiệp vụ lưu trữ hạn chế; tài liệu dùng để thực hành hạn chế, em mong khoa nhà trường tạo điều kiện cho chúng em có thêm nhiều tiết học thực hành 30 C PHẦN KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, em cảm thấy làm việc chăm chỉ, nghiêm túc cố gắng nhiều để đạt kết tốt Em cảm thấy thành đạt thật xứng đáng với cơng sức bỏ Từ khối tài liệu lộn xộn, bó gói, chỉnh lý sơ khó tra tìm khai thác, qua cơng tác chỉnh lý tài liệu mà em người thực việc tra tìm, khai thác sử dụng nhanh chóng, khoa học, xác Việc thực công tác chỉnh lý tài liệu giúp khắc phục tình trạng chồng chéo, lẫn lộn, trùng lặp thơng tin Nhìn chung cơng tác chỉnh lý tài liệu nói riêng cơng tác Lưu trữ nói chung Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thực quy định Nhà nước ban hành Các khâu nghiệp vụ công tác Chỉnh lý tài liệu thực quy trình Qua việc thực đề tài nghiên cứu “Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” giúp em hiểu thêm lý luận thực tiễn hiểu thêm công việc mà thân em đồng nghiệp hàng ngày cần mẫn, chung sức, chung lòng, đóng góp xây dựng cho ngành Lưu trữ nước nhà Dịp khảo sát giúp em có nhìn đầy đủ hơn, sâu sắc kỹ nghiệp vụ học, có điều kiện so sánh đối chiếu điểm khác biệt lý thuyết thực tiễn bổ sung vào vốn kiến thức mình; đồng thời qua thấy đa dạng, phong phú khó khăn, hạn chế cơng việc chỉnh lý thường làm Tuy nhiên hiểu biết hạn chế nên báo cáo em nhiều thiếu sót, chưa thể đáp ứng hết yêu cầu khoa nhà trường đặt Vì vậy, em mong thầy, giáo đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô cán Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tâp báo cáo này./ 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - (2011), Luật Lưu trữ 2011; - Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; - Bộ Nội vụ (2011), Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNNNVTW ngày 19/5/2004 v/v ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2006), Công văn số 879/VTLTNNNVĐP ngày 19/12/2006 v/v hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2005), Quyết định số 321/QĐ – VTLTNN ngày 22/8/2005 v/v Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2009), Quyết định số 128/QĐVTLTNN ngày 01/06/2009 v/v ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN 9001: 2000 32 ... Văn thư -lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 11 2.1 Công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ... quản lý công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III .11 2.1.2 Tình hình cán làm công tác lưu trữ 13 2.2 Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. .. 14 2.2.2 Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15 2.2.2.1 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ quan 15 2.2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ lịch sử