Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư-lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 11 2.1. Công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11 2.1.1. Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 11 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ 13 2.2. Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 14 2.2.1. Cơ sở khoa học 14 2.2.2. Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15 2.2.2.1. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ cơ quan 15 2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử 16 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III, ĐỀ XUẤT VÀ KHUYẾN NGHỊ 19 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 19 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 25 3.2.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu. 25 3.2.2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu. 26 3.2.2.1. Về tổ chức, cán bộ, kinh phí 26 3.2.2.2. Về tuyên truyền, vận động. 27 3.3. Một số khuyến nghị. 27 3.3.1. Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 27 3.3.2. Đối với khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 30 C. PHẦN KẾT LUẬN 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2 Chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức 5

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư-lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 11

2.1 Công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11

2.1.1 Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 11

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ 13

2.2 Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 14 2.2.1 Cơ sở khoa học 14

2.2.2 Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 15

2.2.2.1 Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ cơ quan 15

2.2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử 16

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III, ĐỀ XUẤT VÀ KHUYẾN NGHỊ 19

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 19

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia III 25

3.2.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu 25

3.2.2 Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu 26

3.2.2.1 Về tổ chức, cán bộ, kinh phí 26

3.2.2.2 Về tuyên truyền, vận động 27

3.3 Một số khuyến nghị 27

3.3.1 Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 27

3.3.2 Đối với khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 30

C PHẦN KẾT LUẬN 31

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Thực tập tốt nghiệp là một phần không thể thiếu được trong chương trìnhđào tạo của tất cả các ngành học tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung vàvới ngành văn thư-lưu trữ nói riêng Thông qua mỗi đợt thực tập, sinh viên vàhọc viên có thể củng cố kiến thức đã được trang bị, có kiến thức thực tiễn; giúpcho sinh viên và học viên tăng cường kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyên môn

đã được đào tạo; giúp cho việc hệ thống hóa và củng cố những kiến thức cơ bản.Kết thúc mỗi đợt thực tập, sinh viên và học viên sẽ tổng hợp những gì đã khảosát, tìm hiểu và làm được trong thời gian thực tập; hoàn thiện vào báo cáo củamình cũng như rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân

Thực hiện theo kế hoạch của trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thựctập cho học viên Lớp Đại học Liên thông Lưu trữ học 1508 khóa học 2015-

1017, Khoa Văn thư- lưu trữ và khoa Đào tạo tại chức và Bồi dưỡng trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho học viên Lớp ĐHLT 1508 đi thực tập tại các

cơ quan Được sự đồng ý của lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em đã có

cơ hội đến thực tập tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III từ ngày 30/6/2017

Qua quá trình tìm hiểu, khảo sát tình hình công tác lưu trữ tại TT Lưu trữQuốc gia III, em cảm thấy rất yêu thích và luôn mong muốn được tìm hiểu sâuhơn về công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có tác dụng rất lớn đối với toàn bộ công tác lưu trữ nóichung và với mỗi phông lưu trữ nói riêng Có thể nói rằng, công tác chỉnh lý tàiliệu đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan, của toàn

xã hội Chính vì vậy em đã chọn chuyên đề “Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” cho bài báo cáo thực tập tốt nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữQuốc gia III

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ,

bổ sung, đóng góp ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn; giúp cho

em hiểu biết sâu, rộng và chính xác hơn về nghiệp vụ của mình

Qua bản báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin được gửi lời cảm ơnchân thành tới các thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị cho

em những kiến thức lý luận và kỹ năng nghiệp vụ để em có thể hoàn thành tốtnhững công việc của mình Đồng thời, qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn sâusắc tới toàn thể ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, các cán bộ phòngChỉnh lý tài liệu; đăc biệt là cô Vương Thị Thu- Phó Trưởng Phòng Chỉnh lý tàiliệu là người đã trực tiếp hướng dẫn em trong công việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ

và tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn.!

Hà Nội, ngày 30 tháng 6 năm 2017

Học viênVương Thị Thúy Nga

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC

GIA III 1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1.1.1 Lịch sử hình thành

Ngày 08/9/1945 Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa rasắc lệnh thành lập và chỉ định người đứng đầu Nha Lưu trữ Công văn và Thưviện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ ChíMinh ký Thông đạt 1C- VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối vớiphương diện kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu hủy hồ sơ, tài liệu chưađược phép của cơ quan có thẩm quyền Đồng thời, nhằm tiếp tục tăng cường choviệc quản lý thống nhất Nhà nước về công tác lưu trữ ngày 04/09/1962, Chínhphủ ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng

Từ năm 1992, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã giao cho Ban tổ cán bộ Chính phủ nay là (Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước Theo đó, cơ quan quản lý lưu trữ Trung ương có chức năng thammưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lýnhà nước về lưu trữ Bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quảtài liệu lưu trữ quốc gia là trách nhiệm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước màtrực tiếp là các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

chức-Để tài liệu lưu trữ thật sự phát huy những giá trị to lớn đó, ngày 10 tháng

6 năm 1995 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nộivụ) ra Quyết định số 118/TCCP-TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốcgia III Đây là một Trung tâm lưu trữ mở với chức năng thu thập, chỉnh lý tàiliệu, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiêụ quả tài liệu có ý nghĩa toànquốc từ năm 1945 đến nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ra đời đã đánh dấu

sự lớn mạnh của ngành Lưu trữ cả về tổ chức, trình độ cán bộ và cơ sở vật chất

Từ khi thành lập cho đến nay Trung tâm đã có nhiều cố gắng để hoàn thành tốtmọi nhiệm vụ được giao, đạt được nhiều thành tích trong bước đường xây dựng

và trưởng thành Khi mới thành lập Trung tâm đã tiếp nhận khoảng 4000 mét giátài liệu từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Năm 2002, kho A1 được xây dựng vàđưa vào sử dụng, hàng năm Trung tâm thu được 450 mét giá tài liệu từ các Bộ,ngành, các tổ chức, doanh nghiệp Từ đó đến nay, sau hơn 15 năm Trung tâm đãthu thập thêm một khối tài liệu tương đối lớn, trong đó tài liệu hành chính lên tớihơn 13.000m giá; tài liệu khoa học- kỹ thuật, hơn 4000 cuộn băng và hàng ngàntấm ảnh có giá trị và các tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ Hiện nay,Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang tích cực từng bước cải tiến và xây dựngthêm cơ sở hạ tầng để bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đểphục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo hướng đa dạng vềhình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu và an toàn về tài liệu, phán ánhđúng tính chất và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.

1.1.2 Chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại 34- Phan Kế Bính- phườngCốngVị- Ba Đình- Hà Nội, được thành lập theo quyết định số 118/TCCP-TCngày 10/6/1995 của Bộ trưởng, Trưởng Ban tổ chức- Cán bộ Chính phủ

Quyết định 166/QĐ- VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước nêu rõ: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sựnghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp quản lý

và thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ vàquyền hạn được giao

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản

và trụ sở làm việc tại Thành phố Hà Nội

Một số hình ảnh về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III(theo phụ lục 01)

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Theo Quyết định 166/QĐ- VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có những nhiệm

vụ và quyền hạn sau đây:

1 Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức và cá nhân:

a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan tổ chức cấp

liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;

b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xãhội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;

c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;

d) Các tài liệu khác được giao quản lý

2 Thực hiện hoạt động lưu trữ

a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tậpthuộc phạm vi quản lý trực tiếp của Trung tâm;

b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắpxếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tàiliệu và các biện pháp khác;

d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứutài liệu lưu trữ;

đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm

3 Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác củaTrung tâm

4 Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng

5 Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định của phápluật và quy định của Cục trưởng

6 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

1.1.4 Cơ cấu tổ chức

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Cụctrưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm Cơ cấu tổ chức ban đầu củaTrung tâm gồm 6 phòng:

1.Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu;

2.Phòng Chỉnh lý tài liệu;

3.Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu;

4.Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu;

5.Phòng Quản lý kho tài liệu;

6.Phòng Hành chính- Quản trị- Tổ chức

Để đáp ứng những yêu cầu thực tiễn về chuyên môn, nghiệp vụ và cơ cấu

tổ chức của các phòng ban đã được thay đổi nhất định

Theo quyết định số 22/QĐ- LTNN ngày 25/03/1999 của Cục trưởng CụcLưu trữ Nhà nước tách tách bộ phận lưu trữ phim ảnh- ghi âm từ phòng Chỉnh

lýthành một phòng riêng; Đổi tên phòng quản lý kho thành Phòng Bảo quản tàiliệu, phòng Thống kê và Công cụ tra cứu bị giải thể

Ngày 01 tháng 4 năm 2002 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyếtđịnh số 42/QĐ-LTNN và số 43/QĐ-LTNN thành lập thêm 02 phòng gồm:

1.Phòng Tin học và Công cụ Tra cứu;

2.Xưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu

Sau khi thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia thìXưởng Tu bổ Phục chế được sáp nhập về Phòng Bảo quản tài liệu trực thuộcTrung tâm

Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ ra các Quyết định số77;78;79/QĐ-VTLTNN về việc thành lập thêm 3 phòng thuộc Trung tâm Lưutrữ Nhà nước

1.Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ;

2.Phòng Kế toán;

3.Tổ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ

Để phù hợp với nhu cầu thực tế công việc của cơ quan, ngày 20 tháng 5năm 2010 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ra Quyết địnhsố:120/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III Theo quyết định này thì cơ cấu tổ chứccủa Trung tâm lưu trữ Quốc gia III gồm có 12 phòng chức năng:

1 Phòng Sưu tầm tài liệu;

2 Phòng Thu thập tài liệu;

3 Phòng Chỉnh lý tài liệu;

4 Phòng Bảo quản tài liệu;

5 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu;

6 Phòng Tin học;

7 Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu ;

8 Phòng Tài liệu nghe nhìn;

9 Phòng Đọc;

10 Phòng Hành chính - Tổ chức;

11 Phòng Kế toán;

12 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Gần đây nhất, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đượcthay đổi theo Quyết định số 166/QĐ- VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn

thư và Lưu trữ Nhà nước Theo đó, cơ cấu tổ chức của Trung Tâm Lưu trữ Quốcgia III sẽ như sau:

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giámđốc Trung tâm bao gồm có 10 phòng:

1 Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu

2 Phòng Chỉnh lý tài liệu

3 Phòng Bảo quản tài liệu

4 Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

5 Phòng Tin học và Công cụ tra cứu

6 Phòng Đọc

7 Phòng Tài liệu nghe nhìn

8 Phòng Hành chính- Tổ chức

9 Phòng Kế toán

10 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Việc thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức thuộc Trung tâm do Cụctrưởng quyết định

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư-lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

(Văn thư chuyên trách của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngoài việc

đảm nhiệm công tác văn thư kiêm luôn công tác lưu trữ cơ quan của Trung tâm)

Công tác văn thư là hoạt động tất yếu phải có ở mỗi cơ quan, tổ chức nhất

là trong các cơ quan Nhà nước Chất lượng công tác văn thư, ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng hoạt động của cơ quan Nhà nước, hiệu quả quản lý, cũngnhư chất lượng quyết định hành chính Nhận thức được điều này Trung tâm Lưutrữ Quốc gia III đã giành sự quan tâm đặc biệt trong việc tổ chức thực hiện côngtác văn thư, điều đó được thể hiện cụ thể qua các phương diện như sau:

Đối với công tác văn thư, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III rất quan tâm đếnviệc quản lý và chỉ đạo công tác văn thư sao cho sự chỉ đạo đó diễn ra một cách khoahọc, nền nếp, rõ ràng Việc chỉ đạo đó thể hiện trên những phương diện sau:

- Tổ chức thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác

văn thư như:

+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội khóaXIII kỳ họp thứ 2 đã thông qua

+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

+ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ qui địnhchi tiết một số điều trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan

+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản;

+ Thông tư 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thểthức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Bộ trưởng,Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch…

Cùng với việc thực hiện theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước về nghiệp vụ công tác văn thư thì Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã rất quantâm đến công tác này cụ thể với việc Trung tâm đã ban hành các văn bản chỉ đạonghiệp vụ về công tác văn thư

Ngoài việc ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tácvăn thư, Trung tâm còn rất quan tâm trong việc tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cho viênchức như: Cử viên chức đi học lớp chứng chỉ học phần văn thư lưu trữ; lớp nâng cao

về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức; Hội thảo công tác văn thư,

cử viên chức tham dự các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ

Bên cạnh đó việc bố trí nơi làm việc và mua sắm trang thiết bị cho văn thưcũng rất được quan tâm Bộ phận Văn thư- lưu trữ của Trung tâm thuộc phòng Hànhchính - Tổ chức quản lý, nhưng văn thư không ngồi chung với Phòng Hành chính màđược tổ chức một phòng riêng biệt Bộ phận Văn thư- lưu trữ của Trung tâm Lưu trữQuốc gia III được bố trí 01 phòng làm việc ngay tại tầng 1, gần với cổng chính của

Trung tâm

Trang thiết bị phục vụ cho văn thư được trang bị tương đối đầy đủ và hiện đại:Máy vi tính nối mạng, máy in, máy fax, điện thoại, máy phô tô copy, máy huỷ tàiliệu, điều hoà, tủ để tài liệu, hộp, cặp, giá, tủ để giữ dấu, đồng hồ treo tường, danh bạđiện thoại, hộp đựng bút và các văn phòng phẩm cần thiết khác như giấy, bút, giấyghi nhớ Và các trang thiết bị này được bố trí một cách tương đối hợp lý với diệntích phòng làm việc của văn thư

Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, công tác văn thư được xem là nộidung quan trọng, gắn liền với hoạt động của Trung tâm Văn thư được giaonhiệm vụ: xây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn bản đi và văn bản đến; quản lý

và sử dụng con dấu; sắp xếp công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, đánh máy, sao invăn bản và trực điện thoại của văn phòng cơ quan

Theo biên chế, Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được bố trí 03cán bộ có trình độ Trung học Văn thư- lưu trữ Do đặc điểm của Trung tâm làkhối lượng tài liệu cần sao chụp rất lớn nên các cán bộ văn thư được bố trí côngviệc như sau:

-Một cán bộ văn thư chuyên trách

-Hai nhân viên làm nhiệm vụ đánh máy, photo, sao chụp tài liệu phục vụđộc giả và phục vụ cho công việc của cơ quan

Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được đào tạo cơ bản vềchuyên môn, nghiệp vụ, có phẩm chất chính trị, có kinh nghiệm nên luôn hoànthành tốt công việc được giao

Văn thư chuyên trách của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngoài việc đảmnhiệm công tác văn thư còn kiêm luôn công tác lưu trữ cơ quan

Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, văn thư được tổ chức theo mô hìnhtập trung, mọi văn bản đi, đến đều tập trung về bộ phận văn thư Sau khi văn thưtiếp nhận, đăng ký vào sổ văn bản đi, đến sẽ được trình lên Lãnh đạo Trung tâm

và gửi đi các phòng ban giải quyết Trường hợp nếu văn bản của cơ quan, cánhân khác gửi đến trực tiếp cho phòng, ban chức năng thì bộ phận văn thư khôngđược bóc bì mà gửi trực tiếp cho phòng, ban đó không phải trình lên lãnh đạo Trung

tâm (nhưng phải đăng ký vào sổ).

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3.Công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Công tác Lưu trữ đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sửdụng tài liệu Nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã coi công tácnày là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình

* Nội dung của công tác lưu trữ:

- Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như:thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống

kê và xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệulưu trữ

- Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm phápluật để quản lý Nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện cácquy định của Nhà nước về lưu trữ

- Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tácquốc tế về lưu trữ

Hiện nay công tác Lưu trữ tại Trung tâm không xảy ra tình trạng tài liệulộn xộn, bó gói, chưa lập hồ sơ Tài liệu sau khi thu theo nguồn nộp lưu tại các

cơ quan hiện hành thì được đưa vào chỉnh lý đảm bảo chất lượng, khoa học, dễkhai thác và tra tìm đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ Sau khi chỉnh lý hoànchỉnh tài liệu được đưa lên kho và bảo quản theo nhiệt độ độ ẩm đảm bảo quytrình của Nhà nước Ngoài ra, tài liệu được sắp xếp lên giá từ trái qua phải, từtrên xuống dưới theo trật tự của các Phông trong kho theo Phông chỉ dẫn nênphục vụ cho việc khai thác, tra tìm tài liệu

2.1.1 Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là đơn vị hành chính sự nghiệp, thuộc sựquản lý , chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước,

có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn, bí mật và tổ chức sử dụng cóhiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia từ cách mạng tháng tám năm 1945 đến nay

Chính vì vậy, thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ là nhiệm vụ cơ bản và thenchốt của Trung tâm Hàng năm Ban Giám đốc Trung tâm đã quan tâm lãnh đạo,chỉ đạo công tác lưu trữ của Trung tâm như: Tổ chức cho cán bộ văn thư, lưu trữtham gia tập huấn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các vănbản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của Đảng, Nhà nước và Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước như:

- Luật Lưu trữ 2011;

- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001;

- Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quyđịnh thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động củacác cơ quan, tổ chức

- Quyết định số 53/QĐ-LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 của Cục trưởngCục Lưu trữ nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, hướng dẫn biên mụcphiếu tin và phần mềm ứng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý lưu trữ;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;

- Quyết định số 321/QĐ – VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước v/v Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu;

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư vàLưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theoTCVN 9001: 2000

Ngoài ra thì công tác chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan còn được thựchiện bằng các công việc cụ thể sau:

- Tổ chức các cuộc họp định kỳ và chuyên đề:

Để công tác chỉ đạo được thực hiện một cách có hiệu quả, hàng nămTrung tâm Lưu trữ Quốc gia III đều tổ chức các cuộc họp định kỳ như hội nghịtổng kết tháng, quý, năm, tổ chức các hội thảo chuyên đề như về công tác chỉnh

lý tài liệu Thông qua các cuộc họp này lãnh đạo và cán bộ, công chức Trungtâm có điều kiện nhìn lại những thành tựu đã đạt được trong thời gian qua vànhững tồn tại, yếu kém cần khắc phục Từ đó cùng thảo luận, bàn bạc, phân tích,

làm sáng tỏ các phương hướng, nhiệm vụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cán

bộ chuyên môn trong quá trình triển khai thực hiện

Ngoài ra, Trung tâm thường xuyên tổ chức các cuộc triển lãm, công bố,giới thiệu về tài liệu lưu trữ Trung tâm đã tổ chức các hội nghị có tính chấtchuyên đề để thảo luận và có kế hoạch triển khai cụ thể

- Kiểm tra kết quả thực hiện công việc của các đơn vị, cá nhân:

Đây cũng là một hình thức tổ chức chỉ đạo quan trọng của Trung tâm.Việc kiểm tra được thực hiện thông qua các văn bản báo cáo của các đơn vị, cánhân cấp dưới, hoặc kiểm tra trực tiếp Công tác này đã giúp lãnh đạo Trung tâmnắm được tình hình thực tế, đánh giá được chính xác những ưu điểm, yếu kémcủa các đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Từ đó, có kế hoạch để cácđơn vị hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ được giao

- Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ:

Lãnh đạo Trung tâm thường xuyên cử cán bộ tham dự các lớp học vềQuản lý hành chính Nhà nước tại Trường Đào tạo Bồi dưỡng cán bộ

Để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức Trung tâm còn

cử cán bộ đi thăm quan, học tập trao đổi kinh nghiệm ở một số nước như: thamquan về lưu trữ tại Nga, Thái Lan…

Ngoài các hình thức tổ chức chỉ đạo trên, Trung tâm cũng thường xuyêncập nhật những chủ trương, quy định mới về công tác lưu trữ của Cục Văn thư –Lưu trữ, của Đảng, Nhà nước và phổ biến kịp thời, rộng rãi tới các đơn vị trựcthuộc và cán bộ chuyên môn trong cơ quan

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tất cả 119 cán bộ công chức,viên chức,bao gồm 85 nữ (chiếm 71,4%) và 34 nam (chiếm 28,5%).Trình độ chuyên môncủa cán bộ, viên chức khá đồng đều: có 01 chuyên viên cao cấp; 06 lưu trữ viênchính; 59 lưu trữ viên và tương đương; 36 lưu trữ viên trung cấp; 24 nhân viên

kỹ thuật Hầu hết, các cán bộ lưu trữ của Trung tâm đều ở độ tuổi từ 25 đến 50,trong đó số lượng cán bộ viên chức có độ tuổi trên 40 chiếm khoảng 40% vàdưới 40 tuổi là 60%

Hầu hết cán bộ, viên chức của Trung tâm đều được đào tạo đúng ngànhnghề chủ yếu họ được tốt nghiệp từ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng –Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn và Trường Đại học Nội vụ HàNội.

Hình ảnh cán bộ Phòng Chỉnh lý tài liệu đang làm việc (Phụ lục 02) 2.2 Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

2.2.1 Cơ sở khoa học

Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ

cơ bản và chiếm một vị trí quan trọng của công tác lưu trữ Chỉnh lý tài liệu là tổ

chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hànhchỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá

hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa rachỉnh lý

Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Qua đó góp phần nâng caohiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản

Khâu chỉnh lý tài liệu có liên quan mật thiết với các khâu nghiệp vụ kháctrong công tác lưu trữ Thực tế, muốn tiến hành tốt các khâu nghiệp vụ như:thống kê tài liệu lưu trữ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và tra tìmtài liệu lưu trữ phải làm tốt khâu chỉnh lý tài liệu

 Các văn bản pháp lý:

- Luật Lưu trữ 2011;

- Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quyđịnh thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động củacác cơ quan, tổ chức

- Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu;

- Công văn 283/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nướcban hành ngày 19 tháng 5 năm 2004 về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tàiliệu hành chính;

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệugiấy” theo TCVN ISO 9001:2000 ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư