công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 1 LỜI CẢM ƠN 2 MỞ ĐẦU 1 Chương I.MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 6 1.1 Khái niệm 6 1.1.1 Khái niệm chung về tài liệu lưu trữ 6 1.1.2 Khái niệm chung về công tác bảo quản 6 1.2 Phòng Bảo quản tài liệu của Trung tâm III 8 1.2.1 Chức năng:Có chức năng tổ chức thực hiện các biện pháp chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật bảo quản tài liệu, tài liệu lưu trữ thuộc phạmvi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 8 1.2.2 Nhiệm vụ cụ thể: 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III. 10 2.1. Khái quát về công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 10 2.2. Thực trạng công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11 2.2.1. Biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm 11 2.2.1.1. Biện pháp phòng chống ẩm 11 2.2.1.2. Biện pháp phòng chống nấm mốc 12 2.2.1.3. Biện pháp phòng chống côn trùng 12 2.2.1.4. Biện pháp phòng chống chuột 12 2.2.1.5.Biện pháp phòng chống cháy 12 2.2.2. Phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ của Trung tâm III 12 2.2.3. Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ của Trung tâm III 13 2.2.4. Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ của Trung tâm III 15 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁCBẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 16 3.1. Ưu điểm 16 3.2. Tồn tại 16 3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trên: 17 3.4.Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tại Trung tâm 18 3.4.1. Yêu cầu nhà kho và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 18 3.4.1.1. Yêu cầu nhà kho bảo quản tài lệu lưu trữ 18 3.4.1.2. Yêu cầu trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 21 3.4.2. Một số giải pháp khắc phục chung 23 3.5. Một số kiến nghị 24 3.5.1. Đối với Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 24 3.5.2. Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu này là do tôi thực hiện.Các tài liệu và kếtluận chưa được công bố ở các nghiên cứu khác Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiêncứu của mình

Hà Nội, ngày 19 tháng 8 năm 2016

Sinh viên

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

MỞ ĐẦU 1

Chương I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 6

1.1 Khái niệm 6

1.1.1 Khái niệm chung về tài liệu lưu trữ 6

1.1.2 Khái niệm chung về công tác bảo quản 6

1.2 Phòng Bảo quản tài liệu của Trung tâm III 8

1.2.1 Chức năng: Có chức năng tổ chức thực hiện các biện pháp chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật bảo quản tài liệu, tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 8

1.2.2 Nhiệm vụ cụ thể: 8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 10

2.1 Khái quát về công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 10

2.2 Thực trạng công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11

2.2.1 Biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm 11

2.2.1.1 Biện pháp phòng chống ẩm 11

2.2.1.2 Biện pháp phòng chống nấm mốc 12

2.2.1.3 Biện pháp phòng chống côn trùng 12

2.2.1.4 Biện pháp phòng chống chuột 12

2.2.1.5.Biện pháp phòng chống cháy 12

2.2.2 Phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ của Trung tâm III 12

2.2.3 Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ của Trung tâm III 13

2.2.4 Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ của Trung tâm III 15

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 16

3.1 Ưu điểm 16

3.2 Tồn tại 16

3.3 Nguyên nhân của những tồn tại trên: 17

3.4.Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tại Trung tâm 18

3.4.1 Yêu cầu nhà kho và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 18

3.4.1.1 Yêu cầu nhà kho bảo quản tài lệu lưu trữ 18

3.4.1.2 Yêu cầu trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 21

3.4.2 Một số giải pháp khắc phục chung 23

3.5 Một số kiến nghị 24

3.5.1 Đối với Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 24

3.5.2 Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 25

KẾT LUẬN 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với tổ chức, cá nhân, đất nước vàđối với hoạt động xã hội như hoạt động chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội Bảo quảntài liệu lưu trữ không chỉ là kéo dài tuổi thọ cho tài liệu mà còn lưu giữ thông tinphục vụ cho hoạt động nghiên cứu mà nó còn bảo vệ chủ quyền nền văn hoá thiêngliêng của dân tộc, từ đó cho ta thấy được cội nguồn lịch sử của dân tộc Do vậyngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập Hồ Chí Minh, chủ tịchChính Phủ lâm thời nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa đã kí thông đạt số 1C/VPngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn giấy tờ Trong đó người chỉ rõ

“tài liệu lưu trữ có vai trò về phương diện quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ làtài sản quý báu có tác dụng to lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinhnghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách

về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Đối với các cơquan, tổ chức, công tác lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơquan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung làtrong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản,tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây lànhững bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp

lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản

an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khicác cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì

đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Nhận thức được tầm quan trọng, Đảng và Nhà nước ngày càng quan tâmhơn nữa đến công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản nói riêng Đượcthành lập từ năm 1995, Trung tâm lưu trữ quốc gia III là một trong những cơ quanđầu ngành về lưu trữ, dưới sự chỉ đạo của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư – Lưu trữ nhànước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đang bảo quản một khối lượng tài liệu lớncủa Bộ, ngành khác nhau

Nhận thấy được sự cần thiết của việc đổi mới nâng cao hiệu quả công tácbảo quản tài liệu ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia III và các kho lưu trữ chuyên dụng,nên em quyết định chọn nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ để nghiên cứu với têngọi “công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III”.

2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc Gia III

2.2 Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian: 2011 đến 2015

- Không gian: khảo sát công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại phòng Bảo quảntầng 4, tầng 5, tầng 6 toà nhà A Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia III

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn của công tác bảo quản tài liệu lưutrữ

- Tìm hiểu thực trạng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng như phân tích nguyên nhân của thực trạng cũng như ưu, nhược điểm của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tác bảo quản tài liệu ở trung tâm 3 nói riêng và cả nước nói chung

4 lịch sử nghiên cứu

Nói đến tài liệu lưu trữ thì ta có thể biết đến chiều dài lịch sử văn hoá dân tộc của một đất nước và để lưu giữ chiều dài lịch sử văn hoá của dân tộc thì ta phảibảo vệ, lưu giữ những tài liệu này Có thể nói rằng việc bảo quản tài liệu lưu trữ rất quan trọng và vô cùng khó khăn và phức tạp, đòi hỏi nhà lưu trữ phải có tầm hiểu biết về chuyên môn và các lĩnh vực khác có liên quan

Những năm gần đây đã có nhiều các công trình nghiên cứu khoa học về vấn

đề bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt là sự việc công bố tài liệu về Hoàng saTrường sa của Việt Nam

- Nghiên cứu giải pháp tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử TP Đà Nẵng của Lê Thanh Hùng

- Một số kinh nghiệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ thuộc cơ quan giải thể thuộc

bộ vật tư Tạp chí văn thư lưu trữ số 2, 1985.PGS.TS Vũ Thị Phụng

- Nghiên cứu biên soạn sách chỉ dẫn các phông lưu trữ tài liệu TTLT QG 1

Hà Nội Ngô Thiếu Hiệu năm 1995

- Nghiên cứu sử dụng chất Bê – ka phốt để diệt côn trùng trong kho lưu trữ

Vũ Hữu Vân /năm 1988

- Nghiên cứu sử dụng thông số kỹ thuật xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng tài liệu giấy Ts.Nguyễn Cảnh Đương, năm 1996

- Nghiên cứu đề xuất phương pháp hoá chất khử trùng tài liệu lưu trữ Cử nhân Nguyễn Trọng Biên, năm 2000

- Nghiên cứu cơ sở khoa học tổ chức mạng lưới các kho, viện lưu trữ Gs Vương Đình Quyền, năm 1989

- Nghiên cứu xây dựng chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ của viên chức ngành lưu trữ Ts Hồ Văn Quýnh năm 1986

- Bước đầu tìm hiểu khối hồ sơ tài liệu án thuộc phông lưu trữ Viện kiểm sátnhân dân tối cao Tạp chí văn thư- lưu trữ số 2, năm 1988, PGS.Ts Vũ Thị Phụng

- Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử Nhà nước Việt Nam hiện đại , tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3 năm 1990 PGS.Ts Vũ Thị Phụng

- Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn xây dựng giá trị quản lý Nhà Nước

Ts Dương Văn Khảm năm 1998

- Nghiên cứu cơ sở khoa học để xây dựng thời hạn bảo quản tài liệu kế toán hành chính sự nghiệp.Ths Nguyễn Nghĩa Văn, năm 1996

- Nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc Gia Ts Nguyễn Cảnh Đương, năm 1993

- Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu Nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh Chủ nhiệm Nguyễn Quang Lệ, năm 1993

- Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào TTLTQG Ts Nguyễn Minh Phương, năm 1997

- Nghiên cứu cơ sở khoa học để xác định nguồn bổ sung tài liệu ảnh có giá trị lưu trữ vĩnh viễn Lã Thị Hồng, năm 1989

- Xác định nguồn và thành phần nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc Gia Ts Nguyễn Minh Phương, năm 1995

- Nghiên cứu xác định nguồn, thành phần tài liệu văn học nghệ thuật có giá trị nộp vào Lưu trữ Quốc Gia Cử nhân Nguyễn Thị Phương Mai, năm 1989

- Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản lý Nhà nước chủ yếu ở cơ quan Nhà nước Cử nhân Hà Văn Huề, năm 1997

- Nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu có giá trị ở cấp huyện cần phải lưu trữ Ths Nguyễn Nghĩa Văn, năm 1997

- Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nhân sự Cử nhân Lã Thị Hồng, năm 1997

- Nghiên cứu xác định nguồn thành phần tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III của các cơ quan quản lý Nhà nước TW Cử nhân Nguyễn Thị Tâm, năm 2001

- Nguyên cứu các nguyên tắc và phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ tại

TTLTQG (tài liệu quản lý Nhà nước thời kỳ sau CMT8 năm 1945) Cử nhân Trần Thị Hương, năm 1998

- Nghiên cứu hoàn thiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ cơ bản trong các TTLTQG Ts Nguyễn Minh Phương, năm 2000

- Nghiên cứu thành phần tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước nộp vào Lưu trữ Quốc gia Ths Tiết Hồng Nga, năm 2000

- Nghiên cứu phương pháp khử trùng tài liệu lưu trữ Cử nhân Nguyễn Trọng Biên, năm 2000

- Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu phông lưutrữ Quốc gia Ts Phan Đình Nham, năm 1986

- Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ Quốc gia Dương Văn Khảm, năm 1989

- Nghiên cứu nội dung, phương pháp biên soạn sách tra cứu sử liệu trong lưutrữ Ts Hồ Văn Quýnh, năm 1994

- Nghiên cứu xây dựng thời hạn bảo mật tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm lưu trữ Quốc gia Việt Nam Cử nhân Ngô Thiếu Hiệu, năm 1995

- Nghiên cứu biên soạn sách chỉ dẫn các phông lưu trữ Quốc gia II TP HCM Ts Phan Đình Nham, năm 1996.

Những tài liệu trên là những gợi ý quý báu có giá trị tham khảo rất lớn cho

đề tài nghiên cứu:Bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp đó là quan sát

Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp đó là thu thập phân tích và tổng hợp thông tin

+Nghiên cứu tư liệu, tài liệu tham khảo

+ Nguồn tài liệu từ mạng Internet

+ Nghiên cứu tài liệu từ sách,báo, tạp chí định kỳ văn thư lưu trữ…

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia làm 03 chương

Chương I Một số vấn đề lý luận về tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Chương II Thực trạng công tác lưu trữ tại Trung tâm

Chương III Một số giải pháp về công tác lưu trữ ở Trung tâm

Chương I

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI

LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

1.1 Khái niệm

1.1.1 Khái niệm chung về tài liệu lưu trữ

Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổchức, cá nhân

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ công trình nghiêncứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, vi phim, băng đĩa ghi âm ghihình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, búttích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ẩn phẩm và các vật mang tin khác

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiêncứu khoa học, lịch sử được chọn để lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp không cònbản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu laođộng sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sựkiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoahọc và văn hoá nổi tiếng Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, tài liệu lưu trữ doNhà nước thống nhất quản lý, nó được đăng ký, bảo quản và khai thác, sử dụngtheo những quy định của pháp luật

Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành trong xã hội nên

nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng Căn cứ vào đặc điểm ghi tin,các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại hình cơ bản như: tàiliệu hành chính, tài liệu khoa học kĩ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm vàghi hình…

1.1.2 Khái niệm chung về công tác bảo quản

Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật đểkéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho các yêu cầukhai thác sử dụng Công tác bảo quản không chỉ có vai trò quan trọng đối đối với

trung tâm lưu trữ quốc gia 3 mà còn có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với sự nghiệpxây dựng, bảo vệ và phát huy giá trị của đất nước ta Việc bảo quản tài liệu tốtnhằm đảm bảo sự hoàn chỉnh và an toàn phông lưu trữ Quốc Gia Việt Nam, và gópphần kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

Nội dung của công việc bảo quản:

+ Xây dựng, cải tạo, bố trí kho lưu trữ

+ Bố trí kho lưu trữ

+Tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ

+ Xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu

+ Tu bổ và phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng

Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm được những tác nhân gây hại cho tàiliệu, mức độ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề ra và thực hiệncác chế độ quy định về bảo vệ, bảo quản tài liệu, áp dụng các biện pháp khoa học

kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn sự tác động của các nhân tố gây hại đối với tàiliệu Kết hợp các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại và vận dụng những kinhnghiệm cổ truyền để hạn chế quá trình lão hoá tự nhiên nhằm kéo dài tuổi thọ củatài liệu Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí các phòng bảo quản tài liệu hợp

lý, xắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ góp phần hạn chế những tác nhângây hại đối với tài liệu lưu trữ Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hưhỏng cần phải áp dụng các biện pháp để tu bổ và phục hồi tài liệu để phục vụnghiên cứu

* Kết quả công tác bảo quản đã đạt được trong năm qua là:

Xuất tài liệu phục vụ độc giả là 3.603 hồ sơ;

Xuất tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và Đề án của Trung tâm được17.134 hồ sơ (phông Bộ vật tư là 2.080 hồ sơ; phông Văn phòng Quốc hội là4.252; phông Công trình lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh và Quảng trường Ba đình là

131 hồ sơ…

Xuất tài liệu phông Bộ Tài chính để tu bổ: 44.022 tờ, xuất tài liệu các phông

để chỉnh lý nâng cấp được 62,2 mét Nhập kho, kiểm đếm đày đủ, an toàn, đúngthủ tục 443 m tài liệu,tài liệu nhập kho 02 CD dữ liệu, 03 băng video, thay hộp,

dán nhãn tài liệu phông Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam được 200 métgiá tài liệu.

Khử axit phông Bộ Vật tư được 92.060 tờ, bảo vệ an toàn và vệ sinh kho tàiliệu thường xuyên, thường xuyên kiểm tra thiết bị PCCC và vận hành các phươngtiện máy móc, kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm trong kho theo quy định

Hiện nay ở trung tâm lưu trữ quốc gia 3 thực hiện rất tốt công tác bảo quảngiúp bảo vệ, duy trì phục chế tài liệu lưu trữ Nội dung của công tác bảo quản tàiliệu lưu trữ rất đa dạng, liên quan đến nhiều ngành khoa học tự nhiên như vật lý,hóa học, sinh vật, khí tượng…Như vậy công tác bảo quản cần được quan tâm hơn

và đầu tư chú trọng hơn Hiện nay, Trung tâm đã và đang vận dụng các quy địnhcủa Nhà nước về công tác bảo quản

1.2 Phòng Bảo quản tài liệu của Trung tâm III

1.2.1 Chức năng: Có chức năng tổ chức thực hiện các biện pháp chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật bảo quản tài liệu, tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

1.2.2 Nhiệm vụ cụ thể:

- Xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu dài hạn và hàng năm, tổ chức thựchiện khi kế hoạch được duyệt

- Tiếp nhận tài liệu khi mới thu về do Phòng Thu thập tài liệu bàn giao

- Trên cơ sở các văn bản quy định của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, xâydựng các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác bảo quản, quản lý kho tài liệu trìnhGiám đốc duyệt ban hành thực hiện trong phạm vi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho

- Xuất, nhập tài liệu phục vụ cho các nhu cầu nghiệp vụ theo đúng chế độquy định

- Xây dựng phông bảo hiểm theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

- Xây dựng và quản lý hồ sơ phông

- Phòng chống cháy, nổ và các nguy cơ huỷ hoại tài liệu, thường xuyên kiểmtra kho tàng, tài liệu phát hiện và có biệm pháp xử lý kịp thời nhằm đảm bảo antoàn tài liệu.

- Tham gia nghiên cứu khoa học, đề xuất các biện pháp cải tiến, các quytrình nghiệp vụ trong lĩnh vực bảo quản tài liệu

- Vệ sinh kho tàng và tài liệu

- Quản lý, sử dụng trang thiết bị của nhà kho A1

Hệ thống điều hoà trung tâm, hút ẩm để duy trì nhiệt độ, độ ẩm cho phù hợpvới tài liệu lưu trữ

Hệ thống báo cháy chữa cháy

Hệ thống báo đột nhập

Hệ thống điện báo sáng

Hệ thống điện thoại nội bộ

- Quản lý, sử dụng hệ thống báo cháy, chữa cháy xưởng tu bổ, Nhà kho B2,buồng hạ trạm biến áp và trạm diezel

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM

LƯU TRỮ QUỐC GIA III

2.1 Khái quát về công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốcgia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước Thành lập ngày10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức

sử dụng có hiệu quả tài lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạng tháng Támnăm 1945 đến nay Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữQuốc gia III được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máyNhà nước Trung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu đượcthành lập từ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tớinay Đồng thời qua những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chânthực, khách quan và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đấtnước Việt Nam độc lập suốt mấy chục năm qua

Sau khi được thành lập, TTLTQG III đã được TTLTQG I chuyển giao chotoàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Trungương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa ViệtNam có trụ sở đóng trên lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra phía Bắc và các tổ chức cấp

Kỳ, cấp Liên khu, Khu của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ năm 1945 đếnnay

TTLTQG III hiện đang quản lý gần 15 km giá tài liệu của các cơ quan Nhànước và đoàn thể Trung ương, các nhân vật tiêu biểu, bao gồm 4 khối tài liệu chínhnhư sau:

- Khối tài liệu hành chính hình thành trong quá trình hoạt động của gần 300

cơ quan Nhà nước Trung ương như: Quốc hội, Chính phủ, các Bộ và ủy ban Hànhchính các Khu, Liên khu đã giải thể, v.v… có thời gian từ năm 1945 đến nay

- Khối tài liệu khoa học kỹ thuật, bao gồm: tài liệu thiết kế, thi công của cáccông trình trọng điểm như Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh và Quảng trường Ba Đình,Thủy điện Hòa Bình, Đường dây 500KV Bắc - Nam, Cầu Thăng Long, hồ sơ bản

đồ, địa giới hành chính các cấp, v.v…

- Khối tài liệu nghe nhìn gồm khoảng trên 4.000 cuộn băng ghi âm, hơn150.000 ảnh và phim âm bản, hơn 100 phim điện ảnh và băng video thời sự có giátrị lịch sử rất lớn.

- Khối tài liệu cá nhân gồm các tài liệu cá nhân, bản thảo các công trìnhnghiên cứu, sáng tác của các nhà khoa học, văn nghệ sỹ, các nhà hoạt động chínhtrị, xã hội nổi tiếng

Vừa qua, Nhà nước đã đầu tư kinh phí cho Trung tâm xây nhà kho 11 tầnghiện đại để bảo quản số tài liệu nói trên

2.2 Thực trạng công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

2.2.1 Biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm

Trong kho bảo quản của trung tâm lưu trữ quốc gia 3 hiện nay, tài liệu lưutrữ có nhiều dạng: tài liệu giấy, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm (tài liệughi âm được bảo quản ở kho nhiệt đọ riêng), chế độ bảo quản gồm có 1 hệ thốngđiều hòa, máy hút ẩm chạy 24/24 và các phương tiện hỗ trợ khác,…Tài liệu giấychiếm khối lượng lớn trong kho Nước ta là nước ở vùng nhiệt đới, nằm trên bờbiển Thái bình dương, nhiệt độ trung bình trên 200C, độ ẩm cao nắng nhiều và gaygắt, mưa nhiều, lượng mưa lớn nên sự thay đổi khí hậu tác động rất lớn đến tài liệulưu trữ, gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu vì vậy trung tâm lưu trữ quốc gia 3

đã có các biện pháp phòng chống sự tác động và ảnh hưởng từ bên ngoài đến tàiliệu lưu trữ như sau:

2.2.1.1 Biện pháp phòng chống ẩm

- Dùng thông gió:

Dùng thông gió là biện pháp thích hợp giúp điều hòa không khí bên trong vàbên ngoài môi trường, hiện nay ở trung tâm lưu trữ quốc gia 3 sử dụng thông giócho các kho bảo quản tài liệu Thông gió là biện pháp rẻ tiền, đơn giản, tuy vậycũng có nhược điểm là: khi thông gió, bụi và côn trùng có điều kiện thâm nhập vàokho Có thể dùng thông gió tự nhiên hoặc thông gió bằng máy

- Dùng hóa chất hút ẩm như: Silicagel, canxioxit, canxiclorua để hút ẩm

2.2.1.2 Biện pháp phòng chống nấm mốc

Để phòng chống nấm mốc trước khi đưa tài liệu vào kho tài liệu phải khô,sạch và được khử trùng Tài liệu đó khi được phát hiện là bị nấm mốc thì cần phảikhống chế nhiệt độ, độ ẩm, để hạn chế sự phát triển của nó, sau đó dùng các loạihóa chất sau để tiêu diệt: pentaclorua phelnal, petanitro phelnol, pentacloruaphenolat natri

2.2.1.3 Biện pháp phòng chống côn trùng

Kho lưu trữ ở trung tâm lưu trữ quốc gia 3 luôn được kiểm tra vệ sinhthường xuyên nên giảm được phần nào hư hỏng tài liệu do côn trùng gây ra Trướckhi đưa tài liệu vào kho phải được vệ sinh sạch sẽ cùng với kho tàng và trang thiết

bị, ngăn chặn và phá bỏ đường xâm nhập của côn trùng, các phương tiện bảo quảnphải được kê cao cách tường trần để cách ly xâm nhập, khi phát hiện ra thì dùng hốnhử, rồi dùng hóa chất tiêu diệt

2.2.1.4 Biện pháp phòng chống chuột

Kho lưu trữ ở trung tâm được che chắn kín đáo, hệ thống cống quanh kho,trung tâm luôn chú ý khơi thông, tài liệu và trang thiết bị luôn được khử trùng vàkhi phát hiện thì dùng hóa chất tiêu diệt hoặc dùng bẫy

2.2.1.5.Biện pháp phòng chống cháy

- Biện pháp phòng cháy của trung tâm là ban hành nội quy ra vào cơ quan,những quy định phòng cháy chữa cháy và mỗi nơi đều có dụng cụ phòng cháychữa cháy,trang bị hệ thống báo cháy tự động

- Và đồng thời cũng có biện pháp chữa cháy khi có sự cố xảy ra như: khiphát hiện kho lưu trữ cháy thì cách ly vật bị cháy, rồi làm ngạt hơi cháy, sau đólàm lạnh cục bộ khu vực cháy

2.2.2 Phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ của Trung tâm III

Bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ phải đạt yêu cầu đảm bảo an toàn, tra tìmnhanh tài liệu Vì vậy, trung tâm lưu trữ quốc gia 3 đặc biệt là phòng bảo quản đãsắp xếp tài liệu khoa học theo phương án nhất định, phòng bảo quản thường xuyênkiểm tra, thống kê số liệu và chất lượng của tài liệu Trong đợt tìm hiểu này, em đãđược so sánh, kiểm tra về số liệu và chất lượng của hồ sơ tài liệu trong kho Ngoài