MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 1 LỜI CẢM ƠN 2 MỞ ĐẦU 1 Chương I.MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 6 1.1 Khái niệm 6 1.1.1 Khái niệm chung về tài liệu lưu trữ 6 1.1.2 Khái niệm chung về công tác bảo quản 6 1.2 Phòng Bảo quản tài liệu của Trung tâm III 8 1.2.1 Chức năng:Có chức năng tổ chức thực hiện các biện pháp chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật bảo quản tài liệu, tài liệu lưu trữ thuộc phạmvi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 8 1.2.2 Nhiệm vụ cụ thể: 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III. 10 2.1. Khái quát về công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 10 2.2. Thực trạng công tác bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11 2.2.1. Biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm 11 2.2.1.1. Biện pháp phòng chống ẩm 11 2.2.1.2. Biện pháp phòng chống nấm mốc 12 2.2.1.3. Biện pháp phòng chống côn trùng 12 2.2.1.4. Biện pháp phòng chống chuột 12 2.2.1.5.Biện pháp phòng chống cháy 12 2.2.2. Phương pháp quản lý tài liệu trong kho lưu trữ của Trung tâm III 12 2.2.3. Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ của Trung tâm III 13 2.2.4. Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ của Trung tâm III 15 CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁCBẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 16 3.1. Ưu điểm 16 3.2. Tồn tại 16 3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trên: 17 3.4.Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tại Trung tâm 18 3.4.1. Yêu cầu nhà kho và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 18 3.4.1.1. Yêu cầu nhà kho bảo quản tài lệu lưu trữ 18 3.4.1.2. Yêu cầu trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 21 3.4.2. Một số giải pháp khắc phục chung 23 3.5. Một số kiến nghị 24 3.5.1. Đối với Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 24 3.5.2. Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 25 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu thực hiện.Các tài liệu kết luận chưa công bố nghiên cứu khác Tôi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2016 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Với lời cảm ơn sâu sắc, xin cảm ơn TS Lê Thị Hiền – người hướng dẫn hoàn thành nghiên cứu khoa học Tôi xin cảm ơn anh chị Trung tâm lưu trữ Quốc Gia III đặc biệt anh chị phòng Bảo quản tài liệu lưu trữ, giúp đỡ trình thực đề tài MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng tổ chức, cá nhân, đất nước hoạt động xã hội hoạt động trị, kinh tế, văn hoá xã hội Bảo quản tài liệu lưu trữ không kéo dài tuổi thọ cho tài liệu mà lưu giữ thông tin phục vụ cho hoạt động nghiên cứu mà bảo vệ chủ quyền văn hoá thiêng liêng dân tộc, từ cho ta thấy cội nguồn lịch sử dân tộc Do từ ngày đầu nước nhà giành độc lập Hồ Chí Minh, chủ tịch Chính Phủ lâm thời nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa kí thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn giấy tờ Trong người rõ “tài liệu lưu trữ có vai trò phương diện quốc gia” đánh giá “tài liệu lưu trữ tài sản quý báu có tác dụng to lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Đối với quan, tổ chức, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác lưu trữ tất yếu hình thành “huyết mạch” hoạt động quan, tổ chức Nhận thức tầm quan trọng, Đảng Nhà nước ngày quan tâm đến công tác lưu trữ nói chung công tác bảo quản nói riêng Được thành lập từ năm 1995, Trung tâm lưu trữ quốc gia III quan đầu ngành lưu trữ, đạo Bộ Nội vụ Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bảo quản khối lượng tài liệu lớn Bộ, ngành khác Nhận thấy cần thiết việc đổi nâng cao hiệu công tác bảo quản tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia III kho lưu trữ chuyên dụng, nên em định chọn nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ để nghiên cứu với tên gọi “công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III” 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc Gia III 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2011 đến 2015 - Không gian: khảo sát công tác bảo quản tài liệu lưu trữ phòng Bảo quản tầng 4, tầng 5, tầng nhà A Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia III Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác bảo quản tài liệu lưu trữ - Tìm hiểu thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ phân tích nguyên nhân thực trạng ưu, nhược điểm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác bảo quản tác bảo quản tài liệu trung tâm nói riêng nước nói chung lịch sử nghiên cứu Nói đến tài liệu lưu trữ ta biết đến chiều dài lịch sử văn hoá dân tộc đất nước để lưu giữ chiều dài lịch sử văn hoá dân tộc ta phải bảo vệ, lưu giữ tài liệu Có thể nói việc bảo quản tài liệu lưu trữ quan trọng vô khó khăn phức tạp, đòi hỏi nhà lưu trữ phải có tầm hiểu biết chuyên môn lĩnh vực khác có liên quan Những năm gần có nhiều công trình nghiên cứu khoa học vấn đề bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt việc công bố tài liệu Hoàng sa Trường sa Việt Nam - Nghiên cứu giải pháp tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử TP Đà Nẵng Lê Thanh Hùng - Một số kinh nghiệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ thuộc quan giải thể thuộc vật tư Tạp chí văn thư lưu trữ số 2, 1985.PGS.TS Vũ Thị Phụng - Nghiên cứu biên soạn sách dẫn phông lưu trữ tài liệu TTLT QG Hà Nội Ngô Thiếu Hiệu năm 1995 - Nghiên cứu sử dụng chất Bê – ka phốt để diệt côn trùng kho lưu trữ Vũ Hữu Vân /năm 1988 - Nghiên cứu sử dụng thông số kỹ thuật xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng tài liệu giấy Ts.Nguyễn Cảnh Đương, năm 1996 - Nghiên cứu đề xuất phương pháp hoá chất khử trùng tài liệu lưu trữ Cử nhân Nguyễn Trọng Biên, năm 2000 - Nghiên cứu sở khoa học tổ chức mạng lưới kho, viện lưu trữ Gs Vương Đình Quyền, năm 1989 - Nghiên cứu xây dựng chức danh tiêu chuẩn nghiệp vụ viên chức ngành lưu trữ Ts Hồ Văn Quýnh năm 1986 - Bước đầu tìm hiểu khối hồ sơ tài liệu án thuộc phông lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao Tạp chí văn thư- lưu trữ số 2, năm 1988, PGS.Ts Vũ Thị Phụng - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử Nhà nước Việt Nam đại , tạp chí Lưu trữ Việt Nam số năm 1990 PGS.Ts Vũ Thị Phụng - Nghiên cứu sở lý luận thực tiễn xây dựng giá trị quản lý Nhà Nước Ts Dương Văn Khảm năm 1998 - Nghiên cứu sở khoa học để xây dựng thời hạn bảo quản tài liệu kế toán hành nghiệp.Ths Nguyễn Nghĩa Văn, năm 1996 - Nghiên cứu xác định nguồn thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc Gia Ts Nguyễn Cảnh Đương, năm 1993 - Nghiên cứu nguồn thành phần tài liệu Nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh Chủ nhiệm Nguyễn Quang Lệ, năm 1993 - Nghiên cứu nguồn thành phần tài liệu đồ cần nộp vào TTLTQG Ts Nguyễn Minh Phương, năm 1997 - Nghiên cứu sở khoa học để xác định nguồn bổ sung tài liệu ảnh có giá trị lưu trữ vĩnh viễn Lã Thị Hồng, năm 1989 - Xác định nguồn thành phần nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc Gia Ts Nguyễn Minh Phương, năm 1995 - Nghiên cứu xác định nguồn, thành phần tài liệu văn học nghệ thuật có giá trị nộp vào Lưu trữ Quốc Gia Cử nhân Nguyễn Thị Phương Mai, năm 1989 - Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản lý Nhà nước chủ yếu quan Nhà nước Cử nhân Hà Văn Huề, năm 1997 - Nghiên cứu xác định nguồn thành phần tài liệu có giá trị cấp huyện cần phải lưu trữ Ths Nguyễn Nghĩa Văn, năm 1997 - Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu nhân Cử nhân Lã Thị Hồng, năm 1997 - Nghiên cứu xác định nguồn thành phần tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III quan quản lý Nhà nước TW Cử nhân Nguyễn Thị Tâm, năm 2001 - Nguyên cứu nguyên tắc phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ TTLTQG (tài liệu quản lý Nhà nước thời kỳ sau CMT8 năm 1945) Cử nhân Trần Thị Hương, năm 1998 - Nghiên cứu hoàn thiện thống nghiệp vụ lưu trữ TTLTQG Ts Nguyễn Minh Phương, năm 2000 - Nghiên cứu thành phần tài liệu điện tử quan Nhà nước nộp vào Lưu trữ Quốc gia Ths Tiết Hồng Nga, năm 2000 - Nghiên cứu phương pháp khử trùng tài liệu lưu trữ Cử nhân Nguyễn Trọng Biên, năm 2000 - Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Ts Phan Đình Nham, năm 1986 - Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ Quốc gia Dương Văn Khảm, năm 1989 - Nghiên cứu nội dung, phương pháp biên soạn sách tra cứu sử liệu lưu trữ Ts Hồ Văn Quýnh, năm 1994 - Nghiên cứu xây dựng thời hạn bảo mật tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia Việt Nam Cử nhân Ngô Thiếu Hiệu, năm 1995 - Nghiên cứu biên soạn sách dẫn phông lưu trữ Quốc gia II TP HCM Ts Phan Đình Nham, năm 1996 Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo lớn cho đề tài nghiên cứu:Bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp quan sát Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp thu thập phân tích tổng hợp thông tin +Nghiên cứu tư liệu, tài liệu tham khảo + Nguồn tài liệu từ mạng Internet + Nghiên cứu tài liệu từ sách,báo, tạp chí định kỳ văn thư lưu trữ… Đóng góp đề tài Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hoá, góp phần nâng cao hiệu việc bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III Kết đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, sinh viên nghiên cứu vấn đề Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết thúc danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương Chương I Một số vấn đề lý luận tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Chương II Thực trạng công tác lưu trữ Trung tâm Chương III Một số giải pháp công tác lưu trữ Trung tâm Chương I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1Khái niệm 1.1.1 Khái niệm chung tài liệu lưu trữ Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương phim, vi phim, băng đĩa ghi âm ghi hình, tài liệu điện tử, thảo tác phẩm văn học, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ in, ẩn phẩm vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính, trường hợp không gốc, thay hợp pháp Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh thành tựu lao động sáng tạo nhân dân thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện lịch sử cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hoá tiếng Tài liệu lưu trữ có tính xác cao, tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý, đăng ký, bảo quản khai thác, sử dụng theo quy định pháp luật Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động hầu hết ngành xã hội nên bao gồm nhiều loại hình phong phú đa dạng Căn vào đặc điểm ghi tin, nhà lưu trữ học phân chia tài liệu lưu trữ số loại hình như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kĩ thuật, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm ghi hình… 1.1.2 Khái niệm chung công tác bảo quản Bảo quản tài liệu lưu trữ việc sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho yêu cầu khai thác sử dụng Công tác bảo quản vai trò quan trọng đối trung tâm lưu trữ quốc gia mà có ý nghĩa vô to lớn nghiệp xây dựng, bảo vệ phát huy giá trị đất nước ta Việc bảo quản tài liệu tốt nhằm đảm bảo hoàn chỉnh an toàn phông lưu trữ Quốc Gia Việt Nam, góp phần kéo dài tuổi thọ tài liệu Nội dung công việc bảo quản: + Xây dựng, cải tạo, bố trí kho lưu trữ + Bố trí kho lưu trữ +Tổ chức xếp tài liệu kho lưu trữ + Xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu + Tu bổ phục chế tài liệu bị hư hỏng Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm tác nhân gây hại cho tài liệu, mức độ cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đề thực chế độ quy định bảo vệ, bảo quản tài liệu, áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn tác động nhân tố gây hại tài liệu Kết hợp biện pháp khoa học kỹ thuật đại vận dụng kinh nghiệm cổ truyền để hạn chế trình lão hoá tự nhiên nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí phòng bảo quản tài liệu hợp lý, xắp xếp khoa học tài liệu kho lưu trữ góp phần hạn chế tác nhân gây hại tài liệu lưu trữ Đối với tài liệu hư hỏng có nguy bị hư hỏng cần phải áp dụng biện pháp để tu bổ phục hồi tài liệu để phục vụ nghiên cứu * Kết công tác bảo quản đạt năm qua là: Xuất tài liệu phục vụ độc giả 3.603 hồ sơ; Xuất tài liệu phục vụ công tác chuyên môn Đề án Trung tâm 17.134 hồ sơ (phông Bộ vật tư 2.080 hồ sơ; phông Văn phòng Quốc hội 4.252; phông Công trình lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh Quảng trường Ba đình 131 hồ sơ… Xuất tài liệu phông Bộ Tài để tu bổ: 44.022 tờ, xuất tài liệu phông để chỉnh lý nâng cấp 62,2 mét Nhập kho, kiểm đếm đày đủ, an toàn, thủ tục 443 m tài liệu,tài liệu nhập kho 02 CD liệu, 03 băng video, thay hộp, 10 - Bảng dẫn nơi để tài liệu theo giá Giá số Nhà số Tầng số Phòn g số Ngăn Phông số Tên phông mục lục số Đvbq số 2.2.4 Chế độ bảo vệ tài liệu kho lưu trữ Trung tâm III Nhằm mục đích bảo vệ an toàn tài liệu bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý tài liệu, phòng bảo quản xây dựng nội dung chế độ bảo quản tài liệu gồm: + Quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất chất lượng, số lượng tài liệu lưu trữ + Quy chế vệ sinh chế độ lau chùi, quét dọn để làm tài liệu phát hư hỏng tài liệu Trên sở có biện pháp kịp thời phòng khắc phục hậu làm hư hại tài liệu lưu trữ + Quy chế phòng cháy, chữa cháy: Nhằm mục đích loại trừ nguyên nhân gây đám cháy kho quy định vào kho như: Cấm chất cháy, dễ gây cháy kho, cấm sử dụng chất dễ phát lửa, cấm hút thuốc quy định sử dụng điện kho, có phương án phòng cháy chữa cháy phương tiện chữa cháy + Nội quy vào kho: Để quản lý người vào kho, đề phòng kẻ gian đột nhập vào đánh cắp, phá hoại tài liệu lưu trữ, nên trung tâm lưu trữ quốc gia xây dựng nội quy vào kho, nội quy quy định rõ: Thủ tục liên hệ công tác hay sử dụng tài liệu, đăng ký tên người, ngày vào ngày rời khỏi kho lưu trữ Ngoài phòng bảo quản đặt quy trình, quy phạm thao tác sử dụng hóa chất, để tránh gây hư hỏng cho tài liệu Còn tài liệu hư hỏng thống kê phục vụ yêu cầu sửa chữa để hạn chế làm hư hỏng thêm tài liệu CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC 20 BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3.1 Ưu điểm - Tài liệu sau bảo quản đảm bảo hình thành tự nhiên tài liệu, tính logic lịch sử liệu; phán ánh xác đầy đủ mặt hoạt động quan, tổ chức có tài liệu bảo quản trung tâm - Tất tài liệu sau tu bổ, phục chế đưa vào bảo quản kho lưu trữ chuyên dụng (khu nhà A1) với điệu kiện thích hợp cho loại hình tài liệu kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ - Trong trình bảo quản thích hợp, tài liệu đưa khai thác sử dụng, người khai thác tra cứu toàn tư liệu lưu trữ cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả nghiên cứa - Hằng năm Trung tâm tổ chức kiểm tra định kì hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản: 10 năm, 20 năm, 50 năm, để tạo điều kiện bảo quản tài liệu có giá trị vĩnh viễn - Việc thực đề án “chống nguy hủy hoại tài liệu lưu trữ Quốc gia” góp phần nâng cao giá trị tài liệu lưu trữ - di sản văn hóa dân tộc Đồng thời khắc phục tình trạng tài liệu bị chồng chéo, bó gói , lộn xộn,… - Công tác bảo quản ngành quan tâm - Nhờ có ý thức trân trọng, giữ gìn tài liệu lưu trữ - di sản văn hóa đất nước, hưởng ứng nhiệt tình, ủng hộ cá nhân, gia đình, dòng họ mà nhiều tài liệu quý trao tặng, góp phần đưa vào bảo quản kéo dài tuổi thọ tài liệu tốt - Đội ngũ cán bộ, công chức: số lượng cán gồm 17 cán bộ, có chuyên môn, làm tốt công tác bảo quản, có trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu công việc đề 3.2 Tồn Bên cạnh ưu điểm công tác lưu trữ nói chung công tác bảo quản nói riêng trung tâm lưu trữ quốc gia bộc lộ tồn cần quan tâm khắc phục 21 - Hồ sơ, tài liệu phòng, ban chưa thu đủ thành phần; thời hạn nộp lưu chậm; - Hệ thống văn đạo nhà nước công tác lưu trữ quan tâm, văn hướng dẫn, quản lý, đạo khâu nghiệp vụ đặc biệt công tác bảo quản chưa quan tâm, thống Việc hướng dẫn, tra kiểm tra thực quy định công tác lưu trữ tăng cường hạn chế - Tại Trung tâm khối lượng tài liệu phân loại chỉnh lý sơ bộ, hàng năm Trung tâm phải kiểm tra rà soát lại toàn khối tài liệu đem chỉnh lý lại Điều làm tiêu tốn nguồn nhân lực ngân sách nhà nước gây khó khăn cho công tác bảo quản làm ảnh hưởng đến tuổi thọ tài liệu - Hiện tài liệu Bộ, ban ngành nộp lưu vào kho với khối lượng lớn, chưa kịp chỉnh lý, diện tích kho không đáp ứng khối lượng tài liệu - Chất lượng tài liệu nộp vào kho chưa tốt, thiếu chứng từ, chưa đánh số tờ, tình trạng vật lý tài liệu: mờ, rách, ố vàng… gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu - Nhiều tài liệu quý lưu trữ nước ngoài, cần có sách, chủ trương, kế hoạch cụ thể để đưa tài liệu bảo quản 3.3 Nguyên nhân tồn trên: - Do thiếu văn quy phạm pháp luật văn hướng nghiệp vụ hướng dẫn chi tiết, cụ thể công tác bảo quản - Do nhiều quan chưa xác định rõ nguồn, thành phần cần nộp lưu tài liệu vào trung tâm lưu trữ quốc gia - Do nhận thức lãnh đạo quan có tài liệu nộp vào trung tâm lưu trữ quốc gia chưa cao, đánh giá chưa tầm quan trọng ý nghĩa việc bảo quản tài liệu - Công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chưa thực đồng 22 - Tài liệu nộp vào trung tâm với khối lượng lớn nên diện tích kho tàng bị thu hẹp dần dẫn đến việc bảo quản gặp nhiều khó khăn - Kho chứa tài liệu Bộ, ngành chất lượng chưa tốt, thiếu phương tiện bảo quản, nên dẫn đến chất lượng tài liệu không tốt trước đưa vào bảo quản trung tâm - Việc tổ chức luân chuyển, điều động, phân bổ cán phòng ban Trung tâm chưa hợp lý Như bên cạnh kết đạt công tác bảo quản tài liệu nhiều tồn Những hạn chế chưa có biểu gay gắt không kịp thời khắc phục gây hậu công tác lưu trữ Trung tâm nói riêng công tác lưu trữ nước nói chung 3.4.Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác bảo quản Trung tâm 3.4.1 Yêu cầu nhà kho trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 3.4.1.1 Yêu cầu nhà kho bảo quản tài lệu lưu trữ *, Vị trí: Địa điểm thuận tiện giao thông, có địa chất ổn định, xa chấn động nền, có địa cao, thoát nước nhanh, không gần khu vự dễ gây cháy, nổ, ô nhiễm có đất dự phòng mở rộng cần thiết *, Thiết kế: Khu vực kho bảo quản tài liệu bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối vào độc lập Tùy thuộc vào loại hình tài liệu mà bố trí kho bảo quản tài liệu cho phù hợp Mỗi kho bảo quản tài liệu có diện tích tối đa không 200m gồm: diện tích giá để tài liệu, diện tích lối hàng giá, lối đầu giá, lối kho Hướng cửa kho bố trí tránh hướng tây - Kết cấu Kết cấu kho bảo quản tài liệu phải có sức chịu tải bền vững, chống động đất độ richte, chống bão cấp 12 - Tải trọng sàn 23 Tải trọng sàn tối thiểu 1700 kg/m2 sử dụng giá cố định 2400 kg/m2 sử dụng giá di động -Nền Nền kho bảo quản tài liệu phải xử lý chống mối, phẳng, chịu ma sát không gây bụi - Tường Tường kho bảo quản tài liệu tường ngăn nhà kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa cấp theo tiêu chuẩn quy định Nhà nước (không sập đổ sau cháy) Tường kho bảo quản tài liệu thiết kế theo hai phương án sau: + Thiết kế hai lớp: tường cách tường khoảng 1,2 m tạo hành lang chống nóng, chống ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào kho bảo quản tài liệu để bố trí số thiết bị cần thiết + Thiết kế lớp: độ dày tối thiểu tường 0,6 m - Mái: thiết kế hai lớp: lớp đổ bê tông cốt thép chỗ, lớp vật liệu cách nhiệt Giữa hai lớp mái có chiều cao tối thiểu 1m tạo lưu không thông thoáng Mái kho có độ dốc khoảng 5% - Chiều cao tầng: + Tầng kho có chiều cao thông thủy tối thiểu 2,4m + Tầng giáp mái chống nóng có chiều cao khoảng 3,6m + Tầng hầm thông gió, chống ẩm, chống mối có chiều cao từ 2,1m đến 2,4m - Cửa: Cửa vào cửa thoát hiểm phải làm cánh vật liệu chống cháy, có chiều rộng tối thiểu 1m, mở theo chiều từ Khe hở cánh cửa với mặt không lớn mm Đối với kho bảo quản tài liệu lắp đặt điều hòa nhiệt độ cửa kho phải đảm bảo chống thất thoát nhiệt Cửa sổ: diện tích cửa sổ chiếm khoảng 1/10 diện tích mặt tường kho Trường hợp tường kho thiết kế lớp sổ thiết kế đối xứng; cửa sổ phải có khả chống đột nhập, chống côn trùng, chống bụi, chống ánh sáng 24 mặt trời trực tiếp, bảo đảm độ chiếu sáng tự nhiên tối thiểu cho phép thông gió tự nhiên cần thiết - Giao thông chiều dọc kho gồm: + Cầu thang chính; + Cầu thang thoát hiểm, bố trí đầu mút khu vực kho, rộng 1,5m -2,0m + Thang máy lắp đặt cho kho bảo quản tài liệu có từ hai tầng trở lên Thang máy đặt khu vực tiếp giáp phòng kho bảo quản với phòng làm việc Thang máy chở tài liệu có trọng tải hữu ích 500 – 800 kg, có tường chịu lửa bao quanh (độ chịu lửa giờ) Thùng thang mát có kích thước 1,5m x 1,8m cửa mở có chiều rộng hữu ích tối thiểu 1,2m - Bố trí giá để tài liệu: giá để tài liệu lắp thành hàng giá hai mặt, hàng giá không dài 10m Các hàng giá đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tường từ 0,4 -0,6 m, lối hàng giá từ 0,7 -0,8 m, lối hai đầu giá từ 1,2 -1,4 m - Môi trường kho + Nhiệt độ, độ ẩm: tài liệu giấy cần khống chế trì nhiệt độ 200C (+_20C) độ ẩm 45% (+_5%); tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa nhiệt độ 160C (+_20C) độ ẩm 45% (+_5%) + Ánh sáng: độ chiếu sáng kho bảo quản tài liệu từ 50-80 lux + Nồng độ khí độc phòng kho: khí sunfuaro (SO 2) khoảng 0,15 mg/m3; khí oxit nito (NO2) khoảng 0,1 mg/m3; khí CO2 khoảng 0,15mg/m3 + Chế độ thông gió: không khí kho phải lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây - Thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu + Thiết bị bảo vệ gồm: camera quan sát, thiết bị báo động, thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động, thiết bị chống đột nhập… + Thiết bị cần thiết cho kho bảo quản tài liệu gồm: giá, hộp, tủ đựng tài liệu thực theo tiêu chuẩn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định, 25 máy điều hòa nhiệt độ máy hút ẩm, dụng cụ đo nhiệt độ độ ẩm, thiết bị thông gió, quạt điện… Ngoài trung tâm lưu trữ quốc gia có khu xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật khu vực phục vụ công chúng Tổng diện tích sàn khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu lắp đặt thiết bị kỹ thuật tối thiểu 50% tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu Khu phục vụ công chúng tối thiểu tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu Khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ gồm phòng: phòng tiếp nhận tài liệu, phòng khử trùng tài liệu, phòng khử axit, phòng chỉnh lý tài liệu, phòng để tài liệu hết giá trị, phòng tu bổ phục chế tài liệu, phòng lập bảo hiểm Khu hành gồm: phòng làm việc, phòng họp, phòng khách, phòng bảo vệ an ninh công trình phụ trợ Khu phục vụ công chúng: phòng đọc chung, phòng đọc đặc biệt, phòng bảo quản tạm thời tài liệu, phòng hội nghị, phòng trưng bày triển lãm, phòng chụp tài liệu, phòng gửi tư trang công chúng Khu lắp đặt thiết bị kỹ thuật: điều hòa trung tâm, hệ thống giám sát theo dõi, kiểm soát xử lý trường hợp cháy nổ xảy 3.4.1.2 Yêu cầu trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ vừa phương tiện để bảo quản vừa phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu trung tâm lưu trữ quốc gia Hiện trung tâm lưu trữ quốc gia vận dụng quy định, tiêu chuẩn nhà nước trang thiết bị bảo quản như: - Công văn số 111/NVĐP ngày tháng năm 1995 Cục Lưu trữ nhà nước hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ - Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học công nghệ việc công bố tiêu chuẩn quốc gia - Quyết định số 74/QĐ-KHKT ngày tháng năm 1997 Cục Lưu trữ nhà nước việc ban hành tiêu chuẩn ngành “cặp đựng tài liệu” *, Bìa hồ sơ 26 Giấy làm bìa hồ sơ lưu trữ phải làm tự bột giấy hóa học tẩy trắng, gồm bột giấy nguyên thủy, bột giấy tái chế hỗn hợp hai loại bột giấy Bìa hồ sơ lưu trữ phải vuông vắn, đường gấp nếp phải liên tục Bề mặt bìa hồ sơ không nhàu nát, vết xước, không bị vón cục, xơ sợi bám dính màu sắc phải đồng -TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ Tiêu chuẩn qui định bìa hồ sơ lưu trữ có kích thước 650mm x 320mm (không tính kích thước phần tai tai dưới) gồm phần: - Tờ đầu có kích thước 320mm x 230mm; - Phần gáy có kích thước 320mm x 40mm (có đường gấp nếp, khoảng cách đường 10mm); - Tờ sau có kích thước 320mm x 230mm; - Phần tai tai có kích thước 230mm x 100mm (có đường gấp nếp, khoảng cách đường 10mm); - Phần tai cạnh có kích thước 320mm x 150mm (có đường gấp nếp, khoảng cách đường 10mm); *, Cặp đựng tài liệu: Cặp đựng tài liệu chế tạo bìa tông cứng loại tốt, dày 1, 2mm có kích thước sau: - Chiều dài : 340 + 2mm - Chiều rộng : 260 + 2mm - Chiều dày : 100+ 2mm Yêu cầu cặp đựng tài liệu: 27 Yêu cầu thẩm mỹ hình thức: - Cặp có kiểu dáng đẹp, lịch đảm bảo nghiêm túc công việc hành - Cặp phải đựng khối lượng tài liệu tối đa 4, 5kg - Vải gáy cặp màu sẫm, gắn vào bìa cặp 15mm hai đầu vải phía phía gập vào 10mm Mối nối vải với bìa tông phải chịu lực kéo 50N (Niu tơn) - Các dây buộc, dây khoá, băng dính nháp gắn vào bìa tông để chịu lực 50N nhằm giữ an toàn cho tài liệu - Giấy bọc hai bìa tông giấy tốt, màu sẫm, bọc cách mép giấy 10mm - Giấy phía cặp giấy trắng phủ kín mặt cặp - Hồ dán dùng sản xuất cặp phải loại hồ chống côn trùng phá hoại *, TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ: Theo TCVN 9252 : 2012, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ làm giấy cáctông, kích thước hộp 350mm x 250mm x 125mm, dạng hình hộp chữ nhật, nắp mở theo chiều rộng hộp, nắp có dây buộc, khuy hộp làm từ vật liệu không ăn mòn, cạnh bên hộp có lỗ tròn đường kính 30mm để tạo thông thoáng *,TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ: Giá bảo quản tài liệu lưu trữ làm thép mạ kẽm, sơn chống gỉ sơn màu, kích thước 2000mm x 1230mm x 400mm, gồm khung giá dày 40mm, giằng dày 30mm đợt dày 25mm, chịu tải tối thiểu 50kg/tấm 28 Ngoài phương tiện bảo quản mà trung tâm lưu trữ quốc gia sử dụng, phương tiện tủ hòm không sử dụng phổ biến thay vào giá đại compac, hộp catong thuận tiện cho việc bảo quản tài liệu vận chuyển tài liệu, có trang thiết bị cầu thang máy, xe đẩy, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống thông gió, máy điều hòa dụng cụ đo ẩm… 3.4.2 Một số giải pháp khắc phục chung Để thực tốt công tác lưu trữ nói chung công tác bảo quản tài liệu nói riêng Trung tâm cần thực số phương hướng nhiệm vụ mà Trung tâm lưu trữ đề - Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật văn nghiệp vụ công tác bảo quản: + Trước hết nghiên cứu ban hành văn hướng dẫn chỉnh lý tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ; + Tuyên truyền phổ biến rộng rãi văn liên quan đến nghiệp vụ bảo quản - Tăng cường công tác tra, kiểm tra, tổng kết công tác bảo quản: + Phối hợp chặt chẽ với Bộ; quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung mở lớp tập huấn công tác chỉnh lý trước giao nộp tài liệu vào Trung tâm; + Cần xây dựng cán bộ, nhân viên Phòng bảo quản đủ lực nghề nghiệp để làm tốt công tác bảo quản tài liệu; - Xây dựng kế hoạch bảo quản cho năm, tăng cường sở vật chất cho công tác bảo quản - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác bảo quản tăng cường hợp tác quốc tế - Tổ chức tuyên truyền, vận động xã hội nhằm nâng cao nhận thức vai trò, ý nghĩa tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc, từ 29 có ý thức tốt việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản 3.5 Một số kiến nghị 3.5.1 Đối với Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Cục Văn thư Lưu trữ quan chủ quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, trực tiếp quản lý lãnh đạo đạo hoạt động Trung tâm Vì vậy, Cục phải có biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm: - Ngoài văn hướng dẫn nghiệp vụ, Cục cần ban hành thêm số văn hướng dẫn trực tiếp chuyên môn nghiệp vụ cho Trung tâm, phù hợp với đặc điểm tình hình khối tài liệu cụ thể Do đó, Cục ban hành số văn sau: Văn đạo, hướng dẫn bảo quản, xác định giá trị tài liệu nhóm tài liệu quý hiếm; Ban hành văn hướng dẫn đạo công tác lưu trữ tài liệu cá nhân tiêu biểu - Cục cấn kiến nghị với Bộ Nội vụ cấp kinh phí để Trung tâm nâng cấp sở vật chất phục vụ công tác chuyên môn - Tăng cường lãnh đạo, kiểm tra công tác chuyên môn nghiệp vụ Trung tâm - Đẩy mạnh hoạt động hợp tác quốc tế tăng cường việc tổ chức hoạt động triển lãm với hình thức khắc nhằm phát huy giá trị tài liệu nâng cao nhận thức bảo quản giữ gìn tài liệu lưu trữ 3.5.2 Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trên sở quy định chung Nhà nước Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước công tác lưu trữ nói chung công tác bảo quản tài liệu nói riêng, lãnh đạo Trung tâm cần ban hành văn hướng dẫn, đạo trực tiếp chuyên môn đơn vị, phòng ban cụ thể Ngoài ra, lãnh đạo trung tâm cần có quy định, chế tài hành vi vi phạm cán + Cho cán văn thư học lớp bồi dưỡng công tác lưu trữ; + Lập danh mục tài liệu nộp vào lưu trữ hành 30 + Ban lãnh đạo cần tổ chức kiểm tra định kỳ phòng ban Trung tâm, để đảm bảo ổn định làm việc có nguyên tắc, nâng cao hiệu công việc, rèn luyện tính làm việc có khoa học cán + Ban lãnh đạo Trung tâm cần ban hành văn đạo công tác bảo quản cụ thể cho loại hình tài liệu nhằm đảm bảo việc bảo quản tài liệu cách tốt nhất, phục vụ khai thác sử dụng; + Tổ chức tăng cường cán lưu trữ, đầu tư trang thiết bị như: máy tính, máy khử axit, phương tiện tốt cho công tác bảo quản + Việc tuyển dụng cán công khai, mục tiêu, tiêu đề ra, nhằm lựa chọn cán có lực thực sự, có nguyện vọng đạo đức nghề nghiệp + Đơn giản hóa thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu; giao nhiệm vụ trực tiếp cho Trưởng phòng Đọc để tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả sử dụng tài liệu nhanh chóng + Tổ chức cho cán Trung tâm tham quan Trung tâm lữu trữ nước nước để đúc rút kinh nghiệm từ thực tế + Chủ động tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ, nhằm phát huy giá trị vai trò tài liệu đất nước nâng cao vai trò, vị trí cuả Trung tâm + Tại phòng ban Trung tâm cần có luân chuyển hợp lý, giải tình trạng phòng thừa nhân lực, phòng thiếu nhân lực Đặc biệt ý đến phòng chỉnh lý, phòng có khối lượng công việc tương đối lớn cần KẾT LUẬN Mặc dù công tác lưu trữ tồn từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, suy nghĩ nhiều người, công tác lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ công việc vụ, chưa có quan tâm trọng xứng đáng Tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi chứa đựng tiềm thông tin khứ thông tin dự báo có độ xác cao, có giá trị đặc biệt Nhờ có ý thức giữ gìn bảo quản tốt 31 tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trước mà hệ sau hiểu hào hùng dân tộc, khó khăn, hy sinh mát mà dân tộc ta trải qua Ngày nay, không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho đất nước Có thể, theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, việc bảo quản văn tài liệu trở nên dễ dàng vai trò người làm công tác bảo quản tài liệu lưu trữ không bị Qua việc nghiên cứu“Công tác bảoquản tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III” giúp cho nhóm đề tài có thêm kiến thức thực tế công tác lưu trữ, thấy rõ tranh toàn cảnh vấn đề quản lý bảo quản tài liệu lưu trữ không riêng Trung tâm lưu trữ mà kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Giúp cho việc so sánh vấn đề lý luận thực tiễn để có nhìn toàn diện lĩnh vực khác nâng cao vai trò công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Em xin chân thành cảm ơn! 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Quyết định số 53/QĐ-LTNN-NVĐP ngày 28 tháng năm 2000 Cục Trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành mẫu phiếu tin, hướng dẫn biên mục phiếu tin phần mềm ứng Visual Basic để lập sở liệu quản lý lưu trữ; - Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày 23 tháng năm 2001 Cục Lưu trữ nhà nước ban hành quy định thẩm quyền quản lý sưu tầm, thu thập tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia; - Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; - Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III; - Quyết định số 163/VTLLNN ngày 04 tháng năm 2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Công văn số 260/VTLT-NVĐP ngày 06 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hành quy chế công tác văn thư lưu trữ quan; - Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết kgiá trị; Ngoài Trung tâm xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, ban hành kèm theo Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23 tháng 11 năm 2009 - Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia Phòng đọc (ban hành kèm theo Quyết định số 83/QĐ-TTIII Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngày 19 tháng năm 2006); 33 - Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15 tháng 12 năm 1999 việc ban hành quy định xuất, nhập tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; - Quyết định số 109/TTIII-BQ ngày 02/08/2002 việc ban hành Phương án tổ chức tài liệu nhà kho A1 nhằm xếp tài liệu toàn Trung tâm cách khoa học, quản lý chặt chẽ, bảo vệ an toàn, tra tìm nhanh chóng phục vụ có hiệu tài liệu lưu trữ - Luật di sản 32/2009/QH12 ngày 18 tháng năm 2009 sửa đổi bổ sung số điều luật di sản văn hóa - Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng - Công văn số 111/NVĐP ngày tháng năm 1995 Cục lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ - Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học công nghệ việc công bố tiêu chuẩn quốc gia - Luật lưu trữ 2011 - Công văn số 111/NVĐP ngày tháng năm 1995 Cục Lưu trữ nhà nước hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ - Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học công nghệ việc công bố tiêu chuẩn quốc gia - Quyết định số 74/QĐ-KHKT ngày tháng năm 1997 Cục Lưu trữ nhà nước việc ban hành tiêu chuẩn ngành “cặp đựng tài liệu” 34