Công tác văn thư của trung tâm lưu trữ quốc gia III

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 4 1. Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4 2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4 3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 6 1.Chức năng của phòng Hành chính Tổ chức. 6 2.Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – Tổ chức. 7 3.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức 7 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 8 1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng 8 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 8 1.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 9 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghịhội thảo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 10 1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 11 1.5.Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 13 2.Khảo sát về công tác văn thư 14 2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 15 2.2.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 15 2.2.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 16 2.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 18 2.2.3.Quản lý con dấu. 19 2.2.4.Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 20 3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 20 3.1.Trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu 21 3.2.Trong công tác chỉnh lý tài liệu. 21 3.3.Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 21 3.4.Trong công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ. 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 23 CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 23 1.1 Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 23 1.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư. 23 1.1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 24 CHƯƠNG II: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III. 26 2.1. Cơ sở khoa học và thực tiễn. 26 2.1.1. Cơ sở khoa học. 26 2.1.2. Cơ sở thực tiễn. 26 2.2. Nội dung công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 27 2.2.1. Tình hình ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 27 2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 31 2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 34 2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành: 37 2.2.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu. 38 2.2.6. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư. 40 Chủ đề: Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 41 1.Lịch công tác tuần của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 41 2.Kế hoạch công tác năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 42 Chủ đề: Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Quốc gia III 45 Chủ đề: Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 65 Chủ đề: Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 67 Chủ đề: Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính – Tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 69 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 70 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 70 1. Trong công tác hành chính văn phòng 70 2. Trong công tác văn thư – lưu trữ 71 3. Trong công tác quản trị thiết bị 71 II. Đề xuất giải pháp 72 KẾT LUẬN 73 PHỤ LỤC 74

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 2

2.Mục tiêu của đề tài 2

3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4.Nguồn tài liệu tham khảo 2

5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6.Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục của đề tài 3

PHẦN I 4

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 4

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4

1.Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4

2.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4

3.Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 5

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 6

1.Chức năng của phòng Hành chính - Tổ chức 6

2.Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – Tổ chức 7

3.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức 7

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 8

1 Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng 8

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 8

1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 9

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị/hội thảo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 10

1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .11

1.5.Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 13

2.Khảo sát về công tác văn thư 14

2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 15

2.2.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia III 15

2.2.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 16

2.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 18

2.2.3.Quản lý con dấu 19

2.2.4.Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 20

3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 20

3.1.Trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu 21

3.2.Trong công tác chỉnh lý tài liệu 21

3.3.Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 21

3.4.Trong công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ 22

PHẦN II 23

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 23

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 23

1.1 Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 23

1.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 23

1.1.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 24

CHƯƠNG II: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 26

2.1 Cơ sở khoa học và thực tiễn 26

2.1.1 Cơ sở khoa học 26

2.1.2 Cơ sở thực tiễn 26

2.2 Nội dung công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 27

2.2.1 Tình hình ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 27

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 31

2.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 34

2.2.4 Lập hồ sơ hiện hành: 37

2.2.5 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu 38

2.2.6 Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư 40

Chủ đề: Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 41

1.Lịch công tác tuần của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 41

2.Kế hoạch công tác năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 42

Chủ đề: Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Quốc gia III 45

Chủ đề: Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 65

Chủ đề: Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 67

Chủ đề: Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính – Tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 69

PHẦN III 70

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 70

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 70

1 Trong công tác hành chính văn phòng 70

2 Trong công tác văn thư – lưu trữ 71

3 Trong công tác quản trị thiết bị 71

II Đề xuất giải pháp 72

KẾT LUẬN 73

PHỤ LỤC 74

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn phòng và đội ngũ nhânviên văn phòng Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thuthập, xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điềuhành trong công việc của các cơ quan, các đơn vị; nó là một hoạt động đảm bảothông tin bằng văn bản, phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơquan, đơn vị Chính vì thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạt độngcủa bộ máy quản lý Nhà nước nói chung

Để đáp ứng nhu cầu đó, khoa Quản trị văn phòng của trường Đại học Nội

vụ đã thực hiện một đợt thực tập cho sinh viên, giúp sinh viên áp dụng nhữngkiến thức đã học trên ghế nhà trường vào thực tiễn Qua đó củng cố thêm kiếnthức cho sinh viên và giúp sinh viên rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệpcủa một cán bộ văn phòng tương lai

Được sự đồng ý của Lãnh đạo Vụ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III em đượctiếp nhận về Phòng hành chính – tổ chức để giúp cán bộ văn thư của trung tâmnhững nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ, thực hiện các nghiệp vụ chuyênmôn khác mà mình được đào tạo và một số công việc khác dưới sự hướng dẫncủa cán bộ chuyên viên trong trung tâm Đây là môi trường thuận lợi cho emtiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ công tác Hành chínhvăn phòng, Văn thư - Lưu trữ Với kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trongthời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học và trực tiếp thực hiện cáccông việc thực tế ở cơ quan nơi thực tập, nhận thức và nắm rõ về vai trò, nhiệm

vụ của công tác văn phòng, nâng cao năng lực làm việc cũng như sự năng động,nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng

Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định,

vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan.Chính vì vậy, để báo cáo được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sựnhững ý kiến đóng góp quý báu của các cán bộ, công chức tại Trung tâm Lưutrữ Quốc gia III; các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng để bài báo cáo của

em được hoàn thiện tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn !

1 Lý do chọn đề tài

Trong quá trình tổ chức hoạt động của một cơ quan, đơn vị để công việcquản lý và điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt được hiệu quả thì bảnthân các cơ quan, đơn vị không thể không quan tâm, nghiên cứu tới các nghiệp

vụ cơ bản để vận dụng trong quá trình quản lý Công tác văn thư vừa là phươngtiện sử dụng trong quá trình tổ chức hoạt động của các cơ quan, đơn vị đồng thời

nó vừa là sản phẩm của quá trình đó

Ngoài ra, nhìn vào toàn bộ quy trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý

và tổ chức thực hiện quyết định cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết địnhcho phù hợp với mục tiêu đã đề ra, chúng ta có thể thấy quá trình đó không cómột khâu nào là không cần đến văn bản Vì thế, việc nắm rõ về hệ thống vănbản, phân loại văn bản và các quy định của Nhà nước về thể thức của một vănbản sẽ giúp cho người soạn thảo văn bản có thể lựa chọn loại hình văn bản chophù hợp với mục tiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi

2 Mục tiêu của đề tài

Ngày nay công tác văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xãhội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước,không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó Cũng chính vìđiều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các đơn vị, tổ chức ngày càngđược quan tâm hơn

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.

Tìm hiểu về công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III qua cáchoạt động như quản lý văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, quản lý và sử dụngcon dấu

4 Nguồn tài liệu tham khảo

+ Giáo trình quản trị văn phòng, tác giả: TG.TS.Nguyễn Thành Bộ, Ths,Nguyễn Ngọc Diệp,

Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm2005

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Côngtác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việcsửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về Công tác văn thư;

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, các sự kiện lớn quan trọng của đất nướcđược ghi lại chụp lại một số tư liệu quan trọng đã được Trung tâm Lưu trữquốc gia III giữ lại Đó là tài liệu vô cùng quý giá của Đất nước, của Dân tộc.Công tác văn thư có giá trị quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động củacác cơ quan, nó gắn liền với hoạt động của cơ quan và được xem như một bộphận hoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lýnhà nước Đặc biệt đối với các văn phòng làm việc là cơ quan trực tiếp giúp tổchức, điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụlãnh đạo, do đó công tác văn thư lại càng quan trọng

6 Phương pháp nghiên cứu

Những kết của nghiên cứu về lịch sử dân tộc sẽ giúp cho các nhà lưu trữhọc nắm hiểu được các phát sinh, phát triển của các sự kiện, hiện tượng lịch sử nhờ đó mà xác định mạng lưới các kho lưu trữ và phân loại tài liệu theo phônglưu trữ hợp lý Mặt khác các phương pháp nghiên cứu được sử dụng phổ biếntrong khoa học lịch sử như phương pháp lịch sử, phương pháp logic cũng lànhững phương pháp mà lý luận và thực tiến công tác lưu trữ cần vận dụng

7 Bố cục của đề tài

Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.Phần II: Tình hình công tác Văn thư của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

- Thực trạng tình hình công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

- Chương I: Thực trạng tình hình công tác văn thư của Trung tâm Lưutrữ quốc gia III

- Chương II: Nội dung công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

- Nội dung công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM

LƯU TRỮ QUỐC GIA III

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

1 Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốcgia lớn nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước Thành lập ngày10/6/1995 Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổchức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạngtháng Tám năm 1945 đến nay

Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IIIđược hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nướcTrung ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lậptừ những ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay.Đồng thời qua những tài liệu này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực,khách quan và toàn diện cả một quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đấtnước Việt Nam độc lập suốt mấy chục năm qua

Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm 4 loại hìnhchỷ yếu sau:

- Tài liệu Hành chính

- Tài liệu Khoa học – kỹ thuật

- Tài liệu Phim ảnh và Ghi âm

- Tài liệu xuất xứ cá nhân

2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước, có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ

chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơquan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họp tiêu biểu của nước ViệtNam Dân chủ Cộng hoà và nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địabàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tàikhoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội

Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổchức và cá nhân theo thẩm quyền được giao

Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm viquản lý của Trung tâm

Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ

Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hoá) theo quyđịnh phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theoquy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệulưu trữ

Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữbảo quản tại Trung tâm

Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và côngnghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm

Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật

Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinhphí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởngCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

3 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

a Lãnh đạo Trung tâm

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và 03 Phó Giám đốc.

Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III do Cục trưởng Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm

Các Phó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổnhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trướcpháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách

b.Cơ cấu tổ chức

- Phòng Sưu tầm tài liệu

- Phòng Thu thâp tài liệu

- Phòng Chỉnh lý tài liệu

- Phòng Bảo quản tài liệu

- Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

- Phòng Tin học và Công cụ tra cứu

- Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu

- Phòng Tài liệu nghe nhìn

- Phòng Đọc

- Phòng Hành chính – Tổ chức

- Phòng Kế toán

- Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Phụ lục 01)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

1.Chức năng của phòng Hành chính - Tổ chức.

Tham mưu và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc công tác hành chính,

tổ chức quản lý nhân sự, thông tin tổng hợp, quản lý công sản, công tác quản trị

và bảo đảm cơ sở vật chất, điều kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động củaTrung tâm

2.Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – Tổ chức.

Xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm, theo dõi, đôn đốc các đơn vịthuộc trung tâm thực hiện kế hoạch công tác

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của trung tâm

Xây dựng, cải tiến bộ máy làm việc của trung tâm đáp ứng yêu cầu củatừng giai đoạn; xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của trung tâm và các đơnvị thuộc trung tâm

Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và phục vụ độc giả

Quản lý biên chế, lao động, tiền lương, thực hiện các chế độ chính sáchcủa Nhà nước đối với công chức, viên chức của Trung tâm

Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp, thực hiện nhiệm vụbảo vệ chính trị nội bộ

Xây dựng tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý trụ sở, cơ sở vật chất,đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động của cơ quan, chăm lo cải thiện đờisống vật chất và tinh thần của công chức, viên chức trong trung tâm

Tổng hợp và theo đõi công tác thi đua, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật củaTrung tâm

Tham mưu và xây dựng phương án về các biện pháp bảo vệ, phòng,chống cháy nổ của cơ quan , phòng chống lụt bão của cơ quan

Tổ chức thực hiện về công việc về đối ngoại ( lễ tân, đón tiếp các đoàn tớithăm hội nghị )

Tham gia nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt độngthực tiễn của cơ quan

Trực tiếp quản lý tài sản, vật tư, biên chế do Trung tâm giao cho

Soạn thảo các văn bản và báo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm vụcủa đơn vị để Trung tâm ban hành

Thực hiện các công việc khác do Giám đốc giao cho

3.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức

a.Phòng Hành chính – Tổ chức gồm

- Trưởng phòng

Chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong việc tổ chức, thực hiện các nhiệm

vụ về tổng hợp, chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, công tác văn thư – lưutrữ, cơ sở vật chất, vệ sinh môi trường phục vụ hoạt động của Trung tâm

Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các công việc về tổ chức cán bộ, chế

độ chính sách, đào tạo… của Trung tâm

Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo cơ quan giao

- Phó trưởng phòng

Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng trong việc theo dõi, đôn đốc cáccông việc về quản trị: vệ sinh môi trường cơ quan; theo dõi, quản lý tài sản;tham gia tổng hợp, mua sắm một số vật tư thiết bị, VPP… theo quy định; kiêmnhiệm công tác thủ kho cơ quan (khi chưa có người thay thế)

Thực hiện nhiệm vụ khác khi Trưởng phòng phân công

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Tổ chức (Phụ lục 02)

Bảng phân công công việc (Phụ lục 03)

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

1 Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Phòng Hành chính – Tổ chức có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc vàđảm bảo hậu cần cho Trung tâm Là bộ máy tham mưu và giúp việc cho lãnh đạo

cơ quan trong công tác điều hành phục vụ cho toàn hoạt động của Trung tâm

Phòng Hành chính – Tổ chức tham mưu cho lãnh đạo để đưa ra nhữngphương hướng, kế hoạch mang lại hiệu quả tối ưu trong quản lý và điều hành.Xây dựng, cải tiến bộ máy làm việc của trung tâm đáp ứng yêu cầu của từng giaiđoạn; xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của trung tâm và các đơn vị thuộctrung tâm.

Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng các báo cáo định kỳ về công tácchỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện kế hoach công tác của Trung tâm

Xây dựng kế hoạch công tác của Trung tâm, theo dõi, đôn đốc các đơn vịthuộc trung tâm thực hiện kế hoạch công tác Quản lý công tác văn thư, lưu trữ.Chịu trách nhiệm về thể thức và nội dung các văn bản do Trung tâm ban hành

Đảm bảo tốt về công tác đối nội, đối ngoại như chăm lo cho đời sống củacác cán bộ công nhân viên chức trong cơ quan Mở rộng, tiếp đón các đoànkhách tới tham quan kho tài liệu; tổ chức các hội nghị, hội thảo về các chuyên đềliên quan đến công việc của Trung tâm

Ngoài ra phòng Hành chính - Tổ chức còn làm tốt về việc quản lý biênchế, lao động , tiền lương, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối vớicông chức, viên chức của Trung tâm Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chật, chăm locải thiện đời sống của công chức, viên chức trong Trung tâm

Ví dụ phòng Hành chính - Tổ chức phối hợp với các đơn vị trong Trungtâm đón tiếp trường đại học khoa học xã hội và nhân văn đến tham quan và tìmhiểu về lịch sử lưu trữ Tại đó phòng Hành chính - Tổ chức giới thiệu những tàiliệu lưu trữ qua các thời kì

1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Chương trình công tác thường kì là những công việc phải thực hiện trongthời gian nhất định Chương trình công tác thường kì gồm những chương trìnhcông tác năm/tháng/quý/tuần Xây dựng chương trình đóng vai trò quan trọngtrong tổ chức hoạt động của Trung tâm Nó giúp tăng tính hiệu quả của côngviệc, giúp lãnh đạo chủ động và có thể ứng phó với mọi tình huống xảy ra

Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lýquỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trungtheo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thựchiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra.

Công việc này do phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện theo trình tự sau

- Phòng Hành chính - Tổ chức yêu cầu các đơn vị gửi đăng ký khối lượngcông việc thuộc thẩm quyền giải quyết của ban giám đốc

- Dựa vào các thông tin được phản hồi, phòng Hành chính - Tổ chức xâydựng dự thảo chương trình làm việc sau đó lấy ý kiến góp ý từ các đơn vị (nếucó)

- Sau khi lấy ý kiến đóng góp, phòng Hành chính - Tổng hợp hoàn thànhbản thảo sau đó trình giám đốc phê duyệt và ban hành, sao gửi các đơn vị đểthực hiện công việc theo quy định

Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì (Phụ lục 04) 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị/hội thảo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Tổ chức hội nghị, hội thảo là một hình thức trao đổi công việc một cáchtập trung, công khai nhằm giải quyết các vấn đề hoặc một nhiệm vụ liên quanđến công việc của một cơ quan, tổ chức Chính vì vậy, tổ chức hội nghị, hội thảorất quan trọng trong cơ quan tổ chức Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ýkiến của nhiều người cùng một lúc Tuy nhiên tổ chức hội nghị là công việc cần

có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi sự phối hợp của các đơn vị có liên quancùng tham gia tổ chức vì các Hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, cónhiều nội dung cần chuẩn bị nên cần có kế hoạch cụ thể

• Trước hội nghị

- Phòng Hành chính - Tổ chức lập kế hoạch tổ chức hội nghị, đảm bảophải có các thành phần như: Tên hội nghị; mục tiêu, yêu cầu, nội dung hội nghị;đối tượng, thành phần tham dự; thời gian, địa điểm; các công việc cần chuẩn bịcho hội nghị; kinh phí; phân công trách nhiệm từng mảng trong hội nghị sau đó

trình lên lãnh đạo duyệt và gửi kế hoạch cho các đơn vị, cá nhân có liên quan.

- Sau khi kế hoạch được duyệt, phòng Hành chính - Tổ chức thực hiệncông tác chuẩn bị trước hội nghị Xây dựng chương trình, ấn định thời gian, địađiểm cụ thể Chuẩn bị các loại công văn, giấy tờ, giấy mời cần thiết và các côngviệc hậu cần khác như: kiểm tra hệ thống điện nước, ánh sáng, loa đài; chuẩn bịphù hiệu; nơi ăn chốn ở cho các khách mời, đại biểu ở xa

• Trong hội nghị

- Phòng Hành chính - Tổ chức đón tiếp khách, tùy vào quy mô, tính chấthội nghị mà sẽ có nhiều cách đón tiếp như: đón tiếp từ xa, đón trực tiếp tại hộitrường

- Điểm danh để nắm bắt được đơn vị, cá nhân đi dự hội nghị

- Tuyên bố lý do, giới thiệu các thành phần tham dự

- Phòng Hành chính - Tổ chức ghi biên bản hội nghị: ghi rõ diễn biến nhưngười điều hành, tên và nội dung ý kiến tranh luận, ý kiến đại biểu, ý kiến kếtluận hội nghị

- Bộ phận lễ tân phục vụ hội nghị các khâu như chuẩn bị đồ ăn, nướcuống, loa đài

• Sau hội nghị

- Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm biên tập lại các biên bản cóliên quan đến hội nghị, theo dõi đôn đốc các quyết định hội nghị, giải quyết cácvấn đề hậu cần, lập hồ sơ hội nghị và thông báo kết quả hội nghị đến các đơn vị,

cá nhân có liên quan

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Phụ lục 05)

1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụcủa cơ quan Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng,như đi dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước

ngoài Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiều phươngdiện Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo.

Hoạt động của Văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơquan bao gồm các công việc sau đây:

• Lập kế hoạch công tác

- Để chủ động trong chuyến đi công tác, phòng Hành chính - Tổ chức phảilập kế hoạch chuyến đi Hoạch định, cân đối, cụ thể hóa chuyến đi công tác vàonội dung công tác thường kì năm/tháng/quý/tuần Phòng Hành chính - Tổ chức

có trách nhiệm theo dõi và chủ động tổ chức chuyến đi công tác

- Trước mỗi chuyến đi, phòng Hành chính - Tổ chức phải lập kế hoạchxác định rõ mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm của chuyến đi công tác Phốihợp với các đơn vị có liên quan để chuẩn bị về tài liệu cần thiết, phương tiệngiao thông và kinh phí đi lại

- Phòng Hành chính - Tổ chức trình kế hoạch lên lãnh đạo, sau khi đượcduyệt, phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm gửi kế hoạch đến các đơn vịtrong Trung tâm để phối hợp và thực hiện các nhiệm vụ được giao

• Chuẩn bị trước chuyến đi

- Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm liên hệ với nơi công tác, đềxuất với lãnh đạo phân công cho các đơn vị của Trung tâm chuẩn bị những vănbản, tài liệu có liên quan đến chuyến đi công tác

- Chuẩn bị giấy tờ và các phương tiện vật chất như: giấy giới thiệu; giấy

đi đường; vé, hộ chiếu hoặc giấy xuất nhập cảnh trong trường hợp lãnh đạo đicông tác nước ngoài và các giấy tờ khác

- Phối hợp với phòng Kế toán - Tài chính để dự trù và xin kinh phí về cáckhoản như: phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trênđường); ăn, nghỉ trên đường đi và ở nơi đến công tác theo chế độ; bồi dưỡngtheo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo đúng quy định của Nhànước

- Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức lên kế hoạch đảm nhiệm trách

nhiệm ở nhà, thông báo thời gian lãnh đạo đi vắng, sắp xếp lại các công việc, cóthể điều chỉnh hoặc hủy những công việc trong thời gian lãnh đạo đi công tác.

- Đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất và trình các dự thảo vănbản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo trước ngày lãnh đạo đi công tác

- Kiểm tra lại toàn bộ các công việc trong thời gian phút chót để chủ độngkịp thời giải quyết nếu xảy ra sai sót

• Sau chuyến đi công tác

- Báo cáo với lãnh đạo những công việc ở nhà (những công việc đã làmđược, những công việc chưa làm được), bàn giao lại giấy tờ, văn bản có liênquan

- Phối hợp với phòng Kế toán - Tài chính lập hồ sơ, kiểm tra các hóa đơn,chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng

- Cử cán bộ soạn thảo những văn bản có liên quan đến chuyến đi công tácnhư báo cáo, hợp đồng, thư cảm ơn

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (Phụ lục 06)

1.5.Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công

sở của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Tình hình triển khai thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở củaTrung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thực hiện theo Quyết định số129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việcban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước Dựavào quy chế làm việc, các cán bộ công chức, viên chức tại Trung tâm III phảituyệt đối chấp hành tạo cho cán bộ có tinh thần nghiêm túc, nề nếp làm việc nơicông sở

Quy định về giờ làm việc tại Trung tâm III Sáng từ 8h00 đến 12h00,chiều từ 13h00 đến 17h00 Được nghỉ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ theo quyđịnh của nhà nước

Khi tới cơ quan, các cán bộ phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự: Nữ ăn mặc gọn

gàng, giản dị, không mặc hở hang hoặc trang điểm quá lòe loẹt Nam mặc quầntây, sơ mi Cán bộ công chức, viên chức phải đeo thẻ và xuất trình thẻ khi ra vào

cơ quan

Về giao tiếp và ứng xử: Cán bộ công chức, viên chức phải có thái độ lịch

sự, nhã nhặn, biết lắng nghe và tôn trọng người khác Ngôn ngữ phải mạch lạc,

rõ ràng, không nói tục, chửi bậy nơi công sở Luôn có tái độ chân thân, thẳngthắn góp ý và hết lòng hỗ trợ lẫn nhau trong công việc Không được có thái độhách dịch đối với khách hoặc cán bộ ra vào Trung tâm

Việc bài trí công sở được thực hiện nghiêm túc và đúng pháp luật treoQuốc huy tại phía trên cổng chính, kích cỡ Quốc huy phù hợp với không gian ;treo Quốc kỳ trên cột cờ trước tòa nhà chính ; phòng làm việc được bài trí đảmbảo tính trang nghiêm, hợp lý Biển tên phải ghi rõ tên đơn vị, họ và tên chứcdanh cán bộ, công chức, viên chức

Nhìn chung, các cán bộ công chức, viên chức các cán bộ, công chức viênchức tại Trung tâm thực hiện đúng với nội quy, quy định làm việc Tuy nhiênvẫn còn một số hạn chế nhỏ như tình trạng hút thuốc vẫn diễn ra đối với các cán

bộ, công chức, viên chức nam Vẫn còn tình trạng đi muộn về sớm

2.Khảo sát về công tác văn thư

Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý, bao gồm toàn bộcông việc về tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; lập và lưu các hồ sơ hìnhthành trong hoạt động của cơ quan Tổ chức việc tiếp nhận tất cả các văn bản (kể

cả điện, fax) từ các nguồn đến; đăng ký chuyển giao và theo dõi quá trình vậnhành các văn bản đến

Công tác văn thư tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III đóng vai trò hết sứcquan trọng và được thể hiện ở những mặt sau:

- Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữ các cơ quan, tổ chức với nhaucông tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả công tác, đảm bảo hiệulực pháp lý của văn bản

- Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan

trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của văn Trung tâm Lưutrữ Quốc gia III cho nên khi làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyếtcông việc của cơ quan nhanh chóng chính xác, khoa học.

2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư trực thuộc phòng Hành chính – Tổ chức, trưởng phòngHành chính - Tổ chức tham mưu và có trách nhiệm giúp giám đốc thực hiện cácnhiệm vụ của Trung tâm Phòng văn thư gồm 2 cán bộ và được trang bị đầy đủcác thiết bị văn phòng nhằm phục vụ tốt công việc như: máy tính, điện thoại,máy photo, máy in, máy Fax, máy tiêu hủy tài liệu ngoài ra phòng văn thư cònđược bố trí các tủ, giá đựng hồ sơ, tài liệu két đựng dấu

Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tại Trung tâm đều có trình độ chuyênmôn cao về công tác văn thư Làm việc dưới sự quản lý của phòng Hành chính –

Tổ chức, thay phiên nhau phụ trách toàn bộ công văn đi đến, chuyển giao vănbản, sử dụng máy fax của Trung tâm

Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được tổ chức theohình thức tập trung Nghĩa là các văn bản giấy tờ đều được tập trung ở phòngvăn thư, sau khi tiến hành các khâu nghiệp vụ, văn bản được chuyển tới các đơnvị trong Trung tâm để thực hiện các nhiệm vụ được giao

Việc tổ chức văn thư theo mô hình tập trung giúp giải quyết công việcmột cách khoa học, nhanh chóng, chính xác đảm bảo cho việc giải quyết vănbản của cơ quan một cách nhanh gọn

2.2.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chứcchính trị-xã hội Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan,góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệuquả hoạt động của cơ quan Công tác văn thư trực thuộc phòng Hành chính - Tổchức Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp quản lý, giám sátviệc thực hiện các công tác văn thư - lưu trữ tại Trung tâm, đồng thời tổ chức

hương dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư - lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc.

Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng một số văn bản quy định về công tácvăn thư lưu trữ như Quy chế công tác văn thư lưu trữ áp dụng đối với toànTrung tâm (ban hành kèm theo Quyết định số 250/QĐ-TTLTIII ngày 16 tháng 8năm 2013 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III)

Hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, đồng thời quản lý chung vềcông tác văn thư - lưu trữ của Trung tâm như:

+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư (Sử dụng nhữngphần mềm quản lý văn bản đi, đến)

+ Quản lý và sử dụng con dấu một cách thống nhất

+ Bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

+ Kiểm tra, giám sát những sai phạm về công tác văn thư, lưu trữ toànTrung tâm

Nhìn chung, lãnh đạo văn phòng là người có tinh thần trách nhiệm cao,kiến thức chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư vững vàng nên công tácvăn thư tại Trung tâm được thực hiện tốt theo trình tự nhất định

2.2.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Trong công tác văn thư soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng và là nội dung đầu tiên của công tác văn thư, do đó công tác này luôn đượcchú trọng trong các cơ quan Mọi chuyên viên, cán bộ trong cơ quan từ nhânviên đến lãnh đạo đều tham gia vào khâu nghiệp vụ này

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc giaIII đều được thực hiện theo thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCPngày 06 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.Văn bản trước khi được ban hành được tiến hành kiểm tra một cách chặt chẽđảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự và thủ tục Công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản được thực hiện theo quy trình sau:

- Soạn thảo văn bản

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản.

+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản

+ Chọn thể loại văn bản

+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo

- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo

- Đánh máy, nhân bản văn bản

- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Nhìn chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm lưutrữ quốc gia III được lãnh đạo hết sức quan tâm, chỉ đạo ngày càng đi vào nềnếp các văn bản do Trung tâm ban hành chất lượng ngày càng cao, ít sai sót,đảm bảo đúng thẩm quyền,trình tự và thủ tục chặt chẽ đúng quy định; bảo đảmcác yêu cầu về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày Các văn bản được banhành đều được quả lý chặt chẽ và đúng quy định Phòng hành chính – Tổ chứcthực hiện khá tốt chức năng kiểm tra giám sát việc xây dựng và ban hành vănbản của trunh tâm; việc soát xét văn bản trước khi trình ký ban hành được thựchiện nghiêm túc

• Nhược điểm

- Vẫn còn mắc một số lỗi về thể thức văn bản như tên cơ quan ban hành,quốc hiệu, ngày tháng kí văn bản Tuy nhiên đây chỉ là những sai sót nhỏ

2.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

a Trình tự giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản đến của Trung tâm đều được quản lý theo trình tự sau:

• Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

• Trình, chuyển giao văn bản đến

• Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Về việc tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:

- Khi tiếp nhận văn bản đến, bộ phận văn thư phải kiểm tra số lượng, tìnhtrạng bì, dấu niêm phong (nếu có)

- Sau khi kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận, cán

bộ văn thư đóng dấu Đến vào văn bản và là thủ tục đăng ký văn bản đến vàophần mềm quản lý văn bản của Trung tâm

Về việc trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn bản đến sau khi được đăng kí được bộ phận văn thư trình lãnh đạo

để xin ý kiến Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, phải chuyển giao và xin

ý kiến lãnh đạo ngay

- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo, cán bộ văn thư photo và chuyển giao văn bảnđến các đơn vị có liên quan trong Trung tâm

- Việc chuyển giao văn bản phải được thực hiện chính xác Người nhậnphải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản đến Trường hợp văn thư chuyển nhầmvăn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản chuyển trả lạivăn thư để chuyển đúng bộ phận giải quyết

Về việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

- Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,giải quyết kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo Trung tâm

- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đển để báo cáo Trưởngphòng Hành chính - Tổng hợp

- Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo

lãnh đạo Trung tâm về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bảnđến để thông báo cho các đơn vị có liên quan.

Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tiếp nhận từ 400 văn bảnđến trở lên

Ví dụ:

+ Năm 2010: Tiếp nhận 400 văn bản đến

+ Năm 2007: Tiếp nhận 526 văn bản đến

b Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi của Trung tâm được quản lý theo trình tự sau:

- Kiểm tra thể thức và ký thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm củavăn bản

- Đăng ký văn bản đi

- Nhân bản, đóng dâu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi

- Lưu văn bản đi

2.2.3.Quản lý con dấu.

Các con dấu của Trung tâm được giao cho cán bộ văn thư quản lý và sửdụng Cán bộ văn thư được giao chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị

Con dấu được đựng trong két sắt tại phòng văn thư Con dấu phải đượcbảo đảm an toàn, không giao dấu cho người khác khi chưa được lãnh đạo chophép bằng văn bản có thẩm quyền

Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản do Trung tâm ban hành.Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và

có chữ kí của người có thẩm quyền

có tính tỉ mỉ, thận trọng và môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng.

2.2.4.Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

- Lập hồ sơ gôm những công việc:

+ Mở hồ sơ

+ Thu thập văn bản vào hồ sơ

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Giao nhận hồ sơ tài liệu

+ Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, công chức, viên chức phải lập 02bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản biên bản giao nhận tài liêu Lưutrữ cơ quan của Trung tâm và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản

+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày côngviệc kết thúc và sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tàiliệu xây dựng cơ bản

- Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức đối với việc lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của Trung tâm

+ Tham mưu cho người đứng đầu Trung tâm trong việc chỉ đạo, kiểm tra,hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vịtrực thuộc

+ Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữtại đơn vị mình

3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đángkhác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

Công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được đề cao vì đây lànơi có chuyên môn nghiệp vụ cao về lĩnh vực lưu trữ vì thế lãnh đạo am hiểu vềngành nghề cũng như quan tâm, đôn đốc, triển khai các nhiệm vụ để đem lại

hiểu qua cao.

3.1.Trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việcxác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơquan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vàocác kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

Thu thập, bổ sung tài liệu giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng tàiliệu có khả năng đáp ứng được các nhu cầu đòi hỏi đang ngày càng phong phú,

đa dạng của xã hội

Hàng năm viên chức lưu trữ cơ quan của Trung tâm có trách nhiệm tổchức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ

Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III lưu trữ 4 loại hình tài liệu chủyếu như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kĩ thuật, tài liệu phim ảnh ghi âm,tài liệu xuất xứ cá nhân với gần 400 phông tài liệu lưu trữ

3.2.Trong công tác chỉnh lý tài liệu.

Sau khi tiến hành thu thập tài liệu, tài liệu được chuyển sang phòng Chỉnh

lý để bảo đảm về công tác nghiệp vụ Tài liệu được sắp xếp và phân loại mộtcách có khoa học phục vụ cho việc tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu một cáchhiệu quả

Trưởng phòng Chỉnh lý là người trực tiếp hướng dẫn đôn đốc cán bộ lưutrữ và xây dựng các văn bản liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu Có thể thấycông tác chỉnh lý tài liệu được thực hiện một cách xuyên suốt, đảm bảo tínhkhoa học, thông nhất

Hiện nay Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã ứng dụng công nghệ thôngtin vào công tác chỉnh lý giúp hoàn thiện hơn về mặt chuyên môn nghiệp vụcũng như giảm bớt thời gian, công sức cho cán bộ

3.3.Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học

kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi

thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

Sau khi chỉnh lý, tài liệu sẽ được chuyển sang phòng Bảo quản Công tácbảo quản tài liệu được thực hiện tốt Kho bảo quản được xây ở vị trí khô ráo, cómôi trường không khí sạch và được trang bị đầy đủ các trang thiết bị như: tủđựng tài liệu; dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm; máy hút ẩm; quạt thông gió; điều hòa;thiết bị phòng chống cháy nổ; dụng cụ vệ sinh tài liệu

Trường phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện cácqui định về bảo quản tài liệu lưu trữ; bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quiđịnh; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng gian, bảo mật đối vớikho lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Ngoài ra phòng Bảo quản gồm đầy đủ những cán bộ có kĩ năng trình độ

về chuyên môn nghiệp vụ Trưởng phòng bảo quản đôn đốc, hướng dẫn quyđịnh về chế độ bảo quản tài liệu đáp ứng được nhu cầu bảo quản và sử dụng tàiliệu kho lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

3.4.Trong công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Các đơn vị, cá nhân trong Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III muốn khaithác, sử dụng tài liệu phải có văn bản đề nghị và được lãnh đạo cho phép

Cá nhân, tổ chức khác ngoài Trung tâm đến nghiên cứu phải có giấy giớithiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo Trung tâm chophép

Viên chức chuyên trách làm công tác lưu trữ cơ quan của Trung tâm IIIphải hoàn thiện công cụ tra tìm tài lieeuk, phục vụ nghiện cứu tài liệu, phải lậpcác số nhập, xuất tài liệu, số đăng ký mục lục hồ sơ và số đăng ký độc giả đểquản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu

Việc sử dụng tài liệu phải theo Nội quy phòng Đọc, quy định sử dụng tàiliệu do Trung tâm III ban hành

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ

CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

1.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.

Công tác văn thư là hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệthống bộ máy Nhà nước Cùng với sự phát triển của bộ máy Nhà nước qua cácthời kỳ, trên thực tế công tác văn thư trong các cơ quan ngày càng được củng cố,nhất là trong giai đoạn hiện nay Các nghiệp vụ của văn thư ngày càng được quyđịnh một cách cụ thể qua các khâu nghiệp vụ hình thành trong các cơ quan cũngnhư hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư đã được củng cố một bước

Công tác văn thư có giá trị quan trọng và không thể thiếu trong hoạt độngcủa các cơ quan, nó gắn liền với hoạt động của cơ quan và được xem như một

bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng hưởng trực tiếp đến chất lượngquản lý nhà nước Đặc biệt đối với các văn phòng làm việc là cơ quan trực tiếpgiúp tổ chức, điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợpphục vụ lãnh đạo, do đó công tác văn thư lại càng quan trọng

Công tác văn thư là sợi dây liên kết giữa bộ phận trong cơ quan: các cơquan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp giúp cho việc giải quyết công việc một cáchnhanh chóng, kịp thời, chính xác, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quannhằm đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý, nâng cao hiệu suất và chấtlượng công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ của cơ quan, giữ gìn bí mật của cơquan, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ

Xác định được tầm quan trọng của công tác văn thư nên Trung tâm Lưutrữ Quốc gia III đã bố trí 03 cán bộ làm công tác văn thư tại phòng Hành chính –

Tổ chức Do đặc điểm của Trung tâm là khối lượng cần sao chụp rất lớn nên cáccán bộ văn thư được bố trí công việc như sau:

- 01 cán bộ văn thư chuyên trách có nhiệm vụ chính là:

+ Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến; trình ký văn bản đến; đăng

ký văn bản đến; chuyển giao văn bản đến; theo dõi việc giải quyết văn bản đến

+ Xem lại thể thức, ghi số,ngày tháng…đóng dấu văn bản đi; Viết bì vàlàm thủ tục gửi văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụngbản lưu; quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; lập và bảo quản sổ sáchcủa Trung tâm như sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản

+ Giúp Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức làm danh mục hồ sơ vàhướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục; hoàn chỉnh việc lập hồ sơ đối với bảnlưu văn bản đi để nộp và lưu trữ cơ quan

+ Bảo quản an toàn con dấu của Trung tâm; trực tiếp đóng dấu vào vănbản đi và các văn bản, giấy tờ khác của Trung tâm

- 02 nhân viên làm nhiệm vụ đánh máy, photo, sao chụp tài liệu phục vụđộc giả và phục vụ cho công việc của cơ quan

Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được đào tạo cơ bản vềchuyên môn nghiệp vụ, có phẩm chất chính trị, có kinh nghiệm nên chất lượnglàm việc rất cao, đảm bảo được sự kịp thời, nhanh chóng, cung cấp đầy đủ thôngtin cho lãnh đạo, giúp cho hoạt động của công tác văn thư của Trung tâm luônthông suốt và đảm bảo bí mật theo quy định của nhà nước giúp lãnh đạo, thúcđẩy sự phát triển của Trung Tâm

1.1.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia III hiện nay chưa có văn bản chỉ đạo riêng

về công tác văn thư, giấy tờ Trong phạm vi trách nhiệm những năm qua TrungTâm đã áp dụng các văn bản của Nhà nước và hướng dẫn các đơn vị về công tácvăn thư như:

- Công văn số 425/VTLTNN - NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước;

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Côngtác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việcsửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về Công tác văn thư;

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

Việc kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư cũng được tổ chức thườngxuyên nhằm nâng cao hiệu quả công việc vì đây là nhiệm vụ trọng tâm củaTrung tâm, hàng năm Trung tâm cũng đã tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết côngtác văn thư để tổng kết những công việc đã làm được và phương hướng hoạtđộng cho năm tiếp theo

Để thực hiện tốt được công việc đó thì phải có sự chỉ đạo và chấp hành.Giám đốc Trung tâm quản lý chỉ đạo công tác văn thư trong phạm vi cơ quanmình có thể giao cho cấp dưới

Lãnh đạo văn phòng đứng đầu văn phòng chịu trách nhiệm trước Giámđốc về toàn bộ công tác văn thư của Trung tâm, là người trực tiếp chỉ đạo côngtác văn thư cho các đơn vị cá nhân Các đơn vị, cá nhân phải thực hiện đầynhững nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc được giao

Sắp tới Trung tâm dự thảo Quy chế công tác văn thư để công tác văn thưtrong Trung tâm được thống nhất đồng thời để phù hợp với những quy định mớicủa nhà nước về công tác văn thư

CHƯƠNG II: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRUNG TÂM

LƯU TRỮ QUỐC GIA III.

2.1 Cơ sở khoa học và thực tiễn.

2.1.1 Cơ sở khoa học.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơquan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị – xã hội, các đơn vị vũtrang nhân dân

Theo lý thuyết đã được học, công tác văn thư bao gồm những công việcsau đây:

- Quản lý và giải quyết văn bản:

+ Quản lý và giải quyết văn bản đến;

+ Quản lý và giải quyết văn bản đi;

+ Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu:

+ Các loại con dấu;

+ Quản lý con dấu;

+ Sử dụng con dấu

2.1.2 Cơ sở thực tiễn.

Xác định công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung

và hoạt động của từng cơ quan nói riêng nên ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IIIcông tác văn thư được xem là nội dung quan trọng và gắn liền với hoạt động củaTrung tâm

Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, văn thư được giao các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng văn bản;

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến;

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi;

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Sắp xếp công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu;

- Đánh máy, sao in văn bản;

- Trực điện thoại của văn phòng cơ quan

So với lý thuyết đã được học trên ghế nhà trường thì ở Trung tâm Lưu trữQuốc gia III công tác văn thư đã được tổ chức thực hiện đầy đủ

2.2 Nội dung công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

2.2.1 Tình hình ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

* Các loại văn bản do Trung tâm ban hành:

Là một cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương nên Trung tâm Lưutrữ Quốc gia III chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước.Trong quá trình thực hiện giải quyết các công việc, Trung tâm cóthẩm quyền ban hành các loại văn bản quản lý nhà nước như:

- Quyết định;

- Quy định

- Quy chế ban hành kèm theo quyết định

- Quyết định kèm theo chương trình hoạt động

- Chương trình hội nghị (cuộc họp)

- Giấy đi đường;

- Giấy mời;

- Giấy giới thiệu

- Các loại hợp đồng

- Và một số loại văn bản khác

* Thẩm quyền ban hành văn bản:

Văn bản liên quan trực tiếp đến dơn vị nào thì đơn vị ấy tự soạn thảo Vănbản sau khi được soạn thảo xong phải có 2 loại chữ ký nháy:

- Một chữ ký nháy của trưởng đơn vị soạn thảo ra văn bản đó ở phần cuốinội dung văn bản để đảm bảo văn bản đó đã đượ kiểm tra kỹ về mặt nội dung;

- Một chữ ký nhát của trưởng phòng Hành chính – Tổ chức ở cuối phần

“nơi nhận” để đảm bảo văn bản đó đã được kiểm tra kỹ về mặt thể thức,

Sau đó mới được trình lên xin chữ ký của thủ trưởng cơ quan Văn bản cóthể do cán bộ trực tiếp soạn thảo văn bản trình Giám đốc ký, hoặc cũng có thể

do văn thư trình Giám đốc ký

Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Giám đốc Trung tâm là người trựctiếp ký các văn bản Giám đốc có thể giao cho các Phó giám đốc ký thay hoặc cóthể giao cho các Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức ký thừa lệnh Các trưởngđơn vị khác không có thẩm quyền ký các văn bản do Trung tâm phát hành.Trong trường hợp Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức vắng mặt, Phó trưởngphòng Hành chính – Tổ chức có thể ký thay vào những văn bản Trưởng phòng

có thẩm quyền ký

Sau khi văn bản đã được ký chính thức sẽ chuyển xuống văn thư đóng dấu

và làm thủ tục phát hành

* Nội dung văn bản.

Văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ban hành phù hợp với tínhchất và nội dung của công việc, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của cơ quan, ,không trái với văn bản của cơ quan cấp trên hướng dẫn

Trong hoạt động của cơ quan thì hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn

bản là chính xác nhất Chính vì thế khi Trung tâm muốn ban hành một văn bảnthì đã làm theo các bước:

- Soạn thảo văn bản;

Giai đoạn thảo văn bản là giai đoạn rất quan trọng kết thúc việc soạn thảovăn bản Một văn bản có chất lượng hay không phụ thuộc phần lớn vào ngườiviết bản thảo Nên khi thảo cán bộ Trung tâm đã tập hợp kiến thức, năng lực tưduy logic và năng lực sử dụng ngôn ngữ, liên kết câu, liên kết đoạn để văn bảntrở thành một thể thống nhất trọn vẹn cả về nội dung cũng như hình thức

Thảo xong cán bộ soạn thảo của Trung tâm đọc lại bản thảo để kiểm tranhững vấn đề:

- Nội dung bản thảo đã thể hiện được đầy đủ mục đích yêu cầu đặt ra haychưa?

- Cách trình bày và lập luận đã rõ ràng, chặt chẽ mạch lạc và phù hợp vớithể loại văn bản hay chưa?

- Các từ ngữ đưa vào sử dụng trong văn bản đã chuẩn xác, rõ ràng, dễhiểu và phù hợp thể loại văn bản không?

- Có từ nào cần giải thích để hiểu thống nhất mà chưa được giải thích?

- Có lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp không?

Nếu thấy có sai sót cán bộ soạn thảo sửa luôn

* Về văn phong:

Văn phong của văn bản phù hợp với nội dung của văn bản, trình bày ngắngọn, chính xác, lập luận chặt chẽ, dễ hiểu

* Thể thức văn bản.

Các văn bản ban hành đảm bảo đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày cácloại văn bản do Nhà nước quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TT - LT -BNV - VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Về việc kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành:

+ Thủ trưởng cơ quan hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản

có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung vănbản

+ Cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức,thể thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản

- Ký và sao văn bản: Người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm ký các

loại văn bản quan trọng thuộc thẩm quyền, giao cho cấp phó thủ trưởng cơ quan

và các phòng ban chuyên môn ký các văn bản theo lĩnh vực được phân công phụtrách và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, giao cho văn phòng

ký thừa lệnh một số văn bản thông thường

- Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Là những thành thành phần

do Nhà nước quy định manh tính chất bắt buộc cho một văn bản phải có để đảmbảo tính chính xác và có hiệu lực pháp lý Nó đòi hỏi phải phù hợp với tính chấtcông việc và phải đúng thẩm quyền ban hành văn bản theo quy định của phápluật được quy định một văn bản đầy đủ gồm 9 hoặc 10 thể thức sau:

+ Quốc hiệu;

+ Tên cơ quan, đơn vị, tổ chức ban hành văn bản;

+ Số ký hiệu văn bản;

+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản;

+ Tên loại và trích yếu nội dung;

+ Nội dung văn bản;

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

+ Dấu của cơ quan, tổ chức;

+ Nơi nhận;

+ Dấu chỉ mức độ mật khẩn (nếu có)

Nhìn chung các yếu tố thể thức về văn bản của Trung tâm đều đảm bảotheo quy định của pháp luật, Nhà nước Tuy nhiên đôi khi một số các phòng bankhi soạn thảo văn bản quên không soát lỗi chính tả do vậy một số các văn bảnkhi đưa đến văn thư đăng ký vào sổ lại phải chuyển quay lại chỉnh sửa hoànthiện lại

2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

- Về tổ chức và quản lý văn bản đi:

Việc tổ chức và quản lý văn bản đi của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IIIđược thực hiện dựa theo các quy định sau:

+ Thông tư 55/2005/TTLTBNVVPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

-+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Côngtác văn thư;

+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việcsửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về Công tác văn thư

Cụ thể ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, nghiệp vụ quản lý văn bản điđược thực hiện theo các bước sau:

+ Sau khi đã soạn thảo văn bản xong thì kiểm tra lại thể thức văn bản, ghi

số, ngày, tháng, năm văn bản trước khi trình Giám đốc ký duyệt

+ Đóng dấu văn bản đi sau khi Giám đốc đã ký

+ Đăng ký văn bản đi

+ Viết bì và làm thủ tục chuyển phát văn bản đi và theo dõi quá trình chuyểnphát (đối với những văn bản phải gửi cho các cơ quan cấp bộ, các ban ngành đoàn

thể….theo đường bưu điện)

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ công tác sử dụng, nghiên cứu văn bản lưu+ Chuyển giao văn bản đi ( Gửi trong nội bộ Trung tâm, sau khi gửi chocác cá nhân và đơn vị có liên quan thì xin chữ ký xác nhận của cá nhân đơn vị

đó vào sổ chuyển giao văn bản đi)

- Về trình ký văn bản:

Việc trình ký văn bản đi của cơ quan sau khi đã được soạn thảo và đánhmáy sẽ được phụ trách đơn vị kiểm tra, xem xét ký tắt, văn phòng kiểm tra, xemxét về thủ tục, thể thức sau đó mới trình lên cho người có thẩm quyền ký trướckhi ban hành

- Về đóng dấu văn bản:

Văn bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền (Giám đốc, PhóGiám đốc, Trưởng các phòng ban) sau đó mới được chuyển xuống cho văn thưđóng dấu Văn thư có trách nhiệm kiểm tra xem chữ ký có đúng của người cóthẩm quyền không, đã ký đúng thể thức chưa, nếu không đúng văn thư yêu cầungười soạn thảo sửa lại

Văn thư có trách nhiệm giữ dấu, không được giao dấu cho người khác khichưa được phép của người có thẩm quyền, văn thư chịu trách nhiệm về việc sửdụng con dấu và con dấu được đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía trái

Sau khi đóng dấu xong văn thư ghi số, ngày, tháng lên văn bản sau đó cậpnhật thông tin đó vào phần mền quản lý văn bản đi

- Về đăng ký văn bản:

Việc đăng ký văn bản đi của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được đăng

ký trên máy và đước quản lý một cách chặt chẽ

Số lượng văn bản đi của Trung tâm không nhiều nên tất cả các loại vănbản được đánh theo một hệ thống số, riêng có văn bản mật, văn bản của Đảngđược đánh riêng Trung tâm đã làm được việc lưu dữ liệu vào máy tính phục vụcho việc tra tìm nhanh chóng

Tuy nhiên việc đăng ký lên văn bản một số văn bản chưa đầy đủ về thể

thức đã được ban hành, công tác nhập dữ liệu vào máy tính do điều kiện kháchquan cũng dễ làm mất dữ liệu cho nên việc sử dụng đăng ký văn bản bằngphương pháp truyền thống kết hợp với hiện đại là phù hợp nhất.

- Về quản lý văn bản:

Việc quản lý văn bản rất được coi trọng song việc sắp xếp tài liệu mộtcách ngăn nắp gọn gàng chưa được tốt, như vậy sẽ dễ để lộ thông tin mà côngtác văn thư là công tác đảm bảo thông tin phục vụ quản lý do đó dễ bị rò rỉ thôngtin, gây khó khăn cho việc giải quyết công việc

* Nhận xét về việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III:

và tìm kiếm thông tin khi cần thiết

+ Các sổ đăng kí văn bản đi được lập thành từng tập riêng thuận lợi choviệc kiểm tra

+ Các văn bản lưu được lựa chọn, sắp xếp gọn gàng và được lập danhmục cụ thể, được bảo quản và cất giữ cẩn thận

+ Việc chuyển giao văn bản được thực hiện nghiêm túc, có ký nhận

mà chưa được nhân rộng sang các phòng ban khác.

+ Văn bản đi đôi khi không được chuyển giao luôn trong ngày

2.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:

Văn bản đến là toàn bộ tài liệu giấy tờ do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cánhân làm ra gửi đến cơ quan mình

- Về tổ chức quản lý văn bản đến:

Việc tổ chức quản lý văn bản đến tốt sẽ giúp cho việc giải quyết công việcmột cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả

- Về tiếp nhận văn bản:

Việc tiếp nhận văn bản đến: tất cả các văn bản tài liệu gửi đến cơ quanđều tập trung ở văn thư cơ quan, đó là nguyên tắc một đầu mối và do văn thưtiếp nhận

Văn bản đến với những nội dung khác nhau và từ nhiều nguồn khác nhau,tuy nhiên việc tiếp nhận văn bản đến nếu phát hiện thấy văn bản bị rách đềuđược lập biên bản với nhân viên bưu điện hoặc báo cho lãnh đạo cơ quan

- Về việc giải quyết văn bản đến:

Sau khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư chỉ được bóc những bì gửichung cho cơ quan còn những văn bản mật, văn bản gửi đích danh thì khôngđược bóc và phải chuyển trực tiếp đến người có trách nhiệm giải quyết Nhữngvăn bản tài liệu văn thư đã bóc bì sau đó phải đóng dấu ghi số, ngày tháng vănbản đến

Những văn bản không được bóc bì thì đăng ký bên ngoài bìa và đăng kýriêng Sau khi đóng dấu lên, ghi số, ngày tháng văn bản, văn thư đăng ký vănbản

Cụ thể ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, nghiệp vụ quản lý văn bản đếnđược thực hiện như sau:

- Tiếp nhận văn bản đến

- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng đến

- Trình văn bản đến

- Đăng ký văn bản đến vào sổ công văn đến

- Chuyển giao văn bản đến cho các bộ phận liên quan sau khi trình lãnhđạo duyệt và xin ý kiến của lãnh đạo

Thời hạn giải quyết

Tiến

độ giải quyết

Số, ký hiệu văn bản trả lời

GG hi chú

Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến” và trong sổ đăng ký vănbản đến

Cột 2: Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản

Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặcthư khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư; các nội dung khác

Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận nhậnvăn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩmquyền

Cột 4: Thời hạn giải quyết: Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy

ĐẾN

thẩm quyền.

Cột 5: Tiến độ giải quyết: Ghi chú về tiến độ giải quyết văn bản đến củacác đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết, chưagiải quyết v.v

Cột 6: Số, ký hiệu văn bản trả lời: Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lờivăn bản đến (nếu có)

Cột 7: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết khác./

(Trang bìa của sổ đăng ký công văn đến và mẫu bìa sổ theo dõi giải quyếtvăn bản đến theo quy định của công văn 425/VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng

7 năm 2005 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước)

*Nhận xét về việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III:

+ Việc phân loại, bóc bì văn bản được tổ chức thực hiện một cách nghiêmtúc, đúng quy định, không có sự nhầm lẫn

+ Việc đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến được thực hiện mộtcách bài bản và nghiêm túc, rất thuận tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm thông tinkhi cần thiết

+ Các văn bản lưu được lựa chọn, sắp xếp gọn gàng và được lập danhmục cụ thể, được bảo quản và cất giữ cẩn thận

rộng sang các phòng ban, các khoa và tổ bộ môn.

+Việc giải quyết văn bản đến đôi khi còn chậm

2.2.4 Lập hồ sơ hiện hành:

Lập hồ sơ hiện hành là quá trình tập hợp sắp xếp văn bản tài liệu hìnhthành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc theo các nguyên tắc vàphương pháp quy định, mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập gọi làmột đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa và hồ sơ dày không quá 4cm

Lập hồ sơ hiện hành là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư,công việc đã làm xong nhưng chưa được lập hồ sơ thì chưa được coi là đã hoànthành công việc

Việc lập hồ sơ tốt sẽ giúp tra tìm nhanh chóng và là căn cứ chính xác đểcán bộ giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn

bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan, xây dựng nề nếp làm việc khoa học,thuận lợi cho công tác lưu trữ tránh được tình trạng bó gói tài liệu

Đối với Trung tâm là cơ quan có chuyên môn nghiệp vụ về công tác lưutrữ mà công tác văn thư và công tác lưu trữ lại có mối quan hệ mật thiết, thựchiện tốt công tác văn thư thì hiệu quả của công tác lưu trữ mới cao Việc tổ chứclập hồ sơ hiện hành tại Trung tâm tương đối tốt về chất lượng và yêu cầu củacông tác lập hồ sơ hiện hành, cơ quan đã xây dựng bản danh mục hồ sơ Tuynhiên một số cán bộ vẫn còn chủ quan chưa thực sự coi đó là một công việcquan trọng

Sơ đồ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Trung tâmLưu trữ Quốc gia III

Văn bản

lưu Tổng hợp,phân loại

Lập danh mục hồ

Nộp vào lưu trữTrung tâm