Công tác văn thư của trung tâm lưu trữ quốc gia III

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 4 1. Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4 2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 4 3. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 6 1.Chức năng của phòng Hành chính Tổ chức. 6 2.Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính – Tổ chức. 7 3.Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Tổ chức 7 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 8 1. Khảo sát về công tác tổ chức văn phòng 8 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 8 1.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 9 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghịhội thảo của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 10 1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 11 1.5.Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 13 2.Khảo sát về công tác văn thư 14 2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 15 2.2.Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 15 2.2.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 16 2.2.2.Quản lý và giải quyết văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 18 2.2.3.Quản lý con dấu. 19 2.2.4.Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 20 3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 20 3.1.Trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu 21 3.2.Trong công tác chỉnh lý tài liệu. 21 3.3.Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 21 3.4.Trong công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ. 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 23 CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 23 1.1 Công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 23 1.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư. 23 1.1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 24 CHƯƠNG II: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III. 26 2.1. Cơ sở khoa học và thực tiễn. 26 2.1.1. Cơ sở khoa học. 26 2.1.2. Cơ sở thực tiễn. 26 2.2. Nội dung công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 27 2.2.1. Tình hình ban hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 27 2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 31 2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: 34 2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành: 37 2.2.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu. 38 2.2.6. Trang thiết bị làm việc tại phòng văn thư. 40 Chủ đề: Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 41 1.Lịch công tác tuần của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 41 2.Kế hoạch công tác năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 42 Chủ đề: Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Quốc gia III 45 Chủ đề: Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 65 Chủ đề: Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan 67 Chủ đề: Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính – Tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 69 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 70 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 70 1. Trong công tác hành chính văn phòng 70 2. Trong công tác văn thư – lưu trữ 71 3. Trong công tác quản trị thiết bị 71 II. Đề xuất giải pháp 72 KẾT LUẬN 73 PHỤ LỤC 74

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài .3 PHẦN I .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.Giới thiệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 3.Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.Chức phòng Hành - Tổ chức 2.Nhiệm vụ quyền hạn phòng Hành – Tổ chức 3.Cơ cấu tổ chức phòng Hành – Tổ chức .7 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .8 Khảo sát công tác tổ chức văn phòng 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp đảm bảo hậu cần cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .9 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị/hội thảo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 10 1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 11 1.5.Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai thực văn hóa công sở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 13 2.Khảo sát công tác văn thư 14 2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư quan 15 Lê Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 15 2.2.1.Công tác soạn thảo ban hành văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .16 2.2.2.Quản lý giải văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .18 2.2.3.Quản lý dấu 19 2.2.4.Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 20 3.Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 20 3.1.Trong công tác thu thập bổ sung tài liệu 21 3.2.Trong công tác chỉnh lý tài liệu 21 3.3.Trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ .21 3.4.Trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 22 PHẦN II 23 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 23 CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 23 1.1 Công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 23 1.1.1 Tình hình cán làm công tác văn thư .23 1.1.2 Công tác đạo công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .24 CHƯƠNG II: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III .26 2.1 Cơ sở khoa học thực tiễn 26 2.1.1 Cơ sở khoa học 26 2.1.2 Cơ sở thực tiễn 26 2.2 Nội dung công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .27 2.2.1 Tình hình ban hành văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 27 2.2.2 Tổ chức quản lý giải văn 31 2.2.3 Tổ chức quản lý giải văn đến: .34 2.2.4 Lập hồ sơ hành: 37 2.2.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu .38 2.2.6 Trang thiết bị làm việc phòng văn thư 40 Chủ đề: Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 41 1.Lịch công tác tuần Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .41 2.Kế hoạch công tác năm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .42 Chủ đề: Soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ Trung tâm Quốc gia III .45 Lê Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ đề: Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 65 Chủ đề: Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan 67 Chủ đề: Đánh giá cấu tổ chức, máy phòng Hành – Tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 69 PHẦN III 70 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 70 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 70 Trong công tác hành văn phòng 70 Trong công tác văn thư – lưu trữ 71 Trong công tác quản trị thiết bị .71 II Đề xuất giải pháp 72 KẾT LUẬN 73 PHỤ LỤC 74 Lê Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong quan cần có văn phòng đội ngũ nhân viên văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, đơn vị; hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo điều hành thủ trưởng quan, đơn vị Chính mà công tác văn thư xác định hoạt động máy quản lý Nhà nước nói chung Để đáp ứng nhu cầu đó, khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ thực đợt thực tập cho sinh viên, giúp sinh viên áp dụng kiến thức học ghế nhà trường vào thực tiễn Qua củng cố thêm kiến thức cho sinh viên giúp sinh viên rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp cán văn phòng tương lai Được đồng ý Lãnh đạo Vụ Trung tâm lưu trữ Quốc gia III em tiếp nhận Phòng hành – tổ chức để giúp cán văn thư trung tâm nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ, thực nghiệp vụ chuyên môn khác mà đào tạo số công việc khác hướng dẫn cán chuyên viên trung tâm Đây môi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ nghiệp vụ công tác Hành văn phòng, Văn thư - Lưu trữ Với kiến thức lý luận trang bị, tích lũy thời gian học tập trường, với trình tự học trực tiếp thực công việc thực tế quan nơi thực tập, nhận thức nắm rõ vai trò, nhiệm vụ công tác văn phòng, nâng cao lực làm việc động, nhiệt tình lòng say mê nghề nghiệp cán văn phòng Do thời gian, trình độ vốn kiến thức có hạn chế định, báo cáo em không tránh khỏi có thiếu sót, mang tính chủ quan Chính vậy, để báo cáo hoàn thiện hơn, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu cán bộ, công chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; thầy, cô Khoa Quản trị văn phòng để báo cáo em hoàn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn ! Lê Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Trong trình tổ chức hoạt động quan, đơn vị để công việc quản lý điều hành hoạt động quan, đơn vị đạt hiệu thân quan, đơn vị không quan tâm, nghiên cứu tới nghiệp vụ để vận dụng trình quản lý Công tác văn thư vừa phương tiện sử dụng trình tổ chức hoạt động quan, đơn vị đồng thời vừa sản phẩm trình Ngoài ra, nhìn vào toàn quy trình quản lý, từ việc định quản lý tổ chức thực định việc kiểm tra, điều hành định cho phù hợp với mục tiêu đề ra, thấy trình khâu không cần đến văn Vì thế, việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân loại văn quy định Nhà nước thể thức văn sẽ giúp cho người soạn thảo văn lựa chọn loại hình văn cho phù hợp với mục tiêu việc ban hành đảm bảo văn thực thi Mục tiêu đề tài Ngày công tác văn thư có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trò quan trọng Cũng điều mà công tác văn thư quan, đơn vị, tổ chức ngày quan tâm Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Tìm hiểu công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ quốc gia III qua hoạt động quản lý văn đến, văn quan, quản lý sử dụng dấu Nguồn tài liệu tham khảo + Giáo trình quản trị văn phòng, tác giả: TG.TS.Nguyễn Thành Bộ, Ths, Nguyễn Ngọc Diệp, Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Công tác văn thư; Lê Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Công tác văn thư; Lịch sử vấn đề nghiên cứu Trải qua hàng nghìn năm lịch sử, kiện lớn quan trọng đất nước ghi lại chụp lại số tư liệu quan trọng Trung tâm Lưu trữ quốc gia III giữ lại Đó tài liệu vô quý giá Đất nước, Dân tộc Công tác văn thư có giá trị quan trọng thiếu hoạt động quan, gắn liền với hoạt động quan xem phận hoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước Đặc biệt văn phòng làm việc quan trực tiếp giúp tổ chức, điều hành máy đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tác văn thư lại quan trọng Phương pháp nghiên cứu Những kết nghiên cứu lịch sử dân tộc sẽ giúp cho nhà lưu trữ học nắm hiểu phát sinh, phát triển kiện, tượng lịch sử nhờ mà xác định mạng lưới kho lưu trữ phân loại tài liệu theo phông lưu trữ hợp lý Mặt khác phương pháp nghiên cứu sử dụng phổ biến khoa học lịch sử phương pháp lịch sử, phương pháp logic phương pháp mà lý luận thực tiến công tác lưu trữ cần vận dụng Bố cục đề tài Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Phần II: Tình hình công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Thực trạng tình hình công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Chương I: Thực trạng tình hình công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Chương II: Nội dung công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Nội dung công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Lê Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Giới thiệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia lớn Việt Nam trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước Thành lập ngày 10/6/1995 Trung tâm có chức thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến Toàn tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III hình thành trình hoạt động quan thuộc máy Nhà nước Trung ương, Bộ, ngành, đoàn thể xã hội liên khu thành lập từ ngày nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Đồng thời qua tài liệu chứng lịch sử phản ánh chân thực, khách quan toàn diện trình thành lập, xây dựng bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập suốt chục năm qua Tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm loại hình chỷ yếu sau: - Tài liệu Hành - Tài liệu Khoa học – kỹ thuật - Tài liệu Phim ảnh Ghi âm - Tài liệu xuất xứ cá nhân Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trung tâm Lưu trữ quốc gia III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ Lê Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương cá nhân, gia đình, dòng họp tiêu biểu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ Quảng Bình trở theo quy định pháp luật quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng trụ sở làm việc đặt thành phố Hà Nội Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ quan, tổ chức cá nhân theo thẩm quyền giao Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ Lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý (ở dạng số hoá) theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng Trung tâm theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Xây dựng quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ Thực hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Thực nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm Thực dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật Quản lý tổ chức, biên chế, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao Cơ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III a Lãnh đạo Trung tâm Lê Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc 03 Phó Giám đốc Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm Các Phó Giám đốc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công phụ trách b.Cơ cấu tổ chức - Phòng Sưu tầm tài liệu - Phòng Thu thâp tài liệu - Phòng Chỉnh lý tài liệu - Phòng Bảo quản tài liệu - Phòng Công bố Giới thiệu tài liệu - Phòng Tin học Công cụ tra cứu - Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu - Phòng Tài liệu nghe nhìn - Phòng Đọc - Phòng Hành – Tổ chức - Phòng Kế toán - Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy Sơ đồ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Phụ lục 01) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.Chức phòng Hành - Tổ chức Tham mưu tổ chức thực nhiệm vụ thuộc công tác hành chính, tổ chức quản lý nhân sự, thông tin tổng hợp, quản lý công sản, công tác quản trị bảo đảm sở vật chất, điều kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động Trung tâm Lê Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.Nhiệm vụ quyền hạn phòng Hành – Tổ chức Xây dựng kế hoạch công tác Trung tâm, theo dõi, đôn đốc đơn vị thuộc trung tâm thực kế hoạch công tác Quản lý công tác văn thư, lưu trữ trung tâm Xây dựng, cải tiến máy làm việc trung tâm đáp ứng yêu cầu từng giai đoạn; xây dựng quy chế, lề lối làm việc trung tâm đơn vị thuộc trung tâm Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn phục vụ độc giả Quản lý biên chế, lao động, tiền lương, thực chế độ sách Nhà nước công chức, viên chức Trung tâm Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp, thực nhiệm vụ bảo vệ trị nội Xây dựng tổ chức thực biện pháp quản lý trụ sở, sở vật chất, đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động quan, chăm lo cải thiện đời sống vật chất tinh thần công chức, viên chức trung tâm Tổng hợp theo đõi công tác thi đua, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật Trung tâm Tham mưu xây dựng phương án biện pháp bảo vệ, phòng, chống cháy nổ quan , phòng chống lụt bão quan Tổ chức thực công việc đối ngoại ( lễ tân, đón tiếp đoàn tới thăm hội nghị ) Tham gia nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động thực tiễn quan Trực tiếp quản lý tài sản, vật tư, biên chế Trung tâm giao cho Soạn thảo văn báo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm vụ đơn vị để Trung tâm ban hành Thực công việc khác Giám đốc giao cho 3.Cơ cấu tổ chức phòng Hành – Tổ chức a.Phòng Hành – Tổ chức gồm Lê Thị Thanh Huyền Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chủ đề: Đánh giá cấu tổ chức, máy phòng Hành – Tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Phòng Hành – Tổ chức Trung tâm Quốc gia III văn phòng gồm nhiều phận tách riêng, phận đảm nhiệm nhiệm vụ - Ưu điểm: + Với mô hình cấu tổ chức này, phần tách riêng, tác động từ yếu tố bân ngoài, không gây ảnh hưởng đến đơn vị, phòng ban khác + Công chức, viên chức có trình độ chuyên môn ngành quản trị văn phòng văn thư lưu trữ Mỗi công chức, viên chức phân công nhiệm vụ phù hợp với ngành học, bậc học đảm bảo thuận lợi cho việc giải công việc + Văn phòng bố trí tầng tòa nhà Trung tâm, giúp việc tìm kiếm nhanh chóng, tiện lợi Ngoài thiết bị văn phòng đáp ứng đầy đủ đảm bảo cho công tác hành thông xuốt - Nhược điểm + Vì phận tách riêng nên Trưởng phòng khó kiểm soát, nắm bắt tình hình làm việc phận Tình trạng bỏ làm việc, muộn sớm diễn Lê Thị Thanh Huyền 69 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Sau 03 tháng thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em học tập nhiều điều mẻ, việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn thực cần thiết Sau em xin nêu số ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trong công tác hành văn phòng a Ưu điểm Phòng Hành – Tổ chức nhìn chung thực tốt chức tham mưu tổng hợp hậu cần Công tác lập kế hoạch phòng Hành trọng thực chặt chẽ từ kế hoạch ngắn hạn đến kế hoạch dài hạn Phối hợp với đơn vị Trung tâm để theo dõi, đôn đốc tình hình lập kế hoạch để xây dựng đầy đủ kịp thời lịch công tác tuần; kế hoạch công tác tháng, năm Trưởng phòng Hành – Tổ chức thường xuyên kiểm tra đôn đóc, phát sai xót xử lý kịp thời nhiều biện pháp để thúc đẩy công chức, viên chức tích cực công việc Công tác soạn thảo ban hành văn Trung tâm lưu trữ quốc gia III thực tương đối tốt, văn ban hành với quy định, trình tự thủ tục ban hành văn Cá văn có đày đủ yếu tố nội dung thể thức có đầy đủ yếu tố có hiệu lực thông tin cao, tạo điều kiện thuận lợi cho giải công việc Tổ chức đợt tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn cho công chức, viên chức Trung tâm Ngoài công tác hậu cần sở vật chất, y tế, môi trường, chế độ công chức, viên chức thực tốt b Nhược điểm Lê Thị Thanh Huyền 70 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên cạnh ưu điểm tồn số nhược điểm Việc thực nội qui quan chưa tốt Tình trạng muộn sớm làm việc riêng làm việc diễn thường xuyên Trong công tác văn thư – lưu trữ a Ưu điểm Công tác văn thư – lưu trữ thực cách nhanh chóng, xác, góp phần giải công việc cách thuận lợi Thực đầy đủ quy trình tiếp nhận xử lý văn Trung tâm ban hành quy chế văn thư – lưu trữ để công tác thực nề nếp, có hiệu Viên chức lưu trữ đào tạo chuyên ngành, có kĩ chuyên môn nghiệp vụ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ sử dụng phần mềm quản lý văn đi, đến Vấn đề bảo mật thực tốt, không để thông tin nội lọt Công tác quản lý sử dụng dấu thực chặt chẽ Con dấu để két để tiện sử dụng bảo quản b Nhược điểm Cơ sở vật chất chưa đáp ứng đầy đủ : máy photo chậm hay hỏng hóc Khối lượng tài liệu văn lớn nên việc phân loại, xếp gặp nhiều khó khăn Một số tài liệu, văn bị thất lạc Trong công tác quản trị thiết bị a Ưu điểm Đội ngũ cán thường xuyên túc trực để kịp thời xử lý tình hỏng hóc máy móc Trung tâm Cơ sở vật chất, trang thiết bị cung cấp đầy đủ phục vụ cho nhu cầu làm việc công chức, viên chức Trung tâm b Nhược điểm Lê Thị Thanh Huyền 71 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một số trang thiết bị hay gặp vấn đề trình sử dụng II Đề xuất giải pháp Văn phòng phận thiếu quan tổ chức Đây phận chuyên môn giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo Để công tác văn phòng ngày phát triển, em xin có số ý kiến sau : Thực phân công công việc cụ thể tùy theo trình đồ chuyên môn từng nhân viên Giúp nhân viên phát huy tối đa lực làm việc Phát huy khả sáng tạo, đề xuất đổi phong cách làm việc cho phù hợp với thời đại công nghiệp hóa – đại hóa Mở thêm đợt tập huấn để nâng cao trau dồi kĩ chuyên môn nghiệp vụ Cần củng cố thêm kiến thức tiếng anh tin học nhằm đáp ứng với xu làm việc xã hội Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc từ phát sai sót đưa hình thức kỉ luật, khen thưởng để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc nhân viên Các trang thiết bị cần bổ sung, thay mới, sửa chữa để phục vụ nhu cầu sử dụng công chức, viên chức Trung tâm Lê Thị Thanh Huyền 72 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Sau 03 tháng thực tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III em có hội thực hành, đưa lý thuyết giảng dạy nhà trường áp dụng vào thực tiễn Qua em rèn luyện kĩ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công việc văn phòng Tại quan, em anh chị hướng dẫn tận tình từ học hỏi nhiều kiến thức, tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm làm việc giao tiếp nơi công sở, tạo mối quan hệ tốt với người quan Qua đây, em xin cảm ơn trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em thực tập quan nhà nước để chúng em học hỏi thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu, tự tin hơn, giúp ích nhiều đường tương lai sau Đồng thời em xin chân thành cảm ơn chị phòng Văn thư toàn thể công chức, viên chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III giúp đỡ em nhiệt tình thời gian em thực tập Bài báo cáo sẽ không hoàn thành tốt giúp đỡ cô Lâm Thu Hằng Cô tận tình truyền dạy kiến thức cho em suốt thời gian qua để em hoàn thành tốt tập Vì vốn kiến thức kinh nghiệm thực tế hạn chế nên khuôn khổ báo cáo không tránh khỏi sai sót Vì kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô giáo phụ trách môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện nghiệp vụ để em có sở, tảng kiến thức bước vào kì thi tốt nghiệp tới đạt kết cao, đồng thời phục vụ cho công tác sau Em xin chân thành cảm ơn !!! Hà Nội, ngày 14 tháng 03 năm 2015 Sinh viên Lê Thị Thanh Huyền Lê Thị Thanh Huyền 73 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III BAN GIÁM ĐỐC CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC P Phòng Sưu tầm tài liệu P Phòng Thu thập tài liệu P Phòng Chỉnh lý tài liệu P Phòng Bảo quản tài liệu Ghi chú: Lê Thị Thanh Huyền P Phòng Công bố Giới thiệu tài liệu P Phòng Tin học công cụ tra cứu P P Phòng Hành Tổ chức Phòng Kế toán P Phòng Tu bổ Bảo hiểm tài liệu P Phòng Tài liệu nghe nhìn P Phòng Đọc Mối quan hệ đạo 74 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B P Phòng bảo vệ phòng cháy chữa cháy Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Hành – Tổ chức Trưởng phòng HC - TC Phó trưởng phòng HC- TC Bộ phận Văn thư Bộ phận Tài vụ Ghi chú: Lê Thị Thanh Huyền Bộ phận Tổ chức cán Bộ phận Quản trị Bộ phận Bảo vệ thường trực Mối quan hệ đạo 75 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Bảng phân công nhiệm vụ cá nhân thuộc phòng Hành – Tổ chức TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔ CHỨC BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG TÁC CHO CB, VC THUỘC PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC STT CHỨC DANH 01 Trưởng phòng CÔNG VIỆC ĐẢM NHẬN Chịu trách nhiệm trước Giám đốc việc thực hiên công việc sau: - Tổ chức, thực nhiệm vụ tổng hợp, chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, công tác văn thư – lưu trữ, sở vật chất, vệ sinh môi trường phục vụ hoạt động Trung tâm - Tham mưu giúp thủ trưởng quan công việc tổ chức cán bộ, chế độ sách, đào tạo… Trung tâm - Thực nhiệm vụ khác lãnh đạo 02 Phó trưởng phòng quan giao Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng việc thực công việc sau: - Theo dõi, đôn đốc công việc quản trị: vệ sinh môi trường quan; theo dõi, quản lý tài sản; tham gia tổng hợp, mua sắm số vật tư thiết bị, VPP… theo quy định; kiêm nhiệm công tác thủ kho quan (khi chưa có người thay thế) - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng phân công Lê Thị Thanh Huyền 76 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp 03 Chuyên viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng việc thưc công việc sau: - Tổng hợp chương trình, kế hoạch, báo cáo, công văn hành Trung tâm - Thực công tác lao động tiền lương, tổ chức, bảo vệ trị nội Trung tâm - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng 04 Lưu trữ viên phân công Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng việc thực công việc sau: - Theo dõi, tổng hợp, báo cáo việc chấm công, quẹt thẻ đơn vị thuộc Trung tâm - Quản lý hồ sơ nhân Trung tâm - Theo dõi làm thủ tục ký hợp đồng lao động Trung tâm - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng 05 Lưu trữ viên TC phân công Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng việc thực công việc sau: - Tổng hợp, lên lịch công tác tuần Trung tâm - Lập chương trình, tiếp đón đoàn đến tham quan làm việc Trung tâm - Tham gia công việc thu đua khen thưởng, tuyển dụng, Tổ chức – cán - Tham gia công tác đối ngoại (tiếp khách, đón khách…) - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng Cán Văn thư phân công Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng việc (LTV) thực công việc sau: Lê Thị Thanh Huyền 77 06 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quản lý sử dụng dấu quan theo quy định - Xây dựng văn bản, báo cáo công tác văn thư, lưu trữ quan - Thực nghiệp vụ lưu trữ hành (áp dụng theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ban hành) - Tham gia thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (khi phân công) - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng 07 Cán Văn thư phân công Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng việc (LTV CĐ) thực công việc sau: - Quản lý sổ sách CSDL; quản lý văn Trung tâm - Quản lý sử dụng dấu quan theo quy định (khi phân công) - Thực nghiệp vụ công tác văn thư (tiếp nhận, đăng ký văn bản, chuyển văn đến đơn vị, cá nhân…; làm thủ tục cấp Giấy đường, Giấy giới thiệu cho cán Trung tâm) - Tham gia thực nghiệp vụ công tác lưu trữ quan (khi phân công) - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng 08 Cán Văn thư phân công Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng việc (LTV TC) thực công việc sau: - Photo tài liệu phục vụ độc giả, quan - Đánh máy , nhân theo quy định Lê Thị Thanh Huyền 78 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tham gia tực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (khi phân công) - Thưc nhiệm vụ khác Trưởng phòng 09 Trung cấp điện phân công Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng việc thực công việc sau: - Thường xuyên theo dõi, kiểm tra, sửa chữa hệ thống điện quan - Tham gia công việc quản trị (phục vụ âm thanh, loa đài họp, hội nghị quan; tham gia việc mua sắm trang thiết bị đơn vị, phối hợp sửa chữa hệ thống nước, thoát nước số thiết bị vật tư nhỏ khác quan) - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng 10 phân công Nhân viên kỹ thuật Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng việc (HĐ 68) thực công việc sau: - Thường xuyên theo dõi, kiểm tra, sửa chữa hệ thống nước, thoát nước quan - Tham gia công việc quản trị (phục vụ Hội nghị lớn quan; tham gia mua sắm trang thiết bị đơn vị; phối hợp sửa chữa hệ thống điện số thiết bị vật tư nhỏ khác quan…) - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng 11 phân công Nhân viên kỹ thuật Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng việc (HĐ 68) thực công việc sau: - Tham gia công việc quản trị (phục vụ Hội nghị lớn quan; quản lý sổ sách theo Lê Thị Thanh Huyền 79 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dõi TSCĐ, tham gia thực hiên thủ tục mua sắm TSCĐ; phối hợp sửa chữa hệ thống điện, nước, thoát nước số thiết bị vật tư nhỏ khác quan…) - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng 12 Nhân viên lễ tân phân công Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng việc phục vụ (HĐ 68) thực công việc sau: - Thực công việc lễ tân phục vụ (vệ sinh phòng làm việc Ban Giám đốc, phục vụ Ban Giám đốc) - Vệ sinh, phục vụ họp, Hội nghị phòng họp tầng nhà A1, Hội trường tầng nhà B4 - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng 13 Nhân viên vệ sinh phân công Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng việc phục vụ (HĐ 68) thực công việc sau: - Vệ sinh môi trường khu vực nhà A1 (từ tầng lên tầng tầng 10, 11) - Tham gia phục vụ Hội nghị lớn quan - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng 14 Lái xe phân công - Lái xe chỗ phục vụ Ban Giám đốc quan - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng 15 Lái xe (HĐ 68) phân công - Lái xe 16 chỗ phục vụ Ban Giám đốc quan - Thực nhiệm vụ khác Trưởng phòng phân công Lê Thị Thanh Huyền 80 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Phòng HC - TC Yêu cầu đơn vị đăng ký công việc phải làm Tổng hợp thông tin Dự thảo chương trình công tác Gửi thảo đến đơn vị để đóng góp ý kiến Hoàn thiện thảo Trình Lãnh đạo ký Lê Thị Thanh Huyền 81 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Sơ đồ công tác tổ chức hội nghị Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trước hội nghị Trong hội nghị Sau hội nghị Lập kế hoạch Đón tiếp khách mời, đại biểu Tổng hợp biên hội nghị trình lãnh đạo Chuẩn bị trước hội nghị: tài liệu, văn bản, giấy mời, âm thanh, ánh sáng Phục vụ hội nghị Lập hồ sơ hội nghị Ghi biên hội nghị Thanh toán chi phí tổ chức hội nghị Lê Thị Thanh Huyền 82 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06: Sơ đồ quy trình chuyến công tác lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trước chuyến Trong chuyến Sau chuyến Lập kế hoạch Phòng HC – TC giúp lãnh đạo điều hành, đôn đốc thực công việc lãnh đạo vắng Báo cáo lãnh đạo công việc lãnh đạo vắng mặt Chuẩn bị trước chuyến đi: giấy tờ, tài liệu, phương tiện giao thông, chi phí ăn Lập hồ sơ chuyến công tác Thanh toán chi phí chuyến công tác Lê Thị Thanh Huyền 83 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B