MỤC LỤC
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được đào tạo cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ, có phẩm chất chính trị, có kinh nghiệm nên chất lượng làm việc rất cao, đảm bảo được sự kịp thời, nhanh chóng, cung cấp đầy đủ thông tin cho lãnh đạo, giúp cho hoạt động của công tác văn thư của Trung tâm luôn thông suốt và đảm bảo bí mật theo quy định của nhà nước giúp lãnh đạo, thúc đẩy sự phát triển của Trung Tâm. Việc kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư cũng được tổ chức thường xuyên nhằm nâng cao hiệu quả công việc vì đây là nhiệm vụ trọng tâm của Trung tâm, hàng năm Trung tâm cũng đã tổ chức Hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư để tổng kết những công việc đã làm được và phương hướng hoạt động cho năm tiếp theo.
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. So với lý thuyết đã được học trên ghế nhà trường thì ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III công tác văn thư đã được tổ chức thực hiện đầy đủ.
- Ký và sao văn bản: Người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm ký các loại văn bản quan trọng thuộc thẩm quyền, giao cho cấp phó thủ trưởng cơ quan và các phòng ban chuyên môn ký các văn bản theo lĩnh vực được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, giao cho văn phòng ký thừa lệnh một số văn bản thông thường. Việc lập hồ sơ tốt sẽ giúp tra tìm nhanh chóng và là căn cứ chính xác để cán bộ giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan, xây dựng nề nếp làm việc khoa học, thuận lợi cho công tác lưu trữ tránh được tình trạng bó gói tài liệu.
2.Kế hoạch công tác năm của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC.
Các nhiệm vụ công tác phải bảo đảm phù hợp với nguồn lực của đơn vị và bảo đảm tính khả thi; tinh thần chủ động, tự giác, khắc phục khó khăn của đội ngũ công chức, viên chức trong việc tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ của đơn vị.
Đồng thời, đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng phòng, kho, bố trí đủ diện tích và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu, phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Căn cứ Quyết định 120/QĐ-VTLTNN ngày 20 tháng 5 năm 2010 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;.
Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình hoạt động của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (sau đây gọi tắt là Trung tâm). Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm.
Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình hoạt động của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (sau đây gọi tắt là Trung tâm). Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;. quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dâu trong công tác văn thư. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm. Qui định này áp dụng đối với các đơn vị thuộc Trung tâm. văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Trung tâm. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc pham vi chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, cá nhân.
Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Hình thức văn bản Gồm các loại văn bản sau
Thể thức văn bản 1.Văn bản hành chính
Soạn thảo văn bản
Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Ký văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Trung tâm phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mất nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư 04/2013/TT-BNV.
Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Trung tâm ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính. 2.Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. 3.Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo Trung tâm, Trưởng phòng Hành chính để xử lý.
Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển qua mạng). Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mang LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng internet.
Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Trưởng phòng Hành chính. Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Trung tâm về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Đối với văn bản có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dừi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đỳng thời hạn quy định.
- Công văn có tên loại việc ghi ký hiệu gồm: chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên Trung tâm. - Công văn hành chính việc ghi ký hiệu gồm: chữ viết tắt Trung tâm và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Trung tâm hoặc tên của phụ lục. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
Thủ tục phỏt hành, chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi
Lưu văn bản đi
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc). Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và loại ra các văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu không cần thiết để trong hồ sơ.
- Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ. Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, công chức, viên chức phải lập 02 bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản biên bản giao nhận tài liệu.
Viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi Trung tâm phải được sự đồng ý của người đứng đầu Trung tâm và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu.
Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu Trung tâm làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu Trung tâm phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu và phải lập biên bản.
Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của Trung tâm
Chỉnh lý tài liệu
Xác định giá trị của tài liệu
Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, phòng gian bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì chế độ bảo quản phù hợp với các loại hình tài liệu lưu trữ. Viên chức văn thư, lưu trữ của Trung tâm có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ tài liệu trong kho được để trong hộp, cặp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu trong kho lưu trữ để nắm được tình hình số lượng, chất lượng tài liệu.
Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để đảm bảo an toàn cho tài liệu.
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực hiện theo Quy định tại Điều 32 Luật Lưu trữ 2011
Theo hướng đào tạo đó, cán bộ văn phòng biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của xã hội. - Mỗi công việc trong Văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ… đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý.