MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Bố cục đề tài 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản 4 1.1.1. Khái niệm tài liệu 4 1.1.2. Khái niệm tài liệu văn thư 4 1.1.3. Khái niệm công tác văn thư 4 1.1.4. Danh mục hồ sơ 5 1.1.5. Lập hồ sơ 5 1.2. Vai trò của công tác Văn thư 5 1.2.1. Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước 5 1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực đời sống xã hội 7 1.3. Nội dung của công tác văn thư 8 1.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 8 1.3.2. Công tác quản lý văn bản đi 8 1.3.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 9 1.3.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 9 1.3.5. Quản lý và sử dụng con dấu 9 1.4. Khái quát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I 9 Tiểu kết 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 12 2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12 2.2. Công tác quản lý văn bản đi 14 2.2.1. Về kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản: 14 2.2.2. Đăng ký văn bản đi: 14 2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có) 15 2.2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: 16 2.2.5. Lưu văn bản đi: 17 2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 18 2.3.1. Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến: 18 2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến 20 2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: 20 2.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 22 2.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 26 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM 28 3.1. Nâng cao năng lực cho đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ 28 3.2. Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 28 3.3. Hòan thiện các quy định về công tác lưu trữ 29 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 31 1. Kiến nghị 31 2. Kết luận 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác văn thư của nước ta đã hình
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên giảng dạy: TS Vũ Ngọc Hoa Mã phách: HÀ NỘI - 2017 PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Mã phách Họ tên sinh viên: Trương Thị Nhung Mã sinh viên: 1607LTHA022 Lớp: 1607LTHA Tên đề tài: Ngày sinh: Khoa: Văn thư – Lưu trữ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên hướng dẫn: TS Vũ Ngọc Hoa Sinh viên kí tên Trương Thị Nhung PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) Điểm thống Chữ ký xác cán chấm thi CB chấm thi CB chấm thi thi nhận số số Bằng số Bằng chữ cán nhận thi LỜI CẢM ƠN Trong suốt q trình học mơn này, với giảng dạy, hướng dẫn Giảng viên môn, phần hiểu rõ phương pháp làm tiểu luận cho tốt khoa học Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin gửi đến Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho tiếp cận với môn học mà theo chúng hữu ích sinh viên việc nghiên cứu, thực tiểu luận, khóa luận Đó mơn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học” Tiếp đến, xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp, buổi trò chuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận môn cảm ơn cán Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cung cấp thông tin để thực tốt tiểu luận Nếu khơng có hướng dẫn, giúp đỡ tơi khó hồn thành tiểu luận Một lần xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 08 tháng 08 năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Mọi thơng tin số liệu đề tài nghiên cứu tiểu luận hoàn toàn trung thực ghi rõ nguồn gốc Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2017 Tác giả MỤC LỤ LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài .3 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 1.1 Một số khái niệm .4 1.1.1 Khái niệm tài liệu .4 1.1.2 Khái niệm tài liệu văn thư 1.1.3 Khái niệm công tác văn thư 1.1.4 Danh mục hồ sơ 1.1.5 Lập hồ sơ 1.2 Vai trò cơng tác Văn thư 1.2.1 Vai trò cơng tác văn thư hoạt động quản lý hành nhà nước .5 1.2.2 Vai trò cơng tác lưu trữ lĩnh vực đời sống xã hội 1.3 Nội dung công tác văn thư 1.3.1 Công tác xây dựng ban hành văn 1.3.2 Công tác quản lý văn .8 1.3.3 Công tác quản lý giải văn đến .9 1.3.4 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 1.3.5 Quản lý sử dụng dấu .9 1.4 Khái quát Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I Tiểu kết .11 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 12 2.1 Công tác xây dựng ban hành văn .12 2.2 Công tác quản lý văn 14 2.2.1 Về kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn bản: 14 2.2.2 Đăng ký văn đi: 14 2.2.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật ( có) 15 2.2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: 16 2.2.5 Lưu văn đi: 17 2.3 Công tác quản lý giải văn đến 18 2.3.1 Tiếp nhận, đăng kí văn đến: .18 2.3.2 Trình, chuyển giao văn đến .20 2.3.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: 20 2.4 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 22 2.5 Công tác quản lý sử dụng dấu 26 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM .28 3.1 Nâng cao lực cho đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ .28 3.2 Đầu tư sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 28 3.3 Hòan thiện quy định cơng tác lưu trữ .29 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 31 Kiến nghị 31 Kết luận 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư nước ta hình thành từ sớm ngày có vai trò lớn q trình phát triển đất nước, góp phần lưu giữ, bảo tồn nhiều tài liệu từ hệ trước để lại Cụ thể như, Triều Lê Quốc triều hình luật ban hành năm 1483 đời vua Lê Thánh Tông có khoản quy định cơng tác cơng văn giấy tờ việc xử lý vi phạm việc bảo quản giấy tờ Đến triều Nguyễn tổ chức quan chuyên môn làm nhiệm vụ lưu trữ công văn Như Việt Nam, công tác lưu trữ coi hoạt động quản lý nhà nước Nghiên cứu trình xây dựng, phát triển công tác lưu trữ Việt Nam công việc quan trọng cần thiết, nhằm khẳng định thành tựu đạt được, đồng thời rút học kinh nghiệm để làm tốt thời gian tới Đối với quan, tổ chức, cơng tác Văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Tính đến có nhiều cơng trình nghiên cứu, nghiên cứu cơng tác lưu trữ nói chung Tuy nhiên, chưa có cơng trình nghiên cứu nghiên cứu công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I hình thành qua nhiều năm bảo quản kho lưu trữ có khối lượng tương đối lớn, nội dung phong phú Qua khảo sát thực tế, nhóm nghiên cứu nhận thấy tài liệu bảo quản Kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I bước đầu tổ chức tương đối khoa học, nhiên tồn tình trạng tài liệu bị bó gói, tích đống, thất lạc gây khó khăn cho việc quản lý, điều hành công việc trung tâm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản Xuất phát từ lý đó, tơi nghiên cứu chọn đề tài: “Công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I’’ Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích Tăng cường hiệu việc thực công tác văn thư 2.2 Nhiệm vụ Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Đề xuất phương hướng giải pháp nhằm tăng cường hiệu việc thực công tác văn thư Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu trữ Về không gian: Trung tâm lưu trữ Quốc gia I Về thời gian: Tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I giai đoạn 2010 đến 2015 Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành tiểu luận tơi sử dụng số phương pháp nghiên cứu phù hợp với nội dung yêu cầu Gồm phương pháp sau: Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn kho lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia I; Phương pháp thu thập xử lý thông tin; Phương pháp phân tích tổng hợp thơng tin tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia I Bố cục đề tài Ngoài Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài gồm chương: Chương Cơ sở lý luận công tác lưu trữ khái quát Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I ngày văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; đơn vị người nhận giải quyết; tên người nhận Đối với đơn thư cán văn thư làm thủ tục đăng kí trên, thông tin cần nhập là: ngày đến; số đến; họ, tên địa người gửi; ngày tháng; trích yếu nội dung; đơn vị người nhận; kí nhận Mẫu dấu đến Trung tâm lưu trữ Quốc gia I TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I SỐ: ĐẾN NGÀY: Đối với văn đến mật: Hàng năm, văn mật đến Trung tâm lưu trữ quốc gia I với số lượng nên văn mật đến đăng ký chung vào sổ Đăng ký văn mật đến Việc bóc bì văn mật đến thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức 19 Mẫu sổ đăng ký văn đến Trung tâm lưu trữ quốc gia I( phụ lục sốTÂM 4) LƯU TRỮ TRUNG TRUNG TÂM Đơn vị QUỐC GIA I TRỮ LƯU Tên loại QUỐC GIA I Ngày Số Tác Số, kí Ngày SỐ: Ký Ghi trích yếu đến đến giả hiệu tháng người nhận nội dung nhậnNGÀY: ((1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) \ẾN TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I SỐ: SỐ: ĐẾN …… NGÀY: 2.3.2 Trình, chuyển giao văn đến Sau đăng kí, văn kịp thời trình cho Giám đốc Phó Giám đốc (được uỷ quyền) (sau gọi chung lãnh đạo Trung tâm) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân; lãnh đạo Trung tâm định đơn vị cá nhân chủ trì phối hợp tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến”.Ý kiến đạo giải thời hạn giải văn đến ghi vào phiếu riêng “Phiếu giải văn đến” Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải lãnh đạo Trung tâm, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến đăng ký vào phần mềm quản lý văn đến máy vi tính Sau đó, văn thư quan chuyển văn cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải 2.3.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn quy định cụ thể “Phiếu giải văn đến”; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, không chậm trễ 20 - Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc giải văn theo thời hạn quy định Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho Trưởng phòng Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Sau giải công việc, phải soạn thảo văn trả lời văn gửi lại văn thư Trình tự lại thực theo quy trình quản lý văn Qua khảo sát tìm hiểu, hàng năm số lượng văn đến Trung tâm lưu trữ quốc gia I tương đối đến từ nhiều nguồn khác nhau: Văn Cục Văn thư lưu trữ nhà nước - quan chủ quản đạo trực tiếp mặt công tác Trung tâm; văn quan đơn vị khác gửi đến để trao đổi để biêt, tham khảo Văn gửi đến Trung tâm lưu trữ quốc gia I gồm nhiều loại văn khác bao gồm văn quy phạm pháp luật văn hành thơng thường như: nghị định, thông tư, thị, định, công văn, kế hoạch, thông báo, báo cáo, giấy mời Văn gửi đến từ nhiều nguồn khác như: văn đạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; Các văn trao đổi ý kiến, hợp tác quan, đơn vị khác gửi đến; Các đơn thư yêu cầu sử dụng tài liệu độc giả……Dưới bảng thông kê số lượng văn đến Trung tâm Lưu trữ quốc gia I năm 2012- 2014 sau: Năm Văn Bộ Văn Văn Nội vụ Cục VTLTNN quan 21 Tổng cộng 2014 2015 2016 Nhìn chung, 46 50 60 với đặc thù công 286 316 400 việc khác 58 68 59 tầm quan trọng 390 văn 434 văn 519 văn công việc Trung tâm I lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ hình thành từ năm 1954 trở trước thuộc thời kỳ phong kiến Pháp thuộc có giá trị mặt sử liệu công chúng, nhà nghiên cứu lịch sử nê việc quản lý văn đi, đến Trung tâm Quốc gia I thực theo quy trình chặt chẽ kịp thời, với quy địn Nhà nước; đóng dấu đầy đủ, rõ ràng; đảm bảo văn đi, đến chuyển giao cách nhanh chóng, kịp thời, xác, bí mật hiệu cơng tác quản lý, điều hành Giám đốc trưởng phó đơn vị Qua góp phần nâng cao hoạt động Trung tâm lưu trữ quốc gia I Tuy nhiên, số hạn chế cơng tác quản lý văn đi, đến sau: → Quản lý văn đi: + Thỉnh thoảng số văn chưa có chữ ký nháy Trưởng phòng Hành - Tổ chức - Quản trị mà ban hành + Thỉnh thoảng trường hợp văn đăng ký số a, b + Một số văn có mức độ khẩn cần đóng dấu “khẩn”lên bì văn thư qn khơng đóng dấu → Quản lý văn đến: + Việc đóng dấu đến số cơng văn bị sót đóng chưa vng góc, dấu bị lệch sang bên + Một số công văn đến chuyển đến đơn vị Trung tâm bị chậm trễ gây khó khăn giải công việc 2.4 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Cơng tác lập hồ sơ q trình tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Lập hồ sơ khâu quan trọng công tác văn thư, mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với công tác lưu trữ Theo 22 Quyết định số 122/QĐ-TTLTI ngày 01 tháng năm 2013 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quy định rõ nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ nộp, việc giao nộp hồ sơ tài liệu, trách nhiệm lập hồ sơ việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Trung tâm Để việc lập hồ sơ hành đạt chất lượng Giám đốc giao trách nhiệm cho Trưởng phòng Hành đạo cán văn thư phối hợp với cán lãnh đạo đơn vị xây dựng danh mục hồ sơ hành đơn vị Trung tâm I hàng năm Danh mục (gồm dự kiến tiêu đề hồ sơ việc thời hạn bảo quản) cho loại hồ sơ, tài liệu (phụ lục 1) Trung tâm I quy định cán phụ trách phải lập hồ sơ công việc phân công phụ trách theo quy định nhà nước Các loại hồ sơ hình thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I: hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc Nội dung việc lập hồ sơ: a Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ Trung tâm thực tế công việc giao, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ b Thu thập văn hồ sơ - Cơng chức viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp ( chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi giải cơng việc xong hồ sơ kết thúc Cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; - Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, công chức, viên chức phải biên mục đầy đủ Yêu cầu hồ sơ lập: - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Trung tâm, 23 đơn vị hình thành hồ sơ; - Văn tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhauvà phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc - Theo điều 24 Quyết định số 122/QĐ/-TTLTI ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ Trung tâm lưu trữ quốc gia I quy định: - Công chức viên chức phải giao nộp hồsơ , tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm theo thời hạn quy định Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ quan Trung tâm biết phải đồng ý Lãnh đạo Trung tâm thời hạn giữ lại không 02 năm; - Công chức, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu Trung tâm làm tài liệu riêng mang sang cho quan khác - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu Trong thời hạn 01 năm kể từ công việc kết thúc; Sau tháng kể từ ngày cơng trình toán tài liệu xây dựng bản; - Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, công chức, viên chức phải lập 02 mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 biên giao nhận tài liệu Lưu trữ quan Trung tâm bên giao tài liệu bên giữ loại Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trung tâm Trách nhiệm người đứng đầu Trung tâm Hàng năm lãnh đạo Trung tâm có trách nhiệm đạo xây dựng danh mục hồ sơ Trung tâm; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm Trưởng phòng Hành - Tham mưu cho người đứng đầu Trung tâm việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sưo, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc; - Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ 24 đơn vị Trách nhiệm công chức viên chức - Lập hồ sơ cơng việc mà theo dõi giải - Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm viên chức văn thư, lưu trữ Viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị công chức, viên lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệ vào Lưu trữ Trung tâm theo quy định Nhà nước Ví dụ: “Hồ sơ việc xác định vị trí việc làm cấu tổ chức theo ngạch phòng Hành - Tổ chức - quản trị năm 2011” gồm: - Công văn số 410/VTLTNN-TCCB ngày 15/6/2011 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc triệu tập hướng dẫn triển khai, xác định vị trí việc làm cấu theo ngạch; - Hướng dẫn Ban soạn thảo Đề án - Bộ Nội vụ hướng dẫn triển khai xác định vị trí việc làm cấu theo ngạch; - Công văn số 101/TTLTI-HCTC ngày 20/6/2011 Trung tâm Lưu trữ quốc gia I việc kết xác định vị trí việc làm → Hiện nay, việc lập hồ sơ Trung tâm thực tương đối tốt Trung tâm ban hành danh mục hồ sơ theo Quyết định số 37/QĐ-TTLTI ngày 11 tháng năm 2013 Căn vào danh mục hồ sơ ban hành, công chức, viên chức Trung tâm phải lập hồ sơ cơng việc Hồ sơ công việc hàng năm cán phụ trách nộp cho văn thư quan sau năm kể từ giải xong công việc; sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn tài liệu xây dựng Do việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo đơn vị cơng tác tương đối hồn chỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ quan Tuy nhiên, việc lập hồ sơ số cán bộ, đơn vị chưa thực tốt Tài liệu hồ sơ chưa thu thập đầy đủ, chưa xếp biên mục, chưa loại tài liệu hết giá trị tài liệu trùng thừa phòng bảo quản, phòng tin học Trung tâm cần yêu cầu phòng, cá nhân trực tiếp giải cơng việc lập hồ sơ cần phải làm tốt đầy đủ yêu cầu việc lập hồ sơ Như vậy, hồ sơ lập phản 25 ánh rõ chức năng, nhiệm vụ quan góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ Như vậy, hồ sơ lập phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ quan góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ Kho lưu trữ tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 2.5 Công tác quản lý sử dụng dấu Các loại dấu Trung tâm I là: dấu quan, dấu chức danh, dấu họ tên, dấu đến, dấu mật, dấu khẩn Các dấu Trung tâm giao cho viên chức văn thu quản lý sử dụng quản lý lãnh đạo Trung tâm Con dấu phải bảo quản phòng làm việc văn thư Trường hợp muốn đưa dấu ngồi phải sụ đồng ý lãnh đạo Trung tâm phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Trường hợp văn thư vắng, Phó phòng Hành - Tổ chức - Quản trị phụ trách trực tiếp quản lý đóng dấu, dấu ln đóng ngắn, rõ ràng theo quy định Các loại dấu quản lý chặt chẽ, khơng có trường hợp đóng dấu lên văn chưa có chữ ký người có thẩm quyền Viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn Trung tâm ban hành Đóng khoảng 1/3 chữ ký đóng lên văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống 26 27 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM 3.1 Nâng cao lực cho đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ Cán văn thư cần đào tạo, bồi dưỡng nắm chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần quan tâm thực đầy đủ chế độ, sách cán lưu trữ theo quy định, nhằm kịp thời động viên, khích lệ cán văn thư Ngược lại, cán làm công tác văn thư cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, rèn luyện đạo dức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao thực nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với công việc giao Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ Mở rộng đào tạo, bồi dưỡng lớp nghiệp vụ ngắn hạn, dài hạn cho đối tượng công chức, viên chức làm công tác chuyên môn Trang bị thêm kiến thức quản lý hành nhà nước, kiến thức tin học ứng dụng…cho công chức viên chức, nhân viên làm công tác lưu trữ Đẩy mạnh sáng tạo, phát huy sáng kiến công tác văn thư Có sách động viên tinh thần vật chất cho tập thể cá nhân thực tốt quy định công tác văn thư Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư Ngành, tổng hợp vướng mắc trình thực đề xuất biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải Vào cuối năm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần kiểm tra công việc lập hồ sơ để quản lý việc lập hồ sơ phòng Trung tâm 3.2 Đầu tư sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ Thường xuyên nâng cấp phần mềm để số hóa tài liệu nhằm đem lại hiệu cao trình quản lý tài liệu Trung tâm cần bố trí trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư như: máy tính, máy photo, máy fax… Tại kho lưu trữ Trung tâm sở vật chất phục vụ cơng tác khó khăn, kho bố trí, giá xếp tài liệu, bìa đựng hồ sơ chưa quy định; hồ sơ 28 tài liệu cán chuyên quản giữ, chưa phân công cán lưu trữ, bố trí kho lưu trữ rộng , trang thiết bị sở vật chất chưa trang bị đầy đủ Để khắc phục nhược điểm này, phận lưu trữ phải phân công giao nhiệm vụ cho cá nhân chịu trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản lý loại hồ sơ tài liệu theo kho lưu trữ riêng Trên sở tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có kế hoạch mua sắm, thay bổ sung thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu; giá, tủ, hộp, bìa bảo quản hồ sơ chống ẩm mốc, trang bị vật dụng cần thiết máy tính, điều hòa, quạt thơng gió, máy hút bụi…hàng năm tham mưu, lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp tu, bảo dưỡng kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đến đạt trang bị tương đối thiết bị, phương tiện để bảo quản, lưu trữ hồ sơ, kho lưu trữ gọn gàng tài liệu thu kho Trung tâm nhiều 3.3 Hòan thiện quy định cơng tác lưu trữ Cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao nhận thức công tác cho cán bộ, cơng chức, viên chức Ngành Hồn thiện hệ thống văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư Trước mắt, tập trung vào văn như: Quy định Công tác văn thư quan; Văn hướng dẫn lập hồ sơ hành; Hướng dẫn việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu; Theo Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức thời hạn bảo quản tài liệu số loại hồ sơ, tài liệu quy định văn cần phải sửa đổi cho phù hợp Tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ Trung tâm nhằm đảm bảo nguốn sử liệu quan trọng, phản ánh chân thực trình hình thành phát triển Trung tâm, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin, góp phần đảm bảo cho hoạt động Ngành thông suốt Hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ Trung tâm lưu giữ đầy đủ trở thành phương tiện 29 theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống Qua đó, kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý, suất, chất lượng hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành Nhà nước nước ta Trong Chương em đưa số đề xuất nhằm nâng cao hiệu cho Công tác Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I nói riêng toàn Ngành Văn thư – Lưu trữ nói chung Với giải pháp trên, chúng em mong muốn Công tác văn thư Trung tâm nâng cao hiệu bước vào nề nếp 30 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kiến nghị - Thủ trưởng Trung tâm Lưu trữ quốc gia I phải có trách nhiệm quản lý, đạo thường xuyên đôn đốc, kiểm tra việc thực công tác văn thư theo quy định nhà nước - Đề nghị tăng cường cho viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đơn vị chức nghiệp thuộc Cục giao lưu trao đổi kinh nghiệm học tập kinh nghiệm thực tế - Đề nghị tạo điều kiện tăng cường lớp tập huấn, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ - Để đánh giá cơng tác văn thư Trung tâm có làm tốt hay khơng, lãnh đạo quan phải tổ chức kiểm tra đánh giá Có thể kiểm tra thường xuyên đột xuất Tổ chức kiểm tra thường xuyên cách giao ban hàng tháng, quý, năm để biết đơn vị ban hành văn nào, quản lý văn sao, có với quy định hay không; kiểm tra đột xuất cách hỗ trợ cho kiểm tra thường xuyên, lúc kiểm tra để họ có trách nhiệm làm tốt công tác văn thư Đồng thời, lãnh đạo Trung tâm có trách nhiệm tổ chức việc kiểm tra đánh giá công tác văn thư cách thường xuyên đột xuất để kịp thời phát thiếu sót cần khắc phục giải kiến nghị để đưa công tác văn thư ngày vào nề nếp, đáp ứng ngày tốt nhiệm vụ quản lý công tác văn thư Trung tâm - Cần có chế độ đãi ngộ đội ngũ cán công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; đưa tiêu chí cụ thể để đánh giá khen thưởng viên chức văn thư, lưu trữ Từ đó, họ gắn bó với cơng việc Kết luận Trong hồn cảnh đất nước ta nay, kinh tế thị trường xâm nhập nhanh chóng vào lĩnh vực Hội nhập với kinh tế nước, cơng tác hành văn phòng lại trở nên quan trọng hoạt động đó, đặc biệt Cơng tác văn thưtại quan, đơn vị Đây 31 yếu tố chủ quan định đến tồn tại, vững mạnh, gạch nối vững cho hoạt động quan, đơn vị Công tác Văn thư lưu trữ trở thành phần thiếu máy tham mưu giúp việc cho Thủ trưởng trình điều hành lãnh đạo để thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2015, công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I từ sơ đến gần hoàn thiện, hình thành lên hệ thống tài liệu quan trọng đồ sộ Khối tài liệu có liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực có ý nghĩa thành tích khen thưởng nộp lên chờ xem xét khen thưởng hàng năm, danh sách khen thưởng qua năm, loại Quyết định khen thưởng Thủ tướng lẫn Chủ Tịch Nước Quốc Hội… Như cho thấy Cơng tác Văn thư có tầm quan trọng quan hành Nhà nước đặc biệt thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ loại thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, tính pháp lý tính lịch sử tài liệu pháp luật quy định Do việc lưu giữ công văn, giấy tờ, tài liệu công tác quan trọng Qua tìm hiểu thực tế giúp cho hiểu thêm nhiều thực tiễn cơng tác Văn thư, giúp chúng tơi có bước đầu nhìn nhận, đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác Văn thư lưu trữ Việt Nam nói chung Trung tâm Lưu trữ quốc gia I nói riêng Trên đề tài khoa học – kết nghiên cứu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Với kiến thức học, với dẫn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa giúp cho tơi hồn thành đề tài khoa học Bài tiểu luận tơi khơng tránh khỏi thiếu xót, tơi mong nhận góp ý thầy cô đặc biệt cô Vũ Ngọc Hoa Một lần trân trọng cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật lưu trữ 2011 Vương Đình Quyền Lý luận phương pháp công tác văn thư NXB 32 Đại học Quốc Gia Hà Nội,2011 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quan Ts Triệu Văn Cường – Ts Nguyễn Cảnh Dương – Ts Lê Văn In – Ths Nguyễn Mạnh Cường Văn quản lý nhà nước vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo văn NXB Giáo Dục Việt Nam, 33 ... PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Mã phách Họ tên sinh viên: Trương Thị Nhung Mã sinh viên: 1607LTHA022 Lớp: 1607LTHA Tên đề tài: Ngày sinh: Khoa: Văn thư – Lưu trữ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI... phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên hướng dẫn: TS Vũ Ngọc Hoa Sinh viên kí tên Trương Thị Nhung PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) Điểm... giấy tờ, mệnh lệnh hành – Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng