Công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Bố cục đề tài 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản 4 1.1.1. Khái niệm tài liệu 4 1.1.2. Khái niệm tài liệu văn thư 4 1.1.3. Khái niệm công tác văn thư 4 1.1.4. Danh mục hồ sơ 5 1.1.5. Lập hồ sơ 5 1.2. Vai trò của công tác Văn thư 5 1.2.1. Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước 5 1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực đời sống xã hội 7 1.3. Nội dung của công tác văn thư 8 1.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 8 1.3.2. Công tác quản lý văn bản đi 8 1.3.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 9 1.3.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 9 1.3.5. Quản lý và sử dụng con dấu 9 1.4. Khái quát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I 9 Tiểu kết 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 12 2.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12 2.2. Công tác quản lý văn bản đi 14 2.2.1. Về kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản: 14 2.2.2. Đăng ký văn bản đi: 14 2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có) 15 2.2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: 16 2.2.5. Lưu văn bản đi: 17 2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 18 2.3.1. Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến: 18 2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến 20 2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: 20 2.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 22 2.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 26 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM 28 3.1. Nâng cao năng lực cho đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ 28 3.2. Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 28 3.3. Hòan thiện các quy định về công tác lưu trữ 29 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 31 1. Kiến nghị 31 2. Kết luận 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33   MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác văn thư của nước ta đã hình

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI:

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA IBÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên giảng dạy: TS Vũ Ngọc Hoa

Mã phách:

HÀ NỘI - 2017

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Họ và tên sinh viên: Trương Thị Nhung Ngày sinh:

Mã sinh viên: 1607LTHA022

Lớp: 1607LTHA Khoa: Văn thư – Lưu trữ

Tên đề tài: CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học

Giảng viên hướng dẫn: TS Vũ Ngọc Hoa

Sinh viên kí tên

Trương Thị Nhung

Mã phách

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên)

của cán bộ chấm thi

Điểm thống nhất của

bài thi

Chữ ký xác nhận của cán bộ nhận bài thi

CB chấm thi

số 1

CB chấm thi

số 2 Bằng số Bằng chữ

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học bộ môn này, với sự giảng dạy, hướng dẫn củaGiảng viên bộ môn, tôi đã phần nào hiểu rõ hơn về phương pháp khi làm mộtbài tiểu luận làm sao cho tốt và khoa học

Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến Khoa Văn thư –Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho chúng tôi được tiếp cậnvới môn học mà theo chúng nó rất hữu ích đối với sinh viên trong việc nghiêncứu, thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận Đó là môn học “Phương pháp nghiêncứu khoa học”

Tiếp đến, tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa đã tận tâmhướng dẫn tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổi trò chuyện, traođổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này và cảm ơn các cán bộ Trung tâm Lưu trữQuốc gia I đã cung cấp những thông tin để chúng tôi thực hiện tốt bài tiểu luậnnày Nếu không có sự hướng dẫn, giúp đỡ thì tôi khó có thể hoàn thành được bàitiểu luận này

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 08 tháng 08 năm 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Mọithông tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàntrung thực và được ghi rõ nguồn gốc

Hà Nội, ngày 02 tháng 7 năm 2017

Tác giả

MỤC LỤ

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục đề tài 3

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 4

1.1 Một số khái niệm cơ bản 4

1.1.1 Khái niệm tài liệu 4

1.1.2 Khái niệm tài liệu văn thư 4

1.1.3 Khái niệm công tác văn thư 4

1.1.4 Danh mục hồ sơ 5

1.1.5 Lập hồ sơ 5

1.2 Vai trò của công tác Văn thư 5

1.2.1 Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước 5

1.2.2 Vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực đời sống xã hội 7

1.3 Nội dung của công tác văn thư 8

1.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 8

1.3.2 Công tác quản lý văn bản đi 8

1.3.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 9

1.3.4 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 9

1.3.5 Quản lý và sử dụng con dấu 9

1.4 Khái quát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I 9

Tiểu kết 11

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM

LƯU TRỮ QUỐC GIA I 12

2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12

2.2 Công tác quản lý văn bản đi 14

2.2.1 Về kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản: 14

2.2.2 Đăng ký văn bản đi: 14

2.2.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếu có) 15

2.2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: 16

2.2.5 Lưu văn bản đi: 17

2.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 18

2.3.1 Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến: 18

2.3.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 20

2.3.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: 20

2.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 22

2.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 26

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM 28

3.1 Nâng cao năng lực cho đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ 28

3.2 Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 28

3.3 Hòan thiện các quy định về công tác lưu trữ 29

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 31

1 Kiến nghị 31

2 Kết luận 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư của nước ta đã hình thành từ khá sớm và ngày càng cóvai trò lớn trong quá trình phát triển của đất nước, góp phần lưu giữ, bảo tồnđược nhiều tài liệu từ các thế hệ trước để lại Cụ thể như, dưới Triều Lê trongQuốc triều hình luật ban hành năm 1483 đời vua Lê Thánh Tông đã có 2 khoảnquy định về công tác công văn giấy tờ và việc xử lý vi phạm trong việc bảo quảncác giấy tờ đó Đến triều Nguyễn đã tổ chức cơ quan chuyên môn làm nhiệm vụlưu trữ công văn Như vậy ở Việt Nam, công tác lưu trữ được coi là một trongnhững hoạt động quản lý nhà nước Nghiên cứu quá trình xây dựng, phát triểncông tác lưu trữ Việt Nam là một công việc quan trọng và cần thiết, nhằm khẳngđịnh những thành tựu đã đạt được, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm

để làm tốt hơn trong thời gian tới

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác Văn thư có vai trò đặc biệt quantrọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều cómột đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liênquan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sửdụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sựviệc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đãquan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữcòn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, côngtác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động củamỗi cơ quan, tổ chức

Tính đến nay đã có khá nhiều công trình nghiên cứu, nghiên cứu về côngtác lưu trữ nói chung Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu

về công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I hình thành qua nhiều năm đangbảo quản tại kho lưu trữ có khối lượng tương đối lớn, nội dung phong phú Quakhảo sát thực tế, nhóm nghiên cứu nhận thấy tài liệu đang được bảo quản tạiKho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I bước đầu đã được tổ chức tươngđối khoa học, tuy nhiên vẫn còn tồn tại tình trạng tài liệu bị bó gói, tích đống,

thất lạc gây khó khăn cho việc quản lý, điều hành công việc của trung tâmcũng như không thể phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đang bảo quản Xuất phát

từ lý do đó, tôi nghiên cứu chọn đề tài: “Công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia I’’

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích

Tăng cường hiệu quả trong việc thực hiện công tác văn thư

2.2 Nhiệm vụ

Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

Đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả trong việcthực hiện công tác văn thư

3 Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu trữ

Về không gian: Trung tâm lưu trữ Quốc gia I

Về thời gian: Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I trong giai đoạn

2010 đến 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài tiểu luận tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiêncứu phù hợp với nội dung và yêu cầu Gồm nhưng phương pháp sau:

Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn tại kho lưu trữ của Trung tâmlưu trữ Quốc gia I;

Phương pháp thu thập xử lý thông tin;

Phương pháp phân tích tổng hợp thông tin tài liệu của Trung tâm lưu trữQuốc gia I

5 Bố cục đề tài

Ngoài Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài gồm 3chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và khái quát về Trung tâm

Lưu trữ Quốc Gia I

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư ở

Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT

VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm tài liệu

Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình

thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.” [1]

1.1.2 Khái niệm tài liệu văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dung để chỉ tên gọi chung của các loại vănbản, gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra( đơn từ, nhật ký ,dichúc,gia phả…) và các văn bản do nhà nước ban hành( chiếu, chỉ, sắc, lệnh ) đểphục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung.[2.tr25]

1.1.3 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc vềsoạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trongquá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trongcông tác văn thư [tr25.2]

Công tác Văn thư ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và sử dụng con dấu trong cơ quan tổ chức Vì vậy, công tác Văn thư được tổchức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động đượccác nhà nước quan tâm

Công tác Văn thư bao gồm những vấn đề cơ bản sau:

- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước vềcông tác văn thư

- Thực hiện các nghiệp vụ về văn thư

- Nghiên cứu khoa học về văn thư

1.1.4 Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trongquá trình hoạt động của cơ quan tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu,đơn vị( hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ[3]

1.1.5 Lập hồ sơ

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định[3]

1.2 Vai trò của công tác Văn thư

1.2.1 Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước

Xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng,hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính

Nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác,

độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trò quan trọng của tài liệulưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành vănbản quản lý nhà nước

Làm tốt công tác văn thư góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ và hànhchính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chínhnhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính

Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất chohoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản

Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành vàkiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ

chính xác.

Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để cáccấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quátrình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quantrong bộ máy nhà nước Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xétcác hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các

cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổchức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính

Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chínhphát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng

mở rộng quyền công dân

Phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội,tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữvào mục đích chính đáng của mình

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý,ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàncảnh bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong

mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia

Giúp con người tìm ra những chân giá trị trong quản lý nhằm rút ngắnthời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý

và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước

Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công táclưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng mộtnền hành chính hiện đại Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấpkịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chínhnhà nước được thông suốt

1.2.2 Vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực đời sống xã hội

Tài liệu có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan nhà nước, đoàn thể và

cá nhân trong việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống, là nguồn tài liệu quantrọng trong mọi ngành mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, chínhtrị.càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu Con người luôn

có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tàisản quý giá.

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phầnnâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chứcchính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chươngtrình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với

cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết côngviệc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy

đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽthông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản

là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận

Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉđạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quanliêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều đượcphản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan làrất quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi vănbản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mậtcủa Đảng, Nhà nước và cơ quan

– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổchức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động củacác cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chílãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trungthực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khicần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổsung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổchức chính trị-xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơquan, tổ chức đều được văn bản hoá Giải quyết xong công việc, tài liệu đượclập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi chocông tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác địnhgiá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệuhàng ngày và lâu dài về sau.[2]

1.3 Nội dung của công tác văn thư

1.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ chủ yếu tồntại ở dạng viết, thường là tập hợp các câu, có tính trọn vẹn về nội dung, hoànchỉnh về thể thứ, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục đích giao tiếpnhất định.[4]

Nội dung của công tác xây dựng và ban hành văn bản

- Thảo văn bản

- Duyệt văn bản( hội thảo, tổ chức lấy ý kiến)

- Đánh máy in ấn văn bản

- Ký văn bản

1.3.2 Công tác quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản hành chính và vănbản chuyên ngành( kể cả bản sao, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Trung tâmphát hành[3]

Nội dụng công tác quản lý văn bản đi:

- Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ký hiệu và ngày

tháng của văn bản;

- Đăng ký văn bản đi;

- Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có);

- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lưu văn bản đi

1.3.3 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản đượcchuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức[3]

Nội dung công tác quản lý và giải quyết văn bản đến:

- Tiếp nhận kiểm tra văn bản

- Phân loại bóc bì văn bản

- Đóng dấu văn bản đến

- Đăng ký văn bản đến, sao văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.3.4 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trongquá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc vàphương pháp nhất định[3]

Có ba loại hồ sơ: Hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc

1.3.5 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu thể hiện tính pháp lý của mỗi cơ quan tổ chức

1.4 Khái quát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I

Ngay sau khi đất nước giành được độc lập đến ngày 03/01/1946, Chủ tịchChính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà Hồ Chí Minh ký Thôngđạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diệnkiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phépcủa cơ quan có thẩm quyền

Năm 1954 hoà bình lập lại trên miền Bắc và đến năm 1960 bắt đầu thời

kỳ xây dựng Chủ nghĩa xã hội Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội cùng với khốilượng lớn tài liệu đã về tay chúng ta và trở thành tài sản chung của đất nước.Lúc này, kho lưu trữ Trung ương chức, bộ máy nhà nước cũng như lề lối làmviệc đều phải được chấn chỉnh cho phù hợp.Vì vậy, việc xúc tiến thành lập CụcLưu trữ ngày càng đòi hỏi cấp thiết Đến ngày 4/9/1962Hội đồng chính phủ đãban hành Nghị định thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng đồng thời tiếpnhận kho lưu trữ Trung ương do Bộ Văn hoá chuyển giao

Đến ngày 23/3/1963 kho lưu trữ Trung ương Hà Nội được chính thức hoátên gọi.

Ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệulưu trữ quốc gia Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1983 của Hội Đồng

Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của CụcLưu trữ Nhà nước và quyết định 223-CT ngày 08/8/1988 của chủ tịch Hội đồng

Bộ trưởng về các Trung tâm lưu trữ Cục lưu trữ Nhà nước cũng ra Quyết định385/QĐ-TC thực hiện việc đổi tên các kho lưu trữ nhà nước Trung ương thànhcác trung tâm lưu trữ Quốc gia, tại Điều 1 của quyết định này thì Kho lưu trữTrung ương ở Hà Nội thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I

- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụngtài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổchức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định của phápluật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có con dấu, tàikhoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội

Tiểu kết: Qua chương 1 chúng tôi đã làm rõ các lý luận vai trò và ý nghĩacủa công tác Lưu trữ Qua đó góp phần làm tiền đề để chúng tôi làm rõ cácchương còn lại

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ

QUỐC GIA I 2.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Việc soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mangtính chất thường xuyên trong hoạt độnh quản lý của cơ quan Mọi cán bộ trong cơquan, từ nhân viên đến lãnh đạo đều tham gia vào khâu này của công tác văn thư

Tại Quy định số 49/QyĐ-TTLTI ban hành ngày 31/3/2011 Quy định vềcông tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, tại quy định này đãquy định cụ thể việc soạn thảo và ban hành văn bản Việc soạn thảo văn bản củaTrung tâm phải được tiến hành dựa trên quy định về chỉ dẫn áp dụng các quyđịnh khác Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư, Nghị định số 09/2011/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; Thông

tư 01/2011 của Bộ Nội Vụ ngày 19/01/2011 hướng dẫn trình thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính

Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra vàchịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, trước khi chuyển vănbản đến bộ phận văn thư, Trưởng đơn vị phải “ký nháy” vào dòng cuối cùng củanội dung văn bản Văn bản trước khi được ký ban hành đều qua Trưởng phòngHành chính -Tổ chức - Quản trị kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về hìnhthức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, trước khi trình ký phải “ký nháy” vào

vị trí cuối cùng “Nơi nhận”.Các chữ ký nháy nhỏ bằng cỡ chữ của văn bản Cácvăn bản do Trung tâm đã ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự vàthủ tục theo qui định về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày

Những văn bản có sai sót về nội dung, thể thức đều bị trả lại cho cá nhân,đơn vị trực tiếp soạn thảo để hoàn chỉnh sau đó trình lãnh đạo Trung tâm ký vàban hành

Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản của Trung tâm lưu trữ quốc gia I:

Về mặt thể thức các loại văn bản của Trung tâm I soạn và ban hành phảibao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;số,ký hiệu văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại vàtrích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ,họ tên và chữ ký củangười có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn,mật( những loại công văn khẩn, mật)

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Theo Quyết định số 122/QĐ-TTLTI ngày 01 tháng 7 năm 2013 của Trungtâm Lưu trữ Quốc gia I ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ, thì các hìnhthức văn bản hình thành trong hoạt đông của Trung tâm I bao gồm: Quyếtđịnh(cá biệt), quy định, thông báo, biên bản hành chính, tờ trình, hợp đồng,côngvăn, giấy chứng nhận giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,phiếu gửi, phiếu chuyển Tuy kỳ Pháp thuộc ( đây là tài sản quý giá của quốcgia); đặc biẹt là khối Châu bản triều Nguyễn đang bảo quản tại Trung tâm là mộttrong những khối tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm từ đó thấy được tầm quantrọng của tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Trung tâm Chính vì vậy, hàngnăm số lượng văn bản Trung tâm ban hành ra không nhiều, chủ yếu đều liênquan đến nghiệp vụ công tác lưu trữ của cơ quan

Phòng chức năng soạn

văn bản

(ký nháy)

Trưởng phòng Hành chính-TC-QT kiểm tra (ký nháy)

Lãnh đạo Trung tâm ký

Văn thư photo nhân bản,đóng dấu và phát hành

Văn thư hoặc nhân viên đánh máy bản thảo

đã duyệt