MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 4 1.1 Những vấn đề lý luận chung về công tác văn thư lưu trữ 4 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư lưu trữ. 4 1.1.2 Vai trò của công tác văn thư lưu trữ. 4 1.1.2.1. Vai trò của công tác văn thư. 4 1.1.2.2.Vai trò của công tác lưu trữ 5 1.2. Nội dung công tác văn thư và lưu trữ: 6 1.2.1. Nội dung công tác văn thư: 6 1.2.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản: 6 1.2.1.2. Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong qua trình hoạt động của cơ quan, tổ chức 8 1.3. Nội dung công tác lưu trữ 10 1.3.1. Thu thập bổ sung tài liệu. 10 1.3.2. Chỉnh lý tài liệu. 10 1.3.3. Thống kê tài liệu lưu trữ. 11 1.3.4. Công cụ tra tìm lưu trữ. 11 1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 11 1.3.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 11 Chương 2. KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LẠC THỦY VÀ THỰC TRANG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LẠC THỦY 13 2.1. Khái quát về văn phòng huyện ủy huyện Lạc thủy. 13 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Lạc Thủy 13 2.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Huyện uỷ Lạc Thủy 15 2.1.3 Thực trạng công tác văn thư lưu lưu trữ tại văn phòng huyện ủy huyện Lạc thủy. 17 2.1.3.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư của Văn phòng huyện ủy huyện lạc thủy. 17 2.1.3.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 17 2.1.3.3 Quản lý công văn đến. 19 2.1.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu 20 2.1.3.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ. 20 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ tại văn phòng Huyện ủy huyện lạc thủy 20 2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của Văn phòng 20 2.2.2 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu. 21 2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu. 21 2.2.4. Tình hình thu thập tài liệu vò văn phòng huyện ủy huyện lạc thủy. 21 Chương 3. GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LẠC THỦY 24 3.1. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm về công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng huyện ủy huyện lạc thủy. 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư Lưu trữ 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu kết thu đ ược trình nghiên cứu cá nhân tơi, khơng chép kết nghiên c ứu tác giả khác SINH VIÊN LỜI CẢM ƠN Như biết công tác Văn thư – L ưu trữ có vai trò r ất quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt c quan, t ổ chức, Đảng nhà nước đánh giá cao tầm quan tr ọng c Công tác văn thư- lưu trữ Với mong muốn học h ỏi đồng th ời góp phần ý kiến nhằm nâng cao chất lượng công tác Văn th ư- L ưu tr ữ t ại văn phòng Huyện ủy huyện Lạc Thủy, Em biết hệ sinh viên chuẩn bị trường, làm việc thật với quan, em nhận thấy thân cần trau dồi thêm nhiều kiến thức để có đủ tự tin lực để làm tốt cơng việc sau trường Tuy nghiên cứu chưa phải hoàn thiện em hi vọng giải pháp mà em đóng góp, góp phần để làm nên phát triển Huyện ủy Lạc Thủy Và nghiên cứu khơng hồn thiện tốt khơng có Th.s Lê thị Hiền - Giáo viên hướng dẫn, tận tình bảo tơi việc nghiên cứu đề tài Trong trình thu thập tài liệu, khảo sát thực tế để thực đề tài “ Tìm hiểu cơng tác văn thư- lưu trữ Văn phòng huyện ủy huyện Lạc thủy” tơi nhận giúp đỡ tận tình cán nhân viên giúp tơi hồn thành nghiên cứu này, xin chân thành cảm ơn ! Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Th.s Lê Thị Hiền tận tình hướng dẫn cho tơi Xin chân thành cảm ơn bạn bè đóng góp ý kiến giúp đỡ động viên khích lệ tơi việc nghiên cứu đề tài Mặc dù cố gắng hoàn thành nghiên cứu , hiểu biết hạn chế lần em áp dụng kiến thức học tập vào thực tế nên em không tránh sai sót nghiên cứu Kính mong thầy giáo đồng chí lãnh đạo quan góp ý để báo cáo em hồn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Lạc Thủy, ngày 10 tháng 8năm 2017 SINH VIÊN MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hiện nay, với xu xã hội ngày phát triển, đời sống không ngừng nâng cao, thông tin ngày trở nên đa dạng thi ết đòi hỏi phải đưa công tác văn thư, lưu trữ ngang tầm v ới ngành khoa học khác Bất kỳ quan Đảng, quan Nhà nước hay đoàn thể cơng tác văn thư, lưu trữ cơng tác quan trọng không th ể thiếu, muốn thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phải cần đến cơng văn giấy tờ Vì vậy, lưu trữ tài liệu giữ gìn nh ững tài s ản q giá quan, chứng lịch sử nhằm phục vụ cho cơng trình nghiên cứu sau Với mong muốn sâu vào th ực tế tìm hi ểu tình hình thực tiễn cơng tác văn thư, lưu trữ Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng Huyện ủy công tác văn th – l ưu trữ nhằm mục đích đảm bảo thơng tin chủ tr ương, đ ường lối c Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Các văn hình thành trrong công tác lãnh đạo, đạo hoạt động nghành, đ ơn v ị nghành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động nghành quan đạt hiệu văn phòng Huyện ủy Qua để nắm vững Em chọn đề tài “ nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ văn phòng huyện ủy huyện Lạc th ủy Đây đ ề tài mà từ trước tới có nhiều cơng trình nghiên c ứu có ý nghĩa to l ớn việc nâng cao hiệu hoạt động quan,tổ ch ức nh ững nghiên cứu công tác văn thư – luư trữ văn phòng huy ện ủy huy ện lạc thủy đề cập góc hạn chế Là sinh viên chun nghành Quản trị văn phòng, nghiên cứu cơng tác văn th lưu trữ c ần thi ết cho việc phục vụ học tập công việc tơi Vì tơi ch ọn đ ề tài “ Cơng tác văn thư lưu trữ văn phòng huyện hủy huy ện lạc th ủy “ đ ể làm đ ề tài nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác Văn thư Lưu trữ Văn phòng Huyện ủy huy ện Lạc thủy 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2016 – 2017 - Không gian: Khảo sát công tác văn thư- lưu trữ Văn phòng Huyện ủy huyện Lạc thủy Mục tiêu nghiên cứu 3.1 Tìm hiểu vấn đề chung cơng tác văn th lưu trữ văn phòng Huyện ủy huyện Lạc thủy 3.2 Tìm hiểu thực trạng công tác văn th ư- lưu tr ữ văn phòng Huyện ủy huyện Lạc Thủy thời gian 2016-2017 3.3 Đề xuất giải pháp công tác văn thư lưu trữ văn phòng Huyện ủy huyện Lạc thủy Lịch sử nghiên cứu - Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoach nghành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 - Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2014 cuả Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư- lưu trữ quan , tổ chức - Lý luận phương pháp công tác văn thư, tác giả Vương Đình Quyền Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011 Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài “Công tác văn th lưu trữ Văn phòng huy ện Ủy huyện Lạc thủy” sử dụng phương pháp nghiên c ứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp quan sát; - Phương pháp vấn Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác văn thư lưu trữ Văn phòng huyện ủy huyện Lạc th ủy - Cơng trình nghiên cứu trở thành tài liệu tham kh ảo cho cơng trình nghiên cứu khoa học nói chung, nh c văn phòng huyện ủy huyện Lạc thủy nói riêng Cấu trúc đề tài Đề tài nghiên cứu khoa học gồm ba chương: Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LẠC THỦY Chương ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Nhũng vấn đề lý luận chung công tác văn thư- lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư- lưu trữ * Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư khái niệm dung để ch ỉ tồn cơng vi ệc liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quy ết văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan tổ chức * Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ giữ lại loại văn bản, hồ s c quan, c cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết, bảo quản t ổ ch ức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân 1.1.2 Vai trò cơng tác văn thư- lưu trữ 1.1.2.1 Vai trò công tác văn thư Công tác văn thư xác định hoạt động c b ộ máy qu ản lý nói chung hoạt động quản lý cuả ng quan nói riêng Trong văn phòng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng chi ếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem nh phận hoạt động quản lý Nhà nước quan có ảnh hưởng trực tiếp đ ến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp th ời, đ ầy đ ủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, m ỗi c quan, đơn vị nói riêng Cơng tác quản lý nhà n ước đòi h ỏi ph ải có đ ầy đ ủ thơng tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp t nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác nh ất thông tin văn Về mặt nội dung công việc, có th ể xếp cơng tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác qu ản lý nhà n ước mà văn phương tiện chứa đựng, truy ền đạt, ph ổ biến nh ững thơng tin mang tính pháp lý Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc c quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn ch ế bệnh quan lieu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn c Nhà nước để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt đ ộng c quan, văn giữ lại đầy đủ nội dung văn xác, phản ánh chân th ực hoạt động quan cần thiết văn ch ứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân th ực Trong hoạt động văn phòng Huyện ủy huyện Lạc th ủy, cơng tác văn thư có vai trò quan trọng, góp phần quản lý chặt chẽ tài li ệu soạn thảo, ban hành văn kịp thời cho Đảng 1.1.2 2.Vai trò cơng tác lưu trữ Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng việc xây d ựng th ể ch ế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu qu ả hệ thống thể chế hành Việc khai thác thông tin ph ục v ụ so ạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước từ nhiều nguồn khác nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, tiết kiệm dựa vào thông tin đ ược l ưu trữ, quan tổ chức nghiên cứu, tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai Q trình thu thập thơng tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú đa dạng, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ đắc lực cho việc xây d ựng hệ thống thể chế hành nhà nước Như làm tốt khâu phục v ụ cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ th ống hóa pháp luật tốt góp phần loại bỏ quy ph ạm lỗi th ời, làm gi ảm s ự chồng chéo văn quy phạm pháp luật, nâng cao ch ất l ượng, hiệu cho hệ thống thể chế hành nhà n ước, đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ th ống văn quy ph ạm pháp luật nói riêng hệ thống văn quản lý nói chung Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng , quý giá, ph ản ánh đ ược toàn cảnh tranh văn minh quản lý nhà n ước, th ước đo trình đ ộ quản lý quốc gia qua thời kỳ lich sử Tài liệu l ưu tr ữ góp ph ần quan trong việc ghi lại truyền bá cho hệ sau lịc sử c đ ất nước, văn hóa quản lý, từ phát huy nh ững kế th ừa giá tr ị tốt đ ẹp tài liệu lưu trữ trải qua hệ giúp người tìm nh ững phát minh quản lý, rút ngắn gọn thời gian, tiết kiệm tiền c ủa, thúc đ ẩy nhanh phát triển khoa học, cơng nghệ Như vậy, với vai trò to lớn mình, đặc biệt tiềm thông tin khứ thông tin dự báo tài liệu lưu tr ữ, tổ ch ức tốt công tác l ưu trữ góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, góp phần xây d ựng m ột hành đại 1.2 Nội dung công tác văn thư lưu trữ: 1.2.1 Nội dung công tác văn thư: 1.2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản: * Chuẩn bị soạn thảo: - Phân công soạn thảo: Căn vào tính chất, n ội dung văn b ản cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đ ơn vị ho ặc cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo Đối với văn có nội dung quan trọng, trường hợp cần thiết pháp luật quy đ ịnh so ạn thảo văn quy phạm pháp luật phải thành lập ban soạn th ảo 10 họp thường kỳ Ban chấp hành - Xét duyệt kết nạp Đảng viên; Xét chuyển đảng viên dự bị lên thức - Xét kỷ luật Đảng viên, cán bộ, cấp uỷ viên sở cấp uỷ viên cấp theo điều lệ Đảng quy định - Thường xuyên đạo công tác xây dựng Đảng, công tác đoàn thể nhân dân; định kỳ nghe báo cáo đạo cấp uỷ Đảng trực thuộc, ban Đảng, đoàn thể nhân dân - Bảo đảm chế độ thông tin, báo cáo lên Ban thường vụ Tỉnh uỷ - Ban thường vụ tháng họp lần để kiểm điểm kết công tác tháng bàn giao nhiệm vụ công tác tháng tiếp theo(nếu ngày họp trùng vào nghỉ lùi lại ngày sau đó; trường hợp đột xuất báo trước ngày) Cuối quý kiểm điểm việc thực thị, nghị để định công việc quan trọng thuộc trách nhiệm Ban thường vụ để chuẩn bị cho Hội nghị Ban chấp hành 2.1.2 Sơ đồ cấu tổ chức máy Huyện uỷ Lạc Thủy Căn vào tình hình đặc điểm địa phương tổ chức cấp trên, Huyện uỷ Lạc Thủy có cấu tổ chức bao gồm: - Bí thư Huyện uỷ: Là người đầu ban chấp hành, giữ trọng trách lớn Đảng bộ, chịu trách nhiệm chủ trì công việc Ban Chấp hành, Ban thường vụ Thường trực Huyện uỷ - Các đồng chí Phó bí thư Huyện uỷ: Giúp việc cho đồng chí Bí thư Huyện uỷ công tác lãnh đạo Bao gồm 02 Phó Bí thư: + Đồng chí Phó Bí thư thường trực + Đồng chí Phó Bí thư - Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Lạc Thủy - Huyện uỷ Lạc Thủy có Văn phòng ban xây dựng Đảng sau: Ban Tuyên giáo Ban Tổ chức Ban Dân vận Uỷ ban Kiểm tra Đoàn thể Mặt trận tổ quốc 20 Văn phòng Bí thư Huyện ủy: Là người chịu trách nhiệm cao trước Huyện ủy, Ban Thường vụ Thường trực Huyện ủy, Huyện ủy, Ban Thường vụ Thường trực Huyện ủy chịu trách nhiệm trước Tỉnh ủy, trước Đảng nhân dân huyện lãnh đạo Đảng lĩnh vực địa phương chịu trách nhiệm trực tiếp cơng việc phân cơng Phó Bí thư Thường trực Huyện ủy: Cùng với Bí thư Huyện ủy Phó Bí thư - Chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện chịu trách nhiệm tồn cơng việc hoạt động Thường trực Huyện ủy, đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp cơng việc phân cơng Phó Bí thư Huyện ủy - Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Cùng với Bí thư Phó Bí thư Thường trực Huyện ủy chịu trách nhiệm tồn cơng việc hoạt động Thường trực Huyện ủy, đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp công việc phân công Văn phòng Huyện ủy: Có chức tham mưu tổng hợp giúp Huyện ủy cơng tác văn bản, hành chính, tài chính, quản trị Huyện ủy Tổ chức thực công việc cấp ủy theo phân cơng, tổng hợp tình hình, xử lý thơng tin, chuẩn bị điều kiện đáp ứng yêu cầu hoạt động lãnh đạo, đạo điều hành Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thường trực Huyện ủy Ủy ban Kiểm tra Huyện ủy: Là quan tham mưu Huyện ủy, hoạt động theo chế độ chuyên trách, giúp cấp ủy, Ủy ban Kiểm Huyện ủy lãnh đạo, tổ chức thực nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật Đảng theo Điều lệ Đảng quy định nhiệm vụ cấp ủy giao Ban Dân vận Huyện ủy: Là Ban thuộc hệ thống Ban xây dựng Đảng, quan tham mưu cấp ủy, mà trực tiếp thường xuyên Ban Thường vụ Huyện ủy công tác dân vận Đảng, có cơng tác tơn giáo, dân tộc Ban Tuyên giáo Huyện ủy: Là quan thuộc hệ thống Ban xây dựng Đảng, có chức tham mưu cho Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy cơng tác tư tưởng, văn hóa, khoa giáo lịch sử Đảng địa phương, đồng thời 21 giúp Huyện ủy, Ban thường vụ Huyện ủy đạo Kiểm tra tổ chức sở Đảng trực thuộc tổ chức thực lĩnh vực Ban tổ chức Huyện ủy: Là quan thuộc hệ thống Ban Huyện ủy, có chức tham mưu giúp Huyện ủy Ban Thường vụ Huyện ủy công tác xây dựng Đảng lĩnh vực tổ chức, cán bảo vệ trị nội huyện 2.1.3 Thực trạng công tác văn thư lưu- lưu trữ văn phòng huyện ủy huyện Lạc thủy 2.1.3.1 Tổ chức đạo công tác văn thư Văn phòng huyện ủy huyện lạc thủy Tại văn phòng huyện ủy huyện Lạc thủy, công tác văn thư giữ vị trí quan trọng hoạt động quan Bộ phận hành chính- văn thư ln đầu mối giao dịc tất quan, nơi tiếp nhận xử lý văn gửi đến quan Bộ phận văn thư coi mặt quan, nơi khách đến tiếp xúc liên hệ cơng tác Đối với văn phòng, công tác văn thư nội dung chủ yếu hoạt động hành chính, nơi cung cấp thông tin cần thiết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý quan Trong năm 2017, quan tâm lãnh đạo ngành, c ấp, với nỗ lực đội ngũ công chức, viên ch ức, công tác văn th ư, l ưu trữ quan, đơn vị thuộc tỉnh Hòa Bình đ ạt đ ược m ột s ố k ết định, cụ thể sau: - Cơng tác tổ chức, bố trí cán Mặc dù nhiều đơn vị bố trí văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm bản, đơn vị bố trí cơng chức, viên chức làm văn th ư, lưu tr ữ chun mơn nghiệp vụ, trình độ từ Trung cấp trở lên Đặc biệt sở: Văn hóa Thể thao Du lịch, Sở Giáo dục & Đào tạo, S Y tế, Văn phòng UBND tỉnh… bố trí cơng chức văn thư, lưu trữ có trình đ ộ chuyên môn t cao đẳng trở lên 2.1.3.2 Công tác soạn thảo ban hành văn Hiện văn phòng huyện ủy huyện lạc thủy , đơn vị tự chịu 22 trách nhiệm soạn thảo văn liên quan, sau trình lên Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng, trực tiếp xem xét dự thảo s ửa chữa sai sót kí nháy vào văn Tiếp văn đ ược chuy ển xuống cho văn thư đánh máy in thành văn chuy ển l ại cho đ ơn vị soạn thảo để kiểm tra lại hình thức nội dung Sau có đ ầy đ ủ chữ ký người có thẩm quyền, văn thư photo 03 b ản ( gửi cho cá nhân quan nhận, 01 lưu văn th gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ) đóng d ấu Cuối văn thư làm thủ tục chuyển - Các văn văn phòng huyện ủy huy ện l ạc th ủy ban hành đ ều thể thức thủ tục theo quy định Nhà n ước - Văn thư phép đánh máy không them bớt vào văn Trong trường hợp có chỗ mâu thuẫn có s ự nh ầm lẫn, văn thư có nhiệm vụ hỏi lại đơn vị soạn thảo văn - Ở văn phòng Huyện ủy huyện Lạc thủy thường ban hành loại văn sau; Quyết định, báo cáo, kế hoạch, thông báo, biên bản, h ợp đồng, giấy mời, thư trả lời cơng văn hành … vv vấn đ ề nh ư; thu thập tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Thủ tục quản lý chuyển giao công văn văn th bao gồm bước sau - Đánh máy in văn Sau văn có ch ữ ký nháy c lãnh đạo, văn thư có nhiệm vụ đánh máy in thành văn - Đóng dấu vào văn bản: Sau văn có đ ầy đ ủ ch ữ ký c người có thẩm quyền, văn thư có nhiệm vụ đóng d ấu vào văn theo quy định nhà nước - Đăng kí vào sổ cơng văn đi: Tất văn g ửi đ ều đ ược t ập trung văn thư đăng kí vào sổ cơng văn theo hệ th ống s ố kí hi ệu văn văn phòng Hệ thống số văn phòng đ ược đăng kí theo s ố thứ tự từ đầu năm đến cuối năm cho tất loại văn Kí hi ệu văn 23 viết theo quy tắc : Tên quan- tên loai văn ho ặc ng ược l ại Ví dụ : Quyết định số 29/QĐ-VP - Ngày tháng văn đăng kí theo quy đ ịnh nh sau: ngày 10 tháng phải them số đằng trước đ ể tránh gi ả mạo làm sai ngày văn - Gửi công văn đi: Văn thư chuyển văn tr ực tiếp g ửi qua đường bưu điện Có thể lập bảng thống kê cơng văn mà văn phòng ban hành năm gần sau: Năm 2015 : 226 Năm 2016 : 288 Nhìn vào số thống kê ta thấy trung bình năm số l ượng văn Văn phòng ban hành khoảng 210 văn 2.1.3.3 Quản lý công văn đến Các công văn giấy tờ gửi đến văn phòng tập trung t ại b ộ phận văn thư, sau chuyển đến đơn vị * Quy trình xử lý cơng văn đến sau: - Tiếp nhận bóc bì cơng văn Văn thư tr ực tiếp nhận bóc bì cơng văn gửi đến văn phòng Đối với cơng văn ngồi bì ghi rõ tên ng ười nhận văn thư khơng quyền bóc bì mà gửi tận tay người nhận Đối với công văn mật, văn thư đăng kí nh ững yếu tố ghi bì cơng văn như: Số, ký hiệu văn bản, nội dung đ ược ng ười nh ận công văn thông báo lại sau - Chuyển giao công văn đến; Đối với công văn gửi đến mà n ội dung có liên quan đến nhiều đơn vị văn phòng văn th có nhi ệm vụ chuyển cho lãnh đạo văn phòng xem xét, sau lãnh đ ạo văn phòng ghi vào bên lề trái công văn đề nghị photo thành chuy ển cho đơn vị nào, văn thư có nhiệm vụ photo văn chuy ển cho đơn vị có liên quan Bản lưu văn thư 24 Số lượng cơng văn đến văn phòng huyện ủy năm gần đây: Năm 2016: 1245 Năm 2017 : 1888 25 2.1.3.4 Quản lý sử dụng dấu Văn thư có nhiệm vụ quản lý sử dụng dấu Trong trường h ợp văn thư nghỉ dấu giao lại cho phụ trách văn thư tr ước đ ồng ý Chánh văn phòng Văn thư đóng dấu văn b ản v ề nội dung, hình thức có đầy đủ chữ ký người có thẩm quy ển, nghiêm cấm việc đóng dấu khống Nguyên tắc đóng dấu: dấu đóng trùm lên t 1/3 đến 1/4 bên trái chữ ký, dấu phải đóng rõ ràng, khơng đ ược đóng ngược Trong trường hợp đóng dấu mờ, cán văn th ph ải đóng lại cho rõ ràng Văn thư văn phòng quản lý sử dụng dấu theo quy đ ịnh nhà nước đề ra, chưa có sai xót 2.1.3.5 Cơng tác lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư, theo dõi giải cơng việc cá nhân phải l ập hồ sơ công việc Thế văn phòng tình trạng lập hồ s hành đơn vị văn phòng mức đ ộ tạm th ời, chưa triệt để nên việc tra tìm tài liệu gặp nhiều khó khăn Nhìn chung cơng tác văn thư văn phòng huy ện ủy đ ược lãnh đạo văn phòng quan tâm, vòng văn thư bố trí m ột n thuận lợi 2.2 Thực trạng công tác lưu trữ văn phòng Huyện ủy huyện lạc thủy 2.2.1 Tổ chức đạo cơng tác lưu trữ Văn phòng Do khối lượng tài liệu lớn lại hạn chế nhân s ự nên chất lượng hồ sơ lập khơng cao, trí có nh ững cơng vi ệc khơng lập hồ sơ Lập hồ sơ sảy nhiều sai sót như: - Trong hồ sơ có văn trùng mà không đ ược 26 loại Để đảm bảo cho công tác văn thư-luu trữ hoạt động hiệu h ơn lãnh đạo văn phòng có điều chỉnh số lượng nhân s ự nh nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên lưu trữ 2.2.2 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu Tài liệu kho xếp theo loại hình, sau theo mặt hoạt động cụ thể phương án tổ chức tài liệu Văn phòng kho l ưu tr ữ Tài liệu phông kho phân loại, lập hồ s ơ, xác đ ịnh giá trị, bổ sung thống kê theo nghiệp vụ Cục văn th L ưu tr ữ nhà nước quy định 2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu - Tài liệu phông kho phân loại, l ập h s ơ, xác định giá trị, bổ sung thống kê theo nghiệp v ụ thống kê theo nghiệp vụ Cục Văn thư lưu trữ nhà nước quy định - Về công tác phân loại tài liệu: cán vào đặc trưng phổ biến văn như: vấn đề, tên gọi, tác giả, quan giao dịch, th ời gian địa dư, lấy đặc trưng làm chủ yếu để phân loại tài liệu - Về lập hồ sơ : hồ sơ lập đảm bảo nh ững yêu c ầu sau: + phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ ch ưc hình thành hồ sơ + Đảm bảo mối quan hệ khách quan văn + Các văn hồ sơ có giá trị + Hồ sơ biên mục đầy đủ xác - Về công tác xác định giá trị: Các cán văn phòng d ựa vào đề án nhằm đạt hiệu cao Các nguyên tắc để xác định tài liệu: + Nguyên tắc tính đảng + Nguyên tắc lịch sử + Nguyên tắc toàn diện tổng hợp 27 2.2.4 Tình hình thu thập tài liệu vò văn phòng huy ện ủy huy ện lạc thủy Những năm gần đây, Văn phòng có ph ương h ướng đ ẩy m ạnh công tác thu thập tài liệu thu nhiều tài li ệu có ý nghĩa quan trọng, có giá trị nghiên cứu, giá trị lịch sử cao Tình hình tài liệu tr ước giao nộp nhìn chung chỉnh lý tương đối tốt, thủ tục giao n ộp theo quy định cục văn thư lưu trữ nhà nước th ực nh sau: Các quan, tổ chức nộp tài liệu cho phòng lưu tr ữ sau phòng có trách nhiệm bàn giao giao cho kho bảo quản toàn b ộ h s tì li ệu kèm theo biên bàn giao mục lục thống kê Phòng lưu trữ kho bảo quản có trách nhiệm nh ận tài liệu theo mục lục thống kê Nếu tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh phải giao nh ận đ ối chiếu đến văn bên hồ sơ Công cụ tra cứu tài liệu áp dụng văn phòng huy ện ủy huyện lạc thủy hồ sơ Hiện nay, Phòng tổ chức sử dụng tài liệu th ực việc xây dựng thẻ chuyên đề phông tài liệu có nhiều người đến nghiên cứu Việc làm giúp cho cán phòng l ưu tr ữ sử dụng tài liệu tra tìm tài liệu máy cách nhanh chóng, nhằm nâng cao hiệu cơng tác phục vụ độc giả Hiện nay, phòng lưu trữ sử dụng tài liệu quản lý lo ại s ổ: - Sổ đăng ký công văn - Sổ đăng ký công văn đến - Sổ đăng ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu - Sổ đăng ký phiếu chụp tài liệu - Sổ đăng ký nhận tài liệu với kho bảo quản - Sổ giao nhận tài liệu với đọc giả Tài liệu lưu trữ văn phòng giúp ích cho hoạt động c nhiều cá nhân, quan, tổ chức nhiều góp ý tích c ực Tuy nhiên, 28 công tác tổ chức sử dụng tài liệu h ạn chế ch ưa ứng d ụng tin h ọc vào việc quản lý sổ sách văn phòng 29 TIỂU KẾT Cơng tác văn thư lưu trữ nhiệm vụ c quan chương em nêu Khái quát văn phòng Huy ện ủy Huyện lạc thủy Và thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tị văn phòng Huy ện ủy huyện lạc thủy Từ dẫn đến chương giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư- lưu trữ Văn phòng Huyện ủy huyện Lạc Th ủy 30 Chương GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LẠC THỦY 3.1 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác văn thư – lưu trữ văn phòng huyện ủy huyện lạc thủy Cùng vói đạo lãnh đạo quan cố gắng cán văn phòng nên cơng tác văn thư lưu trữ không ngừng nâng cao Công tác văn thư tiến hành cách nhanh chóng, ngun tắc, xác đạt hiệu cao Công tác soạn thảo văn đ ược c ủng c ố theo h ướng ngày hồn thiện 3.1.1 Ưu điểm Nhìn chung cơng tác Văn thư, Lưu trữ Huyện ủy Lạc Thủy thực cách khoa học, xác Các văn Huyện ủy ngày hồn thiện hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày, tính pháp lý đảm bảo Trước chuyển giao văn đi, cán Văn thư kiểm tra lại toàn nội dung thành phần thể thức văn ghi sổ, ngày tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ chuyển giao văn Chính mà tình trạng văn gửi khơng có ngày tháng năm ban hành, văn thiếu chữ ký…đã hạn chế tối đa Việc quản lý sử dụng dấu thực tương đối nghiêm túc, dấu đóng lên văn nội dung văn ghi đầy đủ có chữ ký người có thẩm quyền Cán Văn thư, Lưu trữ có kinh ngiệm làm việc lâu năm, nắm vững nghiệp vụ chuyên môn, nên công tác đảm bảo thực tốt xác Việc giải văn đi, đến, quản lý sử dụng dấu thực cách chặt chẽ tuân thủ quy định Công tác Văn thư, Lưu trữ vô quan trọng quan, giấy tờ xử lý Văn thư lưu Lưu trữ quan Nhờ mà quan tìm giấy tờ cách nhanh Phòng làm việc nhân viên Văn thư, Lưu trữ đảm bảo sẽ, 31 thoáng mát Hàng ngày khối lượng văn cần giải ngày nhiều công tác Văn thư, Lưu trữ cần phải thật nhanh chóng đạt hiệu cao 3.2.2 Nhược điểm: Văn ban hành đơi bỏ sót số, việc cho số bị nhầm Một số văn giấy tờ không Văn thư, Lưu trữ đưa vào sổ sách Tại phòng Văn thư, Lưu trữ sử dụng trang thiết bị lạc hậu, khơng đáp ứng yêu cầu công việc Công tác Lưu trữ chưa quan tâm nhiều, tài liệu có giá trị chưa đảm bảo tốt Kho để tài liệu Lưu trữ hẹp so với khối lượng tài liệu 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn th Lưu trữ - Các cán văn thư-luu trữ cần cử học thêm để nâng cao trình độ chun mơn tiến tới việc soạn thảo văn mà quan ban hành - Việc ứng dụng khoa học cơng nghệ vào quản lý hành xu hướng tất yếu - Tăng cường đạo kiểm tra, đôn đốc đơn vị trực thuộc thực quy định công tác văn thư- lưu trữ - Bổ sung thêm nguồn nhân lực để giúp cho công việc đạt hiệu tốt đẹp - Tăng cường nghiên cứu khoa học ứng dụng công nghệ công tác văn thư- lưu trữ - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác VTLT Rà soát xây dựng văn hướng dẫn, đạo việc thực quy định Công tác Văn Thư-Lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ 32 KẾT LUẬN Và nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ em Văn phòng Huyện ủy Lạc Thủy Em biết hệ sinh viên chuẩn bị trường, làm việc thật với quan, em nhận thấy thân cần trau dồi thêm nhiều kiến thức để có đủ tự tin lực để làm tốt cơng việc sau trường Tuy nghiên cứu chưa phải hoàn thiện em hi vọng giải pháp mà em đóng góp, góp phần để làm nên phát triển Huyện ủy Lạc Thủy Và nghiên cứu khơng hồn thiện tốt khơng có Th.s Lê thị Hiền - Giáo viên hướng dẫn, tận tình bảo tơi việc nghiên cứu đề tài 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 21/2005/TT-BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn thư-Lưu trữ Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chính Phủ Và ủy ban nhân dân Quốc hội (2011), Luật lưu trữ số 01/2011/QH Ủy ban Thường vụ Quốc hội (2001), Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2011/PL-UBTVQH lưu trữ quốc gia 34 ... công tác văn thư lưu- lưu trữ văn phòng huyện ủy huyện Lạc thủy 2.1.3.1 Tổ chức đạo công tác văn thư Văn phòng huyện ủy huyện lạc thủy Tại văn phòng huyện ủy huyện Lạc thủy, công tác văn thư giữ... Chương KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LẠC TH ỦY VÀ THỰC TRANG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LẠC THỦY 2.1 Khái quát văn phòng huyện ủy huyện Lạc thủy 2.1.1 Chức năng,... VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN LẠC THỦY Chương ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU