Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 1 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Đóng góp của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY HỒ TÂY 3 1. Lịch sử hình thành 3 2. Cơ cấu tổ chức, chức năng , nhiệm vụ 4 2.1. Cơ cấu tổ chức 4 2.2. Chức năng, nhiệm vụ 4 3. Cơ sở vật chất 7 Chương 2. QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY HỒ TÂY 9 1. Yêu cầu chung đối với công tác văn thư lưu trữ ở Công ty Hồ Tây 9 2. Quy trình giải quyết Công tác văn thư 9 2.1. Quy trình tiếp nhận, chuyển giao, xử lí văn bản đến 9 2.1.1. Tiếp nhận văn bản đến 9 2.1.2. Đăng kí văn bản đến 10 2.1.3. Phân phối văn bản đến 10 2.1.4. Xử lý văn bản đến 11 2.2.Quy trình soạn thảo, phát hành văn bản đi. 11 2.2.1. Soạn thảo văn bản đi 11 2.2.2. Trình kí văn bản đi 11 2.2.3. Bảo đảm thể thức và duyệt văn bản 12 2.2.4. Thủ tục phát hành văn bản đi 12 2.2.5. Lưu văn bản phát hành 12 2.2.6. Theo dõi văn bản phát hành 12 2.2.7. Thu hồi tài liệu 13 2.2.8. Quản lí và sử dụng con dấu 13 2.2.9. Lập và nộp lưu hồ sơ 13 3. Quy trình giải quyết Công tác lưu trữ 13 3.1. Nguyên tắc chung 13 3.2. Nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên lưu trữ 14 3.3. Các quy định về tại liệu lưu trữ 14 3.4. Phân cấp lưu trữ tài liệu 15 3.5. Thời hạn và bảo quản tài liệu lưu trữ 15 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NĂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY 16 1. Phương hướng và giải pháp về quản lí công tác văn thư, lưu trữ 16 2. Phương hướng và giải pháp về hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 17 2.1. Nghiệp vụ văn thư 17 2.2. Nghiệp vụ lưu trữ 17 3. Phương hướng và giải pháp về hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ 17 KẾT LUẬN 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Đề tài “Công tác văn thư lưu trữ Công ty TNHH Hồ Tây thành viên năm 2013 - 2014” dựa vào hướng dẫn tận tình giáo mơn với q trình làm việc cơng ty, tìm tòi, học hỏi, giúp đồng nghiệp cơng ty mà em hồn thành đề tài, không chép sử dụng kết đề tài nghiên cứu khác Nếu phát có chép kết nghiên cứu đề tài khác, em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm Hà Nội, ngày thángnăm 2015 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lý chọn đề tài Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong doanh nghiệp nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng Vì cơng tác văn thư lưu trữ có vai trò lớn khơng thể thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư-lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Có thể nói cơng tác văn thư-lưu trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư lưu trữ Công ty TNHH Hồ Tây thành viên 3.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian: 2013 - 2014 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, lưu trữ Công ty TNHH Hồ Tây thành viên Mục tiêu nghiên cứu - Khái quát thành lập, lich sử công ty, cấu, chức nhiệm vụ cơng ty - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư lưu trữ công ty TNHH Hồ Tây thành viên - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư lưu trữ công ty TNHH Hồ Tây thành viên nói riêng địa bàn tỉnh, thành phố nước nói chung Lịch sử nghiên cứu - Công văn 425/VTLTNN – NVTW ngày 15 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn văn đi, văn đến; - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kĩ thuật rình bày văn bản; - Nghị định 110/2004/NĐ – CP Công tác Văn thư Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thơng tin - phân tích tổng hợp số liệu; - Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; - Nguồn tin từ mạng Internet; - Thông tin từ báo cáo công tác tháng, báo cáo công tác năm Đóng góp đề tài - Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ công ty giúp cho sinh viên công việc để làm thi kết thúc học phần - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác văn thư lưu trữ - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác văn thư lưu trữ Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương: Chương 1: Khái quát công ty Hồ Tây Chương 2: Quy trình giải cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Hồ Tây Chương 3: Phương hướng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ công ty Chương KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY HỒ TÂY Lịch sử hình thành Thực Chỉ thị 12 – CT/TW ngày 31/01/1987 Ban Bí thư TW Đảng Cơng tác tài tổ chức sản xuất kinh doanh xây dựng ngân sách Đảng ngày 02/02/1989 Ban Tài – Quản trị TW có định số11QĐ/TCQT thành lập Công ty Dịch vụ - Sản xuất Hồ Tây (HSC) Ngày 08/4/1993, Công ty HSC thành lập lại sơ sở sáp nhập với Công ty sản xuất dịch vụ Hữu Nghị thuộc Ban Đối ngoại Trung ương theo Quyết định soos1467 QĐ/UB UBND thành phố Hà Nội Tháng 6/1995 sở phát triển doanh nghiệp Đảng UBND thành phố Hà Nội định số 1661-QĐ/UB thành lập Tổng công ty Hồ Tây thuộc Ban Tài – Quản trị TW sở sáp nhập Công ty Dịch vụ Sản xuất Hồ Tây; Cơng ty Trường An; Xí nghiệp nước khống Ba Đình với mơ hình cấu tổ chức Tổng công ty theo định 90- TTg ngày 07/3/1994 Thủ tướng Chính phủ Thực chủ trương xếp đổi doanh nghiệp Đảng theo Nghị Trung ương khóa IX, Nghị định 63/2001/NĐ-CP ngày 14/9/2001 cỉa Thủ tướng Chính phủ chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội thành Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên, ngày 29 tháng năm 2004 Ban Tài Quản trị TW định số 42/ QĐ – TCQT việc chuyển đổi Tổng công ty Hồ Tây thành Công ty trách nhiệm hữu hạn Hồ Tây thành viên 100% vốn Đảng ( gọi tắt Công ty Hồ Tây) Cơng ty Hồ Tây có trách nhiệm kế thừa quyền, nghĩa vụ sử lý vấn đề tồn Tổng công ty Hồ Tây chuyển sang Ngày 11/4/2007, Bộ trị định số 45- QĐ/TW hợp ban kinh tế Trung ương, Ban Nội Trung ương, Ban Tài quản trị Trung ương văn phòng Trug ương thành Văn phòng Trug ương Đảng nên Công ty Hồ Tây doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng, hoạt động theo Luật doanh nghiệp, chịu kiểm tra, kiểm soát co quan chức Nhà nước Đảng Cơ cấu tổ chức, chức , nhiệm vụ 2.1 Cơ cấu tổ chức - Ban Tổng giám đốc Công ty bao gồm: Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc - Các phòng ban, ban, đơn vị, chi nhánh bao gồm: Văn phòng cơng ty; Phòng Tài Kế Tốn; Ban Quản lý dự án; Chi nhánh trung tâm quản lý cho th nhà; Chi nhánh Xí nghiệp to 2-9; Xí nghiệp xây dựng dịch vụ Hồ Tây; 2.2 Chức năng, nhiệm vụ - Tổng Giám đốc Văn phòng Trung ương bổ nhiệm có thời hạn Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Công ty pháp luật điều hành hoạt động Công ty Tổng Giám đốc có quyền định vấn đề liên quan đến hoạt động thường xuyên Công ty Tổ chức thực chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn kế hoạch kinh doanh năm, phương án đầu tư huy động vốn Bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển, khen thưởng, kỉ luật định mức lương phụ cấp chức danh quản lí theo quy chế cơng ty… - Phó Tổng giám đốc Công ty Chủ tịch Công ty bổ nhiệm có thời hạn, giúp Tổng giám đốc điều hành hoạt động công ty theo phân công ủy quyền Tổng giám đốc; chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc trước pháp luật nhiệm vụ giao - Văn phòng cơng ty có chức tham mưu giúp việc cho Chủ Tịch Tổng Giám đốc Cơng ty cơng tác văn phòng; tổ chức cán bộ; kế hoạch; lao động tiền lương Công ty Là đầu mối tổng hợp thông tin, số liệu báo cáo giúp cho việc quản lí, đạo điều hành Lãnh đạo Công ty Phối hợp hoạt động đơn vị, phòng, ban đảm bảo tính thống nhất,nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Sắp xếp kế hoạch chương trình làm việc cơng ty, lịch làm việc Lãnh đạo Công ty Thay mặt Công ty quan hệ giải công việc Công ty theo ủy quyền Nhiệm vụ văn phòng: Chủ trì phối hợp với phòng ban chức đơn vị trực thuộc xây dựng, bổ sung hoàn thiện hệ thống văn quản lí đạo, điều hành cơng ty Kiểm tra đơn đốc việc thực chương trình cơng tác phòng, ban nghiệp vụ, chi nhánh đơn vị trực thuộc Dự thảo văn Chủ tịch Ban Tổng Giám đốc giao, báo cáo phục vụ cho họp giao ban, sơ kết, tổng kết năm Tổ chức họp giao ban hội nghị, hội thảo Công ty, ghi biên theo yêu cầu Lãnh đạo công ty Tiếp nhận trình lãnh đạo cơng ty xử lí cơng văn tài liệu gửi đến, phát hành văn cua công ty Thực việc lưu trữ hồ sơ, sử dụng bảo quản dấu theo quy định cơng ty - Phòng Tài Kế tốn có chức năng, nhiệm vụ sau: Thực công việc nhiệm vụ chun mơn tài kế tốn theo quy định Nhà nước hành chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán Theo dõi phản ánh vận động vốn kinh doanh công ty hình thái tham mưu cho Tổng Giám đốc vấn đề liên quan Thu thập xử lí thơng tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài phát snh Cơng ty Báo cáo Tổng Giám đốc việc đảm bảo nguồn vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Đơn đốc thu hồi cơng nợ để hạn chế tình trạng Công ty bị chiếm dụng vốn Theo dõi nguồn vốn công ty công ty liên doanh, công ty cổ phần khoản vốn đầu tư ngồi cơng ty theo hợp đồng liên doanh Điều lệ Công ty Cổ phần ban hành Giữ bí mật số tài liệu kế tốn tài bí mật kinh doanh cơng ty - Chức nhiệm vụ Ban Quản lý dự án: Tham mưu cho Chủ tịch Tổng Giám đốc công ty lĩnh vực quản lí đầu tư xây dựng Tổ chức thực hiện, quản lý điều hành dự án xây dựng giao Thống việc quản lí đầu tư xây dựng công ty tuân thủ quy định Nhà nước Công ty quản lí đầu tư xây dựng nhằm đảm bảo hiệu đầu tư, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất với lãnh đạo dụ án đầu tư xây dựng công ty Triển khai thực dự án đầu tư lập dự án trình duyệt tổ chức thực bước đầu tư xây dựng, trực tiếp phối hợp theo dõi giám sát cơng trình, thực nghiệm thu, tốn,bàn giao đưa cơng trình vào sử dụng Xác định khối lượng, chất lượng, chủng loại, vật tư vật liệu,thiết bị trình thực dự án Hướng dẫn giám sát việc thực đầu tư xây dựng chi nhánh Tập hợp lưu trữ hồ sơ dự án, đất đai Công ty - Chức nhiệm vụ Chi nhánh Trung tâm Quản lí cho th nhà: Có chức kinh doanh cho thuê nhà ở, cửa hàn kho bãi Kinh doanh cho thuê hội trường phục vụ hội nghị, hội thảo Dịch vụ tư vấn, môi giới cho thuê nhà, đất kinh doanh bất động sản Kinh doanh dịch vụ ăn uống, dịch vụ vui chơi giải trí, thẻ dục thể thao… Tổ chức quản lý, khai thác cho thuê sở vật chất Thẩm định giá cho thuê nhà tài sản; thương thảo với khách thuê giá cho thuê Tổ chức tốt công tác chăm sóc khách hang sửa chữa trang thiết bị đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt đông kinh doanh theo phân cấp công ty - Chức nhiệm vụ Xí nghiệp tơ 2-9: Kinh doanh dịch vụ vận tải, vận chuyển hành khách Kinh doanh dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa ô tô Tổ chức quảng cáo tiếp thị tìm kiếm khách hang đáp ứng nhu cầu kinh doanh vận chuyển khách sửa chữa bảo dưỡng ô tô Cung cấp phương tiện phục vụ nhu cầu vận chuyển khách hàng Tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng, trùng tu, đại tu ô tô Quản lí trì nhà xưởng, phương tiện vận tải, trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu vận chuyển sửa chữa - Chức nhiệm vụ Xí nghiệp xây dựng dịch vụ Hồ Tây: Tổ chức thi cơng xây dựng sửa chữa cơng trình Công ty giao nhằm đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Sử dụng khả nhân lực, nguồn vốn để nhận thầu tổ chức thi cơng xây lắp cơng trình xây dựng dân dụng công nghiệp Cải tạo sửa chữa cơng trình, khai thác cơng trình bên ngồi nhằm phát huy sử dụng tối đa nguồn nhân lực phù hợp với khả kinh doanh Tổ chức máy để quản lí thi cơng cơng trình đảm bảo chất lượng theo quy trình, quy định Pháp luật Tổ chức việc quảng cáo, tiếp thị phục vụ cho kinh doanh xây lắp Đảm bảo thu nhập quyền lợi hợp pháp CBCNV người lao động đơn vị Cơ sở vật chất Công ty trang bị hệ thống kĩ thuật phòng làm việc sau: Phòng làm việc trụ sở với đầy đủ thiết bị nội thất 950m2 Máy tính cố định 150 Máy tính xách tay 70 Máy chiếu Projector (ELMO EDP – 6200) 02 Máy in laser loại HP 5L, 6L, HP 2000 khổ A4 20 Máy scanner 04 Máy photocopy A4, A3 02 Máy fax – modem 05 Máy hủy tài liệu 03 Ngoài thiết bị nêu Công ty sử dụng phần mềm tiên tiến để áp dụng vào công việc cơng ty nói chung với cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng, để đạt hiệu cao 10 Chương QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY HỒ TÂY Yêu cầu chung công tác văn thư lưu trữ Công ty Hồ Tây Thống việc tiếp nhận, đăng kí, chuyển giao văn đến, phát hành văn phận văn thư Theo dõi chặt chẽ việc tiếp nhận, xử lí văn đến, phát hành văn đi, không để thất lạc văn bản, chậm việc, sót việc Từng bước ứng dụng vào q trình tiếp nhận , đăng kí, chuyển giao, xử lí văn đến, biên soạn , phát hành văn Thực chế độ bảo mật, quản lí chặt chẽ văn đi, đến, thu hồi đầy đủ, hạn văn có quy định thu hồi Quản lí chặt chẽ sử dụng dấu Công ty quy định Bảo đảm kĩ thuật cho việc gửi, nhận, lưu trữ văn mạng máy tính văn phòng Trung ương Đảng Lập hồ sơ đầy đủ giao nộp lưu trữ quy định Bảo đảm lưu trữ tài liệu cách khoa học,thuận tiện việc khai thác, sử dụng tài liệu Quy trình giải Cơng tác văn thư 2.1 Quy trình tiếp nhận, chuyển giao, xử lí văn đến 2.1.1 Tiếp nhận văn đến Tất văn đến Công ty phận Văn thư Cơng ty tiếp nhận đăng kí vào sổ cơng văn đến Khi nhận bì cơng văn đến, cán văn thư phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, số ký hiệu… công văn ghi bì với sổ giao nhận, kí nhận Khi mở bì, phải kiểm tra mối dán, dấu niêm phong (nếu có) khơng để sót, nhàu nát Văn gửi hỏa tốc đến hành ngày nghỉ Tổ thường trực bảo vệ Công ty nhận, thông báo đến Chánh Văn phòng Cơng ty, thơng báo trực tiếp cho người nhận ghi tên chức danh bì 11 thư Các bì cơng văn có dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc mời họp phải xin ý kiến Chánh Văn phòng Cơng ty mở xử lí kịp thời Đối với bì thư nghi bị mở, bì hỏa tốc hẹn mà đến chậm lập biên tiếp nhận thông báo cho nơi gửi biết để giải Văn thư trả lại nơi gửi văn không đối tượng, thiếu thức văn như: mờ, thiếu trang, thiếu dấu, khơng chữ kí Những bì có dấu riêng người có tên mở bì bì có u cầu chuyển trực tiếp đến người nhận, bì đề tên người nhận, Văn thư khơng mở, vào sổ theo bì chuyển nguyên bì đến người có tên xử lí Nếu nội dung văn cơng tác chung chuyển lại Văn thư xử lí cơng văn khác Các văn có dấu mật, tối mật, tuyệt mật phận văn thư không chụp chuyển cho ngưởi có trách nhiệm nhận văn 2.1.2 Đăng kí văn đến Văn thư có trách nhiệm làm thủ tục đăng kí văn đến: Đóng dấu ĐẾN lên văn ghi đầy đủ số đến, ngày đến khung dấu đến đăng kí vào sổ cơng văn đến Sau đó, Văn thư chuyển văn cho Chánh Văn phòng Cơng ty người phân cơng phụ trách Văn phòng trường hợp Chánh Văn phòng vắng Căn vào nội dung văn bản, Chánh Văn phòng Cơng ty xử lí việc trình văn lên Tổng Giám đốc 2.1.3 Phân phối văn đến Căn chức năng, nhiêm vụ phòng, ban chức đơn vị trực thuộc, Chánh Văn phòng Công ty Tổng Giám đốc cho ý kiến nơi nhận, gốc, sao, giao Văn thư chuyển văn tới đơn vị, cán bộ,chuyên viên Cơng ty Văn thư có trách nhiệm in số theo nơi nhận văn làm thủ tục gửi quy định Khi nhận văn đến, người nhận văn phải kí nhận rõ ràng Văn thư phòng, ban chức đơn vị trực thuộc có trách nhiệm kí nhận, theo dõi, quản lí văn gửi lãnh đạo đơn vị mình, khơng để chậm trễ, sót việc 12 2.1.4 Xử lý văn đến Chỉ xử lí văn đến đóng dấu đến, đăng kí vào sổ Cơng văn đến có ý kiến đạo Tổng Giám đốc Chánh Văn phòng Cơng ty Trường hợp văn cần xử lí gấp sau xử lý xong phải chuyển lại văn thư để đăng kí vào sổ Việc xem xét giải văn đến cần tiến hành khẩn trương thời gian sớm Cán bộ, chuyên viên đơn vị thuộc phạm vi nhiệm vujcuar phải chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ, kết giải công việc; vấn đề thuộc chủ trương lớn cần thời gian nghiên cứu giải quyết, phải có ý kiến giải thời hạn cấp yêu cầu 2.2.Quy trình soạn thảo, phát hành văn 2.2.1 Soạn thảo văn Các phòng, ban chức đơn vị trực thuộc có trách nhiệm dự thảo văn thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị Văn trình kí phải đính kèm văn ý kiến liên quan trực tiếp đến nội dung văn (nếu có) Văn dự thảo phải thể đầy đủ, xác tư tưởng đạo định lãnh đạo; phù hợp với thể loại thể thức văn Đảng Nhà nước Cán bộ, chuyên viên giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải chịu trách nhiệm nội dung thảo Việc gửi dự thảo văn để xin ý kiến đóng góp lãnh đạo cơng ty phòng, ban, đơn vị thực qua thư điện tử Đối với văn Văn phòng Trung ương Đảng phát hành, người thảo văn có trách nhiệm ghi rõ thành phần thể thức văn như: tiêu đề, trích yếu, ngày, tháng phát hành, người kí, nơi nhận, độ khẩn, độ mật, thu hồi (nếu có)… đọc kiểm tra văn lần cuối trước trình kí phải gửi tệp điện tử văn qua mạng máy tính đến phòng nhân – chế Văn phòng Trung ương gửi kèm USB 2.2.2 Trình kí văn Bản thảo văn sau lãnh đạo phê duyệt co phép phát hành chuyển qua thư điện tử đến văn thư Công ty để chỉnh sửa thành văn 13 thể thức, xác nội dung để trình kí thức Tất văn kí tập trung Thư ký Tổng Giám đốc để trình 2.2.3 Bảo đảm thể thức duyệt văn Tất văn công ty hồ tây phát hành phải đảm bảo thể thức theo quy định Văn phòng Trung ương Đảng Văn thư người soạn thảo văn có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức văn trước trình kí, phát hành thức Nếu có điểm chưa hợp lí cần nhắc từ ngữ, nội dung, nơi nhận văn bản… thơng báo với đơn vị xin ý kiến sử đổi trước phát hành 2.2.4 Thủ tục phát hành văn Văn Công ty Hồ Tây sau người có thẩm quyền kí, văn thư làm thủ tục phát hành, gửi kịp thời, xác theo nơi nhận ghi văn danh sách nơi nhận Tổng Giám đốc Chánh Văn phòng Cơng ty phê duyệt Các văn mật phát hành theo đạo Tổng Giám đốc Chánh Văn phòng Cơng ty Đối với văn mật, văn có quy định thu hồi, phải đánh số bản, ghi tên nơi nhận đóng dấu thu hồi vào phía trang đầu văn 2.2.5 Lưu văn phát hành Mỗi văn phải lưu 01 có đầy đủ chữ kí người có thẩm quyền kí dấu Cơng ty Tất ý kiến lãnh đạo văn gửi kèm phải lưu kèm văn để sau đầy đủ nộp vào lưu trữ Các văn mật dược cho vào phong bì niêm phong, lưu bì 2.2.6 Theo dõi văn phát hành Văn thư Cơng ty văn thư phòng ban đơn vị trực thuộc có trách nhiệm theo dõi văn đi, kịp thời phát xử lí trường hợp chậm trễ, thất lạc Việc kiểm tra, theo dõi văn mật gửi thực phiếu gửi 14 2.2.7 Thu hồi tài liệu Văn thư có trách nhiệm thu hồi đầy đủ, thời hạn tài liệu có quy định thu hồi, tài liệu mật, dự thảo xin ý kiến Cán bộ, chuyên viên Công ty phải trả lại đầy đủ, thời hạn tài liệu có thu hồi 2.2.8 Quản lí sử dụng dấu Văn phòng có trách nhiệm quản lí chặt chẽ sử dụng quy định dấu Cơng ty Chỉ có người giao trách nhiệm quản lí giữ dấu đóng dấu Trước đóng dấu, Văn thư phải kiểm tra lại lần cuối thể thức văn bản, thảm quyền kí chữ kí, số Nhân viên văn thư giao giữ dấu phải tự đóng dấu vào văn bản, khơng nhờ người khác đóng dấu hộ Đối với văn có chữ kí, đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ kí bên trái; văn đứng tên tập thể (khơng ký), đóng dấu ngắn dòng chữ tên đơn vị ban hành văn Khơng đóng dấu khống vào văn bản, giấy tờ chưa có nội dung chữ kí người có thẩm quyền 2.2.9 Lập nộp lưu hồ sơ Tất phòng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc cán bộ, chuyên viên làm việc liên quan tới văn có trách nhiệm lập hồ sơ quản lí, giữ gìn văn thuộc lĩnh vực công việc giao phụ trách, theo dõi Các cán cử học, công tác dài hạn, chuyển công tác khác nghỉ hưu phải bàn giao đầy đủ hồ sơ tài liệu cho đơn vị, người thay phận lưu trữ theo phân cấp lưu trữ tài liệu Quy trình giải Cơng tác lưu trữ 3.1 Ngun tắc chung Tồn tài liệu hình thành q trình hoạt động Công ty Hồ Tây phải lập thành hồ sơ, quản lý chặt chẽ bảo vệ an tồn Tài liệu văn thư có giá trị lưu trữ phòng, ban chức đơn vị trực thuộc phải giao nộp lưu trữ phận lưu trữ Công ty phận lưu trữ 15 phòng, ban chức đơn vị trực thuộc Tài liệu hồ sơ phải chính, gốc hợp pháp (trong trường hợp khơng có chính) 3.2 Nhiệm vụ cán bộ, nhân viên lưu trữ Đôn đốc việc lập hồ sơ đơn vị thu nhận hồ sơ tài liệu vào lưu theo quy định nhà nước Chỉnh lí hồ sơ tài liệu lưu trữ đơn vị theo quy định chung Tổ chức lưu trữ có khoa học bước áp dụng tin học vào công nghệ lưu trữ Phụ vụ hiệu việc khai thác tài liệu lưu trữ Cán bộ, nhân viên lưu trữ tuân thủ nguyên tắc quản lí chặt chẽ giữ bí mật thơng tin tài liệu; có trách nhiệm cung cấp cho mượn tài liệu khơng tính chất bí mật Tài liệu cho mượn phải đăng kí vào sổ, kí nhận ký trả thời hạn Đối với liệu mật, phục vụ khai thác lãnh đạo Công ty đồng ý 3.3 Các quy định liệu lưu trữ Hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ Công ty hay phận lưu trữ phòng, ban đơn vị trực thuộc phải hồ sơ tài liệu công việc hình thành q trình cơng tác Cơng ty hay phòng, ban đơn vị trực thuộc, giải xong, gồm văn bản, phim ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình… Cán bộ, chuyên viên làm công tác liên quan đến hồ sơ tài liệu giữ hồ sơ liệu giải cơng việc, sau cơng việc kết thúc, phải đem nộp hồ sơ tài liệu vào phận lưu trữ theo phân cấp lưu trữ tài liệu Khi giao nộp phải nập biên bàn giao thống kê hồ sơ tài liệu Biên bàn giao phải có đủ chữ kí người giao, người nhận người phụ trách đơn vj bên giao bên nhận Biên lập thành 02 bản: 01 lưu đơn vị nộp, 01 lưu phận lưu trữ Việc hủy tài liệu trùng, thừa, tài liệu hết giá trị lưu trữ phải thự theo quy định Nhà nước 16 3.4 Phân cấp lưu trữ tài liệu Các hồ sơ tài liệu lưu trữ Văn phòng Cơng ty: bao gồm tồn hồ sơ tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế, trị Cơng ty Các hồ sơ tài liệu lưu trữ phòng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc: bao gồm toàn hồ sơ tài liệu hoạt động nghiệp vụ trị phòng, ban đơn vị Hồ sơ tài liệu đơn vị sáp nhập giải thể: Hồ sơ đơn vị sáp nhập Công ty phận văn thư đơn vị tiếp nhận, lưu trữ Hồ sơ đơn vị giải thể phải nộp lưu trữ phận lưu trữ Công ty 3.5 Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ Thời hạn lưu trữ tài liệu Công ty Hồ Tây áp dụng theo Thông tư số 09/2011/TT – BNV ngày tháng năm 2011 Bộ Nội vụ Phòng dùng để lưu trữ tài liệu cần bố trí nơi cao ráo, chống ẩm mốc, mối mọt, có khóa chắn, bảo đảm an tồn, có trang thiết bị phòng chống cháy nổ Định kỳ vệ sinh, dùng thuốc diệt côn trùng Định kỳ kiểm tra tài liệu để phát sớm hư hại tài liệu, kịp thời tổ chức phục chế tài liệu có dấu hiệu hư hại 17 Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NĂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY Phương hướng giải pháp quản lí cơng tác văn thư, lưu trữ Tuyên truyền phổ biến pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật hành văn quy phạm pháp luật dược ban hành công tác văn thư, lưu trữ Bố trí người làm cơng tác văn thư, lưu trữ theo vi trí việc làm có đủ tiêu chuẩn theo quy định Thông tư số 13/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ quy định mã số ngạch viên tiêu chuẩn chưc danh nghề nghiệp viên chức chuyên viên ngành văn thư lưu trữ Đào tạo tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, đồng thời tạo điều kiện cho người làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Thực chế đọ tiền lương chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định pháp luật hành Xây dựng, ban hành văn quản lí, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng, sửa đổi bổ sung văn công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hành thực tế ngành, quan, tổ chức; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu; Quy định sử dụng tài liệu lưu trữ Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đơn vị thuộc phạm vi quản lí Nội kiểm tra tập trung vào triển khai thực quy định pháp luật văn thư, lưu trữ đặc biệt công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan theo quy định 18 Phương hướng giải pháp hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 2.1 Nghiệp vụ văn thư Tổ chức hướng dẫn thực hoạt động nghiệp vụ văn thư như: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lí văn đi, đến; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lí sử dụng dấu theo quy định pháp luật 2.2 Nghiệp vụ lưu trữ Thực quy định pháp luật thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh lí, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; Thực việc tiêu hủy tài iệu hết giá trị theo quy định pháp luật hành Các quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu theo thành phần nội dung thời hạn quy định Thực chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ theo quy định Thực chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị biện pháp kĩ thuật bảo quản tài liệu) Tổ chức dử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả, đảm bảo giữ gìn bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định Phương hướng giải pháp đại hóa cơng tác văn thư lưu trữ Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào việc quản lí văn quản lí tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Xây dựng sở liệu để quản lí tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ Triển khai đề tài nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ hoạt động mà quan 19 phải thực Cơng ty Hồ Tây có phận văn thư hoạt động đạo Văn phòng Cơng ty ln hồn thành tốt chức nhiệm vụ việc tiếp nhận văn đi, đến sử dụng dấu Văn phòng Cơng ty ln đơn vị giám sát chặt chẽ hoạt động cán văn thư thư ký Tổng Giám đốc Thư ký Tổng Giám đốc ln hồn thành tốt việc giải công việc cho lãnh đạo Công việc soạn thảo văn tiến hành máy vi tính, điều khơng tiết kiệm thời gian mà văn đẹp so với viết tay Nâng cao chất lượng soạn thảo văn thể thức, đẹp hình thức, ngơn ngữ sáng, văn phong loại văn bản, nội dung súc tích, rõ ràng, mạch lạc 20 KẾT LUẬN Trên tìm hiểu “Cơng tác văn thư lưu trữ Công ty TNHH Hồ Tây thành viên năm 2013 – 20144̏” em viết trình học làm việc Công ty Được giúp đỡ Trường, đặc biệt thầy cô giáo Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng thân em Nhờ tạo điều kiện thuận lợi mặt, bảo, hướng dẫn tận tâm thầy Khoa giúp em hồn thành đợt thực tập quan trọng Qua thời gian thực tế môi trường học tập làm việc Cơng ty cụ thể phòng văn thư, em có dịp trau dồi cho kiến thức tầm nhìn cao xa cơng tác văn thư, lưu trữ Tuy thời gian làm việc Công ty chưa nhiều, kiến thức thực tế có hạn, em cán bộ, thầy cô giáo Khoa giúp đỡ em tiếp cận công việc chuyên ngành từ ngày đầu đến làm việc Vì mà trình làm việc em hình thành dần thành thạo khâu nghiệp vụ bản, tạo ý thức nghề nghiệp phong cách làm việc nhanh chóng – cẩn thận – hiệu xác mà ngun tắc Với thuận lợi giúp em hiểu cặn kẽ khâu thao tác Văn thư thực tế, từ tơi tạo tin tưởng công việc Một lần em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung TS Lê Thị Hiền giảng viên môn Phương pháp nghiên cứu khoa học nói riêng Chính mơi trường làm việc nghiêm túc hiệu giúp em có thêm hiểu biết chun ngành, tích luỹ kinh nghiệm hình thành tác phong làm việc thời đại Em xin chân thành cảm ơn! 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Công văn 425/VTLTNN – NVTW ngày 15 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn văn đi, văn đến, mục II III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kĩ thuật rình bày văn bản; Nghị định 110/2004/NĐ – CP Công tác Văn thư 22 ... nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin - phân tích tổng hợp số liệu; - Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; - Nguồn tin từ mạng Internet; - Thông tin từ báo cáo cơng tác tháng, báo cáo cơng... nhà: Có chức kinh doanh cho thuê nhà ở, cửa hàn kho bãi Kinh doanh cho thuê hội trường phục vụ hội nghị, hội thảo Dịch vụ tư vấn, môi giới cho thuê nhà, đất kinh doanh bất động sản Kinh doanh dịch... toán Theo dõi phản ánh vận động vốn kinh doanh cơng ty hình thái tham mưu cho Tổng Giám đốc vấn đề liên quan Thu thập xử lí thơng tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài phát snh Công ty Báo cáo