MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Bố cục đề tài 2 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 3 1.1. Một số khái niệm cơ bản 3 1.1.1.Khái niệm tài liệu 3 1.1.2. Khái niệm về công tác văn thư 3 1.2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 3 1.2.1. Vị trí 3 1.2.2. Ý nghĩa 4 1.2.3. Yêu cầu của công tác văn thư 4 1.3. Nội dung của công tác văn thư 5 1.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 5 1.3.1.1. Hình thức văn bản 5 1.3.1.2. Thể thức văn bản 5 1.3.1.3. Soạn thảo và duyệt bản thảo văn bản 5 1.3.1.4. Kiểm tra và ký ban hành văn bản 6 1.3.2. Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu 6 1.3.2.1 Quản lý văn bản đi 6 1.3.2.2. Quản lý văn bản đến 7 1.3.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 8 1.3.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan 8 1.3.3.1. Lập Danh mục hồ sơ 8 1.3.3.2. Lập hồ sơ 8 1.3.3.3. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 9 1.4. Khái quát chung về Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng 9 1.4.1 Chức năng nhiệm vụ 9 1.4.2. Cơ cấu tổ chức 11 Tiểu kết 11 CHƯƠNG 2. CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 12 2.1. Công tác văn thư tại Chi cục Văn thư Lưu trữ TP Hải Phòng 12 2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 12 2.1.1.1. Hình thức và thể thức văn bản 12 2.1.1.2. Soạn thảo văn bản 12 2.1.1.3. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt 13 2.1.1.4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 13 2.1.1.5. Ký văn bản 13 2.1.1.6. Bản sao văn bản 13 2.1.2. Quản lý văn bản 14 2.1.2.1. Nguyên tắc chung 14 2.1.2.2. Quản lý văn bản đến 14 2.1.2.3. Quản lý văn bản đi 16 2.1.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Chi cục 19 2.1.3.1. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 19 2.1.3.2. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của Chi cục 20 2.1.3.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của Chi cục 20 2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 21 2.1.4.1. Quản lý con dấu 21 2.1.4.2. Sử dụng con dấu 22 Tiểu kết 22 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG. 23 Tiểu kết 24 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26
LỜI CẢM ƠN Thời gian qua suốt trình học môn này, với giảng dạy, hướng dẫn Giảng viên môn, phần hiểu rõ phương pháp làm tiểu luận cho tốt khoa học Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, tơi xin gửi đến Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho tiếp cận với mơn học mà theo chúng hữu ích sinh viên việc nghiên cứu, thực tiểu luận, khóa luận Đó môn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học” Tiếp đến, xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp, buổi trò chuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận môn Nếu khơng có hướng dẫn, tận tình bảo tơi khó hồn thành tiểu luận Một lần xin chân thành cảm ơn cơ! Hải Phòng, ngày 30 tháng 03 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1.Khái niệm tài liệu 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư .3 1.2 Vị trí, ý nghĩa yêu cầu công tác văn thư 1.2.1 Vị trí .3 1.2.2 Ý nghĩa 1.2.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.3 Nội dung công tác văn thư 1.3.1 Soạn thảo ban hành văn 1.3.1.1 Hình thức văn .5 1.3.1.2 Thể thức văn 1.3.1.3 Soạn thảo duyệt thảo văn 1.3.1.4 Kiểm tra ký ban hành văn 1.3.2 Quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu 1.3.2.1 Quản lý văn .6 1.3.2.2 Quản lý văn đến 1.3.2.3 Quản lý sử dụng dấu 1.3.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hành quan 1.3.3.1 Lập Danh mục hồ sơ 1.3.3.2 Lập hồ sơ .8 1.3.3.3 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu 1.4 Khái quát chung Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng .9 1.4.1 Chức nhiệm vụ .9 1.4.2 Cơ cấu tổ chức 11 Tiểu kết 11 CHƯƠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 12 2.1 Công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP Hải Phòng 12 2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 12 2.1.1.1 Hình thức thể thức văn 12 2.1.1.2 Soạn thảo văn .12 2.1.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt 13 2.1.1.4 Kiểm tra văn trước ký ban hành 13 2.1.1.5 Ký văn 13 2.1.1.6 Bản văn 13 2.1.2 Quản lý văn 14 2.1.2.1 Nguyên tắc chung 14 2.1.2.2 Quản lý văn đến 14 2.1.2.3 Quản lý văn 16 2.1.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Chi cục 19 2.1.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập 19 2.1.3.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Chi cục 20 2.1.3.3 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Chi cục .20 2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 21 2.1.4.1 Quản lý dấu 21 2.1.4.2 Sử dụng dấu 22 Tiểu kết 22 CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 23 Tiểu kết 24 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ đắc lực cho công tác đạo, quản lý quan, tổ chức Hoạt động công tác văn thư làm tốt góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ không cần thiết việc lợi dụng sơ hở việc quản lý văn để làm việc trái pháp luật Mặc dù vậy, thực tế công tác văn thư nhiều quan chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư quan, tổ chức Nhiều quan, cán làm công tác văn thư chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng u cầu đòi hỏi nghiệp đổi cơng tác văn thư Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, qua thời gian trực tiếp thực công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng tơi có hội tiếp xúc nhiều với cơng tác Chính vậy, tơi chọn vấn đề: “Công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng” làm đề tài nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích Tăng cường hiệu việc thực công tác văn thư 2.2 Nhiệm vụ Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng Đề xuất phương hướng giải pháp nhằm tăng cường hiệu việc thực công tác văn thư Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư Về không gian: Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng Về thời gian: Tài liệu Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng giai đoạn 2011 đến 2014 Phương pháp nghiên cứu Đề tài tìm hiểu sở lý luận công tác văn thư thực trạng công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng Để thực tốt đề tài, sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phương pháp logic; - Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn; - Phương pháp phân tích tổng hợp thơng tin tài liệu Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng Bố cục đề tài Ngồi phần mở đầu, kết luận phụ lục; bố cục tập lớn chia làm chương: Chương Cơ sở lý luận công tác văn thư khái quát chung Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hải Phòng Chương Thực trạng cơng tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng Chương Một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP Hải Phòng Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 1.1 Một số khái niệm 1.1.1.Khái niệm tài liệu Chương I Luật Lưu trữ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011: “Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác.” [1] 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư Công văn, giấy tờ phương tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước, việc làm cơng văn giấy tờ quản lý chúng hai công tác khơng thể thiếu hoạt động Những hoạt động cần tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định pháp luật công tác văn thư, tức quy định tồn cơng việc quan quản lý hành Nhà nước xây dựng văn quản lý, giải văn hoạt động quản lý “Cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thảnh trình hoạt động quan tổ chức, quản lý sử dụng dấu cơng tác văn thư” [1] 1.2 Vị trí, ý nghĩa yêu cầu công tác văn thư 1.2.1 Vị trí Cơng tác văn thư mặt gắn liền với máy quản lý nội dung quan trọng hoạt động quan Như vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước quan 1.2.2 Ý nghĩa Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Thực tốt công tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ 1.2.3 Yêu cầu công tác văn thư Công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu sau: - Nhanh chóng: Quá trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn Do đó, xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn kịp thời góp phần giải nhanh cơng việc quan - Chính xác: Nội dung văn phải xác tuyệt đối theo yêu cầu giải công việc, không trái với văn qui phạm pháp luật có liên quan Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định Trình bày văn phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn bản, in ấn văn phải nội dung thảo phê duyệt - Bí mật: Trong q trình xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phòng làm việc cán văn thư, lựa chọn cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước - Hiện đại: Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật đại.Vì đại hố cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao Hiện đại hố cơng tác văn thư ngày nay, trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư thực trang thiết bị văn phòng 1.3 Nội dung công tác văn thư 1.3.1 Soạn thảo ban hành văn 1.3.1.1 Hình thức văn Các hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: - Văn Quy phạm pháp luật; - Văn hành chính; - Văn chuyên ngành; - Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội 1.3.1.2 Thể thức văn - Thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật thực theo hướng dẫn Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT - BNV - VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành thực theo hướng dẫn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng đẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Thể thức kỹ thuật trình bày văn chuyên ngành, văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội thực theo quy định cụ thể ngành, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội 1.3.1.3 Soạn thảo duyệt thảo văn - Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo - Thu thập, xử lý thông tin liên quan - Soạn thảo văn bản, trường hợp cần thiết đề xuất với người có thẩm quyền việc tham khảo ý kiến cá nhân, tổ chức có liên quan để hồn chỉnh thảo - Trình duyệt người có thẩm quyền thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan - Đánh máy, nhân văn theo thảo duyệt 1.3.1.4 Kiểm tra ký ban hành văn - Người có trách nhiệm ký nháy ký tắt đảm bảo độ xác nội dung thể thức, kỹ thuật trình bày văn theo quy định - Trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, ký văn khơng dùng bút chì, khơng dùng mực đỏ loại mực dễ phai 1.3.2 Quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu 1.3.2.1 Quản lý văn Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành [2] (1) Nguyên tắc chung việc tổ chức quản lý văn Tất văn bản, giấy tờ quan gửi phải đăng ký làm thủ tục gửi văn thư quan Văn thiết phải qua văn thư để đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi (2) Nội dung quản lý văn + Đăng ký văn Đăng ký văn ghi chép số thông tin cần thiết văn như: Số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản, vào phương tiện đăng ký như: Sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính nhằm quản lý chặt chẽ văn quan tra tìm văn nhanh chóng + Chuyển giao văn Các văn phải đăng ký chuyển ngày có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu quan Việc gửi văn phải với nơi nhận ghi văn Những văn có dấu hiệu “KHẨN” phải chuyển trước + Sắp xếp quản lý văn lưu Mỗi văn phải lưu 02 bản: Một lưu văn thư để tra tìm, phục vụ cần thiết; để đơn vị người soạn thảo văn lập hồ sơ công việc Chương CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 2.1 Công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP Hải Phòng 2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 2.1.1.1 Hình thức thể thức văn Hình thức văn Chi cục ban hành văn hành chính, khơng ban hành văn quy phạm pháp luật, nhiên với chức quản lý nhà nước, Chi cục tham mưu giúp Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành số văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Thể thức văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 2.1.1.2 Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực theo Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004 Quốc hội Việc soạn thảo văn khác thực sau: - Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo Chi cục giao cho phòng công chức, viên chức soạn thảo chủ trì soạn thảo văn bản; - Các phòng cơng chức, viên chức giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực công việc sau: + Xác định hình thức văn bản, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; + Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; + Soạn thảo văn bản; + Trường hợp cần thiết, đề xuất với Chi cục trưởng tham khảo ý kiến 12 phòng cá nhân, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; + Trình duyệt dự thảo văn bản, kèm theo văn liên quan (nếu có) 2.1.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt - Dự thảo văn phải lãnh đạo Chi cục phê duyệt; - Trường hợp dự thảo lãnh đạo Chi cục phê duyệt, thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo phòng cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình người duyệt dự thảo xem xét, định 2.1.1.4 Kiểm tra văn trước ký ban hành - Trưởng phòng chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký tắt vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình lãnh đạo Chi cục ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn, độ mật, đối tượng nhận văn trình lãnh đạo Chi cục định - Đối với văn trình lãnh đạo Sở Nội vụ ký lãnh đạo Chi cục phải ký tắt vào dòng cuối văn (sau dấu /.) - Phòng Hành - Tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn Chi cục ký tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” 2.1.1.5 Ký văn Chi cục trưởng ký văn Chi cục ban hành Ngoài ra, Chi cục trưởng giao cho Phó Chi cục trưởng ký thay số văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách, việc ký thừa lệnh phân công Trưởng phòng Phòng Hành - Tổng hợp thực Các trường hợp ký thay ghi “KT.”, ký thừa lệnh ghi “TL.” Khi ký văn phải dùng bút mực màu xanh, không dùng bút mực đỏ mực dễ phai 2.1.1.6 Bản văn - Các hình thức gồm: y chính, lục trích - Thể thức thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV 13 - Việc y chính, lục, trích văn Chi cục trưởng định - Bản y chính, lục, trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý - Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo quy định Khoản Điều có giá trị thông tin, tham khảo - Không sao, chụp, chuyển phát Chi cục ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến lãnh đạo Chi cục ghi văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải thể chế hóa văn hành [5] 2.1.2 Quản lý văn 2.1.2.1 Nguyên tắc chung - Tất văn đi, văn đến Chi cục phải quản lý tập trung Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký Văn thư, phòng, cá nhân khơng có trách nhiệm giải - Văn đi, văn đến ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “HỎA TỐC” (kể “HỎA TỐC HẸN GIỜ”), “THƯỢNG KHẨN” “KHẨN” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký - Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước 2.1.2.2 Quản lý văn đến Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến Chi cục quản lý theo trình tự sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; 14 - Trình, chuyển giao văn đến; - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận; - Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng); - Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với lãnh đạo Chi cục để kịp thời xử lý; - Văn đến phải đăng ký vào sở liệu quản lý văn đến máy tính; - Văn mật đến đăng ký riêng vào hệ thống sổ quản lý văn mật Trình, chuyển giao văn đến - Văn đến sau đăng ký, phải kịp thời trình lãnh đạo Chi cục để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận được; - Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Sau nhận văn đến, phòng, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu lãnh đạo Chi cục; - Trường hợp văn đến u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc Chi cục; - Trưởng phòng Phòng Hành - Tổng hợp có trách nhiệm đơn đốc, 15 báo cáo lãnh đạo Chi cục tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thơng báo cho phòng liên quan 2.1.2.3 Quản lý văn (1) Trình tự giải văn Tất văn Chi cục phát hành phải quản lý theo trình tự sau: - Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn - Đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy tính - Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn (nếu có) - Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Lưu văn (2) Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải - Ghi số văn + Tất văn Chi cục ghi số theo hệ thống số chung Chi cục Văn thư thống quản lý; + Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV - Ghi ngày, tháng, năm văn bản: Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV - Văn mật đánh số đăng ký riêng (3) Đăng ký văn Văn Chi cục đăng ký vào sở liệu quản lý văn máy tính Văn mật Chi cục đăng ký theo hệ thống sổ riêng 16 (4) Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật - Nhân + Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; + Giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo số lượng thời gian quy định; + Việc nhân văn mật phải có ý kiến Chi cục trưởng thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước - Đóng dấu quan + Dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; + Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu theo quy định; + Đóng dấu vào phụ lục kèm theo + Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn lãnh đạo Chi cục định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên Chi cục tên phụ lục; + Đóng dấu giáp lai: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang - Đóng dấu độ khẩn, mật + Việc đóng dấu độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV; + Việc đóng dấu độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước; + Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật văn thực theo quy định Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV (5) Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 17 - Thủ tục phát hành văn + Lựa chọn bì; + Viết bì; + Vào bì dán bì; + Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) - Chuyển phát văn + Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc tiếp theo; + Đối với văn "HỎA TỐC", “HỎA TỐC HẸN GIỜ”, "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành chính; + Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ; + Việc chuyển giao trực tiếp văn cho phòng, cá nhân Chi cục cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản; + Chuyển phát văn máy fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, sau phải chuyển lại văn chính; + Chuyển phát văn mật thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước - Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo Trưởng phòng Phòng Hành - Tổng hợp để xử lý (6) Lưu văn - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư, 01 lưu hồ sơ cơng việc phòng chun mơn 18 - Bản gốc lưu Văn thư Chi cục phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký - Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật [4] 2.1.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Chi cục 2.1.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập (1) Nội dung việc lập hồ sơ công việc - Xây dựng Danh mục hồ sơ : Việc xây dựng Danh mục hồ sơ thực theo quy định Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV; - Mở hồ sơ: Căn vào Danh mục hồ sơ Chi cục thực tế công việc giao, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cơng chức, viên chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ; - Thu thập văn vào hồ sơ + Cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tài liệu có liên quan đến công việc vào hồ sơ; + Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự nghiệp vụ, tùy theo đặc điểm khác cơng việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) - Kết thúc biên mục hồ sơ + Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc Công chức, viên chức lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tài liệu, sách báo không cần để hồ sơ; + Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, Lưu trữ Chi cục phải biên mục hồ sơ đầy đủ (2) Yêu cầu hồ sơ lập 19 - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Chi cục, phòng chuyên môn; - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; - Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng 2.1.3.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Chi cục (1) Trách nhiệm công chức, viên chức Chi cục - Công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Chi cục theo thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ Chi cục biết phải đồng ý Chi cục trưởng thời hạn giữ lại không 02 năm; - Công chức, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưu để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Chi cục cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu Chi cục làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác (2) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu - Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; - Sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn tài liệu xây dựng (3) Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Lưu trữ Chi cục lập 02 Biên giao nhận tài liệu Bên giao bên nhận tài liệu bên giữ loại 01 2.1.3.3 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Chi cục (1) Trách nhiệm Chi cục trưởng Hàng năm Chi cục trưởng có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ Chi cục; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu 20 trữ Chi cục (2) Trách nhiệm Trưởng phòng Phòng Hành - Tổng hợp - Giúp Chi cục trưởng kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành phòng thuộc Chi cục; - Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Chi cục (3) Trách nhiệm công chức, viên chức - Cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; - Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định (4) Trách nhiệm phận văn thư, lưu trữ Chi cục - Xây dựng Danh mục hồ sơ Chi cục; - Giúp Chi cục trưởng hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu; - Tiếp nhận, hoàn chỉnh xếp hồ sơ, tài liệu: + Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ phòng, cá nhân Trường hợp phát thiếu hồ sơ u cầu phòng, cá nhân bổ sung báo cáo lãnh đạo Chi cục giải quyết; + Hoàn chỉnh hồ sơ lập Mục lục hồ sơ; + Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp, ghi dán nhãn hộp, đưa lên giá - Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định Chi cục trưởng [5] 2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 2.1.4.1 Quản lý dấu - Các dấu Chi cục giao cho Văn thư quản lý sử dụng Văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: + Con dấu phải bảo quản phòng làm việc Văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi Chi cục phải đồng ý Chi cục trưởng phải chịu trách nhiệm việc quản lý, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc; 21 + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn Chi cục trưởng - Khi nét dấu bị mòn, biến dạng dấu bị mất, Văn thư phải báo cáo Chi cục trưởng để làm thủ tục đổi dấu báo cáo quan công an lập biên trường hợp dấu 2.1.4.2 Sử dụng dấu - Văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn Chi cục - Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền - Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền [3] Tiểu kết Với vai trò quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ địa phương, Lãnh đạo Chi cục ý thức tầm quan trọng cơng tác Chính vậy, cơng tác văn thư lưu trữ Chi cục quy định rõ ràng, cụ thể Đó để cán bộ, công chức, viên chức Chi cục thực tốt cơng tác Do đó, người cán làm công tác văn thư Chi cục không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư cách trung thực, xác Q trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ 22 CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHỊNG Cơng tác văn thư bước khởi đầu q trình xử lý thơng tin Làm tốt cơng tác văn thư giúp cho cơng việc quan tiến hành thuận lợi hơn, hiệu Để đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ giao việc nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư vô cần thiết Công việc cần triển khai thời gian sớm số giải pháp sau: Nghiên cứu hướng dẫn thi văn Luật Luật lĩnh vực công tác văn thư để tạo thành hệ thống văn đạo công tác văn thư Cần tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, nội dung công tác văn thư như: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn đi, đến; lập hồ sơ công việc; quản lý sử dụng dấu, Quy định trách nhiệm từ Chi cục trưởng đến công chức, viên chức quan phải thực quy định công tác văn thư Đồng thời giải thích, yêu cầu người tôn trọng quy định; phát hiện, ngăn chặn đề nghị xử lý vi phạm quy định Nhà nước công tác văn thư Đẩy mạnh sáng tạo, phát huy sáng kiến công tác văn thư; ý hướng nghiên cứu tập trung vào xây dựng, ban hành văn bản, hệ thống hoá văn bản, tiêu chuẩn hoá văn quản lý Nhà nước, chu trình văn bản, cơng tác lập hồ sơ Có sách động viên tinh thần vật chất cho tập thể cá nhân thực tốt quy định công tác văn thư Thường xuyên nâng cấp phần mềm quản lý văn thư Chi cục nhằm đem lại hiệu cao chương trình tin học hóa cơng tác văn thư 23 Tiểu kết Có thể nói, cá nhân tổ chức muốn phát triển thân cách bền vững cần phải nghiêm túc rút kinh nghiệm việc làm để phát huy mặt tốt khắc phục mặt tồn Trên đây, số giải pháp mà theo quan điểm cá nhân em đóng góp cho Chi cục, hi vọng thời gian tới Lãnh đạo Chi cục quan tâm xem xét sớm đưa vào áp dụng để công tác văn thư Chi cục ngày tốt hơn, xứng tầm với vai trò quan quản lý đầu ngành cơng tác văn thư lưu trữ tồn thành phố 24 KẾT LUẬN Tóm lại, cơng tác văn thư góp phần khơng nhỏ cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, có suất chất lượng Cơng tác văn thư có trách nhiệm giúp cho thủ trưởng quan theo dõi, đối chiếu kết xử lý văn với báo cáo thống kê hàng tuần Phòng Hành Tổng hợp, cập nhật đầy đủ văn đến, văn quan Công tác văn thư quan phần quan trọng hoạt động Phòng Hành - Tổng hợp Tuy số hạn chế tránh khỏi Chi cục dần hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư theo xu hướng lên Qua thời gian tiếp xúc trực tiếp với công việc hiểu thực tiễn hoạt động công tác văn thư Chi cục Qua giúp em hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ nói riêng cơng tác văn thư quan, tổ chức nói chung Có thể nói, cơng tác văn thư hoạt động khơng thể thiếu được, góp phần quan trọng việc thực nhiệm vụ Chi cục, đầu tư cho cơng tác văn thư bước đưa hoạt động Chi cục văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng lên tầm cao Trên đề tài khoa học – kết nghiên cứu Chi cục văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng Với kiến thức học, với dẫn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa giúp cho hoàn thành đề tài khoa học Bài tiểu luận tơi khơng tránh khỏi thiếu xót, nhóm chúng tơi mong nhận góp ý thầy cô đặc biệt cô Vũ Ngọc Hoa Một lần xin trân trọng cảm ơn! 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Lưu trữ Quốc hội Thông tư 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Nghị định 58/2001/NĐ-CP Chính Phủ quản lý sử dụng dấu Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng, 2014, Quyết định ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính Phủ cơng tác văn thư Thông tư 09/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng, 2010, Quyết định việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ 26 ... thực công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng tơi có hội tiếp xúc nhiều với công tác Chính vậy, tơi chọn vấn đề: “Cơng tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng ... 11 CHƯƠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG 12 2.1 Công tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP Hải Phòng 12 2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 12... Chương CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ THÀNH PHỐ HẢI PHỊNG 2.1 Cơng tác văn thư Chi cục Văn thư - Lưu trữ TP Hải Phòng 2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 2.1.1.1 Hình thức thể thức văn