1. Trang chủ
  2. » Luận Văn - Báo Cáo

Công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

39 223 0

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 39
Dung lượng 101,09 KB

Nội dung

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản 4 1.1.1. Khái niệm tài liệu 4 1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ 4 1.1.3. Khái niệm công tác lưu trữ 4 1.1.4. Khái niệm lưu trữ cơ quan 5 1.2. Vai trò của công tác lưu trữ 5 1.2.1. Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước 5 1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực đời sống xã hội 6 1.3. Nội dung của công tác lưu trữ 8 1.3.1. Thu thập bổ sung tài liệu 8 1.3.2. Phân loại tài liệu 8 1.3.3. Xác định giá trị tài liệu 9 1.3.4. Chỉnh lý tài liệu 9 1.3.5. Thống kê và công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 10 1.3.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 10 1.3.7. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu 11 1.4. Khái quát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 13 2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 13 2.1.1. Nguồn thu 13 2.1.2.Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ 13 2.1.3. Thời hạn nộp lưu tài liệu 14 2.1.4. Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập 14 2.1.5. Thủ tục giao nhận tài liệu: 15 2.2. Công tác phân loại hồ sơ tài liệu 15 2.3. Xác định giá trị tài liệu 19 2.4. Chỉnh lý tài liệu 19 2.5. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 20 2.5.1. Đối tượng thống kê 20 2.5.2. Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 20 2.5.3. Hệ thống công cụ tra cứu 21 2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 21 2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu 22 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 25 3.1. Nâng cao năng lực cho đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ 25 3.2. Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 25 3.3. Hòan thiện các quy định về công tác lưu trữ 26 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 28 1. Kiến nghị 28 2. Kết luận 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC 32

Trang 1

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học bộ môn này, với sự giảng dạy, hướng dẫn củaGiảng viên bộ môn, chúng tôi đã phần nào hiểu rõ hơn về phương pháp khi làmmột bài tiểu luận làm sao cho tốt và khoa học

Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, chúng tôi xin gửi đến Khoa Vănthư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho chúng tôi được tiếpcận với môn học mà theo chúng nó rất hữu ích đối với sinh viên trong việc

nghiên cứu, thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận Đó là môn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học”

Tiếp đến, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa đãtận tâm hướng dẫn chúng tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổitrò chuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này và cảm ơn các cán bộTrung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã cung cấp những thông tin để chúng tôi thựchiện tốt bài tiểu luận này Nếu không có sự hướng dẫn, giúp đỡ thì chúng tôi khó

có thể hoàn thành được bài tiểu luận này

Một lần nữa chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 02 tháng 03 năm 2017

Trang 2

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng chúng tôi.Mọi thông tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàntoàn trung thực và được ghi rõ nguồn gốc

Hà Nội, ngày 02 tháng 3 năm 2017

Tác giả

Trang 3

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

Trang 4

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác lưu trữ của nước ta đã hình thành từ khá sớm và ngày càng cóvai trò lớn trong quá trình phát triển của đất nước, góp phần lưu giữ, bảo tồnđược nhiều tài liệu từ các thế hệ trước để lại Cụ thể như, dưới Triều Lê trongQuốc triều hình luật ban hành năm 1483 đời vua Lê Thánh Tông đã có 2 khoảnquy định về công tác công văn giấy tờ và việc xử lý vi phạm trong việc bảo quảncác giấy tờ đó Đến triều Nguyễn đã tổ chức cơ quan chuyên môn làm nhiệm vụlưu trữ công văn Như vậy ở Việt Nam, công tác lưu trữ được coi là một trongnhững hoạt động quản lý nhà nước Nghiên cứu quá trình xây dựng, phát triểncông tác lưu trữ Việt Nam là một công việc quan trọng và cần thiết, nhằm khẳngđịnh những thành tựu đã đạt được, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm

để làm tốt hơn trong thời gian tới

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quantrọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều cómột đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liênquan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sửdụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sựviệc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đãquan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữcòn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, côngtác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động củamỗi cơ quan, tổ chức

Tính đến nay đã có khá nhiều công trình nghiên cứu, nghiên cứu về côngtác lưu trữ nói chung Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu

về công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I hình thành qua nhiều năm đangbảo quản tại kho lưu trữ có khối lượng tương đối lớn, nội dung phong phú Quakhảo sát thực tế, nhóm nghiên cứu nhận thấy tài liệu đang được bảo quản tạiKho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I bước đầu đã được tổ chức tương

Trang 5

đối khoa học, tuy nhiên vẫn còn tồn tại tình trạng tài liệu bị bó gói, tích đống,thất lạc gây khó khăn cho việc quản lý, điều hành công việc của trung tâmcũng như không thể phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đang bảo quản Xuất phát

từ lý do đó, nhóm nghiên cứu chọn đề tài: “Công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia I’’

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích

Tăng cường hiệu quả trong việc thực hiện công tác lưu trữ

2.2 Nhiệm vụ

Nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

Đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả trong việcthực hiện công tác lưu trữ tài liệu

3 Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu trữ

Về không gian: Trung tâm lưu trữ Quốc gia I

Về thời gian: Tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I trong giai đoạn

2010 đến 2015

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài tiểu luận tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiêncứu phù hợp với nội dung và yêu cầu Gồm nhưng phương pháp sau:

Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn tại kho lưu trữ của Trung tâmlưu trữ Quốc gia I;

Phương pháp thu thập xử lý thông tin;

Phương pháp phân tích tổng hợp thông tin tài liệu của Trung tâm lưu trữQuốc gia I

5 Bố cục đề tài

• Ngoài Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài gồm 3chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ và khái quát về Trung tâm

Lưu trữ Quốc Gia I

Trang 6

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ

Quốc Gia I

Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ

tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I

Trang 7

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT

VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm tài liệu

Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê;

âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.” [1]

1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ

Theo Luật lưu trữ khoản 3, điều 2, chương 1 cũng chỉ rõ: “Tài liệu lưu trữ

là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sửđược lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trongtrường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợppháp.”[1]

1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đángkhác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân[2.tr13]

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ được tổchức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động đượccác nhà nước quan tâm

Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:

- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về

Trang 8

lưu trữ

- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ

- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ

1.1.4 Khái niệm lưu trữ cơ quan

Theo điều 2, luật lưu trữ: Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt độnglưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.[1]

1.2 Vai trò của công tác lưu trữ

1.2.1 Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà

nước

Xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng,hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính

Nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác,

độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trò quan trọng của tài liệulưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành vănbản quản lý nhà nước

Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hànhchính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chínhnhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính

Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất chohoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản

Sử dụng thông tin từ văn bản quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành vàkiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứchính xác

Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để cáccấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quátrình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quantrong bộ máy nhà nước Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét

Trang 9

các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các

cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổchức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính

Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chínhphát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng

mở rộng quyền công dân

Phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội,tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữvào mục đích chính đáng của mình

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý,ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàncảnh bức tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong

mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia

Giúp con người tìm ra những chân giá trị trong quản lý nhằm rút ngắnthời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản lý

và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước

Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công táclưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng mộtnền hành chính hiện đại Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấpkịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chínhnhà nước được thông suốt

1.2.2 Vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực đời sống xã hội

Tài liệu có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan nhà nước, đoàn thể và

cá nhân trong việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống, là nguồn tài liệu quantrọng trong mọi ngành mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, chínhtrị.càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu Con người luôn

có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tàisản quý giá

Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hànhchính nhà nước

Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản

Trang 10

quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tàiliệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi,nhanh chóng, tiết kiệm Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khiđịnh hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản quản lý nhà nước cầnphải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng liên quan đến vấn đề đóthông qua các tài liệu lưu trữ Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đãquy định về cùng vấn đề đó, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyếtchưa, điều chỉnh, giải quyết bằng cách nào, hiệu quả như thế nào, nhằm bảo đảmtính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế của văn bản Nghiên cứu thựctrạng xã hội được phản ánh qua các tài liệu lưu trữ để văn bản đang soạn thảophù hợp với thực tế phát triển của đời sống xã hội Vì toàn bộ nguồn thông tinvăn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của côngtác lưu trữ.

Thứ hai, dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quyluật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai,nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn thảo;tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm, chờ mong gì về vấn đề đó;

dự đoán phản ứng của họ khi nhận được văn bản Từ đó tìm ra cách thức tácđộng phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng

Thứ ba, cùng với việc nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, trongquá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đếnnội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công, thất bạicủa từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa những hạtnhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tácđộng tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới Khi banhành văn bản áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ thống các quyphạm pháp luật đã được ban hành (hệ thống các văn bản đó được lưu giữ ở lưutrữ hiện hành là phổ biến) để bảo đảm văn bản áp dụng pháp luật đó là đúngthẩm quyền, và có nội dung phù hợp với pháp luật hiện hành

Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trunggian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh

Trang 11

chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nềnhành chính nhà nước Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữgóp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá và phápđiển hoá) được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạm

1.3 Nội dung của công tác lưu trữ

1.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việcxác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ cơquan và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vàocác kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định [2.tr130]

Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việcxác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiếnhành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưutrữ Quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhà nước [3.tr 16]

Nội dung của công tác thu thập:

1.Xác định nguồn thu thập bổ sung vào lưu trữ cơ quan

2.Thành phần tài liệu cần thu thập bổ sung vào lưu trữ cơ quan

3.Thời hạn nộp lưu tài liệu

4.Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập bổ sung tài liệu5.Thủ tục giao nhận tài liệu

1.3.2 Phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của việc hình thànhtài liệu để phân chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau vớimục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó Theo lý thuyết khitiến hành phân loại tài liệu cần tiến hành những công việc sau[2.tr36]:

+ Biên soạn bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông

+ Chọn và xây dựng phương án phân loại Có 4 phương án phân loại:

Thời gian - Cơ cấu tổ chức; Cơ cấu tổ chức - Thời gian

Thời gian - Mặt hoạt động; Mặt hoạt động - Thời gian

1.3.3 Xác định giá trị tài liệu

Theo khoản 14, điều 2, luật lưu trữ: Xác định giá trị tài liệu là việc đánhgiá tài liệu theo những nguyên tắc tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm

Trang 12

quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệuhết giá trị [1]

Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu:

(1)Nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp xác định giá trịtài liệu

(2)Nghiên cứu xây dựng các bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ở giai đoạnvăn thư

(3)Lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản vào lưu trữ cơ quan

(4)Lựa chọn ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

1.3.4 Chỉnh lý tài liệu

Chính lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoahọc, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giátrị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối vớiphông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý [1]

- Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp

vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách nghiêm túc,khoa học

- Theo Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2009 của Cục VănThư Lưu Trữ Nhà Nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chínhgồm các bước sau:

1.3.4.1. Chuẩn bị chỉnh lý

a. Giao nhận tài liệu

b. Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

c. Khảo sát tài liệu

d. Thu thập bổ sung tài liệu

e. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý

1.3.4.2. Thực hiện chỉnh lý

a. Phân loại tài liệu

b. Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ

c. Biên mục phiếu tin

d. Hệ thống hóa hồ sơ

e. Biên mục hồ sơ

f. Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị

g. Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lêngiá, tủ

h. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu

1.3.4.3. Kết thúc chỉnh lý

a. Kiểm tra kết quả chỉnh lý

Trang 13

b. Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá

1.3.5 Thống kê và công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

1.3.5.1 Các loại công cụ tra cứu tài liệu trong lưu trữ gồm:

(1) Mục lục hồ sơ

(2.) Bộ thẻ lưu trữ

(3) Sách hướng dẫn nội dung tài liệu lưu trữ

(4) Bản sơ yếu tài liệu lưu trữ

(5.) Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung tài liệu lưu trữ

1.3.5.2 Thống kê tài liệu lưu trữ

(1) Đối tượng thống kê

(2) Công cụ thống kê

1.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹthuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nhằm phục vụ cácyêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Trong đó cần sử dụng các điều kiện tốt nhất

để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ cho hồ sơ, tài liệu: việc xây dựng, sửachữa kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, lắp đặt hệthống phòng chống cháy nổ và áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảonhững tiêu chuẩn quy định về khoa học lưu trữ[2.tr253]

1.3.7 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu

Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu:

Phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ ,triễn lãm tài liệu lưu trữ,lập chứng từ lưu trữ và các hình thức khác

Trang 14

1.4 Khái quát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I

Ngay sau khi đất nước giành được độc lập đến ngày 03/01/1946, Chủ tịchChính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà Hồ Chí Minh ký Thôngđạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diệnkiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phépcủa cơ quan có thẩm quyền

Năm 1954 hoà bình lập lại trên miền Bắc và đến năm 1960 bắt đầu thời

kỳ xây dựng Chủ nghĩa xã hội Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội cùng với khốilượng lớn tài liệu đã về tay chúng ta và trở thành tài sản chung của đất nước.Lúc này, kho lưu trữ Trung ương chức, bộ máy nhà nước cũng như lề lối làmviệc đều phải được chấn chỉnh cho phù hợp.Vì vậy, việc xúc tiến thành lập CụcLưu trữ ngày càng đòi hỏi cấp thiết Đến ngày 4/9/1962Hội đồng chính phủ đãban hành Nghị định thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng đồng thời tiếpnhận kho lưu trữ Trung ương do Bộ Văn hoá chuyển giao

Đến ngày 23/3/1963 kho lưu trữ Trung ương Hà Nội được chính thức hoátên gọi

Ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệulưu trữ quốc gia Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1983 của Hội Đồng

Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của CụcLưu trữ Nhà nước và quyết định 223-CT ngày 08/8/1988 của chủ tịch Hội đồng

Bộ trưởng về các Trung tâm lưu trữ Cục lưu trữ Nhà nước cũng ra Quyết định385/QĐ-TC thực hiện việc đổi tên các kho lưu trữ nhà nước Trung ương thànhcác trung tâm lưu trữ Quốc gia, tại Điều 1 của quyết định này thì Kho lưu trữTrung ương ở Hà Nội thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I

- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụngtài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổchức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định của pháp

Trang 15

luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

- Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có con dấu, tàikhoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội

Tiểu kết: Qua chương 1 chúng tôi đã làm rõ các lý luận vai trò và ý nghĩacủa công tác Lưu trữ Qua đó góp phần làm tiền đề để chúng tôi làm rõ cácchương còn lại

Trang 16

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ

QUỐC GIA I 2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ

2.1.1 Nguồn thu

Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm LưuTrữ Quốc gia I:

(1) Từ Ban giám đốc

(2) Phòng sưu tầm và chỉnh lý tài liệu

(3) Phòng Bảo quản tài liệu

(4).Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

(5).Phòng Tin học và Công cụ tra cứu

(6).Phòng Đọc

(7) Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị

(8) Phòng Kế toán

(9) Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Đây là nguồn thu quan trọng nhất và là nguồn tài liệu bổ sung chính đượchình thành nên trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củaTrung Tâm được lựa chọn và đưa vào kho lưu trữ của cơ quan

2.1.2.Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ

Nội dung chủ yếu của tài liệu trong phông Trung tâm Lưu trữ quốc gia Iphản ánh các mảng hoạt động của Trung tâm như:

(1) Tài liệu về công tác văn thư;

(2) Tài liệu về công tác lưu trữ;

(3)Tài liệu về công tác thi đua khen thưởng;

(4) Tài liệu về xây dựng cơ bản;

Trang 17

(5) Tài liệu về công tác kế toán;

(6)Tài liệu về công tác PCCC và phòng chống lụt bão;

(7)Tài liệu về công tác Hành chính - Tổng hợp;

(8)Tài liệu về công tác thanh tra; kiểm tra, giám sát;

(9)Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương;

(10)Tài liệu về công tác nghiên cứu khoa học;

(11)Tài liệu về công tác hợp tác quốc tế;

(12)Tài liệu về công tác tiếp đón độc giả

Thời gian tài liệu từ năm 2010 đến năm 2015

2.1.3 Thời hạn nộp lưu tài liệu

Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan được Trung tâm Lưutrữ quốc gia I thực hiện rất nghiêm túc và đúng theo quy định Hàng năm, Trungtâm tiến hành thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan từ nguồn tài liệucủa 08 đơn vị chức năng thuộc Trung tâm cũng như tài liệu của Ban Giám đốc

để phục vụ cho việc chỉnh lý tài liệu hàng năm

Việc thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan được tiến hành đềuđặn tại các đơn vị Trung tâm I Hồ sơ công việc hàng năm được cán bộ phụ tráchnộp cho văn thư cơ quan sau một năm kể từ khi giải quyết xong công việc; Sau

03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.Cán bộ văn thư phối hợp với cán bộ lưu trữ sẽ đi thu thập hồ sơ, tài liệu tại cácđơn vị để bổ sung vào lưu trữ cơ quan

Theo Quyết định số 122/QĐ-TTLTI ngày 01 tháng 7 năm 2013về banhành quy chế công tác văn thư, lưu trữ quy định rõ nội dung việc lập hồ sơ vàyêu cầu đối với hồ sơ được nộp, việc giao nộp hồ sơ tài liệu, trách nhiệm lập hồ

sơ cũng như việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan của trung tâm Đểviệc lập hồ sơ hiện hành đạt chất lượng Giám đốc giao trách nhiệm cho Trưởngphòng Hành chính chỉ đạo cán bộ văn thư phối hợp với cán bộ lãnh đạo các đơn

vị xây dựng danh mục hồ sơ hiện hành tại các đơn vị Trung tâm I hàng năm

Trang 18

Danh mục (gồm dự kiến tiêu đề hồ sơ việc và thời hạn bảo quản) cho các loại hồ

sơ, tài liệu Do đó, các hồ sơ, tài liệu thu thập vào lưu trữ Trung tâm I đều cóchất lượng khá cao và tài liệu thu về đều được các đơn vị chức năng sắp xếptheo thứ tự nhất định

2.1.4 Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập

Việc thực hiện nhiệm vụ thu thập bổ sung tài liệu tại Trung tâm I đượcthực hiện theo đúng quy

Hàng năm lưu trữ cơ quan, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ xây dựng kếhoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu

Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, lưu trữ cơquan, các cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành những côngviệc sau:

- Lập mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu;

- Vệ sinh hồ sơ;

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộplưu tại kho lưu trữ;

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ

Tuy nhiên tại Trung tâm vẫn còn một số đơn vị, cá nhân… chưa tiến hànhđược các công việc trên có đơn vị chưa lập được mục lục thống kê, chưa vệ sinhtài liệu Tài liệu khi giao nộp vẫn còn rời lẻ

2.1.5 Thủ tục giao nhận tài liệu:

Thủ tục giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc Gia Iđược thực hiện nghiêm ngặt theo quy định của Nhà nước

Khi các phòng , cá nhân giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ thì cán bộ lưu

trữ kiêm nhiệm phải lập 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ” (phụ lục 01tr.36)

mỗi bên giữ 01 bản Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào biên bản và biên bảnphải thể hiện đúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giao nhận

Trang 19

2.2 Công tác phân loại hồ sơ tài liệu

Phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của việc hình thànhtài liệu để phân chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau vớimục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó Theo lý thuyết khitiến hành phân loại tài liệu cần tiến hành những công việc sau:

+ Biên soạn bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông

+ Chọn và xây dựng phương án phân loại Có 4 phương án phân loại:

Thời gian - Cơ cấu tổ chức;Cơ cấu tổ chức - Thời gian

Thời gian - Mặt hoạt động; Mặt hoạt động - Thời gian

Qua quan sát thực tế chúng tôi nhận thấy tài liệu của phông lưu trữ Trungtâm lưu trữ Quốc gia I chọn tôi phương án phân loại Thời gian- Cơ cấu tổ chức.Tài liệu sau khi thu thập về từ các cá nhân đơn vị thuộc nguồn nộp lưu thì cán

bộ lưu trữ tiến hành phân chia thành các hồ sơ/ đơn vị bảo quản Do làm tốtcông tác lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư nên việc phân loại dễ dàng

Bước 1: Tài liệu trong phông được chia về thời gian

Bước 2: Tài liệu được phân về cơ cấu tổ chức:

1 Ban giám đốc

2 Phòng sưu tầm và chỉnh lý tài liệu

3 Phòng Bảo quản tài liệu

4.Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

5.Phòng Tin học và Công cụ tra cứu

6 Phòng Đọc

7 Phòng Hành chính - Tổ chức

8 Phòng Kế toán

9 Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Bước 3: Trong năm hoạt động tài liệu được đưa về các hồ sơ/đơn vị bảoquản:

1 Ban Giám đốc

- Tập lưu công văn đến;

Ngày đăng: 30/01/2018, 12:06

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w