Công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản 4 1.1.1. Khái niệm tài liệu 4 1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ 4 1.1.3. Khái niệm công tác lưu trữ 4 1.1.4. Khái niệm lưu trữ cơ quan 5 1.2. Vai trò của công tác lưu trữ 5 1.2.1. Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước 5 1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực đời sống xã hội 6 1.3. Nội dung của công tác lưu trữ 8 1.3.1. Thu thập bổ sung tài liệu 8 1.3.2. Phân loại tài liệu 8 1.3.3. Xác định giá trị tài liệu 9 1.3.4. Chỉnh lý tài liệu 9 1.3.5. Thống kê và công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 10 1.3.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 10 1.3.7. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu 11 1.4. Khái quát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 13 2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 13 2.1.1. Nguồn thu 13 2.1.2.Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ 13 2.1.3. Thời hạn nộp lưu tài liệu 14 2.1.4. Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập 14 2.1.5. Thủ tục giao nhận tài liệu: 15 2.2. Công tác phân loại hồ sơ tài liệu 15 2.3. Xác định giá trị tài liệu 19 2.4. Chỉnh lý tài liệu 19 2.5. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 20 2.5.1. Đối tượng thống kê 20 2.5.2. Công cụ thống kê tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 20 2.5.3. Hệ thống công cụ tra cứu 21 2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 21 2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu 22 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 25 3.1. Nâng cao năng lực cho đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ 25 3.2. Đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 25 3.3. Hòan thiện các quy định về công tác lưu trữ 26 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 28 1. Kiến nghị 28 2. Kết luận 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC 32

LỜI CẢM ƠN Trong suốt q trình học mơn này, với giảng dạy, hướng dẫn Giảng viên môn, phần hiểu rõ phương pháp làm tiểu luận cho tốt khoa học Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, chúng tơi xin gửi đến Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho tiếp cận với mơn học mà theo chúng hữu ích sinh viên việc nghiên cứu, thực tiểu luận, khóa luận Đó môn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học” Tiếp đến, xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp, buổi trò chuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận môn cảm ơn cán Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cung cấp thông tin để thực tốt tiểu luận Nếu khơng có hướng dẫn, giúp đỡ chúng tơi khó hồn thành tiểu luận Một lần xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng 03 năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng chúng tơi Mọi thông tin số liệu đề tài nghiên cứu tiểu luận hoàn toàn trung thực ghi rõ nguồn gốc Hà Nội, ngày 02 tháng năm 2017 Tác giả MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác lưu trữ nước ta hình thành từ sớm ngày có vai trò lớn q trình phát triển đất nước, góp phần lưu giữ, bảo tồn nhiều tài liệu từ hệ trước để lại Cụ thể như, Triều Lê Quốc triều hình luật ban hành năm 1483 đời vua Lê Thánh Tông có khoản quy định cơng tác cơng văn giấy tờ việc xử lý vi phạm việc bảo quản giấy tờ Đến triều Nguyễn tổ chức quan chuyên môn làm nhiệm vụ lưu trữ công văn Như Việt Nam, công tác lưu trữ coi hoạt động quản lý nhà nước Nghiên cứu trình xây dựng, phát triển công tác lưu trữ Việt Nam công việc quan trọng cần thiết, nhằm khẳng định thành tựu đạt được, đồng thời rút học kinh nghiệm để làm tốt thời gian tới Đối với quan, tổ chức, cơng tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Tính đến có nhiều cơng trình nghiên cứu, nghiên cứu cơng tác lưu trữ nói chung Tuy nhiên, chưa có cơng trình nghiên cứu nghiên cứu công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I hình thành qua nhiều năm bảo quản kho lưu trữ có khối lượng tương đối lớn, nội dung phong phú Qua khảo sát thực tế, nhóm nghiên cứu nhận thấy tài liệu bảo quản Kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I bước đầu tổ chức tương đối khoa học, nhiên tồn tình trạng tài liệu bị bó gói, tích đống, thất lạc gây khó khăn cho việc quản lý, điều hành công việc trung tâm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản Xuất phát từ lý đó, nhóm nghiên cứu chọn đề tài: “Công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I’’ Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích Tăng cường hiệu việc thực công tác lưu trữ 2.2 Nhiệm vụ Nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Đề xuất phương hướng giải pháp nhằm tăng cường hiệu việc thực công tác lưu trữ tài liệu Đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu trữ Về không gian: Trung tâm lưu trữ Quốc gia I Về thời gian: Tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I giai đoạn 2010 đến 2015 Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành tiểu luận tơi sử dụng số phương pháp nghiên cứu phù hợp với nội dung yêu cầu Gồm phương pháp sau: Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn kho lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia I; Phương pháp thu thập xử lý thông tin; Phương pháp phân tích tổng hợp thơng tin tài liệu Trung tâm lưu trữ Quốc gia I Bố cục đề tài • Ngồi Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài gồm chương: • Chương Cơ sở lý luận công tác lưu trữ khái quát Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I • Chương 2: Thực trạng cơng tác lưu trữ tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I • Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu công tác lưu trữ tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm tài liệu Luật Lưu trữ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011: “Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác.” [1] 1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ Theo Luật lưu trữ khoản 3, điều 2, chương rõ: “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng gốc, thay hợp pháp.”[1] 1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân[2.tr13] Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, cơng tác lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước quan tâm Công tác lưu trữ bao gồm vấn đề sau: - Nghiên cứu, triển khai thực biện pháp quản lý nhà nước lưu trữ - Thực nghiệp vụ lưu trữ - Nghiên cứu khoa học lưu trữ 1.1.4 Khái niệm lưu trữ quan Theo điều 2, luật lưu trữ: Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức.[1] 1.2 Vai trò cơng tác lưu trữ 1.2.1 Vai trò cơng tác lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước Xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Nguồn thơng tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trò quan trọng tài liệu lưu trữ thể định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn quản lý nhà nước Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành Tài liệu lưu trữ cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý xác cho hoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quản lý nhà nước Cơng tác lưu trữ góp phần vào việc thực cải cách thủ tục hành chính, xây dựng hành đại, tiên tiến Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Sử dụng thông tin từ văn quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành kiểm tra cơng việc quan cách khoa học, có hệ thống, có xác Hồ sơ tài liệu lưu trữ chứng chân thực có độ xác cao để cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, phù hợp, đắn q trình giải cơng việc, từ kiểm tra, đánh giá hoạt động quan máy nhà nước Nó có vai trò quan trọng bậc việc xem xét hành vi hành q trình thực nhiệm vụ quản lý quan, sở quan trọng để giải tranh chấp quan, tổ chức, cá nhân, giải quan hệ pháp lý quản lý hành Thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại - hành hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân Phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thơng tin q khứ tồn xã hội, tạo điều kiện để quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích đáng Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh toàn cảnh tranh trình quản lý nhà nước, thước đo trình độ quản lý thời kỳ lịch sử quốc gia Giúp người tìm chân giá trị quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh phát triển khoa học quản lý ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quản lý nhà nước Với ý nghĩa, vai trò to lớn mình, tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng hành đại Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt 1.2.2 Vai trò công tác lưu trữ lĩnh vực đời sống xã hội Tài liệu có ý nghĩa quan trọng quan nhà nước, đoàn thể cá nhân việc giải vấn đề sống, nguồn tài liệu quan trọng ngành lĩnh vực đời sống kinh tế, xã hội, văn hóa, trị.càng ngày người nhận thức vai trò tài liệu Con người ln có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng coi loại tài sản quý giá Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước Thứ nhất, việc khai thác thơng tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước từ nhiều nguồn khác nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trò quan trọng tài liệu lưu trữ thể định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu chủ trương, đường lối Đảng liên quan đến vấn đề thơng qua tài liệu lưu trữ Nghiên cứu hệ thống văn quản lý nhà nước quy định vấn đề đó, để xác định vấn đề điều chỉnh, giải chưa, điều chỉnh, giải cách nào, hiệu nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế văn Nghiên cứu thực trạng xã hội phản ánh qua tài liệu lưu trữ để văn soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển đời sống xã hội Vì tồn nguồn thơng tin văn sử dụng để nghiên cứu qua khâu xử lý nghiệp vụ công tác lưu trữ Thứ hai, dựa thông tin lưu trữ để nghiên cứu tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai, vận động đối tượng chịu tác động văn soạn thảo; tìm hiểu đối tượng văn hiểu quan tâm, chờ mong vấn đề đó; dự đốn phản ứng họ nhận văn Từ tìm cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động đời sống xã hội định hướng Thứ ba, với việc nghiên cứu văn pháp luật hành, trình xây dựng văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn giai đoạn trước, nhằm đánh giá thành công, thất bại văn bản, quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa hạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp tác động tiêu cực, thiệt hại xảy cho xã hội văn Khi ban hành văn áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ thống quy phạm pháp luật ban hành (hệ thống văn lưu giữ lưu trữ hành phổ biến) để bảo đảm văn áp dụng pháp luật thẩm quyền, có nội dung phù hợp với pháp luật hành Q trình thu thập thơng tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin diện rộng, phong phú, nhanh 10 2.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm I với đặc trưng cơng việc kho lưu trữ lịch sử nên việc tài bảo quản tài liệu lưu trữ hành có nhiều thuận lợi nhiều mặt Hàng năm với quan tâm lãnh đạo Trung tâm kết hợp với đạo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước mở nhiều khóa đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho cán công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Kho bảo quản tài liệu xây dựng theo hướng dẫn xây dựng kho chuyên dụng (theo thông tư 09 hướng dẫn xây dựng kho chuyên dụng) Qua khảo sát thực tế công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm I tương đối tốt Kho lưu trữ hành Trung tâm bố trí tầng nên thuận lợi cho trình tra tìm.Với nội quy vào kho quy định rõ ràng nên việc vào kho đăng ký vào sổ đầy đủ để tiện cho trình theo dõi Trung tâm I thực nề nếp chế độ bảo quản tài liệu như: vệ sinh tài liệu kho; theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thơng gió; quản lý chặt chẽ chế độ vào kho; Hàng năm thường xuyên tổ chức tập huấn phòng cháy chữa cháy cho viên chức trung tâm Để thực tốt nghiệp vụ trên, Trung tâm xây dựng phòng kỹ thuật, giám sát an ninh tồn tòa nhà với thiết bị đại bố trí viên chức trực theo dõi hành Mơ hình kho, cách ly với bên ngồi thông qua hệ thống hành lang kỹ thuật cửa thông tầng Giá di động, giá cố định (giá gỗ lim từ thời Pháp), hộp phi axit bảo quản tài liệu, bìa hồ sơ theo mẫu cũ Pháp Các biện pháp kỹ thuật bảo quản: - Hệ thống cảnh báo cháy tự động theo địa chỉ, sử dụng đầu báo khói, nhiệt… - Hệ thống chữa cháy tự động khí CO (cho khu vực kho), hệ thống chữa cháy nước (cho khu vực công sở Máy bơm, tủ vách, đầu spinkler…) 25 - Khử trùng tài liệu phương pháp sinh học - Khử axit tài liệu phương pháp khử khô - Hệ thống điều hòa trung tâm - Hệ thống giám sát nhiệt độ, độ ẩm tự động tồn kho… Tình trạng vật lý tài liệu kho: - Tài liệu hành: Tình trạng vật lý tài liệu tương đối tốt - Tài liệu lưu trữ lịch sử bảo quản: thời gian tài liệu tương đối lâu (tài liệu từ năm 1488), bị hư hỏng nhiều (khoảng 90% nhiễm axit mức độ, 40% bị nấm mốc, côn trùng xâm hại…) 2.7 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu Đây khâu nghiệp vụ cuối công tác lưu trữ chiếm vai trò quan trọng nhất, khâu nghiệp vụ đánh giá tất khâu nghiệp vụ trước Trung tâm ban hành nội quy phòng đọc tài liệu lưu trữ hành dán niêm yết phòng đọc Trung tâm bố trí phòng đọc tài liệu lưu trữ hành đảm bảo phương tiện công cụ tra cứu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu cho độc giả Việc phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu đảm bảo nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu sử dụng công chức, viên chức quan tra tìm thơng tin phục vụ cơng tác chun mơn Trung tâm I có quy định rõ ràng việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Các công chức, viên chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm I để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học Người muốn nghiên cứu tài liệu phải có phiếu yêu cầu nghiên cứu tài liệu lưu trữ đồng ý lãnh đạo Trung tâm I - Viên chức làm công tác lưu trữ hàng năm phải lập sổ đăng ký, quản lý độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu (lập sổ cho mượn hồ sơ, tài liệu, ).( phụ lục số 03,tr Hình thức mượn chủ yếu là: cán có nhu cầu mượn tài liệu đăng ký cho cán làm lưu trữ hành, sau đồng ý lãnh đạo 26 (Trưởng phòng Hành Phó trưởng phòng Hành chính) cán lưu trữ trực tiếp lấy tài liệu photo để phục vụ người mượn tránh làm thất tài liệu gốc Cơng cụ tra cứu Mục lục hồ sơ (Mục lục tài liệu có thời hạn Mục lục vĩnh viễn), cơng cụ tra cứu có ưu điểm không sợ liệu lại thời gian tra cứu không đem lại hiệu cao tra tìm Thực tế năm gần đây, tài liệu lưu trữ trung tâm chủ yếu phục vụ nhu cầu khai thác viên chức phòng Hành - Tổ chức - Quản trị, phòng Kế tốn, Ban Giám đốc tra tìm văn đi, đến Trung tâm Ngoài việc phục vụ nhu cầu viên chức quan Trung tâm lưu trữ Quốc gia I lưu trữ lịch sử việc phát huy giá trị khối tài liệu Trung tâm bảo quản nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu quan Nhằm phát huy giá trị tài liệu, Trung tâm áp dụng triệt để hình thức tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ độc giả phòng đọc, trưng bày triển lãm tài liệu, biên soạn sách, cấp chứng thực tài liệu, công bố, giới thiệu tài liệu phương tiện thông tin đại chúng… Trong hình thức trên, phục vụ tài liệu phòng đọc hình thức tiến hành thường xuyên phổ biến Hình thức mang lại lợi ích cho độc giả quan lưu trữ Bởi độc giả nghiên cứu nhiều tài liệu lúc, thấy vướng mắc nhờ tư vấn trực tiếp với cán lưu trữ, thấy cần phải chụp tài liệu yêu cầu Còn cán lưu trữ dễ quản lý tài liệu, tránh mát, đồng thời nắm bắt nhu cầu độc giả để có hình thức phục vụ thích hợp Đối với tài liệu lưu trữ hành, số lượng cán đến khai thác số lượng tài liệu, hồ sơ đưa phục vụ Lưu trữ hành Trung tâm tăng năm gần Điều chứng minh rằng, tài liệu lưu trữ phát huy vai trò mình, tư liệu đắc lực phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu cán quan Trách nhiệm cán lưu trữ: Cán lưu trữ Trung tâm có trách nhiệm lập loại sổ sách Phiếu mượn hồ sơ để quản lý, theo dõi việc khai 27 thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu Trong phải ký, ghi rõ họ tên; thời gian trả tài liệu; mục đích sử dụng…và lưu lại Tài liệu cho rút mượn phải photo lại lưu vào hồ sơ Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ Phiếu mượn hồ sơ ( phụ lục số 04.tr 39) Trách nhiệm người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu: Các quan, đơn vị, cá nhân đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu, khơng viết, tẩy xóa, làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự bút lục hồ sơ; không tự ý chép mang tài liệu khỏi kho lưu trữ chưa đồng ý Lãnh đạo cán lưu trữ Trong chương 2, chúng tơi trình bày vấn đề thực trạng lưu trữ tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, qua chúng tơi rút số ưu điểm hạn chế công tác lưu trữ, để từ đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cho công tác lưu trữ trung tâm Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 3.1 Nâng cao lực cho đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ Cán lưu trữ cần đào tạo, bồi dưỡng nắm chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần quan tâm thực đầy đủ chế độ, sách cán lưu trữ theo quy định, nhằm kịp thời động viên, khích lệ cán lưu trữ Ngược lại, cán làm công tác lưu trữ cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, rèn luyện đạo dức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao thực nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với công việc giao Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ Mở rộng đào tạo, bồi dưỡng lớp nghiệp vụ ngắn hạn, dài hạn cho đối tượng công chức, viên chức làm công tác chuyên môn Trang bị thêm kiến thức quản lý hành 28 nhà nước, kiến thức tin học ứng dụng…cho công chức viên chức, nhân viên làm công tác lưu trữ Đẩy mạnh sáng tạo, phát huy sáng kiến công tác lưu trữ Có sách động viên tinh thần vật chất cho tập thể cá nhân thực tốt quy định công tác lưu trữ Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ngành, tổng hợp vướng mắc trình thực đề xuất biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải Vào cuối năm trung tâm lưu trữ Quốc gia I cần thực công việc chỉnh lý để thu tất tài liệu thuộc nguồn nộp lưu kho đầy đủ tránh tình trạng hồ sơ bó gói rời lẻ 3.2 Đầu tư sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ Thường xuyên nâng cấp phần mềm để số hóa tài liệu nhằm đem lại hiệu cao trình tra cứu tài liệu Tại kho lưu trữ trung tâm sở vật chất phục vụ cơng tác khó khăn, kho bố trí, giá xếp tài liệu, bìa đựng hồ sơ chưa quy định; hồ sơ tài liệu cán chuyên quản giữ, chưa phân công cán lưu trữ, bố trí kho lưu trữ rộng , trang thiết bị sở vật chất chưa trang bị đầy đủ Để khắc phục nhược điểm này, phận lưu trữ phải phân công giao nhiệm vụ cho cá nhân chịu trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản lý loại hồ sơ tài liệu theo kho lưu trữ riêng Trên sở tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có kế hoạch mua sắm, thay bổ sung thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu; giá, tủ, hộp, bìa bảo quản hồ sơ chống ẩm mốc, trang bị vật dụng cần thiết máy tính, điều hòa, quạt thơng gió, máy hút bụi…hàng năm tham mưu, lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp tu, bảo dưỡng kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đến đạt trang bị tương đối thiết bị, phương tiện để bảo quản, lưu trữ hồ sơ, kho lưu trữ gọn gàng tài liệu thu kho Trung tâm nhiều 3.3 Hòan thiện quy định cơng tác lưu trữ Cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao nhận thức 29 công tác cho cán bộ, cơng chức, viên chức Ngành Hồn thiện hệ thống văn hướng dẫn, đạo công tác lưu trữ Trước mắt, tập trung vào văn như: Quy định Công tác Lưu trữ quan; Văn hướng dẫn lập hồ sơ hành; Hướng dẫn việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu; Theo Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04/8/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức thời hạn bảo quản tài liệu số loại hồ sơ, tài liệu quy định văn cần phải sửa đổi cho phù hợp Tổ chức tốt cơng tác lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ Trung tâm nhằm đảm bảo nguốn sử liệu quan trọng, phản ánh chân thực trình hình thành phát triển Trung tâm, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin, góp phần đảm bảo cho hoạt động ngành thông suốt Hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ trung tâm lưu giữ đầy đủ trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống Qua đó, kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý, suất, chất lượng hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành Nhà nước nước ta Trong Chương đưa số đề xuất nhằm nâng cao hiệu cho công tác lưu trữ trung tâm lưu trữ Quốc gia I nói riêng tồn ngành Lưu trữ nói chung Với giải pháp trên, mong muốn Công tác Lưu trữ Trung tâm nâng cao hiệu bước vào nề nếp 30 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kiến nghị • Trung tâm gọi nơi tập kết, nơi thu nhiều tài liệu nhiều nguồn quan trọng nên đưa số khuyến nghị để công tác Lưu trữ hiệu nhất: • Lãnh đạo, thủ trưởng quan cần quan tâm, trọng đến công tác lưu trữ phòng trung tâm quan • Mở lớp bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn, dài hạn cho cán lưu trữ nhân viên ban nhằm nâng cao kĩ nghiệp vụ cán • Lãnh đạo trung tâm nói riêng ngành nói chung cần ban hành nhiều văn nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ phục vụ công tác tra cứu sử dụng tài liệu thuận lợi cho cán bộ, nhân viên trung tâm • Thủ trưởng, lãnh đạo trung tâm cần quan tâm đến quyền lợi người làm công tác lưu trữ có tính độc hại định tiếp xúc với tài liệu bảo quản lâu năm Do cần trang bị vật dụng bảo hộ cần thiết cho cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ như: trang, quần áo bảo hộ, gang tay, xà phòng (sau làm xong cơng việc) • Cán lưu trữ tham mưu, lập kế hoạch cho Lãnh đạo, Thủ trường quan công tác chỉnh lý tài liệu hàng năm để tài liệu không bị tồn đọng, mát, thất lạc • Lập mục lục hồ sơ hồn chỉnh có hệ thống để phục vụ cho cơng tác bảo quản, tra tìm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cách có hiệu Kho bảo quản tài liệu lưu trữ cần tập trung mối Kết luận Trong hoàn cảnh đất nước ta nay, kinh tế thị trường xâm nhập nhanh chóng vào lĩnh vực Hội nhập với kinh tế nước, công tác hành văn phòng lại trở nên quan trọng hoạt động đó, đặc biệt công tác lưu trữ quan, đơn vị Đây yếu tố chủ quan định đến tồn tại, vững mạnh, gạch nối vững cho hoạt động quan, đơn vị Công tác Lưu trữ trở thành phần 31 thiếu máy tham mưu giúp việc cho Thủ trưởng trình điều hành lãnh đạo để thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Giai đoạn từ năm 2010 đến năm 2015, công tác lưu trữ trung tâm Lưu trữ Quốc gia I từ sơ đến gần hồn thiện, hình thành lên hệ thống tài liệu quan trọng đồ sộ Khối tài liệu có liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực có ý nghĩa thành tích khen thưởng nộp lên chờ xem xét khen thưởng hàng năm, danh sách khen thưởng qua năm, loại Quyết định khen thưởng Thủ tướng lẫn Chủ tịch nước Quốc Hội… Như cho thấy cơng tác lưu trữ có tầm quan trọng quan hành Nhà nước đặc biệt thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ loại thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, tính pháp lý tính lịch sử tài liệu pháp luật quy định Do việc lưu giữ công văn, giấy tờ, tài liệu công tác quan trọng Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân,góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Hồ sơ tài liệu lưu trữ chứng chân thực có độ xác cao để cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, phù hợp, đắn trình giải cơng việc, từ kiểm tra, đánh giá hoạt động quan máy nhà nước Thực tốt công tác Lưu trữ tài liệu góp phần thực hành phát triển, đại hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân Mục tiêu công tác phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thơng tin q khứ tồn xã hội, tạo điều kiện để quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích đáng Ngày nay, đặc biệt kinh tế tri thức phát triển, người nhận thức rõ giá trị thông tin nhu cầu tiếp cận khai thác thông tin ngày tăng lên Với ý nghĩa, vai trò to lớn mình, đặc biệt tiềm thông tin khứ, tổ chức tốt cơng tác lưu trữ góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phòng hiệu quả, nâng cao hiệu hoạt động hành nước ta, đẩy 32 nhanh q trình cơng cải cánh hành Nhà bác học V.I Lênin nói “muốn xây dựng đại cần phải hiểu biết khứ” Điều trở thành chân lý sống, thực tế khứ đọng lại tới ngày hôm nhờ tài liệu lịch sử, tài liệu lưu trữ phận mang giá trị vô quan trọng Qua tìm hiểu thực tế giúp cho chúng tơi hiểu thêm nhiều thực tiễn công tác lưu trữ, giúp chúng tơi có bước đầu nhìn nhận, đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác lưu trữ Việt Nam nói chung Trung tâm Lưu trữ quốc gia I nói riêng Trên đề tài khoa học – kết nghiên cứu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Với kiến thức học, với dẫn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa giúp cho chúng tơi hồn thành đề tài khoa học Bài tiểu luận chúng tơi khơng tránh khỏi thiếu xót, nhóm chúng tơi mong nhận góp ý thầy cô đặc biệt cô Vũ Ngọc Hoa Một lần nhóm chúng tơi xin trân trọng cảm ơn! 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật lưu trữ năm 2011 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hâm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm “ Lý luận thưc tiễn công tác lưu trữ” NXB Đại học giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội 2009 Giáo trình Lưu trữ học Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Thơng tư 09/2011/TT-BNV ngày tháng năm 2011 Bộ Nội vụ việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 34 PHỤ LỤC • • Phụ lục 01: CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ • NHÀ NƯỚC TRUNG TÂM LƯU TRỮ • QUỐC GIA I • • CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2015 BIÊN BẢN Về việc giao nhận tài liệu Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn tình hình tài liệu thu cá nhân, đơn vị thuộc Trung tâm I từ năm 2012 trở trước tình hình tài liệu có đơn vị Theo Kế hoạch số 201/ KH - TTLTI ngày 13/8 /2015 thu hồ sơ, tài liệu cá nhân, đơn vị thuộc TTLTI năm 2013; Phòng Hành - Tổ chức - Quản trị tiến hành thu hồ sơ, tài liệu Ban Giám đốc 09 đơn vị chức thuộc Trung tâm Vào hồi……….ngày tháng……năm 2015, phòng: Chúng tơi gồm: BÊN GIAO: đại diện là: - Ơng (bà)……………………………………………………………………… Chức vụ công tác/chức danh: ………………………………………………… BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan), đại diện là: - Bà: Nguyễn Thị Loan, phòng Hành - Tổ chức - Quản trị; - Bà: Đỗ Thị Huyền Trang, phòng Hành - Tổ chức - Quản trị Chức vụ công tác/chức danh: Lưu trữ viên trung cấp Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: 35 Hồ sơ, tài liệu giao nộp: Thời gian tài liệu: Số lượng tài liệu: + Quy mét giá: ………….mét Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo: Biên lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ bản, bên nhận (Lưu trữ quan) giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) 36 ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) • • • Phụ lục 02: Báo cáo thống kê sở tài liệu lưu trữ hành năm 2015 • Nơi gửi: Trung tâm Lưu Trữ Quốc gia I • Nơi nhận: Cục Văn Thư Lưu Trữ Nhà Nước Nội dung báo cáo Đơn vị tính A B I Tổ chức, nhân làm công tác lưu trữ hành(tính đến 24h ngày 31/12 năm bỏo cỏo) Tên tổ chức lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Nhân làm công tác lưu trữ - Tổng số: Người Trong đó: + Nữ Người + Kiêm nhiệm Người - Trình độ chun mơn- nghiệp vụ + Trìnhn đại học chuyên ngành văn thư, lưu Người trữ + Trình Đại học khác Người + Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người + Đại học khác Người + Trung cấp văn thư, lưu trữ Người + Trung cấp khác Người + Sơ cấp - Ngạch CCVClưu trữ + Nhân viên lưu trữ Người + Cán lưu trữ Người + Chuyên viên lưu trữ Người + Chuyên viên lưu trữ Người + Chuyên viên cao cấp lưu trữ Người - Độ tuổi + Dưới 25 Người + Từ 25 đến 35 Người + Từ 36 đến 45 Người + Từ 46 đến 55 Người + Trờn 55 Người II Lập hồ sơ hành - Tổng số hồ sơ lập năm ( tính từ 0h Hồ sơ ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo) - Danh mục hồ sơ ( tính đến 24h ngày 31/12 X năm báo cáo) 37 • Số lượng 01 01 01 01 01 350 X III Tài liệu lưu trữ hành - Tổng số phông - Tổng số mét giá tài liệu( lập thành hồ sơ) IV Trang thiết bị, kho bảo quản dựng cho lưu trữ quan ( tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo) Diện tích kho lưu trữ hành Giá bảo quản tài liệu Máy vi tínnh • • Người lập biểu ( Ký, họ tên ) Phông m2 01( chỉnh lý lại vào năm 2011) 45 m2 Chiếc Chiếc 45m2 15 01 Ngày tháng 12 năm 2015 Giám đốc Hà Văn Huề Nguyễn Thị Loan 38 Phụ lục số 03: Sổ đăng ký vào kho lưu trữ hành S TT Ngày tháng 25/5/2014 28/6/2014 Họ tên Đơn vị công tác Ký Lý nhận Nguyễn Thị Loan Phòng HC-TC-QT Vào lấy tài liệu Nguyễn Thị Ngần Kiểm tra vệ Phòng HC-TC-QT Nguyễn Thị Loan sinh Phụ lục 04: Mẫu sổ mượn tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I S Họ tên ST người T sử dụng Sơn 2 gian đọc (mượn) đua khen thưởng 1120 Trung tâm Lưu trữ quốc gia I năm 2012 Tập lưu Quyết định Nguyễn Thị Ngần S Nội dung tài liệu Thời Cục Văn thư 1105 Lưu trữ Nhà nước 02/8/201 15/8/20 13 10/8/201 20/8/20 13 gửi đến năm 2012 Hồ sơ cơng tác Nguyễn Văn Qn Phòng cháy chữa cháy Trung tâm Lưu trữ quốc gia I năm 2010 39 Ký gian trả nhận Hồ sơ công tác thi Tạ Thị Thanh HHS Lsố Thời 05/3/201 05/4/20 14 G Ghi ... tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan,... 1.3.5.2 Thống kê tài liệu lưu trữ (1) Đối tượng thống kê (2) Công cụ thống kê 1.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ trình áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm đảm bảo an... công tác lưu trữ, lắp đặt hệ thống phòng chống cháy nổ áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo tiêu chuẩn quy định khoa học lưu trữ[2.tr253] 1.3.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Các