CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ AN LẠC

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ 3 An Lạc 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ An Lạc. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức: 4 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của Bộ phận lưu trữ Công ty TNHH Dịch vụ An Lạc. 5 1.2.1 Tổ chức 5 1.2.2 Chức năng 5 1.2.3 Nhiệm vụ 5 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 6 Chương 2: Thực trạng công tác Lưu trữ của Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Dịch vụ An Lạc 7 2.1 Hoạt động quản lý 7 2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản về công tác lưu trữ. 7 2.1.2 Tình hình ứng dụng thành tựu Khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ. 8 2.1.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ 9 2.1.4 Xử lý vi phạm quy chế lưu trữ. 9 2.1.4.1 Các hành vi bị cấm 9 2.1.4.2 Hình thức xử lý 9 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 13 2.2.2 Tình hình thu thập và bổ sung tài liệu 14 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu. 18 2.2.4 Công tác chỉnh lý, phân loại tài liệu lưu trữ. 20 2.2.5 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 25 2.2.6 Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 26 2.2.7 Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ. 28 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và dịch vụ An Lạc 31 3.1 Công việc đã làm và kết quả đạt được 31 3.1.1. Phân loại tài liệu của phòng Tài chính - Kế toán bao gồm: 31 3.1.2. Phân loại tài liệu Phòng Tài chính - Kế toán 32 3.2 Một số khuyến nghị 35 3.2.1 Đối với Công ty An Lạc 35 3.3.2 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 36 C. PHẦN KẾT LUẬN 37 D. PHỤ LỤC 38  

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ AN LẠC Cán hướng dẫn : Nguyễn Thị Hải Sinh viên thực : Vương Thị Bảo Ngọc MSSV : 1407 LTHA 025 Lớp : Đại học Lưu trữ liên thông K14A Hà Nội, tháng 02 năm 2017 MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ .3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức: 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Bộ phận lưu trữ Công ty TNHH Dịch vụ An Lạc 1.2.1 Tổ chức 1.2.2 Chức 1.2.3 Nhiệm vụ 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Chương 2: Thực trạng công tác Lưu trữ Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng ban hành văn công tác lưu trữ .7 2.1.2 Tình hình ứng dụng thành tựu Khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ 2.1.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác lưu trữ 2.1.4 Xử lý vi phạm quy chế lưu trữ 2.1.4.1 Các hành vi bị cấm .9 2.1.4.2 Hình thức xử lý .9 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 13 2.2.2 Tình hình thu thập bổ sung tài liệu 14 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 18 2.2.4 Công tác chỉnh lý, phân loại tài liệu lưu trữ 20 2.2.5 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 25 2.2.6 Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .26 2.2.7 Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ 28 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Công ty TNHH Đầu tư Thương mại dịch vụ An Lạc 31 3.1 Công việc làm kết đạt 31 3.1.1 Phân loại tài liệu phòng Tài - Kế tốn bao gồm: 31 3.1.2 Phân loại tài liệu Phòng Tài - Kế toán 32 3.2 Một số khuyến nghị 35 3.2.1 Đối với Công ty An Lạc 35 3.3.2 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội 36 C PHẦN KẾT LUẬN 37 D PHỤ LỤC 38 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TT Viết tắt HĐQT Công ty An Lạc An Lạc Tên chưa viết tắt Hội đồng quản trị Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc A PHẦN MỞ ĐẦU Nhằm thực theo chương trình đào tạo góp phần nâng cao kỹ thực tế cho sinh viên, Khoa Văn thư Lưu trữ tổ chức cho sinh viên năm cuối thực tập Trải qua thời gian thực tập giúp sinh viên có điều kiện tìm hiểu tình hình thực tế vế công tác lưu trữ tài liệu Công ty, vận dụng kiến thức học để thực hành số khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ tài liệu nhằm bước đầu tích lũy kinh nghiệm riêng cho thân rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc người cán lưu trữ Rèn luyện khả phát giải vấn đề mang tính thực tiễn Chính em đăng ký thực tập Bộ phận Văn thư Lưu trữ thuộc Phòng Hành - Nhân Cơng ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc Trải qua thời gian thực tập, em đưa báo cáo Báo cáo chia làm chương với nội dung sau: Chương 1: Khái quát Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc Chương 3: Kết thực thực tập chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ Bộ phận lưu trữ Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc Chương 4: Một số nhận xét kiến nghị công tác lưu trữ Bộ phận lưu trữ Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc Để hoàn thành báo cáo này, nỗ lực tự học hỏi thân em xin cảm ơn chân thành tới tất Cô, Chị làm việc Bộ phận lưu trữ Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc Thầy Cô giáo Khoa tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình thực tập Cơng ty Trải qua q trình học hỏi thực tập Công ty hạn chế kiến thức thực tế số nguyên nhân chủ quan khách quan khác nên báo cáo em khơng thể tránh số sai sót định Vì vậy, em mong nhận đạo góp ý Thầy, Cơ bạn để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng 02 năm 2017 Người viết báo cáo Vương Thị Bảo Ngọc B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc 1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc 1.1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp giấy Đăng ký doanh nghiệp ngày 05 tháng năm 2002 Tên giao dịch tiếng Việt: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc Tên giao dịch quốc tế: AN LAC CO.,LTD Trụ sở chính: số 62 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 043 3773 3380 - Fax: 043 3773 3380/13 Website: www.anlac.vn 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Chuyên sâu lĩnh vực: - Dịch vụ viễn thông đường trục; - Dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin; - Dịch vụ truyền thông; - Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng cơng trình viễn thơng cơng nghệ thông tin; - Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễn thông công nghệ thông tin; - Dịch vụ quảng cáo; - Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng; - Các ngành, nghề khác theo quy định pháp luật  Kinh doanh có lãi; bảo tồn phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư An Lạc vốn An Lạc đầu tư doanh nghiệp khác; hoàn thành nhiệm vụ khác chủ sở hữu giao;  Tối đa hố hiệu động Cơng ty  Là Cơng ty thành viên có trình độ cơng nghệ, quản lý đại chun mơn hố cao; kinh doanh đa ngành, viễn thông công nghệ thông tin ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ sản xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có tham gia nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để trở thành đơn vị độc lập lớn mạnh xây dựng hệ thống lớn mạnh 1.1.3 Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc bao gồm: máy quản lý, điều hành phòng chức năng, Cơng ty thành viên Bộ máy quản lý Công ty bao gồm: Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Kế tốn trưởng máy giúp việc - Hội đồng quản trị Công ty : đại diện trực tiếp chủ sở hữu có thành viên gồm Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị Nhiệm kỳ thành viên Hội đồng thành viên không 05 năm Các Thành viên Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm điều hành lĩnh vực khác chau chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội đồng quản trị hoạt Cơng ty An Lạc - Ban kiểm sốt: thành viên Ban kiểm soát Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có 02 người Ban kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tính hợp pháp trung thực quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; báo cáo Hội đồng thành viên định kỳ hàng tháng, quý, năm theo vụ việc kết kiểm tra, giám sát Ban kiểm sốt chịu trách nhiệm trước trước Chủ tịch hội đồng quản trị trước pháp luật - Tổng Giám đốc: người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày An Lạc, điều hành kế hoạch phối hợp kinh doanh theo mục tiêu, kế hoạch phù hợp với Điều lệ An Lạc nghị quyết, định Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị trước pháp luật việc thực quyền nhiệm vụ giao - Các Phó Tổng Giám đốc Kế toán trưởng giúp việc cho Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trị bổ nhiệm theo đề nghị Tổng Giám đốc - Các phận giúp việc: Phòng Hành - Nhân sự, Phòng Pháp chế; Phòng Tài - Kế tốn, phòng Kinh tế - Kế hoạch, phòng Kỹ thuật - Cơng nghệ; phòng Kinh doanh; Ban Quản lý Dự án 1, Ban Quản lý dự án 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Bộ phận lưu trữ Công ty TNHH Dịch vụ An Lạc 1.2.1 Tổ chức Do cấu tổ chức Cơng ty có quy mơ vừa làm việc chế độ tập trung nên phận Lưu trữ khơng có phòng chức riêng mà thuộc phận Văn thư Lưu trữ phòng Hành - Nhân Trong thời gian đầu Công ty hoạt động, cấu tổ chức chưa ổn định, Văn thư kiêm nhiệm việc lưu trữ tài liệu Đến năm 2005, cấu tổ chức An Lạc vào hoạt động ổn định, nề nếp đồng thời khối tài liệu sinh Dự án lớn đòi hỏi phải thành lập phận lưu trữ riêng Do Bộ phận lưu trữ đời, thuộc phòng Hành - Nhân sự, 1.2.2 Chức Bộ phận Văn thư - Lưu trữ có chức tham mưu công tác lưu trữ Công ty tổ chức lưu trữ tài liệu 1.2.3 Nhiệm vụ - Căn quy định Nhà nước, Công ty xây dựng đạo thực kế hoạch phát triển công tác lưu trữ chung Công ty; - Căn quy định pháp luật văn quản lý, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định Nhà nước, Công công tác lưu trữ Công ty - Nghiên cứu thời hạn bảo quản tài liệu phát sinh chưa có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ - Tiếp nhận, chỉnh lý, xếp tài liệu lưu trữ Công ty theo quy định; - Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Công ty; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi Công ty; - Thực chế độ thống kê, báo cáo định kỳ công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ - Triển khai ứng dụng tiến khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ; - Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ; - Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị, dự trù kinh phí phục vụ hoạt động lưu trữ 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Hiện nay, phận lưu trữ Cơng ty có người kiêm nhiệm, ngồi có hỗ trợ phận Văn thư người kiêm nhiệm vụ lưu trữ tài liệu Ba cán nữ, có độ tuổi từ 27-28, 43 tuổi, có trình độ chun mơn cấp Cao đẳng Đại học quy, có chun mơn nghề 5-6, 20 năm cơng tác có kiến thức thực tế nhiều kinh nghiệm Cả cán tốt nghiệp khoa Văn thư Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ - sở đào tạo hàng đầu nước công tác lưu trữ Do đào tạo với nhiều năm kinh nghiệm thực tế nên cán lưu trữ công ty làm việc tốt khả mình, số lượng cán khơng nhiều công tác bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phòng kho lưu trữ công ty làm tốt đáp ứng yêu cầu cán chun mơn có nhu cầu khai thác sử dụng Do có độ tuổi khác trình độ, kinh nghiệm khác cán lưu trữ nên phòng lưu trữ ln có phân chia công việc cách khoa học để phát huy hết khả thích hợp người Cán nữ trẻ có trình độ tin học tốt nhất, có khả thích ứng cơng nghệ thơng tin tốt bên cạnh cơng việc văn thư ln có nhiệm vụ làm số hóa tài liệu máy tính, hai cán nữ lại có kinh nghiệm thực tế với tài liệu, có tính tỷ mỉ, cẩn thận nên ln ý làm công việc chỉnh lý xếp tài liệu Bên cạnh phân công riêng cán ln có phối hợp với công việc để quán xuyến tốt cơng việc phòng kho lưu trữ để đưa tới hiểu công tác khai thác sử dụng tài liệu tài liệu chia theo tỉnh, theo xác định nhóm tài liệu 64 nhóm lớn tương ứng với 63 tỉnh 01 nhóm tập hợp cơng trình xun quốc gia Tiếp theo, nhóm lớn lại phân chia đặc trưng lĩnh vực thành nhóm nhỏ hơn, theo nhóm lại chia thành 06 nhóm nhỏ tương ứng với lĩnh vực hoạt động lớn Công ty (Mạng cáp; mạng viba, cột anten; nhà, trạm thầu) Sau đó, lĩnh vực lại tiếp tục chia lĩnh vực nhỏ ví dụ nhà, trạm gồm nhà bưu cục, Nhà điều hành, trạm biến áp Mỗi lĩnh vực nhỏ tiếp tục chia tới nhóm nhỏ cơng trình Tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành hoạt động Công ty An Lạc chủ yếu tài liệu xây dựng tài liệu nghiên cứu khoa học Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học đề tài nghiên cứu tương ứng với đơn vị bảo quản Ví dụ: Dự án phổ cập internet cáp quang năm 2014 Đối với tài liệu xây dựng cơng trình vị bảo quản Ví dụ: Cơng trình: Trụ sở làm việc lắp đặt thiết bị công ty viễn thông tỉnh Hà Tây năm 2007 Bởi tài liệu cơng trình thường có khối lượng lớn theo quy trình cơng trình lại phân chia thành giai đoạn: thiết kế, thi công tốn cơng trình Đối với cơng trình lớn nhiều hạng mục phân chia thành hạng mục, phần nhỏ nhằm tổ chức khoa học tài liệu dễ tra tìm tài liệu Tài liệu khoa học kỹ thuật loại hình tài liệu khó để thu thập lưu trữ hồn chỉnh, với phương án phù hợp với thực tiễn hoạt động Công ty góp phần thu thập tài liệu đầy đủ theo cơng trình Phương án giúp cho tài liệu phản ánh, đầy đủ trọn vẹn cơng trình, tài liệu khơng bị phân tán, xé lẻ phục vụ khai thác sử dụng có hiệu đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ Qua trình khảo sát thấy Cơng ty An Lạc vận dụng phương án phân loại cách linh hoạt phù hợp với đặc thù hoạt động Công ty Trên thực tế phương án vận dụng tốt tài liệu Cơng ty đuợc tổ 24 chức cách khoa học dễ tra tìm, đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ Tuy nhiên, Cơng ty chưa có quy định cụ thể công tác phân loại tài liệu lưu trữ, tài liệu hình thành hoạt động Công ty, tài liệu khoa học kỹ thuật đa dạng phức tạp với đặc thù riêng, Cơng ty không đưa phương án thống xây dựng khung phân loại thơng tin cán lưu trữ gặp lúng túng cơng tác đồng thời việc thực công ty thành viên Công ty không thống nhất, làm giảm hiệu công tác lưu trữ 2.2.5 Thớng kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ cơng cụ tra tìm tài liệu thông tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ hành Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu kho lưu trữ, dẫn địa tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu cách nhanh chóng, xác tập hợp tài liệu theo yêu cầu họ Cũng giống kho lưu trữ khác, cơng cụ tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng Kho lưu trữ, đặc biệt phục vụ công tác khai thác, sử dụng tài liệu Công cụ tra cứu giúp cho cán quan tra tìm tài liệu cách nhanh chóng, xác theo u cầu Ngồi ra, có loại cơng cụ tra cứu giới thiệu tóm tắt tồn thành phần nội dung phông lưu trữ, cung cấp thông tin ngắn gọn tới người nghiên cứu Do đó, thơng qua hệ thống cơng cụ tra cứu này, cán chưa cần tiếp cận với hồ sơ tài liệu nắm thông tin cần thiết nội dung thành phần tài liệu Điều tiết kiệm thời gian cho người nghiên cứu người phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu Hơn nữa, cơng cụ tra cứu tóm tắt thông tin cần thiết hồ sơ tài liệu, khối tài liệu, phơng lưu trữ tồn kho lưu trữ, có tác dụng quan trọng việc quản lý thống kê số lượng, thành phần tài liệu làm sở cho việc xây dựng kế hoạch quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ, tránh mát tài liệu Hiện có nhiều loại công cụ tra cứu khác mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu, sách dẫn phông,… nhiên qua khảo sát cho thấy Công ty An Lạc dùng mục lục hồ sơ làm cơng cụ tra tìm tài liệu chủ yếu 25 Mục lục hồ sơ bảng thống kê có hệ thống tồn tiêu đề hồ sơ phông, kho lưu trữ khối tài liệu dung để quản lý tra tìm tài liệu cách nhanh chóng Như vậy, mục lục hồ sơ vừa cơng cụ tra tìm tài liệu cách dễ dàng, đơn giản đồng thời cơng cụ dùng để thống kê tài liệu phòng, kho lưu trữ Hiện nay, tài liệu khoa học kỹ thuật kho lưu trữ Công ty chỉnh lý cố định giá Chính vậy, mục lục hồ sơ tài liệu khoa học kỹ thuật hồn thiện Tài liệu hành Cơng ty chia làm 02 loại mục lục: Mục lục hồ sơ cơng việc Phòng Ban chức mục lục tài liệu Hội đồng Quản trị sau đợt chỉnh lý Theo Tiêu chuẩn mục lục hồ sơ ban hành kèm theo Quyết định 72QĐ/KHKT ngày 02/8/1997 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước, cấu tạo mục lục hồ sơ bao gồm phần: tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng kê hồ sơ, bảng dẫn, phần kết thúc Tuy nhiên thực tế, mục lục hồ sơ Lưu trữ Cơng ty ban hành chưa có đầy đủ phần vậy, cấu tạo thiếu số phần lời nới đầu, bảng chữ viết tắt, phần kết thúc,… Trong mục lục hồ sơ Công ty, phần bảng kê cấu tạo đầy đủ phần theo Tiêu chuẩn Nhà nước Đây phần quan trọng chủ yếu thể nội dung mục lục hồ sơ Phần chia thành nhiều chương, mục theo nọi dung tài liệu phương án phân loại Mỗi chương, mục mục lục hồ sơ thường thể tên tài liệu nhóm lớn, nhóm nhỏ tài liệu theo phương án phân loại Các cột, mục được thể đầy đủ thông tin tạo điều kiện thuận lợi cho người nghiên cứu tra tìm thơng tin nhanh chóng Ngồi ra, bên cạnh hệ thống hồ sơ công việc, Lưu trữ Công ty có hệ thống tập lưu văn rời lẻ phục vụ cho mục đích tra tìm thường xuyên công ty Do Công ty An Lạc đơn vị kinh tế đầu tư thương mại có nhiều dự án đầu tư, hồ sơ thầu, đề tài nghiên cứu khoa học, hồ sơ tài kế tốn… 2.2.6 Tình hình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghiệp vụ 26 công tác lưu trữ nhằm cung cấp thơng tin cần thiết có tài liệu lưu trữ, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lợi ích đáng công dân Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nghiệp vụ quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ Số lượng tài liệu An Lạc lớn, thông tin phản ánh tài liệu lại phong phú, nhu cầu khai thác đa dạng, phức tạp,… không tổ chức chặt chẽ gây khó khăn cho người khai thác Vì vậy, cơng tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu thực tốt đáp ứng yêu cầu công ty, nâng cao vị trí cơng tác lưu trữ - Thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ B1: Các đơn vị, cá nhân muốn khai thác sử dụng tài liệu mục đích phục vụ cơng việc phải có giấy đề nghị cung cấp, sử dụng tài liệu theo mẫu ban hành Ghi rõ loại tài liệu, mục đích, hình thức sử dụng B2: Xác nhận Trưởng phòng, Ban, Đơn vị B3: Chuyển cho Trưởng Phòng Hành - Nhân xác nhận B4: Nếu Phòng HCNS đồng ý chuyển cho phận lưu trữ để xử lý Đối với tài liệu mậ phải Tổng Giám đốc phê duyệt cung cấp sử dụng - Đối tượng khai thác Cán nhân viên thực nhiệm vụ giao Các đối tác, liên danh Giám đốc phê duyệt cho phép sử dụng tài liêu Tình hình khai thác sử dụng tài liệu Các đối tượng khai tác, sử dụng tài liệu chủ yếu qua hình thức khai thác như: lục, trích sao, y chín, photo copy, mượn tài liệu có thời hạn, khai thác chỗ Hiện hình thức khai thác chưa phong phú, thiếu hình thức khai thác mang tính chủ động, chủ yếu cán muốn khai thác tài liệu tìm đến kho lưu trữ Trên thực tế, nhiều cán chuyên môn muốn mượn tài 27 liệu cần gọi điện cán lưu trữ đem xuống cho cán Điều không với thủ tục khai thác sử dụng tài liệu Công ty quy định đồng thời làm tăng lượng công việc cho cán lưu trữ 2.2.7 Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng hệ thống biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo điều kiện tốt để đảm bảo an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Cơng tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa quan trọng Muốn gìn giữ tài liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích quan, xã hội cần có biện pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi phá hoại tự nhiên người gây Nếu biện pháp bảo vệ tài liệu dễ bị hư hỏng, mát thông tin mật tài liệu khơng bảo vệ an tồn gây tổn thất cho quan, cho xã hội a Quy định An Lạc bảo quản tài liệu Nhận biết tầm quan trọng việc bảo quản tài liệu lưu trữ việc giữ gìn thơng tin tài liệu mật hình thành trình hoạt động Công ty, Công ty An Lạc ban hành văn quy định việc quản tài liệu lưu trữ quy định việc bảo quản giữ gìn bí mật thơng tin tài liệu mật - Quy chế Bảo vệ bí mật Công ty ban hành kèm theo Quyết định số 473/QĐ- HĐQT ngày 15/10/2002 việc bổ sung thêm quy chế bảo vệ bí mật để gửi đến Hành chính, đơn vị thành viên phòng ban chức năng; - Quy chế tổ chức hoạt động văn thư, lưu trữ Công ty ban hành ban hành theo Quyết định số 201 /QĐ- HĐQT, ngày 25 tháng 11 năm 2011 Hội đồng quản trị Quy chế quy định rõ: “Tài liệu lưu trữ phải bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ; thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng loại hình tài liệu; tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng; định kỳ đột xuất kiểm tra tình trạng tài liệu 28 đơn vị quản lý” b Tình hình bảo quản tài liệu An Lạc + Về kho tàng Hiện nay, Cơng ty có hai kho tài liệu lưu trữ, tổng diện tích 150m đáp ứng khối lượng tài liệu lưu trữ kho + Về trang thiết bị Ngoài trang thiết bị bảo quản tài liệu bố trí để phục vụ cho công tác lưu trữ đầy đủ: Máy tính 01 cái, máy in & photo 01 cái, điều hòa nhiệt độ 02 cái, quạt thơng gió, bóng đèn, máy hút ẩm 02 cái, bàn làm việc; giá quản, két sắt, giá sắt để tài liệu, loại tủ sắt để tài liệu Các trang thiết bị đại, đáp ứng yêu cầu điều kiện bảo quản tài liệu Ngoài thiết bị kể phòng kho lưu trữ trang bị hệ thống cứu hỏa tự động, báo khói tự động…Hệ thống giá sắt không gỉ kho trang bị đầy đủ gồm loại giá tầng linh hoạt để tài liệu lưu trữ kê kín kho 20 giá tận dụng hốc + Về chế độ bảo quản Tài liệu đem vào bảo quản kẹp bìa hồ sơ, hồ sơ xếp thứ tự cặp dây đóng hộp cẩn thận Bìa, cặp, hộp đựng tài liệu lưu trữ trang bị đầy đủ đồng theo tiêu chuẩn Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, đảm bảo điều kiện cho việc lưu giữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, thuận tiện khai thác sử dụng Tài liệu để cặp hộp xếp ngắn, theo trật tự hệ thống giá thép chống gỉ Bên cạnh có q nhiều tài liệu mà diện tích phòng kho có hạn nên số hộp tài liệu phải đặt xuống nhà Điều làm hư hại tài liệu ẩm mốc, bị côn trùng phá hoại Trong tài liệu cũ xuất ba gây nguy hại cho tài liệu + Về biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ Để phòng chống nấm, mốc, côn trùng, kho lưu trữ dùng máy hút ẩm điều chỉnh nhiệt độ độ ẩm kho Công tác kiểm tra, vệ sinh kho tàng tài liệu lưu trữ thực thường 29 xuyên theo tháng, quý Thực biện pháp phòng, chống cháy nổ, phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho lưu trữ Hệ thống đường dây điện chạy ngầm tường cẩn thận; hệ thống đèn huỳnh quang có aptômat tự ngắt chạy tải tránh nổ cầu chì chạy q tải + Bảo quản thơng tin tài liệu tài liệu mật Mọi bí mật Công ty phải giữ, bảo quản nghiêm ngặt, không cho người khác xem, không tự nhiên mang khỏi Công ty, đơn vị mang nhà Trường hợp cán phải mang tài liệu mật công tác, mang nơi nhà riêng, phải có đồng ý Tổng Giám đốc, đơn vị, phải đăng ký với người làm công tác bảo mật phải đảm bảo tuyệt đối an toàn đường đi, nơi ở, nhà riêng không để người khác xem Những tài liệu, thơng tin có độ “TUYỆT MẬT”, “TỐI MẬT” tiến hành cất giữ riêng vào két sắt có mã bảo mật.Thực tế việc đảm bảo bí mật thơng tin thực nghiêm ngặt chặt chẽ Người nghiên cứu muốn khai thác thông tin tài liệu phải cho phép theo thủ tục định, thơng tin tài liệu ln bảo quản an tồn 30 Chương 3: Báo cáo kết thực tập Công ty TNHH Đầu tư Thương mại dịch vụ An Lạc 3.1 Công việc làm kết đạt được Khi thực tập Bộ phận lưu trữ Công ty tơi Hải - Cán lưu trữ làm việc tài Phòng giúp đỡ dạy bảo nhiều Tôi tạo điều kiện thực tập với nhiều nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu, phục vụ tra tìm tài liệu, xếp bổ sung tài liệu, lên mục lục hồ sơ Tuy nhiên tơi kể đến hai cơng việc mà chúng tơi thực hành sau Chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý tài liệu: Tài liệu mà tiến hành chỉnh lý khối tài liệu Phòng Tài - Kế tốn Chức năng: Là phòng chun mơn, nghiệp vụ có chức tham mưu, giúp Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc quản lý, điều hành toàn cơng tác kế tốn tồn Cơng ty Nhiệm vụ: Tổ chức cơng tác kế tốn tồn Cơng ty phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Cơng ty theo Pháp lệnh kế tốn quy chế Công ty; Tổng hợp số liệu hoạt động kinh tế tài để: phản ánh tình hình ln chuyển, tài sản, vật tư, tiền vốn Công ty; Phân tích hiệu sản xuất kinh doanh theo định kỳ; Thống kê số liệu hoạt động Công ty; Cung cấp số liệu, tài liệu kế tốn thống kê tài phục vụ cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế phục vụ công tác lập theo dõi thực kế hoạch Cơng ty; Có quyền yêu cầu đơn vị cung cấp đầy đủ kịp thời tài liệu có liệu quan đến cơng tác kế tốn, thống kê, tài có quyền từ chối chưa cấp kinh phí hồ sơ khơng đủ khơng xác Quyền hạn: tìm nguồn vốn, phân bổ nguồn vốn cho đơn vị trực thuộc Cơng ty; nghiệm thu tốn cơng trình xây dựng bản; Kiểm tốn kiểm tra cơng tác tài kế tốn 3.1.1 Phân loại tài liệu phòng Tài - Kế tốn bao gồm: Tài liệu hành tài liệu Kĩ thuật cơng nghệ Tài liệu hành chính: Chiếm số lượng ít, chủ yếu tờ trình, cơng văn 31 phòng ban gửi lên HĐQT, Tổng Giám đốc xin ý kiến cấp tiền, lý, điều chuyển tài sản Quyết định cảu yếu định duyệt dự án đầu tư xây dựng cơng trình xây dựng tài liệu trao đổi công việc khác Tài liệu khoa học kỹ thuật: chiếm khối lượng lớn tài liệu thẩm định kết đấu thầu, mua sắm vật tư, thiết bị, hợp đồng kinh tế dự án, hồ sơ xây dựng mạng cáp, anten Các tài liệu khoa học gửi xin cấp chờ phê duyệt cấp tiền cho dự án 3.1.2 Phân loại tài liệu Phòng Tài - Kế tốn  Khảo sát tài liệu Phòng Tài - Kế toán  Thời gian tài liệu : Tài liệu chỉnh lý Phòng Tài - Kế tốn sản sinh vào khoảng thời gian từ năm 2011 - 2012  Khối lượng: gần 20 bó tài liệu  Nội dung: chủ yếu hồ sơ cấp tiền hồ sơ tốn cơng trình, lý điều chuyển tài sản  Phân loại tài liệu Phòng Tài - Kế tốn: theo phương án phân loại Địa dư - lĩnh vực - cơng trình Cơng việc phân loại tiến hành qua bước Bước 1: Phân loại tài liệu thành nhóm nhỏ với tiêu chí địa dư tài liệu Được chia theo tỉnh thành khác nhau, bên cạnh chủ đầu tư tên tỉnh có chủ đầu tư tên công ty, bệnh viện, trường học Với trường hợp ta đề riêng khối tài liệu chủ đầu tư thành đống riêng biệt ghi sơ mi tên công ty bên ngồi đồng đề phân biệt Bước 2: Sau tài liệu chia thành nhiều đống theo chủ đầu tư, tỉnh thành đống tài liệu tỉnh thành tiếp tục chia nhỏ theo lĩnh vực lớn dựa vào việc đọc nội dung tài liệu Sau nghiên cứu nội dung khối tài liệu tỉnh định phân chia khối tài liệu tỉnh theo ba vấn đề lớn vấn đề cấp tiền - tài sản - toán Sau phân chia theo lĩnh vực nêu chúng tơi lại viết sơ mi cho đống tài liệu theo lĩnh vực khối tài liệu tỉnh 32 Ví dụ: Tài liệu việc điều chuyển tài sản dự án VNN Nghệ An cho VNN cho Quảng Ngãi Do khối tài liệu nên tỉnh khơng có nhiều tài liệu lắm, sau phân chia xong đống tài liệu tỉnh có ghi tên tỉnh để tránh nhầm lẫn Sau chia xong gép tài liệu vấn đề tỉnh có vần chữ vào để chuẩn bị lập hồ sơ Ví dụ: Tồn tài liệu vấn đề cấp tiền tỉnh có chữ đầu vần B gồm tỉnh Bình Định, Bình Phước, Bà Rịa - Vũng Tàu tập hợp lại gần người lập hồ sơ Điều tránh cho việc thất lạc dễ dàng đánh số thức làm mục lục tra cứu tài liệu Lập hồ sơ: Tài liệu sau phân loại cần phải tiến hành lập hồ sơ việc đưa tài liệu vấn đề (cùng dự án) sau đưa hồ sơ vào bảo quản phòng, kho lưu trữ Khi lập hồ sơ, ghi lại tiêu đề hồ sơ viết lần phiếu tin có đánh số tạm thời hồ sơ, đồng thời kẹp sơ mi có đánh số tạm thời hồ sơ vào tài liệu cho số kẹp tài liệu phải trùng với số tạm thời phiếu tin để thuận lợi cho việc rút tài liệu sau Nếu hồ sơ mà dày quá, kích thước hộp tài liệu phải tiến hành tách hồ sơ, tách hồ sơ hồ sơ tách chung số có thêm vần chữ kèm số ghi tập tập n hồ sơ tách Trong khối tài liệu phòng Kế tốn - Tài chủ yếu tài liệu xin cấp tiền cho cơng trình tài liệu tốn cơng trình, điều chuyển tài sản Ví dụ: Hồ sơ cấp tiền từ lần tới lần cho cơng trình Xây dựng trạm anten tự đứng cao 49.5m tỉnh Cao Bằng MDA 11CB2012 Năm 2012 Trong hồ sơ gồm tài liệu sau:  Các tờ trình xin cấp tiền từ lần tới lần trình lãnh đạo Công ty  Các định việc cấp tiền lãnh đạo Cơng ty ký  Bản dự tốn kinh phí sử dụng tiền xây dựng dự án Sau viết phiếu tin tạm thời xong tiến hành xếp lại phiếu 33 tin, việc xếp phiếu tin tỉnh theo tầm quan trọng hồ sơ hồ sơ vấn đề ta xếp theo trình tự vần đề 3.Viết bìa hồ sơ: Sau hồ sơ với phiếu tin số thức xong mà khơng thấy thiếu tiến hành viết bìa hồ sơ Tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ yếu tố thơng tin như: tên cơng trình,chủ đầu tư, năm dự án, số hiệu cơng trình (nếu có) Ví dụ: Hồ sơ cấp tiền lần 11 cho cơng trình Nhà chăm sóc khách hàng Bưu điện tình Nghệ An.MDA:26NA2012 Năm 2012 Xác định giá trị: Đây khâu nghiệp vụ khó cơng tác lưu trữ nê tiến hành xác định cho trị tài liệu Phòng chúng tơi dựa vào bảng thời hạn bảo quản Tuy nhiên chủ yếu tài liêu chuyên ngành nên công việc bị hạn chế, tiến hành tập ngắn Chủ yếu thực loại bỏ văn trùng thừa nháp Hệ thớng hóa hồ sơ Sau hoàn thành việc lậ hồ sơ, thu hệ thống phiếu tin Phiếu tin thể tiêu đề hồ sơ, số hồ sơ tạm thời Từ hệ thống phiếu tin tiến hành hệ thống hóa hồ sơ theo phương án phân loại chi tiết xây dựng Cụ thể: Bước 1: Đưa hệ thống phiếu tin đơn vị hành cấp tỉnh, thành phố Bước 2: Đánh số cho nhóm phiếu tin theo thứ tự nhóm chung tỉnh theo thứ tự chữ A,B,C Bước 3: Hệ thống hóa nhóm phiếu tin theo vấn đề, cơng trình, hạng mục phân loại Cuối đánh số thức cho phiếu tin, mối phiếu tin tương đương hồ sơ Bước 4: Đánh số thức cho hồ sơ, bỏ sơ mi, rút tài liệu bỏ vào bìa, đóng hộp, xếp lên giá Trên hộp có dán nhãn đầy đủ Lập mục lục hồ sơ Sau hoàn tất thao tác trình bày trên, tiến hành lập mục lục hồ sơ cho hồ sơ lập đăng ký mục lục hồ sơ máy tính 34 Tổng kết: Cùng với việc thực khảo sát thực trạng công tác lưu trữ Công ty, tiến hành chỉnh lý phần khối tài liệu Phòng Tài chính- Kế tốn Dưới hướng dẫn cán lưu trữ cố thực kâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ với kết tốt Tơi chỉnh lý 2m gía tài liệu, tương ứng với 80 hồ sơ, xếp lên giá Kết thực công việc phận Văn thư - Lưu trữ Chỉnh lý tài liệu: Tơi chỉnh lý 2m gía tài liệu, tương ứng với 80 hồ sơ, xếp lên giá Số hồ sơ chỉnh lý hoàn chỉnh đưa khai thác sử dụng Mục lục số hồ sơ lập hệ thống máy tính phòng  Lên mục lục hồ sơ: lên mục lục hồ sơ cho khoảng 20 hồ sơ tập công văn Công ty 80 hồ sơ Phòng Tài - Kế tốn  Biên mục hồ sơ : Nhóm chúng tơi biên mục cho khoảng 20 hồ sơ công văn Công giai đoạn 2011 - 2012  Sắp xếp công văn lưu: Sắp xếp tập công văn lưu Công ty giai đoạn 2015 - 2016  Các công việc khác: Ngồi cơng việc nêu chúng tơi tham gia số cơng việc khác như: dán bìa hộp hồ sơ, vận chuyển xếp tài liệu kho lưu trữ, giúp cán tới tra tìm, khai thác tài liệu kho Đây công việc thường xuyên diễn công tác lưu trữ, hội quý báu để cọ sát thực tế học hỏi kinh nghiệm từ người trước 3.2 Một số khuyến nghị 3.2.1 Đối với Công ty An Lạc Tài liệu lưu trữ ngày khẳng định vai trò hoạt động quản lý Cơng ty Do để đẩy mạnh công tác lưu trữ cần làm tốt nữa, phục vụ lâu dài cho lợi ích kinh tế Cơng ty Để thực điều đó, cần khắc phục số tồn sau: - Nâng cao nhận thức Lãnh đạo cán bộ, nhân viên công ty tầm quan trọng cơng tác lưu trữ 35 - Hồn thiện hệ thống văn quy định công tác lưu trữ - Nâng cao chất lượng công tác văn thư - Chế độ đãi ngộ cán lưu trữ - Nâng cao chất lượng cán làm công tác lưu trữ - Đầu tư sở hạ tầng, sở vật chất kho lưu trữ - Về nghiệp vụ: cần có biện pháp cứng rắn, nghiêm túc để đơn đốc cá Phòng, Ban thực khâu nghiệp vụ cách nghiêm túc quy trình, phần việc kế hoạch tháng, năm Đưa hệ thống công nghệ thông tin vào nghiệp vụ lưu trữ theo hiệu Công ty “Công nghệ thông tin động lực động lực” 3.3.2 Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đi thực tập nội dung quan trọng chương trình học sinh viên Tuy nhiên việc thực tập với thời gian ngắn sinh viên vừa qua khiến chúng em khó bố trí cơng việc cách thức thực tập đồng thời hoàn thành chương trình học tập vất vả cho sinh viên Đề nghị nhà trường có kế hoạch đào tạo cụ thể theo lộ trình để khóa học hồn chỉnh hơn, nâng cao uy tín cho Nhà trường nghiệp giáo dục, đào tạo 36 C PHẦN KẾT LUẬN Kết thúc thời gian gần tháng thực tập công tác lưu trữ Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc tơi có dịp cọ sát với thực tế cơng việc, có điều kiện để nhận ra, so sánh khác lý thuyết thực tế Cũng q trình thực tập chúng tơi có điều kiện tiếp xúc cơng việc thực tế để từ tích lũy kiến thức thực tế kinh nghiệm nghành nghề Từ giúp chúng tơi thay đổi thái độ làm việc nghiêm túc mắt nhìn nghành nghề cách đắn lạc quan Kết trình thực tập thể đầy đủ báo cáo này, chưa mô tả hết chi tiết tất công việc mà thực hành thực tế công tác lưu trữ tài liệu phận lưu trữ Công ty Do thời gian thực tập khơng nhiều trình độ thân nhiều hạn chế nên báo cáo thực tập tơi khơng tránh thiếu sót Tuy nhiên, giúp đỡ lãnh đạo, chuyên viên Bộ phận Văn thư - Lưu trữ Công ty An Lạc hoàn thành đợt thực tập báo cáo Qua xin gửi lời cảm ơn chân thành lãnh đạo, cô Nguyễn Thị Hải - cán lưu trữ Cơng ty tận tình giúp đỡ, bảo tơi suốt q trình thực tập vừa qua Xin chân thành cảm ơn ! 37 D PHỤ LỤC 38 ... hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng 02 năm 2017 Người viết báo cáo Vương Thị Bảo Ngọc B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ An Lạc 1.1... liệu sở Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ Công ty Việc xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo yêu cầu sau: Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn Xác định tài liệu cần bảo quản có thời hạn... ty - Nghiên cứu thời hạn bảo quản tài liệu phát sinh chưa có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ - Tiếp nhận, chỉnh lý, xếp tài liệu lưu trữ Cơng ty theo quy định; - Bảo quản an tồn tài liệu