Một số biện pháp nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị tại trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Một số biện pháp nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị tại trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam

mục lục Lời nói đầu Chơng một: sở lý luận quản trị ứng dụng CNTT quản trị 1- Chức vai trò quản trị tổ chức kinh doanh 1.1.1: Khái niệm quản trị 1.1.2:Chức nhiệm vụ quản trị11 1.1.3: Vai trò quản trị 13 1.2: CNTT chức CNTT 14 1.2.1: Sự hình thành phát triển CNTT 16 1.2.2 : Các thành phần CNTT.16 1.2.3: Chức CNTT 16 1.3: Nội dung nhân tố ảnh hởng đến ứng dụng CNT quản trị 19 1.3.1: ứng dụng CNTT nội dung ứng dụng CNTT quản trị20 1.3.1.1:Thùc chÊt øng dơng CNTT……………………………………….20 1.3.12: Vai trß cđa CNTT quản trị 21 1.2.1.3: Nội dung hoạt động ứng dụng CNTT quản trị21 1.3.2: Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng CNTT quản trị .22 Chơng hai: Thực trạng ứng dụng CNTT TTHCTL Việt nam 24 2.1: Khái quát trìmh hình thành, phát triển, mô hình tổ chức kết hoạt động Trung tâm 24 2.1.1: Quá trình hình thành,phát triển phơng hớng kinh doanh 24 2.1.2: Một số đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ Trung tâm có liên quan đến việc ứng dụng CNTT quản trị 24 2.1.2.1: Đặc điểm trung tâm25 2.1.2.2: Chức năng, nhiệm vụ trung tâm 26 2.1.2.3: Mô hình tổ chức quản lý28 2.1.2.4: Kết hoạt động kinh doanh Trung tâm thời gian qua………………………………………………………………32 2.2: Thùc tr¹ng øng dơng CNTT t¹i TTHCTLViƯt Nam…………… 36 2.2.1: Thực trạng trang thiết bị CNTT TTHCTLVN 37 2.2.2: Tổ chức công tác CNTT TTHCTLVN 39 2.2.3: Thực trạng ứng dụng CNTT Trung tâm.40 2.3: Phân tích, đánh giá kết ứng dụng CNTT TTHCTL ViƯt Nam vµ nhËn ……………………………………………………………… 44 2.3.1: Thµnh tùu……………………………………………………………47 2.3.2.: Tồn nguyên nhân.48 2.3.3: Hiệu viƯc øng dơng ……………………………………………49 xÐt Ch¬ng ba: Mét sè biện pháp nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT TTHCTL ViƯt Nam ……………… 51 3.1: Ph¬ng híng…………………………………………………… 54 3.1.1: áp dụng số quy chế chặt chẽ công tác thông tin Trung tâm.54 3.1.2: Sử dụng phần mềm ứng dụng phù hợp .55 3.1.3: Khai thác vốn từ nguồn để đáp ứng nhu cầu trang thiết bị 55 3.1.4: Tạo đội ngũ cán có khả thích ứng ứng dụngCNTT.55 3.1.5:Tăng cờng sử dụng có hiệu trang thiết bị CNTT quản trị .56 3.2: Một số biện pháp nhằm ®Èy m¹nh viƯc øng dơng CNTT t¹i TTHCTLVN……………………………………………………… 56 3.2.1: Hoàn thiện công tác thông tin 57 3.2.2: Xây dựng phần mềm ứng dụng phù hợp với trung tâm 58 3.2.3: Đầu t trang thiết bị công nghệ vào khâu quan trọng 61 3.2.4: Nâng cao chất lợng đội ngũ quản lý 64 3.2.5;Trang bị lại hệ thống trang thiết bị phù hợp với phòng ban.67 3.3: Một số kiến nghị nhà nớc 69 3.3.1: Hoàn thiện công tác quản lý xuất, nhập phần mềm ứng dụng.70 3.3.2: Đào tạo chuyên gia CNTT.70 3.3: Đầu t trang thiết bị để xây dựng phần mềm ứng dụng 71 3.3.4: Quản lý mạng LAN, WAN chặt chẽ .71 Kết luận .73 Tài liệu tham khảo.74 Lời nói đầu Lịch sử loài ngời đà trải qua nhiều giai đoạn, giai đoạn gắn liền với xuất phát triển loại hình kỹ thuật đặc trng định phát triển xà hội loài ngời giai đoạn Thời kỳ đồ đá, đồ đồng phát triển cao thời kỳ trớc nhờ xuất phát triển công cụ đá, đồng Chính khả dễ chế tạo thành công loại công cụ khác tính hiệu đà làm cho chất lợng sống ngời đợc nâng cao Những kỷ sau đó, nhờ cách mạng công nghiệp mà mặt giới đà thay ®ỉi rÊt nhiỊu ThÕ kû XX ®· chøng kiÕn Bùng nổ thông tin đợc xem nh phần cách mạng công nghệ liên tục CNTT đà bớc vào ngành chiếm vị trí quan trọng Chính nhờ CNTT mà ngời đà đạt đợc thành tựu lớn khoa học tự nhiên xà hội Cùng với phát triển khoa học kĩ thuật chung nớc, hoạt động quản lý dần bớc đợc hoàn thiện đại hoá đáp ứng với yêu cầu ngày cao xà hội Chính điều khẳng định xà hội vận động phát triển không ngừng theo xu hớng toàn cầu hoá lĩnh vực nhằm giải phóng sức lao động làm phong phú thêm đời sống vật chất tinh thần ngời Điều đặt cho công tác quản lý lựa chọn phải cải tiến công tác quản trị Có thể nói gánh nặng cho hệ thống hành giúp việc cho nhà quản trị Chính lý mà có nhiều nhà quản trị đà nhìn nhận lực tiềm tàng hệ thống máy vi tính quản trị nhân điều hành sản xuất Thật vậy, việc áp dụng CNTT vào quản trị không phục vụ cho nhu cầu trớc mắt đơn mà phải thực móng khởi đầu cho phát triển tơng lai TTHCTLViệt Nam có chức thông qua việc tổ chức hội chợ để thông tin kinh tế kĩ thuật, tuyên truyền động viên giáo dục trị, t tởng, kích thích phát triển sản xuất thông qua hội chợ để giúp nhà sản xuất, doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm Để thông tin đến khách hàng đợc nhanh đòi hỏi trung tâm phải đợc trang bị hệ thống thiết bị đại mà tiêu biểu hệ thống máy vi tính Nhng để ứng dụng CNTT quản lý đạt đợc kết cao đòi hỏi nỗ lực học hỏi không ngừng cán nhân viên Trung tâm với việc đẩy mạnh đại hoá trang thiết bị Đó xu tất yếu đòi hỏi doanh nghiệp, quốc gia toàn giới phải theo Xuất phát từ thực tiễn Trung tâm, em đà mạnh dạn chọn đề tài Một số biện pháp nhằm ứng dụng CNTT công tác quản trị TT Hội chợ triển lÃm Việt Nam làm khóa luận tốt nghiệp Trọng tâm nghiên cứu khoá luận nhằm đề cập đến số biện pháp đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào quản lý để tạo hiệu công việc cao Chuyên đề gồm phần chính: Chơng một: Một số vấn đề lý luận quản trị ứng dụng CNTT quản trị Chơng hai: Thực trạng ứng dụng CNTT TT HCTLVN Chơng ba: Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác quản trị Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam Để hoàn thành đợc khoá luận này, nỗ lực cố gắng thân, em nhận đợc giúp đỡ nhiệt tình cô, anh chị quan nh nhà trờng thầy cô Song lợng kiến thức hạn chế, khối lợng công việc lớn nên chuyên để không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đợc ý kiến đóng góp thầy cô bạn để nội dung khoá luận em hoàn thiện nữa.Em xin chân thành cảm ơn cô chú, anh chị TTHCTL Việt Nam nh thầy PGS-TS Vũ Phán, cô ThS Vũ Thị Minh Hiền ®· gióp ®ì em thêi gian qua Ch¬ng mét Cơ sở lý luận quản trị ứng dụng CNTT quản trị 1.1- chức vai trò quản trị tổ chức kinh doanh 1.1.1- Khái niệm quản trị Trong thời đại ngày để thành công kinh doanh công ty, doanh nghiệp phải trọng công tác quản trị Nhng để quản trị đợc tốt phải hiểu quản trị phải quản trị Hiện thờng dùng từ quản lý quản trị, thực chất ta hiểu nh sau: Quản lý thuật ngữ đợc dùng kinh doanh Quản trị thuật ngữ đợc sử dụng nội bộ, đặt dới điều khiển cđa chđ doanh nghiƯp *Cã nhiỊu c¸ch hiĨu vỊ tht ngữ quản trị nh sau: - Có ngời cho quản trị hoạt động thực nhằm đảm bảo hoàn thành công việc thông qua nỗ lực ngời khác - Có ngời cho quản trị trình hay nhiều ngời thực nhằm phối hợp hoạt động nhiều ngời để đạt đợc kết mà ngời hành động riêng rẽ đạt đợc - Có ngời cho quản trị công tác phối hợp có hiệu hoạt động cộng kh¸c cïng chung mét tỉ chøc - Cã tác giả đơn giản cho quản trị có trách nhiệm Tóm lại ta hiểu định nghĩa quản trị nh sau: Quản trị trình làm việc với thông qua ngời khác để thực mục tiêu tổ chức môi trờng biến động * Thông qua định nghĩa cách hiểu trên, thấy đợc phải nghiên cứu quản trị? - Vì xà hội dựa vào định chế tổ chức chuyên môn hoá để cung cấp hàng hoá dịch vụ mà cần Những tổ chức đợc điều khiển đạo định hay nhiều cá nhân đợc định làm nhà quản trị Trong xà hội TBCN nhà quản trị ngời phân bổ nguồn tài nguyên xà hội cho mục tiêu khác thờng hay cạnh tranh Những nhà quản trị có quyền trách nhiệm tạo sản phẩm an toàn không an toàn, tìm kiếm hoà bình hay chiến tranh, xây dựng hay phá huỷ thành phố, làm hay ô nhiễm môi trờng Những nhà quản trị thiết lập điều kiện để đảm bảo cho cã viƯc lµm, cã thu nhËp, cã lèi sèng, có dịch vụ, đợc bảo vệ, đợc chăm sóc sức khoẻ có tri thức.Thật có tìm đợc ngời nhà quản trị không chịu tác động định nhà quản trị - Thêm vào đó, cá nhân không đợc đào tạo làm nhà quản trị thờng lại hay cơng vị quản trị Bất cá nhân nào, sớm hay muộn trở thành nhà quản trị , họ trở thành ngời quản lý gia đình - Cuối cùng, nhờ có quản trị mà nớc TBCN nh Nhật, Pháp, Mỹ đà thành công lĩnh vực, kinh tế văn hoá Để đối phó với biến đổi môi trờng quản lý tốt lực lợng lao động nớc nào, TBCN lẫn CNXH, phải lấy quản trị làm đầu Chính thách thức đòi hỏi phải có ngời đợc đào tạo tốt, có trình độ kiến thức tích cực làm việc định lấy nghiệp quản trị làm giá trị đời * Quản trị bao gồm yếu tố sau - Phải có chủ thể quản trị tác nhân tạo tác động đối tợng bị quản trị phải tiếp nhận tác động chủ thể quản trị tạo Tác động lần hay liên tục - Phải có mục tiêu đặt cho chủ thể đối tợng, mục tiêu để chủ thể định - Chủ thể ngời, nhiều ngời, thiết bị Còn đối tợng ngời, máy móc, đất đai, thiết bị, hầm mỏ Chủ thể quản trị Đối tượng bị quản trị Mục tiêu Môi trư ờng Sơ đồ1: Sơ đồ mối quan hệ chủ thể quản trị 1.1.2- Chức nhiệm vụ quản trị Có chức quản trị là: hoạch định, tổ chức, huy, phối hợp, kiểm soát Trải qua thời gian chức đợc phát triển thành chức khác: * Hoạch định: việc xác định mục tiêu mục đích mà tổ chức phải hoàn thành tơng lai định cách thức để đạt đợc mục tiêu Hoạch địch gồm yếu tố sau: - Thiết lập mục tiêu (phơng hớng) cho tổ chức, nh mức tăng lợi nhuận, chi phí, thị phần - Nhận diện nguồn lực tổ chức để thực mục tiêu - Quyết định hoạt động cần thiết để đạt đợc mục tiêu đà đề Thực chất hoạch định nhằm hoàn thành mục đích, mục tiêu đặt ra, xuất phát từ chất mét hƯ thèng cã tỉ chøc, ®Ĩ thùc hiƯn mơc đích chung doanh nghiệp thông qua phối hợp chỈt chÏ cđa mäi ngêi doanh nghiƯp Chóng ta ®Ịu biÕt mäi doanh nghiƯp cã chung mét ®éng c¬ dài hạn tăng trởng không ngừng cho doanh nghiệp, tránh đợc rủi ro, kinh doanh có lÃi thoả mÃn lợi ích xà hội, doanh nghiệp ngời lao động theo luật định thông lệ thị trờng Bởi vậy, chức hoạch địch đợc doanh nghiệp coi trọng * Chức định: trình lựa chọn phơng án hành động hợp lý số nhiều phơng án đà dự kiến đa vào xem xét Trong giới phức tạp ngày nay, việc đề định đắn thách thức quan trọng nhà quản trị * Chức tổ chức phối hợp: trình tạo cấu mối quan hệ giữc thành viên tổ chức Thông qua cho phép họ thực kế hoạch hoàn thành mục tiêu chung tổ chức cách thiết lập tổ chức hoạt động hữu hiệu, nhà quản trị phối hợp tốt nguồn nguyên liệu nhân lực Tiến trình tổ chức bao gồm vừa thiết lập phận, phòng ban xây dựng mô tả công việc Việc tuyển dụng bổ nhiệm nhân xuất phát trực tiếp từ chức hoạch định tổ chức * Chức nhân : Bao gồm nhiệm vụ tuyển mộ, tuyển chọn, huấn luyện phát triển nguồn nhân lực Nhờ ngời đóng góp nỗ lực vào thành công chung tổ chức Quản trị nhân gồm nội dung: - Quản lý ngời: công việc quản lý hàng ngày tập thể lao động, công việc xây dựng ê kíp điều động, phản ứng tạo cho doanh nghiệp có khả phát sai sót mặt kinh tế kĩ thuật - Tối u hoá nguồn lực: công việc đặt ngời có trách nhiệm kĩ thuật cụ thể công cụ để nắm đợc thông số khác sách nhân sự: việc làm, đào tạo, tiền lơng, quan hệ xà hội *Chức truyền thông: nhà quản trị có trách nhiệm truyền đạt tới tất thành viên tỉ chøc tri thøc, kÜ tht, chØ thÞ, mƯnh lƯnh, thông tin cần thiết để thực công việc Mặt khác, họ nhận thông tin phản hồi từ ngời nhận thông tin Đó hai mặt có tác động hỗ trợ để thành viên hiểu giúp cho việc truyền tải thông tin đợc kịp thời * Chức thúc đẩy động viên: phơng diện quan trong quản trị đại thúc đẩy động viên theo đuổi mục tiêu đà lựa chọn Bằng cách thoả mÃn nhu cầu đáp ứng kỳ vọng họ thông qua giá trị vật chất tinh thần Chính điều góp phần không nhỏ vào việc thúc đẩy thành viên tổ chức đóng góp ý kiến hữu ích tận dụng tiềm thân để hoần thành tốt công việc *Chức huy, lÃnh đạo: Sau đà hoạch định, tạo tổ chức tuyển chọn nhân phù hợp, nhà quản trị phải lÃnh đạo tổ chức Chỉ huy bao hàm việc đa mệnh lệnh, truyền đạt thông tin đến ngời động viên thúc đẩy họ hoàn thành nhiệm vụ cần thiết để thực mơc tiªu cđa tỉ chøc ChØ huy cã mèi quan hệ chặt chẽ với tất chức quản trị khác * Chức kiểm soát: trình giám sát cách chủ động với công việc hay mét tỉ chøc thùc hiƯn nhiƯm vơ vµ tiÕn hành hoạt động điều chỉnh cần thiết Hiệu suất kì vọng công việc đợc hoàn thành với chi phí phù hợp Nếu không đạt đợc hiệu suất mong muốn, nhà quản trị phải áp dụng biện pháp điều chỉnh cần thiết Bởi trình kiểm soát hành động tiến trình tự điều chỉnh liên tục 10 Mặc dù đợc nhà nớc cấp nhân sách để đầu t kinh doanh trung tâm không ngừng tự bổ sung nguồn vốn cho mình, song gặp nhiều khó khăn nguồn vốn Đó việc đầu t thêm máy móc đại, trang thiết bị hỗ trợ nh máy fax, photocopy Để có đợc thiết bị Trung tâm phải bỏ số lợng vốn lớn, điều gây tổn thất cho trung tâm có định đầu t kinh doanh dự án lớn Thêm vào đó, để bảo quản cho máy tính hoạt động tốt phải đợc đặt hệ thống máy điều hoà nhiệt độ Do đó, đôi với việc đầu t máy vi tính trung tâm phải đầu t thêm máy điều hoà Đó khó khăn đòi hỏi trung tâm phải khắc phục *Những khó khăn trình độ cán công nhân viên: Hiện Trung tâm có khó khăn trình độ cán công nhân viên việc ứng dụng CNTT Không phải hầu hết cán đợc trang bị đầy đủ kiến thức CNTT, mà số ngời đợc đào tạo sơ đẳng Thêm vào đó, số cán lÃnh đạo cha nhận thức đợc tầm quan trọng CNTT nên cha có quan tâm thích đáng tới công tác thông tin đơn vị *Khó khăn máy móc trang thiết bị: Trải qua năm tháng chiến tranh, đất nớc ta nghèo nàn nên thiết bị nh phơng tiện máy móc cho hoạt động thông tin lạc hậu yếu kém, đặc biệt mạng thông tin quốc gia nhiều bị nghẽn mạch lợng ngời truy cập Internet đông gây khó khăn cho việc thu nhận thông tin Trung tâm Mặt khác, hệ thống máy móc trang thiết bị Trung tâm đà đợc bổ sung nhng thiếu đồng gây tình trạng có thiết bị đại khó sử dụng, lại có thiết bị cũ kỹ nên hoạt động thu nhận thông tin không ăn khớp với Chính vấn đề đà nhiều lần đợc đa thảo luận để tìm phơng hớng giải Nhng nay, vấn đề đợc giải giấy tờ 2.4- Hiệu việc ứng dụng CNTT Trung tâm hội chợ Triển lÃm Việt Nam 47 CNTT làm thay đổi cách thức tạo hàng hoá dịch vụ, cách thức bán chuyển giao sản phẩm tới khách hàng CNTT làm thay đổi phơng thức làm việc DN với đối tác, đồng thời đa lại lợi ích tiềm tàng, giúp ngời ứng dụng thu nhận đợc thông tin phong phú thị trờng đối tác, giảm chi phí tiếp thị giao dịch, rút ngắn chu kì sản xuất, tạo dựng củng cố quan hệ bạn hàng, tạo điều kiện mở rộng quy mô sản xuất Nhờ ứng dụng CNTT mà Trung tâm đà đạt đợc hiệu to lớn, thể qua nội dung sau: * Nắm bắt đợc thông tin kịp thời phong phú, làm cho tiến trình kinh doanh trở nên hữu hiệu đơn giản hơn: CNTT giúp cho Trung tâm nắm đợc thông tin phong phú thị trờng, nhờ Trung tâm xây dựng chiến lợc kinh doanh phù hợp với xu phát triển thị trờng nớc, khu vực quốc tế Các công đoạn bên Trung tâm ®· ®ỵc thay ®ỉi ®Ĩ thÝch øng ®ỵc víi lỵi yêu cầu hoạt động CNTT Đồng thời, Trung tâm sử dụng Internet để tìm kiếm thông tin, chia sẻ thông tin, lên kế hoạch nh: kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất mua bán trực tuyến công đoạn sản xuất kinh doanh sở tự động hoá hoạt ®éng * TiÕt kiƯm thêi gian vµ chi phÝ, rót ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh: Thời gian quan trọng, đặc biệt doanh nghiệp Khi đa CNTT vµo øng dơng chÝnh lµ chóng ta lµ tiÕt kiệm đợc nhiều thời gian mà công việc nh quảng cáo, ký kết hợp đồng làm mạng Thậm trí làm mạng tiết kiệm đợc sức lao động cán nhân viên , tiết kiệm đợc chi phí Tiết kiệm chi phí xuất phát từ việc hệ thống thông tin hoạt động hiệu hơn, thời gian tiếp nhận xử lý vấn ®Ị doanh nghiƯp nhanh h¬n, cïng víi viƯc dƠ dàng tiếp cận thị trờng mục tiêu doanh nghiệp 48 Tiết kiệm chi phí gồm: Tiết kiệm chi phí văn phòng, chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí tiếp thị, giao dịch Theo tµi liƯu “Kü tht CNTT”, thêi gian giao dÞch qua Internet chØ b»ng 7% thêi gian giao dÞch qua fax khoảng 0.5 phần nghìn thời gian giao dịch qua bu điện; chi phí giao dịch qua Internet chØ b»ng 5% chi phÝ giao dÞch qua fax hay qua bu điện chuyển phát nhanh, chi phí toán điện tử qua Internet 10% tới 20% chi phí toán theo lối thông thờng Việc tiết kiệm thời gian chi phí đà nhanh chóng làm cho thông tin hàng hoá nhanh chóng tiếp cận ngời tiêu dùng (do không qua khâu trung gian) Vì vậy, Trung tâm sớm bắt đợc nhu cầu hàng hoá, cắt giảm số lợng thời gian hàng nằm lu kho nh kịp thời thay đổi phơng án sản phẩm bám sát với nhu cầu thị trờng, chu kỳ sản xuất đợc rút ngắn * Hệ thống cung ứng dịch vụ khách hàng đợc cải thiện khả truyền tải thông tin qua mạng đợc coi nhanh Thông qua mạng Internet, Trung tâm cung cấp nhiều mẫu mà hàng hoá đa dạng, tiến hành dịch vụ phân phối nhanh chóng, chất lợng cho phép toán nhà tiền mặt khách hàng việc thông báo mà thẻ tín dụng mạng Chính hình thức toán bán hàng trực tuyến kiểu làm phong phú thêm loại hình dịch vụ khách hàng, từ cao tín dụng Trung tâm, thu hút thêm khách hàng tiềm Mặt khác, nhờ kỹ thuật đại, doanh nghiệp trì đợc quan hệ với khách hàng cách thờng xuyên, tiếp cận đợc thông tin phản hồi có giá trị nh tìm hiểu thị hiếu, nhu cầu khách hàng cách kịp thời để tạo sản phẩm phù hợp * Nâng cao sức cạnh tranh Trung tâm so với quan khác mạng CNTT giúp giảm dợc chi phí sản xuất, trớc hết chi phí văn phòng Các văn phòng không giấy tờ chiếm diện tích nhỏ nhiều, chi phí tìm kiếm chuyển giao tài liệu giảm nhiều lần, đặc biệt khâu in ấn 49 Điều quan trọng nhân viên có lực đợc giải phóng khỏi nhiều công đoạn vụ , tập trung vào nghiên cứu phát triển sản phẩm có chất lợng cao với giá rẻ , đa đến lợi ích to lớn lâu dài * Tiết kiệm đợc chi phí mua sắm phơng tiện giao thông vận tải máy móc trang thiết bị làm công đoạn tiến trình kinh doanh thông qua mạng Chi phí mua sắm máy móc thiết bị nguyên liệu phục vụ cho sản xuất thấp chi phí cho việc truy cập Internet để tìm sản phẩm nhà cung cấp có giá cạnh tranh thấp so với việc tìm kiếm mua sắm thị trờng thông thờng Nhờ có thiết bị đại CNTT mà giảm thấp chi phí bán hàng chi phí tiếp thị Bằng phơng tiện Internet, nhân viên bán hàng lúc giao dịch đợc với nhiều khách hàng * Giúp thiết lập củng cố quan hệ đối tác CNTT tạo điều kiện cho việc thiết lập củng cố mối quan hệ đối tác tham gia trình thơng mại Thông qua Internet, doanh nghiƯp, chÝnh phđ, ngêi tiªu dïng cã thĨ giao tiÕp trực tuyến, liên tục với nhau, gần nh không khoảng cách địa lý thời gian nữa, nhờ hợp tác lẫn quản lý đợc tiến hành nhanh chóng, bạn hàng mới, hội kinh doanh đợc phát nhanh chóng bình diện toàn quốc, toàn khu vực, toàn giới có nhiều hội để lựa chọn * Đem lại nguồn doanh thu lợi nhuận khổng lồ, tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nớc Khi chi phí đầu vào đầu Trung tâm thấp mà số lợng khách hàng lại tăng lên kết thu đợc số thống kê lớn doanh thu lợi nhuận Điều thực tế đà diễn ngày Xét lâu dài, doanh thu lợi nhuận tăng nguồn thu ổn định cho ngân sách nhà nớc, trớc mắt việc thúc ®Èy c«ng nghƯ th«ng tin kinh 50 doanh cã thể đe doạ nhiều loại thuế xuất khẩu, nhập nớc phát triển Nhng bù lại, thân phủ nớc có nhiều lợi ích khác thông qua phơng tiện công nghệ thông tin khả tuyên truyền quảng bá thông tin phủ rộng hơn, nhanh tới công dân Đồng thời, qua mạng internet, phủ cung cấp dịch vụ thông tin dịch vụ công cộng với chi phí thấp hơn( phủ, dịch vụ công cộng không đem lại lợi nhuận nhng việc giảm chi phí cho việc cung cấp dịch vụ công cộng tiết kiệm đợc ngân sách) Nh vậy, công nghệ thông tin mà tiêu biểu mạng internet cung cấp cho Trung tâm nói riêng doanh nghiệp nói chung nguồn lợi ngắn hạn nguồn lợi dài hạn Nó không mở thị trờng mới, tiếp cận với nhiều khách hàng mà làm cho doanh nghiệp dễ dàng nhanh chóng thành đạt sở đà có Thay đổi thói quen kinh doanh nh: phơng thức đặt hàng, phơng thức lập vận đơn, phơng thức hỗ trợ khách hàng; làm giảm thiểu khối lợng giấy tờ giao dịch kinh doanh Khi mà ngày có nhiều thông tin đợc số hoá, doanh nghiệp tập trung vào việc đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng- yếu tố định thành công doanh nghiệp * Nâng cao suất lao động hiệu làm việc cán nhân viên Nhờ ứng dụng CNTT vào quản lí mà Trung tâm đà đạt đợc thành tựu bớc đầu bớc đại hoá trang thiết bị Trung tâm, đà góp phần nâng cao suất lao động hiệu làm việc nhân viên Khi CNTT đợc áp dụng quản lí, khả nh lực cán công nhân viên đợc phát huy toàn máy vi tính đà giúp họ giảm bớt đợc khó khăn Đặc biệt cán lÃnh đạo, thông qua truy cập mạng mà họ có đợc nhìn đắn, có để dự đoán chiều hớng phát triển tơng lai nh kịp thời hoạch định, đánh giá tình hình điều chỉnh kế hoạch Ngoài ra, máy vi tính giúp ta tiết kiệm đợc thời gian công sức mà đạt 51 đợc kết cao Lợi ích khác phải kể đến CNTT giúp nhà quản lí chỗ mà tham dự hoạt động nơi khác Hiện nay, Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam đà ứng dụng CNTT vào quản lí để phục vụ cho hoạt động kinh doanh Nhờ hỗ trợ CNTT mà trung tâm đà ký kết thêm nhiều hợp đồng kinh tế, có thêm nhiều bạn hàng mới, tổ chức thêm nhiều hội chợ triển lÃm, liên hoan văn hoá văn nghệ góp phần nâng cao chất lợng sống phục vụ tốt cho nhu cầu ngày cao ngời Nhận thức đợc vai trò to lớn máy vi tính, cán nhân viên trung tâm đà tích cực học tập để bổ sung kiÕn thøc vỊ m¹ng nh»m kÕt nèi m¹ng, thu thËp thông tin kịp thời đa đợc ý kiến đóng góp hữu ích Tóm lại nói máy tính đà giúp cho công việc cán bộ, nhân viên trung tâm nhiều chất lợng, đem lại hiệu không nhỏ hoạt động kinh doanh Chơng ba số biện pháp nhằm ứng dụng CôNg nghệ Thông Tin công tác quản trị 52 Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam 3.1- Phơng hớng Căn vào tồn đà nêu trên, thời gian tới Trung tâm cần tập trung nghiên cứu tìm số phơng hớng chủ nhằm nâng cao việc ứng dụng CNTT công tác quản trị để công việc kinh doanh đạt kết cao Sau đâu số phơng hớng chủ yếu mà Trung tâm nên áp dụng 3.1.1- áp dụng số quy chế chặt chẽ công tác thông tin Trung tâm Bởi thông tin thu, nhận đợc nhiều bị nhiễu nhiều nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan nên cha đáp ứng đợc yêu cầu đặt ra, làm hạn chế tốc độ lu chuyển thông tin th«ng tin sai lƯch Bëi vËy nhÊt thiÕt chóng ta phải có quy chế chặt chẽ chế độ báo cáo, thống kê, quy định rõ ràng cụ thể ngời chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu thông tin để tránh có thông tin sai lệch gây khó khăn cho nhà quản trị 3.1.2- Sử dụng phần mềm ứng dụng phù hợp Việc xây dựng phần mềm ứng dụng dùng tiếng Việt trang bị phần mềm cách đồng cho máy tính gãp phÇn tiÕt kiƯm thêi gian viƯc xư lý, truyền tải thông tin Thông tin đợc xử lý máy đợc chuyển sang máy khác sử dụng phần mềm nên ngời nhận dễ dàng tiếp thu xử lý thông tin bớc (vì liệu đợc xử lý định dạng loại phần mềm) Nh nhà lÃnh đạo với phần mềm máy tính u việt thu đợc thông tin quan trọng cách nhanh chóng xác tuyệt đối từ cấp dới đa lên để từ kịp thời đa định quản lý hữu hiệu Ngợc lại, đơn vị cấp dới nhanh chóng tiếp nhận đợc thông tin phản hồi từ cấp cần thiết cho công việc 3.1.3- Khai thác vốn từ nguồn để đáp ứng yêu cầu trang thiết bị 53 Nớc ta tiến trình phát triển nên việc áp dụng tiến khoa học kỹ thuật cho ngành quan tất điều cần thiết Nhng để làm đợc điều dễ dàng Và trung tâm HCTLVN , quan trực thuộc Bộ Văn Hoá Thông Tin nên việc trang bị sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh gặp nhiều khó khăn hoàn toàn trông chờ vào kinh phí từ rót xuống Mặc dù trung tâm đà có đầu t lớn cho trang thiết bị đơn vị nh máy vi tính, máy fax, nhờ vào nguồn vốn tự cấp nhng để đa trung tâm trở thàmh đơn vị hàng đầu ngành chờ vào nguồn kinh phí nhà nớc 1.4- Tạo đợc đội ngũ lao động có khả đáp ứng ứng dụng CNTT Hiện tin häc ngµy cµng chiÕm u thÕ lín mäi mặt đời sống xà hội, hầu hết doanh nghiệp cử cán tham gia lớp bồi dỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ để họ có điều kiện tiếp thu đầy đủ kiến thức chuyên môn, cập nhập kiến thức nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh đơn vị lên tầm cao Để theo kịp tiến không ngừng khoa học kỹ thuật công nghệ trung tâm VEFAC nên cử cán đào tạo để họ nâng cao trình độ họ đà có đợc u đÃi quan họ cố gắng đơn vị 3.1.5- Tăng cờng sử dụng có hiệu hệ thống trang thiết bị thông tin quản trị Để đáp ứng đợc mục tiêu đà đặt ra, năm tới Trung tâm cần có biện pháp thiết thực để tăng cờng sử dụng có hiệu hệ thống trang thiết bị nhằm nâng cao suất lao động tiết kiệm chi phí Tiêu biểu Trung tâm phân bổ lại hệ thống máy móc cho thiết thực với 54 khâu, phòng ban để tránh tình trạng phòng không cần thiết lại đợc đầu t nhiều, gây lÃng phí, phòng lại thiếu trang thiết bị đại 3.2- Một số biện pháp nhằm ứng dụng cntt quản trị Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam Việc áp dụng CNTT cho công tác quản lý góp phần tích cực việc tăng suất lao động, giải phóng lực sản xuất đồng thời làm tăng hiệu công tác quản trị Tuy nhiên việc áp dụng CNTT cho công tác quản trị trình lâu dài khó khăn đòi hỏi phải có bớc khởi đầu công phu, từ việc xây dựng sở liệu đến việc khai thác nguồn liệu thông tin Do xung quanh việc áp dụng CNTT cho công tác quản trị em mạnh dạn ®Ị xt mét sè ý kiÕn sau: 3.2.1- Tõng bíc hoàn thiện hệ thống thông tin Hệ thống thông tin lµ hƯ thèng sư dơng ngn lùc ngêi vµ CNTT để tiếp nhận nguồn lực liệu nh yếu tố đầu vào xử lý chúng thành sản phẩm thông tin yếu tố đầu Hệ thống thông tin có bốn thành phần ( có bốn nguồn tài nguyên ) : nguồn lực ngời, phần cứng, phần mềm nguồn liệu Hệ thống thông tin vòng tròn yếu tố cấu thành tổ chức Nhiệm vụ hệ thống thông tin tổ chức hỗ trợ cho việc định giúp nhà quản lý thực chức quản lý Hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng thành công tổ chức Trong năm qua, đà cố gắng nhng việc xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam gặp nhiều khó khăn Thực tế cho thấy hệ thống thông tin Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam hoạt động cha đồng bộ, có chênh lệch cân đối thành phần hệ thống Cụ thể số lợng loại máy nhiều nhng lạ thiếu đồng 55 Ví dụ nh : máy COMPAQ cấu hình 586, 486 IBM cấu hình 386, 486 máy Đông nam nhÃn hiệu máy chủ yếu trung tâm Bởi việc kết nối nhận thông tin diện rộng khó khăn Thêm vào đó, số nhân viên có trình độ khai thác, sử dụng máy vi tính lại cha đạt yêu cầu, kỹ thuật xử lý thông tin (phần mềm ứng dụng )của cán nhân viên yếu, tính linh hoạt mềm dẻo hệ thống thấp Vì vậy, hiệu hoạt động hệ thống thông tin cha cao Xuất phát từ thực trạng nói , muốn đa hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả, có khả thay đổi phát triển cho phù hợp với biến đổi phát triển thực tế Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam cần phải bớc hoàn thiện hệ thống thông tin theo yêu cầu sau: - Hệ thống thông tin phải đợc thiết kế xây dùng phï hỵp víi hƯ thèng tỉ chøc , phơc vơ cho nhiƯm vơ tỉng thĨ cđa tỉ chøc vµ phơc vơ cho c¸c nhiƯm vơ kh¸c cđa tỉ chức - Việc xây dựng hệ thống thông tin phải đạt mục đích hỗ trợ cho việc định, bảo đảm cung cấp thông tin đầy đủ, xác, kịp thời cho cấp lÃnh đạo quản lý để họ định đắn - Hệ thống thông tin phải đợc xây dựng dựa kỹ thuật tiên tiến xử lý thông tin Các kỹ thuật bao gồm phần mềm ứng dụng thiết bị CNTT, đặc biệt hệ quản trị sở liệu - Hệ thống thông tin phải có kết cấu mềm dẻo có khả phát triển Mọi hoạt động tổ chức vận động phát triển theo quy luật xà hội Vì vËy mét hƯ thèng th«ng tin sÏ nhanh chãng trë nên lỗi thời khả thay đổi phát triển cho phù hợp với biến đổi phát triển thực tế Nh đà trình bày trên, nhiệm vụ hệ thống thông tin tổ chức hỗ trợ cho việc định giúp nhà quản lý thực chức quản lý Chính Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt 56 Nam xây dựng đợc hệ thống thông tin hoàn chỉnh mang lại lợi ích to lớn: hệ thống thông tin cung cấp thông tin liệu cần thiết giúp cho lÃnh đạo quan lập kế hoạch, tổ chức bố trí nhân với nguồn lực ngêi ®· cã, ®ång thêi gióp hä thùc hiƯn chức đạo kiểm tra hoạt động tổ chức Bên cạnh đó, hệ thống thông tin trang bị cho nhà lÃnh đạo phơng pháp kỹ thuật xử lý, phân tích, đánh giá thông tin thiết bị đại CNTT Ngoài ra, nhờ có hệ thống thông tin, lÃnh đạo trung tâm dễ dàng tiếp nhận thông tin từ Chính phủ, từ Các quan Trung ơng xuống thông tin từ sở, địa phơng đa lên Ngày nay, hệ thống thông tin đà trở thành yếu tố cấu thành lên tổ chức trở thành lĩnh vực nghiên cứu khoa học Quản trị kinh doanh, đóng vai trò định tới thành công tổ chức giai đoạn bùng nổ thông tin Chính hoàn thiện hệ thống thông tin nhiệm vụ, xu tất yếu phải đợc đáp ứng 3.2.2- Xây dựng phần mềm ứng dụng phù hợp với loại hình kinh doanh Trong thời đại thông tin nay, việc đầu t trang bị loại máy kỹ thuậtthành khoa học công nghệ nhu cầu thiết yếu, bắt buộc phải có muốn hoạt động có hiệu quan, đơn vị Các thiết bị đời không nhằm mục đích tạo hiệu cao cho công việc ngời Vì vậy, máy vi tính đời dần chiếm đợc chỗ đứng công tác quản lý Đây loại thiết bị đại cho phép thực nhiều loại công việc khác nhau, kết nối đợc nhiều ngời, tránh đợc trở ngại mặt địa lý không gian Không nằm xu nói Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam năm qua đà quan tâm, trọng tới việc đầu t nâng cấp thiết bị kỹ thuật nh máy vi tính, máy in, máy quét, máy photocopy nhằm đem lại hiệu cao công việc Tuy nhiên có thực tế đà đợc trang bị đầy đủ thiết bị đại nhng hiệu hoạt động mà 57 thiết bị mang lại cha cao Điều Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam cha có đợc phần mềm ứng dụng đủ mạnh đợc thiết kế riêng cho phù hợp với loại công việc mang tính đồng từ xuống dới Hiện nay, phần mềm tin học đợc coi linh hồn, trái tim ngành CNTT Nó trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị Nó cung cấp tính hoàn hảo đợc sử dụng cho đối tợng đợc xây dựng với chức khác để dùng riêng cho loại công việc hay tổ chức có tính chất hoạt động khác (ví dụ nh phần mềm Windows dùng chung cho đối tợng sử dụng máy vi tính, phầm mềm Office phục vụ cho công tác văn phòng) Với việc ứng dụng phần mềm tin học tự động hoá văn phòng đầu ngón tay, giúp ích nhiều cho ngời dùng trình xử lý quản lý thông tin, tạo tiện lợi cho ngời sử dụng, tiết kiệm thời gian tăng hiƯu st xư lý th«ng tin Qua thêi gian thùc tập Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam, em nhận thấy phần lớn máy vi tính phòng ban đợc cài đặt phần mềm Windows, Winword, Excel Mặc dù phần mềm mà máy tính cần phải có nhng nh đáp ứng đợc phần công việc văn phòng nh soạn thảo, in ấn loại văn mà cha đáp ứng đợc nhu cầu quản lý, lu trữ thông tin, nhu cầu tìm kiếm, thu thập, xử lý truyền tải thông tin Mặt khác, phần mềm nớc sản xuất nên muốn sử dụng chúng cách triệt để, toàn diện đòi hỏi ngời dùng phải có trình độ ngoại ngữ (tiếng anh) định Trong điều kiện Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam nay, phần lớn cán đà độ tuổi trung niên nên viêc sử dụng máy vi tính gặp nhiều khó khăn làm giảm tính phổ thông, tính hiệu máy vi tính Để khắc phục vấn đề trên, thời gian tới Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam nên quan tâm tới việc đầu t, xây dựng phần mềm vi tính phù hợp với loại công việc.Và để có hiệu cao nh đảm bảo đợc tính phổ thông, dễ sử dụng, phần mềm nên đợc sử dụng ngôn ngữ tiếng 58 việt đơc cài đặt đồng vào tất máy tính trung tâm Việc xây dựng phần mềm ứng dụng ngôn ngữ tiếng việt công tác quản lý Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam tất yếu đem lại lợi ích thiết thực quản lý hồ sơ tài liệu, lu trữ thông tin, thu thập, tìm kiếm, truyền tải thông tin kế toán thấy đợc lợi ích việc xây dựng phần mềm ứng dụng tạo dễ dàng sử dụng Nếu tất phòng ban trung tâm sử dụng loại phần mềm máy tính đơng nhiên việc sử dụng liệu thông tin thuận tiện, tránh đợc tình trạng không ăn nhập thông tin dùng khác phần mềm truyền tải thông tin từ máy sang máy khác Các nhà quản trị nhân viên dễ dàng trao đổi, häc tËp kinh nghiƯm cđa viƯc sư dơng phần mềm máy tính Điều góp phần làm giảm chi phí đào tạo, bồi dỡng kiến thức tin học hàng năm trung tâm góp phần tiết kiệm ngân sách nhà nớc Với phần mềm máy tính mạnh, thông tin đợc phân tich, xử lý cách nhanh chóng, khoa học, xác nh góp phần làm tăng hiệu suất, hiệu xử lý thông tin Xây dựng phần mềm ứng dụng giải pháp tất yếu nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý nhng việc thực giải pháp diễn sớm chiều mà phải tiến hành bớc thời gian dài Giải pháp đợc thùc hiƯn chóng ta hoµn thµnh tèt viƯc CNTT cho đội ngũ cán trẻ sau dù tất phần mềm máy tính ngời tạo 3.2.3- Có kế hoạch đầu t trang thiết bị công nghệ vào khâu quan trọng công tác quản trị Trang thiết bị công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho ngời trình lao động sản xuất Ngày nay, mà xu hớng đại hoá ngày diễn mạnh mẽ trang thiết bị đại giữ vị trí quan trọng hoạt động quản lý 59 Hoạt động quản lý nói chung công tác văn phòng nói riêng vốn đợc coi phức tạp, khó khăn nhng đòi hỏi phải thực tiến độ, chí phải trớc bớc để hoạch định, phân tích vấn đề, việc có liên quan đến hoạt động tổ chức để làm cho tổ chức hoạt động có hiệu Công việc vốn đà phức tạp nh nhng ngời làm công tác văn phòng phải làm nh để thực tốt chức năng, nhiệm vụ Mặc dù ngời có thông minh nhanh nhẹn đến đâu nhng lúc họ đồng thời thực công việc Để làm việc có hiệu họ cần có hỗ trợ trang thiết bị làm việc đại nh: máy vi tính, máy in, máy fax, máy photo, Điều giải thích ứng dụng công nghệ thông tin việc đầu t trang thiết bị tất yếu Để đa hiệu thông tin đạt mức tối u Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam cần có biện pháp đẩy mạnh hoạt động công tác vỊ chiỊu réng lÉn chiỊu s©u Bëi lÏ thêi đại bùng nổ thông tin, nguồn tài nguyên mà ngời đợc biết, thông tin ngn lùc quan träng, nã hiƯn diƯn víi vai trß đạo phát triển Đối với công tác quản trị, thông tin để tiến hành xây dựng mô hình quản lý, làm tiền đề cho việc hoạch định sách định Không thông tin công cụ mở rộng tiềm khai thác lĩnh vực chuyên sâu khác thời điểm tơng lai Thông tin công cụ giảm nhẹ hoạt động ngời, thông tin tạo nên tri thức cho phép ngời sáng tạo nhiều phơng tiện phục vụ lợi ích Thêm vào đó, thông tin giúp nắm bắt đợc nhiều phơng diện sống Nhng để thông tin đợc truyền tải kịp thời đòi hỏi phải có công cụ đắc lực - CNTT Trong thời đại công nghệ phát triển nh vũ bÃo việc trang bị công cụ phục vụ cho công tác quản lý cách tối tân, đại dễ dàng đòi hỏi phải có nguồn vốn dồi Nhng để quản lý đợc mặt doanh nghịêp đòi hỏi doanh nghiệp phải đợc trang bị số máy móc trang thiết bị công nghệ nh sau: 60 *Máy vi tính: Trong thời đại thông tin việc trang bị thiết bị- thành khoa học công nghệ nhu cầu tất yếu Các thiết bị đời không nhằm mục đích tạo hiệu cho công việc ngời Máy vi tính đời dần chiếm đợc chỗ đứng công tác quản lý Đây loại thiết bị đại cho phép làm nhiều loại công việc khác nhau, kết nối đợc nhiều ngời gián tiếp thông qua nó, không gặp phải trở ngại mặt địa lý, không gian máy vi tính có tính tốc ký làm tăng hiệu công tác soạn thảo văn với văn có nhiều từ ngữ dài trùng lặp Trong đó, văn tiếng anh, máy tính tự động sửa chữa lỗi tả thay cho việc làm thủ công kiểm tra mắt thờng, tốn nhiều thời gian có sai sót mà ta không để ý Đối với công tác thông tin, máy vi tính công cụ hữu hiệu cho ngời làm công tác Để tăng hiệu hoạt động công tác quản lý văn phòng, Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam cần xem xét để đến định trang bị toàn cho văn phòng; trang bị thêm máy vi tính cho đơn vị, phòng ban; đặc biệt việc thiết lập quan hệ phòng ban quan Trớc mắt thông qua hệ thông mạng(mạng nội bộ) tiến tới nối mạng với đơn vị trực thuộc Trung tâm hội chợ triển lÃm Việt Nam Đây việc làm cần thiết cho trình quản lý đơn vị thấy hiệu việc ứng dụng thiết bị đem lại vô lớn * Máy in văn bản: Các văn đợc tạo máy vi tính cha đem lại hiệu cao dừng lại mức độ hình ảnh điện tử đợc lu trữ hiển thị máy vi tính Máy in văn phơng tiện giúp cho việc biến hình ảnh máy vi tính trở thành hình ảnh, số liệu đợc biểu diễn mặt giấy Các văn đợc in thông qua máy in nối với máy vi tính có độ tơng phản rõ nét, nét chữ đợc tạo đẹp nhiều so với gốc mà máy đánh chữ tạo Sử dụng máy in loại bỏ hoàn toàn trang văn bị nhoè, bị lan mµu nh giÊy 61 ... Dịch vụ hội trợ triển lÃm tổ chức triển lÃm nớc - Phòng hội chợ triển lÃm quốc tế: phòng thực công tác nghiệp vụ để tổ chức hội chợ triển lÃm quốc tế Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam tổ chức... pháp nhằm ứng dụng CNTT công tác quản trị TT Hội chợ triển lÃm Việt Nam làm khóa luận tốt nghiệp Trọng tâm nghiên cứu khoá luận nhằm đề cập đến số biện pháp đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào quản. .. toàn trung tâm môi trờng xung quanh - Phòng hội chợ triển lÃm nớc: phòng giúp giám đốc thực công việc nghiệp vụ, tổ chức hội trợ triển lÃm Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam tổ chức Việt Nam