Một số biện pháp nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị tại trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Một số biện pháp nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị tại trung tâm Hội chợ triển lãm Việt Nam

mục lục

Lời nói đầu 4

Chơng một: cơ sở lý luận về quản trị và ứng dụng CNTT trong quản trị ……… 5

1 1- Chức năng và vai trò của quản trị trong các tổ chức kinh doanh ……… 5

1.1.1: Khái niệm quản trị ……… 8

1.1.2:Chức năng và nhiệm vụ của quản trị………11

1.1.3: Vai trò của quản trị ………13

1.2: CNTT và chức năng của CNTT ……… 14

1.2.1: Sự hình thành và phát triển của CNTT……… 16

1.2.2 : Các thành phần cơ bản của CNTT……….16

1.2.3: Chức năng của CNTT……… 16

1.3: Nội dung và các nhân tố ảnh hởng đến ứng dụng CNT trong quản trị ……… 19

1.3.1: ứng dụng CNTT và nội dung của ứng dụng CNTT trong quản trị………20

1.3.1.1:Thực chất ứng dụng CNTT……….20

1.3.12: Vai trò của CNTT trong quản trị ………21

1.2.1.3: Nội dung của hoạt động ứng dụng CNTT trong quản trị………… 21

1.3.2: Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng CNTT trong quản trị ……….22

Chơng hai: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt nam ……… 24

2.1: Khái quát quá trìmh hình thành, phát triển, mô hình tổ chức và kết quả hoạt động của Trung tâm ……… 24

2.1.1: Quá trình hình thành,phát triển và phơng hớng kinh doanh … 24

2.1.2: Một số đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm có liên quan đến

việc ứng dụng CNTT trong quản trị ……… 24

2.1.2.1: Đặc điểm của trung tâm………25

2.1.2.2: Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm……… 26

2.1.2.3: Mô hình tổ chức quản lý………28

2.1.2.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm trong thời gian qua………32

2.2: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TTHCTLViệt Nam ……… 36

2.2.1: Thực trạng trang thiết bị CNTT tại TTHCTLVN……… 37

2.2.2: Tổ chức công tác CNTT tại TTHCTLVN……… 39

2.2.3: Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm……….40

2.3: Phân tích, đánh giá kết quả ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt Nam và nhận xét ……… 44

2.3.1: Thành tựu………47

2.3.2.: Tồn tại và nguyên nhân……….48

2.3.3: Hiệu quả của việc ứng dụng……… 49

Chơng ba: Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT tại TTHCTL Việt Nam ……… 51

3.1: Phơng hớng ……… 54

3.1.1: áp dụng một số quy chế chặt chẽ về công tác thông tin tại Trung tâm……….54

3.1.2: Sử dụng phần mềm ứng dụng phù hợp ……….55

3.1.3: Khai thác vốn từ các nguồn để đáp ứng nhu cầu về trang thiết bị……… 55

3.1.4: Tạo ra đội ngũ cán bộ có khả năng thích ứng về ứng dụngCNTT.55 3.1.5:Tăng cờng và sử dụng có hiệu quả trang thiết bị CNTT trong quản trị ……….56

3.2: Một số biện pháp nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT

tại TTHCTLVN ……… 56

3.2.1: Hoàn thiện công tác thông tin ………57 3.2.2: Xây dựng phần mềm ứng dụng phù hợp với trung tâm……… 58 3.2.3: Đầu t trang thiết bị công nghệ vào các khâu quan trọng …… 61

3.2.4: Nâng cao chất lợng đội ngũ quản lý……… 64 3.2.5;Trang bị lại hệ thống trang thiết bị phù hợp với từng phòng ban.67

3.3: Một số kiến nghị đối với nhà nớc ……… 69

3.3.1: Hoàn thiện công tác quản lý xuất, nhập khẩu phần mềm

ứng dụng……….70 3.3.2: Đào tạo chuyên gia về CNTT……….70

3 3.3: Đầu t trang thiết bị để xây dựng phần mềm ứng dụng ………71

3.3.4: Quản lý mạng LAN, WAN chặt chẽ… 71

Kết luận……… 73

Tài liệu tham khảo……….74

Lời nói đầu

Lịch sử loài ngời đã trải qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn gắn liền với

sự xuất hiện và phát triển của một loại hình kỹ thuật đặc trng quyết định sựphát triển của xã hội loài ngời ở giai đoạn đó Thời kỳ đồ đá, đồ đồng pháttriển cao hơn các thời kỳ trớc đó là nhờ sự xuất hiện và phát triển của cáccông cụ bằng đá, đồng Chính khả năng dễ chế tạo thành công các loại công

cụ khác nhau và tính hiệu quả của nó đã làm cho chất lợng cuộc sống của conngời đợc nâng cao hơn Những thế kỷ sau đó, nhờ những cuộc cách mạngcông nghiệp mà bộ mặt của thế giới đã thay đổi rất nhiều Thế kỷ XX đãchứng kiến một sự “Bùng nổ thông tin” có thể đợc xem nh một phần của cuộccách mạng công nghệ liên tục CNTT đã từng bớc đi vào các ngành và chiếmmột vị trí quan trọng Chính nhờ CNTT mà con ngời đã đạt đợc những thànhtựu lớn trong khoa học tự nhiên và xã hội Cùng với sự phát triển về khoa học

kĩ thuật chung của cả nớc, các hoạt động quản lý đang dần từng bớc đợc hoànthiện và hiện đại hoá đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của xã hội Chính

điều đó khẳng định rằng xã hội luôn vận động và phát triển không ngừng theo

xu hớng toàn cầu hoá về mọi lĩnh vực nhằm giải phóng sức lao động và làmphong phú thêm đời sống vật chất và tinh thần của con ngời Điều đó đặt racho công tác quản lý một sự lựa chọn duy nhất là phải cải tiến công tác quảntrị Có thể nói đó là cả một gánh nặng cho hệ thống hành chính giúp việc chocác nhà quản trị Chính vì lý do này mà có rất nhiều nhà quản trị đã nhìn nhậnnăng lực tiềm tàng của hệ thống máy vi tính trong quản trị nhân sự và điềuhành sản xuất Thật vậy, việc áp dụng CNTT vào quản trị không chỉ phục vụcho nhu cầu trớc mắt đơn thuần mà nó còn phải thực sự là nền móng khởi đầucho sự phát triển của tơng lai.

TTHCTLViệt Nam có chức năng là thông qua việc tổ chức các hội chợ đểthông tin về kinh tế kĩ thuật, tuyên truyền động viên giáo dục về chính trị, t t-ởng, kích thích phát triển sản xuất thông qua các hội chợ để giúp nhà sảnxuất, các doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm của mình Để thông tin đếnkhách hàng đợc nhanh nhất đòi hỏi trung tâm phải đợc trang bị một hệ thốngthiết bị hiện đại mà tiêu biểu là hệ thống máy vi tính Nhng để ứng dụngCNTT trong quản lý đạt đợc kết quả cao thì đòi hỏi sự nỗ lực học hỏi khôngngừng của các cán bộ nhân viên trong Trung tâm cùng với việc đẩy mạnhhiện đại hoá trang thiết bị Đó là xu thế tất yếu đòi hỏi mỗi doanh nghiệp, mỗiquốc gia và toàn thế giới phải đi theo

Xuất phát từ thực tiễn của Trung tâm, em đã mạnh dạn chọn đề tài “ Một

số biện pháp nhằm ứng dụng CNTT trong công tác quản trị tại TT Hội chợ triển lãm Việt Nam” làm khóa luận tốt nghiệp Trọng tâm nghiên cứu

của khoá luận nhằm đề cập đến một số biện pháp đẩy mạnh việc ứng dụngCNTT vào quản lý để tạo ra hiệu quả công việc cao nhất Chuyên đề gồm 3phần chính:

Chơng một: Một số vấn đề lý luận về quản trị và ứng dụng CNTT trong quản trị

Chơng hai: Thực trạng ứng dụng CNTT tại TT HCTLVN

Chơng ba: Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản trị tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam

Để hoàn thành đợc khoá luận này, ngoài những nỗ lực và cố gắng của bảnthân, em còn nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú anh chị trong cơquan cũng nh của nhà trờng và thầy cô Song do lợng kiến thức còn hạn chế,khối lợng công việc lớn nên chuyên để không tránh khỏi thiếu sót Em mong

luận của em hoàn thiện hơn nữa.Em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anhchị tại TTHCTL Việt Nam cũng nh thầy PGS-TS Vũ Phán, cô ThS Vũ ThịMinh Hiền đã giúp đỡ em trong thời gian qua.

Chơng một

Cơ sở lý luận về quản trị và ứng dụng CNTT

trong quản trị1.1- chức năng và vai trò của quản trị trong các tổ chức kinh doanh

1.1.1- Khái niệm quản trị

Trong thời đại ngày nay để thành công trong kinh doanh bất kì một công

ty, doanh nghiệp nào cũng phải chú trọng công tác quản trị Nhng để quảntrị đợc tốt thì chúng ta phải hiểu quản trị là gì và tại sao phải quản trị Hiệnnay chúng ta thờng dùng các từ quản lý và quản trị, thực chất ta có thể hiểu

nh sau:

Quản lý là thuật ngữ đợc dùng trong kinh doanh Quản trị là thuật ngữ đợc

sử dụng trong nội bộ, đặt dới sự điều khiển của chủ doanh nghiệp

*Có nhiều cách hiểu về thuật ngữ quản trị nh sau:

- Có ngời cho rằng quản trị là các hoạt động thực hiện nhằm đảm bảo sựhoàn thành công việc thông qua những nỗ lực của ngời khác

- Có ngời cho rằng quản trị là quá trình do một hay nhiều ngời thực hiệnnhằm phối hợp các hoạt động của nhiều ngời để đạt đợc những kết quả màmột ngời hành động riêng rẽ thì không thể đạt đợc

- Có ngời cho rằng quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt độngcủa những cộng sự khác nhau cùng chung một tổ chức

- Có tác giả đơn giản cho rằng quản trị là sự có trách nhiệm về cái gì đó.Tóm lại ta có thể hiểu định nghĩa quản trị nh sau: Quản trị là quá trình làmviệc với và thông qua những ngời khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chứctrong một môi trờng luôn biến động

* Thông qua những định nghĩa và cách hiểu trên, chúng ta có thể thấy

đ-ợc tại sao phải nghiên cứu quản trị?

- Vì xã hội của chúng ta dựa vào những định chế và tổ chức chuyên mônhoá để cung cấp hàng hoá và những dịch vụ mà chúng ta cần Những tổ chứcnày đợc điều khiển và chỉ đạo bằng những quyết định của một hay nhiều cánhân đợc chỉ định làm nhà quản trị Trong xã hội TBCN thì chính những nhàquản trị là ngời phân bổ các nguồn tài nguyên của xã hội cho những mục tiêukhác nhau và thờng hay cạnh tranh nhau Những nhà quản trị có quyền vàtrách nhiệm tạo ra những sản phẩm an toàn và không an toàn, tìm kiếm hoàbình hay chiến tranh, xây dựng hay phá huỷ các thành phố, làm sạch hay ônhiễm môi trờng Những nhà quản trị thiết lập ra những điều kiện để đảm bảocho chúng ta có việc làm, có thu nhập, có lối sống, có các dịch vụ, đợc bảo

vệ, đợc chăm sóc sức khoẻ và có tri thức.Thật có tìm ra đợc một ngời nàokhông phải là nhà quản trị và cũng không chịu tác động bởi những quyết địnhcủa một nhà quản trị

- Thêm vào đó, những cá nhân không đợc đào tạo làm nhà quản trị thờnglại hay ở những cơng vị quản trị Bất cứ một cá nhân nào, sớm hay muộn cũng

sẽ trở thành nhà quản trị , họ ít nhất cũng trở thành ngời quản lý một gia đình

- Cuối cùng, nhờ có quản trị mà những nớc TBCN nh Nhật, Pháp, Mỹ đãthành công trong mọi lĩnh vực, cả về kinh tế và văn hoá Để đối phó vớinhững biến đổi của môi trờng và quản lý tốt lực lợng lao động thì bất kỳ nớcnào, cả TBCN lẫn CNXH, đều phải lấy quản trị làm đầu Chính những tháchthức này đòi hỏi phải có những ngời đợc đào tạo tốt, có trình độ kiến thức vàtích cực làm việc và quyết định lấy sự nghiệp quản trị làm giá trị của đờimình

* Quản trị bao gồm các yếu tố sau

- Phải có một chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động và một đối ợng bị quản trị phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra Tác

t-động có thể là một lần hay liên tục

- Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể và đối tợng, mục tiêu là căn cứ

để chủ thể ra quyết định

- Chủ thể có thể là một ngời, nhiều ngời, một thiết bị Còn đối tợng có thể

là con ngời, máy móc, đất đai, thiết bị, hầm mỏ.Chủ thể

quản trị

Sơ đồ1: Sơ đồ về mối quan hệ giữa các chủ thể của quản trị

1.1.2- Chức năng và nhiệm vụ của quản trị

Có 5 chức năng quản trị căn bản là: hoạch định, tổ chức, chỉ huy,phối hợp, kiểm soát Trải qua thời gian các chức năng này đợc phát triểnthành các chức năng khác:

* Hoạch định: là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chứcphải hoàn thành trong tơng lai và quyết định về cách thức để đạt đợc nhữngmục tiêu đó Hoạch địch gồm những yếu tố sau:

- Thiết lập các mục tiêu (phơng hớng) cho tổ chức, nh mức tăng lợi nhuận,chi phí, thị phần

- Nhận diện các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các mục tiêu đó

- Quyết định về hoạt động cần thiết để đạt đợc mục tiêu đã đề ra

Thực chất của hoạch định là nhằm hoàn thành các mục đích, mục tiêu đặt

ra, xuất phát từ bản chất của một hệ thống có tổ chức, để thực hiện mục đíchchung của doanh nghiệp thông qua sự phối hợp chặt chẽ của mọi ngời trongdoanh nghiệp

Chúng ta đều biết mọi doanh nghiệp có chung một động cơ dài hạn là sựtăng trởng không ngừng cho doanh nghiệp, tránh đợc các rủi ro, kinh doanh

có lãi và thoả mãn các lợi ích xã hội, doanh nghiệp và ngời lao động theo

đúng luật định và thông lệ của thị trờng Bởi vậy, chức năng hoạch địch đợccác doanh nghiệp rất coi trọng

* Chức năng ra quyết định: là quá trình lựa chọn một phơng án hành độnghợp lý nhất trong số nhiều phơng án đã dự kiến và đa vào xem xét Trong mộtthế giới rất phức tạp ngày nay, việc đề ra những quyết định đúng đắn là nhữngthách thức rất quan trọng đối với các nhà quản trị

* Chức năng tổ chức và phối hợp: là quá trình tạo ra một cơ cấu các mốiquan hệ giữc các thành viên trong tổ chức Thông qua đó cho phép họ thựchiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức bằng cách

thiết lập một tổ chức hoạt động hữu hiệu, các nhà quản trị có thể phối hợp tốthơn các nguồn nguyên liệu và nhân lực

Tiến trình tổ chức bao gồm vừa thiết lập các bộ phận, phòng ban và xâydựng các bản mô tả công việc Việc tuyển dụng và bổ nhiệm nhân sự cũngxuất phát trực tiếp từ các chức năng hoạch định và tổ chức

* Chức năng nhân sự : Bao gồm các nhiệm vụ tuyển mộ, tuyển chọn, huấnluyện và phát triển nguồn nhân lực Nhờ đó mỗi ngời có thể đóng góp nỗ lựccủa mình vào thành công chung của tổ chức Quản trị nhân sự gồm 2 nộidung:

- Quản lý con ngời: đó là công việc quản lý hàng ngày đối với tập thể lao

động, là công việc xây dựng các ê kíp điều động, phản ứng tạo cho doanhnghiệp có khả năng phát hiện những sai sót về mặt kinh tế kĩ thuật

- Tối u hoá các nguồn lực: là công việc sắp đặt của những ngời có tráchnhiệm những kĩ thuật cụ thể và những công cụ để nắm đợc những thông sốkhác nhau trong chính sách nhân sự: việc làm, đào tạo, tiền lơng, quan hệ xãhội

*Chức năng truyền thông: các nhà quản trị có trách nhiệm truyền đạt tớitất cả các thành viên trong tổ chức tri thức, kĩ thuật, chỉ thị, mệnh lệnh, vànhững thông tin cần thiết để thực hiện công việc Mặt khác, họ cũng nhậnnhững thông tin phản hồi từ những ngời nhận thông tin Đó là hai mặt có tác

động hỗ trợ nhau để các thành viên hiểu nhau hơn và giúp cho việc truyền tảithông tin đợc kịp thời

* Chức năng thúc đẩy và động viên: một trong những phơng diện rấtquan trong trong quản trị hiện đại là thúc đẩy và động viên theo đuổi nhữngmục tiêu đã lựa chọn Bằng cách thoả mãn các nhu cầu và đáp ứng những kỳvọng của họ thông qua những giá trị vật chất và tinh thần Chính điều này gópphần không nhỏ vào việc thúc đẩy các thành viên trong tổ chức đóng góp ýkiến hữu ích và tận dụng mọi tiềm năng của bản thân để hoần thành tốt côngviệc

*Chức năng chỉ huy, lãnh đạo:

Sau khi đã hoạch định, tạo ra một tổ chức và tuyển chọn nhân sự phù hợp,các nhà quản trị phải lãnh đạo tổ chức Chỉ huy bao hàm việc đa ra các mệnhlệnh, truyền đạt thông tin đến mọi ngời và động viên thúc đẩy họ hoàn thành

những nhiệm vụ cần thiết để thực hiện những mục tiêu của tổ chức Chỉ huy

có mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các chức năng quản trị khác

* Chức năng kiểm soát: là quá trình giám sát một cách chủ động vớimột công việc hay một tổ chức thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những hoạt

động điều chỉnh cần thiết Hiệu suất là sự kì vọng về công việc đợc hoànthành với chi phí phù hợp Nếu không đạt đợc hiệu suất mong muốn, nhàquản trị phải áp dụng các biện pháp điều chỉnh cần thiết Bởi vậy trong quátrình kiểm soát mọi hành động đều là tiến trình tự điều chỉnh liên tục

Tóm lại các chức năng của quản trị đều rất quan trọng và có tác dụng hỗtrợ lẫn nhau nhằm giúp các nhà quản trị đa ra đợc những quyết định kịp thời

và chính xác nhất

1.1.3- Vai trò của quản trị

Nói đến vai trò của quản trị, chúng ta đều biết rằng đó chính là nói

đến vai trò của các nhà quản trị bởi vì con ngời chính là đối tợng quản trị haynói cách khác, đó chính là chủ thể của quản trị Vậy vai trò của các nhà quảntrị là gì?

* Liên kết giữa các cá nhân

Những vai trò này tập trung vào mối liên hệ giữa các cá nhân Vai trò thủtrởng danh dự, ngời lãnh đạo, ngời liên lạc đều bắt nguồn từ quyền lực chínhthức Do đảm nhiệm những vai trò này mà nhà quản trị có khả năng xâm nhậpcác vai trò thông tin rồi từ đó dẫn đến các vai trò ra quyết định

- Vai trò lãnh đạo của nhà quản trị đòi hỏi phải chỉ đạo và điều phối cáchoạt động của ngời dới quyền Vai trò này có thể đòi hỏi phải bố trí nhân sự(tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt, sa thải) và đôn đốc những ngời dới quyền.Vai trò lãnh đạo cũng đòi hỏi phải kiểm tra, đảm bảo mọi việc đều diễn ratheo đúng dự kiến

- Vai trò mối liên lạc buộc nhà quản trị phải can dự vào những mối liên hệgiữa các cá nhân ở bên ngoài phạm vi chỉ huy của mình Việc này đòi hỏiphải có nhiều cuộc tiếp xúc cả ở trong lẫn ở ngoài tổ chức ở bên trong tổchức những nhà quản trị phải giao tiếp với rất nhiều nhà quản trị và cá nhânkhác Họ phải duy trì mối quan hệ tốt với những nhà quản trị đã giao việc cho

đơn vị cũng nh những ngời nhận việc của đơn vị Cuối cùng những nhà quảntrị phải quan hệ tốt với những nhân vật quan trọng ở bên ngoài tổ chức

* Vai trò thông tin

Chúng ta phải đặt nhà quản trị vào vị trí trung tâm tiếp nhận và phát đinhững thông tin đặc biệt Các mối quan hệ giao tiếp giữa các cá nhân hỗ trợnhà quản trị thu thập và tiếp nhận thông tin trong vai trò ngời theo dõi vàtruyền đạt thông tin trong vai trò ngời phổ biến và ngời phát ngôn.

* Vai trò ngời theo dõi

Vai trò này đòi hỏi nhà quản trị phải quan sát môi trờng để thu thập thôngtin về những biến động, những thay đổi, những cơ hội, những vấn đề có thểtác động đến đơn vị mình Những mối quan hệ chính thức và không chínhthức có thể đợc xây dựng trong vai trò mối liên lạc thờng là có ích trong trờnghợp này Thông tin đó có thể đề cập đến những nớc đi của đối thủ cạnh tranh

có thể ảnh hởng đến toàn bộ tổ chức, hay cho biết là có thể cầu viện ai khi

ng-ời cung ứng một bộ phận quan trọng thờng ngày không thể thực hiện đơnhàng

* Vai trò ngời phổ biến

Đòi hỏi nhà quản trị phải cung cấp thông tin quan trọng hay giành riêngcho những ngòi dới quyền mà thông thờng họ không thể biết hay không thểgiành đợc

* Vai trò ra quyết định

Tuy việc phát triển các mối liên hệ giữa các cá nhân và việc thu thập thôngtin đều có ý nghĩa hết sức quan trọng nhng nó chỉ là đầu vào cơ bản của quátrình ra quyết định Có một số ngời cho rằng những vai trò ra quyết định, ngờichủ trì, xử lý xáo trộn, ngời phân bổ các nguồn tài nguyên là những nhiệm vụquan trọng nhất của nhà quản trị

Qua những vai trò trên của quản trị ta có thể thấy rằng nhà quản trị đóngvai trò quyết định sự thành, bại trong kinh doanh của bất cứ đơn vị, công tynào Nhng không phải ai cũng có thể tham gia vào kinh doanh với t cách nhàquản trị Muốn kinh doanh thành công, ngời quản trị cần phải đợc đào tạomột cách có hệ thống và chu đáo Khi đó mới nhận thức một cách chuẩn xác

và đầy đủ các quy luật khách quan xuất hiện trong quá trình kinh doanh, đồngthời có phơng pháp và nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ các đòi hỏi củaquy luật đó

1.2- CNTT và chức năng của cntt

Cuộc cách mạng CNTT diễn ra sôi động hiện nay đang tác động sâu sắc và

mở ra một thời kỳ phát triển mới khi nhân loại bớc vào thế kỷ XXI Nội dungchủ đạo của bớc chuyển biến lần này là sự phát triển của nền văn minh côngnghiệp tiến lên nền văn minh thông tin và trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự pháttriển từ nền kinh tế công nghiệp truyền thống sang nền kinh tế tri thức Về cơbản, bớc chuyển biến lần này đợc nảy sinh và thực hiện chủ yếu tại các nớc

đã có nền kinh tế phát triển Tuy nhiên với xu thế toàn cầu hoá hiện nay, tác

động của bớc chuyển vĩ đại này đã lan toả nhanh chóng khắp các nớc trên thếgiới Xu thế này đang tạo ra những cơ hội to lớn và đồng thời cũng tạo ranhững thách thức gay gắt cho các nớc đang phát triển đang tìm đờng côngnghiệp hoá- hiện đại hoá nền kinh tế và xã hội của mình

Tại nớc ta, CNTT mới đợc phổ biến rộng rãi khoảng gần chục năm nay Do

đây là một khái niệm tơng đối mới nên có nhiều định nghĩa khác nhau về nó.Mặt khác đây là một khái niệm khà rộng, mỗi định nghĩa đa ra thờng phụthuộc vào góc độ nhìn khái niệm này thế nào Do vậy hiện nay cha có mộtkhái niệm chung nhất về CNTT nhng theo tôi hiện nay có một khái niệm cóthể định nghĩa đợc về CNTT :

CNTT là tập hợp các phơng pháp khoa học, các phơng tiện, công cụ kỹthuật hiện đại-chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông nhằm cungcấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả cácnguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt

động của con ngời và xã hội

Trong giai đoạn mới của sự phát triển kinh tế và xã hội dới tác động củaCNTT, tri thức và ý tởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết

định Vì vậy hầu hết các quốc gia, các tổ chức và công ty đều hiểu rằng vị trítơng lai của họ trong thế giới và trên thị trờng quốc tế phụ thuộc vào việc liệu

họ có tận dụng đợc CNTT để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng lực

đổi mới nền sản xuất và kinh tế của họ không? Không những đối với các nớcphát triển mà nhiều nớc đang phát triền trong khu vực cũng có những chínhsách mạnh mẽ phát triển CNTT trong những thập niên gần đây và đã đạt đợcnhiều thành tựu to lớn

Với các mục đích phát triển trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, cùngvới các nhu cầu nh trên chúng ta thấy ngoài việc sắp xếp một hệ thống quảntrị hợp lý thì việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ hiện đại vàocông tác quản lý sẽ đem lại hiệu quả và những lợi ích Các phòng ban trongtơng lai là văn phòng mà trong đó những chức năng hỗ trợ thủ công cố hữu sẽ

đợc thay thế bằng những công cụ trợ giúp hiện đại của CNTT Có thể nóiCNTT là công cụ đắc lực trợ giúp cho các hoạt động quản lý trở nên thuậntiện, góp phần củng cố cho sự vận hành trôi chảy cũng nh tăng hiệu quả hoạt

XX Có thể nói vào những năm 1937 cuả thế kỷ XX, năm đánh dấu cho sự ra

đời của máy vi tính khi Jonh Atanasoff chế tạo máy tính điện tử số hoá đầutiên Năm 1946 các kỹ s tại trờng tổng hợp Pennsylvania trình diễn ENIAC-máy tính điện tử thông dụng đầu tiên ENIAC (Electronic NumericalIntegrator and Computer) là chiếc máy tính số hoá tốc độ đầu tiên báo hiệu sựkhởi đầu của ngành công nghiệp máy tính Chiếc máy tính này chứa hơn17.000 ống chân không, 70.000 điện trở và 6.000 công tắc với khối lợngkhoảng 3 tấn, nó có thể tính toán đợc 5.000 phép cộng trong một giây Tiếp

đó là việc sản xuất hàng loạt máy tính điện tử thế hệ thứ nhất và thứ hai dùng

đèn điện tử trong thập kỷ 50, chủ yếu đợc sử dụng trong tính toán khoa

học-kỹ thuật Vào những năm giữa của thập kỷ 60 chúng ta đã sản xuất và cho ra

đời các máy tính thế hệ thứ ba với kỹ thuật mạch tích hợp và các bộ nhớ bándẫn, máy tính điện tử bắt đầu đợc ứng dụng ngày càng rộng rãi trong kinhdoanh, quản lý kinh tế Nhng ở thời kỳ này máy tính điện tử vẫn còn khá côngkềnh và đắt nên chỉ đợc trang bị cho các trung tâm tính toán và bắt đầu có cáctrung tâm tính toán nối mạng với nhau Bớc sang thập kỷ 70 với sự ra đời củacác bộ vi xử lý đã làm cho các máy vi tính thay đổi cả về hình thức lẫn tínhnăng, các máy vi tính trở nên nhỏ hơn, tốc độ tính toán nhanh hơn Điển hình

là năm 1975 máy tính cá nhân Altair 8800 lần đầu tiên đợc tiếp thị rộng rãi vànăm 1975 Data General công bố chíp máy tính tại cuộc hội thảo ở NewYork

Kỹ thuật vi xử lý khởi đầu cho cuộc cách mạng trong tin học, tạo điều kiệncho việc sản xuất hàng triệu máy vi tính phục vụ nhu cầu của tất cả mọi ng ời

với giá thành ngày càng rẻ Khởi đầu cho việc ra đời và sản xuất của các bộ vi

xử lý là các hãng Intel đợc thành lập năm 1986 Thập kỷ 80 là thời kỳ pháttriển nhanh chóng của công nghệ tin học với sự ra đời của máy tính xách tay,

ổ CD-Rom, máy in LaserJet và đặc biệt là sự ra đời của hãng phần mềmMicrosoft với việc ra đời của phiên bản Windows sử dụng giao diện đồ hoạlàm cho việc phổ biến tin học trở nên dễ dàng Thập kỷ 90 là thập kỷ đánhdấu tiến bộ vợt bậc của công nghệ vi xử lý Các chíp điện tử đợc sản xuất nhỏhơn nhng lại có tốc độ tính toán rất lớn Thế giới đã bớc sang thế kỷ XXI –thế kỷ đợc coi là kỷ nguyên của CNTT và các nhà khoa học hiện nay khôngchỉ chế tạo máy tính có tốc độ tính toán nhanh mà còn đang đi vào chế tạocác máy tính thông minh có thể làm đợc một việc chứ không chỉ biết tínhtoán thông thờng Gắn liền với sự ra đời của máy tính thì việc ra đời của mạngInternet cũng là một thành tựu trong sự phát triển của CNTT Khởi đầu choviệc ra đời mạng Internet là việc bộ quốc phòng Mỹ thuê một hãng máy tính

ở Massachusetts là Bolt Beranek and Newman xậy dựng ARPAnet là mạngkết nối các máy tính nghiên cứu trong cả nớc Vào mùa thu năm 1969 hãngnày đã kết nối đợc các máy tính của viện nghiên cứu Stanfort, UCLA, UCSanta Barbara và trờng tổng hợp Utah Năm 1973 các nhà thiết kế đã hợpnhất các mạng riêng biệt trong một dự án mang tên “InterettingProblem”( Vấn đề kết nối mạng ) Đến năm 1983 có khoảng 400 máy tính đ-

ợc kết nối và năm 1986 National Science Foundation thành lập NSFnet liênkết các mạng khu vực qua một mạng xơng sống quốc gia tốc độ cao NhngInternet thơng mại mà chúng ta biết đến ngày nay mãi đến những năm 90 mớihình thành Với sự phát triển của các chơng trình duyệt Web và nội dungthông tin gần gũi với ngời dùng mà các chơng trình duyệt này hỗ trợ Các nhàcung cấp dịch vụ trực tuyến trên mạng Internet nh Compuserve, AOL, Yahoo,Hotmail đã nhanh chóng kết nối vào Internet Hiện nay có đến trên 200 triệungòi trên khắp thế giới sử dụng Internet và con số dự đoán sẽ tăng lên 300triệu ngời vào năm 2005

1.2.2- Các thành phần cơ bản của CNTT

Giáo s Jim Senn là một giảng viên CNTT thuộc trờng đại học Georgia Ông

là trởng khoa Hệ thống Thông tin Máy tính, đồng thời là giám đốc nhómquản trị CNTT, các chơng trình đào tạo của ông đợc tạp chí Computer World

đánh giá là một trong hai chơng trình tốt nhất cùng với chơng trình của Đạihọc Massachusetts Trong cuốn sách nổi tiếng Information Technology in

Business do ông chủ biên, ông đã trình bày các thành phần cơ bản của CNTT.Theo Jim Senn CNTT gồm 3 thành phần cơ bản sau:

* Thành phần thứ nhất: Máy tính

Theo cách hiểu đơn giản máy tính là thiết bị điện tử dùng để thu thập, xử

lý, lu cất và hiện thị gọn trên bàn làm việc, ngoài ra còn có các loại lớn vềkích thớc và tính năng, ví dụ: máy mini dùng để xử lý các công việc nh đểliên kết ngời dùng và dữ liệu trong phạm vi một doanh nghiệp, một bộ, mộtngành, máy mainframe với các tính năng và giá cả lớn hơn máy mini dùng để

xử lý nhiều công việc đồng thời và máy super rất mạnh dùng để giải các bàitoán lớn và phức tạp Máy tính cùng với các thiết bị đi kèm nh màn hình, máy

in, thiết bị ngoại vi đợc gọi là phần cứng Nếu nh phần cứng đứng riêng rẽ thì

sẽ không làm đợc gì cả mà nó cần phải có các chơng trình hay còn gọi làphần mềm đi kèm để điều khiển hoạt động của phần cứng( còn gọi là phầnmềm hệ thống) Ngoài phần cứng và phần mềm ra, một yếu tố quan trọng nữacủa CNTT là hệ thống( tổ chức, xã hội) mà qua đó dòng thông tin vận chuyển

từ cá nhân hoặc cơ quan này sang cá nhân hoặc cơ quan khác Nh vậy, hiểutheo nghĩa rộng, máy tính gồm phần cứng, phần mềm và thông tin

* Thành phần thứ hai: mạng truyền thông

Một tính năng nữa của CNTT đó là việc cho phép liên kết, gửi và nhậnthông tin qua mạng Qua mạng truyền thông, các máy tính (còn gọi là trạmlàm việc) ở các vị trí khác nhau đợc nối lại với nhau bằng các đờng truyềnthông dụng nhất Việc đa các mạng truyền thông vào sử dụng mang tính chấtcách mạng không chỉ cho cá nhân ngời dùng mà cho cả quản lý, sản xuất,dịch vụ của các cơ quan quản lý nhà nớc bản thân mạng truyền thông cũngbao gồm cả phần cứng, phần mềm để điều khiển các thông tin trong quá trìnhchuyển vận trên mạng Hiện nay, mạng truyền thông phát triển rất nhanh, baogồm mạng đơn giản, mạng nội bộ (LAN- Local area Network), mạng mởrộng ( WAN- Wide area Network) Mạng quốc gia(Intranet) và mạng quốc tế(Internet)

* Thành phần thứ ba: bí quyết

Thành phần thứ ba của CNTT có tầm quan trọng không kém hai phần trên

là Know- how ( tức là biết làm một việc gì đó sao cho tốt) Bí quyết bao gồm;

- Quen với các công cụ của CNTT

- Có kỹ năng cần thiết để sử dụng đợc các công cụ này

- Hiểu cách thức sử dụng CNTT để giải quyết vấn đề

Lợi ích của CNTT đợc quyết định chủ yếu bởi thành phần thứ ba này, từviệc biết dùng CNTT có thể làm đợc gì, làm nh thế nào? Bí quyết bao gồm:con ngời, các quy trình nghiệp vụ và các phần mềm ứng dụng

Tóm lại, ba thành phần của CNTT đợc liên kết chặt chẽ, không tách rờinhau tạo các cơ hội cho các cá nhân và tổ chức hoạt động có hiệu quả hơn,năng suất hơn

1.2.3- Chức năng của CNTT

CNTT có bốn chức năng cơ bản là thu thập, xử lý, lu cất và truyền dữ liệu

Sử dụng các chức năng này nh thế nào sẽ quyết định đến hiệu quả của việcdùng CNTT trong công việc của cá nhân hay tổ chức Các chức năng này cóthể đợc thực hiện tuần tự hoặc đồng thời xen kẽ lẫn nhau

- Thu thập: đây là quá trình lấy dữ liệu để dùng cho công việc sau này Vídụ: khi một cuốn sách trong th viện đợc mợn, khi mua vé máy bay thì thôngtin về ngời mua và chuyến bay đợc thu thập, hoặc khi một ca sĩ hát trongphòng thu thì đợc thu và ghi vào trong băng từ hoặc đĩa Hay nội dung làmviệc giữa phi công với sân bay và tình hình hoạt động của máy bay trong mộtchuyến bay đợc thu thập vào hộp đen Thông thờng việc thu thập đợc tính từkhi có dữ liệu đến khi dữ liệu đợc ghi vào các vật mang tin, có thể thực hiệnthủ công( ngời nhập dữ liệu bằng máy vi tính), bán tự động (ngời sử dụng cácthiết bị ghi nhận nh máy quết hình, máy đọc mã vạch), hoặc tự động (ghi trựctiếp)

- Xử lý: hoạt động nàyliên quan trực tiếp đến máy vi tính, bao gồm các tác

vụ nh chuyển đổi, phân tích, tính toán, tổng hợp dữ liệu Xử lý văn bản chophép tạo lập văn bản, xử lý ảnh chuyển đổi các thông tin ở dạng nhìn thấythành hình dạng số hoá sử dụng đợc trong máy vi tính, xử lý thông tin từ dạngnày sang dạng khác (ví dụ từ dạng số sang dạng biểu đồ), tổng hợp thông tincần thiết và tổ chức thông tin thành các dạng phù hợp

- Lu cất: thông tin đợc lu trữ trong các vật mang tin ( nh đĩa từ, đĩa quang ởdạng máy tính ), có thể đọc đợc và chuyển đổi về trạng thái gốc Quá trìnhngợc lại với lu cất là tìm kiếm và lấy ra thông tin cần thiết từ các thông tin

đang lu cất

- Truyền: chức năng này có nhiệm vụ chuyển thông tin từ vị trí này sang vịtrí khác Ví dụ: máy điện thoại truyền tiếng nói, máy tính cũng có thể sử dụng

đờng điện thoại để truyền dữ liệu Thông thờng dữ liệu đợc truyền giữa cácmáy tính trong mạng, phạm vi của mạng có thể hẹp nh mạng cục bộ haymạng toàn cầu.

Đây chính là những chức năng rất quan trọng của CNTT Nhờ có nhữngchức năng này mà chúng ta có thể hoàn thành các công việc một cách nhanhchóng, kịp thời trong việc đa ra các quyết định góp phần không nhỏ làm nênnhững thành công trong công việc, đặc biệt là trong kinh doanh

1.3- Nội dung và các nhân tố ảnh hởng đến ứng dụng CNTT trong quản trị

1.3.1- ứng dụng CNTT và nội dung của ứng dụng CNTT trong quản trị

1.3.1.2- Vai trò của CNTT trong công tác quản trị

Ngay từ xa, thông tin đã đóng vai trò tổ chức và phát triển xã hội Bất cứcộng đồng nào cũng chỉ có thể tồn tại đợc bằng cách truyền tin, dù đó mới chỉ

là tiếng nói, tín hiệu, hình ảnh hay cử chỉ

Trong thời đại ngày nay, thời đại mà khoa học và công nghệ ngự trị trong

đời sống tất cả mọi ngời thì thông tin- yếu tố tiếp sinh khí cho nó giữ vai tròcực kỳ quan trọng CNTT- một trong những trụ cột của nền kinh tế tri thứccùng với công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ năng lợng vàcông nghệ vũ trụ sẽ đợc coi là con tàu vĩ đại để trở nền văn minh côngnghịêp tiến vào thế kỷ 21, trong đó CNTT đợc coi là ngời điều khiển Sự pháttriển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốcgia, giữa các vùng và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích chomình và cho nhân loại

CNTT với sự phát triển nhanh chóng và kỳ diệu của mình đang tác độngrộng khắp vào các lĩnh vực hoạt động của con ngời và xã hội Những tác độngchủ yếu của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội đợc tóm tắt nh sau:

* Đối với công nghiệp: CNTT đã một mặt tạo ra một ngành công nghiệpmới là công nghiệp CNTT hiện đang phát triển rất mạnh mẽ, mặt khác đợcứng dụng trong các quá trình sản xuất và trong tổ chức của các ngành côngnghiệp vốn có để tăng năng suất và chất lợng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới

có nhiều tính năng hiện đại, tự động hoá các hoạt động thiết kế và chế tạo sảnphẩm, tin học hoá các hoạt động tiếp thị, kinh doanh

* Đối với dịch vụ: CNTT làm thay đổi một cách sâu sắc nội dung và cáchthức hoạt động của nhiều loại hình dịch vụ vốn có nh trong quảng cáo và tiếpthị, thơng mại, bảo hiểm, giao thông vận tải, thông tin liên lạc CNTT cũngtạo ra nhiều ngành dịch vụ mới nh các dịch vụ thông tin và trí thức, văn hoá,

t vấn, đào tạo, giáo dục từ xa, y tế từ xa CNTT tạo điều kiện cho các hoạt

động dịch vụ biến đổi theo hớng tăng hàm lợng trí tuệ, vì vậy trong nhiều ờng hợp làm chuyển đổi vai trò của các dịch vụ đó từ chỗ phục vụ tự độngsang trợ giúp, quyết định đối với khách hàng

*Khu vực quản lý công cộng: vẫn là khu vực lớn nhất trong việc đầu tứng dụng CNTT, và một phần rất quan trọng là thuộc các cơ quan Nhà nớc.Vì vậy, tin học hoá quản lý Nhà nớc và quản lý công cộng bao gồm các lĩnhvực quản lý tài chính, ngân sách, kho bạc, thuế, hải quan, đầu t vẫn luônluôn có ý nghĩa hết sức to lớn

1.2.1.3- Những nội dung chủ yếu của hoạt động ứng dụng CNTT trong

Phơng tiện tin học đợc sử dụng nh một công cụ đa năng, thay thế đợc nhiềungời, làm đợc nhiều công việc, từ việc đơn giản nh soạn thảo văn bản đến các

công việc phức tạp nh lập kế hoạch, thống kê, phân tích và xử lý thông tin, dựbáo kết quả Có thể giúp nhà quản lý chỉ ở một nơi nhng vẫn có thể tham dự

đợc các hoạt động ở nhiều nơi khác

Tóm lại, ta có thể nói CNTT chính là chìa khoá mở ra sự thành công chomọi quốc gia Bởi vì khi CNTT ra đời đã làm thay đổi hoàn toàn thế giới và đacon ngời vào kỷ nguyên mới- kỷ nguyên tri thức Và CNTT đợc biểu hiện ởcác đặc điểm sau:

- CNTT khi ra đời và phát triển đã đa con ngời thoát khỏi nền kinh tế côngnghiệp và tiến tới nền kinh tế tri thức- nền kinh tế mà vai trò của con ngời đợc

đề cao hơn bao giờ hết

- CNTT làm cho cuộc cách mạng khoa học- công nghệ phát triển nh vũ bão

đã tạo nên hệ quả là rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ-nhân tố hàng đầutrong cạnh tranh kinh tế và phát triển xã hội

- Cuộc cách mạng CNTT phát triển đến chóng mặt làm cho thế giới thay

đổi khái niệm về xử lý thông tin và làm cho ngời ta hiểu rằng trong kỷ nguyêncông nghệ thông tin các yếu tố vô hình nh thông tin và khả năng sáng tạo mớichính là những nhân tố quyết định sức mạnh cạnh tranh của mỗi quốc giatrong khi ở nền kinh tế công nghiệp các yếu tố nh nguồn vốn, lao động, tàinguyên là những nhân tố quyết định sự canh tranh của mỗi quốc gia

- CNTT phát triển nhanh chóng thì đồng thời hình thành nhanh chóng quan

hệ kinh tế thơng mại toàn cầu đã buộc mỗi nớc phải nhanh chóng mở cửa, gấprút hội nhập thị trờng thế giới nếu nh không muốn bị tụt lại so với thế giới

- CNTT với những thành tựu kỳ diệu của nó đã giúp cho mọi ngời có thểlàm đợc những việc mà mình mong muốn và làm cho cuộc sống của con ngờingày càng đầy đủ tiện nghi hơn so với cuộc sống trớc đây

1.3.2- Những nhân tố ảnh hởng đến ứng dụng CNTT trong quản trị

* Chất lợng máy móc

Để hoàn thành công việc một cách nhanh nhất cũng nh đạt hiệu quả caonhất thì phần quyết điịnh lớn nhất là chất lợng của máy móc, thiết bị Nếuchất lợng máy móc đạt tiêu chuẩn thì nhất định công việc sẽ đợc hoàn thànhtốt dới sự năng động, nhiệt tình hăng say lao động của cán bộ nhân viên trong

đơn vị

* Trình tự lắp ráp

Bất cứ một thiết bị máy móc nào muốn vận hành tốt, bền với hiệu suấtcông việc lớn thì phải đợc lắp ráp đúng theo trình tự bởi vì nếu lắp sai trình tựthì sẽ gây ra hỏng hóc làm tốn kém thời gian sửa chữa cũng nh chi phí Chonên để máy móc vận hành tốt với năng suất cao nhất thì chúng nhất thiếtchúng ta phải có những thiết bị máy móc đợc lắp ráp theo đúng quy trình

* Trình độ của cán bộ nhân viên

Một yếu tố chúng ta không thể không xét đến khi nói đến hiệu quả kinh tế

Đó chính là trình độ của cán bộ nhân viên sử dụng cũng nh vận hành Nếumột cán bộ đợc trang bị đầy đủ kiến thức về máy móc mình sử dụng thì nhất

định năng suất công việc sẽ cao, tránh đợc nhiều hỏng hóc cũng nh tiết kiệmchi phí và thời gian, công sức lao động và ngợc lại Do đó hiệu suất công việccũng phụ thuộc khá nhiều vào trình độ của cán bộ nhân viên

* Chế độ bảo quản

“Của bền tại ngời” Đó chính là câu châm ngôn từ xa xa đã đợc ông cha ta

đúc kết qua nhiều thế hệ Thông qua đó chúng ta có thể thấy rằng để máymóc, thiết bị ít bị hỏng hóc và luôn trong tình trạng tốt nhất thì chúng ta cũngphải có chế độ bảo quản tốt, luôn bảo dỡng và sửa chữa kịp thời khi có h hỏngnhỏ để vòng đời cũng nh tuổi thọ của máy móc dài hơn

Ngoài những nhân tố trên chúng ta có thể kể ra một vài những nhân

tố khác có ảnh hởng đến hiệu quả ứng dụng CNTT nh : nguồn vốn đầu t, thờigian lao động của nhân viên , nhng những nhân tố đã nêu ra ở trên chính lànhững nhân tố có ảnh hởng chính

Chơng hai

Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị tại Trung tâm hội chợ

triển lãm Việt Nam2.1- Khái quát quá trình hình thành phát triển, mô hình

tổ chức và kết quả hoạt động của TTHCTL việt nam

2.1.1- Khái quát quá trình hình thành, phát triển và phơng hớng hoạt

động của Trung tâm

* Quá trình hình thành và phát triển

Trung tâm hội chợ Triển lãm Việt Nam có tiền thân là Khu triển lãm Giảng

Võ, đợc khởi công xây dựng từ năm 1962, nhng do chiến tranh phá hoại nên

đến sau ngày giải phóng Miền Nam 30/04/1975 mới đi vào hoạt động Ngày18/01/1989, theo quyết định số 06/HĐBT của Hội Đồng Bộ Trởng thì Khutriển lãm Giảng Võ đợc đổi tên là Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam,một đơn vị sự nghiệp hoạt động theo phơng thức hạch toán kinh doanh lấy thu

bù chi, có con dấu, có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàngCông thơng Việt Nam

Chức năng chủ yếu của trung tâm là tổ chức các cuộc triển lãm về chính trịnhằm tuyên truyền, biểu dơng thắng lợi của dân tộc, giáo dục tinh thần cáchmạng, động viên tài năng sáng tạo trong sản xuất và chiến đấu, giáo dục nhândân thực hiện hai nhiệm vụ chiến lợc là xây dựng Chủ nghĩa xã hội và bảo vệ

Tổ quốc

Ngày 04/05/1995 Bộ trởng Bộ Văn hoá Thông tin đã ban hành quyết định

số 1929/QĐ-TC về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nớc-Trung tâm Hội chợTriển lãm Việt Nam Đó là một doanh nghiệp kinh doanh độc lập, trực thuộc

Bộ Văn hoá Thông tin, có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, đợcNhà nớc giao vốn, đất đai và các nguồn lực khác, có trách nhiệm nộp cáckhoản thuế cho ngân sách Nhà nớc Doanh nghiệp có nhiệm vụ sử dụng cóhiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn đợc giao, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tựchịu trách nhiệm về hoạt động của mình trong phạm vi vốn do Nhà nớc cấp.Trụ sở chính: 148 Giảng Võ-Ba Đình-Hà Nội

Văn phòng đại diện tại Miền Nam: Đờng Nguyễn Đình Chiểu- Quận 1- TPHCM

Tên giao dịch đối ngoại: VEFAC (Viet Nam Exhibition Fair Centre)

* Phơng hớng hoạt động của đơn vị trong thời gian tới

Về công tác tổ chức hội chợ: Ban tổ chức hội chợ đang xây dựng kếhoạch hội chợ triển lãm năm 2004, phấn đấu đạt từ 20-22 cuộc.

- Công tác xây dựng cơ sở vật chất: triển khai dự án"Cải tạo, nâng cấp

hệ thống cơ sở hạ tầng Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam”, lập dự ánxây dựng mới khu làm việc của trung tâm

- Công tác tổ chức bộ máy- cán bộ: ban hành quy chế làm việc củatrung tâm; xây dựng quy chế trả lơng, thởng để khuyến khích ngời lao động;nghiên cứu cho một số bộ phận thực hiện chế độ khoán để mọi ngời phát huytính chủ động, sáng tạo nhằm mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp

- Công tác Đảng- Đoàn thể: tiếp tục duy trì nề nếp sinh hoạt thờngxuyên của chi bộ, công đoàn, đoàn thanh niên; phấn đấu kết nạp từ 3-5 đảngviên mới

- Phấn đấu năm 2004 trung tâm sẽ có một số lợng lớn cán bộ, nhânviên có trình độ cao trên đại học

- Năm 2004 này, trung tâm sẽ bổ sung đựơc một hệ thống máy mócthiết bị CNTT đồng bộ để nâng cao năng suất lao động của cán bộ công nhânviên cũng nh đẩy lùi những tồn tại trong công tác quản lí

Tóm lại theo kế hoạch thì năm 2004 này Trung tâm sẽ tăng đợc nguồnthu nhờ vào việc mở thêm một số hội chợ và nhận tổ chức thảo các hội nghị,cho thuê mặt bằng, ngoài việc mở các hội chợ triển lãm nh hội chợ thời tranghội chợ hàng tiêu dùng, hội chợ hàng kim khí chế tạo máy, hội chợ thời trangvào các tháng và các quý trong năm Nhng để thực hiện đợc mục tiêu trênthì đòi hỏi các cán bộ nhân viên trong trung tâm phải không ngừng nâng caotrình độ, năng động, sáng tạo để tìm hớng đi mới, ký kết đợc nhiều hợp đồnglàm ăn với nhiều nớc trên thế giới Mục tiêu trong năm 2004 sẽ vợt xa năm

2003 về mọi mặt

2.1.2- Một số đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm có liên quan đến việc ứng dụng CNTT trong quản trị

2.1.2.1- Đặc điểm của Trung tâm

Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam là một doanh nghiệp kinh doanhdịch vụ tổng hợp, nên hoạt động của trung tâm mang tính đặc thù riêng vốn

có là tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm, hội nghị, hội thảo Đồng thời nócòn phục vụ cho mục tiêu, tiêu chí của ngành hội chợ triển lãm, phục vụ cho

hoạt động tuyên truyền chính trị, xã hội của Đảng, Nhà nớc do Bộ Văn hoáThông tin ấn định.

Hội chợ triển lãm cũng là một loại hình hàng hoá trên thị trờng nhng khácvới các hình thức hàng hoá thông thờng, hoạt động của hội chợ triển lãm gồmcác dịch vụ sau: dịch vụ ngoại vi, dịch vụ tổng hợp, dịch vụ cơ bản

- Lấy các doanh nghiệp Nhà nớc và các thành phần kinh tế khác làm đối ợng phục vụ chủ yếu, từng bớc có chính sách phù hợp, khuyến khích cácdoanh nghiệp sử dụng các dịch vụ hội chợ triển lãm nh một công cụ khôngthể thiếu trong hoạt động tổ chức kinh doanh

t Lấy việc thúc đẩy trong nớc và xúc tiến giao lu kinh tế, tăng cờng đầu ttrong nớc và quốc tế làm mục tiêu hoạt động Một mặt tổ chức các hội chợtriển lãm mang tính chất thơng mại, mặt khác vẫn không quên tổ chức cáccuộc triển lãm chính trị, văn hoá xã hội, văn nghệ góp phần vào sự nghiệpphát triển chung của đất nớc

- Mở rộng các mối quan hệ quốc tế, phát triển thị trờng, đảm bảo thu- chi

và hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nớc, kinh doanh có lãi, nâng cao đời sốngcho ngời lao động

- Tăng cờng xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, từng bớc hiện đại hoá trungtâm, xây dựng đội ngũ cán bộ nhuần nhuyễn có trình độ chuyên môn cao, đápứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp trong điều kiện mới

2.1.2.2- Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm

Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vừa là đối tác, vừa là chủ chothuê tài chính, VEFAC có những chức năng và nhiệm vụ cụ thể Điều đó đợcghi nhận trong quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nớc-Trung tâm Hộichợ Triển lãm Việt Nam số 1929/QĐ-TC của Bộ Văn hoá Thông tin

* Chức năng:

Tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm của các doanhnghiệp trong và ngoài nớc, góp phần tăng thu cho ngân sách, tăng cờng cơ sởvật chất cho trung tâm, giải quyết chính sách cho ngời lao động và nâng cao

đời sống cho cán bộ nhân viên trung tâm

Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của trungtâm theo pháp luật hiện hành để thực hiện mục đích, chức năng và nhiệm vụcủa mình.

Tự trang trải tài chính cho các hoạt động kinh doanh của mình, quản lý và

sử dụng nguồn vốn theo đúng chế độ và hiệu quả kinh tế, nghiên cứu để cảitiến và ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao chất lợngcông việc

Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng và các văn bản ràng buộc pháp lý

mà trung tâm đã ký theo quy định của Nhà nớc và Bộ văn hoá thông tin

đợc đặt dới sự quản lý của trởng phòng Ưu điểm của phơng pháp tổ chức này

là công việc đợc phân công ra cho từng bộ phận, mỗi bộ phận chịu tráchnhiệm một phần công việc chung của trung tâm Chính vì thế, mỗi phòng cókhả năng vận dụng và sử dụng hết khả năng trong lĩnh vực của mình và đạt đ-

ợc kết quả cao Tuy nhiên, nhợc điểm của phơng pháp này là việc liên hệ,kiểm tra đôn đốc của lãnh đạo gặp nhiều khó khăn Nếu muốn trao đổi hoặctìm hiểu tình hình hoạt động của các phòng, ban thì lãnh đạo phải trực tiếpgặp các trởng phòng, phó phòng để trao đổi hoặc tổ chức các cuộc họp thờngrất tốn kém thời gian Đặc biệt, nếu muốn kiểm tra công việc đột xuất thìgiám đốc phải đích thân đến kiểm tra Đó chính là nhợc điểm lớn của bất kỳdoanh nghiệp nào khi vận dụng phơng pháp tổ chức này

Tóm lại, để thuận lợi cho công tác kiểm tra thì việc kết nối mạng nội bộgiữa văn phòng với các phòng ban là rất quan trọng Nó sẽ làm thay đổi nhữnghoạt động quản lý trong văn phòng cả về chất và về lợng và đem lại hiệu quảrất lớn

Sơ đồ bộ máy quản lý của trung tâm

* Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban

- Ban lãnh đạo: bao gồm 3 ngời, đứng đầu là tổng giám đốc và 2 phó tổnggiám đốc do Bộ văn hoá thông tin bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm Tổng giám đốc

là ngời điều hành các hoạt động chung của Trung tâm theo chế độ thủ trởng,

Tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc Văn phòng giám đốcPhó tổng

Phòng tài chính

kế toán

Chi nhánh Trung tâm tại TP HCM

Phòng dịch vụ HCTL

Hãng TT

TK-DD-Phòng HC TL quốc tế

Phòng HC TL trong n ớc

Hãng quảng cáo in ấn

Phòng dịch vụ tổng hợp

Phòng bảo vệ

Phòng KH- TT

và thị trờng

Phòng quản lý CSHT

chịu trách nhiệm trớc pháp luật, Nhà nớc về quyền lợi và nghĩa vụ của trungtâm

- Văn phòng: là phòng chức năng giúp giám đốc Trung tâm về các mặtcông tác tổ chức cán bộ, đào tạo, hành chính tổng hợp và quản trị, quản lý hệthống xe ô tô của cơ quan, thiết bị văn phòng, quản lý khu nhà khách

- Phòng tài chính- kế toán: là phòng chức năng có nhiệm vụ giúp giám đốctrung tâm quản lý các mặt về công tác tài chính, tiền tệ, tín dụngvà thanh toánbao gồm: tạo vốn, sử dụng, bảo quản, phát triển vốn, hạch toán kế toán vàthống kê, thực hiện chế độ thu- chi, vay mợn, thanh toán, theo dõi định mứclao động, chế độ khoán, tiền lơng, tiền thởng

- Phòng kế hoạch thông tin và thị trờng: có nhiệm vụ giúp giám đốc xâydựng các chiến lợc, kế hoạch, chơng trình và các giải pháp sản xuất kinhdoanh trong toàn doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu và tình hình thị trờng,thu thập và xử lý, lu trữ thông tin mọi chiều trong và ngoài nớc để cung cấpcho lãnh đạo và phòng ban có nhu cầu

- Phòng quản lý cơ sở hạ tầng: là phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ giúp giám

đốc quản lý toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng, vật liệu kiến trúc phục vụ hội trợtriển lãm bao gồm: nhà triển lãm, điện, cấp thoát nớc, đờng xá, sân vờn,

- Phòng bảo vệ: thực hiện nhiệm vụ bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ sản xuấtkinh doanh, bảo vệ môi trờng, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội trongtoàn trung tâm và môi trờng xung quanh

- Phòng hội chợ triển lãm trong nớc: là phòng giúp giám đốc thực hiện cáccông việc nghiệp vụ, tổ chức các cuộc hội trợ triển lãm do Trung tâm Hội chợTriển lãm Việt Nam tổ chức tại Việt Nam và phối hợp với phòng Dịch vụ hộitrợ triển lãm tổ chức các cuộc triển lãm tại nớc ngoài

- Phòng hội chợ triển lãm quốc tế: là phòng thực hiện các công tác nghiệp

vụ để tổ chức các hội chợ triển lãm quốc tế do Trung tâm Hội chợ Triển lãmViệt Nam tổ chức hoặc đồng tổ chức với các đơn vị của Việt Nam hoặc đơn vịnớc ngoài tại Việt Nam

- Hãng thiết kế, dàn dựng, trang trí: là đơn vị của Trung tâm Hội chợ Triểnlãm Việt Nam thực hiện các nhiệm vụ thiết kế, dàn dựng, trang trí đối với tấtcả các cuộc hội trợ triển lãm do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổchức trên địa bàn trung tâm và kinh doanh dịch vụ thiết kế, dàn dựng, trangtrí, tại các địa bàn ngoài trung tâm

- Phòng dịch vụ hội chợ triển lãm: là đơn vị kinh doanh dịch vụ trực thuộcTrung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam nhằm phục vụ các yêu cầu của kháchhàng nớc ngoài tham gia hội trợ triển lãm tại trung tâm (về giấy phép tạmnhập, tái xuất hàng hoá, visa, vận chuyển, đi lại, dịch vụ, tham quan, )

- Phòng dịch vụ tổng hợp : có nhiệm vụ quản lý toàn bộ các hoạt động kinhdoanh dịch vụ trên địa bàn Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, bao gồmcác lĩnh vực: cho thuê quầy bán hàng, văn phòng đại diện, kinh doanh ănuống giải khát, vũ hội, hội nghị, hội thảo, nhà nghỉ, văn hoá -nghệ thuật- thểthao

- Hãng quảng cáo và in ấn: có nhiệm vụ thực hiện các dịch vụ quảng cáo

d-ới mọi hình thức cho khách hàng trong và ngoài nớc trên các lĩnh vực kinh tếxã hội

- Chi nhánh Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tại TPHCM (Sai GonVEFAC)

Chi nhánh tại TPHCM là đơn vị trực thuộc Trung tâm Hội chợ Triển lãmViệt Nam, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo chế độ hạch toánphụ thuộc Chi nhánh có các nhiệm vụ sau: đại diện cho giám đốc Trung tâmHội chợ Triển lãm Việt Nam giao dịch với các khách hàng trong và ngoài n-

ớc, với các cơ quan quản lý Nhà nớc có liên quan tại TPHCM và các tỉnh phíaNam, theo dõi và thực hiện các hợp đồng kinh tế do Trung tâm Hội chợ Triểnlãm Việt Nam ký kết

Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC) là một doanh nghiệpchuyên kinh doanh, sản xuất các mặt hàng liên quan đến tuyên truyền, quảngcáo sản phẩm Hiện nay, tổng số lao động của trung tâm khoảng 170 ngời,trong đó cán bộ 50 ngời, nhân viên 95 ngời, lao động khác 25 ngời

*Nhận xét chung: Sau hơn 40 năm hoạt động, trung tâm hội chợ Triển lãm

Việt Nam đã đạt đợc những thành tích đáng kể, biểu hiện ở tất cả các mặthoạt động, về trình độ tổ chức quản lý, trình độ nghiệp vụ kinh doanh, mởrộng quy mô và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, góp phần thúc đẩynền kinh tế ngày càng phát triển Đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độnghiệp vụ thành thạo, có ý thức trách nhiệm trong công việc Thêm vào đó, do

có cơ cấu tổ chức hợp lý giữa các phòng ban và đợc sự chỉ đạo tận tình củacán bộ lãnh đạo nên các phát sinh đều đợc xử lý kịp thời Chính vì vậy, trungtâm hoạt động rất hiệu quả và nộp ngân sách đều đặn, đời sống của cán bộ

2.1.3- Kết qủa hoạt động kinh doanh của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam trong thời gian qua

* Thành tích

Do chủ động và quyết tâm cao, với sự đồng tâm nhất trí, tích cực của bangiám đốc, cấp uỷ và toàn thể cán bộ công nhân viên Trung tâm Hội chợ Triểnlãm Việt Nam, với sự quan tâm và chỉ đạo của lãnh đạo Bộ Văn hoá Thôngtin và các vụ chức năng Trong năm qua Trung tâm đã đạt đợc những thànhtích đáng kể: tổ chức đợc 16 cuộc hội chợ triển lãm tại Giảng Võ, một cuộctại địa phơng và 03 cuộc tại TP HCM Trung tâm Hội chợ Triển lãm ViệtNam đã phối hợp tổ chức: Hội chợ xuân 2003 từ 10/01-22/01/2003, triển lãmcơ khí điện-điện tử từ 09-15/03/2003, hội chợ hàng tiêu dùng Việt Nam vìchất lợng cuộc sống

*Năm 2003 vừa qua tình hình kinh doanh của trung tâm đã đạt đợc kết quảkhá cao thông qua bảng thành tích sau đây :

Biểu số1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của TTHCTLVN 2003

Đơn vị tính: 1000đ

TT Chỉ tiêu Thực hiện

năm 2002

Thực hiện năm 2003

Tỷ lệ thực hiện so vớinăm 2002

7 Tổng các khoản nợ

8 Trong đó nợ không

có khả năng thu hồi 645300 645300 100% +0%

Nguồn: Phòng Tài chính kế toán của Trung hội chợ Triển lãm VN

Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của trung tâm năm vừa qua ta cóthể rút ra nhận xét sau:

Tổng doanh thu của trung tâm tăng thêm hơn 2 tỷ đồng, tức là đạt 111% sovới năm 2002 Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần không nhỏ vàoviệc tăng tổng nguồn vốn kinh doanh của trung tâm Hiện nay, tổng nguồnvốn kinh doanh của trung tâm là khoảng 25 tỷ đồng, so với năm 2002 là tănggần 10 tỷ đồng, đạt 176% kế hoạch Mặc dù, đợc Nhà nớc cấp đầu t thêm từngân sách của nhà nớc nhng ta cũng không thể phủ nhận đợc những cố gắngcủa tập thể cán bộ, nhân viên trong trung tâm

*Hoạt động đối ngoại

- Tiếp tục duy trì mối quan hệ với các thơng vụ Việt Nam tại các nớc đểlàm công tác tuyên truyền, quảng cáo, mời khách tham gia hội chợ

- Cử đoàn cán bộ sang cộng hoà Liên bang Nga, Hàn Quốc để tìm hiểu thịtrờng và mời khách tham gia hội chợ

* Công tác xây dựng cơ sở vật chất:

- Tiến hành lựa chọn trong số những đối tác tham gia đấu thầu có phơng ántốt nhất để thi công hạng mục “cung cấp, lắp đặt hệ thống thiết bị điều hoàkhông khí và thông gió cho nhà triển lãm A1”

- Mua mới thêm đợc một số trang thiết bị hiện đại đầu t cho các phòng,ban Đồng thời những phơng tiện vận chuyển cũng đợc mua mới để phục vụcho nhu cầu đi lại của cán bộ, nhân viên

* Công tác tổ chức cán bộ: hoàn thiện bộ máy tổ chức cho phù hợp vớichức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban để từng cán bộ nhân viên phát huy

năng lực, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp Đồng thời tiếp tục hoànthiện quy chế làm việc của trung tâm.

* Công tác Đảng, Đoàn thể

- Ban giám đốc và cấp uỷ luôn quan tâm tạo điều kiện cho các tổ chức công

đoàn, đoàn thanh niên, nữ công hoạt động

- Chi bộ đã kết nạp thêm đảng viên mới đồng thời mở lớp học cảm tình

động, nh ở phòng quản lý cơ sở hạ tầng, phòng dịch vụ hội chợ triển lãm

- Tuy đã xây dựng các ban quản lý về lao động nhằm tiết kiệm chi phí songcha có biện pháp hữu hiệu nên cán bộ công nhân viên còn làm việc tuỳ tiện,cha tự giác chấp hành kỷ luật lao động

2.2- Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam

ứng dụng CNTT trong công tác quản lý là vấn đề không còn là mới mẻ

đối với các nớc tiên tiến trên thế giới và khu vực Tuy nhiên, đối với nớc tathì việc sử dụng và khai thác những khả năng và ứng dụng đó còn nhiều hạnchế

Đối với công tác quản lý nói chung, một công tác mà nhiệm vụ của nó baogồm cả quản lý con ngời, quản lý cơ sở vật chất và thông tin thì CNTT ra đờivới những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệtruyền thông đã làm cho các hoạt động trong quản lý tại các phòng ban trởnên dễ dàng hơn rất nhiều, đánh dấu một bớc chuyển biến lớn trong hoạt

động qản lý, từ việc thực hiện thủ công lấy sức ngời là chủ yếu sang việcchuyển giao hầu hết công việc cho máy móc thực hiện mà vẫn đảm bảo đợcvai trò đặc biệt quan trọng của con ngời Đó chính là lý do giải thích tại saoCNTT đợc sử dụng rộng rãi trong quản lý

Hiện nay ở nớc ta máy vi tính đợc sử dụng rất nhiều, nó không chỉ bó hẹptrong các viện nghiên cứu, các trờng học, các trung tâm máy tính mà nó đã

mở rộng ra mọi ngành và đi vào tất cả các lĩnh vực Song hiện nay nhiều cơquan, đơn vị chỉ dùng máy vi tính nh một công cụ để soạn thảo văn bản.Trong khi đó trên thế giới việc sử dụng máy vi tính để thay thế các hoạt độngcủa con nguời và giúp con ngời nhanh chóng đạt đợc mục đích, yêu cầu đặtra

Theo nghị quyết 49/CP chính phủ đã đề ra chơng trình quốc gia vềCNTT với mục tiêu: xây dựng nền móng bớc đầu vững chắc cho một kết cấuhạ tầng về thông tin trong xã hội có khả năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản vềthông tin trong quản lý nhà nớc và trong các hoạt động kinh tế xã hội , đồngthời xây dựng ngành công nghiệp CNTT thành một trong những ngành mũinhọn của đất nớc, góp phần chuẩn bị cho nớc ta có vị trí xứng đáng trong khuvực khi bớc vào thế kỷ XXI Để thực hiện đợc điều này nớc ta nói chung vàcác công ty, doanh nghiệp nói riêng phải cố gắng hết mình để điều này sẽ trởthành hiện thực trong tơng lai không xa

2.2.1- Thực trạng trang thiết bị thông tin tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam

Hiện nay tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam máy tính đợc trang bịkhá đầy đủ để các hoạt động kinh doanh của trung tâm diễn ra một cách