Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ hông tin trong quản lý tại trung tâm hội chợ triển lãm việt nam
Trang 1Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng côngnghệ thông tin trong quản lý tại Trung tâm Hội chợ Triểnlãm Việt Nam .
mục lục
Lời nói đầu
ChơngI: một số nội dung lý luận về công tác quản lý vàứng dụng CNTT trong quản lý
I :Nhận thức chung về công tác quản lý và ứng dụngcntt trong quản lý
1.1: Khái niệm quản lý
1.1.1:Chức năng và nhiệm vụ của quản trị
1.1.2:Vai trò của quản trị
2.2: Nội dung của hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý
III: Nhận thức chung về hiệu quả kinh tế và hệ thống chỉ tiêuphản ánh hiệu quả
3.1: Khái niệm hiệu quả kinh tế
3.2: Hệ thống chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh tế
3.3: Những nhân tố tác động đến hiệu quả của ứng dụng CNTT
Chơng II: Thực trạng việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam
Trang 2I: vàI nét về quá trình hình thành và phát triển củatrung tâm hội chợ triển l m việt namã
1.1: Quá trình hình thành và phát triển
1.2: Đặc điểm hoạt động của trung tâm
1.3: Chức năng, nhiệm vụ của đơn vị
1.4:Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
1.5: Kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm trong thời gian qua
1.6: Phơng hớng hoạt động của dơn vị trong thời gian tới
iI: Thực trạng trang thiết bị CNTT tại Trung tâm Hộichợ Triển l m Việt Nam ã
2.1: Những lợi ích cụ thể của CNTT trong hoạt động quản lý
2.2: Thực trạng ứng dụngCNTT tại Trung tâm
2.3: Thực trạng trang thiết bị kỹ thuật thông tin tại Trung tâm Hộichợ Triển lãm Việt Nam
2.4: Tổ chức CNTT tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam
Iii: Kết quả ứng dụng CNTT tại Trung tâm Hội chợ Triểnl m Việt Nam và nhận xét ã
I: Phơng hớng
Trang 31.1: áp dụng một số quy chế chặt chẽ về công tác thông tin tại Trungtâm
1.2: Đa CNTT vào các mặt hoạt động và swr dụng phần mềm ứngdụng phù hợp với đơn vị mình
1.3: Xin cấp thêm kinh phí từ ngân sách nhà nớc
1.4: Cử cán bộ tham gia vào các lớp học nâng cao trình độ
II: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụngCNTT tại Trung tâm Hội chợ Triển l m Việt Nam ã
2.1: Hoàn thiện công tác thông tin
2.2: Xây dựng phần mềm ứng dụng
2.3: Đầu t trang thiết bị công nghệ
2.4: Chú trọng đào tạo nhân sự quản lý
III: Một số kiến nghị đối với nhà nớc
3.1: Hoàn thiện công tác quản lý xuất, nhập khẩu phần mềm ứngdụng
3.2: Đào tạo chuyên gia về CNTT
3.3: Đầu t trang thiết bị để xây dựng phần mềm ứng dụng
3.4: Quản lý mạng LAN, WAN chặt chẽ
Kết luận
Tài liệu tham khảo
Lời nói đầu
Lịch sử loài ngời đã trải qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn gắn liền vớisự xuất hiện và phát triển của một loại hình kĩ thuật đặc trng quyết định sự pháttriển của xã hội loài ngời ở giai đoạn đó Thời kì đồ đá, đồ đồng phát triển cao hơncác thời kỳ trớc đó là nhờ sự xuất hiện và phát triển của các công cụ bằng đá, đồng.
Trang 4Chính khả năng dễ chế tạo thành công các loại công cụ khác nhau và tính hiệu quảcủa nó đã làm cho chất lợng cuộc sống của con ngời đợc nâng cao hơn Những thếkỷ sau đó, nhờ những cuộc cách mạng công nghiệp mà bộ mặt của thế giới đã thayđổi rất nhiều Thế kỷ XX đã chứng kiến một sự “Bùng nổ thông tin” có thể đợc xemnh một phần của cuộc cách mạng công nghệ liên tục CNTT đã từng bớc đi vào cácngành và chiếm một vị trí quan trọng Chính nhờ CNTT mà con ngời đã đạt đợcnhững thành tựu lớn trong khoa học tự nhiên và xã hội Cùng với sự phát triển vềkhoa học kĩ thuật chung của cả nớc, các hoạt động quản lý đang dần từng bớc đợchoàn thiện và hiện đại hoá đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của xã hội Chínhđiều đó khẳng định rằng xã hội luôn vận động và phát triển không ngừng theo xu h-ớng toàn cầu hoá về mọi lĩnh vực nhằm giải phóng sức lao động và làm phong phúthêm đời sống vật chất và tinh thần của con ngời Điều đó đặt ra cho công tác quảnlý một sự lựa chọn duy nhất là phải cải tiến công tác quản lý Có thể nói đó là cảmột gánh nặng cho hệ thống hành chính giúp việc cho các nhà quản lý Chính vì lýdo này mà có rất nhiều nhà quản lý đã nhìn nhận năng lực tiềm tàng của hệ thốngmáy vi tính trong quản lý nhân sự và điều hành sản xuất Thật vậy, việc áp dụngCNTT vào quản lý không chỉ phục vụ cho nhu cầu trớc mắt đơn thuần mà nó cònphải thực sự là nền móng khởi đầu cho sự phát triển của tơng lai.
Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam có chức năng là thông qua việctổ chức các hội chợ để thông tin về kinh tế kĩ thuật, tuyên truyền động viên giáo dụcvề chính trị, t tởng, kích thích phát triển sản xuất thông qua các hội chợ để giúp nhàsản xuất, các doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm của mình Để thông tin đến kháchhàng đợc nhanh nhất đòi hỏi trung tâm phải đợc trang bị một hệ thống thiết bị hiệnđại mà tiêu biểu là hệ thống máy vi tính Nhng để ứng dụng CNTT trong quản lýđạt đợc kết quả cao thì đòi hỏi sự nỗ lực học hỏi không ngừng của các cán bộ nhânviên trong trung tâm cùng với việc đẩy mạnh hiện đại hoá trang thiết bị Đó là xuthế tất yếu đòi hỏi mỗi doanh nghiệp, mỗi quốc gia và toàn thế giới phải đi theo.
Xuất phát từ thực tiễn của trung tâm, em đã mạnh dạn chọn đề tài “
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý tạiTT HCTLVN” làm đề tài chuyên đề và luận văn tốt nghiệp Trọng tâm của đề tài
này nhằm đề cập đến một số biện pháp đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào quản lýđể tạo ra hiệu quả công việc cao nhất Chuyên đề gồm 3 phần chính:
Trang 5Chơng I: Một số nội dung lý luận về công tác quản lý vàứng dụng CNTT trong quản lý
Chơng II: Thực trạng việc ứng dụng CNTT tại TT HCTLVNChơng III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứngdụng CNTT tại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam
Để có đợc bài báo cáo chuyên đề này, ngoài những nỗ lực và cố gắng của bảnthân, em còn nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú anh chị trong cơ quancũng nh của nhà trờng và thầy cô Song do lợng kiến thức còn hạn chế, khối lợngcông việc lớn nên chuyên để không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận đợc nhữngý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn sắp tới của em hoàn thiện hơnnữa.
Em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị tại Trung tâm hội chợ triển lãmViệt Nam cũng nh thầy PGS-TS Vũ Phán, ThS Vũ Thị Minh Hiền đã giúp đỡ emtrong thời gian qua.
Chơng I : Một số nội dung lý luận về công tác
quản lý và ứng dụng CNTT trong quản lý
I: Nhận thức chung về công tác quản lý và ứngdụng CNTT trong quản lý
1.1: Khái niệm quản lý
Trong thời đại ngày nay để thành công trong kinh doanh bất kì mộtcông ty, doanh nghiệp nào cũng phải chú trọng công tác quản lý Nhng để quản lýđợc tốt thì chúng ta phải hiểu quản lý là gì và tại sao phải quản lý Hiện nay chúngta thờng dùng các từ quản lý và quản trị , thực chất ta có thể hiểu nh sau:
Quản lý là thuật ngữ đợc dùng trong kinh doanh Quản trị là thuật ngữđợc sử dụng trong nội bộ , đặt dới sự điều khiển của chủ doanh nghiệp.
*Có nhiều cách hiểu về thuật ngữ quản trị nh sau:
- Có ngời cho rằng quản trị là các hoạt động thực hiện nhằm đảm bảosự hoàn thành công việc thông qua những nỗ lực của ngời khác.
- Có ngời cho rằng quản trị là quá trình do một hay nhiều ngời thựchiện nhằm phối hợp các hoạt động của nhiều ngời để đạt đợc những kết quả mà mộtngời hành động riêng rẽ thì không thể đạt đợc.
Trang 6Có ngời cho rằng quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạtđộng của những cộng sự khác nhau cùng chung một tổ chức.
- Có tác giả đơn giản cho rằng quản trị là sự có trách nhiệm về một cáigì đó.
Tóm lại ta có thể hiểu định nghĩa quản trị nh sau: Quản trị là quá trìnhlàm việc với và thông qua những ngời khác để thực hiện các mục tiêu của tổ chứctrong một môi trờng luôn biến động.
Thông qua những định nghĩa và cách hiểu trên, chúng ta có thể thấy ợc tại sao phải nghiên cứu quản trị?
đ Vì xã hội của chúng ta dựa vào những định chế và tổ chức chuyênmôn hoá để cung cấp hàng hoá và những dịch vụ mà chúng ta cần Những tổ chứcnày đợc điều khiển và chỉ đạo bằng những quyết định của một hay nhiều cá nhân đ-ợc chỉ định làm nhà quản trị Trong xã hội TBCN thì chính những nhà quản trị làngời phân bổ các nguồn tài nguyên của xã hội cho những mục tiêu khác nhau và th-ờng hay cạnh tranh nhau Những nhà quản trị có quyền và trách nhiệm tạo ra nhữngsản phẩm an toàn và không an toàn, tìm kiếm hoà bình hay chiến tranh, xây dựnghay phá huỷ các thành phố, làm sạch hay ô nhiễm môi trờng Những nhà quản trịthiết lập ra những điều kiện để đảm bảo cho chúng ta có việc làm, có thu nhập, cólối sống, có các dịch vụ, đợc bảo vệ, đợc chăm sóc sức khoẻ và có tri thức.Thật cótìm ra đợc một ngời nào không phải là nhà quản trị và cũng không chịu tác động bởinhững quyết định của một nhà quản trị.
-Thêm vào đó, những cá nhân không đợc đào tạo làm nhà quản trị ờng lại hay ở những cơng vị quản trị Bất cứ một cá nhân nào, sớm hay muộn cũngsẽ trở thành nhà quản trị , họ ít nhất cũng trở thành ngời quản lý một gia đình.
th Cuối cùng, nhờ có quản trị mà những nớc TBCN nh Nhật, Pháp, Mỹđã thành công trong mọi lĩnh vực, cả về kinh tế và văn hoá Để đối phó với nhữngbiến đổi của môi trờng và quản lý tốt lực lợng lao động thì bất kỳ nớc nào, cảTBCN lẫn CNXH, đều phải lấy quản trị làm đầu Chính những thách thức này đòihỏi phải có những ngời đợc đào tạo tốt , có trình độ kiến thức và tích cực làm việcvà quyết định lấy sự nghiệp quản trị làm giá trị của đời mình.
Quản trị bao gồm các yếu tố sau:
Trang 7- Phải có một chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động và mộtđối tợng bị quản trị phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị tạo ra Tácđộng có thể là một lần hay liên tục.
-Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả chủ thể và đối tợng, mục tiêu làcăn cứ để chủ thể ra quyết định.
Chủ thể có thể là một ngời, nhiều ngời, một thiết bị Còn đối tợng cóthể là con ngời, máy móc, đất đai, thiết bị, hầm mỏ
1.1.1: Chức năng và nhiệm vụ của quản trị
Có 5 chức năng quản trị căn bản là: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phốihợp, kiểm soát Trải qua thời gian các chức năng này đợc phát triển thành các chứcnăng khác:
*Hoạch định: là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chứcphải hoàn thành trong tơng lai và quyết định về cách thức để đạt đợc những mụctiêu đó Hoạch địch gồm những yếu tố sau:
-Thiết lập các mục tiêu (phơng hớng) cho tổ chức, nh mức tăng lợinhuận, chi phí, thị phần
-Nhận diện các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các mục tiêu đó.-Quyết định về hoạt động cần thiết để đạt đợc mục tiêu đã đề ra
Thực chất của hoạch định là nhằm hoàn thành các mục đích, mục tiêuđặt ra, xuất phát từ bản chất của một hệ thống có tổ chức, để thực hiện mục đíchchung của doanh nghiệp thông qua sự phối hợp chặt chẽ của mọi ngời trong doanhnghiệp.
Chúng ta đều biết mọi doanh nghiệp có chung một động cơ dài hạn làsự tăng trởng không ngừng cho doanh nghiệp, tránh đợc các rủi ro, kinh doanh có
Chủ thể quản trị
Chủ thể quản trị
Đối tợng bị quản trị
Mục tiêuMôi trờng
Trang 8lãi và thoả mãn các lợi ích xã hội, doanh nghiệp và ngời lao động theo đúng luậtđịnh và thông lệ của thị trờng Bởi vậy, chức năng hoạch địch đợc các doanh nghiệprất coi trọng.
Chức năng ra quyết định: là quá trình lựa chọn một phơng án hànhđộng hợp lý nhất trong số nhiều phơng án đã dự kiến và đa vào xem xét Trong mộtthế giới rất phức tạp ngày nay, việc đề ra những quyết định đúng đắn là những tháchthức rất quan trọng đối với các nhà quản trị.
* Chức năng tổ chức và phối hợp: là quá trình tạo ra một cơ cấu cácmối quan hệ giữc các thành viên trong tổ chức Thông qua đó cho phép họ thực hiệncác kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức bằng cách thiết lập mộttổ chức hoạt động hữu hiệu, các nhà quản trị có thể phối hợp tốt hơn các nguồnnguyên liệu và nhân lực
Tiến trình tổ chức bao gồm vừa thiết lập các bộ phận, phòng ban vàxây dựng các bản mô tả công việc Việc tuyển dụng và bổ nhiệm nhân sự cũng xuấtphát trực tiếp từ các chức năng hoạch định và tổ chức.
*Chức năng nhân sự : Bao gồm các nhiệm vụ tuyển mộ, tuyển chọn,huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực Nhờ đó mỗi ngời có thể đóng góp nỗ lựccủa mình vào thành công chung của tổ chức Quản trị nhân sự gồm 2 nội dung:
Quản lý con ngời: đó là công việc quản lý hàng ngày đối với tập thểlao động, là công việc xây dựng các ê kíp điều động, phản ứng tạo cho doanhnghiệp có khả năng phát hiện những sai sót về mặt kinh tế kĩ thuật.
Tối u hoá các nguồn lực: là công việc sắp đặt của những ngời có tráchnhiệm những kĩ thuật cụ thể và những công cụ để nắm đợc những thông số khácnhau trong chính sách nhân sự: việc làm, đào tạo, tiền lơng, quan hệ xã hội.
*Chức năng truyền thông: các nhà quản trị có trách nhiệm truyền đạttới tất cả các thành viên trong tổ chức tri thức, kĩ thuật, chỉ thị, mệnh lệnh, và nhữngthông tin cần thiết để thực hiện công việc Mặt khác, họ cũng nhận những thông tinphản hồi từ những ngời nhận thông tin Đó là hai mặt có tác động hỗ trợ nhau đểcác thành viên hiểu nhau hơn và giúp cho việc truyền tải thông tin đợc kịp thời
*Chức năng thúc đẩy và động viên: một trong những phơng diện rấtquan trong trong quản trị hiện đại là thúc đẩy và động viên theo đuổi những mục
Trang 9tiêu đã lựa chọn Bằng cách thoả mãn các nhu cầu và đáp ứng những kỳ vọng củahọ thông qua những giá trị vật chất và tinh thần Chính điều này góp phần khôngnhỏ vào việc thúc đẩy các thành viên trong tổ chức đóng góp ý kiến hữu ích và tậndụng mọi tiềm năng của bản thân để hoần thành tốt công việc.
*Chức năng chỉ huy, lãnh đạo:
Sau khi đã hoạch định, tạo ra một tổ chức và tuyển chọn nhân sự phùhợp, các nhà quản trị phải lãnh đạo tổ chức Chỉ huy bao hàm việc đa ra các mệnhlệnh, truyền đạt thông tin đến mọi ngời và động viên thúc đẩy họ hoàn thành nhữngnhiệm vụ cần thiết để thực hiện những mục tiêu của tổ chức Chỉ huy có mối quanhệ chặt chẽ với tất cả các chức năng quản trị khác.
*Chức năng kiểm soát: là quá trình giám sát một cách chủ động vớimột công việc hay một tổ chức thực hiện nhiệm vụ và tiến hành những hoạt độngđiều chỉnh cần thiết Hiệu suất là sự kì vọng về công việc đợc hoàn thành với chiphí ohù hợp Nếu không đạt đợc hiệu suất mong muốn, nhà quản trị phaỉ áp dụngcác biện pháp điều chỉnh cần thiết Bởi vậy trong quá trình kiểm soát mọi hànhđộng đều là tiến trình tự điều chỉnh liên tục.
Tóm lại các chức năng của quản trị đều rất quan trọng và có tác dụnghỗ trợ lẫn nhau nhằm giúp các nhà quản trị đa ra đợc những quyết định kịp thời vàchính xác nhất
1.1.2: Vai trò của quản trị
Nói đến vai trò của quản trị, chúng ta đều biết rằng đó chính là nóiđến vai trò của các nhà quản trị bởi vì con ngời chính là đối tợng quản trị hay nóicách khác, đó chính là chủ thể của quản trị.vậy vai trò của các nhà quản trị là gì?
*Liên kết giữa các cá nhân
Những vai trò này tập trung vào mối liên hệ giữa các cá nhân Vai tròthủ trởng danh dự, ngời lãnh đạo, ngời liên lạc đều bắt nguồn từ quyền lực chínhthức.do đảm nhiệm những vai trò này mà nhà quản trị có khả năng xâm nhập cácvai trò thông tin rồi từ đó dẫn đến các vai trò ra quyết định.
-Vai trò lãnh đạo của nhà quản trị đòi hỏi phải chỉ đạo và điều phốicác hoạt động của ngời dới quyền Vai trò này có thể đòi hỏi phải bố trí nhân sự(tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt, sa thải) và đôn đốc những ngời dới quyền Vai trò
Trang 10lãnh đạo cũng đòi hỏi phải kiểm tra, đảm bảo mọi việc đều diễn ra theo đúng dựkiến.
-Vai trò mối liên lạc buộc nhà quản trị phải can dự vào những mốiliên hệ giữa các cá nhân ở bên ngoài phạm vi chỉ huy của mình Việc này đòi hỏiphải có nhiều cuộc tiếp xúc cả ở trong lẫn ở ngoìa tổ chức.ở bên trong tổ chứcnhững nhà quản trị phải giao tiếp với rất nhiều nhà quản trị và cá nhân khác Họphải duy trì mối quan hệ tốt với những nhà quản trị đã giao việc cho đơi vị cũng nhnhững ngời nhận việc của đơn vị Cuối cùng những nhà quản trị phải quan hệ tốt vớinhững nhân vật quan trọng ở bên ngoài tổ chức.
*Vai trò thông tin
Chúng ta phải đặt nhà quản trị vào vị trí trung tâm tiếp nhận và phát đinhững thông tin đặc biệt Các mối quan hệ giao tiếp giữa các ca nhân hỗ trợ nhàquản trị thu thập và tiếp nhận thông tin trong vai trò ngời theo dõi và truyền đạtthông tin trong vai trò ngời phổ biến và ngời phát ngôn.
*Vai trò ngời theo dõi
Vai trò này đòi hỏi nhà quản trị phỉa quan sát môi trờng để thu thậpthông tin về những biến động, những thay đổi, những cơ hội, những vấn đề có thểtác động đến đơn vị mình Những mối quan hệ chính thức và không chính thức cóthể đợc xây dựng trong vai trò mối liên lạc thờng là có ích trong trờng hợp này.Thông tin đó có thể đề cập đến những nớc đi của đối thủ cạnh tranh có thể ảnh hởngđến toàn bộ tổ chức, hay cho biết là có thể cầu viện ai khi ngời cung ứng một bộphận quan trọng thờng ngày không thể thực hiện đơn hàng.
*Vai trò ngời phổ biến
Đòi hỏi nhà quản trị phải cung cấp thông tin quan trọng hay giànhriêng cho những ngòi dới quyền mà thông thờng họ không thể biết hay không thểgiành đợc.
*Vai trò ra quyết định
Tuy việc phát triển các mối liên hệ giữa các cá nhân và việc thu thậpthông tin đều có ý nghĩa hết sức quan trọng nhng nó chỉ là đầu vào cơ bản của quátrình ra quyết định Có một số ngơid vho rằng những vai trò ra quyết định, ngời chủ
Trang 11trì, xử lý xáo trộn, ngời phân bổ các nguồn tài nguyên là những nhiệm vụ quantrọng nhất của nhà quản trị
Qua những vai trò trên của quản trị ta có thể thấy rằng nhà quản trịđóng vai trò quyết định sự thành, bại trong kinh doanh của bất cứ đơn vị , công tynào Nhng không phải ai cũng có thể tham gia vào kinh doanh với t cách nhà quảntrị Muốn kinh doanh thành công , ngời quản trị cần phải đợc đào tạo một cách cóhệ thống và chu đáo khi đó mới nhận thức một cách chuẩn xác và đầy đủ các quyluật khách quan xuất hiện trong quá trình kinh doanh, đồng thời có phơng pháp vànghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ các đòi hỏi của quy luật đó
1.2: Khái niệm CNTT
Cuộc cách mạng CNTT diễn ra sôi động hiện nay đang tác động sâusắc và trực tiếp đến mọi hoạt động kinh tế, xã hội của các quốc gia trên thế giới ,mở ra một thời kỳ phát triển mới khi nhân loại bớc vào thế kỷ XXI Nội dung chủđạo của bớc chuyển biến lần này là sự phát triển tùe nền văn minh công nghiệp tiénlên nền văn minh thông tin và trí tuệ , mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tếcông nghiệp truyền thống sang nền kinh tế tri thức Về cơ bản, bớc chuyển biến lầnnày đợc nảy sinh và thực hiện chủ yếu tại các nớc đã có nền kinh tế phát triển Yutnhiên với xu thế toàn cầu hoá hiện nay, tác động của bớc chuyển vĩ đại này đã lantoả nhanh chóng khắp các nớc trên thế giới Xu thế này đang tạo ra những cơ hội tolớn và đồng thời cũng tạo ra những thách thức gay gắt cho các nớc đang phát triểnđang tìm đờng công nghiệp hoá- hiện đại hoá nền kinh tế và xã hội của mình.
Tại nớc ta, CNTT mới đợc phổ biến rộng rãi khoảng gần chục nămnay Do đây là một khái niệm tơng đối mới nên có nhiều định nghĩa khác nhau vềnó Mặt khác đây là một khái niệm khà rộng , mỗi định nghĩa đa ra thờngphụ thuộcvào góc độ nhìn khái niệm này thế nào Do vậy hiện nay cha có một khái niệmchung nhất về CNTT nhng theo tôi hiện nay có một khái niệm có thể định nghĩa đ-ợc về CNTT :
CNTT là tập hợp các phơng pháp khoa học, các phơng tiện, công cụkỹ thuật hiện đại-chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông nhằm cungcấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tàinguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ng -ời và xã hội.
Trang 12Trong giai đoạn mới của sự phát triển kinh tế và xã hội dới tác độngcủa CNTT, tri thức và ý tởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết định.Vì vậy hầu hết các quốc gia, các tổ chức và công ty đều hiểu rằng vị trí tơng lai củahọ trong thế giới và trên thị trờng quốc tế phụ thuộc vào việc liệu họ có tận dụng đ-ợc CNTT để phát triển một cách nhanh chóng mọi năng lực đổi mới nền sản xuất vàkinh tế của họ không? Không những đối với các nớc phát triển mà nhiều nớc đangphát triền trong khu vực cũng có những chính sách mạnh mẽ phát triển CNTT trongnhững thập niên gần đây và đã đạt đợc nhiều thành tựu to lớn.
Với các mục đích phát triển trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội,cùng với các nhu cầu nh trên chúng ta thấy ngoài việc sắp xếp một hệ thống quản trịhợp lý thì việc ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ hiện đại vào công tácquản lý sẽ đem lại hiệu quả và những lợi ích.Các phòng ban trong tơng lai là vănphòng mà trong đó những chức năng hỗ trợ thủ công cố hữu sẽ đợc thay thế bằngnhững công cụ trợ giúp hiện đại của CNTT Có thể nói CNTT là công cụ đắc lực trợgiúp cho các hoạt động quản lý trở nên thuận tiện, góp phần củng cố cho sự vậnhành trôi chảy cũng nh tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị.
1.2.1: Sự hình thành và phát triển của CNTT.
Ngay từ khi con ngời hình thành nên một xã hội thì nhu cầu về tínhtoán và tìm kiếm thông tin thì con ngời tìm cách sáng chế ra những cỗ máy có thểxử lý đợc các thông tin Do vậy có thể nói CNTT đợc hình thành ngay từ khi conngời sáng chế ra các loại máy tự động thực hiện một số chức năng xử lý thông tinmà trớc hết là các máy tính điện tử Từ ba nghìn năm trớc công nguyên một dạngban đầu của bàn tính đợc sử dụng ở Châu á phục vụ cho việc tính toán của các th-ơng gia Thế giới không ngừng phát triển cho đến năm 1642 Blaise Pascal thiết kếmáy tính (calculator) có chức năng đầu tiên, có thể thực hiện công việc của 6 nhânviên kế toán và nó đợc sử dụng cho tới giữa thế kỷ XX Có thể nói vào những năm1937 cuả thế kỷ XX, năm đánh dấu cho sự ra đời của máy vi tính khi JonhAtanasoff chế tạo máy tính điẹn tử số hoá đầu tiên Năm 1946 các kỹ s tại trờngtổng hợp Pennsylvania trình diễn ENIAC-máy tính điẹn tử thông dụng đầu tiên.ENIAC(Electronic Numerical Integrator and Computer) là chiếc máy tính số hoátốc độ đầu tiên báo hiệu sự khởi đầu của ngành công nghiệp máy tính Chiếc maytính này cha hơn 17.000 ống chân không, 70.000 điện trở và 6.000 công tắc vớikhối lợng khoảng 3 tấn, nó có thể tính toán đợc 5.000 phép cộng trong một giây.
Trang 13Tiếp đó là việc sản xuất hàng loạt máy tính điện tử thế hệ thứ nhất và thứ hai dùngđèn điện tử trong thập kỷ 50, chủ yếu dợc sử dụng trong tính toán khoa học-kỹthuật Vào những năm giữa của thập kỷ 60 chúng ta đã sản xuất và cho ra đời cácmáy tính thế hệ thứ ba với kỹ thuật mạcn tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn, máy tínhđiện tử bắt đầu đợc ứng dụng ngày càng rộng rãi trong kinh doanh, quản lý kinh tế.Nhng ở thời kỳ này máy tính điện tử vẫn còn khá công kềnh và đắt nên chỉ đợctrang bị cho các trung tâm tính toán và bắt đầu có các trung tâm tính toán nối mạngvới nhau Bớc sang thập kỷ 70 với sự ra đời của các bộ vi xử lý đã làm cho các máyvi tính thay đổi cả về hình thức lẫn tính năng, các máy vi tính trở nên nhỏ hơn, tốcđộ tính toán nhanh hơn Điển hình là năm 1975 máy tính cá nhân Altair 8800 lầnđầu tiên đợc tiếp thị rộng rãi và năm 1975 Data General công bố chíp máy tính tạicuộc hội thảo ở NewYork Kỹ thuật vi xử lý khởi đầu cho cuộc cách mạng trong tinhọc, tạo điều kiện cho việc sản xuất hàng triệu máy vi tính phục vụ nhu cầucủa tấtcả mọi ngời với giá thành ngày càng rẻ Khởi đầu cho việc ra đời và sản xuất củacác bộ vi xử lý là các hãng Intel đợc thành lập năm 1986 Thập kỷ 80 là thời kỳ pháttriển nhanh chóng của công nghệ tin học với sự ra đời củ máy tính xách tay, ổ CD-Rom, máy in LaserJet và đặc biệt là sự ra đời của hãng phần mềm Microsoft vớiviệc ra đời của phiên bản Windows sử dụng giao diện đồ hoạ làm cho việc phổ biếntin học trở nên dễ dàng.Thập kỷ 90 là thập kỷ đánh dấu tiến bộ vợt bậc của côngnghệ vi xử lý Các chíp điện tử đợc sản xuất nhỏ hơn nhng lại có tốc độ tính toán rấtlớn Thế giới đã bớc sang thế kỷ XXI – thế kỷ đợc coi là kỷ nguyên của CNTT vàcác nhà khoa học hiện nay không chỉ chế tạo máy tính có tốc độ tính toán nhanh màcòn đang đi vào chế tạo các máy tính thông minh có thể làm đợc một việc chứkhông chỉ biết tính toán thông thờng Gắn liền với sự ra đời của máy tính thì việc rađời của mạng Internet cũng là một thành tựu trong sự phát triển của CNTT Khởiđầu cho việc ra đời mạng Internet là việc bộ quốc phòng Mỹ thuê một hãng máytính ở Massachusetts là Bolt Beranek and Newman xậy dựng ARPAnet là mạng kếtnối cac máy tính nghiên cứu trong cả nớc Vào mùa thu năm 1969 hãng này đã kếtnối đợc các máy tính của viện nghiên cứu Stanfort, UCLA, UC Santa Barbara và tr -ờng tổng hợp Utah Năm 1973 các nhà thiết kế đã hợp nhất các mạng riêng biệttrong một dự án mang tên “Interetting Problem “( Vấn đề kết nối mạng ) Đến năm1983 có khoảng 400 máy tính đợc kết nối và năm 1986 National ScienceFoundation thành lập NSFnet liên két các mạng khu vực qua một mạng xơng sốngqứôc gia tốc độ cao Nhng Internet thơng mại mà chúng ta biết đến ngày nay mãi
Trang 14đến những năm 90 mới hình thành Với sự phát triển của các chơng trình duyệt Webvà nội dung thông tin gần gũi với ngời dùng mà các chơng trình duyệt này hỗtrợ.các nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến trên mạng Internet nh Compuserve, AOL,Yahoo, Hotmail đã nhanh chóng kết nối vào Internet Hiện nay có đến trên 200triệu ngòi trên khắp thế giới sử dụng Internet và con số dự đoán sẽ tăng lên 300triệu ngời vào năm 2005.
1.2.2: Các thành phần cơ bản của CNTT
Giáo s Jim Senn là một giảng viên CNTT thuộc trờng đại học Georgia.Ông là trởng khoa Hệ thống Thông tin Máy tính, đồng thời là giám đốc nhóm quảntrị CNTT, các chơng trình đào tạo của ông đợc tạp chí Computer World đánh giá làmột trong hai chơng trình tốt nhất cùng với chơng trình của Đại học Massachusetts.Trong cuốn sách nổi tiếng Information Technology in Business do ông chủ biên,ông đã trình bày các thành phần cơ bản của CNTT Theo Jim Senn CNTT gồm 3thành phần cơ bản sau:
*Thành phần thứ nhất: Máy tính
Theo cách hiểu đơn giản máy tính là thiết bị điện tử dùng để thu thập,xử lý, lu cất và hiện thị gọn trên bàn làm việc, ngoài ra còn có các loại lớn về kíchthớc và tính năng, ví dụ: máy mini dùng để xử lý các công việc nh để liên kết ngờidùng và dữ liệu trong phạm vi một doanh nghiệp, một bộ, một ngành, máymainframe với các tính năng và giá cả lớn hơn máy mini dùng để xử lý nhiều côngviệc đồng thời và máy super rất mạnh dùng để giải các bài toán lớn và phức tạp.máy tính cùng với các thiết bị đi kèm nh màn hình, máy in, thiết bị ngoại vi đợc gọilà phần cứng.Nếu nh phần cứng đứng riêng rẽ thì sẽ không làm đợc gì cả mà nó cầnphải có các chơng trình hay còn gọi là phần mềm đi kèm để điều khiển hoạt độngcủa phần cứng( còn gọi là phần mèm hệ thống) Ngoài phần cứng và phần mềm ra,một yếu tố quan trọng nữa của CNTT là hệ thống( tổ chức, xã hội) mà qua đó dòngthông tin vận chuyển từ cá nhân hoặc cơ quan này sang cơ quan khác Nh vậy, hiểutheo nghĩa rộng, máy tính gồm phần cứng, phần mềm và thông tin.
* Thành phần thứ hai: mạng truyền thông
Một tính năng nữa của CNTT đó là việc cho phép liên kết, gửi và nhậnthông tin qua mạng Qua mạng truyền thông, các máy tính (còn gọi là trạm làmviệc) ở các vị trí khác nhau đợc nối lại với nhau bằng các đờng truyền thông dụng
Trang 15nhất Việc đa các mạng truyền thông vào s dụng mang tính chất cách mạng khôngchỉ cho cá nhân ngời dùng mà cho cả quản lý, sản xuất, dịch vụ của caca cơ quanquản lý nhà nứơc bản thân mạng truyền thông cũng bao gômg cả phần cứng,phần mềm để điều khiển các thông tin trong quá trinhd chuyển vận trên mạng Hiệnnay, mạng truyền thông phát triển rất nhanh , bao gồm mạng đơn giản, mạng nội bộ(LAN- Local area Network), mạng mở rộng ( WAN- Wide area Network) Mạngquốc gia(Intranet) và mạng quốc tế (Internet).
* Thành phần thứ ba: bí quyết
Thành phần thứ ba của CNTT có tầm quan trọng không kém hai phầntrên là Know- how ( tức là biết làm một việc gì đó sao cho tốt) Bí quyết bao gồm;
-Quen với các công cụ của CNTT
-có kỹ năng cần thíêt để sử dụng đợc các công cụ này-Hiểu cách thức sử dụng CNTT để giải quyết vấn đề
Lợi ích của CNTT đợc quyết định chủ yếu bởi thành phần thứ ba này,từ việc biết dùng CNTT có thể làm đợc gì, làm nh thế nào? Bí quyết bao gồm: conngời, các quy trình nghiệp vụ và các phần mềm ứng dụng
Tóm lại, ba thành phần của CNTT đợc liên kết chặt chẽ, không táchrời nhau tạo các cơ hội cho các cá nhân và tỏ chức hoạt động có hiệu quả hơn, năngthông tin Máy tính có nhiều loại khác nhau, thông dụng nhất là máy vi tính để suấthơn.
1.3: Vai trò của CNTT trong quản lý
Ngay từ xa, thông tin đã đóng vai trò tổ chức và phát triển xã hội Bấtcứ cộng đồng nào cũng chỉ có thể tồn tại đợc bằng cách truyền tin, dù đó mới chỉ làtiếng nói, tín hiệu, hình ảnh hay cử chỉ.
Trong thời đại ngày nay, thời đại mà khoa học và công nghệ ngự trịtrong đời sống tất cả mọi ngời thì thông tin- yếu tố tiếp sinh khí cho nó giữ vai tròcực kỳ quan trọng CNTT- một trong những trụ cột của nền kinh tế tri thức cùng vớicông nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ năng lợng và công nghệ vũtrụ sẽ đợc coi là con tàu vĩ đại để trở nền văn minh công nghịêp tiến vào thế kỷ21, trong đó CNTT đợc coi là ngời điều khiển Sự phát triển của các xa lộ thông tin
Trang 16liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị tổchức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại.
CNTT với sự phát triển nhanh chóng và kỳ diệu của mình đang tácđộng rộng khắp vào các lĩnh vực hoạt động của con ngời và xã hội Những tác độngchủ yếu của nó đối với sự phát triển kinh tế xã hội đợc tóm tắt nh sau:
*Đối với công nghiệp: CNTT đã một mặt tạo ra một ngành côngnghiệp mới là công nghiệp CNTT hiện đang phát triển rất mạnh mẽ, mặt khác đợcứng dụng trong các quá trình sản xuất và trong tổ chức của các ngành công nghiệpvốn có để tăng năng suất và chất lợng sản phẩm, tạo ra sản phẩm mới có nhiêù tínhnăng hiện đại, tự động hoá các hoạt động thiết kế và chế tạo sản phẩm, tin học hoácác hoạt động tiếp thị, kinh doanh.
* Đối với dịch vụ: CNTT làm thay đổi một cách sâu sắc nội dung vàcách thức hoạt động của nhiều loại hình dịch vụ vỗn có nh trong quảng cáo và tiếpthị, thơng mại, bảo hiểm, giao thông vận tải, thông tin liên lạc CNTT cũng tạo ranhiều ngành dịch vụ mới nh các dịch vụ thông tin và trí thức, văn hoá, t vấn, đàotạo, giáo dục từ xa, y tế từ xa CNTT tạo điều kiện cho các hoạt động dịch vụ biếnđổi theo hớng tăng hàm lợng trí tuệ, vì vậy trong nhiều trờng họp làm chuyển đổivai trò của các dịch vụ đó từ chỗ phục vụ tự động sang trợ giúp, quyết định đối vớikhách hàng.
*Khu vực quản lý công cộng: vẫn là khu vực lớn nhất trong việc đầut ứng dụng CNTT, và một phần rất quan trọng là thuộc các cơ quan Nhà nớc Vìvậy, tin học hoá quản lý Nhà nớc và quản lý công cộng bao gồm các lĩnh vực quảnlý tài chính, ngân sách, kho bạc, thuế, hải quan, đầu t vẫn luôn luôn có ý nghĩa hếtsức to lớn.
1.4: Chức năng của CNTT
CNTT có bốn chức năng cơ bản là thu thập, xử lý, lu cất và truyền dữliệu Sử dụng các chức năng này nh thế nào sẽ quyết dịng đến hiệu quae cuae việcdùng CNTT trong công việc của cá nhân hay tỏ chức Các chức năng này có thể đợcthực hiện tuần tự hoặc đồng thời xen kẽ lẫn nhau.
Trang 17-Thu thập :đây là quá trình lấy dữ liệu để dùng cho công việc sau này.Ví dụ: khi một cuốn sách trong th viện đợc mợn , khi mua vé máy bay thì thông tinvề ngời mua và chuyến bay đợc thu thập, hoặc khi một ca sĩ hát trong phòng thu thìđợc thu và ghi vào trong băng từ hoặc đĩa Hay nội dung làm việc giữa phi công vớisân bay và tình hình hoạt độngcủa máy bay trong một chuyến bay đợc thu thập vàohộp đen Thông thờng việc thu thập đợc tính từ khi có dữ liệu đếne khi dữ liệu đợcghi vào các vật mang tin , có thể thực hiện thủ công( ngời nhập dữ liệu bằng máy vitính), bán tự động (ngời sử dụng các thiết bị ghi nhận nh máy quết hình, máy đọcmã vạch), hoặc tự động (ghi trực tiếp)
-Xử lý: hoạt động nàyliên quan trực tiếp đến máy vi tính , bao gồmcác tác vụ nh chuyển đổi, phân tích, tính toán , tổng hợp dữ liệu Xử lý văn bản chophép tạo lập văn bản , xử lý ảnh chuyển đổi các thông tin ở dạng nhìn thấy thànhhình dạng số hoá sử dụng đợc trong máy vi tính, xử lý thông tin từ dạng này sangdạng khác (ví dụ từ dạng số sang dạng biểu đồ) , tổng hợp thông tin cần thiết và tổchức thông tin thành các dạng phù hợp.
-Lu cất: thông tin đợc lu trữ trong các vật mang tin ( nh đĩa từ, đĩaquang ở dạng máy tính ) , có thể đọc đợc và chuyển đổi về trạng thái gốc Quá trìnhngợc lại với lu cất là tìm kiếm và lấy ra thông tin cần thiết từ các thông tin đang lucất.
-Truyền: chức năng này có nhiệm vụ chuyển thông tin từ vị trí nàysang vị trí khác Ví dụ; máy điện thoại truyền tiếng nói, máy tính cũng có thể sửdụng đờng điịen thoại để truyền dữ liệu Thông thờng dữ liệu đợc truyền giữa cácmáy tính trong mạng, phạm vi của mạng có thể hẹp nh mạng cục bộ hay mạng toàncầu.
Đây chính là những chức năng rất quan trọng của CNTT Nhờ cónhững chức năng này mà chúng ta có thể hoàn thành các công việc một cách nhanhchóng, kịp thời trong việc đa ra các quyết định góp phần không nhỏ làm nên nhữngthành công trong công việc, đặc biệt là trong kinh doanh.
II: Nội dung của hoạt động ứng dụng CNTT trongquản lý
2.1: ứng dụng CNTT là gì?
Trang 18CNTT ra đời với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máytính, công nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động quản lý thay đổi về cơ bản,đánh dấu một bớc chuyển biến lớn trong mọi hoạt động Từ việc thực hiện thủ cônglấy sức ngời là chủ yếu sang việc chuyển giao hầu hết công việc cho máy móc thựchiện mà vẫn đảm bảo đợc vai trò đặc biệt quan trọng của con ngời Có thể nói, đóchính là áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn.
2.2: Nội dung của hoạt động ứng dụng công nghệ thông tinvào quản lý
Nói nh vậy không phải là CNTT làm thay công việc của con ngời, mànó giúp con ngời phát huy năng lực của mình CNTT tạo khả năng giúp ngời lãnhđạo có tầm nhìn đúng đắn, có căn cứ để dự đoán chiều hớng phát triển trong tơnglai, có những dữ liệu cần thiết và kịp thời để hoạch địch các hành động, đánh giátình hình và điều chỉnh kế hoạch bằng cách cung cấp các phơng tiện thuận lợi,truy cập đến mọi nguồn tri thức và thông tin cần thiết để thực hiện công việc tốthơn Nó còn tiết kiệm đợc thời gian, công sức, đồng thời giảm nhân viên mà vẫn cóthể nâng cao năng suất chất lợng công việc, cho phép nhà quản trị làm việc với năngsuất cao.
Phơng tiện tin học đợc sử dụng nh một công cụ đa năng, thay thế đợcnhiều ngời, làm đợc nhiều công việc, từ việc đơn giản nh soạn thảo văn bản đến cáccông việc phức tạp nh lập kế hoạch, thống kê, phân tích và xử lý thông tin, dự báokết quả Có thể giúp nhà quản lý chỉ ở một nơi nhng vẫn có thể tham dự đợc cáchoạt động ở nhiều nơi khác.
Tóm lại , ta có thể nói CNTT chính là chìa khoá mở ra sự thành côngcho mọi quốc gia Bởi vì khi CNTT ra đời đã làm thay đổi hoàn toàn thế giới và đ acon ngời vào kỷ nguyên mới- kỷ nguyên tri thức Và CNTT đợc biểu hiện ở các đặcđiểm sau:
-CNTT khi ra đời và phát triển đã đa con ngời thoát khỏi nền kinh tếcông nghiệp và tiến tới nền kinh tế tri thức- nền kinh tế mà vai trò của con ng ời đợcđề cao hơn bao giờ hết.
-CNTT làm cho cuộc cách mạng khoa học- công nghệ phát triển nh vũbão đã tạo nên hệ quả là rút ngắn chu kỳ đổi mới công nghệ-nhân tố hàng đầu trongcạnh tranh kinh tế và phát triển xã hội.
Trang 19-Cuộc cách mạng CNTT phát triển đến chóng mặt làm cho thế giớithay đổi khái niệm về xử lý thông tin và làm cho ngời ta hiểu rằng trong kỷ nguyêncông nghệ thông tin các yếu tố vô hình nh thông tin và khả năng sáng tạo mới chínhlà những nhân tố quyết định sức mạnh cạnh tranh của mỗi quốc gia trong khi ở nềnkịnh tế công nghiệp các yếu tố nh nguồn vốn, lao động, tài nguyên là những nhân tốquyết định sự canh tranh của mỗi quốc gia
-CNTT phát triển nhanh chóng thì đồng thời hình thành nhanh chongquan hệ kinh tế thơng mại toàn cầu đã buộc mỗi nớc phải nhanh chóng mở cửa, gấprút hội nhập thị trờng thế giới nếu nh không muốn bị tụt lại so với thế giới.
-CNTT với những thành tựu kỳ diệu của nó đã giúp cho mọi ngời cóthể làm đợc những việc mà mình mong muốn và làm cho cuộc sống của con ngờingày càng đầy đủ tiện nghi hơn so với cuộc sống trớc đây.
III: Nhận thức chung về hiệu quả kinh tế và hệthống chỉ tiêu phản ánh hiệu quả
3.1: Khái niệm hiệu quả kinh tế
Hiện nay không có một khái niệm cụ thể nào về hiệu quả kinh tế nhngchúng ta có thể hiểu nh sau: hiệu quả kinh tế chính là giá trị còn lại sau khi lấy tổngdoanh thu trừ đi tổng chi phí Nói một cách khác chính là giá trị thặng d Một dự ánđợc coi là có hiệu quả kinh tế khi nó thu đợc lợi ích vợt lên trên các chi phí có liên
Trang 20Những kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc biểu hiệnbằng các chỉ tiêu kinh tế Và những chỉ tiêu này thờng có nội dung tơng đối ổnđịnh nh : chi phí sản xuất, doanh thu, tổng mức lợi nhuận, còn trị số của chỉ tiêuluôn thay đổi theo thời gian và địa điểm cụ thể gắn với quá trình phân tích
Chúng ta đều biết rằng hệ thống chỉ tiêu này rất phong phú và có rất nhiều tiêu thứcphân chia khác nhau:
* Theo tính chất của chỉ tiêu bao gồm:
- Chỉ tiêu số lợng: Phản ánh qui mô của kết quả hay điều kiện kinh doanh nh: Doanh thu bán hàng, lợng vốn đầu t, số lợng công nhân.
- Chỉ tiêu chất lợng phản ánh hiệu suất kinh doanh hay hiệu suất sử dụng các yếu tố sản xuất kinh doanh nh: giá thành đơn vị sản phẩm hàgn hoá, mức doanh lợi năng suất thu hoạch, hiệu suất sử dụng vốn
* Theo phơng pháp tính toán bao gồm
- Chỉ tiêu tuyệt đối: thờng dùng để đánh giá qui mô sản xuâtá va kết quả kinh doanh tại thời gian và không gian cụ thể nh doanh số bán hàng, giá trị sản lợnghàng hoá sản xuất, lợng vốn, lợng lao động
- Chỉ tiêu tơng đối: thờng dùng trong phân tích các quan hệ kinh tế giữa các bộ phận, cơ cấu của bộ phận trong tổng thể để cho biết xu hớng phát triển của chỉ tiêu Chẳng hạn: chỉ tiêu về hoàn thành kế hoạch doanh thu bán hàng của doanh nghiệp X năm bằng 120% tổng mức lợi nhuận thu đợc từ hoạt động sản xuất kinh doanh bằng 80%.
- Chỉ tiêu bình quân: là dạng đặc biệt của chỉ tiêu tuyệt đối nhằm phản ánh trình độ phổ biến của hiện tợng nghiên cứu nh: năng suất bình quân một lao động, thu nhập bình quân một lao động
* Theo tính chất khái quát và chi tiết của chỉ tiêu bao gồm:
- Chỉ tiêu khái quát: dùng để phản ánh kết quả chung của doanh nghiệp nh lợi nhuận thu về sau một kì kinh doanh
- Chỉ tiêu chi tiết dùng để phản ánh cụ thể từng kết quả kinh doanh nh tỉ suấtlợi nhuận so với doanh thu bán hàng, hệ số khả năng thanh toán ngay.
Trang 21Tóm lại, trong cơ chế thị trờng hiện nay, để tồn tại và phát triển bền vững, đòi hỏi cac doanh nghiệp kinh doanh phải có lợi nhuận Để đạt đợc lợi nhuận cao nhất trong sản xuất và kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải xác định các phơng hớng, mục tiêu đầu t, biện pháp sử dụng các yếu tố sản xuất một cách khoa học, hiệu quả Muốn vậy , các doanh nghiệp cần phải nắm đợc các nhân tố ảnh hởng, mức độ và xu hớng tác động của từng nhân tố đến kết quả kinh doanh.
3.3: Những nhân tố tác động đến hiệu quả của ứng dụngcông nghệ thông tin
*Chất lợng máy móc
Để hoàn thành công việc một cách nhanh nhất cũng nh đạt hiệu quảcao nhất thì phần quyết điịnh lớn nhất là chất lợng của máy móc, thiết bị Nếu chấtlợng máy móc đạt tiêu chuẩn thì nhất định công việc sẽ đợc hoàn thành tốt dới sựnăng động , nhiệt tình hăng say lao động của cán bộ nhân viên trong đơn vị
*Trình tự lắp ráp
Bất cứ một thiết bị máy móc nào muốn vận hành tốt, bền với hiệu suấtcông việc lớn thì phải đợc lắp ráp đúng theo trình tự bởi vì nếu lắp sai trình tự thì sẽgây ra hỏng hóc làm tốn kém thời gian sửa chữa cũng nh chi phí Cho nên để máymóc vận hành tốt với năng suất cao nhất thì chúng nhất thiết chúng ta phải cónhững thiết bị máy móc đợc lắp ráp theo đúng quy trình.
*Trình độ của cán bộ nhân viên
Một yếu tố chúng ta không thể không xét đến khi nói đến hiệu quảkinh tế Đó chính là trình độ của cán bộ nhân viên sử dụng cũng nh vận hành Nếumột cán bộ đợc trang bị đầy đủ kiến thức về máy móc mình sử dụng thì nhất địnhnăng suất công việc sẽ cao, tránh đợc nhiều hỏng hóc cũng nh tiết kiệm chi phí vàthời gian , công sức lao động và ngợc lại Do đó hiệu suất công việc cũng phụ thuộckhá nhiều vào trình độ của cán bộ nhân viên.
*Chế độ bảo quản
“Của bền tại ngời” Đó chính là câu châm ngôn từ xa xa đã đợc ôngcha ta đúc kết qua nhiều thế hệ Thông qua đó chúng ta có thể thấy rằng để máymóc, thiết bị ít bị hỏng hóc và luôn trong tình trạng tốt nhất thì chúng ta cũng phải
Trang 22có chế độ bảo quản tốt, luôn bảo dỡng và sửa chữa kịp thời khi có h hỏng nhỏ đểvòng đời cũng nh tuổi thọ của máy móc dài hơn
Ngoài những nhân tố trên chúng ta có thể kể ra một vài những nhân tố khác cóảnh hởng đến hiệu quả ứng dụng CNTT nh : nguồn vốn đầu t, htoì gian lao độngcủa nhân viên , nhng những nhân tố đã nêu ra ở trên chính là những nhân tố cóảnh hởng chính
Chơng II: Thực trạng việc ứng dụng CNTTtại Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam
I: Vài nét về quá trình hình thành và phát triểncủa Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam
1.1: Quá trình hình thành và phát triển
Trung tâm hội chợ Triển lãm Việt Nam có tiền thân là Khu triển lãmGiảng Võ, đợc khởi công xây dựng từ năm 1962, nhng do chiến tranh phá hoại nênđến sau ngày giải phóng Miền Nam 30/04/1975 mới đi vào hoạt động Ngày18/01/1989, theo quyết định số 06/HĐBT của Hội Đồng Bộ Trởng thì Khu triển lãmGiảng Võ đợc đổi tên là Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, một đơn vị sựnghiệp hoạt động theo phơng thức hạch toán kinh doanh lấy thu bù chi, có con dấu,có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Công thơng Việt Nam
Chức năng chủ yếu của trung tâm là tổ chức các cuộc triển lãm vềchính trị nhằm tuyên truyền, biểu dơng thắng lợi của dân tộc, giáo dục tinh thầncách mạng, động viên tài năng sáng tạo trong sản xuất và chiến đấu, giáo dục nhândân thực hiện hai nhiệm vụ chiến lợc là xây dựng Chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổquốc.
Ngày 04/05/1995 Bộ trởng Bộ Văn hoá Thông tin đã ban hành quyếtđịnh số 1929/QĐ-TC về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nớc-Trung tâm Hội chợTriển lãm Việt Nam Đó là một doanh nghiệp kinh doanh độc lập, trực thuộc BộVăn hoá Thông tin, có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, đợc Nhà nớcgiao vốn, đất đai và các nguồn lực khác, có trách nhiệm nộp các khoản thuế chongân sách Nhà nớc Doanh nghiệp có nhiệm vụ sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và
Trang 23phát triển vốn đợc giao, có quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm về hoạtđộng của mình trong phạm vi vốn do Nhà nớc cấp.
Trụ sở chính: 148 Giảng Võ-Ba Đình-Hà Nội
Văn phòng đại diện tại Miền Nam: Đờng Nguyễn Đình Chiểu- Quận1- TP HCM
Tên giao dịch đối ngoại: VEFAC (Viet nam Exhibition Fair Centre)
1.2: Đặc điểm hoạt động của trung tâm.
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam là một doanh nghiệp kinhdoanh dịch vụ tổng hợp, nên hoạt động của trung tâm mang tính đặc thù riêng vốncó là tổ chức các cuộc hội trợ triển lãm, hội nghị, hội thảo Đồng thời nó còn phụcvụ cho mục tiêu, tiêu chí của ngành hội trợ triển lãm, phục vụ cho hoạt động tuyêntruyền chính trị, xã hội của Đảng, Nhà nớc do Bộ Văn hoá Thông tin ấn định.
Hội trợ triển lãm cũng là một loại hình hàng hoá trên thị trờng nhngkhác với các hình thức hàng hoá thông thờng, hoạt động của hội trợ triển lãm gồmcác dịch vụ sau: dịch vụ ngoại vi, dịch vụ tổng hợp, dịch vụ cơ bản,
-Lấy các doanh nghiệp Nhà nớc và các thành phần kinh tế khác làmđối tợng phục vụ chủ yếu, từng bớc có chính sách phù hợp, khuyến khích các doanhnghiệp sử dụng các dịch vụ hội trợ triển lãm nh một công cụ không thể thiếu tronghoạt động tổ chức kinh doanh.
-Lấy việc thúc đẩy trong nớc và xúc tiến giao lu kinh tế , tăng cờngđầu t trong nớc và quốc tế làm mục tiêu hoạt động Một mặt tổ chức các hội trợtriển lãm mang tính chất thơng mại, mặt khác vẫn không quên tổ chức các cuộctriển lãm chính trị, văn hoá xã hội, văn nghệ góp phần vào sự nghiệp phát triểnchung của đất nớc.
- Mở rộng các mối quan hệ quốc tế, phát triển thị trờng, đảm bảo chi và hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nớc, kinh doanh có lãi, nâng cao đời sốngcho ngời lao động.
thu Tăng cờng xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, từng bớc hiện đại hoátrung tâm, xây dựng đội ngũ cán bộ nhuần nhuyễn có trình độ chuyên môn cao, đápứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp trong điều kiện mới
Trang 241.3: Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm
Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vừa là đối tác, vừa là chủcho thuê tài chính, VEFAC có những chức năng và nhiệm vụ cụ thể Điều đó đợcghi nhận trong quyết định thành lập doanh nghiệp Nhà nớc-Trung tâm Hội chợTriển lãm Việt Nam số 1929/QĐ-TC của Bộ Văn hoá Thông tin
*Chức năng:
Tổ chức các cuộc hội trợ triển lãm giới thiệu sản phẩm của các doanhnghiệp trong và ngoài nớc, góp phần tăng thu cho ngân sách, tăng cờng cơ sở vậtchất cho trung tâm , giải quyết chính sách cho ngời lao động và nâng cao đời sốngcho cán bộ nhân viên trung tâm.
*Nhiệm vụ
Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh củacông ty theo pháp luật hiện hành để thực hiện mục đích, chức năng và nhiệm vụ củamình.
Tự trang trải tài chính cho các hoạt động kinh doanh của mình, quảnlý và sử dụng nguồn vốn theo đúng chế độ và hiệu quả kinh tế, nghiên cứu để cảitiến và ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm nâng cao chất lợng côngviệc.
Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng và các văn bản ràng buộc pháplý mà trung tâm đã ký theo quy định của Nhà nớc và Bộ văn hoá thông tin.
1.4: Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Trang 25nhiên, nhợc điểm của phơng pháp này là việc liên hệ, kiểm tra đôn đốc của lãnh đạogặp nhiều khó khăn Nếu muốn trao đổi hoặc tìm hiểu tình hình hoạt động của cácphòng, ban thì lãnh đạo phải trực tiếp gặp các trởng phòng, phó phòng để trao đổihoặc tổ chức các cuộc họp thờng rất tốn kém thời gian Đặc biệt, nếu muốn kiểm tracông việc đột xuất thì giám đốc phải đích thân đến kiểm tra Đó chính là nh ợcđiểm lớn của bất kỳ doanh nghiệp nào khi vận dụng phơng pháp tổ chức này
Tóm lại, để thuận lợi cho công tác kiểm tra thì việc kết nối mạng nộibộ giữa văn phòng với các phòng ban là rất quan trọng Nó sẽ làm thay đổi nhữnghoạt động quản lý trong văn phòng cả về chất và về lợng và đem lại hiệu quả rất lớn
Sơ đồ bộ máy quản lý của trung tâm
Chi nhánh trung tâm tại TP HCMPhòng dịch vụ
Hãng TM
TK-DD-Phòng HC TL quốc tế
Phòng HC TL trong nớc
Hãng quảng cáo in ấn
Phòng dịch vụ tổng hợp
Phòng bảo vệ
Trang 26* Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
-Ban lãnh đạo: bao gồm 3 ngời, đứng đầu là tổng giám đốc và 2 phótổng giám đốc do Bộ văn hoá thông tin bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm Tổng giám đốclà ngời điều hành các hoạt động chung của Trung tâm theo chế độ thủ trởng, chịutrách nhiệm trớc pháp luật , Nhà nớc về quyền lợi và nghĩa vụ của trung tâm
- Văn phòng:là phòng chức năng giúp giám đốc Trung tâm về các mặtcông tác tổ chức cán bộ, đào tạo, hành chính tổng hợp và quản trị, quản lý hệ thốngxe ô tô của cơ quan, thiết bị văn phòng, quản lý khu nhà khách.
- Phòng tài chính- kế toán :là phòng chức năng có nhiệm vụ giúp giámđốc trung tâm quản lý các mặt về công tác tài chính, tiền tệ, tín dụngvà thanh toánbao gồm: tạo vốn, sử dụng, bảo quản, phát triển vốn, hạch toán kế toán và thống kê,thực hiện chế độ thu- chi , vay mợn, thanh toán, theo dõi định mức lao động, chế độkhoán, tiền lơng, tiền thởng.
- Phòng kế hoạch thông tin và thị trờng: có nhiệm vụ giúp giám đốcxây dựng các chiến lợc, kế hoạch, chơng trình và các giải pháp sản xuất kinh doanhtrong toàn doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu và tình hình thị trờng, thu thập và xửlý, lu trữ thông tin mọi chiều trong và ngoài nớc để cung cấp cho lãnh đạo vàphòng ban có nhu câù.
- Phòng quản lý cơ sở hạ tầng: là phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ giúpgiám đốc quản lý toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng, vật liệu kiến trúc phục vụ hội trợtriển lãm bao gồm:nhà triển lãm, điện, cấp thoát nớc, đờng xá, sân vờn,
- Phòng bảo vệ: thực hiện nhiệm vụ bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ sảnxuất kinh doanh , bảo vệ môi trờng, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội trong toàndoanh nghiệp và môi trờng xung quanh.
- Phòng hội chợ triển lãm trong nớc: là phòng giúp giám đốc thực hiệncác công việc nghiệp vụ, tổ chức các cuộc hội trợ triển lãm do Trung tâm Hội chợTriển lãm Việt Nam tổ chức tại Việt nam và phối hợp với phòng Dịch vụ hội trợtriển lãm tổ chức các cuộc triển lãm tại nớc ngoài.
Trang 27- Phòng hội chợ triển lãm quốc tế: là phòng thực hiện các công tácnghiệp vụ để tổ chức các hội chợ triển lãm quốc tế do Trung tâm Hội chợ Triển lãmViệt Nam tổ chức hoặc đồng tổ chức với các đơn vị của Việt Nam hoặc đơn vị nớcngoài tại Việt Nam.
- Hãng thiết kế, dàn dựng, trang trí: là đơn vị của Trung tâm Hội chợTriển lãm Việt Nam thực hiện các nhiệm vụ thiết kế, dàn dựng, trang trí đối với tấtcả các cuộc hội trợ triển lãm do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tổ chứctrên địa bàn trung tâm và kinh doanh dịch vụ thiết kế, dàn dựng, trang trí, tại các địabàn ngoài trung tâm.
- Phòng dịch vụ hội chợ triển lãm: là đơn vị kinh doanh dịch vụ trựcthuộc Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam nhằm phục vụ các yêu cầu của kháchhàng nớc ngoài tham gia hội trợ triển lãm tại trung tâm (về giấy phép tạm nhập, táixuất hàng hoá, visa, vận chuyển, đi lại, dịch vụ, tham quan, )
- Phòng dịch vụ tổng hợp : có nhiệm vụ quản lý toàn bộ các hoạt độngkinh doanh dịch vụ trên địa bàn Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam, bao gồmcác lĩnh vực: cho thuê quầy bán hàng, văn phòng đại diện, kinh doanh ăn uống giảikhát, vũ hội, hội nghị, hội thảo, nhà nghỉ, văn hoá -nghệ thuật- thể thao.
- Hãng quảng cáo và in ấn: có nhiệm vụ thực hiện các dịch vụ quảngcáo dới mọi hình thức cho khách hàng trong và ngoài nớc trên các lĩnh vực kinh tếxã hội.
- Chi nhánh Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam tại TPHCM (SaiGon VEFAC)
Chi nhánh tại TPHCM là đơn vị trực thuộc Trung tâm Hội chợ Triểnlãm Việt Nam, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo chế độ hạch toán phụthuộc Chi nhánh có các nhiệm vụ sau: đại diện cho giám đốc Trung tâm Hội chợTriển lãm Việt Nam giao dịch với các khách hàng trong và ngoài nớc, với các cơquan quản lý Nhà nớc có liên quan tại TPHCM và các tỉnh phía Nam, theo dõi vàthực hiện các hợp đồng kinh tế do Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam ký kết.
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC) là một doanhnghiệp chuyên kinh doanh, sản xuất các mặt hàng liên quan đến tuyên truyền,quảng cáo sản phẩm Hiện nay, tổng số lao động của trung tâm khoảng 170 ngời,trong đó cán bộ 50 ngời, nhân viên 95 ngời, lao động khác 25 ngời.
Trang 28*Nhận xét chung:
Sau hơn 40 năm hoạt động, trung tâm hội chợ Triển lãm Việt Nam đãdạt đợc những thành tích đáng kể, biểu hiện ở tất cả các mặt hoạt động, về trình độtổ chức quản lý, trình độ nghiệp vụ kinh doanh, mở rộng quy mô và nâng cao hiệuquả sản xuất kinh doanh, góp phần thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển Độingũ cán bộ, nhân viên có trình độ nghiệp vụ thành thạo, có ý thức trách nhiệm trongcông việc Thêm vào đó, do có cơ cấu tổ chức hợp lý giữa các phòng ban và đợc sựchỉ đạo tận tình của cán bộ lãnh đạo nên các phát sinh đều đợc xử lý kịp thời Chínhvì vậy, trung tâm hoạt động rất hiệu quả và nộp ngân sách đều đặn, đời sống củacán bộ nhân viên trong Trung tâm ngày đợc cải thiện.
1.5, Kết qủa hoạt động kinh doanh của Trung tâm hội chợtriển lãm Việt Nam trong thời gian qua
* Thành tích
Do chủ động và quyết tâm cao, với sự đồng tâm nhất trí, tích cực củaban giám đốc, cấp uỷ và toàn thể cán bộ công nhân viên Trung tâm Hội chợ Triểnlãm Việt Nam, với sự quan tâm và chỉ đạo của lãnh đạo Bộ Văn hoá Thông tin vàcác vụ chức năng Trong năm qua Trung tâm đã đạt đợc những thành tích đáng kể:tổ chức đợc 16 cuộc hội chợ triển lãm tại Giảng Võ, một cuộc tại địa phơng và 3cuộc tại TP HCM Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã phối hợp tổ chức: Hộichợ xuân 2003 từ 10/01-22/01/2003, triển lãm cơ khí điện-điện tử từ 09-15/03/2003, hội chợ hàng tiêu dùng Việt Nam vì chất lợng cuộc sống
*Năm 2003 vừa qua tình hình kinh doanh của trung tâm đã đạt đợckết quả khá cao thông qua bảng thành tích sau đây :
Bảng1:Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của TTHCTLVN 2003
TT Chỉ tiêu ĐV
tính Thực hiệnnăm 2002 Thực hiệnnăm 2003 hiện so vớiTỷ lệ thựcnăm 20021 Tổng doanh thu 1000
đ 18935379 20950000 111%2 KQ sản xuất kinh
doanh 1000đ 2850000 3790708 133%3 Tổng các khoản nộp
NS 1000đ 3384107 2650000 78%4 Thu nhập bình quân
ngời/tháng Đồng 1150000 1220000 106%
Trang 295 Tổng số vốn sxkd
hiện có 1000đ 15736290 25567190 176%Trong đó: vốn NS cấp 13567190 22898090 168%Vốn tự bổ sung 2169100 2669100 123%6 Tổng các khoản nợ
phải trả Trong đó :
6853590 5500000 80% Nợ khách hàng 810289 802500 99% Nợ khác 6043301 4697500 78%7 Tổng các khoản nợ
phải thu 1000đ 1870283 1920000 103%Trong đó nợ không có
khả năng thu hồi
645300 645300 100%
Nguồn:bảng báo cáo kết quả kinh doanh của trung tâm 2003Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của trung tâm năm vừa qua tacó thể rút ra nhận xét sau:
Tổng doanh thu của trung tâm tăng thêm hơn 2 tỷ đồng , tức là đạt111% so với năm 2002 Đây cũng là một trong những yếu tố góp phần không nhỏvào việc tăng tổng nguồn vốn kinh doanh của trung tâm Hiện nay, tổng nguồn vốnkinh doanh của trung tâm là khoảng 25 tỷ đồng , so với năm 2002 là tăng gần 10 tỷđồng , đạt 176% kế hoạch Mặc dù, đợc Nhà nớc cấp đầu t thêm từ ngân sách củanhà nớc nhng ta cũng không thể phủ nhận đợc những cố gắng của tập thể cán bộ,nhân viên trong trung tâm.
*Hoạt động đối ngoại
-Tiếp tục duy trì mối quan hệ với các thơng vụ Việt Nam tại các nứơcđể làm công tác tuyên truyền, quảng cáo, mời khách tham gia hội chợ.
-Cử đoàn cán bộ sang cộng hoà Liên bang Nga, Hàn Quốc để tìm hiểuthị trờng và mời khách tham gia hội chợ.
*Công tác xây dựng cơ sở vật chất:
-Tiến hành chọn trong số những đối tác tham gia đấu thầu có phơngán tốt nhất để thi công hạng mục “cung cấp, lắp đặt hệ thống thiết bị điều hoàkhông khí và thông gió cho nhà triển lãm A1”.