Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác quản trị NVL.doc.DOC

Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác quản trị NVL

Mục lục

Chơng I: Tăng cờng quản trị nguyên vật liệu là biện pháp cơ bản để giảm chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

2 Quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 72.1 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu hao NVL7

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 33

2 Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu ảnh hởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu của công ty

3.2 Thực tế công tác quản trị NVL tại công ty47

3.4 Một số đánh giá về công tác quản trị NVL tại Công ty60

Chơng III: Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác quản trị và dụng NVL

1 Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu NVL (MRP) 63

2 Đổi mới và hoàn thiện phơng pháp xây dựng định mức 68

3 Không ngừng giảm bớt phế liệu, phế phẩm, hạ thấp định mức tiêu dùng NVL

3.2 Nâng cao hệ thống kho tàng, đảm bảo chất lợng cho NVL71

3.5 Triệt để thu hồi và tận dụng phế phẩm tại các công đoạn76

4 Đổi mới hình thức cấp phát nguyên vật liệu 78

Lời mở đầu

Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội, nhu cầu của con ngời càng ngày càng cao về mọi mặt Trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, sản phẩm, hàng hoá của các doanh nghiệp sản xuất ra luôn phải theo kịp, phải đáp ứng đợc nhu cầu của con ng-ời Với sự cạnh tranh gay gắt, khốc liệt của thị trờng, các doanh nghiệp muốn đứng vững, muốn tồn tại và phát triển thì phải luôn luôn đổi mới, cải tiến hệ thống sản xuất bao gồm nhiều yếu tố kết hợp, trong đó yếu tố đầu vào là một trong những yếu tố quan trọng, có ảnh hởng rất lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Là một doanh nghiệp Nhà Nớc nằm trong Tổng Công ty Thuỷ Tinh và Gốm Xây Dựng, công ty Gạch ốp Lát Hà Nội cũng đang dần từng bớc tự hoàn thiện mình để hoà chung với guồng quay của nền kinh tế mở, những sản phẩm mà Công ty sản xuất ra đã và đang cùng những sản phẩm từ những ngành nghề khác, xây dựng một nớc Việt Nam đang trên đà công nghiệp hoá hiện đại hoá Sản phẩm gạch ốp tờng và lát nền của công ty đã dần thay thế đợc các sản phẩm ngoại nhập, chiếm lĩnh thị trờng trong nớc và từng bớc thâm nhập thị trờng quốc tế Để đạt đợc những bớc tiến ban đầu khả quan đó, công ty đã tìm tòi, hoàn thiện hệ thống quản lý của mình, trong đó công tác quản lý nguyên vật liệu đã đóng góp tích cực vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp sau quá trình nghiên cứu các môn học về kinh tế nói chung và chuyên ngành quản trị nói riêng tại khoa Quản trị Kinh doanh tổng hợp Trờng Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội, trong đề tài này em xin trình bày 3 nội dung chủ yếu:

Chơng I: tăng cờng quản trị nguyên vật liệu là biện pháp cơ bản để giảm chi phí sản xuất trong doanh nghiệp

CHƯƠNG II: Phân tích tình hình quản trị nguyên vật liệutại công ty gạch lát hà nội

Chơng III: Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác quản trị và sử dụng nguyên vật liệu

chơng I

tăng cờng quản trị nguyên vật liệu là biện pháp cơ bản để giảm chi phí sản xuất trong

doanh nghiệp

1 Vấn đề chung về nguyên vật liệu

1.1 Khái niệm

Nguyên vật liệu là cách gọi tắt của nguyên liệu và vật liệu Cả nguyên liệu và vật liệu là bộ phận quan trọng chủ yếu của t liệu sản xuất Đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm Chúng là đối tợng lao động đã trải qua lao động của con ngời để khai thác và sản xuất ra chúng Hay nói cách khác có sự kết tinh lao động của con ngời trong nguyên vật liệu.

Nghiên cứu sự khác nhau giữa nguyên vật liệu và đối tợng lao động nói chung có ý nghĩa rất quan trọng Để có cơ sở nguyên vật liệu phát triển thì phải phát triển các ngành khai thác và chế biến tài nguyên thiên nhiên Nếu không thì tài nguyên thiên nhiên chỉ là tiềm năng Ta lấy ví dụ nh, ở một số địa phơng của nớc ta có chứa những khoáng sản kim loại quý, nhng chúng ta vẫn cha có điều kiện khai thác Nh vậy thì chúng vẫn cha trở thành nguyên vật liệu cho ngành luyện kim hoặc hoá chất,

Trong sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu đợc vận động theo một quá trình liên tục qua nhiều khâu Còn trong phạm vi một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bắt đầu từ kho và kết thúc cũng tại kho dới dạng kết tinh trong thành phẩm qua một quá trình chế biến trên dây chuyền công nghệ

Sơ đồ 1 Đờng vận động của nguyên vật liệu

1.2 Vai trò

Xuất phát từ khái niệm trên chúng ta thấy nguyên vật liệu có một vai trò rất quan trọng, thể hiện dới một số khía cạnh sau:

- Cũng nh con ngời và máy móc, nếu thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành đợc.

- Nguyên vật liệu trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm, vì vậy chất lợng của nó ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng của sản phẩm.

- Vốn nguyên vật liệu chiếm từ 40-60% tổng số vốn lu động Điều này sẽ dẫn đến phải đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả nếu nh muốn sử dụng vốn lu động

- Đứng trên phơng diện kinh doanh nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng từ 60-80% trong cơ cấu giá thành Điều này có nghĩa là, để phấn đấu hạ giá thành thì phải sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nguyên vật liệu.

Nói tóm lại, nguyên vật liệu có thể làm gián đoạn sản xuất, rút ngắn chu kỳ sống của sản phẩm cũng nh làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh bị thua lỗ, hoặc tạo ra một kết quả hoàn toàn ngợc lại với những điều vừa kể trên

1.3 Phân loại

Đứng trên từng mục đích nghiên cứu và căn cứ khác nhau chúng ta có thể phân loại nguyên vật liệu theo các loại khác nhau Sau đây là một số cách phân loại thông dụng:

1.3.1 Căn cứ vào tính chất, mức độ tác động của lao động vào đối t ợng lao động

Dựa trên tiêu chí này chúng ta có thể phân thành hai loại sau:

- Nguyên liệu: là những loại mà mức độ tác động của con ngời còn thấp, chỉ dừng lại ở khai thác và sơ chế, ví dụ nh các loại quặng,

- Vật liệu: là loại đã qua những công đoạn chế biến của con ngời Nó có thể là đầu vào của quá trình sản xuất tiếp theo hoặc là sử dụng ngay cho một số mục đích, ví dụ nh vải có thể tiêu dùng ngay hoặc trở thành vật liệu cho ngành may

1.3.2 Căn cứ vào vai trò tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm

- Vật liệu chính: là những loại mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ trở thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm, nh sợi thành vải, lá thuốc lá thành điếu thuốc,

- Vật liệu phụ: có tác động phụ trợ trong sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi hình dáng, màu sắc, mùi vị, hoặc phục vụ cho lao động hay sự hoạt dộng của các t liệu lao động, ví dụ nh thuốc nhuộm vải, hơng liệu cho mùi vị của điếu thuốc,

1.3.3 Căn cứ vào nguồn tạo thành

Dựa trên tiêu thức này chúng ta có:

- Nguyên vật liệu "công nghiệp": bao gồm nguyên vật liệu khoáng sản với hai đặc điểm cơ bản không có khả năng tái sinh và thờng phân bố trong lòng đất, và nguồn nguyên vật liệu tổng hợp nhân tạo có khả năng mở rộng vô hạn cả về quy mô và đặc tính kỹ thuật dựa trên cơ sở của thành tựu khoa học công nghệ.

- Nguyên vật liệu "động thực vật ": do các ngành nông lâm, ng nghiệp sản xuất ra, chúng có khả năng tái sinh, song tốc độ tái sinh phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên và khả năng ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các ngành này.

Ngoài ba cách phân loại chủ yếu trên, chúng ta còn có thể phân loại nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu trong nớc và nguyên vật liệu nhập khẩu, Nghiên cứu các loại nguyên vật liệu này sẽ giúp chúng ta hoạch định cho mình những kế hoạch nguồn nguyên vật liệu thích hợp.

2 Quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

2.1 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu hao NVL

Khi nói đến sử dụng nguyên vật liệu thì vấn đề quan tâm đầu tiên đó là định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Vì lẽ này mà trớc khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu, chúng ta sẽ xem xét vấn đề định mức và công tác xây dựng định mức qua một số nội dung sau.

2.1.1 Khái niệm và ý nghĩa của định mức

2.1.1.1 Khái niệm

Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lợng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc một công việc nào đó trong những điều kiện nhất định về tổ chức và kỹ thuật của kỳ kế hoạch

2.1.1.2 ý nghĩa

Từ khái niệm trên chúng ta có thể nhận biết đợc vai trò của định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, thể hiện qua một số mặt sau:

- Nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà cân đối lợng nguyên vật liệu cần dùng trong doanh nghiệp.

- Là căn cứ trực tiếp để cấp phát nguyên vật liệu một số cách hợp lý, kịp thời cho các phân xởng, bộ phận sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục.

- Là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, tính toán giá thành, nhu cầu vốn lu động và huy đông nguồn vốn một cách chính xác, hiệu quả.

- Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu, ngăn ngừa những lãng phí có thể xảy ra.

- Ngoài ra nó còn là thớc đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất, là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong trào cải tiến kỹ thuật,

Tóm lại, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có một vai trò vô cùng quan trọng Hơn thế nữa nó còn là một chỉ tiêu động, đòi hỏi phải thờng xuyên đợc đổi mới và hoàn thiện theo sự tiến bộ của kỹ thuật, công tác quản lý, tổ chức sản xuất, trình độ tay nghề của công nhân,

2.1.2 Công tác quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

2.1.2.1 Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu

Để xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu thì tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn một trong các phơng pháp sau:

ơng pháp thống kê kinh nghiệm : là phơng pháp dựa vào hai căn cứ: các số liệu thống kê

về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo và những kinh nghiệm của những công nhân tiên tiến, rồi dùng phơng pháp bình quân gia quyền để xác định định mức

Phơng pháp này có u nhợc điểm sau:

- Ưu điểm: đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất.

- Nhợc điểm: tính chính xác và khoa học không cao.

ơng pháp thực nghiệm : là phơng pháp dựa vào kết quả của phòng thí nghiệm kết hợp

với những điều kiện sản xuất nhất định để kiểm tra sửa đổi các kết quả đã tính toán, hoặc tiến hành sản xuất thử nhằm xác định mức cho kỳ kế hoạch.

- Ưu điểm: có tính chính xác và khoa học hơn phơng pháp thống kê.

- Nhợc điểm: cha phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hởng đến định mức và còn phụ thuộc vào điều kiện phòng thí nghiệm, có thể không phù hợp với điều kiện sản xuất Ngoài ra chi phí cả về mặt vật chất lẫn thời gian đều tơng đối cao

ơng pháp phân tích : thực chất của phơng pháp này là kết hợp việc tính toán về kinh tế

kỹ thuật với việc phân tích các nhân tố ảnh hởng đến lợng tiêu hao nguyên vật liệu Chính vì vậy nó phải đợc tiến hành qua ba bớc sau:

Bớc 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu đến mức, đặc biệt là các tài liệu về thiết kế sản phẩm, đặc tính nguyên vật liệu, chất lợng máy móc thiết bị, trình độ tay nghề công nhân, và số liệu thống kê về tình hình thực hiện mức của kỳ báo cáo.

Bớc 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức, và các nhân tố ảnh hởng để tìm giải pháp xoá bỏ mọi lãng phí, tiết kiệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu.

Bớc 3: Tổng hợp các thành phần trong cơ cấu định mức, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp phấn đấu giảm mức trong kỳ kế hoạch.

Phơng pháp này có những u nhợc điểm sau:

- Ưu điểm: Có tính khoa học và chính xác cao, đa ra một mức tiêu dùng hợp lý nhất Hơn nữa khi sử dụng phơng pháp này định mức tiêu dùng luôn luôn nằm trong trạng thái đợc cải tiến.

- Nhợc điểm: Nó đòi hỏi một lợng thông tin đơng đối lớn, toàn diện và chính xác Điều này có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải đợc tổ chức tốt Một điều dễ nhận thấy khác đó là với một lợng thông tin nh vậy đòi hỏi phải có đội ngũ xử lý thông tin có trình độ và năng lực cao Nhng dù nói thế nào thì đây vẫn là phơng pháp tiên tiến hiệu quả nhất.

2.1.2.2 Đa định mức vào sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện

Kết quả của bớc công việc trên sẽ đợc đa vào áp dụng trong thực tế Nhng trớc hết nó phải đợc thông qua hội đồng định mức và đợc giám đốc chuẩn y Việc giao định mức cho công nhân trực tiếp sản xuất đợc tiến hành khi có sự chứng kiến của thủ trởng đơn vị giao mức, cán bộ định mức và công nhân thực hiện định mức Sau khi ngời công nhân nhận định mức thì các bộ phận liên quan phải tạo điều kiện thuận lợi cho họ tiến hành nh: cung cấp đúng đủ kịp thời nguyên vật liệu, đảm bảo tình trạng của trang thiết bị,

Trong khi ngời công nhân tiến hành sản xuất thì cán bộ định mức phải có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện và tiến hành phân tích tình hình thực hiện theo định kỳ Việc phân tích này phải tìm ra đợc cả nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan của việc vợt mức, đạt mức và không đạt mức và đa ra các giải pháp khắc phục kịp thời Kết quả của công tác này sẽ là căn cứ cho công tác điều chỉnh định mức.

2.1.2.3 Sửa đổi định mức

Nh đã nói ở trên, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là một chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thờng xuyên đổi mới và hoàn thiện theo tình hình mới Để tiến hành đợc công tác này phải dựa vào các căn cứ sau:

- Các điều kiện sản xuất thay đổi: ví dụ nh đổi mới công nghệ, đổi mới sản phẩm,

- Kết quả của các bớc công việc nh đã nói ở phần trên Đây là căn cứ quan trọng nhất Nếu kết quả phân tích không chính xác và không có tính thuyết phục thì sẽ không sửa đổi đợc,

- Thời gian đa mức vào sản xuất ít nhất phải đợc ba tháng trừ trờng hợp có lệnh đặc biệt của giám đốc Nếu nh thời gian áp dụng cha lâu mà đã sửa đổi thì sẽ gây tâm lý hoang mang và đặc biệt khó hiệu quả vì cha đánh giá mức cũ một cách toàn diện.

Qua những phần trên ta có thể rút ra rằng định mức là một trong những công cụ quản lý rất quan trọng đặc biệt trong lĩnh vực quản lý nguyên vật liệu

2.2 Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu

2.2.1 Nguyên tắc và những căn cứ để xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu

2.2.1.1 Nguyên tắc

Chúng ta hiểu rằng kế hoạch nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng trọng hệ thống kế hoạch phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh Vì vậy khi xây dựng phải đảm bảo tính khoa học và thực tế, dựa trên những căn cứ sau:

- Luôn đảm bảo lợng dự trữ hợp lý về số lợng, chất lợng và quy cách.

- Đảm bảo cung cấp kịp thời cho sản xuất, đồng thời không bị ứ đọng vốn ở khâu dự

Để đảm bảo các nguyên tắc trên khi xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu phải trên các căn cứ sau:

- Kế hoạch sản xuất sản phẩm trên cơ sở cầu thị trờng và các nhân tố khác

- Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu, đặc điểm sản phẩm, đặc điểm nguyên vật liệu,

- Tình hình giá cả và các yếu tố cạnh tranh trên thị trờng nguyên vật liệu

- Các hợp đồng mua bán vật t và giao nộp sản phẩm cho khách hàng.

- Tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch

- Hệ thống kho tàng hiện có của doanh nghiệp,

2.2.2 Các chỉ tiêu cần xác định khi xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu

2.2.2.1 Xác định cầu nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch

Trên cơ sở phân tích và dự báo các nhân tố ảnh hởng đến cầu nguyên vật liệu cũng nh sự thoả hiệp của các bộ phận, việc xác định cầu về nguyên vật liệu bao gồm các nội dung cụ thể là:

- Xác định số nguyên vật liệu cần thiết cho một thời kỳ kế hoạch nào đó cũng nh từng thời điểm mua sắm với số lợng cụ thể Dựa theo những căn cứ đã xem xét ở trên thì về nguyên tắc, cầu về nguyên vật liệu của một thời kỳ không đợc đáp ứng một lần mà đợc chia nhỏ và đợc cung ứng làm nhiều lần khác nhau.

- Xác định ngời cung ứng cũng nh giá cả nguyên vật liệu trong từng thời điểm mua sắm.

Trong thực tế, các doanh nghiệp có thể sử dụng các tài liệu dới đây để xác định cầu về nguyên vật liệu cho thời kỳ kế hoạch:

1 Các báo cáo về tình hình thị trờng có chú ý đến việc đánh giá khả năng phát triển kinh tế trong kỳ kế hoạch.

2 Các thống kê của các cơ quan thống kê, các phân tích và dự báo thị trờng của các cơ quan nghiên cứu, các số liệu thu thập đợc từ các hội chợ triển lãm,

3 Thống kê về tiêu thụ sản phẩm ở các thời kỳ trớc đó và các nhân tố ảnh hởng đến khả năng tiêu thụ sản phảm trong kỳ kế hoạch.

4 Các định mức tiêu hao nghuyên vật liệu hoặc phân tích số liệu tiêu hao nguyên vật liệu của thời kỳ trớc đó.

5 Thẻ (sổ) kho theo dõi nguyên vật liệu theo từng nhóm loại cụ thể để biết đợc các thông tin về lu kho mỗi loại

6 Thẻ (sổ) theo dõi lợng đặt hàng từ nhiều ngời cấp hàng khác nhau vào các thời điểm khác nhau

2.2.2.2 Xác định lợng đặt hàng và dự trữ tối u

Cầu về nguyên vật liệu của một thời kỳ kế hoạch không đợc cung ứng một lần mà phải chia ra làm nhiều lần cung ứng với số lợng xác định Về nguyên tắc, số lần và lợng cung ứng nguyên vật liệu cụ thể do tốc độ sản xuất sản phẩm, các thông số về kho tàng và lu kho nguyên vật liệu, diễn biến và dự báo về cung ứng nguyên vật liệu, giá cả nguyên vật liệu trên thị trờng, qui định

Vì vậy, vấn đề đặt ra là phải xác định đợc lợng đặt hàng và dự trữ đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất (lợng đặt hàng và dự trữ tối u) Các nhân tố khác cần xem xét khi xác định lợng đặt hàng và dự trữ tối u là: tổng cầu về nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch, thời gian, mua sắm, khả năng cung ứng từng phần, năng lực kho tàng, giới hạn về tài chính

Đồ thị.1 Mô hình đặt hàng tối u

Vì chi phí kinh doanh mua sắm và lu kho trong kỳ kế hoạch là tổng của chi phí kinh doanh mua sắm, đặt hàng và kho (cả tiền trả lãi cho số vốn tơng ứng với giá trị nguyên vật liệu lu kho) nên nếu gọi:

Dn là số cầu về nguyên vật liệu của thời kỳ kế hoạch (một năm)

P là giá mua 1 đơn vị nguyên vật liệu

VCms là chi phí kinh doanh mua sắm trực tiếp

FCdh là chi phí kinh doanh cố định đặt hàng, gắn với từng lần đặt hàng

VCi là chi phí kinh doanh lu kho và tiền trả lãi tơng ứng với số vốn liên quan đến nguyên vật liệu lu kho trong kỳ kế hoạch

i là tỷ lệ lãi suất phải trả và chi phí kinh doanh lu kho so với lợng chi phí kinh doanh lu kho và tiền trả lãi trong kỳ kế hoạch

TC là tổng chi phí kinh doanh mua sắm và lu kho trong kỳ kế hoạch

Q là lợng đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng

Qopt là lợng hàng đặt tối u cho mỗi lần đặt hàng

Ta sẽ thiết kế đợc hàm chi phí kinh doanh mua sắm và lu kho sau: VCms + FCđh + VCi =TC

Hàm này phải tiến tới cực tiểu: TC→min

Mô hình xác định lợng hàng đặt tối u trên đợc xây dựng trên cơ sở một số các giả định Vì vậy trong thực tế, tuỳ từng điều kiện cụ thể các doanh nghiệp có thể áp dụng các trờng hợp mở rộng của mô hình nh sau:

Thứ nhất, nếu tính đến khả năng kết hợp cung ứng và lu kho nhiều loại nguyên vật

liệu khác nhau có thể nhóm các đơn đặt hàng cho nhiều loại nguyên vật liệu do cùng một ngời cung cấp vào một đơn đặt hàng Khi đó mô hình đặt hàng tối u sẽ có dạng:

Qopt = 2∑Di.FCdh/Pi.i

Với : Di là cầu loại nguyên vật liệu, thứ i Pi là giá cả loại nguyên vật liệu i.

Thứ hai, nếu tính đến trờng hợp đợc giảm giá do mua hàng với số lợng lớn, vợt qua

mức đợc ngời bán hàng giảm giá có thể xảy ra các trờng hợp cụ thể sau:

⊥ Tổng chi phí mua sắm và lu kho giảm do giá cả nguyên vật liệu giảm;

⊥ Chi phí cố định đặt hàng bình quân giảm vì giảm số lần đặt hàng và tăng lợng đặt cho

⊥ Thay đổi chi phí lu kho nguyên vật liệu.

Thứ ba, nếu xét đến các giới hạn về vốn hoặc năng lực kho tàng thì phải đa các

ràng buộc này vào mô hình để giải quyết

2.2.2.3 Xác định lợng dự trữ tối thiểu cần thiết

2.2.2.3.1 Lợng dự trữ thờng xuyên

Lợng dự trữ thờng xuyên là lợng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thờng.

Lợng dự trữ thờng xuyên mỗi loại đợc xác định theo công thức sau:

DTTX = tc .ĐMTH

Trong đó : DTTX - Lợng dự trữ thờng xuyên

tc - Thời gian (ngày) cung ứng trong các điều kiện bình thờng ĐMTH - Định mức sử dụng (tiêu thụ) trong một ngày đêm.

Mức dự trữ này đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn trong các điều kiện cung ứng bình thờng.

2.2.2.3.2 Lợng dự trữ bảo hiểm

Lợng dự trữ bảo hiểm là lợng cần dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thờng

Để xác định mức dự trữ bảo hiểm có thể dựa trên các cơ sở sau:  Mức thiệt hại vật chất do thiếu nguyên vật liệu gây ra.

 Các số liệu thống kê về số lần, lợng nguyên vật liệu cũng nh số ngày mà ngời cung ứng không cung ứng đúng hạn.

 Các dự báo về biến động trong tơng lai.

Lợng dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể đợc xác định theo công thức đơn giản sau: DTBH = t sl ĐMTH

Trong đó : DTBH - Lợng nguyên vật liệu dự trữ thờng xuyên

t sl - Thời gian (ngày) cung ứng sai lệch so với dự kiến ĐMTH - Định mức sử dụng trong một ngày đêm

Thời gian cung ứng sai lệch so với dự kiến đợc xác định bằng phơng pháp thống kê kinh nghiệm và xác suất xảy ra trong thực tiễn.

Cũng có thể xác định mức dự trữ bảo hiểm trên cơ sở số liệu thống kê đã có với lý thuyết phân bố xác suất của lợng dự trữ bảo hiểm là một đại lợng ngẫu nhiên.

Với mức dự trữ này doanh nghiệp có thể hoạt động liên tục, không bị gián đoạn vì thiếu nguyên vật liệu trong các điều kiện cung ứng không bình thờng.

2.2.2.3.3 Lợng dự trữ tối thiểu cần thiết

Để hoạt động sản xuất tiến hành bình thờng trong mọi điều kiện doanh nghiệp phải tính toán, lợng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết bằng tổng của lợng dự trữ thờng xuyên và lợng dự trữ bảo hiểm.

DT = DTTX + DTBH

Trong đó : Lợng dự trữ tối thiểu cần thiết

Ngoài ra, ở các doanh nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lợng dự trữ theo mùa Các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có tính chất mùa vụ sẽ phải xác định l-ợng hàng hoá dự trữ theo mùa phụ thuộc vào mức sản xuất 1 ngày đêm, thời gian lu kho tính từ khi bắt đầu sản xuất theo mùa vụ đến lúc đem sản phẩm đi tiêu thụ Thời gian lu kho mang tính chất mùa vụ phụ thuộc vào cầu về sản phẩm theo mùa của từng vụ cụ thể.

Về nguyên tắc, trong kho luôn phải lu kho mức dự trữ tối thiểu cần thiết để đảm bảo quá tình sản xuất diễn ra liên tục trong mọi điều kiện cung ứng bình thờng và không bình thờng Mặt khác, doanh nghiệp cũng xác định đợc lợng đặt hàng và lu kho tối u phù hợp với các điều kiện cung ứng và lu kho của mình Vấn đề đợc đặt ra, vậy khi nào thì doanh nghiệp phải thông báo cho ngời cấp hàng để ngời cung ứng chuẩn bị cấp hàng cho mình và liệu mức cấp hàng mỗi lần có thay đổi không ?

Có thể có hai hệ thống đặt hàng: theo thời điểm và hệ thống đặt hàng nhịp nhàng ở hệ thống đặt hàng theo điểm doanh nghiệp xác định khoảng cách đặt hàng cố định (tCĐ) Khoảng cách thời gian đặt hàng cố định (tCĐ) đợc xác định trên cơ sở lợng đặt hàng và lu kho tối u, lợng lu kho tối thiểu cần thiết và định mức sử dụng nguyên vật liệu Theo đó có thể xác định trớc đợc lịch đặt hàng cố định trên cơ sở xác định đợc số ngày lu kho tối u và số ngày dự trữ tối thiểu cần thiết.

ở hệ thống đặt hàng theo lợng thông báo thì cứ đến khi trong kho còn lợng lu kho tối thiểu cần thiết doanh nghiệp sẽ thông báo cho ngời cấp hàng cung cấp một đợt hàng mới

Đồ thị 3 Đặt hàng theo lợng thông báo

DT

Trong thực tiễn có thể sử dụng hệ thống "hai tín hiệu" cứ mỗi lần xuất kho lại so sánh lợng hàng còn lại (tín hiệu thứ nhất) với lợng lu kho tối thiểu cần thiết (tín hiệu thứ hai) Nếu tín hiệu thứ nhất trùng với tín hiệu thứ hai sẽ phải thông báo đặt một đợt hàng mới Các doanh nghiệp tổ chức kho tàng theo kiểu giá hàng dịch chuyển thờng sử dụng các "dấu hiệu" cần thiết để biết đợc thời điểm phải thông báo cho ngời cung ứng biết lần đặt hàng mới.

2.3 Lựa chọn ngời cung cấp

Việc lựa chọn ngời cấp hàng với giá rẻ nhất cũng nh chi phí kinh doanh vận tải nhỏ nhất sẽ ảnh hởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm và do đó làm tăng lợi nhuận có thể thu đợc ý nghĩa của việc lựa chọn ngời cấp hàng càng lớn với các doanh nghiệp mà chi

phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng càng cao trong giá thành, thị trờng nguyên vật liệu càng mở rộng, nhân tố giá cả và nhân tố vận chuyển có ảnh hởng lớn đến chi phí kinh doanh mua sắm bình quân.

Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn ngời cấp hàng Khác với quan niệm giá trị truyền thống ngày nay xu hớng chung các doanh nghiệp không thờng xuyên lựa chọn ngời cấp hàng mà tiến hành maketing với họ nhằm làm cho họ thờng xuyên cung cấp hàng hoá cho mình với độ tin cậy cao, chất lợng đảm bảo và giá cả hợp lý

Để xác định và lựa chọn ngời cấp hàng phải có số liệu bao quát về thị trờng Đó là các số liệu về số lợng ngời cấp hàng và các số liệu về giá cả, chất lợng, chủng loại, của từng ngời cấp hàng cụ thể Các số liệu loại này thờng xuyên thay đổi nên doanh nghiệp phải định kỳ bổ sung

Bên cạnh đó, phải thu thập và phân tích các số liệu về quãng đờng vận chuyển, phơng thức và phơng tiện vận chuyển; hệ thống kho tàng trung gian; phơng thức giao nhận và kiểm tra hàng hoá,

Xét về mặt hình thức có hai loại ngời cấp hàng chủ yếu là ngời cấp hàng đã có sẵn trên thị trờng và ngời cấp hàng mới xuất hiện.

Doanh nghiệp cũng có thể tìm kiếm những ngời cấp hàng mới qua các tài liệu nh tạp chí kinh doanh, niên giám bu điện, ấn phẩm quảng cáo, gọi thầu,

2.4 Xây dựng và quản trị hệ thống kho tàng

2.4.1 Xây dựng hệ thống kho tàng

Ngoại trừ một số loại nguyên vật liệu mang tính chất đặc biệt nh điện nớc, gas, thì hầu hết mọi loại hàng hoá nguyên vật liệu đều mang đặc điểm là tách rời quá trình mua sắm và sử dụng nên doanh nghiệp phải tổ chức việc lu kho chúng

Lu kho với ý nghĩa dự trữ cũng có thể là một bộ phận của quá trình sản xuất, ví dụ nh bồn chứa (xi lô xơng, men) trong dây chuyền sản xuất ở Công ty gạch ốp lát Hà nội Loại lu kho này đợc gọi là lu kho sản xuất Lu kho với ý nghĩa đầu cơ đợc căn cứ trên cơ sở năng lực kho tàng và các khả năng tài chính của doanh nghiệp với điều kiện giá cả nguyên vật liệu tăng trong tơng lai.

Muốn lu kho doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp Việc tính toán, bố trí hệ thống kho tàng phải nhằm mục tiêu đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất với chi phí kinh doanh tối thiểu.

Doanh nghiệp có thể áp dụng các loại kho sau:

* Kho nhập chứa - cho các vật t mua vào

* Kho chuẩn bị - đợc tổ chức cho những nơi làm việc nhất định

* Kho trung gian - cho các sản phẩm dở dang và bán thành phẩm * Kho xuất - ở cuối quá tình sản xuất

Một số cách phân loại hệ thống kho tàng phổ biến:

- Căn cứ vào không gian phân bố sẽ có hình thức kho tập trung và hình thức kho phân tán.

+ Bố trí kho tập trung là hình thức tổ chức 1 kho lớn cho toàn doanh nghiệp Hình thức bố trí kho này phù hợp với qui mô doanh nghiệp nhỏ hay vừa phải hoặc có các bộ phận sản xuất tập trung xung quanh kho

+ Bố trí kho phân tán là việc xây dựng nhiều kho nhỏ lẻ ở nhiều vị trí khác nhau Hình thức bố trí kho này phù hợp với các doanh nghiệp có các bộ phận sản xuất phân tán hoặc bị phụ thuộc bởi quá trình vận chuyển

- Căn cứ vào hình thức xây dựng kho tàng có kho ngoài trời và kho trong nhà Các kho ngoài trời tuy đỡ chi phí kinh doanh xây dựng kho tàng song lại không đáp ứng việc bảo quản hàng hoá nên chỉ sử dụng đối với loại hàng không bị mất phẩm chất bởi nắng, ma và những thay đổi khác về khí hậu, thời tiết Ngoài ra, còn phân biệt kho thông thờng và kho đặc biệt nh bồn chứa Các loại kho đặc biệt chỉ đặt ra nếu yêu cầu kỹ thuật của hàng hoá cần bảo quản đòi hỏi.

- Nếu căn cứ vào việc trang thiết bị cho toàn bộ khu vực kho ngời ra phân biệt nhiều loại kho tàng khác nhau:

+ Trờng hợp thông thờng nhất là kho trong nhà nhiều tầng hay một tầng

+ Theo trang thiết bị còn phân biệt kho tiếp đất, kho bố trí theo khối và kho bố trí theo giá hàng.

Một số yếu tố quy định cách thức bố trí cũng nh hình thức, trang thiết bị kho tàng:

+ Cơ cấu sản xuất: cơ cấu sản xuất là tập trung hay phân tán sẽ quyết định việc bố trí hệ thống kho tàng tập trung hay phân tán Cơ cấu sản xuất là phức tạp hay đơn giản quy định việc cần bố trí kho trung gian hay không?

+ Đặc điểm tính chất của hàng hoá cần lu kho ảnh hởng trớc hết đến việc bố trí kho tàng tập trung hay phân tán và sau nữa còn ảnh hởng rất lớn đến hình thức cũng nh trang thiết bị khi tàng.

+ Việc lựa chọn ngời cung cấp Lựa chọn ngời cung cấp nguyên vật liệu (đặc biệt là nguyên liệu nông lâm hải sản) ở trong địa bàn rộng sẽ không thể không nghĩ đến việc phải bố trí hệ thống kho phân tán.

Việc quyết định quy mô cũng nh việc sử dụng năng lực kho tàng hiện có phụ thuộc vào hoạt động đặt hàng Lợng đặt hàng càng lớn, càng nhiều hàng hoá phải lu kho.

Một số nguyên tắc cơ bản khi xây dựng kho tàng

+ Diện tích kho tàng phải đủ lớn Hàng hoá trớc hết phải đợc đa vào, mở ra và kiểm tra sau đó mới phân loại, lu kho, bảo quản chuẩn bị và xuất kho Phải có đủ diện tích cần thiết để thực hiện các công việc trên Diện tích chật hẹp làm tăng chi phí kinh doanh cho các hoạt động trên vì phải kéo dài thời gian thao tác.

+ Kho tàng phải sáng sủa, dễ quan sát Trang thiết bị kho tàng không phải chỉ phục vụ cho việc chắc chắn và nhanh chóng tìm đợc loại hàng muốn tìm mà còn phải làm giảm chi phí kinh doanh liên quan đến kho tàng đặc biệt là cho công tác kiểm tra, kiểm kê.

+ Kho tàng phải đảm bảo an toàn, việc xây dựng và trang thiết bị kho tàng phải đảm bảo chống trộm cắp và chống cháy.

2.4.2 Quản trị nguyên vật liệu trong kho

2.4.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

Mỗi doanh nghiệp thờng lu kho rất nhiều loại hàng hoá khác nhau Để quản trị hàng hoá trong kho phải tìm cách phân loại chúng Sẽ có nhiều cách phân loại khác nhau:

Thứ nhất, theo giá trị hàng hoá

Phơng pháp ABC chia toàn bộ hàng hoá trong kho thành 3 loại:

Loại A Loại B Loại C

1 Loại A gồm các loại hàng chỉ chiếm khoảng 15% - 25% số chủng loại nhng lại chiếm đến 75%-85% tổng giá trị lu kho.

2 Loại B gồm các loại hàng chỉ chiếm khoảng 10% - 20% tổng giá trị hàng lu kho nhng lại chiếm khoảng 25%-35% số chủng loại hàng hoá lu kho.

3 Loại C gồm các loại hàng còn lại: chỉ chiếm khoảng 5%-10% tổng giá trị hàng lu kho nhng lại chiếm đến 50%-60% số chủng loại hàng trong kho.

Do mức tác động của các loại hàng thuộc loại A đến chi phí kinh doanh sản xuất và tiêu thụ rất lớn nên loại hàng này phải thờng xuyên đợc chú trọng quản trị một cách cụ thể, chính xác nhờ thờng xuyên kiểm tra cũng nh các bịên pháp kỹ thuật cần thiết khác.

Ngợc lại, do các loại hàng hoá loại C chỉ chiếm tỷ trọng về giá trị rất nhỏ nên ảnh h-ởng của chúng đến chi phí kinh doanh sản xuất và tiêu thụ không lớn, vì vậy doanh nghiệp không cần tập trung nhiều vào việc quản trị loại hàng này.

Thứ hai, nếu căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá lu kho có thể phân loại hàng theo

các tiêu thức khác nhau nh hình dáng, kích thớc, tính chất dễ vỡ hay không? để phân chúng thành các nhóm loại khác nhau.

Thứ ba, phân loại theo thời gian và mức sử dụng hàng hoá để đảm bảo sắp xếp

chúng trong kho một cách khoa học.

2.4.2.2 Quản trị nguyên vật liệu trong kho

Công tác quản trị hàng hoá trong kho bao hàm nhiều nội dung khác nhau nh: tiếp nhận, bảo quản và cấp phát hàng trong quá trình sản xuất hoặc bán hàng.

• Tiếp nhận hàng phải đảm bảo mục tiêu đúng về số lợng chủng loại, chất lợng và thời gian Mục tiêu này đợc thực hiện bởi sự cố gắng của nhiều bộ phận có liên quan: kế hoạch mua sắm và vận chuyển, tổ chức vận chuyển,

Để đạt hiệu quả cao bộ phận tiếp nhận phải chuẩn bị kỹ lỡng nơi nhận hàng, thực hiện tốt thủ tục nhận hàng và bố trí hàng hóa trong kho:

+ Nơi nhận hàng phải rộng rãi, có đờng xe cộ ra vào thuận tiện và có trang thiết bị nâng hạ nếu cần.

+ Thủ tục nhận hàng bao gồm các công việc kiểm tra số và chất lợng bằng các phơng pháp thích hợp, ghi nhận những sai hỏng so với mẫu mã, ghi chép vào sổ giao nhận hàng, phân loại, đánh dấu và đa vào kho Trong trờng hợp thuê ngoài chuyên chở việc quy trách nhiệm nhất thiết phải tiến hành ngay khi giao nhận hàng hoá

+ Việc bố trí hàng trong kho phải khoa học theo phơng châm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra Phải đảm bảo điều kiện thiết bị bảo quản hàng/nguyên vật liệu, cần bố trí sao cho hàng vào trớc, ra trớc.

• Bảo quản hàng trong kho liên quan đến việc trang thiết bị kho tàng Khi trang thiết bị kho tàng cần chú ý mức trang thiết bị thấp nhất do chính đặc điểm của hàng hoá đòi hỏi, chẳng hạn dữ trữ xăng dầu cần có bồn chứa, dự trữ nguyên vật liệu tơi sống cần có thiết bị lạnh hay dữ trữ chuẩn bị sẵn sàng cấp phát phụ tùng, linh kiện, nhỏ lẻ cần có giá hàng Chi phí kinh doanh mua sắm trang thiết bị loại này cần thiết trong mọi tình huống

• Quản trị và cấp phát đòi hỏi tiến hành một loạt các công việc liên quan trực tiếp đến việc quản trị hàng hoá trong kho nh:

+ Công tác thống kê, lập sổ sách theo dõi việc xuất, nhập, tồn đối với từng loại hàng cụ thể Tuỳ theo mỗi loại hàng mà sử dụng hình thức sổ sách, thẻ theo dõi hoặc hoá đơn chứng từ nhập xuất thích hợp.

+ Công tác kiểm kê hàng hoá định kỳ, đột xuất và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng hoá tuỳ theo kết quả kiểm kê.

+ Công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng có liên quan Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là một trong các cơ sở để cấp phát nguyên vật liệu

+ Công tác chuẩn bị sẵn sàng cho cấp phát hàng Căn cứ vào đặc điểm của hàng cần cấp phát những nh hình thức cấp phát theo lệnh cấp phát hay theo kế hoạch mà làm các công tác chuẩn bị thích hợp chẳng hạn nh phân loại, sơ chế đối với nguyên vật liệu cần thiết, sắp xếp theo thứ tự hàng cần xuất trớc ở vị trí dễ lấy nhất,

Ghi chép, theo dõi cấp hàng phải liên tục, đầy đủ các tiêu thức về thời gian cấp phát, số lợng, chất lợng, địa điểm sử dụng từng loại nguyên vật liệu cụ thể làm cơ sở cho công tác phân tích và hạch toán chi phí sử dụng nguyên vật liệu và lập các báo cáo cần thiết.

• Kiểm tra kho tàng và hàng hoá trong kho là cực kỳ quan trọng vì chỉ có thông qua kiểm tra mới có thể:

 Xác định lợng tồn kho trên thực tế và trong kho báo cáo có ăn khớp nhau không?

 Đánh giá lại chính xác lợng hàng lu kho để thông báo cho bộ phận cung tiêu kiểm tra lại lợng và khoảng cách đặt hàng

 Đánh giá lại chất lợng hàng hoá đang bảo quản tại kho.

2.5 Tổ chức hoạt động vận chuyển

2.5.1 Khái quát hoạt động vận chuyển

Ngời ta hiểu vận chuyển trong doanh nghiệp là việc tham gia có kế hoạch của các ph-ơng tiện vận chuyển để vận chuyển sản phẩm hàng hoá từ nơi cần chuyển đi đến mục tiêu cần chuyển.

Tổ chức vận chuyển bao hàm cả việc vận chuyển vật t mua về, vận chuyển nội bộ và vận chuyển thành phẩm đến ngời mua Thông thờng ngời ta hay phân thành vận chuyển bên ngoài và vận chuyển nội bộ doanh nghiệp:

- Vận chuyển bên ngoài là hoạt động vận chuyển liên quan đến khách hàng bao gồm vận chuyển nguyên nhiên vật liệu từ địa điểm nhận hàng của ngời bán đến các kho của doanh nghiệp và vận chuyển hàng từ kho thành phẩm của doanh nghiệp đến địa điểm giao hàng cho khách hàng.

- Vận chuyển nội bộ là việc vận chuyển vật t hàng hoá giữa các kho của doanh nghiệp với nhau; giữa các kho của doanh nghiệp với các điểm sản xuất; giữa các bộ phận chế biến khác nhau với nhau cũng nh giữa các nơi làm việc khác nhau trong từng bộ phận.

2.5.2 Lựa chọn ph ơng tiện và ph ơng thức vận chuyển

Phơng tiện vận chuyển bao gồm các phơng tiện vận chuyển bên ngoài cũng nh các phơng tiện vận chuyển nội bộ doanh nghiệp.

- Các phơng tiện vận chuyển bên ngoài là các phơng tiện vận chuyển thông thờng nh ôtô, đờng sắt, tàu thuyền,

- Các phơng tiện vận chuyển nội bộ không phải chỉ là các phơng tiện thông thờng mà còn bao hàm cả các phơng tiện chuyên dùng nh băng chuyển, xe nâng,

Việc xác định phơng tiện vận chuyển bên ngoài không phải chỉ tuỳ thuộc vào đặc điểm về vật t, hàng hoá cần vận chuyển mà trớc hết luôn luôn liên quan đến việc xác định liệu doanh nghiệp tự đảm bảo nhận vận chuyển hay thuê ngoài.

Để quyết định xem nên tự chuyên chở hay thuê ngoài và phơng tiện vận chuyển nh thế nào doanh nghiệp cần phải dựa trên một số căn cứ sau:

- Ưu tiên tính toán đến chi phí kinh doanh - Tính nhậy cảm của vận chuyển:

+ Giá trị của nguyên vật liệu cao dễ bị mất, cớp, + Nguyên vật liệu có thể là hàng dễ vỡ, hàng tơi sống, + Sự mạo hiểm của vận chuyển về thời gian.

- Quyết định về vận chuyển diễn ra đồng thời với quyết định về ngời cung ứng.

- Số lợng hàng đặt cũng ảnh hởng tới việc lựa chọn các phơng tiện vận chuyển

Trong trờng hợp doanh nghiệp thuê ngoài chuyên chở việc thảo hợp đồng chuyên chở phải bao hàm đẩy đủ nội dung về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cả ba đối tợng là ngời gửi, ngời chuyên chở và ngời nhận làm cơ sở để giải quyết nghĩa vụ và quyền lợi mỗi bên.

Việc lựa chọn phơng tiện vận chuyển chuyên dùng nội bộ tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kho tàng, trình độ đồng bộ trong việc trang thiết bị sản xuất và khả năng tài chính của doanh nghiệp Phơng tiện vận chuyển chuyên dùng cho năng suất và hiệu quả cao, đảm bảo tốc độ vận chuyển cần thiết cũng nh chất lợng của nguyên liệu, bán thành phẩm và

sản phẩm dở dang trong quá trình vận chuyển, giảm mức độ lao động nặng nhọc của ngời lao động song đòi hỏi đầu t lớn.

3 Tăng cờng quản trị nguyên vật liệu là một biện pháp cơ bản giảm chi phí sản xuất kinh doanh

3.1 ý nghĩa của việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là 1 trong 3 yếu tố của quá trình sản xuất và là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm, chiếm 1 tỷ trọng lớn (từ 60 – 80%) về chi phí do đó sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu là 1 yêu cầu thờng xuyên phải đợc thực hiện trong các doanh nghiệp.

Việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là một biện pháp cơ bản để tăng số l-ợng sản xuất, tăng chất ll-ợng sản phẩm, góp phần vào việc giảm nhu cầu về vốn dự trữ nguyên liệu, vốn nhập khẩu nguyên vật liệu, tiết kiệm ngoại tệ.

Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu góp phần làm giảm chi phí về nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm từ đó giá thành sản phẩm hạ.

Việc sử dụng và tiết kiệm nguyên vật liệu còn ảnh hởng đến việc tiết kiệm lao động sống, nâng cao hệ số sử dụng thời gian hoạt động của máy móc thiết bị và trang bị công nghệ, ảnh hởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.

3.2 Các phơng pháp chủ yếu tăng cờng công tác quản lý nguyên vật liệu

Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu

đều phải dựa trên cơ sở phân tích một cách khoa học tình hình sử dụng nguyên vật liệu và đề ra những phơng hớng, biện pháp cụ thể phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật của từng doanh nghiệp Sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu vừa là nghĩa vụ vừa là quyền lợi của doanh nghiệp và đợc thực hiện theo những phơng hớng và biện pháp sau:

NVLSD

Tìm mọi biện pháp để giảm bớt phế phẩm, hạ thấp định mức tiêu dùng nguyên vật liệu: muốn vậy các doanh nghiệp cần tập trung giải quyết các vấn đề nh: tăng cờng công tác cải tiến kỹ thuật, ứng dụng kỹ thuật, công nghệ mới vào sản xuất, nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân.

Xây dựng và hoàn thiện hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, xây dựng và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo quản, sử dụng và sửa chữa bảo dỡng máy móc thiết bị.

Coi trọng việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và phế phẩm áp dụng chế độ khuyến khích lợi ích vật chất trong việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật liệu,

Đặc biệt coi những biện pháp để giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong khâu thiết kế và công nghệ.

* Sử dụng nguyên vật liệu thay thế

Là một phơng hớng đặc biệt quan trọng ở nớc ta hiện nay Sử dụng nguyên vật liệu rẻ tiền, sẵn có trong nớc thay thế cho nguyên vật liệu qúi hiếm, đắt tiền, nhập khẩu Song phải đảm bảo chất lợng và yêu cầu của công nghệ chế biến.

* Triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu, phế phẩm

Phân loại và thu hồi phế phẩm ở từng khâu, phế liệu nào có thể tái sử dụng đợc, phế liệu nào có thể sản xuất hoặc gia công các mặt hàng phụ việc tận dụng phế liệu không những là yêu cầu trớc mắt mà còn là yêu cầu lâu dài của các doanh nghiệp Ngay cả ở những nớc phát triển vẫn coi trọng vấn đề này.

* Xoá bỏ mọi hao hụt, mất mát, h hỏng nguyên vật liệu do nguyên nhân chủ quan gây ra

Đây là yếu tố quan trọng liên quan đến trách nhiệm, ý thức và trình độ của ngời quản lý và ngời sử dụng Để thực hiện tốt phơng hớng này, cần nâng cao trách nhiệm trong công tác thu mua bao gói, bốc dỡ, kiểm nghiệm, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu kiên quyết áp dụng chế độ trách nhiệm và sử phạt nghiêm bằng biện pháp kinh tế, hành chính đối với những ngời vô trách nhiệm những hành động lấy cắp hoặc lãng phí nguyên vật liệu Luôn luôn theo dõi đôn đốc, kiểm tra chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu.

NVLSD

ZHHCB

NVLMM

3.3 Một số chỉ tiêu đánh giá trình độ sử dụng và quản lý nguyên vật liệu

Ngoài việc đánh giá công tác lập kế hoạch, công tác xây dựng định mức bằng cách so sánh giữa số thực tế với số kế hoạch, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật của mình có thể sử dụng một số chỉ tiêu sau để đánh giá trình độ sử dụng và quản lý

SVNVL - Số vòng luân chuyển nguyên vật liệu trong kỳ NVLSD - Giá vốn nguyên vật liệu đã dùng

NVLDT - Giá trị nguyên vật liệu dự trữ của kỳ tính toán.

+ Vòng luân chuyển vật t trong sản phẩm dở dang

SVSPDD =

Với : SVSPDD - Số vòng luân chuyển vật t trong sản phẩm

ZHHCB - Tổng giá thành sản phẩm hàng hoá đã chế biến VTDT - Giá trị vật t dự trữ trong kỳ tính toán

Hai chỉ tiêu trên cho thấy khả năng khai thác các nguồn nguyên vật liệu của doanh nghiệp Các chỉ tiêu này có giá trị lớn phản ánh doanh nghiệp giảm đợc chi phí kinh doanh cho dự trữ nguyên vật liệu, giảm bớt nguyên vật liệu tồn kho, tăng vòng quay của

TLMM =

Với : TLMM - Tỷ lệ mất mát nguyên vật liệu

NVLMM - Giá trị nguyên vật liệu mất mát trong kỳ tính toán NVLSD - Giá trị nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ tính toán

+ Hệ số chất có ích trong nguyên vật liệu (H1): phản ánh chất lợng của nguyên vật liệu.

H1 =

+ Hệ số sử dụng chất có ích (H2): Phản ánh trình độ sản xuất của doanh nghiệp thể hiện qua việc sử dụng nguyên vật liệu.

Các hệ số này càng nhỏ càng tốt Nó chứng tỏ doanh nghiệp đã sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm

Để phản ánh khả năng tận dụng phế liệu, doanh nghiệp còn sử dụng hệ số phế liệu dùng lại Nó đợc tính bằng cách lấy lợng phế liệu dùng lại chia cho tổng số phế liệu.

Trọng lượng chất có ích trong nguyên vật liệu

Trên đây là một số chỉ tiêu thờng dùng trong các doanh nghiệp sản xuất Tuy nhiên tuỳ thuộc vào đặc điểm từng ngành, từng doanh nghiệp có thể áp dụng một số các chỉ tiêu khác để tính toán

Bớc vào nền kinh tế thị trờng với tính cạnh tranh gay gắt của nó, hầu hết mọi doanh nghiệp luôn phải đứng trớc bài toán giảm giá thành sản phẩm nhằm tăng khả năng cạnh tranh cho sản phẩm để duy trì và từng bớc phát triển doanh nghiệp mình Vì lẽ đó, tăng c-ờng công tác quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp chính là một trong những biện pháp cơ bản giảm chi phí sản xuất kinh doanh.

Phân tích tình hình quản trị nguyên vật liệu tại công ty gạch lát hà nội (viglacera)

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Gạch ốp lát Hà Nội (viglacera) tiền thân là Xí nghiệp gạch ngói Hữu H-ng, trực thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp Sành sứ Thuỷ tinh Đợc thành lập tháng 6/ 1959

theo quyết định số 094A/BXD – TCLĐ, với tên gọi là xí nghiệp gạch ngói Hữu Hng Đến năm 1994 phát triển thành công ty Gốm Xây dựng Hữu Hng gồm 2 cơ sở sản xuất chính:

Cơ sở 1: Nhà máy Gạch ốp lát Hà Nội – Thanh Xuân - Đống Đa – Hà Nội Cơ sở 2: Nhà máy Gạch ốp lát Hữu Hng - Đại Mỗ – Hà Nội

Theo dự báo phát triển kinh tế đô thị Việt Nam đến năm 2010, diện tích nhà ở sẽ tăng từ 7,5m2 /ngời lên 10m2/ngời.

Với tốc độ phát triển nhanh về xây dựng nh vậy nhu cầu về vật liệu xây dựng nói chung và gạch ốp lát nói riêng sẽ cũng tăng lên đáng kể Cùng với sự phát triển mạnh về mọi mặt kinh tế, chính trị, xã hội, nhu cầu của con ngời về hàng hoá cũng tăng cả về số l-ợng và chất ll-ợng Trớc đây sản phẩm gạch lát nền chủ yếu là gạch xi măng Loại này có trọng lợng trung bình trên 1m2 lớn (khoảng 40 – 50 kg/m2 ) bề mặt làm bằng chất liệu xi măng bột màu không có độ bóng Màu sắc và tính chất cơ lý hoá không thể so sánh với gạch lát nền tráng men cao cấp có độ bền và tính thẩm mỹ cao.

ở Việt Nam, thị trờng gạch ốp lát cao cấp đang là sản phẩm có sức hấp dẫn đối với các công trình kiến trúc đa dạng và cao cấp, nhng giá cả rất cao do phải nhập khẩu từ nớc ngoài để thoả mãn nhu cầu đó, đồng thời đẩy nhanh tốc độ phát triển của mình Tháng 2/ 1994 Công ty Gốm Xây dựng Hữu Hng (nay là Công ty Gạch ốp lát Hà Nội) đã đầu t trên 70 tỷ đồng xây dựng dây truyền sản xuất gạch lát nền với công suất 1.015000m2/năm, thiết bị công nghệ đợc nhập từ ITALIA.

Tháng 11- 1994 công ty đã chính thức đa dây chuyền này vào sản xuất và đầu năm 1995 sản phẩm gạch lát nền mang nhãn hiệu VICERA đợc bán rộng rãi trên thị trờng cả n-ớc, đợc khách hàng đón nhận và tín nhiệm Đây là đơn vị đầu tiên ở Việt Nam nhập đồng bộ dây chuyền thiết bị và công nghệ của ITALIA chuyên sản xuất gạch ốp tờng và lát nền Sản phẩm của công ty đã đợc các chuyên gia Châu Âu đánh giá ngang tầm với các sản phẩm hiện tại ở các nớc đứng đầu về công nghệ và chất lợng sản phẩm nh ITALIA, Tây Ban Nha, Chính vì thế, sản phẩm của VICERA đã đợc cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn

Tháng 4/1996 đợc sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Thuỷ tinh và Gốm Xây dựng, công ty tiếp tục đầu t trên 60 tỷ đồng xây dựng lắp đặt thêm một dây chuyền sản xuất đồng bộ cùng với thiết bị và công nghệ của ITALIA nâng công suất sản xuất gạch ốp lát của công ty từ hơn 1 triệu m2/năm lên hơn 3 triệu m2/năm nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Theo quyết định số 284/QĐ/BXD ngày 19 / 5 / 1998 Công ty Gốm Xây dựng Hữu Hng đợc tách thành công ty gạch ốp lát Hà Nội và Nhà máy Gạch Hữu Hng Công ty Gạch ốp lát Hà Nội trở thành một công ty độc lập chuyên sản xuất gạch men ốp tờng và lát nền với năng lực sản xuất cao, trang thiết bị đồng bộ, công nghệ hiện đại Đội ngũ cán bộ, công nhân đợc trang bị tốt về năng lực và có ý thức trách nhiệm, lòng ham mê đối với nghề nghiệp Sản phẩm của công ty luôn có chất lợng ổn định, mẫu mã phong phú, đa dạng đáp ứng đợc nhu cầu của khách hàng, thay thế đợc hàng nhập khẩu, chuẩn bị xuất sang các

Trụ sở chính của công ty hiện nay đợc đặt tại phờng Trung Hoà quận Cầu Giấy – Hà Nội, có tổng vốn kinh doanh là 123.266.892.000 VNĐ

Qua biểu trên ta nhận thấy giá trị sản xuất và doanh thu của công ty tăng liên tục qua các năm, điều này chứng tỏ hớng đi của công ty là đúng đắn và sản phẩm của công ty đợc

thị trờng chấp nhận Công ty luôn hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nớc, thu nhập bình quân cán bộ công nhân viên từng bớc đợc nâng cao và ổn định.

Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu ảnh hởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu của công ty

2.1 - Đặc điểm sản phẩm và dây chuyền công nghệ

Công ty Gạch ốp lát Hà Nội trở thành một công ty độc lập chuyên sản xuất gạch men ốp tờng Sản phẩm của công ty nhằm phục vụ trang trí nội ngoại thất cho các công trình xây dựng, đáp ứng nhu cầu trong nớc thay thế đợc hàng nhập khẩu, từng bớc xuất khẩu sang các nớc trong khu vực cũng nh mở rộng xuất khẩu sang Châu Âu.

Gạch ốp lát là vật liệu không thể thiếu đợc trong các công trình xây dựng, nó là một trong những yếu tố quyết định chất lợng sử dụng cũng nh đánh giá về mặt kỹ thuật và mỹ thuật của mỗi công trình

Do đặc tính của sản phẩm gạch ốp lát không những phục vụ cho công năng sử dụng mà còn phải đáp ứng đợc vẻ mỹ thuật cho mỗi công trình Chính vì vậy giá cả của các loại gạch ốp lát lại khá cao thông thờng nó chiếm từ 3 - 5% toàn bộ giá trị công trình và đòi hỏi phong phú về mẫu mã kích thớc Tuy nhiên để hoạt động sản xuất đợc diễn ra liên tục đòi hỏi công ty phải có đội ngũ cán bộ kỹ thuật nghiên cứu mẫu mã sản phẩm mới

* Quy trình sản xuất

Công ty Gạch ốp lát Hà Nội hiện đang sản xuất 2 loại sản phẩm chính là gạch men lát nền nung 1 lần Quy trình sản xuất tơng tự nhau và là quy trình sản xuất liên tục, dây

2.2 Cơ cấu tổ chức và lĩnh vực quản trị nhân sự

Bộ máy quản lý của Công ty Gạch ốp lát Hà Nội đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng Giám đốc là ngời lãnh đạo cao nhất, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của công ty, các phòng ban tham mu cho Giám Đốc theo chức năng và nhiệm vụ của mình.

Ban Giám Đốc:

Gồm 4 ngời (1 Giám đốc và 3 phó Giám đốc) chịu trách nhiệm quản lý vĩ mô và đ-a rđ-a quyết định chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động củđ-a toàn công ty, đề rđ-a phơng hớng và chính sách kinh doanh của công ty.

Phòng tài chính kế toán:

- Thực hiện hạch toán kế toán theo qui định của nhà nớc và theo điều lệ hoạt động của tổng công ty, của công ty, tổ chức lập và thực hiện các kế hoạch tài chính, cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tài chính và lập báo cáo kế toán phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng, quí, năm của công ty, cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết cho Giám đốc công ty, trên cơ sở đó giúp cho Giám đốc nhìn nhận và đánh giá 1

hớng, biện pháp chỉ đạo sát sao hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đợc hiệu quả

- Tổ chức điều phối, nghiên cứu thị trờng, đề xuất các mẫu mã đợc khách hàng a chuộng, kết hợp với phòng kỹ thuật tạo ra các mẫu mã và thực hiện dịch vụ sau bán hàng.

- Thiết lập và quản lý mạng lới đại lý, đề xuất các phơng án, mạng lới bán hàng, các hình thức quảng cáo, khuyến mại, nhằm đẩy mạnh tiêu thụ.

Phòng kế hoạch sản xuất:

- Lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm theo tháng, quý, năm.

- Lập kế hoạch cung ứng dự trữ vật t, nguyên liệu, cung cấp đầy đủ, kịp thời đúng số lợng, chất lợng theo kế hoạch sản xuất của công ty.

- Lập kế hoạch đầu t xây dựng cơ bản, theo dõi giám sát việc thực hiện xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa, bảo dỡng máy móc thiết bị, nhà xởng, nhà làm việc và các công trình kiến trúc khác trong công ty.

- Phân tích, đánh giá và lập báo cáo sản xuất hàng ngày cho ban Giám đốc và báo cáo định kỳ việc thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch cung ứng vật t nguyên liệu, tình

hình sản xuất kinh doanh của công ty cho ban Giám đốc công ty, tổng công ty và các cơ quan chức năng.

- Thực hiện điều độ sản xuất và công tác an toàn vệ sinh lao động trong công ty.

Phòng kỹ thuật - KCS

- Xây dựng và hoàn thiện qui trình công nghệ sản xuất.

- Nghiên cứu cải tiến công nghệ mẫu mã sản phẩm, lập qui trình công nghệ mới, mẫu mã sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu và nhu cầu của khách hàng theo từng thời kỳ.

- Xây dựng tiêu chuẩn chất lợng cho các loại vật t nguyên liệu sản xuất, sản phẩm của công ty.

- Xác định các thông số kỹ thuật cơ lý của nguyên liệu bán thành phẩm và thành phẩm để kịp thời có biện pháp điều chỉnh quá trình sản xuất.

- Phân tích thành phần hoá học của các loại vật t nguyên liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất và cho nghiên cứu sản phẩm mới.

- Kết hợp với phòng kế hoạch sản xuất trong việc khảo sát, đánh giá nguồn cung ứng nguyên liệu cho công nghệ sản xuất hiện có và cho công nghệ mới.

- Xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật cho các loại sản phẩm của công ty.

- Tham gia biên soạn tài liệu, giáo trình giảng dạy các lớp đào tạo và nâng cao tay nghề của công nhân.

- Kiểm tra, đánh giá chất lợng vật t nguyên liệu nhập kho.

- Kiểm tra giám sát việc thực hiện qui định trình công nghệ