1 Chức năng và vai trò của quản trị trong các tổ chức
2.2.3: Thực trạng ứng dụng CNTT tại Trung tâm
Việt Nam
Trong giai đoạn mới hiện nay nền kinh tế và xã hội đang thay đổi từng ngày dới tác động của CNTT tri thức và ý tởng sáng tạo đóng vai trò trung tâm có ý nghĩa quyết định. Vì vậy, hầu hết các quốc gia, các tổ chức, các công ty đều hiểu rằng vị trí trong tơng lai của họ sẽ nh thế nào khi mà trên thị trờng quốc tế sự tồn tại của họ phụ thuộc vào việc họ có tận dụng đợc CNTT để phát triển một cách nhanh chóng hay không?. Hiểu đợc điều này, ban lãnh đạo của Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã và đang áp dụng một cách triệt để các thành tựu của CNTT vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên đồng thời giảm bớt khó khăn trong kinh doanh tại doanh nghiệp của mình. Việc ứng dụng các thành tựu này vào công tác quản lý sẽ đem lại những lợi ích và hiệu quả bất ngờ. Bởi vậy trong tơng lai các văn phòng đợc coi là hiện đại phải đợc cung cấp đầy đủ các công cụ hiện đại để các hoạt động trở nên thuận tiện, góp phần củng cố cho sự vận hành của bộ máy quản lý trôi chảy cũng nh tăng hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Chúng ta đều biết CNTT có 4 chức năng cơ bản là: thu thập, xử lý, lu trữ và truyền dữ liệu. Việc sử dụng các chức năng này nh thế nào sẽ quyết định đến kết quả của việc áp dụng CNTT vào công việc của cá nhân hay tổ chức... Mặc dù việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý không còn là mới mẻ đối với các nớc tiên tiến trên thế giới và khu vực nhng đối với nớc ta thì việc sử dụng và khai thác những khả năng và ứng dụng này còn nhiều hạn chế. Tuy nhiên tại Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam thì CNTT đã đợc sử dụng rộng rãi, máy tính đợc sử dụng không chỉ bó hẹp trong việc soạn thảo văn bản, tính toán...mà nó đã đợc sử dụng trong tất cả các lĩnh vực khác nh lu trữ thông tin, truyền tải và cập nhật thông tin cũng nh công tác quản lý nhân sự.
Khi quyết định đa các ứng dụng của CNTT áp dụng vào thực tiễn, các nhà quản lý của trung tâm đã phải tập trung giải quyết hai vấn đề lớn. Đó là vốn đầu t cho việc mua sắm các thiết bị máy móc khá tốn kém và trình độ của nhân viên sử dụng. Mặc dù khoa học kỹ thuật phát triển nhng máy móc không thể thay thế đợc con ngời vì chính con ngời làm ra máy móc. Hiểu đợc điều này các cán bộ lãnh đạo cũng nh nhân viên trong trung tâm đã tự trau dồi kiến thức về CNTT để nâng cao khả năng t duy tổng hợp, đánh giá và phân tích tình hình, nắm bắt kịp những thông tin trong nớc và trên thế giới để đa ra những quyết định chính xác. Đặc biệt đối với một số phòng ban nh: phòng hành chính, phòng kinh doanh và phòng kế toán thì máy tính đợc sử dụng nh một công cụ chính để làm việc thì việc hiểu biết cặn kẽ về máy tính là điều bắt buộc.
* Trong công tác quản lý nhân sự
Hiện nay số lợng cán bộ công nhân viên của Trung tâm là 170 ngời, đợc phân bố khắp các phòng ban và đảm nhận những chức năng khác nhau. Bởi vậy, để quản lý cán bộ công nhân viên đợc dễ dàng thì chúng ta phải có một hệ thống máy móc thiết bị hiện đại và nhờ có máy móc hiện đại chúng ta đã làm đợc điều đó. Từ một máy chủ đợc đặt ở phòng quản lý, chúng ta có thể quan sát đợc hết các phòng ban và tốc độ làm việc của cán bộ công nhân viên. Thêm vào đó, để quản lý về tiền lơng, tiền thởng... thì máy vi tính đã đợc sử dụng. Nhờ có
những chơng trình tính toán đợc cài sẵn trong máy nh Excel, Foxpro, Microsoft Word... mà những nhân viên phòng kế toán có thể giảm bớt đợc những khó khăn khi gặp những con số lên đến hàng tỷ. Để đợc kết quả cần tính cũng nh tính toán lơng thởng cho cán bộ công nhân viên thì chúng ta chỉ cần nạp số liệu và máy sẽ tự động đa ra những con số chính xác đến từng đơn vị, rất thuận tiện và nhanh chóng.
Có thể nói, máy vi tính đã giúp cho trung tâm rất nhiều trong công tác quản lí nhân sự cũng nh những việc có liên quan. Tiêu biểu là sau khi lắp đặt hệ thống trang thiết bị công nghệ thông tin hiện đại thì Trung tâm đã giảm bớt đợc số lợng nhân viên văn phòng, nhân viên tạp vụ Do đó chi phí hoạt động của…
Trung tâm giảm đi một cách đáng kể, đa mức lơng trung bình của cán bộ công nhân viên tăng lên. Hiện nay, mức lơng trung bình của mỗi nhân viên khoảng trên 1 triệu đồng. Năm 2003 vừa qua, Trung tâm đã nộp ngân sách cho Nhà nớc trên 3 tỷ đồng.
Biểu số 3: bảng chất lợng CNVcủa trung tâm
Năm Tổngsố CNV(ngời) Trình độ ĐH Trình độ CĐ-TC Số lợng Tỷ lệ (%) Số lợng Tỷ lệ (%) 2001 170 70 41% 100 59% 2002 170 75 44% 95 56% 2003 170 75 44% 95 56%
Nguồn: phòng tài chính kế toán năm 2003
Qua bảng trên, ta thấy số ngời có trình độ đại học còn thấp. Đặc biệt, trong 2 năm 2002 và 2003 thì số lợng ngời có bằng đại học không tăng. Điều này chứng tỏ việc nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên còn cha đợc quan tâm đúng mức nên nhân viên cha hởng ứng. Trung tâm nên khuyến khích và tạo điều kiện cho họ hơn nữa để cán bộ công nhân viên coi việc nâng cao trình
* Trong công tác quản lý cơ sở vật chất
Chúng ta đều biết rằng đối với những công ty, doanh nghiệp lớn thì cơ sở vật chất đợc trang bị khá đầy đủ và hiện đại. ở Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam cũng vậy, tại phòng quản lí thì máy chủ đợc kết nối với tất cả các máy vi tính tại các phòng ban khác. Máy chủ này đợc nạp đầy đủ các số liệu về tình hình hoạt động của trung tâm, về nhân sự, về trang thiết bị, phơng tiện vận tải... Những máy móc và phơng tiện này do một bộ phận của văn phòng quản lí. Bất cứ cán bộ công nhân viên nào cần sử dụng thì phải báo cáo với văn phòng để nhân viên văn phòng sắp xếp thời gian và lịch làm việc cho hợp lí. Riêng với hệ thống máy vi tính, do đợc nối mạng cục bộ cho nên chỉ cần khởi động máy thì máy chủ sẽ báo ngay tín hiệu cho nhân viên quản lí biết. Nhờ có ứng dụng CNTT mà Trung tâm đã nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc và trang thiết bị. Ví dụ thông qua phòng dịch vụ tổng hợp chúng ta có thể biết đợc số lợng, chủng loại máy móc thiết bị đợc sản xuất từ năm nào, thời gian sử dụng bao lâu và tỷ lệ khấu hao là bao nhiêu. Mặt khác đối với một số trang thiết bị có thời gian sử dụng dài thì đợc Trung tâm khấu hao vào chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí sản xuất chung. Để nâng cao năng suất lao động của cán bộ công nhân viên thì Trung tâm phải đầu t hệ thống máy móc, trang thiết bị hiện đại. Biết đợc điều này, ban giám đốc Trung tâm luôn đầu t đổi mới công nghệ và trang thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả công việc, kích thích tinh thần lao động hăng say trong Trung tâm.
Tóm lại, vấn đề quản lí cơ sở vật chất trong Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đợc thực hiện thông qua một hệ thống máy móc thiết đồng bộ, đợc nối mạng và đặt đới sự quản lí của những nhân viên có trình độ cao về công nghệ thông tin. Đó là tín hiệu đáng mừng của Trung tâm.
* Trong công tác quản lý nguồn vốn
Đối với bất cứ công ty doanh nghiệp nào thì việc quản lí vốn là hết sức khó khăn. Để tránh thất thoát cũng nh tránh sự gian lận của những nhân viên kế toán thoái hoá hoặc đối tợng xấu, những số liệu về vốn đã đợc các nhân viên kế
toán nhập vào máy và đặt trong phần mềm ứng dụng đợc bảo mật. Chỉ những ngời có mật khẩu mới có thể truy cập vào những số liệu này. Đây chính là chức năng siêu việt của máy vi tính. ứng dụng CNTT giúp Trung tâm luôn kiểm soát và bảo toàn và sử dụng vốn có hiệu quả. Đặc biệt là những chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng vốn đợc các cán bộ phòng tài chính coi trọng và giữ gìn nh con ngơi của mắt mình.
Nói tóm lại máy vi tính đã góp một phần không nhỏ trong việc quản lí nguồn vốn - một trong những yếu tố làm nên sự thành bại trong kinh doanh.
*Trong công tác văn phòng
Qua lý luận thực tiễn trên, chúng ta thấy việc áp dụng CNTT là điều cần thiết. Mặc dù giá thành của các trang thiết bị là rất đắt tiền nhng hiệu quả mà chúng đem lại là rất to lớn. Việc trang bị đồng bộ hệ thống máy vi tính sẽ kết nối đợc các phòng ban, tạo ra đợc mối quan hệ chặt chẽ từ lãnh đạo tới các phòng ban.
Nhờ áp dụng những CNTT mới, công việc quản lý văn phòng đã có những thay đổi rõ rệt: đơn giản hơn, hiệu quả hơn và thuận tiện hơn trong việc sử dụng. Một “văn phòng điện tử” không giấy tờ vẫn là một mơ ớc của văn phòng các cơ quan. Những tiện ích của CNTT đợc thấy rõ trong từng lĩnh vực của côngviệc quản lý văn phòng
- Công việc soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản kể cả soạn thảo bằng máy tính hay soạn thảo thủ công đều là quá trình xử lý bắt đầu từ xử lý kí tự của từng từ riêng biệt đến việc xử lý mối quan hệ ngữ nghĩa và liên kết giữa các từ để thành văn bản. Công việc soản thảo văn bản đòi hỏi tính chính xác cao theo đúng quy định của Nhà nớc. Nếu trớc đây việc soạn thảo văn bản phải trải qua hai công đoạn: soạn thảo và đánh máy, thì với việc đợc trang bị máy tính cho văn phòng, ngời soạn thảo văn bản có thể trực tiếp soạn thảo trên máy tính của mình mà không phải chuyển cho
không có kỹ năng máy tính nên công việc soạn thảo trở nên dễ dàng hơn. Việc trình bày văn bản trên màn hình máy tính nh trên giấy, kết hợp với các phím chức năng cho phép kiểm tra, sửa chữa văn bản khác nhau một cách đơn giản, nhanh chóng và tự động gạch chân, cách dòng, tạo biên, tiêu đề, đánh số trang, chú giải... hoàn toàn có thể tạo ra một bản hoàn chỉnh ngay trên máy trớc khi in ra giấy. Với ứng dụng phần mềm Ms Word, với những tính năng nh trên sẽ cho phép soạn thảo văn bản theo ý muốn. Bên cạnh đó, với những tệp khuân dạng đầy đủ thể thức theo tiêu chuẩn (template) có sẵn hay tự tạo trong Word giúp cho nhà quản trị không phải mất công nhiều trong việc soạn thảo các văn bản có mục đích ý nghĩa, yêu cầu gần giống nhau cũng nh tránh đợc lỗi sai sót trong hình thức của văn bản.
Văn phòng trong khâu soạn thảo văn bản có thể thức nh trên không phải dành nhiều thời gian soạn thảo lại vẫn đảm bảo tính chính xác của thể thức văn bản, để từ đó tập trung đi sâu vào phần nội dung của văn bản.
Với những văn bản (báo cáo tổng kết, hoạch định kế hoạch...)trong đó có cả những bảng biểu tính toán thì với máy tính là điều đơn giản. Nếu trớc đây đối với các văn bản này phải tính toán bằng máy tính cá nhân sau đó mới ghi chép vào văn bản rồi mới đánh máy thì công việc này tiêu tốn nhiều thời gian không hữu ích. Ngày nay với tính năng u việt của mình máy tính sẽ giúp nhà quản trị có những văn bản hiệu quả, nhanh chóng cũng nh đạt độ thẩm mỹ và chính xác cao hơn. Với tính năng soạn thảo(Ms Word) và tính toán(Ms Excel) đợc kết hợp trên cùng một màn hình soạn thảo giúp ngời soạn thảo hoàn thành công việc nhanh chóng và chính xác.
- Công tác quản lý và lu trữ văn bản, hồ sơ
Việc quản lý bằng phơng pháp thủ công sẽ tạo ra nhiều hạn chế khó theo dõi, quản lý đợc mức độ cần xử lý của công văn, bộ phận đợc giao xử lý và kết quả xử lý...việc kiểm tra đôn đốc bị hạn chế, việc theo dõi các công việc liên quan sau khi đã xử lý một văn bản không đợc thuận lợi. Việc tra cứu, tìm kiếm gặp khó khăn, tốn nhiều thời gian do phải rà soát điều kiện ghi chú trên sổ
sách. Cùng với sự giúp đỡ của ứng dụng CNTT và kiến thức tiên tiến của cán bộ nhân viên văn phòng, công việc này trở nên đơn giản hơn. Các hồ sơ có chu kì tồn tại kể từ khi đợc tạo ra rồi lu trữ lại, bảo quản và duy trì cho đến khi chuyển lu trữ dài hạn hoặc huỷ bỏ, do vậy các hồ sơ đợc lu trữ là rất lớn. Với việc áp dụng phơng pháp tự động thông qua máy tính sẽ đem lại sự gọn nhẹ trong bảo quản. Những hồ sơ sẽ đợc lu trên đĩa với mỗi hồ sơ đợc thu gọn lại chỉ bằng 1% so với bản gốc. Việc bảo quản các đĩa mềm này cũng hết sức đơn giản. Máy tính có thể giúp ngời điều hành phân loại và tạo chỉ mục hồ sơ theo nhiều cách:
- Theo thứ tự chữ cái - Theo chủ đề
- Theo địa lý - Theo thời gian
Việc quản lý phân loại nh vậy sẽ giúp nhà quản lý có thể nhanh chóng tìm ra các hồ sơ lu khi cần thiết.
- Công việc kiểm tra và kiểm soát:
Với công nghệ thông tin thay cho việc nhà quản lý phải trực tiếp kiểm tra công việc mà không chắc chắn việc kiểm tra có chính xác hay không. Thì ngày nay với việc chỉ ngồi tại Văn phòng làm việc của mình nhà quản lý có thể kiểm tra đột xuất bất thờng hay thờng kỳ. Các công việc đợc tiến hành ra sao? Có đúng với yêu cầu và chỉ tiêu công việc đợc đặt ra hay không?... Với việc kiểm tra nh vậy sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhà quản trị đối phó với những thành tố sau:
- Đối phó với bất trắc.
- Khám phá những cái bất thờng. - Xác định các cơ hội.
2.3- Phân tích đánh giá kết quả và những tồn tại của việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Hội trợ Triển lãm Việt Nam
2.3.1- Thành tựu
Nhờ vào sự tiến bộ của CNTT cũng nh việc ứng dụng CNTT trong quản lý mà Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam đã đạt đợc những thành tích đáng kể. Chẳng hạn công tác lập kế hoạch, nhờ có máy vi tính mà ban lãnh đạo đã giảm bớt đợc những khó khăn trong công tác phân công công việc vốn đợc coi là rất tốn kém thời gian bằng cách khâu nối các hoạt động trong đơn vị thành một thể thống nhất, tổng hợp các phơng án độc lập thành phơng án chung. Còn đối với nhân viên ở các phòng ban thì nhờ có máy vi tính mà công tác soạn thảo văn bản đã trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn so với làm việc bằng máy chữ. Thêm vào đó, soạn thảo văn bản và các hợp đồng kinh doanh bằng máy vi tính còn làm cho văn bản đẹp hơn nhờ vào các chức năng trang trí và trình bày của máy vi tính theo ý muốn chủ quan của ngời lập văn bản. Mặt khác, máy vi tính còn là công cụ đắc lực trong việc truyền tải thông tin giữa trung tâm với các đối tác. Ta có thể nói rằng máy vi tính đã làm cho những công việc này trở nên nhẹ nhàng hơn. Trớc đây khi cha có máy vi tính thì các văn bản công văn, tài liệu phải lu kho gây tốn kém diện tích và dễ bị mối mọt. Nay do công tác thu thập, xử lý và lu trữ thông tin đều đợc làm thông qua máy