Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ quốc gia III

Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ được phát huy sử dụng thế nào, mang lại lợi ích cho xã hội và được xã hội nhận biết ra sao không những chỉ phụ thuộc vào nhu cầu dùng tin của xã hội mà còn ph

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ BÍCH HẢI

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Chuyên ngành: Lưu trữ học và Tư liệu học

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong luận văn có tham khảo và sử dụng một số kết quả nghiên cứu và đã có chú thích

Công trình này chƣa đƣợc công bố lần nào

Tác giả

Lã Thị Hồng

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Cục VT&LTNN Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

KPLTNTTTLLT Khung phân loại thống nhất thông tin

tài liệu lưu trữ

MỤC LỤC

Mở ĐầU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài 7

2 Mục tiêu nghiên cứu 8

3 Đối t-ợng và phạm vi nghiên cứu

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

8 9 5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10

6 Ph-ơng pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo 17

7 Đóng góp của luận văn 18

8 Bố cục của luận văn 18

Ch-ơng 1 khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần và cơ cấu của hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u trữ 1.1 Khái niệm 19

1.2 Nguyên tắc 23

1.3 Yêu cầu 25

1.4 Thành phần của hệ thống CCTC thông tin tài liệu l-u trữ 26

1.4.1 Theo đặc tr-ng cấp độ 27

1.4.2 Theo đặc tr-ng chức năng 27

1.5 Cơ cấu của hệ thống CCTC tài liệu l-u trữ 28

1.5.1 Hệ thống CCTC truyền thống 28

1.5.2 Hệ thống CCTC tự động hóa 39

Tiểu kết ch-ơng I 43

Ch-¬ng 2 HiÖn tr¹ng hÖ thèng c«ng cô tra cøu khoa häc tµi liÖu l-u tr÷ t¹i Trung t©m LƯU TRỮ QUỐC GIA III

2.1 Chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña TTLTQG III 45

2.2 T×nh h×nh tµi liÖu l-u tr÷ 53

2.2.1 Thµnh phÇn, néi dung vµ ý nghÜa tµi liÖu l-u tr÷ 46

2.2.2 §Æc ®iÓm tµi liÖu l-u tr÷ 51

2.3 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại TT III 53

2.3.1 Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu 54

2.3.2 Nhu cầu và hiệu quả sử dụng tài liệu 62

2.4 Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ truyền thống 60

2.4.1 Mục lục hồ sơ 60

2.4.2 Sách chỉ dẫn

2.4.3 Các loại sổ, sách phục vụ tổ chức sử dụng tài liệu

62 63 2.4.4 Một số nhận xét về thực trạng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ tại TT III 64

2.5 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và tra tìm tài liệu 65

2.5.1 Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau năm 1945 66

2.5.2 Xây dựng cơ sở dữ liệu 72

2.5.3 Một số nhận xét về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hiện nay của TT III 79

TiÓu kÕt ch-¬ng 2……… 82

Ch-ơng 3 các giải pháp hoàn thiện và nâng cao

hệ thống CCTCKH taì liệu l-u trữ tại TTLTQG III 3.1 Nâng cấp và bổ sung các loại công cụ tra cứu tài liệu l-u

trữ truyền thống 84

3.1.1 Mục lục hồ sơ 84

3.1.2 Thẻ

3.1.3 Sỏch chỉ dẫn

84 85 3.2 Hoà n thiện cụng cụ tra cứu hiện đại 86

3.2.1 Khung phõn loại thụng tin 86

3.2.2 Hệ thống cơ sở dữ liệu 87

3.1.3 Nghiên cứu xây dựng từ điển từ chuẩn tài liệu l-u trữ 91

3.3 Một số giải phỏp hỗ trợ……… 92

3.3.1 Tối ưu húa thành phần và nội dung tài liệu 92

3.3.2 Các văn bản chỉ đạo 93

3.3.3.Đầu t- cơ sở vật chất 95

3.3.4 Nâng cao chất l-ợng và trình độ cỏn bộ 96

Tiểu kết ch-ơng III 97

Kết luận 99

Danh mục tài liệu tham Khảo 101

Phụ lục 111

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Các trung tâm lưu trữ quốc gia là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc Nơi đây hội tụ và tích lũy cả kho tàng tri thức và kinh nghiệm phong phú được đúc kết theo bề dày lịch sử dựng nước và giữ nước của các thế hệ cha ông Tài liệu lưu trữ là những chứng cứ xác thực phản ánh mọi khía cạnh trong đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của đất nước, và do đó tài liệu lưu trữ đồng thời cũng là những nguồn tài nguyên thông tin vô tận cần được khai thác và sử dụng rộng rãi trong cộng đồng

Được xã hội giao sứ mệnh là gìn giữ nguồn di sản văn hóa đó, chức năng cơ bản cña các cơ quan Lưu trữ là không những phải bảo đảm bảo quản an toàn mà còn phải tổ chức sử dụng có hiệu quả các loại hình tài liệu phục vụ các nhu cầu khác nhau của xã hội Điều đó đã được nhấn mạnh nhiều lần trong các văn kiện của Đảng

và văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác lưu trữ [81] Đặc biệt gần đây, Pháp

lệnh lưu trữ Quốc gia đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội” [62]

Ngày nay, trong điều kiện phát triển và biến đổi không ngừng của khoa học công nghệ với sự bùng nổ thông tin, nhu cầu dùng tin của xã hội trong đó có thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng Do đó các trung tâm lưu trữ quốc gia đang là đối tượng tìm tin và sử dụng tin của toàn xã hội Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ được phát huy sử dụng thế nào, mang lại lợi ích cho xã hội và được

xã hội nhận biết ra sao không những chỉ phụ thuộc vào nhu cầu dùng tin của xã hội

mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan của ngành lưu trữ, trong đó có các vấn

đề như: tài liệu được thu thập, chỉnh lý, phân loại, tổ chức sắp xếp và bảo quản thế nào, khả năng đáp ứng của hệ thống công cụ tra tìm và điều kiện tiếp cận ra sao v.v…

Trong các yếu tố trên, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ có một vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng như chiếc cầu nối hay chìa khóa để dẫn dắt các nhà nghiên cứu đến với tài liệu một cách nhanh nhất và đồng thời cũng là các công cụ giúp

những người làm lưu trữ có thể quản lý và tra tìm tài liệu phục vụ xã hội hiệu quả nhất

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong những trung tâm lưu trữ lớn của Nhà nước đang bảo quản hàng trăm phông tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước Việt Nam từ sau Cách mạng tháng Tám đến nay Đây là nguồn sử liệu quí phản ánh mọi mặt đời sống chính trị – kinh tế - xã hội – văn hóa của Nhà nước Việt Nam DCCH và nay là Nhà nước CHXHCN Việt Nam

Mặc dù mới thành lập, nhưng thời gian qua tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được khai thác sử dụng và đã đáp ứng nhiều nhu cầu nghiên cứu của nhiều đối tượng độc giả Tuy nhiên, những kết quả đạt được đó chưa thể xứng đáng với một tiềm năng thông tin vô giá như TT III Điều đó xuất phát từ nhiều nguyên nhân mà một trong những nguyên nhân chính là hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ còn quá thô sơ và nghèo nàn, chưa đáp ứng nhu cầu tìm tin cũng như chuyển tải thông tin rộng rãi trong cộng đồng Bên cạnh đó, do mới được thành lập, TT phải tập trung vào giải quyết nhiều nhiệm vụ cấp bách liên quan đến ổn định tổ chức, kho tàng và tài liệu nên từ trước đến nay chưa có điều kiện đi sâu nghiên cứu hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ tại TT

Để phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng tăng của xã hội, việc khảo sát, nghiên cứu thực trạng tình hình

và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống CCTC tại Trung tâm III là một đòi hỏi khách quan, cấp bách và cần thiết Trên tinh thần đó, và xuất phát từ nhiệm vụ

chuyên môn thực tế đòi hỏi, chúng tôi chọn đề tài cho luận văn là: Nghiên cứu các

giải pháp hoàn thiện hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

2 Mục tiêu nghiªn cøu:

- Xác định đúng được thực trạng của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hiện nay tại TT III;

- Nghiên cứu và phân tích các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện và nâng cao hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu trữ quản lý nhà nước tại TTLTQG III

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ chính đã nêu, luận văn sẽ đi sâu nghiên cứu:

- Các kết quả nghiên cứu cơ bản (đã có) về hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu trữ nói chung;

- Các khối tài liệu lưu trữ quản lý hành chính nhà nước hiện đang bảo quản tại TTLTQG III;

- Hệ thống CCTC hiện có và thực trạng của công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại TT III;

- Vai trò của công nghệ thông tin và tình hình ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL quản lý và tra tìm tài liệu

4 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Để đạt được mục tiêu trên, đề tài có nhiệm vụ nghiên cứu các nội dung dưới đây:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận chung về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ, trong

đó có vị trí, vai trò và ý nghĩa của hệ thống CCTC thông tin tài liệu trong công tác lưu trữ;

- Khảo sát, phân tích thực tiễn và đưa ra những nhận xét đánh giá về đặc điểm, tình hình tài liệu lưu trữ và thực trạng hệ thống CCTC của Trung tâm III hiện nay;

- Đề xuất các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu tại TTLTQG III

5 Lịch sử nghiờn cứu vấn đề

5.1 Tỡnh hỡnh nghiờn cứu ở cỏc nước:

Với vai trũ là những chiếc cầu nối – hay chìa khoá dẫn dắt độc giả đến với các kho tài nguyên thông tin chứa trong tài liệu l-u trữ, hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ từ lõu đó thu hút một số l-ợng không nhỏ các công trình nghiên cứu, đề tài, luận án, bài viết… ở nhiều n-ớc

Từ những năm 80 của thế kỷ 20 trong bài viết “Thực trạng và xu h-ớng phát triển hệ thống CCTC tài liệu l-u trữ” [90, 96-99] tiến sỹ sử học ng-ời Bun- Ga- ri

X Xlavôva Petkôva đã điểm lại lịch sử quá trình hình thành và phát triển của các loại công cụ tra cứu tài liệu l-u trữ trên thế giới từ thời cổ đại Theo tác giả, thì từ thời cổ đại ở các n-ớc Ph-ơng Đông khi mà tài liệu còn đơn giản và với số l-ợng không nhiều thì công cụ tra cứu còn rất thô sơ Dần dần, công tác văn th- ngày càng trở nên phức tạp do sự phức tạp dần trong hoạt động quản lý và điều hành của các quốc gia Kết quả là số l-ợng tài liệu l-u trữ ngày càng nhiều và nhu cầu sử dụng chúng ngày càng tăng Điều đó dẫn đến sự ra đời tất yếu của hệ thống CCTC tài liệu l-u trữ Cũng theo tác giả thì từ thời Trung cổ (thế kỷ XVI) đã có mục lục hồ sơ và Bản h-ớng dẫn phân nhóm và mô tả tài liệu trong sách của Iakôp Fon Pamingen Và sau đó 100 năm, Krixtốp Siônbéc- ng-ời Phổ và những ng-ời làm l-u trữ kế nhiệm

ông đã lập đ-ợc những bảng danh mục hồ sơ đầu tiên, và đó là tiền đề cho các mục lục hồ sơ sau này Từ những năm 1830 – 1850 đã hình thành nên những nét cơ bản của l-u trữ hiện đại Sự phát triển của công tác l-u trữ đòi hỏi phải tối -u hóa, phân

loại và mô tả tài liệu trong tầm cỡ quốc gia với nguyên tắc “ xuất xứ (xuất sinh) và tôn trọng phông” (ở Pháp) Trên cơ sở đó, hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu

l-u trữ đã đần dần đ-ợc hình thành và hoàn thiện ở các n-ớc châu Âu.Thực tiễn phát triển đó đã đ-ợc các nhà nghiên cứu đúc kết thành các giáo trình, công trình mang tính chất lý luận và h-ớng dẫn nghiệp vụ và đ-ợc giới thiệu rộng rãi Ví dụ, theo sự

nghiên cứu của tiến sỹ Phan Đình Nham [56] ở Hà Lan từ năm 1898 đã có Sách H-ớng dẫn sắp xếp và biên mục trong các viện l-u trữ trong đó trình bầy các bản chỉ dẫn nội dung, các mục lục và sách chỉ dẫn; ở Anh từ năm 1927 đã có Sách h-ớng dẫn hành chính (Manual of administrations), trong đó giới thiệu các công cụ tra cứu;

ở Đức từ năm 1929 đã biên soạn Thuật ngữ l-u trữ trong đó có nêu khái niệm về hệ

thống CCTCKH; ở Pháp [77] và Australia [97] trong Sách giáo khoa về l-u trữ đều

có một ch-ơng trình bầy có hệ thống về CCTCKH (Finding Aids) tài liệu l-u trữ v.v…

Cũng nh- các n-ớc châu Âu khác, Liên Xô (cũ) là một n-ớc có ngành l-u trữ t-ơng đối phát triển Đặc biệt, l-u trữ học Xô viết đ-ợc trang bị một hệ thống lý luận

và cơ sở ph-ơng pháp luận t-ơng đối đầy đủ, với những tổng kết kinh nghiệm thực tiễn phong phú, trong đó vấn đề về hệ thống công cụ tra tìm tài liệu đ-ợc nhiều sự quan tâm Điều đó đ-ợc thể hiện bằng sự ra đời của hàng loạt các văn bản, nội quy, quy tắc mang tính chất pháp quy của Nhà n-ớc, các công trình nghiên cứu khoa học l-u trữ của Viện nghiên cứu văn kiện học và công tác l-u trữ, kỷ yếu các hội nghị, hội thảo chuyên đề, các sách giáo khoa hay giáo trình nghiệp vụ cũng nh- nhiều bài

viết của nhiều tác giả Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác l-u trữ đ-ợc xuất bản

lần đầu vào năm 1935 và tính đến nay đã qua nhiều lần điều chỉnh và tái bản, nh-ng trong cuốn nào cũng giành một ch-ơng về hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ [92]

Đặc biệt, năm 1981, Viện Nghiên cứu Văn kiện học và Công tác l-u trữ Liên Xô đã

phát hành “ Những nội quy cơ bản phát triển hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ Nhà n-ớc Liên Xô” [88] Đ-a ra những định nghĩa, thành phần, cấu trúc, quy luật, triển

vọng và những nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ, bản quy tắc này đồng thời cũng nêu nên vai trò của CCTC tự động hóa và mối quan hệ t-ơng hỗ bổ sung lẫn nhau giữa các CCTC trong một hệ thống Phải nói rằng, bản quy tắc này là cẩm nang hữu ích và cần thiết cho mọi cơ quan l-u trữ trong công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ ở Liên Xô Bên cạnh đó, trong các Nội quy hay Quy tắc công tác của các cơ quan l-u trữ đều có các phần mục quy định cụ thể về hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ

Ngoài các văn bản, giáo trình mang tính chất chỉ đạo và h-ớng dẫn nghiệp vụ, các nhà l-u trữ Xô viết còn nghiên cứu nhiều công trình và đ-a ra những kết quả hữu

ích cho thực tiễn, ví dụ nh- đề tài nghiên cứu khoa học Hệ thống CCTCKH Phông l-u trữ Quốc gia Liên Xô của Cô -van- chuc N.A; Bộ thể sự vật chuyên đề cho tài liệu trong các viện l-u trữ lịch sử nhà n-ớc của Ru-đen-xơn K.I Cùng với các công trình nghiên cứu đó, l-u trữ Xô viết còn cho ra đời Khung phân loại thông tin tài liệu thống nhất trong bộ thẻ hệ thống các viện l-u trữ Liên Xô (năm 1950) Ngoài ra, vấn

đề về hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ còn là chuyên đề th-ờng xuyên đ-ợc đề cập

đến trên các sách báo và tạp chí chuyên ngành, thể hiện qua các bài viết, trao đổi kinh nghiệm hoặc thông báo tình hình thực tế xây dựng hệ thống CCTCKH ở các l-u trữ khác nhau Theo sự tổng hợp của các nhà nghiên cứu l-u trữ Liên bang Nga thì

đến năm 2000 trong các viện l-u trữ Nga có khoảng 96,5% đơn vị bảo quản đã đ-ợc lập mục lục hồ sơ Công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là các công cụ truyền thống, cụ thể

là, ở cấp độ toàn liên bang có Bộ thẻ Phông Trung -ơng, ở các kho l-u trữ có các bộ thẻ hệ thống, thẻ tên gọi hay chuyên đề L-u trữ Nga rất coi trọng việc biên soạn và xuất bản các loại sách h-ớng dẫn, chỉ dẫn, sơ yếu l-u trữ Đến nay, có khoảng 65% các viện l-u trữ nhà n-ớc đã có các loại sách h-ớng dẫn, chỉ dẫn hoặc sơ yếu, trong

đó có sách chỉ dẫn theo phông hoặc chuyên đề Đặc biệt có nhiều sách h-ớng dẫn về thành phần và nội dung Phông l-u trữ Nhà n-ớc hoặc phông l-u trữ của Đảng Cộng sản Liên Xô cũng nh- của nhiều viện l-u trữ nhà n-ớc trung -ơng và địa ph-ơng

đ-ợc biên soạn gồm nhiều tập kế tiếp nhau theo thứ tự thời gian [84]

Từ những năm 60 – 70, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật với tính năng -u việt của công nghệ thông tin đã có những tác động không nhỏ đến mọi lĩnh vực hoạt

động của xã hội, trong đó có công tác l-u trữ Bên cạnh việc thừa kế một số CCTC thủ công truyền thống, ở một số n-ớc đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và tra tìm thông tin tài liệu ở Liên Xô năm 1980 đã nghiên cứu và đ-a

vào ứng dụng Các quy trình xử lý thông tin tự động công tác l-u trữ bằng máy tính

điện tử vào hệ thống quản lý và thống kê tài liệu phông l-u trữ nhà n-ớc đ-ợc xây

dựng dựa trên cơ sở bộ thẻ phông trung -ơng Trong thời gian này, các n-ớc XHCN khác nh- Ba Lan, Bun-ga-ri, CHDC Đức, Hung-ga-ri, Tiệp Khắc cũng đồng loạt nghiên cứu và ứng dụng tự động hóa vào công tác thống kê và quản lý tra tìm tài liệu l-u trữ Kết quả và kinh nghiệm nghiên cứu đ-ợc đ-a ra bàn luận và xem xét tại các Hội nghị những ng-ời lãnh đạo l-u trữ các n-ớc XHCN [17]

ở các n-ớc khác nh- Australia, Đan Mạch, Pháp, Thụy Điển, Mỹ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tra tìm tài liệu với phần mềm tối -u đã đ-ợc

áp dụng cách đây hàng vài thập kỷ Ví dụ, ở Đan Mạch từ năm 1975 đã xây dựng hệ thống CSDL kết nối cho 7000 phông tài liệu l-u trữ quốc gia từ trung -ơng đến địa ph-ơng [11] ở Thuỵ Điển, hệ quản trị cơ sở dữ liệu ARKIS cung cấp chìa khoá tra

tìm cho hơn 100 km/ giá tài liệu hành chính và hàng chục ngàn cuộn microfilm; ở

Mỹ sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MARC AMC và ở Australia – RINSE and ANGAM có thể đáp ứng cho vịêc quản lý và tra tìm thông tin tài liệu ở nhiều góc độ yêu cầu và lựa chọn khác nhau Xu thế chung nhất của các n-ớc hiện nay là áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế trong công tác văn th- và l-u trữ, trong đó có hệ thống CCTC thông tin tài liệu

5.2 Tình hình nghiên cứu ở trong n-ớc:

ở Việt Nam, tình hình nghiên cứu về lý thuyết cũng nh- thực tế xây dựng hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ còn ở mức độ khiêm tốn Sở dĩ nh- vậy là xuất phát

từ nhiều nguyên nhân Một trong những nguyên nhân cơ bản mang tính chất lịch sử

là Việt Nam là một đất n-ớc phải trải qua nhiều ách đô hộ của cá c thế lực phong kiến thực dân ngoại bang vốn không chú trọng đến việc l-u giữ và bảo tồn tài liệu l-u trữ cũng nh- tổ chức sử dụng tài liệu l-u trữ nói chung Những năm sau khi dành

đ-ợc độc lập tự do, trong hoàn cảnh đất n-ớc còn có chiến tranh nên mục tiêu chính của các cơ quan l-u trữ là bảo đảm bảo vệ và bảo quản an tòan tài liệu Trong những năm 70 – 80, vấn đề về CCTC tài liệu l-u trữ cũng có đ-ợc đề cập đến nh-ng chỉ giới hạn bằng một số bài viết đăng lẻ tẻ trên tạp chí chuyên ngành Văn th- – L-u

trữ, ví dụ nh- các bài: Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài liệu l-u trữ của Đỗ Ngọc Phác [61]; Cách xây dựng đề c-ơng phân loại để làm thẻ

hệ thống phục vụ tra tìm của kho l-u trữ UBHC tỉnh của Lê Văn In [32]; Giới thiệu việc xây dựng Khung phân loại thông tin và làm thẻ hệ thống ở Kho l-u trữ UBND tỉnh Hà Tuyên của Trần Hoàng [24]; Lập bộ thẻ sự vật chuyên đề để tra tìm tài liệu thiết kế xây dựng của Nguyễn Cảnh Đ-ơng; Một số ý kiến về h-ớng phát triển hệ thống CCTCKH cho tài liệu văn kiện phông l-u trữ quốc gia của Trần Hoàng và Mạnh Hùng [23]; Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm khoa học tài liệu l-u trữ là nhiệm vụ cấp thiết của ngành l-u trữ Việt Nam của Phan Đình Nham [56]…Để trang

bị cho học sinh những kiến thức cơ bản nhất, các giáo trình giảng dậy đại học cũng

nh- trung học về Lý luận và thực tiễn công tác l-u trữ đều có riêng một ch-ơng liên

quan đền vấn đề này {4], [5] Ngoài ra, đi sâu nghiên cứu hệ thống CCTCKH tài liệu

l-u trữ truyền thống còn có một số đề tài khoa học trong phạm vi ngành nh-: Nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu phông l-u trữ quốc gia do tiến sỹ

Phan Đình Nham làm chủ nhiệm [57]; Mẫu hóa thẻ tra tìm tài liệu l-u trữ của Phạm Thị Thúy và Tiêu chuẩn về mục lục hồ sơ của Nguyễn Thị Trà v.v… Thời gian gần

đây, công cuộc xây dựng và đổi mới đất n-ớc đã đặt ra nhiều nhu cầu đối với việc sử dụng tài liệu l-u trữ Bên cạnh đó, sự phát triển của khoa học công nghệ với những tính năng -u việt của công nghệ thông tin đã có những tác động không nhỏ đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội, và đồng thời cũng là một áp lực lớn cho ngành l-u trữ Hoàn cảnh mới đó buộc các nhà l-u trữ phải nghiên cứu để tìm ra các giải pháp

đảm bảo đáp ứng các nhu cầu của xã hội đối với thông tin tài liệu l-u trữ Một trong những giải pháp đó là nghiên cứu, đề xuất các công cụ tra cứu khoa học tự động hóa

để giúp cho việc tra tìm thông tin nhanh nhất Chính vì vậy, trong thời gian qua đã một số công trình nghiên cứu khoa học, một số đề tài luận án tiến sỹ, thạc sỹ và nhiều bài viết liên quan đến lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản

lý và tra tìm tài liệu l-u trữ

Cục L-u trữ nhà n-ớc là cơ quan đi đầu trong lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong l-u trữ mà ng-ời đặt nền móng và có nhiều công trình

đóng góp nhất là tiến sỹ D-ơng Văn Khảm Từ đầu những năm 90, tác giả đã nghiên

cứu và nghiệm thu công trình cấp Nhà n-ớc: Xây dựng hệ thống thông tin tự động l-u trữ quốc gia [44] Bên cạnh đó, tác giả còn công bố hàng loạt xuất bản phẩm và bài viết khác nh-: Những nội dung cơ bản xây dựng hệ quản trị tài liệu l-u trữ Quốc gia [33], Những yêu cầu cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu l-u trữ quốc gia [35], ứng dụng bộ thẻ phông trung -ơng tự động hóa vào quản lý tài liệu l-u trữ [36], Xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu phông Phủ Thủ t-ớng [37], Lựa chọn phần mềm ứng dụng cho CSDL l-u trữ [39], Tin học hóa công tác văn th- - l-u trữ và th- viện [43]…Trên cơ sở những nghiên cứu trên, năm 1999 Cục L-u trữ ban hành Bản h-ớng dẫn về ứng dụng CNTT trong văn th- – l-u trữ [10] Năm 2001

TTLTQG III d-ới sự chủ trì của Cục L-u trữ Nhà n-ớc đã hoàn thành việc soạn thảo

Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu l-u trữ từ sau năm 1945 [47] Những

kết quả nghiên cứu trên đã và đang đ-ợc ứng dụng vào thực tế công tác l-u trữ của các TTLTQG I, II, III để xây dựng CSDL thông tin cấp I và cấp II phục vụ cho việc quản lý và tra tìm tài liệu Để đẩy mạnh hơn nữa công tác ứng dụng CNTT, hiện nay