Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ được phát huy sử dụng thế nào, mang lại lợi ích cho xã hội và được xã hội nhận biết ra sao không những chỉ phụ thuộc vào nhu cầu dùng tin của xã hội mà còn ph

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ BÍCH HẢI

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

Chuyên ngành: Lưu trữ học và Tư liệu học

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

CCTCKH Công cụ tra cứu khoa học

Cục VT&LTNN Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài 7

2 Mục tiêu nghiên cứu 8

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

8 9 5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10

6 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo 17

7 Đóng góp của luận văn 18

8 Bố cục của luận văn 18

Chương 1 KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU, THÀNH PHẦN VÀ CƠ CẤU CỦA HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm 19

1.2 Nguyên tắc 23

1.3 Yêu cầu 25

1.4 Thành phần của hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu trữ 26

1.4.1 Theo đặc trưng cấp độ 27

1.4.2 Theo đặc trưng chức năng 27

1.5 Cơ cấu của hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ 28

1.5.1 Hệ thống CCTC truyền thống 28

1.5.2 Hệ thống CCTC tự động hóa 39

Tiểu kết chương I 43

Chương 2

HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của TTLTQG III 45

2.2 Tình hình tài liệu lưu trữ 53

2.2.1 Thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ 46

2.2.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ 51

2.3 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại TT III 53

2.3.1 Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu 54

2.3.2 Nhu cầu và hiệu quả sử dụng tài liệu 62

2.4 Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ truyền thống 60

2.4.1 Mục lục hồ sơ 60

2.4.2 Sách chỉ dẫn

2.4.3 Các loại sổ, sách phục vụ tổ chức sử dụng tài liệu

62 63 2.4.4 Một số nhận xét về thực trạng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ tại TT III 64

2.5 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và tra tìm tài liệu 65

2.5.1 Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau năm 1945 66

2.5.2 Xây dựng cơ sở dữ liệu 72

2.5.3 Một số nhận xét về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hiện nay của TT III 79

Tiểu kết chương 2……… 82

Chương 3

CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO

HỆ THỐNG CCTCKH TAÌ LIỆU LƯU TRỮ TẠI TTLTQG III

3.1 Nâng cấp và bổ sung các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu

trữ truyền thống 84

3.1.1 Mục lục hồ sơ 84

3.1.2 Thẻ

3.1.3 Sách chỉ dẫn

84 85 3.2 Hoàn thiện công cụ tra cứu hiện đại 86

3.2.1 Khung phân loại thông tin 86

3.2.2 Hệ thống cơ sở dữ liệu 87

3.1.3 Nghiên cứu xây dựng từ điển từ chuẩn tài liệu lưu trữ 91

3.3 Một số giải pháp hỗ trợ……… 92

3.3.1 Tối ưu hóa thành phần và nội dung tài liệu 92

3.3.2 Các văn bản chỉ đạo 93

3.3.3 §Çu t- c¬ së vËt chÊt 95

3.3.4 Nâng cao chất lượng và trình độ cán bộ 96

Tiểu kết chương III

97 KẾT LUẬN 99

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 101

PHỤ LỤC 111

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Các trung tâm lưu trữ quốc gia là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc Nơi đây hội tụ và tích lũy cả kho tàng tri thức và kinh nghiệm phong phú được đúc kết theo bề dày lịch sử dựng nước và giữ nước của các thế hệ cha ông Tài liệu lưu trữ là những chứng cứ xác thực phản ánh mọi khía cạnh trong đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của đất nước, và do đó tài liệu lưu trữ đồng thời cũng là những nguồn tài nguyên thông tin vô tận cần được khai thác và sử dụng rộng rãi trong cộng đồng

Được xã hội giao sứ mệnh là gìn giữ nguồn di sản văn hóa đó, chức năng cơ bản của các cơ quan Lưu trữ là không những phải bảo đảm bảo quản an toàn mà còn phải tổ chức sử dụng có hiệu quả các loại hình tài liệu phục vụ các nhu cầu khác nhau của xã hội Điều đó đã được nhấn mạnh nhiều lần trong các văn kiện của Đảng

và văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác lưu trữ [81] Đặc biệt gần đây, Pháp

lệnh lưu trữ Quốc gia đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội” [62]

Ngày nay, trong điều kiện phát triển và biến đổi không ngừng của khoa học công nghệ với sự bùng nổ thông tin, nhu cầu dùng tin của xã hội trong đó có thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng Do đó các trung tâm lưu trữ quốc gia đang là đối tượng tìm tin và sử dụng tin của toàn xã hội Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ được phát huy sử dụng thế nào, mang lại lợi ích cho xã hội và được

xã hội nhận biết ra sao không những chỉ phụ thuộc vào nhu cầu dùng tin của xã hội

mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan của ngành lưu trữ, trong đó có các vấn

đề như: tài liệu được thu thập, chỉnh lý, phân loại, tổ chức sắp xếp và bảo quản thế nào, khả năng đáp ứng của hệ thống công cụ tra tìm và điều kiện tiếp cận ra sao v.v…

Trong các yếu tố trên, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ có một vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng như chiếc cầu nối hay chìa khóa để dẫn dắt các nhà nghiên cứu đến với tài liệu một cách nhanh nhất và đồng thời cũng là các công cụ giúp

những người làm lưu trữ có thể quản lý và tra tìm tài liệu phục vụ xã hội hiệu quả nhất

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là một trong những trung tâm lưu trữ lớn của Nhà nước đang bảo quản hàng trăm phông tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước Việt Nam từ sau Cách mạng tháng Tám đến nay Đây là nguồn sử liệu quí phản ánh mọi mặt đời sống chính trị – kinh tế - xã hội – văn hóa của Nhà nước Việt Nam DCCH và nay là Nhà nước CHXHCN Việt Nam

Mặc dù mới thành lập, nhưng thời gian qua tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã được khai thác sử dụng và đã đáp ứng nhiều nhu cầu nghiên cứu của nhiều đối tượng độc giả Tuy nhiên, những kết quả đạt được đó chưa thể xứng đáng với một tiềm năng thông tin vô giá như TT III Điều đó xuất phát từ nhiều nguyên nhân mà một trong những nguyên nhân chính là hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ còn quá thô sơ và nghèo nàn, chưa đáp ứng nhu cầu tìm tin cũng như chuyển tải thông tin rộng rãi trong cộng đồng Bên cạnh đó, do mới được thành lập, TT phải tập trung vào giải quyết nhiều nhiệm vụ cấp bách liên quan đến ổn định tổ chức, kho tàng và tài liệu nên từ trước đến nay chưa có điều kiện đi sâu nghiên cứu hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ tại TT

Để phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng tăng của xã hội, việc khảo sát, nghiên cứu thực trạng tình hình

và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống CCTC tại Trung tâm III là một đòi hỏi khách quan, cấp bách và cần thiết Trên tinh thần đó, và xuất phát từ nhiệm vụ

chuyên môn thực tế đòi hỏi, chúng tôi chọn đề tài cho luận văn là: Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

2 Mục tiêu nghiên cứu:

- Xác định đúng được thực trạng của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hiện nay tại TT III;

- Nghiên cứu và phân tích các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện và nâng cao hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu trữ quản lý nhà nước tại TTLTQG III

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu:

Căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ chính đã nêu, luận văn sẽ đi sâu nghiên cứu:

- Các kết quả nghiên cứu cơ bản (đã có) về hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu trữ nói chung;

- Các khối tài liệu lưu trữ quản lý hành chính nhà nước hiện đang bảo quản tại TTLTQG III;

- Hệ thống CCTC hiện có và thực trạng của công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại TT III;

- Vai trò của công nghệ thông tin và tình hình ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL quản lý và tra tìm tài liệu

4 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Để đạt được mục tiêu trên, đề tài có nhiệm vụ nghiên cứu các nội dung dưới đây:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận chung về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ, trong

đó có vị trí, vai trò và ý nghĩa của hệ thống CCTC thông tin tài liệu trong công tác lưu trữ;

- Khảo sát, phân tích thực tiễn và đưa ra những nhận xét đánh giá về đặc điểm, tình hình tài liệu lưu trữ và thực trạng hệ thống CCTC của Trung tâm III hiện nay;

- Đề xuất các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu tại TTLTQG III

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

5.1 Tình hình nghiên cứu ở các nước:

Với vai trò là những chiếc cầu nối – hay chìa khoá dẫn dắt độc giả đến với các kho tài nguyên thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ từ lâu đã thu hút một số lượng không nhỏ các công trình nghiên cứu, đề tài, luận

án, bài viết… ở nhiều nước

Từ những năm 80 của thế kỷ 20 trong bài viết “Thực trạng và xu hướng phát triển hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ” [90, 96-99] tiến sỹ sử học người Bun- Ga- ri

X Xlavôva Petkôva đã điểm lại lịch sử quá trình hình thành và phát triển của các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ trên thế giới từ thời cổ đại Theo tác giả, thì từ thời cổ đại ở các nước Phương Đông khi mà tài liệu còn đơn giản và với số lượng không nhiều thì công cụ tra cứu còn rất thô sơ Dần dần, công tác văn thư ngày càng trở nên phức tạp do sự phức tạp dần trong hoạt động quản lý và điều hành của các quốc gia Kết quả là số lượng tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều và nhu cầu sử dụng chúng ngày càng tăng Điều đó dẫn đến sự ra đời tất yếu của hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ Cũng theo tác giả thì từ thời Trung cổ (thế kỷ XVI) đã có mục lục hồ sơ và Bản hướng dẫn phân nhóm và mô tả tài liệu trong sách của Iakôp Fon Pamingen Và sau đó 100 năm, Krixtốp Siônbéc- người Phổ và những người làm lưu trữ kế nhiệm ông đã lập được những bảng danh mục hồ sơ đầu tiên, và đó là tiền đề cho các mục lục hồ sơ sau này Từ những năm 1830 – 1850 đã hình thành nên những nét cơ bản của lưu trữ hiện đại Sự phát triển của công tác lưu trữ đòi hỏi phải tối ưu hóa, phân

loại và mô tả tài liệu trong tầm cỡ quốc gia với nguyên tắc “xuất xứ (xuất sinh) và tôn trọng phông” (ở Pháp) Trên cơ sở đó, hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu

lưu trữ đã đần dần được hình thành và hoàn thiện ở các nước châu Âu.Thực tiễn phát triển đó đã được các nhà nghiên cứu đúc kết thành các giáo trình, công trình mang tính chất lý luận và hướng dẫn nghiệp vụ và được giới thiệu rộng rãi Ví dụ, theo sự

nghiên cứu của tiến sỹ Phan Đình Nham [56] ở Hà Lan từ năm 1898 đã có Sách Hướng dẫn sắp xếp và biên mục trong các viện lưu trữ trong đó trình bầy các bản chỉ dẫn nội dung, các mục lục và sách chỉ dẫn; ở Anh từ năm 1927 đã có Sách hướng dẫn hành chính (Manual of administrations), trong đó giới thiệu các công cụ

tra cứu; ở Đức từ năm 1929 đã biên soạn Thuật ngữ lưu trữ trong đó có nêu khái niệm về hệ thống CCTCKH; ở Pháp [77] và Australia [97] trong Sách giáo khoa về lưu trữ đều có một chương trình bầy có hệ thống về CCTCKH (Finding Aids) tài

liệu lưu trữ v.v…

Cũng như các nước châu Âu khác, Liên Xô (cũ) là một nước có ngành lưu trữ tương đối phát triển Đặc biệt, lưu trữ học Xô viết được trang bị một hệ thống lý luận và cơ sở phương pháp luận tương đối đầy đủ, với những tổng kết kinh nghiệm thực tiễn phong phú, trong đó vấn đề về hệ thống công cụ tra tìm tài liệu được nhiều

sự quan tâm Điều đó được thể hiện bằng sự ra đời của hàng loạt các văn bản, nội quy, quy tắc mang tính chất pháp quy của Nhà nước, các công trình nghiên cứu khoa học lưu trữ của Viện nghiên cứu văn kiện học và công tác lưu trữ, kỷ yếu các hội nghị, hội thảo chuyên đề, các sách giáo khoa hay giáo trình nghiệp vụ cũng như

nhiều bài viết của nhiều tác giả Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

được xuất bản lần đầu vào năm 1935 và tính đến nay đã qua nhiều lần điều chỉnh và tái bản, nhưng trong cuốn nào cũng giành một chương về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ [92] Đặc biệt, năm 1981, Viện Nghiên cứu Văn kiện học và Công tác lưu trữ

Liên Xô đã phát hành “Những nội quy cơ bản phát triển hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ Nhà nước Liên Xô” [88] Đưa ra những định nghĩa, thành phần, cấu trúc, quy

luật, triển vọng và những nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ, bản quy tắc này đồng thời cũng nêu nên vai trò của CCTC tự động hóa và mối quan hệ tương hỗ bổ sung lẫn nhau giữa các CCTC trong một hệ thống Phải nói rằng, bản quy tắc này là cẩm nang hữu ích và cần thiết cho mọi cơ quan lưu trữ trong công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ ở Liên

Xô Bên cạnh đó, trong các Nội quy hay Quy tắc công tác của các cơ quan lưu trữ đều có các phần mục quy định cụ thể về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ

Ngoài các văn bản, giáo trình mang tính chất chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ, các nhà lưu trữ Xô viết còn nghiên cứu nhiều công trình và đưa ra những kết quả

hữu ích cho thực tiễn, ví dụ như đề tài nghiên cứu khoa học Hệ thống CCTCKH Phông lưu trữ Quốc gia Liên Xô của Cô -van- chuc N.A; Bộ thể sự vật chuyên đề cho tài liệu trong các viện lưu trữ lịch sử nhà nước của Ru-đen-xơn K.I Cùng với

các công trình nghiên cứu đó, lưu trữ Xô viết còn cho ra đời Khung phân loại thông tin tài liệu thống nhất trong bộ thẻ hệ thống các viện lưu trữ Liên Xô (năm 1950)

Ngoài ra, vấn đề về hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ còn là chuyên đề thường xuyên được đề cập đến trên các sách báo và tạp chí chuyên ngành, thể hiện qua các bài viết, trao đổi kinh nghiệm hoặc thông báo tình hình thực tế xây dựng hệ thống CCTCKH ở các lưu trữ khác nhau Theo sự tổng hợp của các nhà nghiên cứu lưu trữ Liên bang Nga thì đến năm 2000 trong các viện lưu trữ Nga có khoảng 96,5% đơn vị bảo quản đã được lập mục lục hồ sơ Công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là các công cụ truyền thống, cụ thể là, ở cấp độ toàn liên bang có Bộ thẻ Phông Trung ương, ở các kho lưu trữ có các bộ thẻ hệ thống, thẻ tên gọi hay chuyên đề Lưu trữ Nga rất coi trọng việc biên soạn và xuất bản các loại sách hướng dẫn, chỉ dẫn, sơ yếu lưu trữ Đến nay, có khoảng 65% các viện lưu trữ nhà nước đã có các loại sách hướng dẫn, chỉ dẫn hoặc sơ yếu, trong đó có sách chỉ dẫn theo phông hoặc chuyên đề Đặc biệt

có nhiều sách hướng dẫn về thành phần và nội dung Phông lưu trữ Nhà nước hoặc phông lưu trữ của Đảng Cộng sản Liên Xô cũng như của nhiều viện lưu trữ nhà nước trung ương và địa phương được biên soạn gồm nhiều tập kế tiếp nhau theo thứ

tự thời gian [84]

Từ những năm 60 – 70, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật với tính năng ưu việt của công nghệ thông tin đã có những tác động không nhỏ đến mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội, trong đó có công tác lưu trữ Bên cạnh việc thừa kế một số CCTC thủ công truyền thống, ở một số nước đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và tra tìm thông tin tài liệu Ở Liên Xô năm 1980 đã nghiên cứu và đưa

vào ứng dụng Các quy trình xử lý thông tin tự động công tác lưu trữ bằng máy tính điện tử vào hệ thống quản lý và thống kê tài liệu phông lưu trữ nhà nước được xây

dựng dựa trên cơ sở bộ thẻ phông trung ương Trong thời gian này, các nước XHCN khác như Ba Lan, Bun-ga-ri, CHDC Đức, Hung-ga-ri, Tiệp Khắc cũng đồng loạt nghiên cứu và ứng dụng tự động hóa vào công tác thống kê và quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ Kết quả và kinh nghiệm nghiên cứu được đưa ra bàn luận và xem xét tại các Hội nghị những người lãnh đạo lưu trữ các nước XHCN [17]

Ở các nước khác như Australia, Đan Mạch, Pháp, Thụy Điển, Mỹ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tra tìm tài liệu với phần mềm tối ưu đã được áp dụng cách đây hàng vài thập kỷ Ví dụ, ở Đan Mạch từ năm 1975 đã xây dựng hệ thống CSDL kết nối cho 7000 phông tài liệu lưu trữ quốc gia từ trung ương đến địa phương [11] Ở Thuỵ Điển, hệ quản trị cơ sở dữ liệu ARKIS cung cấp chìa khoá tra tìm cho hơn 100 km/ giá tài liệu hành chính và hàng chục ngàn cuộn microfilm; ở Mỹ sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MARC AMC và ở Australia – RINSE and ANGAM có thể đáp ứng cho vịêc quản lý và tra tìm thông tin tài liệu ở nhiều góc độ yêu cầu và lựa chọn khác nhau Xu thế chung nhất của các nước hiện nay là áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế trong công tác văn thư và lưu trữ, trong đó có

hệ thống CCTC thông tin tài liệu

5.2 Tình hình nghiên cứu ở trong nước:

Ở Việt Nam, tình hình nghiên cứu về lý thuyết cũng như thực tế xây dựng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ còn ở mức độ khiêm tốn Sở dĩ như vậy là xuất phát

từ nhiều nguyên nhân Một trong những nguyên nhân cơ bản mang tính chất lịch sử

là Việt Nam là một đất nước phải trải qua nhiều ách đô hộ của các thế lực phong kiến thực dân ngoại bang vốn không chú trọng đến việc lưu giữ và bảo tồn tài liệu lưu trữ cũng như tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung Những năm sau khi dành được độc lập tự do, trong hoàn cảnh đất nước còn có chiến tranh nên mục tiêu chính của các cơ quan lưu trữ là bảo đảm bảo vệ và bảo quản an tòan tài liệu Trong những năm 70 – 80, vấn đề về CCTC tài liệu lưu trữ cũng có được đề cập đến nhưng chỉ giới hạn bằng một số bài viết đăng lẻ tẻ trên tạp chí chuyên ngành Văn thư – Lưu

trữ, ví dụ như các bài: Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài liệu lưu trữ của Đỗ Ngọc Phác [61]; Cách xây dựng đề cương phân loại để làm thẻ

hệ thống phục vụ tra tìm của kho lưu trữ UBHC tỉnh của Lê Văn In [32]; Giới thiệu việc xây dựng Khung phân loại thông tin và làm thẻ hệ thống ở Kho lưu trữ UBND tỉnh Hà Tuyên của Trần Hoàng [24]; Lập bộ thẻ sự vật chuyên đề để tra tìm tài liệu thiết kế xây dựng của Nguyễn Cảnh Đương; Một số ý kiến về hướng phát triển hệ thống CCTCKH cho tài liệu văn kiện phông lưu trữ quốc gia của Trần Hoàng và Mạnh Hùng [23]; Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm khoa học tài liệu lưu trữ là

nhiệm vụ cấp thiết của ngành lưu trữ Việt Nam của Phan Đình Nham [56]…Để

trang bị cho học sinh những kiến thức cơ bản nhất, các giáo trình giảng dậy đại học

cũng như trung học về Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ đều có riêng một

chương liên quan đền vấn đề này {4], [5] Ngoài ra, đi sâu nghiên cứu hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ truyền thống còn có một số đề tài khoa học trong phạm vi

ngành như: Nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu phông lưu trữ quốc gia do tiến sỹ Phan Đình Nham làm chủ nhiệm [57]; Mẫu hóa thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ của Phạm Thị Thúy và Tiêu chuẩn về mục lục hồ sơ của Nguyễn Thị Trà

v.v… Thời gian gần đây, công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước đã đặt ra nhiều nhu cầu đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó, sự phát triển của khoa học công nghệ với những tính năng ưu việt của công nghệ thông tin đã có những tác động không nhỏ đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội, và đồng thời cũng là một áp lực lớn cho ngành lưu trữ Hoàn cảnh mới đó buộc các nhà lưu trữ phải nghiên cứu

để tìm ra các giải pháp đảm bảo đáp ứng các nhu cầu của xã hội đối với thông tin tài liệu lưu trữ Một trong những giải pháp đó là nghiên cứu, đề xuất các công cụ tra cứu khoa học tự động hóa để giúp cho việc tra tìm thông tin nhanh nhất Chính vì vậy, trong thời gian qua đã một số công trình nghiên cứu khoa học, một số đề tài luận án tiến sỹ, thạc sỹ và nhiều bài viết liên quan đến lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ

Cục Lưu trữ nhà nước là cơ quan đi đầu trong lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ mà người đặt nền móng và có nhiều công trình đóng góp nhất là tiến sỹ Dương Văn Khảm Từ đầu những năm 90, tác giả đã

nghiên cứu và nghiệm thu công trình cấp Nhà nước: Xây dựng hệ thống thông tin tự động lưu trữ quốc gia [44] Bên cạnh đó, tác giả còn công bố hàng loạt xuất bản phẩm và bài viết khác như: Những nội dung cơ bản xây dựng hệ quản trị tài liệu lưu trữ Quốc gia [33], Những yêu cầu cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia [35], Ứng dụng bộ thẻ phông trung ương tự động hóa vào quản lý tài liệu lưu trữ [36], Xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu phông Phủ Thủ tướng [37], Lựa chọn phần mềm ứng dụng cho CSDL lưu trữ [39], Tin học hóa công tác văn thư - lưu trữ và thư viện [43]…Trên cơ sở những nghiên cứu trên, năm

1999 Cục Lưu trữ ban hành Bản hướng dẫn về ứng dụng CNTT trong văn thư – lưu trữ [10] Năm 2001 TTLTQG III dưới sự chủ trì của Cục Lưu trữ Nhà nước đã hoàn thành việc soạn thảo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ từ sau năm 1945 [47] Những kết quả nghiên cứu trên đã và đang được ứng dụng vào thực

tế công tác lưu trữ của các TTLTQG I, II, III để xây dựng CSDL thông tin cấp I và cấp II phục vụ cho việc quản lý và tra tìm tài liệu Để đẩy mạnh hơn nữa công tác ứng dụng CNTT, hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang được Nhà nước

cho phép bước đầu triển khai Dự án ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Mục tiêu và quy mô của

dự án là: đầu tư và xây dựng cơ sở hạ tầng về CNTT, bao gồm hệ thống máy chủ, máy trạm, phương tiện truyền thông, môi trường hệ điều hành, phần mềm CSDL, công cụ lập trình, phần mềm ứng dụng, các CSDL về tài liệu lưu trữ quốc gia đáp ứng các yêu cầu về quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất [6]

Cùng với Cục Lưu trữ Nhà nước, Lưu trữ Trung ương Đảng cũng là nơi có sự đầu tư nghiên cứu nghiêm túc về ứng dụng CNTT trong lưu trữ Đảng, điển hình là

các công trình nghiên cứu như: Nghiên cứu, thiết kế hệ thống CSDL và xây dựng chương trình máy tính phục vụ cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam của Hoàng Quốc Tuấn [76]; Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam của tiến sỹ Chu Thị Hậu [17]; Nghiên cứu xây dựng CSDL thống kê tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam của thạc sỹ Nguyễn Thị Thu Hương [29]…

Ngoài các cơ quan đầu ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, một số kho lưu trữ chuyên ngành cũng có sự quan tâm cho việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ,

ví dụ như Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tổng cục Dầu khí xây dựng CSDL các hệ thống thông tin chuyên đề về các mỏ dầu khí và giá dầu, Trung tâm Thông tin Tổng cục Địa chất xây dựng CSDL địa chất Việt Nam (VN-GEODATA) v.v… [65]

Đối với hai cơ quan Nhà nước lớn như Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Quốc hội, việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào công tác xử lý và lưu trữ văn bản được thực hiện sớm hơn Tại Văn phòng Chính phủ, từ năm 1993 đã tiến hành xây dựng CSDL các văn bản pháp quy của Nhà nước Việt Nam từ năm 1945 [72] Đến

năm 2001 Văn phòng Chính phủ nghiên cứu và triển khai đề tài Ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc bao gồm một quy trình liên quan đến thu hồi, chỉnh

lý, bảo quản và tìm kiếm hồ sơ phục vụ độc giả [50] Tương tự, Văn phòng Quốc hội

từ năm từ năm 1993 đã nghiên cứu ứng dụng tin học vào việc xây dựng CSDL đầy

đủ về pháp luật Việt Nam Năm 2000, Văn phòng Quốc hội triển khai đề tài Ứng dụng tin học vào công tác quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ của Quốc hội

Ngoài các cơ quan đã nêu trên, hiện nay, nhiều bộ ngành cũng đang đặt ra nhiệm vụ nghiên cứu và ứng dụng tin học vào việc quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ như Bộ Khoa học Công nghệ, Bộ Nội vụ, Bộ Quốc phòng…

Thư viện là một lĩnh vực có nhiều chức năng tương tự như lưu trữ Ở một số thư viện lớn như Thư viện Quốc gia đã áp dụng hệ thống tra tìm tự động hóa từ đầu những năm 90 với chương trình phần mềm CDS/ISIS có nhiều tính năng tra cứu phù

hợp Hiện nay Thư viện Quốc gia đang đưa vào thử nghiệm chương trình ILIB - Hệ quản trị thư viện điện tử tích hợp liên kết cả mọi lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ thư

viện và tìm kiếm [18]

Điểm qua lịch sử nghiên cứu vấn đề trong và ngoài nước có thể rút ra một số nhận xét như sau:

Thứ nhất, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hình thành và phát triển đồng

hành với sự phát triển của công tác lưu trữ;

Thứ hai, công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ chiếm một vị trí hết sức

quan trọng trong công tác lưu trữ, do đó vấn đề này luôn được quan tâm và nghiên cứu;

Thứ ba, ở nhiều nước đã xây dựng được hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ

hoàn chỉnh với đầy đủ các loại CCTC khác nhau;

Thứ tư, công nghệ thông tin đã được ứng dụng vào việc quản lý và tra tìm tài

liệu lưu trữ ở nhiều nước;

Thứ năm, ở đại bộ phận các nước bên cạnh hệ thống CCTCKH tự động hóa

vẫn duy trì hệ thống CCTCKH truyền thống sẵn có

Thứ sáu, ở Việt Nam hầu hết các cơ quan lưu trữ chưa có hệ thống CCTCKH

tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh Ngoài một số trung tâm lưu trữ có một số bộ thẻ truyền thống và sách chỉ dẫn các phông lưu trữ, còn lại công cụ tra cứu chủ yếu là mục lục

hồ sơ Công nghệ thông tin đã bắt đầu được đưa vào ứng dụng nhưng chủ yếu chỉ trong phạm vi trong các trung tâm lưu trữ quốc gia và một số lưu trữ chuyên ngành, địa phương Hiện nay, ngành lưu trữ đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang triển khai Đề án Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ Sự thành công của đề

án này sẽ mở ra một khả năng tự động hóa công tác quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ, đáp ứng mọi nhu cầu dùng tin của xã hội

6 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu tham khảo

6.1 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lê Nin là cẩm nang xuyên suốt quá trình nghiên cứu của đề tài Bên cạnh đó, yếu tố không thể thiếu là cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học cùng với việc vận dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như phương pháp lịch sử và lôgíc Về các phương pháp cụ thể, đặc biệt là phương pháp điều tra, phân tích, khảo sát, so sánh, tổng hợp và thử nghiệm thực tế đều được áp dụng trong quá trình thực hiện đề tài

6.2 Nguồn tài liệu tham khảo:

Do có một vai trò hết sức quan trọng trong công tác lưu trữ nên hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ đã có sức thu hút nhiều công trình, đề tài nghiên cứu mà kết quả là đã hình thành nên một nguồn tài liệu liên quan hết sức đa dạng và phong phú Để viết luận văn này, tác giả đã có dịp tham khảo nhiều tài liệu, tư liệu liên quan ở trong và ngoài nước, cụ thể có thể phân thành các nhóm chủ yếu sau:

Thứ nhất là nguồn tư liệu liên quan đến vấn đề lý luận chung về hệ thống

CCTC tài liệu trong lưu trữ học như các khái niệm, định nghĩa, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần và cơ cấu của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ thể hiện trong các giáo trình giảng dạy đại học và trung học chuyên nghiệp, các công trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành và cơ sở, các báo cáo khoa học, các bản tham luận tại các

hội thảo, hội nghị chuyên đề, các bài viết đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, các luận văn tiến sĩ, thạc sĩ và đại học…ở trong và ngoài nước có liên quan đến các vấn

đề lưu trữ nói chung và hệ thống công cụ tra cứu khoa học nói riêng

Thứ hai thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ, các số liệu về thực trạng công

tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và các loại CCTC hiện đang được sử dụng tại TTLTQG III và một số cơ quan lưu trữ khác cộng với việc tham khảo kinh nghiệm thực tiễn

Thứ ba là nguồn các văn bản mang tính pháp qui, chỉ đạo, tài liệu hướng dẫn

nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ nói chung cũng như trong trong lĩnh vực hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ nói riêng, trong đó có các thông tư, chỉ thị, pháp lệnh, nghị định của Đảng và Nhà nước, các tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn ngành

7 Đóng góp của luận văn:

Với mục tiêu đã đặt ra, luận văn hy vọng:

- Trình bầy một cách có hệ thống một số vấn đề có tính chất lý luận về hệ thống CCTC thông tin tài liệu lưu trữ trong công tác lưu trữ;

- Nghiên cứu, rút ra được những kinh nghiệm về lý luận cũng như thực tiễn trong công tác với Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ của các nước;

- Phân tích được thầnh phần, nội dung ý nghĩa và đặc điểm thông tin tài liệu lưu trữ tại TTLTQG III;

- Đánh giá được thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu và hệ thống CCTC hiện nay tại TTLTQG III;

- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng hệ thống CCTC tại TTLTQG III

8 Bố cục của luận văn:

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Mục lục tư liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 1: Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần và cơ cấu của hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ

Nội dung của chương này nhằm trình bầy một số khái niệm, định nghĩa về Hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ, đồng thời phân tích các nguyên tắc, yêu cầu, thành phần, cơ cấu của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó, chương này cũng giành một phần mục nói về vai trò của công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, trong đó nội dung chính là xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ tra tìm thông tin tài liệu

cơ sở đề xuất các giải pháp giải quyết

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hệ thống CCTC tại TTLTQG III

Đây là nhiệm vụ trọng tâm của luận văn Xuất phát từ sự nghiên cứu hệ thống

cơ sở lý luận, lịch sử nghiên cứu vấn đề ở trong và ngoài nước cũng như tình hình tài liệu và thực trạng hệ thống CCTCKH lưu trữ tại TT III, đề tài đã nhận thức và đề xuất các giải pháp chính về nghiệp vụ để hoàn thiện và nâng cấp hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ Để cho các giải pháp nghiệp vụ được khả thi, tác giả đã đề xuất một

số giải pháp hỗ trợ liên quan đến cơ chế chỉ đạo, cơ sở vật chất và con người

***

Luận văn này được hoàn thành ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân còn có

sự giúp đỡ thiết thực và nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Ban Giám đốc TTLTQG III và toàn thể các bạn bè đồng nghiệp trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp

đỡ đầy nhiệt tình và trách nhiệm của TS Nguyễn Cảnh Đương, người đã hướng dẫn

và giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này Nhân dịp này, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc với mọi sự giúp đỡ quý báu đó

Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do lĩnh vực nghiên cứu còn mới mẻ mà khả năng trình độ và điều kiện thời gian có hạn nên luận văn không tránh khỏi hạn chế Tác giả luận văn mong nhận được sự thông cảm và góp ý chân tình của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp

Hà Nội, tháng 8 năm 2004

Tác giả

Chương I

KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU, THÀNH PHẦN VÀ CƠ CẤU CỦA HỆ THỐNG

CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Khái niệm:

Nghiên cứu lịch sử vấn đề về sự hình thành và phát triển của hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ có thể cho phép nhận định rằng, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ được hình thành và phát triển song hành với sự gia tăng tài liệu - hệ quả của sự phát triển của xã hội Từ thủa xưa, khi số lượng tài liệu còn quá ít, con người có thể dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận tài liệu mà không cần sự trợ giúp của các công cụ tra cứu Dần dần, do các lĩnh vực hoạt động của xã hội không ngừng phát triển đã sản sinh ra nhiều loại tài liệu, và đặc biệt là ngày nay sự phát triển của khoa học công nghệ đã dẫn tới sự gia tăng không ngừng các nguồn tài liệu với tiềm năng thông tin vô tận Đồng thời, nhu cầu của xã hội đối với việc khai thác sử dụng thông tin trong các nguồn tài liệu đó cũng ngày càng lớn Vấn đề đặt ra là làm thế nào để có thể tiếp cận

và khai thác các nguồn thông tin đó nhanh nhất và hiệu quả nhất Thực tế đó đã buộc các nhà lưu trữ phải nghiên cứu để lập ra các loại công cụ khác nhau để tra cứu tài liệu và dần dần khái niệm về Hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ đã trở thành thông dụng và được dùng phổ biến ở các nước Tuy nhiên, ở mỗi nước và qua mỗi thời gian khái niệm này có nhiều tên gọi khác nhau Dưới đây là một số quan điểm hay định nghĩa về thuật ngữ về CCTCKH taì liệu lưu trữ đang được sử dụng trong công tác lưu trữ Việt nam và một số nước khác nhau

Ở Việt Nam, như phần lịch sử nghiên cứu vấn đề đã nêu, công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ đã được sử dụng trong thực tế của các cơ quan lưu trữ nhưng chính thức khái niệm về HTCCTC mới chỉ được thể hiện trong một số giáo trình, sách giáo khoa và một số công trình, đề tài nghiên cứu

Năm 1990, giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Trường Đại

học Khoa học Xã hội và Nhân văn định nghĩa: Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là những phương tiện tìm tin của các phòng, kho lưu trữ nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân[4, 218]

Khái niệm này ngắn gọn dễ hiểu, tuy nhiên mới chỉ dừng lại ở giới hạn CCTC chứ chưa nêu được khái niệm và tính chất của cả Hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ

Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ biên soạn và ấn hành năm

1992 có định nghĩa: CCTC khoa học lưu trữ là các bản mục lục hồ sơ, các bộ thẻ, các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ được xây dựng trên cơ sở khoa học để thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ

Trong lưu trữ học Liên Xô cũ và nước Nga ngày nay, khái niệm về HTCCTC

KH tài liệu lưu trữ đã được nêu khá nhiều ở hàng loạt các văn bản chỉ đạo, giáo trình hướng dẫn nghiệp vụ, sách giáo khoa cũng như các công trình nghiên cứu khác

nhau Trong: “Những nội quy phát triển hệ thống CCTC KH tài liệu lưu trữ Nhà nước Liên Xô” xuất bản năm 1981 định nghĩa: “HTCCTC là tập hợp các tài liệu thống kê, công cụ tra cứu lưu trữ, hệ thống tìm tin cơ giới và tự động, các tài liệu thông tin được xây dựng trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất để đảm bảo cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu lưu trữ và thông tin tài liệu nhằm mục đích sử dụng toàn diện.”[88]

Trong “Những nội quy công tác của các viện lưu trữ Cộng hòa Liên bang Nga” của Lưu trữ Nga ban hành năm 2002 thì khái niệm công cụ tra cứu khoa học là toàn bộ (tổ hợp) các yếu tố mô tả tài liệu ( thông tin tài liệu cấp II) có trong các loại CCTC lưu trữ khác nhau, cơ sở dữ liệu dùng để tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu”; còn hệ thống CCTC khoa học là “toàn bộ các CCTC lưu trữ có mối quan hệ tương hỗ và bổ sung lẫn nhau, các cơ sở dữ liệu về thành phần và nội dung của tài

liệu hình thành trên cơ sở khoa học nghiệp vụ thống nhất để tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu nhằm mục đích sử dụng có hiệu quả.”[89]

So sánh 2 bản Nguyên tắc cách nhau hơn 20 năm ta thấy có sự khác nhau cơ bản Những Nguyên tắc thứ nhất (1981) định nghĩa hệ thống CCTC bao gồm có cả công cụ thống kê và công cụ tra cứu Nguyên tắc năm 2002 tách lĩnh vực thống kê

thành một chương mục riêng, còn hệ thống CCTC thuộc nội dung của chương mục

mô tả (biên mục) taì liệu Như vậy, theo Nguyên tắc này các CCTC thực chất là các yếu tố mô tả (hay biên mục) thông tin tài liệu ở từng cấp độ khác nhau Hơn nữa,

định nghĩa 2 còn nêu bật được mối quan hệ tương hỗ và bổ sung lẫn nhau của các công cụ trong một hệ thống Đó là yêu cầu cơ bản và bắt buộc để tạo nên một hệ thống CCTCKH Định nghĩa 2 có tầm bao quát và rộng mở hơn Điểm chung nhất

mà cả 2 định nghĩa cùng đề cập là hệ thống CCTC phải được xây dựng trên cơ sở khoa học nghiệp vụ thống nhất nhằm tra tìm tài liệu có hiệu quả

Ngoài 2 văn bản có tính chất quy tắc trên, khái niệm HTCCTC còn được trình bày nhiều trong sách giáo khoa – giáo trình đại học, trong các công trình nghiên cứu khoa học và bài viết của nhiều nhà lưu trữ Nga [84], [85], [86]

Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ quốc tế năm 1988 thì Công cụ tra tìm là tài liệu in hay viết, liệt kê hoặc mô tả một tập hợp tài liệu lưu trữ để giúp những người nghiên cứu khoa học và quản lý biết Các công cụ tra tìm cơ bản gồm có các sách chỉ dẫn, mục lục thống kê, thư mục, bản chỉ dẩn, sổ ghi nơi để; đối với tài liệu lưu trữ đọc bằng máy công cụ tra cứu là phần mềm [78]

Giáo trình lưu trữ của Ôxtrâylia năm 1993 định nghĩa Công cụ tìm kiếm ( Finding Aids) là phương tiện mô tả ( như sổ đăng ký, sách hưóng dẫn, mục lục và các phụ lục) được hình thành bởi tình trạng vật lý và giá trị nội dung tài liệu của một cơ quan lưu trữ và giúp cho cơ quan lưu trữ đó có thể khôi phục lại được những

hồ sơ đặc biệt hoặc những thông tin từ tài liệu lưu trữ ấy [97]

Điểm qua một số định nghĩa như trên có thể cho phép nhận định là trong số

đó, có định nghĩa nặng về phương pháp luận, nêu được tính chất của vấn đề và có tầm khái quát cao; có định nghĩa nặng về trình bầy nội dung vấn đề Nhưng nhìn

chung, các định nghĩa đều có một tiếng nói chung là: CCTC tài liệu lưu trữ là các phương tiện cần thiết trợ giúp cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

có hiệu quả Trên cơ sở phân tích trên có thể đi đến một khái niệm chung như sau:

CCTC khoa học tài liệu lưu trữ là các phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở nhiều cấp

độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hóa nhằm mục đích phục vụ cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu Toàn bộ các CCTC đó được thành lập trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành Hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ

1.2 Nguyên tắc

Để đúng với vai trò là cầu nối giữa hiện tại với quá khứ, giữa công tác lưu trữ với mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, CCTCKH tài liệu lưu trữ phải được xây dụng trên cơ sở phương pháp luận khoa học chung thể hiện qua các nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc tổng hợp và toàn diện, nguyên tắc tập trung thống nhất, nguyên tắc bảo mật và nguyên tắc chính trị

Trước hết, nguyên tắc lịch sử là một trong những cơ sở phương pháp luận quan

trọng trong việc nghiên cứu và đánh giá thông tin tài liệu và là cơ sở để tổ chức hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ Nguyên tắc lịch sử ấn định rằng Hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ phải được xây dựng để phản ánh được các mối liên

hệ lịch sử của các sự kiện phản ánh trong tài liệu Lịch sử và khoa học đã chứng minh rằng, mọi sự kiện, mọi hiện tượng trong xã hội đều là những sản phẩm được phát sinh, phát triển và tồn tại trong những điều kiện lịch sử nhất định Tương tự, tài liệu lưu trữ là sản phẩm được hình thành trong quá trình hoạt động của xã hội và mỗi con người, là chứng cứ phản ánh mọi dấu ấn của lịch sử Vì vậy, phải có một cách nhìn khách quan và có quan điểm lịch sử khi đánh giá tài liệu được sản sinh trong từng hoàn cảnh lịch sử cụ thể Điều này thể hiện ở chỗ, khi mô tả thông tin cho các loại tài liệu lưu trữ hình thành trong điều kiện kháng chiến chống Pháp hoặc chống Mỹ, khi đó có nhiều tài liệu chưa đủ thể thức văn bản hoặc được thể hiện trên các chất liệu mang tin khác nhau phải xuất phát từ hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ để thấy được giá trị thông tin của tài liệu Bên cạnh đó, nguyên tắc lịch sử còn thể hiện

ở việc tiếp thu, vận dụng và kế thừa có chọn lọc các tri thức và kinh nghiệm xây

dựng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ đã được đúc kết từ các thế hệ đi trứơc ở trong và ngoài nước

Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp đòi hỏi các CCTC tuy có các chức năng khác

nhau nhưng phải được lập thành một hệ thống có mối liên hệ tương hỗ và bổ sung lẫn nhau, các thông tin đưa vào CCTC phải có tính chất tổng hợp và đầy đủ Vì tài liệu lưu trữ là sản phẩm của các hoạt động xã hội, mà các hoạt động xã hội thì muôn hình muôn vẻ và luôn luôn trong quá trình vận động, biến đổi và liên hệ, tác động lẫn nhau, do đó thông tin phải đưa vào một cấu trúc như thế nào đó để chúng không những không tách rời nhau mà còn bổ sung hoặc thậm chí nâng cao giá trị của nhau

Ví dụ, khi biên soạn Khung phân loại thông tin - một trong những yếu tố cơ bản trong hệ thống các CCTC thì việc sắp xếp thông tin theo các cấp độ đề mục, mục, tiểu đề mục phải tuân thủ nguyên tắc là đi từ cái chung đến cái riêng, trong cái chung có cái riêng và phải thể hiện được tổng hòa của các mối quan hệ trong từng phương diện của một lĩnh vực nào đó

Một trong những nguyên tắc cơ bản nữa là nguyên tắc thống nhất Ngành lưu trữ

nước ta được tổ chức và hoạt động trên cơ sở quản lý tập trung thống nhất của Nhà nước, vì vậy mọi sự chỉ đạo có tính chất vĩ mô liên quan đến phương pháp lý luận hay nghiệp vụ chung về lưu trữ đều phải xuất phát từ mọi chủ trương chỉ đạo của Nhà nước Bên cạnh đó, một yếu tố vô cùng quan trọng là ngày nay trong điều kiện hội nhập các nền kinh tế trên thế giới, sự phát triển của khoa học công nghệ với các thế hệ máy móc tinh vi đòi hỏi phải có sự chính xác và chuẩn hóa trong nhiều lĩnh vực Vì vậy, việc mô tả, biên soạn, đánh mã số, ký hiệu các loại CCTC nhất thiết phải thực hiện theo các tiêu chuẩn thống nhất ở mức độ quốc gia và quốc tế

Nguyên tắc bảo mật là một nguyên tắc đặc trưng cho những người làm công tác

công văn giấy tờ và công tác lưu trữ Nguyên tắc này đòi hỏi những người làm công tác lưu trữ trước khi trao chìa khóa CCTC cho các đối tượng độc giả tiếp cận với kho báu của quốc gia phải thận trọng và cân nhắc đến những thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ nhưng chưa đủ thời hạn tiếp cận, hoặc nếu cho tiếp cận thì sẽ gây phương hại cho lợi ích quốc gia, xâm hại đến đời tư của cá nhân Vì vậy khi biên

sọan các CCTC phải có các điều khoản quy định về hạn chế sử dụng đối với vấn đề này

Cũng như các lĩnh vực khoa học khác nguyên tắc chính trị đóng vai trò kim chỉ

nam trong suốt quá trình biên soạn CCTC tài liêu lưu trữ Nguyên tắc này đòi hỏi phải có lập trường quan điểm giai cấp rõ ràng, phải xuất phát từ lợi ích của đất nước, của nhân dân khi lựa chọn, mô tả các sự kiện, hiện tượng lịch sử và xã hội trong các CCTC

1.3 Yêu cầu

Hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hoàn thiện đòi hỏi phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

Thứ nhất, phải cung cấp thông tin về toàn bộ tài liệu ở mọi cấp độ theo hệ thống

phân loại tài liệu lưu trữ Nhà nước Như ta đã biết, toàn bộ tài liệu lưu trữ Nhà nước được phân loại theo các cấp độ từ lớn nhất đến nhỏ nhất như: cấp độ lớn nhất là Phông lưu trữ Nhà nước Trung ương với một mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước ở trung ương và địa phương; cấp độ thứ hai là các trung tâm (kho) lưu trữ, cấp độ ba là các phông lưu trữ; dưới phông là các đơn vị bảo quản (hồ sơ)

Thứ hai, phải đảm bảo tính thống nhất trong phương pháp xây dựng và sự bổ

sung tương hỗ trong hệ thống các công cụ thống kê và công cụ tra cứu Tính thống nhất thể hiện ở điểm khi xây dựng các loại CCTC phải tuân thủ theo một tiêu chuẩn hay quy định chung nhất, ví dụ đối với mục lục hồ sơ phải được lập theo đúng mẫu

mà Cục Lưu trữ đã ban hành; hoặc là khi xây dựng cơ sở dữ liệu cho các phông tài liệu phải theo đúng các chương trình phần mềm do Cục Lưu trữ Nhà nước chỉ đạo Mối quan hệ và bổ sung tương hỗ giữa các loại CCTC thể hiện ở chỗ, trong hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ có nhiều công cụ đồng thời có hai chức năng là thống kê và tra cứu, ví dụ như mục lục hồ sơ, hoặc là dữ liệu về số phông, tên phông v.v…, vì vậy khi xây dựng công cu tra tìm thông tin phải tuân thủ nguyên tắc này để đảm bảo số liệu tra tìm phải khớp với số liệu thống kê

Thứ ba, phải đảm bảo tính chính xác, các số liệu cung cấp về thành phần, nội

dung thông tin chứa trong tài liệu phải cụ thể, xác thực và có độ tin cậy cao

Thứ tư, phải đảm bảo tìm tin nhanh, nhiều mặt, nhiều khía cạnh và nội dung

khác nhau Yêu cầu này đòi hỏi hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ phải được thiết

kế và xây dựng một cách khoa học tạo thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng Ở đây, ứng dụng tự động hóa có vai trò nổi trội

Thứ năm, phải đảm bảo tính kế thừa.Tính kế thừa thể hiện ở điểm: CCTC của

lưu trữ cơ quan, lưu trữ tỉnh và lưu trữ nhà nước dựa trên cơ sở sự thống nhất các yêu cầu và nguyên tắc xây dựng Sự kế thừa này thể hiện ở sự bắt buộc phải lập danh mục hồ sơ và các CCTC cần thiết ở văn thư và trong lưu trữ cơ quan Sau khi được Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan thông qua, danh mục hồ sơ và các loại CCTC được coi như là các công cụ để giám sát và kiểm tra trong quá trình chuyển giao tài liệu vào lưu trữ cố định Sau khi chuyển giao vào lưu trữ cố định, các mục lục đó trở thành một bộ phận của Hệ thống CCTC của lưu trữ Các loại thẻ dùng trong văn thư và thẻ của lưu trữ cơ quan có thể được tiếp nhận vào lưu trữ để

sử dụng trong thành phần của CCTC như những yếu tố độc lập hoặc là nhập vào các

bộ phận tương ứng của bộ thẻ

Thứ sáu, phải hòa nhập với hệ thống thông tin khoa học quốc gia, có nghĩa là

phải là một mạng các hệ thống thông tin con được tổ chức, phân cấp theo chức năng của các nhu cầu dùng tin, các khả năng lưu trữ và tổ chức thông tin đáp ứng nhu cầu dùng tin của cả xã hội trong mạng lưới hệ thống thông tin quốc gia

Cùng với các yêu cầu trên đây, điều kiện cơ bản và có tính quyết định đến chất lượng và hiệu quả vận hành của hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ là tất cả tài liệu lưu trữ phải được tập trung bảo quản trong lưu trữ Nhà nước và phải được tổ chức một cách khoa học Có như vậy hệ thống CCTC khoa học mới được xây dựng thống nhất và ổn định

1.4 Thành phần

Thành phần hệ thống CCTC khoa học của từng cơ quan lưu trữ được xác định bởi nhiều yếu tố, trong đó có các yếu tố như: thành phần và nội dung tài liệu, đặc điểm và nhiệm vụ tra tìm, mức độ sử dụng thông tin tài liệu, vật mang tin và các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật…Khi xác định thành phần, phạm vi, mức độ phức

tạp hay thể loại các loại CCTC phải vận dụng phương pháp phân cấp, có nghĩa là phải căn cứ vào giá trị, ý nghĩa và số lượng tài liệu của từng đơn vị lưu trữ để có cách tiếp cận Ví dụ, đối với các phông lưu trữ đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, tần số và nhu cầu sử dụng cao thì đòi hỏi phải được xây dựng CCTC trước và phải chọn loại công cụ nào có khả năng phản ánh chi tiết các khía cạnh thông tin chứa trong tài liệu cùng với các bảng chỉ dẫn bổ trợ đi kèm

Đặc trưng chính làm cơ sở phân loại hệ thống tìm tin là các đặc trưng cấp độ

và đặc trưng chức năng

1.4.1 Theo đặc trưng cấp độ gồm có:

- Mức Phông lưu trữ nhà nước gồm có các loại công cụ mang tính chất tổng

thể cho toàn bộ phông lưu trữ nhà nước, ví dụ như: Bộ thẻ Phông Trung ương, Trung tâm tích hợp cơ sở dữ liệu Phông lưu trữ Nhà nước, các loại sách hướng dẫn, chỉ dẫn, tổng quan về các viện lưu trữ nhà nước…

- Mức trung tâm lưu trữ quốc gia (kho lưu trữ) bao gồm các loại CCTC mang tính chất xuyên phông, chẳng hạn như: sách hướng dẫn, sách sơ yếu về nội dung và thành phần tài liệu của cả kho lưu trữ, các loại sổ nhập, sổ xuất, sổ thống kê các phông; phiếu phông, mục lục, các bộ thẻ, các bản sơ yếu, chỉ dẫn theo chuyên đề, báo cáo tổng hợp về lưu trữ…

- Mức độ phông gồm có các công cụ tra tìm như: phiếu phông, mục lục hồ sơ,

sơ yếu phông, các bộ thẻ, các bảng chỉ dẫn…

- Mức từng hồ sơ có các thông tin về tiêu đề nội dung, chú giải, số tờ, số trang, đặc điểm vật lý…

- Mức văn bản cho thông tin về tác giả, nội dung, thể thức văn bản

1.4.2 Theo đặc trưng chức năng: Hệ thống CCTC có thể phân loại theo chức

năng thông tin và chức năng thống kê

CCTC thực hiện chức năng thống kê dùng để xác định số lượng, tình hình

chất lượng của tài liệu đảm bảo việc bảo quản cố định theo các nguyên tắc tổ chức

và sắp xếp tài liệu trong kho, theo phông, theo đơn vị bảo quản Nhóm này gồm có:

các bộ thẻ phông, mục lục hồ sơ, phiếu phông, danh sách phông, sổ nhập tài liệu, báo cáo tổng hợp các phông

CCTC thực hiện chức năng tra tìm là thông tin toàn diện về thành phần và nội

dung tài liệu theo mọi cấp độ khác nhau để phục vụ cho việc sử dụng rộng rãi Nhóm này bao gồm: các bộ thẻ phông, sách hướng dẫn, bảng chỉ dẫn, sơ yếu phông, mục lục hồ sơ

Ngoài ra, một nhóm công cụ tra cứu không thể thiếu là các công cụ thực hiện chức năng bổ trợ, bao gồm các loại sách tra cứu, khảo cứu khoa học và lịch sử, các loại tài liệu có số liệu thống kê, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ v.v…

Các chức năng trên không tách rời nhau mà có mối liên quan chung và sự bổ sung lẫn nhau trong cùng một hệ thống, điều đó thể hiện ở chỗ:

- Những dữ liệu về việc tìm kiếm tài liệu chủ yếu được hình thành trong quá trình thống kê, cho nên tài liệu thống kê đóng vai trò nền tảng để lập CCTC;

- Đối tượng thống kê là phông, là hồ sơ và từng văn bản đồng thời cũng là đối tượng tra tìm;

- Bộ thẻ phông và mục lục hồ sơ thực thi hai chức năng thống kê và tra cứu Mối liên quan và sự đồng nhất của một số yếu tố giữa các chức năng là cơ sở

để xây dựng một hệ thống CCTC và thống kê liên kết trong hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ

1.5 Cấu trúc của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ

Về mặt cấu trúc, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ bao gồm hệ thống CCTC thủ công truyền thống và hệ thống CCTC tự động hoá

liệu thống kê và các tài liệu khác của lưu trữ với mục đích xác lập thông tin về tài liệu để tra tìm và sử dụng toàn diện Mô tả thực chất là thông tin cấp II về thành phần và nội dung tài liệu, là công cụ tra cứu và các dữ liệu về tình trạng vật lý - kỹ thuật, điều kiện tiếp cận v.v… Các cấp độ mô tả chính là phông, đơn vị bảo quản

(hay thống kê) và tài liệu Các yếu tố mô tả chủ yếu bao gồm các nhóm thông tin về xuất xứ tài liệu, về lịch sử hình thành và bảo quản, về thành phần và nội dung, về điều kiện tiếp cận và sử dụng tài liệu và những thông tin bổ sung khác Mức độ mô

tả sẽ khác nhau căn cứ vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chính là đặc điểm, tình hình tài liệu và nhu cầu sử dụng của xã hội…

Trong Đề tài nghiên cứu khoa học (mã số 96-98-042) Nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia nhóm

tác giả đã nhận định: Mô tả tài liệu là một quá trình phân tích, so sánh và ghi lại những thông tin về thành phần, nội dung cũng như các đặc tính vật lý của tài liệu lưu trữ với mục đích tạo nên một hệ thống công cụ thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ để phục vụ cho quản lý và tham khảo tài liệu lưu trữ [31]

Mỗi loại CCTC khoa học tài liệu lưu trữ khác nhau được phân biệt bởi phương pháp, cách thức và nội dung mô tả tài liệu khác nhau Hệ thống CCTC có thể được lập ở các phạm vi như: xuyên lưu trữ, xuyên phông và trong một phông Các yếu tố bắt buộc để tạo nên hệ thống CCTCKH bao gồm: mục lục hồ sơ, sách hướng dẫn, bộ thẻ, cơ sở dữ liệu và Khung phân loại thông tin thực thi chức năng của các CCTC và các yếu tố bổ trợ như: bảng chỉ dẫn, sách sơ yếu… Dưới đây là phần giới thiệu cụ thể về từng thể loại trong số đó

1.5.1.1 Mục lục hồ sơ

Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ và những thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ của một khối tài liệu nhất định, như một phông hoặc một bộ phận của phông, một phông lưu trữ liên hợp hoặc một sưu tập tài liệu lưu trữ.[4]

Mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu cơ bản trong các phòng, kho lưu trữ Nó chỉ được lập trong lưu trữ sau khi tài liệu đã được chỉnh lý Mục lục hồ sơ có các chức năng chính như:

- Giới thiệu thành phần và nội dung hồ sơ;

- Cố định trật tự hồ sơ đã được hệ thống hóa theo phương án phân loại tài liệu trong một phông lưu trữ;

- Thống kê các hồ sơ trong một phông, một đơn vị tổ chức của đơn vị hình thành phông, một sưu tập tài liệu lưu trữ hoặc một phông liên hợp

Theo Tiêu chuẩn ngành Mục lục hồ sơ (mã số:TCN-04-1997) thành phần mục lục hồ sơ gồm có: (Phụ lục 1)

mục lục hồ sơ gồm các cột: hộp (cặp) số, hồ sơ số, tiêu đề hồ sơ, ngày tháng bắt đầu

và kết thúc, số tờ, ghi chú Có một số mục lục còn có cột thời hạn bảo quản

Yếu tố thứ nhất của phần bổ trợ là tờ bìa, trên đó gồm các thông tin về tên cơ quan hay tổ chức lưu trữ, tên gọi mục lục hồ sơ, tên phông, thời gian của phông Tờ

nhan đề bao gồm một số thông tin như trên bìa hồ sơ còn có các yếu tố như: phông

số, mục lục số, số trang, thời hạn bảo quản Tờ mục lục là bảng liệt kê các phần,

chương, mục trong mục lục hồ sơ tương ứng với các phần chương mục là số thứ tự

trang đã được đánh số để tra tìm thuận tiện Nội dung của Lời nói đầu bao gồm các

thông tin về lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, đặc điểm của quá trình

biên mục và hướng dẫn cách sử dụng mục lục Bảng chữ viết tắt dùng để giải thích

các khái niệm được viết tắt đã dùng trong mục lục được sắp xếp theo vần A,B,C Ngoài ra còn có các bảng chỉ dẫn kê tên các sự vật, vấn đề, địa danh, tên người đã được nhắc đến trong tiêu đề hồ sơ kèm theo chú giải có tác dụng giúp cho việc tra tìm thông tin nhanh chóng Phần cuối của mục lục hồ sơ là chứng từ kết thúc bao gồm các thông tin về số lượng hồ sơ và những đặc điểm của hồ sơ được thống kê trong mục lục cùng với chức danh và tên gọi của người lập mục lục

1.5.1.2 Sách hướng dẫn

Sách hướng dẫn là một công cụ tra cứu lưu trữ cung cấp những dữ liệu giới thiệu về thành phần và nội dung tài liệu hay phông tài liệu lưu trữ theo một hệ thống nhất định [89, 156]

Căn cứ vào tình hình thông tin về các phông của một hoặc một số lưu trữ sách hướng dẫn có thể được phân thành hai loại chủ yếu như: sách hướng dẫn về các phông trong một (kho) lưu trữ và sách hướng dẫn về các kho lưu trữ Sách hướng dẫn về một kho lưu trữ bao gồm sách hướng dẫn theo các phông; sách hướng dẫn theo chuyên đề; sách hướng dẫn về kho lưu trữ hay về từng phông, sưu tập tài liệu lưu trữ Sách hướng dẫn xuyên kho lưu trữ bao gồm: sách hướng dẫn các phông của các kho lưu trữ; sách hướng dẫn theo chuyên đề các phông của các kho lưu trữ

Cấu trúc của sách hướng dẫn bao gồm hai phần: phần chính là phần mô tả đặc điểm của các phông và tài liệu; phần còn lại mang tính chất tra cứu bổ trợ.Việc xây dựng các sách hướng dẫn dựa trên sơ sở các nguyên tắc và đặc trưng phân loại tài liệu lưu trữ quốc gia Cụ thể là đối với các kho lưu trữ bảo quản tài liệu của các thời kỳ lịch sử khác nhau thì các phông được hệ thống theo đặc trưng thời gian; các phông của cùng một thời kỳ lịch sử thì sắp xếp theo đề mục Sách hướng dẫn của

các kho lưu trữ cùng thuộc một thời kỳ lịch sử thì các phông lữu trữ được sắp xếp theo đặc trưng ngành hoạt động

Sách hướng dẫn các phông lưu trữ liệt kê một cách có hệ thống những đặc

điểm của các phông lưu trữ bao gồm: tên gọi phông, số phông, số lượng đơn vị bảo quản, giới hạn thời gian tài liệu, tóm tắt thành phần, tên loại, và nội dung, ý nghĩa của các nhóm tài liệu, phần chú giải và thư mục Có thể bổ sung trong phần đặc điểm của phông bằng các thông tin về số lượng hồ sơ nhân sự, về điều kiện tiếp cận

và sử dụng

Sách hướng dẫn chuyên đề liệt kê có hệ thống đặc điểm của các phông hoặc

các bộ phận của phông có tài liệu theo cùng một chuyên đề Nội dung chính cần nêu

là tên gọi phông, số phông, giới hạn thời gian tài liệu của phông, số mục lục có tài liệu theo chuyên đề, thực trạng CCTC phông, chú giải và thư mục theo chuyên đề, dẫn liệu về lịch sử đơn vị hình thành phông và điều kiện tiếp cận, sử dụng

Sách hướng dẫn về một kho lưu trữ dùng để giới thiệu một cách tổng quát về

lịch sử, nội dung và thành phần tài liệu của một kho lưu trữ cụ thể và có vai trò như một xuất bản phẩm khoa học đại chúng Phần chính của Sách hướng dẫn là thông tin

về đặc điểm thành phần và nội dung của phông và về các CCTC tài liệu Thông tin

về lịch sử lưu trữ trình bầy trong phần mở đầu

Sách hướng dẫn về các kho lưu trữ trình bầy có hệ thống đặc điểm của các

kho lưu trữ Ở đây có thể tập trung thông tin về các kho lưu trữ, bảo tàng, thư viện

và các kho khác nơi thường xuyên bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia Trong phần mô

tả đặc điểm có thể nêu tên gọi của các cơ quan lưu trữ, địa chỉ, loại hình tài liệu, tóm tắt lịch sử, chú giải và điều kiện sử dụng

Mỗi sách hướng dẫn cần có bộ máy tra cứu bổ trợ như: tờ nhan đề, mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, phụ lục và các bảng chỉ dẫn

1.5.1.3 Các bộ thẻ

a Khái niệm: Bộ thẻ lưu trữ là một loại công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, trong

đó có có các thông tin về nội dung tài liệu được phân nhóm theo các đặc trưng

chuyên đề, ngành hoạt động hay tác giả và được sắp xếp theo một khung phân loại thông tin tài liệu nhất định [4]

Tổ hợp các bộ thẻ khác nhau tạo thành một hệ thống các bộ thẻ lưu trữ Các

bộ thẻ lưu trữ có khả năng giới thiệu nội dung tài liệu ở nhiều góc độ, nhiều hình thức khác nhau, trong một phông lưu trữ hoặc xuyên phông, trong một kho lưu trữ hoặc xuyên kho và toàn thể tài liệu của cả Phông lưu trữ Nhà nước

Khác với mục lục hồ sơ, các bộ thẻ không có chức năng thống kê, và khi xây dựng cũng không phụ thuộc vào việc sắp xếp tài liệu trong một kho lưu trữ

Bộ thẻ hệ thống là bộ thẻ lưu trữ gồm các thông tin tài liệu được phân nhóm

theo các lĩnh vực tri thức và lĩnh vực hoạt động thực tế của xã hội, các nhóm tin đó được sắp xếp theo một trật tự lô gíc nhất định (các cấp độ như đề mục, tiểu đề mục

và các mục…) Ví dụ, trong bộ thẻ về lịch sử các cơ quan nhà nước thông tin tài liệu được phân loại theo các ngành, sau đó trong từng ngành theo các cơ quan trực thuộc, tiếp đó – theo loại cơ quan ( ngân hàng, nhà máy, cơ quan quản lý, hiệp hội…) sắp xếp theo trật tự bảng chữ cái, bên trong theo tên gọi các đơn vị

Bộ thẻ sự vật – chuyên đề là bộ thẻ lưu trữ về một hoặc một số chuyên đề,

trong đó các thông tin tài liệu được phân nhóm theo đặc trưng sự vật và được sắp xếp theo trình tự lô gíc

Bộ thẻ sự vật là bộ thẻ lưu trữ mà các thông tin về các sự vật chứa trong tài

liệu được phân chia và sắp xếp theo vần chữ cái tên gọi các sự vật ấy

Bộ thẻ tên gọi là bộ thẻ mà thông tin tài liệu được phân loại theo bảng chữ cái

tên người được nhắc tới trong tài liệu hoặc là tác giả của tài liệu

Trong bộ thẻ địa dư thông tin tài liệu được phân loại theo bảng chữ cái tên

gọi địa dư hoặc theo các đơn vị lãnh thổ hành chính

Mỗi cơ quan lưu trữ khi xây dựng bộ thẻ cần căn cứ vào các yếu tố như: cấp

độ, cấu trúc, thành phần, nội dung và chất lượng tài liệu, nhu cầu và tần số khai thác

sử dụng, chất lượng của các loại CCTC đã có và khả năng cơ sở vật chất – nhân lực của cơ quan Đặc biệt khi dự kiến kế hoạch cho việc lập các bộ thẻ cần áp dụng phương pháp phân cấp, tức là xác định và lựa chọn các phông lưu trữ thuộc diện ưu tiên hàng đầu để làm thẻ (các phông có gía trị loại A)

Cơ sở để xây dựng và sắp xếp các bộ thẻ là khung phân loại thông tin tài liệu Các yếu tố mô tả trên tấm thẻ phải bao gồm: tên gọi cơ quan lưu trữ, mã số, đề mục, tiểu đề mục, thời gian sự kiện, địa điểm sự kiện, số phông, tên phông, số mục lục, số đơn vị bảo quản, đơn vị thống kê, số tờ, ngôn ngữ, phương pháp chế tác, tên người lập thẻ và thời gian lập

1.5.1.4 Khung phân loại thông tin tài liệu

a Khái niệm:

Chúng ta đều biết rằng, tài liệu lưu trữ là những sản phẩm được hình thành trong sự hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức, đoàn thể xã hội và cá nhân Lĩnh vực hoạt động của xã hội càng đa dạng và phong phú bao nhiêu thì lượng thông tin chứa trong tài liệu cũng đa dạng và phong phú bấy nhiêu Để có thể khai thác dễ dàng và có hiệu quả những tiềm năng thông tin có trong tài liệu cần phải tổ chức sắp xếp chúng một cách khoa học theo những nguyên tắc và đặc trưng nhất định Một trong những phương tiện hỗ trợ cho việc tổ chức và xây dựng công cụ tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ là khung phân loại thông tin Dưới đây là một số khái niệm truyền thống về Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ

Trong Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền định nghĩa: Khung phân loại thông tin

tài liệu là văn bản hay sơ đồ về phân loại các nhóm thẻ được sắp xếp theo một trật

tự nhất định, dùng để phân chia các thông tin tài liệu theo các nhóm đó [4,232]

Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam thì khung phân loại thông tin tài liệu là bản phân loại thông tin tài liệu lưu trữ được sắp xếp theo các đề mục và các cấp độ phân loại kèm theo các ký hiệu thông tin để dùng thống nhất cho các bộ thẻ tra tìm thông tin tài liệu lưu trữ [77]

Trong Khung đề mục Hệ thống thông tin khoa học và kỹ thuật quốc gia của Viện thông tin khoa học và kỹ thuật trung ương ấn hành năm 1987có định nghĩa:

Khung đề mục hệ thống thông tin khoa học và kỹ thuật quốc gia là hệ thống phân loại thực dụng của khoa học và kỹ thuật, các ngành kinh tế quốc dân cũng như các vấn đề khoa học, kỹ thuật và thực tiễn tổng hợp có tính liên ngành Là một sơ đồ phân loại thứ bậc

Giáo trình “Hướng dẫn việc sắp xếp và tổ chức các kho lưu trữ Đông Dương” của Nha Lưu trữ Thư viện toàn quyền Đông Dương Pôn Bu-Đê nêu rằng khung phân loại tài liệu lưu trữ được xây dựng theo phương pháp hệ thống Các sự việc được nhóm lại căn cứ vào tính chất của chúng thành một số loại mục nào đó và được biểu thị bằng một chữ cái Mỗi loại mục lại được chia nhỏ ra nữa theo hệ thống thập phân [17]

Trong Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu trong các bộ thẻ hệ thống

của các cơ quan lưu trữ nhà nước Liên Xô đã đưa ra khái niệm: Khung phân loại được xây dựng trên cơ sở phân loại khoa học sự vật, hiện tượng, sự kiện hoạt động quốc gia, hoạt động xã hội Khung với tư cách là ngôn ngữ tìm tin, có vai trò rất cơ bản trong việc tổ chức bộ thẻ hệ thống giống như các hệ thống tra tìm [17]

Như vậy, từ các định nghĩa trên ta có thể hiểu KPLTNTTTLLT là bảng phân loại thông tin của tài liệu lưu trữ được sắp xếp theo các đề mục và các cấp độ phân loại kèm theo các ký hiệu thông tin Vai trò chính của KPLTT là tổ chức bộ thẻ hệ thống trong lưu trữ

Tuy nhiên, ngày nay sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ đã có ảnh hưởng lớn, thậm chí làm thay đổi cả một nhận thức hoặc phương thức tiếp cận

đối với nhiều sự việc và hiện tượng Những nghiên cứu và ứng dụng thực tế hiện

nay có thể cho phép nhận định rằng ngoài vai trò chính như đã nêu trên, KPLTT còn

là tiền đề để triển khai và nâng cao hiệu quả áp dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu và kết nối thông tin tài liệu cho toàn bộ kho lưu trữ, với

những công dụng cụ thể dưới đây:

Thứ nhất, KPLTNTTTLLT có vai trò như là một loại ngôn ngữ tìm tin kiểu

phân loại trong việc ứng dụng công nghệ tự động hóa vào việc xây dựng hệ thống

CCTCKH tài liệu lưu trữ Ngôn ngữ tìm tin là một tổ hợp các từ, câu, các biểu tượng, các ký hiệu quy ước và các chữ số dùng để phản ánh một nội dung các tài liệu dạng thông tin cấp I [43]

Như chúng ta đều biết rằng việc sử dụng tài liệu lưu trữ thực chất là sử dụng các thông tin chứa trong tài liệu đó, nhưng các thông tin tài liệu lưu trữ khi được sử dụng sẽ gắn chặt với tài liệu vì mang ý nghĩa rằng, tài liệu lưu trữ là bằng chứng xác thực của các hoạt động xã hội trong lịch sử Đối với độc giả, những khó khăn cơ bản không phải diễn ra trong quá trình sử dụng tin, mà là ở giai đoạn tiếp cận với thông tin Chính vì vậy, trong quá trình tìm kiếm thông tin nhu cầu đặt ra là phải xây dựng được một phương tiện giúp con người tiếp cận nhanh và chính xác với thông tin Phương tiện đó là ngôn ngữ tìm tin Trong tin học và thông tin học, thuật ngữ này đã được sử dụng phổ biến và cũng đồng nhất với khái niệm “ngôn ngữ thông tin” Khi phân tích tính chất và chức năng, ngôn ngữ thông tin được coi như một loại ngôn ngữ nhân tạo dùng vào hai mục đích: mô tả thông tin tài liệu trong đó có biên mục,

mã hoá và tìm tài liệu Để phục vụ trực tiếp cho người sử dụng tin, người ta thường tập trung nhiều vào vai trò tìm tin, và do đó, dần dần trong phần bảo đảm ngôn ngữ của các hệ, được gọi là ngôn ngữ tìm tin Về hình thức các ngôn ngữ nhân tạo được thể hịên ở nhiều thể loại khác nhau như khung phân loại, khung đề mục, sơ đồ hệ thống hoá, từ điển từ chuẩn, các chỉ dẫn sự vật chuyên đề, các ký hiệu, khái niệm Mỗi một biểu tượng như vậy đều mang một kiểu chỉ dẫn để tiếp cận đến thông tin Như vậy, có thể hiểu rằng ngôn ngữ tìm tin là kết quả của quá trình phân tích, xử lý thông tin để rút ra từ khối lượng lớn các dữ liệu gốc (thông tin cấp I) đưa ra được các thông tin có giới hạn (thông tin cấp II) cần thiết cho nhu cầu tìm tin của con

người Hay nói một cách khác, ngôn ngữ tìm tin bao gồm một danh mục các biểu tượng cơ bản, các ngữ nghĩa được chuyển vị theo những nguyên tắc nhất định để mô

tả và tìm lại các thông tin tài liệu ban đầu Kết quả của việc tìm tin phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng phân tích tài liệu để hình thành ngôn ngữ tìm tin Đặc trưng quan trọng nhất của ngôn ngữ tìm tin là khả năng thể hiện và trả lời cho những thông tin cần thiết được đặt ra, qua đó xác định được mối quan hệ phụ thuộc chặt chẽ của tài liệu đối với một hệ thống các khái niệm với tư cách là thông tin cấp II của nó Đối với các lĩnh vực thư viện, tư liệu và lưu trữ, ngôn ngữ tìm tin kiểu phân loại đã được sử dụng từ lâu để xử lý nội dung tài liệu với các khung đề mục Dựa vào đó, người dùng tin có thể tìm theo các chuyên mục lớn, mục chi tiết rồi đến những vấn

đề hẹp theo từ khoá mang trọng lượng thông tin cụ thể Như vậy, ngôn ngữ tìm tin kiểu phân loại được hình thành trong quá trình phân loại thông tin để tạo lập ra một

hệ thống theo nguyên tắc sắp xếp hệ thống, lô gích, qua đó các thông tin tài liệu lưu trữ được đưa vào sơ đồ cấu trúc theo hạ tầng, theo đẳng cấp, các cấp bậc, tiểu cấp bậc đến các khái niệm có liên quan với nhau và chiếm vị trí định trước của sơ đồ phân loại Hiện nay, việc ứng dụng tin học vào việc xây dựng các cơ sở dữ liệu lưu trữ đang bắt đầu được triển khai tại các cơ quan lưu trữ Trong khi chưa xây dựng được các hệ ngôn ngữ tìm tin kiểu từ chuẩn hoặc từ điển từ chuẩn trong lưu trữ thì các khái niệm trong các cấp độ phân loại thông tin của khung phân loại sẽ là ký hiệu chuyên đề, và còn là cơ sở cho việc chọn từ khoá cho các phiếu nhập tin Mỗi cơ sở

dữ liệu lưu trữ là tổ hợp các thông tin có liên quan đến nhau trong một hệ thống có

tổ chức theo một nguyên tắc nhất định Các thông tin đó được phân loại, mã hóa phục vụ cho việc tra tìm, sử dụng theo nhiều tiêu chí khác nhau Thông qua các thông tin đầu ra của mỗi cơ sở dữ liệu có thể hệ thống hoá được bộ thẻ hệ thống của toàn kho

Thứ hai KPLTNTTTLLT là một công cụ giới thiệu một cách hệ thống, đầy đủ

và toàn diện các nguồn thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ ở mọi cấp độ khác nhau Mức độ của khung lớn hay nhỏ, cấp độ thông tin được phản ánh trong khung như thế nào phụ thuộc vào giới hạn, phạm vi lưu trữ mà khung được xây dựng nên, ví dụ có khung thống nhất cho toàn bộ tài liệu lưu trữ của Nhà nước, có loại chỉ giới hạn cho

một kho lưu trữ như Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, hoặc chỉ dùng cho một trung tâm lưu trữ của một tỉnh hay phòng lưu trữ của một bộ nào đó

Thứ ba, với sự trợ giúp của công nghệ tự động hóa, KPLTNTTTLLT là cơ sở

để triết xuất ra các bộ mục lục hồ sơ và các bộ thẻ lưu trữ truyền thống như thẻ hệ

thống, thẻ sự vật - chuyên đề, thẻ tên gọi hoặc địa dư

Thứ tư, KPLTNTTTLLT là một công cụ có thể hỗ trợ cho việc phân loại, sắp

xếp tài liệu kể từ khâu văn thư đến lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử cho các cơ quan lưu trữ Trong giai đoạn văn thư, dựa vào khung phân loại thông tin có thể tiến hành lập danh mục hồ sơ cho tài liệu hình thành trong từng lĩnh vực hoạt động của

cơ quan Bên cạnh đó, căn cứ vào khung phân loại thông tin các cơ quan lưu trữ có thể biết được mức độ thiếu đủ tài liệu thuộc nguồn thu của mình để qua đó có kế hoạch thu thập, bổ sung

1.5.1.5 Sách sơ yếu tài liệu lưu trữ

a Khái niệm: Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam (năm 1990) định nghĩa: Sách sơ yếu tài liệu lưu trữ là một loại công cụ tra tìm khoa học gồm những thông tin đã được hệ thống về thành phần và nội dung một khối tài liệu lưu trữ đã được phân tích về sử liệu học để tổng hợp và thông báo cụ thể về đặc điểm, ý nghĩa của những tài liệu đó cho các cơ quan và các nhà khoa học có nhu cầu sử dụng [4]

Có hai loại sách sơ yếu: sách sơ yếu phông lưu trữ và sách sơ yếu chuyên đề Mục đích của sách sơ yếu phông lưu trữ là giới thiệu nội dung tài liệu của từng phông lưu trữ, còn sách sơ yếu chuyên đề thì giới thiệu nội dung tài liệu theo từng chuyên đề nhất định Phạm vi của chuyên đề có thể giới hạn trong một phông, một kho lưu trữ hoặc toàn bộ phông lưu trữ quốc gia tùy thuộc nào yêu cầu và nội dung của chúng

Phần giới thiệu nội dung tài liệu trình bày khái quát, ngắn gọn về thành phần

và nội dung tài liệu

Phần tra cứu nêu số tra tìm của những tài liệu lưu trữ được giới thiệu trong phần nội dung

b Phương pháp biên soạn sách sơ yếu

Trước khi tiến hành biên soạn sách sơ yếu phải xác định và lựa chọn chuyên

đề hoặc lựa chọn phông tài liệu Thứ nhất, việc lựa chọn chuyên đề phải căn cứ vào các yếu tố như ý nghĩa của chuyên đề đối với xã hội và nhu cầu của xã hội đối với thông tin tài liệu thuộc chuyên đề đó Thứ hai là, phải căn cứ vào ý nghĩa, thành phần, số lượng và mức độ đầy đủ của phông hay sưu tập tài liệu lưu trữ Khi biên soạn sách sơ yếu, yêu cầu cơ bản là phải lập đề cương theo các đặc trưng hệ thống hoá tài liệu hoặc theo chuyên đề Trong phần giới thiệu nội dung tài liệu phải ghi rõ tên loại tài liệu, tác giả, hình thức bên ngoài và những đặc điểm pháp lý của tài liệu Bên cạnh đó cần nêu rõ đặc điểm sử liệu học của tài liệu để nêu bật được ý nghĩa và giá trị của tài liệu

1.5.2 Hệ thống CCTC tự động hoá

1.5.2.1 Mục đích, ý nghĩa và khả năng ứng dụng CNTT trong lưu trữ

CNTT là công nghệ xử lý thông tin bằng phương tiện điện tử bao gồm các phương pháp khoa học, công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là kỹ thuật máy vi tính, nhằm tổ chức khai thác các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động xã hội Ngày nay, một cuộc cách mạng về CNTT và truyền thông đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu, nó có tác động và làm thay đổi một cách căn bản cuộc sống cũng như phương cách trong quan hệ xã hội Với khả năng xử lý thông tin tối ưu, CNTT không những được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực hoạt động xã hội như: sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, quản lý nhà nước mà nó còn tạo ra hoặc làm thay đổi sâu sắc nội dung và hình thức hoạt động của nhiều ngành như: hàng không, ngân hàng,

thông tin liên lạc…

Trong giai đoạn hiện nay, tiến trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá để xây dựng một nền kinh tế độc lập tự chủ là một trong những đường lối chiến lược phát triển kinh tế xã hội mà Đảng ta đã đề ra trong công cuộc đổi mới đất nước Một trong những yếu tố góp phần quan trọng vào sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại

hóa là việc ứng dụng những thành tựu của khoa học và công nghệ tiên tiến, trong đó

có công nghệ thông tin

Nhận thức được vai trò quan trọng và tính tất yếu của công nghệ tin học trong

sự nghiệp phát triển đất nước, Đảng và Nhà nước ta đã đề ra những quốc sách mang tính chiến lược nhằm thúc đẩy việc phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin ở nước ta Trên tinh thần Mục tiêu chiến lược phát triển CNTT mà Đảng và Nhà nước

đã nêu ra, trong những năm gần đây việc ứng dụng CNTT đã được triển khai rộng rãi và đạt nhiều hiệu quả trong mọi lĩnh vực xã hội

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội đối với thông tin tài liệu lưu trữ thì hiện đại hóa và tin học hóa trong công tác văn thư lưu trữ vừa là yêu cầu bức bách của thực tiễn vừa là biện pháp tích cực nhất trong điều kiện hiện nay để nâng cao năng xuất, chất lượng và hiệu quả của lĩnh vực này

Ta đã biết rằng, tài liệu lưu trữ là những cứ liệu lịch sử được hình thành trực tiếp và phản ánh mọi lĩnh vực hoạt động của con người, chúng chứa đựng những tri thức và kinh nghiệm phong phú của các thế hệ kế tiếp nhau, vì thế chúng là nguồn tài nguyên đặc biệt không những không bao giờ bị cạn kiệt mà còn liên tục được bổ sung và ngày càng đa dạng Nếu tổ chức khai thác tốt tiềm năng thông tin này sữ mang lại những hiệu quả xã hội và kinh tế hết sức to lớn

Trong điều kiện phát triển nhanh chóng của xã hội hiện nay chỉ có CNTT với

hệ thống máy tính mới có thể xử lý nổi khối lượng lớn thông tin phong phú và đa dạng trong thời gian ngắn tìm kiếm và chuyển giao thông tin cần thiết để đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu dùng tin phục vụ khai thác, sử dụng thông tin tài liệu một cách hiệu quả CNTT sẽ tạo điều kiện và cho phép để hợp lý hóa toàn bộ quy trình quản lý tài liệu lưu trữ theo hướng tối ưu hóa và tự động hóa các xử lý liên quan đến việc quản lý tài liệu lưu trữ trong từng cơ quan Kỹ thuật thông tin hiện đại đưa lại những khả năng to lớn cho việc thu thập, xử lý thông tin và do đó có thể tự động hóa nhiều khâu nghiệp vụ như phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, quản lý và tra tìm thông tin về các chuyên đề, vấn đề, sự vật phục vụ nhanh chóng các yêu cầu của độc giả, giải đáp kịp thời các yêu cầu phục vụ thông tin cho các cấp lãnh đạo, tự

động theo dõi, kiểm tra các thông số kỹ thuật quản lý và bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho…

Như vậy, ý nghĩa và vai trò của việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ thể hiện ở chỗ:

- Thứ nhất, CNTT với máy tính điện tử trở thành công cụ chủ yếu để nâng cao

năng xuất lao động và hiệu quả công tác của cán bộ ngành lưu trữ cũng như để đảm bảo chất lượng của công tác thông tin quản lý Kỹ thuật xử lý dữ liệu tự động tạo điều kiện giải quyết được những nhiệm vụ mà bằng các phương pháp truyền thống không thể thực hiện được

- Thứ hai là, việc sử dụng công nghệ máy tính góp phần giải phóng cán bộ

chuyên môn khỏi những công việc tẻ nhạt đòi hỏi nhiều thời gian và công sức đồng thời giảm chi phí cho công tác phục vụ thông tin và có khả năng truy tìm thông tin nhanh chóng và chính xác

- Thứ ba là, việc ứng dụng tin học vào lưu trữ là yêu cầu tất yếu để khắc phục

sự trì trệ trong công tác lưu trữ, bởi vì yêu cầu xử lý thông tin tiền máy tài liệu lưu trữ đã bắt buộc các kho lưu trữ phải phân loại, chỉnh lý, thống kê và làm công cụ tra cứu truyền thống Thông qua đó, tin học đã thúc đẩy các kho lưu trữ nhanh chóng đi vào nề nếp và thực hiện đầy đủ các yêu cầu của khoa học lưu trữ

Khả năng ứng dụng CNTT trong lưu trữ rất đa dạng, trong đó một trong những nội dung chủ yếu là xây dựng hệ thống CCTC tự động hoá phục vụ cho việc quản lý

và tra tìm tài liệu lưu trữ

1.5.2.2 Khái niệm và nội dung của việc xây dựng Hệ thống CCTC tự động hoá tài liệu lưu trữ

a Khái niệm:

Hệ thống CCTC khoa học tự động hoá tài liệu lưu trữ là tổ hợp những biên mục (hay mô tả) tài liệu được thể hiện ở dạng các cơ sở dữ liệu, các phương tiện tìm tin tự động và trình diễn kết quả tra tìm [89,165]