Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

- Các tài liệu chỉ đạo của Nhà nước Việt Nam về xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam như: tài liệu về tiêu chuẩn, báo cáo thực hiện dự án và quản lý

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

Kh¨mph¨n south¨mmav«ng

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN

HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỤC LƯU TRỮ

QUỐC GIA LÀO

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

MÃ SỐ: 60 32 24

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:PGS TS ĐÀO XUÂN CHÚC

Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Luận văn có tham khảo và sử dụng một số kết quả nghiên cứu

và đã có chú thích Công trình này chưa được công bố lần nào

TÁC GIẢ

KHĂM PHĂN SOUTHĂMMAVÔNG

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

CCTCKH Công cụ tra cứu khoa học

CNTT Công nghệ thông tin

Cục VT&LTNN Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

KPLTT Khung phân loại thông tin

KPLTNTTTLLT Khung phân loại thống nhất thông tin tài

liệu lưu trữ

TTKHKT Thông tin khoa học kỹ thuật

TTLTQG Trong tâm lưu trữ Quốc gia

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện luận văn này tôi đã được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường ĐHKHXH và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội Bên cạnh đó là sự giúp đỡ hết sức quý báu của các cán bộ TTLTQG III và Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

Đặc biệt đề tài luận văn của tôi sẽ không thể hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của PGS.TS Đào Xuân Chúc - người hướng dẫn khoa học của tôi nhân đây cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất tới các thầy cô giáo, các bạn đồng nghiệp vì những sự giúp đỡ quý báu đó

Hà Nội, tháng 5 năm 2014

TÁC GIẢ

KHĂM PHĂN SOUTHĂMMAVÔNG

MỤC LỤC

Trang

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Lịch sử nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 9

6 Nguồn tài liệu tham khảo 10

7 Đóng góp của đề tài 12

8 Bố cục của đề tài 13

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CÔNG CỤ NÀY TẠI CỤC LƯU TRỮ NƯỚC CHDCND LÀO 15 1.1 Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần, cơ cấu và yªu cÇu của hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ

15 1.1.1 Kh¸i niÖm 15

1.1.2 Nguyªn t¾c 17

1.1.3 Yêu cầu 19

1.1.4 Thành phần 21

1.1.5 Cấu trúc của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ 23

CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO

39 2.1 Chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n cña Cục L-u tr÷ Quèc gia Lµo

39 2.2 Tình hình và giá trị của tµi liÖu l-u tr÷ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

43

2.3 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu

trữ Quốc gia Lào

50

2.4 Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ

truyền thống tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

56

2.5 T×nh h×nh øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo viÖc x©y dùng c¬ së

d÷ liÖu phôc vô thống kê, qu¶n lý vµ tra t×m tµi liÖu tại Cục Lưu

trữ Quốc gia Lào

62

2.6 Mét sè nhËn xÐt vÒ t×nh h×nh øng dông c«ng nghÖ th«ng tin

vµo viÖc x©y dùng c¬ së d÷ liÖu tµi liÖu l-u tr÷ hiÖn nay cña

Cục L-u tr÷ Quèc gia Lµo

76

2.7 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu TLLT ở

Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

78

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO

CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI

LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO

81

3.1 Tăng cường sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về công tác lưu

trữ nói chung và hệ thống CCTC nói riêng

82

3.2 Cần có kế hoạch hoặc dự án về xây dựng hệ thống công cụ tra

cứu khoa học tài liệu lưu trữ

91

3.3 Củng cố, nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ của Lào là di sản văn húa quý giỏ của dõn tộc, là tài sản

vụ giỏ khụng cú gỡ thay thế được, cho nờn tài liệu lưu trữ cần phải được bảo quản an toàn và tổ chức xõy dựng hệ thống cụng cụ tra cứu khoa học, xõy dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cụng tỏc quản lý và phục vụ nhu cầu chớnh đỏng của toàn thể xó hội, gúp phần xõy dựng và bảo vệ tổ quốc Lào Hiện nay, những tài liệu lưu trữ này đang được bảo quản tại Cục L-u trữ Quốc gia trực thuộc Bộ Nội Vụ Lào, là đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước về cụng tỏc văn thư – lưu trữ, đồng thời thực hiện chức năng sự nghiệp về lưu trữ Mặc dự vậy, trong thời gian vừa qua, phần lớn tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục L-u trữ Quốc gia Lào chưa được sử dụng rộng rói vỡ chưa cú hệ thống cụng cụ tra cứu tài liệu đầy đủ Điều đú, do nhiều nguyờn nhõn khỏch quan và chủ quan

Cục Lưu trữ Quốc gia Lào được Nhà nước giao sứ mệnh gỡn giữ tài liệu lưu trữ - một trong những nguồn di sản văn húa quý bỏu của dõn tộc Chức năng cơ bản của cơ quan lưu trữ là khụng những phải bảo quản an toàn mà cũn phải tổ chức sử dụng cú hiệu quả cỏc loại hỡnh tài liệu phục vụ cỏc nhu cầu của xó hội Điều đú đó được nhấn mạnh nhiều lần trong cỏc văn kiện của Đảng và văn bản chỉ đạo của nhà nước về cụng tỏc lưu trữ Ngày nay, trong điều kiện phỏt triển và biển đối khụng ngừng của khoa học cụng nghệ với sự bựng nổ thụng tin, nhu cầu dựng tin của xó hội trong đú cú thụng tin quỏ khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ ngày càng tang Do đó tài liệu lưu trữ ở Cục Lưu trữ quốc gia Lào đang là đối tượng tỡm tin và sử dụng tin của toàn xó hội Lào Tuy nhiờn tài liệu lưu trữ cú được phỏ huy sử dụng như thế nào, cú đỏp ứng được lời ớch cho xó hội phải phụ thuốc vào nhiều yếu tố chủ quan của ngành lưu trữ, trong đú cú cỏc vấn đề như: thu thập, chỉnh lý, phõn loại, tổ

chức khoa học, tổ chức bảo quản, cũng như tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong đó liên quan đến hệ thống công cụ tra tìm và điều kiện tiếp cận tài liệu

Trong đó có công cụ tra cứu truyền thống và công cụ tra cứu hiện đại,

hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ có một vai trò và ý nghĩa hết sức quan trọng như chiếc cầu nối hay chìa khóa để dẫn dắt các nhà nghiên cứu đến với tài liệu một cách nhang chóng nhất và đồng thời cũng là công cụ giúp những người làm lưu trữ có thể quản lý và tra tìm tài liệu phục vụ xã hội hiệu quả nhất

Cục Lưu trữ quốc gia Lào là một trung tâm lưu trữ duy nhất và lớn nhất hiện nay tại Lào, đang bảo quản hàng trăm phông lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức doanh nghiệp Nhà nước Lào, và từ các thời kỳ phong kiến thực dân đến thời kỳ Nhà nước CHDC Nhân dân Lào ra đời từ năm 1945 đến nay Đây là nguồn di sản quý báu phản ánh mọi mặt đời sống chính trị - kinh tế - văn hóa – xã hội - của nhà nước Lào

Gần đây, khu nhà kho và nhà làm việc của Cục Lưu trữ quốc gia Lào mới được xây dựng, hoàn thiện và đưa vào sử dụng do vốn ODA của Chính phủ Việt Nam tài trợ không hoàn lại Những tài liệu lưu trữ ở đây được khai thác sử dụng và từng bước đáp ướng các nhu cầu nghiên cứu của nhiều đối tượng, độc giả Tuy nhiên, những kết quả khai thác đó chưa tương xứng với tiềm năng thông tin to lớn của khối tài liệu đang được bảo quản Điều đó xuất phát từ nhiều nguyên nhân, đó là các công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ còn quá thô sư và nghèo nàn, chưa đáp ứng được nhu cầu tìm tin cũng như chuyển tải thông tin rộng rãi trong cộng đồng Bên cạnh đó, do mới thay đổi

cơ cấu tổ chức, Côc Lưu trữ Quốc gia Lào phải tập trung vào giải quyết nhiều nhiệm vụ cấp bách trước mắt liên quan đến việc ổn định tổ chức, kho tàng tài liệu, nên chưa có điều kiện đi sâu nghiên cứu và xây dựng hệ thông công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

Để phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ, đáp ứng nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng tăng của xã hội, việc khảo sát, nghiên cứu thực trạng tình hình và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào là một đòi hỏi khách quan cần thiết và cấp bách hiện nay Trên tinh thần đó với yêu cầu nhiện vụ chuyên môn, nên

chúng tôi đã chọn đề tài: “ Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống

công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ”

làm đề tài luận văn của mìmh

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ (truyền thống và hiện đại) tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào Ngoài ra, đề tài còn hướng tới mục tiêu lâu dài là làm cơ sở cho việc xây dựng CSDL phục vụ khai thác rộng rãi trên mạng nội

bộ và mạng Internet bảo hiểm cho khối tài liệu lưu trữ này trong tương lai

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để có thể thực hiện mục tiêu, chúng tôi đã xác định nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

- Nghiên cứu, tổng hợp cơ sở lý luận chung, kinh nghiệm về xây dựng

hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ của nước ngoài đặc biệt là của Việt Nam Trên cơ sở đó rút ra những bài học kinh nghiệm về xây dựng

hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, lựa chọn hợp lý và vận dụng sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế của ngành Lưu trữ Lào

- Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và thực tế xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan lưu trữ của Việt Nam làm đối tượng so sánh, rút kinh nghiệm để áp dụng vào Lào

- Trên cơ sở đó tìm ra những ưu điểm, nhược điểm của các công cụ tra tìm tin trong công tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, từ đó đề xuất các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, định hướng và tổ chức triển khai hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đảm bảo theo mục tiêu đã đề ra

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 §èi t-îng nghiªn cøu

+ Đối tượng nghiên cứu của đề tài luËn v¨n là:

- Các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ như các mục lục phông, mục lục hồ sơ bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia - Bộ Nội Vụ Lào

- Các tài liệu chỉ đạo của Nhà nước Việt Nam về xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam như: tài liệu về tiêu chuẩn, báo cáo thực hiện dự án và quản lý dự án công cụ tra cứu khoa học

- Các phương pháp, công nghệ, quy trình xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

- Khảo sát quá trình thực hiện nghiệp vụ xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học như quá trình xây dựng CSDL tra tìm tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III của Việt Nam,

3.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu về việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ hành chính về mục lục phông, mục lục hồ sơ trên giấy đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia - Bộ Nội Vụ Lào cùng với hệ thống công cụ tra cứu tài liệu hiện có tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào Trên cơ

sở đó đề tài sẽ đưa ra các giải pháp để giải quyết, nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu phục vụ tra tìm thông tin trong tài liệu lưu trữ Đề tài này mang tính chất nghiên cứu ứng dụng chứ không nặng về phương pháp luận và cũng không đi sâu vào vấn đề kỹ thuật

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

4.1 Tình hình nghiên cứu ở trong nước

Xây dựng các loại CCTC là một nghiệp vụ rất quan trọng cña c«ng t¸c lưu trữ, nếu làm tốt nghiệp vụ này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Do đó, việc nghiên cứu xây dựng CCTC khoa học tài liệu lưu trữ rất cần thiết và có ý nghĩa Nhận thức được tầm quan trọng của nó, nhiều nước tiên tiến trên thế giới đã tập trung nghiên cứu đầu tư xây dựng hệ thống CCTC khoa học và hiện đại Tuy nhiên, đối với Lào thì việc nghiên cứu về vấn đề này còn chưa được sự quan tâm và đầu tư đúng mức Hiện nay, ở Lào chưa có một công trình nghiên cứu hoặc đề tài nghiên cứu nào đi sâu nghiên cứu, xây dựng hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ Vì vậy đề tài này là đề tài đầu tiên nghiên cứu về lĩnh vực CCTCKH của ngành Lưu trữ Lào Có thể nói rằng, nếu đề tài nghiên cứu thành công, kết quả nghiên cứu của đề tài này sẽ góp phần tích cực vào sự phát triển về chuyên môn nghiệp vụ của ngành lưu trữ Lào nói chung và hệ thống công cụ

tra tìm tin trong tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào nói riêng

4.2 Tình hình nghiên cứu ở Nhà nước Việt nam

Ở Việt Nam, tình hình nghiên cứu về lý thuyết cũng như thực tế xây dựng

hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ được tiến hành trong nhiều năm Tuy nhiên, kết quả còn thiếu và hạn chế Sở dĩ như vậy là xuất phát từ nhiều nguyên nhân Một trong những nguyên nhân cơ bản mang tính chất lịch sử là Việt Nam là một đất nước phải trải qua nhiều năm chiến tranh nên mục tiêu chính của các cơ quan lưu trữ lúc đó là bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Từ những năm 70-80 trở lại đây, vấn đề về CCTC tài liệu lưu trữ mới được đề cập nhiều trên tạp chí chuyên ngành văn thư - lưu trữ, ví dụ như các bài:

Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài liệu lưu trữ của Đỗ Ngọc Phác [25]; Cách xây dựng đề cương phân loại để làm thẻ hệ

thống phục vụ tra tìm kho lưu trữ UBHC tỉnh của Lê Văn In [40]; Giới thiệu việc xây dựng khung phân loại thông tin và làm thẻ hệ thống ở kho lưu trữ UBND tỉnh Hà Tuyên của Trần Hoàng [81]; Lập bộ thẻ sự vật chuyên đề để tra tìm tài liệu thiết kế xây dựng của Nguyễn Cảnh Đương; Một số ý kiến về hướng phát triển hệ thống CCTCKH cho tài liệu văn kiện phông lưu trữ quốc gia của Trần Hoàng và Mạnh Hùng [80]; Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm khoa học tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ cấp thiết của ngành lưu trữ Việt Nam

của Phan Đình Nham [66] Để trang bị cho sinh viên đại học những kiến

thức cơ bản nhất, các giáo trình giảng dạy đại học cũng như trung học về Lý

luận và thực tiễn công tác lưu trữ đều có riêng một chương liên quan đến vấn

đề này [24], [2] Ngoài ra, đi sâu nghiên cứu hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ truyền thống còn có một số đề tài khoa học trong phạm vi ngành như:

Nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu phông lưu trữ quốc gia do tiến sỹ Phan Đình Nham làm chủ nhiệm [65]; Mẫu hóa thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ của Phạm Thị Thúy và Tiêu chuẩn về mục lục hồ sơ của Nguyễn

Thị Trà v.v Trong thời gian qua, công cuộc xây dựng và đổi mới đã đặt ra nhiều nhu cầu đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó, sự phát triển của khoa học công nghệ với những tính năng ưu việt của công nghệ thông tin

đã có những tác động không nhỏ đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội và đồng thời cũng là một áp lực lớn cho ngành lưu trữ Hoàn cảnh mới đó buộc các nhà lưu trữ phải nghiên cứu để tìm ra các giải pháp đảm bảo đáp ứng các nhu cầu của xã hội đối với thông tin tài liệu lưu trữ Một trong những giải pháp đó là nghiên cứu, đề xuất các công cụ tra cứu khoa học tự động hóa để giúp cho việc tra tìm thông tin nhanh nhất Chính vì vậy, trong thời gian qua

đã có một số công trình nghiên cứu khoa học, một số đề tài luận án tiến sỹ, thạc sỹ và nhiều bài viết liên quan đến lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam là cơ quan đi đầu trong lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ mà người đặt

ra nền móng và có nhiều công trình đóng góp nhất là tiến sỹ Dương Văn Khảm Từ đầu những năm 90, tác giả đã nghiên cứu công trình cấp Nhà

nước: Xây dựng hệ thống thông tin tự động lưu trữ Quốc gia [21] Bên cạnh

đó, tác giả còn công bố hàng loạt xuất bản phẩm và bài viết khác nhau như:

Những nội dung cơ bản xây dựng hệ quản trị tài liệu lưu trữ Quốc gia [11],

Những yêu cầu cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu

lưu trữ quốc gia [13], Ứng dụng bộ thẻ phông trung ương tự động hóa vào

quản lý tài liệu lưu trữ [15], Xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu phông Phủ Thủ tướng [14], lựa chọn phần mềm ứng dụng cho CSDL lưu trữ [16], Tin học hóa công tác văn thư – lưu trữ và thư viện [20] Trên cơ sở những

nghiên cứu trên, năm 1999 Cục Lưu trữ ban hành bản hướng dẫn về ứng dụng

CNTT trong văn thư – lưu trữ [78], năm 2001 TTLTQG III dưới sự chủ trì

của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam đã ban hành việc soạn thảo

khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ từ sau năm 1945 [38],

những kết quả nghiên cứu trên đã và đang được ứng dụng vào thực tế công tác lưu trữ của các TTLTQG I, II, III của Việt Nam để xây dựng CSDL thông tin cấp I và cấp II phục vụ cho việc quản lý tra tìm tài liệu Để đẩy mạnh hơn nữa công tác ứng dụng CNTT, hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

đang được Nhà nước cho phép bước đầu triển khai Dự án ứng dụng CNTT

phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Mục tiêu và quy mô của dự án là: đầu tư và xây dựng cơ sở hạ tầng

về CNTT, bao gồm hệ thống máy chủ, máy trạm, phương tiện truyền thông, môi trường hệ điều hành, phần mềm CSDL, công cụ lập trình, phần mềm ứng dụng, các CSDL về tài liệu lưu trữ quốc gia đáp ứng các yêu cầu về quản lý

và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất [3]

Cùng với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, các Lưu trữ Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam cũng là nơi có sự đầu tư nghiên cứu nghiêm túc về ứng dụng CNTT trong Lưu trữ Đảng, điển hình là các công cụ

tra cứu như các bài viết: Nghiên cứu, thiết kế hệ thống CSDL và xây dựng

chương trình máy tính phục vụ cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam của Hoàng Quốc Tuấn [32]; Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam của tiến sỹ

Chu Thị Hậu [10]; Nghiên cứu xây dựng CSDL thống kê tài liệu tại Kho lưu

trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam của thạc sỹ Nguyễn Thị Thu

Hương [8]

Ngoài các cơ quan đầu ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, một số kho lưu trữ chuyên ngành cũng quan tâm tới việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL tài liệu lưu trữ, ví dụ như Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tổng Cục Dầu khí xây dựng CSDL các hệ thống thông tin chuyên đề về các mỏ dầu và giá dầu; Trung tâm Thông tin Tổng Cục Địa chất xây dựng CSDL địa chất Việt Nam (VN- GEODATA) v.v [70]

Đối với hai cơ quan Nhà nước lớn như Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Quốc hội, việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào công tác xử lý và lưu trữ văn bản được thực hiện sớm hơn Tại Văn phòng Chính phủ, từ năm 1993

đã tiến hành xây dựng CSDL các văn bản pháp quy của Nhà nước Việt Nam

từ năm 1945 [46] Đến năm 2001 Văn phòng Chính phủ nghiên cứu và triển

khai đề tài “Ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc” bao gồm một

quy trình liên quan đến thu hồi, chỉnh lý, bảo quản và tìm kiếm hồ sơ phục vụ độc giả [60] Tương tự, Văn phòng Quốc hội từ năm 1993 đã nghiên cứu ứng dụng tin học vào việc xây dựng CSDL đầy đủ về pháp luật Việt Nam Năm

2000, Văn phòng Quốc hội triển khai đề tài “Ứng dụng tin học vào công tác

quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ Quốc hội”

Ngoài các cơ quan nêu trên, hiện nay, nhiều bộ ngành cũng đang đặt ra nhiệm vụ nghiên cứu và ứng dụng tin học vào việc quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ như Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Nội vụ, Bộ Quốc phòng

Điểm qua lịch sử nghiên cứu vấn đề trong và ngoài nước là Việt Nam

có thể rút ra một số nhận xét như sau:

Thứ nhất, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hình thành và phát triển

đồng hành với sự phát triển của công tác lưu trữ Việt Nam

Thứ hai, công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ chiếm một vị trí hết

sức quan trọng trong công tác lưu trữ do đó vấn đề này luôn được quan tâm và nghiên cứu;

Thứ ba, ở nhiều nước đang xây dựng được hệ thống CCTCKH tài liệu

lưu trữ hoàn chỉnh với đầy đủ các loại CCTC khác nhau;

Thứ tư, công nghệ thông tin đã được ứng dụng vào quản lý và tra tìm

tài liệu lưu trữ ở nhiều nước;

Thứ năm, ở đại bộ phận các nước bên cạnh hệ thống CCTCKH tự động

hóa vẫn duy trì hệ thống CCTCKH truyền thống đã có;

Thứ sáu, ở Việt Nam hầu hết các cơ quan lưu trữ ở địa phương chưa có

hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh Ngoài một số trung tâm lưu trữ

có một số bộ thẻ tra tìm truyền thống và các sách chỉ dẫn các phông lưu trữ, còn lại công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ Công nghệ thông tin đã bắt đầu được đưa vào ứng dụng chủ yếu chỉ trong phạm vi các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và một số lưu trữ chuyên ngành, địa phương Hiện nay, ở Việt Nam cơ quan chủ quan ngành lưu trữ là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà

nước đang triển khai đề án “Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ” Sự

thành công của đề án này sẽ mở ra một khả năng tự động hóa công tác quản lý

và tra tìm tài liệu lưu trữ, đáp ứng mọi nhu cầu dùng tin của xã hội

Có thể nói, mặc dù việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ở Việt Nam chưa đầy đủ nhưng những kinh nghiệm của Việt Nam có thể

áp dụng ở Lưu trữ Lào

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Duy vật biện chứng và Chủ nghĩa Duy vật lịch sử để làm kim chỉ nam cho quá trình thực hiện đề tài Ngoài ra, chúng tôi còn áp một số phương pháp cụ thể như sau:

+ Phương pháp phân tích và tổng hợp: Trong quá trình nghiên cứu,

chúng tôi đã thu thập được nhiều nguồn tài liệu của các tác giả khác nhau,

ở trong và ngoài nước Phương pháp này được vận dụng để vạch ra nội dung cốt lõi của vấn đề từ các nguồn tài liệu đó và tổng hợp chúng một cách hệ thống, khách quan

+ Phương pháp khảo sát: chúng tôi đã áp dụng phương pháp này để

khảo sát thực tế tình hình tài liệu đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, quá trình thực hiện nghiệp vụ hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ của Trung tâm LTQG III ở Việt Nam để thu thập tư liệu thực tế

+ Phương pháp so sánh: do nội dung liên quan đến quy trình thực hiện

hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tương đối đa dạng, cho nên chúng tôi đã vận dụng phương pháp này để so sánh sự giống và khác nhau các quy trình hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ trên cơ sở đó chúng tôi rút ra được những ưu điểm và hạn chế, lựa chọn quy trình xây dựng

hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ hợp lý nhất, phù hợp với điều kiện của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

+ Phương pháp phỏng vấn: trong quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi

đã áp dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp với lãnh đạo, cán bộ chủ chốt đang đảm nhận nhiệm vụ triển khai hệ thống công cụ tra cứu truyền thống và

hiện đại tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và một số nơi khác Đây là nguồn thông tin rất quý báu giúp chúng tôi hiểu sâu hơn về tình hình kết quả trong triển khai hệ thống công cụ tra cứu khoa học của Việt Nam, đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm khi vận dụng vào quy trình nghiên cứu luận văn của mình

Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp lô - gic cũng được chúng tôi kết hợp sử dụng trong quá trình nghiên cứu Các phương pháp trên

đã giúp chúng tôi nhìn nhận các vấn đề trong quá trình triển khai xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ một cách toàn diện đầy đủ và khách quan về mọi khía cạnh của vấn đề

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ là vấn đề mới đối với ngành Lưu trữ Lào Còn các nước có nền lưu trữ phát triển, họ đã đi trước và rút ra nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai các dự án xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ Cho nên trong quá trình nghiên cứu chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu viết bằng tiếng Việt và tiếng Lào về các vấn đề như:

+ Tài liệu về lý luận:

- Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Định Quyền - Nguyễn

Văn Thâm, (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội

- (Quyết định số 121/ ພນ ngày 08 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ Lào về việc tổ chức hoạt động của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào)

www moha.gov.la …

+ Tài liệu quy phạm pháp luật:

- Luật Lưu trữ Việt Nam số: 01/2011/QH 13 ban hành ngày 11/11/2011

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Việt Nam quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

+ Tài liệu hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ :

- Lê Khả Phiêu, 1997, “ Nâng cao và nhận thức tăng cường lãnh đạo của các cấp ủy Đảng đối với công tác lưu trữ Đảng”,Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Số 4

- Tài liệu hướng dẫn do tác giả: Đỗ Ngọc Phác Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài liệu lưu trữ

- Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư – lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Số 5/ 1999, tr.1- 4

- Tập văn bản pháp quy về công tác lưu trữ, Hà Nội năm 2010

+ Các sách chuyên khảo:

Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản tại TTLTQG

I – Hà Nội, NXB Văn hóa – Thông tin, 2001…

+ Luận án tiến sĩ, Luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học, các bài

viết đăng trên tạp chí khoa học:

- Chu Thị Hậu, 2000, “ Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu Kho lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam”, Luận văn Tiến sĩ sử học, H

- Dương Văn Khảm, 1991, “ Xây dựng và khai thác CSDL Phông Phủ Thủ tướng ”, Tạp chí Thông tin học, 4

- Hệ thống mục lục hồ sơ các Phông lưu trữ tại TTLTQG III;

- Hệ thống các loại sổ sách thống kê, tra cứu tại TTLTQG III;

- Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau năm 1945, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, H, 2001…

Ngoài ra, có sử dụng các nguồn tài liệu khác nhau như: ảnh chụp, các thông tin qua phỏng vấn trực tiếp với cán bộ lưu trữ trong quá trình khảo sát thực

tế tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và một số cơ quan lưu trữ của Việt Nam

7 Đóng góp của đề tài

Với mục tiêu đã đặt ra, luận văn hy vọng:

- Trước tiên, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là cơ sở để áp dụng vào việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào trong thời gian tới Ngoài ra, kết quả nghiên cứu còn làm cơ sở cho việc nghiên cứu triển khai xây dựng CSDL cho công tác lưu trữ sau này

- Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho việc triển khai các dự án xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ trên giấy mà còn tài liệu khác sẽ được triển khai trong tương lai trên phạm vi cả nước Lào

- Thứ ba, kết quả nghiên của đề tài sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên muốn tìm hiểu, đi sâu trong lĩnh vực xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ và xây dựng CSDL tra tìm tài liệu trên máy tính hiện đang là vấn đề mới đối với sinh viên Đặc biệt luận văn cung cấp thêm thông tin về tình trạng tài liệu lưu trữ và các giải pháp triển khai xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ và xây dựng CSDL tra tìm tài liệu ở Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, phần nội dung của đề tài được trỡnh bày trong 3 chương:

Ch-ơng 1 : Tổng quan về hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu

l-u trữ và sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống cụng cụ này tại Cục Lưu trữ Nước Cụ̣ng hòa Dõn chủ Nhõn dõn Lào.

Nội dung của chương này nhằm trỡnh bày tổng quan về hệ thống cụng

cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ: khỏi niệm, phõn tớch cỏc nguyờn tắc, yờu cầu, thành phần, cơ cấu của hệ thống cụng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ Bờn cạnh đú, chương này cũn dành một phần mục núi về vai trũ của cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc lưu trữ, trong đú nội dung chớnh là xõy dựng cơ

sở dữ liệu phục vụ tra tỡm thụng tin tài liệu tự động húa

Chương 2 : Hiện trạng hệ thống cụng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

Nội dung chớnh của chương này chủ yếu tập trung vào việc phõn tớch tỡnh hỡnh khai thác sử dụng tài liệu và thực trạng của hệ thống công cụ tra cứu tài liệu l-u trữ phục vụ cụng tỏc sử dụng tài liệu, đồng thời nờu ra cỏc nhận xột về mặt mạnh, mặt yếu của hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào Từ đú làm cơ sở đề xuất cỏc giải phỏp nhằm khắc phục những mặt cũn yếu

Ch-ơng 3 : Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao chất lượng hệ

thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

Đây là chương trọng tâm của luận văn Xuất phát từ sự nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận, kinh nghiệm về xõy dụng hệ thống cụng cụ tra tỡm TLLT

ở trong và ngoài n-ớc cũng nh- thực trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, đề tài đã đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cấp hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u trữ ở Lào

Luận văn này được hoàn thành, ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân còn có sự giúp đỡ thiết thực và nhiệt tình của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, Ban Giám đốc TTLTQG III và toàn thể các bạn bè đồng nghiệp trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình và trách nhiệm của PGS.TS ĐÀO XUÂN CHÚC người đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này Nhân dịp này cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc vì sự giúp

đỡ quý báu đó

Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do lĩnh vực nghiên cứu còn mới mẻ

mà khả năng, trình độ và điều kiện thời gian còn hạn chế Tác giả luận văn mong nhận được sự thông cảm và góp ý chân tình của các thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp để bài luận văn được bổ sung sửa chữa hoàn thiện hơn

Hµ Néi, th¸ng 5 n¨m 2014

Häc viªn

Kh¨mph¨n south¨mmav«ng

1.1.1 Kh¸i niÖm

Nghiên cứu lịch sử vấn đề về sự hình thành và phát triển của hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ CCTCKH có thể cho phép nhận định rằng: hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ được hình thành và phát triển song hành với

sự gia tăng tài liệu – hệ quả của sự phát triển xã hội Từ khi số lượng tài liệu còn ít, con người có thể dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận tài liệu mà không cần sự trợ giúp của các công cụ tra cứu, dần dần do các lĩnh vực hoạt động của xã hội không ngừng phát triển đã sản sinh ra nhiều loại tài liệu, đặc biệt là ngày nay,

sự phát triển của khoa học - công nghệ đã dẫn tới sự gia tăng không ngừng các nguồn tài liệu với tiềm năng thông tin vô tận Đồng thời, nhu cầu của xã hội với việc khai thác sử dụng thông tin trong các nguồn tài liệu đó cũng ngày càng lớn Vấn đề đặt ra là làm thế nào để có thể tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin đó nhanh nhất và có hiệu quả nhất Thực tế đó đã buộc các nhà lưu trữ phải nghiên cứu để lập ra các loại công cụ khác nhau để tra cứu tài liệu và dần dần khái niệm về hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ đã trở nên thông dụng và được sử dụng phổ biến ở tất cả các nước Tuy nhiên, ở mỗi nước và qua mỗi thời kỳ lịch sử khái niệm này có nhiều tên gọi khác nhau Dưới đây là một số quan điểm hay định nghĩa về thuật ngữ CCTCKH tài liệu lưu trữ đang được sử dụng trong công tác lưu trữ ở Việt Nam và một số nước khác

Ở Việt Nam, như phần lịch sử nghiên cứu vấn đề đã nêu, công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ đã được sử dụng trong thực tế của các cơ quan lưu trữ nhưng chính thức khái niệm về hệ thống CCTC chỉ được thể hiện trong một

số giáo trình, sách giáo khoa và một số công trình, đề tài nghiên cứu

Năm 1990, giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội nay là Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân

văn - Đại học Quốc gia Hà Nội định nghĩa: “ Công cụ tra cứu khoa học tài

liệu lưu trữ là những phương tiện tìm tin của các phòng, kho lưu trữ nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và

cá nhân” [24,218] Khái niệm này ngắn gọn dễ hiểu, tuy nhiên mới chỉ dừng

lại ở giới hạn CCTC chứ chưa nêu được khái niệm và tính chất của cả hệ

thống CCTC tài liệu lưu trữ

Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

biên soạn và ấn hành năm 1992 có định nghĩa: CCTC khoa học lưu trữ là các

bản mục lục hồ sơ, các bộ thẻ, các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ được xây dựng trên cơ sở khoa học để thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ [78]

Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ quốc tế năm 1988, thì công cụ tra tìm là tài liệu in hay viết, liệt kê hoặc mô tả một tập hợp tài liệu lưu trữ để giúp những người nghiên cứu khoa học và quản lý biết Các công cụ tra tìm cơ bản gồm có các bộ thẻ, các sách chỉ dẫn, mục lục thống kê, thư mục, bản chỉ dẫn,

sổ ghi nơi để; đối với tài liệu lưu trữ đọc bằng máy công cụ tra cứu là phần mềm [79]

Ở nước Lào, về công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ ch-a ®-îc sù quan tâm vµ đầu tư thích đáng Cho đến nay, chưa có bất cứ công trình nghiên cứu hoặc một đề tài nghiên cứu nào đi sâu nghiên cứu và xây dựng các loại CCTCKH tài liệu lưu trữ V× vËy, đề tài này sẽ là đề tài đầu tiên nghiên cứu về lĩnh vực

này của ngành Lưu trữ Lào Có thể nói rằng, nếu đề tài được nghiên cứu thành công thì sẽ góp phần tích cực trong việc phát triển hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ của ngành Lưu trữ Lào nói chung và tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào nói riêng

Điểm qua một số định nghĩa như trên, có thể cho phép nhận định là trong

số đó, có định nghĩa nặng về phương pháp luận, nêu được tính chất của vấn

đề và có tầm khái quát cao; có định nghĩa nặng về trình bày nội dung vấn đề Nhưng nhìn chung, các định nghĩa đều có một tiếng nói chung là : CCTC tài liệu lưu trữ các phương tiện cần thiết, trợ giúp cho việc quản lý và khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả Trên cơ sở phân tích trên, có thể đi đến

một khái niệm chung như sau: CCTC khoa học tài liệu lưu trữ là các phương

tiện mô tả tìm tin và tài liệu lưu trữ ở nhiều cấp độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hóa nhằm mục đích phục vụ cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu và thông tin tài liệu Toàn bộ các CCTC đó được thành lập trên cơ sở phương pháp luận về khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ

1.1.2 Nguyªn t¾c

Để đáp ứng yêu cầu là cầu nối giữa hiện tại với quá khứ, giữa công tác lưu trữ với mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, CCTCKH tài liệu lưu trữ phải được xây dựng trên cơ sở phương pháp luận khoa học chung thể hiện qua các nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc tổng hợp và toàn diện, nguyên tắc tập trung thống nhất, nguyên tắc bảo mật và nguyên tắc chính trị

Trước hết, nguyên tắc lịch sử là một trong những cơ sở phương pháp

luận quan trọng trong việc nghiên cứu và đánh giá thông tin tài liệu và là cơ

sở để tổ chức hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ Nguyên tắc lịch sử được áp dụng khi xây dựng hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ là phải dựa trên

các mối liên hệ lịch sử giữa các sự kiện phản ánh trong tài liệu Lịch sử và khoa học đã chứng minh rằng, mọi sự kiện, mọi hiện tượng trong xã hội đều

là những sản phẩm được phát sinh, phát triển và tồn tại trong những điều kiện lịch sử nhất định.Tương tự, tài liệu lưu trữ là sản phẩm được hình thành trong quá trình hoạt động của xã hội và mỗi con người là chứng cứ phản ánh mọi dấu ấn của lịch sử Vì vậy, phải có một cách nhìn khách quan và có quan điểm lịch sử khi đánh giá tài liệu được sản sinh trong từng hoàn cảnh lịch sử

cụ thể Điếu này thể hiện ở chỗ, khi mô tả thông tin cho các loại tài liệu lưu trữ hình thành trong điều kiện kháng chiến chống Pháp hoặc chống Mỹ, khi

đó có nhiều tài liệu chưa đủ thể thức văn bản hoặc được thể hiện trên các chất liệu mang tin khác nhau phải xuất phát từ hoàn cảnh lịch sử lúc bấy giờ để thấy được giá trị thông tin của tài liệu Bên cạnh đó, nguyên tắc lịch sử còn thể hiện ở việc tiếp thu, vận dụng và kế thừa có chọn lọc các tri thức và kinh nghiệm xây dựng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ đã được đúc kết từ các thế hệ đi trước ở trong và ngoài nước

Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp đòi hỏi các CCTC tuy có các chức

năng khác nhau nhưng phải được lập thành một hệ thống có mối liên hệ tương

hỗ và bổ sung lẫn nhau, các thông tin đưa vào CCTC phải có tính chất tổng hợp và đầy đủ Vì tài liệu lưu trữ là sản phẩm của các hoạt động xã hội, mà các hoạt động xã hội thì muôn hình muôn vẻ và luôn luôn trong quá trình vận động, biến đổi và liên hệ, tác động lẫn nhau, do đó thông tin phải đưa vào một cấu trúc như thế nào đó để chúng không những không tách rời nhau mà còn

bổ sung hoặc thậm chí nâng cao giá trị của nhau

Ví dụ, khi biên soạn khung phân loại thông tin tài liệu - một trong những yếu tố cơ bản trong hệ thống các CCTC thì việc sắp xếp thông tin theo các cấp độ đề mục, mục, tiểu đề mục phải tuân thủ nguyên tắc là đi

từ cái chung đến cái riêng, trong cái chung có cái riêng và phải thể hiện được tổng hòa của các mối quan hệ trong từng phương diện của một lĩnh vực nào đó

Một trong những nguyên tắc cơ bản nữa là nguyên tắc thống nhất

Ngành Lưu trữ Việt Nam và Lào được tổ chức hoạt động trên cơ sở quản lý tập trung thống nhất của Nhà nước, vì vậy mọi sự chỉ đạo có tính chất vĩ mô liên quan đến phương pháp lý luận hay nghiệp vụ chung về lưu trữ đều phải xuất phát từ mọi chủ trương chỉ đạo của Nhà nước Bên cạnh đó, một yếu tố

vô cùng quan trọng là ngày nay trong điều kiện hội nhập các nền kinh tế trên thế giới, sự phát triển của khoa học công nghệ với các thế hệ máy móc tinh vi đòi hỏi phải có sự chính xác và chuẩn hóa trong nhiều lĩnh vực Vì vậy, việc

mô tả, biên soạn, đánh mã số, ký hiệu các loại CCTC nhất thiết phải thực hiện theo các tiêu chuẩn thống nhất ở mức độ quốc gia và quốc tế

Nguyên tắc bảo mật là một trong những nguyên tắc đặc trưng cho

những người làm công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ Nguyên tắc này đòi hỏi những người làm công tác lưu trữ trước khi trao chìa khóa CCTC cho các đối tượng độc giả tiếp cận với kho báu của quốc gia phải thận trọng

và cân nhắc đến những thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ Đặc biệt những tài liệu lưu trữ chưa hết thời hạn bảo mật nếu đưa ra sử dụng thì sẽ gây phương hại cho lợi ích quốc gia, xâm hại đến đời tư của cá nhân Vì vậy, khi biên soạn các CCTC phải có các điều khoản quy định về hạn chế sử dụng đối với vấn đề này

Cũng như các lĩnh vực khoa học khác như nguyên tắc chính trị đóng

vai trò kim chỉ nam trong suốt quá trình biên soạn CCTC tài liệu lưu trữ Nguyên tắc này đòi hỏi phải có lập trường quan điểm giai cấp rõ ràng, phải xuất phát từ lợi ích của đất nước, của nhân dân khi lựa chọn, mô tả các sự kiện, hiện tượng lịch sử và xã hội trong các CCTC

1.1.3 Yêu cầu

Hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hoàn thiện đòi hỏi phải đáp ứng các yêu cầu sau:

Thứ nhất, phải cung cấp thông tin về toàn bộ tài liệu ở mọi cấp độ theo

hệ thống phân loại tài liệu lưu trữ Nhà nước Như ta đã biết, toàn bộ tài liệu lưu trữ Nhà nước được phân loại theo các cấp độ từ lớn nhất là Phông lưu trữ Quốc gia đến Phông lưu trữ Nhà nước và Phông lưu trữ Đảng Nhân dân Cách mạng Lào được phân bố vào mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước ở Trung ương và địa phương; cấp độ thứ hai là các Trung tâm (kho) lưu trữ, cấp độ ba

là các phông lưu trữ; dưới phông lưu trữ là đơn vị bảo quản (hồ sơ)

Thứ hai, phải đảm bảo tính thống nhất trong phương pháp xây dựng và

bổ sung tương hỗ trong hệ thống các công cụ thống kê và công cụ tra cứu Tính thống nhất thể hiện ở điểm khi xây dựng các loại CCTC phải tuân thủ theo một tiêu chuẩn hay quy định chung nhất, ví dụ đối với mục lục hồ sơ phải lập theo đúng mẫu mà Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành; hoặc là khi xây dựng cơ sở dữ liệu cho các phông tài liệu phải theo đúng các chương trình phần mềm do Cục Lưu trữ Quốc gia Lào chỉ đạo Mối quan hệ và bổ sung tương hỗ giữa các loại CCTC thể hiện ở chỗ, trong hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ có nhiều công cụ đồng thời có hai chức năng là thống kê và tra cứu, ví dụ như mục lục hồ sơ, hoặc là dữ liệu về số phông, tên phông v.v Vì vậy, khi xây dựng công cụ tra tìm thông tin phải tuân thủ nguyên tắc này để đảm bảo số liệu tra tìm phải khớp với số liệu thống kê

Thứ ba, phải đảm bảo tính chính xác, các số liệu cung cấp về thành

phần, nội dung thông tin chứa trong tài liệu phải cụ thể, xác thực và có độ tin cậy cao

Thứ tư, phải đảm bảo tìm tin nhanh, nhiều mặt, nhiều khía cạnh và nội

dung khác nhau Yêu cầu này đòi hỏi hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ phải được thiết kế và xây dựng một cách khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng Ở đây, ứng dụng tự động hóa có vai trò nổi trội

Thứ năm, phải đảm bảo tính kế thừa Tính kế thừa thể hiện ở điểm:

CCTC của lưu trữ cơ quan, lưu trữ tỉnh và lưu trữ Nhà nước dựa trên cơ sở sự

thống nhất các yêu cầu và nguyên tắc xây dựng Sự kế thừa này thể hiện ở sự bắt buộc phải lập danh mục hồ sơ và các CCTC cần thiết ở văn thư và trong lưu trữ cơ quan Sau khi được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan thông qua, danh mục hồ sơ và các loại CCTC được coi như là các công cụ để giám sát và kiểm tra trong quá trình chuyển giao tài liệu vào lưu trữ cố định Sau khi chuyển giao vào lưu trữ cố định, các mục lục đó trở thành một bộ phận của hệ thống CCTC trong lưu trữ Các loại thẻ dùng trong văn thư và thẻ lưu trữ cơ quan có thể được tiếp nhận vào lưu trữ để sử dụng trong thành phần của CCTC như những yếu tố độc lập hoặc là nhập vào các bộ phận tương ứng của bộ thẻ

Thứ sáu, phải hòa nhập với hệ thống thông tin khoa học quốc gia, có

nghĩa là phải là một mạng các hệ thống thông tin còn được tổ chức, phân cấp theo chức năng theo các nhu cầu dùng tin, các khả năng lưu trữ và tổ chức thông tin đáp ứng nhu cầu dùng tin của cả xã hội trong mạng lưới hệ thống thông tin quốc gia

Cùng với các yêu cầu trên đây, điều kiện cơ bản và có tính quyết định đến chất lượng và hiệu quả vận hành của hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ là tất cả tài liệu lưu trữ phải được tập trung bảo quản trong lưu trữ Nhà nước và phải được tổ chức một cách khoa học Có như vậy, hệ thống CCTC khoa học mới được xây dựng thống nhất và ổn định

1.1.4 Thành phần

Thành phần hệ thống CCTC khoa học của từng cơ quan lưu trữ được xác định bởi nhiều yếu tố, trong đó có các yếu tố như: thành phần và nội dung tài liệu, đặc điểm và nhiệm vụ tra tìm, mức độ sử dụng thông tin tài liệu, vật mang tin và các điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật khi xác định thành phần, phạm vi, mức độ phức tạp hay thể loại các loại CCTC phải vận dụng phương pháp phân cấp, có nghĩa là phải căn cứ vào giá trị, ý nghĩa và số lượng tài liệu

của từng đơn vị lưu trữ để có cách tiếp cận Ví dụ đối với các phông lưu trữ

đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung, tần số và nhu cầu sử dụng cao thì đòi hỏi phải được xây dựng CCTC trước và phải chọn loại công cụ nào có khả năng phản ánh chi tiết các khía cạnh thông tin chứa trong tài liệu cùng với các bảng chỉ dẫn bổ trợ đi kèm

Đặc trưng chính là cơ sở của phân loại hệ thống tìm tin là các đặc trưng phạm vi và các đặc trưng chức năng

1.1.4.1 Theo đặc trưng phạm vi cuả tài liệu lưu trữ gồm có:

- Phạm vi Phông Lưu trữ Nhà nước bao gồm các loại công cụ mang tính chất tổng thể cho toàn bộ phông lưu trữ Nhà nước, ví dụ như: Bộ thẻ phông Trung ương hoặc Trung tâm nào đó thích hợp cơ sở dữ liệu Phông Lưu trữ Nhà nước, các loại sách hướng dẫn, chỉ dẫn tổng quan về các viện Lưu trữ Nhà nước

- Phạm vi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (Kho lưu trữ) bao gồm các loại

CCTC mang tính chất xuyên phông, chẳng hạn như: Sách hướng dẫn, Sách sơ yếu về nội dung và thành phần tài liệu của cả kho lưu trữ, các loại sổ nhập, sổ xuất, sổ thống kê các Phông; phiếu phông, mục lục hồ sơ, các bộ thẻ, các bản

sơ yếu, chỉ dẫn theo chuyên đề, báo cáo tổng hợp về lưu trữ

- Mức độ phạm vi trong mọi phông lưu trữ gồm các công cụ tra tìm như: phiếu phông, mục lục hồ sơ, sơ yếu phông, các loại bộ thẻ, các sách chỉ dẫn

- Mức phạm vi từng hồ sơ có các thông tin về tiêu đề nội dung, tác giả,

số tờ, số trang, đặc điểm vật lý v.v

- Mức văn bản cho thông tin về tác giả, nội dung, thể thức văn bản

1.1.4.2 Theo đặc trưng chức năng: Hệ thống CCTC có thể phân loại

theo chức năng thông tin và chức năng thống kê

Những công cụ tra cứu thực hiện chức năng thống kê dùng để xác định

số lượng, tình hình chất lượng của tài liệu đảm bảo việc bảo quản cố định theo

các nguyên tắc tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho, theo phông, theo đơn vị bảo quản Nhóm này gồm có: các mục lục hồ sơ, phiếu phông, danh sách phông, sổ nhập tài liệu, báo cáo tổng hợp các phông

Công cụ tra cứu thực hiện chức năng tra tìm là thông tin toàn diện về

thành phần và nội dung tài liệu theo mọi cấp độ khác nhau để phục vụ cho việc sử dụng rộng rãi Nhóm này bao gồm: các bộ thẻ phông, sách hướng dẫn,

bộ thẻ lưu trữ, sơ yếu phông, mục lục hồ sơ

Ngoài ra, một nhóm công cụ tra cứu không thể thiếu là các công cụ thực hiện chức năng bổ trợ, gồm các loại sách tra cứu, khảo cứu khoa học và lịch

sử, các loại tài liệu có số liệu thống kê, tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ các loại

từ điển v.v

Các chức năng trên không tách rời nhau mà có mối liên quan chung và

sự bổ sung lẫn nhau trong cùng một hệ thống, điều đó thể hiện ở chỗ:

- Những dữ liệu về việc tìm kiếm tài liệu chủ yếu được hình thành trong quá trình thống kê cho nên tài liệu thống kê đóng vai trò nền tảng để lập CCTC;

- Đối tượng thống kê là phông, là hồ sơ và từng văn bản đồng thời cũng

là đối tượng tra tìm;

- Bộ thẻ phông và mục lục hồ sơ thực thi hai chức năng thống kê và tra cứu Mỗi liên quan và sự đồng nhất của một số yếu tố giữa các chức năng là

cơ sở để xây dựng một hệ thống CCTC và thống kê liên kết trong hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ

1.1.5 Cấu trúc của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ

Về mặt cấu trúc, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ bao gồm hệ thống CCTC thủ công truyền thống và hệ thống tra tìm tin tự động

1.1.5.1 Hệ thống CCTC truyền thống

Thực chất của việc xây dựng các CCTC là quá trình mô tả tài liệu kèm theo chỉ dẫn số tra tìm, vì vậy khi biên soạn các CCTC phải căn cứ vào tiêu chí mô tả tài liệu ở mọi cấp độ khác nhau

Trong đề tài nghiên cứu khoa học của các tác giả Trần Thị Hương,

Nguyễn Cảnh Đương (mã số 96-98-042 ) “Nghiên cứu các nguyên tắc và

phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia”,

nhóm tác giả đã nêu rõ: mô tả tài liệu là một quá trình phân tích, so sánh và ghi lại những thông tin về thành phần, nội dung cũng như các đặc tính vật lý của tài liệu lưu trữ với mục đích tạo nên một hệ thống công cụ thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ để phục vụ cho quản lý và tham khảo tài liệu lưu trữ, năm

1998 Tư liệu Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nứơc [59]

Mỗi loại CCTC khoa học tài liệu lưu trữ khác nhau được phân biệt bởi phương pháp, cách thức và nội dung mô tả tài liệu khác nhau Hệ thống CCTC có thể được lập ở các phạm vi như: xuyên kho lưu trữ, xuyên phông và trong một phông Các yếu tố bắt buộc để tạo nên hệ thống CCTCKH bao gồm: mục lục hồ sơ, sách hướng dẫn, các bộ thẻ, cơ sở dữ liệu và khung phân loại thông tin thực thi chức năng của các CCTC và các yếu tố bổ trợ như: Sách chỉ dẫn, sách sơ yếu Dưới đây là phần giới thiệu cụ thể về từng thể loại trong số đó

a Mục lục hồ sơ

Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ và những thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ của mội khối tài liệu nhất định, như một phông hoặc một bộ phận của phông, một phông lưu trữ liên hợp hoặc một sưu tập tài liệu lưu trữ [24], tr, [223]

Mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu cơ bản trong các phòng, kho lưu trữ

Nó chỉ được lập trong lưu trữ sau khi tài liệu đã được chỉnh lý sắp xếp vào các

hồ sơ Mục lục hồ sơ có các chức năng chính như:

- Giới thiệu thành phần và nội dung hồ sơ;

- Cố định trật tự hồ sơ đã được hệ thống hóa theo phương án phân loại tài liệu trong một phông lưu trữ;

- Thống kê các hồ sơ trong một phông, một đơn vị tổ chức của đơn vị hình thành phông, một sưu tập tài liệu lưu trữ hoặc một phông liên hợp

Theo tiêu chuẩn ngành lưu trữ Việt Nam Mục lục hồ sơ ( mã số: 04-1997 ) thành phần mục lục hồ sơ gồm có:

lưu trữ Các yếu tố thể hiện trên thống kê mục lục hồ sơ gồm: các cột, hộp

(cặp) số, hồ sơ số, tiêu đề hồ sơ, ngày tháng bắt đầu và kết thúc, số tờ, ghi chú Có một số mục lục còn có cột thời hạn bảo quản

Yếu tố thứ nhất của phần bổ trợ là tờ bìa, trên đó gồm có các thông tin

về tên cơ quan hay tổ chức lưu trữ, tên gọi mục lục hồ sơ, tên phông, thời gian

của phông Tờ nhan đề bao gồm một số thông tin như trên bìa hồ sơ còn có các yếu tố như: phông số, mục lục số, số trang thời hạn bảo quản Tờ mục lục

là bảng liệt kê các phần, chương, mục trong mục lục hồ sơ tương ứng với các phần chương mục là số thứ tự trang đã được đánh số để tra tìm thuận tiện Nội

dung của lời nói đầu bao gồm các thông tin về lịch sử hình thành phông, lịch

sử phông, đặc điểm của quá trình biên mục và hướng dẫn cách sử dụng mục

lục Bảng chữ viết tắt dùng để giải thích các khái niệm được viết tắt đã dùng

trong mục lục được sắp xếp theo vần A,B,C Ngoài ra còn có các bảng chỉ dẫn

kê tên các sự vật, vấn đề, địa danh, tên người đã được nhắc đến trong tiêu đề

hồ sơ kèm theo chú giải có tác dụng giúp cho việc tra tìm thông tin nhanh chóng Phần cuối của mục lục hồ sơ là chứng từ kết thúc bao gồm các thông tin về số lượng hồ sơ và những đặc điểm của tài liệu trong hồ sơ được thống

kê trong mục lục cùng với chức danh và tên gọi của người lập mục lục

b Sách hướng dẫn (sách chỉ dẫn)

Sách hướng dẫn là một công cụ tra cứu lưu trữ cung cấp những dữ liệu giới thiệu về thành phần và nội dung tài liệu hay phông tài liệu lưu trữ theo một hệ thống nhất định[73,74]

Căn cứ vào tình hình thông tin về các phông của một hoặc một số lưu trữ sách hướng dẫn có thể được phân thành hai loại chủ yếu như: sách hướng dẫn

về các phông trong một (kho) lưu trữ và sách hướng dẫn về các kho lưu trữ Sách hướng dẫn về một kho lưu trữ bao gồm: sách hướng dẫn theo các phông; sách hướng dẫn theo chuyên đề; sách hướng dẫn về kho lưu trữ hay về từng phông, sưu tập tài liệu lưu trữ Sách hướng dẫn xuyên kho lưu trữ bao gồm: sách hướng dẫn các phông của các kho lưu trữ; sách hướng dẫn theo chuyên

đề các phông của các kho lưu trữ

Cấu trúc của sách hướng dẫn bao gồm hai phần: phần chính là phần mô

tả đặc điểm của các phông và tài liệu; phần còn lại mang tính chất tra cứu bổ trợ Việc xây dựng các sách hướng dẫn dựa trên cơ sở các nguyên tắc và đặc trưng phân loại tài liệu lưu trữ quốc gia Cụ thể là đối với các kho lưu trữ bảo quản tài liệu của các thời kỳ lịch sử khác nhau thì các phông được hệ thống theo đặc trưng thời gian; các phông của cùng một thời kỳ thì sắp xếp theo đề

mục Sách hướng dẫn của các Kho lưu trữ cùng thuộc một thời kỳ lịch sử thì các phông lưu trữ được sắp xếp theo đặc trưng ngành hoạt động

Sách hướng dẫn các phông lưu trữ: liệt kê một cách có hệ thống những

đặc điểm của các phông lưu trữ bao gồm: tên gọi phông, số phông, số lượng đơn vị bảo quản, thời hạn thời gian tài liệu, phần chú giải và thư mục

Có thể bổ sung trong phần đặc điểm của phông bằng các thông tin về số lượng hồ sơ nhân sự, về điều kiện tiếp cận và sử dụng

Sách hướng dẫn chuyên đề: liệt kê có hệ thống đặc điểm của các phông

hoặc các bộ phận của phông có tài liệu theo cùng một chuyên đề Nội dung chính cần nêu là tên gọi phông, số phông, giới hạn thời gian tài liệu của phông, số mục lục có tài liệu theo chuyên đề, thực trạng CCTC phông, chú giải và thư mục theo chuyên đề, dẫn liệu về lịch sử hình thành phông và các điều kiện tiếp cận, sử dụng

Sách hướng dẫn kho lưu trữ: dùng để giới thiệu một cách tổng quát về

lịch sử, nội dung và thành phần tài liệu của một kho lưu trữ cụ thể, có vai trò như một xuất bản phẩm khoa học đại chúng Phần chính của sách hướng dẫn

là thông tin về đặc điểm thành phần và nội dung của phông và về các CCTC tài liệu Thông tin về lịch sử phông lưu trữ trình bầy trong phần mở đầu

Sách hướng dẫn về các kho lưu trữ: trình bày có hệ thống đặc điểm của

các kho lưu trữ Ở đây có thể tập trung thông tin về các kho lưu trữ, bảo tàng, thư viện và các kho khác mà thường xuyên bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia

Trong phần mô tả đặc điểm có thể nêu tên gọi của các cơ quan lưu trữ, địa chỉ, loại hình tài liệu, tóm tắt lịch sử, chú giải và điều kiện sử dụng

Mỗi loại sách hướng dẫn cần có bộ máy tra cứu bổ trợ như: tờ nhan đề, mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, phụ lục và các bảng chỉ dẫn

c Các bộ thẻ

* Khái niệm: Bộ thẻ lưu trữ là một loại công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ,

thường ở dạng các tấm thẻ, dùng để giới thiệu nội dung của tài liệu trong đó

có các các thông tin về nội dung tài liệu được phân nhóm theo các đặc trưng chuyên đề, ngành hoạt động hay tác giả và được sắp xếp theo khung phân loại thông tin tài liệu nhất định [24], tr, [230]

Tổ hợp các bộ thẻ khác nhau tạo thành một hệ thống các bộ thẻ lưu trữ Các bộ thẻ lưu trữ có khả năng giới thiệu nội dung tài liệu ở nhiều góc độ, nhiều hình thức khác nhau, trong một Phông lưu trữ hoặc xuyên Phông, trong một kho lưu trữ hoặc xuyên Kho và toàn thể tài liệu của cả Phông lưu trữ Nhà nước

Khác với mục lục hồ sơ, các bộ thẻ không có chức năng thống kê, và khi xây dựng cũng không phụ thuộc vào việc sắp xếp tài liệu trong một kho lưu trữ

* Các loại bộ thẻ lưu trữ bao gồm các bộ thẻ là:

+ Bộ thẻ hệ thống: là bộ thẻ lưu trữ gồm các thông tin tài liệu được

phân nhóm theo các lĩnh vực tri thức và lĩnh vực hoạt động của xã hội, các nhóm tin đó được sắp xếp theo một trật tự lô gíc nhất định ( các cấp độ như đề mục, các mục, tiểu đề mục ) Ví dụ, trong bộ thẻ về lịch sử các cơ quan nhà nước thông tin tài liệu được phân loại theo các ngành, sau đó trong từng

ngành theo các cơ quan trực thuộc, tiếp đó – theo loại cơ quan ( ngân hàng, nhà máy, cơ quan quản lý, hiệp hội ) sắp xếp theo trật tự bảng chữ cái, bên trong theo tên gọi các đơn vị

+ Bộ thẻ sự vật – chuyên đề: là bộ thẻ lưu trữ về một hoặc một số

chuyên đề, trong đó các thông tin tài liệu được phân nhóm theo đặc trưng sự vật và được sắp xếp theo trình tự lô gíc

+ Bộ thẻ sự vật: là bộ thẻ lưu trữ mà các thông tin về các sự vật chứa

trong tài liệu được phân chia và sắp xếp theo vần chữ cái của tên gọi các sự vật đó

+ Bộ thẻ tên gọi: là bộ thẻ mà thông tin tài liệu được phân loại theo

bảng chữ cái tên người được nhắc tới trong tài liệu hoặc là tác giả của tài liệu

Trong bộ thẻ địa dư: thông tin tài liệu được phân loại theo bảng chữ cái

tên gọi địa dư hoặc theo các đơn vị lãnh thổ hành chính

Mỗi cơ quan lưu trữ khi xây dựng bộ thẻ cần căn cứ vào các yêu tố như: cấp độ, cấu trúc, thành phần, nội dung và chất lượng tài liệu, nhu cầu và tần số khai thác sử dụng, chất lượng của các loại CCTC đã có và khả năng cơ

sở vật chất – nhân lực của cơ quan Đặc biệt khi dự kiến kế hoạch cho việc lập các bộ thẻ cần áp dụng phương pháp phân cấp, tức là xác định và lựa chọn các phông lưu trữ thuộc diện ưu tiên hàng đầu để làm thẻ ( các phông có giá trị loại A)

Cơ sở để xây dựng và sắp xếp các bộ thẻ là khung phân loại thông tin tài liệu Các yếu tố mô tả trên tấm thẻ phải bao gồm: tên gọi cơ quan lưu trữ, mã

số, đề mục, tiểu đề mục, thời gian sự kiện, số phông, tên phông, số mục lục,

số đơn vị bảo quản, đơn vị thống kê, số tờ, ngôn ngữ, phương pháp chế tác, tên người lập thẻ và thời gian lập

d Khung phân loại thông tin tài liệu

* Khái niệm:

Chúng ta điều biết rằng, tài liệu lưu trữ là những sản phẩm được hình thành trong sự hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức, đoàn thể xã

hội và cá nhân Lĩnh vực hoạt động của xã hội càng đa dạng và phong phú bao nhiêu thì lượng thông tin chứa trong tài liệu cũng đa dạng và phong phú bấy nhiêu Để có thể khai thác dễ dàng và có hiệu quả những tiềm năng thông tin có trong tài liệu cần phải tổ chức sắp xếp chúng một cách khoa học theo những nguyên tắc và đặc trưng nhất định Một trong những phương tiện hỗ trợ cho việc tổ chức và xây dựng công cụ tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ là khung phân loại thông tin Dưới đây là một số khái niệm truyền thống về khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ

Trong Giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, các tác giả: Đào

Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Định Quyền Nguyễn Văn Thâm định nghĩa: khung phân loại thông tin tài liệu là văn bản sơ đồ về phân loại

các nhóm thẻ được sắp xếp theo một trật tự nhất định, dùng để phân chia các thông tin tài liệu theo các nhóm đó [24], tr,[232]

Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam thì khung phân thông tin tài liệu là bản phân loại thông tin tài liệu lưu trữ được sắp xếp theo các đề mục và các cấp

độ phân loại kèm theo các ký hiệu thông tin để dùng thống nhất cho các bộ thẻ tra tìm thông tin tài liệu lưu trữ [79]

Trong khung đề mục hệ thống thông tin khoa học và kỹ thuật quốc gia của Viện thông tin khoa học kỹ thuật Trung ương ấn hành năm 1987 có định nghĩa: khung đề mục hệ thống thông tin khoa học và kỹ thuật quốc gia là hệ thống phân loại thực dụng của khoa học kỹ thuật, các ngành kinh tế quốc dân cũng như các vấn đề khoa học, kỹ thuật và thực tiễn tổng hợp có tính liên ngành là một sơ đồ phân loại thứ bậc

Giáo trình “ Hướng dẫn việc sắp xếp và tổ chức các Kho Lưu trữ Đông Dương ” của Nhà Lưu trữ Thư viện toàn quyền Đông Dương Pôn Bu – Đê

nêu rằng: khung phân loại tài liệu lưu trữ được xây dựng theo phương pháp

hệ thống Các sự việc được nhóm lại căn cứ vào tính chất của chúng thành

một số loại mục nào đó và được biểu thị bằng một chữ cái Mỗi loại mục lại được chia nhỏ ra nữa theo hệ thống thập phân [9]

Trong khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu trong các bộ thẻ hệ

thống của các cơ quan Lưu trữ Nhà nước Liên Xô đã đưa ra khái niệm: khung

phân loại được xây dụng trên cơ sở phân loại khoa học sự vật hiện tượng, sự kiện hoạt động quốc gia, hoạt động xã hội Khung với tư cách là ngôn ngữ tìm tin, có vai trò rất cơ bản trong việc tổ chức bộ thẻ hệ thống giống như các

hệ thống tra tìm [9]

Như vậy, từ các định nghĩa trên ta có thể hiểu khung phân loại thống

nhất thông tin tài liệu lưu trữ là bảng phân loại thông tin của tài liệu lưu trữ được sắp xếp theo các đề mục và các cấp độ phân loại kèm theo các ký hiệu thông tin Vai trò chính của khung phân loại thông tin là tổ chức các bộ thẻ hệ

thống trong lưu trữ

Tuy nhiên, ngày nay sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ đã có ảnh hưởng lớn, thậm chí làm thay đổi cả một nhận thức hoặc phương thức tiếp cận đối với nhiều sự việc và hiện tượng Những nghiên cứu và ứng dụng thực tế hiện nay có thể cho phép nhận định rằng ngoài vai trò chính như đã nêu trên, KPLTT còn là tiền đề để triển khai và nâng cao hiệu quả áp dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu và kết nối thông tin tài liệu cho toàn bộ kho lưu trữ, với những công dụng cụ thể dưới đây:

- Thứ nhất, khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ có vai trò như là một loại ngôn ngữ tìm tin kiểu phân loại trong việc ứng dụng công nghệ

tự động hóa vào việc xây dựng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ Ngôn ngữ tìm

tin là một tổ hợp các từ, câu, các biểu tượng, các ký hiệu quy ước và các chữ số dùng để phản ánh một nội dung các tài liệu dạng thông tin cấp I [12]

Như chúng ta đều biết rằng việc sử dụng tài liệu lưu trữ thực chất là sử dụng các thông tin chứa trong tài liệu đó, nhưng các thông tin tài liệu lưu trữ

khi được sử dụng sẽ gắn liền với tài liệu vì tài liệu lưu trữ là bằng chứng xác thực của các hoạt động xã hội trong quá khứ Đối với độc giả, những khó khăn cơ bản phải diễn ra trong quá trình sử dụng tin, mà là ở giai đoạn tiếp cận với thông tin Chính vì vậy, trong quá trình tìm kiếm thông tin nhu cầu đặt ra là phải xây dựng được một phương tiện giúp con người tiếp cận nhanh

và chính xác với thông tin, phương tiện đó là ngôn ngữ tìm tin Trong tin học

và thông tin học thuật ngữ này đã được sử dụng phổ biến và cũng đồng nhất với khái niệm “ngôn ngữ thông tin” Khi phân tích tính chất và chức năng, ngôn ngữ thông tin được gọi như một loại ngôn ngữ nhân tạo dùng vào hai mục đích: mô tả thông tin tài liệu trong đó có biên mục mã hóa và tra tìm tài liệu Để phục vụ trực tiếp cho người sử dụng thông tin người ta thường tập trung nhiều vào vai trò tìm tin, và do đó, dần dần trong phần bảo đảm ngôn ngữ của các hệ thống công cụ tra cứu khoa học được gọi là ngôn ngữ tìm tin

Về hình thức các ngôn ngữ nhân tạo được thể hiện ở nhiều thể loại khác như khung phân loại, khung đề mục, sơ đồ hệ thống hóa, từ điển từ chuẩn, các chỉ dẫn sự vật chuyên đề, các ký hiệu, khái niệm Mỗi một biểu như vậy đều mang một kiểu chỉ dẫn để tiếp cận đến thông tin Như vậy, có thể hiểu rằng ngôn ngữ tìm tin là kết quả của quá trình phân tích, xử lý thông tin để rút ra từ khối lượng lớn các dữ liệu gốc ( thông tin cấp I ) đưa ra được các thông tin có tính bao quát ( thông tin cấp II ) cần thiết cho nhu cầu tìm tin của con người Nói một cách khác, ngôn ngữ tìm tin bao gồm một danh mục các biểu tượng

cơ bản, các ngữ nghĩa được chuyển vị theo những nguyên tắc nhất định để mô

tả và tìm lại các thông tin tài liệu đầu Kết quả của việc tìm tin phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng phân tích tài liệu để hình thành ngôn ngữ tìm tin Đặc trưng quan trọng nhất của ngôn ngữ tìm tin là khả năng thể hiện và trả lời cho những thông tin cần thiết được đặt ra, qua đó xác định được mối quan hệ phụ thuộc chặt chẽ của tài liệu đối với một hệ thống các khái niệm với tư cách là