e. Chú giải về địa điểm sự kiện:……….. f. Chú giải về vật mang tin:………. 7. Thời gian của tài liệu:
a. Bắt đầu:…………b. Kết thúc:………..
8. Ngôn ngữ:………
9. Bút tích:………
10. Số lượng tờ:……… 11. Thời hạn bảo quản:……… 12. Chế độ sử dụng:………. 13. Tình trạng vật lý:
a. Rách, thủng:……tờ b. Nấm mốc:……..tờ c. Chữ mờ:………..tờ d. Ố, giòn………...tờ
Kèm theo phiếu tin là bản hướng dẫn biên mục phiếu tin, trong đó nêu nên các yêu cầu chung và hướng dẫn chi tiết, cụ thể cách biên mục cho từng trường. (Phụ lục 4.2)
5.2.2.4. Biên mục phiếu tin:
Biên mục phiếu tin được tiến hành sau khi đã có chương trình phần mềm, khung phân loại thông tin và phiếu nhập tin.
Thực chất của việc biên mục phiếu tin là mô tả hồ sơ tài liệu lên phiếu tin. Yêu cầu của việc điền phiếu tin phải theo văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Trong thực tế ở TT III, việc biên mục phiếu tin được tiến hành theo nhiều cách. Đối với các phông tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh và đã có thẻ tạm hoặc mục lục hồ
sơ từ trước, thì có thể sử dụng mục lục hồ sơ hoặc thẻ tạm để biên mục biểu ghi. Cách này chỉ có thể áp dụng khi các yếu tố thông tin trong mục lục hay trong thẻ đã thể hiện đủ yếu tố thông tin cần mô tả. Nếu không, phải trực tiếp xem hồ sơ để bổ sung thông tin, nhất là các chú giải. Cách thứ hai, khá phổ biến hiện nay là việc biên mục biểu ghi được tiến hành ngay trong quá trình chỉnh lý tài liệu. Có nghĩa là, sau khi hồ sơ đã được lập, có thể mô tả các yếu tố thông tin của hồ sơ lên phiếu nhập tin. Cách này được tiến hành đồng thời với thời điểm chỉnh lý trực tiếp tài liệu, nên có thể đưa ngay những thông tin cần thiết từ tài liệu lên phiếu tin, và vì vậy vừa tiết kiệm được thời gian và thông tin có độ chính xác hơn.
Phải nói rằng, việc biên mục đầy đủ các trường của phiếu tin là việc không đơn giản, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức, yêu cầu mức độ đầy đủ và chính xác, nhất là xác định ký hiệu thông tin cho từng nội dung của hồ sơ. Chất lượng của việc biên mục phiếu tin không những có có ảnh hưởng đến nội dung, chất lượng của CSDL mà cả hệ thống đầu ra sau này. Trong thực tế vấn đề này thường xảy ra khi biên mục tên người hay tên nước của nước ngoài không có sự thống nhất, lúc thì phiên âm theo vần chữ cái La tinh, lúc thì theo tiếng Hán, có lúc thì để nguyên như tên gốc, điều đó rất khó xử lý.
5.2.2.5. Nhập dữ liệu:
Trên cơ sở phần mềm đã cài đặt và phiếu tin đã được biên mục, dữ liệu được nhập vào máy để tạo CSDL.
Việc nhập dữ liệu vào máy ở TT III mới bắt đầu được triển khai trong thời gian gần đây và số lượng dữ liệu được nhập mới ở mức rất khiêm tốn, chủ yếu tập trung vào một số phông quan trọng, có nhu cầu khai thác cao và cơ bản là đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.
5.2.2.6. Tìm kiếm
Dữ liệu sau khi nhập xong được đưa vào sử dụng tại phòng đọc. Ở đây, độc giả có thể tra tìm dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau như: nội dung, địa chỉ lưu trữ, tình trạng vật lý cũng như các thông tin bổ trợ khác như: ký hiệu thông tin, tên phông, mục lục số, nội dung hồ sơ, chú giải, ngôn ngữ, bút tích, số tờ, mức độ sử dụng
v.v…Đến nay đã có CSDL của các phông: Quốc hội, Phủ Thủ tướng, Bộ Nội vụ, Bộ Vật tư, Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh được đưa ra phục vụ sử dụng tại Phòng Đọc của TT.
Bên cạnh việc lưu giữ để quản lý và tra tìm ở trên máy, dữ liệu còn được sao lưu bảo hiểm trên đĩa CD- ROM và được in ra thành mục lục hồ sơ có cấu trúc như một mục lục hồ sơ truyền thống hoặc mục lục chuyên đề.
2.5.3. Một số nhận xét về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hiện nay của TT III. dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hiện nay của TT III.
Như trên đã phân tích, mặc dù đã được đặt vấn đề nghiên cứu và thử nghiệm từ cuối những năm 80 và đầu những năm 90, nhưng phải nói rằng CNTT mới thực sự đi vào ứng dụng thực tế tại TT III từ đầu những năm 2000. Từ thực tế 2 năm tiến hành ứng dụng CNTT tại TT III có thể rút ra một số nhận xét như sau:
Về ưu điểm:
Thứ nhất, TT LTQG III chỉ là một đơn vị ứng dụng. Việc ứng dụng CNTT tại
TT III được đặt dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất của Cục Lưu trữ Nhà nước, cụ thể là Cục đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về ứng dụng CNTT trong văn thư- lưu trữ, đã nghiên cứu và trang bị cho các TT phần mềm, phiếu nhập tin và cử các chuyên gia tin học đến hướng dẫn và chuyển giao công nghệ trực tiếp cho cán bộ TT.
Thứ hai, về tổ chức và cán bộ, từ chỗ không có gì, Cục Lưu trữ đã cho phép TT III thành lập nên một phòng gọi là phòng Tin học và Công cụ tra cứu với một trong những chức năng nhiệm vụ chính là xây dựng các CSDL phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia hiện đang bảo quản tại TT theo phần mềm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Phòng có một đội ngũ cán bộ bao gồm một số lưu trữ viên và kỹ thuật viên tin học.
Thứ ba, về cơ sở vật chất, từ chỗ chỉ có một số máy tính chỉ dành riêng cho
công tác văn thư và Ban Giám đốc, đến nay, TT III đã được trang bị hệ thống máy chủ với nhiều máy tính cùng các trang thiết bị đi kèm như máy in, máy quét…
Thứ tư, nhận thức được tầm quan trọng của CNTT nên Ban Giám đốc TT III đã giành nhiều sự quan tâm và chỉ đạo kịp thời cho công tác này.
Thứ năm, đại bộ phận cán bộ trong cơ quan đều nhận thức được vai trò, tầm
quan trọng và tính cấp bách của việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ và có ý thức học hỏi để không ngừng nâng cao trình độ, dần dần đáp ứng nhu cầu mà công việc mới đòi hỏi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thứ sáu, sau một thời gian ngắn, một lượng không nhỏ dữ liệu của một số phông quan trọng đã được nhập vào máy và lập thành mục lục phục vụ tra cứu tự động và thủ công tại phòng đọc.
Tồn tại:
Một là, đối với các cơ quan lưu trữ, ứng dụng CNTT là một lĩnh vực công nghệ còn hết sức mới mẻ và phức tạp. Để tiếp cận với lĩnh vực này đòi hỏi phải có một quá trình tiếp cận và đúc rút kinh nghiệm. Là một đơn vị trực thuộc với chức năng thử nghiệm và ứng dụng các kết quả nghiên cứu của Cục trong lĩnh vực CNTT, thời gian qua TT III đã nghiêm túc tuân thủ chặt chẽ mọi sự chỉ đạo của Cục với những nỗ lực cố gắng và tinh thần cầu thị và đã đạt được một số hiệu quả nhất định. Tuy nhiên, nói chung, sự chỉ đạo nghiệp vụ của Cục chưa được thường xuyên, liên tục và kịp thời; sự phối hợp giữa chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn lưu trữ với kỹ thuật tin học còn chưa cao, có khi chưa thống nhất…
Hai là, về mặt công nghệ, ở TT III chỉ mới triển khai việc xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu, chưa triển khai việc xây dựng CSDL quản lý phông và sưu tập tài liệu cũng như CSDL tới từng văn bản. Hệ thống phần mềm CSDL Access không đáp ứng yêu cầu quản trị những CSDL lớn, do đó trong quá trình nhập tin vào máy dữ liệu thường bị nhiễu hoặc bị mất. Mặt khác, chương trình chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra là tìm tin nhanh, đa diện và xuyên phông, chưa triết xuất được đầu ra theo các tiêu chí khác nhau; việc in ấn còn nhiều bất cập…Tính đến nay, đã có khoảng chục phông được xây dựng CSDL nhưng mới chỉ có một số phông được đưa ra phục vụ tra tìm ở phòng đọc ở dạng đơn lẻ . Do hệ thống mạng
nội bộ chưa hoàn chỉnh và cơ chế truy cập chưa ban hành nên dữ liệu nhập vào chưa được kết nối để sử dụng rộng rãi.
Ba là, trình độ năng lực cán bộ còn hạn chế. Việc ứng dụng CNTT trong lưu
trữ còn quá mới mẻ đòi hỏi cán bộ không những phải có trình độ về tin học nhưng còn phải có hiểu biết về nghiệp vụ lưu trữ cũng như các kiến thức tổng hợp khác. Đối với đại đa số công chức ở TT III, việc ứng dụng CNTT trong lưu trữ là một lĩnh vực còn hết sức mới mẻ đòi hỏi phải có một quá trình quá độ và chuyển dần từ truyền thống sang hiện đại. Phòng Tin học và CCTC mới được thành lập với một lực lượng cán bộ còn quá mỏng. Hiện tại có 4 cán bộ biên chế, trong đó chỉ có hai cán bộ có trình độ trung cấp về tin học nhưng lại không có nghiệp vụ về lưu trữ.
Bốn là, cơ sở vật chất còn chưa đáp ứng, thiếu đồng bộ. Nhờ có kinh phí thuộc công trình XDCB nên TT III được trang bị một số máy tính, nhưng đều là máy của các hãng sản xuất tại Đông Nam Á, có cấu hình thấp. Các thiết bị tin học khác chưa có gì ngoài máy in và một số thiết bị lưu điện cộng modem. Bên cạnh đó do không có khoản kinh phí chi cho việc sao lưu dữ liệu và duy tu bảo dưỡng máy móc nên trong quá trình vận hành máy gặp sự cố chưa có điều kiện khắc phục, làm ảnh hưởng đến hiệu xuất cũng như sự an toàn của dữ liệu.
Tiểu kết chƣơng 2:
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III là một trong những 3 trung tâm lưu trữ lớn của nhà nước Việt Nam. Với chức năng quản lý các loại hình tài liệu lưu trữ sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước Việt Nam từ sau năm 1945 đến nay, TLTQG III đang bảo quản hàng trăm phông tài liệu lưu trữ có giá trị với các loại hình và chất liệu khác nhau, phản ánh mọi mặt đời sống kinh tế chính trị của đất nước.
Thời gian qua, tài liệu lưu trữ của TT III đã luôn được khai thác sử dụng dưới nhiều hình thức khác nhau và đã mang lại nhiều lợi ích cho xã hội. Trợ giúp đắc lực cho công tác khai thác sử dụng tài liệu là hệ thống các mục lục hồ sơ cùng một số sổ sách có liên quan.
Bên cạnh hệ thống CCTC truyền thống, thời gian gần đây, thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước, dưới sự chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, TT III đã bước đầu triển khai việc ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL phục vụ cho việc quản lý và tra tìm tài liệu và đã đặt được kết quả nhất định.
Tuy nhiên, khảo sát thực trạng của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hiện nay tại TT III cho thấy rằng hệ thống này còn xa mới đáp ứng được yêu cầu đề ra. Điều đó thể hiện ở chỗ: chưa có hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hoàn chỉnh; công cụ quản lý và tra cứu chủ yếu chỉ có mục lục hồ sơ, nhưng phần lớn mục lục hồ sơ chưa đảm bảo chất lượng; còn thiếu nhiều loại CCTC truyền thống khác như các bộ thẻ, sách hướng dẫn, sách sơ yếu hay các loại chỉ dẫn khác; cơ sở dữ liệu mới được xây dựng cho một số phông nhưng do nhiều yếu tố trong đó có yếu tố phần mềm, cơ sở hạ tầng, trình độ cán bộ v.v… nên chưa phát huy hết hiệu quả phục vụ tra tìm tài liệu. Thực trạng đó có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu xuât quản lý và hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại TT III.
Nhận thức được các vấn đề trên để đưa ra các giải pháp có thể thực thi nhằm nâng cao chất lượng hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ ở TT III là một trong những nhiệm vụ cấp bách và cần thiết.
Chƣơng 3
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO
HỆ THỐNG CCTCKH TÀI LIỆU LƢU TRỮTẠI TTLTQG III
Quá trình nghiên cứu lý luận cũng như thực trạng những vấn đề đã nêu trong các chương mục của luận văn có thể cho phép khẳng định rằng để xây dựng và tiến tới hoàn thiện hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ góp phần đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội đòi hỏi phải tiến hành đồng thời nhiều giải pháp, trong đó những giải pháp liên quan đến kỹ thuật nghiệp vụ, cơ chế quản lý, cơ sở vật chất và nhân lực là những giải pháp mang tính quyết định. Đó cũng là những nhóm giải pháp chính mà luận văn sẽ đi sâu phân tích trong các phần mục dưới đây.
3.1. Nâng cấp và bổ sung hệ thống CCTC tài liệu lƣu trữ truyền thống.
3.1.1. Mục lục hồ sơ
Như đã đề cập ở trên, hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ của TT III còn rất nghèo nàn và đơn sơ, chủ yếu là mục lục hồ sơ. Do đó trọng tâm của công việc là rà soát lại tất cả các mục lục hồ sơ để phân thành các loại với từng mức độ nâng cấp khác nhau.
Đối với những mục lục đạt tiêu chuẩn đề ra cả về nội dung và hình thức và đáp ứng được nhu cầu tra cứu tài liệu thì nên tiếp tục duy trì sử dụng, nhưng phải bổ sung thêm các bảng chỉ dẫn phụ trợ như tờ nhan đề, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt… nếu trong mục lục còn thiếu.
Đối với mục lục mà nội dung mô tả thông tin đáp ứng việc tra tìm tài liệu nhưng ở trong tình trạng vật lý xấu như chất liệu giấy đen, mờ khó đọc, hoặc bị rách, ố hoặc là chưa đóng quyển và không có bìa thì cần sao in sang mục lục mới với chất liệu giấy tốt hơn và hoàn thiện hình thức trình bầy.
Đối với các loại mục lục thuộc các dạng như: chất lượng mô tả thông tin thiếu chính xác, còn lập để sử dụng tạm thời, một phông có nhiều mục lục rời lẻ, chồng chéo thông tin và thời gian, lẫn lộn thời hạn bảo quản vĩnh viễn với tạm thời… thì tốt nhất nên làm lại mục lục mới trên cơ sở tiến hành chỉnh lý nâng cấp lại tài liệu.
3.1.2. Thẻ
liệu tại TTLTQG III không có các loại thẻ tra cứu truyền thống. Hiện nay, việc lập các bộ thẻ tra cứu cũng không là giải pháp lựa chọn đối với TT III, bởi các lý do sau:
Thứ nhất, thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước, và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, toàn ngành lưu trữ, trong đó có TT III đang triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. Với những tính năng ưu việt của công nghệ thông tin (như đã trình bầy trong mục 2.5 của luận văn), từ cơ sở dữ liệu có thể triết xuất được các loại đầu ra đáp ứng mọi nhu cầu tìm tin. Hơn nữa, ngoài việc tra tìm tin tự động trên máy, từ cơ sở dữ liệu có thể triết xuất và lập nên các loại mục lục hồ sơ, mục lục theo các đặc trưng khác nhau như chuyên đề, sự vật, địa dư hay tên gọi...
Thứ hai, song song với hệ thống cơ sở dữ liệu tra tìm tự động hóa, hệ thống mục lục hồ sơ là công cụ có thể thay thế thẻ, do đó sẽ giảm thiểu chi phí và nhân lực cho việc làm thẻ, tiết kiệm diện tích, giá tủ bảo quản thẻ.
3.1.3. Sách chỉ dẫn
Tiếp tục hoàn thiện bản thảo (dịch sang tiếng Anh) để trình Cục Văn thư và (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});