Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A.LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 5 1. 1.2.Lịch sử hình thành UBND phường Mỹ Đình 2. 5 1.1.2.Chức năng. 6 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Mỹ Đình 2. 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2. 7 1.2.1. Tình hình tổ chức. 7 1.2.2. Chức năng. 7 1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 1.2.4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2. 8 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 8 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1. Về công tác văn thư. 12 2.2.2. Về công tác lưu trữ 13 Chương 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 15 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 15 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư – lưu trữ) của cơ quan, tổ chức. 16 3.3. Một số khuyến nghị 19 3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 19 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ tại cơ quan. 20 C. PHẦN KẾT LUẬN 22 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

A.LỜI NÓI ĐẦU 1

B NỘI DUNG 4

Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 5

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 5

1 1.2.Lịch sử hình thành UBND phường Mỹ Đình 2 5

1.1.2.Chức năng 6

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Mỹ Đình 2 6

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2 7

1.2.1 Tình hình tổ chức 7

1.2.2 Chức năng 7

1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 8

1.2.4 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2 8

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 8

2.1 Hoạt động quản lý 9

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12

2.2.1 Về công tác văn thư 12

2.2.2 Về công tác lưu trữ 13

Chương 3 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 15

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 15

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ (hoặc công tác

văn thư – lưu trữ) của cơ quan, tổ chức 16

3.3 Một số khuyến nghị 19

3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 19

3.3.2 Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ tại cơ quan 20

C PHẦN KẾT LUẬN 22

D PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

A.LỜI NÓI ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con ngườingày càng cao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú Tuy nhiên, dobộ não con người có sự giới hạn, họ không thể nhớ nổi các thông tin được ghichép lại Vì thế, con người đã nghĩ ra cách lưu giữ hồ sơ, tài liệu để phục vụcho các hoạt động công tác của mình Công tác văn thư, lưu trữ ra đời cũngnhằm giải quyết nhu cầu cấp bách đó

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả cáclĩnh vực của đời sống xã hội Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư,lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chứcnăng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quátrình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tàiliệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây

là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trịpháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ,bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơnnhiều Do đó, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của mỗi

cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực công tác có vai trò và tầm quantrọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan,

tổ chức

Ngày nay, khái niệm văn thư, lưu trữ không còn xa lạ trong các cơquan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phươngtiện giao tiếp chính thức với nhau Làm các công việc như soạn thảo văn bản,quản lý văn bản, sau đó thực hiện các thao tác thu thập,chỉnh lí đưa vào kho

…, ta có thể thấy rằng công tác Văn thư – Lưu trữ có mặt ở hầu hết các cơquan, đơn vị Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan,góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan vàtrong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máynhà nước

Công tác văn thư lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của các cơquan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớnhay nhỏ Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mìnhđều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách,phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lạinhững sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đốivới văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quantrực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy,

có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác vănthư, lưu trữ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác vănphòng Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giảiquyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quanCùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiệnđại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vaitrò quan trọng của công tác Văn thư-Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hànhchính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chươngchính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạtđộng quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan

Trong lần thực tập này, mới mục đích giúp sinh viên học hỏi, thâmnhập vào môi trường thực tế và tự làm những công việc mà bấy lâu chỉ đơngiản là học trên lý thuyết nay đã giúp cho bản thân em có thể tự tin khi giaotiếp cũng như thành thạo công việc và hiểu hơn về bản chất ngành nghề màmình đang theo học

Đây là lần đầu tiên sau 4 năm học em đã chính thức tự đi tìm địa điểmthực tập và chính bản thân cũng đã làm những công việc mình cho rằng quákhô khan Cũng bởi những suy nghĩ như vậy em đã hiểu hơn về bản chất côngviệc của mình và chọn cho mình nội dung thực tập tốt nghiệp đi sát vào đúngtình hình thực trạng công tác văn thư, lưu trữ hiện nay

Chính bởi vì văn thư, lưu trữ quá khô khan nên trong những buổi đầu

em đã gặp không ít khó khăn:

 Khó khăn khi thực hiện các thao tác nghiệp vụ còn bỡ ngỡ

 Chưa sử dụng thành thạo máy tính cũng như các thiết bị trong phòng

 Chưa trang bị đầy đủ kiến thức

 Chưa biết cách khai thác tài liệu

Song, bên cạnh đó cũng gặp được rất nhiều thuận lợi từ phía cán bộnhân viên trong cơ quan đã nhiệt tình giúp đỡ và chỉ dạy cho em những điềucòn thiếu sót

Theo kế hoạch của Nhà trường nói chung và của Khoa Văn thư – Lưutrữ nói riêng,cũng như được sự tiếp nhận của cơ quan em đã có thời gian 2tháng (10/1/2017 –10/3/2017) để đi thực tập tại Ủy ban Nhân dân phường MỹĐình 2

Từ những kiến thức đã được học cùng với thời gian thực tập như trên

đã không chỉ giúp em hoàn thiện hơn kiến thức có sẵn mà còn giúp em thànhthạo hơn trong công việc

Là một cán bộ Văn thư trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bịcho mình một số kiến thức cơ bản Trước hết là sự nhận thức rõ ràng vềcông tác Văn thư cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Vănthư đối với sự phát triển của Đất Nước, thấy được những bất cập trong côngtác này ở cơ quan Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộtrẻ như chúng tôi là rất lớn Đợt thực tập đã giúp em nhận ra được nhữngđiểm yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinhnghiệm trong quá trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ Văn thư –Lưu trữ,

từ đây em có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn màchương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ

Có thể nói đợt thực tập này đã giúp em nắm chắc hơn được kiến thứcchuyên môn và trưởng thành hơn trong công việc

Báo cáo sau đây là kết quả của lần thực tế kết hợp với kiến thức đã học

để thu về những thành quả bổ ích Với bài báo cáo của mình, em xin được

trình bày tất cả những gì đã thấy, được chính tay mình làm so với lý thuyết đãđược học ở trường trong suốt thời gian thực tập tại cơ quan.

Báo cáo gồm 03 chương:

Chương 1: giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư – lưutrữ) của cơ quan, tổ chức

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,khuyến nghị

Trong lần thực tập này em đã áp dụng kiến thức học được và thực hànhtại cơ quan Vì thời gian có hạn nên trong lần thực tập này e còn nhiều thiếusót mong được mọi người chỉ dạy nhiều hơn

Qua đây, em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình tới các anh/chị cán bộ nhân viên Uỷ ban Nhân dân phường Mỹ Đình 2 đã nhiệt tình giúp

đỡ, đôn đốc, động viên em hoàn thành tốt báo cáo kiến tập này Em xin trântrọng cảm ơn ban lãnh đạo cơ quan,tổ chức đã nhiệt tình chỉ dẫn, tạo điều kiệnthuận lời cho em trong suốt thời gian kiến tập tại trường Và em cũng xinđược gửi lời cảm ơn tới thầy cô giảng viên của Khoa Văn thư – Lưu trữ,trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã cung cấp cho em những kiến thức nền tảngkiến thức cơ bản và đào tạo điều kiện tổ chức đợt thực tập này cho chúng em

Em xin hứa sẽ cố gắng học tập tốt hơn nữa, đem những kiến thức đãđược trang bị ở trường và thực tế để đóng góp hết mình cho ngành nghề, côngviệc sau này của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Phạm Thị Hạ

B NỘI DUNG

Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG

MỸ ĐÌNH 2 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức.

1 1.2.Lịch sử hình thành UBND phường Mỹ Đình 2.

Mỹ Đình là một xã cũ thuộc huyện Từ Liêm, Hà Nội Đây là một trongnhững xã có tốc độ đô thị hóa cao nhất huyện Từ Liêm, có nhiều công trìnhcấp quốc gia như: Khu liên hợp thể thao quốc gia Mỹ Đình, Trung tâm Hộinghị Quốc gia

Phường Mỹ Đình 2 nằm ở phía tây Thủ đô Hà Nội, cách trung tâmthành phố 10 km Phường Mỹ Đình 2 tiếp giáp với các phường sau:

+ Phía Bắc giáp phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy

+ Phía Nam giáp phường Mỹ Đình 1

+ Phía Đông giáp phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy

+ Phía Tây giáp phường Cầu Diễn

Phường Mỹ Đình 2 được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP, trên cơ sở một phần diện tích tự nhiên và dân số của xã Mỹ Đình trước đây,với diện tích tự nhiên 197 ha và 26.991 nhân khẩu gồm các tổ dân phố: Phú

Mỹ và 6 tổ dân phố ở khu đô thị Mỹ Đình 2

Nơi đây có các tuyến đường giao thông huyết mạch chạy qua như:đường Phạm Hùng, đường Lê Đức Thọ, thuận lợi cho phát triển kinh tế - xãhội

Từ ngày thành lập phường đến nay, Đảng bộ, chính quyền và nhân dânluôn nêu cao tinh thần đoàn kết, vượt qua mọi khó khăn xây dựng phườngphát triển về mọi mặt Kinh tế phát triển mạnh theo cơ cấu: dịch vụ - côngnghiệp – nông nghiệp Văn hóa xã hội có nhiều tiến bộ, đời sống vật chất, tinhthần của nhân dân được cải thiện rõ rệt, an ninh quốc phòng được bảo đảm.Công tác xây dựng Đảng và hệ thống chính trị được tăng cường

Hiện nay, trên địa bàn phường có khoảng 300 cơ quan, doanh nghiệpđóng trên địa bàn, đặc biệt có Khu Liên hợp Quốc gia, Bến xe Mỹ Đình…

Dân cư Mỹ Đình chủ yếu là thuần nông, buôn bán nhỏ, lao động phổthông… Dân cư đông, thành phần dân cư đa dạng phân bố không đồng đều,mật độ dân cư trung bình 1.864 người/km2, chủ yếu tập trung ở 4 thôn và cáckhu đô thị mới xây dựng Dân cư trên địa bàn đều có nơi ở ổn định, chấp hànhtốt mọi chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước

1.1.2.Chức năng.

UBND phường Mỹ Đình 2 có chức năng quản lý hành chính Nhà nướctrên địa bàn theo phân cấp và ủy quyền của cơ quan Nhà nước cấp trên chịutrách nhiệm trước nhân dân địa phương

Được quy định tại điều 2 và 3 Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủyban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Mỹ Đình 2.

 01 Chủ tịch hội Cựu chiến binh.

 01 chủ tịch hội Nông dân

 01 Bí thư Đoàn thanh niên

 01 Trưởng công an

Tài liệu trong kho được phân loại theo phương án: Mặt hoạt động –Thời gian, cụ thể như sau:

lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tàiliệu lưu trữ của cơ quan; hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưutrữ, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan.

1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn.

 Tiếp nhận và đăng kí văn bản đến

 Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của cấp trên

 Cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo cơ quan phục vụ cho hoạtđộng quản lý ở phường

 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản

 Bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định

 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

 Xác định giá trị tài liệu

 Bảo quản tài liệu trong kho

 Là cầu nối giữa các cán bộ, nhân viên với lãnh đạo trong cơ quan

1.2.4 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2.

Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ UBND Phường MỹĐình 2 gồm có 01 công chức văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN

NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 2.1 Hoạt động quản lý

Trong hoạt động quản lý của UBND phường Mỹ Đình 2, hiện nay hầuhết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành với các lĩnh vựcđều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc ban hành và tổchức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư, lưu trữ nói chung Do

đó, hoạt động quản lý của công tác văn thư, lưu trữ qua khảo sát tại cơ quanđược thể hiện những điểm sau:

 Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động quan trọng trong quản lý Nhànước Thông qua công tác này, lãnh đạo cơ quan có thể nắm bắt được tìnhhình công việc, hồ sơ, tài liệu trong cơ quan Do đó, công tác xây dựng, banhành văn bản về văn thư – lưu trữ cũng là khâu quan trọng để giúp cán bộ vănthư, lưu trữ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Tuy nhiên, tại cơ quan chưa banhành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ nào về công tác Văn thư – Lưu trữ mà chỉthực hiện các nghiệp vụ theo quy định của các văn bản quy phạm pháp luậtcủa Nhà nước Bởi vậy, tại cơ quan vẫn xảy ra nhiều sai xót trong quá trìnhthực hiện công tác chuyên môn, chưa đảm bảo được đầy đủ nội theo mà cấptrên yêu cầu

 Quản lý phông lưu trữ tại UBND phường Mỹ Đình 2 được sản sinhtrong quá trình hoạt động quản lý nhà nước của UBND phường như: Quyếtđịnh, Báo cáo, Kế hoạch,Tờ trình, Biên bản, Công văn, Số duyệt… và các loạivăn bản thông thường khác Mỗi một cơ quan, tổ chức trong quá tình hìnhthành và phát triển sẽ sản sinh ra một khối lượng tài liệu phản ánh quá trìnhhình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức đó Bởi vậy mà mục tiêu đặt racho việc quản lý là chặt chẽ, thống nhất nhằm nâng cao hiệu quả trong côngtác văn thư, lưu trữ Hệ thống tài liệu trên hiện nay không những được bảoquản an toàn với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại mà còn được đưa vào khaithác góp phần vào việc nghiên cứu khoa học, tìm hiểu lịch sử của các tổ chức

và cá nhân trong cơ quan nói riêng và cả nước nói chung Phường Mỹ Đình 2hiện đang bảo quản toàn bộ khối tài liệu thuộc phông UBND phường MỹĐình 2 từ ngày 27 tháng 12 năm 2013 đến nay.

 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học –Công nghệ (KHCN) trong hoạt động lưu trữ của cơ quan vẫn chưa có bướcphát triển nhiều Nhìn chung đa số các phòng ban và phòng văn thư, lưu trữ

sử dụng máy tính để tiếp nhận và chuyển giao văn bản Tại đây được đặt máy

in nhằm phục vụ cho công tác của nhân viên KHCN hiện nay đã được ứngdụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rấtcao Việc ứng dụng KHCN trong công tác văn thư là nhu cầu mang tínhkhách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từthủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trongkhâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tínhhiện đại trong giải quyết công việc Ứng dụng KHCN vào công tác văn thư vàlưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây làlĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt độngcủa một cơ quan, đơn vị

 Công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong các lĩnh vựccủa đời sống xã hội; đây là nhiệm vụ không thể thiếu trong hoạt động lãnhđạo, điều hành của các cơ quan, tổ chức, do vậy, việc tổ chức bồi dưỡng, đàotạo, đào tạo lại cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ

là nhiệm vụ thường xuyên của các tổ chức, cơ quan, nhất là đối với các cơquan hành chính, sự nghiệp Hiện tại, do công tác văn thư, lưu trữ ở phườngchưa được chú trọng, nên chưa tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụcho cán bộ, nhân viên Tuy nhiên, công tác khen thưởng dành cho cán bộ cónăng lực trong công việc và đạt thành quả tốt vẫn được tổ chức hằng năm vàtheo nhiệm kỳ nhằm tuyên dương cán bộ và thúc đẩy họ làm tốt công việc củamình hơn

 Toàn thể cán bộ, nhân viên văn thư – lưu trữ của cơ quan luôn làm

theo nội quy mà lãnh đạo đề ra khi tiếp đón công dân Công tác văn thư – lưutrữ luôn được thực hiện theo đúng quy trình Cán bộ cấp trên thường xuyêntheo dõi, đôn đốc nhân viên thực hiện tốt công việc của mình, thăm dò ý kiếncủa công dân khi đến làm việc tại phường Ngoài ra, các tình huống vi phạmquy chế sẽ bị nhắc nhở, khiển trách kịp thời tránh xảy ra trường hợp khôngmong muốn Việc thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chếcông tác văn thư – lưu trữ được diễn theo lệnh của cấp trên và xử lý vi phạmtheo văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Thanh tra, kiểm tra là khâuquan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan.Thanh tra, kiểm tra có mục đích, ý nghĩa như sau:

 Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nướctrong thực tế xem có chính xác không, chính xác bao nhiêu phần trăm và cócần chỉnh sửa, bổ sung gì không

 Thanh tra kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời pháthiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp vớitình hình thực tế của từng đơn vị cụ thể

 Thanh tra, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạtđược của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luậtkhách quan, công bằng

 Công tác văn thư, lưu trữ tại phường vẫn chưa thực hiện theo đúngquy định của Nhà nước, do cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ tạiphường chỉ có 01 công chức văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữnên còn gặp nhiều khó khăn trong việc xử lý hồ sơ, tài liệu cũng như chưađảm nhiệm hết các khâu nghiệp vụ

 Tại UBND phường Mỹ Đình 2 chưa có sự hợp tác quốc tế về văn thư,lưu trữ Thực tế cho thấy, dù đã có nhiều bước phát triển trong những nămqua, công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan vẫn đang ở trong thời kỳ chưa hoànthiện thực sự, chưa đáp ứng được yêu cầu phục vụ cho công cuộc đổi mới của

cơ quan trong giai đoạn hội nhập quốc tế

 Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường Mỹ Đình 2 được quản lýtheo hình thức tập trung Phòng văn thư là nơi tiếp nhận mọi văn bản đến của

cơ quan, cũng như làm thủ tục phát hành văn bản ra bên ngoài

 UBND phường Mỹ Đình 2 tiếp tục rà soát, bổ sung hoặc ban hànhmới các văn bản quản lý về công tác lưu trữ, cũng như công tác văn thư phùhợp với quy định của pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan,tạo ra tiền đề để nâng cao công tác lưu trữ và công tác văn thư

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Về công tác văn thư.

 Có thể nói công tác văn thư đối với UBND phường Mỹ Đình 2 là hếtsức mới mẻ, người làm công tác văn thư của đơn vị không có nghiệp vụ lưutrữ, các cán bộ nhân viên đều xuất phát từ ngành đại học khác Tuy nhiên,được sự quan tâm của lãnh đạo đơn vị cũng như sự tận tâm của công chứctrong đơn vị, đặc biệt là công chức được phân công phụ trách công tác vănthư, đến nay công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan đã dần đi vào nề nếp, 100% công chức, nhân viên trong cơ quan đã lậpđược hồ sơ công việc, chất lượng hồ sơ công việc được lập ngày càng cao.Trên cơ sở danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm và Bảng thời hạn bảo quản hồ

sơ, tài liệu cơ quan đã được ban hành, các phòng chức năng của UBNDphường Mỹ Đình 2 đã nghiêm túc thực hiện việc lập hồ sơ công việc và giaonộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định Số hồ sơ công việc được lậpnăm 2014: 45 hồ sơ, năm 2015: 34 hồ sơ, năm 2016: 32 hồ sơ, dự kiến nămnăm 2017: 30 hồ sơ Tài liệu 2014-2016 đã được lưu trữ đơn vị chỉnh lý sắpxếp bảo quản trên giá và lập công cụ để tra cứu Có thể nói, sau 03 năm triểnkhai thực hiện công tác lập hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan, công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan đã đạt được một số kết quả nhất định Lãnh đạo cũng như công chức,nhân viên của cơ quan đã nhận thức rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầmquan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ cơ quan Việc ban hành Danh mục hồ sơ và tổ chức hướng dẫn lập hồ

sơ cho công chức, nhân viên cơ quan được chú trọng; việc bố trí trang thiết bịbảo quản an toàn tài liệu cũng được quan tâm và thực hiện theo đúng quyđịnh

 Đối với UBND phường Mỹ Đình 2 công tác văn thư là khâu nghiệp

vụ đưa cán bộ chuyên môn đến gần hơn với việc quản lý và tra tìm văn bản.Mặc dù không học theo đúng chuyên môn ngành nghề và cũng là cán bộ vănthư kiêm nhiệm nhưng vẫn đảm bảo đúng quy trình và quy định của Nhànước về việc quản lý và chuyển giao văn bản

 Tại UBND phường Mỹ Đình 2 công tác quản lý văn bản đi đến đượcthực hiện đa số qua phần mềm quản lý văn thư – lưu trữ và được thực hiệntrên máy tính Thao tác này có nhiều thuận lợi là rút ngắn thời gian soạn thảocũng như gửi đi, làm việc nhanh và hiệu quả hơn Hơn nữa, ở cơ quan các vănbản mật thường chuyển trực tiếp đến lãnh đạo, cán bộ văn thư không tiếpnhận và chuyển giao các văn bản này

 Quản lý và sử dụng con dấu: Ở cơ quan, con dấu được cán bộ văn thư

sử dụng, bảo quản trong tủ và khóa cẩn thận

2.2.2 Về công tác lưu trữ

Bộ phận lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chứccủa một cơ quan Bộ phận làm công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạotrong cơ quan thực hiện các công việc cụ thể như: Xây dựng những văn bảnquy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp

vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo,bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thựchiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữcủa cơ quan trong thời gian tới Qua đó, công tác lưu trữ tại UBND phường

Mỹ Đình 2 được thực hiện các khâu nghiệp vụ sau:

*Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: Thu thập bổ sung tài liệu là mộttrong những khâu quan trọng nhất nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa

vào bảo quản trong kho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử để quản lý, tránhtình trạng mất mát, thất lạc tài liệu và làm hồ sơ, tiêu đề để thực hiện nhữngkhâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác lưu trữ Tuy nhiên, tại cơ quan vẫn cònxảy ra nhiều mặt hạn chế như: việc thu thập và bổ sung tài liệu tại một sốphòng ban vẫn chưa thực hiện thường xuyên, đa số các đơn vị thuộc nguồnnộp lưu giao nộp tài liệu một cách tự phát, không có sự chủ động Hồ sơ thu

về bị bó gói, chưa được phân loại và sắp xếp khoa học Qua đó, cần có sự đầu

tư về kinh phí và chủ động về thời gian để tiến hành chỉnh lý

*Xác định tài liệu lưu trữ: Đây là một nghiệp vụ khó trong công tác lưutrữ Do đó, lãnh đạo cơ quan cũng quán triệt công tác này để phù hợp với yêucầu chuyên môn Cán bộ lưu trữ căn cứ vào quy định chung của Nhà nước đểlàm cơ sở cho việc bổ sung và xác định giá trị tài liệu đưa vào vào kho

*Chỉnh lý tài liệu: Vẫn chưa được cơ quan thực hiện, do điều kiện vềnguồn nhân lực, công việc tồn đọng khá nhiều cũng như kỹ năng trong nghiệp

vụ này còn kém Do đó, lãnh đạo cần triển khai để công tác này được thựchiện trong những năm về sau

*Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu: Thống kê và xây dựngcông cụ tra tìm tài liệu nhằm khai thác thông tin, bổ sung những tài liệu cònthiếu vào cơ sở dữ liệu và hệ thẻ tra cứu, quản lý thông tin về tài liệu đó

Trong những năm gần đây, khâu nghiệp vụ này đã được cán bộ lưu trữthực hiện Song, do còn nhiều tài liệu bị bó gói, chưa được sắp xếp và xâydựng thành danh mục dẫn đến việc tra tìm, khai thác thông tin còn gặp nhiềukhó khăn

*Bảo quản tài liệu lưu trữ: Kho lưu trữ UBND phường Mỹ Đình 2 vẫnchưa đạt tiêu chuẩn theo đúng quy định của Nhà nước Với diện tích 20m2 –vẫn đang là kho tạm nên công tác bảo quản vẫn còn nhiều hạn chế về nhiệtđộ, độ ẩm, ánh sáng, trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản còn hạnchế Tài liệu chưa được chỉnh lý, chất đống trong kho là nguyên nhân dẫn đếncôn trùng và nấm mốc