Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A.LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 5 1. 1.2.Lịch sử hình thành UBND phường Mỹ Đình 2. 5 1.1.2.Chức năng. 6 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Mỹ Đình 2. 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2. 7 1.2.1. Tình hình tổ chức. 7 1.2.2. Chức năng. 7 1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 1.2.4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 2. 8 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 8 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1. Về công tác văn thư. 12 2.2.2. Về công tác lưu trữ 13 Chương 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2 VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 15 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 15 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư – lưu trữ) của cơ quan, tổ chức. 16 3.3. Một số khuyến nghị 19 3.3.1 Đối với cơ quan, tổ chức 19 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ tại cơ quan. 20 C. PHẦN KẾT LUẬN 22 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT A.LỜI NÓI ĐẦU B NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.2.Lịch sử hình thành UBND phường Mỹ Đình .5 1.1.2.Chức 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn .6 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND phường Mỹ Đình 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình .7 1.2.1 Tình hình tổ chức .7 1.2.2 Chức 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn .8 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 2.1 Hoạt động quản ly .9 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Về công tác văn thư .12 2.2.2 Về công tác lưu trữ 13 Chương BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ .15 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết quả đạt .15 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư – lưu trữ) quan, tổ chức 16 3.3 Một số khuyến nghị 19 3.3.1 Đối với quan, tổ chức 19 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ quan .20 C PHẦN KẾT LUẬN 22 D PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân Khoa học – Công nghệ HĐND UBND KHCN A.LỜI NĨI ĐẦU Xã hợi ngày phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin người ngày cao hình thức văn bản ngày phong phú Tuy nhiên, bợ não người có giới hạn, họ nhớ thông tin ghi chép lại Vì thế, người nghĩ cách lưu giữ hồ sơ, tài liệu để phục vụ cho hoạt đợng cơng tác Cơng tác văn thư, lưu trữ đời nhằm giải nhu cầu cấp bách Cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất cả lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác có mợt đặc điểm chung q trình hoạt đợng sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi bản gốc, bản chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp ly cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức một lĩnh vực cơng tác có vai trò tầm quan trọng đặc biệt lĩnh vực hoạt động thiếu quan, tổ chức Ngày nay, khái niệm văn thư, lưu trữ khơng xa lạ quan, tổ chức tất cả quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm công việc soạn thảo văn bản, quản ly văn bản, sau thực thao tác thu thập,chỉnh lí đưa vào kho …, ta thấy cơng tác Văn thư – Lưu trữ có mặt hầu hết quan, đơn vị Hoạt động trở thành hoạt đợng thường xun quan, góp phần không nhỏ việc nâng cao chất lượng quản ly quan một chừng mực định định hiệu quả hoạt đợng bợ máy nhà nước Công tác văn thư lưu trữ thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hợi dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị – xã hợi quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hợi tổ chức điều hành bợ máy, có chức thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư, lưu trữ lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng Làm tốt cơng tác cơng văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Cùng với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng công tác Văn thư-Lưu trữ, lĩnh vực quản ly hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản ly Nhà nước quan Trong lần thực tập này, mục đích giúp sinh viên học hỏi, thâm nhập vào mơi trường thực tế tự làm công việc mà lâu đơn giản học ly thuyết giúp cho bản thân em tự tin giao tiếp thành thạo công việc hiểu bản chất ngành nghề mà theo học Đây lần sau năm học em thức tự tìm địa điểm thực tập bản thân làm cơng việc cho q khơ khan Cũng suy nghĩ em hiểu bản chất cơng việc chọn cho nợi dung thực tập tốt nghiệp sát vào tình hình thực trạng cơng tác văn thư, lưu trữ Chính văn thư, lưu trữ khô khan nên buổi đầu em gặp khơng khó khăn:  Khó khăn thực thao tác nghiệp vụ bỡ ngỡ  Chưa sử dụng thành thạo máy tính thiết bị phòng  Chưa trang bị đầy đủ kiến thức  Chưa biết cách khai thác tài liệu Song, bên cạnh gặp nhiều thuận lợi từ phía cán bợ nhân viên quan nhiệt tình giúp đỡ dạy cho em điều thiếu sót Theo kế hoạch Nhà trường nói chung Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng,cũng tiếp nhận quan em có thời gian tháng (10/1/2017 –10/3/2017) để thực tập Ủy ban Nhân dân phường Mỹ Đình Từ kiến thức học với thời gian thực tập khơng giúp em hồn thiện kiến thức có sẵn mà giúp em thành thạo cơng việc Là một cán bộ Văn thư tương lai, đợt thực tập trang bị cho mợt số kiến thức bản Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển Đất Nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ thề hệ cán bộ trẻ lớn Đợt thực tập giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chun mơn, thiếu kinh nghiệm q trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn thư –Lưu trữ, từ em khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình ly thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợt thực tập giúp em nắm kiến thức chuyên môn trưởng thành công việc Báo cáo sau kết quả lần thực tế kết hợp với kiến thức học để thu thành quả bổ ích Với báo cáo mình, em xin trình bày tất cả thấy, tay làm so với ly thuyết học trường suốt thời gian thực tập quan Báo cáo gồm 03 chương: Chương 1: giới thiệu vài nét quan, tổ chức Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư – lưu trữ) quan, tổ chức Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị Trong lần thực tập em áp dụng kiến thức học thực hành quan Vì thời gian có hạn nên lần thực tập e nhiều thiếu sót mong người dạy nhiều Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới anh/chị cán bộ nhân viên Uỷ ban Nhân dân phường Mỹ Đình nhiệt tình giúp đỡ, đơn đốc, đợng viên em hồn thành tốt báo cáo kiến tập Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo quan,tổ chức nhiệt tình dẫn, tạo điều kiện thuận lời cho em suốt thời gian kiến tập trường Và em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cung cấp cho em kiến thức tảng kiến thức bản đào tạo điều kiện tổ chức đợt thực tập cho chúng em Em xin hứa cố gắng học tập tốt nữa, đem kiến thức trang bị trường thực tế để đóng góp cho ngành nghề, cơng việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phạm Thị Hạ B NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.2.Lịch sử hình thành UBND phường Mỹ Đình Mỹ Đình mợt xã cũ tḥc huyện Từ Liêm, Hà Nợi Đây mợt xã có tốc đợ thị hóa cao huyện Từ Liêm, có nhiều cơng trình cấp quốc gia như: Khu liên hợp thể thao quốc gia Mỹ Đình, Trung tâm Hợi nghị Quốc gia Phường Mỹ Đình nằm phía tây Thủ đô Hà Nội, cách trung tâm thành phố 10 km Phường Mỹ Đình tiếp giáp với phường sau: + Phía Bắc giáp phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy + Phía Nam giáp phường Mỹ Đình + Phía Đơng giáp phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy + Phía Tây giáp phường Cầu Diễn Phường Mỹ Đình thành lập theo Nghị số 132/NQ-CP, sở mợt phần diện tích tự nhiên dân số xã Mỹ Đình trước đây, với diện tích tự nhiên 197 26.991 nhân gồm tổ dân phố: Phú Mỹ tổ dân phố khu thị Mỹ Đình Nơi có tuyến đường giao thông huyết mạch chạy qua như: đường Phạm Hùng, đường Lê Đức Thọ, thuận lợi cho phát triển kinh tế - xã hội Từ ngày thành lập phường đến nay, Đảng bợ, quyền nhân dân ln nêu cao tinh thần đồn kết, vượt qua khó khăn xây dựng phường phát triển mặt Kinh tế phát triển mạnh theo cấu: dịch vụ - cơng nghiệp – nơng nghiệp Văn hóa xã hợi có nhiều tiến bộ, đời sống vật chất, tinh thần nhân dân cải thiện rõ rệt, an ninh quốc phòng bảo đảm Cơng tác xây dựng Đảng hệ thống trị tăng cường Hiện nay, địa bàn phường có khoảng 300 quan, doanh nghiệp đóng địa bàn, đặc biệt có Khu Liên hợp Quốc gia, Bến xe Mỹ Đình… Dân cư Mỹ Đình chủ yếu nơng, bn bán nhỏ, lao động phổ thông… Dân cư đông, thành phần dân cư đa dạng phân bố không đồng đều, mật độ dân cư trung bình 1.864 người/km2, chủ yếu tập trung thôn khu đô thị xây dựng Dân cư địa bàn có nơi ổn định, chấp hành tốt chủ trương sách Đảng Nhà nước 1.1.2.Chức UBND phường Mỹ Đình có chức quản ly hành Nhà nước địa bàn theo phân cấp ủy quyền quan Nhà nước cấp chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương Được quy định điều Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn - Thực theo quy định Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 nhiệm vụ Thành phố, Quận giao - Cùng với nhân dân xây dựng văn hóa, an ninh thị cho phường Thực sách cấp thị kinh tế, đất đai, văn hóa, xã hợi - Chỉ đạo thực biện pháp bảo vệ môi trường, áp dụng biện pháp để giải công việc đột xuất, khẩn cấp phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an tồn xã hợi địa bàn xã theo quy định pháp luật 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND phường Mỹ Đình UBND phường Mỹ Đình gồm có:  01 Bí thư Đảng ủy  01 Chủ tịch HĐND 01 phó Chủ tịch HĐND  01 Chủ tịch UBND 02 phó Chủ tịch UBND  01 Ủy ban mặt trận tổ quốc  01 Chủ tịch hội Phụ nữ  01 Chủ tịch hội Cựu chiến binh  01 chủ tịch hợi Nơng dân  01 Bí thư Đồn niên  01 Trưởng công an  01 Xã đợi trưởng  Cùng với đơn vị, phòng ban có chức tham mưu thực đạo cấp 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Mỹ Đình 1.2.1 Tình hình tổ chức UBND Phường Mỹ Đình tổ chức văn thư kiêm nhiệm Văn phòng quản ly với diện tích phòng kho 20m Để thực tốt công tác bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ UBND phường Mỹ Đình thực xây dựng kho lưu trữ từ ngày 01 tháng 04 năm 2004 Tài liệu kho phân loại theo phương án: Mặt hoạt động – Thời gian, cụ thể sau: I Tài liệu HĐND II Tài liệu UBND Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 … 1.2.2 Chức Bộ phận Văn thư – Lưu trữ UBND phường Mỹ Đình có chức thu thập cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt đợng quản ly quan Ngồi ra, nơi tiếp đón cơng dân thực thủ tục như: Làm giấy khai sinh, đóng dấu, tiếp nhận hồ sơ, chuyển giao tài liệu đến cấp trên… ; Giúp lãnh đạo quản ly công tác lưu trữ quan việc thực nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng văn bản quy định công tác + Tuy quan tâm lãnh đạo quan, sở vật chất, trang thiết bị máy móc hạn chế chưa đáp ứng nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho cơng tác văn phòng phường thiếu Những khó khăn đòi hỏi đồng thuận chia sẻ quan đơn vị nhà nước quan quản ly nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Thiết nghĩ quan, đơn vị cần tận dụng tối đa nguồn lực, đầu tư công tác văn thư, lưu trữ phát huy vị trí vai trò vốn có Bên cạnh có thuận lợi như:  Thuận lợi: + Phòng làm việc cán bợ văn thư bố trí gọn gàng,có đầy đủ trang thiết bị làm việc : máy tính,máy in,điện thoại, Điều tạo điều liện thuận lợi cho việc giải công việc một cách nhanh chóng + Nhận thức vai trò vị trí, tầm quan trọng cơng tác Lưu trữ có bước chuyển biến rõ Việc củng cố, kiện toàn tổ chức làm công tác lưu trữ phường tổ chức thống vào hoạt đợng có nề nếp + Cơ sở vật chất trang bị ban đầu thiếu thốn phường quan tâm đạo thực tốt công tác lưu trữ thời gian qua, tiến hành thực tốt đầy đủ + Một số công việc thủ công bị loại bỏ + Việc quản ly điều hành công tác văn thư, lưu trữ thuận lợi hiệu quả Từ khó khăn thuận lợi nêu công tác văn thư, lưu trữ quan cần quan tâm, đạo liệt thủ trưởng đơn vị Em xin đề xuất mợt số y kiến để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ quan,cụ thể: - Ban hành điều chỉnh văn bản công tác văn thư, lưu trữ như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần tài liệu, danh 17 mục hồ sơ hàng năm theo quy định Điều 13, Thông tư số 07/2012/TTBNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn số 30/HDSNV ngày 06 tháng 01 năm 2012 Sở Nội vụ - Thực chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ hàng năm, đảm bảo số liệu xác đầy đủ nội dung - Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư sử dụng phần mềm để quản ly văn bản đi, văn bản đến để giảm tải công việc tiết kiệm thời gian bộ phận văn thư - Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan: Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao giải theo quy định Điều 9, Luật Lưu trữ hoàn thiện hồ sơ lập theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV; thực giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan theo quy định Điều 11, Điều 12, Luật Lưu trữ Thông tư số 07/2012/TT-BNV, không để tài liệu đến hạn nợp lưu phòng chun mơn - Đầu tư kinh phí dành cho cán bợ, nhân viên học thêm lớp đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao kiến thức kinh nghiệm phục vụ cho quan - Đối với công tác lưu trữ cần bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định Đối với UBND phường,bố trí kho lưu trữ theo quy định Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ; thực nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh ly, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành q trình hoạt đợng quan để quản ly tập trung, thống tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động lâu dài - Xây dựng phòng kho theo quy định Nhà nước Công tác văn thư, lưu trữ một hoạt động thiếu hoạt động tất cả quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản ly điều hành công việc, cho việc 18 thực chức năng, nhiệm vụ ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu quả hoạt động quan, tổ chức Hy vọng, với vai trò đặc biệt quan trọng công tác văn thư, lưu trữ, quan, tổ chức UBND phường Mỹ Đình tăng cường chấn chỉnh, thực quy định để công tác đạt kết quả tốt thời gian đến 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức Về bản, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản ly, điều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản ly văn bản tài liệu khác hình thành q trình hoạt đợng; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản ly, sử dụng dấu văn thư Còn cơng tác lưu trữ một nhiệm vụ bản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng nhà trường xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành q trình hoạt đợng nhà trường Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản ly văn bản đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Qua em xin kiến nghị mợt số y kiến góp phần phát triển cơng tác văn thư, lưu trữ quan sau:  Nâng cao nhận thức, y nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư quan, tổ chức Trước mắt cần tập trung phổ biến một số văn bản quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác văn thư nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ cơng tác văn thư; Thông tư 01/2011/TTBNV Bộ Nội vụ 19  Có kế hoạch tổ chức đào tạo,bồi dưỡng nâng cao trình đợ cán bợ cho cán bợ văn thư, lưu trữ Các hình thức đào tạo quy, chức thơng qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức  Tiếp tục thực công văn số 2864/UBND-NC việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng  Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình đợ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức  Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo copy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ  Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản ly văn bản đi, văn bản đến, quản ly văn bản lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu quả công việc  Đổi cấu bộ máy quản ly phải đảm bảo nguyên tắc: tối ưu, linh hoạt, kinh tế  Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp ly : Con người làm việc để mong đảm bảo cuộc sống ngày Vì vậy, để cán bợ phát huy hết lực cán bợ phải tạo tâm ly công việc họ làm trả cơng thích đáng 3.3.2 Đối với mơn văn thư – lưu trữ quan Người làm cơng tác văn thư, lưu trữ muốn hồn thành tốt nhiệm giao cần thực theo quy trình quy định Nhà nước Dưới một số kiến nghị bản thân em quan: 20 - Thường xuyên học tập nâng cao trình đợ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thơng tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn bản phục vụ chun mơn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thơng tin hoạt động phường, lĩnh vực mà phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn bản - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách hoạt động quan - Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp - Điều đặc biệt quan trọng phải nắm vững quy trình, bố cục mợt văn bản mà muốn soạn thảo - Cán bợ lưu trữ cần học thêm lớp bồi dưỡng để nâng cao trình đợ, làm cơng tác chỉnh ly bảo quản tài liệu tốt 21 C PHẦN KẾT LUẬN Trong suốt tháng thực tập UBND phường Mỹ Đình cá nhân em - mợt q trình xây dựng lại kiến thức gần năm Đại học Vào năm thứ Đại học, nhà trường tổ chức đợt kiến tập nhằm giúp sinh viên tìm hiểu làm quen dần với công tác văn thư – lưu trữ, qua em đúc rút cho thêm nhiều kiến thức Sau lần thực tập này, bắt tay vào công việc hiểu rõ ngành nghề mình, tiếp xúc làm quen với mơi trường bên ngồi bản thân em lại thêm mợt lần tự tin học mà thu Trong thời gian này, lãnh đạo quan cán bộ, nhân viên tạo điều kiện cho em làm quen với hồ sơ, tài liệu, tiếp nhận văn bản đến, đóng dấu bảo quản, xếp tài liệu vào kho theo quy định Đối với UBND phường Mỹ Đình cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có mợt đặc điểm chung q trình hoạt đợng sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi bản gốc, bản chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp ly cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản ly điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu quả hoạt động quan Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bợ phận Vì làm tốt công tác văn thư sẽ: Giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hợi đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để 22 chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật phản ánh văn bản Việc giữ gìn bí mật quan quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản ly văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đối tượng, khơng để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước quan Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hợi Nợi dung tài liệu phản ảnh hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hợi đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nợi dung văn bản xác, phản ảnh trung thực hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hợi cần thiết, tài liệu chứng pháp ly quan Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt đợng quan nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành Vì vậy, làm tốt cơng tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn bản hố Giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tợc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cả cá nhân một quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ khơng người, cơng tác có từ mợt vài năm trở lại cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại Cũng với suy nghĩ, cơng tác văn thư, lưu trữ công việc vụ, 23 giấy tờ, khơng quan trọng nên khơng người đánh giá người làm công tác văn thư, lưu trữ mà họ người hy sinh thầm lặng Chúng ta nhìn vào kết quả A, kết quả B nhiều người mà quên để đạt kết quả đó, có phần đóng góp khơng nhỏ người làm văn thư, lưu trữ Để văn bản đến chuyển giao thời gian, văn bản phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thơng tin… người làm cơng tác ln nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài khơng áp lực, khổ cực Thế nhưng, đóng góp họ lại chưa ghi nhận xứng đáng Hơn nữa, khơng người, cơng việc giao giải xong hết trách nhiệm mà chưa y thức phải lập hồ sơ, quản ly văn bản, tài liệu hình thành khơng nghĩ tài liệu hơm có giá trị cho mai sau nên chưa có y thức trân trọng, bảo vệ tài liệu tài liệu Hiện nay, khơng tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong… Nếu khơng có cần cù, khơng có đóng góp người làm lưu trữ kiếm tìm thơng tin từ đống tài liệu liệu tài liệu có trở nên có y nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực có y nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thông tin rợng rãi chứa đựng tiềm thơng tin q khứ thơng tin dự báo, có đợ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ y thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trước, mà hệ sau hiểu lịch sử hào hùng dân tợc, khó khăn, hy sinh, mát mà dân dân ta trải qua Ngày nay, không nâng cao y thức bảo quản, giao nợp, giữ gìn tài liệu tḥc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung 24 Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có mợt đặc điểm chung q trình hoạt đợng sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi bản gốc, bản chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp ly cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành “huyết mạch” trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản ly điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu quả hoạt động quan, tổ chức Có thể, theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn bản điện tử lưu hành, văn phòng khơng giấy hình thành… cơng việc bộ phận văn thư, lưu trữ giảm tải khơng mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất cả văn bản đi, đến hình thức phải tập trung một đầu mối bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản ly thống bộ phận lưu trữ Qua để thấy rằng, văn thư, lưu trữ một bộ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc cả tập thể khơng riêng một cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức không người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan cả tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ cơng tác phủ nhận đóng góp 25 đợi ngũ người làm văn thư, lưu trữ Từ đó, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt đợng nhà trường thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quả quản ly hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng c̣c cải cách hành Thiết nghĩ quan trường học cần phải có mợt nhận thức đắn vị trí vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa cơng tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản ly phường Trên em tìm tòi học hỏi đơn vị thực tập,những kiến thức,những lần khảo sát trực tiếp giúp em vượt qua rào cản công tác văn thư, lưu trữ khơ khan Có thể văn thư giấy tờ,là lưu lại văn bản,quyết định quân trọng quan công việc quan trọng thúc đẩy cho phát triển quan Khơng phải hiểu chia sẻ công việc cho lại ngành mà nhiều người cho không cần thiết Bài báo cáo em muốn chứng minh cho không hiểu văn thư - lưu trữ có cách nhìn nhận khác Bởi lưu trữ khơng có giấy tờ mà lưu trữ xuất thiết bị điện tử khác Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo này, đơi em nhiều lúng túng việc kết hợp kiến thức với thực tế Nhưng nhờ có quan tâm bảo tồn thể cán bợ nhân viên quan, đặc biệt cán bộ văn thư – lưu trữ trực tiếp hướng dẫn, em nhận nhiều thiếu sót hiểu sai quy trình làm việc Đây học đắt giá để làm hành trang cho em tiếp tục tiến đường mà chọn Cuối cùng, em xin cảm ơn anh (chị) cán bộ, nhân viên quan giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Xin gửi tới người một lời chúc sức khỏe để gắn bó với cơng việc hồn thành tốt nhiệm vụ mợt cán bợ văn thư, lưu trữ 26 D PHỤ LỤC Tài liệu kho chất đống, chưa xử ly Tài liệu đựng hộp xếp lên tủ theo hồ sơ công việc năm ban hành Mục lục hồ sơ Giai đoạn : 2000 – trước 01 tháng 04 năm 2014 (thời hạn bảo quản vĩnh viễn) Mục lục hồ sơ Giai đoạn; 2000 – 01 thang 04 năm 2014 (thời hạn bảo quản 05 – 10 năm) ... vi phạm quy chế bị nhắc nhở, khiển trách kịp thời tránh xảy trường hợp không mong muốn Việc tra, kiểm tra, giải xử ly vi phạm quy chế công tác văn thư – lưu trữ diễn theo lệnh cấp xử ly vi phạm. .. quyền hạn - Thực theo quy định Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 nhiệm vụ Thành phố, Quận giao - Cùng với nhân dân xây dựng văn hóa, an ninh thị cho phường Thực sách cấp thị kinh... chân thành cảm ơn! Sinh viên Phạm Thị Hạ B NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG MỸ ĐÌNH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức