Công tác Văn thư _ Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính nhà nước. Ngày nay cùng với sự phát triển của Khoa học _ Công nghệ công tác Văn thư _ Lưu trữ đang từng ngày đi lên phát triển và ưa chuộn nhiều hơn trong cơ quan tổ chức và luôn được quan tâm bởi vì nó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các Văn bản, Tài liệu. Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, Lý thuyết phải đi đôi với thực tế “ nhằm giúp cán bộ Văn thư _ Lưu trữ trong tương lai nắm vững được lý thuyết đã học để vận dụng vào thực tế Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã giúp đỡ sinh viên tạo điều kiện để sinh viên có thể thực tập tại các cơ quan, tổ chức. Được sự hỗ trợ của nhà trường và cán bộ Lưu trữ của UBND Quận Tây Hồ, em đã được thực tập tại Phòng Lưu trữ của UBND Quận Tây Hồ. trong khoảng thời gian hai tháng thực tập vừa qua, bản thân em đã cố găng nỗ lực và không ngừng học hỏi bổ sung kinh nghiệm làm việc cũng như những kĩ năng nghiệp vụ mà thầy cô đã giảng dạy, trên cơ sở áp dụng lý thuyết và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ. Là một cán bộ Văn thư _ Lưu trữ tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho em những kiến thức cơ bản. Trước hết là nhận thức rõ ràng tầm quan trọng của công tác Văn thư _ Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước, bên cạnh đó thấy đươhc nhũng bất cập của công tãc này trong cơ quan tổ chức. Có thể nói đợt thực tập này đã giúp tôi nắm vứng được chắc hơn kiến thức của mình, trưởng thành hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan. Trong quá trình thực tập tại UBND Quận Tây Hồ em còn bỡ ngỡ . Xong bên cạnh đó bản thân vẫn còn nhiều thiếu sót. Vì kinh nghiệm còn ít, và vốn hiểu biết hạn hẹp, còn chậm và cần phải cởi mở hơn. Dưới sự chỉ đạo tận tình của chị Nguyễn Thị Nếp – cán bộ Lưu trữ của UBND quận Tây Hồ qua thời gian hai tháng em đã học tập, tìm hiểu và đã được làm các công việc ở phòng Lưu trữ như: Lập hồ sơ, viết mục lục hồ sơ tài liệu, vào phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu, chỉnh lý tài liệu… Để có được đợt thực tập này cùng những kinh nghiệm, những bài học bổ ích trong thời gian qua, trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô trong Ban giám hiệu nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ đặc biệt là các thầy cô: thầy Trần Văn Quang, cô Trịnh Thị Kim Oanh, cô Chu Thị Hậu, cô Trần Thị Loan, cô Phạm Thị Hồng Quyên….là những người đã trực tiếp giảng dạy chúng em trong những giờ học về nghiệp vụ của mình. Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh, chị phòng Văn thư – Lưu trữ UBND quận Tây Hồ đã tạo điều kiện tốt nhất có thể hướng dẫn và chỉ bảo em trong quá trình em thực tập tại đây. Trong thời gian thực tập, tuy đã cố gắng nỗ lực hết sức nhưng do thời gian còn hạn chế và kiến thức chưa đủ sâu nên em vẫn còn nhiều thiếu sót, vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô và cán bộ trong cơ quan để em có thể hoàn thiện hơn vốn kiến thức của mình. Báo cáo sau đây là kết quả quá trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đã rút ra được trong suốt thời gian thực tập. Em xin chân thành cảm ơn!
A.PHẦN MỞ ĐẦU Công tác Văn thư _ Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành nhà nước Ngày với phát triển Khoa học _ Công nghệ công tác Văn thư _ Lưu trữ ngày lên phát triển ưa chuộn nhiều quan tổ chức quan tâm cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua Văn bản, Tài liệu Thực phương châm “ Học đôi với hành, Lý thuyết phải đôi với thực tế “ nhằm giúp cán Văn thư _ Lưu trữ tương lai nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội giúp đỡ sinh viên tạo điều kiện để sinh viên thực tập quan, tổ chức Được hỗ trợ nhà trường cán Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ, em thực tập Phòng Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ khoảng thời gian hai tháng thực tập vừa qua, thân em cố găng nỗ lực không ngừng học hỏi bổ sung kinh nghiệm làm việc kĩ nghiệp vụ mà thầy cô giảng dạy, sở áp dụng lý thuyết hướng dẫn tận tình cán Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ Là cán Văn thư _ Lưu trữ tương lai, đợt thực tập trang bị cho em kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng tầm quan trọng công tác Văn thư _ Lưu trữ phát triển đất nước, bên cạnh thấy đươhc nhũng bất cập cơng tãc quan tổ chức Có thể nói đợt thực tập giúp nắm vứng kiến thức mình, trưởng thành sau thực tập quan Trong trình thực tập UBND Quận Tây Hồ em bỡ ngỡ Xong bên cạnh thân nhiều thiếu sót Vì kinh nghiệm ít, vốn hiểu biết hạn hẹp, chậm cần phải cởi mở Dưới đạo tận tình chị Nguyễn Thị Nếp – cán Lưu trữ UBND quận Tây Hồ qua thời gian hai tháng em học tập, tìm hiểu làm cơng việc phòng Lưu trữ như: Lập hồ sơ, viết mục lục hồ sơ tài liệu, vào phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu, chỉnh lý tài liệu… Để có đợt thực tập kinh nghiệm, học bổ ích thời gian qua, trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô Ban giám hiệu nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ đặc biệt thầy cô: thầy Trần Văn Quang, cô Trịnh Thị Kim Oanh, cô Chu Thị Hậu, cô Trần Thị Loan, cô Phạm Thị Hồng Quyên….là người trực tiếp giảng dạy chúng em học nghiệp vụ Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến anh, chị phòng Văn thư – Lưu trữ UBND quận Tây Hồ tạo điều kiện tốt hướng dẫn bảo em trình em thực tập Trong thời gian thực tập, cố gắng nỗ lực thời gian hạn chế kiến thức chưa đủ sâu nên em nhiều thiếu sót, em mong nhận góp ý thầy cán quan để em hồn thiện vốn kiến thức Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em rút suốt thời gian thực tập Em xin chân thành cảm ơn! B PHẦN MỘT DUNG Chương I: Giới thiệu vài nét UBND Quận Tây Hồ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức 1.1.1 UBND Quận Tây Hồ Lịch sử hình thành UBND Quận Tây Hồ Thực đường lối đổi Đảng, từ năm 1990 kỷ XX, với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ thị hóa địa bàn Hà Nội diễn ngày nhanh Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô thời kỳ cơng nghiệp hóa – đại hóa, Đảng Nhà nước chủ động mở rộng nội thành – Thành phố Hà Nội, ngày 28/10/1995, Chính Phủ Nghị định số 69/CP việc thành lập Quận Tây Hồ Tổ chức máy Quận thức vào hoạt động từ tháng 1/1996 Quận Tây Hồ nằm phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội; phía Nam giáp Quận Ba Đình; phía Đơng Bắc Đơng Nam giáp huyện Đơng Anh huyện Gia Lâm; phía Tây giáp huyện Từ Liêm Quận Cầu Giấy Trên địa bàn có di tích dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa, góp phần bồi đắp nên tinh hoa văn hóa Thăng Long – Hà Nội Nơi tỏa sáng trở thành khu du lịch tiếng Thủ đô Khi thành lập, Quyết định số 4428/QĐ-UBND ban hành ngày 15/12/1995 thành lập phòng ban chun mơn gúp việc trực tiếp UBND quận Tây Hồ UBND quận có 12 phòng ban chun mơn, 08 đơn vị nghiệp đồn thể thực chức nhiệm vụ Hiện quận Tây Hồ có diện tích tự nhiên 2.393,7ha có khoảng 100.000 người cư trú địa bàn phường Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Từ Liêm, Quảng An, Phú Thượng, Nhật Tân, Xuân La, Xuân Đỉnh Đặc biệt quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526ha nằm trọn địa giới quận cảnh quan thiên nhiên đẹp quận nước Với diện tích vị trí nói quận Tây Hồ phổi xanh thành phố Hà Nội, có phong cảnh đẹp có khơng gian thống rộng với nhiều di tích lịch sử văn hóa xếp hạng quốc gia có nhiều làng nghề truyền thống với nhiều sản vật tiếng như: quất cảnh Quảng Bá, hoa đào Nhật Tân,… Theo định hướng phát triển Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố trung tâm Như vậy, tương lai, Tây Hồ khu vực trung tâm Thủ Hà Nội Với vị trí đó, Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực (bao gồm nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học - công nghệ) để thúc đẩy nhanh phát triển kinh tế - xã hội Quận nói riêng Thủ Hà Nội nói chung 1.1.2 Chức UBND quận Tây Hồ Căn vào Luật tổ chức HĐND & UBND ngày 26/11/2003, UBND quận tây Hồ có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu sau: - UBND quận Tây Hồ quan Hành Nhà nước địa phương quản lý phạm vi lãnh thổ quận theo hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND quận quan cấp lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa… - UBND quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan hành HĐND, quan Hành Nhà nước cấp địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp cụ thể sau:Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa-xã hội, giáo dục, y tế dịch vụ - Tăng cườn bảo đảm an ninh trị, trật tự an tồn xã hội, xây dựng lực lượng vũ - trang, lực lượng quốc phòng tồn dân Tun truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra thi hành pháp luật Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân - Công tác thi hành án, giải đơn thư khiếu nại Ngoài ra, UBND quận Tây Hồ thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương đến sở, đại diện cho ý chí , nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành nhiệm vụ, chương trình cơng tác tuần,tháng, q, năm đề quản lý, đạo, hướng dẫn phường hoạt động quản lý nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ theo Luật tổ chức HĐND& UBND ngày 26/11/2003 với nhiệm vụ, quyền hạn quy định sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng dài hạn hàng năm quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơng trình trọng điểm quận trình HĐND cấp thơng qua định; tổ chức kiểu tra thực kế hoạch - Xây dựng chương trình cơng tác hàng năm UBND quận, biện pháp thực Nghị HĐND quận kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng Thông qua báo cáo UBND trước trình HĐND quận - Xây dựng quy chế, chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND trực tiếp quản lý - Kết vụ khiếu nại, tố áo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định luật khiếu nại tố cáo - Kiểm tra, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể, cá nhân thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch; 03 Phó chủ tịch Uỷ viên Chủ tịch UBND người đứng đầu quan phụ trách chung, người lãnh đạo điều hành toàn diện mặt hoạt động UBND quận Chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền đồng thời thành viên quan chịu trách nhiệm hoạt động chung UBND quận Chủ tịch UBND quận ủy quyền cho Phó chủ tịch UBND quận đạo, giải công việc cụ thể thuộc lĩnh vực Chủ tich UBND quận trực tiếp giải Phó chủ tịch gồm 03 người giúp việc cho chủ tịch phân công lãnh đạo số lĩnh vực công tác đạo điều hành số phòng ban chuyên mơn quận Phó chủ tịch UBND quận sử dụng quyền hạn Chủ tịch, nhân danh Chủ tịch UBND quận giải công việc chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND quận định + 01 Phó chủ tịch phụ trách kinh tế + 01 Phó chủ tịch phụ trách địa chính, xây dựng + Khối nội chính: Phụ trách chịu trách nhiệm quản lý phận đơn vị, phòng ban lại quan phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, phòng Thanh tra quận UBND quận Tây Hồ gồm 13 phòng ban chun mơn: Văn phòng HĐND&UBND Phòng Thống kê Phòng Thanh tra quận Phòng LĐTB&XH Phòng VHTT&TDTT Phòng Y tế Phòng GD&ĐT Phòng Tư pháp Phòng Kinh tế 10 Phòng Tài chính- kế hoạch 11 Phòng Tài ngun mơi trường 12 Phòng Nội vụ 13 Phòng quản lý thị Ngồi ra, quận có hội như: Hội chữ thập đỏ, Hội người cao tuổi, Hội nông dân, đội bao gồm: Đội quản lý thị trường, Đội tra, Đội thi hành án 1.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư _ Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư UBND Quận Tây Hồ 1.2.1.1 Tình hình tổ chức phận Văn thư UBND Quận Tây Hồ Hiểu rõ tầm quan trọng công tác Văn thư nên việc tổ chức phận Văn thư UBND Quận Tây Hồ thực tốt, từ việc tổ chức cán đến việc tổ chức đạo văn phòng Lãnh đạo quan thường xuyên quan tâm đạo sát trình thực nhiệm vụ cơng tác Văn thư quan Lãnh đạo quan HĐND & UBND quận bố trí 03 cán làm cơng tác Văn thư, có trình độ Đại học Trung cấp không học chuyên bồi dưỡng chuyên sâu nghiệp vụ làm tốt, có trách nhiệm với công việc cao Việc tổ chức đạo phận Văn thư thực văn lãnh đạo gửi đến hàng năm Cán Văn thư cần thực tốt theo chức trách công việc giao, việc hỉ đạo công việc, đôn đốc công việc phận Văn thư chưa lãnh đạo quan chưa thực quan tâm đến 1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận Văn thư UBND Quận Tây Hồ - Hàng ngày phân loại chuyển báo vào tài liệu đồng chí Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận - Tiếp nhận văn đến, phân loại, đính kèm ghi phiếu xử lý văn bản, chuyển văn cho đồng chí Chánh văn phòng hặc Phó chánh văn phòng - Đóng dấu đến vào văn bản, ghi yếu tố cần thiết dấu đến, nhập liệu vào máy để theo dõi văn Quét văn để chuyền mạng đến phòng, ban, UBND phường có liên quan để thực hiện, đồng thời photo văn bản, bàn giao cho phận giao thông để chuyển văn đến đơn vị chưa nối mạng với UBND quận - Các điện, fax, giấy mời, văn đến có đóng dấu mức độ khẩn, hỏa tốc, sau nhận phải báo cáo cho lãnh đạo văn phòng để chuyển theo địa - Sau 02 năm, tài liệu, văn đến bàn giao cho nhân viên lưu trữ để thực nghiêm chế độ bảo mật văn theo quy định Nhà nước - Tiếp nhận văn gửi Thường trực HĐND lãnh đạo UBND quận, ghi số, ngày, tháng, năm vào văn bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Quét văn để quyền mạng đến quan, đơn vị có lien quan nối mạng với UBND quận, bàn giao cho phận giao thông để văn chuyển đến đơn vị - Trước ghi số văn phát hành, nhân viên văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn có sai sót phải trực tiếp thơng báo cho đơn vị, cá nhân tham mưu, soạn thảo văn biết để chỉnh sửa báo lãnh đạo Văn phòng - Có trách nhiệm viết giấy mời, giấy giới thiệu; xếp, gửi tài liệu phục vụ họp, hội nghị Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận, lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND quận - Phát hành loại công văn giấy tờ gửi thường trực HĐND, lãnh đạo UBND, lãnh đạo văn phòng HĐND & UBND quận đảm bảo trình tự, thể thức văn hành nhà nước quy định UBND quận - Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ loại tài liệu HĐND, UBND quận đảm bảo an toàn - Thống kê đầy đủ loại tài liệu lưu trữ đảm bảo rõ ràng, xác sổ thống kê vào máy tính, phục vụ tr cứu nhanh chóng, hiệu - Có trách nhiệm quản lý sử dụng, bảo quản dấu theo quy định Thực nghiên túc chế độ bảo mật văn theo quy định Nhà nước 1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức phận Văn thư Hiện Phòng Văn thư UBND Quận Tây Hồ có 03 cán đáng phụ trách phận : - Đồng chí Đặng Thanh Hằng, chuyên phụ trách xử lý văn - Đồng chí Nguyễn Thị Hương , chuyên phụ trách xử lý văn đến - Đồng chí Trần Thu Huyền, chuyên việc luân chuyển văn tiếp nhận đơn kiếu nại, tố cáo, lập hồ sơ quan 1.2.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ 1.2.2.1 Tình hình tổ chức phận Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ Bộ phận lưu trữ trữ phận quan trọng Văn phòng, đóng vai trò sinh tồn quan Hiểu tầm quan trọng lãnh đạo bố chí tổ chức phòng Lưu trữ UBND quận tốt, nhân lẫn việc đạo Hiện việc tổ chức bố trí nhân phòng Lưu trữ 01 cán phụ trách, có trình độ Cao đẳng nặc dù khơng chun có qua đào đạo chun sâu khâu nghiệp vụ nên việc thực cung tương đối tốt, có trách nhiệm với cơng việc, có ý thức kỉ luật cao, làm việc nhanh nhẹn Việc tổ chức đạo theo hàng năm lãnh đạo ban hành văn cán dựa theo để thực theo quy định nhà nước Tổ chức kho lưu trữ: kho lưu trữ UBND Quận Tây Hồ kho lưu trữ hành Bảo quản toàn khối tài liệu phòng, ban quan tài liệu từ phường thuộc quận, bố trí kho tương đối hợp lý, xếp theo trình tự từ vào, từ xuống dưới, từ trái qua phải Tuy nhiên nhiều bất cập tài liệu bị bó gói, rời lẻ nhiều kho việc tổ chức kho theo phương thức tập trung thuận tiện công tác quản lý thống tài liệu, nhiên chưa phù hợp với quy định nhà nước việc tổ chức lưu trữ cấp huyện 1.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ - Quản lý hồ sơ tài liệu không để mát, thất lạc, hư hỏng theo quy định - Không tự ý mang hồ sơ tài liệu quan nhà có ý kiến lãnh đạo văn phòng - Tiếp nhận, thu thập tài liệu vào kho lưu trữ - Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị tài liệuvaf tiêu huỷ tài liệu hết gái trị theo quy định pháp luật - Trình lãnh đạo phê duyệt Kế hoạch phân loại, chỉnh lý giao nộp tài liệu vào lưu trữ - Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ tài liệu quan thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành phố - Lập kế hoạch thu tài liệu đến hạn nộp phòng ban chuyên môn vào Lưu trữ quan 10 Bên cạnh ưu điểm đạt cơng tác Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ tồn đọng khó khăn sau: Cán Lưu trữ khơng học chuyên nghành Lưu trữ nên làm việc khơng với nghiệp vụ mình, chưa biết cách lập hồ sơ, để hồ sơ tồn đọng phòng ban k đơn đốc giải quyết, tài liệu tình trạng bó gói, rời lẻ để đất Trang thiết bị để phục vụ cơng tác Lưu trữ hay bị lỗi, tắc nghẽn hoạt động Chưa có quy chế Văn thư – Lưu trữ mà thực theo quy chế chung quan, chưa có bảng dẫn kho, nội quy vào kho Tài liệu lập hồ sơ, chỉnh lý xong lại k đưa vào kho để tiến hành bảo quản mà để ngổn ngang đất Điều gây khó khăn việc khai thác sử dụng tài liệu Tài liệu xét duyệt tiêu hủy chất đống góc trng kho thời gian dài mà khơng tiến hành tiêu hủy Lãnh đạo quan chưa thực quan tâm đến công tác Lưu trữ quan mình, ban hành văn hướng dẫn đạo nghiệp vụ hạn chế, ỏi, không đôn đốc đạo cán Lưu trữ quan làm việc nhanh chóng hiệu 3.2.2 Một số đề xuất kiến nghị thân công tác Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ Từ ưu điểm hạn chế nêu vàáau khoảng thời gian thực tập UBND quận Tây Hồ, tận tay thực nghiệp vụ mà học, khảo sát tận mắt tình hình hoạt động thực công tác lưu trữ em xin đề xuất số giải pháp sau: - Các cán quan nói cung cán làm cơng tác Lưu trữ nói riêng UBND Quận Tây Hồ cần thực theo văn quy định 28 nhà nước việc thực nhiệm vụ, trách nhiệm chuyên môn nghiệp vụ - Xây dựng thêm bảng dẫn kho lưu trữ, nội quy vào kho - UBND quận Tây Hồ cần phải tăng cường công tác kiểm tra, rà soát giám sát để phát sai sót kịp thời sửa chữa, rút kinh nghiệm để đảm bảo cho hoạt động văn thư lưu trữ quan tâm đến không công việc mà quan tâm đến đời sống cán bộ, nhân viên - Cần đổi phương thức quản lý, tra tìm tài liệu theo hướng tin học hóa đại - Cơ quan cần tổ chức thêm lớp đào tạo tạo cán hàng năm Để cán Lưu trữ nâng cao nghiệp vụ thân công việc - Chấp hành nghiêm túc cơng tác tuyển dụng cán đung nghành nghề vị trí - Nâng cao nhận thức vai trò vị trí cơng tác Lưu trữ hoạt động quan tổ chức - Cần làm tốt khâu lập hồ sơ giai đoạn Văn thư để tạo điều kiện thuận lợi cho thực công tác lưu trữ sau - Kiểm tra văn xem có theo thể thức với quy định pháp luật hay chưa đưa vào lưu trữ - Nhanh chóng ban hành quy chế cơng tác văn thư – lưu trữ để thống hoạt động nghiệp vụ - Tổ chức thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu để đưa tài liệu giá trị vào bảo quản kho - nhanh chóng tiêu hủy tài liệu hết giá trị để đưa tài liệu khác vào kho lưu trữ - trang bị đầy đủ trang thiết bị bảo quản trang thiết bị để thực tốt hiệu với công tác lưu trữ 29 - Lãnh đạo quan cần quan tâm với công tác này, ban hành nhiều văn hướng dẫn đạo nghiệp vụ - UBND quận cần phải có lệnh đơn đốc, nhắc nhở phòng, ban thu thập giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan - Cần đầutư kinh phí để sửa chữa, bảo dưỡng thay trang thiết bị bảo quản tài liệu kho phòng lưu trữ để làm việc cách hiệu - Cần có sách tuyên dương, khen thưởng kịp thời nhầm động viên, khích lệ tinh thần làm việc cán làm công tác lưu trữ - Cán lưu trữ cần chủ động nghiên cứu áp dụng hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để pháp huy giá trị tài liệu lưu trữ - cán lưu trữ cần chủ động việc lập danh mục hồ sơ tài liệu tiến hành thu thập bổ sung xác định giá trị tài liệu - mở rộng đối ngoại với quan khác giao lưu học hỏi thêm kinh nhiệm công tác Lưu trữ - Tiến hành tra kiểm tra đột xuất định kì để thực hoạt động quản lý chặt chẽ công tác Lưu trữ quan - Tổ chức buổi tọa đàm, hướng dẫn cho cán công chức, viên chức quan - tăng cường thêm công tác bảo mật tài liệu tiến hành chuyển giao văn - Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu cần xác định nhiều lần để tránh việc tiêu hủy tài liệu có giá trị - Rà sốt lại tài liệu hết thời hạn bảo quản kho để tiến hành tiêu hủy, bổ sung tài liệu vào kho - Đặc biệt, thân cán làm công tác văn thư lưu trữ cần có thái độ làm việc cách nghiêm túc, có tâm long nhiệt huyết với nghề, 30 cán bộ, nhân viên quan đoàn kết giữ vững kỷ cương, đem lại tin cậy cho nhân dân đất nước Trên số ý kiến đề xuất cá nhân em với cương vị sinh viên đại học ngành lưu thực tập quan Em mong ý kiến vị lãnh đạo UBND quận Tây Hồ quan tâm xem xét, góp chút vốn kiến thức nâng cao chất lượng cơng tác hành chĩnh nói chung cơng tác lưu trữ nói riêng quan, tạo điều kiện cho công tác quản lý quan đạt hiệu cao 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Đối với UBND Quận Tây Hồ Bổ sung trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác Văn thư – Lưu trữ để nâng cao hiệu suất công việc Mở lớp đào tạo nghiệm vụ nâng cao tay nghề cho cán công chức, viên chức văn thư, lưu trữ quan Tổ chức khen thưởng động viên cho cán văn thư, lưu trữ Các cán làm văn thư cần phải quản lý chặt chẽ dấu, cẩn thận việc kiểm tra thể thức, hình thức văn Đưa chế tài xử phạt hành vi phạm hoạt động Lưu trữ Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin để thực có hiệu khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ, đặc biệt khâu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đốc thúc việc nộp hồ sơ tài liệu từ phòng ban theo thời hạn quy định pháp luật quan Tuyển dụng thêm lao động hợp động có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, để giảm bớt gánh công việc cho cán lưu trữ 31 Các phòng ban phải giao nộp tài liệu theo thời hạn quy định Có trách nhiệm hồ sơ tài liệu 3.3.2 Đối với phận văn thư, lưu trữ khoa, trường Nâng cao chất lượng đào tạo,chuyên môn nghiệp vụ cho sinh viên ngành học Nhà trường cần thường xuyên tổ chức buổi thực tế cho sinh viên buổi kiến tập để sinh viên hiểu biết cơng tác Văn thư – Lưu trữ Đầu tư sở vật chất đại phục vụ cho môn Văn thư – Lưu trữ Đào tạo,bồi dưỡng cán giảng viên khoa để đáp ứng yêu cầu ngành học Xây dựng chương trình đào tạo găng liền với thực tế quan Cải tạo lại kho lưu trữ trường, mở rộng lưu trữ trang bị đầy đủ trang thiết bị cho phù hợp với loại hình tài liệu C PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian tháng học tập thực nghiệm UBND Quận Tây Hồ thời gian dài đem lại cho em nhiều kinh nhiệm quý báu chuyên môn nghiệp vụ ngành Văn thư – Lưu trữ kỹ giao tiếp ứng xử quan Giúp em có nhìn đầy đủ, sâu sắc vể kỹ nghiệp vụ học, có điều kiện so sánh đối chiếu điểm khác biệt lý thuyết thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức lý luận Đồng thời thấy được đa dạng phong phú, thấy 32 khó khăn, hạn chế cơng việc thân, thấy đan xen nhiều yếu tố để hồn thành cơng việc Nhưng đồng thời tích lũy nhiều kinh nhiệm trình làm việc xây dựng tổ chức lưu trữ quan ngày hoàn thiện làm việc quan tổ chức Kết báo cáo thành mà thân em làm việc nghiêm túc, tìm hiểu suốt trình kiến tập UBND Quận Tây Hồ Hy vọng kết nguồn thông tin quý giá giúp UBND Quận Tây Hồ ngày hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành cảm ơn đến thầy cô giáo Khoa Văn Thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, toàn thể cán văn thư, lưu trữ công tác UBND Quận Tây Hồ cung cấp số liệu quý báu, bảo tận tình, tạo tiền đề vững tự tin công việc Lưu trữ tương lai Và giúp đỡ để em hồn thành báo cáo đợt kiến tập bổ ích Với kinh nhiệm thân hạn chế cộng với lối hành văn nhiều yếu điểm nên báo cảo em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong than nhận ý kiến đóng góp thầy cô giáo để báo cáo đầy đủ hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! D PHỤ LỤC Phụ lục I Mẫu sổ cho mượn tài liệu: Ngày Số lượt Học Đơn vị Số Số lưu trữ Kí 33 Ngày Ghi tháng (1) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) độc giả tên độc công giả tác (2) (3) (4) lượng tài liệu (5) (MLS – nhận HSS – PS ) (6) (7) trả (8) (9) : ngày tháng mà độc giả đến mượn tài liệu : số lượt mà độc giả đến đọc ngày : ghi họ tên độc giả : ghi nơi công tác độc giả : số lượng tài liệu mà độc giả mượn : số kí hiệu Hồ sơ, tài liệu mà độc giả mượn : độc giả kí nhận tên : ghi ngày trả tài liệu : ghi thông tin số chứng minh nhân dân, số điện thoại di động Phụ lục II Mẫu phiếu mượn hồ sơ/ trả hồ sơ: PHIẾU MƯỢN HỒ SƠ/ TRẢ HỒ SƠ Họ tên:…………………………………………………………………………… Đơn vị:……………………………………………………………………………… Đề nghị đơn vị:……………………………………………………………………… Vui lòng cho mượn hồ sơ tài liệu sau: STT Tên hồ sơ Mã hồ sơ 34 Thời gian Mục đích sử Kí nhận trả Ý KIẾN CỦA ĐƠN VỊ CUNG CẤP Chấp nhận dụng Ngày… tháng … năm 20… Khơng chấp nhận ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ Lí không chấp nhận:………………… ………………………………………… ………………………………………… Ngày … tháng … năm 20… ĐƠN VỊ CUNG CẤP Tình trạng hồ sơ trả: Chấp nhận Không chấp nhận Ý kiến khác:……………………………………… ……………………………………………………………………………………… ĐƠN VỊ CUNG CẤP Ngày … tháng … năm 20… ĐƠN VỊ MƯỢN Phụ lục III Mẫu biên hủy hồ sơ : BIÊN BẢN HỦY HỒ SƠ Số :……./20… Hôm nay, ngày … tháng … năm 20…., tại:……………………………………… Chúng gồm: ……………………………………… Chức danh………………………………… ……………………………………… Chức danh………………………………… 35 Kính đề nghị:………………………… Cho phép hủy loại hồ sơ sau: STT Tên hồ sơ Mã hồ sơ Lý do:……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Ngày… tháng… năm… 20… NGƯỜI ĐỀ NGHỊ Đã tiến hành hủy loại hồ sơ phép hủy phương pháp:………… Tại:………………………… Lúc … Giờ … Phút, ngày … tháng … năm 20… NGƯỜI HỦY Phụ lục IV Mẫu danh mục kiểm soát hồ sơ: DANH MỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ ĐƠN VỊ:………………………… STT Tên hồ sơ Mã số 36 Thời gian Ghi Phụ lục V Mẫu danh mục sửa đổi tài liệu SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu Trang/phần Mô tả nội dung sửa đổi sửa đổi/ bổ liên quan việc sung sửa đổi 37 Lần ban Ngày ban hành/ lần hành sủa đổi Phụ lục VI MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ Tài liệu đưa chỉnh lý để sẵn lên giá tring tình trạng bó gói rời lẻ 38 Tài liệu nộp lại phòng, ban chức chất đống chưa chỉnh lý 39 Văn có chữ ký chưa đóng dấu cho vào hồ sơ nộp lưu 40 Việc bố trí, xếp kho lưu trữ 41 MỤC LỤC 42 ... phòng, chịu trách nhiệm trước UBND chủ tịch UBND Chương II: Thực trạng công tác Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ 2.1 Thực trạng hoạt động quản lý công tác Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ 11 2.1.1 Ban hành số... nhân hoạt động công tác Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ 3.2.1.1 Ưu điểm Nhìn chung công tác Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ thực vào nề nếp khoa học, đáp ứng nhu cầu công việc Cán Lưu trữ UBND Quận ln ý thức có... vụ cho công tác Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ Việc tổ chức quản lý đạo công tác Lưu trữ thể việc áp dụng văn Đảng, Nhà nước công tác Lưu trữ việc ban hành đạo hướng dẫn nghiệp vụ UBND Quận Tây Hồ,