THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN 5 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng nội vụ 5 1.1.1 Lịch sử hình thành 5 1.1.1 Vị trí, chức năng 5 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn: 9 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ thuộc - Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn 9 1.2.1 Chức năng 9 1.2.2 Nhiệm vụ 9 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN 11 2.1 Hoạt động quản lý 11 2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Lưu trữ 11 2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ cơ quan, tổ chức 13 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ trong Công tác Lưu trữ 13 2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm Công tác Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Lưu trữ 13 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế Công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, tổ chức 14 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 15 2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 16 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 16 2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 17 2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 18 2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 18 2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. 19 CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 21 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn và những kết quả đạt được 21 3.1.1 Về Công tác Văn thư 21 3.1.2 Về Công tác Lưu trữ 22 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao công tác Lưu trữ 23 3.3 Một số khuyến nghị 24 3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn 24 3.3.2 Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ của trường 26 KẾT LUẬN 27 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

B PHẦN NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN 5

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng nội vụ 5

1.1.1 Lịch sử hình thành 5

1.1.1 Vị trí, chức năng 5

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn: 9

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ thuộc - Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn 9

1.2.1 Chức năng 9

1.2.2 Nhiệm vụ 9

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN 11

2.1 Hoạt động quản lý 11

2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Lưu trữ 11

2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ cơ quan, tổ chức 13

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ trong Công tác Lưu trữ 13

2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm Công tác Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Lưu trữ 13

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế Công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, tổ chức 14

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 14

2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 15

2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 16

2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 16

2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 17

2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 18

2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 18

2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 19

CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG NỘI VỤ - UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 21

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn và những kết quả đạt được 21

3.1.1 Về Công tác Văn thư 21

3.1.2 Về Công tác Lưu trữ 22

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao công tác Lưu trữ 23

3.3 Một số khuyến nghị 24

3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn 24

3.3.2 Đối với bộ môn Văn thư – Lưu trữ của trường 26

KẾT LUẬN 27 PHỤ LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Đất nước ta đang trên đà phát triển về tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa,

xã hội, giáo dục, …để hội nhập cùng nền kinh tế của thế giới.cùng với đó trongnhững năm gần đây công tác văn thư lưu trữ có những bước phát triển phongphú và đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách nền kinh tế Hành chính nhà nước

Đối với cơ quan, tổ chức công tác văn thư lưu trữ cũng có vai trò đặc biệtquan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều

có một đặc điểm chung đó là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra những tàiliệu có liên quan và những văn bản này đều được lưu trữ lại để khai thác, sửdụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sựviệc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc ban hành, soạn thảo văn bản đãquan trọng, việc lưu trữ, bảo quản văn bản và phát huy giá trị của văn bản đócòn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi cơ quan, tổ chức được thành lập thì côngtác văn thư lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạtđộng của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thôngtin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành côngviệc, cho việc thực hiện chức năng nhiêm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giảiquyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổchức

Cùng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy

tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với nhữngngười làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người

hy sinh thầm lặng Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giảiquyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lýđối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng nhữngtài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệtài liệu những tài liệu đó Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Nếu không có sự cần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưutrữ thì chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu

những tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khiđược đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềmnăng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trịđặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của cácthế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng củadân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát mà dân dân ta đã trải qua Ngày nay,nếu chúng ta không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệuthuộc về cơ quan, tổ chức thì làm sao những người kế cận có thể tìm hiểu đượclịch sử hình thành, đóng góp to lớn của cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng

và các giai đoạn phát triển của đất nước nói chung

Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ côngnghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòngkhông giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tảinhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trítrong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũngphải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tàiliệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ

Thực hiện theo quy định của Nhà nước về quy chế đào tạo tại các Họcviện, trường Đại Học, Cao đẳng trong cả nước; theo kế hoạch đào tạo, hàngnăm, Nhà trường tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp trên phạm vi cả nước để có những hiểu biết và nhận thức rõ hơn

về ngành đang theo học Đặc biệt xuất phát từ chủ trương của Đảng và Nhà

nước trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo ở giai đoạn hiện nay đó là: “Học đi đôi với hành”, “Lý luận gắn liền với thực tiễn”, ngay từ những ngày đầu, Nhà

trường đã xác định thực tập là một môn học nằm trong chương trình đào tạo.Khóa thực tập này sẽ giúp sinh viên nắm vững được những kiến thức lý luậnthông qua thực tiễn Đồng thời làm sáng tỏ những nội dung môn học chuyênngành tại giảng đường Khóa thực tập cũng là sợi dây kết nối giữa Nhà trường

và xã hội Cụ thể qua thời gian thực tập tại các cơ quan, tổ chức giúp sinh viênnắm vững được lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó hiểu nội dung

nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Bêncạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một sốnghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn củamình Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ họctập về lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình

độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoànthiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ Về kỹ năngthực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà cònphải có kỹ năng thực hành Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lựcthực tế của người cán bộ văn thư lưu trữ một cách trung thực, chính xác nhất.Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư lưu trữ khôngnhững giúp cán bộ văn thư lưu trữ từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúpnâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ

Trong thời gian thực tập tại phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn từ ngày10/1/2017 đến ngày 10/3/2017 đã giúp em được tiếp xúc với các công việc vềvăn thư, lưu trữ cũng như nắm bắt được một số nghiệp vụ, kỹ năng của ngườilàm công tác văn thư lưu trữ để tổng hợp những kiến thức đã lĩnh hội, trau dồiđược tại cơ quan thực tập, kết hợp với những lý luận được thầy, cô nhà trườngtrang bị, em đã học được phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư – Lưutrữ Một công việc đòi hỏi sự nhẹ nhàng khéo léo,tinh tế giúp đỡ đắc lực cholãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày Qua quá trình thực tập đã giúp emnhận ra những điểm yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn,thiếukinh nghiệm trong quá trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưutrữ, từ đó em có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn màchương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ

Để thực hiện được bài báo cáo thực tập này, em đã được hướng dẫn củabác Ma Xuân Tỉnh và sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các cán bộ, nhân viênPhòng Nội vụ huyện Chợ Đồn Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã nỗlực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu những kiến thức từ thực tế để tổnghợp và hoàn thiện bài báo cáo này Song nội dung nghiên cứu, tìm hiểu diễn ra

trong thời gian ngắn nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu xót Vì thế

Em rất mong nhận được sự góp ý, đánh giá và bổ sung của các thầy, cô trongkhoa, cũng như của các cán bộ, nhân viên thuộc phòng Nội vụ để bài báo cáocủa em được hoàn thiện hơn cả về hình thức trình bày lẫn nội dung bài báo cáo

Kết thúc đợt kiến tập này cho em gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúcsức khỏe đến các thầy cô, giảng viên trong khoa Văn thư lưu trữ, ban lãnh đạocùng các cán bộ, nhân viên trong Phòng Nội Vụ đã giúp em hoàn thành tốt khóathực tập này Đặc biệt, cho em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Bác Ma Xuân Tỉnh–cán sự và là người trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian vừa qua

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG NỘI VỤ - UBND

HUYỆN CHỢ ĐỒN 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng nội vụ

Theo quyết định số: 01/2015/QĐ-UBND ban hành Quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hànhquyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng tháng:chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhànước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khiđược phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hànhpháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý được giao

- Về tổ chức, bộ máy

a, Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành vănbản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức của Phòng Nội vụtheo quy định và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyếtđịnh việc thành lập, sát nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân huyện;

c, Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệpcông lập thuộc Ủy ban nhân dân huyện;

- Về quản lý, sử dụng, biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn ví sự nghiệp công lập

a, Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân huyên, Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàngnăm của các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của

Ủy ban nhân dân huyện để Ủy ban nhân dân trình Ủy ban nhân dân theo quyđịnh;

b, Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao biên chế công chức, giao

số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập sau khi được cấp cóthẩm quyền phê duyệt

C, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra, quản lý, sửdụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp cônglập theo quy định của pháp luật;

- Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức

a, Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các

cơ quan tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện quản lý xây dựng đề án vịtrí việc làm, cơ cấu tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện quản lý xâydựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề ánđiều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức theo quy địnhcủa pháp luật và theo chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tình;

b, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện đôn đốc, theo dõi thẩm định tổnghợp việc xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu tổ chức danh công chức, viênchức trong cơ quan tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhândân huyện trình Ủy ban nhân tỉnh thẩm định; giúp Ủy ban nhân dân huyện trình

Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định

c, Trình Ủy ban nhân dân huyện thực hiện việc sử dụng, quản lý vị tí việclàm và cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong cơ quan, tỏ chức, đơn vị

thuộc Ủy ban nhân dân huyện theo quy định, theo phân cấp hoặc ủy quyền của

Ủy ban nhân dân tỉnh;

- Về công tác xây dựng chính quyền

a, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tổ chức và hướngdẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân huyện theo quy định củapháp luật và hướng dẫn của Ủy ban nhân tỉnh;

b, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện trình Hội đồng nhân dân huyện bầu,miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó chủ tịch và các thành viên khác của Ủyban nhân dân huyện theoq quy định của pháp luật;

c, Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn kết quả bầu cử, phêchuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã theo quyđịnh

- Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã

a, Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định việc tuyển dụng,

sử dụng, quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức,luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, thựchiên chế độ tiền , lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ, chính sách khác đối vớicán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dânhuyện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

b, Thực hiện công tác quản lý hồ sơ, đào tạo, bồi dưỡng chuyên mônnghiệp vụ, kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, côngchức cấp xã theo quy định của pháp luật, theo phân cấp quản lý của Ủy ban nhândân cấp tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ;

- Cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức

a, Trình Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc kiểm tra các cơ quanchuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cáchhành chính, cài cách chế độ công vụ, công chức địa phương;

b, Trình Ủy ban nhân dân huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành

chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức trên địa bàn huyện;

c, Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cáchchế độ công vụ, công chức ở địa phương theo quy định

- Công tác văn thư, lưu trữ

a, Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện vàcấp xã theo quy đình của pháp luật;

b, Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật

- Về công tác thi đua, khen thưởng

a, Tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức các phong tràothi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nướctrên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua – Khenthưởng huyện;

b, Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thiđua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,khen thưởng theo quy định của pháp luật

- Về công tác tôn giáo

a, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổchức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước vềtôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

b, Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn huyện theo phân cấp của Ủyban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật;

- Về công tác thanh niên

a, Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiếnlược, chương trình, kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên

b, Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về thanh niên vàcông tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanhniên theo quy định và theo phân cấp;

c, Chủ trì, phối hợp với cơ quan liên quan và tổ chức khác của thanh niêntrong việc thực hiện hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện cơ chế, chínhsách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn:

Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn hiện nay gồm 07 thành viên bao gồm: 01trưởng phòng, 01 phó phòng và 04 chuyên viên:

1 Trưởng phòng: Đồng chí: Nông Thế Thái

2 Phó trưởng phòng: Đồng chí: Nông Văn Dương

3 Chuyên viên gồm 04 đồng chí sau:

1.2.1 Chức năng

Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn là một đơn vị trựcthuộc Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn có nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dânHuyện Chợ Đồn quản lý nhà nước về Công tác Văn thư – Lưu trữ Phòng Nội vụhuyện Chợ Đồn có bộ phận Văn thư – Lưu trữ chuyên trách để giúp TrưởngPhòng Nội vụ và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện tổchức thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữ của huyện; đồng thời quản

lý Nhà nước về Văn thư Lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy bannhân dân huyện và các cơ quan, tổ chức có liên quan Tại Phòng Nội vụ Ủy bannhân dân Huyện Chợ Đồn bố trí đồng chí Ma Thị Nga phụ trách Công tác Vănthư Lưu trữ chuyên trách

1.2.2 Nhiệm vụ

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưutrữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp

- Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;

- Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

- Trưởng Phòng Nội vụ huyện trong phạm vi quyền hạn được giao tráchnhiệm giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ; chỉ đạoviệc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác Văn thư – Lưutrữ của Ủy ban nhân dân huyện huyện Chợ Đồn

- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân huyện về tổchức điều hành các công việc trong phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt độngcủa Ủy ban nhân dân huyện, phân công chỉ đạo công việc chung

- Một chuyên viên thực hiện những công việc theo sự phân công củaTrưởng phòng Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạchtuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng phòng, quản

lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả Thực hiện công tác Lưu trữ côngvăn, tài liệu đến và đi

- Chuyên viên của phòng Nội vụ phụ trách công tác văn thư - lưu trữ đểtham mưu cho trưởng phòng về công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực vănthư lưu trữ trên địa bàn huyện Do đó, chuyên viên đó sẽ phải chịu trách nhiệmquản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư - lưu trữ của phòng Nội vụ

- Chuyên viên chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bố trítrong biên chế được giao, phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chứcvăn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI

VỤ - UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN

Công tác Lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của

cơ quan tổ chức nói chung và Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồnnói riêng Nếu như Công tác lưu trữ tốt, hồ sơ được bảo quản một cách khoa học

sẽ thuận tiện cho công tác khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cán bộ công chức,viên chức của cơ quan trong quá trình giải quyết công việc Tuy nhiên, nếu chỉchú trọng vào các khâu nghiệp vụ thì vẫn chưa đủ, bởi lẽ hoạt động quản lýđóng một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, và

nó được ví như kim chỉ nam cho mọi hoạt động thực hiện Do vậy, từ khi thànhlập đến nay, Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn luôn chú trọng vào công tác quản lýsong song với các hoạt động nghiệp vụ

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Lưu trữ

Là một đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn lại được giaonhiệm vụ quản lý nhà nước về Công tác Văn thư – Lưu trữ nên phòng Nội vụluôn chú trọng vào các văn bản chỉ đạo về Công tác Văn thư – Lưu trữ và đặcbiệt là các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về Công tác Lưu trữ của Chính Phủ, BộNội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là những cơ quan quản lý đầu ngànhTrung ương về Công tác Văn thư – Lưu trữ Đối với Công tác Lưu trữ, PhòngNội vụ luôn thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo hướng dẫn như sau:

- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chínhphủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệulưu trữ;

- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội

vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;

- Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội

vụ về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ

và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệuhành chính;

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấytheo TCVN ISO 9001:2000;

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị;v.v

Ngoài ra, Để Công tác lưu trữ đi vào nề nếp Phòng Nội vụ còn tham mưucho UBND huyện Chợ Đồn ban hành các văn bản:

- kế hoạch số 189/KH-UBND ngày 06/3/2014 của UBND huyện ChợĐồn ban hành kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ Công tác Văn thư, lưu trữ năm2014;

- Kế hoạch số 929/KH-UBND ngày 12/8/2016 của UBND huyện Chợ Đồn

về việc kiểm tra công tác Nội vụ năm 2016;

- Công văn số 975/UBND – NV ngày 22/8/2016 về việc hướng dẫn lập hồ

sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức;

- Báo cáo 262/BC-UBND ngày 28/12/2016 của UBND huyện Chợ Đồn, báocáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ huyện Chợ Đồn năm 2016

- Quyết định số 1471/QĐ-UBND ngày 18 tháng 10 năm 2012 về việc banhành quy chế Công tác văn thư, lưu trữ huyện Chợ Đồn

Việc ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác lưu trữ là rấtcần thiết và có ý nghĩa vô cùng quan trọng Giúp cán bộ lưu trữ dễ dàng hơntrong công việc, tạo được tính nề nếp trong công tác lưu trữ, nâng cao được hiệuquả giải quyết công việc Đồng thời, hằng năm, Phòng Nội vụ cũng thườngxuyên tập huấn cho cán nộ làm Công tác Lưu trữ để bồi dưỡng các kỹ năng,nghiệp vụ

2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ cơ quan, tổ chức

Qua quá trình thực tập tại Phòng nội vụ, được tiếp xúc với tài liệu, emnhận thấy, sau khi kết thúc công việc, cán bộ sẽ giao nộp hồ sơ tài liệu cho Lưutrữ cơ quan của Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn Do Phòng Nội vụ là một đơn

vị của Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn nên toàn bộ tài liệu có giá trị, sau khikết thúc công việc vẫn phải nộp cho Ủy ban nhân dân Bởi lẽ, tài liệu của PhòngNội vụ là khối tài liệu không thể thiếu và tách rời đối với Phông ủy ban nhândân huyện Chợ Đồn Như vậy, toàn bộ tài liệu sẽ được quản lý, tập trung thốngnhất theo quy định đã đề ra để tránh tình trạng mất mát và thất lạc tài liệu của cơquan nói chung và của Phòng Nội vụ nói riêng

2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học Công nghệ trong Công tác Lưu trữ

Công tác Lưu trữ đóng một vai trò quan trọng đối với hoạt động của cơquan tổ chức nên việc đầu tư các trang thiết bị để hiện đại hóa Công tác Lưu trữ

là vô cùng cần thiết Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học, hằng năm Trưởngphòng Nội vụ vẫn thường xuyên khuyến khích các cán bộ của phòng tích cựctham gia nghiên cứu khoa học hay phát minh ra các sang kiến khoa học trongCông tác Lưu trữ của Phòng cũng như của toàn Ủy ban nhân dân Huyện ChợĐồn Bên cạnh hoạt động nghiên cứu là việc ứng dụng các thành tựu khoa họccông nghệ vào Công tác Lưu trữ Hiện nay, Phòng Nội vụ áp dụng đúng tiêuchuẩn giá đựng tài liệu, bìa, cặp hộp của Bộ Khoa học và Công nghệ đề ra Việcứng dụng các tiêu chuẩn khoa học về Công tác Lưu trữ làm cho công việc đạthiệu quả hơn

2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm Công tác Lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong Công tác Lưu trữ

Công tác Lưu trữ của Phòng Nội vụ Huyện Chợ Đồn do cán bộ Ma ThịNga làm Công tác kiêm nhiệm Do học đúng chuyên ngành nên các nghiệp vụcủa chị rất chắc và hoàn thành tốt công việc được giao Tuy nhiên, hằng nămthường có những văn bản mới chỉ đạo về Công tác Lưu trữ vì những văn bản cũkhông còn hiệu lực nên vào dịp cuối năm, Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn

thường xuyên tổ chức tập huấn cho cả cơ quan Đồng thời, do làm đúng chuyênngành, am hiểu các khâu nghiệp vụ nên các công việc được giao cán bộ Ngaluôn hoàn thành tốt nhiệm vụ Nhiều năm liền cán bộ Nga được Ủy ban nhândân Huyện Chợ Đồn tặng giấy khen hoàn thành xuất sắc công việc Có thể nói,tài liệu lưu trữ có giá trị rất quan trọng vì nó phản ánh đúng chức năng, nhiệm

vụ và hoạt động của cơ quan Nên nếu như, cán bộ nào làm mất mát tài liệu của

cơ quan sẽ bị xử lý theo đúng quy định của nhà nước

2.1.5 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế Công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Hoạt động thanh tra, kiểm tra về thực hiện quy chế Công tác Văn thư lưutrữ là hoạt động diễn ra thường xuyên Ngoài sự kiểm tra của Trưởng Phòng Nội

vụ thì mỗi tuần cũng có Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp của Ủy ban nhândân huyện Chợ Đồn đến kiểm tra quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụcủa Phòng Nội vụ Bên cạnh đó, hằng năm thường có cán bộ của Sở Nội vụ đếnkiểm tra các quy trình nghiệp vụ của cơ quan Nhờ có công tác thanh tra kiểmtra đã làm cho công tác Lưu trữ có nề nếp và đi vào hoạt động có hiệu quả saumỗi lần kiểm tra nhắc nhở Việc thanh tra thường xuyên giúp phát hiện nhữngsai xót, thiếu xót, lỗ hổng trong khâu lưu trữ, nhằm kịp thời sửa chữa, bổ sung,đồng thời nâng cao ý thức, trách nhiệm cũng như đạo đức công vụ của các cán

bộ làm công tác lưu trữ Việc kiểm tra đột xuất giúp cho lãnh đạo nắm được tìnhhình thực trạng thực tế công tác lưu trữ để có phương thức xử lý nhanh chóng

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

Phòng Nội vụ là một trong những phòng chuyên môn, trực tiếp tham mưucho lãnh đạo cơ quan về các mặt hoạt động như: công tác tổ chức cán bộ, côngtác xây dựng chính quyền cơ sở, công tác thanh niên, tôn giáo…trong đó, khôngthể không nhắc đến công tác văn thư – lưu trữ Do Phòng Nội vụ là một đơn vịtrong các đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn nên Công tác Lưutrữ hầu hết chỉ là các hoạt động thu thập tài liệu của các cán bộ thuộc Phòng Nội

vụ Do chỉ là một đơn vị trực thuộc UBND huyện nên toàn bộ tài liệu vẫn phảinộp xuống Văn Phòng Ủy ban nhân dân Do vậy, trong báo cáo này, ngoài Công

tác Lưu trữ của Phòng Nội vụ, em xin trình bày thêm Công tác Lưu trữ của Ủyban nhân dân huyện Chợ Đồn để báo cáo hoàn chỉnh hơn

2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Thu thập, bổ sung TLLT là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quantới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giaotài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quyđịnh.Ở cơ quan công tác này được tiến hành thường xuyên

Phòng Nội vụ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về việc ban hành các vănbản, quy chế quy định về công tác văn thư – lưu trữ của các cơ quan, tổ chứctrong toàn huyện nói chung và Ủy ban nhân dân huyện nói riêng Tuy nhiên,trong quá trình lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại phòng trong vòng 1 năm thì cán bộ vănthư – lưu trữ của phòng cũng tiến hành những công việc trong công tác lưu trữnhằm mục đích sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ một cách khoa học và tối ưunhất, phục vụ cho công tác tra tìm khi cần thiết

Đối với nguồn tài liệu thu thập vào Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn kể

từ 01 năm từ khi công việc kết thúc, các đơn vị phải nộp hồ sơ, tài liệu vào Ủyban theo đúng quy định của nhà nước Các nguồn thu thập tài liệu của Ủy bannhân dân Huyện Chợ Đồn gồm có Các đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyệnChợ Đồn trong đó có Phòng Nội vụ: Đây là nơi hình thành nên các hồ sơ côngviệc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng, ban, đơn

vị trong quá trình hoạt động Các hồ sơ này sẽ nộp vào lưu trữ cơ quan sau mộtnăm kể từ khi công việc được giải quyết xong Tài liệu hình thành trong cácphòng, ban, đơn vị là do quá trình lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyênmôn Nghị định 142/CP của Chính phủ ban hành ngày 28 tháng 6 năm 1962 quyđịnh: “Mỗi cán bộ làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ và các cán bộnhân viên làm công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liênquan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình làm” Nội dungchủ yếu gồm:

+ Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xâydựng cơ bản;

+ Tài liệu về dự toán, quyết toán thu chi của Ủy ban nhân dân;

+ Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thựchiện chế độ chính sách;

+ Tài liệu về hoạt động đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên)…

2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ

Phân loại tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ quan trọng của Công tácLưu trữ Phân loại chính là lựa chọn và phân chia tài liệu Công tác phân loại tốt

sẽ tạo điều kiện tốt cho các khâu nghiệp vụ còn lại như xác định giá trị tài liệu,bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ Công tác phân loại tốt sẽ giúp giữ lại nhữngtài liệu có giá trị và loại đi những tài liệu không còn giá trị Một điều có thể nhậnthấy rằng, nếu khâu phân loại không được tiến hành tốt sẽ làm giảm đi giá trịcủa tài liệu Do vậy, Công tác phân loại của Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồnluôn được chú trọng và thực hiện một cách có hiệu quả theo đúng tinh thần củacác văn bản quy định hiện hành của nhà nước

2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyếtđịnh đến số phận của tài liệu Mỗi loại tài liệu lưu trữ có giá trị và thời hạn bảoquản khác nhau Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục được tình trạngtiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ, giảm bớt được tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan Xácđịnh giá trị tài liệu có liên quan chặt chẽ tới công tác bổ sung tài liệu vào các lưutrữ Trên cơ sở tài liệu được đánh giá một cách khoa học thì sẽ lựa chọn đượcnhững tài liệu có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào các lưu trữ Đối với công tácphân loại tài liệu, việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoànthiện các nhóm tài liệu cho đến từng hồ sơ Do đó nó đã góp phần tích cực giúpcho công tác bảo quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạođiều kiện thuận lợi cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quảnhất

Khi xác định giá trị Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn luôn tuân theo cáctiêu chuẩn, nguyên tắc và phương pháp chung của Lưu trữ học Bên cạnh đó, Ủy

ban nhân dân huyện Chợ Đồn còn tuân theo các văn bản hướng dẫn, quy định vềxác định giá trị tài liệu như:

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quyđịnh thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động củacác cơ quan, tổ chức

- Công văn số 879/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…

Hiện nay, theo quy định của nhà nước thì khối tài liệu đem ra xác định giátrị tài liệu của cơ quan được chia ra ở các mức: Tài liệu có thời hạn bảo quảnvĩnh viễn; Tài liệu bảo quản có thời hạn: 70 năm, 20 năm, 10 năm, 5 năm; Tàiliệu hết giá trị

Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị nên khi xác định giá trị tài liệucủa cơ quan, Ủy ban nhân dân đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.Trong quá trình xác định giá trị tài liệu, các cán bộ làm việc một cách thậntrọng, nghiêm túc tránh việc xác định nhầm hoặc ý kiến chủ quan trong khi đánhgiá, giá trị của tài liệu

2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học,trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác địnhgiá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối vớiPhông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Tại Uỷ ban nhân đân huyện Chợ Đồn, khối tài liệu hầu hết chưa đượcchỉnh lý Tài liệu trong tình trạng bó gói, rời lẻ còn nhiều Tài liệu trong phông

Ủy ban nhân dân huyện chủ yếu được phân loại theo phương án Thời gian – Cơcấu tổ chức Theo phương án phân loại này, trước hết tài liệu được phân loạitheo thời gian, sau đó tài liệu phân về theo cơ cấu tổ chức, nghĩa là phân về cácđơn vị Tài liệu chia theo tên các phòng ban như: phòng Kinh tế - hạ tầng; phòngNông nghiệp và phát triển nông thôn;… nhìn chung, việc phân loại tài liệu docán bộ lưu trữ đảm nhiệm Sau khi phân loại tài liệu, cán bộ lưu trữ chia tài liệutheo tháng và viết tiêu đề hồ sơ lên bìa tạm Tiêu đề hồ sơ được cán bộ viết bao