Thực nghiệm công tác làm việc của Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ an

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương I. TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN NAM ĐÀN, TỈNH NGHỆ AN VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LÀM VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ 3 I. I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn 3 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. 3 1.1.2. Chức năng: 3 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn: 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn: 5 I. 2.Chức năng, nhiệm vụ. quyền hạn cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Nam Đàn. 7 1.2.1.Vị trí,Chức năng: 7 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 8 1.2.3.Cơ cấu tổ chức: 11 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LÀM VIỆC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN NAM ĐÀN 12 2.1.Hoạt động quản lý 12 2.1.1. Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lí của UBND huyện Nam Đàn. 12 2.1.2. Thể thức và kĩ thuật trình bày 12 2.1.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND huyện Nam Đàn. 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 15 2.2.1.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi. 15 2.2.1.2. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến. 17 2.3.Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu. 19 2.3.1. CÁC LOẠI CON DẤU CỦA CƠ QUAN 19 2.4.2. NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 20 2.4. Tìm hiểu về tổ chức Văn thư – Lưu trữ của Phòng Nội vụ. 26 2.4.1.Công tác Văn thư của Phòng Nội vụ 26 2.4.1.1BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 26 2.4.1.1. Chức năng ,nhiệm vụ: 28 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CŨNG NHƯ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN NAM ĐÀN. 29 3.1. Nhận xét đánh giá chung . 29 3.2. Giải pháp 29 3.2.1. Giải pháp chung. 29 3.2.2. Giải pháp cụ thể. 30 3.2.2.1. Nâng cao chất lượng, học hỏi, đa dạng hóa các phương thức đào tạo. 30 3.2.2.2.Xây dựng kiến thiết cơ sỏ vật chất kèm theo quá trình đào tạo. 31 3.2.2.3.Về phía cơ quan 31 PHẦN KẾT LUẬN 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHẦN PHỤ LỤC 35

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương I TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN NAM ĐÀN, TỈNH NGHỆ AN VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LÀM VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ 3

I I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn 3

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 3

1.1.2 Chức năng: 3

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn: 4

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn: 5

I 2.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Nam Đàn 7

1.2.1.Vị trí,Chức năng: 7

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 8

1.2.3.Cơ cấu tổ chức: 11

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LÀM VIỆC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN NAM ĐÀN 12 2.1.Hoạt động quản lý 12

2.1.1 Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lí của UBND huyện Nam Đàn 12

2.1.2 Thể thức và kĩ thuật trình bày 12

2.1.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND huyện Nam Đàn 13

2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15

2.2.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 15

2.2.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi 15

2.2.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến 17

2.3.Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu 19

2.3.1 CÁC LOẠI CON DẤU CỦA CƠ QUAN 19

2.4.2 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 20

2.4 Tìm hiểu về tổ chức Văn thư – Lưu trữ của Phòng Nội vụ 26

2.4.1.Công tác Văn thư của Phòng Nội vụ 26

2.4.1.1BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 26

2.4.1.1 Chức năng ,nhiệm vụ: 28

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CŨNG NHƯ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN NAM ĐÀN 29

3.1 Nhận xét đánh giá chung 29

3.2 Giải pháp 29

3.2.1 Giải pháp chung 29

3.2.2 Giải pháp cụ thể 30

3.2.2.1 Nâng cao chất lượng, học hỏi, đa dạng hóa các phương thức đào tạo.30 3.2.2.2.Xây dựng kiến thiết cơ sỏ vật chất kèm theo quá trình đào tạo 31

3.2.2.3.Về phía cơ quan 31

PHẦN KẾT LUẬN 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO 34

PHẦN PHỤ LỤC 35

DANH MỤC VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN

Thông qua kiến tập đã cho em rất nhiều kiến thức bổ ích, giúp sinh viênchúng em đưa kiến thức lý thuyết kết hợp với thực tiễn để giúp cho sinh viên cócái nhìn bao quát hơn.Để một phân nào đó lấy kiến thức lý thuyết hiểu sâu sắchơn về nó song có thể vận dụng vào kiến thức thực tiễn phát huy tính sáng tạotrong mỗi sinh viên.Là sinh viên năm 3 chuyên ngành văn thư ,lưu trữ- Trườngđại học Nội vụ Hà Nội ,sau khi được sự giúp đỡ của nhà trường và UBNDhuyện Nam Đàn, em đã được về UBND huyện kiến tập và tìm hiểu công tác làmviệc tại phòng Nội vụ

Có thể nói thông qua thời kiến tập này đã giúp cho em có được nhiều kiếnthức bổ ích về công tác làm việc,có cái nhìn cụ thể hơn về công việc học hỏiđược những người đi trước nhiều kiến thức bổ ích về cách giải quyết công việc.Đặc biệt hơn trong quá trình làm việc em rất quan tâm đến vấn đề tầm quantrong của công tác văn thư,lưu trữ tại phòng Nội vụ Nên em đã không đắn đo

lựa chọn đề tài: “Thực nghiệm công tác làm việc của Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ an’’.

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn tới thầy,cô giáo khoa Văn thư,lưu trữTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là cô Trịnh Thị Kim Oanh đã tận tìnhhướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này Xin gửi lời cảm ơn tới tậpthể lớp 1305 LTH13A đã luôn sát cánh giúp đỡ mình Xin gửi lời cảm ơn tớianh, chị , cô chú làm việc tại Phòng Nội vụ đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho

em trong quá trình kiến tập tại cơ quan, thu thập tài liêu, tìm hiểu nghiệp vụcũng như chuyên môn nghành nghề để hoàn thành bài báo cáo

Trong quá trình kiến tập và hoàn thành báo cáo mặc dù đã nhận thức đượctầm quan trọng trong công tác nghiệp vụ của mình và đã cố gắng hết sức nhưng

do kiến thức, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế.Vì vậykhông thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế Em rất mong nhận được sựgóp ý của thầy,cô giáo để bài báo cáo của em hoàn thiện

Xin chân thành cảm ơn!

Nam Đàn, ngày 15 tháng 6 năm 2016

Sinh viên Văn Thị Thanh

PHẦN MỞ ĐẦU

Khi đất nước trong giai đoạn đổi mới toàn diện về mọi mặt trên tất cả cáclĩnh vực kinh tế- xã hội , an ninh, quốc phòng Ngày nay, trước nhu cầu Côngnghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước để hòa nhập với cộng đồng quốc tế.Các hộinghị hợp tác mà Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của ASEAN.Khiđất nước trong giai , APEC, WTO và đang trong quá trình mở cửa TTP thì côngtác văn thư, lưu trữ đóng góp một phần hết sức quan trọng trong công cuộc đổimới Văn thư,lưu trữ được xem là vị trí trung tâm của cơ quan tổ chức, nó kếtnối mọi hoạt động quản lí, điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức và

là bộ phận không thể thiếu trong quá trình quản lí điều hành hoạt động của cơquan, tổchức

Đối với bất kì cơ quan, tổ chức nào thì công tác văn thư,lưu trữ có ý nghĩaquan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thôngtin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lí Đặc biệt là trong công cuộc cải cáchHành chính Nhà nước hiện nay, công tác Văn thư, lưu trữ góp phần đem lại hiệuquả và chất lượng quản lí

Khi mà đất nước đang trong giai đoạn quá độ lên xã hội chủ nghĩa với hainhiệm vụ: xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Công tác văn thư,lưu trữ chính là điểmmấu chốt đưa lãnh đạo đất nước siết lại gần hơn.Thông qua những giấy tờ đóngười dân có thể hiểu hơn về chính sách đúng đắn của Đảng , pháp luật của nhànước.Hơn nữa nó còn là công tác giúp các doanh nghiệp nước ngoài giao thươngvới trong nước một cách nhanh gọn dễ dàng.Phòng Nội vụ bố trí công chứcchuyên trách giúp trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủyban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư,lưu trữ của cấp huyện ;

-Biên chế công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do phòng Nội vụ

bố trí trong biên chế được giao;

-Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ tại phòng Nội vụ phải có

đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của nghạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật

Có thể nói công tác văn thư ,lưu trữ chiếm một vị trí rất quan trọng trong

xu hướng đất nước đang ngày càng đi vào đổi mới cả diện và chất.

Chính vì thế , để tìm hiểu rõ hơn về công tác làm việc, nhân đơt kiến tậptại phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn em chọn đề tài:” Thực nghiệm côngtác làm việc của Phòng Nội vụ UBND huyện NamĐàn,tỉnh Nghệ An”

Ngoài phần mở đầu và kết luận thì nội dung của đề tài gồm 3 chươngsau:

Chương 1.Tổng quan về UBND huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An và cơ sở

lý luận công tác văn thư,lưu trữ tại Phòng Nội vụ

Chương 2.Thực trạng công tác làm việc và hoạt động,cơ sở vật chất, củavăn thư,lưu trữ tại Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn

Chương 3.Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng cũngnhư hiệu quả công việc của Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn, tỉnh NghệAn

MỘT SỐ PHỤ LỤC KÈM THEO PHẦN SAU.

Chương I TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN NAM ĐÀN, TỈNH NGHỆ AN VÀ CƠ

SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LÀM VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ.

I I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.

Huyện nằm ở hạ lưu sông Lam Kéo dài từ 18o 34’ đến 18o 47’ vĩ bắc vàtrải rộng từ 105o 24’ đến 105o 37’ kinh đông, trong đó diện tích đất nôngnghiệp chiếm 48%, còn nữa là đất lâm nghiệp và đồi núi, ao hồ Huyện NamĐàn, đông giáp huyện Hưng Nguyên và huyện Nghi Lộc, tây giáp huyện ThanhChương, bắc giáp huyện Đô Lương, nam giáp huyện Hương Sơn và huyện ĐứcThọ thuộc tỉnh Hà Tĩnh Huyện lỵ của Nam Đàn đóng ở Thị trấn Nam Đàn, trênđường quốc lộ 46 Vinh – Đô Lương, cách Thành phố Vinh 21 km về phía tây.Thị Trấn Nam Đàn là huyện lỵ nằm ở trung tâm của huyện Nam Đàn Huyện Nam Đàn gồm 1 thị trấn: Nam Đàn

Và 23 xã :Hồng Long,Hùng Tiến, Khánh Sơn, Kim Liên, Nam Anh, NamCát, Nam Cường, Nam Giang, Nam Hưng, Nam Kim,Nam Lĩnh, Nam Lộc,Nam Nghĩa, Nam Phúc,Nam Tân, Nam Thái, Nam Thanh, Nam Thượng, NamTrung, Nam Xuân, Vân Diên, Xuân Hòa, Xuân Lâm

1.1.2 Chức năng:

Theo điều 123 Hiến pháp 1992 sửa đổi bổ sung năm 2001 quy định: Ủy

ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu ra là cơ quan chấp hành của Hội đồngnhân dân, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấphành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và nghịquyết của Hội đồng nhân dân; cũng theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày

26 tháng 11 năm 2003.Và Luật Chính Tổ Chức Chính Quyền Địa Phương Theo

đó thì UBND Huyện Nam Đàn có những chức năng sau:

UBND huyện nam đàn do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hànhcủa HĐND, cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trướcHĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bảncủa cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Huyện ủy và HĐND cùng cấpnhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, củng

cố Quốc phòng - An ninh và thực hiện các chính sách trên địa bàn

UBND huyện Nam Đàn là một bộ phận của hệ thống cơ quan hành chínhNhà nước, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, chịu sự quản lýtrực tiếp của UBND tỉnh Nghệ An, sự lãnh đạo toàn diện của Huyện ủy huyệnNam Đàn Đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chínhNhà nước từ Trung ương đến cơ sở

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Quản lý Nhà nước ở địa phương theo các lĩnh vực: Nông nghiệp, ngưnghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, môi trường, văn hóa,thương mại, du lịch, giáo dục, y tế, giao thông, địa giới hành chính, an ninh trậttự

Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,Pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND.Quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch - Ủyban nhân dân cấp trên chỉ đạo hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp dưới trựctiếp

1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Nam Đàn:

UBND huyện do HĐND cùng cấp bầu ra: gồm 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủtịch, 04 ủy viên; các phòng, ban chuyên môn và các đơn vị trực thuộc:

* Lãnh đạo:

- Ông: Đinh Xuân Quế - Chủ tịch: Phụ trách chung;

- Ông: Nguyễn Hồng Sơn - Phó Chủ tịch: Phụ trách lĩnh vực đền bù giải tỏa

- Ông: Trần Thị Hiên - Phó Chủ tịch: Phụ trách lĩnh vực Kinh tế;

- Ông: Hồ Sỹ Hải- Phó Chủ tịch: Phụ trách lĩnh vực Văn hóa - xã hội

* Các ủy viên:

- Trưởng công an huyện

- Chánh thanh tra Nhà nước huyện;

- Chánh văn phòng UBND huyện

- Chỉ huy trưởng cơ quan Quân sự huyện

- Các phòng,chức năngchuyên môn thuộc UBND huyện:

- Văn phòng HĐND và UBND :Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện

trong công tác chỉ đạo, điều hành Cung câp thông tin phục vụ quản lý hoạt độngcủa HĐND, UBND và các cơ quan Nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vậtchất và kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện

- Phòng Nội vụ: Tham mưu, giúp UBND thị xã thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, chínhquyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước;cán bộ công chức xã, phường; hội; tổ chức phi chính phủ, văn thư lưu trữ nhànước; tôn giáo, thi đua- khen thưởng

- Phòng Tài nguyên - Môi trường: Tham mưu, giúp UBND huyện thực

hiện chức năng quản lý về đất đai, tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyênkhoáng sản, môt trường, khí tượng thủy văn, đo đạc, bản đồ,biển

- Phòng Kinh tế: Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng

quản lý Nhà nước trên lĩnh vực kinh tế tiểu thủ công nghiệp, khoa học côngnghệ , công nghiệp thương mại, dịch vụ, quản lý năng lượng, đăng ký kinhdoanh, thống nhất về quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân

- Phòng Tài chính - Kế hoạch: Thực hiện chức năng về tài chính kế

hoạch, tài sản; kế hoạch đầu tư, đăng ký kinh doanh; tổng hợp thống nhất quản

lý kinh tế về hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân

- Phòng Tư pháp: Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng

quản lý Nhà nước về công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm phápluật, kiêm tra xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục phápluật ,thi hành án dân sự chứng thực hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải cơ sở vàcông tác tư pháp theo quy định của pháp luật

- Phòng Y tế:Tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước về chăm

sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, gồm: Y tế cơ sở; y tế dự phòng; khám chữabệnh; phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh chongười, mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tếdân số

- Phòng Thanh tra: Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng,chống tham nhũng theo quy định của pháp luật

- Phòng Quản lý đô thị:Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức

năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực: Kiến trúc, quy hoạch xây dựng, pháttriển đô thị, nhà ở và công sở,cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị

- Phòng Lao động - Thương binh và xã hội:Tham mưu, giúp UBND

huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về lao động, việc làm, dạy nghề,bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, người có công với xã hội, bảo trợ xã hội,bảo vệ ,chăm sóc trẻ em ,phòng chống tệ nạn xã hội

- Phòng Văn hóa - thông tin:Tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà

nước về lĩnh vực: Văn hóa- xã hội, thể thao du lịch các lĩnh vực thông tin truyềnthông như cơ sở hạ tầng, phát thanh trên địa bàn huyện, mạng internet, báo chíxuất bản chuyển phát nhanh

- Phòng Giáo dục & Đào tạo.: Tham mưu, giúp UBND huyện quản lý

nhà nước về các lĩnh vực giáo dục đào tạo, gồm: mục tiêu, chương trình, nộidung giáo dục đào tạo, tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục và nhà giáo, tiêu

chuẩn cơ sở vật chất, tiêu chuẩn quản lý trường học và đồ chơi trẻ em, quy chếthi cử và cấp bằng, chứng chỉ theo quy định của pháp luật.

* Các phòng ban chuyên môn trực thuộc ngành dọc:

- Phòng thống kê

- Đài truyền thanh

Trạm bảo vệ thực vật

* Khối sự nghiệp Nhà nước gồm có:

- Ban Quản lý công trình xây dựng cơ bản

- Ban Quản lý khu du lịch thắng cảnh Huyện Nam Đàn

- Ban Quản lý chợ

- Trung tâm Y tế

- Trung tâm giáo dục thường xuyên và Hướng nghiệp

I 2.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ UBND huyện Nam Đàn.

1.2.1.Vị trí,Chức năng:

Theo Điều 1, Chương I, Quy chế Tổ chức và Hoạt động của Phòng Nội

Vụ năm 2015 theo đó Phòng Nội Vụ UBND huyện Nam Đàn có chức năng sauđây:

công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán

bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt độngkhông chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư lưu trữ nhànước;tôn giáo; thi đua- khen thưởng; công tác thanh niên

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Theo Điều 2, Chương I, Quy chế làm việc của Phòng Nội Vụ Uỷ bannhân dân huyện Nam Đàn, Phòng Nội Vụ ủy ban nhân dân huyện Nam Đàn cónhiệm vụ và quyền hạn

-Trình Ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng về công tác nội vụ và

tổ chức triển khai thực hiện theo quy định

-Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,

kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thựchiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước được giao

-Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạchsau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật vềcác lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

-Về tổ chức, bộ máy:

Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo quy định của Ủyban nhân dân tỉnh Nghệ An và hướng dẫn của Sở Nội vụ;

Trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc tham mưu giúp Ủy bannhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thểcác cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện

Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trìnhcấp có thẩm quyền quyết định;

Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lập,giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định củapháp luật

- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu

biên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm.

Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụngbiên chế hành chính, sự nghiệp;

Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp việc thực hiện các quy định vềchế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp của Huyện và Ủy ban nhân dân xã, thị trấn

-Về công tác xây dựng chính quyền:

Giúp Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thựchiện công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh và đạibiểu Hội đồng nhân dân xã, thị trấn theo quy định của pháp luật;

Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn cácchức danh bầu cử của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn;

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dụng đề án thành lập mới,nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để trình cấp có thẩmquyền xem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản

đồ địa giới hành chính của Huyện;

Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể,sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của các thôn trên địa bànhuyện theo quy định;

Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việcthực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sựnghiệp, xã, thị trấn

- Về cán bộ, công chức, viên chức:

Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng,điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá cán bộ, công chức, viên chức; thựchiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản

lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;

Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiệnchính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấntheo phân cấp

-Về cải cách hành chính:

Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quanchuyên môn của huyện và Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện công tác cảicách hành chính ở địa phương

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp đẩymạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện

Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy bannhân dân huyện và cấp trên

-Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý Nhà nước về tổ chức vàhoạt động của hội và tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn

-Về công tác văn thư, lưu trữ:

Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hànhchế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànhuyện và lưu trữ huyện

-Về công tác tôn giáo:

Giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chứcthực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôngiáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý Nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy bannhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật

- Về công tác thi đua, khen thưởng:

Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong tràothi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nướctrên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua- Khen thưởnghuyện;

Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ Thi đua-

Khen thưởng theo quy định của pháp luật.

- Về công tác thanh niên

Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện ban hành Kế hoạch phát triển thanhniên hằng năm, giai đoạn

Phối hợp với Huyện đoàn và các đơn vị có liên quan theo dõi, đôn đốc các

cơ quan, địa phương triển khai thực hiện tốt Kế hoạch;

Tham mưu, đề xuất báo cáo theo định kỳ cho Ủy ban nhân dân huyện và

- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối vớicán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quyđịnh của pháp luật và theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân huyện

1.2.3.Cơ cấu tổ chức:

*Lãnh đạo phòng Nội Vụ:

- Ông:Lê Sỹ Kiệt : Trưởng phòng Nội Vụ

- Ông: Phạm Hữu Từ -Phó Phòng Nội vụ: Phụ trách thi đua khen thưởng

- Nguyễn Như Khôi - Phó Phòng Nội vụ:Phụ trách Tôn giáo

- Đồng chí : Nguyễn Đức Mạnh - Chuyên viên

- Đồng chí : Nguyễn Thị Kim Duyên- Chuyên viên

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LÀM VIỆC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ,LƯU TRỮ TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN NAM ĐÀN.

Bước 1:Chuẩn bị soạn thảo:

Xác định mục đích, tầm quan trọng của văn bản như thế nào Văn bản doUBND huyện Nam Đàn ban hành nhằm thực hiện chức năng quản lý Nhà nước

ở địa phương và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Theo thẩm quyềnthì UBND huyện Nam Đàn được phép ban hành ba loại hình thức văn bản, cụthể là:

- Văn bản Quy pháp pháp luật: Quyết định, Chỉ thị

- Văn bản Hành chính thông thường: Báo cáo, Kế hoạch, Tờ trình, Thôngbáo, Công văn, Biên bản, Hợp đồng, Công điện;Giấy mời, Giấy đi đường…

- Văn bản cá biệt: Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định

2.1.2 Thể thức và kĩ thuật trình bày

Qua thời gian kiến tập, tôi đã tiếp xúc và tìm hiểu về rất nhiều văn bản màPhòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn ban hành thì tôi đã rút ra một số nhận xét

về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản của cơ quan như sau:

Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư liêntịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ vàVăn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý

Đảm bảo đúng thành phần thể thức.

* Nhược điểm:

- Một số văn bản còn bị thiếu sót ở “Nơi nhận” thiếu dâu hai chấm

-Khả năng tiếp nhận thông tin, xử lý hiệu quả soạn thảo bằng máy tínhcòn chưa cao

2.1.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của UBND huyện Nam Đàn.

Thông qua đó xác định trách nhiệm của Chủ tịch, Trưởng phòng , chuyênviên; cụ thể:

Chủ tịch: Chỉ đạo, hướng dẫn và đóng góp ý kiến về nội dung của văn bảncho cấp dưới thực hiện Bên cạnh đó còn chịu trách nhiệm về giá trị pháp lí củavăn bản

Trưởng phòng : Kiểm tra hình thức, thể thức và kĩ thuật trình bày của vănbản

Chuyên viên: Chịu trách nhiệm về soạn thảo văn bản theo chỉ đạo củaLãnh đạo cơ quan

Bước 2:Xây dựng đề cương và viết bản thảo:

Đề cương là dàn ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản, đề cươngcàng chi tiết thì việc soạn thảo văn bản càng thuận lợi; đối với những văn bản

quan trọng còn phải thông qua đề cương Đặc biệt là khi soạn thảo văn bản quyphạm pháp luật, các Quyết định cá biệt có liên quan tới nhiều đối tượng Căn cứ

đề cương dể biết bản thảo, qua mỗi lần viết được sửa chữa và bổ sung hoànchỉnh Việc viết bản thảo được thực hiện qua hai bước: Viết nháp và bản viếtchính thức

Bước 3:Trình duyệt, ký văn bản:

Chuyên viên soạn thảo sẽ trình hồ sơ trình duyệt bản thảo văn bản lên cấptrên để cấp trên xem xét thông qua Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tàiliệu có liên quan Trường hợp bản thảo cần được xin ý kiến góp ý cho bản thảothì chuyên viên phải tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn chỉnh bản thảo Rồilại trình lên cấp trên xem xét lại lần nữa

Bước 4: Đánh máy:

Sau khi bản thảo được duyệt Chuyên viên soạn thảo sẽ hoàn thiện vănbản cần soạn thảo và ban hành bằng cách đánh máy đúng nguyên văn bản thảo,đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sóthoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy hỏi lại đơn vị hoặc cánhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó Sau đó, chuyên viên soạn thảotrình lên cho Trưởng phòng của phòng, ban mình để duyệt về nội dung và kýnháy nếu đúng Chánh văn phòng sẽ là người duyệt về hình thức của văn bản,thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản và ký nháy nếu đúng.Bước 5: Duyệt và trình ký văn bản:

Việc duyệt văn bản phải do người có thẩm quyền duyệt Văn bản sau khiđược soạn thảo xong, thủ trưởng đơn vị duyệt về mặt nội dung, khi cần thiết cóthể ký nháy vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản sau đó trình lên Trưởngphòng Nội vụ hoặc Phó phòng Nội vụ để duyệt về mặt thể thức và tính pháp lýcủa văn bản

Sau khi văn bản duyệt về nội dung và thể thức thì được trình lên lãnh đạoUBND để ký ban hành Lãnh đạo UBND phải chịu trách nhiệm về nội dung vănbản mà mình ký

Bước 6: Hoàn thiện thủ tục ban hành văn bản:

Sau khi văn bản đã có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng cơ quan, văn bảnđược chuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (đóng dấu, ghi

số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản) sao chép, gửi văn bản, đăng ký văn bản,theo dõi giải quyết văn bản

Trong thời gian kiến tập tôi đã tìm hiểu quy trình soạn thảo văn bản quản

lí của Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn và so sánh với qui định hiện hànhcủa Nhà nước thì tôi có một số nhận xét, đánh giá như sau:

* Ưu điểm:

- Công tác soạn thảo văn bản được thực hiện tốt phần lớn văn bản do

UBND huyện ban hành ra đều đảm bảo đúng và đủ các bước của quy trình soạnthảo văn bản do nhà nước quy định

- Một số chuyên viên, cán bộ rất sáng tạo khi biết cách dùng một văn bản

mẫ lưu lại để giữ cho lần soạn thảo tới

- Cán bộ, chuyên viên Phòng Nội Vụ được đào tạo chuyên nghiệp, cótrình độ từ Cao đẳng trở lên, có nhiều kinh nghiệm trong công tác soạn thảo vănbản, nên đáp ứng tốt nhu cầu công việc

- Lãnh đạo UBND huyện rất quan tâm đến công tác soạn thảo văn bản,chỉ đạo sát xao, trang bị các trang thiết bị hiện đại, phục vụ cho công tác soạnthảo và ban hành văn bản như máy vi tính, máy in, máy photocopy

* Nhược điểm:

- Một số văn bản thông thường chưa được kiểm tra kĩ, chưa áp dụng đầy

đủ các bước của quy trình soạn thảo văn bản

- Mặc dù tuân theo một quy trình nhưng có những văn bản cần phải lập đềcương chi tiết, viết bản thảo thì chuyên viên lại không thực hiện Đây cũng làmột bước quan trọng trong quy trình thường hay bị chuyên viên bỏ qua Điềunày tạo nên sự thiếu chặt chẽ đồng bộ gây ra sự khó khăn trong thảo

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến

2.2.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi.

Duyệt hình thứcTrình kíGhi số, ngày, tháng, năm, đăng kí

Nhân bản, đóng dấu

Chuyển giao, theo dõi sự chuyển giao

Scan, lưuLưu, tổ chức sử dụng bản lưu

Kí chính thức

Ý kiến chỉ đạo, bổ sung (nếu có)

2.2.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến.

Sơ đồ qui trình quản lí và giải quyết văn bản đến của Phòng Nội Vụ UBNDhuyện Nam Đàn được sơ đồ hóa cụ thể như sau:

Phân công, đônđốc, nhắc nhở,kiểm tra

Giải quyếtvăn bản

Lưu hồ sơChuyển giao

Scan

Quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến Phòng Nội vụ UBND huyện Nam Đàn phải được quản

lý theo trình tự sau đây:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

-Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làmviệc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểmtra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơigửi trước khi nhận và ký nhận

- Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bảnđược chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủtục đóng dấu Đến Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bảnchính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bảnfax, bản chuyển phát qua mạng)

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ,công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay vớiLãnh đạo cơ quan, tổ chức để xử lý

-Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữliệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

-Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trênmáy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet

-Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin

ý kiến phân văn bản Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình

và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thưchuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo

Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ

gìn bí mật nội dung văn bản Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyểngiao văn bản.

-Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Sau khi nhận được văn bản đến, người đứng đầu cơ quan có trách nhiệmchỉ đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến

Người đứng đầu cơ quan và cá nhân được chuyển giao văn bản đến căn

cứ nội dung văn bản có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo thời hạn đượcpháp luật quy định hoặc theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạngiải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức

Văn thư có trách nhiệm tổng hợp văn bản đến, văn bản đến đã được giảiquyết, đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng Đốivới văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thuhồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo người đứng đầu cơquan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến

để thông báo cho các đơn vị liên quan

2.3.Tìm hiểu về quản lý và sử dụng con dấu.

2.3.1 CÁC LOẠI CON DẤU CỦA CƠ QUAN

UBND Huyện Nam Đàn ,HĐND huyện sử dụng loại mẫu dấu có quốchuy mẫu số 9 dành cho cơ cấp huyện

Đường chỉ: Dấu quốc huy có đường chỉ ngoài là 2 đường tròn sát nhau,đường tròn phía ngoài nét đậm, đường tròn phía trong nét nhỏ

+ Nội dung con dấu: Chung quanh vành ngoài khắc tên cơ quan, tổ chứchoặc chức danh dùng con dấu, ở giữa con dấu khắc hình Quốc huy nước Cộnghoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

+ Đường kính

Những loại văn bản liên quan đến UBND trong công tác làm việc củaPhòng Nội vụ sẽ thông qua sự đồng ý của Chủ tịch các cá nhân trong huyệnhoặc người có liên quan được ủy quyền, hay thay mặt xử lý