THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 4 1.1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.2. Vị trí chức năng 5 1.1.3. Nhiệm vụ quyền hạn 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức. 7 1.2.1. Tổ chức 7 1.2.2. Chức năng 8 1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.2.4. Cơ cấu tổ chức 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản về Văn thư – Lưu trữ 10 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 11 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động Lưu trữ của cơ quan tổ chức 12 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động Văn thư-Lưu trữ 13 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan tổ chức 13 2.1.6 Hợp tác quốc tế về Văn thư-lưu trữ 14 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 15 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 16 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 18 2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ; 19 2.2.6. Bảo quản tài liệu Lưu trữ 21 2.2.7. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 22 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 24 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 24 3.1.1. Về công tác Văn thư 24 3.1.2. Về Công tác Lưu trữ 24 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Lưu trữ Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Chợ Đồn 25 3.2.1. Hoàn thiện về thể chế văn bản 25 3.2.2. Hoàn thiện về tổ chức bộ máy 26 3.2.3. Trong công tác chuyên môn, nghiệp vụ 26 3.2.4. Tăng cường thanh tra kiểm tra. 27 3.2.5. Quy định thưởng phạt, khuyến khích rõ ràng 27 3.3. Một số khuyến nghị 27 3.3.1 Đối với Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn 27 3.3.2 Đối với khoa Văn thư – lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 29 C. PHẦN KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤC  

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Từ, cụm từ viết tắt HĐND UBND TLKHKT Từ, cụm từ đầy đủ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Tài liệu khoa học kỹ thuật A PHẦN MỞ ĐẦU Sự phát triển mạnh mẽ kinh tế xã hội với công nghệ đại tiên tiến khoa học, đòi hỏi thân người phải tự đại hố để thích nghi phát triển Giữa lý luận thực tiễn tồn khoảng cách Để thu hẹp dần khoảng cách ấy, để sinh viên trường không bỡ ngỡ, mơ hồ chuyên ngành học, nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên thực tập bên ngồi trước tốt nghiệp Đó yêu cầu thiếu học viên thực tập tốt nghiệp khoảng thời gian cần thiết vừa để khép kín quy trình đào tạo nhà trường, vừa rèn luyện kỹ nghiệp vụ thành thạo, cho học viên làm quen với công việc bên Xã hội ngày phát triển, tư người phong phú, hình thức phản ánh tư văn đa dạng Vì việc quản lý tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ cần thiết có ý nghĩa to lớn tất hoạt động xã hội lồi người, có ý nghĩa về: trị, kinh tế văn hóa, khoa học, lịch sử…và di sản dân tộc Trong Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ghi rõ: “ Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ”, đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam XHCN” Bác Hồ nói: “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết Quốc gia…” Chính Đảng Nhà nước ta sau giành quyền quan tâm tới việc bảo vệ tài liệu lưu trữ Trong trình xây dựng bảo vệ đất nước, tài liệu l ưu tr ữ m ột công cụ thiết yếu để bảo vệ vững ch ắc ch ủ quy ền c t ổ quốc, chống lại âm mưu xâm lược bọn đế quốc, th ực dân Đ ồng thời, tài liệu lưu trữ phương tiện thơng tin Đảng nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủ trương, sách đ ến tầng lớp nhân dân Ngồi ra, tài liệu lưu tr ữ cịn đ ược s d ụng rộng rãi lĩnh vực đạt hiệu cao Do đó, tài liệu l ưu trữ phải bảo qu ản từ hệ sang hệ khác, nguồn thơng tin vô tận đ ể m ọi người công dân, ngành, quan sử dụng đ ược Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp công lập đào tạo nhiều nghành nghề khác Với phương châm “Học đôi v ới hành”, thực tập tốt nghiệp chiếm vị trí quan trọng chương trình đào t ạo c trường đại học nói chung trường Đại học Nội vụ nói riêng nh ằm giúp sinh viên củng cố kiến thức suốt trình học tập gh ế nhà trường bước gắn học với hành, lý luận gắn liền vớt th ực tiễn Qua sinh viên bắt đầu làm quen, tăng cường kỹ ngành nghề kỹ nghiệp vụ đào tạo áp dụng thực tế qua so sánh đối chiếu, đúc rút kinh nghiệm từ khắc phục hạn chế tồn c b ản thân phù hợp với nhu cầu xã hội Được giới thiệu Ban giám hiệu nhà trường, s ự đồng ý c Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn em có th ời gian th ực tập từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/3/2017 Văn Phòng H ội Đ ồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn Trong trình th ực tập em bám sát kế hoạch thực tập tốt nghiệp, tích cực học hỏi kinh nghiệm nh trực tiếp thực số nghiệp vụ cán hướng dẫn giao, tích cực vận dụng kiến thức học vào thực tiễn Trong suốt trình thực tập em nhận s ự giúp đ ỡ tận tình c tồn giảng viên khoa Văn thư-Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tồn thể cán bộ, cơng chức Văn phịng Hội động nhân dân ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn Qua em muốn gửi lời cảm ơn đến: Ban giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo sát trình thực tập Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thầy, Cơ giáo khoa bảo tận tình, định hướng, giúp đỡ đưa ý kiến đóng góp kịp thời, đầy ý nghĩa cho em để em hồn thành tốt q trình thực tập hồn thiện báo cáo thực tập Em xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn chuyên viên Phòng tạo điều kiện để em có hội thực tập đây, đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cán hướng dẫn chị Hà Thị Kiều – Cán Văn thư- lưu trữ bảo, hướng dẫn tận tình suốt trình em thực tập Do thời gian thực tập có hạn, hiểu biết nghiệp vụ hạn chế nên “Báo cáo thực tập”của em khơng tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận đóng góp ý kiến Thầy, Cơ giáo để báo cáo em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ Sinh viên Triệu Thị Mai B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, c ấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1.Lịch sử hình thành Căn vào Hiến pháp, pháp luật hành luật tổ ch ức HĐND UBND năm 2003, UBND huyện Chợ Đồn HĐND c ấp b ầu, c quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước H ội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Căn Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huy ện, quận, th ị xã, thành phố thuộc tỉnh, UBND huy ện Văn phịng HĐND UBND đơn vị trực thuộc Uỷ ban nhân dân huy ện Ch ợ Đồn gồm: + Văn phòng HĐND UBND; + Phịng Nội vụ; + Phịng cơng thương; + Phịng Tài – Kế hoạch; + Phịng Kinh tế; + Phịng Dân tộc; + Phịng Văn hóa – Thơng tin Thể thao; + Phòng Lao động – Thương binh Xã hội; + Phịng Tài ngun – Mơi trường; + Phòng Tư pháp; + Phòng Y tế; + Phòng Giáo dục; + Ban quản lý dự án (Sơ đồ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Chợ đồn- Phụ lục 1) 1.1.2.Vị trí chức Văn phòng HĐND UBND huyện Chợ Đồn quan chuyên môn tham mưu tổng hợp cho UBND huyện Chợ Đồn hoạt đ ộng UBND; tham mưu, giúp UBND huyện công tác dân tộc; tham m ưu cho Ch ủ t ịch UBND đạo, điều hành UBND huyện; cung cấp thông tin ph ục v ụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân huy ện, UBND huy ện c quan Nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho ho ạt động Hội đồng nhân dân, UBND huyện Chợ Đồn Văn phòng quan giúp việc cho Thường trực HĐND UBND huyện; tham mưu tổng hợp, phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Thường trực HĐND UBND huyện đảm bảo tính th ống nhất, liên tục, có hiệu lực hiệu quả; Văn phịng HĐND UBND huyện có tư cách pháp nhân, có d ấu mở tài khoản Kho bạc Nhà nước 1.1.3.Nhiệm vụ quyền hạn Xây dựng chương trình làm việc, kế ho ạch công tác tháng, quý, sáu tháng năm c HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND UBND xã, th ị trấn th ực hi ện chương trình, kế hoạch cơng tác sau ban hành Giúp HĐND, Thường trực HĐND UBND huyện theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND, UBND xã, thị trấn việc triển khai thực nội dung đ ạo HĐND huyện, UBND huyện việc chuẩn bị báo cáo, đề án; tham gia ý kiến nội dung trình soạn thảo đề án để HĐND, Th ường trực HĐND, UBND huyện xem xét, định Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin th ường xun, kịp thời, xác, phục vụ cho cơng tác HĐND UBND, Thường trực HĐND đạo điều hành UBND huyện Th ực chế độ thông tin báo cáo định ky, đột xuất giao theo quy định pháp luật Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận giải quy ết đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân phạm vi quản lý c Văn phòng Phối hợp với quan chức phổ biến tập huấn triển khai thực văn quy phạm pháp luật đến phòng ban, UBND xã, thị trấn theo dõi, đôn đốc thực văn quy phạm pháp luật Phối hợp với đơn vị liên quan để chuẩn bị n ội dung ph ục v ụ ky họp HĐND, phiên họp UBND huyện; họp làm vi ệc c Thường trực HĐND, UBND huyện với quan, đơn vị, tổ ch ức công dân; bảo đảm điều kiện sở vật chất, kỹ thuật, hậu c ần cho hoạt động HĐND UBND huyện Quản lý thống việc ban hành văn Thường trực HĐND, UBND huyện đảm bảo chủ trương, đường lối Đảng quy định pháp luật Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành Thường trực HĐND, UBND huyện; hướng dẫn kiểm tra quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND UBND xã, thị trấn v ề nghiệp v ụ hành thống toàn huyện theo quy định pháp luật Trực tiếp tham mưu cho Thường trực HĐND, UBND huyện giải quy ết vấn đề liên quan đến công tác dân tộc địa bàn huy ện Quản lý tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài s ản, v ật t ư, hàng hóa giao theo quy định Nhà nước Thực nhiệm vụ lĩnh vực công tác khác Th ường trực HĐND UBND huyện giao 1.1.4.Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND huyện Hà Quảng máy tổ chức thành phòng, phận trực thuộc, làm việc theo chế độ thủ trưởng, tổ chức thành phòng với tổ chức nhân sau: -Phòng lãnh đạo văn phòng HĐND & UBND huyện Chợ Đồn gồm: +Phòng Chánh văn phịng: 01 cán - ơng Đặng Đình Phong+Phịng Phó Chánh văn phịng: gồm 02 Phó Chánh văn phịng • 01 Phó Chánh văn phịng phụ trách hậu cần – Ơng Lưu Ngọc Chín • 01 Phó Chánh phụ trách tổng hợp cơng tác quản trị, phịng ban trực thuộc quản lý văn phòng – Bà Phan Thị Tun +Phịng tổng hợp:02 cán • Chun viên: Trần Thị Miên • Chuyên viên: Ma Thị Oanh +Phòng văn thư 01 cán kiêm nhiệm văn thư lưu trữ - Bà Hà Thị Kiều +Phòng lưu trữ +Phịng kế tốn:01 cán - Hồng Thị Thanh Thảo +Phòng tạp vụ: 01 nhân viên – Ma Thị Đào +Phòng bảo vệ: 01 nhân viên bảo vệ - Đỗ Việt Cường +Bộ phận lái xe: 03 lái xe • Phạm Ngọc Thái • Đỗ Văn Duyên • Triệu Đức Lượng +Phịng Phơ tơ: Đồng chí Hà Văn Tun (Sơ đồ tổ chức máy văn phòng HĐND & UBND huyện Chợ Đồn-phụ lục số 2) 10 Hiện tài liệu kho tình trạng bó gói, xếp giá để tài liệu.Gây khó khăn việc tra tìm phục vụ khai thác tài liệu - Nhà kho Kho lưu trữ bố trị tầng đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu tránh ẩm mốc, mối mọt, tạo thơng thống cho tài liệu Trong kho lưu trữ trang bị 01 quạt trần, 06 giá để tài liệu, không cá thiết bị bảo quản kho chống nấm mốc, côn trùng, chống cháy… - Hàng năm Uỷ ban nhân dân tổ chức xông trừ mối kho lưu trữ, cửa kính phịng kho cửa màu để tránh ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu lưu trữ 2.2.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu l ưu trữ Đối với lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện, chưa bố trí phòng đọc mà trực tiếp khai thác, sử dụng tài liệu Phòng Văn thư Cán phụ trách lưu trữ có nhiệm vụ: Tiếp nhận độc giả đến sử dụng tài liệu phòng đọc, sau cho phép lãnh đạo Văn phòng người ngồi quan đến xin đọc tài liệu cán phụ trách lưu trữ cấp thẻ đọc cho độc giả (Thẻ đọc giấy vào quan phương tiện để quản lý độc giả Thẻ đọc có giá trị thời gian định, sau độc giả hồn thành cơng việc thẻ đọc hết giá trị) Mỗi độc giả sử dụng tài liệu lập hồ sơ độc giả bao gồm toàn giấy tờ liên quan đến độc giả thời gian làm việc phòng đọc như: Giấy giới thiệu, đơn xin sử dụng tài liệu, sơ yếu lý lịch, giấy tờ khác Hồ sơ độc giả xếp theo vần chữ tên độc giả; Giải đáp câu hỏi độc giả nội dung, thành phần tài liệu có liên quan đến chủ đề nghiên cứu, hướng dẫn sử dụng công cụ tra cứu Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ UBND huyện chủ yếu hình thức cung cấp phơ tơ, y Ngồi ra, số cán bộ, cơng chức khai thác tài liệu theo hình thức tiếp cận gốc để kiểm tra thơng tin 25 Hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ chủ yếu theo phương pháp truyền thống: tra tìm tài liệu qua mục lục hồ sơ tiếp cận trực tiếp gốc, Phí khai thác thác tài liệu lưu trữ: Hiện UBND huyện Chợ Đồn chưa quy định thu phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đối tượng khai thác tài liệu UBND huyện chủ yếu cán bộ, cơng chức UBND Ngồi cịn số đối tượng khai thác cơng dân, cán quan khác đến để khai thác Như việc thu phí khai thác tài liệu lưu trữ cần thiết nhằm tăng nguồn thu phục vụ cho việc cải tạo sở vật chất, trang thiết bị máy móc nhằm trì tối đa tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ đồng thời giúp cho việc nâng cao ý thức, trách nhiệm người khai tác tài liệu lưu trữ Nhất giai đoạn mà có văn nhà nước quy định hành cung cấp dịch vụ công liên quan đến văn thư – lưu trữ 26 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời hạn tháng thực tập từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Văn phòng HĐND UBND huyện Chợ Đồn thân em trực tiếp thực số nghiệp vụ văn thư lưu trữ cán hướng dẫn giao 3.1.1 Về công tác Văn thư +Trực tiếp tham gia vào công việc chung phịng, hỗ trợ cán bộ, cơng chức Văn phịng HĐND UBND cơng tác soạn thảo văn bản, tiếp nhận, vào sổ công văn, giấy tờ +Phô tô tài liệu +Vào sổ công văn đi, đến hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc +Phân chia tài liệu để gửi cho xã +Gửi Quyết định, thông báo tới phịng ban +Sau đóng dấu xong, em tiến hành viết bì văn gửi quan, chuyển trực tiếp phòng, ban quan với văn khẩn chuyển văn cho lãnh đạo Văn Phòng lãnh đạo UBND huyện Các đơn vị gần quan em chuyển giao văn trực tiếp, lại gửi qua đường bưu điện + Đóng dấu văn cán hướng dẫn giao 3.1.2 Về Công tác Lưu trữ +Phân loại tài liệu kho năm +Phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu cho cán bộ, công chức quan quan +Thu thập tài liệu vào kho lưu trữ +Vệ sinh phòng kho lưu trữ UBND, sếp tập hồ sơ tài liệu lên giá kho bảo quản Sau việc làm q trình thực tập em có thêm kinh 27 nghiệm, hiểu rõ nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, rút học cho thân để hoàn thiện kiến thức lực chuyên môn, trở thành công chức có đầy đủ phẩm chất, đạo đức kiến thức tương lai, đáp ứng nhu cầu xã hội Ngồi cần có thêm kỹ mềm như: Học hỏi nhiều giao tiếp,ứng xử, cẩn thận chu đáo cơng việc, có trách nhiệm với công việc, động để mở rộng quan hệ kỹ cho thân, cần chủ động trang bị cho thân kỹ Tin học, ngoại ngữ để trở thành cán lưu trữ đầy đủ lực phẩm chất 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Lưu trữ Tại Văn phòng HĐND UBND huyện Chợ Đồn Để đưa công tác lưu trữ vào nề nếp hoạt động hiệu quả, khẳng định vị trí vai trị cơng tác lưu trữ quan nói chung cán làm công tác lưu trữ quan nói riêng Với vai trị cán thực cơng tác lưu trữ Văn Phịng Tơi đề xuất đưa số giải pháp sau: 3.2.1.Hồn thiện thể chế văn Có thể nói hệ thống văn quản lý lưu trữ tương đối hoàn chỉnh quan nhà nước có thẩm quyền tiếp tục bổ sung Đây điều kiện thuận lợi để Bộ phận lưu trữ nghiên cứu, góp ý bổ sung đạo công tác nghiệp vụ lưu trữ cho đơn vị trực thuộc UBND Trước hết cần rà soát lại hệ thống văn quy định cơng tác lưu trữ ban hành, cịn hiệu lực khơng? Và có phù hợp với nhiệm vụ mới, để xây dựng, ban hành văn bản, sửa đổi, điều chỉnh kịp thời, văn khơng cịn phù hợp với thực tiễn cần sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ Ban hành Bảng thời hạn bảo quản Cơ quan: Hiện vấn đề thiết yếu lưu trữ UBND việc ban hành thời hạn bảo quản hồ sơ cho quan, để đảm bảo tính thống q trình chỉnh lý tài liệu Lưu trữ UBND cần phát huy vai trò việc tham mưu với lãnh đạo phịng, lãnh đạo Văn phòng xây dựng ban hành thời hạn bảo quản 28 Xây dựng Nội quy khai thác sử dụng tài liệu, quy định chặt chẽ trách nhiệm người khai thác người phục vụ khai thác nhằm bảo quản an toàn tài liệu Ban hành quy định vào kho lưu trữ, bảo quản vệ sinh kho lưu trữ, phòng chống cháy nổ kho lưu trữ tài liệu lưu trữ 3.2.2.Hoàn thiện tổ chức máy -Hiện tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ quan nhà nước cấp huyện khẳng định giữ vị trí quan trọng Chính việc hồn thiện máy nhân cần thiết Thực tế Bộ phận Lưu trữ có 01 cán chun mơn làm việc Trong khối lượng cơng việc ngày lớn, áp lực công việc cao, nên việc cần bổ sung thêm tiêu biên chế cần thiết -Quản lý đầu vào: Khi tuyển dụng cán làm công tác lưu trữ, Bộ cần tuyển cán có trình độ đào tạo phù hợp với vị trí việc làm -Không tiếp tục xếp cán không chuyên ngành đào tạo vào làm công tác lưu trữ để làm bước đệm chuyển công tác ( tình trạng phổ biến nhiều quan) -Hằng năm nên mở khoá đào tạo, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ 3.2.3.Trong công tác chuyên môn, nghiệp vụ -Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ, bước tiến tới số hoá tài liệu lưu trữ Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào tồn hoạt động nghiệp vụ lưu trữ chỉnh lý, khai thác sử dụng tài liệu Nội quy, quy định khai thác sử dụng tài liệu đăng website Uỷ ban nhân dân huyện để người nắm bắt thủ tục cần làm trước đến quan khai thác -Cán lưu trữ tiến hành chỉnh lý hồ sơ mạng, chọn lựa tài liệu khơng cịn giá trị để loại khỏi hồ sơ, thao tác đơn giản nhấn chuột chọn tài liệu cần loại hồ sơ nhấn nút loại -Hằng năm nên đề xuất việc bổ sung kinh phí cho cơng tác lưu trữ, nhằm giải tài liệu tình trạng bó gói kho 29 -Tăng thêm nguồn thu tài cách cung cấp dịch vụ tư vấn chỉnh lý tài liệu 3.2.4.Tăng cường tra kiểm tra Để tiếp tục đẩy mạnh công tác lưu trữ hoạt động có hiệu đạt cơng suất cao Bộ phận lưu trữ cần đề xuất tới lãnh đạo công tác tra kiểm tra với đơn vị trực thuộc lưu trữ UBND huyện đơn vị cấp Qua đợt kiểm tra, ta đánh giá mức độ hồn thành công việc theo quy định, đồng thời đánh giá quy định ban hành có phù hợp với thực tế khơng? Từ mà đơn đốc, hướng dẫn đơn vị chưa thực 3.2.5.Quy định thưởng phạt, khuyến khích rõ ràng Để tăng cường chế độ chịu trách nhiệm tạo động lực cho cán làm cơng tác lưu trữ hồn thành tốt công việc, phát huy sáng kiến cải tiến công việc, quy định thưởng phạt phải rõ ràng cụ thể Cần chi tiết hoá mức thưởng phạt mà Luật lưu trữ có quy định Nên đưa mức thưởng cán có đề tài, sáng kiến tối ưu công tác lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn Với vai trị cán chun mơn cơng tác phận lưu trữ Tơi có số khuyến nghị sau: Trước tiên lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện cần tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử huyện cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu Nhà nước Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chun trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để cơng tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu hiệu cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng 30 Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ Quan tâm phân bổ hợp lý kinh phí đầu tư để kịp thời triển khai công việc chuyên môn công tác Văn thư – Lưu trữ tổ chức lớp tập huấn, tổ chức hội thi quan, đơn vị thuộc huyện; Thực nâng cấp, đầu tư trang thiết bị cho kho lưu trữ huyện vào hoạt động; đạo triển khai thực nâng cấp phần mềm ứng dụng phục vụ công tác Trang bị thêm phương tiện máy móc đại như: máy tính, máy hút bụi, máy điều hồ, quạt thơng gió Ngồi ra, Lãnh đạo văn phịng cần thường xun đơn đốc, nhắc nhở nhân viên phịng lưu trữ thường xuyên dọn dẹp xếp lại tài liệu lưu trữ cách khoa học hợp lý Có đảm bảo hiệu cơng việc giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu Chuẩn hóa đội ngũ làm cơng tác Văn thư – Lưu trữ, nhu cầu công việc nhiều theo thời gian mà số lượng nhân lực quan lại thiếu, nên quan nên bổ sung thêm nhân lực để hồn thành tốt cơng việc Tiến hành xây dựng ban hành nhiều văn hướng dẫn công tác Đẩy mạnh tăng cường cơng tác đối ngoại để tăng vai trị cơng tác Văn thư – Lưu trữ hoạt động quan Có chế độ nhằm khuyến khích vật chất tinh thần cho cán Văn thư – Lưu trữ, tạo tâm lý thoải mái công việc thực quy định quan Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phịng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán -Đối với nhân thực công tác Văn thư- lưu trữ 31 + Các cán làm công tác Văn thư – Lưu trữ cần quan tâm đến việc thực văn quy phạm pháp luật quan cấp văn Ủy ban nhân dân huyện ban hành hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ + Trong trình thực nhiệm vụ, cần có kiến nghị đề xuất với lãnh đạo văn phịng để hồn thiện cơng tác Văn thư – Lưu trữ + Lãnh đạo Văn phòng cần đưa kiến nghị giải pháp thực công tác Văn thư – Lưu trữ với lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện 3.3.2 Đối với khoa Văn thư – lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Với cương vị sinh viên theo học trường Đại học Nội vụ Hà nội, tơi có số kiến nghị sau: - Việc học môn công tác lưu trữ trường tốt Tuy nhiên khoa nên đề xuất với Trường việc giảm số tiết lý thuyết thay vào số tiết thực hành Để giúp cho em sinh viên trường nắm bắt sau cơng việc phải làm - Về trang thiết bị: Cần trang bị thêm số phương tiện phục vụ cho trình giảng dạy học tập sinh viên nhằm giúp cho sinh viên học tập, tiếp thu kiến thức hiệu Nhà trường nên có kế hoạch thay phương tiện xuống cấp, - Các cán bộ, giảng viên trường cần phải không ngừng nâng cao trình độ chun mơn để truyền đạt tới Sinh viên thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ, giúp tiết học trở nên thật bổ ích thiết thực - Khoa nên tạo điều kiện nhiều cho sinh viên tiếp xúc với thực tế quan để nắm bắt rõ quy trình nghiệp vụ - Hàng tháng nên triển khai hoạt động ngoại khoá, giao lưu với trường bạn để học hỏi, trao đổi, tìm hiểu, trau dồi kiến thức môn nghiệp vụ Trên số khuyến nghị, đề xuất thân em quan tổ chức va nhà trường Với khuyến nghị đề xuất đó, em mong chúng quan nhà trường xem xét cho ý kiến Đó ý kiến vơ q giá, giúp em hoàn thiện báo cáo này./ 32 C PHẦN KẾT LUẬN Uỷ Ban nhân dân huyên Chợ Đồn nói riêng quan nhà nước nói chung hoạt động hiệu không quản lý tốt công tác Văn thư – Lưu trữ Với vị trí quan trọng hệ thống quan hành Nhà nước, Uỷ Ban nhân dân huyên Chợ Đồn quan tâm đến vai trị cơng tác văn thư – Lưu trữ, giúp cho việc triển khai chủ trương sách Đảng, Chính phủ lĩnh vực liên quan đến quản lý nhà nước diễn cách thuận lợi có hiệu Trong Lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện có vai trị quan trọng hoạt động văn phịng, nơi lưu giữ tồn tài liệu Uỷ ban nhân dân, nguồn tài liệu quý giá phát triển kinh tế xã hội toàn huyện qua thời kỳ Thực tốt công tác Lưu trữ quan khơng góp phần phát huy giá trị tài liệu Lưu trữ, mặt khác nâng cao hiệu hoạt động hàng ngày quan, giải công việc hàng ngày quan tổ chức, nâng cao hiệu hoạt động quan nói chung cơng tác Lưu trữ nói riêng Qua phát huy nâng cao vai trị Cơng tác lưu trữ đời sống xã hội giai đoạn Tuy thời gian thực tập Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn khơng nhiều thực có ý nghĩa thân em, giúp em trưởng thành có nhìn khái qt hình dung rõ công việc thực tế cán Văn thư – Lưu trữ công tác Văn thư – Lưu trữ quan Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước văn quan, nhận thức trách nhiệm Cán Văn thư - Lưu trữ Tại đây, em có điều kiện để áp dụng vốn kiến thức học trường vào cơng việc thực tế Ngồi ra, hội củng cố vốn kiến thức học trường mở rộng học hỏi thêm kinh nghiệm làm việc cán văn thư, lưu trữ Được áp dụng số khâu nghiệp vụ mà học vào cơng việc từ có nhìn sâu sắc, khái quát kỹ nghiệp vụ mà học, qua có điều kiện đối chiếu, so sánh lý thuyết với thực tiễn Đồng thời thấy đa dạng, phong phú khó khăn, hạn chế thuận lợi công việc 33 Một lần nữa, cho phép em bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy, cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ, ban Lãnh đạo với anh chị phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện; đặc biệt hướng dẫn, bảo tận tình cán Văn thư - Lưu trữ dày dạn kinh nghiệm Chị Hà Thị Kiều, giúp em thời gian qua để em hoàn thành tốt đợt thực tập, hoàn thiện báo cáo Em xin chân thành cảm ơn 34 PHỤ LỤC Phụ lục số 01: SƠ ĐỒ BỘ MÁY HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĂN PHỊNG HĐND & UBND PHỊNG VĂN HĨA THƠNG TIN PHỊNG DÂN TỘC PHỊNG NỘI VỤ PHỊNG TAI CHÍNH KẾ HOẠCH P TÀI NGUNMƠI TRƯỜNG PHỊNG CƠNG THƯƠNG PHỊNG Y TẾ P NƠNG NGHIỆP & PTNT P THANH TRA PHÒNG LĐTB & XÃ HỘI PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO PHÒNG TƯ PHÁP BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐÀI PHÁT THANHTRUYỀN HÌNH Phụ lục số 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn Phòng HĐND UBND huyện Chợ Đồn Phó chánh văn phịng phụ trách hậu cần Chánh văn phịng Phịng tạp vụ Phịng kế tốn Bộ phận lái xe Phòng văn thư Phòng lưu trữ Chánh văn phịng phụ trách cơng tác hành tổng hợp Phòng tổng hợp Phòng chữ thập đỏ Phòng bảo vệ Phụ lục số 03: Một số hình ảnh thu thập Công tác Lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn Phần mềm hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc Uỷ ban nhân dân huyện Chợ Đồn Kho bảo quản tài liệu Nội quy bảo vệ bí mật nhà nước quan ... vai trị cơng tác hoạt động quan, tổ chức 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHỢ ĐỒN 2.1 Hoạt động quản lý Công tác Lưu trữ có vai... Văn thư- lưu trữ 31 + Các cán làm công tác Văn thư – Lưu trữ cần quan tâm đến việc thực văn quy phạm pháp luật quan cấp văn Ủy ban nhân dân huyện ban hành hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ +... kiện để thành lập phơng lưu trữ Tồn tài liệu thuộc Phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân huy ện Chợ Đồn giao nộp vào Phòng lưu tr ữ cán văn th l ưu tr ữ văn 14 phòng Uỷ ban nhân dân trực tiếp quản lý để